SAMSA IT-tjänst för Samordnad vård- och omsorgsplanering Lathund för Primärvård 06-x-x 07-0 SAMSA 0 SAMSA - AU Dokumentation - AU Dokumentation Lena Lena Arvidsson, Arvidsson, Kjell Kjell Klint, Klint, Helena Helena Nilsson, Nilsson, Marie Marie Steffenburg Steffenburg Wennberg Wennberg Version
Innehåll sid Bakgrund och beskrivning Inkorg 4 Kvittera meddelande 5 Ta bort meddelande i Inkorg 6 Sök ärende i Inkorg 7 Ärendeöversikt 8 Färgkodning 9 Systemöversikt 0 Funktioner i högermenyn Felsänt meddelande Lägg till part som ska medverka i processen Lägg till ny part och ta bort tidigare part 4 sid Inskrivningsmeddelande 9 Kallelse och underlag till vårdplanering 0 Samordnad plan vid utskrivning () - Markera färdig () - Justera () Utskrivningsmeddelande 4 Information vid utskrivning 5 Administrativt meddelande 6 Internt administrativt meddelande 7 Avbrott i processen när patienten inte varit 8 Utskrivningsklar Avbrott i processen när patienten varit 9 Utskrivningsklar Registrera nytt ärende 5 Vårdbegäran () 6 Vårdbegäran () 7 Meddelande till vård och omsorg 8 Status på meddelande 0 Sändlista Historik Reservrutin, Reservnummer, Skyddad identitet
Bakgrund och beskrivning SAMSA är en IT-tjänst för att på elektronisk väg kunna hantera den regiongemensamma rutinen för samordnad vård- och omsorgsplanering. Verksamhetsansvarig beslutar om vem som ska vara behörig och vilka dokument man då får hantera i systemet. Viktigt att värdera och reflektera över dokumenten ur ett patientperspektiv Meddelandena i SAMSA är en journalhandling som patienten kan ta del av. De meddelanden som ingår i ett ärende är: Vårdbegäran Kvittera Meddelande till Vård och omsorg Kvittera Inskrivningsmeddelande Kvittera Kallelse och underlag till vårdplanering Kvittera Samordnad plan vid utskrivning Mötesflik Redigera - SparaSänd Markera Färdig Justera, när alla markerat färdig Utskrivningsmeddelande Kvittera Avbrott i processen Kvittera Information vid utskrivning Kvittera Hänvisning i dokumentet Hänvisning med utföraråtgärd
Inkorg 4 7 5 6. Meddelandetyp kan väljas. Enhet. Användare och Arbetsplats 4. Arbetsplats kan bytas om behörighet finns på fler enheter 5. Klicka på patient för att öppna ärendet 6. Muspekaren över patientens namn visar folkbokförings och vistelseadress 7. Klicka på för att ta bort meddelandet från Inkorg. Du tar bort meddelandet i Inkorgen, inte patientärendet 4 4
Kvittera meddelande 4. Kvittera betyder att informationen mottagits. Kontakter visas på höger sidan av ärendet. Klicka på meddelandet för att uppdatera i realtid 4. Klicka på Inkorg för att komma tillbaka till inkorgen När meddelandet är kvitterat försvinner det automatiskt från Inkorg 5
Ta bort meddelande i Inkorg. Klicka på för att ta bort meddelandet från Inkorg. Klicka OK Du tar bort meddelandet i Inkorgen, inte ärendet 6
Sök ärende i Inkorg. Klicka på den blå listen eller. De senaste ärendena visas. Klicka på för att söka på personnummer eller efternamn, tryck enter Det går också att söka ärende via Ärendeöversikten, se sidan 8. 7
Ärendeöversikt Denna vy är en översikt över enhetens Aktuella ärenden och/eller Avslutade ärenden 5 4. Klicka på Ärendeöversikt. Klicka på för att få upp enhetens ärenden. Medverkande parter visas då muspekaren hålls över ett meddelande 4. Klicka på ett meddelande för att komma direkt in i meddelandet Färgen på meddelandena visar dess status, se bild 9 5. Det går att söka på: - Ärendenummer - Personnummer - Avslutade, Aktuella, Båda - Enhet - Från datum, Till datum - Sorteringsordning 0 8
Röd ska Kvitteras av egen part Färgkodning Gul ej kvitterat av annan part Grön - Samtliga parter kvitterat Grå Ärendet avslutat eller då Meddelande är makulerat Samordnad plan vid utskrivning Färgkodning i Ärendeöversikt Röd klicka Färdig av egen part Gul annan part ej klickat Färdig Röd med röd ram samtliga parter Färdig och klar för Justera av egen part Gul med röd ram annan part ej justerat Grön samtliga parter justerat 9
Systemöversikt 4 5. Översikter Logga ut, Inkorg, Meddelanden, Ärendeöversikt, Patient admin, Betalning, Rapporter, Loggar och Förberedd vårdbegäran. Ärendet med processen - Ärende, Vårdbegäran, Inskrivning, Kallelse, Samordnad plan, Utskrivningsklar, Info vid utskr., Avbrott, Medd Vård/omsorg och Admin medd. Meddelanden som går att välja är i fetstil, övriga grå. Avbryt, Redigera, Utkast, SparaSänd, Omsänd, Färdig, Justera, Kvittera, Vidaresänd, Felsänt, Forcera, Anv. spår, Utskrift och Makulera visar vad som går att välja under valt meddelande i fetstil, övriga är grå 4. På höger sida vy över Ärendehistorik, Sändlista, Kontakter, Möte, Inkorg och Hjälp 5. Logga ut ur SAMSA 0
Funktioner i högermenyn 4 På höger sida finns en vy som öppnas då man är inne i ett ärende. Fokus för denna vy styrs oftast av det aktuella meddelandet.. Höger sidan kan maximeras/minimeras när muspekaren ändras till pilutseende, håll vänster musknapp intryckt och dra. Klicka på den lilla blå pilen så minimeras hela höger sidan. Klicka på pilen i högerkanten för att återställa den högra vyn 4. Använd piltangenterna för att bläddra Skapad 07-0 för 0 SAMSA SAMSA - AU av Dokumentation Lena Arvidsson & Lena Marie Arvidsson, Steffenburg Kjell Klint, Wennberg Helena Nilsson, Version Marie Steffenburg 00--6 Wennberg Version 0
Felsänt meddelande Om patienten är listad på annan vårdcentral. Klicka antingen i Inkorg på eller Felsänt inne i ärendet. Fyll i Kommentar i Felsänt för att meddela vilken enhet/läkare patienten är listad hos och klicka på Avvisa. Klicka på Inkorg för att komma tillbaka till inkorgen Felsänt kan användas även efter att ett inkommet meddelande kvitterats
Lägg till part som ska medverka i processen. Klicka på för att lägga till medverkande part. Välj enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Valbar enhet är markerad med. Valda part läggs under ansvarig part Den part som lagts till medverkar i ärendet och om meddelandet sänts sedan tidigare kommer det i enhetens Inkorg
Lägg till ny part och ta bort tidigare part 4 5 6. Klicka på inom den organisation där part ska bytas. Välj ny enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Valbar enhet är markerad med. Valda part läggs under ansvarig part 4. Klicka på för att den nya enheten ska bli ansvarig part 5. Klicka på för att ta bort tidigare part som fortfarande kan vara kopplad till ärendet om parten är kopplad till annan aktivitet 6. Klicka på OK Den enhet som lagts till ersätter tidigare part i ärendet 4
Registrera nytt ärende 7 4 6 5. Klicka på Patient admin. Skriv in fullständigt personnummer ( siffror i en följd OBS!). Klicka på Västfolket. Uppgifter om namn och adress hämtas från befolkningsregistret (uppdatering av adressändring görs då automatiskt) 4. Klicka på Spara. Personnummer och namn visas längst upp i bild 5. Möjlighet att fylla i namn på närstående och telefonnummer kan nu göras 6. Klicka på för att spara 7. Klicka på Meddelanden för att påbörja ärendet 5
Vårdbegäran Bild () 4 Vårdbegäran sänds från kommun eller primärvård till sjukhusets akutmottagning Vårdbegäran kan även sändas från kommun till primärvård 5. Klicka på Meddelanden. Bild för olika meddelanden visas samt en högerflik. Fokus för högerfliken styrs av meddelandetyp. Klicka på Vårdbegäran, välj Ny vårdbegäran 4. Samtycke kommer upp och registreras i högerfliken 5. Klicka på Spara 6
Vårdbegäran Bild () 6 4 5. Klicka på Vårdbegäran igen, välj Ny vårdbegäran. Fokus i högerfliken är Kontakter. Skriv in den som är medicinskt ansvarig med tillgängligt telefonnummer (t.ex. hemligt). I Vårdbegäran skall aktuellt status (bedömd nedsättning av förmågor) och betydelsefull information beskrivas i respektive fält samt datum för bedömning (scrolla längst ner i meddelandet) 4. Väl parter som ska delta i ärendet genom att klicka på respektive organisation 5. Enheter med är valbara 6. Klicka på SparaSänd 7
Meddelande till vård och omsorg Föregås i regel av en vårdbegäran från kommun eller primärvård men kan även sändas med patientens samtycke av sjukhuset utan föregående meddelande Meddelandet kan även sändas från Primärvård/VC/Jourmottagning till Kommunen Bedöms patienten inte vara behov av slutenvård sänds Meddelande till vård och omsorg av akutmottagningen till kommun och primärvård. Kvittera Om patienten sedan tidigare har kommunala insatser måste sjukhuset meddela kommunen via en telefonkontakt att patienten skickas hem Kommunen avslutar därefter ärendet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & 07-0 Marie 0 Steffenburg SAMSA - AU Wennberg Dokumentation Version 0-0-6 9 8
Inskrivningsmeddelande 5 6 4 Skickas från sjukhus då patienten läggs in på avdelning. Fyll i Kontakter. Klicka på. Fyll i ansvarig läkare med tillgängligt telefonnummer/fax. Flera kontakter kan anges 4. Klicka på för att Spara 5. Kvittera 6. Klicka på meddelandet för att uppdatera bilden. Färgen ändras med status i processen, se bild 9 9
Kallelse och underlag till vårdplanering 4. Klicka på ärendet i Inkorg för att få upp Kallelse och underlag till samordnad vårdoch omsorgsplanering. Förslag på Mötesform har angivits: direktmöte, telemöte eller videomöte. Är mötesformen videomöte finns en länk tillgänglig 4. Kvittera Eventuellt tillägg/förfrågan inför vård- och omsorgsplaneringen kan göras genom att ringa avdelningen eller skicka ett Vanligt administrativt meddelande 0
Samordnad plan vid utskrivning Bild () 4 6 5 Samordnad plan vid utskrivning kan sändas upprepade gånger och för varje gång skapas en ny version som visas i. Aktuell version. Ta del av all information. Komplettera med deltagare som deltog på mötet, detta måste göras först för att namnen ska dokumenteras under mötesdeltagare i meddelandet 4. Klicka på Redigera och komplettera vid behov med information 5. Skriv in det primärvården ansvarar för efter utskrivning som gäller planerad hälso- och sjukvårdsaktivitet, rehabiliteringsinsats, förskrivning av läkemedel 6. Klicka på SparaSänd
Samordnad plan vid utskrivning Markera Färdig Bild () Öppna Samordnad plan vid utskrivning genom att klicka på meddelandet i Inkorg. Klicka Färdig - syns som en Om primärvård är sista part som ska markera Färdig syns vid sjukhus och kommun
Samordnad plan vid utskrivning Justera Bild () Samordnad plan vid utskrivning där samtliga markerat färdig kommer som notifiering i inkorgen hos samtliga parter.. Färdig för Justering. Klicka på Justera - snarast, helst omgående efter genomläsning, när alla samverkansparter markerat Färdig. När samtliga parter har justerat den samordnade planen blir den Upprättad med datum, klockslag och Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Lena Marie Arvidsson, Steffenburg Kjell Klint, Wennberg Helena Nilsson, Version Marie Steffenburg 00--6 Wennberg Version
Utskrivningsmeddelande Ansvarig sjukhusläkare beslutar när patienten är utskrivningsklar Utskrivningsmeddelandet kan sändas med samma datum som utskrivningsklar, men senast dagen före planerad utskrivning. Kvittera 4
Information vid utskrivning Information om vårdtillfället dokumenteras av sjukhuset under rubriken Vårdsammanfattning så att överlämnande av ansvar för patienten enligt upprättad Samordnad plan vid utskrivning kan genomföras. Om informationen finns i Kallelse och underlag för vårdplanering samt i Samordnad plan vid utskrivning hänvisas till dessa meddelanden Förändringar som skett efter vård- och omsorgsplaneringen och som inte påverkar behovet av vård- och omsorgsinsatser står i Vårdsammanfattningen. Här dokumenteras också om patienten skrivs ut till sin bostad, korttidsplats eller annan vistelseadress.. Kvittera Kommunen avslutar ärendet 5
Administrativt meddelande Meddelandet kan skapas av samtliga parter som deltar i ärendet, sjukhus, primärvård och kommun Meddelandet kan sändas när som helst under ärendet och även flera gånger i samma ärende. Klicka på Admin medd. Välj Vanligt administrativt meddelande. Fyll i information. Klicka på SparaSänd Klicka på Omsänd om behov finns att samma meddelande ska sändas igen Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information Meddelande påverkar inte ärendeprocessen 6
Internt administrativt meddelande 5 4 Administrativt meddelande kan även sändas internt inom den egna organisationen Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information. Klicka på Admin medd. Välj Internt administrativt meddelande. Klicka på. Valbara enheter visas, välj vilken enhet som ska medverka i aktiviteten 4. Fyll i information 5. SparaSänd Meddelandet kan läsas av samtliga parter. Tillagd part är aktivt deltagande enbart för detta meddelande och påverkar inte ärendeprocessen. 7
Avbrott i processen när patienten inte varit Utskrivningsklar Om Information vid utskrivning är sänd eller lagt som utkast kan inte Avbrott i processen göras. Har inte patienten varit Utskrivningsklar innan Avbrott i processen så gäller den redan befintliga Samordnad plan vid utskrivning om inte patientens tillstånd/behov inte är förändrat.. Om meddelande Utskrivningsklar inte sänts innan Avbrott i processen kommer en notifiering i Inkorg när Avbrott i processen är avslutat Kommunen avslutar ärendet i de fall patienten har avlidit eller då patienten själv väljer att inte fortsätta processen. 8
Avbrott i processen när patienten varit Utskrivningsklar Avbrott i processen används om vård- och omsorgsplaneringsprocessen fördröjs eller avbryts av någon anledning t.ex. förändrat tillstånd, avliden, patienten vill inte fortsätta processen, smitta på enheten eller annat.. Nytt planerat utskrivningsklardatum kan anges. I och med detta meddelande görs paus i beräkning av karensdagar/betaldagar. Om utskrivningsklar blir aktuellt inom 7 kalenderdagar efter det att Avbrott i processen har sänds kan aktuell Samordnad plan vid utskrivning gälla om patientens tillstånd/behov inte är förändrat. Om mer än 7 kalenderdagar har förflutit sedan Avbrott i processen sänts, makuleras Kallelse och underlag till samordnad vård- och omsorgsplanering automatiskt. Ny Kallelse sänds samt en ny Samordnad plan vid utskrivning kan genomföras. Utskrivningsmeddelande makuleras alltid direkt vid Avbrott i processen.. Kvittera Kommunen avslutar ärendet i de fall patienten har avlidit eller då patienten själv väljer att inte fortsätta processen. 9
Status på meddelande Status Ej sparat Utkast Skickad Förklaring Meddelandet är öppnat/påbörjat och är synligt i ärendeprocessen och i Ärendeöversikten. Det som dokumenteras och sparas i Utkast är synligt för samtliga parter. Enbart användare vid samma enhet som skapade meddelandet kan redigera och spara/sända. Meddelandet är sparat och sänt Låst Färdig för justering Upprättad Makulerad Meddelandet är sparat och sänt. Meddelandet kan kvitteras men går inte att redigera för att komplettera/ändra av mottagande parter. Den part som sänt meddelandet kan Omsända. Samtliga parter har färdigmarkerat i Samordnad plan vid utskrivning Samordnad plan vid utskrivning är justerad av samtliga parter och nu upprättad. År, månad, dag och klockslag visas inom parentes. Meddelandet är makulerat 0
Sändlista - Historik. I varje ärende är högerfliken aktiv. I denna finns bl a funktionen Sändlista. Det är sändlistan för det aktuella meddelandet som visas. Är meddelandet sänt mer än en gång finns det fler versioner och eventuella skillnader i Sändlista
Reservrutin Lathund samt blanketter, som kan fyllas i, finns på www.vgregion.se/svpl under reservrutin SAMSA. Blanketterna skrivs ut och faxas till berörda parter Reservnummer Ärende där patient har reservnummer enligt BefReg (Befolkningsregistret) kan användas i SAMSA Skyddad identitet Ärende där patient har skyddad identitet handläggs inte enligt rutinen för samordnad vård- och omsorgsplanering. Se lokala rutiner inom verksamheten