Konfigurera. Monitor ERP System AB. Utgåva 2

Konfigurera Monitor ERP System AB Utgåva 2

Konfigurera MONITOR G5 Denna handbok vänder sig till systemadministratörer och omfattar de åtgärder som ska utföras innan utbildning och efterföljande skarp drift i affärssystemet MONITOR G5. Affärssystemet består av en databasserver och applikationsserver som installeras på den dator som ska vara MONITOR G5 Server. Till affärssystemet följer det med en Windowsklient som installeras separat på de datorer där affärssystemet ska köras. Det finns också en "light" webbklient till affärssystemet. Webbklienten körs antingen i en vanlig webbläsare eller som app för Android och IOS. Appen finns på Google Play och Apple App Store. För att kunna använda appen och webbklienten måste MONITOR G5 Webbserver installeras och er brandvägg konfigureras. Beskrivning av installationerna och konfigurering av brandvägg finns i separata dokument som levereras tillsammans med installationsprogrammen. Uppdateringar av servern görs via ett program som heter MONITOR Installationshanterare. Programmet installeras då MONITOR G5s serverprogram installeras. Windowsklienter uppdateras automatiskt då de startas första gången efter att serverprogrammet blivit uppdaterat. Efter installationen behöver MONITOR G5 konfigureras. Det omfattar olika förvalda inställningar som ska kontrolleras och eventuellt ändras. Även olika grunddata ska registreras. Det arbetet måste till vissa delar också göras om företaget konverterar från den tidigare generationen av MONITOR. Det går också att importera grunddata (artiklar, artikelsaldon, kunder, leverantörer) från ett annat affärssystem. Dessa importer görs direkt i MONITOR G5. 1

MONITOR Installationshanterare Konfigurera MONITOR G5 MONITOR Installationshanterare följer med vid nyinstallation av affärssystemet MONITOR G5. Programmet installeras i samband med att MONITOR G5s serverprogram installeras. Installationshanteraren är ett program där administratören laddar ner och installerar uppdateringar samt övriga komponenter till MONITOR G5. Programmet används också för att applicera konfigurationsförändringar, till exempel lägga till nya företag, testföretag eller fler användarlicenser. Installationshanteraren kontrollerar också att installerade tilläggsfunktioner och kundanpassningar finns i en kompatibel version innan det går att uppdatera MONITOR G5. Installationshanteraren kopplar automatiskt upp sig mot en distributionsserver som tillhandahåller nya uppdateringspaket och konfigurationsfiler. Programmet är självuppdaterande. Det innebär att när nya versioner av installationshanteraren släppts kommer den att uppdateras automatiskt när den startas. Ni behöver konfigurera brandväggen så att TCP-port 7710 är öppen för utgående trafik. Installationshanteraren kommunicerar med distributionsservern via denna port. MONITOR Installationshanterare har flera funktioner som beskrivs på följande sidor. 3

Uppdatera systemkonfigurationen Under fliken Start kontrolleras och uppdateras systemkonfigurationen. Det omfattar exempelvis tillägg av nya företag och användarlicenser. 4

Uppdatera MONITOR G5 och komponenter Under fliken Installerade versioner visas nuvarande version som är installerad av MONITOR G5. Här installeras uppdateringar av MONITOR G5 via knappen Byt version. Här installeras och uppdateras även övriga komponenter i systemet, till exempel databashanteraren SQL Anywhere via motsvarande knapp. Bredvid varje installerad komponent visas nuvarande version. Är en komponent inte installerad står det "Ej installerat". Att uppdatera MONITOR G5 eller en komponent går till på samma sätt. Läs mer om hur uppdatering av MONITOR G5 går till i avsnittet "Uppdatera MONITOR G5 Server" på sidan 9. 5

Skapa och underhålla testdatabaser Under fliken Testdatabaser skapas testdatabaser. Även schemaläggning för kopiering av skarp databas till testdatabas kan aktiveras i samband med att en testdatabas skapas. Det går även att köra den kopieringen manuellt härifrån. Läs mer i avsnittet "Skapa testdatabaser" på sidan 22. 6

Administrera backup av databaser Under fliken Backup skapas och schemaläggs backupjobb för de skarpa databaserna. Här görs även generella backupinställningar som gäller för alla backupjobb som skapas. Här går det även vid behov att manuellt starta en backupkörning, exempelvis före en uppdatering av systemet. Läs mer i avsnittet "Skapa och schemalägga backup" på sidan 16. 7

Under fliken Backuphistorik går det att se när en backup senast kördes, med datum och tidpunkt. Det går även att se en logg på fullbordade körningar. 8

Uppdatera MONITOR G5 Server MONITOR Installationshanterare används för att uppdatera programvaran för MONITOR G5 Server. En genväg till programmet finns på skrivbordet till MONITOR G5 servern. Själva uppdateringen är helt automatiserad. Den tar olika lång tid, beroende på hur många och stora databaser du har i systemet. Före uppdatering av MONITOR G5 är det viktigt att ta backup av databaserna enligt nedanstående metod. Läs mer om "Skapa och schemalägga backup" på sidan 16 i handboken Konfigurera MONITOR G5. Tag en backup av databasen 1. Se först till att inga användare är inloggade. Det kontrolleras i rutinen Inloggade användare i MONITOR G5. 2. Starta MONITOR Installationshanterare på MONITOR G5-servern och välj fliken Backup. 3. Markera backupjobbet och klicka på knappen Starta. 4. När backupjobbet kört klart, gå vidare med att installera uppdateringen. 9

Installera en uppdatering 1. Starta MONITOR Installationshanterare och välj fliken Installerade versioner. Din nuvarande version visas överst i fliken. Klicka på knappen bredvid som heter Byt version. 2. I nästa steg visas om det finns en nyare version att ladda ned och installera. Finns ingen nyare version visas din nuvarande version under Senaste version och det är tomt under Övriga versioner. 10

Är versionen inte kompatibel med din nuvarande version visas det i kolumnen Kompabilitet med en felsymbol. En tooltop på felsymbolen talar då om vad som inte är kompatibelt. Det kan t.ex. vara att SQL Anywhere först behöver uppdateras. Är versionen kompatibel visas istället en grön bock. Uppdateringar av SQL Anywhere och andra komponenter gör du under Övriga komponenter på fliken Installerade versioner. Det måste du då göra innan du fortsätter med uppdateringen av MONITOR G5 Server nedan. 3. Klicka på knappen Installera för att installera versionen. Du ser då vilka paket som kommer att installeras i en dialogruta. Installationen är sedan helt automatiserad. Migrering av databaser sker när det behövs. När installationen är klar kommer du tillbaka till fliken Installerade versioner. Du kan som alternativ klicka på knappen Ladda ned för att enbart ladda ned en version. Efter nedladdningen visar en ifylld kryssruta att versionen är nedladdad. Då får du sedan klicka på knappen Installera för att installera versionen. Finns flera nyare versioner att installera kan du välja den senaste versionen (hoppa över tidigare versioner som inte har installerats). 4. Stäng installationshanteraren och vänta ca 30 60 sekunder tills servertjänsten är startad igen. Sen kan användarna starta sina klienter. Windowsklienter kommer att uppdatera sig själva vid första uppstart efter uppdatering av servern. Obs! Inga användare får vara inloggade i MONITOR G5 då installationen körs! 11

Uppdatera ändrad licens Konfigurera MONITOR G5 MONITOR Installationshanterare används för att uppdatera licensen i ditt MONITOR G5-system, t.ex. utökat med fler företag, fler användare eller andra funktioner och tillval. Åtgärderna nedan utförs efter att information har erhållits från Monitor ERP System AB att licensändringar har aktiverats. 1. Starta programmet MONITOR Installationshanterare på MONITOR G5-servern. 2. Programmet börjar automatiskt att analysera systemkonfigurationen. I det här skedet kommunicerar installationshanteraren med Monitors distributionsserver, hämtar och applicerar eventuella licensändringar på servern. Det tar några sekunder och när det är klart visas en grön bock på fliken Start. 3. Nu kan du stänga MONITOR Installationshanterare. 13

4. Starta sedan om MONITOR G5-servern. Servern körs som en tjänst som heter Monitor.Server.Service och du hittar den i Tjänster i Windows. Obs! Inga användare bör vara inloggade i MONITOR G5 när du startar om servertjänsten! Det kan ta flera minuter för servertjänsten att starta om. 14

Konfigurering Konfigurera MONITOR G5 När MONITOR G5 har installerats ska systemadministratören, MONITOR-ansvarig och behörig personal konfigurera systemet genom att sätta upp en schemalagd säkerhetskopiering av företagets databaser, registrera grunddata och göra inställningar. Det finns förvalda systeminställningar som behöver kontrolleras och eventuellt ändras utifrån hur företaget ska tillämpa systemet. Detta arbete görs normalt efter installationen innan utbildningen i systemet påbörjas. Exempel på grunddata är användare och att tilldela användarna roller med rättigheter, så att personalen kan logga in i MONITOR G5 och få tillgång till olika rutiner. Grunddata är också artiklar, beredningar, produktionsgrupper, kunder, leverantörer, scheman, konteringsdimensioner osv. Artiklar med saldon, lagerplatser och batchnummer samt kunder och leverantörer kan importeras från annat affärssystem eller kalkylprogram. Läs mer om arbetet med grunddata och inställningar i avsnittet "Grunddata och inställningar" på sidan 27. När grunddata blivit registrerat och alla inställningar är kontrollerade och eventuellt ändrade, ska systemadministratören även skapa en eller flera testdatabaser som sen används i utbildningen i systemet. Läs mer om det i avsnittet "Skapa testdatabaser" på sidan 22. Registrering av grunddata och kontroll/ändring av förvalda inställningar är bäst att göra i samråd med utbildare från Monitor ERP System AB. 15

Skapa och schemalägga backup MONITOR Installationshanterare används för att skapa och schemalägga backup av skarpa företagsdatabaser i MONITOR G5. Vid backup skapas en kopia av databasfilen (monitor.db) och loggfilen (monitor.log). Skapa ett backupjobb 1. Välj fliken Backup i installationshanteraren och klicka på knappen Nytt backupjobb. 2. Under fliken Inställningar anger du ett Namn på backupjobbet. 16

Föreslagen Backupmapp (under vilken backupen sparas) är "C:\ProgramData\Monitor ERP System G5\DatabaseBackup". Men du kan vid behov välja en annan backupmapp, exempelvis på en filserver i nätverket. Under backupmappen skapar sedan backupjobbet en mapp som heter lika som databasnumret, t.ex. "001", och i den mappen sparas backupen (databasfil och loggfil). Trunkera loggfil är förvalt. Det innebär att loggfilen monitor.log töms på transaktioner, men före trunkering skapas en kopia av loggfilen i samma backupmapp som databasfilen. Den kopierade loggfilen får dagens datum och tidpunkt i filnamnet. Syftet med trunkering är att den skarpa loggfilen inte ska ta upp så stort diskutrymme på MONITOR G5-servern. Observera att trunkering ställer krav på att företagets ordinarie backupprogram alltid körs på backupmappen efter att MONITORs backupjobb har kört klart! Då skapar det ordinarie backupprogrammet backupkopior av databasfiler och loggfiler som sparas på annan plats (disk eller band) efter varje backupkörning. 17

3. Under fliken Databaser kryssar du i databasen som ska tas med i backupjobbet. I och med det tänds knappen OK och du kan skapa backupjobbet. Men först bör du byta till fliken Schema och ställa in när backupjobbet ska köras. 18

4. Under fliken Schema ställer du in den Tidpunkt och de Dagar då backupjobbet ska köras. Förvalt är det Måndag Söndag. Du kan vid behov skapa manuella backupjobb genom att inaktivera Schemalagt jobb. Manuella backupjobb körs med knappen Starta på fliken Backup i installationshanteraren. 5. Slutligen klickar du på knappen OK för att skapa backupjobbet. Ändra ett befintligt backupjobb 1. Behöver du ändra på ett befintligt backupjobb markerar du jobbet på fliken Backup i installationshanteraren och klickar på knappen Redigera backupjobb. 2. Utför de inställningar som ska göras och klicka på knappen OK. 19

Lägg in generella backupinställningar De generella backupinställningarna avser notiser via e-post vid misslyckade körningar av backupjobb. Du behöver bara lägga in dessa inställningar en gång. De gäller sedan för alla backupjobb du skapar eller har skapat. 1. Klicka på knappen Backupinställningar längst ner till vänster på fliken Backup i installationshanteraren. 2. På fliken Notifieringar kan du aktivera att notiser ska skickas via e-post till den/de mottagare du anger i fältet i de fall backupjobb misslyckas. Du kan ange flera e-postadresser separerade med semikolon. Detaljerad information om misslyckade backupjobb sparas i en loggfil (Monitor.Server.log) som finns i mappen "C:\Program Files (x86)\monitor ERP System AB\Logs" på MONITOR G5-servern. 20

3. På fliken E-postinställningar ställer du in vilken Server (e-postserver) och Port som ska användas för att skicka notiser via e-post. Du anger också ett Användarnamn för ett Windows-konto som har rättighet att skicka e-post via den angivna e-postservern. Under länken Ändra lösenord kan du ange det nya lösenordet om Windows-kontot har ett nytt lösenord. Som Avsändare anger du en e-postadress som ska fungera som avsändare av notiserna. 4. Slutligen klickar du på knappen OK när du är klar med de generella backupinställningarna. 21

Skapa testdatabaser MONITOR Installationshanterare används för att skapa testdatabaser som är kopior av skarpa databaser. Testdatabaserna skapas under fliken Testdatabaser och används i utbildningssyfte eller för olika tester som inte bör göras i de skarpa databaserna. En befintlig testdatabas kan vid behov kopieras över av en skarp databas för att få en färsk kopia att använda som testdatabas. Det görs med knappen Kopiera ny testdatabas. En befintlig testdatabas kan också kopieras regelbundet via en schemalagd kopiering, vilket går att ställa in i samband med att du skapar testdatabasen. Befintliga användarkonton följer med från en skarp databas. Testdatabaser kräver dock inga användarlicenser, så du kan fritt lägga upp ytterligare användarkonton i dina testdatabaser. Skapa en testdatabas 1. När du startat MONITOR Installationshanterare så väljer du fliken Testdatabaser och klickar på knappen Skapa ny testdatabas. 22

2. I nästa steg väljer du Ursprungsdatabas (den skarpa databas du vill kopiera). Du kan vid behov ändra namn på testdatabasen genom att klicka i fältet Namn. Förvalt namn är "Testföretag [Företagsnamn]". Du kan i detta steg också välja att aktivera Schemalagd kopiering. Då får du ange Tidpunkt och välja de Dagar då kopieringen ska köras, förvalt är det alla dagar Måndag Söndag. Syftet med en schemalagd kopiering är att ha en testdatabas som regelbundet blir en aktuell kopia av ursprungsdatabasen. 23

Förvalt är också Kopiera nu, som innebär att ursprungsdatabasen kopieras direkt till denna testdatabas när den skapas. (Kopiering kan också göras manuellt med knappen Kopiera ny testdatabas på fliken Testdatabaser.) 3. Klicka slutligen på Skapa för att skapa testdatabasen. Användare som är inloggade i ett testföretag blir utloggade ur MONITOR G5 när kopiering sker till det testföretaget. Det kan vara bra att känna till detta, framförallt om du ska tillämpa schemalagd kopiering. 24

Ändra schemalagd kopiering 1. Behöver du ändra en schemalagd kopiering markerar du testdatabasen under fliken Testdatabaser i installationshanteraren och klickar på knappen Redigera. (Den knappen är bara aktiv om det redan finns en sparad schemalagd kopiering för testdatabasen.) 2. Utför de ändringar som ska göras av schemaläggningen och klicka på knappen OK. 25

Grunddata och inställningar Konfigurera MONITOR G5 Här beskrivs det grunddata som ska registreras och de förvalda inställningar som ska kontrolleras och eventuellt ändras innan företaget börjar använda MONITOR G5 i den löpande verksamheten. Grunddata är användare, artiklar, produktionsgrupper, beredningar, kunder, leverantörer osv. Utöver det behöver grunddata registreras i olika tabeller som används av annat grunddata, exempelvis olika villkor, artikelkoder, priser osv. Artiklar, kunder och leverantörer går att importera till MONITOR G5 från andra affärssystem och kalkylprogram. Till artiklar som importerats går det även att importera saldon, lagerplatser och batchnummer. Importerna görs med hjälp av textfiler innehållande uppgifter som har exporterats från det andra affärssystemet eller kalkylprogrammet. När det blir dags för skarp start bör den nödvändigaste grunddata vara registrerat, så att personal kan börja arbeta i MONITOR G5 med att registrera order osv. Efter hand kommer ni också att fylla på med ytterligare grunddata av olika slag. Om företaget konverterar från den tidigare generationen av MONITOR följer de mesta data och inställningar med, men det är dock vissa grunddata som behöver registreras på nytt. Registrering av grunddata bör göras i samråd med utbildare från Monitor ERP System AB. Vid utbildning i MONITOR G5 får ni även genomgång av grunddata och dess inställningar. Då kan ni diskutera hur ni ska tillämpa MONITOR G5 för att få bästa nytta med systemet. 27

Generella register Här beskrivs grunddata och inställningar som ska registreras och kontrolleras av behörig personal i modulen Generella register efter installation av MONITOR G5. gäller när företaget inte använt MONITOR tidigare. Konverterat gäller när företaget konverterar från en tidigare generation av MONITOR. Förklaringar av uppgifter och inställningar finns i hjälpen till respektive rutin. Uppgifter När Berörda rutiner Förklaring Registrera/kontrollera företagsdata Konverterat Företagsinformation Registrera företagsdata och kontrollera att befintliga uppgifter stämmer, som valuta, bankkonto, språk, land, adresser osv. Lägg in en företagslogotyp (som visas på olika dokument t.ex. fakturor). Kontrollera kalender Konverterat Kalendrar Kontrollera den kalender som följer med och sätt eventuella klämdagar som lediga dagar. Registrera fler kalendrar vid behov. Tillämpas lagerställen ska också en kalender väljas per lagerställe i rutinen Företagsinformation. Kontrollera systeminställningarna Konverterat Systeminställningar Kontrollera alla systeminställningar och ändra vid behov. 28

Uppgifter När Berörda rutiner Förklaring Registrera/uppdatera användare Konverterat Användare Attestinställningar EFH Konfigurera MONITOR G5 Registrera och uppdatera användare med roller och eventuella användarunika rättigheter. Lägg till förvalda skrivare på användarna, exempelvis speditionsskrivare. Ställ in vilka användare som ska tillåtas logga in i webbklienten. Om du ska tillämpa Elektronisk fakturahantering (EFH) behöver du även göra inställningar för attest av leverantörsfakturor. Registrera avdelningar Avdelningar Avdelningar är tvingande att välja på personer i personalregistret och på produktionsgrupper i produktionsgruppsregistret. Registrera personal Personalregister Allmänt Registrera filsökvägar och inställningar för filvisning Konverterat Filsökvägar Inställningar för filvisning Registrera personal och koppla till avdelning och användare. Uppgifter att registrera är exempelvis att personen är en referens, säljare osv. Det går även att koppla en bild till personen. Registrera filsökvägar för externa filer som ska kunna kopplas till poster. Vid behov går det att ställa in om vissa filtyper ska visas med ett annat program än den inbyggda filvisaren. 29

Uppgifter När Berörda rutiner Förklaring Registrera export- och importsökvägar Konverterat Inställningar för export/import Registrera export- och importsökvägar för betalningsfiler, SIE-filer, fakturafiler osv. Registrera inloggning till Unifaun Web-TA. Registrera speditionstjänster Konverterat Speditionstjänster Lägg upp speditionstjänster och mallar för sändning (utifrån inställningarna på ditt konto hos Unifaun Web-TA). Lägg till inställningar för inkommande e-post Konverterat Inställningar för inkommande e-post Lägg till inställningar för en Exchange- eller IMAP-server som ska användas för inkommande e-post till MONITOR G5. Även inkorgar för e-postkonton ska läggas till för olika syften. Skapa schemaläggning för datautvinning till beslutsstöd Konverterat Inställningar för beslutsstöd Skapa en eller flera schemaläggningar för datautvinning till beslutsstöd. För varje schemaläggning går det att ställa in vilka företag och datakällor som ska tas med. Data som utvinns används sedan i rutinen Beslutsstöd i Inköp och Försäljning. Kontrollera dokumentinställningar Konverterat Dokumentinställningar Dokumentmallar Tillverkningsorder Kontrollera förvalda inställningar för dokument, som t.ex. offert, förfrågan och faktura, och för tillverkningsorderdokumenten operationskort, materialkort och följekort. 30

Uppgifter När Berörda rutiner Förklaring Konfigurera MONITOR G5 Kontrollera nummerserierna Registrera/kontrollera övriga grunddatatabeller Konverterat Konverterat Registrera olika kategorier Registrera/kontrollera ekonomidata Konverterat Nummerserier Flera rutiner Kategorier Rabattkategorier Flera rutiner Kontrollera startnumret Nästa nummer i nummerserierna. Det ska förvalt vara ett nummer högre än Högsta använda nummer. Om t.ex. kreditfaktura ska använda samma nummerserie som faktura, ska inställningen Aktiv avmarkeras för kreditfaktura-nummerserien. Registrera, kontrollera och komplettera uppgifter i övriga tabeller för grunddata i modulen Generella register (t.ex. villkor, orsakskoder, ordertyper, språk, valutor, länder osv.). Registrera de kategorier som ska användas till artiklar, kunder, leverantörer osv. Registrera de rabattkategorier som behövs. Registrera och kontrollera data för bokföringsår, verifikationsnummerserier, standardkonton, momsinställningar och bankinställningar. Sätt upp konteringsmatrisen bestående av kundgrupper, leverantörsgrupper, varugrupper, konteringsgrupper, försäljningskonton och inköpskonton. Skapa budgetkurvor. 31

Uppgifter När Berörda rutiner Förklaring Skapa fritexter, påminnelsetexter Konverterat Dokumenttexter Skapa fritexter till de dokument och dokumentgrupper som ska användas. Det går att skapa en fritext på dokumentet avsett för utskrift och en fritext avsett att användas i e-postmeddelande när dokumentet skickas med e-post. Dokumentgrupper kopplas till olika adresser på företag/lagerställe, kund och leverantör. Skapa även påminnelsetexter, som skrivs ut på betalningspåminnelser. Importera artikelsaldon, lagerplatser, batchnummer Konverterat Saldoimport Importera artikelsaldon, lagerplatser och eventuella batchnummer på artiklar. Import görs via en komma- eller tabbseparerad textfil. Denna import görs normalt i förberedelsefasen före skarp drift. Tillverkning Här beskrivs de uppgifter och inställningar som ska registreras och kontrolleras av behörig personal i modulen Tillverkning efter installation av MONITOR G5. Förklaringar av uppgifter och inställningar finns i hjälpen till respektive rutin. Uppgifter När Berörda rutiner Förklaring Registrera produktionsgrupper Produktionsgruppsregister Registrera de produktionsgrupper som ska finnas i tillverkningen. Det är exempelvis maskingrupper, manuellt arbete, poolgrupper och legogrupper. 32

Uppgifter När Berörda rutiner Förklaring Registrera/kontrollera produktionsscheman Registrera/kontrollera schemacykler Produktionsscheman Produktionsschemacykler Konfigurera MONITOR G5 Registrera och kontrollera start- och sluttider samt rasttider i produktionsscheman. Det följer med ett dagtidsschema och ett ledigschema. Registrera och kontrollera antal dagar i schemacykler. Det följer med en schemacykel som omfattar en vecka (7 dagar). Produktionsgrupper tillämpar schemacykler om de har tidsprecision inställd till Timplanering eller Kapacitet via schema. Skapa beredningar Beredning Skapa beredningar på alla tillverkade artiklar. Inköp Här beskrivs de uppgifter och inställningar som ska registreras och kontrolleras av behörig personal i modulen Inköp efter installation av MONITOR G5. Förklaringar av uppgifter och inställningar finns i hjälpen till respektive rutin. Uppgifter När Berörda rutiner Förklaring Registrera grunddata för inköpsstöd Grunddata Inköpsstöd Registrera grunddata som behövs för inköpsstöd. Det är aktiviteter, leverantörsstatus, distrikt och leverantörstyper. Det följer med några leverantörsstatusar som exempel. 33

Uppgifter När Berörda rutiner Förklaring Importera leverantörer Registrera övriga likviditetsflöden Registrera inkorgar för EFH Leverantörsimport Importera leverantörer från annat affärssystem. Import görs via en komma- eller tabbseparerad textfil. I importrutinen konfigureras formatmallen för att överensstämma med det som ska importeras till leverantörsregistret. Se över alla inställningar på leverantörerna. Konverterat Övriga likviditetsflöden Scanna leverantörsfakturor Vid behov kan du registrera övriga likviditetsflöden av typen Utbetalning. Om du ska tillämpa Elektronisk fakturahantering (EFH) behöver du även registrera sökvägar till inkorgar där inscannade fakturor sparas. Försäljning Här beskrivs de uppgifter och inställningar som ska registreras och kontrolleras av behörig personal i modulen Försäljning efter installation av MONITOR G5. Förklaringar av uppgifter och inställningar finns i hjälpen till respektive rutin. Uppgifter När Berörda rutiner Förklaring Registrera grunddata för säljstöd Grunddata Säljstöd Registrera grunddata som behövs för säljstöd. Det är aktiviteter, kundstatus, distrikt och kundtyper. Det följer med några kundstatusar som exempel. 34

Uppgifter När Berörda rutiner Förklaring Importera kunder Kundimport Importera kunder från annat affärssystem. Import görs via en komma- eller tabbseparerad textfil. I importrutinen konfigureras formatmallen för att överensstämma med det som ska importeras till kundregistret. Se över alla inställningar på kunderna. Registrera övriga likviditetsflöden Lager Övriga likviditetsflöden Vid behov kan du registrera övriga likviditetsflöden av typen Inbetalning. Här beskrivs de uppgifter och inställningar som ska registreras och kontrolleras av behörig personal i modulen Lager efter installation av MONITOR G5. Förklaringar av uppgifter och inställningar finns i hjälpen till respektive rutin. Uppgifter När Berörda rutiner Förklaring Registrera grunddata för artikel Grunddata Artikel Registrera grunddata som ska finnas för artiklar. Det är aktiviteter, enheter, artikelkoder, artikelstatusar, varukoder (KN), ABC-koder, legeringskoder/påslag, kollislag och varuslag. Det följer med några enheter som exempel. Importera artiklar Artikelimport Importera artiklar från annat affärssystem. Import görs via en komma- eller tabbseparerad textfil. I importrutinen konfigureras formatmallen för att överensstämma med det som ska importeras till artikelregistret. Se över alla inställningar på artiklarna. 35

Tidrapportering Här beskrivs de uppgifter och inställningar som ska registreras och kontrolleras av behörig personal i modulen Tidrapportering efter installation av MONITOR G5. Förklaringar av uppgifter och inställningar finns i hjälpen till respektive rutin. Uppgifter När Berörda rutiner Förklaring Registrera grunddata (närvaro och arbete) Registrera övertidsscheman och arbetsscheman Registrera arbetstidscykler Registrera parametergrupper Lägg till terminalanvändare Grunddata Närvaro Grunddata Arbete Registrera grunddata för närvaro- och arbetsstämplingar, exempelvis lönearter, tidbanker, frånvarokoder, koder för indirekt arbete och avbrottskoder. Scheman Registrera de övertidsscheman och arbetsscheman som ska användas av anställda. Ett övertidsschema måste väljas på ett arbetsschema. Konvertering Konvertering Schemacykler Parametergrupper Registrera de schemacykler som ska användas på anställda. Registrera och kontrollera inställningar på parametergrupper. Komplettera vid behov med fler parametergrupper för de anställda. Terminalinställningar Lägg till en terminalanvändare för varje stämplingsterminal och välj de egenskaper som respektive stämplingsterminal ska ha. 36

Uppgifter När Berörda rutiner Förklaring Konfigurera MONITOR G5 Registrera/komplettera personaluppgifter Konverterat Personalregister Tidrapportering Registrera personal alternativt komplettera tidigare registrerad personal med uppgifter som berör närvaro- och arbetsstämpling. Modulen Verkstadsinformation i den tidigare generationen av MONITOR har bytt namn till Tidrapportering och rutinen Uppdatering anställda heter nu Personalregister Tidrapportering. 37

Redovisning Här beskrivs de uppgifter och inställningar som ska registreras och kontrolleras av behörig personal i modulen Redovisning efter installation av MONITOR G5. Förklaringar av uppgifter och inställningar finns i hjälpen till respektive rutin. Uppgifter När Berörda rutiner Förklaring Registrera konteringsdimensioner Konteringsdimensioner Registrera de konteringsdimensioner som ska användas vid kontering. Det följer med tre olika dimensioner: kostnadställe, kostnadsbärare och projekt. Importera bokföring Export/Import Ingående balans Importera bokföring ifrån SIE-fil. Har du inte tillgång till en exporterad SIE-fil från det tidigare bokföringssystemet måste du manuellt mata in ingående balans (IB) och transaktioner. Kontrollera kontoplan Kontoplan Kontrollera de konton som ska användas i kontoplanen och komplettera med inställningar, exempelvis de konteringsdimensioner som ska användas. Skapa kontoplansrubriker Registrera automatkonteringar och automatfördelningar Kontoplansrubriker Skapa rubriker för konton. Rubrikerna används på konton i listor. Automatkonteringar Automatfördelningar Vid behov kan du registrera automatkonteringar och automatfördelningar. 38

Uppgifter När Berörda rutiner Förklaring Ställ in rätt period Byt period/bokföringsår Skapa egna redovisningsrapporter Registrera grunddata för projekt Konverterat Skapa redovisningsrapport Konfigurera MONITOR G5 Utför periodbyte om det inte är rätt period och välj vilka perioder som ska vara öppna och stängda. Det följer med några standardrapporter från start, men vid behov kan du skapa egna rapporter. Observera att det gäller även om du konverterar från den tidigare generationen av MONITOR. Grunddata Projekt Registrera grunddata som ska användas i projekt. Det följer med några projekttyper, intäkter och kostnader. 39

Utbildning, förberedelse och skarp drift Konfigurera MONITOR G5 När uppgifter och inställningar har blivit registrerade och kontrollerade i MONITOR G5 är det dags för en utbildningsfas. Under utbildningsfasen går utbildare från Monitor ERP System AB igenom grunddata och orderflöden med berörd personal. Efter utbildningsfasen startar en förberedelsefas. Då görs bl.a. en saldoimport så att artiklar får aktuella saldon på lagerplatser. Har företaget konverterat från den tidigare generationen av MONITOR gör personal från Monitor ERP System AB en slutgiltig konverteringskontroll och slutkonvertering av databasen till en MONITOR G5-databas. För dokumenterade inställningar av användarrättigheter, systeminställningar och annan information görs också en synkronisering. Berörd personal på företaget gör sedan en efterkontroll och godkännande av konverteringen. Efter förberedelsefasen startar ni den skarpa driften av MONITOR G5 i företagets verksamhet. 41