Tidrapportering i Ework Time Nu ska du börja tidrapportera i vårt tidrapporteringssystem Ework Time. I denna lathund ges instruktioner för hur du som enklast rapporterar din tid. Denna lathund är uppdelad i sex delar: I första delen presenteras instruktioner för hur du går tillväga i Ework Time om du vill rapportera direkt i tidrapporteringssystemet. I andra delen får veta hur du istället kan bifoga dagbok som PDF i EWork Time. Denna del är mer riktad till de uppdrag med flera konsulter/timpriser. I den tredje delen av lathunden så får du som har tilläggsarbete läsa om hur detta rapporteras i Ework Time. Denna del gäller enbart för de uppdrag med flera konsulter/timpriser. I fjärde delen handleds du till hur underkonsulter ska rapporteras. I femte delen handleds du till hur utlägg rapporteras. I sjätte delen handleds du till hur man 0-rapporterar en månad. Del 1: Tidrapportering direkt i Ework Time... 2 Del 2: Tidrapportering med PDF-fil... 5 Del 3: Tilläggsarbete (Supplemental Work)... 8 Del 4: Underkonsulter... 9 Del 5: Utlägg... 9 Del 6: 0-rapportera... 9 Lycka till! 1
Del 1: Tidrapportering direkt i Ework Time 1. Börja med att välja vilken period du ska rapportera tid för. TIPS! Om du vet att du har aktiviteter som är återkommande och vill lägga in dina dagboksanteckningar direkt i Ework Time, kan du här lägga in standardaktiviteter. Om PDF-fil används för redovisning av dagboksanteckningar, behöver du inte utföra detta steg (så länge vi inte informerat dig om någonting annat). 2
Du kommer nu till sidan där du gör själva tidrapporteringen. Du rapporterar tid per dag och konsult. Det är här du rapporterar in era dagboksanteckningar direkt i Ework Time. 2. Välj dag: Öppna upp tidrapporteringen för respektive dag genom att klicka på >. 3. Nu väljer du konsult, antal timmar, typ av tid och aktivitet. Aktiviteten kan vara inställd på förhand enligt ovan, men kan även formuleras direkt i rutan. Behövs ytterligare förtydligande eller dagboksanteckning görs det i Extra comment. TIPS! Tar raderna slut på en dag där du behöver rapportera in fler timmar för en konsult/roll, klicka på Save. Då kommer två nya rader upp där du kan rapportera ytterligare timmar. 4. När du är färdig och har lagt in eventuellt Supplemental work (som beskrivs i del 3) samt lagt in eventuella utlägg under fliken Expenses (som beskrivs i del 4) är det dags att skicka in tidrapporten till oss. Klicka då på Submit Time Report, då rutan nedan dyker upp. Där markerar du samtliga boxar samt trycker på Submit time report to ework. TIPS! Om ni behöver upprätta egna fakturor internt kan ni göra det, bara att ni inte skickar dessa till varken beställaren eller till Ework. Ni kan dock skriva in referensnumrena till dessa fakturor i rutan nedan ( Enter your own reference number no (optional) ), då dessa kommer finnas med på självfakturorna som ni sedan erhåller. 3
4
Del 2: Tidrapportering med PDF-fil Om du laddar upp dagboksanteckningar i PDF behöver du starta på samma sätt som i Del: 1. 1. Börja med att välja vilken period som du ska rapportera tid för. 2. Välj dag: Öppna upp tidrapporteringen för respektive dag genom att klicka på >. 3. Rapportera in totalt antal timmar för respektive konsult/roll: När du laddar upp dagboksanteckningar i PDF rapporterar du in samtliga timmar som en konsult arbetat en månad på en och samma dag, och lämnar resten av dagarna blanka. Om inte annat överenskommits med beställaren behöver du inte ange någon aktivitet. Detta i och med att dagboksanteckningar istället finns med i PDF-filen som du laddar upp på tidrapporten. 5
Exempel: I exemplet nedan har vardera konsult lagt ned 160 timmar under månaden. Vi väljer då att lägga samtliga timmar under första dagen på månaden (sista dagen går lika bra) och fyller i vilken typ av tid det gäller. I och med att vi i detta exempel inte haft något överenskommet med beställare lämnar vi aktivitetsrutan blank. TIPS! Tar raderna slut på en dag där du behöver rapportera in fler timmar för en konsult/roll, klicka på Save. Då kommer två nya rader upp där du kan rapportera ytterligare timmar. 3. När du lagt in totalt antal arbetade timmar på en dag går du vidare till nästa steg - bifoga en dagbok i PDF. Detta görs på samma sida som tidrapporteringen. Högst upp till höger finner du rubriken Journal (pdf). Där är det möjligt att bifoga maximalt en fil på upp till 5 Mb. Det är därför viktigt att se till att samla alla dagböcker, möjlig info om utlägg och tillägg i PDF-filen, samt se till att den inte är för stor. Bifogad dagbok bör, om inte annat överenskommits med beställaren, innehålla följande: Konsulternas namn Underkonsulter Antalet timmar per dag som respektive konsult arbetat Beskrivning av vad som utförts respektive dag 4. När du är färdig och har laddat upp en PDF-fil, lagt in eventuellt Supplemental work (som beskrivs i del 3) samt lagt in eventuella utlägg under fliken Expenses (som beskrivs i del 4) är det dags att skicka in tidrapporten till oss. Klicka då på Submit Time Report, då rutan nedan dyker upp. Där markerar du samtliga boxar samt trycker på Submit time report to ework. TIPS! Om ni behöver upprätta era egna fakturor internt kan du göra detta. Men fakturorna skall ej skickas till 6
Ework. Vad ni dock kan göra är att formulera referensnumret till dessa fakturor i rutan nedan. Då finns dessa synliga på självfakturan som ni sedan erhåller. 7
Del 3: Tilläggsarbete (Supplemental Work) Supplemental work utnyttjas vid arbete som inte utgörs av timpriser (exempelvis styckpriser eller dagspriser). Nedan får du information om hur du rapporterar för dessa priser och tilläggsarbeten. 1. Du börjar med att klicka på fliken Supplemental Work 2. Du får nu upp sidan nedan. Klicka på Register new. 3. Skriv in beloppet exklusive moms och en beskrivning av vad för tillägg det handlar om. Bifogar du en dagbok, se gärna till att specificera arbetet där också. 4. Spara tillägget genom att klicka på Save. 8
Del 4: Underkonsulter Vid rapportering av arbete utfört av underkonsulter så skall detta registreras i Ework time som Supplemental Work (se instruktioner ovan, Del 3. Supplemental work) Viktigt att tänka på vid rapportering av underkonsulternas arbete är att underlag bifogas (se instruktioner ovan, Del 2, Tidrapportering med PDF-fil, punkt 4.) Del 5: Utlägg 1. Om utlägg skall redovisas gör du det under fliken Expenses, exklusive moms. Notera att endast utlägg enligt avtal skall rapporteras. 2. Du får nu upp sidan nedan. Klicka på Register new. 3. Fyll i information vid alla rutor med röda stjärnor och bifoga kvitto genom att klicka på Upload. Spara utlägget genom att klicka på Save. Del 6: 0-rapportera Har ni en period då inget arbete utförts så vänligen se till att 0-rapportera den månaden så att den får status Deleted. På så vis upphör mail-påminnelserna som man annars mottager när en tidrapport ej är påbörjad. Vänligen se nedan hur ni går tillväga. 1. Gå in på aktuell månad och klicka er vidare till Submit Time Report Se inringat i rött. 9
2. Bocka i de gulmarkerade boxarna och välj sedan Report 0 hours 3. Efter att ha följt ovan steg så kommer tidrapporten nu att få status Deleted enligt nedan: 10