CGI Raindance. Ett modernt och flexibelt affärssystem

CGI Raindance Ett modernt och flexibelt affärssystem 1

Vi som är med idag från CGI Roll Säljare kommersiellt ansvarig 031-7331922 stefan.dahl@cgi.com Stefan Dahl Roll Säljare, projektledare, expert inom e-handel 031-7011487 andreas.nylund@cgi.com Andreas Nylund Roll Leveransansvarig/ konsultchef Stockholm 08-6702001 filip.rondal@cgi.com Filip Rondal Roll Kundansvarig/kvalitetsansvarig 031-7627507 peter.hakansson@cgi.com Peter Håkansson

Framgångsfaktorer vid införande Väl förberedd kund Vad ska lösas Mätbara mål Öppen dialog under processen mot avrop och senare projektavslut För oss är detta vår vardag utnyttja oss Ett levande och flexibelt system med det extra Klarar av att utvecklas med förändrade krav och möjligheter Funktionalitet som inte kravställts Erfarenhet av och kompetens kring ett införande Har vi gjort detta förut Best practice Bemanning Förvaltning och utveckling av lösning och vår relation Hur organiserar vi oss för att ta hand om våra kunder 3

Innehåll 1 Kundprioriteringar och tillväxt 2 Raindance vår lösning 3 Vår leveransmodell 4 CGI & Raindance i siffror 5 Visning 4

Kunders prioriteringar Ett antal utmaningar för offentlig sektor Under 2017 genomförde CGI 1 300 personliga intervjuer inom ramen för vår årliga kundundersökning. Kunderna representerar både IT och verksamhet. Syftet är dels att ge oss möjligheten att lyssna till våra kunders perspektiv, dels att förfina vårt eget tänkande och för att utveckla vår strategi för att långsiktigt kunna vara den bästa partnern till våra kunder. De fem viktigaste IT-prioriteringarna inom offentlig sektor: Modernisering är högst upp bland våra kunders IT-prioriteringar: Hela 92% av de svarande anser att modernisering är ett prioriterat område inom IT. Behovet av att åstadkomma mer med mindre medel driver fram ett starkt behov av effektivitet. Även medborgarnas förväntningar driver på behovet av modernisering. Av de intervjuade anser 83% att det är viktigt att digitalisering och automatisering av processer levererar bättre tjänster till medborgarna. SKL:s undersökning från 2016 visar att endast 2 av 10 anser att offentliga förvaltningens e-tjänster lever upp till medborgarnas förväntningar. Myndigheters och verks affärsprioriteringar: Modernisera system och infrastruktur Skydda organisationen mot risker inom ITsäkerhet Förbättra medborgarnas upplevelse genom förbättrade tjänster Även säkerhetsfrågorna anses vara fortsatt viktiga och tar ett kliv uppåt från föregående år från 52% till 76%. Agila leveransmodeller gör det lättare att på ett flexibelt sätt möta kundens krav (69%). Med hjälp av dataanalys skapas insikter som möjliggör nya tjänster (61%). 5

Modernt affärssystem Raindance svarar mot dessa utmaningar Ett modernt och helintegrerat affärssystem, inkl. budgetprocessen, tid- och projekthantering, elektronisk fakturahantering och beställning. Fördelar Mobilitet i form av appar för bl.a. beställningsprocessen, fakturaattest, uppföljning och tidrapportering. Möjlighet till RPA (Robotic Process Automation) för bl.a. automatisering av bokningar och kontroll av leverantörsregister. Hög säkerhet bl.a. genom isolering av varje kunds transaktioner, möjlighet till tvåfaktorsautentisering och kryptering av trafik. Konfigurerbart och flexibelt -- redo att bemöta morgondagens krav inom bl.a. säkra betalningar och säkert handhavande av data. Utvecklingen av Raindance sker vid CGI:s kontor i Göteborg. All utveckling sker enligt Agile Scrum. Innehåller ett inbyggt analysverktyg för att bearbeta stora mängder data och åstadkomma konfigurerbara rapporter. Enkelt att integrera med bl.a. Kivra för att förenkla hantering av betalningar för medborgarna. Enkelt användargränssnitt Flexibelt Plattformsoberoende Helhetsleverantör Enkelt att uppgradera Låg totalkostnad Effektiv drift av systemet Private eller public cloud 6

Offentliga upphandlingar de senaste 3 åren: Raindance har en fantastisk utveckling och tillväxt! Majoriteten väljer Raindance i offentliga upphandlingar För användarintensiva och komplexa verksamheter är hög användarvänlighet och funktionalitet avgörande faktorer vid val av system (samt en modern produkt som utvecklas i takt med våra kunders förändrade behov och framtida krav) För användarintensiva och komplexa verksamheter är erfarna konsulter med god kännedom om verksamhet, regler och best practices avgörande vid val av leverantör 19 AV 30 KOMMUNER 2 AV 2 REGIONER/LANDSTING 4 AV 5 MYNDIGHETER Övriga system 63% 100% Övriga system 80% Raindance Raindance Raindance SENAST VUNNA SENAST VUNNA SENAST VUNNA CGI Group Inc. Raindance 2017 Raindance 7 Raindance

Ekonomisystem Inköpslösning Business Intelligence Raindance är ett modernt och webbaserat affärssystem med fokus på ekonomi-, inköps- och utdataprocesserna Budget & Prognos Uppföljning Målstyrning Konsolidering Projekt Tid Raindance datalager Kataloghantering Inköp av varor & tjänster Inköp av läkemedel Abonnemang Interna Integrationer Leverantörsportal B2B Integrationer Huvudbok Anläggningsredovisning Leverantörsreskontra Kundreskontra Internreskontra Integrationer E-faktura

Ekonomistyrning möjliggör kvalitativ & flexibel redovisning Bokföringsorder med attest och cirkulation Automatkonteringar Styrning av ekonomimodell genom kodplan och sambandskontroller Strukturer ger flexibel hantering av summeringsnivåer och gruppering av utdata Stora möjligheter till automatisering Mobilitet Appar som stödjer flödet från beställning till faktura: Skapa/attestera beställning, inleverans, attestera/kontera faktura Uppföljningsapp som ger översiktlig rapportering med grafer, staplar eller detaljer i läsplatta Lättanvänd app för att registrera tid Mobilplattform för säkerhet och kommunikation Budget & Prognos som stöd för att planera verksamheten Rollbaserat ger enkelt underhåll Full kontroll och överblick i alla delar utan fördröjningar Minimalt underhåll av kodplaner, behörigheter, regler, integrationer Enkelt för slutanvändare och administratörer med samma verktyg för analys, rapport, budget och prognos Ekonomistyrning Mobilitet Uppföljning för att analysera verksamheten Webbaserad och användarvänlig uppföljning med avancerade analysfunktioner som enkelt anpassas Mallrapporter för grundbehoven Kraftfullt verktyg för att bearbeta stora mängder Budget & data Prognos Möjlighet till konsolidering och koncernredovisning 10 Uppföljning

Marknadsplatsen innebär att CGI hanterar webbshop som tjänst Ökad användning av e-handel med en modern och effektiv webbshop Marknadsplatsens artikelsökning och smarta funktioner sparar tid och pengar Marknadsplatsen kan kapa tiden och kostnaden för leverantörsanslutningar Marknadsplatsen kan minska administrationen av prislistor Artiklar kan kompletteras med lagersaldo och sökord via smarta funktioner Effektiv hantering och kontroll av leverantörsfakturor Flexibel arkitektur som möjliggör kundunika speciallösningar Helintegrerad med huvudbok och anläggningsredovisning underlättar avstämning och minskar risk för fel Via startsidan ges möjlighet till fullständig kontroll över leverantörsfakturor i flödet vilket minskar risk för påminnelser och räntefakturor Marknadsplatsen Leverantörsfakturor En användarvänlig och modern kundreskontra Smidig hantering av betalningar och omatchade inbetalningar Möjlighet att köra ett helautomatiserat och flexibelt workflow ger en förbättrad verksamhetskontroll Masshantering med åtgärder på flertalet fakturor samtidigt Tid & Projekt Kundreskontra 11 Tid- & Projektredovisning möjliggör effektivt arbetssätt Valfria projektmodeller hanterar komplexa projekt samtidigt med enkla arbetsordrar Minimalt systemunderhåll via helintegrering med ekonomistyrning och reskontror Samma verktyg som Uppföljning och Budget ger enkelhet för såväl slutanvändare som administratörer

Produkt i utveckling Mycket kommer att hända inom de kommande tre åren. Ett axplock av förändringar under utveckling: Funktionalitet Nya Moduler Internreskontraportal och Anläggningsredovisning Ny lösning från beställning till faktura Regulatoriskt Svekatalog 2.0 i Marknadsplats ISO 20022 för OCR-inbetalningar Användbarhet Mobilitet och appar Maskininlärning kontering & workflow Arkitektur & teknik Utvecklad hantering av Raindance i molnet Responsive design för alla plattformar 12

CGI:s värdebaserade modell Implementationer med fokus på kundvärde och erfarenhet Vi är duktiga på att genomföra projekt och drivs av ett stort engagemang. Med ett stort fokus på kvalitet genom CGI Management Foundation, CGI:s övergripande verksamhetsledningssystem, säkrar vi rätt projektstyrning och projektmedlemmar som är införstådda i leveransen och projektets tillvägagångsätt. Vi har ett standardiserat projektupplägg för myndigheter förenklar införandeprocessen. Erfarenhet genom 50+ konsulter, majoriteten seniora med lång erfarenhet av Raindance i roller som Raindance-konsulter men även som t.ex. linjeansvariga, controllers eller inköpare. Branschkunskap har vi byggt sedan starten vi kan offentlig sektor. Vår kvalitetssäkring Svenskt system utvecklat i Sverige för offentlig sektor Konsulter som uppskattas av våra kunder vi tror på långa relationer och korsvisa utbyten av erfarenheter. Konsulter och support som arbetar nära vår utvecklingsavdelning vi förstår verksamhetens behov. Interna revisioner för att säkra framgångsrika projekt och minimera kunders risk. 14

Vi bedriver en aktiv förvaltning tillsammans med våra kunder. Från hantering av supportärenden till utveckling av systemet. Våra kunder är med och driver utvecklingen genom Raindance Användarförening. Årligen prioriterar föreningen ~2 000 timmar av Raindance utvecklingsbudget. I vår modell lägger vi stort fokus på att vara nära kunden från genomförandet till löpande förvaltning. Kundansvarig är en aktiv deltagare i styrgruppen vid införandeprojektet och är med och stödjer Era långsiktiga visioner för att möta förändringar i branschen. Genom vår huskonsultmodell har alla kundinstallationer en utpekad konsult att lyfta frågor till. Ofta har konsulten varit en del av införandeteamet. Förvaltning som utgår från kunden Ny Raindance-release två gånger per år. Användarmöte unikt tillfälle att få inspiration och idéer kring nya tillämpningar, lösningar och möjligheter i Raindance. Kundriven utveckling Raindance är ett standardprogram med hög flexibilitet. Den utveckling som görs i systemet är tillgänglig för alla kunder. Pilotkunder tillsammans skapar vi framtidens Raindance! Raindance Support är Er single point of contact om problem uppstår, och besitter expertis inom respektive modul till teknisk drift. Kundansvarig Utbildning / Webinars Huskonsult Teknikkonsult Användarförening Användarmöten Kundsupport Roadshow 15 9

Förvaltning med kunden i centrum Kvalitetssäkring Interna revisioner Releasehantering Organisation Kundansvarig Huskonsult/ teknikkonsult Support Kunden Kommersiellt ansvarig Kunden Kunddriven utveckling Kundfinansierad utveckling Pilotkunder Referensgrupper 16 Dialog Användarförening Användarmöte Roadshow Utbildning & webinars

Våra kunder är nöjda: Under 2017 gav de oss betyg 9,45 på en tiogradig skala! 2015 8,96 2016 9,27 2017 (hittills) 9,45 17

CGI är femte störst i världen Avancerad IT och Business Consulting 40 år av framgångsrikt samarbete 4500 kunder 68 000 medarbetare 75% aktieägare CGI End-to-End tjänster för IT och affärsprocesser Över 100 affärskritiska IPbaserade lösningar $10B CAD årlig omsättning är världens femte största Fokuserad branschoch strategisk expertis 400 kontor 40 länder Kundnärhet i kombination med global leverans oberoende leverantör av IT och affärsprocesser 19

och störst i Sverige Marknadsandelar it-tjänstemarknaden i Sverige (Källa: IDC 2016) Nära våra kunder med 3 700 medlemmar 1. CGI 9,6% 2. IBM 7,2% 3. Tieto 6,4% 4. Evry 5,8% 5. HP 5,6% 6. Capgemini 3,3% Tjänster Branscher 15% 38% 47% Drift, förvaltning och outsourcing Systemintegration and konsultverksamhet 7% 12% 12% 28% Offentliga sektorn Tillverkande industri, detaljhandel, distribution Finanssektorn Egenutvecklade produkter 41% Telecom och energi Vård och omsorg > 1 000 KUNDER 20

med expertis inom egenutvecklade produkter Egen organisation för egenutvecklade produkter CGI Sverige har en division där alla egenutvecklade produkter är samlade i en organisation Kompetens inom sälj, utveckling, support, konsulttjänster och ledning Vår egen produkt Vi äger våra standardprodukter, och har fullt mandat att styra produktlivscykeln Vår egen produkt Kunden har stor möjlighet att påverka utvecklingen av standardprodukten CGI är en helhetsleverantör Kunden samarbetar enbart med en leverantör Många av våra kunder kombinerar flera av CGI:s lösningar: HR-system, affärssystem, BI-lösningar, skanning och tolkning, meddelandeväxel, drift, molntjänster m.m. 21

Raindance i siffror 200 MSEK omsättning 40 MSEK investerat i R&D per år 70 000+ användare 10 miljoner leverantörsfakturor hanterade per år 4 miljoner inköpsorder skapade per år Sverige: 50 konsulter, 40 utvecklare, 20 kundservice Finland: 20 konsulter Indien: 40 utvecklare Sverige ~50 konsulter ~40 utvecklare ~20 kundservice Finland ~20 konsulter Indien ~40 utvecklare www.cgi.com 2017 CGI GROUP INC. ~170 resurser

Vi har hjälpt många myndigheter CGI har hjälpt många kunder inom offentlig sektor att skapa värde. Vi levererar affärssystem och inköpssystem till många kommuner, landsting, universitet samt myndigheter. Umeå universitet använder Raindance som affärssystem. Fördelarna är bl.a. en totallösning med en leverantör för hela affärssystemet, hög driftsäkerhet samt möjlighet att utvecklas i och med nya moduler och funktioner i systemet. Umeå universitet tar också ett viktigt steg inom e-handel: Raindance Marknadsplats införs under 2017 för att bli ett gemensamt beställningssystem för hela universitetet. Nyttan är ett enda gränssnitt för alla inköp och en förbättrad process- och inköpsuppföljning. Lär gärna mer om Raindance genom att besöka www.cgi.se/raindance eller genom att kontakta raindance.se@cgi.com 23

Innehåll 1 Kundprioriteringar och tillväxt 2 Raindance vår lösning 3 Vår leveransmodell 4 CGI & Raindance i siffror 5b Visning e-handelslösning 25

Raindance e-handelslösning förenklar rutinerna och frigör tid Modern webbshop Inköpen kontrolleras mot ett gemensamt attestregister Registrera godsmottagning/ leveranser av varor och tjänster Automatisk matchning (tvåvägs/trevägs) Automatisk bokföring och fakturaattest Full statistik på order, leveranser och fakturor Beställning & Attest Inleverans Faktura Uppföljning Vi kan hjälpa! Lösningen Att automatisera de affärskritiska processerna från inköp till betalning ger stora möjligheter till effektivisering CGI kan hjälpa er att definiera, införa och hantera lösningarna. Vi tar totalansvar för ett projekt där analys, införande, support och förvaltning ingår i en helhetslösning. Vi arbetar utifrån en standardiserad metodik En helhetsintegrerad inköpsmodul med fakturahantering, attestregister och workflow Hanterar alla typer av inköp i ett system: indirekt material/ katalogbeställningar, tjänster, e-rekvisitioner, fritext, via formulär, handdator, punch-out och interna beställningar Mobilt stöd för inköpsprocessen: orderläggning, godkännande, godsmottagning och uppföljning Procure-to-Pay kan levereras som driftstjänst, integrerat med e-fakturor samt skanning och validering av pappers- och PDFfakturor 26

Marknadsplatsen innebär att CGI hanterar er webbshop som tjänst Beställning & Attest Inleverans Faktura Uppföljning EN MODERN WEBBSHOP FÖR INKÖP Ett gränssnitt optimerat för inköp och effektiv administration Effektiva leverantörsanslutningar Verktyg för katalog- och produkthantering, tjänster samt rekvisitioner Drift av tjänsten Leverantörsanslutningar Hantering och underhåll av produktträd och mappningen till detta Övervakning av prislistor och hantering av ev. problem Utbildning av anslutna kunder Support Vår tjänst Marknadsplatsen Ökad användning av e-handel med en modern och effektiv webbshop Marknadsplatsens artikelsökning och smarta funktioner sparar tid och pengar Marknadsplatsen kan kapa tiden och kostnaden för leverantörsanslutningar Marknadsplatsen kan minska administrationen av prislistor Artiklar kan kompletteras med lagersaldo och sökord via smarta funktioner Kundnytta 27

Ett användarvänligt och intuitivt gränssnitt för varor och tjänster Beställning & Attest Inleverans Faktura Uppföljning All information för att göra sina inköp finns lättillgängligt på startsidan Funktionen Nyheter ger möjlighet att informera om nya avtal och leverantörer Inköpslistor och en topplista som underlättar och sparar tid för beställaren 28

Sökresultatet presenteras i ett lättöverskådligt gränssnitt Beställning & Attest Inleverans Faktura Uppföljning Sök i hela produktregistret eller inom en specifik produktgrupp Genom sortimentstyrning är det möjligt att styra sökresultat och vad som är tillgängligt att handla 29

Fritext såväl som avancerad sökfunktionalitet Beställning & Attest Inleverans Faktura Uppföljning Avancerad sökning för att få bättre sökresultat eller exkludera sökträffar 30

Möjlighet till filtrering av sökresultatet Beställning & Attest Inleverans Faktura Uppföljning Filtrera sökresultatet på miljö, rekommenderat, avtalat, leverantör, artikelmärkning och prisintervall 31

Jämförelsefunktion underlättar för beställaren att handla rätt Beställning & Attest Inleverans Faktura Uppföljning Få en summering av hur väl du genomfört ditt inköp och varning för eventuella fraktavgifter innan du slutför ditt köp Jämför produkter för information och hitta det mest fördelaktiga 32

Summering av varukorg uppmärksammar beställaren på felaktiga inköp Beställning & Attest Inleverans Faktura Uppföljning Få en summering av hur väl du genomfört ditt inköp och varning för eventuella fraktavgifter innan du slutför ditt köp 33

Automatkonterad beställning effektiviserar fakturahanteringen Beställning & Attest Inleverans Faktura Uppföljning Skicka beställning för attest Attest på beställningar skapar förutsättningar för en trevägsmatchning och automatisk fakturahantering 34

Ta kontroll över era inköp innan kostnaden uppstår Beställning & Attest Inleverans Faktura Uppföljning Vid attest godkänns konterings- och beställningsrader Attestant kan godkänna eller ändra beställningen 35

Det är enkelt att registrera inleverans Beställning & Attest Inleverans Faktura Uppföljning Smidig registrering av inleverans mobilt eller via webb Registrera mottagen leverans Registrera ev. avvikelser, vilket kan användas för framtida uppföljningsstatistik Informationen används för kontroll mot fakturan vid fakturamatchning 36

Elektronisk fakturahantering som tjänst gör att ni snabbt kan komma igång Beställning & Attest Inleverans Faktura Uppföljning LÖSNINGEN MÖJLIGHET TILL UTÖKAD TJÄNST CGI tillhandahåller ett användarvänligt och webbaserat workflow för leveranskontroll, kontering och attest Hantering av inköpsfakturor och orderlösa/vilda fakturor Efter att en faktura är attesterad, så förs informationen över till ert affärssystem för betalning Mottagning och validering av skannade och elektroniska fakturor Ankomstregistrering Workflow för kontering, leveranskontroll och attest Fakturamatchning mot inköpsorder Abonnemang periodiska fakturor Mobilitet kontera och attestera faktura i mobil eller platta Integration mot affärssystem Funktionalitet finns även för leverantörsreskontra och betalningar Partsintegration för elektroniska meddelanden Support och övervakning Dessutom kan hantering av leverantörsfakturor levereras som tjänst, av två olika typer: 1. CGI tar emot fakturorna, sorterar och skannar/tolkar/validerar eller (vid låg volym fakturor) 2. Kunden tar emot sina fakturor lokalt och sorterar, skannar själv på en multifunktionsskrivare (eller hyr en förprogrammerad scanner via CGI) och mailar till CGI, som tolkar och verifierar, varefter kunden får tillbaka en fakturafil för import Beskrivning av lösningen 37

Användarvänlig uppföljning av inköp och faktura Beställning & Attest Inleverans Faktura Uppföljning Egenskaper Webbaserad och användarvänlig uppföljning av inköp och faktura med avancerade analysfunktioner som enkelt anpassas till just er organisations förutsättningar och målsättning Mallrapporter för faktura och inköp Enkelt att anpassa och dela rapporter mellan användare Kraftfullt verktyg för att analysera stora mängder data, som analysverktyg eller rapporter Kompatibelt med även andra verktyg för utdata, t.ex. QlikView och Diver + Abonnemang + Automatmatchning + Avtalstrohet + + + + + + Fakturatyp och Fakturarad Kvalitetsrapport Leveransprecision Miljömärkning Orderkategori Prisavvikelse Avancerad uppföljning för att se förbrukning i enheter Priser inom accepterade toleransnivåer Mäter avtalstrohet på Leverantörsnivå, per organisatorisk enhet samt UNSPSCklassning Se fördelning av inköp uppdelat på typ av faktura Antal fakturor, belopp och belopp per faktura på leverantörsnivå och organisatorisk enhet Se eventuell diskrepans mellan önskat leveransdatum och inlevererat datum Se andelen miljömärkta artiklar som beställt via Raindance marknadsplats Se hur fördelningen av orderkategorier ser ut via inköpsportal/marknadsplats, exempelvis Webshop och rekvisition Se prisavvikelse på artikelnivå mellan prislistepris och artikelpris på faktura Rapportpaketet i inköpsanalys 38

Kontroll på inköp utanför Raindance Marknadsplats Beställning & Attest Inleverans Faktura Uppföljning Fördelning av inköp per fakturatyp Följ upp vilda köp genom att analysera orderlösa fakturor 39

Information om avtalstrohet på flera nivåer i realtid Beställning & Attest Inleverans Faktura Uppföljning Analys av samtliga verifikat oavsett fakturatyp Avtalstrohet analyseras per leverantör, produktgrupp (UNSPSC-klassning) och organisatorisk enhet 40