Vård- och omsorgsnämnden kallas till sammanträde kl i kommunhuset, rum Hävringe

KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare m.fl. Vård- och omsorgsnämnden Tid och plats: Vård- och omsorgsnämnden kallas till sammanträde 2018-04-24 kl. 13.15 i kommunhuset, rum Hävringe Linus Fogel Ordförande Agnetha West Sekreterare Nr Ärendemening Föredragning Sidnr 1 Information om nytt LSS-gruppboende samt nytt särskilt boende Magnus Petersson Sara Heltborg 13.15 2 Information från aktivitetsinspiratörer 13.45 3 Ordförande informerar Linus Fogel 14.05 4 Förvaltningschefens rapport Päivi Pannula 14.15 5 Övriga information/rapporter Hemvård Titti Kendall 14.25 Resursfördelningsmodell Mats Glimbrant 14.40 Sjukskrivningstal Anette Henriksson 14.50 6 MAS rapport Ingela Mindemark 15.10 2 7 Budgetuppföljning per mars Mats Glimbrant 15.20 4 8 Konsekvensbeskrivning 2019 Päivi Pannula 19 Mats Glimbrant 15.35 9 Yttrande över revisionsrapport - Granskning av kommunens personalstrategier 31 10 Uppföljning av finskt förvaltningsområde på särskilt Titti Kendall 15.50 58 boende och inom hemtjänsten 11 Delgivningar 62 12 Redovisning av delegationsbeslut 108 13 Balanslista och årshjul 14 Övrigt

Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr 2018-04-12 VON.2018.11 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Vård- och omsorgsförvaltningen Ingela Mindemark 0155-384 70 Vård- och omsorgsnämnden MAS rapport 2018-04-12 1. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämndens beslut är att godkänna informationen. 2. Sammanfattning Trygg och effektiv planering vid utskrivning från slutenvård: Bakgrund: Länsgemensam överenskommelse om Trygg och effektiv utskrivning från sluten vård beslutad i Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård (NSV) 2016-11-25. Från 2018 kommer kommunens betalningsansvar för personer varit inskrivna på sjukhus och behöver fortsatta insatser i kommunen att förändras. Beräkningen kommer att baseras på medeltalet de senaste 3 månaderna. Man kommer att räkna somatik och psykiatri ihop, alla åldrar inklusive barn. Om medeltalet överstiger 3 dagar träder betalningsansvar in för alla patienter och alla dagar som överstiger 3. Beloppet är 7 100 kr per dygn enligt Socialstyrelsens föreskrifter om belopp för vård av utskrivningsklara patienter (HSLF-FS 2017:72). Mål: Antal dagar från utskrivningsklar till faktisk hemgång från slutenvård ska vara <3 i genomsnitt. Målsättningen är att den enskilde ska garanteras en trygg och säker vård genom hela vårdkedjan. Ingen ska behöva vänta på att få komma hem från sjukhuset. Från och med januari sker månatlig uppföljning med analys av varför personer som vårdats inom somatiken blivit kvar på sjukhus i väntan på fortsatta insatser i kommunen. I april har förvaltningen haft utbildning för alla berörda om vårdplaneringssystemet Prator, SIP och riktlinjerna. Ett arbete har påbörjats med att ta fram lokala rutiner utifrån riktlinjerna för vad som ska göras, vem som ska göra det, när och hur. Inom kommunen måste vi skapa nya kommunikationsvägar så att olika yrkeskategorier kan ta sitt ansvar så att andra vet vad som är beslutat, planerat och utfört. Under mars har 11 (somatik) + 4 (psykiatri) personer skrivits ut från slutenvård samma dag som de blev utskrivningsklara. 10 personer (somatik) väntade i genomsnitt 2,3 dagar, som längst 6 dagar (2 personer) inom somatiken, 1 person har väntat 11 dagar inom psykiatrin. Alla som väntat mer än 2 dagar väntade på att få komma till kortvårdplats (4 personer). Medeltal för hela 2017 är 0,78 dagar från utskrivningsklar till hemgång. Medeltal för hela 2018 är 1,33 dagar från utskrivningsklar till hemgång I mars 2018 är medeltalet 1,31 dagar. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se

Tjänsteskrivelse 2(2) Datum 2018-04-12 VON.2018.11 2,5 Resultat för Oxelösunds kommun 2018 Mål < 3 2 1,93 1,5 1 1,31 Antal dagar från utskrivningsklar i slutenvård till hemgång, alla åldrar 0,5 0,54 1,34 1,33 Genomsnitt senaste 3 mån 0,54 0 Päivi Pannula Förvaltningschef Ingela Mindemark medicinskt ansvarig sjuksköterska Beslut till: MAS (FK)

Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr 2018-04-11 VON.2018.4 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Vård- och omsorgsförvaltningen Mattias Lidström Vård- och omsorgsnämnden Budgetuppföljning per mars 2018 1. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämndens budgetuppföljning per mars 2018 godkänns. 2. Sammanfattning Helårsprognosen uppgår till 13 030 tkr. Det faktiska resultatet efter tre månader uppgår till 3 357 tkr jämfört med budget. Vid upprättande av årets internbudget uppstod en underbalans i budgeten med 14 270 tkr. Nämnden beslutade vid sammansträde 2018-02-28 att 4 334 tkr av dessa besparingar genomförs under året. Differensen mellan dessa poster (9 936 tkr) tillsammans med verksamhetens helårsprognoser på 3 093 tkr blir 13 030 tkr och utgör nämndens totala helårsprognos. De större avvikelserna mot budget återfinns i nedan verksamheter: Ekonomiskt bistånd - 2 200 Särskilt boende - 880 Förvaltningsgemensamt + 875 Beslutsunderlag Vård- och omsorgsnämndens budgetuppföljning per mars 2018. Tjänsteskrivelse Von - Budgetuppföljning per mars 2018 Päivi Pannula Förvaltningschef Mats Glimbrant Förvaltningsekonom Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se

Vård- och omsorgsnämnden Uppföljning per mars 2018 Perspektiv: Ekonomi Kontogruppering Årsbud Årsprogn Diff Ack bud Ack utf Ack diff Avgifter 31100 31990 7 865 7 865 0 1 966 1 967 1 Bidrag 35100 35999 39 415 39 645 230 9 854 9 534 320 Övrigt rest kkl 3 16538 16 638 100 4 135 4 513 379 Anslag 39990 258 436 258 436 0 64 609 64 609 0 322 254 322 584 330 80 564 80 623 60 Personal 50000 56330 225 967 230 873 4 907 55 937 56 037 100 Lokaler 60110 20,61320 27 154 27 154 0 6 788 6 825 37 Köp av verksamhet 46300 80 30 473 30 473 0 7 618 6 419 1 199 Övrigt rest kkl 4 8 38 660 47 114 8 453 9 665 14 144 4 479 322 254 335 614 13 360 80 008 83 425 3 417 0 13 030 13 030 556 2 802 3 357 Ack utfall Anslag Ack utfall Intäkt Ack utfall Kostnad Helårsprog nos 2018 Avvikelse Ack utfall Verksamhet V2 Verksamhet V3 Avvikelse 11 Nämnd 182 0 227 45 0 27 Miljö o hälsoskydd 38 56 70 24 0 50 Gem administration 2 257 89 2 291 55 591 54 Individ o famomsorg 541 Missbruk.vård vuxn 3 104 67 2 671 500 200 542 Barn o ungdvård 4 136 124 3 853 407 328 543 Ek bistånd 1 915 124 2 031 8 2 200 Övrigt 512 9 1 394 873 462 55 Äldreomsorg 551 Ordinärt boende 18 167 1 702 19 909 40 1 958 552 Särskilt boende 21 288 5 072 28 385 2 025 6 414 553 Övrigt 744 63 744 63 0 56 Insatser enl LSS 11 306 2 483 14 780 991 2 282 57 Färdtjänst/Riksfärdtjänst 426 25 369 82 0 58 Förebygg verksamhet 305 0 360 55 62 62 Integration 472 6 007 5 362 173 420 63 Arbetsmarknadsåtgärder 701 196 982 85 135 64 609 16 017 83 428 2 802 13 030 Helårsprognosen uppgår till 13 030 tkr. Det faktiska resultatet för perioden uppgår till 3 357 tkr jämfört med budget. 1

Besparingar/effektiviseringar Underb Ej Övriga Summa VON Helårsprog Verksamhet V2 Verksamhet V3 alans Besparing åtgärder prognoser nos 11 Nämnd 0 27 Miljö o hälsoskydd 0 50 Gem administration 467 183 284 875 591 54 Individ o famomsorg 541 Missbruk.vård vuxna 200 200 542 Barn o ungdvård 328 328 543 Ek bistånd 2 200 2 200 Övrigt 1 212 750 462 462 55 Äldreomsorg 551 Ordinärt boende 3 633 1 715 1 918 40 1 958 552 Särskilt boende 6 185 651 5 534 880 6 414 Övrigt 0 56 Insatser enl LSS 2 214 283 1 931 350 2 282 57 Färdtjänst/Riksfärdtjänst 0 58 Förebygg verksamhet 67 5 62 62 62 Integration 347 737 390 30 420 63 Arbetsmarknadsåtgärder 145 10 135 135 14 270 4 334 9 936 3 093 13 030 Vid upprättande av årets internbudget uppstod en underbalans i budgeten med 14 270 tkr. Denna underbalans är i budget registrerad under de olika verksamheterna fördelade efter storlek av personalbudget. Nämnden beslutade vid sammansträde 2018 02 28 att följande besparingar genomförs: 1. Minska kostnaderna per utförd hemtjänsttimme med 5 %. 2. Minska sjukfrånvaron med 2 procentenheter. 3. Minska andelen som får ekonomiskt bistånd från 2016 års nivå på 5,1 % till 4,0 % 2018. 4. Minska övertiden med 25 %. 5. Välfärdsteknik trygghetskamera. 6. Insatsen inköp hemtjänst utföras av extern leverantör. 7. Minska assistansersättning med 4 % till externa utförare. 8. Lokalkostnad gemensamt administrativt stöd (GAS). 9. HVB Fyren, minska med 2,4 årsarbetare. Förvaltningen har beräknat besparingen/effektiviseringen av beslutet med nedan belopp (tkr) för 2018, fördelat på nedan verksamheter. Inom parantes anges beloppet på de besparingar/effektiviseringar som berör flera verksamheter. 1. 1062 Verksamhet 551 2. 1000 Verksamhet 54 (85), Verksamhet 56 (155), Verksamhet 50 (33), Verksamhet 551 (255), Verksamhet 552 (433), Verksamhet 58 (5), Verksamhet 62 (24), Verksamhet 63 (10) 2

3. 624 Verksamhet 543 4. 519 Verksamhet 54 (42), Verksamhet 56 (42), Verksamhet 551 (218), Verksamhet 552 (218) 5. 81 Verksamhet 551 6. 100 Verksamhet 551 7. 86 Verksamhet 56 8. 150 Verksamhet 50 9. 713 Verksamhet 62 Summa beräknad besparing/effektivisering för 2018: 4 334 tkr. Differensen mellan den underbalanserade budgeten på 14 270 tkr och den beräknade besparingen/effektiviseringen på 4 334 tkr uppgår till -9 936 tkr och ingår som en del av nämndens totala negativa helårsprognos på -11 830 tkr. Prognos per verksamhet Verksamhet 50 Gemensam administration Vakanta tjänster under året beräknas ge ett överskott med 400 tkr. En felbudgeterad tjänst ger ett överskott på 475 tkr. Besparingen/effektiviseringen på 183 tkr beräknas ge effekt under 2018 (se punkt 2 och 8). Verksamhet 541 Missbruksvård vuxna I början av mars avslutades den enda placeringen på externt HVB hem. Budgeten är anpassad efter två placeringar under hela året. Budgeten är baserad på nivåer under de senaste åren. Vid denna tidpunkt är det för tidigt att ange en helårsprognos. Verksamhet 542 Barn och ungdomsvård Vid utgången av februari fanns sju placeringar på externt HVB hem och konsulentstödda familjehem, vilket är i paritet med föregående år. Budgeten är anpassad efter föregående års kostnader. Vid denna tidpunkt är det för tidigt att ange en helårsprognos. Konsultkostnader avseende socialsekreterare förvändas ge en negativ årsprognos med 328 tkr. Verksamhet 543 Ekonomiskt bistånd och övrigt Befarade ökade utbetalningar för ekonomiskt bistånd beräknas uppgå till 2 200 tkr. Besparingen/effektiviseringen på 709 tkr beräknas ge effekt under 2018 (se punkt 2,3 och 4). Verksamhet 551 Ordinärt boende, äldreomsorg Hemtjänsten har ökade personalkostnader och fortsatt hög sjukfrånvaro. Arbetet med Koll på hemtjänsten fortsätter och nämnden har tagit beslut om att verksamheten ska uppnå en brukartid på 60 % och kringtid på max 40 %. Nämnden har dessutom tagit beslut om att minska kostnaderna per hemtjänsttimme med 5 %. För att uppnå det fortsätter verksamheten med att: - hemtjänstpersonalen planerar besöken hos brukarna själva utifrån de ramar som enhetscheferna sätter - minska antalet korta besök genom effektivare planering (ex slå ihop insatser) - införa resursfördelningssystem - arbete med följsamhet av riktlinjer och uppföljningar samt samverkan mellan handläggare och utförardel. 3

Äldreomsorgen fortsätter arbetet med Trygg hemgång. Brukaren och teamet provar olika lösningar under de 5-10 dagar som brukaren har Trygg hemgång. Ökad beläggning på kortvårdsplatser och därmed ökade kostnader har varit en realitet det senaste året. Besparingen/effektiviseringen på 1715 tkr beräknas ge effekt under 2018 (se punkt 1,2,4,5 och 6). Verksamhet 552 Särskilt boende, äldreomsorg Helårsprognosen beräknas till 880 tkr. Under årets början har sjuklönekostnader på grund av magsjuka och influensa kostat nämnden höga belopp. En underbudgeterad kostnadspost för arbetskläder och tvätt beräknas ge ett underskott motsvarande 400 tkr. Dubbelbemanning beräknas kosta 500 tkr, vilken är ofinansierad. Besparingen/effektiviseringen på 283 tkr beräknas ge effekt under 2018 (se punkt 2, 4). Verksamhet 56 Insatser enligt LSS Helårsprognosen beräknas till 350 tkr, vilket beror på obudgeterade vikariekostnader inom personlig assistans. Köp av placeringar på externa gruppbostäder beräknas ge budget i balans, där budgeten baseras på kända placeringar vid utgången av 2017. Besparingen/effektiviseringen på 651 tkr beräknas ge effekt under 2018 (se punkt 2, 4 och 7). Verksamhet 62 Integration Helårsprognosen uppgår till 30 tkr: Placeringarna är anpassade efter nuvarande intäkter från Migrationsverket. Besparingen/effektiviseringen på 737 tkr beräknas ge effekt under 2018 (se punkt 2 och 9). Verksamhet 63 Arbetsmarknadsåtgärder Inom denna verksamhet beräknas en budget i balans. Besparingen/effektiviseringen på 10 tkr beräknas ge effekt under 2018 (se punkt 2). Risker Externa placeringar avseende unga, vuxna och funktionshindrade. Ökade volymer inom ordinärt boende som bl a kräver utökade hemtjänstinsatser och/eller kortvårdsplatser. Ökad vårdtyngd i form av Vård i livets slut och punktmarkeringar. 4

Uppföljning handlingsplaner Sammanfattade bedömning av hur många av aktiviteterna som kommer att vara genomförda under 2018 procentuellt. Alla enheter har handlingsplaner. Den första uppföljningen har gjorts efter mars månad och samtliga aktiviteter beräknas vara genomförda vid årets slut. Perspektiv: Verksamhet och verksamhetsutveckling Redogör för särskilda händelser både positiva och negativa i verksamheterna. På Björntorp och Sjötången har Multikultifestival anordnats. Det serverades mat från Eritrea, Filippinerna, Chile, Danmark, Finland och Sverige. För att stärka en meningsfull vardag i särskilt boende har en Djurklappardag genomförts med hästar och hundar på besök. Två rapporter enligt Lex Sarah har inkommit och utredning pågår. På Campus Nyköping anordnas yrkeshögskoleutbildning specialistundersköterka demens där förvaltningen deltar i styrgruppsarbetet. Sista ansökningsdatum till utbildningen är 4 maj. Bemötandeutbildning för äldreomsorgens personal har genomförts, 90 personer deltog. Ytterligare tillfällen genomförs i april. Inom hela USO pågår utbildning i lågaffektivt bemötande för att ge medarbetare en tryggare yrkesroll samt ett bättre bemötande mot brukare. Är även en satsning för minskad sjukfrånvaro. Utbildning Våld i nära relation påbörjat inom hela förvaltningen. Finansieras med stadsbidrag. 5

Volymer i förhållande till budget som är viktiga i förhållande till verksamheten och ekonomi Det saknas en del statistik för mars på grund av ledigheter i samband med påsk. Hemtjänst Antal brukare Antal brukare 2017 2018 Januari 265 274 Februari 259 276 Mars 263 277 April 258 Maj 250 Juni 248 Juli 246 Augusti 260 September 257 Oktober 263 November 272 December 276 Antalet brukare ökar år från år vilket följer den demografiska utvecklingen. I mars 2018 var antalet brukare 277. I mars 2017 var antalet brukare 263. Detta innebär en ökning mellan åren med 14 brukare jämfört med samma period föregående år, vilket motsvarar 5,3 %. Utförda timmar Antal utförda timmar 2017 2018 Januari 7 203 8 719 Februari 6 546 7 240 Mars 7 095 8 058 Summa 20 844 24 017 Ökat antal brukare och behov ger ökat antal utförda timmar. Ökningen perioden januari-mars mellan åren 2017 och 2018 är 3173 timmar, vilket motsvarar drygt 15 %. Siffrorna bör tas med viss försiktighet bland annat på grund av förberedelser för övergång till nytt lönesystem. Brukartid Brukartid Brukartid Kringtid Januari 60% 40% Februari 57% 43% Mars 56% 44% 6

Målet är att uppnå 60 % brukartid. Brukartid är den tid som hemtjänstpersonalen är i hemmet hos brukaren och ger stöd med vård- och omsorg. Kringtiden är tid för dokumentation, arbetsplatsträffar och transporttid samt planering med mera. Verksamheten arbetar vidare med att öka brukartiden. Trygghetslarm Antal 2017 2018 Januari 289 360 Februari 299 362 Mars 323 358 April 331 Maj 331 Juni 332 Juli 333 Augusti 341 September 338 Oktober 346 November 345 December 355 Trygghetslarm är ofta den första insatsen som brukaren börjar med. Kö till särskilt boende Antal i kö 2017 2018 Januari 7 10 Februari 8 6 Mars 7 April 5 Maj 6 Juni 6 Juli 8 Augusti 11 September 14 Oktober 12 November 10 December 9 Antal i kö är beräknat per den sista i varje månad. Det har varit ungefär lika många i kö under början av 2018 som under motsvarande period 2017. De individuella behoven för personer som bor på särskilt boende tenderar att alltmer öka. Det är vanligt med behov av utökade personalresurser för att möta upp personernas behov. 7

Korttidsboende Antal belagda dygn 2017 2018 Januari 625 572 Februari 551 553 Summa 1 176 1 125 Det är fortsatt höga volymer på korttidsboende under 2018 om än något lägre tryck än motsvarande period 2017. Hemsjukvård Antal inskrivna patienter DSK 2018 Januari 132 Februari 129 Statistiken renodlades i flera steg under 2017 så en jämförelse med tidigare år är inte relevant 8

Individ- och familjeomsorg Placeringar av barn och unga Antal placerade barn Antal 2017 2018 Januari 12 10 Februari 12 12 Mars 13 11 April 12 Maj 11 Juni 11 Juli 11 Augusti 14 September 13 Oktober 11 November 9 December 11 Tabellen visar båda intern- och externplacerade barn och unga. Volymerna är i paritet med föregående år. Ensamkommande barn ingår ej. Placeringar vuxna HVB Oliven Antal placerade vuxn Oliven 2017 2018 Januari 4 6 Februari 5 6 Mars 5 7 April 6 Maj 7 Juni 8 Juli 8 Augusti 8 September 8 Oktober 8 November 8 December 8 Missbruksvården visar fortsatt på goda resultat i form utav fortsatt drogfrihet efter behandling. 9

Ekonomiskt bistånd Prognosen visar på ett fortsattt högt utfall. Om utvecklingen fortsätter se likadan ut kommer utfallet att bli 2,2 miljoner överr budgeterade 9,9 miljoner. Vi vet även att antalet flyktingar som lämnar etableringsfasen kommer att handla om dryga 300 personer vilket kommer att påverka utfallet negativt. Vi följer utvecklingen noggrant. Drivhuset och Arbetsplatsintegrerat lärande (APIL) är viktiga komponenterr för att öka sysselsättningen hos målgruppen. 10

Myndighet: Barn och unga, aktualiseringar Inflödet av ärendenn fortsätter att öka påtagligt jämfört med föregående år som då konstaterades hade en hög inströmning. Verksamheten bekräftar att arbetssituationen upplevs ansträngd. Verksamheten har fortfarande vakanta handläggartjänster och rekrytering pågår. Rekryteringsläget är fortsatt svårt då personer med socionomutbildning och erfarenhet av arbete med barn och unga är ytterst svårrekryterade. 11

Myndighet: Vuxen, aktualiseringar Diagramet visar inflödet av antal ärendenn som aktualiserats på vuxenenheten. Antalet aktualiseringar är fortsatt lägre jämfört med föregående år. Pågående projekt syfte med projekt, tidsplan och budget Arbetsplatsintegrerat lärande (APIL) fortlöper. Av de åtta deltagarna har flera sökt sommarjobb inom verksamheterna och kommer erbjudas arbete. Sommarkollo I samverkan med Trosa kommun kommer Sommarkollo anordnas för barnn med särskilda behov inom LSS. Under sommaren kommer det anordnas två veckor medd övernattning. Aktiviteten anordnas inom befintlig budget. Redogör för arbetet med verksamhetsutveckling planerade,, pågående och avslutade Finskt förvaltningsområde Oxelösund ingår sedan februari 2015 i det finska förvaltningsområdet. Det t innebär attt den sverigefinska minoriteten har rätt att få kommunal service som äldreomsorg på finska. I Oxelösund har ca 15 % av invånarna finsk bakgrund. En kommun i ett förvaltningsområde ska erbjuda den som begär det möjlighett att få hela eller delar av a den service och omvårdnad som erbjuds inom ramen för äldreomsorgen av personal som behärskar finska, f meänkieli respektive samiska.. 12

Förvaltningen kommer rikta finskspråkiga brukare med demens till en specifik avdelning med finsk profil på ett särskilt boende samt ha ett hemtjänstteam med finskspråkig personal som riktar sig till finsktalande brukare med demens. Finsk profil på en avdelning kan betyda flera saker. Det läggs stor vikt på kommunikation genom att rekrytera eller utbilda personal som kan kommunicera både på svenska och på finska. Därutöver kan det förekomma vissa kulturella inslag som finsk mat och musik. Olika finska traditioner och högtider kommer också att uppmärksammas. För de sverigefinska boende innebär profilen att det finska språket och kulturen återigen blir en del av deras vardag såsom det eventuellt var innan de flyttade till äldreboendet. Det är vanligt att svenskkunskaperna försvinner vid demenssjukdom och då blir det en trygghet med personal som kan finska. För de andra boende innebär förändringen att de får tillgång till flera kulturer som förhoppningsvis får en positiv effekt för gemenskapen. Under perioden januari till mars går medarbetare som arbetar på de utvalda ställena en finsk språkkurs för att lära sig enklare ord på finska samt användande av bilder och ordlistor. Verksamheten har inga avsatta medel för verksamhetsutveckling gällande att uppnå aktivitetsplanen för finskt förvaltningsområde. Välfärdsteknik En rapport med statusuppdatering om arbetet med välfärdsteknik och med förslag på plan för införande redovisades i nämnden i mars. Efter det har fokus har legat på att utreda vilka behov som finns i verksamheten samt ta fram ett underlag för det fortsatta arbetet med välfärdsteknik. I detta arbeta har det även ingått en del omvärldsspaningar där vi bland annat har tittat på vad Eskilstuna kommun har gjort inom detta område. Verksamheten arbetar vidare med: Trygghetskameror Robotisering av biståndsprocesser Mobil dokumentation för utförarna Utökade möjligheter till att hålla och delta i videokonferenser Viva nytt verksamhetssystem. Planen för det nya verksamhetssystemet är att försörjningsstöd och Drivhuset kommer börja arbeta i systemet i maj. Det innebär att mycket av arbetet så här långt har varit fokuserat på att ställa in systemet efter de behov som finns i dessa verksamheter. Många av inställningarna som behöver göras i systemet är dock gemensamma för alla verksamheter vilket innebär att det kommer vara mindre arbete med att ställa in de övriga verksamheterna. Arbetet har genomförts tillsammans med konsultsstöd och det har även genomförts en första utbildningsdag med verksamheten och ytterligare en dag är planerad i maj. 13

PERSPEKTIV Medarbetare Sjukfrånvaro jan mars 2017 jan mars 2018 VOF Totalt 12,3% 9,5% Sjukfrånvaron under inledningen av 2018 är lägre än för motsvarande period 2017. Samtliga verksamheter arbetar utifrån kommunens rutin vid sjukfrånvaro. De verksamheter som har en högre frånvaro genomför riskbedömningar och kartlägger behov av åtgärder. Osäkerhet råder kring sjukfrånvarostatistiken. Perioden jan-feb visade i systemet en sjukfrånvaro på 9,7% vilket visade sig senare vara 10,6%. Planering pågår kring det centrala stödet med rehabilitering för att fortsätta arbetet med att sänka sjukfrånvaron. Särskilda händelser Förvaltningens demenssjuksköterska är färdig Silviasjuksköterska med en magister examen. Inom äldreomsorgens verksamheter har man riggat en vaktmästarverksamhet som även stärkts upp med extratjänster. Rekryteringssituationen Förvaltningen har allt svårare att attrahera utbildade undersköterskor till hemtjänsten, socialsekreterare, handläggare, enhetschefer och legitimerad personal. Arbete med kompetensförsörjningsplan har inletts. Kartläggning ska genomföras för att få fram fokusområden för att bl. a rekrytera och attrahera medarbetare. Ett viktigt arbete med praktiksamordning pågår för att möjligöra arbetsplatsförlagd utbildning för att kunna säkra nuvarande och framtida behov. Praktikplatser för personer som står utanför arbetsmarknaden är också ett prioriterat område. 14

Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr 2018-04-11 VON.2018.33 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Vård- och omsorgsförvaltningen Mattias Lidström Vård- och omsorgsnämnden Konsekvensbeskrivning 2019 1. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämndens beslut Godkänna beskrivningen av konsekvenser av föreslagen ram 2019 2021 och överlämna dokumentet till mål- och budgetberedningen. 2. Sammanfattning Nämnden har sedan några år ett strukturellt underskott som kommer hänga med in i perioden 2019-2021 om nämnden inte tillförs ytterligare resurser. Underskottet från 2018 på 9,9 mkr kommer att visa sig som en underbalans i 2019 års interbudget, vilket ger en klar bild av nämndens reella förmåga att bedriva verksamhet i framtiden. Nämnden kommer under 2019 ha ökade kostnader på grund av höjning av omsorgsprisindex (OPI), inflation och riksnormen för försörjningsstöd med 897 tkr Redovisningen innehåller även beskrivning av vilka delar som behöver utvecklas, vilka lokalbehov som finns samt vilka möjliga satsningar som kan medföra en minskad kostnad för kommunen. Beslutsunderlag Konsekvensbeskrivning 2019-2021 Päivi Pannula Förvaltningschef Mattias Lidström utvecklingsstrateg Beslut till: Mål- och budgetberedningen (för åtgärd) Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se

Vård- och omsorgsnämndens konsekvensbeskrivning 2019-2021

Vård- och omsorgsnämndens konsekvensbeskrivning av preliminära ekonomiska ramar och mål 2019-2021 Vård och omsorgsnämnden Preliminär ram (TKR) 2019 2020 2021 269 024 279 494 279 494 I de ekonomiska antaganden 2019-2021 som är med som bilaga till konsekvensbeskrivningen begär man in: I nämndernas konsekvensbeskrivningar skall eventuell inflation tydligöras i siffror och vad inflationsantagandet grundar sig på skall vara tydligt beskrivet. Kommuner och landsting samt företag som är verksamma inom den kommunala sektorn använder prisindex i olika sammanhang. Det handlar om budgetering, planering och upphandling. Omsorgsprisindex, OPI ska användas vid upphandling av verksamhet. Det är bättre anpassat för vård och omsorg än det gamla AKI. OPI var 2017 2,7 % och för 2018 är den 2,6 %. (Källa: SKL). Inflationstakten, det vill säga förändringen i konsumentprisindex, KPI under de senaste 12 månaderna, var 1,7 procent i december 2017. Det är en ökning från november då den var 1,4 procent. (Källa:SCB) I riksnormen för försörjningsstöd 2018 har normens samtliga poster räknats upp med 1,6 procent jämfört med riksnormen 2017. Därutöver har beloppen för barns personliga kostnader höjts med 200 kronor för alla åldersgrupper (Källa: Socialstyrelsen). Detta medför att nämnden befarar följande ökade kostnader under 2018: Kostnader för köp av verksamhet: Placeringar Barn och unga samt vuxna inom IFO Kostnad 2017: 10 336 tkr*2,6% Ekonomisk bistånd Kostnad 2017: 11 641 tkr*1,6% Alkoholtillstånd Kostnad 2017: 240 tkr *2,6% LSS gruppbostad Kostnad 2017: 7959 tkr *2,6% 270 tkr 186 tkr 6 tkr 207 tkr Övriga kostnader: Tillfälligt inhyrd personal, IFO 2

Kostnad 2017: 4851*2,6% Verksamhetssystem Kostnad 2017: 1188*1,7% Hjälpmedel Kostnad 2017: 3864*1,7% Företagshälsovård Kostnad 2017: 299 tkr *1,7% Bilkostnader (Drivmedel, korttidshyra, fordonsskatt, försäkringar) Kostnad 2017: 672*1,7% 126 tkr 20 tkr 66 tkr 5 tkr 11 tkr Summa ökade kostnader på grund av höjning av OPI, inflation och riksnormen för försörjningsstöd 897 tkr 1 Verksamhet och måluppfyllelse (max fyra sidor) 1.1 Vilken verksamhet kan nämnden bedriva 2019-2021 utifrån preliminär ram? MBB vill ha en realistisk bild av hur nämnden ser på sin verksamhet under perioden 2019-21 Nämndens huvudsakliga verksamheter regleras i stor utsträckning av lagar som kan innebära kostnader i form av viten om de inte efterlevs. Nämnden är således ansvarig för äldreomsorg, funktionshinderområdet, viss sjukvård, socialtjänst, vård och behandling, tillståndsgivning mm. Inom ramen för nämndens ansvar faller även kommunens yttersta ansvar för människor som befinner sig i Oxelösund och som har hamnat i ett hjälpbehov. Därutöver åvilar det nämnden att bedriva förebyggande arbete inom olika områden, stödja personer till egen försörjning samt bedriva uppsökande verksamhet. Nämnden redovisade 2017 en underbalanserad internbudget, vilken uppgick till - 18,7 mkr: Det faktiska resultatet uppgick till 1,1 mkr. En faktor som påverkade den positiva diskrepansen mellan den underbalanserade internbudgeten och det faktiska resultatet 2017 var en tillfällig förstärkning med 6,4 mkr från KS avseende volymökningar inom IFO och LSS. En annan faktor var ett överskott på Integrationsverksamheten med 7,2 mkr. Dessa två faktorer bidrar till att dölja nämndens verkliga strukturella underskott, vilket visade sig i 2018 år underbalanserade internbudget som uppgick till 14,2 mkr. Av denna underbalanserade internbudget 2018 har nämnden beslutat åtgärder med 4,3 mkr. Underskottet på 9,9 mkr kommer att visa sig som en underbalans i 2019 års interbudget, vilket ger en klar bild av nämndens reella fömåga att bedriva verksamhet i framtiden. Den underbalanserade budgeten visade sig första gången 2016 när nämnden budgeterade vikariekostnader. Innan 2016 var dessa vikariekostnader ej budgeterade, vilket resulterade i att nämndens verksamheter redan vid årets början redovisade negativa prognoser och de årliga resultaten blev också negativa. Nettokostnadsavvikelsen 2015 inom äldreomsorgen uppgick till - 2,8 %, samt inom IFO till 3,2 %. Trenden inom äldreomsorgen är att nämndens kostnader närmar sig referenskostnaden, med andra ord är kostnaderna inte så mycket högre i förhållande till den kostnad för service som medborgarna i Oxelösund har att förvänta sig. Referenskostnaden bygger på nettokostnaden för äldreomsorg i riket, åldersstruktur (andel 65-79 år, 80-89 år och 90+ år i kommunen), civilstånd, ohälsa, andel födda utanför Norden, restider i hemtjänsten samt merkostnader för institutionsboende i glesbygd. Därutöver tillkommer del av standardkostnaderna från delmodellerna löner, 3

bebyggelsestruktur och befolkningsutveckling. Positiva värden indikerar högre kostnadsläge än statistiskt förväntat och negativa värden ett lägre kostnadsläge än statistiskt förväntat. (Källa: SKL). Ur detta perspektiv är det rimligt att nämndens demografitillskott bör utgå från SKL:s ovan nämnda parametrar. Idag ersätts nämnden endast för personer över 80 år vid ett visst datum. En realistisk bild inom äldreomsorg är att volymerna kommer fortsätta att öka. Det är svårare att göra en bedömning inom IFO och LSS. Detta beror på att dessa fluktuerande volymer ej har att göra med demografiförändringar. Självkostnaden beror på (fasta kostnader/normal volym)+(rörlig kostnad/verklig volym) och är därmed svår att förutse. Samtidigt som allt fler äldre är friska allt längre är det allt fler äldre som lever med kroniska sjukdomar och har komplexa vårdbehov. I Oxelösund har en hög andel av brukarna behov av hemsjukvård jämfört med andra kommuner. I och med att befolkningen blir äldre ökar också sjukligheten och fler tenderar att vara multisjuka vilket innebär flera diagnoser och mer avancerat stöd så som exempelvis påsdialys, intravenös antibiotika och såromläggningar. Detta kräver hälso- och sjukvårdsinsatser samt stöd med personlig omvårdnad och kognitivt stöd. Detta medför att det ställs allt högre krav på personalens kompetens och medför ökade kostnader. En annan realistisk bild är att nämnden har höga sjuktal samt svårighet med personalförsörjning inom många yrkesgrupper. Antal barn i kommunen kommer enligt SCB att stadigt öka fram till år 2025. En ökning med drygt 10 % fram till 2021 kommer att belasta socialtjänstens barn- och ungdomsvård i motsvarande grad samt LSS, se diagram sidan fem. 1.2 Ange vilka uppdrag om verksamhetsutveckling/verksamheter som nämnden kommer att ge eller förvaltningen budgeterar ska ske avseende ständiga förbättringar, processutveckling eller innovationer under budget 2019-21 Förebyggande/ proaktivt arbete Förebygga behov av insatser genom riskbedömningar i kombination av tidiga insatser, träning och hjälpmedel. Utöka antalet jobbcoacher för att matcha arbetslösa till sysselsättning och egenförsörjning. Årskostnad för en jobbcoach: 500 tkr Rehabiliterande arbete Rehabilitera brukarnas funktioner för ökad självständighet, genom fortsatt arbete med Trygg hemgång. Årskostnad för tre tjänster inom Trygg hemgång: 930 tkr, finansieras med bidrag från socialstyrelsen, vilket upphör 2018. Välfärdsteknik För att möta de demografiska utmaningarna kan välfärdsteknik vara ett stöd och frigöra resurser. Välfärdsteknik ska bidra till ökad delaktighet, självständighet, aktivitet och trygghet för alla individer, oavsett funktionsförmåga, ålder eller kön. Digital teknik skapar nya möjligheter för individer att vara delaktiga i samhället med förbättrade levnadsvillkor. 4

Nämnden har preliminärt 1 000 tkr i investeringsmedel för välfärdsteknik per år 2019-2020. En stor del av kostnaderna för välfärdsteknik är dock driftkostnader. Kompetensförsörjning Kommunen är en attraktiv arbetsgivare är en viktig förutsättning. Avlasta socialsekreterare från administrativa rutingöromål och öka möjligheten till handledning genom att anställa förste socialsekreterare och förste behandlare. Kompetensförsörjning med satsning på specialistutbildningar och högre nivå än basutbildning för ökat stöd i verksamhetsutveckling. Satsningen bör inkludera studier på arbetstid för att möjliggöra utvecklingen. 1.3 Vilken måluppfyllelse ger den verksamhet som kan bedrivas utifrån preliminär ram? Mål enligt budget 2018 gäller till annat meddelas. Nedan redovisas nämndens mål och bedömda målvärde. Inget målvärde för 2021 har tagits fram. Nämndens mål Trygg och effektiv planering vid utskrivning från slutenvård, mäts genom antal dagar från utskrivningsklar till hemgång Oxelösundarna lever ett självständigt liv, fritt från missbruk, mäts genom andel vuxna med missbruksproblem som inte kommit tillbaka inom ett år efter avslutad utredning/insats (Kolada U35409) Andelen brukare som är ganska eller mycket nöjda med sitt särskilda boende ska öka Andelen brukare som är ganska eller mycket nöjda med sin hemtjänst ska öka Antal personer (personal) en brukare med hemtjänst möter under 14 dagar ska minska Sjukfrånvaro hos medarbetarna ska minska Andelen nyanlända som har egen försörjning inom etableringsperioden ska år 2018 vara minst 50 %. Ingångsvärde Målvärde 2018 Målvärde 2019 Målvärde 2020 1,5 <3,0 <3,0 <3,0 71 % 90 % 90 % 90 % 73 % 90 % 90 % 90 % 80 % 90 % 90 % 90 % 11 < < < 11,3 % < < < 72 % 50 % 50 % 50 % 5

1.4 Beskriv i matrisen (expanderbar) vilka effekterna blir av detta för medborgare/ brukare och medarbetare på kort och lång sikt. Medborgare/ brukare Andelen brukare som är ganska eller mycket nöjda med sitt särskilda boende/hemtjänst ska öka Effekter på kort sikt (2019-2021) Nöjda medborgare innebär positiva folkhälsoeffekter Effekter på lång sikt (fram mot 2030) Nöjda medborgare innebär positiva folkhälsoeffekter Personalkontinuitet hemtjänst, antal olika personal på 14 dagar Medarbetare Minska sjukfrånvaro öka frisknärvaro Vid förbättrad kontinuitet ökat förtroende och ökad nöjdhet Minskad sjukfrånvaro ger mindre stress och bättre arbetsmiljö både chefer och medarbetare som ger ökad kvalitet och minskade personalkostnader Nöjda medborgare innebär positiva folkhälsoeffekter Ökad kontinuitet i brukarmöten samt personalförsörjning 1.5 Ange nämndens uppskattning av tillkommande eller avgående lokalbehov utifrån lokalutnyttjande enligt hyresavtal (exkl. MSN) 2017-12-31 samt behov av verksamhetsförändring i nuvarande hyrt lokalbestånd. Till lokalbestånd räknas även de faciliteter som finns i anslutning till byggnaden som nyttjas av verksamheten såsom lekplats, uteträdgård m.m. Under denna rubrik har nämnden även kompletterat med volymökningar och framtida behov utifrån det. Lokalförsörjningsplan med en tydlig process saknas vilket försvårar prognostisering. Sjötångens särskilda boende ska enligt Kustbostäder genomgå förbättringsarbete avseende värme- och ventilation vilket innebär att huset delvis behöver utrymmas och omfördelas under en period. Ersättningslokaler och tidsplan oklart i dagsläget. Antalet äldre i kommunen kommer att stadigt öka fram till ca 2030. Förväntade konsekvenser är en ökad efterfrågan av vård- och omsorg samt boendelösningar. Hemtjänsten kommer att behöva nya och utökade lokaler- uppskattningsvis en arbetsgrupp till per år som kräver en ny lokal vartannat år Lokalkostnad inkl städning per år skattas till 200 tkr. Inventarier (investering) skattas till 50 tkr. Behovet av fler lägenheter för särskilt boende för äldre prognosticeras till 22 lägenheter redan under perioden 2019-2021 utifrån den demografiska utvecklingen. Ytterligare lika många platser kommer att behövas fram till 2026. 6

Fler LSS-boenden kommer att behövas utifrån den kartläggning som genomförts. Prognos och antagande framåt inom LSS 2019-2021 är att kommunen behöver utöka antalet platser i form av en servicebostad med 6-10 platser samt en gruppbostad med 6 platser. 1.6 Ange satsning inom nämndens verksamhetsområde som om den genomförs leder till minskad kostnad inom en femårsperiod för nämndens egen verksamhet eller för annan nämnds verksamhet. Ange satsning, verksamhet, ekonomisk omfattning på satsning, verksamhet som kommer att få minskad kostnad med anledning av satsningen samt storlek på framtida minskad kostnad. Det är mycket svårt att beräkna storleken på framtida minskade kostnader på så långsiktiga satsningar så inga sådana beräkningar finns med nedan. Arbetssättet Trygg Hemgång fortskrider. Årskostnad för tre medarbetare. Trygg hemgång: 930 tkr, finansieras med bidrag från socialstyrelsen, vilket upphör 2018. Förstärkt ledarskap med fler chefer inom äldreomsorgen/alla verksamheter. Max antal anställda 20 per chef. Årskostnad för en EC: 650 tkr Förändrat förhållningssätt inom äldreomsorg; förebygga och rehabilitera brukarnas funktioner för ökad självständighet genom ett vardagsrehabiliterande arbetssätt. Utöka antalet jobbcoacher för att matcha personer ut till arbete och egenförsörjning. Växla handläggare till jobbcoacher samt nyanställa. Årskostnad för en jobbcoach 500 tkr. Satsningar inom digitalisering är helt nödvändiga men kommer troligen att under infasningsperioden innebära fördyrande kostnader och därefter en ökad driftskostnad men även minskade kostnader på sikt med en mer effektiv och säker verksamhet. Nämndens kommentarer, synpunkter 2.1 Nämndens kommentarer utifrån de delar i omvärldsanalys och aktuella omvärldsförändringar och genomlysningsrapport som berör nämndens verksamhet Genomlyssningsrapport Genomlyssningsrapporten fokuserar till stor del på nettokostnadsavvikelsen för olika verksamheter i Oxelösund. I nettokostnaden ingår alla kostnader för äldreomsorgen inklusive kostnaden för lokaler. Förvaltningen har jämfört äldreomsorgens lokalkostnader med motsvarande kostnad i andra kommuner. Kostnad lokaler exkl. externa lokalintäkter äldreomsorg, kr/inv 65+ (Värde) 7

2 784 kr 3 544 kr 2 307 kr 2 989 kr Äldreomsorgen i Oxelösund ser ut att ha höga kostnader för lokaler oavsett om det jämförs med allaa kommuner, liknande kommunerr äldreomsorg eller Södermanlands kommuner. 2016 hade Oxelösund 3 281 invånare som var r 65+ enligt SCB:s befolkningsprognos per november 2017. Om äldreomsorgen hade haft samma lokalkostnader somm liknande kommunerr äldreomsorg så hade lokalkostnaderna varit 4 059 tkr lägre vilket nästan motsvarar hela nettokostnadsavvikelsen på 4 196 tkr. Nämnden anser att det är ä viktigt att det sker en ordentlig genomgång av varför lokalkostnaderna för äldreomsorgen i Oxelösund är så höga enligt statistik i Kolada. Kommunens kostnader för ekonomiskt bistånd har ökat totalt sett. Främsta orsaken är antalet inflyttande nyanlända vars andel avv biståndet har vuxit samtidigt som övriga har minskat. Se nedan tabell (utbetalt ekonomiskt bistånd). b Under 2018 kommer drygt 3000 nyanländaa lämna etableringsfasen vilket ytterligare kommer att öka trycket på ekonomiskt bistånd. Omvärldsanalys Nämnden instämmer i omvärldsanalysens slutsatser att det behövs mer resurser för att möta en allt större andel äldre i befolkningen och därmed även ett stigande antalet persone med demens. Digitala lösningar i form av välfärdsteknik kan bidra tilll att skapa en effektivare äldreomsorg och samtidigt höja livskvaliteten för kommunens äldre. ä 8

Lagar och regler Utöver de förslag som beskrivits i omvärldsanalysen och som förväntas påverka nämndens ansvarsområde inom de närmaste åren kan följande tilläggas. Regeringen har lagt en proposition där det föreslås att det ska bli enklare för kommunerna att erbjuda hemtjänst till äldre personer. Syftet med förslaget är att ge de kommuner som så önskar möjlighet att bevilja äldre kvinnor och män insatser inom äldreomsorg på ett enklare sätt och med större utrymme. för delaktighet och självbestämmande. Den nya bestämmelsen beräknas träda i kraft 1 juli 2018. Utöver detta så har regeringen beslutat att socialtjänstlagen ska ses över, Dir 2017:39, översynen ska vara klar 1 december 2018. 2.2 Nämndens synpunkter på preliminära mål (mål enligt budget 2018). Vid revidering av dessa mål återkommer vi. Sammanställning av nämndens synpunkter på fullmäktigemålen. Endast förslag på ändringar eller kompletteringar har tagits upp och med kursivering. Trygg och säker uppväxt Andelen barn och elever i förskola som känner sig trygga och mår bra ska öka Ökade fritidsaktiviteter för en meningsfull fritid God folkhälsa Andelen kommuninvånare som är föreningsaktiva ska öka Trygg och värdig ålderdom Antal personer(personal) en brukare möter under 14 dagar ska bibehållas Attraktiv bostadsort Andelen som har tillgång till infrastruktur som möjliggör nyttjande av modern teknik ska öka Övrig kommentar: Målens utformning på detaljnivå mellan fullmäktige och nämnderna behöver förtydligas. 2.3. Nämnden ska ange vilka effekter ett ökat bostadsbyggande och därmed ökande befolkning kan ge. I förslag på Översiktsplan 2030 nämns att kommunens bostadsbistånd bör bestå av en blandad karaktär av bostäder för att tillmötesgå behoven. Vid planering av nya områden kan kommunen även möjliggöra en generationsmässig boendeväxling. I preliminärt förslag till MEX-BUDGET 2019-2020 (bilaga till anvisningar för konsekvensbeskrivning) nämns olika objekt som är intressanta att eventuellt utveckla till bostäder. prel.mex-budget 2019 2020 2021 Stenvikshöjden 0 60 50 Villabacken 0 0 60 Ramdalshöjden (Barken 2) 0 10 8 Inskogen Västra 0 3 15 Inskogen Södra 5 5 5 D-skolan 5 5 5 9

Norra sidan av Sjögatan 0 0 17 Fritidshus/avstycka 4 1 1 Hagtornsvägen 5 5 5 Antal bostäder: 19 89 166 Det är ett preliminärt förslag och osäkerheten om vilka bostäder som byggs är stor utifrån detaljplaner, saneringsarbeten och byggherrarnas beslut om byggnation. Effekterna för verksamheten är svårbedömd. Oxelösunds kommun består av 97 procent tätort och verksamheterna inom nämndens område påverkas inte så stort av vart man bygger i kommunen utan behoven är de samma. 10

Statistikbilaga Prognos barn och unga 0 19 år 2800 2700 2600 2500 2400 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 Prognos hemtjänst och särskilt boende 2019 2020 2021 2026 Hemtjänst 300 306 312 350 Säbo 152 156 158 177 Utöver en strikt beräkning utifrån förväntad befolkningsökning finns faktorer som i viss mån också kan påverkar vilket det faktiska utfallet av platsbehov blir. In- och utflyttning i kommunen Folkhälsa och individuell hälsa Tillgång till eventuella alternativa boendelösningar Socioekonomiska faktorer Omsättningshastighet på platser Lagändringar, riktlinjer och allmänna råd samt domar som påverkar rätten till särskilt boende Individuella val gällande att bo kvar i eget boende eller inte Välfärdsteknik 11

Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr 2018-04-11 VON.2018.8 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Vård- och omsorgsförvaltningen Lars Ask 0155-384 43 Vård- och omsorgsnämnden Yttrande över revisionsrapport - Granskning av kommunens personalstrategier 1. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämndens beslut Anta skrivelse daterad 2018-04-10 som yttrande i ärendet. 2. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Oxelösunds kommun genomfört en granskning för att bedöma om de strategier, processer, och rutiner som Oxelösunds kommun använder för att säkerställa kommunens behov av personal/ kompetens är ändamålsenliga. EY:s sammanfattande bedömning är att kommunen i flera delar har ett aktivt arbete för att säkerställa kommunens behov av personal. Det finns fungerande ändamålsenliga rutiner och processer. EY betonar att framtagandet av kompetensförsörjningsplaner inom respektive förvaltning är en central aktivitet och en viktig grund för det fortsatta strategiska arbetet men konstaterar att det saknas en övergripande strategisk plan för kompetensförsörjning. Utifrån granskningens resultat rekommenderas samtliga nämnder följande Utveckla det strategiska arbetet på kommunövergripande nivå, utifrån beslutade planer Säkerställa en delaktighet på samtliga nivåer i organisationen avseende analys och åtgärder för att attrahera, behålla och utveckla medarbetare Vård- och omsorgsförvaltningen har påbörjat arbetet med att ta fram en aktuell kompetensförsörjningsplan vilken beräknas vara färdigställd i juni 2018. Ett strategiskt arbete med kompetensförsörjning bör öka möjligheterna till en förbättrad rekryteringsprocess och attrahera kompetenta medarbetare. Beslutsunderlag Yttrande: Granskning av kommunens personalstrategier Revisionsrapport: Granskning av kommunens personalstrategier Päivi Pannula Lars Ask Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se

Tjänsteskrivelse 2(2) Datum 2018-04-11 VON.2018.8 Förvaltningschef utvecklingsstrateg Beslut till: Revisionerna KF

Yttrande över revisionsrapport - Granskning av kommunens personalstrategier EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Oxelösunds kommun genomfört en granskning för att bedöma om de strategier, processer, och rutiner som Oxelösunds kommun använder säkerställer kommunens behov av personal och kompetens är ändamålsenliga. Revisorerna önskar svar på vilka åtgärder som ska vidtas från Vård-och omsorgnämnden med anledning av rapporten. Enligt kommunens inriktningsdokument för strategisk kompetensförsörjning (beslutad 2015-12-02) ska samtliga förvaltningar ha kompetensförsörjningsplaner. Vård- och omsorgsförvaltningen har 2015 tagit fram dokumentet Modell för kompetensutveckling inom Vård- och omsorgsförvaltningen i Oxelösunds kommun,vilket har antagits av nämnden. Dokumentet innehåller en kartläggning av vilka kompetenser som behövs inom förvaltningen för att kunna upprätthålla en god kvalitet och en rättssäker verksamhet. Här beskrivs både vilken baskompetens som behövs och vilka områden som kräver särskilda kunskaper sk. spetsområden. Dokumentet saknar dock uppgifter om hur verksamheten bäst kan attrahera och rekrytera, utveckla samt behålla medarbetare. Vård- och omsorgsförvaltningen har nu inlett arbetet med att ta fram en ny plan för den framtida kompetensförsörjningen. Denna kommer att innehålla uppgifterna som saknats i det tidigare dokumentet samt beakta granskningsrapportens rekommendationer i övrigt. Den nya kompetensförsörjningsplanen beräknas bli färdigställd under juni 2018.

Oxelösund Revisorerna 2017-12-12 OXELÖSUND KOMMUN 2018-01- 1 0 Till Kommunstyrelsen KS Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden MSN Utbildningsnämnden UN Vård- och omsorgsnämnden VoN Handl.nr Kopia l Diarienr Kommunfullmäktige KF Granskning av kommunens personalstrategier EY har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer genomfört en granskning för att bedöma om de strategier, processer och rutiner som Oxelösunds kommun använder för att trygga att kommunens behov av personal och kompetens är ändamålsenliga. Vi bedömer att kommunen i viss utsträckning bedriver ett aktivt arbete inom området, men att det övergripande strategiska arbetet med kompetensförsörjningen måste stärkas och fa högre prioritet. Förvaltningarna har påbörjat arbetet med sina kompetensförsörjningsplaner, vilka ska ge grunden för de övergripande strategierna. Verksamheterna genomför också aktiviteter utifrån planen för att bli en attraktiv arbetsgivare. Många insatser är dock i sin linda när granskningen genomförs. Kommunfullmäktige har under 2017 två mål inom personalomrédet. Dessa är att medarbetarengagemanget ska öka och sjukfrånvaron minska. Fullmäktige har satt av 2 mkr extra 2017 för att målet för minskad sjukfrånvaro ska uppnås. Under 2017 har riktade insatser genomförts inom personalgrupper, där sjukfrånvaron överstiger nio procent. Flera rutiner och processer fungerar ändamålsenligt. Vissa åtgärder vidtas i verksamheterna för att attrahera och behålla kompetens samt minska sjukfranvaron. Vi har noterat att antalet styrdokument, planer och rutiner är omfattande och därför kan behöva ses över för att bli mer styrande och användbara i verksamheterna. Förvaltningarna behöver också ha större tillgång till statistik, analyser, metoder, systematik och uppföljning för att kunna arbeta effektivare inom sina områden. Vi ifrågasätter det ändamålsenliga i att den kommungemensamma viktiga introduktionen är frivillig att delta i. Vi instämmer i EYs rekommendationer till kommunstyrelsen och övrig nämnder att utveckla, följa upp och utvärdera det strategiska arbetet. Revisorerna önskar svar på vilka åtgärder, som ska vidtas från Kommunstyrelsen, Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, Utbildningsnämnden samt Vård- och omsorgsnämnden med kopia till Kommunfullmäktige före 30 april 2018. För kommunens revisorer Agneta Rönn Ordförande r-1 Thomas Tjäderhane Vice ordförande /J^ÅA/T^^^

Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2017 Oxelösunds kommun Granskning av kommunens personalstrategier

Innehåll 1. Sammanfattning...2 2. Inledning...3 2.1. Bakgrund...3 2.2. Syfte och revisionsfrågor...3 2.3. Avgränsning...4 2.4. Genomförande...4 3. Revisionskriterier...4 3.1. Kommunallagen...4 3.2. Mål och budget 2017-2019...4 3.3. Policy för målstyrning och roller i Oxelösunds kommun...5 3.4. Reglementen...5 4. Granskningsresultat...6 4.1. Mål och strategier för personal- och kompetensförsörjning...6 4.2. Kartläggningar och analyser...10 4.3. Åtgärder för god arbetsmiljö och minskad sjukfrånvaro...13 4.4. Uppföljning...16 5. Sammanfattande bedömning...19 Källförteckning...22 1

1. Sammanfattning EY har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer genomfört en granskning för att bedöma om de strategier, processer och rutiner som Oxelösunds kommun använder för att säkerställa kommunens behov av personal/ kompetens är ändamålsenliga. Vår sammanfattande bedömning är att kommunen i flera delar har ett aktivt arbete, men att det övergripande strategiska arbetet med kompetensförsörjning bör stärkas utifrån de kompetensförsörjningsplaner som är under framtagande samt de aktiviteter som ingår i planen för att bli en attraktiv arbetsgivare. Vår bedömning grundar sig på att kommunen har ett flertal strategier och handlingsplaner som ger riktning för arbetet med kompetensförsörjning och personalfrågor, men att en övergripande strategisk plan för kompetensförsörjning saknas. Inom förvaltningarna är sådana planer under framtagande, vilka ger grunden för ett övergripande arbete. Många insatser är i sin linda när granskningen genomförs. Merparten av arbetet avseende kompetensförsörjning och personalfrågor bedrivs på förvaltningarna, med stöd av personalenheten i olika omfattning. Nämnderna har knutit olika mål till fullmäktiges övergripande mål inom personalområdet. En central aktivitet är framtagandet av kompetensförsörjningsplaner inom respektive förvaltning. Detta arbete har delvis försenats och förväntas integreras i ordinarie planeringsprocess under nästkommande år. För att få avsett genomslag, är det av vikt att detta arbete fullföljs och att det finns en delaktighet från samtliga nämnder. Flera rutiner och processer fungerar ändamålsenligt. Ett flertal åtgärder vidtas i verksamheterna för att attrahera och behålla kompetens samt minska sjukfrånvaro. Under 2017 har riktade insatser genomförts inom personalgrupper där sjukfrånvaron överstiger 9 procent. Utvärdering av insatserna pågår. Utifrån granskningens resultat, ger vi följande rekommendationer: Kommunstyrelsen Utveckla det strategiska arbetet på kommunövergripande nivå, utifrån beslutade kompetensförsörjningsplaner o Säkerställ kommungemensamma former för behovsinventering och analys avseende kompetens o Tillse en ändamålsenlig tillgång till statistik och underlag för analys Säkerställ en ändamålsenlig uppföljning och utvärdering av genomförda strategier och insatser utifrån plan för attraktiv arbetsgivare samt vidtagna åtgärder för att minska sjukfrånvaron Samtliga nämnder Utveckla det strategiska arbetet med kompetensförsörjning, utifrån beslutade planer Säkerställ en delaktighet på samtliga nivåer i organisationen avseende analys och åtgärder för att attrahera, behålla och utveckla medarbetare 2

2. Inledning 2.1. Bakgrund Hållbar utveckling är ett av kommunens mål, medarbetarengagemanget ska öka bland kommunens anställda och sjukfrånvaron ska minska. Detta är relaterat till kommunens möjligheter att attrahera och behålla personal, men dessa möjligheter påverkas även av en rad andra faktorer. En väl utarbetad rekryteringsstrategi, goda arbetsvillkor och effektiv arbetsfördelning utgör tre grundkomponenter. För att stärka kommunens möjligheter att rekrytera och behålla personal är nämndernas arbete för att också säkerställa en god arbetsmiljö betydelsefullt. Kompetensförsörjningen är avgörande för kommunens förmåga att utföra sitt uppdrag. I Sverige råder inom både landstings och kommuners verksamhet svårigheter att bemanna verksamheterna med personal som har adekvat utbildning och med olika lång erfarenhet av yrket. Exempelvis inom socialtjänsten bemannas ofta myndighetsutövande verksamheter med nyutbildad och oerfaren personal. Liknande problem finns i flera andra verksamheter som teknisk verksamhet och skola. Detta gäller även Oxelösunds kommun. I en granskning som revisorerna genomförde 2014 identifierades ett behov av att stärka kommunens strategiska arbete med kompetensförsörjning. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att analysera och bedöma om de strategier, processer och rutiner som Oxelösunds kommun använder för att säkerställa kommunens behov av personal/ kompetens är ändamålsenliga. För att uppnå syftet med granskningen besvaras följande delfrågor: Vilka mål finns för kommunens personal- och kompetensförsörjning? Vilka strategier har valts och hur följer man upp utfallet av aktiviteter och åtgärder kopplade till målen? - Finns strategier för att säkerställa personalens delaktighet i nämndens uppdrag och verksamhet för att skapa en god arbetsmiljö samt attraktiv arbetsplats? Finns aktuella kartläggningar, analyser och planer som stöd för att uppnå en god arbetsmiljö? - Analyser av sjukfrånvaro - Analyser av personalomsättning - Analyser av arbetsmiljöarbetet - Analyser av medarbetares uppfattningar Vilka åtgärder finns inom kommunen för att motverka en alltför hög personalomsättning och sjukskrivningar? - Vad görs för att skapa en optimal arbetsfördelning och på så vis utnyttja existerande personal? - Säkerställs att nyanställda får en relevant introduktion i kommunen och i arbetsuppgifterna? - Hur ser tillgång och samarbete ut med företagshälsovård? Finns det en tydlig ansvarsfördelning mellan styrelse och nämnder? Vad görs i övrigt för att vara en attraktiv arbetsgivare? 3

2.3. Avgränsning Granskningen omfattar kommunstyrelsen, utbildningsnämndens, miljö- och samhällsbyggnadsnämndens och vård- och omsorgsnämndens ansvar. 2.4. Genomförande Granskningen har genomförts genom dokumentstudier samt intervjuer (se källförteckning). Dokument i form av styrdokument, verksamhetsplaner, delårs- och årsrapporter och personalstatistik har granskats. Samtliga intervjuade har beretts möjlighet att faktagranska rapporten, för att säkerställa att den bygger på korrekta fakta och uttalanden. Slutsatserna och bedömningarna ansvarar EY för. 3. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterier kan hämtas från lagar och förarbeten, föreskrifter och interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. Revisionskriterier kan även utgöras av vedertagen praxis eller etablerad kunskap inom området. Nedan beskrivs de revisionskriterier som ligger till grund för slutsatser och rekommendationer i granskningen. 3.1. Kommunallagen Av 6 kap. 1 framgår att kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter. Styrelsen ska även ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Av 6 kap. 7 framgår att nämnderna ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 3.2. Mål och budget 2017-2019 I Mål och budget 2017-2019 finns ett övergripande mål om hållbarhet. Här framgår att Oxelösunds kommun ska ta ansvar för att långsiktigt säkra resurser för framtiden och för kommande generationer. Det innebär bland annat att kommunens ekonomi är stabil och att kommunen är en attraktiv arbetsgivare. Fullmäktige har satt upp två mål inom personalområdet: Medarbetarengagemanget bland kommunens anställda ska öka Sjukfrånvaron hos kommunanställda ska minska 4

3.3. Policy för målstyrning och roller i Oxelösunds kommun Policyn för målstyrning och roller fastställdes av kommunfullmäktige 2012 och reviderades 2013. Policyn beskriver roller och ansvar samt kommunens syn på decentralisering och på samverkan mellan arbetsgivare och fackliga organisationer. Här tydliggörs de förtroendevaldas ansvar att se helheten och behov av politisk samordning, formulera och besluta om målen, sätta ekonomiska ramar, omprioritera vid behov, sätta sig in i, följa upp och låta utvärdera verksamheten och föra dialog med tjänstemannaorganisationen. Tjänstemännen ska verka för att uppnå mål och verkställa de politiska beslut som fattas, löpande följa upp, utvärdera och utveckla verksamheten, kontinuerligt kommunicera resultaten till den politiska ledningen samt skapa en positiv bild av kommunen och de kommunala verksamheterna. Vidare framgår att största möjliga ansvar och befogenheter ska förläggas så långt ut i organisationen som möjligt där de tilldelade resurserna ska fritt få användas inom ramen för fastställd budget och mål. Det framgår att policyns efterlevnad ska följas upp kontinuerligt och en årlig utvärdering ska ske på nämnds- och kommunstyrelsenivå. Kommunstyrelsen ansvarar för att en redogörelse av utvärderingen årligen lämnas till kommunfullmäktige. Policyn följdes upp i slutet av 2016. 3.4. Reglementen Av huvudreglemente för Oxelösunds kommuns kommunstyrelse och nämnder framgår att nämnderna ansvarar för arbetsmiljöuppgifter samt fördelningen av dessa inom respektive verksamhetsområde. Av reglemente för kommunstyrelsen framgår att kommunstyrelsens ledningsfunktion omfattar kommunens personalpolitik, samt övergripande personalpolitik för bolagskoncernen. Vidare framgår att kommunstyrelsen bland annat ska ansvara för strategisk personal- och kompetensförsörjning samt policyfrågor. 5

4. Granskningsresultat I årsredovisningen 2016 lyfts kompetensförsörjningen som en kritisk fråga för kommunen såväl som för hela den offentliga sektorn. Inom Oxelösunds kommun märks bristen framförallt bland erfarna socialsekreterare, förskolelärare och vissa lärarkategorier. En grupp där bristen blir alltmer påtaglig är undersköterskor, som tidigare inte varit en svårrekryterad grupp. Här konstateras att det behövs ett strategiskt långsiktigt arbete samt aktiviteter för att möta framtidens utmaningar att täcka kompetensbehoven. Under 2016 påbörjades arbetet med att ta fram kompetensförsörjningsplaner för de olika förvaltningarna. Det framgår att dessa ska resultera i handlingsplaner på förvaltningsnivå och aggregeras till en övergripande plan. Vidare framgår att kommunens nivå av sjukfrånvaro under flera år legat oroväckande högt och har fortsatt att stiga under 2016. Generellt i kommunen är kvinnor sjukskrivna i större utsträckning än män. Sjukskrivningstalen beskrivs som en del av ett större genusmönster som finns i kommunen. I verksamheterna märks sjukfrånvaron tydligast inom de stora förvaltningarna. Åtgärder att komma tillrätta med de höga sjukskrivningstalen har under 2016 gjorts med till exempel Plan för ökad hälsa och minskad sjukfrånvaro. Det lyfts i årsredovisningen att de insatser som gjorts har inte har haft önskad effekt, eller så kraftfull effekt som krävs. Det betonas att en större effektivitet i arbetet behövs. 4.1. Mål och strategier för personal- och kompetensförsörjning Kommunfullmäktige antog 2012 en ny vision för Oxelösunds kommun. Visionen omfattar tre områden: Mod, stolthet och öppenhet Hav, skärgård och närhet Omvärld, tillväxt och utveckling Inom det sistnämnda området betonas att tillsammans med andra bygger vi goda utbildningsvägar för att främja lärande, kompetens och möjlighet till utveckling för både invånare och samhället som helhet. I Oxelösund kan alla växa. 4.1.1. Mål och mått avseende medarbetarengagemang och sjukfrånvaro I mål och budget 2017-2019 har två mål fastställts inom området hållbarhet, som berör personal- och kompetensförsörjning: dels att medarbetarengagemanget bland kommunens anställda ska öka och dels att sjukfrånvaron hos kommunanställda ska minska. Inga specifika målvärden är knutna till målen. Här betonas att rekryteringen och kompetensutvecklingen inom kommunkoncernen ska bygga på verksamhetens behov, stämma överens med de långsiktiga målen samt vara av hög kvalitet med struktur och god framförhållning. Samtliga medarbetare ska ges möjlighet att utvecklas i arbetet, stimulera rörlighet för att ta tillvara på erfarenheter och kunskaper samt kompetensutveckling utanför arbetet uppmuntras. 1 Inga riktade uppdrag ges avseende kompetensförsörjning. Nämnderna har satt upp egna mål och indikatorer inom målområdet hållbarhet. 1 Vilket även lyfts i det personalpolitiska programmet. 6

Kommunstyrelsen har målen att indexvärdet för hållbart medarbetarengagemang ska utvecklas positivt och uppgå till 80 (79 för 2016) samt att sjukfrånvaron ska minska till 7,8 procent (8,8 procent 2016). Utbildningsnämnden har ett mål att öka andelen behöriga lärare med högskoleutbildning och andelen behöriga förskolelärare. Nämnden har inga specifika mål avseende medarbetarengagemang eller sjukfrånvaro. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden har målet att medarbetarna ska vara engagerade och uppleva en bra arbetssituation. Detta ska mätas genom nöjd medarbetarindex, som ska vara högre eller lika med 57. Mål saknas gällande sjukfrånvaro. Vård- och omsorgsnämnden har ett mål om att verksamheten ska ha friska medarbetare. Detta mäts genom att sjukfrånvaron ska minska samt att 80 procent av sektioner/grupper ska ha nedbrutna arbetsmiljömål. Det saknas specifika mål avseende medarbetarengagemang. 4.1.2. Det finns flera styrdokument och strategier inom personalområdet Personalpolitiskt program för Oxelösunds kommunkoncern Det personalpolitiska programmet fastställdes av kommunstyrelsen 2013. Programmet ska vara vägledande för både förtroendevalda, chefer och medarbetare i det dagliga arbetet med att uppnå Vision 2025 och kommunkoncernens mål. Inriktningen på arbetet beskrivs utifrån sex områden: medarbetarskap, ledarskap, arbetsmiljö och hälsa, lön, personal- och kompetensförsörjning samt jämställdhet och mångfald. Här beskrivs att ett gott medarbetarskap skapas genom att kommunen ger möjligheten att kunna påverka utvecklingen av det egna och arbetsgruppens arbete, rätt till heltid eller deltid, kombinera arbetsliv och privatliv samt en hälsofrämjande arbetsmiljö. Vidare ska förutsättningarna för ett gott ledarskap skapas genom att chefer får rätt resurser och befogenheter i förhållande till det ansvar uppdraget innebär samt får stöd och kompetensutveckling för att fullgöra sitt uppdrag. Rekrytering och kompetensutveckling ska bygga på verksamhetens behov och stämma överens med kommunkoncernens långsiktiga mål. Den ska vara strukturerad, ha god framförhållning och ha hög kvalitet. Medarbetarna ska ges möjlighet att utvecklas i och utanför arbete samt att rörlighet ska stimuleras. Jämställdhets- och mångfaldsarbetet ska genomsyra all verksamhet. Kommunen ska arbeta aktivt för att utjämna sned könsfördelning och ge lika möjligheter samt att ingen medarbetare ska utsättas för trakasserier. Formerna för uppföljning av programmet framgår ej. Riktlinje för arbetsmiljö Riktlinje för arbetsmiljö fastställdes av kommunchefen 2016. Syftet med riktlinjen är att förtydliga och precisera kommunens mål och viljeinriktning samt att underlätta för kommunens verksamheter att omsätta arbetsmiljölagstiftning och kommunens politiska viljeinriktning i praktiken. 7

I arbetsmiljölagstiftningen finns krav på att arbetsgivaren ska ha en arbetsmiljöpolicy. I Oxelösunds kommun kallas dokumentet arbetsmiljöriktlinjer. Kommunens arbetsmiljöriktlinjer kompletteras med mer detaljerade rutiner inom olika arbetsmiljöområden, exempelvis kränkande särbehandling och hot och våld. Rutiner och stödmaterial finns i kommunens personalhandbok. Här framgår att kommunens övergripande arbetsmiljömål ska brytas ner och konkretiseras i planer på central-, förvaltnings- och verksamhetsnivå med åtgärder, och mått för möjlighet att bedöma måluppfyllelse. Kommunstyrelsen har det yttersta arbetsmiljöansvaret och ska årligen följa upp att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar och att arbetsmiljön är tillfredställande. Kommunens chefer ska ha ett tydligt fördelat arbetsmiljöansvar samt kunskap, befogenhet och resurser för att kunna fullfölja sitt arbetsmiljöansvar. I resurser inkluderas exempelvis ekonomiska förutsättningar, tid och vid behov stöd från högre chef, företagshälsovård eller personalenhet. Plan för ökad hälsa och minskad sjukfrånvaro 2015-2018 Planen togs fram av personalchefen under 2015 och har målsättningen att minska sjukfrånvaron samt förbättra arbetsmiljön för medarbetarna. Det framgår att under perioden ska hälsofrämjande insatser genomföras inom det systematiska arbetsmiljöarbetet, avseende alkohol och droger, belastningssjukdomar och välmående i en rad olika arbetsgrupper. Personalenheten ska ge råd och stöd i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det framkommer av intervjuerna att arbetet utifrån planen under 2017 har ersatts med andra aktiviteter. Inriktningsdokument för strategisk kompetensförsörjning Inriktningsdokumentet beslutades av kommunstyrelsen år 2015. Här betonas att den strategiska kompetensförsörjningsplaneringen ska utgå från kommunens vision och det personalpolitiska programmet. Inriktningsdokument ska utgöra ett stöd för förvaltningarnas strategiska personalplanering på kort och lång sikt. Arbetet ska utgöra en del av mål och budgetarbete och ge information om vilka strategier som ska beaktas i respektive förvaltning i samband med analyser och handlingsplaner avseende kompetensbehov. Det framgår att förvaltningarna kontinuerligt ska omvärldsbevaka framtidens kompetensbehov inom aktuellt förvaltningsområde, kartlägga befintlig kompetens samt analysera och identifiera utmaningar på kort och långt sikt. Varje förvaltning ska följa upp resultat av respektive analys med en handlingsplan som kopplas till den årliga verksamhetsplaneringen. Handlingsplanen ska innehålla strategier och åtgärder som ska kopplas till områdena attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla. Personalenheten ska därefter sammanställa informationen från förvaltningarna och redovisa till kommunstyrelsen i samband med inledningen av budgetprocessen. Plan för attraktiv arbetsgivare 2017-2018 Planen beslutades av personalchefen under 2017 och ska skapa förutsättningar för kommunen att lyckas med en framtidsorienterad personalpolitik. Planen beskrivs som en utgångspunkt för hur kommunen ska arbeta för att uppnå målet om att vara en attraktiv arbetsgivare. Det betonas att planen inte ger en helhetsbild över samtliga aktiviteter som genomförs i strävan efter att nå målet. Den bygger på de sex områden som identifierats i det personalpolitiska programmet och tydliggör fokusområden samt aktiviteter för 2017-2018 utifrån varje område. Till varje fokusområde knyts ett antal indikatorer. 8

Det framgår inte när eller av vem som indikatorerna i planen ska följas upp. 4.1.3. Ansvar och organisering Personalenheten finns organisatoriskt inom kommunstyrelseförvaltningen och består av personalchef, två personalkonsulter samt en personaladministratör på halvtid. En personalkonsult är specialiserad mot arbetsmiljö och rehabilitering samt är kontaktperson mot företagshälsovården. En personalkonsult är inriktad mot arbetsrätt och lön samt arbetar med att utveckla konceptet attraktiv arbetsgivare. Båda utgör ett operativt stöd till förvaltningarna gällande frågor inom sina respektive områden. Konsulternas främsta kontaktpunkter inom förvaltningarna är första linjens chefer. Vid övergripande frågor sker avstämningar mellan personalchef och förvaltningschef. Förvaltningarna har inte egna HRfunktioner. Linjechefer Förvaltningschef Områdeschef Personalenheten Personalchef Personalkonsulter Enhetschef/Rektor /förskolechef Av intervjuerna framkommer att roller och ansvar överlag upplevs tydliga. Intervjuade beskriver att stödet från personavdelningen generellt fungerar bra. Intervjuade enhetschefer upplever att de får god information och tillgång till utbildningar samt verktyg för att arbeta med personalfrågor. Samtliga framför att det finns ett stort antal styrande dokument och handlingsplaneratt ta hänsyn till. Ett flertal intervjuade lyfter fram att en översyn av dess relevans samt användningen i verksamheterna vore värdefull. Då Oxelösund är en liten kommun möjliggörs korta kommunikationsvägar och snabbare beslut, enligt intervjuade. Intervjuade chefer anser att medarbetarnas hälsa och utveckling prioriteras. Även intervjuade förtroendevalda beskriver att flera steg tagits under senare år för att vända bland annat negativa resultat i medarbetarundersökningen. Ett arbete beskrivs dock kvarstå för att uppnå stabilitet och skapa delaktighet på alla nivåer. 4.1.4. Handlingsplaner för strategisk kompetensförsörjning under framtagande Under 2016-2017 har ett arbete pågått med att ta fram kompetensförsörjningsplaner för förvaltningarna. Vid granskningstillfället är endast planen för kultur- och fritidsförvaltningen färdigställd, medan övriga är under framtagande för beslut i kommunstyrelsen innan 2017 års slut. Kompetensförsörjningsplanerna utarbetas under 2017 av personalen på respektive förvaltning med stöd av personalenheten. Omvärldsanalys och kompetensanalys samt sammanställning av framtida kompetensbehov tas fram i workshopform med representanter 9

från nämnd och förvaltningarnas olika verksamhetsgrenar. Förslag på åtgärder är framtagna i mindre grupper på t.ex. arbetsplatsträffar och därefter bearbetade av förvaltningschef. Planen består av en beskrivning av förvaltningens verksamhetsområde, en kompetenskartläggning, en kompetensanalys och handlingsplan för att möta framtida kompetensbehov. Respektive område beskrivs kortfattat. Av intervjuerna framkommer olika bilder av arbetet med kompetensförsörjningsplanerna. Bilden som framträder är att graden av delaktighet varierar mellan verksamheterna och det framkommer olika åsikter om huruvida arbetet med kartläggning och analys fått avsett genomslag. Samtliga intervjuade efterfrågar ett stärkt strategiskt arbete. Ambitionen var att kompetensförsörjningsplanerna skulle integreras i ordinarie planeringsoch budgetprocess under 2017, men då arbetet försenats var detta inte möjligt. Tanken är att arbetet ska införlivas under 2018 och utgöra grund för ett kommunövergripande arbete. 4.2. Kartläggningar och analyser 4.2.1. Prognoser för kompetensförsörjning Kommunen följer löpande upp nyckeltal inom personalområdet som t.ex. sjukfrånvaro. Personalomsättning har inte redovisats regelmässigt, på grund av brister i nuvarande HRsystem. Det finns inga sammanställda prognoser över vilket behov av kompetens kommunen har de närmaste åren. En analys för respektive förvaltning är under framtagande och ska utgöra grund i mål- och budgetarbetet på övergripande nivå. Av intervjuerna framkommer att stor chefsomsättning har varit en utmaning under tidigare år. Svårigheter finns i att rekrytera, attrahera och behålla personal på grund av den höga konkurrens som råder mellan kommuner samt kommande pensionsavgångar. Inom utbildningsförvaltningen präglas arbetet generellt av svårigheter att rekrytera behöriga lärare med högskoleutbildning samt behöriga förskolelärare och fritidspedagoger. Rörligheten inom läraryrket samt att kommunen är mindre känd utgör utmaningar. Trots god placering för pendling från grannkommuner, är det svårt att attrahera och bibehålla kompetens. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen har upplevt svårigheter att rekrytera trafikingenjörer men har nyligen lyckats anställa två bygglovshandläggare. Förvaltningschef betonar att det vid rekrytering är väsentligt att personen har en anknytning till Oxelösund, annars är risken hög att personen byter jobb efter en kort period. Inom vård- och omsorgsförvaltningen är utmaningarna att rekrytera och behålla socionomer och sjuksköterskor, även om förvaltningschef lyfter att vissa tjänster har kunnat tillsättas av konsulter som tagits in i verksamheten. Det finns behov av en löneöversyn för kommunens socionomer. Hur respektive förvaltning arbetar beskrivs närmre i avsnitt 4.3. 10

4.2.2. Nyckeltal Per 30 november 2016 hade Oxelösunds kommun 977 anställda, varav 819 tillsvidareanställda. Antalet årsarbetare var 815. 2 I årsstatistiken för 2016 framgår det att sjukfrånvaron låg på 9,24 procent för hela året, varav långtidsfrånvaro (längre än 90 dagar) utgjorde 2,65 procent. Korttidsfrånvaro upp till 14 dagar utgjorde 4,19 procent. 3 Ökande sjukfrånvaro påverkar kompetensförsörjningen eftersom det ställer krav på korttidsbemanning i de verksamheter där full bemanning krävs. Sjukfrånvaroredovisningen visar att Oxelösunds kommun ligger högt i förhållande till länets kommuner och riksgenomsnittet. Sjukfrånvaro Oxelösund 2014-2016 4 Sjukfrånvaro 2014 2015 2016 Oxelösund 8,2 8,7 9,2 Rikssnitt 6,3 7,0 7,2 Sjukfrånvaro 2013-2016, Södermanlands län 5 12 10 8 6 4 2 0 Eskilstuna Flen Gnesta Katrineholm Nyköping Oxelösund Strängnäs Trosa Vingåker 2013 2014 2015 2016 Vård- och omsorgsförvaltningen, utbildningsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen hade sjukfrånvaro som översteg 9 procent för 2016. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen hade en sjukfrånvaro på 8,49 procent. 6 I delårsredovisningen per augusti 2017 hade antalet anställda minskat något, till 964. Sjukfrånvaron låg då på 9,2 procent. Nedan ses fördelningen per förvaltning 2014-2016 avseende sjukfrånvaro. Sjukfrånvaro 2014 2015 2016 Vård- och omsorgsförvaltningen 9,60 9,55 9,60 Utbildningsförvaltningen 7,74 8,44 9,76 2 Inkluderat mertid och övertid. 3 Personalstatistik sammanställd 170207. 4 Kolada, kommun- och landstingsdatabasen 5 Kolada, kommun- och landstingsdatabasen 6 Här ska noteras att kultur- och fritidsförvaltningen och miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen är väsentligt mindre förvaltningar med 24 respektive 20 anställda, jämfört med utbildningsförvaltningens 388 anställda och vård- och omsorgsförvaltningens 460 anställda. Det ska beaktas att få fall får större genomslag i statistiken för de mindre förvaltningarna. 11

Kultur- och fritidsförvaltningen 4,10 6,33 9,69 Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen 2,50 9,51 8,49 Kommunstyrelseförvaltningen 4,49 5,08 4,49 Totalt 8,20 8,70 9,24 Det har under ett antal år varit problematiskt att få ut personalstatistik för ett flertal områden, då nuvarande HR-system fungerat bristfälligt. 7 Under 2015 och 2016 saknades i stort sett tillgång till personalstatistik på grund av tekniska problem. Sedan 2016 har viss statistik kunnat tas fram, och de nyckeltal som analyseras är antal anställda, sjukfrånvaro, faktisk arbetad tid samt övertid och mertid. Systemet stödjer inte analyser av personalomsättning eller översikt över pensionsavgångar. Även handhavandeproblematik har försvårat tillgången till statistik. Stor manuell handpåläggning krävs för att aggregera den statistik som finns på ett värdefullt sätt, vilket skapat frustration enligt intervjuade. Inom förvaltningarna följer chefer i större utsträckning sjukfrånvaro och personalomsättning på individnivå. Implementering av ett nytt upphandlat personal- och lönesystem pågår vid granskningstillfället och driftstart planeras till april 2018. 4.2.3. Medarbetarundersökning Kommunen gör vartannat år en medarbetarundersökning, som inkluderar SKL:s index hållbart medarbetarengagemang (HME). Totalt omfattade medarbetarundersökningen 59 frågor 2017. 8 HME består av nio frågor inom områdena motivation, ledarskap och styrning. Nedan visas resultatet i de senaste årens undersökningar för HME-delen. 2013 2015 HME total för kommunen 76 80 HME totalindex Södermanlands läns 79 79 kommuner HME totalindex alla kommuner 78 78 Resultatet från 2017 års undersökning håller på att sammanställas vid granskningstillfället, och totalt index för kommunen uppgår till 78. Enkäten har visat vissa variationer i resultat från år till år. Oxelösund avviker endast marginellt från genomsnittet i riket och länet, och har legat både högre och lägre än snittet under senaste år. Mellan 2015 och 2017 ändrades ett antal frågeställningar samt sammanställningen av svar för respektive område i medarbetarundersökningen, vilket medför att vissa svar inte är helt jämförbara mellan åren. Undersökningen omfattar 59 frågor, varav ett antal berör introduktion till medarbetare samt det systematiska arbetsmiljöarbetet. En översikt över dessa frågor 2013-2017 ses nedan. Här framgår att resultatet stärkts sedan 2013, men att en viss negativ utveckling ses mellan 2015 och 2017. Fråga 9 2013 2015 2017 När jag anställdes fick jag en bra introduktion till 2,9 3,5 3,33 kommunen som arbetsgivare När jag anställdes fick jag en bra introduktion till mitt arbete 3,5 3,6 3,51 7 Oxelösunds kommun köper sin lönehantering från Nyköpings kommun. I mars 2015 bytte kommunerna till ett nytt HR-och lönesystem. 8 Antalet frågor har varierat mellan åren. 9 I svaren för respektive år är det genomsnittligt svar som anges, på en skala från 1-5. 12

Vi bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete på min arbetsplats 3,1 3,6 3,4 Oxelösund gör en övergripande medarbetarundersökning samtidigt som HME-frågorna ställs utifrån SKL:s utvalda områden. Samtliga enheter med resultat från undersökningen tar upp resultatet på arbetsplatsträffar och inkluderar eventuella åtgärder utifrån resultatet i sin plan för det systematiska arbetsmiljöarbetet. För att säkerställa att resultaten behandlas samlar personalchefen in samtliga handlingsplaner. 4.3. Åtgärder för god arbetsmiljö och minskad sjukfrånvaro Kommunen arbetar med en decentraliserad rekryteringsprocess. Varje personalansvarig chef rekryterar sina medarbetare utifrån en centralt styrd process och vid behov med stöd av personalenheten. Personalenheten kan bistå i t.ex. personprofilsbedömningar och att skriva annonser. Samma fördelning gäller avseende rehabiliteringsfrågor, där personalenheten kan delta vid komplicerade ärenden. Personalenheten deltar vid behov vid ledningsgruppsträffar eller chefsträffar i verksamheterna. En gång i månaden anordnas en ledarfrukost, där kommunchef eller personalchef är sammankallande. I dessa forum lyfts aktuella frågor, som t.ex. arbetsgivarvarumärket. Kommunövergripande introduktion för nya medarbetare sker två gånger per år. Introduktion i verksamheterna sker antingen utifrån en kommunövergripande checklista eller checklista anpassad till respektive verksamhet. Det varierar mellan intervjuade enheter hur introduktionen genomförs. Exempel på introduktionsaktiviteter är individuella träffar med kollegor, mentorsprogram, introduktionsprogram i fem dagar, utan elever inom skolan, och övergripande information från ansvarig chef. Det är frivilligt att delta i den kommunövergripande introduktionen och respektive chef bestämmer själv hur den arbetsplatsspecifika introduktionen genomförs. Ett antal intervjuade lyfter risken att en tillräcklig introduktion inte kommer samtliga medarbetare till del. Risken föranleder kontrollmoment i kommunstyrelsens internkontrollplan 2017. Personalförmåner i form av möjlighet till flextid, önskad sysselsättningsgrad, praktikplatser, friskvårdsbidrag och förtur till lägenheter syftar till att öka attraktiviteten att börja och fortsätta arbeta i kommunen. Härutöver anordnar personalenheten utbildningar och aktiviteter som förvaltningarna kan nyttja efter behov. Alla arbetsplatser i kommunen ska ha en handlingsplan för sitt systematiska arbetsmiljö-, säkerhets- och hälsoarbete. Samtliga åtgärder, både de som genomförs omedelbart och de som planeras att genomföras längre fram, ska skrivas in. Handlingsplanerna ska regelbundet behandlas på arbetsplatsträffar och fyllas på löpande under året. Varje chefsnivå ska följa upp arbetet med arbetsmiljön årligen och skicka till den som har fördelat arbetsmiljöuppgiften. Den som har fördelat arbetsmiljöuppgifter till en underställd ska se till att personen har de kunskaper, befogenheter och resurser som krävs för att fullfölja uppgiften. Den ska också följa upp att uppgiftsfördelningen och det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar bra. Ansvarig chef ska tillsammans med skyddsombud och berörda medarbetare fram rutiner för när riskbedömningar ska göras och hur de ska genomföras i respektive verksamhet. Det finns rutiner för att fånga upprepad korttidssjukfrånvaro. När korttidsfrånvaro inträffat vid fyra och sex tillfällen inom ett år ger rehabiliteringssystemet ifrån sig en varning. Efter fyra 13

sjukfrånvarotillfällen ska chef ha ett samtal med medarbetaren för att påbörja tidiga insatser om behovet finns, dvs. upprätta en rehabiliteringsplan. Efter sex tillfällen sker ett möte med medarbetaren och rehabiliteringsplan upprättas om så inte skett tidigare. Vid intervjuade enheter har inga särskilda mönster noterats avseende sjukfrånvaron, som både omfattar långtids- och korttidsfrånvaro. Under 2017 har ett antal hälsofrämjande insatser genomförts för att minska sjukfrånvaron, utifrån extra tilldelade medel från kommunstyrelsen. Fokus har legat på arbetsgrupper med sjukfrånvaro som överstiger 9 procent. Exempel på insatser är kartläggningar, sömnskola, kost- och träningsprogram, föreläsningar och individuell coachning. Hälsoinspiratörer finns i verksamheterna för att motivera till aktiva val och rådgöra med medarbetarna kring hälsofrågor. En resursförstärkning på 20 procent har skett för att avlasta ordinarie personalkonsult och frigöra mer resurser till arbete med sjukfrånvaro. Cirka 20 arbetsgrupper i kommunen har fått en fördjupad utbildning av personalkonsult om det egna ansvaret för att skapa trivsel och arbetsglädje på arbetsplatsen, samt arbete mot kränkningar. Företagshälsovården har bland annat ansvarat för sömnskola, kartläggningssamtal, hälsosamtal och ergonomiutbildning. Enligt intervjuade har samarbetet överlag fungerat väl. Även kontakten under rehabiliteringsprocessen beskrivs god. Samtliga intervjuade beskriver genomförda insatser för att minska sjukfrånvaron som positiva, men några lyfter även fram att resultaten har varit varierande och att det är viktigt att analysera och följa upp utfallet. Av intervjuerna framkommer även att hög omsättning av chefer har lett till bristande kontinuitet och i vissa fall fördröjda beslut och minskat genomslag i arbetsgrupperna. 4.3.1. Utbildningsförvaltningen Inom utbildningsförvaltningen är det en stor utmaning att höja andelen behöriga lärare och förskolelärare. Förvaltningen erbjuder därför möjlighet att läsa in ämnesbehörighet på arbetstid, att barnskötare som utbildar sig till förskolelärare utlovas en tjänst i kommunen efter utbildningens slut samt möjlighet till utbildning av barnskötare på Campus. Kompetensförsörjning Cheferna försöker bidra till en ändamålsenlig arbetsfördelning genom att delegera ut ansvar och befogenheter så långt det är möjligt i organisationen. Förskolechefer och rektorer sätter ramar och därefter får lärarna själva utforma undervisningen/arbetet. Exempel på åtgärder som vidtagits är att skapa mindre arbetslag, skapa former för kollegialt lärande och kollegial planering, anställning av husvikarier inom förskolan samt biträdande rektorer inom grundskolan och Campus. För rektorer finns även möjligheten till administrativt stöd. Ett utvecklingsprojekt pågår inom grundskolan för att säkerställa 40 timmars arbetstidvecka för lärarna samt att rollen som rastvakt ska tas bort från lärarnas ansvar. Inom Campus pågår ett arbete där lärarna framgent ska kunna filma sin egen undervisning för att få återkoppling från kollegor. En arbetsgrupp för kompetensförsörjning har nyligen bildats inom förvaltningen, men inget möte har hunnit genomföras vid granskningstillfället. Arbetsmiljöarbete 14

Intervjuade chefer beskriver att det systematiska arbetsmiljöarbetet sker löpande utifrån upprättade handlingsplaner. På arbetsplatsträffar diskuteras handlingsplanerna utifrån identifierade risker, åtgärder som gjorts/behöver göras, vem som är ansvarig för åtgärden samt när uppföljning ska ske. Arbetsmiljöarbetet rapporteras till närmaste chef. Sjukfrånvaro Den korta sjukfrånvaron dominerar inom förvaltningen, enligt intervjuade. Inom de flesta enheter kontaktas medarbetaren för avstämning efter några dagars frånvaro. En intervjuad enhet har sjukfrånvaro över 9 procent och har deltagit i extra insatser under året. Dessa inbegrep hälsoscreening samt en enkät på individnivå. Utifrån resultatet arbetade enheten med motiverande insatser för dessa individer att göra aktiva val kring sin situation. Andra åtgärder som har vidtagits för att minska sjukfrånvaron och skapa en god arbetsmiljö är bemanningsförstärkning för att möjliggöra återhämtning, träning på arbetstid, hälsosamtal med företagshälsovården för personer i riskgrupp samt sluta röka-kurs. Ett antal medarbetargrupper har även deltagit i utbildning och föreläsningar. 4.3.2. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Inom miljö- och samhällsförvaltningen har en övergripande handlingsplan tagits fram där nämndernas mål har brutits ned till förvaltningsmål. Handlingsplanen är under revidering. Nämndens mål följs upp varje månad och kvartal samt stäms av inför budget. Även en hälsoplan har tagits fram för året. Under 2016 var det ovanligt hög personalomsättning inom verksamheten, till följd av att ett antal personer bytte tjänster. Det har även varit chefsbyten och enligt förvaltningschef är det prioriterat att skapa en stabilitet i organisationen. Kompetensförsörjning För att bidra till en ändamålsenlig arbetsfördelning sätter cheferna ramar och därefter får medarbetarna själva utforma sitt arbete. Vid intervjuerna framgår det att dagliga möten sker inom enheterna, då antalet medarbetare per enhet är få. Detta ger enligt intervjuade en närhet och möjliggör löpande avstämningar om frågor som dyker upp. I budgeten avsätts 10 00 kronor per person för utbildningar, och dessa fördelas utifrån behov i förvaltningen. På medarbetarsamtalen görs en kompetensutvecklingsplan över vilka utbildningar som är av intresse samt hur individens behov ser ut. Arbetsmiljöarbete Inom förvaltningen har det tagits fram en årsplanering över aktiviteter för att kunna bedriva arbetsmiljöarbetet systematiskt. Skyddsombud saknas på förvaltningen, men finns att tillgå i huset. Arbetsplatsträffar sker månadsvis med samtliga i förvaltningen. En handlingsplan har tagits fram avseende arbetsmiljön där risker identifieras samt åtgärder, ansvar, tidplan och uppföljning tydliggörs. Exempel på arbetsmiljöområden som identifierats är frisk personal, vad som behöver göras för att medarbetarna ska stanna inom förvaltningen samt hur vikänslan ska byggas upp i organisationen. Sjukfrånvaro Ett antal åtgärder har gjorts för att förebygga sjukfrånvaron. Exempelvis har förstärkning med ytterligare tjänster skett, anpassning av arbetsuppgifter, samt att outsourcing gjorts av vissa arbetsuppgifter till en närliggande kommun. Personal har deltagit i hälsofrämjande aktiviteter såsom träningspass och föreläsningar. 15

4.3.3. Vård- och omsorgsförvaltningen Även inom vård- och omsorgsförvaltningen har det varit omsättning på chefer under senare år. Det främsta rekryteringsutmaningarna gäller sjuksköterskor och socionomer. Inom intervjuade enheter har personalomsättningen varit relativt låg under senare år. Kompetensförsörjning Inom förvaltningen har medarbetarna möjlighet att välja sysselsättningsgrad två gånger per år. Denna valmöjlighet har resulterat i att det finns fler personaltimmar än vad det är budgeterat för. En åtgärd är att så kallade stjärnturer har införts för att använda personalresurser på ett effektivt sätt. 10 För att uppmuntra delaktighet bland medarbetarna sker exempelvis schemaläggning och planering av det dagliga arbetet inom arbetsgruppen. Förvaltningen har även en kompetensutvecklingsplan. Arbetsmiljö Planeringsdagar, arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal beskrivs centrala i det löpande arbetet för att skapa en god arbetsmiljö. Medarbetarsamtalen sker utifrån en kommunövergripande mall, där nämndens mål bryts ned till individmål. Även ledningsgrupp är ett centralt forum för att lyfta vissa frågor. Vid intervjuerna framkommer det att det systematiska arbetsmiljöarbetet sker utifrån handlingsplaner som löpande behandlas på arbetsplatsträffar. Ett specifikt mål om att alla arbetsgrupper ska ha nedbrutna arbetsmiljömål finns för 2017. Sjukfrånvaro Inom förvaltningen har individuella samtal hållits med varje chef och en genomgång gjorts av samtliga sjukskrivna samt korttidsfrånvarande med en sjukfrånvaro över 9 procent. Det har även genomförts en analys, via en enkät om sjukfrånvaroorsaker, till all personal inom äldreomsorgen, med efterföljande gruppsamtal med enhetschefsgruppen kring enkätresultatet samt åtgärder. Ett flertal åtgärder har vidtagits utifrån sjukfrånvaron. Exempelvis har ett antal medarbetare deltagit i satsningar såsom sömnskola, individuell coachning, kurs i motivation för livsstilsförändring, kartläggningssamtal på företagshälsovården och olika typer av handledning. Ett antal medarbetargrupper har deltagit i utbildning och föreläsningar avseende lågaffektivt bemötande, coachande medarbetarskap, kommunikation och samarbete samt teambuilding. Enhetscheferna arbetar med olika metoder för att fånga upp behov av insatser, t.ex. samtal med medarbetaren efter tre dagars frånvaro eller att hela arbetsgruppen får reflektera över och diskutera sjukfrånvarons nivå. Härutöver sker kontakter med företagshälsovård och Försäkringskassan. 4.4. Uppföljning Uppföljningen av personalfrågor till styrelsen och nämnderna sker inom ramen för ordinarie uppföljning vid tertial- och årsuppföljning samt genom muntlig information om t.ex. sjukfrånvaro. 10 Stjärnturer avser rörlig tid som läggs in i schemat. Stjärntur innebär att personalen i sina scheman har planerad tid där de kan placeras på en annan avdelning än sin normala arbetsplats, för att hantera överkapacitet. 16

I delårsrapporten 2017 görs följande bedömning avseende målen inom personalområdet: Mål Ingångsvärde Uppmätt värde delår 2017 Kommer målet att uppnås vid årets slut 2017? Medarbetarengagemanget bland 79 ingen uppgift osäkert kommunens anställda ska öka (index skala 0-100) Sjukfrånvaron hos kommunanställda ska minska 9,0 % 9,2 % nej Avseende sjukfrånvaron kommenteras ökningen till 9.2 procents sjukfrånvaro i jämförelse med bokslutets siffra på 9 procent. 11 Skillnaderna är stora mellan förvaltningarna. Vård- och omsorgsförvaltningen med det största antalet anställda visar på en uppgång i sjukfrånvaron medan utbildningsförvaltningen minskar sin sjukfrånvaro. Åtgärder, som en följd av analyserna, påbörjas under sommaren och fortsätter under hösten. Kommunstyrelsen har under år 2017 tagit del av information från personalchefen avseende sjukfrånvaro och analys av utvecklingen, antal anställda och personal- och lönesystem. Det framgår i återrapporteringen att fördelningen av arbetsmiljöuppgifter behöver förtydligas inom kommunen. Utbildningsnämnden har under år 2017 tagit del av information från förvaltningschefen om vilka utbildningar som har genomförts, åtgärder för att minska sjuktalen samt anställning av behöriga tjänster. Miljö- och byggnadsnämnden har under år 2017 fått löpande information om sjukfrånvaron och personalsituationen från förvaltningschefen. Vård- och omsorgsnämnden har under år 2017 fått löpande information från förvaltningschefen gällande sjukfrånvaron. Uppföljning av genomförda insatser för att minska sjukfrånvaro och förbättra arbetsmiljön sker genom återkoppling/skattning av den som hållit i insatsen och genom att personalenheten och ansvarig chef följer upp arbetsgruppernas aktuella sjukfrånvaro. Samverkan sker också i den dagliga verksamheten mellan chef och medarbetare, på arbetsplatsträff och vid medarbetarsamtal, då arbetsmiljö och hälsa diskuteras och åtgärder planeras/följs upp. För sjukskrivna/ delsjukskrivna sker uppföljning av insatser/rehabiliteringsplan under rehabiliteringssamtalen. En årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet sker i oktober/november där chefer tillsammans med skyddsombudet (eller medarbetare där skyddsombud saknas) följer upp hur arbetet har fungerat under året. Uppföljningen sker genom ett frågeformulär som personalenheten tagit fram tillsammans med företagshälsovården. Personalenheten sammanställer resultatet av den årliga uppföljningen och sammanfattar förvaltningens styrkor och utvecklingsområden för kommande år. Syftet är att stödja nämnden i deras uppföljning av förvaltningens arbetsmiljöarbete och att ledningsgruppen i förvaltningen ska kunna diskutera resultatet och planera arbetsmiljöåtgärder framåt för förvaltningen som helhet. Vid granskningstillfället pågår uppföljningen för år 2017. I de uppföljningar vi tagit del av från tidigare år noteras att arbetet med riskbedömningar behöver stärkas generellt. Avseende 11 Siffran 9,0 procent för 2016 skiljer sig från årsredovisningen siffra på 9,24 procent. Enligt uppgift beror skillnaden på att olika statistikkörningar använts för de olika uppföljningarna samt brister i framtagandet av siffror i HR-systemet. 17

vård- och omsorgsförvaltningen samt utbildningsförvaltningen noteras att hantering och dokumentation av rehabilitering och sjukfrånvaro samt arbetet med introduktion behöver stärkas. Intervjuade förtroendevalda upplever överlag en god återkoppling avseende personalfrågor, men lyfter även behov av tillgång till bättre statistik och analyser framgent. 18

5. Sammanfattande bedömning Nedan beskrivs i komprimerad form svaren på revisionsfrågorna och de bedömningar som görs utifrån respektive revisionsfråga. Därefter redogörs för slutsatser och svar på den övergripande revisionsfrågan. Revisionsfråga Vilka mål finns för kommunens personaloch kompetensförsörjning? Vilka strategier har valts och hur följer man upp utfallet av aktiviteter och åtgärder kopplade till målen? Finns strategier för att säkerställa personalens delaktighet i nämndens uppdrag och verksamhet för att skapa en god arbetsmiljö samt attraktiv arbetsplats? Finns aktuella kartläggningar, analyser och planer som stöd för att uppnå en god arbetsmiljö? Analyser av sjukfrånvaro Analyser av personalomsättning Analyser av arbetsmiljöarbetet Analyser av medarbetares uppfattningar Svar Två övergripande mål berör sjukfrånvaro och medarbetarengagemang. Utbildningsnämnden har härutöver mål avseende andelen behöriga lärare och förskolelärare. Inriktning och aktiviteter för personal- och kompetensförsörjning är framtagna under hösten 2017 eller håller på att tas fram vid granskningstillfället, utifrån förvaltningarnas kompetensförsörjningsplaner. Ett flertal strategier finns för att arbeta med kompetens- och personalfrågor utifrån det personalpolitiska programmet. Det finns även inriktningsdokument för kompetensförsörjning. Ett flertal av strategierna och aktiviteterna är dock i sin linda, vilket gör att resultatet och uppföljningen inte kunnat granskas fullt ut. Introduktion, hälsofrämjande insatser, arbetsmiljöarbete samt aktiviteter utifrån program och inriktningsdokument syftar till att skapa delaktighet i nämndens uppdrag. Förvaltningarna arbetar utifrån sina förutsättningar med att minska sjukfrånvaro, attrahera och behålla kompetens samt utveckla medarbetarna. Nej, inte i tillräcklig omfattning. Till stor del beror det på brister i nuvarande HR-system. Implementering av nytt upphandlat system pågår. Sjukfrånvaron följs löpande i verksamheterna och på övergripande nivå. Personalomsättningen har inte följts systematiskt. Analyser och riskbedömningar i arbetsmiljöarbetet sker löpande i respektive verksamhet. Personalenheten sammanställer den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljösäkerhets- och hälsoarbetet. Analyser av medarbetares uppfattningar genomförs primärt utifrån medarbetarundersökningen som genomförs vartannat år. Enkäter har även genomförts utifrån den höga sjukfrånvaron inom vissa enheter. Resultatet av undersökningen inarbetas i handlingsplanerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet. 19

Vilka åtgärder finns inom kommunen för att motverka en alltför hög personalomsättning och sjukskrivningar? Vad görs för att skapa en optimal arbetsfördelning och på så vis utnyttja existerande personal? Säkerställs att nyanställda får en relevant introduktion i kommunen och i arbetsuppgifterna? Hur ser tillgång och samarbete ut med företagshälsovård? Finns det en tydlig ansvarsfördelning mellan styrelse och nämnder? Vad görs i övrigt för att vara en attraktiv arbetsgivare? Ett flertal insatser har genomförts för att minska sjukfrånvaron i verksamheterna, med fokus på de arbetsgrupper där sjukfrånvaron överstiger 9 procent. Extra medel har tillskjutits av kommunstyrelsen. Insatser för att skapa en god arbetsfördelning sker inom respektive verksamhet och exempel som genomförts är kollegial planering och feedback, självständig planering och schemaläggning, föreläsningar samt diskussioner om hur en god arbetsmiljö skapas. Det finns en övergripande introduktion samt mallar för hur den arbetsplatsspecifika introduktionen kan genomföras. Intervjuade framför risken att inte samtliga medarbetare tar del av en tillräcklig introduktion, vilket även speglats i medarbetarundersökningen. Tillgång till och samarbete med företagshälsovården beskrivs överlag fungera väl. Ja, roller och ansvarsfördelning bedöms överlag vara tydlig. Kommunstyrelsen driver det strategiska arbetet avseende kompetensförsörjning. Personalenheten samordnar förvaltningarnas handlingsplaner och aktiviteter avseende arbetsmiljö. Bilden bekräftas även av intervjuade. Det är centralt att det finns en delaktighet från samtliga nämnder i det strategiska arbetet med kompetensförsörjning framgent. Under hösten 2017 tog personalchefen fram en plan för attraktiv arbetsgivare 2017-2018, där ett flertal aktiviteter och indikatorer utifrån kommunens personalpolitiska program tydliggörs. Syftet med granskningen har varit att analysera och bedöma om de strategier, processer och rutiner som Oxelösunds kommun använder för att säkerställa kommunens behov av personal/ kompetens är ändamålsenliga. Vår sammanfattande bedömning är att kommunen i flera delar har ett aktivt arbete, men att det övergripande strategiska arbetet med kompetensförsörjning bör stärkas utifrån de kompetensförsörjningsplaner som är under framtagande samt de aktiviteter som ingår i planen för att bli en attraktiv arbetsgivare. Vår bedömning grundar sig på att kommunen har ett flertal strategier och handlingsplaner som ger riktning för arbetet med kompetensförsörjning och personalfrågor, men att en övergripande strategisk plan för kompetensförsörjning saknas. Inom förvaltningarna är sådana planer under framtagande, vilka ger grunden för ett övergripande arbete. Många insatser är i sin linda när granskningen genomförs. Oxelösunds kommun har, liksom många kommuner, svårigheter att knyta och behålla den kompetens som fordras på kort och lång sikt, till kommunen. Samtliga intervjuade verksamheter har rekryteringssvårigheter som i olika grad påverkar deras effektivitet, kvalitet eller långsiktighet. 20

Merparten av arbetet avseende kompetensförsörjning och personalfrågor bedrivs på förvaltningarna, med stöd av personalenheten i olika omfattning. Nämnderna har knutit olika mål till fullmäktiges övergripande mål inom personalområdet. En central aktivitet är framtagandet av kompetensförsörjningsplaner inom respektive förvaltning. Detta arbete har delvis försenats och förväntas integreras i ordinarie planeringsprocess under nästkommande år. För att få avsett genomslag, är det av vikt att detta arbete fullföljs och att det finns en delaktighet från samtliga nämnder. Flera rutiner och processer fungerar ändamålsenligt. Ett flertal åtgärder vidtas i verksamheterna för att attrahera och behålla kompetens samt minska sjukfrånvaro. Under 2017 har riktade insatser genomförts inom personalgrupper där sjukfrånvaron överstiger 9 procent. Utvärdering av insatserna pågår. Utifrån granskningens resultat, ger vi följande rekommendationer: Kommunstyrelsen Utveckla det strategiska arbetet på kommunövergripande nivå, utifrån beslutade kompetensförsörjningsplaner o Säkerställ kommungemensamma former för behovsinventering och analys avseende kompetens o Tillse en ändamålsenlig tillgång till statistik och underlag för analys Säkerställ en ändamålsenlig uppföljning och utvärdering av genomförda strategier och insatser utifrån plan för attraktiv arbetsgivare samt vidtagna åtgärder för att minska sjukfrånvaron Samtliga nämnder Utveckla det strategiska arbetet med kompetensförsörjning, utifrån beslutade planer Säkerställ en delaktighet på samtliga nivåer i organisationen avseende analys och åtgärder för att attrahera, behålla och utveckla medarbetare Oxelösund den 12 december 2017 Anja Zetterberg EY Emelie Duong EY 21

Källförteckning Intervjuade funktioner: Kommunalråd Oppositionsråd Personalchef Personalkonsult Förvaltningschef, vård- och omsorgsförvaltningen Förvaltningschef, utbildningsförvaltningen Förvaltningschef, miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Biträdande förvaltningschef, miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Enhetschef, Björntorps äldreboende Enhetschef, boendestöd, daglig verksamhet, arbetsmarknadsenheten Enhetschef, LSS, HVB och stödboende Rektor, vuxenutbildningen Rektor, D-skolan Förskolechef, Peterslunds förskole- skolområde Enhetschef, miljö- och samhällsbyggnad Dokument: Mål- och budget 2017-2019, Oxelösunds kommun Personalpolitiskt program för Oxelösunds kommunkoncern Policy för målstyrning och roller i Oxelösunds kommun Riktlinje för arbetsmiljö, Oxelösunds kommun Plan för ökad hälsa och minskad sjukfrånvaro, 2015-2018, Oxelösunds kommun Plan för attraktiv arbetsgivare, Oxelösunds kommun Inriktningsdokument för strategisk kompetensförsörjning Utkast till kompetensförsörjningsplaner, utbildningsförvaltningen och miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Verksamhetsplaner, Kommunstyrelsen, Utbildningsnämnden, Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, Vård- och omsorgsnämnden Huvudreglemente för Oxelösunds kommunstyrelse och nämnder Reglemente för Oxelösunds kommuns kommunstyrelse Handlingsplan 2017 Arbetsmiljö, Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Handlingsplan 2017 Miljö- och samhälsbyggnadsförvaltningen Årsplanering för arbetsplatsträffar, Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Årshjul, Vård- och omsorgsförvaltningen Mall medarbetarsamtal, Vård- och omsorgsförvaltningen Strategier för delaktighet, Vård- och omsorgsförvaltningen Sammanställning insatser sjukfrånvaro 2017, Oxelösunds kommun Fördjupningar alla avdelningar (sjukfrånvaro), Oxelösunds kommun Introduktionsmaterial nyanställda, Oxelösunds kommun Årsredovisning 2015, 2016, Oxelösunds kommun Delårsrapport 2015, 2016, 2017 Oxelösunds kommun Checklista chefsintroduktion, Oxelösunds kommun Checklista introduktion, Oxelösunds kommun Protokoll granskade nämnder 2017 Personalstatistik 2016, delår 2017, Oxelösunds kommun NMI- Sjukfrånvaro 2015-2017, Oxelösunds kommun Medarbetarundersökning 2011, 2013, 2015, 2017 22

Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr 2018-04-12 VON.2016.41 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Vård- och omsorgsförvaltningen Titti Kendall 0155-380 79 Vård- och omsorgsnämnden Finskt förvaltningsområde på särskilt boende och inom hemtjänsten 1. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämndens beslut Godkänna uppföljningen 2. Sammanfattning Enligt minoritetslagen (2009:724) ska en kommun i ett förvaltningsområde erbjuda den som begär det möjlighet att få hela eller delar av den service och omvårdnad som erbjuds inom ramen för äldreomsorgen på finska. Oxelösund har varit en del av det finska förvaltningsområdet sedan 1 februari 2015. Under 2017 beslutade vård och omsorgsnämnden att införa specifik avdelning särskilt boende samt demenshemtjänst för finsktalande brukare. Verksamheten har arbetat för ett införande hösten 2017 och våren 2018 och arbetet följs nu upp av vård- och omsorgsnämnden. Under hösten har undersköterskor och enhetschefer från de utsedda avdelningarna/grupperna varit på studiebesök i Norrköping på finsktalande boende, VrinneviHus, som är ett så kallat profilerat äldreboende för personer med finsk bakgrund. Deras definition av boendet är att arbeta med språk, mat och kultur med finsk anknytning. Detta betyder att det på VrinneviHus finns tillgång till personal som kan finska, vi lagar med regelbundenhet finska maträtter och uppmärksammar finsk kultur och traditioner. VrinneviHus är dock inte ett finskt äldreboende där all personal kan finska och enbart personer med finsk bakgrund bor utan det är ett äldreboende med speciell kunskap och kompetens för målgruppen. Personer från alla bakgrunder och kulturer är välkomna till VrinneviHus och får biståndsbeslut och plats enligt behov. Den definitonen utifrån ett Oxelösundsperspektiv arbetar verksamheten vidare med och ser möjlighet till ett bredare införande till en viss nivå.. De avdelningar/grupper som arbetar för en finsk profil är Sjötångens avdelning Stranden, Björntorps avdelningar Fyren 2 (demens) och Holmen (äldreboende) och en av demensgrupperna inom hemtjänsten. 3. Ärendet I dagsläget bor cirka 30 finnländare inom särskilt boende och flera av dom har tidigare uppgett att de inte vill flytta till annan lägenhet utan vill bo kvar i sin lägenhet. I nuläget är det en person som valt att byta lägenhet för att bo där finsk profil finns. Vid fördelning av lediga lägenheter beaktas önskemål om finsk profil. Inom särskilt boende har mer finsk mat och bakverk serverats. Finsk musik finns tillgänglig och träffar med finska kyrkan och finska gruppen sker varje vecka. Personalen har fokus på att lära sig finska ord. Förvaltningen efterfrågar finska språket, sedan 2015, som kompetens vid rekrytering av Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se

Tjänsteskrivelse 2(2) Datum 2018-04-12 VON.2016.41 undersköterskor. Den hemtjänstgrupp som arbetar för en finsk profil har rekryteringssvårigheter så uppdraget är inte genomfört till fullo men prioriteras och brukare förs över enligt önskemål när det är möjligt. Under våren med start mitten av april påbörjas en kurs i finska för all personal på avdelningar/grupp med finsk profil. Kursen innehåller grundläggande finska för vårdpersonal. Syftet med kursen är att lära ut användbara ord och meningar på finska samt ge en introduktion till den finska kulturen, sex tillfällen à två timmar. Verksamheten fortsätter arbetet med att att rikta brukare med demenssjukdom och finska som modersmål till en specifik demensavdelning på särskilt boende med finskkunnig personal samt arbeta för att hemtjänsten ska rikta brukare med demenssjukdom till demenshemtjänsten som har finskkunnig personal. Målsättningen är att ge brukarna möjlighet till ökad känsla av sammanhang. Specifika enheter ger ökade möjlighet till samlade resurser från föreningslivet. Beslutsunderlag Sammanträdesprotokoll Von 58 Päivi Pannula Förvaltningschef Titti Kendall områdeschef Beslut till: FC (FK) OC ÄO (FK)

Sammanträdesprotokoll Blad 1 (2) Sammanträdesdatum Vård- och omsorgsnämnden 2017-09-25 Von 58 Dnr VON.2016.41 Finskt förvaltningsområde på särskilt boende och inom hemtjänsten Vård- och omsorgsnämndens beslut 1. Godkänna informationen. 2. Socialchefen får i uppdrag att innan första kvartalet 2018 ha införa en finsk profil på en av demensavdelningarna och på ett av äldreboendena. Att rikta personal med viss kunskap i finska dit. 3. Socialchefen får i uppdrag att innan första kvartalet 2018 rikta personal med viss kunskap i finska till finsktalande brukare i hemtjänsten. Sammanfattning Vård- och omsorgsnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att se över möjligheten att rikta brukare med demenssjukdom och finska som modersmål till en specifik avdelning på särskilt boende. Möjligheten att rikta personer med språkkunskaper i finska till denna avdelning. Utreda möjligheten att ha ett team i hemtjänsten med personal som har språkkunskaper i finska och som riktar sig till brukare med demenssjukdom och har finska som modersmål. Förvaltningen har tillsammans med samordnare för finskt förvaltningsområde genomfört uppdraget genom: granskning av tidigare framtaget material genomgång av Minoritetspolitikens utveckling år 2016 intervjuer med brukare och anhöriga studiebesök på särskilt boende i Norrköping deltagande i Finskt samråd/medborgardialog 9 maj Slutsatsen är att det är möjligt att på sikt införa finsk profil på en demensavdelning som kan ske successivt genom att erbjuda lediga lägenheter på en specifik avdelning till just finsktalande i första hand. Det är beroende av vilket enskilt behov som föreligger och inom vilken tidsperiod biståndet ska verkställas. En möjlighet är att skapa ett team med finsktalande personal inom demenshemtjänsten. Dock kan detta påverka hemtjänstens kringtid då det geografiska upptagningsområdet blir större. Alternativt rikta finsktalande personal till finsktalande brukare med demenssjukdom. Redan idag efterfrågas finska som kompetens vid rekrytering av undersköterskor. Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll Blad 2 Sammanträdesdatum Vård- och omsorgsnämnden 2017-09-25 Von 58 Dnr VON.2016.41 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från vård- och omsorgsförvaltningen 2017-05-03. Dagens sammanträde Framskrivet förslag Godkänna informationen. Förslag Ordförande föreslår följande tillägg till beslut: 1. Att socialchefen får i uppdrag att innan första kvartalet 2018 ha införa en finsk profil på en av demensavdelningarna och på ett av äldreboendena. Att rikta personal med viss kunskap i finska dit. 2. Att socialchefen får i uppdrag att innan första kvartalet 2018 rikta personal med viss kunskap i finska till finsktalande brukare i hemtjänsten. Katarina Jakobsson (M) instämmer. Beslutsgång Ordförande frågar om framskrivet förslag och egna tilläggsförslag och finner att vård- och omsorgsnämnden beslutar enligt förslaget. Beslut till: Socialchef (för åtgärd) Områdeschef (för kännedom) Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll Blad 1 (1) Sammanträdesdatum Vård- och omsorgsnämnden 2018-04-24 (7) Dnr VON.2018.2 Delgivningar Vård- och omsorgsnämndens beslut Delgivningarna läggs till handlingarna. Delges: Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård 2018-03-09 Protokoll Kommunfullmäktige 2018-04-04 Kf 27 - Beviljande om ansvarsfrihet för kommunens verksamheter 2017 Revisorerna 2018-04-12 Revisonsrapport - Grundläggande granskning Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll Blad 1 (2) Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige 2018-04-04 Kf 27 Dnr KS.2017.166 Beviljande om ansvarsfrihet för kommunens verksamheter 2017 Kommunfullmäktiges beslut Bevilja ansvarsfrihet för -Kommunstyrelsen - Nämnderna -Gemensamma nämnd för intern service - Överförmyndarnämnden - Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård, - Patientnämnden - Gemensam växelnämnd - Fullmäktigeberedningen för förslag till politisk organisation för Oxelösunds kommun samt de förtroendevalda i dessa organ. Sammanfattning Kommunfullmäktige ska besluta om ansvarsfrihet ska beviljas eller vägras för kommunens nämnder och styrelse samt de gemensamma nämnderna 2017. Kommunens revisorer, har granskat den verksamhet som under 2017 bedrivits i styrelsen och nämnderna samt de gemensamma nämnderna. Kommunens revisorer tillstryker att fullmäktige beviljar ansvarsfrihet för styrelse, nämnder och beredning samt enskilda ledamöter i dessa organ. Kommunfullmäktiges presidium gör samma bedömning som revisorerna och föreslår kommunfullmäktige att bevilja ansvarsfrihet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Ks- Beviljande av ansvarfrihet Revisionsberättelse för år 2017 Granskning av årsbokslut 2017 Oxelösunds kommun Intern kontroll i räkenskaperna Granskningsrapport för år 2017 Oxelösunds kommuns förvaltnings AB Granskningsrapport för år 2017 Oxelö Energi AB Granskningsrapport för år 2017- Kustbostäder i Oxelösunds kommun AB Dagens sammanträde Kommunrevisionens ordförande Agneta Rönn (M) föredrar ärendet. Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll Blad 2 Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige 2018-04-04 Kommunfullmäktiges presidiums förslag till beslut Bevilja ansvarsfrihet för -Kommunstyrelsen - Nämnderna -Gemensamma nämnd för intern service - Överförmyndarnämnden - Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård, - Patientnämnden - Gemensam växelnämnd - Fullmäktigeberedningen för förslag till politisk organisation för Oxelösunds kommun samt de förtroendevalda i dessa organ Beslut till: Alla organ som är uppräknade i beslutet (FK) Utdragsbestyrkande

OXELÖSUND KOMMUN Oxelösund Revisorerna Hand!,nr Diarienr 2018-04< 1 3 Till Kommunstyrelsen (KS) Kultur-och fritidsnämnden (KFN) Miljo-och samhällsbyggnadsnämnden (MSN) Utbildningsnämnden (UN) Vård- och omsorgsnämnden (VON) Kopia Kommunfullmäktige (KF) Grundläggande granskning.es^srrrs^.s:ss^".."..-, med Granskningen visade i allt väsentligt. att kommunstyrelsen och nämnderna hade en tillräcklig intern kontroll ' SgTbS156" och nämnderna styrde sina verksamhe<- ^ ^ ma, som fu.l- * SS^Sn? namnderna hade en ti"rack"s u^nin9 - "'"9 en- Rapporten översänds för kännedom. Svar önskas inte. Oxelösund den 12 april 2018 -or ;ör Oxelösunds kommui kommuns revisorer f\^(i^^ Agneta Rönn Ordförande / h^rv^i^s Thomas Tjäderhane Vice ordförande / ^!4

Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna Mars 2018 Oxelösunds kommun Grundläggande granskning

Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Syfte och revisionsfrågor... 3 2.3. Avgränsning... 3 2.4. Revisionskriterier... 3 2.5. Genomförande... 4 3. Revisionskriterier... 4 3.1. Kommunallagen 6 kap. 1 och 7... 4 3.2. Kommunens styrsystem... 5 4. Kommunstyrelsen... 7 4.1. Styrning... 7 4.2. Uppföljning och rapportering... 8 4.3. Intern kontroll... 9 4.4. Uppsiktsplikt...10 5. Kultur- och fritidsnämnden...13 5.1. Nämndens styrning...13 5.2. Uppföljning och rapportering...14 5.3. Intern kontroll...16 6. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden...17 6.1. Nämndens styrning...17 6.2. Uppföljning och rapportering...17 6.3. Intern kontroll...19 7. Utbildningsnämnden...20 7.1. Nämndens styrning...20 7.2. Uppföljning och rapportering...21 7.3. Intern kontroll...23 8. Vård- och omsorgsnämnden...24 8.1. Nämndens styrning...24 8.2. Uppföljning och rapportering...24 8.3. Intern kontroll...27 9. Sammanfattande bedömning... 1 9.1. Bedömning... 1 1

1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Oxelösund kommun genomfört en grundläggande granskning med syftet att ge underlag för att översiktligt granska all verksamhet i enlighet med kommunallagen och God revisionssed. Nedan följer en kort deskriptiv sammanfattning av respektive nämnd. Således görs inga bedömningar i detta kapitel. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har följt upp den egna ekonomin för april, augusti och oktober. Kommunstyrelsen har följt upp kommunens ekonomi för månaderna mars, april, augusti och oktober. Kommunstyrelsen har följt upp sin internkontrollplan för 2017 två gånger Kommunstyrelsen ska behandla målstyrning och roller vid sammanträde 2018-03-07 Kommunstyrelsen har behandlat barn- och elevpeng vid två tillfällen under året. Bedömning av måluppfyllelse i delårs och årsrapport Kultur- och fritidsnämnden Ekonomisk uppföljning för mars, april, augusti och oktober. Följt upp internkontrollplan för 2017 vid två tillfällen Behandlat målstyrning och roller en gång under året Bedömning av måluppfyllelse i delårs och årsrapport Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Ekonomisk uppföljning för mars, april, augusti och oktober Följt upp internkontrollplan för 2017 vid två tillfällen Behandlat målstyrning och roller en gång under året Bedömning av måluppfyllelse i delårs och årsrapport Utbildningsnämnden Ekonomisk uppföljning för mars, april, augusti och oktober Följt upp internkontrollplan för 2017 vid två tillfällen Behandlat målstyrning och roller en gång under året Utbildningsnämnden har behandlat barn- och elevpeng vid två tillfällen under året. Bedömning av måluppfyllelse i delårs och årsrapport Vård- och omsorgsnämnden Ekonomisk uppföljning för mars, april, augusti och oktober Följt upp internkontrollplan för 2017 vid två tillfällen Behandlat målstyrning och roller en gång under året Bedömning av måluppfyllelse i delårs och årsrapport Kommunstyrelsen har utövat sin uppsiktsplikt över vård- och omsorgsnämnden och utbildningsnämnden då de båda lämnat ekonomiska redogörelser med en negativ avvikelse i budget. Detta har medfört att de båda nämnderna har lämnat åtgärder till kommunstyrelsen för att komma i bukt med den egna ekonomin. Vidare har styrelsen tagit del av redovisning av antalet handlingsplaner för kommunens verksamheter. 2

2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunrevisionens uppgift är att ge kommunfullmäktige underlag till den årliga ansvarsprövningen. Enligt kommunallagen 9 kap. 9 ska revisorerna årligen granska all verksamhet i den omfattning som följer av god revisionssed. Begreppet all verksamhet avser den verksamhet som bedrivs inom styrelsens och nämndernas ansvarsområden. Den årliga granskningen består av två delar, den grundläggande granskningen och fördjupad granskning. Innehållet i den grundläggande granskningen har under 2016 utvecklats av SKL i skriften Grundläggande granskning - kärnan i revisionsprocessen. Utifrån detta genomförs den grundläggande granskningen genom att: 1. Revisorerna och de sakkunniga under året följer verksamheten genom att bland annat ta del av grundläggande dokument och flödet av ärenden. 2. Dialogen med revisionsobjektet är en del i revisionsprocessen. 3. Revisionens iakttagelser ska sammanläggas och bedömas och granskningen ska vara så omfattande att revisorerna årligen kan pröva och uttala sig om ansvarstagandet för samtliga revisionsobjekt. Med samtliga revisionsobjekt avses i Oxelösunds kommun kommunstyrelsen, utbildningsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, vård- och omsorgsnämnden och kultur- och fritidsnämnden 2.2. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att ge revisorerna underlag för ansvarsprövningen genom att översiktligt granska all verksamhet i enlighet med kommunallagen och God revisionssed 1. Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfrågor: Har kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt att verksamheten styrs utifrån de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige bestämt? Har kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt en tillräcklig intern kontroll, det vill säga i enlighet med kraven i kommunallagen samt kommunala anvisningar. Har kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt en tillräcklig uppföljning och rapportering, det vill säga i enlighet med kraven i kommunens styrmodell? 2.3. Avgränsning Granskningen avser verksamhetsår 2017. Granskningen omfattar inte granskning av säkerhet i redovisningssystem. 2.4. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, bedömningar och slutsatser. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen 6 kap. 1 och 7. Kommunens styrmodell. Kommunfullmäktiges mål och uppdrag. 3

2.5. Genomförande Granskningen har genomförts genom löpande insamling av fakta och iakttagelser. Insamling sker genom att revisorerna: Löpande tar del av grundläggande dokument såsom mål- och budgetdokument, ekonomi- och verksamhetsrapporter, delårsrapporter bokslut och protokoll. Löpande för en dialog med kommunstyrelsen, nämnderna och förvaltningsledningar. Inom ramen för föreliggande granskning görs en uppföljning av att kommunfullmäktiges mål och uppdrag för 2017 genomförts och om fördjupade uppdrag fullföljts. Protokollgranskning Inom ramen för denna granskning görs en genomgång av kommunstyrelsens och nämndernas protokoll samt mål- och ekonomiuppföljningar avseende 2017. Detta har i huvudsak syftet att följa arbetet med styrning, uppföljning och kontroll. Dialoger Kommunrevisionen kommer att, inom ramen för årlig granskning av verksamheten, genomföra dialoger med kommunstyrelsens och nämndernas presidier. Dialogerna utgår från fullmäktiges styrning, kommunrevisionens risk- och väsentlighetsanalys samt övriga iakttagelser som uppmärksammats tidigare år. Vid dialogerna kommer presidierna att ha möjlighet att lyfta väsentliga frågor under året. Nämnd/styrelse Datum för dialogmöte Kommunstyrelsen 2017-09-29 Kultur- och fritidsnämnden 2017-05-18 Miljö-och samhällsbyggnadsnämnden 2017-08-24 Utbildningsnämnden 2017-11-23 Vård- och äldreomsorgsnämnden 2017-10-26 Kommunrevisionen får kallelser och protokoll från alla nämnder och kommunfullmäktige. Vid dialogmöten diskuterar även revisorerna med nämnderna om den interna kontrollen. 3. Revisionskriterier 3.1. Kommunallagen 6 kap. 1 och 7 Kommunstyrelsen ska enligt 1 leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i kommunala bolag och sådana kommunalförbund som kommunen är medlem i Enligt 7 ska nämnderna var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 1 har lämnats över till någon annan. 1 3 kap. 16 a-18 b avser kommunala bolag. 4

Styrelser och nämnder Kommunfullmäktige 3.2. Kommunens styrsystem Kommunens styrsystem infördes 2006. Fullmäktige styr kommunkoncernens verksamheter genom Mål och budget däri vision, kommunmål, ekonomiska ramar och barn- och elevpeng beskrivs. Noteras är att mål även kan förekomma i andra dokument som fastställs av fullmäktige. Figuren nedan illustrerar styrsystemet. Figur 1 Kommunens styrsystem Vision 2025 Oxelösund här börjar världen Kommunmål Ekonomiska ramar Barn och elevpeng Verksamhetsplan Handlingsplaner (Figuren är EY:s egen) Vision 2025 anger den övergripande politiska viljeinriktningen för hur kommunen ska utvecklas i ett längre perspektiv. Utöver visionen styrs verksamheten av sex långsiktiga kommunmål 2. Verksamhetens främsta fokus anges genom ett flertal mätbara mål under respektive kommunmål. Två gånger per år (augusti och december) justeras barn- och elevpengen genom avstämning av antalet barn/elever med den befolkningsprognos som Mål och budget grundar sig på. För utbildningsnämnden innebär justeringen ett tillskott alternativt avdrag av medel. Nämnderna ska innan det aktuella budgetåret fastställa en verksamhetsplan för hela budgetperioden 2017-2019. Nämnderna ska rapportera eventuella avvikelser från ovanstående till kommunstyrelsen. I verksamhetsplanen ska kommunmålen brytas ner och kompletteras till lämplig styrning av verksamheterna i syfte att uppnå resultat i förhållande till kommunmålen. Nämnderna ska kommunicera vision, kommunmål och nämndmålen så att samtliga i organisationen känner till dem och ser dem som styrande för sitt arbete. I nämndernas uppdrag ingår att besluta om erforderliga effektiviseringar i verksamheten. Utifrån nämndens verksamhetsplan ska handlingsplaner tas fram på förvaltningsnivå. Handlingsplanerna ska vara framtagna senast i februari aktuellt budgetår (maj för utbildningsförvaltningen). 3.2.1. Uppföljning Samtliga nämnder ska lämna budgetuppföljning med prognos för helåret i mars, april, augusti (delår), och oktober. För helåret görs ett bokslut med årsredovisning. I 2 De sex långsiktiga kommunmålen är Mod och framtidstro, Trygg och säker uppväxt, God folkhälsa, Trygg och värdig ålderdom, Attraktiv bostadsort och Hållbar utveckling. 5

delårsrapporten och årsredovisningen görs uppföljning av kommunmål och eventuella särskilda satsningar/uppdrag. Vid befarad eller konstaterad budgetavvikelse ska förvaltningschefen till nämnden samordna och rapportera uppföljningen och föreslå åtgärder till förväntad budgetavvikelse. Nämnden ska göra omprioriteringar för att hålla sig inom tilldelad budgetram. Underskottet, vidtagna åtgärder och eventuella avvikelser från kommunmålen ska snarast rapporteras till kommunstyrelsen. Efterlevnaden av policy dokumentet för målstyrning och roller ska följas upp kontinuerligt och en årlig utvärdering ska ske på nämnds och kommunstyrelsenivå. Kommunstyrelsen ansvarar för att en redogörelse av utvärderingen årligen lämnas till kommunfullmäktige. 3.2.2. Internkontrollreglemente för Oxelösunds kommun Reglementet anger kommunstyrelsens respektive nämndernas ansvar och skyldigheter avseende intern kontroll. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll och för att upprätta en organisation för intern kontroll inom kommunen. Kommunstyrelsen beslutar vid behov om anvisningar. Med utgångspunkt från nämndernas rapporter ska kommunstyrelsen utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och vid behov göra förbättringar. Kommunstyrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen. Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen och för att upprätta en organisation för intern kontroll inom sitt område. Nämnden beslutar om anvisningar på områden som kommunstyrelsen inte behandlat. Vidare ska nämnden löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom sitt eget område och två gånger per år rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt ske till kommunens revisorer. 6

4. Kommunstyrelsen 4.1. Styrning Kommunstyrelsens verksamhetsplan 2017 fastställdes 2016-11-30 187. Tabellen nedan visar att utifrån fullmäktiges kommunmål fastställs 23 mål. Mått (indikator) anges inte till något av målen medan målvärden anges till 21 av 23 mål. Kommunmål Tabell 1 Översikt över kommunstyrelsens mål Mått till nämndens mål Antal mål (indikator) Målvärde(n) 2017 Mod och framtidstro 6 Mått till nämndens mål anges inte Till 4 av 6 mål anges målvärden. Trygg och säker uppväxt 2 Mått till nämndens mål anges inte Målvärden anges till samtliga mål. God folkhälsa 3 Mått till nämndens mål anges inte Målvärden anges till samtliga mål. Trygg och värdig ålderdom 2 Mått till nämndens mål anges inte Målvärden anges till samtliga mål. Attraktiv bostadsort 6 Mått till nämndens mål anges inte Målvärden anges till samtliga mål. Hållbar utveckling 4 Mått till nämndens mål anges inte Målvärden anges till samtliga mål I verksamhetsplanen redovisas planeringen av hur de sex prioriterade delområdena ska effektiviseras under budgetåret. Ett särskilt uppdrag, förberedelse för kommunens värdskap för vänortsorganisationen Douzelages möte 2018, formuleras. Verksamhetsplanen reviderades 2017-05-31 89 till följd av en ökad intäkt på 480 tkr. 3 Revideringen var avgränsad och övriga delar såsom mål, målvärde, uppdrag eller effektiviseringar ändrades inte. 3 Kommunfullmäktige beslutade 2017-02-15 ( 8) om fördelning av den schablonersättning som utgår till kommunen för arbetet med, och följande kostnader för, nyanlända i Oxelösund. Fördelningen innebar för kommunstyrelsen en ökad intäkt på 480 tkr. 7

4.2. Uppföljning och rapportering Kommunstyrelsen har under 2017 haft åtta sammanträden. Styrelsen har behandlat den egna ekonomin för månaderna april, augusti (i form av delår) och oktober. Styrelsen har inte följt upp den egna ekonomin för mars separat utan har behandlat hela kommunens ekonomi för månaden. I den uppföljningen ingår kommunstyrelsens ekonomi för perioden. Styrelsen har även behandlat barn- och elevpengen, korrigering av utbildningsnämndens redovisning för denna, partistöd och investeringar i det planerade underhållet. Styrelsen har följt upp den egna interna kontrollen vid två tillfällen under 2017. 2017-09-27 145 godkändes den egna delårsrapporten 2017. Rapporten behandlar måluppfyllelse, ekonomi, särskilda uppdrag 4 och styrelsens bidrag till uppföljning av de kommunövergripande målen. Många av värdena som behövs för att göra en komplett uppföljning av styrelsens egna mål saknas och förhoppningen är att följa upp och redovisa måluppfyllelsen för flera mål i samband med årsredovisningen. Graden av måluppfyllelse är i stort varierad och fem av de tjugotre målen bedöms uppnås till årets slut. Prognos för helår är ett överskott på 0,6 mkr. 2017-04-26 60 godkändes den ekonomiska uppföljningen per mars för hela kommunen. Resultatet för 2017 kommer enligt prognosen att uppgå till 30,6 mkr, vilket är en försämring med 5,7 mkr. Kommunstyrelsen har en avvikelse mellan budget och prognosticerat resultat på 32 tkr. Vid sammanträde 2017-04-26 61 beslutades att investering i planerat underhåll med budgeterat belopp 6 900 tkr får startas och medel tas ur investeringsramen med samma belopp. Uppdelning av investeringsutgifter ska ske i bokslutet och aktiveras på berörda fastighetsobjekt och i tillämpliga komponenter. Fastighetsekonomen utses till attestant för åtgärderna. 2017-05-31 93 godkändes den egna uppföljningen per april. På helåret prognosticerades ett budgetunderskott på - 700 tkr. I protokollet bedöms att investeringarna uppgår till 61,2 mkr av den ursprungliga investeringsbudgeten på 184,5 mkr. 2017-11-29 197 godkändes den ekonomiska uppföljningen per oktober. Resultatet är ett överskott på 2,2 mkr. Budgeten har justerats efter grundanslaget för sänkta antagande av löneökning, tilläggsanslag för prioriterade grupper samt tilläggsanslag för sanering av Ramdalsskolan. Det justerade anslaget uppgår till 60,1 mkr. Vid sammanträde 2017-03-08 beslutade kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta att inte ge partistöd för två partier i Oxelösund kommun. Anledningen är att partierna inte lämnat in redovisningen i tid i enlighet med kommunens riktlinjer. Kommunfullmäktige beslutade i enlighet med detta den 29 mars 29. 2017-05-09 87 beslutade styrelsen att vidhålla tidigare fattat beslut likväl kommunfullmäktige den 2017-05-17 47. Efter förvaltningsrättens dom beslutade kommunstyrelsen 2017-10-25 att föreslå kommunfullmäktige att betala ut partistöd till de två partierna. Kommunfullmäktige beslutade 2017-11-15 123 att betala ut partistöd till de två partierna. 4 Kommunstyrelsens särskilda uppdrag avseende kommunens värdskap för Douzelages möte 2018 behandlas och en lägesbeskrivning för augusti 2017 ges. Särskilda satsningar och effektivisering behandlas även i delårsrapporten. 8

I erhållen kallelse för kommunstyrelsens årsredovisning som ska bli behandlad 2018-03-07 står det att kommunstyrelsen redovisar ett ekonomiskt resultat som är 4 mkr bättre än budgeterat. Enligt kallelsen har samtliga målområden utvecklats positivt. I årsredovisningen står det även om kommunens uppföljning av internkontrollen och att en positiv utveckling har skett under året där nämnderna i stor utsträckning gör ett liknande arbete och anvisningarna följs. I erhållen kallelse för kommunstyrelsens sammanträde 2018-03-07 behandlades utvärdering av målstyrning och roller 2017. 4.3. Intern kontroll Kommunstyrelsen beslutade 2016-11-30 188 att anta internkontrollplanen för 2017. Följande sju kontrollmoment i tabell nedan utgör interkontrollplanen. Av beslutsunderlaget framgår ingen risk- och väsentlighetsanalys. Förslaget till internkontrollplan anger 14 rutin och kontrollmoment men styrelsen beslutade att fastställa nedanstående sju kontrollmoment. Vidare beskriver internkontrollplanen kontroll och rapport till kommunstyrelsen och risk. Kolumnen risk beskriver sannolikhet och konsekvens i textform men inget riskvärde i siffror. Kommunstyrelsen har följt upp den interna kontrollen för 2017 två gånger under året. Tabell 2 Översikt över kommunstyrelsens internkontrollplan 2017 Frekvens för Rutin och kontrollmoment uppföljning 1. Delegationsanmälan Att delegationsanmälan görs vid nyanställningar 2. Röda tråden Att arbetsplatsen har en handlingsplan utifrån M&B och nämndens verksamhetsplan 3. Politiska beslut Att politiska beslut verkställs 4. Uppsiktsplikt mot verksamheter i samverkan Att reviderad verksamhetsplan samt verksamhetsberättelse för IT levereras 5. Introduktion av nyanställda Att varje nyanställd medarbetare får en verksamhetsspecifik introduktion 6. Arvodesutbetalningar Att arvode för förlorad arbetsinkomst inte utbetalas för löneersatt tid 7. Avtal tecknade under 2017 avseende hyres- och arrendeavtal Kontrollpunkten avser att kontrollera att behörig instans fattat beslut, att rätt avtalsmall använts och att delegationsanmälan skett Följdes upp 2 gånger per år 2017-05-31 2017-10-25 2 gånger per år 2017-05-31 2 gånger per år 2017-05-31 5 2017-10-25 1 gång per år 2017-10-25 1 gång per år 2017-10-25 1 gång per år 2017-10-25 Anges inte i internkontrollplanen 2017-10-25 Den första uppföljningen av internkontrollen godkändes på sammanträdet 2017-05-31 90. Uppföljningen avsåg granskning av rutiner för delegationsanmälan (1), röda tråden (2) och politiska beslut (3). Uppföljningen visade att det finns brister i tillämpning av rutinerna för delegationsanmälan och röda tråden. Åtgärder planeras för att komma till rätta med bristerna. Enligt protokollet skulle beslutet inte expedieras till kommunens revisorer. Den andra uppföljningen av interkontrollplan för 2017 godkändes på sammanträdet 2017-10- 25 176. Uppföljningen avsåg samtliga kontrollmoment, med undantag av kontrollområde 2. Resultatet av uppföljningen var att i alla kontrollmoment förekom det brister och avvikelser i 5 2017-09-06 124 följde styrelsen upp internkontrollplan 2016 gällde den Röda Tråden. Kommunstyrelseförvaltningen förklarade att kommunens förvaltningar och enheter, med ett undantag, har upprättat handlingsplaner i enlighet med kommunens budgetregler och styrsystem. En enhet inom vård- och omsorgsförvaltningen har inte upprättat en handlingsplan. 9

tillämpningen, förutom kontrollmoment Avtal tecknade under 2017 avseende hyres- och arrendeavtal (7). Kommunstyrelsen beslutar att godkänna samtliga redovisningar förutom kontrollområde 1. Kommunchefen fick i uppdrag att utreda varför delegationsbeslut inte anmäls. Återrapportering till styrelsen ska ske vid sammanträde 2018-03-07. Enligt protokoll, expedierades inte kommunstyrelsens beslut till kommunens revisorer. Ingen av kommunstyrelsens uppföljningar av internkontrollplanen har expedierades till kommunens revisorer. 4.4. Uppsiktsplikt Nedan redogörs kommunstyrelsens uppsikt av nämnderna i Oxelösunds kommun där bland annat ekonomi, åtgärder för budget i balans och handlingsplaner redogörs. 2017-09-27 155 beslutade kommunstyrelsen att godkänna förslag till delårsrapport 2017 per 31 augusti för hela kommunen. Kommunen uppvisar ett positivt resultat på 45,7 mkr och för koncernen på 60,5 mkr. Prognosen för kommunens bokslut är 31,3 mkr. Relativt många av fullmäktiges övergripande kommunmål bedöms osäkra om målvärdet kommer att uppnås vid årets slut. Flertalet mål saknar mätvärde för delåret men fler av dessa väntas inkomma under hösten. Enligt protokollet är det av de sex kommunmålen Trygg och värdig ålderdom samt Mod och Framtidstro som har stora chanser att vara uppfyllda vid årets slut. Kommunstyrelsen godkände 2017-04-26 60 den ekonomiska uppföljningen per mars för hela kommunen. Kommunens resultat för 2017 prognosticeras uppgå till 30,6 mkr, vilket enligt protokollet är en försämring med 5,7 mnkr i jämförelse med det uppsatta årsresultatet i mål och budget för 2017 6. Vård- och omsorgsnämnden bedömer ett budgetunderskott på 0,5 mkr och utbildningsnämnden ett underskott på 2,8 mkr. På sammanträdet 2017-05-31 94 godkändes den ekonomiska uppföljningen per april för hela kommunen. Verksamheterna bedömer ett sammanlagt budgetunderskott på -200 tkr. Resultatet för 2017 prognosticeras uppgå till 31 mkr. Kommunstyrelsen fick 2017-05-31 110 en redovisning av antal handlingsplaner. Ärendet var en informationspunkt och av protokollet framgår inte vilken nämnds handlingsplaner som avses. På sammanträdet 2017-09-27 146 följde kommunstyrelsen upp det beslut som fattades 2017-03-08 28 om utökad återrapportering av räddningstjänstens verksamhet och ekonomi. Kommunstyrelsen beslutar att godkänna uppföljningen. På sammanträde den 2017-11-29 198 godkände kommunstyrelsen den ekonomiska uppföljningen per oktober för hela kommunen. Det prognosticerade resultatet för helåret är 37,5 mkr. Samtliga nämnder och kommunfullmäktige bedömer ett budgetöverskott på 6,1 mkr. Ingen av nämnderna prognosticerar ett negativt resultat för helåret. 7 6 På 36,3 mkr 7 - Kommunstyrelsen 2,2 mnkr 10

I kallelse för kommunstyrelsens sammanträde 2018-03-07 behandlas årsredovisningen för 2017. I den står det att för totalt av de kommunövergripande målen uppnås en god måluppfyllelse där alla mål ligger över 50 %. Kommunens bokförda resultat uppgår till 42 mkr och nämndernas budgetöverskott var 5,4 mkr. Kommunstyrelsen har i juni 2017 följt upp förekomsten av handlingsplaner hos alla förvaltningar och enheter. Kommunstyrelsen konstaterade att kommunens förvaltningar och enheter, förutom en enhet inom Vård- och omsorgsförvaltningen, har upprättat handlingsplaner i enlighet med kommunens styrsystem och budgetregler. Expedierades till säkerhetsstrateg. Vård och omsorgsnämnden Under våren följde kommunstyrelsen vård- och omsorgsnämndens arbete med sin verksamhetsplan och senare åtgärder för ekonomi i balans samt handlingsplanerna. På kommunstyrelsens sammanträde 2017-01-25 2 informerade socialchef och verksamhetsekonom om arbetet med vård- och omsorgsnämndens verksamhetsplan. Ärendet var en informationspunkt och beslut fattades inte. Socialchefen informerade om vård- och omsorgsnämndens verksamhetsplan på kommunstyrelsens sammanträde 2017-04-26 84. Likt tidigare var ärendet en informationspunkt och inget beslut fattades. På kommunstyrelsens sammanträde 2017-05-31 116 informerade ordförande för vård- och omsorgsnämnden om åtgärder för budget i balans. Ärendet var en informationspunkt och inget beslut fattades. Socialchef redovisade kommunstyrelsen om vård- och omsorgsnämndens åtgärder för budget vid balans vid sammanträdet 2017-09-27 162. Ärendet var en informationspunkt och inget beslut fattades. Kommunfullmäktige beslutade 2017-02-15 8 att göra om fördelningen av schablonersättningen rörande flyktingmottagning. Kommunfullmäktige beslutade att tilldela kommunstyrelsen ofördelade 1 600 tkr. Vård- och omsorgsnämnden hade möjlighet att ta del av anslaget ifall de faktiska kostnaderna härrörande från flyktingmottagningen för den egna verksamheten redovisades. Det skulle ske till kommunstyrelsens novembersammanträde och ansågs vara en engångsintäkt som enbart gällde år 2017. Kommunstyrelsen beslutade 2017-11-29 201 att godkänna vård- och omsorgsnämndens rapport om faktiska kostnader avseende flyktingmottagning. Nämnden redovisade ett negativt utfall på 2 539 tkr per oktober och prognos för helår är ett ökat underskott till 3 091 tkr. Kommunstyrelsen beviljade nämnden tilläggsanslag på 1 600 tkr samt finansiering på 1 600 tkr via Kommunstyrelsen ofördelat. - Kommunfullmäktige och övriga nämnder 0,1 mnkr - Utbildningsnämnden 1,6 mnkr - Vård och omsorgsnämnden 0,4 mnkr - Miljö och samhällsbyggnadsnämnden 1,5 mnkr - Kultur och fritidsnämnden 0,3 mnkr 11

Kommunstyrelsens uppföljning av utbildningsnämnden Utbildningsnämnden fick vid kommunstyrelsen sammanträde 2017-04-26 60 i uppdrag att återkomma på kommunstyrelsens nästa sammanträde och redovisa åtgärder för att få en budget i balans. Bakgrunden till beslutet var utbildningsnämndens helårsprognosticerade budgetunderskott på 2,8 mkr. Utbildningschefen redovisade på sammanträdet 2017-05-31 112 om utbildningsnämndens åtgärder för budget i balans. Ärendet var en informationspunkt och inget beslut fattades. Utbildningschefen redovisade på sammanträdet 2017-09-27 163 om utbildningsnämndens åtgärder för budget i balans. Ärendet var en informationspunkt och inget beslut fattades. Vid sammanträdet 2017-09-27 151 behandlade kommunstyrelsen utveckling och förvaltning av resursfördelningssystem barn och elevpeng. Utbildningsnämnden och dess förvaltning har påtalat att ansvaret för konstruktion och utveckling av resursfördelningsmodellen borde tydliggöras och tillföras kommunstyrelsen. Kommunchefen fick i uppdrag att undersöka och återkomma med förslag till en eventuell förändring av reglemente och att återkomma med förslag till ansvarsfördelning avseende uppföljning av fördelade resurser enligt barn och elevpengen. Vid senare sammanträde 2017-10-25 180 behandlade kommunstyrelsen avräkning 2017 barn och elevpeng. Kommunstyrelsen gav förslaget till kommunfullmäktige att godkänna avräkning barn och elevpeng för perioden januari september 2017 på 5 420 tkr, samt bevilja Utbildningsnämnden tilläggsanslag på 5 420 tkr. 2017-11-29 208 beslutade kommunstyrelsen om förslag att budgetreglerna kompletterades med att utbildningsnämnden ska redovisa resultat för den volymbaserade delen av sin budget som utgörs av barn och elevpeng separat i september och november. Förslaget var att ändringarna träder i kraft den första januari 2018. Kommunstyrelsen expedierade förslag till beslut till kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen gav förslag till beslut i kommunfullmäktige den 2017-11-29 209 gällande avräkning 2017 barn och elevpeng och bevilja utbildningsnämnden tilläggsanslag på 3 126 tkr. Kommunfullmäktige beslutade den 2017-12-15 att godkänna avräkning för perioden januari december 2017. 12

5. Kultur- och fritidsnämnden 5.1. Nämndens styrning Kultur- och fritidsnämnden godkände sin verksamhetsplan för 2017 den 2016-12-06 60. Nämnden beslutade även att: Måtten till målen ska revideras i februari 2017, Budgeten för 2017 ska revideras i februari 2017 och Minska på kostnaderna för idrottsplatsen genom att behålla samma ekonomiska nivå som 2016 för att nå budget i balans. Det sista beslutet fattades mot bakgrund av att verksamheten var underfinansierad med 292 tkr. Det innebar att budgeten i samband med godkännandet var underfinansierad. Enligt protokollet skulle beslutet expedieras till kommunstyrelseförvaltningen. Verksamhetsplanen justerades den 2017-02-27 2 med en ökad intäkt på 480 tkr. Revidering av mål och mått till målen godkändes av nämnden vid samma sammanträde 3. Beslutet skulle enligt protokollet expedieras till kommunstyrelsen. Utifrån fullmäktiges mål formulerar nämnden 18 mål, de flesta har mått kopplade till sig medan samtliga saknar målvärden för 2017. Flera mål saknar även ingångsvärden för 2016. Kommunmål Tabell 3 Översikt över kultur- och fritidsnämndens mål Mått till nämndens mål Antal mål (indikator) Målvärde(n) 2017 Mod och framtidstro 3 Mått anges till samtliga mål Samtliga mål saknar målvärden Trygg och säker uppväxt 3 Mått anges till samtliga mål Samtliga mål saknar målvärden God folkhälsa 3 Mått anges till 2 av 3 mål Samtliga mål saknar målvärden Trygg och värdig ålderdom 2 Mått anges till 1 av 2 mål Samtliga mål saknar målvärden. Ett av målen saknar ingångsvärde för 2016. Attraktiv bostadsort 4 8 Mått anges till 2 av 4 mål. Samtliga mål saknar målvärden. Två av målen saknar ingångsvärden för 2016 Hållbar utveckling 3 Mått anges till samtliga mål Samtliga mål saknar målvärden. Ett av målen saknar ingångsvärde för 2016 Nämndens övriga mål/styrning i övrigt är antagande av de tre styrdokumenten Biblioteksplan för 2015-2017, Kulturplan och Strategi för besöksnäringen med bland annat beslut i fullmäktige under 2017. 8 Två av målen är antagande av styrdokument. 13

5.2. Uppföljning och rapportering Kultur- och fritidsnämnden har under 2017 haft sex sammanträden. Nämnden har behandlat den egna ekonomin för månaderna mars, april, augusti (i form av delårsrapport) och oktober under 2017. Alla ekonomiska uppföljningar förutom vid sammanträdet i maj expedierades till kommunstyrelsen. Nämnden har även under året behandlat omfördelning av medel i investeringsbudgeten. Nämnden har under 2017 behandlat den så kallade övriga styrningen, det vill säga antagande av tre styrdokument som bland annat tas i kommunfullmäktige. Vidare har nämnden behandlat målstyrning och rollfördelning. 2017-09-19 36 godkändes delårsrapporten 2017. I rapporten följde nämnden upp den egna måluppfyllelsen, ekonomi, den egna styrningen i övrigt och nämndens bidrag till uppföljning av de kommunövergripande målen. Måluppfyllelsen av de arton egna målen var varierat och åtta av målen bedömdes uppnås till slutet av 2017 9. För den övriga styrningen bedömdes att biblioteksplan uppnås och två övriga styrdokument fattas beslut av kommunfullmäktige under året. Nämndens prognos för helår är en positiv avvikelse på 135 tkr och resultat för perioden är positiv med 497 tkr 10. Förvaltningschef fick i uppdrag att återkomma med en rapport om avvikelser från avtalet mellan kultur och fritidsnämnden och Kustbostäder angående skötselåtgärder på Ramdalens IP. Expedieras till kommunstyrelseförvaltningen. Budgetuppföljning per mars godkändes 2017-04-18 18. Resultatet för perioden var en positiv budgetavvikelse på 300 tkr och en helårsprognos om en budget i balans. Beslutet expedierades till kommunstyrelsen. Budgetuppföljningen 2017-05-22 26 för april månad var en positiv budgetavvikelse på 292 tkr samt prognosticerades ett överskott på 90 tkr för helåret. Vid sammanträdet 2017-09-19 41 behandlades omfördelningen av medel i investeringsbudgeten för 2017. Nämnden beslutade att förvaltningschef fick i uppdrag att undersöka möjligheten att göra lämpliga kringåtgärder för högst 100 tkr vid skateparken Ramdalen. Samt beslutades att omfördela 100 tkr i medel ur investeringsbudgeten från Deweys biblioteks system till projektet skateparkens kringåtgärder. Vid sammanträdet 2017-09-19 beslutade nämnden att föreslå kommunfullmäktige att anta Oxelösunds kulturplan 2018-2021. Expedierades till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Ärendet återremitterades från kommunstyrelsens arbetsutskott. Och vid nämndens sammanträde i december 58 beslutade nämnden att föreslå kommunfullmäktige att anta reviderat förslag till kulturplan för Oxelösund. Expedierades till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för åtgärd. Nämnden beslutade att föreslå kommunfullmäktige vid sammanträdet 2017-09-19 att anta besöksnärings strategi för Oxelösund 2018-2023. Expedierades till 9 Nämndens tre uppföljningsbara mål härrörande till kommunmålet Trygg och värdig ålderdom bedömdes uppnås vid årets slut. Likväl var bedömningen att tre av fyra av nämndens egna mål inom kommunmålet Attraktiv bostadsort skulle uppnås till årets slut. För hållbar utveckling var ett målvärde osäker och två skulle uppnås. 10 Inom vissa verksamheter har det varit lägre personalkostnader än budgeterat som förklaras med bland annat deltidsfrånvaro som inte kunnat ersättas med vikarier. Vidare har Migrationsverkets schablonersättning varit högre än budgeterat vilket påverkar budgeten positivt. 14

kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Vid sammanträdet i november 56 informerade nämndens ordförande att kommunchefen fått i uppdrag att presentera ett nytt förslag för kommunstyrelsen juni 2018. Vid sammanträdet 2017-09-19 35 beslutade nämnden att föreslå kommunfullmäktige att anta biblioteksplan för åren 2018-2020. Expedierades till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen behandlade ärendet vid november sammanträdet 213 och beslutade att föreslå kommunfullmäktige att anta biblioteksplanen 2018-2020. Vid sitt sammanträde i december 140 beslutade kommunfullmäktige att anta förslaget till biblioteksplan 2018-2020. Expedierades till Kultur- och fritidsnämnden för åtgärd. Budgetuppföljning per oktober månad godkändes vid sammanträdet 2017-11-14 48. Periodens resultat var en positiv budgetavvikelse på 616 tkr. Nämndens årsprognos är ett prognosticerat överskott med 336 tkr. Nämnden har erhållit för perioden 166 tkr, jämfört med budget, för schablonersättning för nyanlända 11. Expedierades till kommunstyrelseförvaltningen för åtgärd. Sammanträdet i december 2017-12-20 68 innefattade uppföljning av målstyrning och roller för 2017. Nämnden diskuterade målstyrning och roller. Policyn är känd för nämndens ledamöter och spelreglerna är tydliga. Inga förslag på förbättringsområden lyftes fram och nämnden beslutade att godkänna utvärderingen. Expedierades till kommunstyrelsen för kännedom. 2018-02-26 behandlade nämnden den egna årsredovisningen, som innefattar ekonomi, investeringar och måluppfyllelse med mera. I kallelsen står det att måluppfyllelsen av kommunmålen, nämndens mål och biblioteksplan bedöms som helhet bli god med några undantag. Den ekonomiska uppföljningen är ett positivt resultat på 0,4 mkr, vilket förklaras i huvudsak av vakanser på personalsidan och att schablonersättningen från Migrationsverket har varit högre än budgeterat. Utgifterna för investeringar har uppgått till 0,1 mkr under året. Expedierades till kommunstyrelsen för åtgärd. 8 Nämndens intäkter för anställningar med marknadsåtgärder är för perioden 222 tkr jämfört med budget. Lönekostnader prognosticeras understiga budget med 284 tkr vid årets slut. 15

5.3. Intern kontroll Kultur- och fritidsnämndens intern kontrollplan 2017 fastställdes 2016-12-06 59. Av ursprungligen 20 kontrollmoment fastställdes sex kontrollmoment (se tabell nedan). Kulturoch fritidsnämnden följde upp den interna kontrollen två gånger under 2017. Internkontrollplanen anger konsekvens och sannolikhet båda med en fyrgradig skala och ett riskvärde. Tabell 4 Översikt över kultur- och fritidsnämndens internkontrollplan 2017 Frekvens för Rutin och kontrollmoment Följdes upp uppföljning 1. Systematiskt arbetsmiljö, säkerhets och hälsoarbete Att beslutade åtgärder i handlingsplanen genomförs 2. Handläggning av förenings- och anläggningsbidrag Uppföljning av föreningarnas verksamhetsplaner 3. Dagskassor och kontanthantering Uppföljning av eventuella differenser i den dagliga redovisningen 4. Användande av kommunens betalkort Att riktlinjer följs 1 gång/år 2017-11-14 1 gång/år 2017-11-14 2 gång/år 2017-05-22 2017-11-14 2 gång/år 2017-05-22 2017-11-14 5. Riktlinjer för konst Att beslutade riktlinjer om stickprov följs 6. Behörighet till datasystem Att rutiner vid anställning samt avslut följs Att rutiner för daglig in- och utloggning i olika datasystem skapas 2 gång/år 2017-05-22 2017-11-14 2 gång/år 2017-05-22 2017-11-14 Den första uppföljningen av den interna kontrollen godkändes den 2017-05-22 25. De kontrollmoment som följdes upp var Dagskassor och kontanthantering (3), Användandet av kommunens betalkort (4), Riktlinjer för konst (5) och Behörighet till datasystem (6). Kontrollmoment 5 visade att några av de konstverk som fanns med på listan inte fanns kvar på enheterna. Förklaring kan vara att de har bytt plats samt har konstregistrets server delvis havererat hos IT enheten i Nyköping. Information och registerfunktioner har gått förlorade, vilket påverkar möjligheter att registrera och låna ut konst. Informationen gällande utlånade konstverk är inte helt tillförlitlig, det pågår ett arbete med att återställa all information tillsammans med en konsult. Kontrollmoment 1 och 2 skulle redovisas vid den nästa uppföljningen av internkontrollplanen. Beslutet skulle expedieras till bland annat internkontrollansvarig på kommunstyrelseförvaltningen. Den andra uppföljningen var 2017-11-14 49 och visade att fyra av sex kontrollmoment var godkända. De moment som blev godkända var Handläggning av förenings- och anläggningsbidrag (2), Dagskassor och kontanthantering (3), Riktlinjer för konst (5) och Behörighet till datasystem (6). Kontrollmomenten Systematisk arbetsmiljö/säkerhets och hälsoarbete (1) och Användande av kommunens betalkort (4) hade avvikelser och blev inte godkända. Nämnden beslutade att godkänna den andra uppföljningen av intern kontrollplanen samt beslutad åtgärd för avvikelse som framkom vid uppföljningen. Kultur och fritidschefen får i uppdrag att återrapportera om beslutad åtgärd vid nästa uppföljning av 16

internkontrollplan. Av protokollet framgår att beslutet skulle expedieras till bland annat internkontrollansvarig på kommunstyrelseförvaltningen. Ingen av nämndens uppföljningar av internkontrollplanen har expedierades till kommunens revisorer. 6. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 6.1. Nämndens styrning Verksamhetsplan antogs 2016-12-14 115. Enligt protokollet skulle beslutet expedieras till kommunstyrelsen. Till kommunmålen kopplas 20 mål. Samtliga mål har angivna mått och med undantag för ett mål anges målvärden. Kommunmål Tabell 5 Översikt över miljö- och samhällsbyggnadens mål Mått till nämndens mål Antal mål (indikator) Målvärde(n) 2017 Mod och framtidstro 3 Mått anges till samtliga mål Målvärden anges till samtliga mål Trygg och säker uppväxt 1 Mått anges till samtliga mål Målvärden anges till samtliga mål God folkhälsa 5 Mått anges till samtliga mål Målvärden anges till samtliga mål Trygg och värdig ålderdom 2 Mått anges till målet Målvärde anges till målet Attraktiv bostadsort 5 Mått anges till samtliga mål Målvärden anges till samtliga mål Hållbar utveckling 4 Mått anges till samtliga mål Målvärden anges till samtliga mål Nämndens övriga mål/egen styrning i övrigt är uppföljning av 2016 års kostnader för cykelvägar. 6.2. Uppföljning och rapportering Under 2017 har miljö- och samhällsbyggnadsnämnden haft elva sammanträden. Nämnden har behandlat den egna ekonomin för mars, april, oktober och augusti (i form av delårsrapport). Vid fyra tillfällen har nämnden tagit del av muntliginformation från förvaltningschef avseende ekonomin för februari, maj, juli, september och november 12. Nämnden har under 2017 behandlat utvärdering av målstyrning av roller och reviderat den egna delegationsordningen. Nämnden har behandlat den interna kontrollen vid två tillfällen under 2017. På sammanträdet 2017-09-20 78 godkändes delårsrapporten per 31 augusti. I rapporten följde nämnden upp den egna måluppfyllelsen, ekonomi, särskilt uppdrag 2017-2018 och nämndens bidrag till uppföljning av de kommunövergripande målen. Nämnden kommer att vid årets slut att uppfylla flertalet av sina mål 13. För perioden är det en positiv budgetavvikelse på 2,1 mkr, vilket förklaras med ökade intäkter med 0,5 mnkr och lägre kostnader med 1,6 mkr. För helåret är det ett positivt budgetresultat på 0,9 mnkr. Vilket förklaras med högre intäkter med 0,2 mkr och lägre kostnader med 0,7 mkr. Expedierades till kommunstyrelseförvaltningen för åtgärd. 12 Den ekonomiska uppföljningen var under punkten information vid sammanträdena 2017-03-22 (+ 600 tkr 30), 2017-06-20 ( 58), 2017-08-29 ( 72), 2017-10-17 ( 89) och 2017-12-12 ( 110) 13 17 mål kommer uppnås, ett mål kommer inte uppnås och 3 mål är osäkra om de kommer uppnås. 17

2017-03-22 21 beslutade nämnden att anta förvaltningens förslag till yttrande över JO-anmälan avseende handläggningstid för bygglovsärende. Förvaltningen ämnar att fatta beslut i det specifika ärendet under våren 2017. Budgetuppföljning per mars godkändes 2017-04-19 35 och visade en positiv budgetavvikelse på 748 tkr. Årsprognosen var en budget i balans. På sammanträdet 2017-05-23 46 godkändes budgetuppföljning per april. Uppföljningen visade en positiv budgetavvikelse på 884 tkr och ett prognosticerat överskott på 455 tkr för helåret. På sammanträdet den 2017-11-21 96 godkände nämnden budgetuppföljning per oktober. Nämnden redovisar en positiv budgetavvikelse på 2 318 tkr. Nämnden lämnar en årsprognos på 1 500 tkr. Vid sammanträde 2017-12-12 101 beslutade nämnden att fastställa delegations och verkställighetsordningen med föreslagna ändringar. Bland annat beslutade nämnden att förvaltningschef ska vara delegat gällande att besluta att sätta ned eller efterskänka avgifter enligt gällande taxor. Inte gatuchef som tidigare varit det. Expedierades till miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen. Vidare behandlade nämnden vid samma sammanträde utvärdering av målstyrning av roller 2017 107. Nämnden kom fram till att förbättringsområden är att under pågående mandatperiod se till att nya ledamöter och ersättare får kännedom om policyn för målstyrning och roller. Kansliet har under hösten bjudit in nya ledamöter till utbildning där bland annat policyn gåtts igenom. Expedierat till kommunstyrelseförvaltningen för kännedom. 2018-02-27 behandlade nämnden den egna årsredovisningen för år 2017. I redovisningen behandlas ekonomi, måluppfyllelse, uppföljning av den egna styrningen i övrigt, viktiga händelser under året och särskilt uppdrag 2017-2018 etc. I kallelsen står det att budgeten visar ett positivt resultat för året på 528 tkr. 18

6.3. Intern kontroll Interkontrollplanen fastställdes 2016-12-14 116 och som tabellen visar utgörs den av sex rutiner/system och kontrollmoment. Internkontrollplanen anger även ansvarig för momentet, metod, frekvens och rapport vid avvikelse och riskvärde. Tabell 6 Översikt över miljö- och samhällsbyggnadens internkontrollplan 2017 Frekvens för Rutin/system och kontrollmoment Följdes upp uppföljning 1. Handläggningstid för bygglov Regelbunden kontroll av verkliga handläggningstider inom bygglov 2. Kunders missnöje med handläggningstider miljö, plan, trafik, och byggärenden Regelbunden uppföljning att tiderna hålls, enkät 3. Arbetsmiljö och kompetensförsörjning Att riskanalyser genomförs och att eventuella handlingsplaner upprättas. Att årlig analys görs avseende personalläget samt att uppföljning görs av genomförda rekryteringar 4. Tillgång till IT-system efter avslutad anställning Alla konton och inloggningar till IT-system och dyl. avslutas vid avslutad anställning 5. Svarstid följs Att bestämda svarstider följs 6. Delegation Att delegeringsordningen är relevant med avseende på produktionskontorets organisation och befattningar m.m. 2 gånger per år 2017-03-22 2017-12-12 1 gång per år 2017-12-12 1 gång per år 2017-12-12 1 gång per år 2017-03-22 2017-12-12 2 gånger per år 2017-03-22 2017-12-12 1 gång per år 2017-03-22 2017-12-12 Nämnden har vid två tillfällen följt upp den egna interna kontrollen under 2017. Den första uppföljningen godkändes 2017-03-22 28 för perioden 2016-10-01-2017-01-31. Uppföljningen avsåg kontrollmoment Handläggningstid för bygglov (1), Tillgång till IT-system efter avslutad anställning (4), Svarstid följs (5) och Delegation (6). Kontrollmoment 1,4 och 5 blev inte godkända medan kontrollmoment 6 blev godkänd. Nämnden beslutade att godkänna föreslagna åtgärder och att miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen återrapporterar vad som gjorts vid nästa uppföljning. Beslutet expedierades enligt protokollet till internkontrollsansvarig på kommunstyrelseförvaltningen. Den andre uppföljningen godkändes den 2017-12-12 104. Uppföljningen, som avser 2017-01-31 till 2017-09-30. Berörda kontrollmoment var nummer 1, 2, arbetsmiljö och kompetensförsörjning (3), 4, 5 och 6. Fyra av sex kontrollområden var godkända. Kontrollmoment Kunders missnöje med handläggningstider miljö, plan, trafik och byggärenden (2) 14 och förvaltningen svarstid på mail (5) blev inte godkända. Beslutet expedierades till internkontrollsansvarig på kommunstyrelseförvaltningen. Inget av uppföljningstillfällenas resultat har expedierats till kommunens revisorer. 14 Mätning har ej gjorts på grund av resursskäl 19

7. Utbildningsnämnden 7.1. Nämndens styrning Av nämndens protokoll framgår att nya förutsättningar medförde att förslag till verksamhetsplan inte kunde presenteras på sammanträdet den 2016-12-20 70. Av protokollet framgår inte att beslutet skulle expedieras till kommunstyrelsen. Verksamhetsplan antogs istället på det nästkommande sammanträdet 2017-03-01 1. Som tabellen nedan visar bryts fullmäktiges kommunmål ned i nio mål. Samtliga mål med undantag för ett har mått formulerade och för ca hälften av målen anges målvärden. Vissa mål har nya mått vilket innebär att ingångsvärden saknas för 2016 och därav inga målvärden för 2017. Kommunmål Mod och framtidstro Trygg och säker uppväxt Antal mål Tabell 7 Översikt över utbildningsnämndens mål 2017 Mått till nämndens mål Målvärde(n) 2017 (indikator) 1 Mått anges inte till målet 2 Mått anges till samtliga mål God folkhälsa 2 Mått anges till samtliga mål Trygg och värdig ålderdom Attraktiv bostadsort 2 Anges inte Mått anges till samtliga mål Hållbar utveckling 2 Mått anges till samtliga mål Målvärde anges till målet Målvärden anges endast till det första målet Målvärden anges endast till det första målet Målvärden anges endast till det första målet. Till det andra målet anges att måtten är nya och att det saknas ingångsvärden för 2016. Därav saknas målvärden för 2017. Målvärden anges endast till det första målet. Till det andra målet anges att måtten är nya och att det saknas ingångsvärden för 2016. Därav saknas målvärden för 2017. Nämndens egna långsiktiga mål är att Oxelösund ska år 2025 tillhöra Sveriges 25 % bästa förskole- och skolkommuner i SKL:s öppna jämförelser. Det anges att målet formuleras för att på ett tydligare sätt koppla samman vision 2025 och det arbete som bedrivs i nämndens verksamheter. För att nå det långsiktiga målet och koppla samman dessa med vision 2025 fastställs tre övergripande mål: 1. Ge alla elever förutsättningar att genomföra sina gymnasiala studier på utsatt tid 2. Alla barn och elever ska känna sig trygga i förskolor och skolor 3. Ge alla vuxna förutsättningar att öka sin kunskap och sin kompetens i syfte att stärka sin ställning i arbets- och samhällslivet. I verksamhetsplanen anges ytterligare två mål alla elever ska lämna grundskolan med minst godkända betyg i alla ämnen och alla barn och elever ska känna sig trygga i förskolor och skolor som båda har mått (indikatorer) och målvärden angivna. När verksamhetsplanen antogs fanns en negativ balans motsvarande 8,5 mkr inom grundskolan för elevgrupperna nyanlända och elever med särskilda behov. Nämnden beslutade därav att vid nästa ordinarie sammanträde 2017-04-24 inkomma med en åtgärdsplan för att nå budget i balans. Protokollet anger att beslutet skulle expedieras till kommunstyrelsen. 20

7.2. Uppföljning och rapportering Utbildningsnämnden har under år 2017 haft åtta sammanträden och nämnden har följt upp den egna ekonomin för mars, april, augusti (i form av delårsrapport) och oktober. Nämnden behandlade även den egna ekonomin för juli månad då som en informationspunkt. Nämnden har agerat vid befarat underskott och rapporterat detta till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige samt vidtagit åtgärder för en budget i balans. Under året har nämnden behandlat Avräkning Barn- och Elevpeng vid sammanträdena i september och november. Nämnden har även behandlat målstyrning av roller och har också följt upp den interna kontrollen vid två tillfällen. Delårsrapporten per 31 augusti 2017 godkändes 2017-09-25 47. Rapporten beskriver måluppfyllelse, ekonomi, effektiviseringar, nämndens bidrag till uppföljning av de kommunövergripande målen och åtgärder efter revisionsanmärkningar etc. Måluppfyllelsen var försvårad då officiell statistik inte fanns, samtidigt fanns positiva signaler. Måluppfyllelsen troddes öka jämfört med föregående år. Målen är i stor grad antigen osäkra, inväntar officiell statistik, kommer redogöras för senare under hösten eller mätas under hösten. Till ett mål behövde måttet förtydligas. Det var ett negativt resultat per augusti med 2,6 mkr och en positiv årsprognos med 0,4 mkr. Ekonomisk återhållsamhet gällde för resterande del av året. Nämnden beslutade att godkänna delårsrapporten 2017 och expedierades till kommunfullmäktige och kommunstyrelseförvaltningen för kännedom. Den ekonomiska uppföljningen per mars 2017, redovisades 2017-04-24 15, visade en negativ helårsprognos på 2,8 mkr. Förbättringen med 5,7 mkr i jämförelse med ursprungliga obalansen i verksamhetsplanen berodde på tre saker: A) genomförande av organisatoriska förändringar och nya arbetssätt i grundskolan ska genomföras från och med höstterminen (2 mkr), B) en prognos för avräkning av fullmäktige barn- och elevpeng som medför högre anslag (3 mkr), C) en förbättrad prognos för bidrag från Migrationsverket (0,7 mkr). Utbildningschefen gavs uppdraget att konsekvensbeskriva och utreda besparingsåtgärder för att nå en budget i balans 15. Enligt protokollet skulle beslutet expedieras till kommunstyrelsen. Uppföljningen per april 2017, som godkändes av nämnden 2017-05-29 25, visade en negativ budgetavvikelse på -757 tkr 16 för perioden. Årsprognosen visade på ett negativt underskott på 4 710 tkr 17. Av protokollet framgår att beslutet skulle expedieras till kommunstyrelseförvaltningen och kommunfullmäktige. Konsekvensbeskrivning och utredning 26 av de fyra besparingsåtgärderna redovisades på ovan sammanträde. Nämndens beslut var att 1) utbildningsförvaltningen får i uppdrag att titta över fritidshemmen utifrån vistelsetiden kopplat till personalens sjukfrånvaro, 2) ta fram en reviderad modell för prissättning inom samverkansavtalet Kolmårdsgrannar och komma med ett förslag innan sommaren, 3) avstå besparingen på öppna förskolan och 4) avstå besparingen inom skiftomsorgen på Stenviks förskola. 18 Enligt protokollet skulle beslutet expedieras till kommunstyrelsen. 15 Besparingsåtgärder var att öka gruppstorlekarna inom fritidshemmen (750 tkr), minska kostnader för köp av gymnasieplatser (1 500 tkr), halvera öppna förskolans verksamhet genom minskning av öppettider (135 tkr) och en översyn av organisation och bemanning inom skiftomsorgen (415 tkr). 16 Med hänsyn till preliminär avräkning av fullmäktige barn- och elevpeng blev resultatet 73 tkr (-757+830=73) 17 Årsprognosen var - 1 710 tkr (- 4710+3 000 = -1710) om hänsyn till preliminär avräkning av barn- och elevpengen tog. 18 Noteras är att förvaltningens förslag till beslut var att 1)anta konsekvensbeskrivning och 2) ge utbildningschef i uppdrag att genomföra föreslagna åtgärder för att nå en budget i balans. 21

Vid sammanträdet 2017-08-29 behandlade utbildningsnämnden åtgärder för budget i balans. Den 29 maj fattade nämnden beslut att ge utbildningsförvaltning i uppdrag att utreda om möjlighet att ändra prissättningen till fristående utförare som bedriver gymnasieutbildningar till höstterminen 2017. Enligt rättspraxis kan nämnden inte ändra prissättningen under ett innevarande bidragsår. Nämnden godkänner informationen. Vid sammanträdet 2017-09-25 50 godkände nämnden åtgärder för budget i balans. Utifrån delårsrapportens resultat för nämnden och den positiva årsprognosen föreslår förvaltningen att inga ytterligare sparbeting vidtas för år 2017. Expedieras för kännedom till kommunstyrelsen och till utbildningschef för åtgärd. Utbildningschefen redovisade utbildningsnämndens förslag till åtgärder för en budget i balans vid kommunstyrelsens sammanträde 2017-09-27. Vid utbildningsnämndens sammanträde 2017-11-21 godkändes den ekonomiska uppföljningen per oktober månad. Nämndens ekonomiska uppföljning visade ett positivt resultat på 1, 273 mkr. Årsprognosen var 1,564 mkr. Års prognosen är 1,5 mkr och i denna ingick en preliminär avräkning KF barn och elevpeng för perioden oktober december. Utbildningsnämnden behandlade ärendet Avräkning 2017 Barn och elevpeng den 2017-09-25 48. För januari till september uppgår summan till 5 420 tkr. Nämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige att godkänna avräkning barn och elevpeng för perioden januari september 2017. Expedierades till kommunstyrelsen för åtgärd. Efter beslut i kommunfullmäktige den 2017-11-15 120 fick utbildningsnämnden beslut om avräkning 2017 barn och elevpeng motsvarande tilläggsanslag på 5 420 tkr. Nämnden behandlade avräkning 2017 barn och elevpeng vid sammanträdet 2017-11-21 62 och beslutade att ge fullmäktige förslaget att godkänna avräkning för perioden januari december 2017 vilken för helåret är 8 546 tkr och för perioden oktober till december är den 2 533 tkr. Efter beslut i kommunfullmäktige den 2017-12-13 135 ska utbildningsnämnden från och med den 1 januari 2018 redovisa resultatet för den volymbaserade delen av sin budget som utgörs av barn och elevpeng separat i september och november. Vid sammanträdet 2017-12-11 77 godkände nämnden utvärderingen av målstyrning och roller 2017. Två grupper har gått igenom detta, nämnden och förvaltningens ledningsgrupp. De båda grupperna upplever att policyn efterlevs och är tydlig. Det expedierades enligt protokollet för åtgärd till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. 2018-02-28 behandlade nämnden den egna årsredovisningen för år 2017. I årsredovisningen behandlas måluppfyllelse, ekonomi, internkontroll och uppföljning av den egna styrningen i övrigt med mera. Utbildningsnämnden redovisar ett positivt resultat med 1,2 mkr för 2017. 22

7.3. Intern kontroll Utbildningsnämndens internkontrollplan för 2017 antogs på samma sammanträde som verksamhetsplanen ( 72). Av 15 kontrollmoment fastställdes fyra rutiner/kontrollmoment att utgöra intern kontrollplanen (se tabell nedan). I beslutsunderlaget finns en risk- och väsentlighetsanalys för de 15 kontrollmomenten som även beskriver kontrollansvarig, omfattning, frekvens, metod och mottagande chef av rapporteringen, sannolikhet, konsekvens och totalt värde. Tabell 8 Översikt över utbildningsnämndens internkontrollplan 2017 Frekvens för Rutin/system och kontrollmoment Följdes upp uppföljning 1. Kränkande behandling Kontrollera rutiner 2. Uppföljning av politiska beslut Kontinuerlig uppföljning 3. Uppföljning av orosanmälan Uppföljning 4. Hantering av statsbidrag Uppföljning Årligen 2017-05-29 2017-11-21 2 gånger per år 2017-05-29 2017-11-21 2 gånger per år 2017-05-29 2017-11-21 2 gånger per år 2017-05-29 2017-11-21 Utbildningsnämnden följde upp den interna kontrollen två gånger under 2017. Den första uppföljningen var 2017-05-29 27. Uppföljningen visade att två kontrollmoment Uppföljning av politiska beslut (2) och Uppföljning av orosanmälan (3) var godkända medan Kränkande behandling (1) och Hantering av statsbidrag (4) hade brister och godkändes inte. Uppföljningen godkändes och enligt protokollet skulle beslutet expedieras till internkontrollsansvarig på kommunstyrelseförvaltningen och till utbildningschef för åtgärd. Den andra uppföljningen 2017-11-21 64. Uppföljningen avsåg juli till november månad. Två av fyra kontrollmoment blev godkända, 2 och 4. Nr 1 och 3 hade brister och godkändes inte. Nämnden beslutade att godkänna uppföljningen, att godkänna föreslagna åtgärder och att utbildningsförvaltningen återrapporterar vad som gjorts vid nästa internkontrollsuppföljning. Expedierats till internkontrollsansvarig vid kommunstyrelseförvaltningen. Inget av uppföljningstillfällenas resultat har expedierats till kommunens revisorer. 23

8. Vård- och omsorgsnämnden 8.1. Nämndens styrning Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsplan antogs den 2017-03-01 5. I samband med antagandet av verksamhetsplan fick socialchefen sex uppdrag avseende kostnadsminskning 19. Beslutet skulle enligt sammanträdesprotokollet expedieras till kommunstyrelsen. Innan antagande hade nämnden på sitt sammanträde 2016-12-20 79 återremitterat ärendet och gett socialchefen uppdrag som avsåg kvalitetssäkring av volymer och kostnader. Som tabellen nedan visar bryts fullmäktiges kommunmål ned i 9 mål. För samtliga mål anges mått och målvärden. Kommunmål Mod och framtidstro Trygg och säker uppväxt Antal mål Tabell 9 Vård- och omsorgsnämndens mål 2017 Mått till nämndens mål (indikator) Målvärde(n) 2017 1 Mått anges till målet Målvärde anges till målet 1 Mått anges till målet Målvärde anges till målet God folkhälsa 1 Mått anges till målet Målvärde anges till målet Trygg och värdig ålderdom 2 Mått anges till samtliga mål Målvärden anges till målet Attraktiv bostadsort 1 Mått anges till målet Målvärden anges till målet Hållbar utveckling 1 Mått anges till målet Målvärden anges till målet. Till ett av målvärdena saknas ingångsvärden för 2016. Verksamhetsplanen som antogs var underbalanserad med 12 292 tkr. De negativa balanserna fördelas enligt följande: äldreomsorg (4 250 tkr), ekonomisk bistånd (2 200 tkr), taxa äldreomsorg (400 tkr), korttidsvistelse och korttidstillsyn LSS (400 tkr), proportionell fördelning (5 450 tkr). 20 I verksamhetsplanen för 2017 står även att vård- och omsorgsnämnden åtog att rapportera den egna ekonomin utöver vad styrande dokument bestämt. Det innebär att nämnden under 2017 skulle redovisa den egna ekonomin för februari, maj, juli, september och november. 8.2. Uppföljning och rapportering Vård och omsorgsnämnden har under 2017 haft åtta sammanträden. Nämnden har följt upp den egna ekonomin per februari, mars, april, juli, augusti (i form av delårsrapport) och 19 Utöver antagandet beslutade nämnden även att förvaltningschefen får i uppdrag att 1) utifrån en nettokostnadsavvikelse och referenskostnader på 2,8 % för äldreomsorgen 2015 komma ner till 0 % 2017, 2) öka utförd tid i hemtjänsten från dagens nivå på 51 % till en nivå på 60 % under 2017, 3) minska andelen som har ekonomiskt bistånd från 2015 års nivå på 6,4 % till 4,4 % under 2017, 4) fortsätta med samtliga besparingar beslutade 2016 förutom minskning av personal på HVB Oliven samt redan genomförda översynen av taxan i äldreomsorgen, 5) till nästa budgetuppföljning konsekvensbeskriva de proportionella besparingarna och 6) räkna på brytningspunkten när hemtjänsten är dyrare än SÄBO. 20 Kommunfullmäktige beslutade 2017-02-15 om en revidering av budget 2017 som för Vård- och omsorgsnämnden innebär sänkt ramtilldelning med 1288 tkr avseende en justering av sänkt antagande om löneökningar från 3,5 % till 2,5 %. Beslutet innebar också höjd ramtilldelning med 1350 tkr avseende nämndens ökade lönekostnader utifrån kommunals löneavtal för 2016. Ytterligare höjd ramtilldelning beslutades avseende kända volymökningar motsvarande 6400 tkr. 24

oktober 21. Nämnden har även behandlat schablonersättning för ensamkommande barn samt utvärdering av målstyrning och roller inom kommunen. Nämnden har även följt upp den interna kontrollen. Vid sammanträdet 2017-09-25 godkändes delårsrapporten per augusti 2017 56. I rapporten beskrivs nämndens måluppfyllelse, ekonomi, nämndens bidrag till uppföljning av de kommunövergripande målen och särskilda satsningar. Måluppfyllelsen är varierad då flera mål mäts nationellt och redovisas under hösten. Nämndens egna mål inom kommunmålen Mod och framtidstro samt Attraktiv Bostadsort bedöms uppnås till årsskiftet. Målet inom kommunmålet God Folkhälsa bedöms uppnås till slutet av året 22. Nämnden har en positiv budgetavvikelse för helår på 456 tkr 23. Nämnden beslutar att rapporten kompletteras med åtgärder kopplat till trygg och säker uppväxt, god folkhälsa och integration. Expedierades till kommunstyrelseförvaltning för åtgärd. Budgetuppföljning per februari godkändes 2017-03-28 13. Resultatet för perioden var en negativ budgetavvikelse på 398 tkr med en årsprognos på negativt budgetunderskott på 451 tkr förutsatt att nämnden vid årets slut uppnår besparingar/effektiviseringar motsvarande 6 850 tkr 24. Socialchefen fick i uppdrag att inte genomföra de proportionella besparingarna på 2 550 tkr. 25 Av protokollet framgår inte att beslutet skulle expedieras till kommunstyrelsen. På sammanträde 2017-04-25 25 godkändes budgetuppföljning per mars. Perioden visade ett fortsatt negativt resultat på 1 131 tkr. Prognosticerat budgetunderskott var på 451 tkr för helåret baseras på dels att besparingar/effektiviseringar uppnås motsvarande 6 850 tkr vid årets slut, dels att en besparing/effektivisering på 4 150 tkr inte genomförs under 2017. Den sistnämnda besparingen ska täckas upp av möjligheten att i november söka ett kommunstyrelse-anslag på 1 600 tkr och de 2 600 tkr i reserverade medel för integration som söktes under 2016. Av protokollet framgår inte att beslutet skulle expedierades till kommunstyrelsen. På nämndens sammanträde 2017-05-30 34 godkändes budgetuppföljning per april. Periodens resultat var fortsatt negativt 1 146 tkr. För helåret prognosticerades en positiv budgetavvikelse på 1 748 tkr. Prognosen baseras på att vid årets slut uppnås dels besparingar/effektiviseringar motsvarande 5 850 tkr, dels att besparingar motsvarande 3 550 tkr inte uppnås. Av protokollet framgår inte att beslutet skulle expedieras till kommunstyrelsen. På nämndens sammanträde 2017-08-30 47 godkändes budgetuppföljning per juli. Resultatet för budgeten, i jämförelse med januari-juli, är negativt på 2 029 tkr. För helåret prognosticerades en positiv budgetavvikelse med 320 tkr. Prognosen baseras på att vid årets slut uppnå besparingar/effektiviseringar på 2 600 tkr och att besparingar motsvarande 6 800 tkr inte uppnås. Socialchefen fick i uppdrag att analysera varför besparingarna inte gav effekt samt utreda hur de skulle kunna göra 21 2017-03-28 13 (februari) och 2017-08-30 47 (juli). 22 Mätning genomförs hösten 2017 23 Nämnden visar en negativ budgetavvikelse på 2 500 tkr i jämförelse med budget för samma period 2016. 24 Besparingsåtgärderna/effektiviseringar som beräknas är minska utbetalningarna för ekonomiskt bistånd (1800 tkr), taxa för äldreomsorg och funktionsstöd (400 tkr), effektivisera på korttidstillsyn LSS/SOL (400 tkr), prioritera sjukfrånvaron (1000 tkr), trygg hemgång (1000 tkr) och koll på hemtjänsten (2250 tkr). 25 Av protokollet framgår att nämnden ansåg att det innebär för stora risker för patientens säkerhet, och nämnden riskerar att inte kunna följa lagstiftningen samt risken för ökad sjukfrånvaro är överhängande. 25

för att uppnå önskad effekt. Av protokollet framgår inte att beslutet skulle expedieras till kommunstyrelsen. Vid sammanträde 2017-09-25 55 ställde sig nämnden bakom fördelning av schablonersättning för ensamkommande barn. Det innebar att schablonen per anvisat barn fördelades att överförmyndarnämnden fick 30 000 kronor och vård- och omsorgsnämnden fick resterande 22 000 kronor. Vid permanent uppehållstillstånd får vård och omsorgsnämnden hela summan på 30 000 kronor. Expedierades till kommunstyrelsen och överförmyndarnämnden. Vid sammanträdet 2017-11-22 65 godkände nämnden budgetuppföljning per oktober. Vård och omsorgsnämnden har ett resultat för perioden januari oktober på 384 tkr. För helåret är prognosen 377 tkr. Prognosen för helåret baseras på om nämnden vid årets slut uppnår vissa besparingar, exempelvis minska utbetalningar för ekonomiskt bistånd, och effektiviseringar samt att nämnden inte uppnår vissa besparingar och effektiviseringar, exempelvis trygg hemgång. Av protokollet framgår inte att beslutet skulle expedieras till kommunstyrelsen. Vid 2017-12-19 sammanträde 87 behandlade nämnden utvärdering av målstyrning och roller 2017. Nämnden beslutade att i policydokumentet lägga till återrapport bör ske till nämnden efter verksamhetsbesök, att utvärderingen av policy för målstyrning och roller godkänns och att utvärderingen delges kommunstyrelsen. Expedierades till kommunstyrelsen. 2018-02-28 behandlade nämnden den egna årsredovisningen för år 2017. Nämndens ekonomi, måluppfyllelse, särskilda satsningar och investeringar med mera. Nämndens ekonomiska resultat för 2017 uppgick till -1,1 mkr. 26

8.3. Intern kontroll Intern kontrollplan fastställdes 2016-12-20 80 och utgörs av sju rutin/system och kontrollmoment. Utöver dessa anger internkontrollplanen kontrollansvarig, frekvens, metod, rapportering till och konsekvens 26. I beslutsunderlaget finns ingen risk- och väsentlighetsanalys. Tabell 8 Översikt över vård-och omsorgsnämnden internkontrollplan 2017 Rutin/system (område) och kontrollmoment 1. Rutin för dokumentation patientjournal HSL Att relevanta åtgärdsplaner finns och följs upp av berörd personal 2. Klagomåls hantering "Säg vad du tycker" Har synpunkterna återkopplats till verksamheten? 3. Vård- och genomförandeplaner planer inom USO 11 kap 3 SoL Att planer finns för ensamkommande flyktingbarn 4. Genomförandeplaner inom ÄO Att relevanta planer finns för brukarna 5. Riktlinjer inom VOF Att ändamålsenliga riktlinjer finns där sådana behövs. 6. Återkoppling vid orosanmälan från skolan och sjukvården Andel återkopplade anmälningar 7. Rutin för hantering av brukares privata medel inom SÄBO Att rutin för redovisning följs Frekvens för uppföljning Följdes upp 2 gånger per år 2017-08-30 2017-12-19 1 gång per år Redovisas i samband med årsbokslut. 2 gånger per år 2017-08-30 2017-12-19 2 gånger per år 2017-08-30 2017-12-19 1 gång per år 2017-08-30 2 gånger per år 2017-08-30 2017-12-19 2 gånger per år 2017-08-30 2017-12-19 Vård- och omsorgsnämnden har vid två tillfällen under 2017 följt upp den interna kontrollplanen. Den första uppföljningen var 2017-08-30 49. De kontrollområden som behövde förbättra sitt kvalitetsarbete är område Rutin för dokumentation patientjournal HSL (1), Vård- och genomförandeplaner inom USO (3), Genomförande planer inom ÄO (4), Riktlinjer inom VOF (5) 27 och Rutin för hantering av brukares privata medel inom SÄBO (7). Nämnden beslutar att godkänna uppföljningen av intern kontrollplan 2017 samt att förvaltningen ska återrapportera arbetet med att åtgärda bristerna vid nästa uppföljning. Enligt protokollet skulle beslutet expedieras till internkontrollansvarig på kommunstyrelseförvaltningen. Områdeschef, enhetschef och Mas blev också expedierade till. Den andre uppföljningen av internkontrollplanen var vid sammanträde 2017-12-19 81 och var för perioden juni till oktober 2017. I protokollet och kallelsen står det att uppföljningen visar på att förbättringar hade skett inom äldreomsorgens område och att det finns ytterligare utrymme för förbättringar för att höja kvalitén avseende Rutin för dokumentation patientjournal HSL och Vård och genomförandeplaner inom USO. Expedierades till utvecklingsstrateg samt Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) för åtgärd. Ingen av nämndens uppföljningar av internkontrollplanen har expedierades till kommunens revisorer. 26 Graderingarna är måttlig, betydande och allvarlig. 27 Kontrollområde 5s riktlinjer HSL behöver i olika rutiner uppdateras men beskrivs fungera medan det är fyra riktlinjer som behöver omarbetas i sin helhet. 27

2

9. Sammanfattande bedömning 9.1. Bedömning Vi använder oss av en färgkodad bedömning. Bedömning rött indikerar att kontrollaktivitet inte genomförts eller återrapporterats. Gult indikerar att kontrollaktivitet genomförts och återrapporterats men inte håller tillräckligt god kvalitet. Grönt innebär att kontrollaktivitet genomförts och avrapporterats och att det i underlaget går att bedöma hur kontrollen genomförts samt resultatet av den. Revisions-kriterium Kommunstyrelsen Kultur- och fritidsnämnden Miljö- och samhällsbyggnads nämnden Utbildningsnämnden Har kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt att verksamheten styrs utifrån de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige bestämt? Vård- och omsorgsnämnden Har nämnden fastställt en verksamhetsplan för hela budget-perioden 2017-2019? Har nämnden rapporterat avvikelser från ovanstående till kommunstyrelsen? Ja, 2016-11-30 med revidering 2017-05- 31. Ja, Verksamhetsplanen godkändes 2016-12-06 men mål och mått reviderades 2017-02-27. Ja, 2016-12-14. Delvis, Mot bakgrund av nya förutsättningar 2016-12-20 kunde verksamhetsplan inte antas utan togs 2017-03-01 Av protokollet framgår inte att det första beslutet skulle expedieras till kommunstyrelsen Delvis, Nämnden återremitterade 2016-12-20 79 förslag till Verksamhetsplan 2017-2019. Nämnden fattade beslut 2017-03-01 om verksamhetsplan. Expedierades till kommunstyrelsen. Det står inget i protokollet 79 om expediering till kommunstyrelsen. Har nämnden i sin verksamhetsplan brutit ned kommunmålen och kompletterar med lämplig styrning i syfte att uppnå resultat i förhållande till kommunmålen? Delvis. För 21 av 23 nämndmål anges målvärden. Det anges inte mått (indikator) för något av nämndens mål. Delvis. Nämnden formulerar 20 mål, de flesta har mått kopplade till sig medan samtliga saknar målvärden för 2017. Flera av målen saknar ingångsvärden för 2016. Ja. 18 Mål anges utifrån kommunmålen. Mått och målvärden anges för samtliga mål. Delvis. Kommunmålen har brutits ned i 9 nämndmål. Med undantag för ett anges mått för målen. För ca hälften av målen anges målvärden. Vissa mål har nya mått vilket innebär att ingångs-värden saknas för 2016 och därav inga målvärden för 2017. Ja. Nämnden har brutit ned fullmäktiges kommunmål ned i 9 mål. För samtliga mål anges mått och målvärden 1

Har kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt en tillräcklig uppföljning och rapportering, det vill säga i enlighet med kraven i kommunens styrmodell riktlinjer? Har nämnden lämnat budgetuppföljningar med prognos för helåret i mars, april, augusti (delår), och oktober. Har uppföljning av kommunmål och eventuella särskilda satsningar/uppdrag gjorts i delårsrapport och årsredovisning? Delvis, april, augusti (i form av delårsrapport) och oktober Ja, delårsrapport och årsredovisning Ja, mars, april, augusti (i form av delårsrapport) och oktober Ja, delårsrapport och årsredovisning Ja, mars, april, augusti (i form av delårsrapport) och oktober Ja, delårsrapport och årsredovisning Ja, mars, april, augusti (i form av delårsrapport) och oktober. Ja, delårsrapport och årsredovisning Ja, mars, april, augusti (i form av delårsrapport) och oktober Ja, delårsrapport och årsredovisning Har kommunstyrelsen, nämnderna säkerställt en tillräcklig intern kontroll, det vill säga i enlighet med kraven i kommunallagen samt kommunala anvisningar. Har nämnden löpande följt upp det interna kontrollsystemet inom sitt eget område två gånger och rapporterat resultatet till kommunstyrelsen? Ja, 2017-05-31 och 2017-10-25. Ja, 2017-05-22 och 2017-11-14. Ja, 2017-03-22 och 2017-12-12. Ja, 2017-05-29 och 2017-11- 21. Delvis, 2017-08-30 och 2017-12-19. Enligt protokollet expedierades inte den andra uppföljningen till kommunstyrelsen. Nedan kommer vi utifrån de tre övergripande frågorna i granskningen att redogöra för vår bedömning samt en kort redogörelse av kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Efter avsnittet om bedömningar ges våra rekommendationer. Har kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt en tillräcklig intern kontroll, det vill säga i enlighet med kraven i kommunallagen samt kommunala anvisningar. Samtliga nämnder och kommunstyrelsen har vid två tillfällen under år 2017 följt upp den egna internkontrollplanen i enlighet med Oxelösund kommuns internkontrollreglemente. Enligt reglementet ska resultaten av internkontrollen återrapporteras till kommunstyrelsen och samtidigt till kommunrevisionen. I protokollen kan det inte ses att nämnderna eller kommunstyrelsen har återrapporterat den interna kontrollen till kommunrevisionen. Dock har kommunrevisionen vid sina dialogmöten med nämnderna och kommunstyrelsen bland annat diskuterat arbetet med den interna kontrollen. Enligt vård- och omsorgsnämndens protokoll har inte uppföljningen av den interna kontrollen expedierats till kommunstyrelsen. I beslutsunderlagen för framtagande av internkontrollplan för 2017 kan det inte ses att kommunstyrelsen och vård- och omsorgsnämnden tagit fram internkontrollplaner med hjälp av risk och väsentlighetsanalys. Vi bedömer att i allt väsentligt har kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt en tillräcklig intern kontroll. 2

Har kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt att verksamheten styrs utifrån de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige bestämt? Samtliga nämnder och kommunstyrelsen har antagit verksamhetsplaner för år 2017. Av olika anledningar har kommunstyrelsen, kulturoch fritidsnämnden, utbildningsnämnden och vård- och omsorgsnämnden behandlat den egna verksamhetsplanen vid två tillfällen. Enligt vård- och omsorgsnämndens och utbildningsnämndens protokoll står det inget om att beslut har blivit expedierat till kommunstyrelsen. Nämnderna och kommunstyrelsen har, i enlighet med kommunens styrsystem, brutit ned de kommunövergripande målen och formulerat egna nämnds mål. Kommunstyrelsen har inte angett mått för något av de egna målen. Kultur och fritidsnämndens mål saknar målvärden för 2017. Utbildningsnämnden anger för ca hälften av målen målvärden. Vi bedömer att i allt väsentligt har kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt att verksamheterna styrs utifrån de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige bestämt Har kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt en tillräcklig uppföljning och rapportering, det vill säga i enlighet med kraven i kommunens styrmodell riktlinjer? Nämnderna har under 2017 följt upp den egna ekonomin för mars, april, augusti och oktober med helårsprognos. I Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsplan står det att de förutom miniminivå för uppföljning även ska följa upp februari, maj, juli, september och november. I protokollen kan det ses att ekonomiskuppföljning utöver miniminivå genomfördes för februari och juli men för resterande månader kan det inte ses i protokollen att budgetuppföljning har genomförts. Anledningen till att ekonomin för september inte följdes upp var för att nämnden inte hade sammanträde i oktober. Den ekonomiska uppföljningen för november genomfördes inte på grund av att de fick direktiv av att det inte var nödvändigt. I kultur- och fritidsnämndens budgetuppföljning per april står det inte i protokollet om uppföljningen blev expedierad till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har också följt den egna ekonomin under året med undantag för mars månad. Kommunstyrelsen har följt upp kommunens ekonomi för månaderna mars, april, augusti och oktober. Nämnderna har behandlat målstyrning och roller vid ett av sina sammanträden under året. Kommunstyrelsen kommer att behandla målstyrning och roller vid sammanträde 2018-03-07. Vi bedömer att i stort har kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt en tillräcklig uppföljning och rapportering i enlighet med kraven i kommunens styrmodell och dess riktlinjer. 3

Rekommendationer Samtliga nämnder bör säkerställa att i protokollet framgår tydligt att resultatet av den interna kontrollen expedieras till kommunstyrelsen. Samt att vid avvikelser från verksamhetsplan expedierar detta till kommunstyrelsen och att det framgår tydligt i protokollet. Att samtliga nämnder och kommunstyrelsen behöver stärka den egna styrningen genom att ange mått för hur målen ska mätas Att avsaknad av målvärden medför en otydlighet vad nämnderna och kommunstyrelsen vill uppnå med sina nämndmål Att samtliga nämnder och kommunstyrelsen säkerställer att rapportering av den egna ekonomin följs upp för angivna månader. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Kommunstyrelsen har under 2017 utövat sin uppsiktsplikt. Vård- och omsorgsnämnden och utbildningsnämnden har båda lämnat ekonomiska redogörelser med en negativ avvikelse i budget. Detta har medfart att de båda nämnderna har presenterat åtgärder till kommunstyrelsen för att komma i bukt med den egna ekonomin. Kommunstyrelsen har även följt upp antalet handlingsplaner inom kommunens verksamheter. Kommunstyrelsen och utbildningsnämnden har under året behandlat barn- och elevpengen. 4

Sammanträdesprotokoll Blad 1 (1) Sammanträdesdatum Vård- och omsorgsnämnden 2018-04-24 (8) Dnr VON.2018.3 Redovisning av delegationsbeslut Vård- och omsorgsnämndens beslut Redovisning av delegationsbesluten godkänns. Sammanfattning Vård- och omsorgsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt i vissa frågor till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av Vård- och omsorgsnämnden antagen delegationsordning. Dessa beslut skall redovisas till Vård- och omsorgsnämnden. Redovisningen innebär inte att Vård- och omsorgsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det Vård- och omsorgsnämnden fritt att återkalla en lämnad delegation. Vård- och omsorgsnämnden föreläggs utövad delegationsrätt från Biståndshandläggare/ mars Särskilt boende, hemtjänst, matdistr, larm, enhetschef daglig verksamhet, korttidsvistelse Avgiftshandläggare/ mars Avgiftsbeslut, färdtjänst, riksfärdtjänst, färdtjänsthandläggare dödsboanmälan LSS-handläggare mars Personlig assistans, daglig verksamhet, korttidsvistelse, ledsagarservice, kontaktpers Socialtjänst IFO mars Försörjningsstöd, utredn, behandling Von au 2018-03-07 Protokollsutdrag beslut 2018-03-27 Protokollsudrag beslut 2018-03-27 Von au 59 - granskning delegationsbeslut 2018-04-10 Protokollsudrag beslut Utdragsbestyrkande

BALANSLISTA VON 1 (1) Datum 2018-04-24 B = Beslutsärende med tjänsteskrivelse MI = Muntlig information Ärendemening / ärendenummer Ansvarig Beslutsdatum och ½ Ekonomisk uppföljning VON.2016.73 Överenskommelse om samverkan för trygg och effektiv utskrivning Mats Glimbrant Ingela Mindemark Uppdrag/sammanfattning B/MI Uppdrag klart/återrapportering 2015-11-27 Uppföljning varje månad muntlig föredragning MI Varje nämnd 2017-03-01 Återkommande information MI Varje nämnd Kö till särskilt boende Titti Kendall Muntligt redovisning MI Varje nämnd Hemvården Titti Kendall 2013-08-26 Muntlig redovisning MI April, augusti och december VON.2016.36 Resursfördelningsmodell Mats Glimbrant 2016-11-22 Vidareutveckling av resursfördelningsmodell MI April, augusti och december Redovisning åtgärder/orsaker sjukskrivningtal Päivi Pannula 2017-08-30 MI April, augusti och december Finskt förvaltningsområde inom äldreomrsog Titti Kendall B Q2 2018 Välfärdsteknik Päivi Pannula 2017-05-30 Plan för fortsatt införande MI Q3 2018 Utredning om möjligheten att införa utbildade vårdbiträden inom äldreomsorgen i Oxelösund Uppdrag om besparingar samt volymförändringar 2017-03-27 B Q4 2018 Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND 0155-305 34 (fax) registrator@oxelosund.se

ÿ12345ÿ789ÿ7734ÿ