Tid och plats: Vård- och omsorgsnämnden kallas till sammanträde kl kommunhuset, rum Hävringe

Transkript

1 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare m.fl. Vård- och omsorgsnämnden Tid och plats: Vård- och omsorgsnämnden kallas till sammanträde kl kommunhuset, rum Hävringe Linus Fogel Ordförande Agnetha West Sekreterare Nr Ärendemening Sidnr 1 Förrvaltningschefens rapport Information - behovet av nytt äldreboende 2 Information - vad som hänt i verksamheterna under sommaren 3 Övrig information Hemvården Överenskommelse om samverkan för trygg och effektiv utskrivning Resursfördelningsmodell 4 Budgetuppföljning per juli 2 5 Matleveranser till äldre 19 6 Uppföljning intern kontrollplan 20 7 Delgivningar 25 8 Redovisning delegationsbeslut 26 9 MAS rapport Balanslista och årshjul Sekretessärende: Faderskapsutredning *) *) Handlingar delas ut på nämnden

2 Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr VON OXL2 621 v Vård- och omsorgsförvaltningen Mats Glimbrant Vård- och omsorgsnämnden Budgetuppföljning per juli Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämndens budgetuppföljning per juli 2017 godkänns. 2. Sammanfattning Resultatet jämfört med budget under perioden januari-juli 2017 är 2029 tkr. Årsprognosen för 2017 är tkr. Årsprognosen för de olika verksamheterna är: Förvaltningsgemensamt Individ- och familjeomsorg Äldreomsorg Sol och HSL Insatser enligt LSS Färdtjänst/riksfärdtjänst Förebyggande verksamhet Flyktingmottagande Arbetsmarknadsåtgärder 287 tkr 945 tkr tkr 118 tkr tkr - 16 tkr 7988 tkr tkr Denna prognos baseras på att nämnden vid årets slut uppnår följande besparingar/effektiviseringar: Minska utbetalningarna för ekonomiskt bistånd 1800 tkr Taxa för äldreomsorg och funktionsstöd 400 tkr Effektivisera på korttidstillsyn LSS/SOL 400 tkr Denna prognos baseras på att nämnden vid årets slut inte uppnår följande besparingar/effektiviseringar: Utfördelad besparing på de olika verksamheterna 2550 tkr Prioritera sjukfrånvaron 1000 tkr Trygg hemgång 1000 tkr Koll på hemtjänsten 2250 tkr Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

3 Tjänsteskrivelse 2(2) Datum VON. Beslutsunderlag Vård- och omsorgsnämndens budgetuppföljning per juli Tjänsteskrivelse Dnr: Päivi Pannula Socialchef

4 Vård- och omsorgsnämnden Uppföljning juli 2017 Perspektiv: Ekonomi Helårsprognos 2017 Verksamhet Anslag Intäkter Kostnader Avvikelse 11 Stöd t pol partier Miljö o hälsoskydd Gem administration Individ och familjeomsor Vård o oms SOL o HSL Insatser enl LSS Färdtjänst/Riksfärdtjänst Förebygg verksamhet Vård o Omsorg/LSS - 62 Flyktingmottagande Arbetsmarknadsåtgärder Utfall jan-juli 2017 Verksamhet Anslag Intäkter Kostnader Avvikelse 11 Stöd t pol partier Miljö o hälsoskydd Gem administration Individ och familjeomsor Vård o oms SOL o HSL Insatser enl LSS Färdtjänst/Riksfärdtjänst Förebygg verksamhet Vård o Omsorg/LSS Flyktingmottagande Arbetsmarknadsåtgärder

5 Kontogruppering Årsbudget Årsprogn Diff Ack budget Ack utfall Ack diff Avgifter Bidrag Övrigt Anslag Personal Lokaler Köp av verks Övrigt rest Årsprognos Nämndens redovisar en positiv helårsprognos vid månadsuppföljningen per maj på 1750 tkr. Denna prognos baseras på att nämnden vid årets slut uppnår de beslutade besparingarna/effektiviseringarna med undantag av: 1. (Von 13) Socialchefen får i uppdrag att inte genomföra de proportionella besparingar motsvarande 2550 tkr då nämnden anser att de innebär för stora risker för brukar- och patientsäkerhet, att nämnden riskerar att inte kunna följa lagstiftningen samt att risken för ökad sjukfrånvaro är överhängande. 2. (Von 13) Prioritera sjukfrånvaron 1000 tkr. VON Årsprognos Att spara Bedöms Netto kunna sparas Ekonomiskt bistånd Avgifter Korttidsvistelse, korttidstillsyn LSS Sjukfrånvaro Trygg Hemgång se hemvård nedan Koll på hemtjänsten se hemvård nedan Proportionell besparing Ofördelad besparing KS tilläggsanslag, flyktingmottagning Balanskonto, ensamkommande Integration Förvaltningsgemensamt 400 IFO Funktionsstöd 776 Hemvård Säbo 455 Summa 320 2

6 Äldreomsorg Helårsprognosen uppgår till tkr, varav +455 tkr avser Säbo och tkr avser hemvård. Åtgärder: 1. Prioritera sjukfrånvaron inom hemtjänsten och särskilt boende vilket även påverkar övertidskostnaderna. Verksamheten får stöd av personalenheten utifrån den övergripande satsning som görs för krafttag mot den höga sjukfrånvaron. 2. Arbetet med Koll på hemtjänsten fortsätter och nämnden har tagit beslut om att verksamheten i år ska uppnå en brukartid på 60 % och kringtid på max 40 %. Beräknad besparing 2250 tkr. För att uppnå det fortsätter verksamheten med att: - hemtjänstpersonalen planerar besöken hos brukarna själva utifrån de ramar som enhetscheferna sätter - minska antalet korta besök genom effektivare planering (ex slå ihop insatser) - införa resursfördelningssystem. arbete med myndighetsdelen/biståndshandläggare 3. Äldreomsorgen fortsätter arbetet med Trygg hemgång. Brukare som får stöd av teamet Trygg hemgång. Brukaren och teamet provar olika lösningar under de 5-10 dagar som brukaren har Trygg hemgång. Beräknad besparing 1000 tkr. Utifrån förra årets Trygg hemgångsprojekt så gjordes bedömningen att de brukare som haft stöd av Trygg hemgång minskade sina behov av stöd med 48 % mot biståndsbeslutet och beviljad tid. Individ- och familjeomsorg Helårsprognosen uppgår till tkr. Bristen på socialsekreterare visar ett prognostiserat överskott, då verksamheten inte bemannar upp till personbudget. LSS Helårsprognosen uppgår till tkr. Personlig assistans har en fordran från Försäkringskassan avseende en person som flyttat till annan kommun från 2016 som kommer tillföra tkr till driftresultatet. I årets budget var det beräknat att betala 300 tkr i ersättning avseende samma person, vilket innebär ett ytterligare överskott jämfört med budget på tkr. Korttids/fritids LSS och SOL bedöms klara sin besparing/effektivisering på tkr och dessutom lämna ytterligare tkr i prognosförstärkning. Den interna verksamheten på LSS-boenden kommer inte att bemannas fullt ut och en besparing på tkr beräknas. Kostnaderna för färdtjänst har ökat med ca 200 tkr under årets första tertial jämfört med föregående år. 3

7 Integration Helårsprognosen uppgår till tkr, varav tkr avser flyktingmottagningen och tkr avser ensamkommande barn. Dessutom tillkommer tkr från balanskonto som avser ensamkommande barn, samt tkr som avser flyktingmottagningen och kan ansökas hos KS i slutet av året. Flyktingmottagning: Finansieras genom schablonbidrag och grundbidrag från Migrationsverket. Prognosen för dessa bidrag beräknas till tkr. Detta är en uppskrivning av prognosen eftersom schablonersättningen för 2017 beräknas bli 1080 tkr högre än vad som prognostiserades vid årets början. Kostnader uppstår för socialsekreterare, tolkar och utbetalning av ekonomiskt bistånd. Prognosen för dessa kostnader är tkr, vilket innebär en negativ årsprognos för flyktingverksamheten motsvarande tkr. Detta skulle ge utrymme för att ta del av KS extra anslag på 1600 tkr. Ensamkommande barn: Ersättningsavtalen med Migrationsverket avseende ensamkommande barn förändrades under Första kvartalet gällde dåvarande avtal, där nämnden ersattes med 1900 kr per dygn. Andra kvartalet ersattes nämnden med 1900 kr per dygn och barn som är placerade på HVB-hem, övriga barn ersattes med faktiska redovisade kostnader. Tredje och fjärde kvartalet ersätts nämnden med 1350 kr per barn och dygn som ännu inte fyllt 18 år. De barn som fyllt 18 år ersätts med 750 kr per barn dygn. Nämnden prognostiserar med ett överskott motsvarande 8175 tkr. Detta är en uppskrivning av helårsprognosen med 675 tkr jämfört med uppföljningen per maj. Diskrepansen beror på att nämnden placerar allt färre barn i externa HVB-hem. Besparingar/effektiviseringar Ekonomiskt bistånd Den förväntade prognosen är att nå besparingen vid årets slut. Besparingseffekten kommer troligtvis att öka i och med att Drivhuset når sin fulla kapacitet i slutet på året. Avgifter Justerad taxa för 2017 beslutades november 2016 och ger löpande effekt. Korttidsvistelse och korttidstillsyn LSS Åtgärden är genomförd och ger löpande effekt. Sjukfrånvaro Har varit hög under 2017 jämfört med 2016 dels varje månad var för sig, dels januari mars. I prognosen är besparingen på 1000tkr inte med utifrån att kommunens övergripande arbete möjligtvis ger effekt under hösten då åtgärderna efter personalenhetens analys realiseras. 4

8 Trygg hemgång Under året har teamet Trygg hemgång haft få brukare. De nio som varit aktuella inom Trygg hemgång har, sammanslaget, efter insatsen ett minskat behov om 48 %. Detta överensstämmer med de som fick stödet under projekttiden 2016 där hälften av behovet kvarstod efter genomgången tid i rehabilitering. Brukare Innan trygg Efter trygg Kvarstående Minskat hemgång t/v hemgång t/v behov %/v behov %/v 1 18,00 3, ,00 9, ,00 5, ,25 7, ,00 8, ,75 8, ,50 3, ,50 5, ,75 4, ,75 55,25 519,00 381,00 Från och med första maj 2017 arbetar verksamheten utifrån ny rutin inom Trygg och effektiv utskrivning från slutenvården. Detta gav ett ökat behov av insatser via Trygg hemgång under maj, mindre under juni och juli, då det är det teamet som möter upp de patienter/brukare som går genom den gröna eller gula utskrivningsprocessen utifrån den nya rutinen. Koll på hemtjänsten Hemtjänsten har under perioden januari-juli 2017 utfört timmar. Samma period föregående år utfördes timmar. Detta ger en volymökning på timmar, vilket motsvarar en ökning med 18 %. Personalkostnaderna inom hemtjänsten var under perioden januari-juli tkr. Samma period föregående år var personalkostnader tkr. Detta ger en kostnadsökning med tkr, vilket motsvarar en ökning med 11 %. Risker Externa placeringar avseende unga, vuxna och funktionshindrade. Ökade volymer inom äldreomsorgen avseende korttidsboende, dagverksamhet, särskilt boende och hemtjänst. Ökad vårdtyngd inom särskilt boende och kortidsboende. Statsbidrag Ökad bemanning (3051 tkr): samtliga medel förbrukas under 2017 enligt planering. Medlen används till personalkostnader inom korttidsboende, trygg hemgång, aktiviteter och ledning. Våld i nära relation (117 tkr): medlen går till fortbildning och utbildning av medarbetare inom området. Medlen kan endast användas under Medlen kommer att förbrukas i år. PRIO (297 tkr): medlen används till PRIO- samordning. 5

9 ÄBIC (293 tkr): medlen används till ÄBIC- projektledning. DUA (200 tkr) fram till 30 juni Medlen går till utbildning av medarbetare. Kvarstår 60 tkr under 2017 som kommer att förbrukas under året. Stärkt bemanning inom den sociala barn- och ungdomsvården (532 tkr): Kommunen anställer en mentor/ förste socialsekreterare. Medlen ska användas under Medel som inte förbrukats under 2017 återbetalas till Socialstyrelsen. Investeringar Ändamål Objektnr Total Förbrukat Återstår Budget per Inventarier, funktionsstöd Inventarier gemensamma utrymmen Trygghetslarm, särskilt boende Utemiljö, särskilda boenden Invent. O utr, hemtjänst o äldreboenden Elektronisk nyckelhantering i hemvården Nytt verksamhetssystem Nya moduler i befintligt system Kommunnät Säbo Summa Samtliga investeringsmedel förväntas att förbrukas under året. Perspektiv: Brukare Antal brukare Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Antalet brukare ökar år från år vilket följer den demografiska utvecklingen. I juli 2017 var antalet brukare 246 st. I juli 2016 var antalet brukare 220 st. Detta innebär en ökning mellan åren med 26 brukare jämfört med samma period föregående år, vilket motsvarar 12 %. 6

10 Antal utförda timmar Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Summa Ökat antal brukare och behov ger ökat antal utförda timmar, antalet timmar i genomsnitt per brukare är ungefär detsamma som i juli föregående år. Ökningen perioden januari-juli mellan åren 2016 och 2017 är 7523 timmar, vilket motsvarar 18 %. Antal timmar Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Januari februari mars april maj juni juli Biståndsbeslut Besöksplan Planerad Utförd Schemalagd Brukartid Kringtid Januari 51% 49% Februari 50% 50% Mars 51% 49% April 51% 49% Maj 50% 50% Juni 48% 52% Juli 50% 50% Målet är att uppnå 60 % under Brukartid är den tid som hemtjänstpersonalen är i hemmet hos brukaren och ger stöd med vård- och omsorg. Kringtiden är tid för dokumentation, arbetsplatsträffar och transporttid 7

11 samt planering med mera. Exempelvis är det antalet larm som hemtjänsten åker på som ökar kringtiden. Det finns möjliga felkällor i statistiken på grund av att in- och urloggningar sker i hemmet hos brukare. Det finns insatser som sker utanför hemmet så som ledsagningar, apoteksärenden, lämna sopor, hämta post och annat som sak loggas manuellt. Det sker även en hel del fel i in- och urloggningarna delvis på grund av att dessa är kopplade till nyckelfria lås. Trygghetslarm Antal Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Trygghetslarm är ofta den första insatsen som brukaren börjar med. Särskilt boende Antal dygn Januari Februari Mars April Möjliga Tomma Möjliga Tomma Möjliga Tomma Möjliga Tomma Sektion A Sektion B Sektion G Sektion H Sektion I Sektion J Sektion K Sektion O Sektion P Havet Skeppet Snäckan Stranden Summa

12 Antal dygn Maj Juni Juli Augusti Möjliga Tomma Möjliga Tomma Möjliga Tomma Möjliga Tomma Sektion A Sektion B Sektion G Sektion H Sektion I Sektion J Sektion K Sektion O Sektion P Havet Skeppet Snäckan Stranden Summa Tabellen visar antalet möjliga platser och dygn i särskilt boende samt ej belagda platser (tomma dygn). Orsaker till tomma dygn kan vara renovering av lägenhet eller fördröjning vid inflyttning av olika orsaker. Korttidsboende Antal belagda dygn Hällen Sektion D Sjötången Summa Januari Februari Mars April Maj juni juli Summa Minskande volymer under första halvåret då det varit färre utskrivningar från slutenvården och därmed färre vårdplaneringar och ansökningar om bistånd korttidsboende. Hemsjukvård Antal inskrivna patienter Distriktssköterska Rehab Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti

13 Skillnaden avseende inskrivna inom hemsjukvården är att under 2016 innefattar antalet även de som haft tillfälligt stöd är statistiken renodlad och innehåller endast personer som är inskrivna. Från och med juni 2017 är inte funktionshinderområdet med i statistiken, den är relativt statisk och den här statistisken fokuseras på äldre för att följa utvecklingen. Vad gäller Rehabs statistik har de som endast har hjälpmedel exkluderade, gäller endast de som har insatser från rehab, gäller från och med våren Individ- och familjeomsorg Barn och Unga HVB externt Konsulentstött familjehemegna familjehem Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Ingen större förändring har skett gällande antalet placeringar under året. Två placeringar enligt LVU (Lagen om särskilda bestämmelser om vård av unga), en placering enligt LVM (Lagen om vård av missbrukare i vissa fall), samt övriga placeringar enligt SoL (Socialtjänstlagen. Det är åtta barn placerade i familjehem (ensamkommande barn ej med i denna tabell). Det kan eventuellt bli en ökning av placerade barn i familjehem under hösten. Under året har det varit tre barn placerade på externa HVB. Vuxna 10

14 HVB externt Oliven Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Tabellen ovan visa antal inskriva per månad. Totalt har HVB Oliven haft 13 unika personer inskrivna till och med juli. Fyra unika personer placerade på externa HVB utifrån att de bedömts ha behov av behandling som ej kan tillgodoses inom kommunens egna verksamheter. Röda linjen visar årsbudgeten på tkr periodiserad i tolftedelar, vilket ger 610 tkr i månadsbudget. Blå linje visar årsbudgeten minus besparingen på tkr, vilket ger en besparingsbudget på tkr ( ), även den periodiserad i tolftedelar och ger 460 tkr i månadsbudget. Svart linje visar ackumulerat utfall per juli på tkr, vilket innebär 706 tkr lägre än budget, men 344 tkr ( *7) över besparingsbudget. Se nedan tabell. 11

15 Ekonomiskt bistånd Budget Utfall Diff Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Summa Integration (Ensamkommande barn) Antal barn Ej anlända Internt HVB Externt HVB Externt FH Internt FH Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Internt HVB inkluderar en såld plats till annan kommun. Ej anlända barn innebär att nämnden har avtal med Migrationsverket om dessa placeringar men de har inte anlänt till kommunen. Integration (Flyktingmottagning) Ekonomiskt Budget Utfall Diff Budget Utfall Diff bistånd Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Summa Utbetalningarna under årets fyra sju månader är 493 tkr lägre än budget, dock bedöms att årsbudgeten för 2017 på 7176 tkr kommer att förbrukas. 12

16 LSS Externa plac Interna plac. Servicebostad Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Tabellen ovan visar antal placerade personer inom bostad med särskild service LSS. Jämfört med 2016 har detskett en ökning inom servicebostad från sex till nio personer. Myndighet: Barn och unga Inflödet av ärenden har ökat något jämfört med föregående månad vilket innebär att inflödet av ärenden är jämnställt med föregående år. Till och med juli månad har det totalt inkommit totalt 205 aktualiseringar. Verksamheten står inför fortsatta utmaningar eftersom det är svårt att få tag på personer med socionomutbildning samt erfarenhet av arbetet inom barn och unga. Verksamheten har fortsatt vakanta tjänster i form av socialsekreterare, behandlare samt enhetschef. 13

17 Myndighet: Vuxen Diagramet ovan visar inflödet av antal ärenden som aktualiserats på vuxenenheten. Antalet aktualiseringar har minskat jämfört med föregående år. Till och med juli har det totalt inkommit 168 ärenden jämfört med föregående år då det inkommit 190 aktualiseringar. PERSPEKTIV: MEDARBETARE Arbetsmiljö SSAM Samtliga arbetsgrupper har fokus på att arbeta med riskbedömningar kring arbetsbelastning i ett övergripande förvaltningsarbete tillsammans med personalenheten. Arbetsmiljöverket har varit och inspekterat arbetsmiljön för äldreomsorgens enhetschefer, inspektionsmeddelande har inkommit och åtgärder ska utföras innan september. Brister och krav är bland andra: undersökning, riskbedömning, åtgärder angående hög arbetsbelastning, är resurserna för arbetet anpassade till kraven, kan arbetstidens förläggning leda till ohälsa etc. Förvaltningsledningen har kontakt med Trygghetsjouren för att se hur de kan vara behjälplig med chefsberedskap under jourtid (utanför arbetstidens förläggning) och en ny enhetschefstjänst införs från och med oktober. En utredning pågår gällande en gemensam socialjour med andra kommuner i länet 14

18 PERSPEKTIV: VERKSAMHET OCH KVALITE APIL ESF-projektet APIL (Arbetsplatsintegrerat lärande) fortlöper med åtta deltagare som läser svenska, vårdkunskap och praktiserar i verksamheten (5 inom äldreomsorg, 3 inom funktionshinder). Språkombud finns på arbetsplatserna som stöd och deltagarna upplevs som engagerade och positiva och är ett tillskott i verksamheten. Drivhuset Ung komp-projektet har startats upp och arbetsförmedlingen finns i Drivhusets tillfälliga lokaler två dagar i veckan. Ung komp vänder sig till personer mellan 16 och 24 år och som behöver ett sammanhållet stöd för att börja arbeta eller studera. Syftet är att förhindra och bryta långvarig arbetslöshet bland unga. Målet är att en större andel av de som deltagit i projektet ska börja arbeta eller studera jämfört med en likvärdig grupp i ordinarie verksamhet. Samverkan sker runt ungdomens hela livssituation. Medarbetare från kommunen och Arbetsförmedlingen samlokaliseras i Oxelösund vilket gör det enklare att samarbeta. Arbetssättet i Ung komp sätter individen i centrum och behovsanpassar insatserna. Arbetslagen kan fånga upp deltagarnas komplexa problematik eftersom de har olika kompetenser. Genom arbetssättet vill man stärka deltagarnas förtroende för Arbetsförmedlingen, kommunen och samhället. Projektet medfinansieras av Europeiska socialfonden och finns på 16 orter i landet. Verksamheten drivs fortfarande i tillfälliga lokaler och den planerade flytten till de permanenta lokalerna på Campus är framflyttat till oktober månad. 15

19 Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr VON OXL2 621 v Vård- och omsorgsförvaltningen Titti Kendall Vård- och omsorgsnämnden Matleveranser till äldre oktober Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden godkänner informationen 2. Sammanfattning Matleveranser är en insats som vård- och omsorgsnämnden erbjuder de äldre som har bistånd enligt socialtjänstlagen som en förebyggande insats för de som har svårt att klara sin dagliga livsföring. Behovet tillgodoses genom matleveranser och brukaren värmer maten själv eller får hjälp av hemtjänsten med att värma maten. Sedan tidigare har vårdoch omsorgsnämnden tagit beslut om att inte subventionera matportioner. Oxelösunds kommun kommer från och med oktober 2017 att tillaga maten i egenproduktion i Björntorps produktionskök och Serviceenheten levererar maten vid två tillfällen per vecka till brukare i ordinärt boende. Beräknad kostnad är kronor per matlåda. Vård- och omsorgsnämnden har genomfört en medborgardialog och haft dialog med Kommunala pensionärsrådet för att få reda på vad Oxelösundaren anser viktigt i frågan. Vid medborgardialog deltog tre personer och framhöll vikten av storleken på matportion och att kall mat är att föredra med så få leveranstillfällen som möjligt. Prisnivån diskuterades och kronor per portion ansågs rimligt. KPR (Kommunala Pensionärsrådet) uppgav 70 kronor per portion som tak för pris per portion. Vid båda dialogerna framkom tydliga åsikter kring att det är bra att maten tillverkas i Oxelösund i egenregi. Dialogtillfällena har omfattat kvalité, kvantitet och priskänslighet och förändringen anses därmed kommunicerad. Därmed bör priset per matportion inte behövas subventioneras. Beslutsunderlag Medborgardialog KPR Päivi Pannula Förvaltningschef Titti Kendall Områdeschef Beslut till: FC, OC (FK) EC hemtjänst (FK) Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

20 Tjänsteskrivelse 1 (4) Datum Dnr VON OXL2 00 v Vård- och omsorgsförvaltningen Lars Ask Uppföljning intern kontrollplan Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämndens beslut Godkänna uppföljningen av intern kontrollplan 2016, uppföljning 1. Vård och omsorgsförvaltningen ska återrapportera vad som gjorts för att åtgärda bristerna vid nästa uppföljning. 2. Sammanfattning Vård- och omsorgsnämnden har fastställt en intern kontrollplan för sina egna verksamheter för år Interna kontrollplanen innehåller sju kontroller varav fem ska följas upp två gånger per år. Den första uppföljningen har nu genomförts och avser perioden januari maj Uppföljningen visar att förbättringar skett men att det finns ytterligare utrymme för att höja kvalitén. Områden som behöver fortsätta sitt kvalitetsarbete är: - Rutin för dokumentation patientjournal HSL - Vård- och genomförandeplaner inom USO - Genomförandeplaner inom ÄO - Rutin för hantering av brukares privata medel - Riktlinjer HSL 3. Resultat av uppföljning av intern kontrollplan 1. Rutin för dokumentation patientjournal HSL Patientjournaler har granskats i fem vårdåtaganden med fokus på planer för aktuella hälso- och sjukvårdsbehov. Urvalet gjorts från slumpvis bestämt födelseår. Granskningen har utgått från om det i patientjournalen finns: - planer med åtgärder för aktuella problem/ medicinska diagnoser ( 2 ja, 3 delvis) - planer på aktuella begränsningsåtgärder och registrerat samtycke (4 ej akt, 1 nej) - uppföljning i plan från omvårdnadspersonal (4 ja, 1 nej) Vård- och omsorgsförvaltningens bedömning är att dokumentationen av planer i patientjournal visar en försämring gentemot förra granskningen. Däremot har uppföljningen av planer från omvårdnadspersonal förbättrats. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND (fax) kommun@oxelosund.se

21 2 (4) 2. Klagomålshantering Säg vad du tycker Redovisas 1g per år i samband med bokslut. 3. Vård- och genomförandeplaner inom USO Fem ärenden har granskats av enhetschef efter slumpmässigt urval av handläggare. Granskningen har genomförts utifrån nio kontrollpunkter för att säkerställa kvalitén på innehållet. Genomförandeplaner för ensamkommande barn finns i samtliga granskade ärenden. I ett av dessa saknades två kontrollpunkter och i ett annat tre. Sammantaget är 89% av kontrollpunkterna uppfyllda. Resultatet är en förbättring gentemot föregående mätning. 4. Genomförandeplaner inom ÄO Social dokumentation har granskats i fem slumpvis utvalda ärenden inom äldreomsorgen. Granskningen innefattar samma nio kontrollpunkter som ovan och resultatet är att 91% av dessa är uppfyllda vilket är en förbättring från föregående mätning. 5. Riktlinjer inom VOF Sex riktlinjer inom socialtjänstlagens (SoL) område, en om samverkan med utbildningsförvaltningen och nio inom hälso- och sjukvårdslagen (HSL) har granskats och kommenterats. En ny riktlinje har tillkommit. Riktlinjer SOL: Samverkan mellan utbildnings- och vård- och omsorgsförvaltningen - aktuell och fungerar Ekonomiskt bistånd - reviderad enl åtgärd från föregående granskning Bedömning av bistånd till äldre samt personer med funktionsnedsättning - behöver revideras genom anpassning till IBIC Insatser kontaktperson/ -familj enl. SoL, LVU och LSS - aktuell och fungerar Våld i nära relation - reviderad enl åtgärd från föregående granskning Placeringar av barn och unga

22 3 (4) - aktuell och fungerar Missbruksvård - nya riktlinjer antagna enl åtgärd från föregående granskning Riktlinjer HSL: Hälso-och sjukvårdsansvar i kommunens dagverksamhet - behöver omarbetas i sin helhet Fallprevention och fall - behöver omarbetas i sin helhet Kommunens hälso- och sjukvårdsansvar - behöver omarbetas i sin helhet Fysiska begränsningsåtgärder - behöver omarbetas i sin helhet Medicintekniska produkter - aktuell och fungerar Delegering av sjukvårdande uppgifter - fungerar men behöver uppdateras Palliativ vård och vård i livets slut - fungerar men behöver uppdateras Patientsäkerhetsberättelse - fungerar men behöver uppdateras 6. Återkoppling vid orosanmälan från skolan och sjukvården Andel återkopplade anmälningar. Av 36 inkomna anmälningar från skola har 32 återkopplats skriftligt. Uppgift saknas för övriga Rutin för hantering av brukares privata medel inom SÄBO Rutin finns men behöver utvecklas. Följande avvikelse konstaterades: Av åtta granskade brukare saknades skriftlig överenskommelse mellan enhetschef och medarbetare om hantering av privata medel i samtliga ärenden. Åtgärd med anledning av avvikelsen: Ny rutin ska tas fram under hösten 2017.

23 4 (4) Beslutsunderlag Intern kontrollplan år 2017 Kontrollrapporter Beslut till: Internkontrollansvarig KSF (FK) FC (FK) OC (FÅ) EC (FÅ) MAS (FÅ) Päivi Pannula Socialchef Lars Ask utvecklingsstrateg

24 OXELÖSUNDS KOMMUN Vård- och omsorgsnämnden INTERNKONTROLLPLAN 2017 Rutin /System Kontrollmoment Kontroll- Omfattning Frekvens Metod Rapportering Konsekvens (område) ansvarig till Rutin för dokumentation Att relevanta vård- 5 st per Stickprov Verksamhetschef 1. patientjournal planer finns och följs MAS mättillfälle 2 ggr/år HSL (FC) + US Allvarlig HSL upp av berörd personal Klagomålshantering Har synpunkterna åter- Alla inkomna Redovisas 2. "Säg vad du tycker" kopplats till verksam- EC synpunkter 1 g/ år till OC FC + US Måttlig heten? Vård- och genomförande- Att planer finns för 5 st per Stickprov 3. planer inom USO ensamkommande EC/OC mättillfälle 2 ggr/år FC + US Allvarlig 11 kap 3 SoL flyktingbarn Genomförandeplaner Att relevanta planer 5 st per Stickprov 4. inom ÄO finns för brukarna EC/OC mättillfälle 2 ggr/år FC + US Betydande Riktlinjer inom VOF Att ändamålsenliga Samtliga Inventering 5. riktlinjer finns där OC 1 g/år och granskning FC + US Betydande sådana behövs av befintliga Återkoppling vid oros- Andel återkopplade Samtliga 2 ggr/ år Egen kontroll FC + US 6. anmälan från skolan och anmälningar EC Betydande sjukvården Rutin för hantering av Att rutin för redovis- 3 st per enhet Stickprov 7. brukares privata medel ning följs EC/OC och mättillfälle 2 ggr/år FC + US Betydande inom SÄBO

25 Sammanträdesprotokoll Blad1(1) Sammanträdesdatum Vård- och omsorgsnämnden (5) Dnr VON Delgivningar Vård- och omsorgsnämndens beslut Delgivningarna läggs till handlingarna. Delges: Kommunfullmäktige Kf 40 - Svar på motion om att införa ABC, en alla barn i centrum utbildning för föräldrar Kf 66- Svar på motion om att utreda LOV och därefter ett införande Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård Protokoll Utdragsbestyrkande

26 Sammanträdesprotokoll Blad1(1) Sammanträdesdatum Vård- och omsorgsnämnden (6) Dnr VON Redovisning delegationsbeslut Vård- och omsorgsnämndens beslut Redovisning av delegationsbesluten godkänns. Sammanfattning Vård- och omsorgsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt i vissa frågor till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av Vård- och omsorgsnämnden antagen delegationsordning. Dessa beslut skall redovisas till Vård- och omsorgsnämnden. Redovisningen innebär inte att Vård- och omsorgsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det Vård- och omsorgsnämnden fritt att återkalla en lämnad delegation. Vård- och omsorgsnämnden föreläggs utövad delegationsrätt från Biståndshandläggare/ enhetschef maj-julisärskilt boende, hemtjänst, matdistr, larm, daglig verksamhet, korttidsvistelse Avgiftshandläggare/ maj-jul Avgiftsbeslut, färdtjänst, riksfärdtjänst färdtjänsthandläggare LSS-handläggare maj-jul Personlig assistans, daglig verksamhet, korttidsvistelse, ledsagarservice, kontaktpers Socialtjänst IFO maj-juli Försörjningsstöd, utredn, behandling Områdeschef socialtjänst Tillfälligt serveringstillstånd Yttrande över ansökan hemvärnet Tillfälligt serveringstillstånd allmänhet Enhetschef socialtjänst Tillfälligt serveringstillstånd slutet sällskap Socialchef Förordnande medicinskt ansvarig sjuksköterska Von au Protokollsutdrag beslut Von au 70-granskning delegationsbeslut Von au 79-granskning delegationsbeslut Protokollsutdrag beslut Protokollsutdrag beslut Protokollsutdrag beslut Utdragsbestyrkande

27 1(3) Tjänsteskrivelse Dnr VON Vård- och omsorgsnämnden Vård- och omsorgsförvaltningen Ingela Mindemark MAS rapport Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämndens beslut är att godkänna informationen 2. Sammanfattning Resultat gällande målen för patientsäkerhet 2017: Förebyggande arbetssätt: 129 riskbedömningar (varav 9 i hemsjukvården) har registrerats i Senior alert. Målvärdet på 90% (medelvärde av insatta åtgärder vid risk och bedömning av bakomliggande orsaker) har inte uppnåtts. Kvalitetsregistret Senior alert har haft ett allvarligt datafel under sommaren och data som registrerats under några veckor har förlorats och kan inte återställas. Förebyggande arbete mot undernäring, fall, trycksår och ohälsa i munnen Axelrubrik OXL2 621 v Datum Andel med insatta åtgärder Andel med bedömning av bakomliggande orsaker Medelvärde (Mål 90 %) (215 rb, 200 m risk) Postadress Oxelösunds kommun OXELÖSUND 2013 (182 rb, 167 m risk) 2014 (172 rb, 161 m risk) Besöksadress Höjdgatan 26 OXELÖSUND 2015 (237 rb, 228 m risk) 2016 (213 rb, 193 m risk) 2017 (129 rb, 119 m risk) Telefon/Fax (vx) (fax) Webb/E-post registrator@oxelosund.se Org.nr

28 2(3) Tjänsteskrivelse Datum VON Trygg och effektiv planering vid utskrivning från slutenvård: Bakgrund: Länsgemensam överenskommelse om Trygg och effektiv utskrivning från sluten vård beslutad i Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård (NSV) Målsättningen är att den enskilde ska garanteras en trygg och säker vård genom hela vårdkedjan. Ingen ska behöva vänta på att få komma hem från sjukhuset. Under 2017 har Sörmlands län ett träningsläger inför ny lagstiftning som beräknas träda i kraft Länsgemensamma Riktlinjer för samverkan vid in- och utskrivning av patienter i slutenvården i Sörmland finns. De revideras och uppdateras efterhand. Senaste versionen är daterad Under hösten ska uppföljningar göras på att riktlinjerna följs. För varje patient som skrivs ut från sjukhus ska en enkät fyllas i av biståndshandläggare, hälso- och sjukvård och verkställighet i kommunen. Resultaten kommer att följas i arbetsgrupperna i länssamverkan (ASÄ, arbetsgrupp södra äldre och ASPF, arbetsgrupp södra psykiatri och funktionshinder). I arbetet ingår också Digitaliseringsprojektet. Just nu fokuserar vi mycket på den del som berör informationsöverföring i verktyget Prator. Vi behöver ha en annan bevakning av Prator än idag. I Prator ska också SIP (Samordnad individuell plan) hanteras. Det innebär att förvaltningen måste ha fler användare och systemadministratörer än tidigare. Arbetet är påbörjat. I Prator ska man kalla andra aktörer till SIP. Där finns också dokumentationen: Mål, vad som ska göras, när och av vem, kontaktuppgifter till ansvariga. Resultat för Oxelösund (mål < 3) 6 4,8 4,7 5 4,1 4 3,4 3 2,5 2,7 1,92 2 1, ,8 3,1 1,58 0,73 Antal dagar från utskrivningsklar i slutenvård till hemgång (minst 1 dag), officiell statistik 1,3 0,83 1,6 Antal dagar från utskrivningsklar i slutenvård till hemgång (minst 1 dag), inklusive psykiatrin Antal dagar från utskrivningsklar i slutenvård till hemgång (samtliga) Oxelösund klarar målet på max 3 dagar från utskrivningsklar till hemgång. Grön stapel visar alla patienter oavsett om de haft dagar på sjukhuset efter att de varit utskrivningsklara. Det är dessa siffror som kommer att ligga till grund för beräkningen Blå stapel visar de patienter som haft minst en dag från utskrivningsklar till hemgång inom somatisk vård. Dessa siffror skickas till SKL från landstinget Sörmland och kan ses i officiell statistik. Resultatet för mars är inte fastställt, enligt Prator har en patient väntat 29 dagar på sjukhuset. Det går inte att återfinna den patienten.

29 Tjänsteskrivelse 3(3) Datum VON Röd stapel visar de patienter som haft minst en dag från utskrivningsklar till hemgång inom både somatisk och psykiatrisk vård. Endast i juli (9 dagar/1 patient) påverkades resultatet av att patienten blev kvar i psykiatrisk slutenvård efter att hen var utskrivningsklar. För varje månad finns angivet antal dagar/antal patienter totalt. Päivi Pannula Förvaltningschef Ingela Mindemark medicinskt ansvarig sjuksköterska Beslut till: MAS (FK)

30 BALANSLISTA VON 1 (2) Datum TS = Tjänsteskrivelse MI = Muntlig information Ärendemening Dnr Beslut Uppdrag TS/MI Uppdrag klart/återrapportering Hemvården VON Muntlig redovisning MI Varje nämnd Överenskommelse om samverkan för trygg och effektiv utskrivning Resursfördelningsmodell VON Återkommande rapport MI Varje nämnd VON (VON ) Von 26, Vidareutveckling av resursfördelningsmodell MI Varje nämnd Ekonomi VON Uppföljning varje månad muntlig föredragning MI Varje nämnd Uppdrag att se över att nämnden vid ett par MI tre tillfällen per år aktualiserar och arbetar med frågan om kommande konsekvensanalys. Detta ska föras in i årshjulet. Uppföljning av biståndriktlinjerna Enl direktiv MI Maj 2017 Välfärdsteknik VON (VON ) Finskt förvaltningsområde VON återremiss Organisera en medborgardialog i höst och därefter arbeta för ett fortsatt genomförande Uppdrag att se över möjligheten att rikta brukare med demens och finska som modersmål till en specifik avdelning på Säbo. Möjligheten att rikta personer med språkkunskaper i finska till denna avdelning Utreda möjligheten att ha ett team i hemtjänsten med personal som har språkkunskaper i finska och som riktar sig till dementa brukar med finska som modersmål. TS Hösten 2017, ev vecka 42 TS September 2017 TS September 2017 Internkontrollplan VON Uppföljning 2 ggr per årriktlinjer ska revideras TS Aug och dec Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

31 2 (2) Datum Tillsyn av hälso- och sjukvård i bostäder VON Uppföljning av åtgärder TS December 2017 med särskild service enlig LSS Statsbidrag för verksamhet med personliga Årligen ansöka om statsbidrag hos TS December 2017 ombud länsstyrelsen Revidering delegationsordning Årligen TS Internkontroll Riktlinjer för missbruksvård VON Revidering av riktlinjerna årligen TS Arvode för politikerjour inom socialtjänsten VON Se över ersättningsnivåerna TS Mattransporter Årshjul till Von

32 Vård och omsorgsnämnden Februari (heldag) Bokslut Uppföljning, säg vad du tycker Patientsäkerhetsberättelse Rapportering av ej verkställda gynnande beslut enligt SoL och LSS Fm: Arbete med konsekvensbeskrivning Mars Budgetuppföljning per februari April Budgetuppföljning per mars Konsekvensbeskrivning Rapportering av ej verkställda gynnande beslut enligt SoL och LSS Maj Budgetuppföljning per april Taxor 2018 (vidare till Ks/Kf) Augusti Budgetuppföljning per juli Uppföljning intern kontrollplan Rapportering av ej verkställda gynnande beslut enligt SoL och LSS September (heldag) Delårsrapport Sammanträdesdagar November (heldag) Ekonomisk uppföljning per oktober Rapportering av ej verkställda gynnande beslut enligt SoL och LSS Fm: Workshop kring målstyrning och roller Ev. workshop kring internkontrollplan Ev workshop kring verksamhetsplan

33 December Ekonomisk uppföljning per november Verksamhetsplan och budget Internkontrollplan Taxor (nämndens egna) Ansökan om statsbidrag för verksamhet med personliga ombud Kommunalt bidrag för föreningar och liknande grupper Uppföljning internkontrollplan Tillsynsplan enligt alkohollagen Prognos för framtida behov inom äldreomsorgen och för målgruppen inom funktionsstöd Uppföljning målstyrning och roller