TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert 2018-02-15 SN 2016/0720.03.01 0480-450950 Socialnämnden Socialnämndens årsrapport 2017 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner årsrapport 2017 med uppföljning av verksamhetsplan samt kvalitetsberättelse och överlämnar den till kommunstyrelsen för kännedom. Socialnämnden godkänner uppföljning av den interna kontrollen för år 2017 och överlämnar den till kommunstyrelsen för kännedom. Bakgrund Socialförvaltningen har tagit fram ett förslag till årsrapport för verksamheten 2017. Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar samt strategiska framtidsfrågor belyses för de olika verksamheterna. Årsrapporten utgör budgetunderlag inför budget 2019. Årsrapporten sammanfattar också utfallet av de nämndsmål, aktiviteter och uppdrag som förvaltningen arbetat med under året för att stödja kommunfullmäktiges övergripande mål i Verksamhetsplan med budget 2017 och ekonomisk planering 2019-2021. Årsrapporten omfattas även av en kvalitetsberättelse där det framgår hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits under året. Sammanfattning av utförda kontrollmoment utifrån den beslutade internkontrollplanen 2017 ingår också i årsrapporten. Kristina Appert Administrativ chef Cecilia Frid Socialchef Socialförvaltningen Adress Box 834, 391 28 KALMAR Besök Nygatan 36 Tel 0480-45 00 00 vx Kristina.Appert@kalmar.se
SN 2016/0720 2 (2) Bilagor Socialnämndens årsrapport 2017 inklusive Bilaga 1 Kvalitetsberättelse 2017 (separat PDF-fil) Bilaga 2 Uppföljningsrapport verksamhetsmål 2017 (separat PDF-fil) Bilaga 3 Uppföljningsrapport intern kontroll 2017 (separat PDF-fil) Bilaga 4 Driftredovisning 2017 tabell Bilaga 5 Planering LSS - volymökning 2019-2021 Bilaga 6 Verksamhetsstatistik 2017
Årsrapport Socialnämnden 2017 1
Innehåll Femårsöversikt 3 Året som gått 4 Verksamhetsmål 5 Socialnämndens mål 5 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar 6 Gemensamt 6 Funktionsnedsättning LSS och SOL 6 Individ- och familjeomsorg 6 Flyktingmottagande ensamkommande barn och ungdomar 7 Kvalitet i verksamheten 8 Kvalitetsberättelse 8 Intern kontroll 8 Kostnad per brukare (KPB) 8 Personalredovisning 10 Rekrytering och personalförsörjning 10 Personalstatistik 11 Sjukfrånvaro och hälsofrämjande arbete 11 Driftsredovisning 13 Driftredovisning 13 Gemensamt 13 Funktionsnedsättning LSS och SOL 13 Individ- och familjeomsorg 14 Flyktingmottagande ensamkommande barn och ungdomar 15 Kostnadsfördelning inom socialnämndens verksamhetsområden 15 Investeringsredovisning 16 Investeringsredovisning 16 Strategiska framtidsfrågor 17 Gemensamt 17 Funktionsnedsättning LSS och SOL 17 Individ- och familjeomsorg 18 Flyktingmottagande ensamkommande barn och ungdomar 19 Sammanfattning av Socialnämndens budgetäskande 2019-2021 19 Bilagor 21 Bilaga 1 Kvalitetsberättelse 21 Bilaga 2 Måluppföljning Tertial 3 21 Bilaga 3 Uppföljningsrapport Intern kontroll 2017 21 Bilaga 4 Driftredovisning 21 Bilaga 5 Planering LSS 2019-2021 21 Bilaga 6 Verksamhetsstatistik 21 2
Femårsöversikt Femårsöversikt 2017 2016 2015 2014 2013 Driftsresultat tkr -10 859 108 2 213 4 187-19 089 Förbrukning av ram % 101,4% 100,0% 99,7% 99,4% 102,9% Antal årsarbetare 1 148 1 181 1 128 1 098 1 076 Personalkostnad i % av total kostnad 60,1% 57,7% 61,5% 61,7% 61,0% Sjukfrånvaro i % 7,5% 7,6% 7,4% 7,1% 5,9% Måluppfyllelse i % 17,0% 14,0% 26,0% 11,0% 57,0% Ekonomiskt bistånd, netto tkr 37 426 48 017 46 733 44 245 44 918 Genomsnittlig utbet av ek.bistånd brutto per hushåll kr 43 344 44 023 46 070 41 591 41 846 Vuxna missbruk, beslut om omedelbara omhändertagande, 5 3 3 6 8 LVM Barn o unga, ansökan om vård enligt LVU, lagen om vård av unga 17 13 11 28 20 Mottagna ensamkommande flyktingbarn, antal 5 17 202 35 6 Bostad vuxna LSS* 315 311 314 310 301 Daglig verksamhet LSS* 357 344 328 319 297 Boendestöd SoL, timmar 66 900 65 180 64 150 64 040 59 210 3
Året som gått Socialnämnden ansvarar för de uppgifter som kommunen har inom socialtjänsten avseende individ och familjeomsorg och stöd och service till personer med omfattande och varaktiga funktionsnedsättningar. Socialnämnden ansvarar också för mottagandet av ensamkommande flyktingbarn, samt tillstånd och tillsyn för alkohol och tobak och kontroll av receptfria läkemedel. Flera olika omvärldsfaktorer har under året haft en stor påverkan på Socialnämndens verksamheter såsom snabba förändringar och osäkerhet kring vad som gäller inom migrationsområdet, minskade ersättningsnivåer från Migrationsverket, Försäkringskassans ändrade tillämpning inom assistansen, försämrad psykisk hälsa särskilt gällande barn och unga samt befolkningsökning. Efter flera år av sparbeting för Socialnämnden har det varit svårt att minska kostnaderna och samtidigt klara de lagkrav som ställs på verksamheten. Socialnämnden har under året fortsatt arbetet med att se över bemanningen inom verksamhetsområdena funktionsnedsättning och socialpsykiatri för att hantera besparingen 2017. Omställningsarbetet inom verksamheten för ensamkommande barn för att anpassa sig till minskat antal barn och ungdomar, samt sänkta ersättningsnivåer från Migrationsverket, har pågått under hela året. Bl a har sju HVB-hem lagts ner. Svårigheter finns att upprätthålla en fortsatt god och jämlik vård samt komma i fas med den lägre ersättningsnivån pga långa hyresavtal och omställning av personalresurser. Upphandling av verksamheten för personlig assistans har pga förseningar inte kunnat verkställas under året. Övergång till entreprenör kommer ske vid halvårsskiftet 2018. Vissa omställningskostnader kommer att uppstå i samband med verksamhetsövergången varför full besparingseffekt förväntas först under senare delen av 2019. Försäkringskassans förändrade tillämpning av lagstiftningen kring personlig assistans, med anledning av vägledande rättsfall, har lett till att flera personer blivit av med sina beslut från Försäkringskassan. Förändringen innebär att det ställs krav på kommunen att utreda och verkställa andra typer av insatser, vilket medför förändringar för de personer som berörs men också ökad arbetsbelastning och ökade kostnader för socialnämnden. I november presenterade Socialdepartementet en rad åtgärder för den statliga assistansersättningen som ska träda i kraft under 2018. Med anledning av kommande förändringar avstod Försäkringskassan från att genomföra nya omprövningar i slutet av året. För närvarande råder det en stor osäkerhet kring hur omfattande konsekvenserna kommer att bli. Utbetalt ekonomiskt bistånd har minskat kraftigt sedan förra året och jämfört med budget, och visar ett överskott med +7,7 mnkr. Orsakerna till överskottet är bl a den relativt sett goda arbetsmarknaden i kombination med de förändringar som har gjorts av arbetssätt i och med omorganisationen 2017. Översynen har inneburit ökat fokus på det sociala arbetet och hur den enskilde ska nå självförsörjning. 4
Verksamhetsmål Socialnämndens mål Socialnämndens uppföljning av 2017 års målarbete återfinns i sin helhet i bilaga: Måluppföljning T3 2017. En sammanfattning över målarbetet återfinns i bilaga: Kvalitetsberättelse 2017. Under denna rubrik återges därför nämndens arbete med målen med hjälp av nedan tabell. Måluppfyllelse Uppfylls/ Klara Delvis uppfyllda/ pågår Uppfylls ej/ Ej påbörjat Totalt Nämndsmål 1 (17%) 4 (67%) 1 (17%) 6 Aktiviteter Uppdrag 3 (75%) 1 (25%) 4 Eftersom nämnden vill använda målen som en tydlig del i styrningen av verksamheten är kraven för full måluppfyllelse hög. Den höga ambitionen är en förklaring till varför den största andelen mål bedöms som delvis uppfyllda. Tabellen saknar uppgifter om antal aktiviteter med anledning av att det genomförs ett mycket stort antal aktiviteter inom verksamheten. Anledningen till detta är att socialförvaltningens måldelning sker till enhetsnivå. 5
Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar Gemensamt Mål- och processorienterat arbete Förändrat arbetssätt avseende målarbetet har engagerat, och aktivt arbete har skett för måluppfyllelse, bland annat för större brukarinflytande. Under året har arbete med förvaltningens processer pågått och processerna för ekonomiskt bistånd, handläggning LSS vuxen samt hälso- och sjukvård har fastställts (den senare framtagen tillsammans med Omsorgsförvaltningen). Arbete har pågått för att införa en processorienterad organisation vilken beslutades av Socialnämnden i januari 2018. Dataskyddsförordningen GDPR - general data protection regulation Under året har ett stort arbete inletts för att förbereda Socialförvaltningen samtliga verksamheter inför den skärpta lagstiftningen angående behandling av information som direkt eller indirekt kan knytas till en person. Från den 25 maj 2018 börjar GDPR att gälla. För socialförvaltningen innebär detta ett arbete för att anpassa verksamhetens dokumentation av personuppgifter enligt de nya reglerna. Förändringar arbetsmarknadsåtgärder Inom verksamhet arbetsmarknadsåtgärder har Resurshuset under året gått över till Kommunledningskontorets ansvar. Projektet Vägen In har avslutats efter tre år. Detta har varit ett projekt för att stärka utrikesfödda personers möjligheter till egen försörjning. Funktionsnedsättning LSS och SOL Förändringar inom personlig assistans Försäkringskassans förändrade tillämpning av lagstiftningen kring personlig assistans, med anledning av vägledande rättsfall, har lett till att flera personer blivit av med sina beslut från Försäkringskassan. Förändringen innebär att det ställs krav på kommunen att utreda och verkställa andra typer av insatser, vilket medför förändringar för de personer som berörs men också ökad arbetsbelastning och ökade kostnader för socialnämnden. I november presenterade Socialdepartementet en rad åtgärder för den statliga assistansersättningen som ska träda i kraft under 2018. Med anledning av kommande förändringar avstod Försäkringskassan från att genomföra nya omprövningar i slutet av året. Fördröjningen av upphandling av personlig assistans har påverkat både den enskilde samt deras assistenter på ett negativt sätt. Det har också lett till att väntade besparingar inte kunnat genomföras. Volymökning Volymökning märks inom flera verksamheter. Inom daglig verksamhet och sysselsättning har efterfrågan varit fortsatt hög under året. Genom omstruktureringar och förstärkning inom befintliga verksamheter samt start av två nya företagsgrupper har nya platser skapats. Flera personer väntar på att få beslut om gruppbostad verkställt. Intensivt arbete har pågått för att hitta lämpliga lokaler, vilket har resulterat i att två gruppbostäder planeras starta under 2018. Inom socialpsykiatrin har korttidsplatserna nyttjats i högre grad, och under året har ytterligare plats tillskapats. Individ- och familjeomsorg Social barn- och ungdomsvård Ett stort arbete har lagts ner på att rekrytera interna familjehem. För att upprätthålla kvaliteten på familjehemsvården har träffar och utbildningar hållits med både stödjande och utbildande innehåll. 6
Inom den sociala barn- och ungdomsvården har under året arbete pågått för att se över användning av resurser och mixen av olika insatser för att klara av mer vård på hemmaplan. Bl a har insatsteam med kompetenser från olika delar av insatserna satts in för familjer med extra stora behov, vilket har lett till att placeringar kunnat undvikas. Målet är att minska det jämförelsevis stora antalet placeringar samt att korta placeringstiderna. Sydostjouren I början av året övertog Kalmar kommun huvudmannaskapet för Sydostjouren. Samtidigt utökades Sydostjourens upptagningsområde från fyra till sex kommuner (Kalmar, Torsås, Emmaboda, Karlskrona, Nybro och Borgholm). Vuxna missbruk En omfattande problematik finns kring boendefrågor då det saknas en boendeform för personer som inte klarar av eget boende. Det har blivit allt vanligare att personer som beviljats långsiktig boendelösning i form av övergångsbostad inte tar emot beviljat stöd. Konsekvensen blir att lägenheter missköts eller att störningar uppstår, så att hyreskontrakt riskeras. För vissa personer som varit externt placerade har placeringen pågått längre än planerat, eftersom man ej kunnat verkställa beslut om övergångsbostad bl a med anledning av den rådande bostadssituationen. Under året har därför utredning om behov av ett stödboende påbörjats. Utvecklingen inom ekonomiskt bistånd Utbetalt ekonomiskt bistånd har under året minskat kraftigt jämfört med de senaste åren. Det gynnsamma arbetsmarknadsläget har påverkat utfallet. Vidare genomfördes en omorganisation i början av året, vilken har lett till minskat dubbelarbete och en förbättrad struktur i handläggningen. Förändringarna har möjliggjort ökat fokus på det sociala arbetet och hur klienterna ska nå självförsörjning. Personalsituationen har varit stabil under 2017. Bevarad kompetens på enheten leder till mer rättssäker handläggning och korrektare bedömningar. Flyktingmottagande ensamkommande barn och ungdomar Förändrade förutsättningar för mottagandet av ensamkommande barn och ungdomar Förändrade förutsättningar, dels med få anvisade ungdomar, dels förändring av ersättningsnivå, har utmanat socialförvaltningens verksamhet för ensamkommande barn och gjort att året har präglats av ett omfattande omställningsarbete. Verksamheten byggdes upp i rekordfart 2015 och 2016 och anpassades till den stora inströmningen (2015: 202 ungdomar, 2016: 17 ungdomar). Under 2017 har fem ungdomar anvisats. Under året har fem HVB-boende avvecklats, och två HVB-boende har ombildats till stödboende. Ersättningssystemet förändrades i juli 2017 och många kommuner vittnar om att det inte är möjligt att bedriva en säker verksamhet för de ensamkommande ungdomarna med de nya ersättningarna. Den psykiska hälsan hos dessa ungdomar är dessutom dålig och de behöver därför fortsatt nära personalstöd. För att kunna lägga extra fokus på arbetet med de ensamkommande ungdomarnas etablering har en ungdomskoordinator anställts. Ungdomskoordinatorn ska tillsammans med ungdomen upprätta en etableringsplan med målet att ungdomen ska vara självförsörjande genom arbete eller studier och ha en egen bostad innan 21 års ålder. 7
Kvalitet i verksamheten Kvalitetsberättelse Socialnämnden upprättar varje år enligt Socialstyrelsens föreskrifter för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete en kvalitetsberättelse. Kvalitetsberättelsen innefattar en sammanfattning av målstyrningen, processer, statistik, undersökningar (KKiK, öppna jämförelser, brukarunderökningar), synpunkter och avvikelser, riskanalyser inom socialnämndens verksamhetsområde. Kvalitetsredovisningen återfinns i sin helhet som bilaga Kvalitetsberättelse. Kvalitetsberättelsen visar att socialnämnden överlag har en ändamålsenlig verksamhet. Intern kontroll Utifrån det nya reglementet och riktlinjerna för intern kontroll togs en intern kontrollplan för 2017 fram som beslutades av socialnämnden i början av 2017. Kontrollmoment skapades för de risker med högt riskvärde. I bifogad bilaga Uppföljningsrapport intern kontrollplan 2017 framgår utfallet av de under året genomföra kontrollerna. De flesta kontrollmoment har acceptabelt utfall. Några kontrollmoment har även följts upp med indikatorer under året. Kostnad per brukare (KPB) I redovisningen av kostnad per brukare för 2016 är det en positiv utveckling inom flera områden. Inom de områden som visar en hög medelkostnad jämfört med övriga kommuner har arbete pågått under året och det fortsätter inom målarbetet för 2018. Funktionsnedsättning LSS och SOL Inom gruppbostad ligger Kalmar fortsatt något lägre än genomsnittet i Kostnad per brukare (KPB), men högre än våra deltagande jämförelsekommuner. Vid en sammanslagning av dygnskostnaderna inom båda boendeformerna ligger Kalmar fortfarande betydligt lägre än genomsnittet. Gruppbostad kr/dygn Bostad kr/dygn 3 500 3 500 3 000 3 000 2 500 2 500 2 000 1 500 1 000 500 2014 2015 2016 2 000 1 500 1 000 500 2014 2015 2016 0 0 Inom områdena daglig verksamhet och korttidsvistelse ligger Kalmar på en högre nivå än genomsnittet inom KPB. Arbete för att samordna och effektivisera verksamheterna har pågått under året t ex har antalet korttidsplatser för barn minskat med fem platser. 8
700 Daglig verksamhet kr/dygn Kostnad per närvarodygn i korttidsvistelse 600 500 400 300 200 100 0 2014 2015 2016 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 2015 2016 1000 0 Kalmar KPB-snitt Individ- och familjeomsorg Kostnaden för barn- och ungdomsvård närmar sig den som liknande kommuner har och Kalmar ligger lägre än tre av fyra jämförelsekommuner (se diagram nedan). Tittar man på Kalmars medelkostnad för barn och ungdomar minskar den jämfört med genomsnittet i KPB. 2 500 2 000 Kostnad barn och ungdomsvård, kr/inv 1 500 1 000 500 2014 2015 2016 0 Kalmar Likn kommuner IFO Karlskrona Kristianstad Växjö Halmstad Kalmar har minskat kostnaderna inom missbruksvård men ligger fortfarande högre än kommuner med liknande struktur. Kostnad missbruksvård, kr/inv 900 800 700 600 500 2014 400 300 200 2015 2016 100 0 Kalmar Likn kommuner IFO Karlskrona Kristianstad Växjö Halmstad 9
Personalredovisning Rekrytering och personalförsörjning Under första delen av 2017 har situationen med att rekrytera erfarna socialsekreterare varit svår. Läget har stabiliserats under 2017 och under 2018 kommer förvaltningen att arbeta vidare med de strategiska planer som fastställdes under förra året där man identifierade behov av alternativa vägar för introduktion och karriärsutveckling för socialsekreterare/biståndshandläggare och enhetschefer. I planerna framgår hur förvaltningen på ett strukturerat sätt ska arbeta för att attrahera och behålla dessa personalkategorier. Även när det gäller rekrytering av andra grupper såsom baspersonal har läget stabiliserats. Rekrytering av semestervikarier inför varje semesterperiod innebär ett omfattande arbete. Det har blivit allt svårare att rekrytera semestervikarier. En förklaring till det är att årskullarna i de ungdomsgrupper som söker semestervikariat har blivit mindre. En annan förklaring är den ökade konkurrensen om arbetskraften från den stora tjänstesektorn och den i övrigt gynnsamma arbetsmarknaden för arbetstagare. Det är därför av vikt att socialförvaltningen fortsätter sin strävan i att vara en attraktiv arbetsgivare. Social- och omsorgsförvaltningen startade ett samarbete med den kommunala vuxenutbildningen som ett led i att säkra personförsörjning av utbildad personal. PIO (Preparand I Omsorgen) erbjuds elever (ca 30 stycken) som började vård- och omsorgsutbildningen vid Axel Weüdelskolan samt lärlingsutbildningen vid Kunskapsnavet i augusti. Den vuxenelev som deltar i PIO kommer få stöd och vägledning av representanter från de två förvaltningarna under studietiden samt ha möjlighet till semestervikariat. Om de speciella kraven för PIO är uppfyllda efter fullföljd utbildning blir eleven erbjuden en provanställning sex månader. Omställningar i verksamhet Under 2017 varslades 47 medarbetare om uppsägning inom ensamkommandeverksamheterna. Det innebar ett omfattande, men framgångsrikt arbete att lösa övertaligheten för denna grupp inom såväl förvaltningen som inom hela kommunen. Under 2018 planerar förvaltningen att lägga ut personligassistansverksamheten på entreprenad. Vid en eventuell verksamhetsövergång omfattas drygt 100 personliga assistenter. Beroende på hur många medarbetare som väljer att följa med till entreprenadföretaget kan en övertalighet uppstå. I händelse av att en övertalighet uppstår påbörjas ett arbete att lösa detta inom förvaltningen och kommunen i sin helhet. Kompetensutveckling En ny omgång LPA (Lärande På Arbetsplatsen) startade hösten 2017. Syftet är att ge medarbetare (tillsvidareanställda samt timanställda med >1000 timmar anställning) betyg i vård- och omsorgskurser på gymnasial nivå och därmed formell behörighet som omsorgsassistent. Varje grupp består av 12 deltagare och vårdläraren träffar gruppen en gång i veckan under tre timmar (ej arbetstid). Studierna kopplas till det dagliga arbetet och hänsyn tas till de kunskaper och erfarenheter deltagaren har i sitt yrkesområde (validering). Varje deltagare får tillgång till lånelitteratur och dator under studietiden. Utbildningen pågår 67 veckor. Stora utbildningsinsatser för socialsekreterare inom barn- och ungdomsvård i Signs of Safety har genomförts vilket ger medarbetarna kunskap i nya förhållnings- och arbetssätt. Fokus ligger på att göra barn, föräldrar och andra involverade, delaktiga och engagerade i samtal och dialog rund den oro som finns för barnet eller den unge. 10
Antal För att bättre anpassa vården och omsorgen till den enskildes behov har projektplan för Individens behov i centrum (IBIC) fastställts under året. Satsningen sker för handläggning och insatser inom funktionsnedsättning vuxen och socialpsykiatri. Personalstatistik I december 2017 var 1155 personer tillsvidareanställda på socialförvaltningen, varav 75 % är kvinnor och 25 % är män. Socialförvaltningen Mätdatum: 31 dec Källa: Hypergene och PS Utdata 2017 2016 Tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Antal 861 294 1155 883 307 1190 Årsarbetare 855,5 292,3 1147,8 875,7 304,8 1180,5 Genomsnitt sysselsättningsgrad i % 99,4 99,4 99,4 99,2 99,3 99,2 Andel heltider i % 98,4 98,3 98,4 97,7 98,1 97,8 Medelålder 44,7 44,2 44,6 44,6 43,7 44,4 Personalomsättning i % 4,9 6,2 5,2 6,8 6,0 6,6 400 300 200 100 0 Kvinnor Åldersfördelning 74 82 69 35 188 212 247 34 113 101 29 år 30-39 år 40-49 år 50-59 år 60-67 år Män Sjukfrånvaro och hälsofrämjande arbete Socialförvaltningen är en av två förvaltningar som deltar med två pilotgrupper i projektet AdNos-främja hälsa i arbetslivet som finansieras av Europeiska socialfonden. Syftet med projektet är att ökad kunskapen om vilka arbetsförhållanden och friskfaktorer som leder till att medarbetarna förblir friska, trivs och mår bra. I AdNos-projektet ska metoder och verktyg arbetas fram, så att arbetsplatser ska kunna bli bättre rustade att möta och hantera psykisk ohälsa för ett friskt arbetsliv. Tanken är att dessa metoder och verktyg ska kunna spridas brett och komma till nytta för ett systematiskt hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande arbete. Projektet ska mynna ut i en certifieringsmodell som ska tillämpas i hela kommunen. En viktig del i arbetet med organisatorisk och social arbetsmiljö är att arbeta för ett hållbart medarbetarengagemang. Under 2017 var ledarskap, arbetssätt och mål ett prioriterade områden för nämnden. Sjukfrånvaro Den totala sjukfrånvaron i förvaltingen 2017 var 7,5 % vilket är liten minskning jämfört med 2016 års siffra som var 7,6 %. Förvaltningen har en högre total sjukfrånvaro jämfört med samtliga medarbetare i Kalmar kommun (6,7 %) men delar det faktum att den minskar. Vi kan anta att en del i förklaringen till 11
den minskade sjukfrånvaron är det ökade arbetet med arbetsmiljöfrågor i sin helhet. Liksom föregående år utgörs drygt hälften av totalt antal dagar med sjukfrånvaro av personer med >59 dagars sjukfrånvaro (långtidssjukskrivna). Total sjukfrånvaro i % av ordinarie arbetad tid 2017 2016 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt 18-29 år 3,8 2,2 3,3 5,6 2,0 4,5 30-49 år 7,9 4,7 7,0 7,6 4,6 6,7 50-67 år 11,2 7,1 10,2 11,0 8,5 10,4 Totalt 8,5 5,0 7,5 8,5 5,4 7,6 Sjukfrånvaro > 59 dagar i % av total sjukfrånvaro 2017 2016 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt 18-29 år 21,4 1,0 17,2 40,1 5,7 35,5 30-49 år 59,9 44,4 56,9 50,5 49,5 50,3 50-67 år 59,0 57,6 58,8 58,0 54,5 57,3 Totalt 56,7 46,9 54,9 52,9 48,9 52,1 Systematiskt arbetsmiljöarbete Socialnämnden har det yttersta arbetsmiljöansvaret och det ansvaret går efter delegation till förvaltningschef som i sin tur delegerar det ut i organisationen till verksamhetschefer och enhetschefer. Förvaltningen har 2017 påbörjat ett mera aktivt arbete med ett förvaltningsövergripande systematiskt arbetsmiljöarbete. Med anledning av medarbetarenkäten som genomfördes har chefer och medarbetare arbetat med att upprätta handlingsplaner. Ett flertal av indikatorerna i målarbetet är kopplade till att förbättra resultatet i kommande medarbetarenkäter. Många av förvaltningens chefer och skyddsombud har genom arbetsmiljöenheten gått utbildningarna Systematiskt arbetsmiljöarbete och Psykisk ohälsa på arbetsplatsen. Utbildningarna syftar till att ge ökad kunskap i hur vi ska kunna arbeta hälsofrämjande. För detta krävs ett bra systematiskt arbetsmiljöarbete. En god arbetsmiljö skapar attraktiva arbetsplatser som ger ökad trivsel, lägre sjukfrånvaro, lägre personalomsättning samt minskad risk för arbetsrelaterade olyckor. En god arbetsmiljö ger också engagerade medarbetare som bidrar till verksamhetens kvalitet, resultat och mål. Tillbud Under 2017 anmäldes 513 tillbud. Det är betydligt fler än de 406 som rapporterades föregående år. En del av förklaringen till ökningen kan bero på en ökad benägenhet att rapportera tillbud. En annan kan vara specifika verksamheter och dess förutsättningar. Liksom tidigare år tillhör mer än hälften av tillbuden kategorin personskada och kommer framför allt från verksamheter inom boende för personer med funktionsnedsättning. Flest tillbud rapporteras i januari, februari och maj. 12
Driftsredovisning Driftredovisning Socialnämnden redovisar ett underskott på -10,9 mnkr. Verksamheten för ensamkommande barn och ungdomar visar ett underskott på -5,3 mnkr bl a på grund av minskade intäkter. Inom individ- och familjeomsorgen visar barn- och ungdomsvård, samt vuxenvård underskott medan ekonomiskt bistånd visar överskott. Verksamheterna inom funktionsnedsättning LSS och SOL visar ett underskott på -2,3 mnkr vilket till stor del beror på Försäkringskassans ändrade tillämpning av personlig assistans. Underskott pga. försening av övergång till entreprenaddrift av kommunens verksamhet för personlig assistans vägs upp av effekter av engångskaraktär. Driftredovisning 2017 2017 tkr Budget Utfall Skillnad Verksamhet Intäkter Kostnader Netto Intäkter Kostnader Netto Netto Gemensamt inkl nämnd, tillsyn, -11 832 133 679 121 847-18 990 142 187 123 197-1 350 Funktionsnedsättning LSS o SOL -105 411 564 545 459 134-100 810 562 218 461 408-2 274 Individ- och familjeomsorg -20 925 196 271 175 346-25 784 203 089 177 305-1 959 Flyktingmottagande -107 014 107 014 0-130 462 135 738 5 276-5 276 Summa -245 182 1 001 509 756 327-276 046 1 043 232 767 186-10 859 Gemensamt De gemensamma verksamheterna redovisar ett underskott på -1,3 mnkr. Socialnämndens effektiviseringsförslag för 2016 avsåg övergång till entreprenaddrift av kommunens verksamhet för personlig assistans. Eftersom processen försenats uppnåddes ingen besparingseffekt under året. Några poster inom gemensam verksamhet visar plusresultat - vakanta tjänster inom stödfunktionerna, utvecklingsinsatser, utbildningsbudget, arbetsmarknadsåtgärder etc. vilket resultatmässigt delvis uppvägt den försenade besparingseffekten. Posterna är av engångskaraktär och påverkar därför inte resultatet de kommande åren. Funktionsnedsättning LSS och SOL Verksamhetsområdet redovisar ett underskott på -2,3 mnkr. Den negativa avvikelsen finns främst inom personlig assistans. Förändrad tillämpning av insatsen personlig assistans Försäkringskassan har förändrat tillämpningen av lagstiftningen kring personlig assistans, med anledning av vägledande rättsfall. Förändringen innebär att det ställs krav på kommunen att verkställa andra typer av insatser, vilket innebär förändringar för de personer som berörs men också ökad arbetsbelastning och ökade kostnader för socialnämnden. Inom några ärenden med personlig assistans verkställs fler timmar än beslut, främst på grund av arbetsmiljöskäl men också pga omställning till ett kraftigt minskat beslut från Försäkringskassan. Verksamheten för personlig assistans redovisar ett underskott på -5,1 mnkr. Övriga verksamheter inom funktionsnedsättning LSS och SOL Verksamheterna inom funktionsnedsättning och socialpsykiatri har under året arbetet med att se över bemanningen för att hantera besparingen 2017. För vissa verksamheter inom området, t ex bostad vuxen, daglig verksamhet, boendestöd och HSL, är årets resultat positivt. Inom några verksamheter finns underskott, främst pga. brukares förändrade behov. Överskottet är totalt +2,9 mnkr. Volymökningar under året Det budgeterade anslaget för årets volymökningar på 16,6 mnkr har avropats från centrala medel. I antal är det beslut inom daglig verksamhet och sysselsättning samt boendestöd som ökat mest. Antalet platser har utökats genom förstärkning inom befintliga verksamheter samt start av två nya företagsgrupper. Ökning i volym har också skett inom personlig assistans LSS med flera stora beslut. Ökade personalkostnader är det för nya verksamheter som har tillkommit under året t ex bostad barn 13
(helårseffekt 2017). Under året startade ny servicebostad, Kajalen, och från Omsorgsförvaltningen köptes plats för en brukare. Kostnadsökning orsakad av Försäkringskassans förändringar inom personlig assistans fanns inte med i planerad volymökning och täcks inte av anslag för volymökning. Antal personer per insats Dec Dec Dec Förändr Plan Volymökning 2015 2016 2017 2017 2017 2017 tkr Boendestöd SoL 204 233 245 +12 +10 1 500 Personlig assistans SFB 117 116 109-7 Personlig assistans LSS 38 38 43 +5 +5 2 500 Ledsagarservice LSS 49 58 56-2 +-0 Kontaktperson LSS 181 189 173-16 +-0 Avlösarservice LSS 7 9 8-1 Korttidsvistelse LSS 59 65 68 +3 Korttidstillsyn LSS 27 27 28 +1 Bostad barn o ungdom LSS 4 4 3-1 Bostad vuxna LSS 314 311 315 +4 Särskilt boende SoL 40 42 49 +7 +2 +25 300 2 240 Daglig verksamhet LSS 328 344 357 +13 +20 2 000 Dagverksamhet SoL Övr resurser inkl HSL, enhetschef, arbetskläder, 64 79 91 +12 IT 3 285 Helårseffekt 2016 års volymökn 4 795 Summa volymökning 16 620 Individ- och familjeomsorg Verksamhetsområdet redovisar ett underskott på 2,0 mnkr. Barn- och ungdomsvård, samt vuxenvård redovisar underskott medan ekonomiskt bistånd visar överskott. Barn- och ungdomsvård En ökning har skett av antalet barn som placerats i familjehem jämfört med förra året. Det är fler svåra ärende som kräver mer kvalificerat stöd i form av konsulentstödda familjehem. Anledningen till ökning av konsulentstödda familjehem beror också på att det är svårt att rekrytera interna familjehem, trots att man jobbar på flera olika sätt med rekrytering. De externa institutionsplaceringar har ökat, vilket till stor del beror på att antalet utredningsplaceringar under hösten blivit fler. För några personer har vård på hemmaplan använts vilket har förhindrat några placeringar. Barn- och ungdomsvården redovisar ett underskott med -4,7 mnkr. Missbruks- och övrig vuxenvård Antalet externa placeringar har ökat under året, liksom antalet LVM. Även kostnaden för utredningsplaceringar för föräldrar har ökat. En kraftig kostnadsökning för reparationer och saneringar i övergångsbostäder har inträffat i slutet av året. Totalt för vuxenvården redovisas ett underskott med 5,0 mnkr. Minskning av ekonomiskt bistånd Utbetalt ekonomiskt bistånd har minskat kraftigt sedan förra året och jämfört med budget, och visar ett överskott med +7,7 mnkr. Orsakerna till överskottet är bl a den relativt sett goda arbetsmarknaden i kombination med de förändringar som har gjorts av arbetssätt i och med omorganisationen 2017. Översynen har inneburit ökat fokus på det sociala arbetet och hur den enskilde ska nå självförsörjning. 14
Flyktingmottagande ensamkommande barn och ungdomar Verksamhetsområdet redovisar ett underskott på 5,3 mnkr. Det är stora förändringar på intäktssidan inom verksamheten. Dels ändrade Migrationsverket ersättningssystemet i juli 2017 vilket innebär lägre ersättning per dygn, dels har antalet barn och ungdomar minskat kraftigt under året. Omställningsarbetet för att anpassa verksamheten för ensamkommande barn har pågått under hela året. Bl.a. har fem HVB-boende avvecklats, och två HVB-boende har ombildats till stödboende, vilket märks genom lägre personalkostnader och övriga kostnader som minskat jämfört med förra året, men inte tillräckligt för att klara budget. Förändringarna kommer inte att ge full effekt förrän tidigast vid halvårsskiftet 2018. Kostnadsfördelning inom socialnämndens verksamhetsområden Utfall per verksamhetsområde 23% 1% 16% Gemensamt inkl nämnd, tillsyn, drogförebyggande Funktionsnedsättning LSS o SOL Individ- och familjeomsorg Flyktingmottagande 60% 15
Investeringsredovisning Investeringsredovisning Investeringsredovisning 2017 Tkr Budget Utfall Skillnad Verksamhet Inventarier 1 200 822 378 Summa 1 200 822 378 Investeringsbudgeten redovisar ett överskott mot budget. Budgeten har främst använts till utrustning och möbler till nya verksamheter och lokaler. Satsningar har bl a skett för ökad säkerhet genom larm- och passagesystem, samt investeringar i möteslokaler för att utveckla användningen av digitala verktyg. 16
Strategiska framtidsfrågor Gemensamt Personal- och kompetensförsörjning Det är en utmaning att rekrytera och behålla socialsekreterare och biståndshandläggare med adekvat utbildning och erfarenhet. Konkurrensen om arbetskraften tenderar att öka och det förväntas bli allt svårare framöver att rekrytera personal med rätt kompetens. Konkurrensen från andra arbetsgivare gör att Socialförvaltningen behöver utveckla förutsättningarna och tydliggöra vad man som arbetsgivare kan erbjuda. För att lyckas med personalförsörjningen, är det avgörande att ha en helhetssyn på personalförsörjning- och utveckling. Att nya potentiella medarbetare blir nyfikna på vad organisationen har att erbjuda, att sökande känner sig väl mottagna, att nyanställda får en god och genomtänkt introduktion, att medarbetare har en bra och hanterbar arbetssituation, att löne- och kompetensutveckling är konkurrenskraftig, att det finns möjlighet till individuell karriärutveckling etc är samtliga omständigheter som tillsammans bildar goda förutsättningar för en framgångsrik och stabil personalsituation. Därför har Socialförvaltningen tagit fram en strategisk plan för personal- och kompetensförsörjning avseende socialsekreterare och biståndshandläggare som beskriver hur man ska arbeta med dessa olika delar. Viktigt är att Kalmar kommun lönemässigt kan konkurrera med andra arbetsgivare. Inför 2019 äskar därför Socialnämnden extra budgetmedel för detta. Utveckling av digitala verktyg Regeringen och SKL enades 2016 om en vision för att tillvarata digitaliseringens möjligheter för att främja en jämlik hälsa, välfärd och delaktighet. Utveckling av digitala tjänster möjliggör förbättring för klienter, brukare och personal. Inom socialtjänsten finns stora möjligheter att öka rättssäkerheten, effektivisera processer och förbättra individens självständighet och trygghet med stöd av digitala lösningar. Det finns flera utmaningar bl a kring sekretess, men också behov av förbättrad tillgång till fiber- och nätanslutning för alla verksamheter inom Socialförvaltningen. Även den nationella samordnaren inom den sociala barn och ungdomsvården har i sin rapport efterlyst digitala lösningar för att effektivisera administrationen inom socialtjänsten. Det krävs därför stora satsningar inom Socialförvaltningens verksamheter för att få effekter på sikt. Under 2018 ska en digitaliseringsstrategi tas fram. Socialnämnden återkommer med eventuella budgetäskande. Fortsatt medlemskap i Samordningsförbundet Kommunstyrelsen har beslutat att det fortsättningsvis är socialnämnden som hanterar kommunens medlemsavgift till Samordningsförbundet. För att undvika interna transaktioner mellan Kommunledningskontoret och Socialnämnden framgår av beslutet att Socialnämnden fortsättningsvis äskar medel i budgetprocessen för de årliga höjningarna av medlemsavgiften. Socialnämnden äskar därför kompensation för Kommunledningskontorets andel av den ökade kostnaden för 2019. Funktionsnedsättning LSS och SOL Volymökning funktionsnedsättning och socialpsykiatri Det märks ett ökat behov för flera målgrupper inom socialförvaltningens verksamheter. En orsak är befolkningsökningen. Ökningen av beslut om insatsen daglig verksamhet LSS och sysselsättning SoL är fortsatt stor. En annan orsak är Försäkringskassans förändrade tillämpning av lagstiftningen kring personlig assistans, med anledning av vägledande rättsfall, vilket har lett till att flera personer blivit av med sina beslut från Försäkringskassan. Förändringen innebär en ökad kostnad för kommunen hur mycket är svårt att prognostisera. Utifrån berörda ärenden under 2017 har en bedömning gjorts om en kostnadsökning på 17
minst 2,4 mnkr under 2019 (helårseffekt). I bilaga redovisas effekter av förändringen, och from 2019 har den lagts till i beräknade volymökningar. Konsekvenser av lag om samverkan vid utskrivning Lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård trädde i kraft den 1 januari 2018. Den ersätter lagen om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård. Förändringen innebär att kommunen övertar betalningsansvaret efter tre dagar oavsett veckodag, efter det att den enskilde bedömts som utskrivningsklar. Under 2018 gäller särskilda övergångsbestämmelser för psykiatrin som innebär att kommunen har 20 dagar på sig från det att den enskilde är utskrivningsklar till dess att betalningsansvaret infaller. Förändringen ställer höga krav på samverkan mellan kommun och landsting men också på flexibilitet i den kommunala verksamheten. Ett samarbete mellan omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen är nödvändigt och initierat. Insatserna måste ha beredskap att, med väsentligt mycket kortare varsel än tidigare, ta emot utskrivningsklara patienter och tillförsäkra dessa ett anpassat stöd. För att skapa förutsättningar för god samverkan har samverkansavtal upprättats mellan kommun och landsting i Kalmar län och en överenskommelse mellan nämnda förvaltningar formaliseras i inledningen av 2018. Fortsatt implementering av IBIC (individens behov i centrum) Individens behov i centrum (IBIC) är ett arbetssätt där fokus ligger på att socialtjänstens stöd ska utgå från den enskildes behov. Metoden bygger på en systematisk dokumentation i en processmodell som är framtagen av Socialstyrelsen. Implementeringen av IBIC fortsätter under 2019 och påverkar ca 750 medarbetare som arbetar gentemot målgruppen vuxna personer med funktionsnedsättning. Införandet av IBIC innebär både en ny struktur för handläggning, genomförandeplanering och ett byte av IT system från ProCapita till LifeCare. Utbildning kommer att ske för alla personalgrupper. Metodens införande sker i projektform med speciellt utsedda och tillsatta tjänstepersoner. Ett nytt system och arbetsätt ställer höga krav på verksamheten under perioden för förändring. Individ- och familjeomsorg Volymökning IFO Antalet invånare i Kalmar kommun har ökat kraftigt de senaste åren. Det är viktigt att beakta att befolkningsökningen påverkar omfattningen av socialtjänstens insatser. Andelen i befolkningen som har stöd och service från socialtjänsten är ganska konstant mellan åren. Detta innebär att befolkningsutvecklingen genererar en proportionell kostnadsökning för socialtjänstens insatser. Den utökade ramen för 2019 på 1,0 mnkr som Kommunfullmäktige beslutat om för budget 2019 kommer inte att täcka de ökade behoven. Stödboende vuxna missbrukare Inom målgruppen personer med missbruk ökar behovet av boendestöd, men också någon form av stödboende där de med större behov kan få stöd. Dessa personer behöver i regel stöd utöver själva bostadsanskaffandet. Socialnämnden har fått i uppdrag av Kommunfullmäktige att under 2018 utreda härbärge/ stödboende. Det är av största vikt att utreda behoven med syfte att kunna möta nuvarande och framtida behov. Utredningen får visa vilka ekonomiska resurser som kommer att krävas och vilka möjligheter som finns till omdisponeringar av budgetmedel. Socialnämnden återrapporterar till Kommunfullmäktige när utredningen är klar. 18
Psykisk hälsa bland unga Utvecklingsbehov finns för ungdomar med psykisk ohälsa och unga vuxna 18-21 år. På nationell nivå pågår arbete för målgruppen. SKL har uppdrag att ta fram en handlingsplan avseende ungdomar och missbruk. Handlingsplanen beräknas färdig i juni 2018. Under 2017 har ett utvecklingsarbete för ungdomar med missbruksproblem startats upp. Resurser kommer att krävas för att arbeta med tidig upptäckt av ungdomars missbruk och psykiska ohälsa, samt familjeorienterat arbetssätt. Samordning familjehemsvård inom länet Det finns en önskan och strävan mot att minska antalet barn placerade via konsulentorganisationer. Länsgemensam kartläggning och analysarbete om möjligheterna att arbeta mera gemensamt inom familjehemsvåden i länet har pågått hela året. Samordnare på Regionförbundet kommer lägga fram en utredning med förslag under början av 2018. Vad det kommer att innebära för Kalmar är ännu inte klart. Utbildning och implementering av Signs of Safety För att klara de krav på kvalitet som ställs inom social barn och ungdomsvård har personal inom utredning och insats under 2017 utbildats inom Signs of Safety som både är ett förhållningssätt och en metod för barn och ungdomsvården. Metoden bygger på lösningsinriktat förhållningssätt där barnet och dess nätverk görs delaktiga i att säkra barnets miljö. Implementeringen av Signs of Safety kommer att leda till större samsyn mellan enheter. Satsningen kräver ekonomiska resurser flera år framöver för att nå den kunskapsnivå som eftersträvas. Ökat antal familjetvister Antalet familjetvister ökar och ställer högre krav på resurser inom familjerätten, men även inom andra delar av verksamheten. Trenden av ökade vårdnadstvister finns i hela landet visar den statliga utredningen Se barnet SOU 2017:6. Enligt utredningens bedömning beror ökningen på flera olika faktorer. En förklaring kan vara de större möjligheter till ensam vårdnad som reformen innebar och som sannolikt medfört att fler föräldrar ser en möjlighet att få framgång med en talan om ensam vårdnad. Ett mer jämställt föräldraskap och en ökad konfliktbenägenhet är exempel på andra troliga faktorer som påverkar utvecklingen. Flyktingmottagande ensamkommande barn och ungdomar Ensamkommande barn och ungdomar Inom ensamkommandeverksamheterna är det nya ersättningssystemet en stor utmaning. Att klara verksamheten med fortsatt god och jämlik vård med den minskade statliga ersättningen kommer även fortsättningsvis bli en svår utmaning. Verksamheten måste fortsätta skapa förutsättningar för en god integration för ungdomarna. Tillgången på bostäder och sysselsättning är två viktiga grundförutsättningar för att integrationen ska lyckas. Det råder också en stor osäkerhet kring asylfrågan för de ensamkommande barn som kom hösten 2015. Flera lagförändringar är på gång. Vilka konsekvenser dessa får för verksamheten är svårt att förutsäga. Sammanfattning av Socialnämndens budgetäskande 2019-2021 Gemensamt Karriärvägar/ kompensation för extra löneökningar till socialsekreterare Avgift Samordningsförbundet Summa 1 000 tkr 350 tkr 1 350 tkr Eventuell komplettering av budgetäskande presenteras när digitaliseringsstrategin är framtagen. 19
Funktionsnedsättning LSS och SOL Beräknad volymökning inom område funktionsnedsättning och socialpsykiatri per år (se detaljer i bilaga): År 2019: 16 800 tkr År 2020: 15 200 tkr År 2021: 17 370 tkr Individ- och familjeomsorg Kostnader som avser förändrade förutsättningar som inte kan hanteras inom befintlig budgetram inom individ- och familjeomsorgen: Satsningar psykisk hälsa barn och unga, tidiga insatser 2 tjänster Utbildning kopplat till krav på kvalitet Summa 1 020 tkr 150 tkr 1 170 tkr Eventuell komplettering av budgetäskande presenteras när utredning om härbärge/ stödboende är framtagen. 20
Bilagor Bilaga 1 Kvalitetsberättelse Se separat fil Bilaga 2 Måluppföljning Tertial 3 Se separat fil Bilaga 3 Uppföljningsrapport Intern kontroll 2017 Se separat fil Bilaga 4 Driftredovisning Sid 22 Bilaga 5 Planering LSS 2019-2021 Sid 23 Bilaga 6 Verksamhetsstatistik Sid 24-27 21
Bilaga 4 Driftredovisning Nettobudget Nettokostnad Avvikelse netto GEMENSAMT INKL NÄMND, TILLSYN, DROGFÖREBYGG, ARBETSMRKÅTG NÄMNDSVERKSAMHET 1 638 1 535 103 MILJÖ, HÄLSA O HÅLLB UTV 1 173 974 199 ALKOHOLTILLSYN 27 37-10 GEMENSAMT 116 910 119 527-2 617 ARBETSMARKNADSÅTGÄRDER 2 099 1 125 974 SUMMA 121 847 123 197-1 350 FUNKTIONSNEDSÄTTNING LSS O SOL VÅRD OCH OMSORG SoL & HSL 11 175 10 316 859 BOST SÄRSK SERV LSS VUXEN 215 137 215 715-579 BOST SÄRSK SERV LSS BARN UNG 9 323 9 841-518 PERS ASS ENL LSS OCH SFB 78 947 84 091-5 144 KORTTIDSVISTELSE LSS 22 378 22 374 4 DAGLIG VERKSAMHET LSS 66 848 65 965 883 BEMANNINGSSERVICE LSS 1 744 1 898-154 ÖVRIGA INSATSER ENL LSS 13 742 12 979 763 INSATS T PERS M FUNKTNEDS 39 840 38 229 1 611 SUMMA 459 134 461 407-2 274 INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG INSTVÅRD VUXN MISSBRUKARE 12 792 14 130-1 338 INSTVÅRD BARN OCH UNGDOM 29 872 32 705-2 833 FAMILJEHEMSV VUXNA MISSBR 2 800 5 149-2 349 FAMILJEHEMSV BARN O UNGA 34 070 36 985-2 915 ÖPPNA INSATSER VUX MISSBR 11 977 11 862 115 ÖPPNA INSATSER BARN, UNGA 19 645 19 034 611 ÖVRIG VUXENVÅRD 4 154 5 541-1 387 EKONOMISKT BISTÅND 55 707 48 022 7 685 FAMILJERÄTT 4 329 3 878 451 SUMMA 175 346 177 305-1 959 FLYKTINGMOTTAGANDE 0 5 276-5 276 SUMMA 756 327 767 186-10 859 22
Planering LSS år 2019-2021 Bilaga 5 Bostad vuxna, LSS o SOL 2019 6 grupp- och/el servicebostadsplatser 15 boendestöd 2020 6 servicebostadsplatser 15 boendestöd 2021 8 grupp- och el servicebostadsplatser 15 boendestöd Insatser för barn o ungdomar (Bostad barn o ungd/ korttidsvistelse/ korttidstillsyn) 2019 2 insatser 2020 3 insatser 2021 2 insatser Daglig verksamhet/ sysselsättning 2019 2020 2021 15 personer 15 personer 15 personer Personlig assistans LSS o SFB 2019 3 ärende 2020 3 ärende 2021 3 ärende Andra beslut med anledning av förändr pers ass SFB 2019 4 ärende 2020 5 ärende 2021 5 ärende Övrigt 2019 1,0 ec/ handläggare, datorer 2019 1,0 sjukgymast/arbterapeut 2020 1,0 ec/ handläggare, datorer 2020 1,0 sjukgymnast/arb.terapeut 2021 1,0 ec/ handläggare, datorer 2021 1,0 sjukgymnast/arb.terapeut Planering LSS, tkr 2019 2020 2021 Behov enl plan 16 800 15 200 17 370 varav Bostad vuxna, LSS o SOL 1 330 2 200 2 950 varav Boendestöd 720 750 760 varav Insatser för barn o ungdomar 1 000 1 500 1 000 varav Daglig verksamhet o sysselsättning 1 920 1 430 950 varav Personlig assistans 1 250 1 270 1 610 varav Andra beslut (förändr pers ass) 1 200 1 500 1 500 varav Övrigt 2 060 2 080 2 100 varav Helårseffekt föregående år 9 320 6 020 8 000 Effektivisering -2 000-1 550-1 500 23
Statistik myndighetshandläggning Bilaga 6 Institutionsvård barn/ungdomar 2017 2016 2015 Antal unika personer 50 41 36 Antal behandlingsplaceringar 23 22 24 Antal utredningsplaceringar 27 19 12 Nettokostnad per vårddygn 3 410 Nettokostnad tkr 26 280 25 558 27 758 Familjehemsplaceringar barn/ungd ej ensamk 2017 2016 2015 Internt familjehem 88 98 Nettokostnad tkr internt familjehem 22 842 24 518 24 143 Konsulentstött fam.hem 27 22 Nettokostnad tkr konsulentstött familjehem 11 805 8 283 4 594 Placeringar vuxna missbrukare Obs ej övr vuxna barn och familj! 2017 2016 2015 Antal personer 49 41 36 Nettokostnad tkr 9 844 7 847 8 243 Nettokostnad för övriga vuxna tkr (barn o familj) 2 219 1 722 659 Barn och familj 2017 2016 2015 Antalet utredningar barn och familj 869 806 822 Antalet utredningar ensamkommande flyktingbarn 207 193 242 Beslut om omedelbara omhändertaganden, LVU 7 31 16 Ansökan om vård enligt LVU 17 13 11 Vuxna missbrukare 2017 2016 2015 Antalet utredningar 371 376 281 Beslut om omedelbara omhändertagande LVM 5 3 3 Ansökningar om LVM 3 2 1 Familjerätt 2017 2016 2015 Utredningar om fastställande av faderskap 547 574 547 Samarbetssamtal 74 67 116 Vårdnad boende umgänge 68 58 54 Snabbupplysningar till domstol 108 119 90 Budgetrådgivning 2017 2016 2015 Antal ärenden 204 220 205 Varav skuldsanering 69 35 25 24
LSS-handläggning o socialpsykiatri 2017 2016 2015 Ansökningar enl LSS bou 143 153 125 Ansökningar enl LSS vuxna (inkl förhandsbesked) 273 334 195 Ansökningar enl SOL barn 10 Ansökningar enl SOL vuxna 196 Bilaga 6 Antalet månader som hushåll erhållit Antal Andel Antal Andel Antal Andel försörjningsstöd inkl flykting hsh 2017 fös 2017 hsh 2016 fös 2016 hsh 2015 fös 2015 1 månad 245 4% 306 24% 238 20% 2 månader 149 5% 164 13% 153 13% 3 månader 99 5% 118 9% 99 8% 4 månader 72 5% 82 6% 88 7% 5 månader 67 5% 86 7% 67 6% 6 månader 43 4% 62 5% 75 6% 7 månader 43 5% 49 4% 66 6% 8 månader 37 5% 55 4% 50 4% 9 månader 56 9% 60 5% 55 5% 10 månader 79 15% 59 5% 87 7% 11 månader 75 14% 68 5% 81 7% 12 månader 109 23% 173 14% 147 12% Summa 1074 100% 1282 100% 1206 100% Antalet unika hushåll per familjetyp inkl flykting 2017 2016 2015 Endast barn 0 1 3 Ensam kvinna med barn 127 160 159 Ensam kvinna utan barn 229 271 254 Ensam man med barn 19 23 29 Ensam man utan barn 466 572 524 Gift/sambo med barn 175 196 185 Gift/sambo utan barn 58 59 52 Summa 1074 1282 1206 Utbet ekonomisk bistånd 2017 2016 2015 Bruttokostnad tkr 39 549 49 556 49 671 Nettokostnad tkr 37 426 48 017 46 733 Brutto till etabl flyktingar (finansieras via etableringsers) 7 003 6 882 5 890 25
Statistik insatser barn och unga Bilaga 6 Aquarellen 2017 2016 2015 Antal inskrivna 43 52 48 Pojkar/flickor 19/24 23/29 25/23 Snittbeläggning/dygn 8,11 5,4 7,7 Antal vårddygn 2961 2078 2823 Antal familjer 7 9 7 Ensamkommande flyktingbarn 2017 2016 2015 Antalet mottagna 5 17 252 Antalet anvisade 5 17 202 Antal inskriva i interna boende 1 jan 95 128 27 Antal inskrivna i interna boende 31 dec 15 129 120 Antal placerade i konsulentst. familjehem under året 41 129 120 Antal placerade i interna familjehem under året 24 17 13 Antal placerade i nätverkshem under året 15 29 33 Antal placerade i externa HVB-hem under året 19 23 13 Antal i ungbo under året 13 11 Antal i mobilt team under året 20 8 Stödboende internt 71 Stödboende externt 0 Familjepedagoger 2017 2016 2015 Antal familjer 82 73 76 Pojkar/flickor 96/56 80/74 Behandlarna 2017 2016 2015 Antal familjer 114 105 95 Pojkar/flickor 71/79 Multiversum 2017 2016 2015 Antal ärenden 68 88 98 Pojkar/flickor 36/32 47/41 Familjerådgivning 2017 2016 2015 Antal besök 1792 1200 1231 26
ATV 2017 2016 2015 Aktuella under året 201 172 162 Barn individuellt 18 13 12 Pojkar/flickor 5/17 5/8 3/9 Barn i grupp 4 4 0 Kvinnor individuellt 139 120 106 Kvinnor i gruppbeh 0 0 0 Män individuellt 47 39 44 Män i gruppbeh. 5 6 Statistik insatser vuxna missbruk Smedbacken 2017 2016 2015 Antal vårddygn 2 361 2 659 2 900 Antal inskrivna 20 25 25 Slussboendet Antal vårddygn 570 578 579 Antal inskrivna 32 40 42 Alkohol- och drogmottagning 2017 2016 2015 Antal ärenden totalt 541 528 507 Antal nya ärenden 327 300 243 Avslutade ärenden 284 295 271 varav planerade 193 218 182 varav oplanerade 81 60 69 varav annan behandling 10 17 17 Fördelning kön Andel män 60% 60% Andel kvinnor 40% 40% Fördelning typ Andel alkohol 46% 55% Andel droger 27% 23% Andel spel 5% 4% Andel anhöriga 22% 18% Enstaka drogtester som ej blir ett ärende 144 Mobilt team missbruk 2017 2016 2015 Antal ärenden 79 80 86 varav tillsyn 24 26 41 varav boendestöd 33 27 15 varav tillsyn komb m boendestöd 22 27 30 Varav kvinnor 19 22 28 Varav män 60 58 58 27
28
KALMAR KOMMUN Kvalitetsberättelse 2017 Socialförvaltningen Kalmar kommun Vi möter dig med respekt och engagemang. Vi finns här för dig. Verksamhetsutveckling Socialförvaltningen Adress 391 28 Kalmar Besök Fabriksgatan 31 Tel 0480-45 00 00 vx kerstin.lagerlund@kalmar.se
2 (18) Innehåll Inledning... 3 Kvalitetsledningssystemet... 3 Uppdrag, krav och mål för socialnämnden... 4 Ledningssystemets grundläggande uppbyggnad... 6 Processer och rutiner... 6 Rutinbeskrivningar... 7 Standarder... 7 Systematiskt förbättringsarbete... 8 Riskanalys... 8 Egenkontroll... 8 Nationella jämförelser... 9 Revisioner... 9 Inhämtande av synpunkter från brukare... 11 Kvalitetsuppföljning... 12 Ej verkställda beslut... 13 Utredning av avvikelser... 13 lex Sarah... 15 Förbättringar... 16 Riktlinjer... 16 IBIC... 16 Personalens medverkan i kvalitetsarbetet... 17 Personalen ska arbeta enligt processer och rutiner... 17 Kompetensutveckling... 17 Dokumentationsskyldigheten... 18
3 (18) Inledning Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete trädde i kraft 1 januari 2012. Enligt föreskriften ska vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ansvara för att det finns ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Ledningssystemet ska således stödja verksamhetens arbete med att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Arbetet med att utveckla och säkra kvalitet ska dokumenteras och det bör varje år upprättas en kvalitetsberättelse (Kap. 7 SOSFS 2011:9). Av kvalitetsberättelsen bör det framgå: - hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits under föregående kalenderår, - vilka åtgärder som vidtagits för att säkra verksamhetens kvalitet och - vilka resultat som uppnåtts. Kalmar kommun har ett gemensamt kvalitetsledningssystem som är certifierat enligt ISO 9001 och ISO 14001. Socialnämnden arbetar med att leva upp till Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem inom ramen för kommunens gemensamma kvalitetsledningssystem. Utöver arbetet med att uppnå de krav som ställs i lagar och föreskrifter för socialnämndens ansvarsområde, enligt kommunens reglemente får socialnämnden också ett antal obligatoriska fullmäktigemål att arbeta med. Utöver det antar socialnämnden varje år specifika mål för nämndens verksamhet. För att följa och mäta resultat av dessa kopplas ett antal indikatorer till nämndsmålen. Kvalitetsledningssystemet Socialnämndens kvalitetsledningssystem dokumenteras huvudsakligen i Kalmar kommuns och socialförvaltningens verksamhetshandbok. I verksamhetshandsboken har förvaltningen samlat alla de dokument, riktlinjer, processer, rutiner och checklistor som beskriver och styr förvaltningens arbetssätt. Enligt Socialstyrensens föreskrifter för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete är det processerna som är grunden verksamheten. ISO 9001:2015 ställer också större krav på att verksamheten fokuserar på processerna. Socialförvaltningens sätt att beskriva arbetssätt i främst skriftliga rutiner behöver därför förskjutas mot ett mer processorienterat arbetssätt. En viktig förutsättning är att det finns ett IT-stöd som utgår ifrån processerna och därefter rutinerna och inte tvärtom. Under 2017 har därför socialförvaltningen haft ambitionen att införskaffa ett IT-stöd som stöttar ett processorienterat arbetssätt. Den ambitionen förverkligades inte med anledning av att upphandlingen istället kommer att ske kommungemensamt. Under första halvan av 2018 är för-
4 (18) hoppningen att det ska finnas en kravspecifikation för ett sådant IT-stöd framtagen. Under 2016 påbörjades ett arbete med att förtydliga socialförvaltningens ledningssystem. Detta arbete har fortgått under 2017 och syftar till att det ska bli tydligt vad ledningssystemet består av och hur det ska användas. Arbetet med att förtydliga ledningssystemet ska underlätta förståelsen för hur vi behöver arbeta systematiskt med att hela tiden säkra och förbättra vår kvalitet. Uppdrag, krav och mål för socialnämnden I Socialtjänstlagen, Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade samt i Hälso- och sjukvårdslagen anges att verksamhet som bedrivs enligt dessa lagar ska vara av god kvalitet. Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska socialnämnden uppnå kvalitet genom att uppfylla de krav och mål som gäller för verksamheten. Socialstyrelsen har definierat begreppet god kvalitet utifrån aktuell lagstiftning för området med hjälp av kvalitetsdimensioner. Dimensionerna tydliggör att socialtjänstens verksamhet ska vara kunskapsbaserad, individanpassad, säker, tillgänglig, effektiv och jämlik för att kunna sägas uppnå god kvalitet. Socialnämndens målstyrning är ett av de viktigaste redskapen för att säkerställa att, samt följa upp hur, nämnden lever upp till de redan givna målen i lagstiftningen och därmed de uppgifter som getts nämnden via kommunfullmäktiges reglemente. Eftersom kvalitetsdimensionerna som beskrivits ovan ger nämnden denna möjlighet beslutade nämnden att förändra målstyrningen och låta dessa kvalitetsdimensioner utgöra socialnämndens mål. Socialnämnden antog alltså 2017 sex långsiktiga mål om att socialnämndens vård och omsorg ska vara kunskapsbaserad, säker, individanpassad, effektiv, jämlik och tillgänglig. Detta sätt att styra med hjälp av gemensamma mål som gäller över tid, ger socialnämnden en möjlighet att hålla ihop det mångfacetterade uppdraget och skapa samsyn inom förvaltningen. För att ytterligare förstärka detta och för att knyta ihop och integrera de olika styrande delarna togs ett visionshus för socialförvaltningen fram 2017. Visionshuset syftar till att visulisera socialnämndens roll i kommunen och i visionen Ett Kalmar för alla. En del i visionshuset är socialnämndens mål vilka utgör byggstenarna för hur uppdraget ska fullgöras och visionen nås. Målen i sig är inte mätbara så för att styra mot måluppfyllelse och för att kunna följa resultaten kopplas indikatorer till målen. Med indikatorerna ges nämnden möjlighet att styra och rikta in sig på specifika utmaningar eller identifierade förbättringsområden, trender och tendenser m.m. Indikatorerna erbjuder således möjlighet till effektiv styrning mot målen. Vid uppföljning ger indikatorerna en sammanvägd bild av hur nämndens måluppfyllelse ser ut. Arbete med att tydliggöra målen har pågått under 2017. Insatser har gjort för att integrera målarbetet i den dagliga driften och utveckla ett systematisk arbetssätt med att skapa och följa upp aktiviteter och indikatorer. Arbetet följer
5 (18) ett arbetssätt som beskrivs i manualer checklistor som ligger under G:\Socialförvaltningen\Gemensam\Mål. Indikatorer och mål följs upp tertialsvis och rapporteras till nämnden och till kommunledningen. Nedan följer en tabell som beskriver vilka av socialnämndens mål som är helt uppfyllda, delvis uppfyllda och ej uppfyllda samt kommentarer till varje mål. Antal helt uppfyllda: 1 Mål Socialnämndens vård och omsorg ska vara kunskapsbaserad. Vården och omsorgen ska baseras på bästa tillgängliga kunskap och bygga på både vetenskap och beprövad erfarenhet. Kommentar Till målet har nämnden kopplat indikatorer om Implementerade riktlinjer, Verksamhetsbeskrivningar som beskriver nödvändig kompetens samt Medarbetare som uppfyller krav i verksamhetsbeskrivningen. Sammanfattningsvis bedöms målet var uppfyllt. Avvägningen görs då nämnden har en mycket hög andel personal med formell grundkompetens samt att tre av de fyra verksamhetsområdena har en hög andel personal med verksamhetsområdesspecifik kompetens. Antal delvis uppfyllda: 4 Mål Socialnämndens vård och omsorg ska vara effektiv. Vården och omsorgen ska utnyttja tillgängliga resurser på bästa sätt för att nå uppsatta mål. Socialnämndens vård och omsorg ska vara säker. Vården och omsorgen ska vara säker. Riskförebyggande verksamhet ska förhindra skador. Verksamheten ska också präglas av rättssäkerhet. Socialnämndens vård och omsorg ska vara tillgänglig. Vården och omsorgen ska vara tillgänglig och ges i rimlig tid. Ingen ska behöva vänta på oskälig tid på den vård eller omsorg som hen har behov av. Socialnämndens vård och omsorg ska vara jämlik. Vården och omsorgen ska Kommentar Till målet effektiv har nämnden kopplat indikatorer som mäter kostnader, indikatorer inom miljöområdet samt indikatorer som berör sjukfrånvaro, ledarskap och arbetssätt och mål. Dessa indikatorer ger en ganska heltäckande bild av hur effektiv nämndens verksamhet kan anses vara. Sammanfattningsvis bedöms miljöindikatorerna vara helt uppfyllda men med anledning av att indikatorerna som mäter kostnader, sjukfrånvaro, ledarskap och arbetssätt och mål bedöms vara delvis uppfyllda görs den sammanfattande bedömningen att målet är delvis uppfyllt. Till målet har varje verksamhetsområde verksamhetsområdesspecifika indikatorer. Indikatorerna berör domar i förvaltningsdomstol, riskanalyser och boendeplatser fria från våld. Sammanfattningsvis bedöms målet vara delvis uppfyllt. Trots att de flesta indikatorer kopplade till målet är uppfyllda görs avvägningen att målet om säker vård och omsorg inte är helt uppfyllt. Detta med anledning av att det är svårt att säga att vården är säker när det i fler än hälften av boendeplatserna förkommer hot eller våld. Trenden är dock positiv. Till målet om att vara tillgänglig har nämnden bl a kopplat indikatorer som mäter handläggares tillgänglighet, verkställighetstid och utredningstid. Sammanfattningsvis bedöms nämndens mål om att vård och omsorg ska vara tillgänglig, som näst intill, men ändå inte helt uppfyllt. Till målet jämlik har verksamhetsområdena verksamhetsområdesspecifika indikatorer som specifikt rör verksamheterna för ensamkommande barn och rökare inom socialpsykiatrin. Utöver det har nämnden ett antal övergripande indikatorer som motsvarar dem
6 (18) tillhandahållas och fördelas på lika villkor för alla. som finns i det drogpolitiska programmet för 2016-2020. Sammanfattningsvis bedöms målet om jämlik vård och omsorg vara delvis uppfyllt. Avvägning har gjorts med anledning av att målen kring ungdomars alkohol- och narkotika användning inte har uppfyllts och dessutom har en nedåtgående trend. Antal ej uppfyllda: 1 Mål Socialnämndens vård och omsorg ska vara individanpassad. Vården och omsorgen ska ges med respekt för individens specifika behov, förväntningar och integritet. Individen ska ges möjlighet att vara delaktig. Kommentar Till målet har varje verksamhetsområde verksamhetsområdesspecifika indikatorer. Indikatorerna berör främst brukarundersökningar och genomförandeplaner. Sammanfattningsvis bedöms målet om att vara individanpassad inte vara uppfyllt. Avvägningen görs då flera av indikatorernas målvärden inte uppnåtts. Särskilt tungt väger de indikatorer om genomförandeplaner där underlaget till indikatorerna dessutom är bristfälligt med anledning av att journalgranskningar inte skett i den omfattning som rutinen föreskriver, samt då det finns stora brister i de genomförandeplaner som trots allt har granskats, primärt vad gäller målformuleringar som beskriver utveckling och bibehållande av funktion samt huruvida genomförandeplaner följs upp som de ska. Ledningssystemets grundläggande uppbyggnad Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska socialnämnden anpassa ledningssystemet till verksamhetens inriktning och omfattning. Det ska bestå av de processer och rutiner som behövs i verksamheten för att säkra verksamhetens kvalitet. Processerna och rutinerna är ledningssystemets grundläggande delar. Processer och rutiner Det som sagts ovan innebär att nämnden måste identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. En process är en kedja av aktiviteter som i ett återkommande flöde använder information och resurser för att utifrån ett givet behov skapa det värde som tillfredsställer behovet. En process kan med andra ord sägas vara det överenskomna arbetssätt som används av alla på samma sätt, för att skapa värde för den som processen är till för. Under 2017 har socialförvaltningen prioriterat arbetet med att ta fram en sammanhållen struktur för hur socialförvaltningen arbetar med ett processorienterat arbetssätt, det vill säga hur förvaltningen kartlägger, styr och leder verksamheten med hjälp av processer. Under året har nämnden fastställt socialförvaltningens huvudprocess. Till huvudprocessen finns elva identifierade nedbrutna huvudprocesser. Kartläggningsarbete har resulterat i att två av de nedbrutna huvudprocesserna kartlagts under 2017. Det gäller processerna för målgrupperna: Personer med funktionsnedsättning i behov av hälso- och sjukvård och Personer som inte kan försörja sig. Den del som gäller aktualisera, utreda, besluta och utforma upp-
7 (18) drag för målgruppen Vuxna med psykisk funktionsnedsättning och deras anhöriga har också kartlagts under 2017. En prioriteringsordning för kartläggning under 2018 har tagits fram som innebär att arbete med processen med målgruppen Personer som inte kan tillgodose behov av bostad själva samt Barn som far illa eller riskerar fara illa och deras föräldrar är först ut under 2018. Under 2018 kommer förvaltningens organisation bygga på en processorientering istället för en funktionsindelning. För att genomföra denna förändring kommer ledningsgrupp, processägare, processledare, ekonomer och verksamhetsutvecklare att genomgå kompetensutveckling inom processorientering och processledning. Sedan tidigare finns ett tiotal processbeskrivningar för delar av de nedbrutna huvudprocesserna. Processerna kommer successivt att behöva ses över och i vissa fall anpassas till huvudprocessen. Det finns också ett fåtal lednings- och stödprocesser beskrivna som även de måste ses över så att de överensstämmer med förvaltningens arbetssätt. Rutinbeskrivningar Det har tagits fram ett stort antal rutiner i förvaltningen genom åren och sättet att göra det varierar till viss del. Det stora antalet rutiner samlas i verksamhetshandboken som med anledning av sin bristande överskådlighet inte bidrar med att säkra att rutinen alltid är känd av dem som behöver använda den. I arbetet med att skapa ett processorienterat ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete behöver sättet att ta fram rutiner förändras. Rutinerna behöver i högre utsträckning kopplas till aktuella steg i processerna för att medarbetare ska få stöd i att utföra arbetet. Ett IT-system för processer som ger denna möjlighet är ett utvecklingsområde. Standarder Enligt Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska ledningssystemet byggas upp utifrån kraven som ställs i föreskriften. Olika standarder och modeller för kvalitets- och verksamhetsutveckling kan ge stöd i detta arbete. Kalmar kommuns övergripande verksamhetsledningssystem är uppbyggt för att motsvara kraven i ISO 9001 och 14001. Kraven i Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete uppfylls inte per automatik genom en standard eller annan modell. För att göra det måste den som bedriver verksamhet säkerställa att ledingssystemet utformats så att det systematiskt kan säkra att verksamheten uppfyller de krav och mål som framgår av lagar och andra föreskrifter som styr verksamheten.
8 (18) Systematiskt förbättringsarbete Riskanalys Enligt föreskrift 2011:9 om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS, fortlöpande identifiera händelser, som om de inträffar, skulle kunna leda till att verksamheten inte kan leva upp till de krav och mål som ställs i lagar och andra föreskrifter. Att göra riskanalyser innebär att vara framåtblickande för att på så sätt förebygga att händelser inträffar som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. Riskanalyser ska enligt föreskriften omfatta verksamhetens samtliga delar. Även ISO 9001:2015 och 14001:2015 föreskriver ett riskbaserat tänkande. Standarden ställer krav på organisationen att förstå sina förutsättningar och bestämma risker som underlag för planering. Det innebär att riskbaserat tänkande ska tilllämpas när processer för kvalitetsledningssystemet planeras och införs. Det i sin tur kommer att bidra till att avgöra omfattningen av dokumenterad information. Kvalitetsledningssystemet syftar mycket till att fungera som ett förebyggande verktyg. Ett riskbaserat tänkande i sig får förebyggande effekter. Vikten av arbete med riskanalyser betonades under 2017 med hjälp av en indikator som kopplades till målet säker. Målvärdet i indikatorn var att varje verksamhet skulle göra minst en riskanalys under 2017. I samband med att processer har börjat kartläggas på ett systematiskt sätt ingår det som ett steg i det arbetet att identifiera möjliga risker, prioritera dessa samt göra eventuell handlingsplan för att hantera riskerna. Under 2017 har verksamheterna för andra året också inventerat risker och möjligheter med hjälp av SWOT-analyser i samband med framtagande av verksamhetsplan och målarbete för nästkommande år. Dessa risker och utmaningar är sammanfattade under rubriken Utmaningar och prioriteringar i Verksamhetsplan med internbudget, Socialnämnden, 2018. Där anges också att nämnden hanterar de identifierade riskerna och prioriteringarna som indikatorer i målstyrningen eller som kontrollmoment i Internkontrollplanen. Egenkontroll Enligt Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska socialnämnden genomföra egenkontroll. Egenkontroll är systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i ledningssystemet. Egenkontrollen ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet. En form av egenkontroll, förutom t.ex. tertialuppföljning och revisioner, som nämnden utför är Aktgranskning och Journalgranskning. Dessa är mycket viktiga då det är ett sätt att säkra att de vi finns till för får det stöd och den hjälp de har rätt till, samt att rättsäkerheten upprätthålls genom korrekt dokumentation av handläggning och utförande av insats. Avvikelser som upptäcks vid akt- och journalgranskning ska rapporteras som avvikelser i Tyck till. Under 2017 reviderades rutinerna för aktgranskning och journalgranskning genom
9 (18) att sätta mer fokus på hur målformuleringar i genomförandeplanen beskriver utveckling och bibehållande av funktioner samt hur den enskilde utövat inflytande och delaktighet över sin insats. Dessa kontrollpunkter i egenkontrollen används som indikatorer i målstyrningen 2017. De avvikelser som rapporterats under 2017 i samband med journal/aktgranskning handlar i de flesta fall om brister i ovan nämnda indikatorer samt att användning av så kallade arbetsanteckningar inte följer kraven för det. Nationella jämförelser Socialförvaltningen deltar i både Öppna jämförelser och Kommunens kvalitet i korthet (KKiK). Under 2017 har förvaltningen börjat använda dessa resultat på ett mer systematiskt sätt genom de analysdagar som alla chefer, stödfunktioner samt politiker varit involverade i. Väsentliga resultat från denna typ av undersökningar tas på så sätt med i kommande års målarbete och det ges bättre möjlighet att omsätta dem i systematiskt förbättringsarbete. Resultat i Öppna jämförelser Resultatet från Öppna jämförelser 2016 visade att systematisk uppföljning är ett genomgående förbättringsområde. Systematisk uppföljning handlar om att ha koll på om vårt arbete ger önskad effekt för brukare och klienter. Under 2017 vidtogs åtgärder och arbete genomfördes, som ger förvaltningen bättre förutsättningar och större egen insikt i vikten av att följa upp arbete på ett systematiskt sätt. Det är ett fortsatt prioriterat förbättringsområde och har i 2018 års verksamhetsplan definierats som indikator inom några områden. Resultat i KKiK Socialförvaltningen har i sitt målarbete valt att ha flera av KKiK:s mått som indikatorer och på så sätt kunna följa utvecklingen mer kontinuerligt än bara vid en årlig mätning. Mått som finns med i målarbetet är exempelvis utredningstid, väntetid, utbetalt försörjningsstöd, frågor från brukarundersökningarna m.fl. Ett fortsatt identifierat förbättringsområden är att öka tryggheten för brukare med boendeplatser enl. LSS 9.9. KKiK mäter om boendet har varit fritt från hot eller våld emellan eller mot brukare. Resultaten visar att socialförvaltningen behöver arbeta aktivt med frågan så att hot och våldsituationer i boendena minskar. Revisioner Extern revision Årets externrevision var en re-certifiering med anledning av att det kom nya standarder 2015. Det var alltså första året som Kalmar kommun reviderades enligt dessa standarder vilket innebar en mer omfattande och grundlig revision. Kalmar kommun externreviderades liksom föregående år av Qvalify AB. Socialförvaltningens ledning samt fyra enheter reviderades av en av företagets revisorer. Socialförvaltningens ledning fick ingen avvikelse. De fyra reviderade enheterna fick tillsammans totalt fem varav tre förekom på flera av de reviderade enhet-
10 (18) erna. De återkommande avvikelserna gällde dokumentation av introduktion, riskanalyser samt användning av gemensam mall för Arbetsplatsträff. Utöver det fick förvaltningen två förbättringsförslag som gällde planering av de interna revisionerna samt ledningens genomgång. De interna revisonerna föreslogs med fördel planeras inte bara utifrån tidsintervall utan även utifrån förekomst av avvikelser, lex Sarah samt resultat från tidigare revisioner och att sådana händelser noteras/markeras i planen. Vissa enheter kan behöva revisioner mer frekvent än andra med stöd av sådana bakgrundsfakta. Protokollen från Ledningens genomgång kan förbättras genom att resultat av diskussioner framkommer tydligare. Varje enhet aktuell för externrevision har besökts av förvaltningens kvalitetssamordnare inför och efter revisionen. Det förberedande mötet syftade till att informera enheten om vad en externrevision innebär och hur den går till. Vid det uppföljande mötet presenterades och diskuterades resultatet av revisionen samt vilka åtgärder som behöver vidtas. Externrevisionen 2018 kommer att beröra dessa områden: - Processer och nyckeltal kopplade till processen - Riskanalyser på förvaltning/processnivå - Den röda tråden i miljöarbetet från miljöaspektlistan till de dagliga rutinerna - Möjligheter identifiering, prioritering och utvärdering av hur effektivt arbetet med att jobba med möjligheter är - Ansvar och befogenheter och introduktion Dessa punkter ger ledning och nämnd en bekräftelse på att förvaltningen är på rätt väg i sitt kvalitetsarbete samtidigt som det guidning om vad vi behöver fortsätta att arbeta med. Intern revision Med anledning av att förvaltningen under 2016 konstaterade att det i externrevisionen läggs fokus på mål, processer och rutiner och att dessa delar av ledningssystemet inte riktigt kom fram i internrevisionerna förändrades socialförvaltningens sätt att genomföra internrevision under 2017. Det nya sättet innebär att revisorerna med hjälp av ett stödmaterial ställer mer öppna frågor om ledningssystemet. Sättet att revidera skiljer sig från övriga förvaltningar som fortsätter att använda det detaljerade frågebatteri som finns framtaget på kommunövergripande nivå. För att inte missa något specifikt revisionsområde gör förvaltningens kvalitetssamordnare en avstämning med den övergripande kvalitetssamordnaren. När det finns specifika revisionsområden läggs dessa till i de revisioner som genomförs av förvaltningens verksamhetsutvecklare. I internrevisionen 2017 genomfördes 27 revisioner och avvikelser konstaterades inom sju huvudområden. Återkommande i alla reviderade områden var att socialnämndens mål inte var tillräckligt kända. Det har lett till fortsatta satsningar från ledningens håll att under 2018 göra målen kända för alla medarbetare.
11 (18) Såväl resultaten från extern- som internrevisionen har presenterats för nämnden i januari 2018. Inhämtande av synpunkter från brukare Brukarundersökningar Socialförvaltningen deltog under 2017 för andra året i de nationella brukarundersökningar som Sveriges kommuner och landsting (SKL) samordnar. Brukarundersökningarna har genomförts inom individ- och familjeomsorgen samt inom omsorgen om personer med funktionsnedsättning. Följande områden är möjliga för kommunerna att undersöka: - Boenden/boendestöd - Daglig verksamhet/sysselsättning - Social barn- och ungdomsvård (vårdnadshavare och ungdomar från 13 år) - Missbruks- och beroendevård - Ekonomiskt bistånd - Personlig assistans LSS o SoL (pilot under 2017). - Ensamkommande boendesituation (pilot under 2017). De fetmarkerade utgör de områden som Kalmar undersökte under 2017. Resultatet 2017 visar på att brukarna generellt sätt är mycket nöjda men det framkommer även förbättringsområden inom: Självbestämmande, Bemötande och Trygghet. De två sistnämnda utgjorde indikatorer i socialnämndens målstyrning under 2017. Alla tre kommer att göra det under 2018. Resultaten inom IFO som man valt att fokusera på efter brukarundersökningen är: Placerade vuxna och barn rustade att möta livet gällande bostad och sysselsättning, Upplevelsen att kunna påverka typ av stöd och hjälp, Handläggares tillgänglighet. Alla tre kommer att fokuseras under 2018. Delaktighetsmodellen Socialförvaltningen beslutade 2015 att införa delaktighetsmodellen inom område funktionsnedsättning. Delaktighetsmodellen är ett arbetssätt för att öka möjligheten till delaktighet för brukare. Delaktighetsmodellens bärande idé är att stödja och träna brukarnas förmåga att uttrycka och formulera sina behov och önskemål tillsammans med andra brukare som de delar vardagen med. Delaktighetsmodellens delaktighetsslingor är en metod för att underlätta brukarnas väg mot empowerment och involverar personalen i denna utveckling. Modellen bygger på dialogsamtal (delaktighetsslingor) som förs i mindre grupper, brukare för sig och personal för sig, innan alla träffas för ett gemensamt samtal. Alla samtal leds av en vägledare som inte är personal till brukarna. Samtalen centreras kring ett särskilt valt vardagligt tema med intresse för brukarna. Under 2017 genomfördes elva slingor av 12 planerade. Temat för slingorna var Trygghet i boendet alternativt Pratar personal så att brukaren förstår och grundade sig i resultat från brukarundersökningen. Fem vägledare var aktiva under 2017. Två vägledare lämnade uppdraget under slutet av året. Två medar-
12 (18) betare inom förvaltningen utbildas tidigt under 2018 till kursvägledare för att framöver kunna utbilda fler vägledare inom förvaltningen. Under april/maj 2018 utbildas de första nya vägledarna (fyra stycken). Det innebär att det sammanlagt kommer att finnas nio vägledare inom förvaltningen första halvåret 2018. Under våren 2018 genomförs ytterligare elva slingor utifrån samma brukarundersökning. Under 2018 kommer uppföljningar att göras på de slingor som genomförts under 2017/2018. Brukarråd Socialnämnden ansvarar för två brukarråd, LSS-råd och Psykiatriråd. Inför 2017 fanns en planering om att hålla gemensamma möten för råden. Orsaken till detta grundade sig i låg representation från anhörig- respektive brukarföreningar. Vid gemensamt möte i mars 2017 fattades det dock istället beslut om att under året inventera behov och önskemål hos anhörig- och brukarorganisationerna kring hur framtida samverkan skall se ut. Inventeringen genomfördes med besök hos brukarorganisationerna samt ett uppsamlingsmöte hos FSO som är en regional paraplyorganisation till anhörig- och brukarorganisationer. Dialogen resulterade i ett förslag på ett nytt upplägg som senare antagits av socialnämnden i januari 2018. Upplägget går ut på att varje brukarorganisation som ingår i de ursprungliga brukarråden tilldelas två kontaktpersoner (en tjänsteman samt en politiker). Kontaktpersonerna har i uppdrag att: - Skicka ut remiss för synpunkter till brukarorganisationer gällande kommunens planerade aktiviteter. (Uppbyggnad av ny verksamhet, utvecklingsarbeten etc.). - Informera samt besvara, återkoppla och vid behov vägleda eller vidarebefordra frågor från brukarorganisationer. - Samordna årliga besök till brukarorganisationer. Besöken sker två ggr per år. - Vidareförmedla eventuella behov från brukarorganisationer om gemensamt brukarråd med andra brukarorganisationer. Upplägget pågår som försöksverksamhet under 2018. Två utvärderingar görs under året med återrapportering till socialnämnden samt med nytt förslag till beslut inför 2019. Kvalitetsuppföljning Särskild kvalitetsuppföljning görs av förvaltningen i upphandlad verksamhet inom verksamhetsområde funktionsnedsättning. Under 2017 har kvalitetsuppföljningar genomförts vid de dagliga verksamheterna Miniprint, Del-Ta, Mossegården, Lustgården samt vid gruppbostäderna Birgittagården och Gula gatan. Resultatet av uppföljningarna redovisas i socialnämnden i februari 2018.
13 (18) Upphandlad verksamhet i form av HVB för barn och unga, finns i Kalmar kommun i en gemensam upphandling via SKL Kommentus. Deltagande kommuner har gemensamt tagit fram rutiner för hur uppföljningen av leverantörernas verksamheter ska gå till. Verksamhetsuppföljningar som genomförts har alla deltagande kommuner tillgång till via en databas. Kalmar kommuns uppdrag i denna verksamhetsuppföljning har lösts genom samverkan i länet. Upphandlad verksamhet i form av HVB för vuxna, finns i Kalmar kommun i en gemensam upphandling via SKL Kommentus. Gemensamma rutiner för hur uppföljning av leverantörernas verksamhet ska genomföras finns ej framtaget. För att underlätta verksamhetsuppföljningen har SKL utformat ett system för samordnad uppföljning av verksamheterna på ramavtalen. Systemet fördelar uppföljningsarbetet mellan SKL och deltagande kommuner. En uppföljningsmall har skapats som ska standardisera och höja kvaliteten på uppföljningarna av verksamheterna som ramavtalet omfattar. Rutiner för särskild kvalitetsuppföljning i upphandlad verksamhet avseende Kvinnojouren i Kalmar har tagits fram under 2017. En kvalitetsuppföljning har genomförts 2017 som stöd i Kvinnojourens arbete att ta fram ett ledningssystem under 2018 för att nå ställda krav. Ej verkställda beslut Förvaltningen har under året vid varje kvartalsredovisning haft ej verkställda beslut att rapportera. Under 2017 har förvaltningen som mest haft 60 ej verkställda beslut (kvartal tre). Dessa gäller främst brist på kontaktperson, kontaktfamilj och bostäder. Merparten av beslut som inte kunnat verkställas är inom LSS. Det är en förändring jämfört med 2016 då merparten av de ej verkställda besluten var inom individ- och familjeomsorgen. Utredning av avvikelser Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska socialnämnden ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet. Det har under året inkommit synpunkter enligt nedan sammanställning. Klagomål, beröm och förbättringsförslag kan framföras av alla intressenter med syfte att den som bedriver verksamhet ska kunna få en bred återkoppling på hur verksamheten bedrivs och få kännedom om ifall verksamheten avviker