Stockholms universitet Avdelningen för arkiv och registratur Manual för diarieföring i W3D3 Uppdaterad 2016-04-19 (reviderad 2017-01-20 och 2017-04-22)
Inledning... 4 Utlysningsärenden... 4 Kort om diarieföring... 4 Skrivregler för SU:s diarier... 6 Diarienummer vid Stockholms universitet... 7 Diarieföring i W3D3... 9 Logga in... 9 Startmenyn och sökmenyn... 10 Att söka i W3D3... 11 Digitala dokument... 15 Diarieutdrag... 15 Skicka e-post från W3D3... 16 Skapa ny handling i ett befintligt ärende.... 16 Ladda upp filer till handling... 17 Skapa ett nytt ärende... 18 JK-ärenden... 19 Sekretess... 20 PUL... 20 Inställningar för W3D3 i webbläsare... 21 Radera i diariet... 22 Avsluta ett ärende... 22 2
Tips!... 22 Kontakt... 22 3
Inledning Utlysningsärenden Rekryteringar och utlysningsärenden hanteras i rekryteringssystemet ReachMee. Personalavdelningen har ansvar för informationen i detta system. Läs mer om anställningsansökningar i W3D3 i punktlistan nedan. Kort om diarieföring Ärende Varje ärende i diariet W3D3 har ett unikt diarienummer. Ett ärende kan innehålla flera dokument som vardera har ett dokumentnummer. Dokument och handling är samma sak och i W3D3 benämns dokument som handling. Allmän handling En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet samt har inkommit till eller upprättats vid myndigheten. Allmänna handlingar ska diarieföras. Undantag får göras för handlingar av uppenbart ringa betydelse för verksamheten, till exempel inbjudningar, enkla förfrågningar och reklam. Exempel på handlingar som diarieförs: Beslut, ansökningar om stipendier och bidrag, ansökningar till utlysta anställningar (via ReachMee), kontrakt, avtal, remisser, överklaganden, anmälningar, upphandlingar, anhållan om entledigande, anhållan om anstånd med studier, yttranden, sakkunnigutlåtanden. Exempel på handlingar som inte är allmänna: Utkast, koncept, förslag som skickas från en myndighet till en annan i samrådssyfte. Underlag till ännu inte färdigställda eller upprättade skrivelser och beslut är att betrakta som arbetsmaterial. Dessa dokument bör därför inte diarieföras. Handlingar som inte är allmänna omfattas inte av offentlighetsprincipen och behöver inte lämnas ut. En handling är inkommen när den har anlänt till myndighetens lokaler via personligt överlämnande, post, e-post eller fax. Tänk på att det inte finns något krav på att en handling ska vara läst eller diarieförd för att anses som inkommen. En handling är upprättad när den har expedierats. Med expediering avses vanligen att handlingen skickats till en mottagare utanför myndigheten. Även en handling som inte har expedierats är upprättad när det ärende dit handlingen hör är avslutat, det vill säga arkiverat. När ett ärende är avslutat och arkiverat är följaktligen samtliga handlingar i ärendet allmänna handlingar. Diarieföring ska ske utan dröjsmål. Detta innebär att registrering bör ske samma dag som handlingen kommit in eller upprättats. En tjänsteman som har fått en handling ställd direkt till sig, måste därför se till att handlingen omgående lämnas till registrator eller motsvarande för diarieföring. 4
Vissa inkomna handlingar, till exempel från andra myndigheter, kräver ingen annan åtgärd än att en kopia tas för någons eller någras kännedom, samt att originalet förvaras hos registrator. Offentlighetsprincipen Allmänna handlingar kan vara offentliga eller hemliga. Huvudregeln är att alla allmänna handlingar är offentliga. Offentligheten kan dock begränsas av regler i Offentlighets- och sekretesslagen, OSL (SFS 2009:400). Sekretess Allmänna handlingar är som huvudregel offentliga. Det stora flertalet allmänna handlingar vid Stockholms universitet är offentliga och omfattas inte av sekretess enligt OSL. Sekretessbelagda handlingar måste diarieföras och förses med anteckning om vilket stöd som finns i OSL för sekretess, annars kan man inte sekretessbelägga uppgifter i handlingen. Det är handläggaren som avgör om ett ärende eller del av ett ärende ska sekretessbeläggas och ange vilket lagrum som åberopas. Sekretessen måste prövas varje gång ett sekretessbelagt ärende begärs utlämnat. Registrator hänvisar till handläggaren i samband med en sådan prövning. Av sekretessbestämmelserna framgår vilka intressen sekretessen skyddar och med vilken styrka sekretessen gäller. Läs mer om sekretess i W3D3 i slutet av denna manual. Personuppgiftslagen, PUL (SFS 1998:204) Ärenden som är skyddade enligt PUL innehåller känsliga personuppgifter som till exempel personummer och adresser. Dessa ärenden markeras i W3D3 som PUL-skyddade och uppgifterna är bara synliga för vissa användare. Vid en begäran om utlämnande av allmän handling ska handläggaren i ärendet avgöra om handlingen ska anses vara sekretessbelagd eller offentlig. Läs mer om PULärenden i W3D3 i slutet av denna manual. Läs mer på vår webbplats http://www.su.se/medarbetare/service/arkivering-diarieföring/registrator Avgiftsförordningen Alla kan begära ut offentliga handlingar från Stockholms universitet. Om handlingen omfattar färre än tio sidor har man rätt att få kopior utan avgift. Om begäran omfattar tio sidor eller mer, ska myndigheten ta ut en avgift enligt avgiftsförordningen (SFS 1992:191). Tio sidor kostar 50 kronor och varje sida därutöver två kronor styck. Även avgift för porto och postförskottsavgift får tas ut. Myndigheten bestämmer i vilken form den vill lämna ut allmänna handlingar. JK-listan Vissa ärenden är JK-markerade i diariet. Det är ärenden där Stockholms universitet ska svara på förfrågningar från till exempel allmänheten, myndigheter eller företag. Enligt myndighetsförordningen ska myndigheter senast den 1 mars varje år lämna en förteckning till Justitiekanslern (JK) över de ärenden som kommit in till myndigheten före den 1 juli året innan, men som inte avgjorts vid årets utgång. Ansvaret för att hålla samman detta ligger vid Stockholms universitet på Sektionen för arkiv och registratur. Läs mer om JK-ärenden i W3D3 i slutet av denna manual. Ad acta betyder till handlingarna, det vill säga avslutat ärende. Ett ärende eller en handling i ett ärende kan vara lagd till handlingarna, eller lagd ad acta. En handläggare ska se till att avsluta ett ärende då beslut i ärendet har fattats eller när ärendet är färdigberätt samt se 5
till att sända samtliga pappershandlingar i original tillbaka till registraturen för arkivering. Det är huvudregistrator som avslutar ärenden i W3D3. Pappershandlingar bevaras i pappersform och de ska inte skannas in för förvaltningens registratur. Alla pappersoriginal med underskrifter ska förvaras hos registrator eller i arkivet och eventuell gallring får endast gallras genom arkivfunktionens försorg. Digitala handlingar bevaras elektroniskt. De ska mejlas till registrator med diarienumret i ämnesraden och behöver inte skrivas ut för registraturen. Ett ärende i W3D3 kan innehålla handlingar både digitalt och i pappersform. De digitala går att öppna i W3D3 och pappershandlingarna förvaras hos registrator eller i arkivet. Enkelsidig utskrift Handlingar som ska bevaras hos myndigheten ska skrivas ut eller kopieras enkelsidigt. Ansökningar om anställning förs in i W3D3 via rekryteringsystemet ReachMe. Personalavdelningen ansvarar för utbildningar i ReachMee. För frågor om ReachMee, kontakta Personalavdelningen via mejl till rekrytering@su.se. Rutiner för utlysningsärenden via ReachMee finns på vår webbplats: http://www.su.se/medarbetare/personal/rekrytering/rekryteringsrutin-reachmee- 1.237229 Byte av handläggare Registrator ska alltid underrättas om ett ärende får en ny ansvarig handläggare. Läs mer om diarieföring på vår webbplats: http://www.su.se/medarbetare/service/arkiveringdiarieföring/registrator Läs mer om handläggning vid Stockholms universitet i Handbok för ärendehandläggning guide och beslutsmallar: http://www.su.se/polopoly_fs/1.209981.1415724307!/menu/standard/file/su_handbok_1206 28.pdf Skrivregler för Stockholms universitets diarier Till varje ärende finns det ett diarienummer och en ärendemening. Ärendemeningen ska på ett kortfattat och tydligt sätt beskriva ärendet i sin helhet. En oinitierad person bör kunna förstå vad ärendet handlar om med utgångspunkt från ärendemeningen. Eftersom hela eller delar av ärendemeningen ofta används för att återsöka ett ärende är det viktigt att nedanstående skrivregler beaktas. Skriv tydligt! Skriv helst på svenska i ärendemeningen, rubrik eller förklaring engelsk text kan vara med som referens. Utländska myndigheter, adresser m.m. bör anges med svensk titel, om möjligt. 6
Var noggrann med stavningen. W3D3 saknar stavningskontroll. Felstavningar kan innebära att informationen blir svår att återsöka. Var konsekvent vid benämningen av ärenden och handlingar använd färdiga ärendemeningar när sådana finns. Skriv aldrig personnummer i ärende- eller handlingsmening. Skriv aldrig personnamn i ärendemening. Årtal skrivs enligt modellen ÅÅÅÅ-MM-DD (2016-01-10). Avsändare, mottagare och motpart skrivs in med både namn samt förkortning, till exempel Vetenskapsrådet, VR. Enbart förkortningar som förekommer i förteckningen över förkortningar får användas i ärende- och handlingsmening. Diarienummer vid Stockholms universitet För att söka i W3D3 bör du känna till hur diarienumren som används vid Stockholms universitet är konstruerade. Ett ärende kan innehålla många dokument eller handlingar som alla tilldelas ett gemensamt nummer. Detta diarienummer gäller inte bara den första handlingen i ett ärende utan alla in- och utgående handlingar som följer i samma ärende. Exempel 1: SU FV-3.2.1-2844-15 SU FV Stockholms universitet Förvaltningen, ärenden med FV diarieförs av den centrala förvaltningsregistraturen. 3.2.1 Ärendetyp, visar vad det är för slags ärende. I det här fallet står ärendetypen för att Anta studenter på grundnivå eller avancerad nivå. Förteckningen över samtliga ärendetyper kallas för Klassificeringsstruktur (KS) och finns på webbplatsen: http://www.su.se/medarbetare/service/arkiveringdiarieforing/registrator 2844 Löpnummer, som är unikt för respektive år. Den 1 januari varje år börjar löpnummerserien om på nytt. 15 Årtal W3D3 genererar automatiskt löpnummer och år. Ärendetyp och serie väljer du själv för att sedan sammanfoga de olika beståndsdelarna till ett diarienummer. 7
Exempel 2: SU-431-5.1.2-1583-15 SU Stockholms universitet 431 Institutionsnummer 431, i det här fallet Institutionen för biokemi och biofysik 5.1.2 Ärendetyp, visar vad det är för slags ärende. I det här fallet står ärendetypen för att Planera och administrera forskningsprojekt. Läs mer om Ärendetyp i exempel 1 ovan. 1583 Löpnummer 15 Årtal Tips! Du kan söka på de olika delarna i ett diarienummer var och en för sig. 8
Diarieföring i W3D3 Logga in För att komma till inloggningssidan skriver du http://arkiv.it.su.se i webbläsarens adressfält. Ange ditt Användarid samt Lösenord och tryck Enter eller klicka på Logga in. Ditt användarid är samma som i SUKAT. Du måste ha behörighet för att logga in i diariet W3D3. Kontakta chefsarkivarie Agneta Witte Åström (agneta.witte-astrom@su.se) för att erhålla behörigheter i systemet. 9
Startmenyn och sökmenyn Det här är startsidan i W3D3. I vänsterspalten väljer du vad du ska göra. I den stora delen ser du bland annat dina senaste registrerade ärenden. 10
Att söka i W3D3 Om du vill söka efter ärenden i W3D3, börjar du genom att klicka på fliken Sök som finns i huvudmenyn till vänster. Klicka på förstoringsglaset, antingen i vänstermenyn eller i den mörkgrå toppmenyn, inringade nedan. Alternativet Sök via ärendekort öppnas i ett pop up-fönster, se nedan. Om fönstret inte öppnas kan det bero på att din webbläsare är inställd att blockera pop up-fönster. Ändra inställningen så att pop up-fönster från W3D3 tillåts och försök igen. 11
Välj i vilken serie du vill söka. Det gör du i rutan längst upp till höger, inringat nedan. Förvaltningens ärenden finns i serien SU FV (2013-) för ärenden från 2013 och framåt. Prova att söka på Avdelning, Avsändare/Mottagare, Handläggare, Löpnummer, Motpart, Registrator eller Ärendetyp. Observera att fältet för Motpart och Avsändare/Mottagare är ett gemensamt fält. Välj ett av alternativen. Du kan söka på enstaka ord i fältet Ärendemening. Du kan också söka på kombinationer, till exempel fritext i Ärendemening tillsammans med Avdelning. 12
I bilden nedan söker vi ärenden i Testserien. Sök på nummer 0002 i fältet Löpnummer (1). Tryck Enter eller klicka på förstoringsglaset (2) för att söka. Tänk på att kontrollera vilket år sökresultatet gäller eftersom samma löpnummer kan återkomma olika år. Vi väljer i detta exempel 0002 för 2016. Välj ärendet genom att klicka på det länkade ärendenumret (3). 13
Ett nytt fönster för ärendet TEST-0002-16 öppnas: I detta exempel kan vi nu se att ärendet är avslutat vilket markeras med en Ad acta-symbol som ser ut som två pilar, en röd och en grön, i det övre vänstra hörnet. Ärendet kan öppnas igen om man klickar bort Ad acta-symbolen. Vi kan också se vad eller vem ärendet gäller vid Motpart, vem som är registrator och vem som är handläggare, samt avdelning och information om de olika dokumenten i ärendet. En del dokument läggs in digitalt vilket gör att man kan ta del av dem direkt i W3D3. I ärendet i exemplet ovan finns det två dokument som man kommer åt via respektive länk under rubriken Åtgärd/Handling. 14
Digitala dokument Till ett dokument kan det finnas bilagor. De handlingar i ärendet som innehåller digitala bilagor har en ikon som ser ut som ett papper med ett gem på: Handlingar som saknar denna ikon finns endast i pappersform. Diarieutdrag Ett diarieutdrag är en lista över vilka dokument som ingår i ett ärende. Där anges även till exempel handläggare, diarienummer, avslutsdatum. Om du vill ta fram ett diarieutdrag för ett visst ärende, klickar du på ikonen Generera rapport, som ser ut som en skrivare med ett förstoringsglas, i den översta mörkgrå menyraden. Ett nytt fönster öppnas. Välj Ärendekort från listan. Då öppnas ytterligare ett nytt fönster, se nedan. Skriv ut ärendekortet via Arkiv / Skriv ut... eller Ctrl + P. Ärendekortet ska ligga överst i akten i det fall det finns pappershandlingar. Det är inte alla som kan få fram menyraden i fönstret. Det beror på en inställning på datorn och inte på W3D3. Om menyraden saknas, kontakta IT-supporten. 15
Skicka e-post från W3D3 Du kan mejla dokument med bilagor ur öppna ärenden direkt från W3D3 genom att klicka på brevsymbolen till vänster i dokumentraden. Då öppnas ett nytt mejlfönster. Fyll i mottagare och ärendemening som vanligt. Brödtextfältet längst ner i mejlet måste ha något innehåll för att mejlet ska skickas. Skapa ny handling i ett befintligt ärende För att lägga till handlingar måste man ha registratorsbehörighet. Om du har det gör du så här: Öppna ärendet som du ska skapa ett nytt dokument i. Ärendet måste vara öppet, alltså ej Ad acta, för att man ska kunna lägga till en ny handling. Välj Ny åtgärd/handling i den övre menyraden, ikonen ser ut som ett blankt papper. Ett nytt fönster öppnas där du diarieför det nya dokumentet, se nedan. 16
Fyll i ärendemeningen i fältet för Åtgärd/Handling, det vill säga rubriken eller vad det är för slags handling. Välj vilken riktning, Inkommande eller Utgående. Ange rätt datum genom att ändra i fältet Datum. Ange eventuellt handlingstyp, till exempel Ansökan, Beslut, Komplettering (ej obligatoriskt). Ange Namn, antingen mottagarens eller avsändarens beroende på om handlingen är inkommande eller utgående. Om namnet är detsamma som uppgiften för Motpart för ärendet kan man klicka på ikonen Lägg till motparten som avsändare/mottagare, ser ut som en figur med gult hår och röd tröja i menyraden. Ladda upp filer till handling Om du har en elektronisk bilaga som du vill ladda upp till ärendet, gör du det nu. Vi utgår från att bilagan mejlats till dig eller att du skannat in den och att filen finns på skrivbordet på din dator. Klicka på Bifoga fil i den övre menyraden (inringad ovan). Välj dokument och ladda upp. Länkar till de uppladdade dokumenten visas längst ned till vänster i den nya handlingen. Tänk på att spara handlingen genom att klicka på Spara-ikonen, disketten i det övre vänstra hörnet, eller genom att trycka Ctrl + S. 17
Skapa ett nytt ärende För att skapa ett nytt ärende behöver du ha huvudregistratorsbehörighet. För att skapa ett nytt ärende måste det finnas ett första dokument. Det får alltså inte finnas tomma ärenden. För att skapa ett nytt ärende, väljer du Registrera (1) och Initiera ärende (2) i startsidans vänstermeny, se nedan. Se till att rätt serie är markerad, till höger i fönstret i W3D3, och klicka på Nytt ärende (3). Ett nytt fönster öppnas, se nedan. 18
Vid Ärendemening anger du eventuell rubrik, till exempel Anhållan om samarbete mellan Stockholms universitet och Kungliga Tekniska högskolan. Ange Motpart. Det kan vara en myndighet, en privatperson eller ett företag. I detta fall KTH. Personnamn ska aldrig anges i ärendemeningen. Ange Handläggare. Ange även Avdening och till sist Ärendetyp. Listan över ärendetyper kallas för klassificeringsstruktur och finns på vår hemsida: http://www.su.se/polopoly_fs/1.144606.1377843274!/menu/standard/file/klassificeri ngsstruktur.pdf JK-ärenden Om vi har tagit emot ett förslag om samarbete från till exempel KTH, är det en inkommen handling som ska diarieföras. För att kunna följa upp våra inkomna ärenden och se till att de hanteras i tid enligt gällande regler markeras rutan JK-balans i ärendet. Fler exempel på inkomna handlingar som ska JK-märkas är överklaganden, personliga brev och förfrågningar från allmänheten, andra myndigheter eller företag, kort sagt allt som skickas till oss och som resulterar i handläggning och svar. Rutan JK-balans behöver däremot inte markeras vid utgående ärenden. 19
Det är Avdelningen för arkiv och registratur som följer upp JK-ärenden. Läs mer på vår webbplats: http://www.su.se/polopoly_fs/1.121400.1359365805!/menu/standard/file/jklistehantering_vid_su_1.pdf Sekretess Om ett ärenden ska sekretessbeläggas klickar man på symbolen för ett hänglås i den övre menyraden. I fönstret som öppnas fyller man i uppgifter om datum och lagrum som åberopas, samt markerar rutan Sekretessbelagd och sparar ärendet. PUL Om ett ärendet innehåller känsliga uppgifter ska man PUL-skydda det. Det gör man genom att välja Skyddad i fältet för PUL högst upp till höger i ärendet. Ange aldrig personnamn i ärendefältet, eftersom detta kan komma att användas vid allmänhetens sökningar. Personnamn kan istället skrivas som Motpart i ärendet. 20
Inställningar för W3D3 i webbläsare Internet Explorer är den webbläsare som fungerar bäst för att öppna nedladdade filer i W3D3. Vi har upptäckt något som kan liknas vid en bugg, när man använder W3D3 i webbläsaren Internet Explorer. För det mesta fungerar det utan problem, men om man ändrar inzoomning kan det hända att inte allt innehåll syns. Om du använder webbläsaren Firefox kan du bortse från detta avsnitt, för där fungerar inzoomning och skrollning som det ska. För att undvika eventuella problem bör du se till att inzoomningen i Internet Explorer alltid är 100 procent. Gör så här, och se bild nedan: Längst upp till höger i fönstret finns en ikon som ser ut som ett kugghjul (1). Klicka på den och välj Zooma 100 % (2). Då fälls en meny ut åt sidan. I den nya menyn ser du till att valet 100 % är markerat (3). Du kan också trycka snabbkommandot Ctrl + 0. Om inzoomningen är inställd på något annat värde än 100 procent fungerar inte skrollningen i dina W3D3-fönster som den ska. 21
Radera i diariet Det är inte tillåtet att radera innehåll i diariet. Om du diariefört fel skriver du UTGÅR Felaktigt diariefört i fälten Ärendemening. Skriv motsvarande på ett papper och lägg i akten om diarieföringen inte är digital, så att antalet dokument överensstämmer med diariet. Om den felaktiga diarieföringen beror på handläggaren ska han eller hon skriva motsvarande dokument. Avsluta ett ärende Vänligen kontakta förvaltningens huvudregistratorer när ett ärende ska avslutas i förvaltningens serie. Tips! Kortkommandon som fungerar i vissa webbläsare: CtrI + 1 = Öppna Sök via ärendekort i serie-fönstret CtrI + I = Initiera ärende Ctrl + N = Nytt dokument Ctrl + S = Spara Kontakt Har du frågor är du välkommen att kontakta Avdelningen för arkiv och registratur. Mejla oss på: registrator@su.se 22