Bilaga 4/18 Årsredovisning Fastighet och Servicenämnden 2017
Innehållsförteckning Året i korthet/ Viktiga händelser... 3 Sammanfattning och framtidsbedömning... 3 Bedömning av måluppfyllelse... 5 En region för alla... 6 En nyskapande region... 7 En växande region... 8 En region för alla... 9 3x3 uppdrag... 10 Internkontroll... 10 Ekonomi... 11 Investeringar... 12 Medarbetare... 13 Produktion... 14 Bilaga 1 RPB uppdrag Fastighet och Servicenämnden... 16 Bilaga 2 indikatorer 2017 Fastighets- och servicenämnden... 17 Bilaga 3 internkontroll Fastighet och Servicenämnden... 18 Bilaga 4 Resultaträkning Fastighet och Servicenämnden... 19 Bilaga 5 Fastighetsinvesteringar... 20
Året i korthet/ Viktiga händelser Utveckling och driftsättande av nya IT- lösningar och system I oktober driftsattes Region Uppsalas RIS/PACS på Närakuten/ortopedakuten vilket förenklar åtkomsten till deras undersökningar och utlåtanden för regionens kliniska system. Under året genomfördes en stor uppgradering av journalsystemet R.8.1 som innebar betydande förändringar för användarna. Resurscentrum har genomfört omfattande utbildningsinsatser och tester för att minimera påverkan, vilket ledde till en lyckad uppgradering. Under året har Resurscentrum varit bidragit med flera olika införande såsom mobilt vårdstöd (NOVA), stöd för standardiserade vårdplaner inom psykiatrin. Vidare har förvaltningen stöttat i ett antal piloter riktade mot Primärvården ex. pilot E-besök, kliniskt beslutstöd Strokeprevention och för Akademiska - underlag för ett arbete med värdebaserad vård och en digitalisering av läkarintygen. Fastighet och Service har under året bidragit till regionens strävan mot ökad digitalisering och inriktas på en gradvis övergång till mobila lösningar inom servicetjänster. Exempelvis används nu s.k. mobila appar för att beställa transportjobb via webben, vilket har reducerat antalet beställningssamtal och bidragit till ökad leveranssäkerhet och kundnöjdhet. Ombyggnationer Efter omfattande ombyggnads- och anpassningsarbeten har Hubben belägen i Science park färdigställts under året. Fastighet och Service har bistått verksamheterna med planering, projektering och flyttlogistik. De inflyttande verksamheterna bedriver högspecialiserad forskning och utbildning och hyresgästerna är bland annat Akademiska sjukhuset och Uppsala universitet. Fastighet och Service har färdigställt kulverten på C-området under året. Arbeten har pågått under flera år med att bredda befintlig kulvert samt att en ny kulvertdel har byggts till. Den nya och upprustade kulverten förbättrar logistiken mellan de olika byggnaderna på Akademiska sjukhusområdet. Sammanfattning och framtidsbedömning Alla förvaltningarnas uppdrag i Regionplan och budget är genomförda förutom ett. Det uppdrag som inte är genomfört är Fastighet och Service uppdrag att implementera vårdnära service och måltidsvärdar på Akademiska sjukhuset. Sjukhuset har inte kunnat öka nyttjandet av vårdnära service och därför ger det Fastighet och Service ett ej genomfört uppdrag. Indikatorerna som ska visa på om Fastighet och servicenämnden närmar sig de strategiska målen visar på ett sämre målvärde för 2017 för indikatorer som mäter medarbetarengagemang. För båda förvaltningarna har resultatet sjunkit jämfört med förra året förvaltningarna kommer att arbeta vidare med resultatet under 2018. Övriga indikatorer såsom energianvändning per kvadratmeter och andel återvunnit material visar på resultat bättre än målvärdet. Förvaltningarna har under året utfört tester av den interna kontrollen i enlighet med beslutad internkontrollplan 2017. I de flesta fall har kontrollernas utfall gett ett godkänt resultat. Identifierade risker och brister vid stickkontroller är att inköp görs utan att vara upphandlade samt att det konstaterats avvikelser för kontrollmål ekonomi i projekt där det finns projekt som överstiger den beslutade ramen. Åtgärder för att hantera avvikelserna har tagits fram.
Alla 3x3 uppdrag är genomförda. Förvaltningarna har under året arbetat aktivt för att stötta och skapa förutsättningar för införandet av de olika uppdragen och arbetet med 3x3 uppdragen har inneburit ökat samarbete med övriga förvaltningar. Resultatet för Fastighet och servicenämnden uppgår till minus 15,4 miljoner kronor vilket är 15,4 miljoner kronor sämre än budget. Fastighet och Service gör ett resultat på minus 23,2 miljoner kronor jämfört med en budget i balans. Resurscentrum gör ett resultat på plus 7,8 miljoner kronor jämfört med en budget i balans. Jämfört med föregående år är resultatet 9,6 miljoner sämre 2017. Resurscentrum har under 2017 uppnått och överträffat sina produktionsmål och har en budget i balans och hushållningen med medlen skapar en god grund för framtida utveckling och en fortsatt budget i balans. Framtidsutvecklingen bygger på att Fastighet och Service för att få ut optimal kraft, samordnar fastighet- och serviceleveranserna utifrån det behov som vården har. Fastighet och Service ska presentera smarta lösningar där olika tjänster samverkar och bildar helheter på ett sätt som både blir effektivare och billigare för Region Uppsala.
Bedömning av måluppfyllelse Fastighet och Servicenämnden har fyra strategiska mål som är kopplade till Region Uppsalas tre strategiska utvecklingsområden en region för alla en nyskapande region en växande region Styrelsers och nämnders uppfyllelse av de strategiska målen, i form av de av regionfullmäktige beslutade indikatorerna redovisas nedan. De strategiska målen är långsiktiga och varje år ses indikatorernas målvärden över. I styrmodellen är det måluppfyllelsen av indikatorerna som visar huruvida Fastighet och Servicenämnden närmar sig de strategiska målen eller inte. För indikatorerna finns bedömningskriterier framtagna som anger när respektive indikatorers målvärde anses var uppnått. Andel indikatorer inom varje strategiskt mål ska till största del vara gröna för att god måluppfyllelse för året ska anses vara uppnådd. Om detta inte uppfylls anses måluppfyllelsen vara nära uppnådd eller inte uppnådd. För att ge en tydlig indikation på måluppfyllelsen av indikatorerna används följande symboler: = Det angivna värdet är bättre än målvärdet (+- 2 %) och nämnden har därmed uppnått målvärdet för 2017 och bedömningen är att nämnden närmar sig det strategiska målet. = Det angivna värdet ligger inom en felmarginal på (+-2 %) och nämnden har därmed delvis uppnått målvärdet för 2017 och bedömningen är att nämnden delvis närmar sig det strategiska målet. = Det angivna värdet är sämre än målvärdet (+- 2 %) och nämnden har därmed inte uppnått målvärdet för 2017 och bedömningen är att nämnden inte närmar sig det strategiska målet. Sammanfattning måluppfyllelse av strategiska mål för Fastighet och servicenämnden: En region för alla En nyskapande region Region Uppsala ska främja hälsa och förbättra livskvaliteten hos invånarna. Måluppfyllelse Ger vård på bästa effektiva omhändertagandenivå (BEON) 1. - Har en aktiv arbetsgivarpolitik och ett tydligt och lyhört chefskap som skapar förutsättningar för nytänkande och säkerställer en långsiktigt god kompetensförsörjning samt en god arbetsmiljö. Region Uppsala tar fasta på förmågan till förnyelse och tar ansvar för en hållbar utveckling. Är ledande inom ehälsa 2. - En växande region Region Uppsala utvecklas med fokus på ekologisk hållbarhet. Bidrar till en socialt, ekonomiskt och ekologiskt hållbar utveckling. 1 FSN har inga indikatorer som mäter måluppfyllelsen för detta strategiska mål 2 FSN har inga indikatorer som mäter måluppfyllelsen för detta strategiska mål
En region för alla Ger vård på bästa effektiva omhändertagandenivå (BEON). Inom ovanstående strategiskt mål har det under 2017 funnits 1 uppdrag. Fastighets och servicenämnden har inga indikatorer som mäter detta strategiska mål. Vilka åtgärder har vidtagits? Fastighet och Service har som uppdrag att arbeta med att implementera vårdnära service och måltidsvärdar på Akademiska sjukhuset under 2017. Syftet med vårdnära service är att annan än vårdpersonal ska utföra vissa servicetjänster främst för att frigöra resurser för vårdpersonalen och få ett effektivare resursutnyttjande generellt. Exempel på tjänster som avses inom vårdnäraservice är städning i sjukvårdens lokaler inklusive omkring patienten och med måltidsvärdar avses att annan än sjukvårdspersonal ska dela ut mat till patienterna. Då sjukhuset inte kunnat öka nyttjandet av vårdnäraservice tjänster i den omfattning som beslutats har Fastighet och Service inte kunnat fortsätta arbetet med att utöka implementeringen.
En nyskapande region Är ledande inom ehälsa. Inom ovanstående strategiskt mål har det under 2017 funnits 2 uppdrag. Fastighets och servicenämnden har inga indikatorer som mäter detta strategiska mål. Vilka åtgärder har vidtagits? Under 2017 har Resurscentrum arbetat med att påbörja implementering av den regionsövergripande ehälsostrategin. Resurscentrum har startat upp och genomfört piloter avseende e-besök, e-brev, kliniskt beslutsstöd och mobilt arbetssätt. Piloterna som genomförts tillsammans med förvaltningarna har fallit väl ut och de nya funktionaliteterna kommer att erbjudas till förvaltningarna för införande under våren 2018. För att underlätta arbetet med standardiserade vårdförlopp och värdebaserad vård har mängden utdata ökats, till exempel har införandet av operationsplaneringsystemet Orbit inneburit att det nu finns utdata till hands vad gäller verksamheten på Barnsjukhuset. För att ytterligare kunna erbjuda invånarna tillgång till e-hälsotjänster har Resurscentrum under 2017 lagt beställning till leverantören så att vaccinationer kan visas i 1177.se. Region Uppsala har under 2017 arbetat med att införa och öka användningen av redan befintliga e- tjänster 3 för såväl verksamhet som invånare och patienter. Bland annat är nästa version av nationella e- remisser under utveckling och sjukresebiljett kan nu erhållas via UL-appen. För att underlätta för patienter kommer fler formulär via 1177.se att kunna användas i början av 2018 utifrån det arbete som pågått under 2017 med att testa och förbättra den nationella formulärtjänsten. Även ett breddinförande av ankomstterminaler har påbörjats inom Regionen och förväntas vara slutförd vid halvårsskiftet 2018. För att öka kvaliteten i sjukintygen och därigenom kortade handläggningstider vad gäller sjukersättningar har ett underlag för förifyllnadsstöd till läkarintyg tagits fram och även utökats till att omfatta psykisk ohälsa. Vilka resultat har uppnåtts? Arbetet med att implementera e-hälsostrategin och införa och öka användningen av e-tjänster går framåt. Resurscentrum arbetar med att underlätta och ta hitta och fram de tekniska lösningarna på önskemål som beskrivs i e-hälsostrategin. Resurscentrum har inga egna indikatorer som mäter hur Region Uppsala närmar sig det strategiska målet att vara ledande inom e-hälsa, däremot är de en viktig möjliggörare i det tekniska införandet så att verksamheterna och patienter får verktyg som underlättar. Vilka förbättringsområden finns? Det finns många områden där e-hälsa kan underlätta för både verksamheterna och patienterna men det gäller att mottagarna är redo att kunna ta emot ny tekniska lösningar och implementera dem i sin dagliga verksamhet. I de flesta fall föreligger inga tekniska hinder för att exempelvis öka införande av webbtidboken utan huruvida omfattningen av tjänsten ökar, beror på förvaltningarnas möjligheter att tillgängliggöra tiderna. 3 Detta uppdrag är även ett 3x3 uppdrag
En växande region Bidrar till en socialt, ekonomiskt och ekologiskt hållbar utveckling. Inom ovanstående strategiskt mål har det under 2017 funnits 3 uppdrag och 3 indikatorer. Det angivna värdet är bättre än målvärdet (+- 2 %) och nämnden har därmed uppnått mål värdet för 2017 och bedömningen är att nämnden närmar sig det strategiska målet. Resultat Indikatorer Bedömning Energianvändning per kvadratmeter (Regionägda fastigheter) Andel ekologiska livsmedel Andel material återvunnet avfall kompletteras Vilka åtgärder har vidtagits? Uppdrag under 2017 är att Fastighet och Service ska göra en översyn av energikällor till transporter och energiförsörjning 4. En översyn har presenterats för Fastighets och servicenämnden under 2017 och under året har även energieffektiviseringsprogrammet fortsatt vilket har lett till att den totala energiförbrukningen per kvadratmeter 2017 minskat med 7,62 % jämfört med 2016, vilket motsvarar en reduktion av koldioxidutsläppen med drygt 160 ton. Region Uppsala ska under 2017 fortsätta minska spridningen av farliga ämnen genom en minskad spridning av kemikalier och läkemedel med farliga egenskaper 5. Fastighet och service har medverkat i tre pilotprojekt tillsammans med Akademiska sjukhuset för att kunna rena antibiotika från avloppsvatten. Fastighet och service har även implementerat kemikaliehanteringssystemet Klara i verksamheten, vilket underlättar kontroll av farliga ämnen, val av kemikalier och säker kemikaliehantering. Även vid upphandlingar är både Resurscentrum och Fastighet och Service delaktiga i sina respektive roller så att krav kan ställas för att minimera miljöpåverkan under hela livscykeln 6. Vilka resultat har uppnåtts? Energianvändningen per kvadratmeter för egen ägda fastigheter har minskat med 7,62 %. Den gör att Region Uppsala når målvärdet för 2017. Den största orsaken till minskningen är den medvetna satsning som görs på energieffektiviseringsåtgärder. Sedan 2014 har den totala energiförbrukningen per kvadratmeter minskat med 18 %. Indikatorn andel återvunnet material ökar vilket innebär att målvärdet klaras för 2017. Vilka förbättringsområden finns? Det finns fortsatta behov av energisparåtgärder som kan ge vinster för både miljön och för att minska Region Uppsalas energikostnader. För att uppnå detta kan Region Uppsala exempelvis installera solceller på fastigheterna samt kontinuerligt arbeta för att minska energianvändning vid om- och nybyggnationer samt optimera befintliga tekniska system. 4 Detta uppdrag är även ett 3x3 uppdrag 5 Detta uppdrag är även ett 3x3 uppdrag 6 Detta uppdrag är även ett 3x3 uppdrag
En region för alla Har en aktiv arbetsgivarpolitik och ett tydligt och lyhört chefskap som skapar förutsättningar för nytänkande och säkerställer en långsiktigt god kompetensförsörjning samt en god arbetsmiljö. Inom ovanstående strategiskt mål har det under 2017 funnits 3 uppdrag och 4 indikatorer. Det angivna värdet är sämre än målvärdet (+- 2 %) och nämnden har därmed inte uppnått målvärdet för 2017 och bedömningen är att nämnden inte närmar sig det strategiska målet. Resultat Indikatorer Bedömning Hållbart medarbetarengagemang, index: Hållbart medarbetarengagemang, index: ledarskap Hållbart medarbetarengagemang, index: styrning Hållbart medarbetarengagemang, index: motivation Vilka åtgärder har vidtagits? Under 2017 ska kompetensbaserad rekryteringsprocess användas vid samtliga rekryteringar för att minska risken för diskriminering och öka möjligheten att hitta nya medarbetare. Under vintern 2017 utbildades Region Uppsalas alla HR i kompetensbaserad rekrytering och i slutet av året uppdaterades Region Uppsalas rekryteringsverktyg med mallar för kompetensbaserad rekrytering. Förvaltningarna arbetar med de stöddokument som finns. Under 2017 ska Region Uppsala bedriva ett aktivt systematiskt arbetsmiljöarbete och skapa förutsättningar för att uppnå hälsofrämjande arbetsplatser. Båda förvaltningarna inom Fastighet och Servicenämnden följer Region Uppsalas arbetsmiljöhanbok. HR har utbildats i hälsofrämjande arbetsplats i slutet av 2017. Fortsatt implementering av hälsofrämjande arbetsplatser kommer att ske genom utbildning av förvaltningens chefer under 2018. För Resurscentrum så är modellen för hälsofrämjande arbetsplatser är kommunicerad i organisationen. Uppdraget att använda den processorienterade ledningsplattformen vid introduktion av nya chefer och i utveckling och uppföljning av befintliga chefer och ledare är igångsatt för båda förvaltningarna, dock finns behov av att ytterligare säkerställa att modellen används kontinuerligt under 2018. Vilka resultat har uppnåtts? Resultatet för Resurscentrum är fortsatt på en relativt hög nivå. Dock har resultatet sjunkit för ledarskap och motivation, medan styrning ligger kvar på samma nivå. Svarsfrekvensen ligger på 78 procent. Resultatet för Fastighets och Service ligger i princip på samma nivå som förra året. Dock har resultatet sjunkit på index för motivation. Totalt sett ligger Fastighet och Service lägre resultat än övriga förvaltningar nom Region Uppsala. Vilka förbättringsområden finns? Förbättringsområden för medarbetarskap anges i Region Uppsalas årsredovisning
3x3 uppdrag Alla de 3x3 uppdrag som Fastighet och Servicenämnden gett Fastighet och Service och Resurscentrum för 2017 är genomförda. Fyra uppdrag av 3x3 uppdragen är samma uppdrag som i regionplan och budget och redovisas i årsredovisningen under rubriken Bedömning av måluppfyllelse, se fotnot 1 4. Övriga 3x3 uppdrag som genomförts är: Resurscentrum ska aktivt stödja Akademiska sjukhuset i införandet av Medinet - Prima personalsystemstöd har medverkat vid alla önskade/begärda införande av Medinet på Akademiska sjukhuset. Under våren har två verksamheter infört Medinet. Därefter har de dock inte kunnat få fram verksamheter som är redo att införa systemet. Vilket medfört att inga ytterligare införande genomförts. För att stärka varumärket Region Uppsala som attraktiv arbetsgivare ska Fastighet och service genom samarbetet med gymnasium, högskolor och universitet erbjuda feriearbete, praktikplatser och examensarbete samt att Fastighet och service ska under 2017 utveckla samarbetet med Uppsala Universitet och SLU- Förvaltningen har deltagit i Utnarm Uppsala universitets Naturvetarkårs mässa. Feriearbete har erbjudits vid Transport och logistik. Teknikavdelningen har ett nära samarbete med universitetet då ett flertal studenter har genomfört och genomför exjobb där. Teknik har även haft en språkpraktikant under 2017. Under 2017 ska den upplevda service och tillgängligheten stärkas genom återkoppling till kund vid felanmälan - Fastighet och service tekniska avdelning som hanterar felanmälan försöker styra över kunderna mot Weblord för att kunna erbjuda bättre uppföljning och statusuppdatering. Internkontroll Fastighet och Service har under året utfört tester av den interna kontrollen i enlighet med beslutad internkontrollplan 2017. I de flesta fall har kontrollernas utfall gett ett godkänt resultat. I några fall som i kontrollmål avseende Tekniska installationer och Miljö, så har kontroller avseende arbetsberedning i projekt inte kunna genomföras då det saknats en metod och verktyg för kontroll och uppföljning. From december 2017 finns en metod för kontroll på plats liksom verktyg för uppföljning. Kontroller kommer utföras from 2018. Beträffande kontrollmål Ekonomi i projekt så har det noterats avvikelser för projekt avseende avvikelser från den beslutade ramen och avvikelserna överstiger 5 %, vilket är det mål som medgetts i regelverket för fastighetsinvesteringar. Resurscentrum har genomfört tester av den interna kontrollen. Den risk som identifierats är att inköp sker utanför upphandlat avtal. Brister har identifierats vid stickprov vid inköp av IT-konsulter, Suturer och Hyrbilar. Utfallet tyder på att det inom vissa kontogrupper sker inköp från leverantörer som inte är upphandlade. Åtgärder har vidtagits för att hantera dessa risker. En rapport där verksamheten själva kan följa i vilken omfattning de gör sina inköp/avrop från upphandlade leverantörer samt en mer kontinuerlig uppföljning av inköpen via inköpssystemet.
Ekonomi Utfall jämfört med budget Resultatet för Fastighets och servicenämnden för 2017 uppgår till minus 15,4 miljoner kronor vilket är 15,4 miljoner kronor sämre än budget. Det är Fastighet och Service som står för underskottet mot budget på minus 23,2 miljoner kronor vilket beror på kostnader i om- och nybyggnadsprojekt projekt och som ej varit kända vid budgetering samt justering av timpriser i projekt vilket inneburit en kostnad som belastat 2017. Resurscentrum gör ett positivt resultat med 7,8 miljoner kronor. Bokslut, mnkr Bokslut 2017 Budget 2017 Utfall jfr budget Bokslut 2016 Bokslut 2017 jfr 2016 Summa intäkter 1 676 1 650 26 1 627 49 Personalkostnader inkl inhyrd personal -258-258 0-238 -20 Övriga kostnader -1 433-1 392-41 -1 394-39 Summa kostnader -1 691-1 650-41 -1 632-59 Resultat -15,4 0,0-15,4-5,8-9,6 Intäkterna är 26 miljoner kronor eller 1,6 procent över budget vilket främst beror på att Fastighet och Service erhållit försäkringsersättning för en skada från 2016 om 14 miljoner kronor. Även intäkter från avtalsarbeten och ökade serviceintäkter avseende telefoni samt ökade intäkter från parkering bidrar till intäktsökningen jämfört med budget. Intäkt från specialdestinerade statsbidrag avseende asyl är 7 miljoner kronor lägre än budgeterat vilket beror på färre asylsökanden än budgeterat. Personalkostnader ligger i linje med budget trots att antalet anställda är fler inom båda förvaltningarna. Vakanser och svårigheter att ersättningsrekrytera gör att kostnaderna ligger i linje med budget. Övriga kostnader ligger 41 miljoner kronor, 2,9 procent, över budget vilket främst beror på högre kostnader för lokal- och fastighetskostnader, 23 miljoner kronor, som avser kostnader i om- och nybyggnadsprojekt och som till sin karaktär inte är aktiverbara och därmed inte kan läggas till anskaffningsvärdet för tillgången. Kostnaderna avser bland annat förgävesprojektering samt kostnader för temporära anpassningar. Denna typ av kostnader är svåra att uppskatta i tidiga skeden i investeringsprojekten och är därför inte budgeterade. Därtill har Fastighet och Service kostnader för försäkringsskador, 13 miljoner kronor, som inte är budgeterade. Under 2017 har timpriser för tid debiterad i investeringsprojekt justerats. Justeringen har gjorts på alla pågående investeringsprojekt och avser all debiterad tid från projektets start. Effekten av detta innebär att 2017 belastats med engångskostnader på motsvarande 15 miljoner kronor. Konsultkostnader överstiger budget med 10 miljoner kronor och avser kostnader för e-learning och kostnader i samband med införandet av journalsystemet R.8.1 som inte kunnat aktiverats. Energikostnaderna är 14 miljoner kronor lägre än budget och är en följd av de energieffektiviseringsinsatser som genomförts samt en mild vinter och kall sommar. Även kostnad för köpt vård är lägre än budget, 14 miljoner kronor, vilket beror på asylmottagandet varit lägre under 2017 jämfört med budgetantagandet. Utfall jämfört med förra året Resultatet för Fastighet och Servicenämnden 2016 uppgick till minus 6 miljoner kronor, i jämförelse med 2017 är resultatet 10 miljoner kronor sämre.
Intäkterna är 49 miljoner kronor högre 2017 jämfört med 2016, vilket motsvarar 3 procent. Den största avvikelsen avser hyresintäkter med 36 miljoner kronor, försäkringsersättning på 14 miljoner kronor och parkeringsintäkter på 6 miljoner kronor. Specialdestinerade statsbidrag för asyl har minskat med 8 miljoner kronor mellan åren och beror på ett lägre asylmottande 2017. På kostnadssidan har personalkostnaderna ökat med 20 miljoner kronor mellan åren, vilket motsvarar 8,3 procent. Den främsta orsaken är fler årsarbetare 2017 jämfört med 2016 samt förändrad prissättning av tid i investeringsprojekt. Övriga kostnader har ökat med 39 miljoner kronor eller 2,8 procent mellan 2016 och 2017. Den största ökningen avser helårseffekt av befintliga och nya externt förhyrda lokaler och ej aktiverbara kostnader i projekt. Även finansiella kostnader har ökat vilket beror färdigställda investeringsprojekt vilket ökar avkastningskravet för Fastighet och Service. Korresponderande ökar även avskrivningskostnaden mellan åren då fler investeringsprojekt färdigställts. Investeringar INVESTERINGSVERKSAMHET Utfall ack. Budget ack. Utfall 17 Budget 17 Utfall 2016 ack. Utfall 2017- utfall 2016 Fastighetsinvesteringar 1 337 162 1 635 389-298 227 1 093 419 243 744 Immateriella investeringar 16 761 22 456-5 695 18 517-5 578 Övriga materiella investeringar 1 996 4 000-2 004 3 702-1 705 Se även bilaga 5 för en mer detaljerad redovisning av investeringsprojekten Fastighetsinvesteringar Årets fastighetsinvesteringar uppgår till 1 337 miljoner kronor. Budget för samma period uppgår till 1 635 miljoner kronor vilket ger en avvikelse på 298 miljoner kronor. Jämfört med föregående år har investeringarna ökat med 244 miljoner kronor 2017 i Region Uppsala. Fastighetsinvesteringarna delas upp i hyresgästinitierade investeringar och fastighetsägarinitierade investeringar. Hyresgästinitierade investeringar Årets utfall för de hyresgästinitierade fastighetsinvesteringarna uppgår till 1 143 miljoner kronor. Budgeten för året uppgår till 1 421 miljoner kronor, vilket innebär att utfallet är 278 miljoner kronor lägre än budget. Det enskilt största projektet är Ingång 100 och står för ett utfall som understiger budget med 71 miljoner kronor. Den främsta anledningen är att projektets utfall följer en annan periodicitet än vad som budgeterats. Projektet är i genomförandefasen och byggnaden kommer att stå klar i slutet av 2018. Efter inflyttning kommer där att erbjudas högspecialiserad vård inom bl.a. onkologi, strålbehandling och kirurgi. Renoveringen av byggnad B11 representerar en avvikelse mot budget med 120 miljoner kronor, där utfallet är lägre än budget. Avvikelsen är ett resultat av att genomförandestarten senarelades till slutet av året, till följd av en förnyad konkurrensutsatt upphandling under året. Investeringarna i stadsbussdepån inkl. mark i Fyrislund överstiger budget med 51 miljoner kronor. Det är ett resultat av att projektet förskjutits i tid i förhållande till hur budgeten fördelats mellan åren. Föregående år genomfördes ett fördjupat programarbete, vilket ledde till att projektet försenades. Utfallet för 2016 låg då under budget för året, vilket förklarar att det trots överdrag under 2017 finns utrymme i projektets budget. Projektet befinner sig nu i genomförandefasen. Under sommaren 2017 startades markarbeten upp och dessa kommer att fortgå under 2018. I början av det nya året kommer även arbetet med att bygga den nya depån att startas upp för att den sedan ska stå klar i slutet av 2019.
Flera projekt har av olika anledningar blivit försenade eller inte startats upp enlig den plan som fanns vid budgetarbetet. Det gäller bl. a projekten för ny rörpost och smågodstransportör, ombyggnation av neonatalavdelning, arytmilab och ny dialysavdelning. Totalt genererar dessa fyra projekt en budgetavvikelse på 84 miljoner kronor, med ett utfall lägre än budget. Övriga hyresgästinitierade projekt står för den resterande avvikelsen med 54 miljoner kronor under budget. Fastighetsägarinitierade investeringar Årets utfall för fastighetsägarinitierade investeringar uppgår till 194 miljoner kronor och understiger budget med 20 miljoner kronor. Antalet fastighetsinitierade projekt är betydligt fler än de hyresgästinitierade projekten och de uppgår generellt till mindre belopp. Avvikelsen mot budget består av några större projekt som varit förhindrade att följa tidigare plan, bland andra projektet för sop- och tvättsug. Övriga mindre avvikelser finns fördelade på ett stort antal projekt. Investeringar i maskiner och inventarier samt immateriella anläggningar Investeringar i maskiner och inventarier uppgår till 1,9 miljoner kronor. Budgeten uppgår till 4 miljoner kronor. Den enskilt största anläggningen är en ny lastbil till Transport och Logistik som ersatt en gammal lastbil om totalt 1,4 miljoner kronor. För 2016 låg utfallet på 3,7 miljoner kronor. Investeringar i immateriella anläggningar uppgår till 16,7 miljoner kronor och avser framförallt investeringar i EPJ och nya journalsystemet R8.1. I budget för 2017 låg ytterligare immateriella investeringar som dock inte har hunnits genomföras under året. Medarbetare Ack utfall 2017 Ack utfall 2016 Förändring Antal årsarbetare, genomsnitt 217,96 225,02-7,06 Procentuell förändring -3,14% Ack utfall 2017 Ack utfall 2016 Förändring, % enheter Total sjukfrånvaro, procent 4,89% 5,21 % -0,33% Sjukfrånvaron för Fastighet och Service har sjunkit stadigt sedan början av året men har avstannat i oktober och november men sedan vänt uppåt i slutet av året. Korttidsfrånvaron är något högre än föregående år men har minskat stadigt i början av året och har nu planat ut. Långtidsfrånvaron, 15 59 dagar, har sjunkit fram till september och är nu på samma nivå som föregående år. Sjukfrånvaro som är 60 dagar eller mer och ligger nu lägre än föregående år. Rehabilitering pågår med alla långtidsfrånvarande. Resurscentrum Ack utfall 2017 Ack utfall 2016 Förändring Antal årsarbetare, genomsnitt 153,43 142,95 10,48 Procentuell förändring 7,33 % Total sjukfrånvaro, procent 5,65% 5,45 % 0,20% Sjukfrånvaron för Resurscentrum har ökat med 0,20 procent jämfört med föregående år. Det är sjukfrånvaron >60 dagar som står för hela ökningen medan sjukfrånvaron <60 dagar är lägre än föregående år. Merparten av långtidssjukfrånvaron är inte arbetsrelaterad. Förvaltningen bedriver ett aktivt rehabiliteringsarbete enligt de rutiner som finns inom Region Uppsala. Vilket innebär att de långtidssjukskrivna har rehabiliteringsplaner med mål och åtgärder som är individanpassade.
Produktion Förvaltningens nyckeltal avseende produktion har uppvisar positiva avvikelser mot budget och föregående år och den utvecklingen har fortsatt under årets sista månad. Total fastighetskostnad per kvm uppvisar dock fortsatt högre kostnad både mot budget och föregående år: Jämfört budget förklaras ökningen på 101 kr/kvm av ökade lokal- och fastighetskostnader som per kvm motsvarar 75 kr samt av effekten av nedskrivning som ger en ökad kostnad med 29 kr/kvm. Jämfört med 2016 så är avvikelsen en kostnadsökning på 157 kr/kvm som främst utgörs av; ökade kapitalkostnader som motsvarar ca 53 kr/ kvm, ökade kostnader för värdeminskning motsvarar ca 33 kr/ kvm och nedskrivningen av timpriset i projekt står för ca 29 kr/kvm. Fastighet & Service: Dec 2017 Utfall ackum. Budget ackum. Utfall föreg. år ackum. Utfall jmf budget, % Utfall jmf budget, antal Den positiva trenden vad gäller energiförbrukningens nyckeltal jämfört budget och föregående år fortsätter och gäller samtliga tre media-kategorier. För fjärrvärme noteras en lägre förbrukning jämfört budget om totalt 11 500 MWh vilket motsvarar en lägre kostnad på ca 5 miljoner kronor. Jämfört 2016 har förbrukningen minskat med 7 600 MWh vilket ger en lägre kostnad om ca 3 miljoner kronor. För El noteras i stort sett samma mönster jämfört budget; förbrukningen har minskat med ca 2 400 MWh vilket ger lägre kostnader om ca 8 miljoner kronor. Jämförs el med 2016 års utfall noteras att förbrukningen minskat med 1 100 MWh vilket också bidrar till lägre kostnader. Fjärrkyla uppvisar samma mönster som övriga mediaslag, jämfört budget minskade förbrukningen med ca 700 MWH vilket ger en lägre kostnad på ca 2 miljoner kronor. Jämförelse med 2016 är inte helt relevant då nya sjukhusbyggnaden Ingång 100 har kopplats till under året och där de nya ställverken medför ökad förbrukning. Total sett minskar dock kostnaden för fjärrkyla jämfört 2016 med 266 tkr inkl. effekten av Ingång 100. Att mediakostnader minskar jämfört budget och föregående år är en effekt av de tidigare och pågående energisparprogrammen. Driftskostnader är också lägre än budget och föregående främst pga. ökad koordinering av insatser samt att en hel del åtgärder kan klassificeras som investeringar i byggnaderna och därmed kostnadsförs de inte. Jämfört budget har driftskostnader minskat med 8,5 miljoner kronor och jämfört 2016 med ca 2 miljoner kronor. Vakansgraden avseende 2017 är minimal på Akademiska sjukhusområdet med endast 1,13 % och där ytan uppgår till ca 381 000 kvm. Ute i länet förekommer fler vakanser på en mindre yta om ca 144 000 kvm och en vakans slår då hårdare. Totalt sett uppgår summan vakant yta till 5,9 % vilket är högre än beslutade nivån om 3 %. Utfallet för antalet kundfakturor/årsarbetare är högre än både budget och utfall år 2016. Utfall jmf föreg. år, % Utfall jmf föreg. år, antal Total fastighetskostnad/kvm 2 528 2 427 2 371 104% 100,7 107% 157,2 Mediaförbruk. egna fastigheter FJV kwh/kvm 76 98 90 78% -22,0 85% -13,9 Mediaförbruk. egna fastigheter EL, kwh/kvm 110 115 111 96% -4,9 99% -0,7 Media förb. egna fastigheter KYLA kwh/kvm 10,8 12,3 12,6 88% -1,5 86% -1,8 Mediakostnader egna fastigheter kr/kvm 144 175 165 82% -31,1 87% -21,2 Driftkostnader kr/kvm 120 136 123 88% -16,6 97% -3,3 Mån vis Budget år Vakansgrad egna fastigheter 5,90% 3% Arbetsgruppen har periodvis pressats hårt på grund av sjukskrivningar. Det har därmed inte varit möjligt att utveckla och automatisera kundfaktureringen som önskat. För år 2018 finns det en mycket stor
potential att förbättra utfallet om tid frigörs för utveckling. Under 2018 kommer den så kallade vårdbilagan att införas, vilket förhoppningsvis kommer att möjliggöra fortsatt effektivisering av våra processer. Resurscentrum: Utfall ack. Budget ack. Utfall föreg. år ack. Utfall jmf budget, % Utfall jmf budget, antal Utfall jmf föreg. år, % Utfall jmf föreg. år, antal Antal kundfakturor/årsarbetare (inkl inhyrd personal) Antal leverantörsfakturor/årsarbetare (inkl inhyrd personal) Antal lönespecifikationer/årsarbetare (inkl inhyrd personal) 3432 3100 3205 111% 332 107% 227 3169 3100 3245 102% 69 98% -75 923 900 920 102,6 23 100,3 3 Utfallet för antalet leverantörsfakturor/årsarbetare ligger även det i nivå med budget, samtidigt som det är något lägre än utfallet för 2016. Förklaringen är att det under 2017 var knappt en mer årsarbetare som arbetade i processen än det var under 2016. Nivån för 2016 var dock på en nivå som inte är långsiktigt hållbar för medarbetarna. Även inom leverantörsfunktionen ser vi stora möjligheter att utveckla och effektivisera våra processer. Även om ekonomienheten på egen del kan göra mycket, ligger det riktigt stora värdet för Regionen i att övergå till att göra sina inköp/avrop i inköpssystemet. Ekonomienheten försöker i möjligaste mån stötta Regionen i arbetet med att införa nya beställnings/avrops rutiner. Utfallet för antalet lönespecifikationer/årsarbetare är högre än budget och på samma nivå som utfallet för 2016. Antalet lönespecifikationer har ökat med 333 st. samtidigt som antalet årsarbetare har ökat med 1,72 vilket förklarar att utfallet är i nivå med föregående år. Det ökade antalet årsarbetare kan hänföras till minskad sjukfrånvaro och dubbelgång i samband med introduktion. Antalet manuella arbetsmoment har under det senaste året ökat bland annat på grund av att systemen inte kunnat anpassats till gällande regelverk. För ett effektivare och mer kvalitetssäkert arbete finns behov av automatisering, vilket är ambitionen att åstadkomma i upphandlingen av ny HR-systemlösning.
Bilaga 1 RPB uppdrag Fastighet och Servicenämnden Område FoS RC En region för alla Ger vård på bästa effektiva omhändertagandenivå (BEON). Arbetet med att implementera vårdnära service och måltidsvärdar på Akademiska sjukhuset ska fortsätta under 2017 Har en aktiv arbetsgivarpolitik och ett tydligt och lyhört chefskap som skapar förutsättningar för nytänkande och säkerställer en långsiktigt god kompetensförsörjning samt en god arbetsmiljö. Under 2017 ska kompetensbaserad rekryteringsprocess användas vid samt-liga rekryteringar för att minska risken för diskriminering och öka möjligheten att hitta nya medarbetare Region Uppsala ska under 2017 bedriva ett aktivt systematiskt arbetsmiljöarbete och skapa förutsättningar för att uppnå hälsofrämjande arbetsplatser. Den processorienterade ledningsplattformen ska användas såväl vid introduktion av nya chefer som i utveckling och uppföljning av befintliga chefer och ledare. NA En nyskapande region Är ledande inom ehälsa. Under 2017 ska arbetet påbörjas med att implementera den regionsövergripande ehälsostrategin. Under 2017 ska Region Uppsala införa och öka användningen av redan be-fintliga e- tjänster för såväl verksamhet som invånare och patienter. NA NA En växande region Bidrar till en socialt, ekonomiskt och ekologisk hållbar utveckling Region Uppsala ska under 2017 fortsätta minska spridningen av farliga äm-nen genom en minskad spridning av kemikalier och läkemedel med farliga egenskaper. Vid upphandlingar ska krav ställas för att minimera miljöpåverkan under hela livscykeln. Energieffektiviseringar och översyn av energikällor till transporter och energiförsörjning ska under 2017 genomföras NA NA
Bilaga 2 indikatorer 2017 Fastighets- och servicenämnden Har en aktiv arbetsgivarpolitik och ett tydligt och lyhört chefskap som skapar förutsättningar för nytänkande och säkerställer en långsiktigt god kompetensförsörjning god arbetsmiljö Hållbart medarbetarengagemang, index: Hållbart medarbetarengagemang, index: ledarskap Hållbart medarbetarengagemang, index: styrning Hållbart medarbetarengagemang, index: motivation Fastighet och service Resurscentrum Fastighets- och servicenämnd Uppnått årets målvärde Bidrar till en socialt, ekonomiskt och ekologiskt hållbar utveckling Fastighets- och service Resurscentrum Fastighets- och servicenämnd Energianvändning per kvadratmeter (Regionägda fastigheter) - Andel ekologiska livsmedel - Användande av ftalatinnehållande förbrukningsartiklar - Andel material återvunnet avfall - Uppnått årets målvärde -
Bilaga 3 internkontroll Fastighet och Servicenämnden Fastighet och servicenämnden sammanställning intern kontroll Mål Identifierad risk Kontrollaktivitet FoS RC FSN Bisyssla/jäv (Ej godkänd) bisyssla hos anställd skadar medborgares förtroende för RU & LSU. Risk finns att en bisyssla inte ger det bästa ekonomiska utfallet utan fördyrar för RU& LSU 1. Information till anställda och kontroll att man känner till gällande regelverk och är införstådd med hur det kan uppfattas av medborgare & kunder. Anställda fyller i intygande om ej skadlig bisyssla. 2. Chefer skall årligen fråga om anställda har en bisyssla oavsett om den kan uppfattas som jäv eller skadlig för RU & LSU. Underlag till chefer för att dokumentera den årliga kontrollen. 3. Anställda skall årligen intyga att de inte befinner sig i jävssituation eller har en bisyssla som kan påverka yrkesutövningen och/ eller skada förtroende hos medborgaren för RU & LSU samt åläggas att flagga för ändringar av status i frågan. 4. Alla bisysslor skall godkännas av förvaltningschef, för lika behandling. NA NA Korruption Tekniska installationer Miljö Risk för personskada i fastigheter, via fastighetsinstallationer eller vid transport Risk för skada vid transport av varor Ekonomi i projekt Säkerställa att beställda tjänster utförs och debiteras Anställda begär eller tar emot otillbörliga gåvor, vilket kan medföra att anställd väljer sämre tekniska lösningar pga gåva 1. Ingen anställd får vara både projektägare och projektledare 2. Projektägare eller annan får inte lämna över "färdig offert" till projektledare som tar den avlämnade offerten/ prisuppgiften som underlag i projekt 3. Information till anställda och kontroll att man känner till gällande regelverk och är införstådd med hur det kan uppfattas av medborgare & kunder 4. Stickprov avs hantering av fakturor samt i de fall en individ ofta hanterar vissa leverantörer bör noggrannare kontroll utföras 5. Information till anställda att det görs kontroller NA NA Verksamhetspåverkan som kan skada patienter, medborgare 1. Befintlig kontrollmekanism för att hantera risk för & kunders förtroende för RU & LSU om inte el, utsläpp och som visat sig fungera väl. gasförsörjning och vattentillförsel fungerar. Risken är 2. Kompletteras med krav på arbetsberedning i projekt för kopplad till redundans men även risken för intrång i system att undvika risker med felaktiga hantering vid åtgärder i som är alltmer datoriserade och därmed känslig. installationer och fastigheter. 3. Löpande kontroll och dokumentation av utfall av arbetsberedningar för kunskaps- & erfarenhetsöverföring. 4. Kontrollmekanismen förtydligas och särskilt hur dokumentation ska ske. För risker inom EL & Gas 5. Teknik skall genomföra skyddsronder samt genomföra tillsyn och skötsel av fasta installationer enligt planenligt plan. 6. Projekt skall säkerställa att arbete på undercentraler och liknande sker på ett kontrollerat sätt samt att arbetsberedning och riskanalys genomförs i alla projekt som på något sätt kan påverka inre & yttre miljö. 7. Transport skall ha utarbetade beredskapsplaner i händelse av gasavbrott på fasta installationer. Kontrollmekanismen bör förtydligas och hur dokumentation ska ske. Inte utsätta landstingets fastigheter, hyresgäster eller verksamhet för risk för negativ påverkan på inre och yttre miljö. Personskada på tredje part i samband med hantering eller transport på allmän väg/ allmänna utrymmen eller inom Ackis avs. kulvert Försenad medicinsk hantering och därmed patientrisk vid skada, försvunna prover eller dylikt vid transport eller hantering. Projekt levereras ej i tid. Projekt levereras ej till rätt belopp. Delegationsordningen följs ej. Arbetsorder med en fördröjning av inkomna leverantörsfakturor, kan leda till risk för försenad eller missad utdebitering pga 3 parts dröjsmål NA NA 1. Teknik skall genomföra skyddsronder samt genomföra tillsyn och skötsel av fasta installationer enligt planenligt plan. 2. Projekt skall säkerställa att arbetsberedning och riskanalys genomförs i alla projekt som på något sätt kan påverka inre & yttre miljö. Kontrollmekanismen avs projektdelen bör förtydligas och hur dokumentation ska ske. NA NA Föreligger men med gränsdragningslista mot exv Ackis som anger vem som hanterar ev skada på 3 e man samt med delegerat arbetsmiljöansvar så bedöms risken som hanterbar NA NA Föreligger men har ej inträffat, med nytt spårningssystem och märkning from 2017 bedöms risken som minimal och justeras därmed men finns med till dess nya system är implementerade. Ronderingar genomförs i fastigheterna och noteringar från dessa följs upp. Uppföljning sker även av Uppföljning via inrapporterade incidenter NA NA 1. Att beslut om tilldelning fattas av rätt/ behörig funktion och mht delegationsordning. 2. att beslutsunderlag är korrekta och uppfyller de krav som ställs i investeringsprocessen 3 att utfall ej överstiger tilldelade/ beslutade medel. Kontroll mot för ändamålet avsedda dokument NA NA Avstämning att beställda tjänster debiteras och försök att minimera tiden mellan leverans och debitering. NA NA Ekonomisk uppföljning mot ramavtal Inköp görs ej från ramavtalsleverantörer/entreprenörer Alla inköp eller betalda tjänster över 150 tkr på årsbasis ska ske från ramavtalsleverantörer/entreprenörer. Avstämning av gjorda inköp mot ramavtalslista. NA NA Manuella underlag för utbetalning följer attestreglementet Ej godkända fakturor betalas Attestreglementet stämmer med Region Person som ej längre har attestbehörighet godkänner Uppsalas organisation utbetalning Region Uppsala betalar rätt pris samt Inköp sker utanför upphandlat avtal från upphandlad leverantör för dess Kontroll av betalningsunderlag görs av två personer i förening. Särskild kontroll skall ske att samtliga underlag vilka manuellt registrerats är signerade av beslutsattestansvarig person NA NA Digital process för nya beslutsattestanter där överordnad godkänner ansvarig person NA NA Publicering av gällande avtal på intranätet. Möjlighet att beställa via inköpssystem NA NA Korrekt registrerat avslut i Primula Felaktigt utbetald lön och/eller avsaknad av slutlön Ta ut lista över bemanningsärenden gällande avslut och kontrollera om de är korrekta NA NA Korrekta uppgifter i person- och anställningsbild i lönesystemet Primula Lön/arvode utbetalas inte efter avslutad anställning Alla anställningsärenden är korrekta när de kommer till löneadministratör Syrelsens/nämndens beslut verkställs Felaktiga uppgifter i lönesystemet Primula och i anställningsavtalet Lön/arvode utbetalas felaktigt till personer som har avslutat sin anställning i Region Uppsala Felaktiga anställningsuppgifter kommer till Primula Uppföljning sker inte av att styrelse/nämnds beslut verkställs Alla uppgifter som löneadministratören är ansvarig för att komplettera anställningsärendet med ska vara korrekt och ifyllda NA NA Varje chef kontrollerar och godkänner "Nettolönelistan" innan löneutbetalning sker HR inom verksamheten kontrollerar att chef har gjort ett korrekt och fullständigt anställningsärende innan det skickas till löneadministratör NA Sammanställning och regelbunden uppföljning av balanslistor NA NA NA NA
Bilaga 4 Resultaträkning Fastighet och Servicenämnden Utfall 2017 FSN, tkr Utfall 201701-201713 Budget 201701-201713 Utfall jfr budget Bokslut 2016 Bokslut 2017 jfr 2016 Årsprog 2017 Budgetavvikelse årsprog Not Landstingsanslag 70 228 70 228 0 47 199 23 029 70 228 0 Övriga intäkter 1 605 365 1 579 414 25 951 1 579 384 25 981 1 588 828-9 414 1 Summa intäkter 1 675 593 1 649 642 25 951 1 626 542 49 051 1 659 056-9 414 Lönekostnader inkl inhyrd personal -250 573-251 180 607-231 203-19 370-256 003 4 824 2 Övriga personalkostnader -7 446-6 799-647 -6 950-496 -7 135 336 3 Köpt vård -47 763-61 948 14 185-63 797 16 034-61 948 0 4 Medicinsk service -2 338-2 232-107 -2 271-68 -2 228-4 Köpt tandteknik och tandvård -5 446-6 000 554-14 860 9 414-6 000 0 Medicinskt material -7 247-6 122-1 125-7 147-100 -7 029 907 Lokal- och fastighetskostnader -392 866-352 818-40 048-362 136-30 730-370 577 17 760 5 Övriga kostnader -343 021-339 492-3 529-354 610 11 589-352 194 12 702 6 Finansiell nettokostnad -324 457-325 335 878-296 707-27 750-325 353 18 Avskrivningar/nedskrivningar -309 884-297 717-12 168-292 673-17 211-315 771 18 054 7 Summa kostnader -1 691-1 649-1 632-1 704-41 400-58 682 042 642 360 239 54 597 RESULTAT -15 449 0-15 449-5 817-9 632-45 183 45 183 INVESTERINGSVERKSAMHET -62 455-69 341-42 350-20 105-70 341 Fastighetsinvesteringar -1 337 162-1 635 389 0-1 093 419-243 744-1 635 389 0 Immateriella investeringar -16 761-22 456 5 695-22 339 5 578-22 456 0 Övriga materiella investeringar -1 996-4 000-102 -3 702 1 705-4 000 0 Not: 1. Försäkringsersättning 14,6 mnkr avser skador från 2016 vattenskada i B9 samt slutreglering av vattenskada i Östervåla, Ökade intäkter parkeringsintäkter pga. ny taxa 5,6 mnkr, högre intäkter för fastighets och servicetjänster med 13 mnkr pga. ökade volymer för telefoni och vidaredebitering av media. Lägre intäkt för statsbidrag för asyl pga. lägre asylsökande än budgeterat. 2. Lägre lönekostnader pga. vakanser inom teknik, projekt och administration 3. Ökade kostnader för rekrytering pga. av många vakanser samt lägre kostnader för utbildning 4. Lägre kostnad för köpt vård inklusive tandvårdmed 14 mnkr vilket är kopplat till antalet asylsökande. 5. Kostnad för skador som klassats som försäkringsskador uppgår till 12,9 mnkr vilket inte var budgeterat för 2017, ny princip att kostnadsföra dessa kostnader löpande under 2017. Övriga fastighetskostnader uppgår till 24 mnkr över budget varav den huvudsakliga avvikelsen mot budget förklaras av att kostnader som inte uppfyller krav på aktivering i investeringsprojekt har kostnadsförts, det rör sig om förgävesprojektering och temporära åtgärder som inte är aktiverbara. Lägre kostnad för städ med 2,3 mnkr vilket ligger på samma nivå som för 2016 6. Högre kostnader för telefoni 5 mnkr vilket motverkas av motsvarande högre intäkter. Högre kostnader för konsulter kopplat till införandet av R.8.1 som inte är aktiverbara samt kostnader för konsulter som ersatt ordinarie personal vid vakanser. Kostnader för programvaror och licenser på EPJ är lägre än budget. Inköp av telefoner pga. äldre modeller inte längre stöds av nya telefoniavtalet 2,5 mnkr över budget. Mediakostnaden är 14,6 mnkr lägre än budget pga. driftoptimering, lägre priser och ett gynnsamt väderår 7. Högre kostnad på 15 mnkr för nedskrivning av timpriser i investeringsprojekt. Under 2017 har en revidering av timpriser genomförts. En ny beräkningsgrund för timpris har tagits fram vilket innebär en justering av upparbetad timkostnad för alla pågående projekt. År 2017 belastas med en engångskostnad för denna justering. Avskrivningskostnaderna för immateriella tillgångar är lägre än budget pga. sena aktiveringar 3,8 mnkr. Avskrivningskostnader för byggnader är 1,8 mnkr högre vilket beror på många mindre avvikelser pga. osäkerhet i aktiveringstidpunkt och komponentfördelning.
Bilaga 5 Fastighetsinvesteringar Investeringsplan 2017 i jämförelse med utfall 2017 Belopp i tkr Projektnamn Projekttyp Budget 2017 Utfall 2017 Avvikelse budget - utfall 2017 Akademiska sjukhuset Tillnyktringsenhet HI 7 000 0 7 000 Omb Vårdavdelningar pga FAS HI 5 000 0 5 000 Dialysavdelning HI 10 000 585 9 415 Interventionslab, arytmilab AS HI 25 000 344 24 656 Fastighetsinv i samband med nyinvestering i utrustning HI 5 000 0 5 000 Produktionskök Akademiska HI 12 000 3 540 8 460 Hubben Biobank, UCR, mikrobiologen HI 4 880 1 525 3 355 Kvinna & Barn ny neonatalavd HI 25 000 77 24 923 Rörpost/smågods transportör HI 25 250 733 24 517 Förrådshissar B11 + J-huset HI 17 700 692 17 008 Anpassningar till B9/B12 HI 45 000 11 852 33 148 Vårdbyggnad B11 inklusive Teknik (inkl index) HI 168 000 48 301 119 699 Nybyggnation ingång 100 (J huset) inkl kulvert HI 948 650 878 020 70 630 Flytt av lab 19 till hus B12 HI 0 4 315-4 315 Ej specificerade projekt i investeringsplanen HI 0 5 675-5 675 Summa Akademiska sjukhuset 1 298 480 955 659 342 821 Lasarettet i Enköping Hus B (5112) renovering HI 7 000 1 356 5 644 Ny röntgen HI 1 659 2 378-719 Akuten Enköping ombyggnation HI 0 4 507-4 507 Övrigt Enköping HI 0 3 263-3 263 Summa Lasarettet i Enköping 8 659 11 504-2 845 Kollektivtrafik 0 Stadsbussdepå Fyrislund inkl mark HI 100 000 150 779-50 779 Biogasanläggning bussdepåer mfl proj HI 0 4 750-4 750 Summa Kollektivtrafik 100 000 155 529-55 529 Övrigt Primärvården omb av Vårdcentraler HI 6 800 22 6 778 Folktandvården Vretgränd HI 200 0 200 Samariterhemmet HI 2 000 0 2 000 Rudbeck R4 HI 5 000 11 705-6 705 Övrigt Rudbecklab HI 0 1 254-1 254 Kungsgärdet HI 0 1 377-1 377
Nytt ledningskontor HI 0 3 960-3 960 Almunge vårdcentral HI 0 475-475 Övrigt Primärvården, FTV, Samariterhemmet HI 0 1 970-1 970 Summa övrigt 14 000 20 763-6 763 FI investeringar 0 FI åtgärder FI 140 000 160 956-20 956 FI åtgärder B9 FI 33 150 10 757 22 393 FI åtgärder B12 FI 13 390 0 13 390 Kuvlert C-omr C5-C8 FI 5 400 7 191-1 791 Redundans fiberkabel FI 5 000 209 4 791 Redundant Syrgastank T2 FI 3 000 8 748-5 748 Sop och tvättsug FI 11 310 733 10 577 Syrgasstation F17 FI 3 000 5 112-2 112 Summa FI investeringar 214 250 193 706 20 544 Summa Investeringar 1 635 389 1 337 161 298 228
Årsredovisning 2017 Fastighet & Service Region Uppsala
2 (25) VIKTIGA HÄNDELSER Fastighet och service ansvarar för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknuten service inom Region Uppsala och utgår i verksamheten från Fastighet- och Servicenämndens uppdrag. Fastighet och Service verksamhet kan sammanfattas i 3 huvudsakliga områden; fastighetsförvaltning, servicetjänster i fastigheterna och till hyresgäster samt projektledning av ny-, om- och tillbyggnadsprojekt samt försäkringsskadeprojekt. I juli 2017 bytte förvaltningen namn från tidigare Landstingsservice till Fastighet och Service Region Uppsala. Förvaltningen har inga anslag utan finansierar sin verksamhet med intäkter från hyror och servicetjänster. Den fastighetsförvaltande verksamheten omfattar totalt 647 000 kvm BRA yta och består av 534 000 kvm (82 %) egen yta och 113 000 kvm (18%) inhyrda yta. Jämfört 2016 har den förvaltade ytan endast ökat med ca 15 000 kvm motsvarande 2,5 %. Den ökade ytan hänförs främst till en ökad inhyrd yta. Produktionsutfall avseende fastighetsförvaltningen framgår av bilaga 8. Fastighetsförvaltning står för ca 79 % av totala intäkter. Servicetjänster som ökat i omfattning är exv. städning, avfallshantering, parkering, telefonitjänster, transporter av patienter, varor m.m. inom Akademiska sjukhusområdet, fastighetsskötsel liksom distribution av medicinska gaser till sjukhuset. Verksamhetsområdet står för ca 20 % av förvaltningens intäkter. Projektverksamheten utgörs av ledning av diverse byggnadsprojekt, främst i egna fastigheter men kan vid exv. en skada bli aktuell även i inhyrda lokaler. Projekt finansieras till största delen av de beslutade investeringsmedel som framgår av Region Uppsala investeringsplan och som revideras årligen utifrån regionens behov. Den totala projektvolymen fortsätter att vara hög med ca 300 projekt årligen, varav ca 100 är i produktion dvs i genomförandefas, övriga är i förberedande eller avslutande stadie. Under 2017 kan nämnas ett antal större pågående och avslutade projekt såsom; - Ingång 100 med en helt ny sjukhusbyggnad fortgår och beräknas stå klar under hösten 2018 - Kulvert på det s.k. C-området har färdigställts, vilket kommer förbättra logistiken mellan olika byggnader - Ny syrgastank är färdigställd och i drift vilket betjänar Akademiska sjukhusets verksamhet - En ny stadsbussdepå är under planering och under året har projektet reviderats inför produktion och avtal om generalentreprenad är klart - Ny vårdcentral i Almunge planeras och avtal är klart - Efter omfattande ombyggnads- och anpassningsarbeten färdigställdes under året i den s.k. Hubben - En s.k. smågodstransportör är under projektering och avtal med leverantör är klart - Beslut om nytt produktionskök på Akademiska är taget och programarbete pågår Fastigheten på Slottsgränd i centrala Uppsala som var planerad att avyttras i november, kvarstår i förvaltning och tillsyn då köpet inte genomfördes på köparens initiativ. Fastigheterna drabbas ibland av skador, främst vattenskador, som medför ökade kostnader för åtgärder i lokalerna. Reglering av en skada och åtgärder kan ibland utsträckas över flera år. Under 2017 har främst två större skador slutreglerats, en från 2014 och en från 2016. Antalet vattenskador under 2017 uppgår till åtta stycken men endast tre stycken bedöms i dagsläget ha kostnader på över självrisken 1 mnkr, varför övriga skadekostnader får finansieras av förvaltningen själv. Fastighet och Service bidrar till regionens strävan mot ökad digitalisering och arbetet inriktas på en gradvis övergång till mobila lösningar inom servicetjänster. Exempelvis används s.k. mobila appar för att beställa transportjobb via webben, vilket har reducerat antalet beställningssamtal och bidragit till ökad leveranssäkerhet och kundnöjdhet. Skyltbeställningar är numera helt webbaserade. Tekniska avdelningen arbetar mot ökad webbanmälan av fel från hyresgäster för att säkerställa såväl snabbare åtgärd som ökad insyn från beställaren i hanteringen. Dessutom pågår flera utvecklingsdiskussioner med vården om tekniska lösningar för e-besök där telefoniplattformen är en viktig pusselbit. Lösningar beräknas kunna realiseras under 2018. Förvaltningsledningen har tagit fram en värdegrund för samtliga medarbetare som utgår ifrån allas lika värde och som baseras på följande nyckelord; professionella, pålitliga, serviceinriktade och gemensamt ansvarstagande. Under året har det även införts funktionsbeskrivningar för samtliga tjänster, för att komplettera den nya värdegrunden. Ur ekonomiskt perspektiv kan nämnas att nya redovisningsprinciper för tidsprissättning i projekt har medfört att förvaltningen erfarit ej budgeterade engångskostnader om 15,2 mnkr vilket inte helt kunnat absorberas med hyresintäkter vilket bidrar till att årets utfall är ett underskott.
3 (25) SAMMANFATTNING Årets resultat uppvisar ett underskott på -23 mnkr jämfört budget och beror till största delen på engångskostnader. Det är främst två kostnadsposter som påverkar avvikelsen mot budget; en nedskrivning om 15,2 mnkr hänförlig till en ny redovisningsprincip avseende tidssprisättning i projekt som inte var känd vid budgetens framtagande. Vidare har kostnader i projekt som inte är aktiverbara under gällande regelverk, medfört engångskostnader om ca 22,5 mnkr. Förvaltningen har försökt att i möjligaste mån absorbera de vid budgeteringen ej kända merkostnaderna, men detta har inte varit fullt ut varit möjligt, varvid utfallet för året blir ett underskott. Uppdragen i regionplan och budget (RPB) har i den mån som förvaltningen kan påverka dem uppnåtts. Förvaltningens verksamhet har en stor påverkan på miljön exv. genom energiförbrukning och avfall och därför är flera av uppdragen kopplade till det avtryck på miljön som verksamheten medför. I samtliga fall utom ett har målen nåtts och det mål som inte nåtts är ett ökat införande av s.k. Vård Nära Servicetjänster (VNS) på Akademiska sjukhuset. Eftersom Akademiska är en självständig förvaltning så har Fastighet och Service ingen möjlighet att tvinga sina hyresgäster att införa erbjudna tjänster utan kan bara informera om dess förtjänster för kunden. Framtidsutvecklingen bygger på att förvaltningen för att få ut optimal kraft, samordnar fastighet- och serviceleveranserna utifrån det behov som vården har. Fastighet och Service ska presentera smarta lösningar där olika tjänster samverkar och bildar helheter på ett sätt som både blir effektivare och billigare för Region Uppsala. Idag råder brist på resurser i vården. En del av denna brist kan åtgärdas genom avlastning av fastighet- och serviceuppgifter som kan utföras av Fastighet och Service istället för av kunden dvs. av vården. Fastighet och Service arbetar tillsammans med vården för att ta fram nya lösningar och utveckla medarbetarnas uppdrag samt åstadkomma en tydlig gränsdragning. Förvaltningen lägger kraft på den pågående förnyelsen av Akademiska sjukhuset. Satsningarna kommer att pågå under ett flertal år framöver. Dagens lokaler för vården skiljer sig från dem som behövs om 50 år. Med tanke på att det byggs vårdlokaler som ska hålla för verksamhet i ett halvt sekel, måste byggplaneringen vara framtidsorienterad redan nu. Avbrott i driften är svåra att undvika. Elavbrott, översvämningar, stormar är några exempel på störningar som inte går att undvika. Fastighet och Service arbetar med att minimera tiden som driftstörningen pågår oavsett vilken sort det handlar om. Snabba åtgärder och professionella insatser vid driftstörningar är nödvändiga för att upprätthålla vårdens förtroende. Fastighet och Service arbetar med att skapa det Robusta sjukhuset. Ser man på förvaltningens utfall i uppdrag i regionplan och budget, i indikatorer och i de 3 x 3 uppdrag som relevant nämnd beslutat om, kan konstateras att Fastighet och Service i den mån förvaltningen kan styra över utfallet, i samtliga fall utom på två punkter uppnår årets mål. Det är dels målet om ett ökat införande av VNS tjänster inom Akademiska sjukhuset som är ett av uppdragen enligt regionplan där vårt utfall inte är tillfredsställande. Vidare är det ett av målen i indikatorer som ej uppnås och det avser utfall i årets medarbetarundersökning som inte kan anses tillfredsställande. Som redogjorts för ovan så arbetar Fastighets och Service med att stärka samarbetet med och till vården och detta arbete beräknas fortgå, vilket kan ge bättre utfall avseende VNS-tjänster kommande år. Utfallet i föregående års medarbetarenkät har resulterat i ett omfattande arbete under 2017 för att förbättra utfallet men ännu ej gett resultat. Även här ser förvaltningen ett behov av att löpande fortsätta med arbetet för att förbättra medarbetarnas nöjdhet med arbetsgivaren. De särskilda 3x3 uppdrag som förvaltningen erhållit för 2017 från fastighet och servicenämnden, framgår av bilaga 3. Förvaltningens ledningsgrupp bedrev under hösten 2016 ett gemensamt arbete för att ta fram och för nämnden föreslå de uppdrag som senare beslutades om. I arbetet med att ta fram lämpliga uppdrag så valde förvaltningsledningen att fokusera på att ha minst två uppdrag under respektive övergripande strategiska mål. Att stärka regionens och den egna förvaltningens varumärke bedömdes som viktig, liksom att satsa på ökat samarbete både med egna kunder och regionens samarbetspartners. Det tredje och sista fokusområdet för uppdragens utformning baserades på den egna förvaltningens miljöpåverkan. Det interna kontrollarbete 2017 har dels byggt på ett gemensamt arbete vid identifiering av risker och framtagandet av kontrollmål. Arbetet utgick ifrån de risker och möjliga kontrollmål som respektive avdelning identifierat och dessa diskuterades och riskviktades sedan av förvaltningens ledningsgrupp. En bruttolista med risker utarbetades och presenterades för Fastighets- och servicenämnden under hösten 2016, som gav bifall till fortsatt arbete med planen. I slutet av 2017 hade förvaltning en riskviktad och färdig internkontrollplan som ansågs fånga de nio väsentligaste riskerna i verksamheten. Ett centralt kontrollmål avseende nettolönelista adderades till av regionkontoret. Utfallet av 2017 interna kontrollplan framgår av bilaga 4, och av 10 kontrollmål har sju uppnåtts. Det finns inga indikationer på att någon
4 (25) otillbörlig påverkan eller skadlig bisyssla föreligger. De tre mål som ej uppnåtts under 2017 kommer fortsätta att utvecklas och kontrolleras under 2018 i syfte att minimera kvarstående risker. EKONOMI Bokslut, tkr Bokslut 2017 Budget 2017 Utfall jfr budget Bokslut 2016 Bokslut 2017 jfr 2016 Summa intäkter 1 310 717 1 277 541 33 177 1 253 002 57 716 Personalkostnader inkl inhyr -147 276-146 377-899 -140 210-7 066 Övriga kostnader -1 186 710-1 131 163-55 547-1 123 459-63 251 Summa kostnader -1 333 986-1 277 541-56 445-1 263 668-70 317 Resultat -23 269 0-23 269-10 667-12 602 Årets utfall uppvisar ett underskott på -23 mnkr och beror främst på två faktorer; dels för kostnader i projekt som inte är aktiverbara under gällande regelverk och som inneburit extra och ej kända kostnader vid budgetering om 22,5 mnkr. Därtill kommer en engångspost på 15,2 mnkr som avser en anpassning av timpriser i projekt enligt nya redovisningsregler. Utan dessa jämförelsestörande poster hade utfallet varit ca + 14 mnkr. Intäkter ökar med 33 mnkr och hänförs till ej budgeterad försäkringsersättning på 14 mnkr och ökade serviceintäkter om 13,8 mnkr. Därtill kan läggas ej budgeterade intäkter från avtalsarbeten om 4,7 mnkr. En ändrad finansieringsmodell för dokumentationsenheten reducerar intäkterna med 2,9 mnkr. De ökade serviceintäkterna härrör främst från ökade parkeringsintäkter, ökade intäkter från telefoni samt ökade intäkter från transport och logistik. I fallet med ökade intäkter från telefoni och transporter är det mesta volymdrivet. Vid en jämförelse med 2016 ökade intäkterna 2017 med 57 mnkr och hänförs till ökade hyresintäkter med 36 mnkr, försäkringsersättning om 14 mnkr, ökade parkeringsintäkter på 6 mnkr samt ökning av övriga servicetjänster om 13,2 mnkr vilka dock reduceras av lägre intäkter från avtalsarbeten om 6,8 mnkr samt effekt av nya finansieringsmodell för fastighetsdokumentation om 5,3 mnkr. Personalkostnader omfattar såväl lönekostnader som övriga personalkostnader och uppvisar totalt ett bättre utfall än budget med 0,9 mnkr, av detta uppvisar totala lönekostnader en minskning med 1,4 mnkr och övriga personalkostnader en kostnadsökning jämfört budget med -0,5 mnkr. Totala lönekostnader är högre än budget med totalt -1,4 mnkr och en närmare analys visar att själva lönekostnaden är 8,4 mnkr lägre än budget p.g.a. ett flertal vakanser under året där rekrytering försvårats och försenats p.g.a. konkurrensen om tekniskt utbildad arbetskraft varit hård. I vissa fall har vakanser ersatts med inhyrd personal vilket förklarar en negativ avvikelse mot budget med -0,3 mnkr. Den lägre lönekostnaden reduceras dock främst av effekten av en ny redovisningsprincip som innebär ett sänkt timpris i projekt vilket medfört kostnadsökning på 9,4 mnkr. Tillsammans förklarar dessa tre poster kostnadskategorins sammanlagda utfall på -1,4 mnkr. Övriga personalkostnader är lägre än budget med 0,4 mnkr främst p.g.a. senarelagd utbildning. Jämfört 2016 är det främst effekten av det justerade timpriset som förklarar avvikelsen om -7,7 mnkr, en ökad kostnad för inhyrd personal om -0,7 mnkr men lägre kostnader för personalrekrytering som förklarar utfallet. Under rubriken övriga kostnader i matrisen ovan finns alla andra kostnader som förvaltningen har exv.; kostnader för inköp av medicinska gaser som säljs till Akademiska sjukhuset, lokal- och fastighetskostnader, övriga kostnader, finansiella kostnader och kostnader för värdeminskning. Eftersom denna grupp av kostnader är omfattande så redogörs nedan för var och en av dem. Totalt ökar denna samling av kostnader med -55,5 mnkr jämfört budget och de största avvikelserna finns inom lokal- och fastighetskostnader som ökar med -39,6 mnkr samt inom värdeminskning (av-& nedskrivningar) som överstiger budget med -16,2 mnkr. Lokal- och fastighetskostnader ökar i relation till budget med -39,6 mnkr främst av följande orsaker; ökade övriga fastighetskostnader i projekt om ca -25 mnkr varav merparten -23 mnkr som avser kostnader som ej kan aktiveras i projekt. Därtill kommer kostnader för försäkringsskador om ca -13 mnkr. Kostnader för avtalsarbeten som ej budgeteras har en avvikelse om -5,6 mnkr men kan inte uppvägas av lägre kostnader för inköpta städtjänster och markskötsel som uppvisar en positiv avvikelse jämfört budget med 2,8 mnkr. Jämfört 2016 uppvisar denna kostnadsgrupp en ökning med -30,5 mnkr och avvikelsen förklaras främst av; -26,6 mnkr i helårseffekt av befintliga och nya externt inhyrda lokaler, -9,5 mnkr av ökade övriga fastighetskostnader som
5 (25) till största delen avser s.k. ej aktiverbara kostnader i projekt. Lägre kostnader om 5,5 mnkr för avtalsarbeten liksom inköpta städtjänster om 1,4 mnkr reducerar dock endast delvis effekten av de tidigare nämnda högre kostnaderna. Av bilaga 5 och not 5 framgår ytterligare detaljer. Kostnadsgruppen övriga kostnader består också av en mängd olika kostnader. De poster i gruppen som tillsammans förklarar avvikelsen om 1,8 mnkr jämfört årets budget är; lägre energikostnader om 14,6 mnkr samt återföring av årets försäkringspremier om 3 mnkr följt av ökade kostnader om -6,7 mnkr för telekommunikation inkl. därtill hörande förbrukningsmaterial, ökade fordonskostnader om -1,8 mnkr, ökade transportkostnader om -1,2 mnkr som en följd av fler rörliga flyttjobb, ökade konsultkostnader om -2,2 mnkr samt en blandning av övriga kostnader som ökat med -3,9 mnkr. 2016 var utfallet dryga 10 mnkr högre främst beroende på en nedskrivningskostnad av försäkringsersättning om 6,1 mnkr, riskkostnad om 3,5 mnkr samt lägre energikostnader om 7,9 mnkr som dock delvis reducerades av ökade kostnader för telekommunikation och därtill hörande förbrukningsinventarier om -6,7 mnkr liksom av högre licenskostnader för IT-system om -1,4 mnkr. Av bilaga 5 not 6 framgår ytterligare detaljer. Finansiella kostnader utgör en del av övriga kostnader i matrisen ovan och dess avvikelse mot budget för 2017 uppgår till 55 tkr och avser främst dröjsmålsräntor på leverantörsfakturor. Jämfört med 2016, så har kostnaderna ökat 2017 med -27,8 miljoner kronor och beror framförallt på att flera nya fastigheter tagits i bruk som förvaltningen får betala kapitalkostnader på till regionen samt ett ökat avkastningskrav. Den sista kostnadsgruppen i övriga kostnader utgörs av kostnader för värdeminskning på tillgångar eller av- och nedskrivningar som det även kallas. Jämfört budget har kostnaderna ökat 2017 med -16,6 mnkr och beror i allt väsentligt på en retroaktiv justering i form av en nedskrivning av kostnaden för upparbetad tid i pågående investeringsprojekt som uppgår till -15,2 mnkr. I relation till 2016 så förklaras kostnadsökningen främst av flera nya byggnader som skrivs av. FASTIGHETSINVESTERINGAR INVESTERINGSVERKSAMHET Utfall ackum. Budget ackum. Utfall föreg. år ackum. Bokslut 2016 Årsbudget 2017 Årsprognos 2017 Budgetavvikelse årsprogn. Fastighetsinvesteringar 1 337 162 1 635 389 1 093 419 1 093 419 1 635 389 1 635 389 0 Immateriella investeringar 0 0 258 258 0 0 0 Övriga materiella investeringar 1 894 4 000 1 766 1 766 4 000 4 000 0 Hyresgästinitierade investeringar Årets utfall för de hyresgästinitierade fastighetsinvesteringarna uppgår till 1 143 mnkr. Budgeten för året uppgår till 1 421 mnkr, vilket innebär att utfallet är 278 mnkr lägre än budget. Anledningarna till budgetavvikelsen är flera. Det enskilt största projektet är Ingång 100 och står för ett utfall som understiger budget med 71 mnkr. Den främsta anledningen är att projektets utfall följer en annan periodicitet än vad som budgeterats. Projektet är i genomförandefasen och byggnaden kommer att stå klar i slutet av 2018. Efter inflyttning kommer där att erbjudas högspecialiserad vård inom bl.a. onkologi, strålbehandling och kirurgi. Renoveringen av byggnad B11 representerar en avvikelse mot budget med 120 mnkr, där utfallet är lägre än budget. Avvikelsen är ett resultat av att genomförandestarten senarelades till slutet av året, till följd av en förnyad konkurrensutsättning under året. Investeringarna i stadsbussdepån inkl. mark i Fyrislund överstiger budget med 51 mnkr. Det är ett resultat av att projektet förskjutits i tid i förhållande till hur budgeten fördelats mellan åren. Föregående år genomfördes ett fördjupat programarbete, vilket ledde till att projektet försenades. Utfallet för 2016 låg då under budget för året, vilket förklarar att det trots överdrag under 2017 finns utrymme i projektets budget. Projektet befinner sig nu i genomförandefasen. Under sommaren 2017 startades markarbeten upp och dessa kommer att fortgå under 2018. I början av det nya året kommer även arbetet med att bygga den nya depån att startas upp för att den sedan ska stå klar i slutet av 2019.
6 (25) Flera projekt har av olika anledningar blivit försenade eller inte startats upp enlig den plan som fanns vid budgetarbetet. Det gäller bl. a projekten för ny rörpost och smågodstransportör, ombyggnation av neonatalavdelning, arytmilab och ny dialysavdelning. Totalt genererar dessa fyra projekt en budgetavvikelse på 84 mnkr, med ett utfall lägre än budget. Övriga hyresgästinitierade projekt står för den resterande avvikelsen med 54 mnkr under budget. Fastighetsinitierade investeringar Årets utfall för fastighetsinitierade investeringar uppgår till 194 mnkr och understiger budget med 20 mnkr. Antalet fastighetsinitierade projekt är betydligt fler än de hyresgästinitierade projekten och de uppgår generellt till mindre belopp. Avvikelsen mot budget består av några större projekt som varit förhindrade att följa tidigare plan, bland andra projektet för sop- och tvättsug men i övrigt många mindre avvikelser fördelat på ett stort antal projekt. INVESTERINGAR I MASKINER OCH INVENTARIER SAMT IMMATERIELLA ANLÄGGNINGAR Årets investeringar i maskiner och inventarier uppgår till 1,9 mnkr jämfört mot budget om 4 mnkr. Den enskilt största anläggningen är en ny lastbil till Transport och Logistik som ersatt en gammal lastbil om totalt 1,4 mnkr. Övriga investeringar består av en truck 0,2 mnkr, en server till Teknik 0,2 mnkr samt ett par mindre inventarier. Avvikelsen mot budget förklaras av en osäkerhet om när i tid behov uppstår i verksamheten. PRODUKTION Produktionsutfall 2017 Fastighet & Service: Dec 2017 Utfall ackum. Budget ackum. Utfall föreg. år ackum. Utfall jmf budget, % Utfall jmf budget, antal Utfall jmf föreg. år, % Utfall jmf föreg. år, antal Total fastighetskostnad/kvm 2 528 2 427 2 371 104% 100,7 107% 157,2 Mediaförbruk. egna fastigheter FJV kwh/kvm 76 98 90 78% -22,0 85% -13,9 Mediaförbruk. egna fastigheter EL, kwh/kvm 110 115 111 96% -4,9 99% -0,7 Media förb. egna fastigheter KYLA kwh/kvm 10,8 12,3 12,6 88% -1,5 86% -1,8 Mediakostnader egna fastigheter kr/kvm 144 175 165 82% -31,1 87% -21,2 Driftkostnader kr/kvm 120 136 123 88% -16,6 97% -3,3 Mån vis Budget år Vakansgrad egna fastigheter 5,90% 3% Förvaltningens nyckeltal avseende produktion har uppvisat positiva avvikelser mot budget och föregående år och den utvecklingen har fortsatt under årets sista månad. Total fastighetskostnad per kvm uppvisar dock fortsatt högre kostnad både mot budget och föregående år: Jämfört budget förklaras ökningen på 101 kr/kvm av ökade lokal- och fastighetskostnader som per kvm motsvarar 75 kr samt av effekten av nedskrivning som ger en ökad kostnad med 29 kr/kvm. Jämfört med 2016 så är avvikelsen en kostnadsökning på 157 kr/kvm som främst utgörs av; ökade kapitalkostnader/ internräntan som motsvarar ca 53 kr/ kvm, ökade kostnader för värdeminskning motsvarar ca 33 kr/ kvm och nedskrivningen av timpriset i projekt står för ca 29 kr/kvm. Den positiva trenden vad gäller energiförbrukningens nyckeltal jämfört budget och föregående år fortsätter och gäller samtliga tre media-kategorier. För fjärrvärme noteras en lägre förbrukning jämfört budget om totalt 11 500 MWh vilket motsvarar en lägre kostnad på ca 5 mnkr. Jämfört 2016 har förbrukningen minskat med 7 600 MWh vilket ger en lägre kostnad om ca 3 mnkr. För El noteras i stort sett samma mönster jämfört budget; förbrukningen har minskat med ca 2 400 MWh vilket ger lägre kostnader om ca 8 mnkr. Jämförs el med 2016 års utfall noteras att förbrukningen minskat med 1 100 MWh vilket också bidrar till lägre kostnader. Fjärrkyla uppvisar samma mönster som övriga mediaslag, jämfört budget minskade förbrukningen med ca 700 MWH vilket ger en lägre kostnad på ca 2 mnkr. Jämförelse med 2016 är inte helt relevant då nya sjukhusbyggnaden Ingång
7 (25) 100 har kopplats till under året och där de nya ställverken medför ökad förbrukning. Total sett minskar dock kostnaden för fjärrkyla jämfört 2016 med 266 tkr inkl. effekten av Ingång 100. Att mediakostnader minskar jämfört budget och föregående år är en effekt av de tidigare och pågående energisparprogrammen. Driftskostnader är också lägre än budget och föregående främst pga. ökad koordinering av insatser samt att en hel del åtgärder kan klassificeras som investeringar i byggnaderna och därmed kostnadsförs de inte. Jämfört budget har driftskostnader minskat med 8,5 mnkr och jämfört 2016 med ca 2 mnkr. Vakansgraden avseende 2017 är minimal på Akademiska sjukhusområdet med endast 1,13 % och där ytan uppgår till ca 381 000 kvm. Ute i länet förekommer fler vakanser på en mindre yta om ca 144 000 kvm och en vakans slår då hårdare. Totalt sett uppgår summan vakant yta till 5,9 % vilket är högre än den i hyresmodellen beslutade nivån om 3 %. MEDARBETARE Ack utfall 2017 Ack utfall 2016 Förändring Antal årsarbetare, genomsnitt 217,96 225,02-7,06 Procentuell förändring -3,14% Ack utfall 2017 Ack utfall 2016 Förändring, % enheter Total sjukfrånvaro, procent 4,89% 5,21 % -0,33% Av matrisen ovan framgår att antalet årsarbetare på förvaltningen har minskat med 7 stycken (-3,1%) jämfört med 2016. Antalet årsarbetare påverkas av närvarotiden hos alla anställda och får effekt genom att extratid (jour/beredskap, övertid) tillkommer och frånvarotid (semester, sjukfrånvaro, tjänstledighet) räknas bort. Under början av 2017 fanns många vakanser på förvaltningen som under året har tillsatts, men effekten av den närvarotiden kommer först under 2018 då årsarbetare beräknas på 12 månader. Förvaltningen sjukfrånvaro och rehabilitering Sjukfrånvaron har sjunkit stadigt sedan början av året men reduktionstakten av densamma har avstannat i oktober och november men sedan vänt uppåt i slutet av året. Korttidsfrånvaron är något högre än föregående år men har minskat stadigt i början av året och har nu planat ut. Långtidsfrånvaron,15 59 dagar, har sjunkit fram till september och är nu på samma nivå som föregående år. Sjukfrånvaro som är 60 dagar eller mer, ökade under juni och juli men har under de senaste fyra månaderna minskat något och ligger lägre än föregående år. Rehabilitering pågår med alla långtidsfrånvarande. Förvaltningens arbetsmiljö Fastighet och service resultat på medarbetarenkäten för 2016 var något sämre än föregående år och uppvisar lägre resultat än övriga förvaltningar. Varje chef har tillsammans med sin grupp av anställda tagit fram en handlingsplan. Förvaltningen arbetar med att implementera den gemensamma värdegrunden, först på arbetsplatsträffar (APT) sedan på medarbetarsamtal. Avdelningarnas uppdrag och funktionsbeskrivningar bidrar också i detta arbete genom att de tydliggör den gemensamma grunden.
8 (25) Medarbetarenkäten 2017 blev inställd p.g.a. förhinder hos leverantören. Regionen beslutade dock att genomföra en alternativ om än mindre undersökning jämfört den som genomförts tidigare år. Undersökningen för Hållbart medarbetarengagemang (HME) har sänts ut via Webropol. För att förvaltningen ska säkerställa psykosocialskyddsrond kommer föregående års svar på medarbetarundersökningen att användas som diskussionsunderlag på arbetsplatsträffar. Grupperna är tänkt att diskutera om de upplever några förändringar sedan förra året. Därefter följer gruppen upp föregående års handlingsplan och ser om den behöver förändras eller kompletteras utifrån diskussionen som genomförts och arbetet ska utmynna i en uppdaterad handlingsplan som gäller för 2018. INTERNKONTROLL Under året har tester av den interna kontrollen utförts i enlighet med beslutad internkontrollplan 2017. I de flesta fall har kontrollernas utfall gett ett godkänt resultat vilket markeras med en grön punkt. I några fall som i kontrollmål avseende Tekniska installationer och Miljö, så har kontroller avseende arbetsberedning i projekt inte kunna genomföras då det saknats en metod och verktyg för kontroll och uppföljning. From december 2017 finns en metod för kontroll på plats liksom verktyg för uppföljning. Kontroller kommer utföras from 2018. Beträffande kontrollmål Ekonomi i projekt så har det noterats avvikelser över den beslutade ramen för projektet och avvikelserna överstiger 5 %, vilket är det mål som medgetts i regelverket för fastighetsinvesteringar. Ytterligare detaljer framgår av bilaga 4 nedan. BILAGOR: Bilaga 1 Uppdrag RPB Bilaga 2 Indikatorer - måluppfyllelse Bilaga 3 3x3 uppdrag måluppfyllelse Bilaga 4 Internkontroll Bilaga 5 Resultaträkning med noter Bilaga 6 Riks och regionintäkter ej tillämpligt för Fastighet och service Bilaga 7 Produktionstabell sammanställs av Fastighet och service i bilaga 8 Bilaga 8 Produktionsutfall Bilaga 9 måluppfyllelse miljömål Bilaga 1.Anvisningar uppdrag i regionplan och budget UTFALL: I samtliga uppdrag som förvaltning äger rådighet över, uppnås målen i uppdragen.
Bedömning av uppdrag i regionplan och budget Kommentera varje uppdrags genomförande och dess påverkan på de strategiska målen. Om uppdragen inte kunnat genomföras ange orsaker till detta samt hur ni ev. avser att arbeta vidare med uppdraget Nedanstående symboler används vid bedömningen: = Uppdraget är genomfört under 2017 = Uppdraget är inte genomfört under 2017 Gör en bedömning av respektive uppdrag genom att ange en färgmarkering. 9 (25) Fastighets och service (LSU) uppdrag i regionplan och budget En region för alla Ger vård på bästa effektiva omhändertagandenivå (BEON). Uppdrag Arbetet med att implementera vårdnära service och måltidsvärdar på Akademiska sjukhuset ska fortsätta under 2017. Bedömning Kommentar: Akademiska sjukhuset har inte kunnat öka nyttjandet av VNStjänster i den omfattning som beslutats vilket ger Fastighet och service en negativ avvikelse Har en aktiv arbetsgivarepolitik och ett tydligt och lyhört chefskap som skapar förutsättningar för nytänkande och säkerställer en långsiktigt god kompetensförsörjning samt en god arbetsmiljö. Under 2017 ska kompetensbaserad rekryteringsprocess användas vid samtliga rekryteringar för att minska risken för diskriminering och öka möjligheten att hitta nya medarbetare Kommentar: Under vintern 2017 utbildades Region Uppsalas alla HR i kompetensbaserad rekrytering och i slutet av året uppdaterades Region Uppsalas rekryteringsverktyg med mallar för kompetensbaserad rekrytering. Detta gör att Fastighet och service under början av 2018 kan utbilda chefer i arbetssättet. Region Uppsala ska under 2017 bedriva ett aktivt systematiskt arbetsmiljöarbete och skapa förutsättningar för att uppnå hälsofrämjande arbetsplatser. Kommentar: Fastighet och service följer Region Uppsalas arbetsmiljöhanbok. HR har utbildats i hälsofrämjande arbetsplats i slutet av 2017. Fortsatt implementering av hälsofrämjande arbetsplatser kommer att ske genom utbildning av förvaltningens chefer under 2018.
10 (25) Den processorienterade ledningsplattformen ska användas såväl vid introduktion av nya chefer som i utveckling och uppföljning av befintliga chefer och ledare. Kommentar: Ledningsplattformen är kommunicerad genom ledningsgruppen och ska användas vid introduktion och för utvecklig av våra chefer. En nyskapande region Uppdrag Bedömning En växande region Bidrar till en socialt, ekonomiskt och ekologisk hållbar utveckling Uppdrag Energieffektiviseringar och översyn av energikällor till transporter och energiförsörjning ska under 2017 genomföras. Bedömning Kommentar: År 2017 har den totala energiförbrukningen per kvadratmeter minskat med 7,62 % jämfört med 2016, vilket motsvarar en reduktion av koldioxidutsläppen med drygt 160 ton. Sedan 2014 har den totala energiförbrukningen per kvadratmeter minskat med 18 %. Beträffande energi i transporthänseende så inväntas underlag från Regionkontoret Region Uppsala ska under 2017 fortsätta minska spridningen av farliga ämnen genom en minskad spridning av kemikalier och läkemedel med farliga egenskaper. Kommentar: Fastighet och service har medverkat i tre pilotprojekt tillsammans med Akademiska sjukhuset för att kunna rena antibiotika från avloppsvatten. Fastighet och service har även implementerat kemikaliehanteringssystemet Klara i verksamheten, vilket underlättar kontroll av farliga ämnen, val av kemikalier och säker kemikaliehantering Vid upphandlingar ska krav ställas för att minimera miljöpåverkan under hela livscykeln. Kommentar: Detta är ett mål som upphandlingsenheten inom Region Uppsala arbetar med och ansvarar för. Fastighet och service bidrar med expertkompetens för att krav ställa energiavseende och bedömningen görs utifrån Fastighets och Service bidrag i denna process. Bilaga 2. Anvisningar måluppfyllelse indikatorerna UTFALL; Förvaltningen uppnår målen i den del som avser energi men i den som avser medarbetarenkäten för 2017 är utfallet inte nöjaktigt utan ytterligare arbete som också redan påbörjats behöver fortsätta under 2018.
11 (25) RPB 2017 - indikatorer Fastighet och service Bättre än målvärdet (+-2%) En region för alla Ej bättre eller sämre än målvärdet (+- 2%) Sämre än målvärdet (+-2 %) Har en aktiv arbetsgivarpolitik och ett tydligt och lyhört chefskap som skapar förutsättningar för nytänkande och säkerställer en långsiktigt god kompetensförsörjning samt en god arbetsmiljö. 2014 2015 2016 Utfall 2017 totalt Utfall Kvinnor Utfall män Målvärde 2017 Bedömning Hållbart medarbetarengagemang, index: - 69 68 68 Kommentar vid avvikelse: Undersökningen avs 2017 gjordes i förenklad form och är inte fullt jämförbar med tidigare års undersökningar Hållbart medarbetarengagemang, index: styrning - 68 65 66 Kommentar vid avvikelse: Undersökningen avs 2017 gjordes i förenklad form och är inte fullt jämförbar med tidigare års undersökningar Hållbart medarbetarengagemang, index: motivation - 68 70 67 Kommentar vid avvikelse: Undersökningen avs 2017 gjordes i förenklad form och är inte fullt jämförbar med tidigare års undersökningar. Fortsatt arbete med värdegrund och utfall planeras 2018 Utfall Målvärde Bedömning Utfall Utfall 2014 2015 2016 2017 Kvinnor män totalt 2017 Hållbart medarbetarengagemang, index: ledarskap - 70 70 71 Kommentar vid avvikelse: Undersökningen avs 2017 gjordes i förenklad form och är inte fullt jämförbar med tidigare års undersökningar
En växande region 12 (25) Fördubblar antalet resor till år 2020 och kollektivtrafikens andel av det motoriserade resandet till 2030 jämfört med 2006. Bidrar till en socialt, ekonomiskt och ekologiskt hållbar utveckling. Utfall Utfall 2014 2015 2016 2017 Kvinnor totalt Utfall män Målvärde 2017 Bedömning Energianvändning per kvadratmeter (Regionägda fastigheter) 268,3 249,1 215,7 199,2 ET ET Minska Kommentar vid avvikelse: Energisparprogrammet är orsaken till den positiva utveckling som redovisas Andel ekologiska livsmedel 44 % 45 % 51% 48 % Kommentar vid avvikelse: kan ej inrapporteras då förvaltningen ej fått uppgifter från regionkontoret Andel material återvunnet avfall 31,1 % 31,9 % 30,7% 32,06 % 33 % Kommentar vid avvikelse: Bilaga 3. Anvisningar 3x3 uppdrag UTFALL: Målen i uppdragen är uppnådda under 2017 Återrapportering av de av nämnderna beslutade 3*3 uppdragen Kommentera varje uppdrags genomförande och dess påverkan på de strategiska målen. Om uppdragen inte kunnat genomföras ange orsaker till detta samt hur ni ev. avser att arbeta vidare med uppdraget Nedanstående symboler används vid bedömningen: = Uppdraget är genomfört under 2017 = Uppdraget är inte genomfört under 2017 Gör en bedömning av respektive uppdrag genom att ange en färgmarkering. Fastighet och service En region för alla-uppdrag Bedömning
13 (25) För att stärka varumärket Region Uppsala som attraktiv arbetsgivare ska Fastighet och service genom samarbetet med gymnasium, högskolor och universitet erbjuda feriearbete, praktikplatser och examensarbete. Kommentar: Förvaltningen har deltagit i Utnarm Uppsala universitets Naturvetarkårs mässa. Feriearbete har erbjudits vid Transport och logistik. Teknikavdelningen har ett nära samarbete med universitetet då ett flertal studenter har genomfört och genomför exjobb där. Teknik har även haft en språkpraktikant under 2017. Under 2017 ska den upplevda service och tillgängligheten stärkas genom återkoppling till kund vid felanmälan. Kommentar: Fastighet och service tekniska avdelning som hanterar felanmälan försöker styra över kunderna mot Weblord för att kunna erbjuda bättre uppföljning och statusuppdatering. En nyskapande region uppdrag Under 2017 ska Fastighet och service införa och öka användningen av redan befintliga e-tjänster. Bedömning Kommentar: Transport och logistikavdelningen har infört ett nytt system med beställning av tjänster via webben som fallit mycket väl ut. Tekniska avdelningen har påbörjat övergången till PocketLord och därmed startat digitaliseringen av hanteringen avseende arbetsorder dvs beställningar av tjänster Fastighet och service ska under 2017 utveckla samarbetet med Uppsala Universitet och SLU. Kommentar: Förvaltningen har deltagit i Utnarm Uppsala universitets Naturvetarkårs mässa. Feriearbete har erbjudits vid Transport och logistik. Teknikavdelningen har ett nära samarbete med universitetet då ett flertal studenter har genomfört och genomför exjobb där. Teknik har även haft en språkpraktikant under 2017. En växande region - uppdrag Vid upphandlingar ska krav ställas för att minimera miljöpåverkan under hela livscykeln. Bedömning Kommentar: Detta är ett mål som upphandlingsenheten inom Region Uppsala arbetar med och ansvarar för, vi inom Fastighet och service bidrar med expertkompetens för att krav ställs från energiaspekten. Under 2017 ska energieffektiviseringar och översyn av energikällor till transporter och energiförsörjning genomföras. Kommentar: År 2017 har den totala energiförbrukningen per kvadratmeter minskat med 7,62 % jämfört med 2016, vilket motsvarar en reduktion av koldioxidutsläppen med drygt 160 ton. Sedan 2014 har den totala energiförbrukningen per kvadratmeter minskat med 18 %.
14 (25) Fastighet och service ska under 2017 fortsätta minska spridningen av farliga ämnen genom minskad spridning av kemikalier och läkemedel med farliga egenskaper. Kommentar: Fastighet och service har medverkat i tre pilotprojekt tillsammans med Akademiska sjukhuset för att kunna rena antibiotika från avloppsvatten. Fastighet och service har implementerat kemikaliehanteringssystemet Klara i verksamheten, vilket underlättar kontroll av farliga ämnen, val av kemikalier och säker kemikaliehantering. Bilaga 4. Anvisning Internkontroll Under året har testar av den interna kontrollen utförts i enlighet med beslutad internkontrollplan 2017. I sju fall av 10 har kontrollernas utfall gett ett godkänt resultat vilket markeras med en grön punkt. I tre fall som i kontrollmål avseende Tekniska installationer och Miljö, så har kontroller avseende arbetsberedning i projekt inte kunna genomföras då det saknats en metod och verktyg för kontroll och uppföljning. From december 2017 finns en metod för kontroll på plats liksom verktyg för uppföljning. Kontroller kommer utföras from 2018. Beträffande kontrollmål Ekonomi i projekt så har det noterats avvikelser över den beslutade ramen för projektet och avvikelserna överstiger 5 %, vilket är det mål som delvis medgetts i regelverket för fastighetsinvesteringar. Återrapportering av test av intern kontroll Kommentera varje genomfört test av kontrollaktivitet och hur eventuellt identifierad avvikelse har åtgärdats. Om eventuella avvikelser inte har kunnat åtgärdas anges orsaken till detta samt hur ni eventuellt avser att arbeta vidare med den identifierade risken som avvikelsen innebär. Nedanstående symboler används vid bedömningen: = kontrollaktiviteten har testats och eventuellt identifierad avvikelse har hanterats för att säkerställa att målet uppfylls 2017 = kontrollaktiviteten har INTE testats eller kontrollaktiviteten har testats, men eventuellt identifierad avvikelse har INTE hanterats och kontrollaktiviteten har därmed inte genomförts under 2017 Gör en bedömning av respektive kontrollaktivitet genom att ange en färgmarkering. Fastighet och service Bisyssla/jäv Identifierad risk: (Ej godkänd) bisyssla hos anställd skadar medborgares förtroende för RU & Fastighet och service. Risk finns att en bisyssla inte ger det bästa ekonomiska utfallet utan fördyrar för RU & Fastighet och service. Kontrollaktivitet: Bedömning
15 (25) 1. Information till anställda och kontroll att man känner till gällande regelverk och är införstådd med hur det kan uppfattas av medborgare & kunder. Anställda fyller i intygande om ej skadlig bisyssla. 2. Chefer skall årligen fråga om anställda har en bisyssla oavsett om den kan uppfattas som jäv eller skadlig för RU & Fastighet och service. Underlag till chefer för att dokumentera den årliga kontrollen. 3. Anställda skall årligen intyga att de inte befinner sig i jävssituation eller har en bisyssla som kan påverka yrkesutövningen och/ eller skada förtroende hos medborgaren för RU & Fastighet och service samt åläggas att flagga för ändringar av status i frågan. 4. Alla bisysslor skall godkännas av förvaltningschef, för lika behandling. Kommentar: Vid löpande kontroller under året har inga avvikelser noterats. Korruption Bedömning Identifierad risk: Anställda begär eller tar emot otillbörliga gåvor, vilket kan medföra att anställd väljer sämre tekniska lösningar pga. gåva. Kontrollaktivitet: 1. Ingen anställd får vara både projektägare och projektledare 2. Projektägare eller annan får inte lämna över "färdig offert" till projektledare som tar den avlämnade offerten/ prisuppgiften som underlag i projekt 3. Information till anställda och kontroll att man känner till gällande regelverk och är införstådd med hur det kan uppfattas av medborgare & kunder 4. Stickprov avs. hantering av fakturor samt i de fall en individ ofta hanterar vissa leverantörer bör noggrannare kontroll utföras 5. Information till anställda att det görs kontroller Kommentar: Endast 2 mindre avvikelser har noterats under året i kontrollaktivitet 1, men då dessa avvikelser inte kunnat spåras till någon otillbörlig påverkan eller försök därtill så anses målet uppnått. I övriga kontrollaktiviteter noteras inga avvikelser. Tekniska installationer Identifierad risk: Verksamhetspåverkan som kan skada patienter, medborgare & kunders förtroende för RU & Fastighet och service om inte el, gasförsörjning och vattentillförsel fungerar. Risken är kopplad till redundans men även risken för intrång i system som är alltmer datoriserade och därmed känslig. Kontrollaktivitet: 1. Befintlig kontrollmekanism för att hantera risk för utsläpp och som visat sig fungera väl. 2. Kompletteras med krav på arbetsberedning i projekt för att undvika risker med felaktiga hantering vid åtgärder i installationer och fastigheter. 3. Löpande kontroll och dokumentation av utfall av arbetsberedningar för kunskaps- & erfarenhetsöverföring. 4. Kontrollmekanismen förtydligas och särskilt hur dokumentation ska ske. För risker inom EL & Gas 5. Teknik skall genomföra skyddsronder samt genomföra tillsyn och skötsel av fasta installationer enligt planenligt plan. 6. Projekt skall säkerställa att arbete på undercentraler och liknande sker på ett kontrollerat sätt samt att arbetsberedning och riskanalys genomförs i alla projekt som på något sätt kan påverka inre & yttre miljö. 7. Transport skall ha utarbetade beredskapsplaner i händelse av gasavbrott på fasta installationer. Kontrollmekanismen bör förtydligas och hur dokumentation ska ske. Bedömning
Kommentar: Ett allvarligt intrång i regionens IT-system uppdagades under året som också haft påverkan på vissa fastighetssystem. Viss tillsyn av fasta installationer har varit fördröjd pga. svårigheter att hitta extern kompetens. Metod för kontroll av arbetsberedning och verktyg för uppföljning har inte kunnat identifierats förrän i slutet av året och skall testas under 2018. Miljö Bedömning Identifierad risk: Inte utsätta Fastighet och service fastigheter, hyresgäster eller verksamhet för risk för negativ påverkan på inre och yttre miljö. Kontrollaktivitet: 1. Teknik skall genomföra skyddsronder samt genomföra tillsyn och skötsel av fasta installationer enligt planenligt plan. 2. Projekt skall säkerställa att arbetsberedning och riskanalys genomförs i alla projekt som på något sätt kan påverka inre & yttre miljö. Kontrollmekanismen avs. projektdelen bör förtydligas och hur dokumentation ska ske. Kommentar: Skyddsronder har genomförts men vissa förseningar i underhåll av fasta installationer pga. svårigheter att hitta extern kompetens har noterats under året, som dock kommer åtgärdas 2018. Arbetsberedning har inte kunnat genomföras löpande under året. I december 2017 har en kontrollmetod testats och förslag på kontrollaktivitet samt målnivå som kommer införas med början 2018. 16 (25) Risk för personskada i fastigheter, via fastighetsinstallationer eller vid transport Identifierad risk: Personskada på tredje part i samband med hantering eller transport på allmän väg/ allmänna utrymmen eller inom Akademiska Sjukhuset avs. kulvert Kontrollaktivitet: Föreligger men med gränsdragningslista mot exv. Akademiska sjukhuset som anger vem som hanterar ev. skada på tredje man samt med delegerat arbetsmiljöansvar så bedöms risken som hanterbar Kommentar: Inga avvikelser inrapporterade i Medcontrol under året Bedömning Risk för skada vid transport av varor Identifierad risk: Försenad medicinsk hantering och därmed patientrisk vid skada, försvunna prover eller dylikt vid transport eller hantering. Kontrollaktivitet: Föreligger men har ej inträffat, med nytt spårningssystem och märkning from 2017 bedöms risken som minimal och justeras därmed men finns med till dess nya system är implementerade. Ronderingar genomförs i fastigheterna och noteringar från dessa följs upp. Uppföljning sker även av Uppföljning via inrapporterade incidenter Kommentar: Inga avvikelser inrapporterade under året Bedömning Ekonomi i projekt Bedömning Identifierad risk: Projekt levereras ej i tid. Projekt levereras ej till rätt belopp. Delegationsordningen följs ej. Kontrollaktivitet: 1. Att beslut om tilldelning fattas av rätt/ behörig funktion och m.h.t. delegationsordning. 2. Att beslutsunderlag är korrekta och uppfyller de krav som ställs i investeringsprocessen 3 Att utfall ej överstiger tilldelade/ beslutade medel. Kontroll mot för ändamålet avsedda dokument Kommentar: Vid senaste redovisningen t.o.m. december 2017 redovisades 254 pågående projekt av vilka 21 projekt överstigit tilldelade medel med mer än 5%.
17 (25) Säkerställa att beställda tjänster utförs och debiteras Bedömning Identifierad risk: Arbetsorder med en fördröjning av inkomna leverantörsfakturor, kan leda till risk för försenad eller missad utdebitering pga. 3 parts dröjsmål Kontrollaktivitet: Avstämning att beställda tjänster debiteras och försök att minimera tiden mellan leverans och debitering. Kommentar: Endast ett fåtal avvikelser har noterats under året där tiden för erhållande av faktura från leverantören överstiger 3 månader. Med andra kontroller på plats, reduceras risken för missade debitering av varor och tjänster. Ekonomisk uppföljning mot ramavtal Bedömning Identifierad risk: Inköp görs ej från ramavtalsleverantörer/entreprenörer Kontrollaktivitet: Alla inköp eller betalda tjänster över 150 tkr på årsbasis ska ske från ramavtalsleverantörer/entreprenörer. Avstämning av gjorda inköp mot ramavtalslista. Kommentar: Kontroll genomförs årsvis av ett antal fakturor som spåras mot gällande ramavtal. Under året genomförd kontroll har inte uppvisat några avvikelser Lön/arvode utbetalas inte efter avslutad anställning Bedömning Identifierad risk: Lön/arvode utbetalas felaktigt till personer som har avslutat sin anställning i Region Uppsala Kontrollaktivitet: Varje chef kontrollerar och godkänner "Nettolönelistan" innan löneutbetalning sker Kommentar: I de underlag som tillsänts förvaltningen har inga avvikelser noterats
18 (25) Bilaga 5. Resultaträkning med noter Årsprognos, tkr Utfall 201701-201713 Budget 201701-201713 Utfall jfr budget Bokslut 2016 Bokslut 2017 jfr 2016 Årsprog 2017 Budgetavvikelse årsprog Not Övriga intäkter 1 310 717 1 277 541 33 177 1 253 002 57 716 1 286 955-9 414 Summa intäkter 1 310 717 1 277 541 33 177 1 253 002 57 716 1 286 955-9 414 1 Lönekostnader inkl inhyrd person -142 850-141 495-1 355-135 055-7 795-146 291 4 796 2 Övriga personalkostnader -4 426-4 882 456-5 154 729-5 246 364 3 Medicinsk service -10-17 7-12 2-13 -4 Medicinskt material -7 218-6 122-1 096-7 143-75 -7 029 907 4 Lokal- och fastighetskostnader -382 429-342 831-39 598-351 931-30 498-360 590 17 760 5 Övriga kostnader -172 077-173 895 1 818-182 282 10 205-185 597 11 702 6 Finansiell nettokostnad -324 504-324 448-55 -296 708-27 796-324 466 18 7 Avskrivningar/nedskrivningar -300 473-283 851-16 622-285 383-15 090-301 905 18 055 8 Summa kostnader -1 333 986-1 277 541-56 445-1 263 668-70 317-1 331 138 53 597 9 RESULTAT -23 269 0-23 269-10 667-12 602-44 183 44 183 10 Notförteckning årsbokslut 2017 Not 1 Övriga intäkter
19 (25) 1.1 Nettoavvikelse mot budget, 0,6 mnkr där flera faktorer går mot varandra. Jämfört med föregående år ökar intäkterna med 36,4 mnkr. I huvudsak beror det på nyinflyttning, helårseffekter och avflyttning från lokaler. De största avvikelserna redovisas på Rudbecklaboratoriet 6,8 mnkr, Regionens hus, 12,6 mnkr, Hubben, Gottsunda VC och Munin-huset sammanlagt 9,1 mnkr. På den negativa sidan kan nämnas Fjärdingen som minskar med -3,8 mnkr, Ulleråker hus 62 minskar med -1,5 mnkr och Kungsgärdet hus I -1,9 mnkr. Samtliga dessa fall beror på flytt av verksamhet till andra lokaler. 1.2 Något lägre intäkter jämfört mot budget vilka kompenseras av lägre kostnader för städtjänster. 1.3 Transport och Logistik ökar sina intäkter jämfört mot budget beroende på ett antal stora flyttjobb som inte var budgeterade. Därutöver har det tillkommit nya avtal vilka även de bidrar till den positiva budgetavvikelsen. Även mellan åren består differensen på volymförändringar. 1.4 Överskott jämfört mot budget beror på för lågt budgeterad intäkt. Osäkerhet fanns om hur intäkterna skulle utvecklas i och med beslutet om höjda taxor. Även jämfört med föregående år beror ökningen på taxehöjning. 1.5 Negativ avvikelse mot budget beror i huvudsak på att budgeterad vidareförsäljning av media debiterats på annat konto och redovisas under noten 1.7. 1.6 Av den totala avvikelsen mot budget om 5,4 mnkr avser 4,6 mnkr telefoni och förklaras främst av ökade volymer. Jämfört med föregående års utfall har man ändrat faktureringsprincip, vilket innebär att tjänster som tidigare fakturerats direkt till kund numera faktureras via fastighet och service. Detta ger en högre omsättning men även ökade intäkter. Utöver telefoni redovisar även säkerhet ett överskott jämfört budget om 0,8 mnkr och det förklaras av ökade volymer av e-tjänstekort. 1.7 Huvudsaklig positiv avvikelse mot budget återfinns på kontot för vidaredebitering av media, 4,9 mnkr. En av orsakerna till avvikelsen beror på att budget lades på konto 3691, se not 1.5, medan intäkten redovisades 3612. Därutöver finns svårigheter att budgetera då mätning av enskilda hyresgästers förbrukning inte är möjlig i en del fastigheter. 1.8 Ökad försäljning av material inom teknik och lås står för avvikelsen både jämfört mot budget och mot föregående år. Motsvarande ökning återfinns bland inköp av materiel. Till största del har ökning skett mot Akademiska sjukhuset men även mot investeringsprojekt och mot Uppsala Universitet. 1.9 Avser kontantprojekt främst mot Uppsala Universitet avseende Rudbecklaboratoriet. Dessa motsvaras av kostnader på konto 6078. 1.10 Investeringsbidrag för bussdepå Fyrislund. 1.11 Årets utfall består av ersättning efter vattenskada i B9, 7,2 mnkr samt slutreglering efter vattenskada Östervåla 6,8 mnkr. 1.12 Avvikelsen mot budget beror på en förändrad finansieringsmodell vad gäller dokumenthantering vilken beslutades efter budgeteringstillfället. Fr o m 2017 lägger enheten tid i projekt och intäkten bokförs då på konto 4999. Årets utfall består främst av ersättning från en bostadsrättsförening för en ombyggnation som vi ombesörjt samt av arrende för Ronald McDonald på D1. Not 2 Lönekostnader inkl. hyrd personal
20 (25) 2.1 Lönekostnaderna ligger lägre än budget främst på grund av många vakanser, i huvudsak inom teknik och projektavdelningen men även inom administration. På teknik har detta gjort att tjänster köpts in av ramavtalsentreprenörer vilka belastar 6071. Även en del vid budgettillfället okända föräldraledigheter och sjukskrivningar har påverkat utfallet positivt. Vakansläget har dock stabiliserat sig och flertalet tjänster inom teknik och administration är besatta i slutet av 2017. 2.2 Fr o m 2017 har timpriset för debitering av tid i projekt sänkts enligt centralt fattade beslut, vilket i huvudsak förklarar avvikelsen mot budget såväl som förändringen mellan åren. 2.3 Kostnaderna både mellan åren och mot budget har ökat. Det beror på inhyrning av teknisk personal, en vakans på projektavdelningen samt en föräldraledighet på avdelningen beställare- och controller. Not 3 Övriga personalkostnader 3.1 Kostnader för utbildning redovisar ett bättre utfall än budgeterat, 0,9 mnkr. Däremot har kostnader för rekrytering överskridit budget med 0,4 mnkr beroende på många vakanser under året som behövt tillsättas. Även kostnader för representation uppvisar negativ avvikelse om 0,4 mnkr och beror i huvudsak på för lågt budgeterade kostnader för ledningsgruppsseminarier på Wik. Jämfört med tidigare år har dock övriga personalkostnader minskat, främst vad gäller personalrekrytering. Not 4 Medicinskt material 4.1 Posten består av två delar, dels gas via vägg dels via gasflaskor som levereras till kund. Största ökningen jämfört mot budget, 0,7 mnkr, avser försäljning via gasflaskor och är volymdriven. Utfallet för gas ligger i samma nivå som föregående år men 2017 finns en reglerings-post om 0,9 mnkr som beror på att AGA under 2016-2017 debiterat ett för högt pris. Detta reglerades under andra halvåret 2017. Med hänsyn taget till detta har kostnaderna ökat mellan åren, även det beroende på volym. Not 5 Lokal- och fastighetskostnader
21 (25) 5.1 Följer i stort budget och prognos för året men ökar kraftigt mellan åren. Detta beror i huvudsak på helårseffekt av befintliga inhyrningar exempelvis Regionens hus 11,1 mnkr, Munin-huset 2,4 mnkr. Nya inhyrningar så som Hubben 3,2 mnkr har tillkommit under året men även inhyrning av evakueringslokaler i Östervåla 2 mnkr. Kostnadsökningen för inhyrningar motsvaras av ökade intäkter. 5.2 Kostnaderna för planerat underhåll redovisar en avvikelse mot budget om 10 mnkr. Under året beslutades att ca 10 mnkr avseende kostnader för serviceavtal och besiktningar istället ska redovisas under konto för övriga fastighetskostnader. I posten ingår även kostnader för reparationer och underhåll vilken redovisar en negativ avvikelse om 5,2 mnkr. Det beror i huvudsak på inköp av tjänster på grund av vakanser. Även inköp av material ökar bland annat för lås. 5.3 Kostnaderna för städ har minskat jämfört mot budget, 2,3 mnkr och ligger därmed på samma nivå som 2016. Övrig större positiv avvikelse redovisas inom mark- och trädgårdsskötsel 0,5 mnkr. I huvudsak beror det på att rörliga arbeten inte beställts i den takt som beräknats. Det är också den huvudsakliga förklaringen till minskningen mellan åren, totalt 1,8 mnkr 5.4 Kostnader för kontantprojekt till största del mot Uppsala Universitet avseende Rudbecklaboratoriet. Dessa motsvaras av intäkter konto 3699. 5.5 Kostnader för skador som klassats som försäkringsärenden uppgår till 12,9 mnkr. Under 2017 har förändrad redovisningsprincip inneburit att alla försäkringsprojekt kostnadsförs löpande jämfört mot tidigare då man lade dessa i projekt och reglerade mot försäkringsersättning. Bland de större projekten kan nämnas: Rivning /torkning efter vattenläcka plan 2 hus B2, 9,5 mnkr, byggnation av provisoriskt kylrum patologen 1,5 mnkr, vattenskada hus C Tierp 1 mnkr samt Vatteninträngning B14 0,7 mnkr. 5.6 Huvudsaklig negativ avvikelse mot budget, 22,5 mnkr förklaras av att projekt som inte uppfyller kraven för aktivering kostnadsförts. Bland de större kan nämnas utredningar om kökets framtid 7,3 mnkr, provisorisk väg i FAS-projektet, 5 mnkr och utredning av bassäng på Samariterhemmet 1,8 mnkr. Här finns även kostnader för utredningar exv. inomhusmiljöproblem, evakueringskostnader på Kungsgärdet samt sanering av virus efter virusattack, 1,2 mnkr. Även kontot för övriga fastighetskostnader redovisar ett negativt utfall jmf budget om 2,5 mnkr och beror på under året ändrad redovisningsmetod avseende myndighetsbesiktningar vilka budgeterats under planerat underhåll. Not 6 Övriga kostnader
22 (25) 6.1 Energikostnaderna för 2017 redovisar ett betydligt lägre utfall än budget. Det beror framförallt på att driftoptimeringen fallit bättre ut än väntas men även att priserna ligger under det beräknade. 6.2 Största avvikelsen mot budget består av engångskostnader som belastat förvaltningen för inköp av telefoner. Det nya avtalet innebär att äldre telefonmodeller inte kan användas på flera av våra verksamhetsställen. Även en ökad volym av vanliga telefoner och personsökare bidrar till överskottet, sammantaget 1,7 mnkr. Övrig avvikelse återfinns på posten för programvaror och licenser, 0,9 mnkr, där transport och logistik ändrat affärsmodell och numera köper in hårdvara och licenser för orderhanteringssystem istället för att hyra. Även teknik har ökade licenskostnader för Citek som är ett system för larm- och driftövervakning. 6.3 Avvikelsen mot budget förklaras dels av ökade kostnader för hyra/leasing av bilar 0,5 mnkr, främst på teknik, dels högre kostnad för reparationer och underhåll av transportmedel 0,9 mnkr till största del på transport och logistik. Kostnader för drivmedel ligger däremot i nivå med budgeten. 6.4 Högre kostnader inom tele beror både på ökade volymer samt att fler tjänster debiteras via Fastighet och Service i stället för som tidigare direkt till kund. Det är även förklaringen till ökningen mellan åren. 6.5 Enligt centralt beslut ska kostnader för försäkringspremier fr o m 2017 belasta regionen. 6.6 2016 bestod posten av a avyttring av flispanna i Östhammar vilken ersatts av fjärrvärme. 6.7 Kostnader för inhyrda konsulter är högre än budgeterat 1,8 mnkr, till stor del beroende på vakanser men även på tjänster inom fastighetsdokumentation, fastighetsutvecklingsplan och för planerad fastighetsförsäljning. Övrig avvikelse redovisas på övriga främmande tjänster där 0,8 mnkr avser kostnader för analysarbeten mm i samband med solenergiprojekt bedömts vara ej aktiverbara. Även kostnader för IT-konsulter ökar mer än budgeterat. 6.8 Avvikelsen mot budget består av flera poster som går mot varandra. De stora avvikelserna består av en ej budgeterad post på kontot övriga riskkostnader, 1,1 mnkr vilken är utfallet av en överenskommelse i en tvist med Uppsala Universitet. Även övriga frakter och godstransporter uppvisar högre kostnader än budgeterat, 1,2 mnkr och beror på fler flyttar inom Regionen än budgeterat. Dessa kostnader motsvaras av ökade intäkter. Jämfört med 2016 minskar kostnaderna med 10,1 mnkr och består huvudsakligen av att vi 2016 gjorde en nedskrivning på försäkringsersättning om 6,1 mnkr samt av en befarad kundförlust om 3,5 mnkr. Not 7 Finansiell nettokostnad
23 (25) 7.1 Räntan är beräknad med 5,5 % på restvärdet för byggnader, mark och bostadsrätter per 31/12 2016, undantaget för upparbetade investeringar för Framtidens Akademiska. Därtill tillkommer justeringar enligt överenskommen beräkningsberäkningsmodell vilket ger en total ränta om 5,41% för 2017. För 2016 var motsvarande ränta 5,17 %. Not 8 Avskrivningar/nedskrivningar 8.1 Fr o m 2017 har timpriset för debitering av tid i projekt sänkts enligt centralt fattade beslut. Som följd av detta har justeringar gjorts retroaktivt för upparbetad tid i pågående investeringsprojekt. Mellanskillnaden mellan nya och gamla priset har kostnadsförts på kontot för nedskrivning anläggningstillgångar, 2016 bestod posten av nedskrivning av upparbetade projektkostnader rörande energiförsörjning. 8.2 Består av avskrivningar för Landlord och system för Fastighetsdokumentation. 8.3 Under året har ny aktivering skett med 0,1 mnkr bland annat en lastbil till Transport och Logistik. Övrig förändring beror på helårseffekt av inventarier investerade under 2016, 0,2 mnkr samt ett antal inventarier som blivit färdigavskrivna, 0,2 mnkr. Avvikelsen mot budget beror i huvudsak på en miss i budgeteringen. 8.4 Svårigheter att beräkna budget på grund av osäkerhet i fråga om aktiveringstidpunkt och komponentfördelning ger avvikelsen mot budget. Många anläggningar visar avvikelser på grund av detta men sammantaget redovisas en avvikelse mot budget om 1,2 mnkr. Under året har vi nyaktiverat 129 projekt. Bland de stora kan nämnas Rudbecklab förnyelse - tillbyggnad väster lokalutredning 5,4 mnkr, Brandåtgärder B9 0,9 mnkr och i Enköping 0,3 mnkr, energisparprojekt 0,6 mnkr, Byte av ställverk 0,3 mnkr m.fl. Bilaga 9. Anvisning miljö Måluppfyllelsebilaga Miljö Kommentera varje måls genomförande och dess påverkan på de strategiska målen. Om målet inte är uppnått ange orsaker till detta samt hur ni ev. avser att arbeta vidare för att uppnå det. Nedanstående symboler används vid bedömningen: = Målet är uppnått 2017
24 (25) = Målet är delvis uppnått 2017 / Målet går åt rätt håll = Målet är inte uppnått 2017 Gör en bedömning av respektive mål genom att ange en färgmarkering. MÅLUPPFYLLELSE MILJÖMÅL Mål Minskad klimatpåverkan Transporter Kommentar/lägesbeskrivning Har ej fått statistik av från ledningskontoret ännu, varför avrapportering ej kan ske Energi Kommentar/lägesbeskrivning Målet är uppnått Utfall Fastighet och Service Fastighet och Service VÄRME Värmeförbrukningen per kvadratmeter har minskat med 11 % jämfört med föregående år. Utfall från energisparåtgärder samt driftoptimering är förklaringen. Sedan 2014 har värmeförbrukningen per kvadratmeter minskat med 22 % per kvadratmeter av samma anledning. KYLA Förbrukningen av fjärrkyla per kvadratmeter har minskat med 11 % jämfört med föregående år. En omkoppling där vi använder mer frikyla, ökad drift av egna kylmaskiner samt driftoptimering förklarar saken. Sedan 2014 har förbrukningen av fjärrkyla per kvadratmeter minskat med 38 %, främst beroende på ökad drift av egna kylmaskiner och driftoptimering. EL Elförbrukningen per kvadratmeter har minskat med 4 % jämfört med föregående år. Ett systematiskt arbete med att byta ut belysningen förklarar stora delar av minskningen liksom att tillkommande ytor drar ned kvadratmetersförbrukningen. Sedan 2014 har elförbrukningen per kvadratmeter minskat med 10 %, främst beroende av belysningsbyten och driftoptimering. Förbrukningsvaror Kommentar/lägesbeskrivning Hälsosam och giftfri miljö Kemikalier Kommentar/lägesbeskrivning Läkemedel Kommentar/lägesbeskrivning Ej tillämpligt Fastighet och Service Ej tillämpligt Fastighet och Service Ej tillämpligt Fastighet och Service
25 (25) Livsmedel Kommentar/lägesbeskrivning Hållbar och effektiv resursanvändning Avfall Kommentarer/lägesbeskrivning: Målet uppnått Ej tillämpligt Fastighet och Service Mängden brännbart avfall har minskat och på så vis har mängden återvunnetavfall ökat vilket är i linje med avfallsmålet. Miljöanpassade fastigheter Kommentar/lägesbeskrivning: Målet ät uppnått Ingång 100 (J-huset) har under året certifierats enligt Miljöbyggnad guld
Helår 2017 Resurscentrum SAMMANFATTANDE ANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING. Nedan ges en kortare analys av de olika verksamheterna vid Resurscentrum: Produktionen, inom de delar som går under samlingsbegreppet SSC (Shared servicecenter eller serviceverksamhet), har en stabil produktion under året med en hög kvalité och utan större avvikelser. En något högre omsättning av personal och sjukfrånvaro (jmf med tidigare år) har inneburit att all önskvärd utveckling inte varit genomförbar, trots detta har verksamheten fortsatt sin vidareutveckling av våra tjänster mot kärnverksamheten. Under året har kundenkäter genomförts där vi ställer frågor om kundens upplevelse av bemötande, kvalité och tillgänglighet. Kundernas nöjdhet med vår verksamhet har ökat mellan åren 2016 2017 och ligger på ca 90% nöjda kunder ett utfall som är en bekräftelse att vi är på rätt väg. Vi har under året övertagit fler lite mer omfattande arbetsuppgifter från kärnverksamheten såsom PA-samordnare, HR-statistik och fordonssamordning. Verksamheten har under året infört eller påbörjat införande av Regionens ärendehanteringssystem (Easit). Framgent (Framtidsutveckling) och även pågående står verksamheten inför utveckling av nya IT-lösningar och därmed förändrade arbetssätt. Vårt uppdrag är att på ett enkelt, professionellt och effektivt sätt för Regionen tillhanda enkla lösningar för våra kunder dvs kärnverksamheten och vi arbetar därmed med ständiga förbättringar och med att automatisera och utveckla de tjänster som tillhandahålls. Under året har vi rekryterat medarbetare till den nya enheten för RPA (Robotic process automation). Enhetens uppdrag är att fortsätta, på bredare front, arbeta med att använda robotar. De första processerna eller delar av processer startade under 2017 och verktyget är efterfrågat inom Regionen då användningsområdena är många. Arbetet med att ta fram en kravspecifikation för upphandling av nytt HR-system har påbörjats och där har våra medarbetare (tillsammans med företrädare från kärnverksamheten) en viktig roll i arbetet. Målet är att ha ett nytt HR-system på plats under 2019. De delar inom Resurscentrum som finansieras med anslag här finner vi bl.a. Regionarkivet som under tex arbetat med att ta fram en leveransprocess för att säkra leveranser av handlingar/material från verksamheten som innebär att det nu går betydligt snabbare för verksamheten och allmänheten att återsöka handlingar. Under året har Regionarkivet tagit initiativ till och startat ett nätverk för ömsesidigt samarbete och utbyte med Regionens kommunarkivarier. Regionarkivet ser ett fortsatt behov av att ge stöd kommande år till verksamheterna för att få kvalitet på Region Uppsalas arkiv- och dokumenthantering. Inom Resurscentrums verksamhet återfinns kostnader för asyl och tillståndslösa samt egenbetalande patienter. Antalet asylsökande i Regionen har minskat jmf med 2016 och vi kan se en minskning av kostnader för vård kopplat till asylsökande, samtidigt som vi ser en ökad kostnad för tillståndslösa en trend som vi tror kommer att hålla i sig under 2018. Kostnader kopplat till asyl och tillståndslösa är avhängigt nationella beslut och påverkas direkt av förändringar på nationell nivå. En utgift som ökat under 2017 är avskrivningar för förmodade kundförluster kopplat till egenbetalande patienter dels gamla fordringar men även nytillkomna. Inom förvaltningen återfinns även redovisningen av två av våra större vårdsystem. ABIS (avdelningen för bild och informationssystem kopplat till röntgen) har under året, i samarbete med verksamheten, arbetet intensivt med att komma till rätta med de utmaningar som uppgraderingen 2016 innebar då ny teknik infördes. I oktober driftsattes Region Uppsalas RIS/PACS på Närakuten/ortopedakuten vilket förenklar åtkomsten till deras undersökningar och utlåtanden för regionens kliniska system.
2 (12) Det pågår en del diskussioner om att eventuellt inkludera fler bildsystem i förvaltningsobjektet MedBild. Resultatet av dessa diskussioner kan komma att påverka ABIS då det inte kan uteslutas att uppdraget utökas till att omfatta fler system än de som ingår i objektet idag. Till detta adderas troligen ett betydande arbete för att möte kraven som ställs i och med införandet av GDPR i maj. Avseende EPJ (Elektronisk patientjournal) har systemet haft en hög driftsäkerhet. Under året genomfördes en stor uppgradering som innebar betydande förändringar för användarna. Förvaltningen genomförde omfattande utbildningsinsatser och tester för att minimera påverkan, vilket ledde till en lyckad uppgradering. Under året har förvaltningen varit bidragit med flera olika införande såsom mobilt vårdstöd (NOVA), stöd för standardiserade vårdplaner inom psykiatrin. Vidare har förvaltningen stöttat i ett antal piloter riktade mot Primävården ex. pilot E-besök, kliniskt beslutstöd Strokeprevention och för Akademiska - underlag för ett arbete med värdebaserad vård och en digitalisering av läkarintygen. Regionen och systemförvaltning har under året, på flera sätt, deltagit i det gemensamma kundgruppsarbetet med andra regioner som använder samma journalsystem. Under året förbereddes även för den nya betalansvarslagen och SIP genom att systemet Prator anpassades till dessa nya krav. Detta ledde till att vår region som en av de få landstingen uppfyller denna nya lag från den 1 januari. Arbetet med överföring av data från KoVIS till långtidsarkivet R7e har påbörjats. Arbetet med att införa Orbit (operationsplaneringssystem) har skjutits till hösten 2018 då det kvarstår ett arbete för en optimal användning i verksamheten. Sammanfattande bedömning (FC) Vi har även under 2017 uppnått och överträffat våra produktionsmål, vi har en budget i balans och vår hushållning med våra medel skapar en god grund för framtida utveckling och en fortsatt budget i balans. Dessvärre har vårt sjukskrivningstal fortsatt öka något, och då övervägande del inom somatiska diagnoser. Inför kommande planperiod bör ett övervägande ske om att lämna den prislista som vi arbetar systematisk med. Vi vill återigen lyfta frågan om finansieringsmodell för Resurscentrum. Vår önskan att de delar av Resurscentrums verksamhet som drivs som ett Shared Service Center (SSC) istället övergår till en anslagsmodell kvarstår. I sitt nuvarande utförande är bedömningen att prislistan inte tillför något mervärde för Regionen. En övergång till anslagsfinansiering skulle inte påverka förvaltningens möjlighet att återrapportera effektiviteten, kostnadsfördelning och kvaliteten på det arbete som utförs inom verksamheten. REDOVISNING AV HELÅRSRESULTAT Ekonomi Analys Utfall jämfört med budget Bokslut, tkr Bokslut 2017 Budget 2017 Utfall jfr budget Bokslut 2016 Bokslut 2017 jfr 2016 Summa intäkter 364 876 372 101-7 226 373 541-8 665 Personalkostnader inkl inhyrd personal -110 743-111 601 859-97 943-12 800 Övriga kostnader -246 313-260 500 14 187-270 748 24 435 Summa kostnader -357 056-372 101 15 045-368 691 11 635 Resultat 7 820 0 7 820 4 850 2 970 Resultatet fördelat per enhet Resurscentrum 201712 tkr ABIS 0 EPJ 0
3 (12) LRC Ledning 464 Patientadministration 5 358 Regionarkiv 134 R7:e 454 Ekonomiadministration 1 009 Personaladministration 401 Summa 7 820 Sammanfattande bedömning årets resultat (FC) Resurscentrum visar på helåret ett resultat på +7,8 mkr. Det är en avvikelse på endast 2%. Av överskottet är 5,3 mkr kopplat till patientadministrationen och där är Resurscentrums möjlighet att påverka resultatet begränsat eftersom stora delar är kopplat till Asyl. Räknar man bort detta är avvikelsen endast 0,6%. Nedan beskrivs de kontogrupper som avviker från budget. Alla avvikelser beskrivs inte, utan de av väsentligt belopp: Intäkter är drygt 7 mkr lägre än budget (Se tabell). Det är främst specialdestinerade statsbidrag. Det avser asyl som var budgeterat till 52 mkr men där utfallet uppgick till 45 mkr. Det finns också intäkter som är högre än budget, det är främst intäkt för tilläggstjänster där det inte fanns någon budget år 2017 för ekonomienheten, därför är det drygt 1 mkr högre än budget. Personalkostnader har minskat med ca 0,9 mkr, lönekostnaderna är 2 mkr lägre än budget, det beror på att flera enheter haft vakanser. Det har varit svårt att ersättningsrekrytera i den takt som önskats. Övriga personalkostnader har ökat med 1 mkr och det beror på kostnader kopplat till rekryteringar med anledning av vakanser och ersättningsrekryteringar. Nettot av lönekostnader och övriga personalkostnader gör att nettoeffekten är 0,9 mkr lägre än budget. Övriga kostnader är 14 mkr lägre än budget. Köpt vård (Konto 5121 5125) har minskat med 14 mkr mot budget. Det är kopplat till asyl och det är för att asylmottagandet är lägre än vid budgetering för år 2017. Köpt tandvård är 0,5 mkr lägre än budget och det är av samma anledning som ovan. I övrigt inom kontogruppen så är det budgetavvikelser som slår åt båda håll. Programvaror och licenser på EPJ är 7 mkr lägre än budget och konsultkostnader är 11 mkr högre än budget. De ökade konsultkostnaderna är hälften kopplat till MIT (MSI)-avtal mot akademiska sjukhuset, och hälften mot externa leverantörer. Att de externa kostnaderna är högre än budget är på grund av köp av olika tjänster från Cambio bland annat för e-learning men även för tjänster i samband med R8.1 som inte kunde aktiveras som immateriella tillgångar. -Lokal och fastighetskostnader är hyran inom budget, men lokalvården går något över budget med anledning av extra städning i samband med ombyggnationer. -Finansiell kostnaderna och avskrivningarna är 4,5 mkr lägre än budget. De lägre avskrivningskostnaderna är kopplat till EPJ med 3,8 mkr och beror på sena aktiveringar av immateriella anläggningstillgångar under året, flera införanden har skjutits framåt i tiden på grund av R8.1. ABIS avskrivningar är 0,6 mkr lägre än budget och beror på att inga investeringar har gjorts under året. Ekonomiskt utfall jämfört med samma period föregående år. (Karin G J efterfrågar särskilt) Av tidigare stycke framgår att avvikelsen mot budget är liten. Men när vi här jämför utfall år 2016 mot utfall 2017 finns det ganska stora skillnader på vissa kontogrupper och ansvar. Vi kan inte kommentera alla skillnader utan har valt ut skillnader som är av väsentligt belopp. De specialdestinerade statsbidrag (Konto 3811) till Asyl har minskat med 18 mkr. Asylmottagandet är betydligt lägre i år än vad det var förra året. Försäljning övriga tjänster (konto 3691 3692) har ökat med 670 tkr och det avser främst en ökning av intäkter för tilläggstjänster som utförts (ex till Upplandsstiftelsen och RK).
4 (12) På kostnadssidan har Lönekostnaderna har ökat med 12 mkr när man jämför utfallen mellan åren, det beror dels på att Resurscentrums årsarbetare ökat med 10,48 årsarbetare jämfört med år 2016. Det är främst Elektronisk patientjournal som har nyrekryterat med 7,38 årsarbetare och att ekonomienheten har tagit över verksamhet, motsvarande 1,65 årsarbetare, från Regionförbundet. I övrigt förklaras ökning av löneuppräkning. Övriga personalkostnader har ökat med 1 mkr jämfört mot f.g. år och det är framförallt kopplat till personalrekrytering (konto 4641). Det är främst vid EPJ det gjorts rekrytering men även ekonomiadministrationen och Regionarkivet. Köpt vård (Konto 5121 5125) har minskat med 16 mkr mot f.g. år. Det är kopplat till asyl och det är för att asylmottagandet är lägre år 2017 än vad det var år 2016. Köpt tandvård (Konto 5211 har minskat med 9 mkr också det med anledning av lägre mottagande asyl.) Avskrivningar har ökat med 2 mkr. Det är avskrivningar på immateriella tillgångar, det mesta avser EPJ förvaltning där det under året har aktiverats projekt som har lett till ökad avskrivning. Även på ABIS har avskrivningar på immateriella tillgångar ökat åt 2017 jämfört med 2016. Det är uppgradering i system som ligger bakom det. Årets investeringar Årets investeringar uppgår till 16,7 mkr och avser immateriella anläggningstillgångar på EPJ. 101 tkr avser diverse möbler. ABIS hade budgeterade investeringar som inte genomfördes under året. Medarbetare År 2017 År 2016 Förändring Antal årsarbetare, genomsnitt Procentuell förändring 153,43 142,95 10,48 7,33 Inhyrd personal, antal årsarbetare 21 tkr Kostnaden avser arbete under 2016 300 tkr År 2017 År 2016 Förändring, % enheter Total sjukfrånvaro, procent 5,65 5,45 0,20 Sjukfrånvaron har ökat med 0,20 procent jämfört med föregående år. Det är sjukfrånvaron >60 dagar som står för hela ökningen medan sjukfrånvaron <60 dagar är lägre än föregående år. Merparten av långtidssjukfrånvaron är inte arbetsrelaterad. Förvaltningen bedriver ett aktivt rehabiliteringsarbete enligt de rutiner som finns inom Region Uppsala. Vilket innebär att de långtidssjukskrivna har rehabiliteringsplaner med mål och åtgärder som är individanpassade. Antal årsarbetare har ökat med 10,48 årsarbetare. Orsaken är främst att Elektronisk patientjournal har nyrekryterat och ökat med 7,38 årsarbetare och att ekonomienheten har tagit över verksamhet, motsvarande 1,65 årsarbetare, från Regionförbundet. Produktion Resurscentrum: Utfall ackum. Budget ackum. Utfall föreg. år ackum. Utfall jmf budget, % Utfall jmf budget, antal Utfall jmf föreg. år, % Utfall jmf föreg. år, antal
5 (12) Antal kundfakturor/årsarbetare (inkl inhyrd personal) Antal leverantörsfakturor/årsarbetare (inkl inhyrd personal) Antal lönespecifikationer/årsarbetare (inkl inhyrd personal) 3432 3100 3205 111% 332 107% 227 3169 3100 3245 102% 69 98% -75 923 900 920 102,6 23 100,3 3 Antal kundfakturor/årsarbetare Utfallet för antalet kundfakturor/årsarbetare (Produktion) är högre än både budget och utfall år 2016. Arbetsgruppen har periodvis pressats hårt på grund av sjukskrivningar. Det har därmed inte varit möjligt att utveckla och automatisera kundfaktureringen som önskat. För år 2018 finns det en mycket stor potential att förbättra utfallet om tid frigörs för utveckling. Under 2018 kommer den så kallade vårdbilagan att införas, vilket förhoppningsvis kommer att möjliggöra fortsatt effektivisering av våra processer. Antalet Leverantörsfakturor/årsarbetare Utfallet för antalet leverantörsfakturor/årsarbetare (Produktion) ligger även det i nivå med budget, samtidigt som det är något lägre än utfallet för 2016. Förklaringen är att det under 2017 var knappt en mer årsarbetare som arbetade i processen än det var under 2016. Nivån för 2016 var dock på en nivå som inte är långsiktigt hållbar för medarbetarna. Även inom leverantörsfunktionen ser vi stora möjligheter att utveckla och effektivisera våra processer. Även om ekonomienheten på egen del kan göra mycket, ligger det riktigt stora värdet för Regionen i att övergå till att göra sina inköp/avrop i inköpssystemet. Ekonomienheten försöker i möjligaste mån stötta Regionen i arbetet med att införa nya beställnings/avrops rutiner. Antalet lönespecifikationer/årsarbetare Utfallet för antalet lönespecifikationer/årsarbetare är högre än budget och på samma nivå som utfallet för 2016. Antalet lönespecifikationer har ökat med 333 st. samtidigt som antalet årsarbetare har ökat med 1,72 vilket förklarar att utfallet är i nivå med föregående år. Det ökade antalet årsarbetare kan hänföras till minskad sjukfrånvaro och dubbelgång i samband med introduktion. Antalet manuella arbetsmoment har under det senaste året ökat bland annat på grund av att systemen inte kunnat anpassats till gällande regelverk. För ett effektivare och mer kvalitetssäkert arbete finns behov av automatisering, vilket är ambitionen att åstadkomma i upphandlingen av ny HR-systemlösning. Återrapportering av test av intern kontroll Kommentera varje genomfört test av kontrollaktivitet och hur eventuellt identifierad avvikelse har åtgärdats. Om eventuella avvikelser inte har kunnat åtgärdas anges orsaken till detta samt hur ni eventuellt avser att arbeta vidare med den identifierade risken som avvikelsen innebär. Nedanstående symboler används vid bedömningen: = kontrollaktiviteten har testats och eventuellt identifierad avvikelse har hanterats för att säkerställa att målet uppfylls 2017 = kontrollaktiviteten har INTE testats eller kontrollaktiviteten har testats, men eventuellt identifierad avvikelse har INTE hanterats och kontrollaktiviteten har därmed inte genomförts under 2017 Gör en bedömning av respektive kontrollaktivitet genom att ange en färgmarkering. Resurscentrum
Manuella underlag för utbetalning följer attestreglementet Bedömning Identifierad risk: Ej godkända fakturor betalas Kontrollaktivitet: Kontroll av betalningsunderlag görs av två personer i förening. Särskild kontroll skall ske att samtliga underlag vilka manuellt registrerats är signerade av beslutsattestansvarig person. Kommentar: En utveckling av processen för betalningar av underlag där inte en faktura skickats till Region Uppsala har lett till färre manuellt signerade betalningar med fler fakturor som följer uppsatt attestregelverk i ekonomisystemet. Kontrollen visar att samtliga fakturor har blivit attesterad av behörig beslutsattestant 6 (12) Attestreglementet stämmer med Region Uppsalas organisation. Identifierad risk: Person som ej längre har attestbehörighet godkänner utbetalning Kontrollaktivitet: Digital process för nya beslutsattestanter där överordnad godkänner ansvarig person. Kommentar: Region Uppsala betalar rätt pris samt från upphandlad leverantör för dess inköp Bedömning Bedömning Identifierad risk: Inköp sker utanför upphandlat avtal Kontrollaktivitet: Publicering av gällande avtal på intranätet. Möjlighet att beställa via inköpssystem. Kommentar: Brister som identifierats: Det har gjorts stickprov vad gäller inköp som bokats mot tre specifika huvudbokskonton - IT-konsulter, Suturer och Hyrbilar. Utfallet tyder på att det inom vissa kontogrupper sker inköp från leverantörer som inte är upphandlade av upphandlingsenheten (och därmed registrerad i Tendsign). I och med att Regionen inte har någon sammanställning av de direktupphandlingar som görs inom organisationen är det teoretiskt möjligt att de leverantörer från vilka inköp gjorts, men ingen upphandling finns registrerad i Tendsign är direktupphandlad av regionen. Bedömningen är dock att det finns brister vad gäller att göra avrop från upphandlade leverantörer. Av de områden som ingick i våra stickprov var det hyrbilar som hade överlägset störst efterlevnad 99%. Åtgärder som vidtagits för att hantera brist: Region Uppsala genomför nu en insats som syftar till att ta fram ett rapportpaket som ska visa i vilken omfattning regionen gör sina inköp/avrop från upphandlade leverantörer. Det kommer även vara möjligt att följa upp Regionens användande av inköpssystemet. Målsättningen är att Rapportpaketet ska vara tillgängligt för organisationen från och med Q2 2018. Ambitionen är även att ekonomienheten ska sätta in extra resurser under 2018 för att öka antalet leverantörer som ansluts till Region Uppsalas inköpssystem för att därmed förbättra förutsättningarna för att öka andelen inköp som görs i inköpssystemet. Lön/arvode utbetalas inte efter avslutad anställning Bedömning Identifierad risk: Lön/arvode utbetalas felaktigt till personer som har avslutat sin anställning i Region Uppsala Kontrollaktivitet: Varje chef kontrollerar och godkänner "Nettolönelistan" innan löneutbetalning sker Kommentar: Kontroll av nettolönelistor görs av chefer. Stickprov har genomförts och den var ok.
7 (12) Alla anställningsärenden är korrekta när de kommer till löneadministratör Bedömning Identifierad risk: Felaktiga anställningsuppgifter kommer till Primula Kontrollaktivitet: HR inom verksamheten kontrollerar att chef har gjort ett korrekt och fullständigt anställningsärende innan det skickas till löneadministratör Kommentar: Kontroll av att bemanningsärenden är korrekta när de kommer till löneadministratör har utförts enligt kontrollplanen. Få felaktigheter har identifierats och dessa har omgående korrigerats innan ärendet har registrerats i lönesystemet. Korrekt registrerat avslut i Primula Bedömning Identifierad risk: Felaktigt utbetald lön och/eller avsaknad av slutlön Kontrollaktivitet: Ta ut lista över bemanningsärenden gällande avslut och kontrollera om de är korrekta. Kommentar: Vi gör inte vid avslut endast vid anställning. Angelica Wiklund beslutade att ta bort denna punkt under år 2017. Korrekta uppgifter i person- och anställningsbild i lönesystemet Primula Identifierad risk: Felaktiga uppgifter i lönesystemet Primula och i anställningsavtalet Kontrollaktivitet: Alla uppgifter som löneadministratören är ansvarig för att komplettera anställningsärendet med ska vara korrekt och ifyllda. Kommentar: Angelica Wiklund beslutade att ta bort denna punkt under år 2017. Bedömning Sammanfattande analys av internkontrollarbetet är att kontrollaktiviteterna är genomförda. Det finns identifierade risker, och åtgärder har vidtagits för att hantera riskerna. (Se text ovan). De två identifierade riskerna och kontrollaktiviteterna som är längst ner i mallen beslutade Angelica Wiklund att ta bort. Så de borde inte vara med i mallen. ÅTERRAPPORTERING AV DE AV NÄMNDERNA BESLUTADE 3*3 UPPDRAGEN Landstingets resurscentrum En region för alla - uppdrag Under 2017 ska RC aktivt stödja Akademiska sjukhuset i införandet av Medinet. Bedömning Prima personalsystemstöd har medverkat vid alla önskade/begärda införande av Medinet på Akademiska sjukhuset. Under T1 har två verksamheter infört Medinet. Därefter har de dock inte kunnat få fram verksamheter som är redo (dvs
har en administratör för systemet och avtal för arbetstiderna) att införa systemet. Vilket medfört att inga ytterligare införande genomförts. 8 (12) Kommentar vid avvikelse: En nyskapande region - uppdrag Under 2017 skapa systemförutsättningar för införandet av fler ehälsotjänster och för ökad användning av befintliga ehälsotjänster. Kommentar vid avvikelse: Bedömning Fler nationella tjänstekontrakt har beställt för implementering under 2018. Pilot avseende e-brev och e-besök är genomförda. Regionen kan ta emot och skicka nationella e-remisser, formulärtjänst för att patienter ska kunna fylla i data via 1177 är testad, meddelanden kan skickas mellan regionen och kommunens vårdpersonal utan att det behövs fax, funktionalitet i det mobila vårdsstödet har ökat. En växande region - uppdrag Vid upphandlingar ska krav ställas för att minimera miljöpåverkan under hela livscykeln. Bedömning Kommentar vid avvikelse: Sammanfattande analys 3*3 uppdragen är att Resurscentrum aktivt stöttat och skapat förutsättningar för införande av uppdragen.
9 (12) RPB 2017 INDIKATORER RESURSCENTRUM En region för alla Har en aktiv arbetsgivarpolitik och ett tydligt och lyhört chefskap som skapar förutsättningar för nytänkande och säkerställer en långsiktigt god kompetensförsörjning samt en god arbetsmiljö Utfall Utfall Utfall T3 Målvärde 2014 2015 2016 T3 T3 Bedömning 2017 2017 Kvinnor män totalt Hållbart medarbetarengagemang, index: - 75 74 72 70 78 Öka Kommentar vid avvikelse: Resultatet i medarbetarundersökningen är fortsatt bra. Dock har resultatet sjunkit på indexen ledarskap och motivation. Medan det ligger kvar på samma nivå på styrning. Svarsfrekvensen är goda 78 procent. Förvaltningen har innan inlämnade av årsredovisningen inte haft möjlighet att arbeta med resultatet, något som kommer att göras under våren 2018 Hållbart medarbetarengagemang, index: ledarskap - 75 76 73 70 85 Öka Kommentar vid avvikelse: Hållbart medarbetarengagemang, index: styrning Kommentar vid avvikelse: - 73 69 69 68 71 Öka Oförändrat Hållbart medarbetarengagemang, index: motivation Kommentar vid avvikelse: - 75 76 74 73 77 Öka Sammanfattande analys Indikatorer: Resultatet i medarbetarundersökningen är fortsatt bra. Dock har resultatet sjunkit på indexen ledarskap och motivation. Medan det ligger kvar på samma nivå på styrning. Svarsfrekvensen är goda 78 procent. Förvaltningen har innan inlämnade av årsredovisningen inte haft möjlighet att arbeta med resultatet. Resurscentrum kommer under våren 2018 arbeta vidare med resultaten från medarbetarundersökningen. RESURSCENTRUMS UPPDRAG I REGIONPLAN OCH BUDGET EN REGION FÖR ALLA Har en aktiv arbetsgivarpolitik och ett tydligt och lyhört chefskap som skapar förutsättningar för nytänkande och säkerställer en långsiktigt god kompetensförsörjning samt en god arbetsmiljö.
10 (12) UPPDRAG BEDÖMNING Under 2017 ska kompetensbaserad rekryteringsprocess användas vid samtliga rekryteringar för att minska risken för diskriminering och öka möjligheten att hitta nya medarbetare Kommentar: Vid de rekryteringar som genomförs vid förvaltningen används de stöddokument som finns inom Region Uppsala. Verktyg för kompetensbaserad rekrytering har ännu inte implementerats inom Region Uppsala. Region Uppsala ska under 2017 bedriva ett aktivt systematiskt arbetsmiljöarbete och skapa förutsättningar för att uppnå hälsofrämjande arbetsplatser. Kommentar: Enheterna tar upp arbetsmiljöfrågor på APT och i medarbetarsamtal. Arbetsmiljöronder har genomförts på enheterna. Modellen för hälsofrämjande arbetsplatser är kommunicerad i organisationen. Den processorienterade ledningsplattformen ska användas såväl vid introduktion av nya chefer som i utveckling och uppföljning av befintliga chefer och ledare. Kommentar: Ledningsplattformen är kommunicerad i organisationen och stora delar av den används idag. Vi behöver dock implementera ledningsplattformen och säkerställa att den används. EN NYSKAPANDE REGION Är ledande inom ehälsa. UPPDRAG BEDÖMNING Under 2017 ska arbetet påbörjas med att implementera den landstingsövergripande ehälsostrategin. Kommentar: Piloter avseende e-besök, e-brev, kliniskt beslutsstöd och mobilt arbetssätt har genomförts och fallit väl ut. Dessa nya funktionaliteter kommer att erbjudas till förvaltningarna för införande under mars maj 2018. Mängden utdata har utökats för att underlätta arbetet med standardiserade vårdförlopp och värdebaserad vård. I och med införandet Orbit föreligger det nu även utdata vad gäller verksamheten på Barnsjukhuset. Beställningar är lagda till leverantören för att kunna visa vaccinationer i 1177.se
11 (12) Under 2017 ska Region Uppsala införa och öka användningen av redan befintliga e-tjänster för såväl verksamhet som invånare och patienter. (* En nyskapande region) Kommentar: Nästa version av nationella e-remisser är under utveckling. Patienter kommer att kunna fylla i fler formulär via 1177.se eftersom den nationella formulärtjänsten nu har testats och felrättningar och förbättringar kommer att läggas ut i februari 2018. Sjukresebiljett kan erhållas via UL-appen. Breddinförande av ankomstterminaler har påbörjats inom Regionen och förväntas vara slutförd vid halvårsskiftet 2018. Underlag för förifyllnadsstöd till läkarintyg utökas till att omfatta psykisk ohälsa vilket syftar till att leda ökad kvalitet i sjukintygen och därigenom kortade handläggningstider vad gäller sjukersättningar. Det föreligger inga tekniska hinder för ett ökat införande av webbtidboken utan huruvida omfattningen av tjänsten ökar, beror på förvaltningarnas möjligheter att tillgängliggöra tiderna. EN VÄXANDE REGION Bidrar till en socialt, ekonomiskt och ekologisk hållbar utveckling UPPDRAG BEDÖMNING Vid upphandlingar ska krav ställas för att minimera miljöpåverkan under hela livscykeln. Kommentar: Hanteras inom ramen för upphandlingsverksamhet. Måluppfyllelsebilaga Miljö = Målet är uppnått 2017 = Målet är delvis uppnått 2017 / Målet går åt rätt håll = Målet är inte uppnått 2017 MÅLUPPFYLLELSE MILJÖMÅL Mål Minskad klimatpåverkan Transporter Kommentar/lägesbeskrivning Utfall Resurscentrum: Medverka till att övergripande mål för Region Uppsala uppfylls Vi har projekt vintercyklist, det är regionens projekt. Och det har vi informerat om och det är medarbetare som vintercyklar. Vi har också informerat om att man kan
12 (12) få en månad gratis med UL. Satt upp affischer och delat ut broschyrer för att informera om Region Uppsalas mål för att minska koldioxidutsläppen. Resurscentrum: Inte öka koldioxidutsläppen från förvaltningens tjänsteresor Tjänsteresor med bil har ökat medan tjänsteresor med flyg har minskat. Totalt har koldioxidutsläppen minskat med 69%. Det beror på färre flygresor. Resurscentrum: Inga resor med flyg kortare än 50 mil Saknar i dagsläget uppgift. Information om att välja andra alternativ än flyg kommuniceras av enhetscheferna. Resurscentrum: Ingen ökning av utsläppen för resor med egen bil i tjänsten. Utsläppen för resor med egen bil i tjänsten har ökat med 14%. Vi ser över mötesförläggning och arbetar med Skypemöten där det är möjligt. Cykelparken är dock inte uppdaterad. Information om hyrbilar görs men det förekommer att privata bilar används av praktiska skäl ex. Opraktiskt att hyra en bil för en resa fram och tillbaka till Akademiska. Resurscentrum: Fördelning mellan buss och bil för lokala tjänsteresor utreds Genomföra utredning. P.g.a. att det är svårt att få fram data hur mycket anställda rest med busskortet. För Tjänstekorten kan det gå att få ut data på, men många anställda har egna busskort. Därför har det visat sig svårt att genomföra och få fram en säker fördelning.
Bilaga 5/18
Bilaga 9/18
December Bilaga 10/18 Befattning Organisatorisk enhet Anställningsdatum Beslutfatare (namn och befattning) Ingenör, fastighet LUL/LSU/PROJEKT 2017-12-18 Thomas Thunblom, Ledning annan Tekniker, drift LUL/LSU/TEKNIK/DRIFT/VVS 2017-12-19 Thomas Thunblom, Ledning annan Tekniker, drift LUL/LSU/TEKNIK/DRIFT/VVS 2017-12-19 Peter Blom, Ledning, teknik/thomas Thunblom, Ledning annan
Anmälan av delegationsbeslut för tillsvidareanställningar 2017 Förvaltning Månad LRC December Befattning Organisatorisk enhet Anställningsdatum Beslutsfattare (namn och befattning) Handläggare, IT /LRC/EKONOMI 2017-12-20 Marcus Görgård, Ledning ekonomi Handleggare,IT LUL/LRC/IT 2017-12-18 Bodil Aksén, ledning annan Handleggare,IT LUL/LRC/IT 2017-12-04 Bodil Aksén, ledning annan
2018-01-09 Datum för beslut Anmälan av delegationsbeslut till fastighets- och servicenämnden, Region Uppsala Diarienummer eller löpnummer Beslutskategori med ärendegrupp Ärenderubrik Beslutsfattare med namn och befattning 20171213 1.2 Avtalsförlängning Rikshem hyreskontrakt Thomas Thunblom förv dir 2281-0006009-1 20171213 1.2 Avtalsförlängning Rikshem hyreskontrakt Thomas Thunblom förv dir 2281-0006012-1 20171218 3.2 Genomförande ombyggnad, IVA Enköpings Thomas Thunblom förv dir Lasarett. Hus A. 3.0 msek 20171219 1.2 Tilläggshyresavtal Hälsa & Habilitering, Thomas Thunblom förv dir kontor. 3116-T001 20171219 1.2 Tilläggshyresavtal Hälsa & Habilitering, Thomas Thunblom förv dir kontor. 3113-T001. Entre och reception 20171219 1.2 Avtal basstation Hubben Telia Thomas Thunblom förv dir
Anmälan av delegationsbeslut till fastighets- och servicenämnden, Region Uppsala 2018-01-11 Datum för beslut Diarienummer eller löpnummer Beslutskategori med ärendegrupp 2017-12-15 LSU2017-0731 3.2 Genomförande av FI investering 2017-12-15 LSU2017-0727 3.2 Genomförande av FI investering 2017-12-15 LSU2017-0724 3.2 Genomförande av FI investering 2017-12-15 LSU2017-0723 3.2 Genomförande av FI investering 2017-12-15 LSU2017-0552 3.2 Genomförande av FI investering 2017-12-15 LSU2017-0713 3.2 Genomförande av FI investering Anmält till FSN via Erica 2018-01-11 Ärenderubrik Solceller J-huset Energispar 2 510 000 kr Ventilationsåtgärder Hus NoP Akademiska 3 000 000 kr Energisparåtgärder Bålsta Bålsta 149 000 kr Energisparåtgärder Kungsgärdet Kungsgärdet 919 000 kr Ombyggnad kök Akademiska 300 000 kr Byte av reservkraftställverk B7 Akademiska 1 700 000 kr Beslutsfattare med namn och befattning Jonas Eriksson, Teknisk chef, FoS Jonas Eriksson, Teknisk chef, FoS Jonas Eriksson, Teknisk chef, FoS Jonas Eriksson, Teknisk chef, FoS Jonas Eriksson, Teknisk chef, FoS Jonas Eriksson, Teknisk chef, FoS
Anmälan av delegationsbeslut till fastighets- och servicenämnden Region Uppsala 2018-02-12 Datum för beslut Diarienummer eller löpnummer Beslutskategori med ärendegrupp Ärenderubrik Beslutsfattare med namn och befattning 2018-02-07 FSN2017-0063 5.2 Förfrågningsunderlag Antagande av förfrågningsunderlag för renovering F-13 garaget och tillgänglighet F-blocket Antagande av förfrågningsunderlag för 2018-02-07 FSN2017-0073 5.2 Förfrågningsunderlag upphandling av närvårdsplatser 2017-12-04 FSN2017-0003 7.1 Representation Jullunch (taklagslunch) 100-huset, Framtidens Akademiska Fastighets- och servicenämndens arbetsutskott Fastighets- och servicenämndens arbetsutskott Fastighets- och servicenämndens ordförande 90 000 kr
Bilaga 12/18 Fastighets- och servicenämnden 2018-02-21 INITIATIVÄRENDE Riskbedömning och konsekvensanalys med handlingsplan samt tillsättande av extern referensgrupp Projektet Framtidens Akademiska (FAS) är ett av de största och mest genomgripande ny- och ombyggnadsprojekt som har genomförts på Akademiska sjukhuset. Sjukhuset ska moderniseras och erbjuda bästa möjliga vård för patienterna samt uppfylla kraven på en modern arbetsmiljö för vårdens medarbetare. Flera tidigare ny- och ombyggnadsprojekt visar på svårigheterna i att driftsätta nya stora vårdinrättningar. Samtidigt har Region Uppsala erfarenheter från inflytten i Psykiatrins hus som bör tillvaratas inom FAS. Inflytten i den nya vård- och behandlingsbyggnaden, J-huset, planeras inledas under hösten 2018 och pågå under många månader. Inför det arbetet behöver produktionen säkras, risker förutses och hanteras samt tidigare erfarenheter tillvaratas. Även om verksamheter ska flytta behöver patienterna få vård i tid. Region Uppsala som arbetsgivare har också en skyldighet att förutse, konsekvensbedöma och åtgärda risker vid förändringar i verksamheten. Vi yrkar därför Att en extern referensgrupp tillsätts som följer det fortsatta arbetet med FAS Att en riskbedömning och konsekvensanalys med handlingsplan tas fram och presenteras för Fastighets- och servicenämnden för att förutse och förebygga svårigheter i samband med inflytt i J-huset Emilie Orring (M) Per Norstedt (C) Håkan Marklund (L) Tommy Rosenkvist (M)