Bilaga 86/17. Dnr FSN Delårsrapport 2017 Fastighet och Servicenämnden

Transkript

1 Bilaga 86/17 Dnr FSN Delårsrapport 2017 Fastighet och Servicenämnden

2 Bilaga 86/17 Fastighet och Servicenämndens delårsrapport 2017, Region Uppsala Innehåll Inledning... 3 Nulägesbedömning och sammanfattning... 4 Strategiska mål, indikatorer och uppdrag... 4 Strategiskt utvecklingsområde: En region för alla... 4 Strategiskt utvecklingsområde: En nyskapande region... 4 Strategiskt utvecklingsområde: En växande region... 5 Uppdrag till förvaltningarna från respektive styrelse/nämnd (3x3-uppdrag)... 6 En region för alla... 6 En nyskapande region... 6 En växande region... 7 Viktiga händelser... 8 Bedömning av nuläget och årsprognos... 9 Ekonomi... 9 Utfall jämfört med budget... 9 Jämförelse mellan åren Årsprognos Investeringar Medarbetare Produktion Internkontroll Bilagor

3 Bilaga 86/17 Fastighet och Servicenämndens delårsrapport 2017, Region Uppsala Inledning Regionfullmäktige har antagit regionplan och budget 2017 som beskriver Region Uppsalas nya styrmodell (bild 1). Styrmodellen omfattar vision och tre strategiska utvecklingsområden. Under varje strategiskt utvecklingsområde har fullmäktige beslutat om ett antal strategiska mål samt uppdrag till styrelser och nämnder, som ska genomföras under året. Måluppfyllelsen för respektive strategiskt mål mäts genom ett antal indikatorer. Med hjälp av indikatorerna följs hur Region Uppsala närmar sig målen (indikatorernas målvärden). Indikatorerna redovisas i samband med tertialrapport ett (T1), delårsrapport (T2) och årsredovisning (T3). Uppdragen sorterar under respektive strategiskt mål och genomförs under året i syfte att uppnå målen. Styrelsers och nämnders uppdrag redovisas i samband med respektive styrelse och nämnds delårsrapport (T2) och årsredovisning (T3). Bild 1. Styrmodell i Regionplan och budget 2017 I syfte att stärka Region Uppsala har fullmäktige även beslutat att varje styrelse/nämnd ska ta fram tre uppdrag inom de tre strategiska utvecklingsområdena (3x3-uppdragen). Dessa uppdrag kan i vissa fall sammanfalla med regionfullmäktiges beslutade uppdrag. Styrelsers och nämnders genomförande av dessa uppdrag redovisas i tertialrapport ett (T1), delårsrapport (T2) och årsredovisning (T3). 3

4 Bilaga 86/17 Fastighet och Servicenämndens delårsrapport 2017, Region Uppsala Nulägesbedömning och sammanfattning Strategiska mål, indikatorer och uppdrag Strategiskt utvecklingsområde: En region för alla Ger vård på bästa effektiva omhändertagandenivå (BEON). Arbetet med att implementera vårdnära service och måltidsvärdar på Akademiska sjukhuset ska fortsätta under Inget avrop har hittills gjorts av Akademiska sjukhuset på utökning av Vårdnära service (VNS) under 2017 och är ej aviserat att det kommer att se i närtid. Implementering av måltidsvärdar avvaktas med i väntan på beslut om investering i ett eget produktionskök på akademiska sjukhusområdet. Har en aktiv arbetsgivarpolitik och ett tydligt och lyhört chefskap som skapar förutsättningar för nytänkande och säkerställer en långsiktigt god kompetensförsörjning samt en god arbetsmiljö. Under 2017 ska kompetensbaserad rekryteringsprocess användas vid samtliga rekryteringar för att minska risken för diskriminering och öka möjligheten att hitta nya medarbetare Vid de rekryteringar som genomförs vid förvaltningarna används de stöddokument som finns inom Region Uppsala. Verktyg för kompetensbaserad rekrytering har ännu inte implementerats inom Region Uppsala. Planen är att utbildning kommer att ske för HR under hösten och att chefer kommer att utbildas i början av nästa år. Region Uppsala ska under 2017 bedriva ett aktivt systematiskt arbetsmiljöarbete och skapa förutsättningar för att uppnå hälsofrämjande arbetsplatser. Arbetsmiljöfrågor hanteras på respektive enhets arbetsplatsträff (APT) och i medarbetarsamtal. Årliga arbetsmiljö ronder genomförs på enheterna. Förvaltningarna har ännu inte implementerat modellen för hälsofrämjande arbetsplatser. Plan för implementering tas fram under hösten Men flertalet av förvaltningens chefer deltog på den föreläsningsdag som genomfördes hösten Den processorienterade ledningsplattformen ska användas såväl vid introduktion av nya chefer som i utveckling och uppföljning av befintliga chefer och ledare. Stora delar av ledningsplattformen används idag och är grunden i all ledarutveckling. Resurscentrum behöver dock implementera ledningsplattformen så att den används på ett mer processorienterat och systematiskt sätt. Indikatorer som mäter hållbart medarbetarengagemang (styrning, motivation och ledarskap) mäts en gång år i samband med medarbetarenkäten och då ingen mätning ännu är utförd för 2017 finns inget nytt resultat att redovisa. Strategiskt utvecklingsområde: En nyskapande region Är ledande inom ehälsa. 4

5 Bilaga 86/17 Fastighet och Servicenämndens delårsrapport 2017, Region Uppsala Under 2017 ska arbetet påbörjas med att implementera den landstingsövergripande ehälsostrategin Piloter avseende e-besök, e-brev, kliniskt beslutsstöd och mobilt arbetssätt har genomförts och fallit väl ut. Dessa nya funktionaliteter kommer att bredd införas alternativt erbjudas till förvaltningarna för införande under mars maj Införandet är något försenat p.g.a. uppgradering R8.1 Mängden utdata har utökats för att underlätta arbetet med standardiserade vårdförlopp och värdebaserad vård. I och med införandet Orbit föreligger det nu även utdata vad gäller verksamheten på Barnsjukhuset. Beställningar är lagda till leverantören för att kunna visa vaccinationer i 1177.se Samarbetet med Uppsala universitets institution för informationsteknologi (gruppen för människadator interaktion) har såväl breddats som fördjupats. Medverkat i konfigurering av Orbit. Uppsala universitet kommer också med råd för att det ska bli användarvänligt. Under 2017 ska Region Uppsala införa och öka användningen av redan befintliga e-tjänster för såväl verksamhet som invånare och patienter. Nästa version av nationella e-remisser är under utveckling. Patienter kommer att kunna fylla i fler formulär via 1177.se eftersom den nationella formulärtjänsten nu har testats och felrättningar och förbättringar kommer att läggas ut i februari Sjukresebiljett ska kunna erhållas via UL-appen under senhösten piloter har genomförts. Ankomstterminaler kan bredd införas eftersom piloterna har fallit väl ut. Underlag för förifyllnadsstöd till läkarintyg utökas till att omfatta psykisk ohälsa vilket syftar till att leda ökad kvalitet i sjukintygen och därigenom kortade handläggningstider vad gäller sjukersättningar. Det föreligger inga tekniska hinder för ett ökat införande av webbtidboken utan huruvida omfattningen av tjänsten ökar, beror på förvaltningarnas möjligheter att tillgängliggöra tiderna Strategiskt utvecklingsområde: En växande region Bidrar till en socialt, ekonomiskt och ekologisk hållbar utveckling Energieffektiviseringar och översyn av energikällor till transporter och energiförsörjning ska under 2017 genomföras. Energieffektiviseringar pågår sedan flera år bland annat via energisparprogrammet och det går enligt plan. Indikatorn som mäter energianvändning per kvadratmeter i egen ägda fastigheter visar att utfallet för januari-augusti är lägre än budget (12 %) och lägre än föregående år (11 %) vilket förklaras av energieffektiviseringar genom Energisparprogram En översyn och utredning av förnybara energikällor har presenterats för FSN i början av Region Uppsala ska under 2017 fortsätta minska spridningen av farliga ämnen genom en minskad spridning av kemikalier och läkemedel med farliga egenskaper. Fastighet och Service ställer krav på byggmaterial, via Sunda Hus, för att minska spridningen av farliga kemikalier, detta följs upp kvartalsvis. 5

6 Bilaga 86/17 Fastighet och Servicenämndens delårsrapport 2017, Region Uppsala Fastighet och Service arbetar kontinuerligt med att minska mängden kemikalier i vårt dagliga arbete, genom utbyte och nya arbetsmetoder Indikatorn som mäter användande av ftalatinnehållande förbrukningsartiklar utförs inte av Fastighet och Service utan mäts av miljöenheten på Regionkontoret. Vid upphandlingar ska krav ställas för att minimera miljöpåverkan under hela livscykeln. Miljökrav ställs i samtliga upphandlingar både egen samt de som går via upphandlingsenheten. Indikatorer Indikator för andel ekologiska livsmedel mäts 1 gång per år och ännu har ingen mätning gjorts för 2017 varvid det inte finns något nytt resultat att redovisa. Indikator för andel material återvunnet avfall mäts 2 gånger per år. För 2017 är en ny mätmetod under införande och då mäts avfall som svinn från tallrikar och inte som tidigare i vått eller torrt avfall. Att mäta vått avfall gör att vikten ökar och det är inte säkert att det ger rätt bild. Uppdrag till förvaltningarna från respektive styrelse/nämnd (3x3-uppdrag) Styrelser och nämnder har i uppdrag att ta fram åtgärder som stärker regionen inom de strategiska utvecklingsområdena. Inför 2017 har styrelsen tagit fram tre uppdrag inom vart och ett av de tre strategiska utvecklingsområdena (3x3 uppdrag). 3x3 - uppdragen är ett tillägg till regionfullmäktiges uppdrag under En region för alla För att stärka varumärket Region Uppsala som attraktiv arbetsgivare ska Landstingsservice genom samarbetet med gymnasium, högskolor och universitet erbjuda feriearbete, praktikplatser och examensarbete. Det finns pågående samarbete mellan Teknikavdelningen på Fastighet och Service och högskolan via STUNS och energisparprojektet. Två studenter från högskolan har skrivit sina examensarbeten på Teknikavdelningen under våren Flera studenter från gymnasie- och högskola har erbjudits feriearbete under sommaren 2017 på Teknikavdelningen. Under 2017 ska den upplevda service och tillgängligheten stärkas genom återkoppling till kund vid felanmälan. Återrapportering sker till kunden vid olika statusförändringarna vid en felanmälan via Weblord så att kunden är informerad om vad som händer i ärendet. Under 2017 ska LRC aktivt stödja Akademiska sjukhuset i införandet av Medinet. Prima personalsystemstöd har hittills medverkat vid alla önskade/begärda införande av Medinet på Akademiska sjukhuset. Under tertial 1 har två verksamheter infört Medinet. I samarbete med sjukhuset planeras det för ytterligare två införanden under hösten En nyskapande region Under 2017 ska Region Uppsala införa och öka användningen av redan befintliga e-tjänster. (samma uppdrag som RF) 6

7 Bilaga 86/17 Fastighet och Servicenämndens delårsrapport 2017, Region Uppsala Under 2017 skapa systemförutsättningar för införandet av fler ehälsotjänster och för ökad användning av befintliga ehälsotjänster. Nästa version av nationella e-remisser är under utveckling. Patienter kommer att kunna fylla i fler formulär via 1177.se eftersom den nationella formulärtjänsten nu har testats och felrättningar och förbättringar kommer att läggas ut i februari Sjukresebiljett ska kunna erhållas via UL-appen under senhösten piloter har genomförts. Ankomstterminaler kan bredd införas eftersom piloterna har fallit väl ut. Underlag för förifyllnadsstöd till läkarintyg utökas till att omfatta psykisk ohälsa vilket syftar till att leda ökad kvalitet i sjukintygen och därigenom kortade handläggningstider vad gäller sjukersättningar. Det föreligger inga tekniska hinder för ett ökat införande av webbtidboken utan huruvida omfattningen av tjänsten ökar, beror på förvaltningarnas möjligheter att tillgängliggöra tiderna Landstingsservice ska under 2017 utveckla samarbetet med Uppsala Universitet och SLU. Fastighetsavdelningen på Fastighet och Service har påbörjat ett nytt samarbetsprojekt med Uppsala Universitet. En växande region Vid upphandlingar ska krav ställas för att minimera miljöpåverkan under hela livscykeln. (samma som RF) Miljökrav ställs i samtliga upphandlingar både egen samt de som går via upphandlingsenheten. Under 2017 ska energieffektiviseringar och översyn av energikällor till transporter och energiförsörjning genomföras. (samma som RF) Energieffektiviseringar pågår sedan flera år bland annat via energisparprogrammet och det går enligt plan. Indikatorn som mäter energianvändning per kvadratmeter i egen ägda fastigheter visar att utfallet för januari-augusti är lägre än budget (12 %) och lägre än föregående år (11 %) vilket förklaras av energieffektiviseringar genom Energisparprogram En översyn och utredning av förnybara energikällor har presenterats för FSN i början av Landstingsservice ska under 2017 fortsätta minska spridningen av farliga ämnen genom minskad spridning av kemikalier och läkemedel med farliga egenskaper. (samma som RF) Fastighet och Service ställer krav på byggmaterial, via Sunda Hus, för att minska spridningen av farliga kemikalier, detta följs upp kvartalsvis. Fastighet och Service arbetar kontinuerligt med att minska mängden kemikalier i vårt dagliga arbete, genom utbyte och nya arbetsmetoder Sammanfattande bedömning Förvaltningarna inom Fastighet och servicenämnden bedömer att de kommer att klara av att helt genomföra sex av Regionfullmäktiges uppdrag. Fem uppdrag kommer delvis att kunna genomföras 7

8 Bilaga 86/17 Fastighet och Servicenämndens delårsrapport 2017, Region Uppsala under året och ett uppdrag bedöms inte kunna genomföras alls. Det uppdrag som inte kommer att kunna genomföras avser implementation av Vårdnära service och måltidsvärdar. Implementationen ligger utanför Fastighet och Service kontroll då genomförande är avhängigt beslut från Akademiska sjukhuset om att införa VNS i större utsträckning. Även flertalet av de uppdrag som förvaltningarna bedömer att de delvis kommer att kunna genomföra är beroende av att andra förvaltningar gör beställningar av uppdrag exempelvis inom uppdragen gällande implementation av landstingsövergripande ehälsostrategin samt att Region Uppsala ska införa och öka användning av befintliga e-tjänster. Måluppfyllelsen för respektive strategiskt mål mäts genom indikatorer. För de indikatorer som Resurscentrum och Fastighet och Service mäts på är det endast indikatorn som mäter energianvändning per kvadratmeter i egen ägda fastigheter som är relevant i delårsbokslutet. De indikatorer som mäter hållbart medarbetarengagemang mäts genom medarbetarundersökning. För 2017 har ingen sådan undersökning ännu genomförts och därför finns inget nytt resultat att redovisa. Det gäller även indikatorerna andel ekologiska livsmedel och andel material återvunnet avfall. Indikatorn användande av ftalatinnehållande förbrukningsartiklar mäts inte av Fastighet och Service utan av miljö och kemienheten. Gällande de 3x3 uppdragen som Fastighet och Servicenämnden beslutat om bedömer Resurscentrum att de kommer att klara alla uppdrag. Fastighet och Service bedömer att de kommer att klara alla uppdrag utom två, som de bedömer att de kommer att klara delvis. De uppdrag som delvis klaras av är Under 2017 ska Fastighet och Service införa och öka användningen av redan befintliga e-tjänster samt Fastighet och service ska under 2017 utveckla samarbetet med Uppsala universitet och SLU. Viktiga händelser Effektivisering av rutiner Resurscentrum fortsätter sitt arbete med att effektivisera och utveckla sina administrativa rutiner. Förväntan är att under året använda digital automatisering på delar av arbetsmoment som Resurscentrum ansvarar för. Målet är att få förvaltningarna vid faktureringsarbete minska manuellt arbete samtidigt som ett antal felkällor undviks. Inom leverantörsfakturor finns utvecklingsprojekt som syftar till effektivare flöden och därmed ett mer resurseffektivt arbete. Stora upphandlingar och implementering av nya system Planering för upphandling av nytt HR-system har pågått under hela året och kommer att fortsätta under hösten. Elektronisk patientjournalenheten EPJ har ett flertal piloter igång och den stora uppgraderingen av Cosmic till R8.1 bedöms kunna genomföras enligt tidsplan. Under perioden har flera nya upphandlingar är avslutats exv. telefoni, parkeringstjänster och fönsterputs. Fastighet och Service arbetar mot fortsatt förnyelse med nya system för orderhantering och spårning av gods men också på satsningar på mobila appar inom den tekniska förvaltningen. Systemen ska underlätta och ge medarbetarna bättre och mer effektiva system att arbeta med vilket också leder till en högre kvalitet på det arbete som utförs. 8

9 Bilaga 86/17 Fastighet och Servicenämndens delårsrapport 2017, Region Uppsala Ett nytt system för dokumenthantering är under implementering och ska understödja arbetet med de mängder av dokument som är kopplade till förvaltning och hantering av projekt inom fastighetsförvaltningen. Övergripande viktiga händelser Den kundenkät som Resurscentrum genomfört under våren visar på 91 % nöjda kunder inom bemötande, servicenivå och kompetens. Landstingsservice har under sommaren bytt namn till Fastighet och Service för att bättre spegla att landstinget övergått till region. Bedömning av nuläget och årsprognos Ekonomi Årsprognos, tkr Utfall Budget Utfall Bokslut 2016 Årsbudget 2017 Årsprog 2017 Budgetavvikelse årsprog Not Landstingsanslag Riks-/regionsjukvård Patientavgifter sjukvård Övriga intäkter Summa intäkter Lönekostnader inkl inhyrd personal Övriga personalkostnader Köpt vård Läkemedel Medicinsk service Köpt tandteknik och tandvård Medicinskt material Lokal- och fastighetskostnader Övriga kostnader Finansiell nettokostnad Avskrivningar/nedskrivningar Summa kostnader RESULTAT Utfall jämfört med budget Resultatet för Fastighets och servicenämnden för perioden januari-augusti uppgår till 25,7 miljoner kronor vilket är 10,6 miljoner kronor bättre än budget. Det är Resurscentrum som står för det största överskottet mot budget 9,5 miljoner kronor vilket avser periodiseringsavvikelser som på helåret jämnar ut sig. Intäkterna är 10 miljoner kronor över budget vilket främst beror på att fastighet och Service erhållit försäkringsersättning för en skada från 2016 om 7,2 mnkr. Även intäkter från avtalsarbeten och ökade serviceintäkter avseende telefoni samt ökade intäkter från parkering bidrar till intäktsökningen jämfört med budget. Kostnader för köpt vård ligger under budget med 9 miljoner kronor för perioden och avser till största delen vårdkostnader för asylsökande. Då de har varit färre asylsökande och att färre har tagits emot är också kostnaden lägre. Övriga kostnader ligger 3 miljoner kronor över budget vilket främst beror på minskade energikostnader om 10 miljoner kronor som är en följd av de energieffektiviseringsinsatser som 9

10 Bilaga 86/17 Fastighet och Servicenämndens delårsrapport 2017, Region Uppsala genomförts samt en högre riskkostnad för autoklav samt högre telekommunikationskostnader som beror på en ökad volym. Även vårdkostnaden för egenbetalande patienter är högre än budgeterat. Även avskrivningar ligger högre än budget och den största avvikelsen avser en förändrad princip av hur timpriser i projekt redovisas. Effekten uppgår till 15 miljoner kronor som delvis reduceras av försenad aktivering av färdiga projekt om ca 9,5 mnkr. Den senarelagda aktiveringen bedöms komma ikapp under året. På helåret förväntas dock kostnaden för vårdkostnad för egenbetalanden (vård för patienter som ej är asylsökande eller tillståndslösa som kommer från ett land utanför EU) att öka vilket ger Resurscentrum ett förväntat underskott på 3,5 miljoner kronor jämfört med budget. Fastigheter och Service förväntas försämra sitt resultat på helåret med 44 miljoner kronor vilket främst beror på den retroaktiva justeringen av timpriser som beror på en förändrad redovisningsprincip, 15 miljoner kronor samt ökade lokal och fastighetskostnader som främst beror på ej budgeterade försäkringsskador och ökade fastighetskostnader, 18 miljoner kronor samt ett nytt avtal för telekommunikation vilket innebär en ökad volym och därmed en högre kostnad, 6 miljoner kronor. Även en ökad kostnad för risk i autoklavprojektet med 5 miljoner kronor. Totalt sett prognostiserar Fastighet och Servicenämnden ett helårsresultat på 47,7 miljoner kronor under budget. Jämförelse mellan åren Intäkterna har ökat 55 miljoner kronor jämfört med samma period förra året. 31 miljoner kronor är drivet av fler fastigheter bland annat Regionens hus och ombyggnation av Rudbeck samt ökade parkeringsintäkter om 15 miljoner kronor. För Resurscentrum är anslaget för asyl det som påverkar mellan åren bokfördes anslaget i december och under 2017 har det bokförts varje månad. På kostnadssidan är det bland annat lönekostnader som ökar på grund av fler anställda samt löneuppräkning. Även kostnader för asyl är lägre under 2017 jämfört med 2016 då antalet som fått asyl har minskat i år. Även övriga kostnader ökar vilket främst beror på uppgradering av journalsystemet Cosmic till R8.1 vilket innebär en högre kostnad, delar av dessa kostnader kommer att aktiverasunder Jämfört med 2016 har även riskkostnader ökat samt att kostnaden för telekommunikation ökat på grund av nytt avtal samt högre volymer. Den finansiella nettokostnaden ökar med 18 miljoner kronor mellan åren vilket beror på ökade internräntekostnader vilket är kopplade till färdigställda projekt under Jämfört med 2016 har kostnaderna för värdeminskning på byggnader ökat med 23 miljoner kronor och därtill kommer effekten av nedskrivning/ justering av timpriser med 15 miljoner kronor. Totalt sett så är Fastighets- och servicenämndens resultat miljoner kronor bättre än samma period förra året. Årsprognos Prognosen för Fastighet- och servicenämnden uppgår till - 47,6 miljoner kronor jämfört med en noll budget. Både Resurscentrum -3,5 miljoner kronor och Fastighet och Service 44 miljoner kronor, prognostiserar ett sämre resultat jämfört med budget. Intäkterna ökar med 9,4 miljoner kronor och avser främst högre intäkter för försäkringsersättning för en skada från 2016 samt ökade serviceintäkter för telefoni samt ökade parkeringsintäkter. 10

11 Bilaga 86/17 Fastighet och Servicenämndens delårsrapport 2017, Region Uppsala Kostnaderna ökar med 57 miljoner kronor och de största avvikelserna återfinns på avskrivningskostnader, lokal och fastighetskostnader samt övriga kostnader. Avvikelsen på avskrivningar beror på en förändrad redovisningsprincip 2017 avseende aktivering av intern tid i projekt vilket ger en ökad kostnad på 17 miljoner kronor. Denna post avser en retroaktiv justering av kostnad för pågående investeringsprojekt. Även fastighets- och lokalkostnader ökar framförallt beroende på försäkringsskador. Övriga kostnader ökar för då kostnaden för egenbetalande patienter (vård för patienter som ej är asylsökande eller tillståndslösa som kommer från ett land utanför EU). Investeringar Årets anskaffningar uppgår i fastighetsinvesteringar till 906 miljoner kronor och budget för perioden uppgår till miljoner kronor, avvikelsen uppgår till 184 miljoner kronor. Budget beräknas kunna uppnås vid årets slut. INVESTERINGSVERKSAMHET Avvikelsen hänförs till största del till de hyresgästinitierade investeringarna, där kostnaderna för stora projekt ligger senare i tiden än vad som budgeterats. De projekt som avviker mest är FASprojekten. J-huset projektet (ingång 100) en ny vård- och behandlingsbyggnad för bland annat onkologi, strålbehandling och kirurgisk operationsenhet, avviker med 88 miljoner kronor jämfört med budget, men med varierande belopp per månad beroende på när kostnaderna inträffar i förhållande till den jämnt fördelade budgeten. Projektet är försenat och färdigställandetiden senareläggs med fyra månader till 31 oktober Prognosen för projektet ökar med 190 mnkr och ny prognos uppgår till mnkr. Avvikelsen för FAS-projektet B11, ombyggnation av ingång 70, uppgår till 61 mnkr där utfallet är lägre än budget. Budgeten har baserats på en genomförandestart under 2017 men med anledning av en allt för hög prognos har förnyad konkurrensutsättning skett, vilket medfört att projektstarten blivit senarelagd till slutet av året. Den överhettade byggmarknaden resulterar i att prognosen ökar även efter ny upphandling men den förnyade konkurrensutsättningen har ändå genererat lägre anbud än tidigare. Totalt sett är leveransgraden (utfall i relation till budgeterade investeringar) 83 % att jämföra med 68 % som noterades vid motsvarande period föregående år. Medarbetare Fastighet och Service Ack utfall 2017 Ack utfall 2016 Förändring Antal årsarbetare, genomsnitt Utfall Budget Procentuell förändring -4,09% Utfall Bokslut 2016 Årsbudget 2017 Årsprog ,46 225,52-11,06 ÅA Ack utfall 2017 Ack utfall 2016 Förändring, % enheter Total sjukfrånvaro, procent 4,78% 4,82% -0,04% Budgetavvikelse årsprog Fastighetsinvesteringar Immateriella investeringar Övriga materiella investeringar Not 11

12 Bilaga 86/17 Fastighet och Servicenämndens delårsrapport 2017, Region Uppsala Fastighet och Service har sedan föregående år dragits med ett stort antal vakanser men dessa har nu minskat ner till 7 stycken i perioden. Vakanser finns fortfarande främst inom den tekniska avdelningen och kraven på teknisk kompetens tillsammans med hård konkurrens om erfaren och kunnig arbetskraft gör att vakanserna tar längre tid och är svårare att ersätta. I vissa fall kommer man behöva nyttja externt inhyrd personal men förhoppningen är att detta ska kunna minska på sikt. Den totala sjukfrånvaron fortsätter att sjunka sakta och är nu lägre än föregående år. Korttidsfrånvaron är högre än föregående år, men har även den minskat stadigt från april till augusti. Långtidsfrånvaron, dagar, fortsätter att minska och är nu på något lägre nivå än föregående år. Sjukfrånvaro som är 60 dagar eller mer, har ökat under juni och juli men har under augusti minskat och ligger något lägre än föregående år. Rehabilitering pågår med alla långtidsfrånvarande och ingen av de långtidssjukskrivna bedöms ha en arbetsrelaterad sjukdom. Resurscentrum Ack utfall 2017 Ack utfall 2016 Förändring Antal årsarbetare, genomsnitt 145,59 137,44 8,15 Procentuell förändring 5,93 Ack utfall 2017 Ack utfall 2016 Förändring, % enheter Total sjukfrånvaro, procent 5,75 4,36 1,39 Sjukfrånvaron för Resurscentrum har ökat med 1,39 procent jämfört med föregående år. Det är sjukfrånvaron >60 dagar som står för ökningen. Sjukfrånvaron <60 dagar har minskat. Under årets första fem månader ökade sjukfrånvaron men den har sedan maj månad minskat med 0,77 procent. Minskningen har skett både för den korta och långa sjukfrånvaron. I och med pågående rehabiliteringsarbete förväntas ytterligare minskning av sjukfrånvaron. Årsprognosen för sjukfrånvaron uppskattas till 5,5 procent. Resurscentrums närvarotid har i jämförelse med samma period 2016 ökat med 8,15 årsarbetare. Orsaken är att Elektronisk patientjournal har nyrekryterat och ökat med 6,73 årsarbetare och att ekonomienheten har tagit över verksamhet, motsvarande 1,65 årsarbetare, från Regionförbundet. Årsprognosen bedöms till 155 årsarbetare. Produktion Fastighet och Service: Aug 2017 Utfall ackum. Utfall Budget föreg.år ackum. ackum. Utfall jmf budget, % Utfall jmf budget, antal Utfall jmf föreg. år, % Utfall jmf föreg. år, antal Total fastighetskostnad/kvm % 20,0 108% 120,0 Mediaförbruk. egna fastigheter FJV kwh/kvm % -13,0 81% -12,0 Mediaförbruk. egna fastigheter EL, kwh/kvm % -2,0 97% -2,0 Media förb. egna fastigheter KYLA kwh/kvm 8,0 10,0 10,0 80% -2,0 80% -2,0 Mediakostnader egna fastigheter kr/kvm 102,0 116,0 110,0 88% -14,0 93% -8,0 Driftkostnader kr/kvm 71,0 81,0 75,0 88% -10,0 95% -4,0 Mån vis Budget år Vakansgrad egna fastigheter 5,70% 3% 12

13 Bilaga 86/17 Fastighet och Servicenämndens delårsrapport 2017, Region Uppsala Samtliga nyckeltal på fastighetssidan förutom total fastighetskostnad per kvm fortsätter att uppvisa ett positivt utfall jämfört budget och föregående år. Avvikelsen beror på att kostnaderna framförallt för värdeminskning och finansiella kostnader ökat med 55 mnkr jämfört med föregående år, vilket utslaget per kvadratmeter förklarar i stort avvikelsen över tid. Liksom under hela sommaren har det svala vädret lett till en minskning av drifttiderna på de el-tunga kylmaskinerna och dessutom börjar man kunna se frukten av utbyten av belysning till el-effektivare, bättre styrda varianter. Elpriserna förväntas stiga under hösten varför prognosen är justerad med en ökning på 8 %. Även om sommaren varit relativt sval med kalla nätter, har detta inte inverkat särskilt mycket på fjärrvärmeförbrukningen utan åtgången är främst till varmvatten. Den totala egna ytan som förvaltas uppgår till ca kvm och utgör grunden för nyckeltalsberäkningarna ovan. Vakansgraden inom egna ytor är fortsatt låg inom det centrala sjukhusområdet med endast 1,2 % eller ca kvm yta. Ute i regionen finns dock vissa vakanser i exv. Enköping, Tierp och Kungsgärdet, vilket ger en vakansgrad på 13,6 % eller en vakant yta om ca kvm. Resurscentrum: Aug 2017 Utfall ackum. Budget ackum. Utfall föreg. år ackum. Utfall jmf budget, % Utfall jmf budget, antal Utfall jmf föreg. år, % Utfall jmf föreg. år, antal Antal kundfakturor/årsarbetare (inkl inhyrd personal) Antal leverantörsfakturor/årsarbetare (inkl inhyrd personal) Antal lönespecifikationer/årsarbetare (inkl inhyrd personal) % % % % Produktionen inom Resurscentrum följer i princip fastställd budget. Mindre avvikelser förekommer främst inom leverantörsgruppen. Den främsta förklaringen till detta är att enheten med anledning av ökad sjukfrånvaro fått stärka upp organisationen med nya medarbetare. Mycket tid har därmed gått till introduktion/dubbelarbete. Bedömningen är att vi nu går in i ett mer normaliserat läge. Vidare har utvecklingsprojekt krävt extra resurser som påverkar produktionen, men som i förlängningen innebär effektivare administration och en utveckling av rutiner. Siffrorna på produktionen totalt sett visar att vi är bättre än budget. Internkontroll Kontrollaktiviteterna i internkontrollen planen har blivit utförda av både Resurscentrum och Fastighet och Service. De brister som identifierats beskrivs nedan. Inom Resurscentrum har avvikelser i kontrollmål nettolönelistan identifierats. Nettolönelistan ska kontrolleras av alla chefer som har personalansvar inom Region Uppsalas. Återrapporteringen från förvaltningarnas internkontrollansvariga har inte fungerat. De åtgärder som vidtagits är att efter diskussion med Region Uppsalas redovisningschef har vi beslutat att förändra kontrollrutinen. Kontrollen av bemanningsärendet har utförts enligt plan. Avsaknad av uppgifter i underlagen har identifierats. Dessa har blivit åtgärdade i bemanningsprocessen. 13

14 Bilaga 86/17 Fastighet och Servicenämndens delårsrapport 2017, Region Uppsala På 3 av 9 kontrollmål har Fastighet och Service noterat avvikelser. Dessa avvikelser kommer att följas upp under oktober månad. I inget av fallen anse det föreligga någon stor riks för verksamheten. Bilagor 1. Resultaträkning för styrelse/nämnd 2. Indikatorer för styrelsens/nämndens område 3. Fastighet och Service delårsrapport 4. Resurscentrum delårsrapport 14

15 Bilaga 87/17 a Investeringsplan Belopp i tkr Förv Projektnamn FI/HI proj Skede Budget 2018 Budget 2019 Budget 2020 summa Inv Budget 2021 Budget 2022 Budget 2023 AS Akademiska sjukhuset Arytmilab B3 samt flytta PCIlab från B9 till B2 HI behov AS Fastighetsinv i samband med nyinvestering i utrustning HI behov AS Ny Cyklotron HI förstudie AS Dialysavdelning HI förstudie AS Produktionskök Akademiska HI förstudie förstudie/program AS Tillnyktringsenhet HI AS Rörpost/smågods transportör HI genomförande AS Anpassningar B9 och B12 till ing 100 HI program AS Behandlingsbyggnad B9 Centralblocket HI program

16 Förv Projektnamn FI/HI proj Skede Budget 2018 Budget 2019 Budget 2020 summa Inv Budget 2021 Bilaga 87/17 a Budget 2022 Budget 2023 AS Behandlingsbyggnad B12 Centralblocket HI program AS Index B9/B12 HI program AS AS AS Vårdbyggnad B11 inklusive Teknik (inkl index) inkl programändring läkarskeppet, IMA BIVA HI genomförande Nybyggnation ingång 100 (J huset) inkl kulvert. Inkl index HI genomförande Kvinna & Barn ny neonatalavd HI förstudie avrundning Summa Akademiska sjukhuset Lasarettet i Enköping Enk Hus B (5112) renovering HI, FI behov Enk Hus A öppna upp mellan med avd 1 o 2 + kök HI behov Bygga enpatientrum med Enk toalett på vårdavdelningar HI behov Utökad verksamhet på Enk sterilenheten HI behov Enk Förbättra flöden på operation fr preop till postop HI behov Enk Utöka kyla till hus A HI behov Behov av adm lokaler för Enk kirurgiskt centrum HI behov Enk Större väntrum Radiologi HI behov 0 500

17 Bilaga 87/17 a Förv Projektnamn FI/HI proj Skede Budget 2018 Budget 2019 Budget 2020 summa Inv Budget 2021 Budget 2022 Budget 2023 Summa Lasarettet i Enköping Kollektivtrafik KTF Reglerplats dvs. belyst, inghängnad yta för 10 bussar + lokal + WC HI behov KTF Stadsbussdepå Fyrislund HI genomförande Summa Kollektivtrafik PV Primärvården och Folktandvården Primärvården Samariterhemmet HI behov Nybyggnation Östervåla - PV,FTV FTV, PV, apotek HI förstudie PV Almunge ny VC HI genomförande Summa Primärvården och Folktandvården Kultur och Bildning KoB Byggnation scenrum Blackbox HI Behov Summa Kultur och Bildning Fastighetsinitierade investeringar LSU FI åtgärder B9 FI behov LSU FI åtgärder B12 FI behov

18 Förv Projektnamn FI/HI proj Skede Budget 2018 Budget 2019 LSU Budget 2020 summa Inv Nytt Energiprogram FI behov LSU Stamrenovering AS FI behov LSU VS01 FI behov LSU F13 garage FI behov LSU Kulvert B3 FI program LSU Inre Sjukhusvägen. J-huset FI program LSU FI åtgärder FI genomförande LSU Sop och tvättsug FI genomförande LSU Infrastrukturåtgärder FI behov LSU Energiåtgärder FI genomförande Budget 2021 Bilaga 87/17 a Summa Fastighetsinitierade investeringar Budget 2022 Budget 2023 Oförutsett FSN Oförutsett HI behov Summa oförutsett Summa Investeringar Avrundningsdiff

19 Bilaga 87/17 a Investeringsplan förslag till beslut Belopp i tkr Förv. Projektnamn Skede Budget 2018 Budget 2019 Budget 2020 Delsumma Investeringar Budget 2021 Budget 2022 Budget 2023 Summa Investeringar Förslag till investeringplan Delsumma Summa Akademiska sjukhuset Lasarettet i Enköping Summa sjukhusstyrelsen Kollektivtrafik Summa kollektivtrafiknämnden Primärvård och Folktandvård Summa Vårdstyrelsen Kultur och Bildning Summa Kulturnämnden FI-investeringar Oförutsett Summa FSN Summa FSNs förslag till beslut - tidigare förslag Delsumma Summa Sjukhusstyrelsen Kollektivtrafiknämnden Vårdstyrelsen Kulturnämnden Fastighet och servicenämnden Oförutsett Summa Förändring mot tidigare förslag Delsumma Summa Sjukhusstyrelsen Vårdstyrelsen Kulturnämnden Kollektivtrafiknämnden Fastighet och servicenämnden Oförutsett Summa Specifikation förändring Delsumma Summa Sjukhusstyrelsen Ombyggnation B Sjukhusstyrelsen Ombyggnation Dialysen Sjukhusstyrelsen Ingång 100, J-huset Sjukhusstyrelsen Produktionskök Kultur och Bildning Scenrum, Black box FSN Oförutsett Summa

20 Bilaga 87/17 a Fastighetsinvesteringsram, tkr Budget Totalt 2018 Plan 2019 Plan 2020 planperioden Plan 2021 Plan 2022 Plan 2023 Sjukhusstyrelsen Vårdstyrelsen Kollektivtrafiknämnden Kulturnämnden Fastighet- och servicenämnden FSN oförutsett Summa

21 Sjukhusstyrelsen Protokoll Bilaga 87 a 39 (39) Sammanträdesdatum: /17 Dnr SHS Prioriterade fastighetsinvesteringsbehov ramar till RPB Sjukhusstyrelsens beslut Sjukhusstyrelsens beslut 1. Nedanstående svar lämnas till fastighets- och servicenämnden. 2. Sjukhusstyrelsen ställer sig bakom förvaltningarnas bedömningar enligt bilagor och noterar följande: Regionstyrelsen fattade beslut om att föreslå regionfullmäktige besluta att investeringsprojektet Nytt produktionskök Akademiska sjukhuset, går vidare till programarbete. Regionstyrelsen förväntas ta ställning till förslag om att upphäva landstingsstyrelsens beslut från om genomförande av förrådshissar. 3. Sjukhusstyrelsen uppmärksammar regionstyrelsen på att Akademiska sjukhuset rapporterade behov överskrider tillgänglig investeringsram. Sjukhusstyrelsen behöver besked inför kommande år om huruvida investeringsramen kan utökas eller fastighetsinvesteringarna behöver prioriteras hårdare. Bilaga 106 a Ärendebeskrivning Fastighets- och servicenämnden har i arbetet med fastighetsinvesteringsplan för peri-oden tagit fram ett förslag på investeringsnivåer för hur stora fastighetsinvesteringarna kan vara under planperioden utifrån en hållbar ekonomisk utveckling för Region Uppsala. Respektive styrelse och nämnd ska inför tilläggsbudgeten hösten 2017 redovisa: vilka investeringsprojekt som ska fullföljas inom ramen för tillgängliga investeringsmedel under perioden eventuella alternativa lösningar för verksamheter som under perioden inte erhåller fastighetsinvesteringar beskrivning av konsekvenserna för verksamheten i de objekt som inte finns med i investeringsramen för Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

22 Sjukhusstyrelsen Protokoll Bilaga 87 a 40 (39) Sammanträdesdatum: Respektive styrelse och nämnds ställningstagande ligger till grund för eventuella för-ändringar i investeringsplanen som fastställs av regionfullmäktige i tilläggsbudgeten under hösten. Fastighets- och servicenämnden har föreslagit Regionstyrelsen att tilldela sjukhus-styrelsen medel enligt tabellen nedan. Där framgår också det behovet som sjukhusstyrelsen tagit fram tillsammans med styrelsens förvaltningar. År (mnkr) totalt Sjukhusstyrelsens ram AS behov LE behov Summa behov De stora investeringarna på Akademiska sjukhusområdet är en följd av att fastighetsbeståndet inte kontinuerligt renoverats eller förnyats i den takt som varit önskvärt. Detta medför att det under perioden blir en puckel av stora investeringar som blir svåra att genomföra pga. av tid, resurser men framförallt av ekonomiska skäl. Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping har utifrån sjukhusstyrelsens uppdrag arbetat med prioriteringar och konsekvensanalyser av de minskade ramarna. För Lasarettet i Enköping innebär den minskade ramen inte några större konsekvenser för verksamheten. Inom Akademiska sjukhusområdet finns ett stort behov som måste utföras över en längre period än vad som ursprungligen planerats. Det kvarstår dock ett behov som under överstiger från fullmäktige tilldelad ram. För att hantera detta så har Regionkontoret, Fastighet och service och Akademiska sjukhuset gemensamt kommit fram till ett förslag om att nyttja den reserv som finns för oförutsett inom fastighets- och servicenämnden som är till för oförutsedda/akuta behov och fördyringar av pågående och planerade projekt. Det innebär i sin tur att den reserv som finns för oförutsett i Fastighet- och servicenämndens investeringsram kommer att minskas med motsvarande belopp (se Akademiska sjukhusets prioriterade behov i tabell nedan). De projekt som har prioriterats är projekt under genomförande alternativt långt gångna programarbeten samt brådskande behov. Centralblocket (B9/B12) bedöms kunna anstå lite längre varför dessa skjuts något i tid. F-blocket innehållande kvinna och barn finns ett behov av åtgärder. Dock behövs ett helhetsgrepp tas kring hela kvinna och barn för att få en lösning som är hållbar både verksamhetsmässigt och ekonomiskt. Ambitionen är att Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

23 Sjukhusstyrelsen Protokoll Bilaga 87 a 41 (39) Sammanträdesdatum: utifrån resultatet av utredningen om möjligt tidigarelägga fastighetsinvesteringen inom neonatalsjukvården. År (mnkr) totalt Budget/prognos Varav reserv oförutsett Utifrån föreslagen årlig investeringsram enligt tabellen ovan så blir konsekvensen för Region Uppsala att investeringsramarna år 2021 och 2022 är 6 respektive 20 miljoner högre än tilldelad årlig ram från fullmäktige. Ramen är dock lägre 2023 och totalt sett så är föreslagen investeringsram miljoner lägre jämfört med fullmäktiges tilldelning. Nytt produktionskök har behandlats på fastighets- och servicenämnden Beslut togs då om att föreslå regionstyrelsen att föreslå regionfullmäktige besluta att investeringsprojektet Nytt produktionskök Akademiska sjukhuset, går vidare till programarbete. Akademiska sjukhuset: Centralblocket och behov av nya operationssalar Centralblocket (B9/B12) innehåller operationssalar, radiologi samt mottagningar är planerad att byggas om under perioden Den neddragning av investeringsutrymmet för centralblocket (B9) som var en följd av ökat tillskott till ingång 100 (J-huset) konsekvensutreddes våren Utredningen visade att det bantade förslaget både ur ett verksamhetsperspektiv och fastighetsperspektiv inte ansågs vara genomförbart. Sjukhusets behov av framtida kapacitet avseende operationssalar visar ett behov av operationssalar med dagens nyttjandegrad på 65 %. Med generella operationssalar samt utökad nyttjandegrad är sjukhusets bedömning att behovet av operationssalar uppgår till ca st. Sjukhusets mål är att ett tillskott av nya operationssalar krävs för att klara tillgänglighetskraven och för att hålla produktionsmålen. Beräkningen bygger på att ökningen av antal operationer sker i samma takt som de senaste 4 5 åren (1,5 %). Akademiska sjukhuset föreslår att återuppta utredningen av Centralblocket ur ett verksamhets- och fastighetstekniskt perspektiv och i den utredningen ta med behovet av framtida behov av operationssalar. Vid renoveringen av Centralblocket finns ett behov av evakueringsoperationssalar för att sjukhuset ska kunna upprätthålla produktionen/tillgängligheten under byggtiden. De nya operationssalarna som används för evakueringslokal skulle vara tillskottet och som sedan permanentas som ordinarie operationsavdelning. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

24 Sjukhusstyrelsen Protokoll Bilaga 87 a 42 (39) Sammanträdesdatum: Kvinno- och barnhusen (F-blocket) inklusive fler neonatalplatser I januari lade Akademiska sjukhuset fram ett förslag till ombyggnad i Kvinnooch barnhusen för att utöka antal platser på neonatalavdelning från dagens 18 platser till 30 platser. Behovet är trängande framför allt från både från avtalsregionen men även från riket i övrigt. Det förslag som nu finns för neonatal ger följdkonsekvenser för hela F-blocket. Sjukhuset har därför undersökt en alternativ lösning för neonatal som kan ge en lägre investeringskostnad samtidigt som det blir bättre för helheten i F-blocket. Sjukhuset föreslår att en utredning för hela F-blocket inleds snarast där alla aspekter ses över. När utredningen är klar börjar renoveringen med att utöka platser för neonatal, och därefter sannolikt en utökning av förlossningskapaciteten. Kostnad och tidpunkt är i dagsläget svårt att bedöma innan utredning är gjord. Även den akuta investeringen av anpassningar av barnakuten och en ny ambulanshall utanför F-blocket läggs in i den utredningen. Dock kan det i det senast nämnda komma att behöva göras åtgärder tidigare eftersom det behovet är drivet av arbetsmiljöskäl, patientsäkerhet och integritetsskäl. Cyklotronen Nuvarande maskin är från 1991 och det finns inga reservdelar kvar till den typen av maskin. Idag utförs det ca 4800 Pet undersökningar per år och det förväntas öka till 6800 st. undersökningar Ur ett verksamhetsperspektiv, dvs både för forskningen och vården, skulle ett haveri av cyklotronen sannolikt medföra att verksamheten tvingas läggas ned permanent vilket i sin tur skulle ge flera allvarliga följdverkningar för andra verksamheter på universitetssjukhuset som är beroende av en fungerade PET-verksamhet. Vi är idag världsledande i PETundersökningar inklusive forskning och utveckling och det vore en stor prestigeförlust för Akademiska sjukhuset och därmed Regionen om cyklotronen havererar. I förslaget till investeringsram ligger Cyklotronen under åren vilket ger en överhängande risk att ovanstående konsekvenser inträffar samt att sjukhuset tappar marknadsandelar för Pet undersökningar som blir svåra att återta. Sjukhuset föreslår att byggnadskostnaden på 60 mnkr prioriteras i 2018 års budget för fastighetsinvesteringar. Själva maskinen är prioriterad i MTU investeringarna för sjukhuset i 2018 år plan. Arytmilaboratorium samt PCI laboratorium Arytmiverksamheten inom kardiologin har stor kapacitetsbrist pga. ökande behov regionalt. Verksamheten är till stor del riks/regionvård, dvs högspecialiserad vård. Pacemakerverksamhet är mest c-länspatienter medan den mer avancerade arytmikirurgin till största del är R/R-patienter. Större delen av Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

25 Sjukhusstyrelsen Protokoll Bilaga 87 a 43 (39) Sammanträdesdatum: PCI-verksamheten av akut respektive subakut karaktär och kräver en placering som säkerställer logistiska samband med akutmottagning och hjärtintensivavdelningen i 50-huset. Lokaliseringsbehovet har utretts under lång tid och en lösning är under framtagande. I förslaget till investeringsram ligger Arytmilaboratorium samt PCI laboratorium i perioden Sjukhuset föreslår att investeringen prioriteras och genomförs snarast under perioden Tillnyktringsenheten Att skapa en tillnyktringsenhet är sannolikt att betrakta som ett myndighetsbeslut. Medel som tillförts till driften av enheten har återtagits då någon lämplig lokal till verksamheten ej ännu tillskapats. Sjukhuset avvaktar lokaliserings- och kostnadsförslag från Fastighet och service, uppskattad kostnad i nuläget är 10 mnkr. Investeringen planerad i 2018 års budget. Förrådshissar (höglager) Sjukhuset anser att förrådshissarana bör utgå både i 100-huset och i 70-huset men medlen kan behövas nyttjas av FAS för att genomföra förändringen. I dagsläget är det oklart vad kostnaden blir vid förändringen, ärendet ligger för utredning hos projektledningen för 100-huset respektive 70-huset. En tidig bedömning indikerar en kostnad på ca 7 mnkr. Sjukhuset föreslår att kostnaden för omprojekteringen i projekten Ingång 100 och Ingång 70 belastar respektive projekt istället för att vara en egen post. Förrådhissarna var budgeterade till 17 mnkr, underlagen för genomförandebeslutet var ur ett verksamhetsperspektiv dåligt underbyggda och höglagren löste endast delvis ett buffertlagerproblem. Fördjupad utredning har visat att annan lösning av avdelningsförråd är att föredra varför hissarna kan utgå. Sjukhusstyrelsen rekommenderar regionstyrelsen att häva genomförandebeslutet avseende förrådshissarna (Dnr LS ). Anpassning lokal för Rättspsykiatrin Fastighet och service har förhandlat fram ett tvåårsavtal med Uppsala kommun. Avtalet kan förlängas årligen med ett år i taget tills Uppsala kommun behöver marken för exploatering av nya bostäder. Förhoppningsvis kan verksamheten stanna kvar i befintliga lokaler fram till Akademiska sjukhuset kan inte styra över behovet av platser eftersom patienterna döms till vård av domstol. Alternativet att köpa in platser från andra landsting är i det närmaste omöjligt eftersom det är nationell brist på denna typ av vårdplatser. Med ovanstående i beaktande förordar Akademiska sjukhuset att ombyggnationen av D1 skjuts fram till perioden med risk för att tidigarelägga investeringen om Uppsala kommun inte förlänger avtalet. Ombyggnad av lokal C7 för installation av läkemedelsrobot Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

26 Sjukhusstyrelsen Protokoll Bilaga 87 a 44 (39) Sammanträdesdatum: Projektet Säker och effektiv läkemedelskedja som går ut på att automatisera läkemedelsförsörjningen har nyligen startats. Projektet kommer behöva en lokalanpassning gjord i den tilltänkta lokalen (C7) för läkemedelsroboten. Detta kommer att behöva ske i perioden Kostnadsbilden är oklar och utredning av kostnaden pågår men en mycket preliminär kostnad är mellan 5 och 10 mnkr. Lasarettet i Enköping: Lasarettet ställer sig bakom de prioriteringar enligt den av fullmäktige tilldelade ramen för perioden De investeringar som ska fullföljas under perioden är: Renovering hus B Behov av administrativa lokaler för lasarettets stab. Programarbete planerat klart v , preliminärt färdigdatum 1 april Idag är arbetsmiljön i Gula Villan ej acceptabel i de befintliga lokalerna samt att tillgängligheten är obefintlig. Hus A öppna upp mellan medicinavdelning 1 och 2 + gemensamt kök Tidigare genomförd förstudie kommer att uppdateras. Ändrat arbetssätt och flöden innebär att lokalerna behöver anpassas. Enkelrum med egen toalett Investeringen ligger med i planen vilket lasarettet bedömer som rimligt. Anpassningen till enkelrum genomförs för att minska risken för smitta, ge patienterna ökad integritet samt för att möta framtidens vårdkrav. Sterilenheten Nästa steg är att ta fram en behovsanalys och förstudie. Utrymmet räcker ej till på sterilenheten för att klara den ökade operationsverksamheten. Sterilt material hanteras i korsade flöde med orent material. Förbättra flöden på operation Nästa steg är att ta fram behovsanalys och förstudie. I dagsläget ligger pre-op ej i direkt anslutning till operation vilket innebär att patienter behöver passera allmän kulvert. Lokalen är dessutom enbart anpassad för evakuering när det gäller ventilation. Operationssalarnas olika storlekar begränsar flexibiliteten och nyttjandegrad av operationsavdelningen. Postoperations lokaler är för små för att klara en expansion av antalet operationer, behöver byggas ut. Volymen dagkirurgiska operationer har ökat och lösningen för omklädningsrum och återhämtningsväntrum är inte optimal, detta gäller även personalrum, expeditioner, dikteringsrum samt förrådsutrymmen. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

27 Sjukhusstyrelsen Protokoll Bilaga 87 a 45 (39) Sammanträdesdatum: Utöka kyla till hus A Ligger i planen vilket lasarettet bedömer som rimligt. Kyla finns ej på slutenvårdsavdelningarna i hus A vilket innebär höga inomhus temperaturer sommartid när det är varmt ute. Behov av administrativa lokaler för kirurgiskt centrum. Idag är de som arbetar inom administrationen och läkarna utspridda på olika platser och de har behov av att vara placerade närmare varandra. Större väntrum radiologi Ligger i planen 2022 vilket lasarettet bedömer som rimligt. Befintligt väntrum räcker ej till då det också delas med Akademiska laboratoriet. Konsekvenser för verksamheten i de objekt som inte finns med i investeringsramen för : Ny och större huvudentré Lasarettet Ligger i planen Redan idag är huvudentrén liten med tanke på de besöksflöden lasarettet har. Det är trångt, speciellt för rullstolsbundna patienter som väntar på transport. Möjligheten för lasarettets entreprenör när det gäller café och restaurang att samordna sina verksamheter skulle med en ny entré förbättras och bidra till att driva en lönsam verksamhet som lockar fler att lämna anbud vid upphandling. Beredning Investeringsrådet : Investeringsrådet bedömer att nuvarande mottagningskök på sikt behöver ersättas/renoveras. Patienterna upplever idag, enligt gjord kundundersökning, en god kvalitet på måltiderna från nuvarande leverantör. Givet det begränsade investeringsutrymmet för Region Uppsala under perioden , rekommenderar investeringsrådet fastighets- och servicenämnden att avvakta beslut om programarbete. Under överläggningen enas ledamöterna om att i första beslutssatsen byta ut med nedanstående tillägg till och noterar följande: samt att ändra beslutssats två till att referera till regionstyrelsens beslut i stället för fastighetsoch servicenämndens. Yrkande Ordföranden Vivianne Macdisi (S) yrkar bifall till förslag till beslut. Ordföranden finner att sjukhusstyrelsen fattar beslut enligt förslag. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

28 Sjukhusstyrelsen Protokoll Bilaga 87 a 46 (39) Sammanträdesdatum: Lina Nordquist (L), Cecilia Linder (M), Sara Sjödal (C) och Helena Busch Christensen (KD) yrkar att sjukhusstyrelsen uppmärksammar regionstyrelsen på att Akademiska sjukhuset rapporterade behov överskrider tillgänglig investeringsram. Sjukhusstyrelsen behöver besked inför kommande år om huruvida investeringsramen kan utökas eller fastighetsinvesteringarna behöver prioriteras hårdare. Bilaga 106 b. Ordförande yrkar bifall till tilläggsyrkandet, finner bifall och konstaterar att det för ställningstagande därmed föreligger ett reviderat förslag till beslut. Ordföranden finner att sjukhusstyrelsen fattar beslut enligt reviderat förslag till beslut. Kopia till Fastighets- och servicenämnden Registrator Akademiska sjukhuset Registrator Lasarettet i Enköping Exp Sign Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

29 Bil SHS a Bilaga 87 a Akademiska sjukhuset Hans-Olov Hellström Tfn E-post hans.olov.hellstrom@akademiska.se Regionkontoret Akademiska sjukhuset kommentarer till investeringsbudget för fastighetsinvesteringar samt prognosen för fastighetsinvesteringar Bakgrund Under våren 2017 har regionkontoret lyft frågan om hur regionen skall kunna finansiera de kraftigt ökade hyreskostnaderna som blir en följd av de stora investeringar som görs inom Region Uppsala. De stora investeringarna är en följd av att fastighetsbeståndet inte kontinuerligt renoverats eller förnyats, dvs investeringarna har i åratal skjutits upp och/eller försenats dessutom har befintliga fastigheter ej underhållits i tillfredställande grad. Detta medför att det under planperioden blir en puckel av stora investeringar som blir svåra att genomföra pga. av tid, resurser men framförallt av ekonomiska skäl. Bifogad investeringsplan är ett förslag till fastställd budget samt en bedömning av kommande investeringskostnader för åren med en ambition att fördela större investeringar så dessa sprids mer jämt över åren. År (mnkr) Budget/prognos Varav reserv Reserven är till för oförutsedda/akuta behov och fördyringar av pågående och planerade projekt. I de pågående projekten ingång 100 och ingång 70 har kostnaden tagits upp i enlighet med trolig bedömd slutkostnadsprognos. Centralblocket och behov av nya operationssalar Centralblocket (B9/B12) innehåller operationssalar, radiologi samt mottagningar är planerad att byggas om under perioden När det hösten 2015 konstaterades att projekt Ingång 100 (J-huset) behöva ett tillskott på 500 mnkr i budgeten för att färdigställa 100-huset hämtades en del av detta belopp (400 mnkr) genom en neddragning av kostnadsbudgeten för den del av Centralblocket som kallas för B9.

30 Bilaga 87 a 2 (5) Konsekvensutredning som följde på detta grepp gav vid handen att det bantade förslaget både ur ett verksamhetsperspektiv och fastighetsperspektiv inte var genomförbart. Sjukhusets utredning av framtida kapacitet avseende operationssalar visar ett behov av operationssalar med dagens nyttjandegrad på 65 %. Med nya generella operationssalar, dvs salar anpassade till de flesta typer av operationer, är bedömningen att nyttjandegrad kan öka till 75 %. I det fallet blir det framtida behovet av operationssalar ca st. Beräkningen bygger på att ökningen av antal operationer sker i samma takt som de senaste 4 5 åren (1,5 %). Idag hyr Region Uppsala en lokal på Samariterhemmet där en operationsavdelning är inrymd. Hyresvärd är således extern, kostnaden för hyran förhållandevis hög och avtalskonstruktionen innebär att det är Regionen Uppsalas ansvar att underhålla och bygga om samt återställa fastigheten till ursprungligt skick när lokalen frånträdes. Målet är att möta sjukhusets behov av operationssalar utan Samariterhemmet. Sjukhuset bedömer att ett tillskott av nya operationssalar krävs för att klara tillgänglighetskraven och för att hålla produktionsmålen. Byggnad/Lokal Antal operationssalar dagsläge Ingång 100 (J) 0 11 Ingång (78/79) 5 0 Centralblocket (B12) Centralblocket (B 9) Ingång 50, Thorax 5 5 Antal operationssalar efter ombyggnad Framtida behov Ingång 95/96 Gynop 6 6 Samariterhemmet 5 0 Ingång 85 Brännskada 1 1 Summa Akademiska sjukhuset förslag är att återuppta utredningen av Centralblocket ur ett verksamhets- och fastighetstekniskt perspektiv och i den utredningen ta med behovet av framtida behov av operationssalar. Vid renoveringen av Centralblocket kommer självklart ett behov av evakueringsoperationssalar för att sjukhuset ska kunna upprätthålla produktionen/tillgängligheten under byggtiden. Denna evakueringslokal skulle vara tillskottet av de operationssalarna vilka sedan permanentas som ordinarie operationsavdelning. Ur verksamhetsperspektiv kan ombyggnaden av Centralblocket skjutas ännu något mer i tid än det som ligger i bifogat förslag. Kvinnor-och barnhusen (F-blocket) inklusive fler neonatalplatser I januari lades det fram ett förslag till ombyggnad i Kvinnor-och barnhusen för att utöka antal platser på neonatalavdelning från dagens 18 platser till 30 platser. Behovet är trängande framför allt från vår avtalsregion men även från riket i övrigt. Lösningen som lades fram bedömdes kosta ca 400 mnkr inklusive nödvändiga följdinvesteringar. Ur ett ekonomiskt perspektiv bedöms lösningen inte vara försvarbar och lösningen ger också stora följdeffekter för hela F-blocket som är svåra att överblicka. Dvs. investeringen kan ge fördyringar i den framtida renoveringen av hela F-blocket. Sedan tidigare har sjukhuset signalerat att F-blocket behöver förnyas och byggas. Sjukhuset föreslår att en

31 Bilaga 87 a 3 (5) utredning för hela F-blocket inleds snarast där alla aspekter ses över. När utredningen är klar börjar renoveringen med att utöka platser för neonatal, och därefter sannolikt en utökning av förlossningskapaciteten. Kostnad och tidpunkt är i dagsläget svårt att bedöma innan utredning är gjord. Även den akuta investeringen av anpassningar av barnakuten och en ny ambulanshall utanför F-blocket läggs in i den utredningen. Dock kan det i det senast nämnda komma att behöva göras åtgärder tidigare eftersom det behovet är drivet av arbetsmiljöskäl, patientsäkerhet och integritetsskäl. Cyklotronen Nuvarande maskin är från 1991 och det finns inga reservdelar kvar till den typen av maskin. Idag utförs det ca 4800 Pet undersökningar per år och det förväntas öka till 6800 st. undersökningar Ur ett verksamhetsperspektiv, dvs både för forskningen och vården, skulle ett haveri av cyklotronen sannolikt medföra att verksamheten tvingas läggas ned permanent vilket i sin tur skulle ge flera allvarliga följdverkningar för andra verksamheter på universitetssjukhuset som är beroende av en fungerade PETverksamhet. Vi är idag världsledande i PET-undersökningar inklusive forskning och utveckling och det vore en stor prestigeförlust för Akademiska sjukhuset och därmed Regionen om cyklotronen havererar. Ur ett ekonomiskt perspektiv skulle ett haveri påverka Akademiska sjukhuset ekonomi per år enligt följande: Inköp av FDG för behandling av C-länspatienter 6,4 mnkr 8,0 mnkr Kostnader för köpt vård för C-länspatienter 6,0 mnkr 9,0 mnkr Minskade intäkter från utomlänspatienter 14,0 mnkr 20 mnkr Summa 26,4 mnkr 37,0 mnkr Sjukhuset tappar 26,4 mnkr per år och eftersom antal patienter ökar stadigt väntas sjukhuset tappar 37,0 mnkr Byggnationen för en ny byggnad är beräknad till 60 mnkr. Till det kommer själva maskinen som kostar ca 27 mnkr. Avskrivningskostnaden blir 8,7 mnkr per år som skall jämföras med de ökade driftkostnaderna på 26,4 mnkr/ år - 37 mnkr/år om en ny cyklotron inte byggs. Om Cyklotronen flyttas till är det en överhängande risk att ovanstående konsekvenser inträffar samt att sjukhuset tappar marknadsandelar för Pet undersökningar som blir svåra att återta. Med anledning av att cyklotronen är avger radioaktiv strålning måste en ny byggnad uppföras för den nya och den gamla maskinen behöver kapslas in med betong på plats för att hindra radioaktivt läckage under avkliningstiden. Själva maskinen är prioriterad i MTU investeringarna för sjukhuset i 2018 år plan. Vi föreslår att byggnadskostnaden på 60 mnkr prioriteras i 2018 års budget för fastighetsinvesteringar. Arytmilaboratorium samt PCI laboratorium Arytmiverksamheten inom kardiologin har stor kapacitetsbrist pga. ökande behov regionalt. Verksamheten är till stor del riks/regionvård, dvs högspecialiserad vård. Pacemakerverksamhet är mest c-länspatienter medan den mer avancerade

32 Bilaga 87 a 4 (5) arytmikirurgin till största del är R/R-patienter. Vidare är större delen av PCIverksamheten av akut respektive subakut karaktär och kräver en placering som säkerställer logistiska samband med akutmottagning och hjärtintensivavdelningen i 50- huset. Lokaliseringsbehovet har utretts under lång tid och en lösning är under framtagande. Investeringen som behöver göras snarast ligger i planen Tillnyktringsenheten Att skapa en tillnyktringsenhet är sannolikt att betrakta som ett myndighetsbeslut. Medel som tillförts till driften av enheten har återtagits då någon lämplig lokal till verksamheten ej ännu tillskapats. Sjukhuset avvaktar lokaliserings- och kostnadsförslag från Fastighet och service, uppskattad kostnad i nuläget är 10 mnkr. Investeringen planerad i 2018 års budget. Förrådshissar (höglager) Dessa bör utgå både i 100-huset och i 70-huset men medlen kan behövas nyttjas av FAS för att genomföra förändringen. I dagsläget är det oklart vad kostnaden blir vid förändringen, ärendet ligger för utredning hos projektledningen för 100-huset respektive 70-huset. En tidig bedömning indikerar en kostnad på ca 7 mnkr. Sjukhuset föreslår att kostnaden för omprojekteringen i projekten Ingång 100 och Ingång 70 belastar respektive projekt istället för att vara en egen post. Förrådhissarna var budgeterade till 17 mnkr, underlagen för genomförandebeslutet var ur ett verksamhetsperspektiv dåligt underbyggda och höglagren löste endast delvis ett buffertlagerproblem. Fördjupad utredning har visat att annan lösning av avdelningsförråd är att föredra varför hissarna kan utgå. Anpassning lokal för Rättspsykiatrin Fastighet och service har förhandlat fram ett tvåårsavtal med Uppsala kommun. Avtalet kan förlängas årligen med ett år i taget tills Uppsala kommun behöver marken för exploatering av nya bostäder. Förhoppningsvis kan verksamheten stanna kvar i befintliga lokaler fram till Verksamheten kan inte styra över behovet av platser eftersom patienterna döms till vård av domstol. Alternativet att köpa in platser från andra landsting är i det närmaste omöjligt eftersom det är nationell brist på denna typ av vårdplatser. Med ovanstående i beaktan skjuts ombyggnationen av D1 till perioden med risk för att tidigarelägga investeringen om Uppsala kommun inte förlänger avtalet. Ombyggnad av lokal C7 för installation av läkemedelsrobot Projektet Säker och effektiv läkemedelskedja som går ut på att automatisera läkemedelsförsörjningen har nyligen startats. Projektet kommer behöva en lokalanpassning gjord i den tilltänkta lokalen (C7) för läkemedelsroboten. Detta kommer att behöva ske i perioden Kostnadsbilden är oklar och utredning av kostnaden pågår men en mycket preliminär kostnad är mellan 5 och 10 mnkr. Nytt produktionskök Akademiska sjukhuset ställer sig bakom nedanstående beslut av investeringsrådet. Investeringsrådets beslut : Investeringsrådet bedömer att nuvarande mottagningskök på sikt behöver ersättas/renoveras. Patienterna upplever idag, enligt gjord kundundersökning, en god

33 Bilaga 87 a 5 (5) kvalitet på måltiderna från nuvarande leverantör. Givet det begränsade investeringsutrymmet för Region Uppsala under perioden , rekommenderar investeringsrådet fastighets- och servicenämnden att avvakta beslut om programarbete.

34 Bilaga 87 a Investeringsplan förslag till beslut Nytt förslag uppdaterat Förv. Projektnamn Projekt- nummer Projekt beskrivning Prio Kommnentar prio FI/HI proj Skede Budget 2018 Budget 2019 Budget 2020 Summa Investeringar Budget 2021 Budget 2022 Budget 2023 Budget 2024 Budget 2025 Budget 2026 Budget 2027 Summa Investeringar Akademiska sjukhuset AS Oförutsett Ej förutsedda kostnader i pågående projekt 0 Akuta behov HI behov Ombyggnad 30D återställande av ny lokaler för hudmottag måste tillskapas innan denna FAS omstrukturering, enpatient rum, evakuering - färre AS vårdavdelningar vårdplatser. J-huset??? HI behov ny omb görs 1 Arytmilab B3 samt flytta PCI-lab från B9 till AS B2 ny nya lab 1 kapacitetsbrist C-län, RR, hög spec vård HI behov Anpassning ombyggnation av D1 för rättspsyk och äldrepsyk. Ligger kvar på Ulleråker tills D1 klart 1 tvingande flytt pga Ulleråker HI behov AS lokal för Rättspsyk AS Fastighetsinv i samband med nyinvestering i utrustning samlingsprojekt för byggåt. som utförs pga av ny utr ex kameror, lab, enl underlag fr AS (MRT, datortomografi, Rtg apparater, Enköping. 0 Anpassningar av fastighet för MTU utrustning HI behov AS Ambulansstaiton Gränby extern byggherre. Inv avser anpassningsåtg 3 anpassningsåtg HI behov AS Påbyggnad adm lokaler ca150 platser ny förstudie 2107, program 2018, genomförande K/B HI behov AS Barnspecmottagning flytt fr plan 5 till plan 6 ny lokal dag består av adm lokaler, anpassning av WC, handfat osv 4 K/B HI behov AS Ny Cyklotron ombyggnation av PET-centrum 2 Gammal på övertid, expansiv verkamhet för AS HI förstudie AS Dialysavdelning AS Produktionskök Akademiska , Flytt av Dialys fr 70 huset till ing 65 eller annan plats pga FAS. Är beroende på tidplan B11, utförs i etapp 2. tvingande behov pga FAS, måste vara klar innan evakuering av B11 klar Q HI förstudie beslut ny förstudie 3 mnkr FSN 1609 utförs påbörjat prg Beslut taget i SHS att prod. Beslut taget i SHS att prod. Köket hanteras och beslutas av FSN Köket hanteras och beslutas av FSN 5 HI förstudie AS Kvinna & Barn ny neonatalavd förstudien klar under höst 2016, program under K/B HI förstudie AS Kvinna & Barn utredning AS Tillnyktringsenhet AS rörpost/smågods transportör AS Anpassningar B9 och B12 till ing 100 utredning för ombyggnation av F-blocket inkl. Ambulanshall + arbetsmiljöåtg Barnakuten 4 K/B HI förstudie avser tillbyggnad på Psykiatrinshus 300 kvm a 30 tkr/kvm = 10 mnkr 3 övertas HI förstudie/program fr polisen, oklar finanisering?? Myndighetskrav ny smågodstransportör med större diameter som kan ta fler typer av gods. 0 pågår HI genom förande korridorer inkl hisshöjning, omklädning, nya Måste göras i samband med färdigställande av 100- förbindelsekorridorer mot luftbroar 0 huset för att kunna nyttja 100-huset HI program AS Behandlingsbyggnad B9 Centralblocket När lokalförsörjningsplanen är klar i vår vet vi vilken ordning vi skall gå vidare med renoveringen av sjukhuset. Men B12 kan inte påbörjas förrän 100-huset inkl prg arbet ,178. program,+ systemhandl är driftsatt. Sannolikt kommer vi komma fram til att börja proj 2018, bygghandl proj 2019, rest. bygghandling med centralblocket pga dess centrala funktion för sjukhuset. Först B12 sedan B , anpass, provis 2022, prod HI program AS AS Behandlingsbyggnad B12 Centralblocket index B9/B12 När lokalförsörjningsplanen är klar i vår vet vi vilken ordning vi skall gå vidare med renoveringen av inkl prg arbete , 178. k-upphand 2017, sjukhuset. Men B12 kan inte påbörjas förrän 100-huset program,+ systemhand proj 2018, bygghand proj 2019, är driftsatt. Sannolikt kommer vi komma fram til att börja förb. arb provis. höst mån, produktion 2 år med centralblocket pga dess centrala funktion för sjukhuset HI program avser anpassningar flr ing i B9/B12 samt omb av B9 och B12 1 HI program AS AS Vårdbyggnad B11 inklusive Teknik (inkl index) inkl programändring läkarskeppet, inkl prg arbete Periodisering enl alt 1. dvs byggstart efter sommaren Ny upphandling IMA BIVA pågår HI genom förande Nybyggnation ingång 100 (J huset) inkl kulvert. Inkl index inkl prg arbete ,552 0 pågår HI genom förande Summa Akademiska sjukhuset

35 Bilaga 87 a Lasarettet i Enköping Eva Telne Tfn E - post Karin Johanson Regionkontoret Svar angående fastighetsinvesteringar Enköping ramar till RPB för Lasarettet i Redovisning utifrån det förslag som Fastighets - och servicenämnden lagt fram. Investeringsprojekt som ska fullföljas inom ramen för tillgängliga investeringsmedel under perioden : Lasarettet lig ger kvar med de prioriteringar som angivits i Anvisning fastighetsinvesteringar för Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping ramar för RPB med datum gällande investeringsprojekt som ska fullföljas. Det avser: 1. Renovering hus B, behov av administrativa lokaler för lasarettet stab. P ro gramarbete planerat klart v. 41, preliminärt färdigdatum 1 april Idag är arbetsmiljön ej acceptabel i de befintliga lokalerna samt att tillgängligheten är obefintlig (Gula Villan). 2. Hus A öppna upp mellan me dicinavdelning 1 och 2 + gemensamt kök, tidigare genomförd förstudie kommer att uppdateras. Ändrat arbetssätt och flöden innebär att lokalerna behöver anpassas. 3. Enkelrum med egen toalett, ligger med i planen vilket bedöms s om rimligt. Anpassningen till enkelrum genomförs för att minska risken för smitta, ge patienterna ökad integritet samt för att möta framtidens vårdkrav. 4. Sterilenheten, nästa steg är att ta fram en behovsanalys och förstudie. Utrymmet räcker ej till på sterilenheten för att klara den ökade operationsverksamheten. Sterilt material hanteras i korsade flöde med orent material. 5. Förbättra flöden på operation, nästa steg är att ta fram behovsanalys och förstudie. I dagsläget ligger pre - op ej i direkt anslu tning till operation vilket innebär att patienter behöver passer allmän kulvert. Lokalen är dessutom enbart anpassad för evakuering när det gäller ventilation. Operationssalarnas olika storlekar begränsar flexibiliteten och nyttjandegrad av operationsavde lningen. Postoperations lokaler är för små för att klara en expansion av antalet operationer, behöver byggas ut. Volymen dagkirurgiska operationer har ökat och lösningen för omklädningsrum och återhämtnings - väntrum är inte optimal, detta gäller även perso nalrum, expeditioner, dikteringsrum samt förrådsutrymmen. Kungsgatan Box Enköping tfn vx www. regionuppsala. se/lasarettetenkoping

36 Bilaga 87 a 2 (2) 6. Utöka kyla till hus A, ligger i planen vilket bedöms som rimligt. Kyla finns ej på slutenvårdsavdelningarna i hus A vilket innebär höga inomhus temperaturer sommartid när det är varmt ute. 7. Behov av administrativa lokaler för kirurgiskt centrum. Idag är de som arbetar inom administrationen och läkarna utspridda på olika platser och de har behov av att vara placerade närmare varandra. 8. Större väntrum radiologi, ligger i planen 2022 vilket bedöms som rimligt. Befintligt väntrum räcker ej till då det också delas med Akademiska laboratoriet. Konsekvenser för verksamheten i de objekt som inte finns med i investeringsramen för : Ny och större huvudentré Lasarettet, ligger i planen Redan idag är huvudentrén liten med tanke på de besöksflöden lasarettet har. Det är trångt, speciellt för rullstolsbundna patienter som väntar på transport. Möjligheten för lasarettets entreprenör när det gäller café och restaurang att samordna sina verksamheter skulle med en ny entré förbättras och bidra till att driva en lönsam verksamhet som lockar fler att lämna anbud vid upphandling.

37 Fastighetsinvesteringar vid Akademiska sjukhuset Bilaga 87 a

38 Bakgrund Bilaga 87 a Under perioden kommer Region Uppsala behöva göra många större fastighetsinvesteringar. Anledningar: Snabb medicinsk utveckling, växande befolkning samt att fastighetsbeståndet inte kontinuerligt renoverats eller förnyats. Det finns en 10-årig investeringsplan för fastigheter i vilken investeringarna är uppdelade i två femårsperioder: och Mängden skattemedel är begränsad och varje femårsperiod tilldelas ett visst belopp. Investeringar ska fördelas jämnt över åren. Årligen ses fastighetsbehoven över och prioriteringar görs för den kommande treårsperioden. Prioriteringarna görs utifrån ett verksamhetsperspektiv och ett ekonomiskt perspektiv. Detta innebär att den 10-åriga investeringsplanen kan komma att ändras om det uppstår akuta/oförutsedda behov. Budget för är de år som nu aktuella för beslut.

39 Akademiska Sjukhusets ram Bilaga 87 a Tid Ram Behov Differens ,6 mdr 3,5 mdr - 0,9 mdr ,5 mdr 2,1 mdr + 0,4 mdr För att hålla ramen för behöver 0,9 mdr flyttas fram

40 Bilaga 87 a De projekt som har prioriterats är projekt under genomförande alternativt långt gångna programarbeten samt brådskande behov. 100-huset, anpassningar i centralblocket, 70-huset, dialysavdelning, PCI/Arytmi, cyklotron, läkemedelsförsörjning (C7), smågodstransportör Tillnyktringsenhet är att betrakta som myndighetsbeslut. Centralblocket (B9/B12) bedöms kunna anstå lite längre varför dessa skjuts något i tid. Utredning bör dock återupptas snarast och i denna utredning införliva behovet av operationssalar. I F-blocket innehållande vård för kvinnor och barn finns ett tämligen trängande behov av åtgärder. Dock behövs ett helhetsgrepp tas kring hela F-blocket för att få en lösning som är hållbar både verksamhetsmässigt och ekonomiskt. En utredning förslås starta snarast. Ambitionen är sedan att utifrån resultatet av utredningen starta med förnyelsen inom neonatalsjukvården och förlossningsvården.

41 Bilaga 87 a Anpassning lokal för Rättspsykiatrin kan flyttas fram, tvåårsavtal finns Förrådshissar (höglager) bör utgå På sikt behövs en renovering av nuvarande kök. Givet det begränsade investeringsutrymmet samt att behovet inte är akut föreslås renovering skjutas till efter 2023.

42 Bil SHS 2017 bil 106 b Bilaga 87 a

43 Vårdstyrelsen Protokoll Bilaga 87 a 45 (46) Sammanträdesdatum: /17 Dnr VS Prioriterade fastighetsinvesteringsbehov ramar till RPB Beslut Vårdstyrelsens beslut Nedanstående svar lämnas till fastighets- och servicenämnden. Ärendebeskrivning Fastighets- och servicenämnden har i arbetet med fastighetsinvesteringsplan för perioden tagit fram ett förslag på investeringsnivåer för hur stora fastighetsinvesteringarna kan vara under planperioden utifrån en hållbar ekonomisk utveckling för Region Uppsala. Respektive styrelse och nämnd ska inför tilläggsbudgeten hösten 2017 redovisa: vilka investeringsprojekt som ska fullföljas inom ramen för tillgängliga investeringsmedel under perioden eventuella alternativa lösningar för verksamheter som under perioden inte erhåller fastighetsinvesteringar beskrivning av konsekvenserna för verksamheten i de objekt som inte finns med i investeringsramen för Respektive styrelse och nämnds ställningstagande ligger till grund för eventuella förändringar i investeringsplanen som fastställs av regionfullmäktige i tilläggsbudgeten under hösten. Fastighet och servicenämnden har föreslagit Regionstyrelsen att tilldela vårdstyrelsen medel enligt tabellen nedan. Där framgår också det ursprungliga behovet som vårdstyrelsen tagit fram tillsammans med styrelsens förvaltningar. Inom ramen för tillgängligt investeringsutrymme ingår nybyggnation/ombyggnation av lokalerna i Östervåla, Almunge och Samariterhemmet vilka samtliga sedan tidigare är beslutade att genomföras alternativt är under förstudie. Investeringsutrymmet möjliggör inga ytterligare investeringar och övriga identifierade behov ryms därför inte inom tillgängligt investeringsutrymme och skjuts enligt förslag från fastighets- och servicenämnden på framtiden. Alternativet till lösning blir att investeringar görs av en extern fastighetsägare och att eventuella anpassningar av lokalerna då istället blir en tillkommande hyreskostnad för förvaltningarna. Vårdstyrelsen förordar att investeringsrådet ansvarar för att bereda nya inhyrningar innan beslut i respektive styrelse. Varje Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

44 Vårdstyrelsen Protokoll Bilaga 87 a 46 (46) Sammanträdesdatum: objekt får då prövas var för sig och bedömas om det klarar att bära eventuella ökade kostnader. Vårdstyrelsen ser för de allra flesta av lokalerna inga skäl för Region Uppsala att själva äga sina lokaler. Redan idag är en stor del av lokalerna inom vårdstyrelsens verksamhetsområde ägda av externa fastighetsägare. Externa lokaler ska inte ingå i fastighetsinvesteringsplanen och inte heller belasta investeringsbudgeten. Vårdstyrelsen fick också i uppdrag att beskriva konsekvenserna för de objekt som inte finns med i investeringsramen. Många av lokalerna inom vårdstyrelsens verksamhetsområde är i dåligt skick och lever inte upp till verksamhetens krav. Om investeringar skjuts på framtiden är konsekvensen en risk för fortsatta och växande arbetsmiljöproblem samt att verksamheterna inte kan uppfylla sitt åtagande vilket i sin tur leder till sämre möjligheter till vård i delar av länet. Tillfälliga åtgärder och evakueringar riskerar också att öka kostnaderna för Region Uppsala. Primärvårdens bedömning avseende investeringsbehoven Primärvården gör följande bedömning avseende investeringsbehoven. I de behov av fastigheter som Primärvården redovisat för vårdstyrelsen i fastighetsinvesteringsprocessen ingår förslag till ett stort antal inhyrningar av lokaler det vill säga lokaler som Region Uppsala inte skall äga eller förvalta. På dessa objekt har ett schablonberäknat investeringsbelopp på tkr beräknats. Den reella investeringen görs i dessa fall av en extern fastighetsägare. Vid denna typ av inhyrning är det upp till Primärvården att bedöma att den faktiska hyreskostnaden ryms inom den ordinarie vårdvalsfinansieringen. Efter dialog mellan Primärvården och Regionkontoret har det efter avstämning med Region Uppsalas ekonomichef konstaterats att investeringar som görs av en extern fastighetsägare i inhyrda fastigheter inte ska betraktas som fastighetsinvesteringar och ej ska hanteras inom Region Uppsalas fastighetsinvesteringsprocess. Kostnaden för anpassning av den inhyrda lokalen blir en tillkommande hyreskostnad för Primärvården. Primärvården Alunda externförhyrd lokal, gamla slitna lokaler som inte är ändamålsenliga för verksamheten. Primärvården Knivsta externförhyrd lokal, underhållet i lokalerna är eftersatt och planeringen ej optimal då det är långa avstånd mellan olika verksamheter inom vårdcentralen. Nuvarande fastighetsägaren har deklarerat att de har själva behov av lokalen på tio års sikt. Befolknings-mässigt ökar Knivsta kommun varvid vårdcentralen behöver större ytor. Primärvården Flogsta externförhyrd lokal, vårdcentralen belägen i ett äldre hus med ständigt återkommande inomhusmiljöproblem i form av fukt. Dyra och Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

45 Vårdstyrelsen Protokoll Bilaga 87 a 47 (46) Sammanträdesdatum: stora ytor i förhållande till verksamhetens omfattning som kommer att bli ännu mer påtagliga då filialen Stenhagen startar. Primärvården Gimo externförhyrd lokal, behov av flytt alternativ ombyggnad av befintliga lokaler för att uppnå större ändamålsenlighet. Stort behov av nya ytskikt. Primärvården Storvreta externförhyrd lokal, behov av flytt alternativ ombyggnad av befintliga lokaler på grund av ett ökat antal listade invånare på vårdcentralen. Primärvården Fjärdhundra externförhyrd lokal, behov av flytt alternativ ombyggnad av befintliga lokaler för att uppnå mer ändamålsenlighet. Slitna lokaler som genomgående är i behov av nya ytskikt. Primärvården Södra staden förslag externförhyrd lokal, planerad inhyrning för ny vårdcentral i Rosendalsområdet för att klara befolkningstillväxten i de mest expansiva delarna av Uppsala. Primärvården Enköping Regionens fastighet, vårdcentralen är nu etablerad på flera ställen vid Lasarettet i Enköping, samt centralt i Enköping. Verksamheten är utspridd och därmed inte yteffektiv. Delar av verksamheten har inomhusmiljöproblem. Inriktningen att nu samla verk-samheten på ett ställe för att uppnå samordningsvinster både verksamhetsmässigt och ytmässigt. Möjlighet för detta finns i hus C, plan 3, Lasarettet i Enköping. Primärvården Tierp Regionens fastighet, Landstingsservice ska inom kort påbörja fastighetsutvecklingsprojekt för områdena Kungsgärdet och Tierp vårdcentrum där det kommer utredas hur områdena ska utvecklas. Dessa områden avvaktas därför i investeringsplansarbetet till dess att förutsättningarna är klarlagda. Primärvårdens verksamheter i Tierp har under en lång tid varit utsatta för hårda påfrestningar till följd av lokaler som ej uppfyller kraven för en acceptabel arbetsmiljö. Förbättras inte denna arbetsmiljö finns stora risker för snabb evakuering ur vissa lokaler om situationen förvärras ytterligare. Folktandvårdens bedömning avseende investeringsbehoven Folktandvården gör följande bedömning avseende investeringsbehoven. Folktandvården är andrahandshyresgäst till Landstingsservice (LSU) i de lokaler förvaltningen bedriver verksamhet. LSU förhyr i sin tur lokalerna av privata hyresvärdar i de fall Regionen inte är ägare av fastigheten. Vid förhyrning av externa lokaler förhandlar Folktandvården och LSU med hyresvärden om kvadratmeterhyra samt hur mycket hyran stiger vid en hyresgästanpassning efter Folktandvårdens önskemål. Investeringen finansieras av hyresvärden. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

46 Vårdstyrelsen Protokoll Bilaga 87 a 48 (46) Sammanträdesdatum: Tierp, kliniken är högt prioriterad ur lokalsynpunkt, bland annat på grund av en undermålig arbetsmiljö för Folktandvårdens personal. Verksamheten är dessutom i stort behov av att utöka med 2 3 behandlingsrum för att möta den ökande efterfrågan på tandvård i Tierp. Sjukhustandvård Enköping, gällande utbyggnad av sjukhustandvården i Enköping avvaktas ny organisation inom Folktandvårdens sjukhustandvård. Eventuellt är det i Uppsala och inte i Enköping som lokalbehovet finns. Vretgränd, har ett behov av att rusta upp lokalerna vid en eventuell sammanslagning av ortodonti och pedodonti. Upprustningen är inte akut och det rör sig inte om några större belopp. Bedömningen är att investeringen kan skjutas på framtiden utan större påverkan på verk-samheten. Hälsa och habiliterings bedömning avseende investeringsbehoven Hälsa och Habilitering gör följande bedömning avseende investeringsbehoven. I förslaget som tagits fram har Hälsa och habiliterings två verksamheter Hälsoäventyret (utan lokaler from 31/3 2017) och Närvårdsavdelningen i Uppsala (uppsagda från Kronparken from feb 2019) som står utan lokaler. I förslaget för fastighetsinvesteringar har medel för både Hälsoäventyret och Närvårdsavdelningen skjutits fram tom år Om inte dessa verksamheter ska tvingas läggas ner så kommer istället verksamheterna upphandla nya hyreskontrakt. Arbetet med nya hyreskontrakt pågår. När det gäller Kungsgärdet ingår det i särskilt projekt och därför kommenteras detta inte i dokumentet. Yrkanden Ordförande Malena Ranch (MP) yrkar bifall till utsänt förslag med följande komplettering av ärendebeskrivningen: Externa lokaler ska inte ingå i fastighetsinvesteringsplanen och inte heller belasta investeringsbudgeten. Ordföranden finner bifall till eget yrkande. Vårdstyrelsens beslutar enligt reviderat förslag. Kopia till Fastighets- och servicenämnden T f Primärvårdsdirektören Tord Jansson, Planerings- och försörjningschef Primärvården Förvaltningsdirektören Hälsa och habilitering Johanna Wahlin, Ekonomichef Hälsa och Habilitering Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

47 Vårdstyrelsen Protokoll Bilaga 87 a 49 (46) Sammanträdesdatum: Tandvårdsdirektören Erik Jonasson, Ekonomichef Folktandvården Förvaltningsdirektören Landstingsservice Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

48 Bilaga 87 a Region Uppsala Budgetchef Karin Johansson Fastighetsinvesteringar Primärvårdens synpunkter och prioriteringar Fastighets- och servicenämnden har i arbetet med fastighetsinvesteringsplanen för perioden tagit fram ett förslag på investeringsnivåer. Detta utifrån hur stora fastighetsinvesteringarna kan vara under planperioden för en hållbar ekonomisk utveckling i Region Uppsala. Detta innebär att delar av Vårdstyrelsens investeringsutrymme för perioden har skjutits på framtiden. Förslaget innebär för Primärvården i korthet att samtliga fastighetsinvesteringar utom ombyggnad Samariterhemmet, nybyggnation vårdcentralen Östervåla och nybyggnationen vårdcentralen Almunge skjuts på framtiden. Det vill säga till planperioden I samband med detta har Primärvårdens synpunkter efterfrågats vad avser: Primärvårdens syn på vilka fastighetsinvesteringar som skall prioriteras under perioden Primärvårdens förslag till alternativa lösningar för verksamheten om fastighetsinvesteringar inte erhålles under perioden Primärvårdens beskrivning av konsekvenser för verksamheten i de objekt som inte finns med i ramen för I de behov av fastigheter som Primärvården redovisat för Vårdstyrelsen i fastighetsinvesteringsprocessen ingår förslag till ett stort antal inhyrningar av lokaler det vill säga lokaler som Region Uppsala inte skall äga eller förvalta. På dessa objekt har ett schablonberäknat investeringsbelopp på tkr beräknats. Primärvårdens ställer sig frågande till att denna typ av inhyrningar är att betrakta som en fastighetsinvestering. Den reella investeringen gör i dessa fall av en extern fastighetsägare som sedan hyr ut den aktuella lokalen till Region Uppsala som i sin tur Försörjningsenheten UPPSALA Tel Org nr

49 Bilaga 87 a 2(4) genom Landstingsservice hyr ut lokalen till Primärvården. Vid denna typ av inhyrning är det upp till Primärvården att bedöma att den faktiska hyreskostnaden ryms inom den ordinarie vårdvalsfinansieringen. Konsekvensen av att betrakta inhyrningen som en fastighetsinvestering blir i detta fallet en förskjutning i tid som kan resultera i att Primärvården och Region Uppsala riskerar att gå miste om attraktiva lokaler för befintlig och tillkommande verksamhet. Detta då denna typ av planerade inhyrningar har mycket lång planeringshorisont och måste ofta ske i nära samarbete med en tilltänkt fastighetsägare. Finns inte en lämplig lokal för inhyrning i det område som Primärvården är i behov av att byta ut sin befintliga lokal alternativ expandera verksamheten i, återstår inhyrning av lokal i nyproduktion. Den huvudsakliga delen av nyproduktion i länet är inriktad på bostäder. Inför en byggstart anger stadsbyggnadskontoret om produktionen skall innehålla andra lokaler en bostäder. Dessa övriga lokaler är generellt sett ofta för små för Primärvårdens verksamheter. Då Primärvården kräver större lokaler krävs också att Primärvården är med tidigare i planeringsprocessen tillsamman med stadsbyggnadskontoret och externa byggherrar. I dessa fall kan planeringshorisonten vara mellan 6-8 år. En ytterligare konsekvens av den föreslagna senareläggningen av investeringarna är risken för drastiska kostnadsökningar. Detta särskilt i lokaler med inomhusmiljöproblem med därtill kommande risker för evakuering till tillfälliga lokaler. Nedan redovisas per objekt vilken status dessa planerade inhyrningar har i dagsläget. När det gäller investeringar i objekt av typen hus C vid Enköpings lasarett och Tierps vårdcentrum är Primärvården helt införstådd med att detta är att betrakta som en fastighetsinvestering och skall hanteras i denna process. Primärvården Alunda externförhyrd lokal Gamla slitna lokaler som inte är ändamålsenliga för verksamheten. Inomhusmiljöproblem i källaren i form av fukt. Hyresavtal med fastighetsägaren tecknas för ett år i taget för möjlighet att snabbt byta lokal på orten då tillfälle till detta ges. Inget nytt planerat inhyrningsobjekt föreligger i dagsläget. Primärvården Knivsta externförhyrd lokal Fastigheten där vårdcentralen är lokaliserad såldes av dåvarande Landstinget i Uppsala län till Knivsta kommun Nuvarnade fastighetsägaren har deklarerat att de har själva behov av lokalen på tio års sikt. Underhållet i lokalerna är eftersatt och planeringen ej optimal då det är långa avstånd mellan olika verksamheter inom vårdcentralen. Befolkningsmässigt beräknas Knivsta kommun öka med ca invånare fram till år 2025 varför en vidare expansion i området är nödvändig utöver nuvarande planerad inhyrning. En icke bindande avsiktsförklaring för planerad inhyrning finns tecknad med en fastighetsägare på orten.

50 Bilaga 87 a 3(4) En behovsanalys som ett första steg i projektering av en ny vårdcentral är framtagen av verksamheten tillsammans med Landstingsservice. Risk att tappa möjligheten för en inhyrning av detta objekt vid föreslagen tidsförskjutning. Primärvården Flogsta externförhyrd lokal Vårdcentralen är nu belägen i ett äldre hus med ständigt återkommande inomhusmiljöproblem i form av fukt. Dyra och stora ytor i förhållande till verksamhetens omfattning som kommer att bli ännu mer påtagliga då filialen Stenhagen startar. Nuvrande hyresavtal löper ut I samand med detta har Primärvården deklarerat till fastighetsägaren att de gärna byter lokal i området till mer ändamålsenliga utan inomhusmiljöproblem. Inget nytt planerat inhyrningsobjekt föreligger i dagsläget. Primärvården Gimo externförhyrd lokal Behov av flytt alternativ ombyggnad av befintliga lokaler för att uppnå mer ändamålenlighet. Stort behov av nya ytskikt. Inget nytt planerat inhyrningsobjekt föreligger i dagsläget. Primärvården Storvreta externförhyrd lokal Behov av flytt alternativ ombyggnad av befintliga lokaler på grund av ett ökat antal listade invånare på vårdcentralen. En fortsatt befolkningstillväxt i området kommer att förstärka dessa krav. Nytt kortare hyresavtal med fastighetsägaren är därför tecknat. Inget nytt planerat inhyrningsobjekt föreligger i dagsläget. Primärvården Fjärdhundra externförhyrd lokal Behov av flytt alternativ ombyggnad av befintliga lokaler för att uppnå mer ändamålenlighet. Slitna lokaler som genomgående är i behov av nya ytskikt. Inget nytt planerat inhyrningsobjekt föreligger i dagsläget. Primärvården Södra staden förslag externförhyrd lokal Planerad inhyrning för ny vårdcentral i Rosendalsområdet för att klara befolkningstillväxten i de mest expansiva delarna av Uppsala. En icke bindande avsiktsförklaring för planerad inhyrning finns tecknad med en fastighetsägare på orten. En behovsanalys som ett första steg i projektering av en ny vårdcentral är framtagen av verksamheten tillsammans med Landstingsservice. Risk att tappa möjligheten för en inhyrning av detta objekt vid föreslagen tidsförskjutning.

51 Bilaga 87 a 4(4) Primärvården Centrala staden förslag externförhyrd lokal Planerad inhyrning för ny vårdcentral i centrala Uppsala för att klara befolkningstillväxten i de mest expansiva delarna av Uppsala. Inget nytt planerat inhyrningsobjekt föreligger i dagsläget. Primärvården Enköping Regionens fastighet Vårdcentralen är nu etablerad på flera ställen vid Lasarettet i Enköping, samt centralt i Enköping. Verksamheten är utspridd och därmed inte yteffektiv. Delar av verksamheten har inomhusmiljöproblem. Inriktningen har därför varit att samla verksamheten på ett ställe för att uppnå samordningsvinster både versamhetsmässigt och ytmässigt. Möjlighet för detta finns i hus C, plan 3, Lasarettet i Enköping. Ombyggnad av lokalerna vid Lasarettet i Enköping för en samlad verksamhet är högt prioriterad inom Primärvården. En tidsmässig förskjutning av detta påverkar arbetsmiljön vid vårdcentralen. Detta samtidigt som det finns flera intressenter till den aktuella lokalen enligt uppgift från Landstingsservice. En behovsanalys som ett första steg i projektering för ombyggnad i hus C, Lasarettet i Enköping är framtagen av verksamheten tillsammans med Landstingsservice. Ett alternativ till denna fastighetsinvestering är att planera för en extern inhyrning utanför lokalerna inom Lasarettet i Enköping. Primärvården Tierp Regionens fastighet Av utsänt underlag framgår att Landstingsservice inom kort kommer att påbörja fastighetsutvecklingsprojekt för områdena Kungsgärdet och Tierp vårdcentrum där det kommer utredas hur områdena ska utvecklas. Dessa områden avvaktas därför i investeringsplansarbetet till dess att förutsättningarna är klarlagda. Primärvården noterar detta samtidigt som Primärvårdens verksamheter i Tierp under en lång tid varit utsatta för hårda påfrestningar till följd av lokaler som ej uppfyller kraven för en acceptabel arbetsmiljö. Förbättras inte denna arbetsmiljö finns stora risker för snabb evakuering ur vissa lokaler om situationen förvärras ytterligare. Ett alternativ till denna fastighetsinvestering är att planera för en extern inhyrning för Primärvårdens verksamheter som helhet utanför det nuvarande vårdcentrum i Tierp. Uppsala dag som ovan Torun Hall Tf primärvårdsdirektör

52 Bilaga 87 a Fastighetsinvesteringar för Primärvården, Folktandvården och Hälsa och habilitering ramar till RPB Fastighets- och servicenämnden har i arbetet med fastighetsinvesteringsplan för perioden tagit fram ett förslag på investeringsnivåer för hur stora fastighetsinvesteringarna kan vara under planperioden utifrån en hållbar ekonomisk utveckling för Region Uppsala. Förslaget bygger på att färdigställa investeringar som är i genomförandeskede, planerade investeringar inom Framtidens Akademiska (FAS) samt anslutande projekt som en följd av FAS, anläggandet av ny stadsbussdepå och ny vårdcentral i Almunge mm. I förslaget som tagits fram har Hälsa och habiliterings två verksamheter Hälsoäventyret (utan lokaler from 31/3 2017) och Närvårdsavdelningen i Uppsala (uppsagda från Kronparken from feb 2019) som står utan lokaler. I förslaget för fastighetsinvesteringar har medel för både Hälsoäventyret och Närvårdsavdelningen skjutits fram tom år Om inte dessa verksamheter ska tvingas läggas ner så kommer istället verksamheterna upphandla nya hyreskontrakt. Arbetet med nya hyreskontrakt pågår. När det gäller Kungsgärdet ingår det i särskilt projekt och därför kommenteras detta inte i dokumentet. Johanna Wahlin Ekonomichef Hälsa och Habilitering

53 Bilaga 87 a 1 (2) Erik Jonasson Folktandvården Fastighetsinvesteringar för Folktandvården ramar till RPB Bakgrund Med anledning av att respektive styrelse och nämnd inför tilläggsbudgeten hösten 2017 ska redovisa vilka investeringsprojekt som ska fullföljas inom ramen för tillgängliga investeringsmedel samt redovisa alternativa lösningar för verksamheter som inte erhåller fastighetsinvesteringar under perioden Inkommer härmed Folktandvården med sin redovisning. Folktandvårdens fastighetsförsörjning Folktandvården är andrahandshyresgäst till LSU (Landstingsservice) i de lokaler förvaltningen bedriver verksamhet. LSU förhyr i sin tur lokalerna av privata hyresvärdar i de fall Regionen inte är ägare av fastigheten. Folktandvården betalar ett påslag om 4% på hyressumman till LSU för administration av hyresavtalen. Vid förhyrning av externa lokaler förhandlar Folktandvården och LSU med hyresvärden om kvadratmeterhyra samt hur mycket hyran stiger vid en hyresgästanpassning efter Folktandvårdens önskemål. Investeringen finansieras av hyresvärden. Folktandvården betalar sedan överenskommen hyra under den avtalade perioden (det finns möjligheter att i kontrakten skriva in klausuler om möjlig uppsägning av kontraktet i förväg). Eftersom både hyresvärdarna och Folktandvården i allmänhet eftersträvar långa avtalsförhållanden finns det goda möjligheter till att få ekonomiskt konkurrenskraftiga hyresavtal över tid. Således belastar inte Folktandvården likviditeten för Regionen gällande investeringar i lokaler. Däremot betalar verksamheten under hyrestiden (vanligtvis 10-15år) en hyra för lokalerna och eventuellt tilläggshyra för gjorda verksamhetsanpassningar. Genom detta förfarande minskar Folktandvården den ekonomiska risken för Regionen jämfört med det ekonomiska risktagandet det innebär att bygga nya vårdfastigheter. Folktandvårdens prioriteringar Kliniken i Tierp är högt prioriterad ur lokalsynpunkt, bland annat på grund av en undermålig arbetsmiljö för Folktandvårdens personal. Verksamheten är dessutom i stort behov av att utöka lokalerna med 2-3 behandlingsrum jämfört med idag för att möta den ökande efterfrågan på tandvård i Tierp med närområde. Lokalfrågan hanteras i särskild ordning av LSU och Folktandvården emotser skyndsam hantering. Folktandvården har kontakt med en extern hyresvärd som kan erbjuda en lokalstandard som passar tandvårdsverksamhet. Förvaltningen önskar utröna möjligheterna att hyra dessa lokaler om de nuvarande lokalerna inte skyndsamt renoveras eller annat lokalalternativ presenteras inom kort. Gällande utbyggnad av sjukhustandvården i Enköping avvaktar vi den nya organisationen för Folktandvårdens sjukhustandvård. Eventuellt är det i Uppsala och inte i Enköping som lokalbehovet behöver ses över för sjukhustandvården. Expansionen av den mobila verksamheten och äldretandvården har gått mycket snabbt under året vilket innebär att Folktandvården blivit

54 Bilaga 87 a 2 (2) tvungna att se över hela det framtida upplägget för verksamheten. Ett alternativ kan även här vara en extern hyresvärd som står för anpassningsinvesteringar i förhyrda lokaler i Uppsala. Folktandvårdens klinik på Vretgränd har ett behov av att rusta upp lokalerna vid en eventuell sammanslagning av ortodonti och pedodonti. Upprustningen är inte akut och det rör sig inte om några större belopp. Vår bedömning är att vi kan skjuta investeringen på framtiden utan att det påverkar verksamheten i någon större omfattning. Efter gjorda anpassningar (steril och reception) i Folktandvårdens lokaler i Östervåla kan man nu ta bort kliniken från investeringsutrymmet för perioden , kliniken är inte längre prioriterad ur ett fastighetsinvesteringsperspektiv eftersom lokalerna nu är fullt funktionella för verksamheten som bedrivs i dem.

55 Bilaga 87 a REGION UPPSALA Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Kollektivtrafiknämnden (21) Dnr KT Kollektivtrafiknämndens prioriteringar avseende fastighetsinvesteringar till RPB Beslut Kollektivtrafiknämnden beslutar att ställa sig bakom Kollektivtrafikförvaltningens ställningstagande till vilka investeringsprojekt som ska fullföljas under Ärendet Fastighets- och servicenämnden har i arbetet med fastighetsinvesteringsplan för perioden tagit fram ett förslag på investeringsnivåer för hur stora fastighetsinvesteringarna kan vara under planperioden utifrån en hållbar ekonomisk utveckling för Region Uppsala. Respektive styrelse och nämnd ska inför tilläggsbudgeten hösten 2017 redovisa: vilka investeringsprojekt som ska fullföljas inom ramen för tillgängliga investeringsmedel under perioden eventuella alternativa lösningar för verksamheter som under perioden inte erhåller fastighetsinvesteringar beskrivning av konsekvenserna för verksamheten i de objekt som inte finns med i investeringsramen för Respektive styrelse och nämnds ställningstagande ligger till grund för eventuella förändringar i investeringsplanen som fastställs av regionfullmäktige i tilläggsbudgeten under hösten. Ordförande Bertil Kinnunen (S) ställer proposition på framlagt förslag till beslut och finner bifall. Bilaga 71 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande Protokoll KTN justerat

56 Kulturnämnden Protokoll Bilaga 87 a 7 (16) Sammanträdesdatum: /17 Dnr KOB Prioriterade fastighetsinvesteringsbehov ramar till regionplan och budget Beslut Kulturnämndens beslut 1. Nedanstående svar lämnas till fastighets- och servicenämnden och regionstyrelsen. 2. Vikten av att investeringen på kronor år 2018 för ombyggnad av scenrum genomförs betonas. Om investeringen skjuts på framtiden riskeras hela teaterlinjens framtid. 3. Tidigare framfört äskande medel på 5 miljoner kronor för anpassning av lokaler vid Ultuna för Uppsala Folkhögskola återtas då Region Uppsala förhyr lokalerna. 4. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Bilaga 84 a b Ärendebeskrivning Vid regionfullmäktige beslutades om investeringsramar för styrelse och nämnder. Med anledning av detta har fastighets- och servicenämnden i arbetet med fastighetsinvesteringsplan för perioden tagit fram ett förslag på investeringsnivåer för hur stora fastighetsinvesteringarna kan vara under planperioden utifrån en hållbar ekonomisk utveckling för Region Uppsala. Respektive styrelse och nämnd ska inför tilläggsbudgeten hösten 2017 redovisa: vilka investeringsprojekt som ska fullföljas inom ramen för tillgängliga investeringsmedel under perioden , eventuella alternativa lösningar för verksamheter som under perioden inte erhåller fastighetsinvesteringar, beskrivning av konsekvenserna för verksamheten i de objekt som inte finns med i investeringsramen för Respektive styrelse och nämnds ställningstagande ligger till grund för eventuella förändringar i investeringsplanen som fastställs av regionfullmäktige i tilläggsbudgeten under hösten. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

57 Kulturnämnden Protokoll Bilaga 87 a 8 (16) Sammanträdesdatum: Fastighets- och servicenämnden kommer vid sitt sammanträde den 4 oktober besluta om fastighetsinvesteringsplanen för perioden där förslag föreligger om att inte tilldela kulturnämnden äskade medel. Det ursprungliga behovet som Kultur och bildning tagit fram var 6,5 miljoner kronor. De investeringsbehov Kultur och bildning lyfter fram och vill prioritera är att utveckla scenrummet på Wiks folkhögskola. För att kunna utveckla verksamheten efter dagens behov och kulturliv behövs ett fungerande scenrum. Dock möjliggör investeringsutrymmet inga ytterligare investeringar och övriga identifierade behov ryms därför inte inom tillgängligt investeringsutrymme och skjuts enligt förslag från fastighets- och servicenämnden på framtiden. Kulturnämnden gör följande bedömning avseende investeringsbehoven Wiks folkhögskolas har fyra estetiska linjer och för ungefär tjugo år sedan tillkom väl fungerande konstateljéer genom en omfattande ombyggnation av en ekonomibyggnad på området. För att nu kunna utveckla verksamheten efter dagens behov och kulturliv behövs ett fungerande scenrum. Sedan 2001 har Wiks ettåriga teaterlinje etablerat sig som en av landets mest eftertraktade teaterutbildningar på folkhögskolenivå. Linjen har ett kvalificerat internationellt verksamt lärarlag, högt söktryck, goda utvärderingar och mycket framgångsrika före detta elever. För närvarande bedriver linjen sitt arbete i klassrum, gymnastiksal och i en otidsenlig aula. Avsaknaden av ett modernt scenrum har utgjort ett konstant hinder i verksamheten. Med ett modernt scenrum på området skulle också allmänheten kunna välkomnas på ett helt annat sätt. Scenrummet behövs för att möjliggöra de konstartsöverskridande samarbeten som blivit något av Wiks signum och som särskiljer skolan från landets övriga folkhögskolor. Scenrummet skulle skapa förutsättningar för Wikområdet att ta emot gästspel och för att genomföra samarbetsprojekt med utomstående aktörer. Utan ett scenrum kommer Wik oundvikligen att förlora i attraktions- och konkurrenskraft. Om investeringarna skjuts på framtiden riskeras hela teaterlinjens framtid. Bland det tidigare identifierade behoven hos Kultur och bildning rymdes ett scenrum på Wiks folkhögskola för 1,5 miljoner kronor och en ombyggnation vid Ultuna för Folkhögskolans räkning på 5 miljoner kronor. Behovet av investering för ombyggnation för Folkhögskolans räkning kvarstår inte längre då Region Uppsala förhyr lokalerna. Vid kulturnämndens sammanträde presenterade förvaltningen ett omarbetat förslag på ombyggnad för scenrummet på Wiks folkhögskola som innebar minskade kostnader. Kulturnämnden fattade Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

58 Kulturnämnden Protokoll Bilaga 87 a 9 (16) Sammanträdesdatum: då beslut om äskande av investeringsbelopp till kronor istället för 1,5 miljoner kronor. Yrkande Ordförande Johnny Svahn yrkar att kulturnämnden beslutar enligt föreliggande förslag med tillägg om att svaret även skickas till regionstyrelsen och att paragrafen direktjusteras. Kulturnämnden beslutar enligt ordförandens förslag. Kopia till Fastighets- och servicenämnden Regionstyrelsen Tf kulturdirektör Verksamhetschef Wik Tf rektor Wiks folkhögskola Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

59 Bilaga ba 48/17 Dnr KOB Prioriteringar för fastighetsinvesteringar Kulturnämndens beslut Kulturnämndens beslut Komplettering av ärendet godkännes. Ärendebeskrivning Vid kulturnämndens sammanträde beslutades om prioriteringar för fastighetsinvesteringar. Kulturdirektör Anna Söderbäck kompletterar ärendet med ytterligare information om investeringsplanen i enlighet med nämndens önskemål. Under överläggningarna enas ledamöterna om att ändra prioriteringsordningen för Black box, från prioritet 2 till prioritet 1. Därutöver justeras den beräknade investeringskostnaden för Black box ned till kr i enlighet med nya beräkningar.

60 Bilaga a Konsekvensanalys av framskjutna investeringar Scenrum på Wiks folkhögskola Wiks folkhögskolas fyra estetiska linjer har ett fantastiskt läge på Wiks slottsområde, något som bör utnyttjas mer och komma länsinnevånarna till större nytta och glädje. På sjuttiotalet byggdes den nuvarande skolbyggnaden utifrån de dåvarande allmänna linjernas behov. Folkhögskolan är känd för sin flexibilitet och för att snabbt kunna svara mot samtidens förändringar och behov. För ungefär tjugo år sedan tillkom väl fungerande konstateljéer genom en omfattande ombyggnation av en ekonomibyggnad på området. För att nu kunna utveckla verksamheten efter dagens behov och kulturliv behövs ett fungerande scenrum. Sedan 2001 har Wiks ettåriga teaterlinje etablerat sig som en av landets mest eftertraktade teaterutbildningar på folkhögskolenivå. Linjen har ett kvalificerat internationellt verksamt lärarlag, högt söktryck, goda utvärderingar och mycket framgångsrika före detta elever. För närvarande bedriver linjen sitt arbete i klassrum, gymnastiksal och i en otidsenlig aula. Lokaler som inte alls står i paritet med undervisningsnivå eller elevernas ambitioner och förmåga. Avsaknaden av ett modernt scenrum har utgjort ett konstant hinder i verksamheten. För att, en gång per år, erbjuda eleverna ett fullt utrustat scenrum har teaterlinjen hyrt Reginateaterns scen under ett par, under tre dagar. Kostnaden för detta ligger på ca kronor per år. En kostnad som skulle försvinna om skolan hade sin egen scen. På Wiks folkhögskola skapas årligen mängder av teaterföreställningar, konserter, litterära texter och utställningar. Alltför ofta är det bara skolans elever och personal som bjuds in till dessa. Med ett moderns scenrum på området skulle allmänheten kunna välkomnas på ett helt annat sätt. Scenrummet behövs för att möjliggöra de konstartsöverskridande samarbeten som blivit något av Wiks signum och som särskiljer skolan från landets övriga folkhögskolor. Scenrummet skulle skapa förutsättningar för Wik området att ta emot gästspel och för att genomföra samarbetsprojekt med utomstående aktörer, så som Riksteatern, Musik i Uppland och Dansnät Sverige samt Kultur och bildnings Teater och Danskonsulenter. Ett stor öppet rum kan också erbjuda alternativa mötesformer för konferensdeltagare i en tillgänglig och öppen planlösning. Speciellt lämpad för paneldebatter med sittande publik. I mer än två år har lärarna på skolan i samarbete med arkitekter och fastighetsansvarig arbetat för att hitta den bästa lösningen till ett modernt scenrum. I princip alla teaterutbildningar på folkhögskola har idag moderna faciliteter. Utan ett scenrum kommer Wik oundvikligen att förlora i konkurrenskraft. Många arbetstimmar, förhoppningar och mycket energi har lagts på projektet. Om investeringarna skjuts på framtiden riskeras hela teaterlinjens framtid. Wiks goda renommé och speciella ställning bygger på de fyra estetiska linjernas samverkan. Faller teaterlinjen kommer en skugga att kastas även över de andra linjerna. En farhåga är att skolan också kommer att förlora kompetent och engagerad personal. I längden håller det inte att driva en professionell utbildning på entusiasm de materiella förutsättningarna måste ges. Wiks folkhögskola den 20/ AnnaLena Åberg, tf rektor Wiks folkhögskola

61 Bilaga 87/17 b Fastighets- och servicenämnden Reservation Ärende 87 angående Prioriterade fastighetsinvesteringsbehov RPB Vi menar att det är helt och hållet upp till regionstyrelsen och regionfullmäktige att fatta beslut gällande hur stor investeringsramen bör vara. Detta bör göras utifrån en samlad bedömning av hur stora kostnader regionen kan bära framöver. Om fullmäktige beslutar att investeringsramen ska utökas menar vi dessutom att Tierps vårdcentrum bör inkluderas i investeringsplanen. Regionfullmäktige har tidigare ( ) beslutat återremittera produktionsköket då det finns flera outredda frågor i ärendet. Alliansen är eniga om att nuvarande förslag med ett kök till kostnad av 328 miljoner inte bör gå vidare. Därutöver menar vi att fastighets- och servicenämnden inte bör ställa sig bakom styrelser och nämnders bedömningar avseende prioriterade fastighetsinvesteringsbehov utan endast bör konstatera den prioritering som föreligger. Emilie Orring (M) Håkan Marklund (L) Per Norstedt (C) Pontus Lamberg (KD)

62 Bilaga 87/17 c Fastighets och Servicenämnden Ärende 87 Prioriterade fastighetsinvesteringsbehov RPB Särskilt yttrande I enlighet med Centerpartiets reservation i regionstyrelsen delar vi synen att ett nytt kök behövs vid Akademiska sjukhuset. Vi ser dock inga behov av att bygga kök, konferenslokaler, bibliotek/läsesal och kunskapscentrum för 328 miljoner kronor. Per Norstedt Centerpartiet

63 Bilaga 88/17 Region Uppsala Fastighets investeringsprocessen beslutad i regionfullmäktige xx, Diarienr

64 Bilaga 88/17 Innehåll 1 Inledning Begreppsförklaring Investeringsram Fastighetsinvesteringsprocessen Fastighetsinvesteringsplan Faser i fastighetsinvesteringsprocessen Behov Förstudie Program Genomförande Leverans Uppföljning Roller och ansvar i processen Beställaren Fastighet och Service Investeringsrådet Ansvarig styrelse/nämnd Fastighets- och servicenämnden Regionstyrelsen/regionfullmäktige Beslut och beslutsnivåer i faserna Beslutsunderlag Förändringar i pågående investeringar Förutsättningar för prioriteringar Inhyrning Tidplan fastighetsinvesteringsprocess Utrustningsinvesteringar som innebär fastighetsinvesteringar Sida 2 av 17

65 Bilaga 88/17 1 Inledning För att skapa bra förutsättningar att förse invånarna med bland annat vård, trafik och kultur så krävs det att Region Uppsala har ändamålsenliga lokaler för respektive verksamhet. Investeringar i fastigheter tar stora resurser i anspråk och har en långsiktig påverkan på verksamheten. Investeringarna skapar goda förutsättningar för verksamheten genom förbättrade och mer rationella arbets- och vårdmiljöer samt lägre miljöpåverkan. Syftet med detta dokument är att beskriva och fastställa en regiongemensam process för investeringsbeslut för att ge framförhållning och förutsättningar för väl underbyggda investeringsbeslut bidra till öppenhet, transparens och möjlighet att prioritera och pröva förslagen få en tydlig och klar struktur för styrning, planering, beslut och uppföljning tydliggöra rollerna mellan förvaltningarna, regionkontoret och politiken skapa en helhetsbild kring regionens aktuella och kommande investeringsbehov På kort sikt påverkar investeringarna regionens likviditet och långsiktigt förmågan att bära de ekonomiska effekterna samt möjlighet att bedriva en bra verksamhet. För att fastställa vilka investeringar Region Uppsala ska satsa på behöver det finns fastställda prioriteringsriktlinjer för fastighetsinvesteringar och investeringsplanen behöver kopplas till regionens och förvaltningarnas strategier och långsiktiga mål. Detta dokument är en uppdatering av den fastighetsinvesteringsprocess som fullmäktige beslutade om i juni De huvudsakliga förändringarna är att rollerna förtydligats ytterligare, att processen för hur beslut fattats klargjorts, riktlinjer för prioritering har fastlagts samt att processen med att ta fram beslutsunderlag har preciserats ytterligare. 1.1 Begreppsförklaring De begrepp som förekommer i fastighetsinvesteringsprocessen klargörs nedan. Hyresgäst förvaltning som hyr en lokal. Beställare förvaltning som beställer en ombyggnation/nybyggnation. Fastighetsägare Regionfullmäktige (RF). Fastighet och Service förvaltning med uppdrag att förvalta och utveckla Region Uppsalas ägda och förhyrda fastigheter. Förvaltningen har det samlade ansvaret för planerings- och byggprocessen vid nyoch ombyggnationer i regionens fastigheter. Fastighetsinvesteringsplan Ingår som en del av Regionplan och budget (RPB). Fastighetsinvesteringsplanen uppdateras och beslutas årsvis och innehåller investeringsobjektoch nivåer för de kommande tio åren med fokus på de närmsta tre åren. Fastighetsutvecklingsplan strategisk plan som beskriver fysiska utvecklingsmöjligheter ur ett fastighetsperspektiv på kort och lång sikt. Sida 3 av 17

66 Bilaga 88/17 Lokalförsörjningsplan strategisk plan som beskriver det långsiktiga behovet av lokaler ur ett verksamhetsperspektiv. Fastighetsägarinitierad investering (FI-investering) investering för att bibehålla, förbättra, förnya och anpassa befintliga byggnader eller deras tekniska system. På uppdrag av fastighetsägaren identifierar Fastighet och Service behovet. Hyresgästinitierad investering (HI-investering) åtgärder initierade och identifierade av hyresgästen som påverkar hyresgästens verksamhet. Projekthandbok för fastighetsinvesteringsprojekt Fastighet och Service handbok som beskriver faserna inom byggprojekt och är ett stöd för arbetet med investeringarna. 2 Investeringsram I samband med att Region Uppsalas budget- och planeringsprocess inleds görs en analys av det tillgängliga utrymmet för investeringar för den kommande planperioden, vilket ingår som en del av ett planeringsdirektiv. Planeringsdirektivet baseras på den analys som gjorts av de ekonomiska förutsättningar som finns och utmynnar i en investeringsram som Regionstyrelsen fattar beslut om. Ramen ska bygga på en investeringsnivå som för Regions Uppsala är ekonomisk hållbar över tid. Ramen styrs främst av regionens förmåga att långsiktigt bära drift- och kapitalkostnaderna samt vilken nyttoeffekt investeringarna ger. Utifrån ramen skapas regionens investeringsplan vilken specificerar vilka investeringar som planeras utföras de närmsta åren. Alla nya investeringsbehov ska baseras på långsiktiga strategiska planer och mål, exempelvis RPB, Fastighetsutvecklings och Lokalförsörjningsplaner samt vårdutvecklingsprojekt. Investeringarna kategoriseras i grupper baserat på var ansvaret ligger och hur beslut fattas. Investeringar med en investeringsutgift över 100 miljoner kronor. Investeringar med en investeringsutgift mellan 10 och 100 miljoner kronor. Investeringar med en investeringsutgift upp till 10 miljoner kronor mindre hyresgästinitierade investeringar (HI) som kan ingå i ram eller specificeras per objekt. Fastighetsägarinitierad investeringsram (FI ram) mindre åtgärder med en investeringsutgift upp till 10 miljoner kronor som kan ingå i ram och/eller specificeras per objekt. 3 Fastighetsinvesteringsprocessen Fastighetsinvesteringsprocessen består av sex faser - behov/behovsanalys, förstudie, program, genomförande, leverans respektive uppföljning. Beslutsprocessen för fastighetsinvesteringar, från identifierat behov till genomförande, är lång. Behoven ska fångas upp i ett tidigt skede för att Sida 4 av 17

67 Bilaga 88/17 regionen ska få en helhetsbild och kunna bedöma vilka verksamhetsmässiga och ekonomiska konsekvenser investeringsbesluten får för budget kommande år. 3.1 Fastighetsinvesteringsplan Fastighetsinvesteringsplanen uppdateras och beslutas årsvis och innehåller investeringsobjekt- och nivåer för de kommande tio åren med fokus på de närmsta tre åren enligt regionplan- och budget. Fastighetsinvesteringsplanen kan innehålla investeringsprojekt från flertalet faser dvs. behov/behovsanalys, förstudie, program och genomförande. Planen innehåller både projekt initierade av fastighetsägare och hyresgäst, för att uppnå samordningsvinster bör dessa projekt planeras att genomföras samtidigt. I arbetet med att ta fram den årliga investeringsplanen ska nya investeringsbehov föreslås till investeringsplanen. Förvaltningarna lyfter upp sina nya behov till styrelse/nämnd som prioriterar dem. Behoven som lyfts är inte med automatik föremål för en investering utan lokalbehovet kan även lösas med en extern förhyrning. För investeringsbehov som lyfts i den politiska prioriteringsprocessen är det ett krav att det finns en behovsanalys. För investeringar som pågår under flera år ska prognoser och likvidflöden uppdateras. Vid stora förändringar gällande investeringsnivåer och innehåll för pågående projekt ska förvaltningarna informera styrelse/nämnd om förändringarna i investeringsplanen. I alla fastighetsinvesteringsprojekt finns osäkerheter, ju tidigare fas desto större osäkerhet då projekten inte är definierade och till stor del bygger på övergripande idéer om hur ett problem kan lösas. Investeringsbehov i tidiga faser bör ha en marginal i kalkylerna för detaljeringspåslag (ex. val av lösning, omfattning, tekniska behov och tid). Ju mer definierat projektet blir desto mindre är behovet av marginaler i kalkylerna. Kalkyler till byggprojekt ska i alla faser upprättas av Fastighet och Service. En post för oförutsedda investeringar och programändringar i befintliga projekt bör inkluderas i investeringsplanen. Den oförutsedda posten hanteras av FSN och är till för oförutsedda/akuta behov och fördyringar av pågående och planerade projekt. En programändring avser ett nytillkommet behov inom ett investeringsprojekt och är en förändring av innehållet jämfört med vad som beslutats dvs. en ny funktion. En programändring ska beslutas enligt gällande delegationsordning. För alla investeringar som ingår i investeringsplanen ska det framgå hur framtida driftkostnaden tas om hand inom beställarens budget. Fokus ska ligga på de verksamhetsmässiga effekterna och förmågan att bära de långsiktiga ekonomiska konsekvenserna av investeringen. Oförutsedda investeringsbehov som uppkommer under löpande år ska i första hand tas om hand genom omprioriteringar inom befintlig investeringsplan. Sida 5 av 17

68 Bilaga 88/ Faser i fastighetsinvesteringsprocessen Varje behov måste beredas och beslutas enligt investeringsprocessens faser. Alla investeringsprojekt har en projektorganisation. Projektorganisationens storlek och roll påverkas av hur omfattande och komplext projektet är. Vid projekt med en investeringsutgift som överstiger 10 miljoner kronor eller i projekt med särskilt behov tillsätts en styrgrupp för att leda projektet. Bild 1: fastighetsinvesteringsprocessen Behov Behov uppstår vid förändring av verksamhet, strategiska beslut, myndighetskrav, skador, åtgärder för att bibehålla fastighetens värde etc. Beroende på typ av åtgärd så initieras behovet av förvaltning, Fastighet och Service eller styrelse/nämnd. För att ett investeringsbehov ska kunna tas upp i investeringsplanen behöver en behovsanalys vara gjord där behovet är väl utrett och underbyggt genom att det finns dokumenterade underlag som visar på: o vilka alternativa lösningar som utretts (tänk om, optimera, bygg om, bygg nytt) o vilken underbyggd information som tagits fram för att motivera investeringsbehovet Sida 6 av 17

69 Bilaga 88/17 o vilken nytta som uppnås med investeringsbehovet, kvantitativ och kvalitativ nytta o identifierade sido- och följdprojekt och dess konsekvenser och kostnadseffekter o hur driftkostnadskonsekvenser ska hanteras inom beställarens budget (ex ökade personalkostnader, ny utrustning, hyreskostnad) o att erforderliga beslut finns inom beställarens verksamhet. Beställaren ansvarar för att ta fram en verksamhetsbeskrivning utifrån behovet. Fastighet och Service ansvarar för att ta fram behovsanalysen på uppdrag och i samarbete med beställaren. Behovsanalysen utmynnar i en rapport som beskriver behov, mål, tidplan, budget och organisation för nästa fas, förstudien Förstudie Förstudiearbetet innebär en presentation av olika handlingsalternativ för att lösa det som beskrivits i behovsanalysen såsom projektformulering, studier av projektets möjligheter, strategisk utformning, verksamhetsbeskrivning, utrustningsplanering, kartläggning av miljöaspekter av vital betydelse för projektet, tidplan och ekonomiska kalkyler. Fastighet och Service ansvarar för att ta fram förstudien på uppdrag och i samarbete med beställaren. I förstudien ska en total kostnad för projektet redovisas och beställaren redovisar hur de ska finansiera en ökad hyres- och driftkostnad Program Programarbetet ska definiera och redovisa mål, krav och egenskaper. Ekonomiska ramar tas fram och förutsättningar för projektets genomförande redovisas i programhandlingen. Fastighet och Service ansvarar för att ta fram ett programarbete på uppdrag och i samarbete med beställaren. Programarbetet är underlag för beslut om genomförande och upprättande av ett preliminärt hyresavtal. I programarbetet ska en total kostnad för projektet redovisas och beställaren redovisar hur de ska finansiera en ökad hyreskostnad Genomförande Avser produktion utifrån fastställd programhandling och beställning Beställningen omfattar fastställd ekonomisk ram och bygger på den överenskommelse som gjorts mellan Fastighet och Service och beställare. Fastighet och Service ansvarar för planering, styrning och uppföljning av entreprenadarbeten Leverans Avser överlämning av projekt till driftorganisation och hyresgäst. Sida 7 av 17

70 Bilaga 88/ Uppföljning En uppföljning mellan beställare och Fastighet och Service ska ske efter att investering är färdigställd och tagen i bruk. Uppföljningen ska hantera garantifrågor, dokumentation och även innefatta ett erfarenhetsutbyte mellan parterna. 4. Roller och ansvar i processen 4.1 Beställaren Beställaren ansvarar för att: identifiera investeringsbehov och för att motivera dessa o behoven behöver vara väl underbyggda med en behovsanalys och förankrade/beslutade inom beställarens verksamhet o presentera investeringsbehoven i samband med att ansvarig styrelse/nämnd ska prioritera behoven. Skriva fram beslutsärenden med hjälp av Fastighet och Service enligt fastlagda mallar. Hantera de kostnadskonsekvenser som investeringen medför, o om det efter en behovsanalys visar sig att kostnaderna inte kan hanteras inom beställarens ekonomi måste beställaren gå vidare till styrelse/nämnd för begäran om finansiering av kostnadsökningarna. Detta görs när behoven anges i investeringsplanen så att de ekonomiska förutsättningarna är klarlagda i RPB o vid behov av programändring som inte ryms inom tilldelade medel ska beställaren motivera och redogöra för hur programändringen ska finansieras. Ansvarig styrelse/nämnd beslutar om programändringen o om det under pågående projekt visar sig att investeringen blir dyrare än vad som beslutats i tidigare faser ska beställaren redogöra för ansvarig styrelse/nämnd hur de ska hantera kostnadskonsekvenserna av fördyringen. Beställaren tillsammans med Fastighet och Service informerar FSN gällande pågående investeringsprojekt där överskridande av tilldelade medel beräknas ske och hur kostnadskonsekvenserna ska hanteras. FSN har därefter möjlighet att omdisponera inom investeringsramen upp till en investeringskostnad på 100 mnkr. 4.2 Fastighet och Service Fastighet och service ansvarar för att: Instruktioner, rutiner och mallar gällande underlag för fastighetsinvesteringar är uppdaterade och kända inom regionen. Gå ut med anvisningar till förvaltningarna inför framtagandet av investeringsplanen. Sida 8 av 17

71 Bilaga 88/17 Bistå förvaltningarna med att ta fram investeringsbehov samt att stämma av om behoven är relevanta. Identifiera långsiktiga behov i strategiska planer, (Fastighetsutvecklingsplaner). Identifiera FI-investeringsbehov på kort och långsikt och för att motivera dessa o behoven ska vara väl underbyggda med en behovsanalys och förankrade/beslutade inom beställarens verksamhet o presentera FI-investeringsbehoven i samband med att ansvarig styrelse/nämnd ska prioritera behoven. Skriva fram beslutsärenden för FI- investeringar enligt fastlagda mallar. Se till att de investeringar som är beslutade genomförs. Tillsammans med beställaren informera FSN gällande pågående investeringsprojekt där överskridande av tilldelade medel beräknas ske och hur kostnadskonsekvenserna ska hanteras. FSN har därefter möjlighet att omdisponera inom investeringsramen upp till en investeringskostnad på 100 mnkr. Vid behov omprioritera investeringsbehov efter att investeringsplanen har beslutats. Förvaltningsdirektören för Fastighet och Service får omprioritera inom investeringsplanen för aktuell styrelse/nämnds investeringsram efter samråd med aktuell förvaltning. Detta kan göras till en investeringskostnad upp till 10 mnkr. Besluta vilka faser som ska tillämpas för respektive investeringsprojekt. Förvaltningsdirektören för Fastighet och Service får fatta besluta om faser för investeringar upp till 10 mnkr. En individuell prövning ska alltid göras innan beslut fattas. 4.3 Investeringsrådet Investeringsrådet utgör tjänstemannaberedning för investeringsärenden till FSN och RS. Investeringsrådet är en kontrollfunktion för att fånga upp och värdera förvaltningarnas fastighetsinvesteringsbehov. Alla investeringsprojekt som drifts- eller investeringsmässigt förutsätter tillskott av medel, ska behandlas i investeringsrådet. Regiondirektören utser medlemmarna i investeringsrådet. När investeringsärenden hanteras i investeringsrådet ska beställaren vara föredragande av ärendet. Fastighet och Service bistår beställaren med byggteknisk kunskap och kalkylinformation. Investeringsrådet ansvarar för att: Bereda och kvalitetssäkra investeringsramen innan överlämning till FSN och RS. Investeringsrådets ställningstagande gällande ekonomiska konsekvenser utgår från det planeringsdirektiv som beslutats av Regionstyrelsen. Beskriva för FSN och RS de ekonomiska konsekvenserna av olika investeringsvolymer, kostnadskonsekvenser och påverkan på regionens totala ekonomi, likviditetspåverkan och eventuellt behov av lånefinansiering. Sida 9 av 17

72 Bilaga 88/17 Bereda prioriteringar utifrån styrelse/nämnds förslag. Bereda investeringsärenden innan beslut i FSN. Bereda utrangeringar och försäljningar av fastigheter. Bereda nya inhyrningar. Vara sista instans för beslut om tvingande flyttar. Vara sista instans i fastighetsetsrelaterade tvister. 4.4 Ansvarig styrelse/nämnd Ansvarig styrelse/nämnd ansvarar för att Värdera om förvaltningarnas behov ligger i linje med verksamhetsuppdrag och mål i verksamheten samt i linje med regionens långsiktiga mål och strategier. Prioritera de behov, utifrån fastlagda prioriteringsriktlinjer, som styrelsen/nämnden anser ska gå vidare till investeringsplanen. Besluta om programändringar, som inte ryms inom tilldelade medel. Beställare motiverar och redogör för hur programändringen ska finansieras. 4.5 Fastighets- och servicenämnden FSN ansvarar för att: Prioritera de FI-behov som, efter en behovsanalys, styrelsen/nämnden anser ska gå vidare till investeringsplanen. Göra en sammanfattad bedömning och prioritering av regionens totala fastighetsinvesteringsbehov, när behov utvärderas så ska de ställas i relation till regionens ekonomiska utrymme, myndighetsåtgärder, verksamhetsplaner och strategiska mål. Föreslå RS att föreslå RF att besluta om investeringsplan (görs årligen och är en del av RPB som beslutas av fullmäktige). Utifrån den av fullmäktige beslutade investeringsplanen, och därmed beslutad finansiering av kostnadsökningar, tar FSN beslut om investeringar löpande utifrån fastställd investeringsprocess o Investeringsbehov kan uppstå efter att investeringsplanen har beslutats. FSN kan då undantagsvis omprioritera inom investeringsplanen för aktuell styrelse/nämnds verksamhetsområde. Detta kan göras till en maximal investeringskostnad på 100 mnkr. En förutsättning är även att hyreskostnadskonsekvensen kan hanteras inom beställarens ram. Sida 10 av 17

73 Bilaga 88/17 Ska godta Investeringsrådets yttrande över finansiering. Med Investeringsrådets godkännande om att finansiering finns ska FSN kunna fatta beslut om att bevilja investeringsmedel. Vid fördyringar inom en investering ska beställaren tillsammans med Fastighet och Service informera FSN gällande de investeringsprojekt där överskridande av tilldelade medel beräknas ske. FSN har därefter möjlighet att omdisponera inom investeringsramen upp till en investeringskostnad på 100 mnkr. Informera ansvarig styrelse/nämnd kring eventuella större förändringar som sker inom ramen för tilldelade medel, avseende inriktningen i ett investeringsprojekt. Vid större förändringar för FI investeringar, programändringar, ska FSN fatta beslut om programändringen och kostnadskonsekvenser. 4.6 Regionstyrelsen Regionstyrelsen ansvarar för: Att utifrån FSNs förslag till fastighetsinvesteringsplan bereda fastighetsinvesteringsplanen, inför beslut i regionfullmäktige. Att bereda investeringar med ett investeringsbelopp över 100 mnkr inför beslut i regionfullmäktige. Att bereda förändringar i investeringsramen dvs. förändringar av investeringsnivåer och kostnadseffekter utifrån förslag från FSN inför regionfullmäktige. 4.7 Regionfullmäktige Regionfullmäktige ansvarar för: Att utifrån Regionstyrelsen beredning av fastighetsinvesteringsplan besluta om att fastställa fastighetsinvesteringsplanen. Att utifrån Regionstyrelsens beredning besluta om investeringar med ett investeringsbelopp över 100 mnkr. Att besluta om förändringar i investeringsramen dvs. förändringar av investeringsnivåer och kostnadseffekter utifrån förslag från FSN och efter beredning av Regionstyrelsen. 5. Beslut och beslutsnivåer i faserna Region Uppsalas delegationsordning utgör grunden för hur beslut ska fattas i de olika faserna i investeringsprocessen. Sida 11 av 17

74 Bilaga 88/17 Alla behov med en behovsanalys sammanställs, prioriteras och förs in i investeringsplanen, som beslutas årligen i och med att RPB beslutas av fullmäktige i juni. Alla behov som enligt investeringsplanen ska starta år 1 i planperioden är godkända att gå vidare till behovsanalys- och förstudiefasen. o Behov som planeras starta år 2 och 3 i investeringsplanen beslutas i kommande investeringsplaner. Efter utförd förstudie ska beslut tas om att gå vidare till programfasen. Efter utfört program ska beslut tas om att gå vidare till genomförandefasen. Beslutsunderlag efter utförd förstudie och program skrivs fram av beställaren och beslutet tas för projektets totalkostnad och enligt beslutsnivåerna investeringsprocessen I besluten ska det alltid framgå den totala kostnaden och hur kostnadsökningen av en investering är finansierad. Beställaren kan aldrig fatta ett beslut som innebär att någon annan ska finansiera kostnadsökningen. Förvaltningschef får fatta beslut om förstudie, program respektive genomförandefas för investeringar upp till 10 mnkr o Avvikelser inom projektet, så länge totalsumman för projektet inte uppgår till mer än 10 mnkr, ska hanteras av förvaltningschef o Omprioriteringar mellan projekt upp till 10 mnkr inom sitt eget ansvarsområde ska göras av förvaltningschef o Ovan gäller under förutsättning att den av fullmäktige beslutade investeringsramen inte överskrids samt att investeringen finansieras av hyresgäst (HI) respektive via avkastningskrav (FI). FSN får fatta beslut om förstudie, program respektive genomförandefas för investeringar mellan 10 och 100 mnkr o Avvikelser inom projektet, så länge totalsumman för projektet inte uppgår till mer än 100 mnkr, ska hanteras av FSN o Omprioriteringar mellan projekt mellan 10 och 100 mnkr ska göras av FSN o Ovan gäller under förutsättning att den av fullmäktige beslutade investeringsramen inte överskrids samt att investeringen finansieras av hyresgäst (HI) respektive via avkastningskrav (FI). Fullmäktige fattar beslut när total investeringsutgift för investeringar är över 100 mnkr o Avvikelser och omprioriteringar som inte är finansierade, inte är inom beslutad ram eller är över 100 mnkr beslutas av fullmäktige. Ett projekt bekostas av beställaren om det i någon av faserna beslutas att inte genomföras. Undantag kan ske om FSN avbryter ett projekt. Bedömning av detta sker från fall till fall. Sida 12 av 17

75 Bilaga 88/17 I investeringsplanen anges vem som finansierar kostnadsökningen för investeringen. En kostnadsökning som en förvaltning inte kan finansiera själv kan FSN ta beslut om att den ska finansieras av ägaren förutsatt att det är angivet i investeringsplanen. 5.1 Beslutsunderlag Särskild beslutsmall ska alltid användas vid framskrivande av beslut. Engångskostnader ska ingå i besluten (t ex evakuering, temporära kostnader, utrangering, nedskrivning) Finansiering av dessa ska framgå. Förändringar av driftskostnader (t ex ökade personalkostnader, utrustningsinvesteringar, media m.m.) ska ingå i besluten. Finansiering av dessa ska framgå. Kostnader för sido- och följdprojekt ska ingå i besluten. Finansiering av dessa ska framgå. 5.2 Förändringar i pågående investeringar Löpande beslut under genomförandefasen som beror på mindre förändringar/anpassningar fattas av projektorganisationen enligt delegationsordning inom ramen för tilldelade medel. Vid avvikelser såsom fördyringar av ett investeringsprojekt ska beställaren konsekvensbeskriva effekterna av fördyrningen. Beställaren ska tillsammans med Fastighet och Service informera FSN gällande de investeringsprojekt där överskridande av tilldelade medel beräknas ske. o Avvikelser inom ett projekt jämfört med tilldelade medel, så länge totalsumman för projektet inte uppgår till mer än 10 mnkr, ska hanteras av förvaltningschef o Avvikelser inom ett projekt jämfört med tilldelade medel, så länge totalsumman för projektet inte uppgår till mer än 100 mnkr, ska hanteras av FSN o Ovan gäller under förutsättning att den av fullmäktige beslutade investeringsramen inte överskrids samt att investeringen finansieras av hyresgäst (HI) respektive via avkastningskrav (FI). Vid behov av omprioriteringar ska beställaren och Fastighet och Service konsekvensbeskriva effekterna av omprioriteringen samt informera FSN gällande de investeringsprojekt där omprioritering beräknas ske. o Omprioriteringar mellan projekt upp till 10 mnkr inom sitt eget ansvarsområde ska göras av förvaltningschef o FSN har möjlighet att omdisponera inom investeringsramen upp till en investeringskostnad på 100 mnkr. o Fullmäktige omdisponerar inom investeringsramen för projekt över 100 mnkr Sida 13 av 17

76 Bilaga 88/17 Överskridande av tilldelade medel per investering får under genomförandet ske med 5 procent dock max 10 mnkr. Överskridanden får inte innebära att den totala fastighetsinvesteringsramen för Region Uppsala för aktuellt år överskrids. Överskridanden ska godkännas av FSN. Vid behov av programändring dvs behov av en förändring av innehållet i investeringsprojektet ska beställaren göra en konsekvensanalys av vad programändringen innebär för förvaltningen exempelvis i form av högre driftskostnader. Ansvarig styrelse/nämnd ska besluta om programändringen. 6. Förutsättningar för prioriteringar Regionen investerar årligen stora belopp i fastigheter och utrustning. Med tanke på beloppen måste prioriteringar kunna göras mellan olika investeringsbehov. För att ett investeringsbehov ska kunna prioriteras måste det finnas en behovsanalys. För att underlätta en jämförelse mellan olika typer av investeringar ska investeringarna klassificeras i kategorierna nedan inför prioritering: Arbetsmiljö och myndighetskrav Ersättningsinvestering Utökning av produktion Kvalitetshöjning Utgångspunkten i styrelse/nämnders prioriteringsarbete ska vara: investeringens följsamhet mot myndighetskrav investeringens betydelse att nå inriktning och strategiska mål i RPB investeringens betydelse att nå verksamhetsuppdrag och mål i verksamheten investeringens genomförbarhet Förvaltningarna tar fram sina investeringsbehov vilka de klassificerar och prioriterar. Förvaltningarna ska prioritera i rangordning från 1 och uppåt där 1 är viktigast att genomföra. Varje investeringsbehov får en unik rangordning. I januari ska förvaltningarna presentera sitt förslag på klassificering och prioritering för respektive styrelse/nämnd. Beroende på omfattningen och komplexiteten i de investeringsbehov som ska prioriteras har styrelse/nämnd möjlighet att diskutera detta mellan januari till mars då styrelse/nämnd ska besluta om prioritering av investeringsbehov för sin verksamhet. Utifrån respektive styrelse/nämnds prioritering ska FSN göra en total prioritering för hela investeringsplanen. Prioriteringen av investeringsobjekten ska ske inom regionens ram för investeringar. FSN lämnar förslag på fastighetsinvesteringsplan till fullmäktige som beslutar om att fastställa fastighetsinvesteringsplanen, efter beredning i regionstyrelsen. Sida 14 av 17

77 Bilaga 88/17 7. Inhyrning De behov som kan vara föremål för en extern förhyrning, exempel nya externa lokalförhyrningar, utökningar eller anpassningar av befintliga externt förhyrda lokaler eller flyttning till dyrare externa ersättningslokaler, ska jämställas med investeringar och hanteras enligt investeringsprocessen med dess beslutsprocess och prioriteringsgrunder. Förvaltningarna ska identifiera och motivera sina behov, detta görs utan att peka ut om behoven kan tillgodoses genom om- eller nybyggnation av egen ägda fastigheter eller en extern förhyrning. Hur behoven ska tillgodoses på bästa sätt för Region Uppsala tas upp till diskussion i investeringsplansarbetet. 8. Tidplan fastighetsinvesteringsprocess Arbetet med att ta fram fastighetsinvesteringsplan och utrustningsinvesteringar med byggnadspåverkan ska starta på hösten året innan genom att nya investeringsbehov identifieras. Bild 2: Tidplan och händelser i fastighetsinvesteringsprocessen Nedan följer en övergripande tidplan för processen: Regionkontoret går ut med direktiv till Fastighet och Service senast i september. Anvisningar från Fastighet och Service till förvaltningarna går ut i början av oktober. Byggnadspåverkande utrustningsinvesteringar lämnas in till Fastighet och Service i mitten av december. Planeringsdirektiv innehållande investeringsramar kommuniceras till styrelse och nämnd i början av året. Sida 15 av 17