Deltagarmaterial för Ekonomi på GU 2017-03-17
Välkomna till Ekonomi på Göteborgs universitet! Syfte och mål Ekonomi på GU Att deltagarna ska få en helhetsbild av vilka ekonomiadministrativa processer som finns och hur dessa hänger ihop med verksamheten inom universitetet samt var information finns att hämta ska kunna orientera sig i de ekonomiadministrativa processerna på ett sådant sätt att de kan söka information om regelverk och utförande av ekonomiadministrativa uppgifter, samt ha en grundläggande förståelse som bakgrund för vidare utbildning inom specifika ekonomiadministrativa processer och uppgifter
Schema 08.30 Introduktion 08.50 Organisation och finansiering 09.50 Fika (20 min) 10.10 Finansiering, forts. 10.40 Universitetets redovisningsmodell 11.45 Lunch (60 min) 12.45 Stödverksamhet/SUHF-modellen Intern handel 13.15 Inköp 14.00 Fika (15 min) 14.15 Medarbetarportalen Ekonomiwebben Administrativa supporten 15.00 Summering och utvärdering 15.30 Slut för dagen Ekonomifakta Göteborgs universitet i siffror 37 814 studenter 6 211anställda 250 doktorsexamina 8 fakulteter och 39 institutioner Grundat år 1891 En av ca 250 statliga myndigheter 6 218 miljoner kronor i intäkter varav 3 987 miljoner kronor i anslag och 2 231 miljoner kronor i övriga intäkter (bidrag, uppdrag och andra avgifter) 6 149 miljoner kronor i kostnader varav 3 846 miljoner kronor för personal och 623 miljoner kronor för lokaler och 1 680 miljoner kronor övrigt (driftkostnader, avskrivningar och finansiella kostnader) Balanserat kapital (myndighetskapital) 1 201 miljoner kronor, varav 421 miljoner kronor inom utbildning och 738 inom forskning +1 904 miljoner kronor i oförbrukade forskningsbidrag
Ekonomifakta Göteborgs universitet i siffror Total omsättning för utbildning på grundnivå och avancerad nivå resp. för forskning och utbildning på forskarnivå. Genomsnitt för alla lärosäten är 41 resp. 59 % 40% 60% Utbildning Forskning T3 (sept-dec) HÖST- DIALOGEN BUDGET HANDLINGS- OCH VERKSAMHETSPLANER RISKANALYS INTERNUPPFÖLJNING T2 ANSLAGSFÖRDELNING OCH KOSTNADS.DEB SAMLAD ÅRSUPP- FÖLJNING ÅRSREDOVISNING BUDGETUNDERLAG INTERNUPPFÖLJNING DEPARTEMENSDIALOG VÅRPROPOSITIONEN VÅRDIALOGEN INTERNUPPFÖLJNING T1 BUDGET- FÖRUT- SÄTTNINGAR T1 (jan-apr) T2 (maj-aug) INRIKTNINGSBESLUT OM KOMMANDE ÅR DELÅRSRAPPORT
Organisation och finansiering 1. Lagar och förordningar 2. Ansvar och befogenhet 3. Universitetets organisation 4. Finansiering 1. Lagar och förordningar Högskolelagen Högskoleförordningen Myndighetsförordningen Intern styrning och kontroll Bokföringsförordningen Förvaltningslagen Avgiftsförordningen Förordning om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) med flera. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomisammanhangbegreppochfakta/organisation/lagar/
2. Ansvar och befogenhet http://medarbetarportalen.gu.se/organisation/ 2. Ansvar och befogenhet Arbetsordning Sammanfattning: Arbetsordningen syftar till att klargöra hur universitetets verksamhet organiseras, styrs, hur och av vem beslut fattas samt anger relationen mellan de olika nivåerna i systemet. Beslutsfattare i linjen, det vill säga rektor, dekan och prefekt, får sitt beslutsmandat dels genom de uppgifter och den delegation de ges i denna arbetsordning, dels genom tillkommande delegation från överordnad chef. Dessutom kan en chef pekas ut som beslutsfattare av rektor eller universitetsstyrelsen i specifika frågor.
2. Ansvar och befogenhet Arbetsordning Av arbetsordningen framgår: Fördelningen av uppgifter mellan institutions-, fakultets-, och central nivå ska bidra till en aktiv och effektiv verksamhetsutveckling. Det innebär tydlig organisation med tydliga och enhetliga berednings- och beslutsprocesser där kravet på rättssäkerhet tillgodoses och där student- och fackligt inflytande i alla relevanta sammanhang säkerställs. Stödverksamheten för forskning, utbildning och samverkan ska vara effektiv och bedrivas med hög kvalitet. Universitetsstyrelsen, enligt arbetsordningen Ansvar och uppgift Universitetsstyrelsen ansvarar inför regeringen för verksamheten och ska se till att den bedrivs effektivt och att verksamheten redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att universitetet hushållar väl med statens medel. Styrelsen har enligt högskolelagen inseende över universitetets alla angelägenheter och svarar för att dess uppgifter fullgörs. Universitetsstyrelsen intygar att årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat och av kostnader, intäkter och myndighetens ekonomiska ställning samt lämnar en bedömning av huruvida intern styrning och kontroll är betryggande.
2. Ansvar och befogenhet Delegationsordning Sammanfattning: Delegationsordningen beskriver hur det grundläggande ansvaret och befogenheterna är fördelade inom universitetet. Rektor delegerar beslutanderätten inom olika områden till: 1. Dekan 2. Överbibliotekarie 3. Universitetsdirektören 4. Prefekten Beslutanderätten kan: Vidaredelegeras (undantag: vid uttryckligen förbud) Det yttersta ansvaret ligger dock kvar hos den högre nivån Delegation kan återlämnas Vem ska göra detta enligt delegationsordningen? Ekonomi - ingå avtal för Göteborgs universitet och teckna universitetets firma. Avseende ekonomiska åtaganden för universitetet får vart och ett av dessa vid varje enskilt tillfälle eller på årsbasis inte överskrida 500 prisbasbelopp; ett åtagande som gäller längre än innevarande budgetår och med ett sammanlagt värde överstigande 500 prisbasbelopp ska tecknas i samråd med rektor. - besluta om universitetets ekonomiadministrativa regler, styrdokument, upphandling och kontrollorganisation - besluta om universitetets attestplan och utanordningsinstruktioner - besluta i frågor som rör tillämpningen av hur omkostnadsuttaget inom universitetet ska tas ut - besluta i frågor om formerna för universitetets verksamhetsuppföljning, ekonomiska uppföljning och redovisning - besluta i frågor som rör hanteringen av skatter och andra avgifter UNIVERSITETSDIREKTÖREN SOM VIDAREDELEGERAR TILL ENHETSCHEFERNA
2. Ansvar och befogenhet Attestordning Sammanfattning: Attestordningen reglerar rätten att förfoga över universitetets medel genom: att attestera beställning av vara/tjänst att leverans- och belastningsattestera leverantörsfaktura samt att förfoga över myndighetens medel genom att betalningsbekräfta att attestera reseräkning och reseförskott att attestera lön, arvodesräkning och ledighet Attester gällande de två sista punkterna ovan som avser resor, löner och ledigheter följer den struktur som finns upprättad i personalsystem och egenrapportering. http://medarbetarportalen.gu.se/digitalassets/1472/1472795_attestordning-2014.pdf Lite detaljer: 2. Ansvar och befogenhet Attestordning Leveransattest innebär en kontroll av och ett godkännande av att fakturan är korrekt och att; varan/tjänsten är levererad/utförd leveransen stämmer med beställningen varan är felfri och att avtalat pris har tillämpats Attester, kontering och betalningsbekräftelse ska hanteras skyndsamt. Detta för att kostnader ska belasta rätt period och för att betalningar ska ske på förfallodatum. Konteringen är i sig ingen attest. I konteringssteget ska den formella granskningen av fakturan göras. Ingen anställd får attestera förtroendekänsliga kostnader som berör den egna personen
2. Uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet Sammanfattning: Uppgiftsfördelning innebär att en eller flera personer får till uppgift att sköta arbetsmiljöfrågor som hänger samman med deras övriga arbete. http://medarbetarportalen.gu.se/arbetsmiljohandboken/sam/uppgiftsfordelning/uppgiftsfordelningen-i-korthet/ 3. Universitetets organisation http://medarbetarportalen.gu.se/organisation/universitetetsorganisation
Universitetets verksamhet Kärnverksamhet Utbildning Anslagsfinansierad utbildning på grundnivå och avancerad nivå Uppdragsutbildning Bidragsfinansierad utbildning (väldigt lite) Forskning Anslagsfinansierad forskning och utbildning på forskarnivå Uppdragsforskning Bidragsfinansierad forskning Samverkan med det omgivande samhället = tredje uppgiften Stödverksamhet 4. Finansiering - Intäkter under 2016 6,2 miljarder! Finansiella intäkter 19 mnkr 0,3 % Avgifter 473 mnkr 8% Bidrag 1 739 mnkr 28% Anslag 3 987 mnkr 64% Alternativ analys Övrig finansiering 16% "Skattemedel" 84%
Finansiering (forts.) Utbildning på grundnivå och avancerad nivå 2,1 miljarder kronor Forskning och utbildning på forskarnivå 1,9 miljarder kronor
Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Riksdagen fattar beslut om statens budget efter förslag från regeringen. - Utgiftsområde 16 Utbildning och universitetsforskning Budgetpropositionen presenteras på hösten och beslut fattas i december. Regleringsbrevet kommer i december. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomisammanhangbegreppochfakta/ utbildning/ Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Regeringen ger utbildningsuppdrag på två sätt: 1. Särskilda medel för specifika ändamål 2. Takbeloppet som anger universitetets maxbelopp för utbildning Utbildningsområden Prislappar Det totala anslaget enligt regleringsbrevet betalas ut i jämna 12:e delar den 25:e varje månad.
Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Helårsstudenter (HST) registrerade studenter Helårsprestation (HPR) motsvarar 60 högskolepoäng (hp) Avräkning prislappar * HST och HPR http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/planera-budgeteraoch-kalkylera/planera-och-budgetera/faq-planera-och-budgetera/anslag/ Utbildning på grundnivå och avancerad nivå HST Exempel: Om 100 studenter är registrerade under en period på kurser motsvarande 30 högskolepoäng (hp) motsvarar det 50 helårsstudenter (HST). 100 * 30 hp 60 = 50 HST Totalt antal hp på ett läsår
Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Helårsstudenter (HST) registrerade studenter Helårsprestation (HPR) motsvarar 60 högskolepoäng (hp) Avräkning prislappar * HST och HPR http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/planera-budgeteraoch-kalkylera/planera-och-budgetera/faq-planera-och-budgetera/anslag/ Utbildning på grundnivå och avancerad nivå HPR och prestationsgrad Exempel: De 50 helårsstudenterna tar sammanlagt 2 280 hp. Det ger 38 HPR med en prestationsgrad på 76 %. 2 280 hp 60 = 38 HPR 38 HPR 50 HST = 76 %
Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Helårsstudenter (HST) registrerade studenter Helårsprestation (HPR) motsvarar 60 högskolepoäng (hp) Avräkning prislappar * HST och HPR http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/planera-budgeteraoch-kalkylera/planera-och-budgetera/faq-planera-och-budgetera/anslag/ Utbildning på grundnivå och avancerad nivå avräkning Exempel: Prislapp HST = 30 843 kr Prislapp HPR = 20 098 kr Takbelopp = 2 500 tkr (10 % = 250 tkr) 50 * 30 843 = 1 542 tkr 38 * 20 098 = 764 tkr Summa = 2 306 tkr Diff mot takbelopp = 194 tkr 50 HST 38 HPR Ingen återbetalning!
Utbildning på grundnivå och avancerad nivå I nuvarande resurstilldelningssystem finns möjligheten för universitetet att anslagsspara. Om universitetet ett visst år inte når upp till sitt takbelopp kan skillnaden mellan takbelopp och den faktiska ersättningsnivån utnyttjas kommande år. Anslagssparandet får uppgå till högst 10 % av föregående års takbelopp. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/planera-budgeteraoch-kalkylera/planera-och-budgetera/faq-planera-och-budgetera/anslag/ Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Intern process Budgetförutsättningar Anslagsfördelning Uppdrag Kostnadsdebitering Beslut av universitetsstyrelsen i oktober Anslagsfördelning per fakultet HST (helårsstudenter) HPR (helårsprestationer) Beslut av fakultetsstyrelsen per institution
Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Obligatoriska avsättningar i budgeten: Stöd till studenter med funktionshiner i studiesituationen Stöd till studentkårerna Övriga avsättningar i budgeten: Fördelning av utbildningsanslaget 2017 Utvecklingsmedel för nätburen undervisning Medel till infrastruktur för nätburen undervisning Övriga utvecklingsinsatser inom Utbildningsnämnden (UN) http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/utbildning/ fordelning/ Forskning och utbildning på forskarnivå Riksdagen fattar beslut om statens budget efter förslag från regeringen. Utgiftsområde 16 Utbildning och universitetsforskning Budgetpropositionen presenteras på hösten och beslut fattas i december. Regleringsbrevet kommer i december. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomisammanhangbegreppochfakta/ forskningochutbildningpaforskarniva/
Forskning och utbildning på forskarnivå Ny forskningsproposition 2016: Kunskap i samverkan för samhällets utmaningar och stärkt konkurrenskraft (prop. 2016/17:50) Målet för forskningspolitiken är att Sverige ska vara ett av världens främsta forsknings- och innovationsländer och en ledande kunskapsnation, där högkvalitativ forskning, högre utbildning och innovation leder till samhällets utveckling och välfärd, näringslivets konkurrenskraft och svarar upp mot de samhällsutmaningar vi står inför, både i Sverige och globalt. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomisammanhangbegreppochfakta/ forskningochutbildningpaforskarniva/ Forskning och utbildning på forskarnivå Ny forskningsproposition 2016: Kunskap i samverkan för samhällets utmaningar och stärkt konkurrenskraft (prop. 2016/17:50) Samhällsutmaningarna är: klimat och miljö hälsa och ökad digitalisering http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomisammanhangbegreppochfakta/ forskningochutbildningpaforskarniva/
Forskning och utbildning på forskarnivå Regeringen fördelar pengar till universitetsforskning på två sätt: 1. Antingen direkt till lärosätena i form av anslag 2. Eller som anslag till olika forskningsorgan (Vetenskapsrådet, FORMAS, Vinnova) som fördelar vidare på olika sätt till lärosätena i form av bidrag Forskning och utbildning på forskarnivå Regeringen ger forskningsuppdrag på två sätt: 1. Särskilda medel för specifika ändamål 2. Basresursen som anger universitetets maxbelopp Basanslag Prestationsfördelat anslag (20 procent) Det totala anslaget enligt regleringsbrevet betalas ut i jämna 12:e delar den 25:e varje månad. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ forskning/
Forskning och utbildning på forskarnivå Intern process Budgetförutsättningar Anslagsfördelning Uppdrag Kostnadsdebitering Beslut av universitetsstyrelsen i oktober Anslagsfördelning per fakultet Basanslag Prestationsfördelat anslag Övrigt Beslut av fakultetsstyrelsen per institution Forskning och utbildning på forskarnivå Strategiska avsättningar i budgeten på universitetsnivå: - Strategisk samfinansiering - Infrastruktur - Särskilda infrastrukturmedel till Sven Lovén Center för marina vetenskaper (SLC) och Svenskt NMR 1) -centrum Fördelning av forskningsanslaget 2017 1) Nuclear magnetic resonance (kärnmagnetisk resonans)
Ur regleringsbrevet: 34,2% 33,5% 33% 35,5% 34,4% 22,5% 24,1% 24,1% 2017- Finansiering (forts.) Bidrag och uppdrag olika förutsättningar och regelverk
Bidrag Ansökan Bidragsbeslut/kontrakt Forskaren bestämmer arbetet Resultatet ägs av universitetet Inkomst av bidrag, vid inbetalningen Rekvisition skickas till bidragsgivaren Kan vid behov samfinansieras Får transfereras Uppdrag Offert Affärsavtal reglerar uppdraget Uppdragsgivaren beställer arbetet Resultatet ägs av uppdragsgivaren Intäkt av uppdrag/avgift, fordran skapas i ekonomisystemet Uppdrag faktureras uppdragsgivaren Full kostnadstäckning Moms/ej moms Prissättning uppdrag Konkurrens Nedsättning av gemensamma kostnader Självkostnad http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ uppdragsverksamhet/konkurrens/ http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ kalkylerauppdragsverksamhet/indirektakostnader/
Regler för bidrag, ur ekonomiwebben Bidragen finansierar projekt av olika slag En verksamhetskod för varje projekt ska registreras i AGRESSO Projekten är tidsbegränsade Projekten resultatavräknas först när de är slut http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/bidragsforskning/ projektredovisning/ Regler för bidrag
Regler för bidrag, ur ekonomiwebben Projektarbetet är avslutat Projektarbetet övergår i ett nytt projekt Slutrapport är inskickat till bidragsgivaren Slutlikvid är betald Inga ytterligare kontrakt förväntas som ska finansiera projektet http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/bidragsforskning/ projektredovisning/ Regler för bidrag, ur ekonomiwebben Om förutsättningarna för projekt inte är uppfyllda, ska verksamheten redovisas som löpande verksamhet. Kvarvarande medel ska överföras till en resultatavräknande verksamhet. Prefekten avgör om medlen står till forskarens/forskargruppens disposition eller ska användas för andra ändamål. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/bidragsforskning/ projektredovisning/
Regler för bidrag Periodiseringar Periodisering är grundläggande bokföring Periodisering innebär att inkomster och utgifter bokförs på den period som de intjänats respektive förbrukats. Det innebär att genom periodisering av resultaträkningens poster hamnar inkomster och utgifter i rätt period i bokföringen, vilket ger ett mer rättvisande resultat för den aktuella perioden. Ska göras för kostnadssposter över 50 000 kronor, intäkter över 1 mnkr Balanskonton 16*, 27* Resultatkonton, slutar normalt på 9 http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/periodiseringar/
Universitets redovisningsmodell Luca Pacioli Luca Pacioli, 1445-1515, var en italiensk franciskanermunk och matematiker. Han publicerade böcker med den dubblad bokföringsprincipen, vilket utgör den fundamentala metoden att bokföra. Pacioli brukar ses som grundaren av redovisningen. Eftersom han kom från Burgo i hertigdömet Parma kom hans metod att kallas "italiensk bokföring". Ur Wikipedia
Vad styr statlig redovisning? FÅB-Förordning om årsredovisning och budgetunderlag Förordning om myndigheters bokföring Regleringsbrevet Anslagsförordning Kapitalförsörjningsförordning Donationsförordning Förordning om intern styrning och kontroll SUHF-modellen God redovisningssed m.fl. Ekonomistyrningsverket ESV.se http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomisammanhangbegreppochfakta/organisation/lagar/ FÅB - Förordning om myndigheters bokföring: 5/1 och 15/2 Inget GU styr över!
God redovisningssed FÅB - Förordning om myndigheters bokföring: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/ godredovisningssed/ Verifikationer FÅB - Förordning om myndigheters bokföring: Verifieringskedjan!
Resultaträkning 2016 http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/ Transfereringar Enbart bidrag Undantag: anslag, ska framgå av regleringsbrevet Belopp förs över till mottagaren, utan krav på motprestation Medgivande från givaren, ska framgå av kontrakt/avtal etc. Redovisas i kontoklass 7 Saldot i kontoklass=0 http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomigoteborgsuniversitet/stodverksamhet/redovisa/transfereringar/
Balansräkning 2016 mnkr Tillgångar GU: 30/4, 30/6, 31/8 samt 31/12 Balansräkning 2016 mnkr Skulder
Inventarie- och anläggningsregister FÅB - Förordning om myndigheters bokföring: Inventarie- och anläggningsregister Konto 10001 Anslagsfinansierad anläggningar alltid lån Konto 39941 Bidragsfinansierade anläggningar lån alt. direktbetalning Konto 5610 - Korttidsinventarier, registreras i anläggningsregistret, minst 500 EUR och under 20 tkr. Ingen avskrivning. Konto 5660 Kostnadsfört registreras i anläggningsregistret, under 500 EUR Ingen avskrivning. Fartyget Skagerack Pågående nyanläggning Ovanstående konton landar i anläggningsregistret http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomigoteborgs-universitet/bidragsforskning/redovisa/redovisaanlaggningstillgangar/bokfora-anlaggningar/
Samband redovisningsplan, objektsplan kontoplan Redovisningsplan Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Kontoplan Objektsplan Balans konton Resultat konton Tillgångar Skulder, myndighetskapital & avsättning Intäkter / Inkomster Kostnader/ Utgifter Transfererringar Årets kapitalförändring Kontoklass 1 2 3 4-6 7 8 Balansräkning Resultaträkning Konto Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Konto beskriver vad som köpts, vilken intäkt som osv. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ redovisa/universitetetsredovisningsmodell/
Ansvar Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Ansvar beskriver den organisatoriska indelningen Exempel: 1160 HFS (11), Språk & litteratur (116) 5414 SA (5), Neuro (54), Fysiologi (541), Fysiologi/Cirkulation (5414) http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/universitetetsredovisningsmodell/organisatoriskindelning/ Verksamhet Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr All verksamhet delas i redovisningshänseende in i kärnverksamhet och stödverksamhet. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/forskning-och-utbildning-paforskarniva/redovisa/universitetets-redovisningsmodell/funktionell-indelning---verksamhetsstruktur/ Stödverksamhet och Lokaler Utbildning Forskning IT Anslagsfinansierad 10-13 20-23 Bidragsfinansierad 14-15 24-25 Bidragsfinansierad 16-17 26 Uppdragsfinansierad 18-19 28-29 Finansieras främst av OH 3 4 Exempel: 244064919 Jivegård L N Gunnarssons Allt blått =projektledarkod, 4 i blått= fakultet, 2 sista siffrorna löpnummer
Fritt fält Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Fritt fält ger en möjlighet att redovisa en egen vald indelning utöver ansvar och verksamhetsfältet. Fritt fält är frivilligt vid kontering. Exempel: 30160355 Specialkurs i konservering I 56222199 Doktorandkostnader 93600106 Västra Hamngatan 25, Sociala Huset Allt blått =ansvarskod, 4 sista siffrorna löpnummer Motpart och finansiär Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Motpart anger universitets leverantör resp. kund. Används för att: 1. eliminera interna transaktioner från den externa redovisningen, 2. göra avstämningar inom staten som koncern. Finansiär ger information om vem som finansierar ett bidrag. Finansiären är i normalfallet samma som motparten. Undantag: Bidragsintäkter, där utbetalaren inte är samma som finansiären. Exempel: K - Kund K2021002817005 SLU SVERIGES LANTBRUKSUNIVERSITET L - Leverantör L75739 STAPLES SWEDEN AB Koden för intern motpart består av ansvarsställenumret 1120 Kulturvetenskaper http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/forskning-och-utbildning-paforskarniva/redovisa/universitetets-redovisningsmodell/funktionell-indelning---verksamhetsstruktur/
Personnr/Anläggningsnr Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Personnummer används ihop med lönekonton för att följa upp lönekostnader per anställd. Anläggningsnr unikt nummer per anläggning Exempel: Personnr: ÅÅMMDDXXXX - angivande av personnr Anläggningsnr: 19000415 Studioutrustning 19000416 UV Laserskärare JD-1290C 39000113 Frysskåp -86 U535 S Dickson, H Billig http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/forskning-och-utbildning- pa-forskarniva/redovisa/universitetets-redovisningsmodell/funktionell-indelning--- verksamhetsstruktur/ Var hittar jag begreppen - Objektsplanen? AGRESSO Gemensam Begrepp och relationer Begreppsvärden
EKONOMIENHETEN Checklistan Bästa verktyget : När Vad Hur Vem Rättvisande redovisning
Stödverksamhet finansiering och redovisning SUHF-modellen fördelning av gemensamma kostnader Syfte Grundprinciper Påläggsmetoden Modellens funktion Jämförelser Samfinansiering Intern handel http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomisammanhangbegreppochfakta/ stodverksamhet/ SUHF-modellen Syftet med SUHF-modellen är att åstadkomma en mer rättvisande och fullständig kostnadsredovisning och öka förtroendet hos de externa finansiärerna för hur de indirekta kostnaderna beräknas och redovisas. http://www.suhf.se/arbetsgrupp/suhf-modellen-full-kostnadstackning SUHF = Sveriges universitets och högskolors förbund
EKONOMISPEL SUHF-modellen Grundprinciper All verksamhet klassificeras som kärnverksamhet eller stödverksamhet Kärnverksamhet utgörs av utbildning och forskning Stödverksamheten stödjer kärnverksamhetens aktiviteter Alla intäkter och kostnader fördelas på kostnadsbärare Kostnader för stödverksamheten belastar kostnadsbärarna som indirekta kostnader Fördelade kostnader från överliggande nivå består av fasta belopp Kostnadsbas för fördelning av gemensamma kostnader direkta lönekostnader alternativt direkta löne- och driftkostnader 2017- Påläggsmetoden teknik för att fördela Påläggsmetoden är en företagsekonomisk metod som används för att fördela gemensamma kostnader med hjälp av en beräknad nyckel. Metoden bygger på principen att man ska beräkna och tillämpa nyckeln på samma sätt. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/kalkylera/
Fördelningsbas och kostnadsbas Fördelningsbasen avgör hur stor andel av de budgeterade gemensamma kostnaderna som respektive fakultet/institution ska bära. Kostnadsbasen används sedan för att bokföra kostnaden på kostnadsbärarna (= institutioner, utbildningsprogram, forskningsprojekt osv.) med hjälp av triggrar. Val av kostnadsbas Direkta personalkostnader (DL = direkt lön) Direkta personalkostnader och direkta driftkostnader
Stödverksamhetens indelning Klassificering av universitetets verksamhet: Kärn/stöd Utbildning/forskning Stödverksamhetens funktioner http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ stodverksamhet/ Stödverksamhetens funktioner Ledning verksamhet 310 Utbildnings- respektive forskningsadministration verks 320 Ekonomi- och personaladministration verksamhet 330 Infrastruktur och service verksamhet 340 Bibliotek verksamhet 350 Nivåspecifikt (övrigt) verksamhet 360 http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ stodverksamhet/
Påläggsprocentsatsen har två uppgifter 1. Att fördela indirekta kostnader till kostnadsbärare i redovisningen % Varje månadsskifte läser AGRESSO av hur mycket som finns bokfört som direkt personalkostnad och direkt driftkostnad i exempelvis forskningsprojekten. Systemet multiplicerar med procentsatsen och bokför automatiskt en indirekt kostnad på projektet. Påläggsprocentsatsen har två uppgifter 2. Att kalkylera de indirekta kostnaderna i budgeten eller när ett pris ska bestämmas. När universitetet ska söka bidrag eller sätta ett pris på ett uppdrag används påläggsprocentsatsen för att beräkna de indirekta kostnadernas storlek. % http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/kalkylera/
Påläggsmetoden kan även användas för att fördela vissa direkta kostnader. Vid Göteborgs universitet används påläggsmetoden även för bokföring av: Direkta lokalkostnader Direkta IT-kostnader Kalkylmallar Bidrag Uppdrag http://medarbetarportalen.gu.se/verktyg/kalkylmallar/
Projektkalkyl Fullkostnadskalkyl Visar de totala kostnaderna direkta kostnader indirekta kostnaderna Projektets alla intäkter http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ kalkylerabidragsforskning/ Prissättning uppdrag Konkurrens Nedsättning av gemensamma kostnader http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ uppdragsverksamhet/konkurrens/ http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ kalkylerauppdragsverksamhet/indirektakostnader/
Samfinansiering Innebär att medel tas antingen från anslag, överskott eller balanserat kapital för att täcka kostnader som en bidragsgivare inte finansierar. Tidigare syntes samfinansieringen inte i redovisningen. Indirekta kostnader togs inte ut av projekten. Nu är det medvetet beslut. Kräver styrning. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ forskning/samfinansiering/ Systemstöd för samfinansiering Beräknas som mellanskillnaden mellan den externa finansieringen och den totala projektkostnaden inklusive indirekta kostnader. Systemstödet i AGRESSO använder kvoten av mellanskillnaden och budgeterade projektkostnader som en procentsats. Procentsatsen triggas mot kostnaderna månadsvis i samband med periodavslutet. Följer kostnaderna löpande. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ forskning/samfinansiering/
Intern handel vid Göteborgs universitet Undervisningstjänster 1. Fördelning av utbildningsuppdrag genom anslagstilldelning 2. Omkontering av personal (> 20 % och 3 månader) 3. Intern handel Full kostnadstäckning vid prissättning Säljarens pris inkl. indirekta kostnader (pålägg på direkta kostnader) Köparens kostnad påförs inga ytterligare pålägg vid bokföringen Lärartiden beräknas: lönekostnad/år dividerat med årsarbetstid (1 700 timmar) klocktimmar faktiskt använd tid inklusive för- och efterarbete inga omräkningstal eller andra pålägg för annan tid Intern handel vid Göteborgs universitet Varor och tjänster utom undervisning 1. Omkontering av personal (> 20 % och 3 månader) 2. Intern handel Full kostnadstäckning Självkostnad inkl indirekta kostnader Inga ytterligare pålägg på kostnaden hos köparen Offert eller annan överenskommelse Kalkylmall för intern handel som stöd vid beräkning Säljaren bestämmer priset Säljaren avgör om försäljningen är kärn- eller stödverksamhet enligt de riktlinjer som finns
Intern handel vid Göteborgs universitet Framgångsfaktorer för lyckad internhandel: Kom överens först leverera sen! Ta inte emot en vara eller tjänst om du inte vet vad det kostar Bestäm vem eller vilka som har mandatet! Ha skriftliga underlag - kommunicera & dokumentera Fakturera snabbt Det finns tillfällen när ett pris utan full kostnadstäckning är OK, men det är upp till säljaren. Intern handel vid Göteborgs universitet Regler och definitioner http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/hanteraresurser/varorochtjanster/ internhandel/ Kalkylering http://medarbetarportalen.gu.se/verktyg/kalkylmallar/internhandel/ Internfakturering http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/inbetalningar/internfakturor/ Redovisning http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/internatransaktioner/ internhandel/
Innehåll inköp Målsättning Regler Vad ska jag tänka på vid inköp? Inköpssystemet Miljökrav vid inköp Kort om juridik Information m.m. Målsättning Grundläggande kunskap om hur inköp görs på GU
Interna regler Internt regelverk Inköpspolicy Normerande beslut Inköpsregler Attestordning Ska du köpa varor eller tjänster? Sök i inköpssystemet Finns avtal? Ja Köp från avtalsleverantör Nej Belopp under 534 890 kr Ja Gör en direktupphandling Nej Upphandling ska genomföras. Kontakta upphandlingssektionen
Inköpssystemet Lättare att göra rätt / Svårare att göra fel Inköpen samlade på ett ställe - lättare att hitta Ett lösenord till flera leverantörers webbshopar http://medarbetarportalen.gu.se/verktyg/inkopssystem/ Ramavtal Exklusiv leverantör Rangordning Förnyad konkurrensutsättning
Direktupphandling Ett köp som sker utanför ett befintligt ramavtal Information om direktupphandling Beställning av upphandling Tänk efter! Vad behöver ni? Beställning av upphandling görs via inköpssystemet Gör beställningen i god tid Om du är osäker - kontakta upphandlingssektionen
När fakturan kommer gäller alla inköp! Stämmer fakturan med villkoren? - Pris - Betalningsvillkor - Leveransvillkor etc. - Leveranskvittera EKONOMIENHETEN Inköp - uppföljning och återrapportering Uppföljning av köp från leverantörer utan avtal Redovisning av alla direktupphandlingar över 53 000 kr Information och mallar http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/inkop/
Miljömedvetna inköp Upphandlingssektionen ställer alltid miljökrav både på produkt och leverantör, där det är möjligt Ställ relevanta miljökrav Miljömärkning Certifiering Ni måste göra ett aktivt val! Kort om juridik Opartiskhet A och O Vad kan gå fel? Hur göra vid avtalsbrott?
Opartiska inköp Opartisk = företräder inga andra intressen förutom myndighetens Opartisk konkurrens bättre priser/villkor bättre affärer. Jäv = motsatsen. (Jäv innebär att en tjänsteman, som kan dra personlig nytta/skada av utgången i ett beslut, ges möjlighet att påverka ärendet.) Vad kan gå fel vid ett inköp? Otillåten direktupphandling - Ett inköp som skulle ha annonserats och konkurrensutsatts - Talan kan väckas av KKV (tillsyn) eller leverantör (överklagande). - Upphandlingen måste göras om. - Riskerar upphandlingsskadeavgift - Leverantör kan kräva skadestånd
Vad kan gå fel vid ett inköp forts. Ogiltighet av avtal - Ett inköp som skulle ha annonserats och konkurrensutsatts enligt LOU. Bindande avtal föreligger. - Talan kan väckas av KKV (tillsynsärende) eller leverantör (överklagande). - Avtalet ogiltigförklaras och bytta tillgångar går åter. - Riskerar upphandlingsskadeavgift - Leverantör kan kräva skadestånd Vad kan gå fel vid ett inköp forts. Fel i vara/tjänst - Varan motsvarar inte den specifikation som angetts i avtalet/offerten - Tjänsten har inte levererats på överenskommet sätt
Hur ska jag göra vid avtalsbrott? Steg 1: Reklamera - Meddela leverantören omedelbart då ni upptäckt felet. Beskriv problemet och kom överens om när och hur leverantören ska åtgärda felet (inom skälig tid). Hantera ärendet skriftligen! Steg 2: Meddela oss - Kontakta upphandlingssektionen om felet kvarstår trots leverantörens försök att åtgärda det. - Avtalsvillkoren styr uteslutande era ersättningsmöjligheter! (förlorad arbets- /forskningstid kan normalt sett inte ersättas) Hur håller jag mig uppdaterad och informerad Inköpssystemet Upphandlingssektionens webbsida Ekonomi- och inköpsnytt Inköpskoordinatorerna
Hör av dig till oss! E-post (allmänna frågor): 4040@gu.se http://www.medarbetarportalen. gu.se/ekonomi/upphandlingsse ktionen/ Upphandlingssektionen Ulrica Carlsson Sussanne Hulthén Malin Martinsson Ebba Melchior Mikael Pecov Staffan Sjöholm Allem Tensaye Informationskanaler Medarbetarportalen Ekonomiwebben Supporten Utbildningar Informationsmöten Ekonomi- och inköpsnytt
GUs webbsidor Externa målgrupper t ex blivande studenter, finansiärer, forskare och allmänheten Interna målgrupper
Ekonomiwebben Verksamhetsingångar rum Fyra huvudprocesser Sammanhang, begrepp och fakta Lathundar & manualer Stödsystem Ekonomifakta Tillfällig information Nyheter FAQ Innehåll A Ö http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/
Supporten Frågor avseende personal- och lönefrågor, ekonomiadministration, samt arkiv och registratur Hjälp till självhjälp En väg in - telefonnummer med förval, funktionsmailadress samt information på web Öppet kl 09.00-12.00 Supporten - ekonomiadministration Sök alltid svaret på ekonomiwebben först Läs befintliga manualer och lathundar Prata med institutionsekonomen, sprid kunskapen inom institutionen Gör kontaktvägarna synliga inom institutionen
Supporten http://medarbetarportalen.gu.se/administrativ-support/ Informationsmöten Planlagda möten av två slag: Möten med företrädare för fakulteter och institutioner fakultetsvis Informationsmöten för alla som jobbar med ekonomi + Möten vid behov
Utbildningar Ekonomi- och inköpsnytt Nyhetsbrev från ekonomienheten för ekonomer och inköpare Info om rutiner, regelverk och lagstiftning som påverkar bokföring, redovisning samt intern styrning och kontroll Även info om inköp, nytecknade ramavtal och pågående upphandlingar Meddelanden om de ekonomiadministrativa stödsystemen AGRESSO med flera ingår också Prenumerera här: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi--och-inkopsnytt/
Summering och återblick Inledning, ekonomiska fakta Organisation Finansiering (anslag, bidrag och avgifter/uppdrag) Universitetets redovisningsmodell Stödverksamhet/SUHF-modellen Intern handel Inköpsteori Informationskanaler (medarbetarportal, ekonomiwebb, administrativa supporten och utbildningar mm)