Tekniska förvaltningen/sas ANBUDSFÖRFRÅGAN Verksamhetssystem för VA och renhållning Datum Sid 2013-04-04 1 (7) Allmänna kontraktsvillkor Där inget annat avtalats gäller Avtal 90 och tillägg till avtal 90 samt även delar av AB ITprojekt version 2008 under implementering, enligt den fastställda rangordningen enligt 1.3 Kontraktsparter I den löpande kontraktstexten används benämningarna Leverantören och Beställaren. Beställaren Östhammars kommun 212000-0290 Stångörsgatan 10 742 21 Östhammar Leverantören Firmanamn Organisationsnummer Adress Kontaktpersoner under avtalstiden För beställaren Lars Ekman 0173-862 76, lars.ekman@osthammar.se För leverantören Kontraktshandlingar I de fall de i kontraktet ingående handlingarna i något avseende skulle vara Motsägelsefulla, gäller den fastställda rangordningen. 1. Skriftliga ändringar och tillägg till kontraktet som eventuellt tillkommer under kontraktsperioden. 2. Detta kontrakt inklusive bilagor. 3. Tillägg till avtal 90 4. Avtal 90 version 2008 (IT & Telekomföretagen) 5. Allmänna bestämmelser IT-projekt, version 2008 (punkt 1, 2, 3 och 4) 6. Den upphandlande myndighetens förfrågningsunderlag inklusive daterade bilagor. 7. Leverantörens eventuella förtydliganden och kompletteringar. 8. Leverantörens daterade anbud. Postadress Besöksadress/Reg.office Telefon Telefax Org. nummer Bankgiro Box 66 Stångörsgatan 10 Nat 0173-860 00 Nat 0173-125 47 03-212000-0290-01 233-1361 Fakturaadress 742 21 Östhammar Int +46 173 860 00 Int +46 173 125 47 V.A.t. No Plusgiro Box 106 www.osthammar.se tekniska.kontoret@osthammar.se SE-212000-0290 1 31 70-6 742 21 Östhammar
2 Kontraktsföremålet Verksamhetssystem och drift av denna för administration och debitering av VA- och renhållningstjänster med tillhörande implementation, utbildning och service enligt kravspecifikation. Kontraktsperiod Avtalet gäller från ca 2013-09-01 till 2017-12-31. Avtalet ska börja löpa senast en månad efter att upphandlingen är avslutad. Beställaren har rätt att förlänga avtalet med två (2) och sedan ytterligare två (2) år då avtalet därefter upphör i sin helhet utan särskild uppsägning. Om beställarens nästkommande upphandling blir föremål för rättslig prövning har beställaren rätt att förlänga avtalet på samma villkor tills dess ett nytt avtal börjar gälla. Eventuellt besked om att inte förlänga avtalet kan endast ske genom skriftligt meddelande från beställaren till leverantören senast sex (6) månader före avtalstidens utgång. Ändringar och tillägg till kontraktet Ändringar och tillägg till kontraktet ska skriftligt överrenskommas mellan parterna om inget annat avtalats. Ändringar som ger en väsentlig ändring av kontraktet kan inte göras. Beställaren reserverar sig för att avtalets omfattning kan komma att förändras i stort på grund av politiska beslut exempelvis vid eventuell konkurrensutsättning av verksamhet. Ersättning Pris är angivet i SEK exklusive moms. Ersättning för implementation sker efter effektiv leveransdag enligt 3.3.2 undantaget 20% av implementationskostnaderna, som får faktureras vid avtalstecknandet. Samtliga med uppdraget förenade kostnader såsom resor ev övernattningar mm ingår i priset. Faktureringsvillkor Faktureringen ska ske kvartalsvis. Pappersfakturor ska skickas till: Östhammars kommun Best/ID: 7-siffrig ansvarskod och förvaltning i klartext (uppgift som lämnas av beställaren vid beställningstillfället) Box 106 742 21 Östhammar
3 Följande krav på innehåll och form gäller: betalningsvillkor 30 dagar Fakturabelopp Fakturans momsbelopp På fakturan ska vidare tydligt framgå vad som har levererats, tidpunkt för leverans och leveransställe. Leverantörens Postgiro/Bankgiro Leverantörens organisationsnummer (F-skattesedel) Fakturan ska skickas i ett exemplar och får inte vara handskriven. Fakturan ska vara vit med svart tryck och vara utan raster och skuggor. Östhammars kommun förbehåller sig rätten att returnera fakturor som inte uppfyller ovanstående krav. Administrativa avgifter Räntebelopp understigande 100 SEK, expeditions-, fakturerings-, påminnelse-, förseningsavgift eller andra avgifter accepteras ej. Prisjustering Priserna är fasta. Prisjustering av årskostnader för systemet får ske i samband med förlängning av kontraktet. Prisjusteringar sker utifrån SCB producentprisindex för tjänster (TPI) 2005=100 produktgrupp SPIN 2007 62 dataprogrammerings-, datakonsulttjänster o.d. baskvartal 2013 K3. Begäran om prisjustering ska vara beställaren till handa senast en månad innan datum för förlängning för att äga giltighet. Senare inkommen begäran kommer att beaktas först inför nästa möjliga prisjusteringstillfälle. Dröjsmål med betalning Om inte annat har avtalats gäller räntelagens (1975:635) bestämmelser. Leverans av system Uppdragsbeskrivning Uppdraget är att leverera offererat verksamhetssystem och drift av denna för VA och renhållning. I uppdraget ingår att drift av verksamhetssystemet ska ske i server och serverrum tillhandahållet av leverantör. Detta i omfattning enligt förfrågningsunderlaget (kravspecifikationen). Leverantören ska ombesörja överföring av data (konvertering) av data från befintligt till nytt system. (Beställaren tillhandahåller befintlig databas) Konvertering av befintliga data ska ske i samråd med beställaren Leverantören ska ha totalansvar för konvertering så att beställaren vid avtalad leveransdag kan överta ett fullt fungerande system
4 Konverteringsplan ska upprättas i samråd mellan leverantören och beställaren. Konverteringsplanen ska innehålla tidsplan med de aktiviteter som krävs för att konverteringen ska kunna genomföras Projektorganisation Kontaktperson hos Beställaren Lars Ekman Projektledare hos Leverantören Vid leverans Leverantören ska ha en tydlig projektorganisation vid leverans. Leverantören ska leda uppdraget och utse en person som ska vara projektledare åt beställaren. Denne ska leda och samarbeta med beställarens projektgrupp och rapportera till ansvarig kontaktperson. Projektledaren och systemutvecklare ska vid behov närvara hos kund utan extra kostnad. Projektplan Leveransen görs vid ett tillfälle, inga delleveranser. Effektiv leverans ska ske senast 15 nov 2013. Leverantören ansvarar för att ta fram förslag till projektplan. Leveranskontroll Efter leverans sker en leveranskontroll och följs av ett skriftligt leveransgodkännande. Den består av att efter installation köra systemet i skarp drift och kontrollera att leveransen uppfyller de krav som har ställts i upphandlingen. Leveranskontrollsperiod är 31 dagar. Kontrollen utförs av systemanvändarna och utvalda personer ur projektgrupp. Vi upptäckande av eventuella fel eller brister rapporteras dessa, skriftligen till leverantören, löpande och snarast möjligt av beställarens ansvariga kontaktperson.. Efter att rapporterade fel och brister åtgärdats följer ytterligare en leveranskontrollperiod på sju dagar innan leveransgodkännande kan göras. Effektiv leverans Effektiv leveransdag är den dag Samtliga nödvändiga installationer och eventuella anpassningar är gjorda samt efterfrågade integrationer är utförda samt: a) leveranskontrollperioden upphör och leveransen skriftligen godkänts av beställaren, utan att beställaren skriftligen gjort befogad anmärkning mot resultatet, eller b) leveransen uppfyller samtliga avtalade specifikationer efter det att beställaren gjort befogad anmärkning mot leveransen, en ny leveranskontroll kunnat genomföras samt beställaren skriftligen har godkänt att leveransen uppfyller avtalade specifikationer. Först vid effektiv leveransdag får leverantören börja fakturera.
5 Försenad leverans Vid försening av leverans utgår vite enligt beskrivning under rubrik viten. Option Option på ett offererad administrativt system för mobil lösning. I uppdraget ingår att drift av administrativt system ska ske i server och serverrum tillhandahållet av leverantör. Detta i omfattning enligt förfrågningsunderlaget. Leverantören ska ha totalansvar för installationen så att beställaren vid avtalad leveransdag kan överta ett fullt fungerande administrativt mobilt system Installationsplan ska upprättas i samråd mellan leverantören och beställaren. Installationsplanen ska innehålla tidsplan med de aktiviteter som krävs för att installationen ska kunna genomföras Efter effektiv leverans Uttalade kontaktpersoner ska finnas hos leverantör, en ansvarig för drift och en avtalsansvarig. Detta kan vara samma person. Underhållsåtagande Kunden har rätt att tillgodogöra sig nya versioner av programvara. Versionsuppdateringar sker på bekostnad av leverantören. Nya programversioner ska vara väl testade innan de levereras. För anpassningar av systemet som inte framgår av förfrågningsunderlag gäller angiven kostnad för teknisk konsult. Support/service Kundtjänst Kontorets öppettider Telefon Äganderätt Beställaren äger rätt till samtliga data i systemet. Vid eventuellt byte av system, oavsett anledning, ska leverantören utan dröjsmål kunna hålla databasen öppen för dataöverföring och/eller kunna ta ut både data, metadata och förekommande filer till ett format som är anpassat till databashantering. Ansvar Leverantören åtar sig att tillsammans med beställaren arbeta mot de mål som är satta enligt förfrågningsunderlaget. Uppföljning Uppföljningsmöten mellan beställare och leverantör ska hållas kontinuerligt en till två gånger per år. Uppföljning omfattar avtalsvillkor, eventuella supportärenden samt dialog om förbättringsmöjligheter mm. Parterna står för sina egna kostnader för uppföljningsmöten och eventuellt arbete i samband med möten.
6 Överlåtelse av rättigheter och skyldigheter Leverantören får inte överlåta detta avtal annat än efter skriftligt medgivande av beställaren. Underleverantör I de fall leverantören har för avsikt att använda en underleverantör för delar av uppdragets utförande, ska detta godkännas av beställaren. Leverantören ansvarar för att eventuella underleverantörer uppfyller ställda krav enligt 10 kap. LOU. Leverantören kan inte byta ut en underleverantör om denne har angetts i anbudet och utgjort ett viktigt skäl att tilldela kontraktet. Ansvarsförsäkring Leverantören ska ha och under hela avtalstiden vidmakthålla produkt- och allmän ansvarsförsäkring. Intyg om gällande försäkring insänds på beställarens begäran. Force majeure, ansvarsbegränsning Force Majeure regleras enligt ALOS 05 Viten Vid försening av leverans utgår vite. Vite ska utgå med 5 % av hela kontraktssumman per påbörjad förseningsvecka. Vite ska dock utgå med sammanlagt högst 15 % av hela kontraktssumman. I de fall fel/skador uppstår efter effektiv leverans under avtalsperioden åsamkade av leverantören och det genererar kostnader för kommunen så är leverantören fullt ersättningsskyldig. Hävning Om leveransförseningen pågår mer än 60 arbetsdagar får beställaren genom skriftligt meddelande häva avtalet i sin helhet utan att leverantören har rätt till skadestånd. Hävningsgrund föreligger även för utlovade integrationer till/från annan leverantör specificerade i leveransavtalet som inte har fullt utlovad funktionalitet. Beställaren har dessutom rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om leverantören inte fullgör sina åtaganden enligt avtalet, och detta inte beror på beställaren eller något förhållande på beställarens sida samt rättelse inte sker inom en (1) månad från skriftlig påtalan om bristande uppfyllelse, eller om beställaren har skälig anledning att anta att avtalsbrott enligt a) ovan kommer att inträffa, eller om leverantören vid verkställighet enligt 4 kap utsökningsbalken befunnits sakna tillgångar till full betalning av utmätningsfordring, inställt sina betalningar, ansökan om företagsrekonstruktion angående leverantören enligt lagen (1996:764) inlämnats till tingsrätt eller leverantören försatts i konkurs, eller om leverantören inte fullgör sina lagenliga skyldigheter gentemot samhället vad avser skatter och sociala avgifter.
7 Leverantören har inte rätt till ersättning eller skadestånd vid hävning enligt ovan. Hävning ska alltid ske skriftligt. Vid en hävning av annan anledning ska en ekonomisk reglering ske mellan parterna samt, i förekommande fall, ersättning betalas för liden skada. Tvist med anledning av avtalet mellan beställare och leverantör ska avgöras av svensk domstol vid beställarens hemort.