Vilma 2 Utökad funktionalitet Artikelkoder I denna funktions fält relaterar respektive position till något specifikt som kan besvaras med X och/eller Y. En kodifiering som tydligt anger produktens tillhörighet mot en förutbestämd fråga eller definition. Detta kan sedan användas vid sökning samt selektering av artiklar mot den totala databasen. Benämning per förpackningsenhet Idag omarbetas leverantörernas benämningar via redaktionellt arbete av Finfo innan artikelinformationen distribueras vidare till abonnenterna. Detta är både kostsamt samt skapar fördröjning i tid. Enligt den vision som presenterades av Finfo, för Branschrådet Vilma samt ledningsrepresentanter från ingående företag, den 9 december 2009 beslöts att verka för att en utveckling mot s.k. maskinell hantering av benämningar. Det betyder att målsättningen nu är att skapa en tydlig instruktion för leverantörerna att "tillverka" sina benämningar utifrån och att informationsstandarden Vilma anpassas/utökas för att teknisk möjliggöra så att Finfo successivt kan avveckla sitt redaktionella uppdrag att skapa benämningar. Som ett första steg skapas nu ytterligare benämningsfält för respektive förpackningsenhet. Syftet är att det i dessa skall ske en maskinell sammanläsning av information från andra fält så att det tydligt framgår vad varje förpackning innehåller. Leverantören skapar en grundläggande benämning enligt instruktion. Benämningen skall vara "ren" från förpackningens innehåll samt enheten för förpackningens innehåll. Innehåll och innehållets enhet per förpackning tillförs istället i därför avsedda fält. Benämning som beskriver innehåll per förpackningsenhet tillgängliggörs utan extra arbetsinsats. Dessa kan sedan användas för etiketter, orderinformation och dylikt. BK04 - Branschstatistik Den 19 maj 2010 beslutade Bygg & Järnhandlareförbundet samt företrädare för de större handelsföretagen inom förbundet att starta en gemensam lösning för uppföljning av försäljningsstatistik. Avsikten är att skapa en så bred förankring, bland aktiva företag, som möjligt för att på så sätt skapa ett bra statistiskt underlag. Uppdraget för sammanställningen har gått till Handelns utredningsinstitut (HUI). Som neutral nyckel för statistikuppföljningen kommer varugruppen BK04 att användas. En för branschen gemensam varugruppering för primärt: Branschneutral statistikuppföljning Branschneutral sökstruktur
Delning av förpackning Information om en produkts förpackningar är brytbar (exempelvis om en kartong innehåller fyra flaskor och det är tillåtet att beställa 1-3 av dessa flaskor) samt vad kostnaden för detta är om det finns en sådan. Skapar systemmässigt stöd för att hantera brytbarhet för en produkts olika förpackningar samt eventuella kostnader för det. Enhetsberoende priser Funktionen med enhetsberoende priser möjliggör inläsning av pris per förpackningsenhet vilket synliggör prisförhållandet mellan olika förpackningsstorlekar. Exempelvis kan en produkt ha ett pris när den levereras styckvis, men ett lägre pris om den levereras i hel pall. Leverantör kan i sitt kundförhållande driva mot större volymer. Stafflingskoder är av leverantören fritt vald gruppering för att gruppera artiklar som kan sammanräknas i avtal. Exempelvis kan avtalet säga köp 25 st blandade artiklar ur grupp X för y% lägre pris. Om leverantören skickar dessa uppgifter/kodifieringar så hjälper det kunden att optimera inköpsarbetet. Finns kodifiering kan systemleverantör i system presentera förslag på bästa inköpsvolym. Fler delar av inköpsavtalet presenteras i affärssystemet vilket ger ett besluts stöd som idag inte finns i affärssystemet. Detta skapar ett tydligt förhållande mellan produktens olika enheter och deras pris som avtalats mellan parterna. Dessutom bildas grunden för avtal där en produkt kan ha olika pris per förpackningsenhet. E-nummer Fält för E-nummer samt med villkoret "Obligatorisk om uppgift finns". Skapar en koppling till artikeln även för den som också jobbar mot/med/inom elbranschen. Förpackningsinformation Informationsfält per förpackning för GTIN, benämning, innehåll, mått, vikt, beställningsindikator, delningsinformation, brytbarhet, brytbarhets kostnad, etc. Skapar, på produktens respektive förpackningsnivå, förutsättning för inköps-, transport-, lageroch butiksplanering samt prissättning.
Länkkod V 2.0 Uppgradering av antalet länkkoder. Möjliggör en utökning av typer av länkade dokument. Momskod En kod som talar om vilken gruppering av momssats en artikel tillhör. Att i förekommande affärssystem effektivisera grundläggande kalkylering avseende rätt momssats på varje enskild produkt. Normal ledtid På varje artikel ska leverantören ange en uppskattad ledtid som hellre är 2 dagar för lång än för kort. Om det exempelvis anges 1 dag som ledtid så anses det som att den finns i lager, en artikel med 14 dagars ledtid är att anse som beställningsvara. Leverantören förmedlar via faktorn 14 att in worst case scenario tar det 14 arbetsdagar innan leverans kan ske. Den verkliga ledtiden ser man sedan när leverantören skickar en orderbekräftelse. Informationen i detta fält anses inte såsom juridiskt bindande utan skall mer se som en preliminär information. När den uppskattade ledtiden är känd för arbetsplatsen så ökar också deras möjlighet att kunna planera materialförsörjningen till bygget. Det ökar också möjligheten för arbetsplatserna att kunna avropa direkt via EDI vilket är mer kostnadseffektivt än att ringa, faxa eller åka till leverantören. Leverantörerna kan optimera sina lager på ett bättre sätt när kunden känner till den uppskattade ledtiden. Kunden kommer då troligen att beställa med bättre framförhållning än om ledtiden vore okänd. Detta ökar också möjligheterna för en minskad orderhanteringskostnad eftersom kunden har bättre information tillgänglig som ökar deras möjligheter att beställa via EDI. Statistisk varukod Informationsfält, för leverantören att fylla i, för att säkerställa Tullverkets krav på kodifiering av varor som kan tänkas importeras eller exporteras (tredje land dvs. utanför EU) respektive in- eller utförsel (inom EU). Effektiviserar arbetet, för alla parter, med att ta fram rätt kod per produkt bland annat vid månatliga sammanställningar.
Varans ursprungsland Ursprungsland är helt enkelt varans ursprung, landet där varan tillverkats. Koden används för att beräkna tulltariffer. Ursprungslandet skall noteras med ISO koden dvs. t ex CN för Kina, US för USA, TR för Turkiet osv. För att stödja statistikunderlag samt spårbarhet av produkt. VilmaBas produkt-id Allmänt Varje produkt med en unik kombination av egenskaper och informationselement ges i VilmaBas referensregister en unik identitet. Denna beskrivs via ett löpnummer i fältet VilmaBas artikelnummer. Det finns ingen logik kopplad till numret utan vid det att en ny produkt tillförs registret så används "nästa lediga nummer". Detta nummer i kombination med nedanstående Rubriker ligger till grund för den artikelfil som i sin första version benämns såsom VilmaBas 1.0. Rubriker Exempel på produkt Fältnamn i abonnentfil VilmaBas artikelnummer 100 WIBASART Benämning 45 x 95 Dimensionshyvlat virke Gran G4-2 WILBN1 + WILBN2 Profil a-, b- och c-mått Länkad bild WILANKK01 Kod S / Ö S WIARTKOD03 Egenskapsdeklaration Länkat dokument WILANKK03 Varugrupp 02003 WISTATVGRP Leverantör Som leverantör använder man detta register, i sin totala omfattning, för att identifiera de av sina produkter som överensstämmer med Bassortimentet. En produkt som till 100 % överensstämmer med de, för en produkt, i registret beskrivna egenskaperna och informationselementen ges det VilmaBas artikelnummer som är lika med dess identitet. Det betyder att när den leverantörsunika filen skall distribueras så skall även VilmaBas artikelnummer medfölja i därför avsett fält. Som referens för produkten finns egenskapsdeklarationen vilken är leverantörsneutral och är ett länkat dokument som beskriver samtliga egenskaper och informationselement som skall uppfyllas. På så sätt skapas förutsättningar för kvalitetskontroll vid leverans respektive mottagning. Kund VilmaBas registret är att jämföra med en leverantörsfil och skall också läsas in som en sådan. Avsikten är att det i grunden är detta registers information som primärt används i dialog med kunder samt för de samlade lagertransaktionerna inom företaget. Kopplat till detta och via "nyckeln" (VilmaBas artikelnummer) kan man i sitt system "se" alternativa leverantörer på respektive produkt.
Abonnemang För att kvalitetssäkra informationsinnehållet och användandet mellan berörda företag krävs att man ALLTID relaterar sina kontroller av produkter mot gällande version av VilmaBas. Av detta skäl skapas ett specifikt abonnemang som har som primärt syfte att säkerställa att alla använder samma informationsunderlag. En förutsättning för abonnemanget och åtkomst till dess register och VilmaBas artikelfil är att man väljer till denna tjänst till sitt övriga engagemang hos Finfo. Den kostnad som debiteras är avsedd att finansiera distribution, vidare förvaltning samt underhåll av innehållet i VilmaBas. Det betyder att ju fler som deltar desto lägre blir kostnaden per företag. Den primära affärsnyttan är att det skapas en, för branschen, gemensam referensram (som är kopplad till produkterna) för de aktuella verksamhetsprocesserna för beskrivning, upphandling, försäljning, kvalitetssäkring och leveranser av träprodukter. Detta kommer att leda till ett ökande förtroende för produkterna och de ändamål som de används för. De enskilda företagens vinst mäts bäst via värdering av relevanta nyckeltal avseende processerna ledning, marknad/försäljning, inköp/kalkyl, produktion, lager/logistik och stödprocesser såsom ekonomi, systemstöd och grunddata. Moment där det skapas betydande förutsättningar till effektivitetsförbättringar, med hjälp av projektets resultat, är: Prognoser och statistikuppföljning Produktbeskrivning och därigenom kvalitetssäkring Projekterad kvalité = avropad och levererad Förenklad lagerhantering vilket möjliggör ökad lageromsättningshastighet Ökad leveranskvalité = säkrar vidare leveranser samt produktionsplanering Specificerad kvalité = färre reklamationsärenden Till detta kommer den kunskapsökning som tillförs respektive organisation.