GITS Gemensam IT Samordningsfunktion SAMSA IT-tjänst för Samordnad vård- och omsorgsplanering Lathund för Kommun 08-09-5 SAMSA - AU Dokumentation Version
Innehåll sid Bakgrund och beskrivning Systemöversikt 4 Funktioner i högermeny 5 Inkorg 6 Kvittera meddelande 7 Ta bort meddelande i Inkorg 8 Sök person 9 Registrera ny person 0 Översikt Färgkodning Felsänt meddelande Lägg till part som ska medverka i processen 4 Lägg till ny huvudansvarig part och ta bort deltagande part 5 Byt part 6 Boka möte 7 sid Inskrivningsmeddelande 6 Planering () 7 Planering () 8 Planering () 9 Information vid utskrivning 0 Checklista Utskrivningsklar Utskrivningsmeddelande Externt Administrativt meddelande 4 Internt Administrativt meddelande 5 Svara på Administrativt meddelande 6 Avbrott i processen då Utskrivningsklar inte sänts 7 Avbrott i processen då Utskrivningsklar sänts 8 Avsluta ärende 9 Registrera nytt ärende 8 Registrera nytt ärende då annat ärende pågår 9 Byta mellan aktiva ärenden 0 Förberedd vårdbegäran Samtycke () Förberedd vårdbegäran () Vårdbegäran () Vårdbegäran () 4 Meddelande till vård och omsorg 5 Betalning 40 Status på meddelande 4 Sändlista Versionshistorik 4 Reservrutin, Reservnummer, Skyddad identitet 4
Bakgrund och beskrivning SAMSA är en IT-tjänst för att på elektronisk väg kunna hantera rutinen för In- och utskrivning från sluten hälso- och sjukvård i Västra Götaland. Verksamhetsansvarig beslutar om vem som ska vara behörig och vilka dokument man då får hantera i systemet. Viktigt att värdera och reflektera över dokumenten ur den enskildes perspektiv Meddelandena i SAMSA är en journalhandling som den enskilde kan ta del av. De meddelanden som ingår i ett ärende är: Vårdbegäran Kvittera Meddelande till Vård och omsorg Kvittera, svara Inskrivningsmeddelande Kvittera, komplettera Planering Kompletteras fortlöpande Information vid utskrivning Mötesflik Redigera SparaSänd Utskrivningsklar Kvittera Checklista Utskrivningsmeddelande Kvittera Avbrott i processen Kvittera Administrativt meddelande externt/internt Kvittera, svara Hänvisning i dokumentet Hänvisning med utföraråtgärd
Systemöversikt 4 5. Huvudmeny Logga ut, Inkorg, Meddelanden, Översikt, Patient admin, Betalning, Rapporter, Loggar, Förberedd vårdbegäran, SIP och Hjälp. Meddelandemeny - Ärende, Vårdbegäran, Inskrivning, Planering, Info vid utskr., Utskrivningsklar, Utskrivning, Avbrott, Medd Vård/omsorg och Admin medd. Meddelanden som går att välja är i fetstil, övriga är grå. Aktivitetsmeny - Avbryt, Redigera, Spara, SparaSänd, Omsänd, Kvittera, Felsänt, Anv. spår, Utskrift, Makulera och Svara visar vad som går att välja under valt meddelande i fetstil, övriga är grå 4. På höger sida vy över Ärendehistorik, Samtycke, Sändlista, Kontakter, Möte, Inkorg och Elvisspår 5. Personliga inställningar och Logga ut ur SAMSA 4
Funktioner i högermenyn 4 På höger sida finns en vy som öppnas då man är inne i ett ärende. Fokus för denna vy styrs oftast av det aktuella meddelandet.. Högersidan kan maximeras/minimeras när muspekaren ändras till pilutseende, håll vänster musknapp intryckt och dra. Klicka på den lilla blå pilen så minimeras hela högersidan. Klicka på pilen i högerkanten för att återställa den högra vyn 4. Använd pilknapparna för att bläddra Skapad 08--5 för SAMSA -av AU Lena Dokumentation Arvidsson & Adam Marie Krantz, Steffenburg Kjell Klint, Wennberg Version Marie Steffenburg 00--6 Wennberg Version 0 5
Inkorg 4 5 6. Meddelandetyp kan väljas. Enhet. Användare och Arbetsplats 4. Arbetsplats kan bytas om behörighet finns på fler enheter 5. Klicka på den enskilde för att öppna ärendet 6. Muspekaren över den enskildes namn visar folkbokförings och vistelseadress 6 4
Kvittera meddelande 4. Kvittera betyder att informationen mottagits. Kontakter visas på högersidan av ärendet. Klicka på meddelandet för att uppdatera i realtid 4. Klicka på Inkorg för att komma tillbaka till inkorgen När meddelandet är kvitterat försvinner det automatiskt från Inkorg 7
Ta bort meddelande i Inkorg. Klicka på för att ta bort meddelandet från Inkorg. Klicka OK Du tar bort meddelandet i Inkorgen, inte ärendet 8
Sök person. Klicka på den blå listen (toppmenyn) eller. De senast valda personerna visas. Klicka på för att söka på personnummer eller efternamn, tryck enter Det går också att söka ärende via Översikten, se sidan. Ger SAMSA ingen träff på sökningen behöver ny person registreras, se sid 0. 9
Registrera ny person 8 4 6 5 7. Klicka på Patient admin. Skriv in fullständigt personnummer ( siffror i en följd). Klicka på Västfolket. Uppgifter om namn och adress hämtas från befolkningsregistret (uppdatering av adressändring görs då automatiskt) 4. Klicka på Spara. Personnummer och namn visas längst upp i bild 5. Möjlighet att fylla i namn på närstående, fast vårdkontakt, huvudansvarig kontakt (=huvudansvarig fast vårdkontakt) och telefonnummer kan nu göras 6. Klicka på för att spara 7. Om vistelseadressen inte är densamma som folkbokföringsadressen så ska även denna anges 0
Översikt Denna vy är en översikt över enhetens Aktuella ärenden och/eller Avslutade ärenden samt SIP 5 5 4. Klicka på översikt. Klicka på för att få upp enhetens ärenden. Medverkande parter visas då muspekaren hålls över ett meddelande 4. Klicka på ett meddelande för att komma direkt in i meddelandet Färgen på meddelandena visar dess status, se bild 5. Det går att söka på: - Ärendenummer - Personnummer - Avslutade, Aktuella, Båda - Enhet - Från datum, Till datum - Sorteringsordning - Efternamn - Plan. Utskrivningsklar - SIP 0
Färgkodning Röd ska Kvitteras av egen part Gul ej kvitterat av annan part Grön - Samtliga parter kvitterat Grå Ärendet avslutat eller då Meddelande är makulerat Röd ram - den enskilde har inte skrivits ut samma dag som utskrivningsklar skickats Meddelande Planering Röd - ny information finns Gul informationen är kvitterad Är ett pågående dokument under hela processen och blir inte grön
Felsänt meddelande Om meddelandet sänts till felaktig part.. Klicka antingen i Inkorg på eller Felsänt inne i meddelandet. Fyll i Kommentar varför du felsänt och klicka på Felsänt Kommentaren syns endast i Inkorgen, därför ska ett Admin meddelande sändas. Klicka på Inkorg för att komma tillbaka till inkorgen Felsänt kan användas även efter att ett inkommet meddelande kvitterats
Lägg till part som ska medverka i processen. Klicka på för att lägga till medverkande part. Välj enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Valbar enhet är markerad med. Vald part läggs under ansvarig part Den part som lagts till medverkar i ärendet och om meddelandet sänts sedan tidigare kommer det i enhetens Inkorg. Den part som är fetstilad och ligger överst är huvudansvarig part. 4
Lägg till ny huvudansvarig part och ta bort deltagande part 4 5 6. Klicka på inom den organisation där part ska bytas. Välj ny enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Valbar enhet är markerad med. Vald part läggs under ansvarig part 4. Klicka på för att den nya enheten ska bli huvudansvarig part 5. Klicka på för att ta bort tidigare part som fortfarande kan vara kopplad till ärendet om parten är kopplad till annan aktivitet 6. Klicka på OK Den enhet som lagts till ersätter tidigare part i ärendet 5
Byt part 4. Klicka på Ärendenummer. Klicka på för att välja en part som ersätter nuvarande part i hela ärendet. Välj enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Valbar enhet är markerad med 4. Vald enhet blir nu den nya parten i ärendet Den part som lagts till medverkar i ärendet och får notiser till inkorgen om kommande meddelanden 07-0-0 SAMSA - AU Dokumentation Lena Arvidsson, Kjell Klint, Helena Nilsson, Marie Steffenburg Wennberg Version 6
Boka möte 5 6 7 4. Klicka på fliken Möte. Klicka på Nytt möte. Efter överenskommelse om mötestid skriver sjukhuset in datum, tid och mötesform; fysiskt möte, distansmöte via telefon eller distansmöte online (videomöte). Vid videomöte bifoga Länk till videomöte och Konferensid. Länken skapas i Outlook. För vidare information var god se http://www.vastkom.se/9/gits/samsa/distansmote.html 4. Klicka på SparaSänd 5. För att delta i videomöte, klicka på Gå till videomöte. 6. Lägg till förslag på deltagare till mötet 7. Efter mötet fyller varje part i namn på de som deltog i mötet 7
Registrera nytt ärende Sök person alternativt registrera ny person, se bild 9 eller 7. Klicka på Meddelande. Välj det meddelande som ska starta ärendet När meddelandet är ifyllt och sparat/sparasänt skapas ärendet. För mer information om hur meddelanden skapas och hanteras se kommande bilder. 8
Registrera nytt ärende då ett annat ärende pågår I SAMSA kan mer än ett ärende vara aktivt samtidigt, dock kan endast ett ärende med Inskrivningsmeddelande vara aktivt.. Sök fram aktuell person. Klicka på fliken Ärendehistorik. Klicka på Nytt ärende 9
Byta mellan aktiva ärenden I SAMSA kan mer än ett ärende vara aktivt samtidigt, dock kan endast ett ärende med Inskrivningsmeddelande vara aktivt.. Klicka på fliken Ärendehistorik. Klicka på önskat ärende i listan över aktiva ärenden. Här går det även att gå tillbaka och granska avslutade ärenden 0
Förberedd vårdbegäran Samtycke Bild () 5 4 En förberedd vårdbegäran skapas i förväg för att personuppgifter skall finnas tillgängliga när en Vårdbegäran ska skapas. Förberedd vårdbegäran ligger utanför ärendet och kan inte läsas av sjukhus eller primärvård. För att påbörja en förberedd vårdbegäran krävs att personen är registrerad i SAMSA. För registrering av person se Registrera nytt ärende, sid 6.. Klicka på Förberedd vårdbegäran.. På höger sida öppnas ruta med Samtycke till förberedd vårdbegäran. Klicka på Registrera nytt samtycke 4. Här kan även samtycke till NPÖ registreras 5. Klicka på för att spara
Förberedd vårdbegäran Bild () 6 9 5 7 5. Klicka på Förberedd vårdbegäran efter att samtycke är registrerat 6. Klicka på Redigera 7. Fyll i om personen har hemsjukvård, omsorgsinsatser, boendestöd samt varaktigt hälsotillstånd och boendeform. Här anges även övriga insatser exempel serviceinsatser, larm eller liknande som är viktigt om meddelandet uppgraderas till en Vårdbegäran 8. Fyll i Aktivitet och funktion där patientens nedsättning av förmågor bedöms, samt datum när bedömningen gjordes 9. Klicka på Spara Kan vid behov redigeras och sparas på nytt och det är viktigt att ändra datum vid uppdatering 8 5
Vårdbegäran Bild () 6 5 4 7 8 Vårdbegäran sänds från kommun eller primärvård till sjukhusets akutmottagning. Vårdbegäran kan även sändas kommun till primärvård från. Klicka på Meddelanden och ställ muspekaren på Vårdbegäran. Finns en förberedd vårdbegäran kan valet Använd förberedd vårdbegäran göras.. Klicka annars på Vårdbegäran 4. Registrera Samtycke och klicka på Ny vårdbegäran igen 5. Lägg till medverkande sjukhuspart genom att använda. Tänk på att sjukhuspart alltid ska väljas då den enskilde åker till en sjukhusavdelning/mottagning. Primärvårdspart sätts automatiskt till den enskildes listade vårdcentral. Ändra medverkande part till huvudinkorg inom kommun om så inte är fallet, se bild 4 6. Klicka på Kontakter 7. Skriv in relevant kontaktperson med tillgängligt telefon-/faxnummer, även jourtid. Flera kontakter kan anges genom att trycka på 8. Klicka på för att spara
Vårdbegäran Bild () 9 0 I Vårdbegäran beskrivs aktivitet och funktioner, samt annan betydelsefull information avseende personen (habitualtillstånd), före ankomst till sjukhuset. I rutan Åtgärd innan ankomst anges t ex om läkarkontakt tagits. 9. Fyll i Vårdinitiativ, om personen har hemsjukvård, Boendeform och Orsak till vårdbegäran. Här kan även anges vilka insatser personen har, exempelvis hemtjänst, larm. Om Vårdbegäran hämtats från en förberedd Vårdbegäran, tänk på att komplettera tomma fält. 0. Fyll i Aktivitet och funktion där patientens nedsättning av förmågor bedöms, samt datum när bedömningen gjordes. Klicka på SparaSänd 4
Meddelande till vård och omsorg Föregås i regel av en vårdbegäran från kommun eller primärvård men kan även sändas med den enskildes samtycke av sjukhuset utan föregående meddelande. Meddelandet kan även sändas från Primärvård/Vårdcentral/Jourmottagning till kommunen. Bedöms patienten inte vara behov av slutenvård aviseras Meddelande till vård och omsorg av akutmottagningen till kommun och primärvård.. Kvittera Om patienten sedan tidigare har kommunala insatser måste sjukhuset meddela kommunen via en telefonkontakt att patienten skickas hem. Kommunen avslutar därefter ärendet, se sid 9. 5
Inskrivningsmeddelande 6 4 5 Sänds från sjukhus då patienten läggs in på avdelning. Datum för planerat utskrivningsklar visas nu i procesståget och kvarstannar här tills den enskilde blivit utskrivningsklar. Fyll i Kontakter (kommer upp automatiskt på höger sida när ärendet öppnas med denna vy). Klicka på 4. Fyll i ansvariga i kommunen med tillgängliga telefon-/faxnummer och eventuellt även jourtelefon. Flera kontakter kan anges 5. Klicka på för att spara 6. Kvittera Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson 08--5 & Marie Steffenburg SAMSA - AU Wennberg Dokumentation Version 4 0-05-0 8 6
Planering Bild () 4 5. Klicka på ärendet i Inkorg (alt. i Översikt) för att få upp meddelandet Planering. Information rörande den enskilde och dennes nuvarande status finns att läsa under fliken Patient. Information rörande ansvarsfördelning mellan de som planerar finns att läsa under fliken Ansvar 4. Kvittera 5. Planering förblir gul i procesståget under hela ärenden för markera att planering pågår under hela vårdtiden, från Inskrivning till Utskrivning 7
Planering Bild () 6 8 0 7 9 6. Klicka på Redigera 7. Fyll i frågeställningen om den enskilde är inskriven i kommunal hälso- och sjukvård 8. Påbörja planering och diskussion genom att fylla i fliken Ansvar med aktuella frågeställningar och beslut. Kommunens aktuella frågeställningar och beslut fylls i under rubrikerna hälso- och sjukvårdsaktivitet, rehabiliteringsinsats, förskrivning av hjälpmedel samt omsorgsinsats. 9. Fälten i Planering kan uppdateras flera gånger 0. Klicka på SparaSänd Planering pågår under hela vårdtiden, från Inskrivning till Utskrivning 8
Planering Bild (). Fält som uppdaterats sedan senaste versionen markeras med grön text. Klicka på rubrikerna för att få upp historik för sökordet. Om fältet Samordnad individuell planering skall genomföras är satt till Ja av den landstingsfinansierade öppna vården så skickas en kallelse till SIP av öppenvården till berörda parter. För hantering SIP, se separat lathund för SIP 9
Information vid utskrivning Slutenvården startar Info vid utskrivning innan den enskilde kan göras utskrivningsklar Den information sjukhuset har klar fylls i och meddelandet sparas eller spara/sänds. Meddelandet kan uppdateras flera gånger.. Meddelandet rubriceras som sparad i procesståget då slutenvården tryckt på Spara och går ej att kvittera innan slutenvården spara/sänt. Meddelandet rubriceras med ett datum och blir rött när slutenvården tryckt på SparaSänd. Kvittera 0
Checklista 4 5. Klicka på Checklista. Gå igenom checklistans innehåll. Bekräfta att informationen är mottagen och insatser säkrade genom fylla i fälten under Kommunen ansvar för att: 4. Om komplettering av information krävs bockas fälten komplettering krävs och i kommentarsfältet skrivs vad som saknas. Komplettering av nödvändig information kan även begäras genom att sända ett Externt Administrativt meddelande 5. Fyll i fälten under rubriken Hemgångsplanering när planering rörande hemgången är klar
Utskrivningsklar Utskrivningsklar sänds då den enskilde är utskrivningsklar och ska kunna lämna slutenvården så snart som möjligt. Kan ej dateras bakåt eller framåt i tiden. Då utskrivningsklar sänts försvinner planerat utskrivningsklar från procesståget. Kvittera
Utskrivningsmeddelande Utskrivningsmeddelande sänds när den enskilde lämnat slutenvården. Kvittera Ärendet avslutas av kommunen senast dagen efter att den enskilde skrivits ut, se Avsluta ärende
Externt Administrativt meddelande Meddelandet kan skapas av samtliga parter som deltar i ärendet; sjukhus, primärvård och kommun Meddelandet kan sändas när som helst under ärendeprocessen och även flera gånger i samma ärende. Klicka på Admin medd. Välj Externt administrativt meddelande. Fyll i information. Klicka på SparaSänd Klicka på Omsänd om behov finns att samma meddelande ska sändas igen Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information Meddelande påverkar inte ärendeprocessen 4
Internt Administrativt meddelande 5 4 Administrativt meddelande kan även sändas internt inom den egna organisationen Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information. Klicka på Admin medd. Välj Internt administrativt meddelande. Klicka på. Valbara enheter visas, välj vilken enhet som ska medverka i aktiviteten 4. Fyll i information 5. SparaSänd Meddelandet kan läsas av samtliga parter. Tillagd part är aktivt deltagande enbart för detta meddelande och påverkar inte ärendeprocessen. 5
Svara på Administrativa meddelanden 4 5 Både Internt och Externt administrativt meddelande kan besvaras i meddelandet.. För att svara klicka på Svara. Fyll i svaret. Klicka på Skicka svar 4. Svaret syns längst ned i det Administrativa meddelandet 5. Klicka på Omsänd för att sända notifikationer till mottagande parter. 6
Avbrott i processen då Utskrivningsklar inte har sänts Om Utskrivningsmeddelande är sänt eller lagt som utkast kan inte Avbrott i processen göras. Avbrott i process när patienten inte varit utskrivningsklar sänds endast om den enskilde avlider eller inte vill fortsätta processen.. Avbrottet notifieras i Inkorgen. I meddelandet syns orsak till avbrottet Kommunen avslutar ärendet om inte sjukhuset gör det i samband med avbrottet, se bild 9. 7 7
Avbrott i processen då Utskrivningsklar har sänts Avbrott i processen används om utskrivningen fördröjs eller avbryts av någon anledning t.ex. förändrat tillstånd, avliden, patienten vill inte fortsätta processen eller smitta på enheten.. Nytt planerat utskrivningsklardatum visas i meddelandet och i procesståget. Meddelande Utskrivningsklar makuleras alltid direkt vid Avbrott i processen. I och med detta meddelande stoppas beräkningen av betalningsgrundande dagar och fortsätter när den enskilde blir utskrivningsklar igen.. Kvittera Kommunen avslutar ärendet i de fall patienten har avlidit eller då patienten själv väljer att inte fortsätta Processen, se bild 9. 8
Avsluta ärende När ett ärende avslutas låses alla ingående meddelanden. Det är då inte möjligt att exempelvis redigera eller kvittera.. Håll muspekaren över Ärende. Klicka på Avsluta ärendet. Ärendet kan avslutas när som helst i processen. När ärendet är låst är processtegen gråmarkerade och det står att Ärendet är låst. Det går att Aktivera ärendet igen 9
Betalning 4. Här ser man Betalningsgrundande datum. Kommentarer. Betalningsperioder 4. Betalinformation 40 40
Status på meddelande Status Ej sparat Sparad Skickad Avslutad/Låst Förklaring Meddelandet är öppnat/påbörjat och är synligt i ärendeprocessen och i Ärendeöversikten. Det som dokumenterats har sparats och är synligt för samtliga parter. Ingen notifikation har sänts till deltagande parter. Meddelandet är sparat och sänt. Notifikation har sänts till deltagande parter. Meddelandet är sparat och sänt. Meddelandet kan kvitteras men inte redigeras. Den part som sänt meddelandet kan Omsända. SIP - Upprättad SIP - Uppföljd SIP är färdigdokumenterad och innehållet är godkänt Uppföljning av SIP är genomförd och godkänd Makulerad Meddelandet är makulerat 4
Sändlista Versionshistorik. I varje ärende är högerfliken aktiv. I denna finns bl. a funktionen Sändlista. Det är sändlistan för det aktuella meddelandet som visas. Är meddelandet sänt mer än en gång finns det fler versioner och eventuella skillnader kan ses genom att byta version i Sändlista 4
Reservrutin Lathund samt blanketter, som kan fyllas i, finns på http://vastkom.se/samsa under IT-tjänsten SAMSA och Reservrutin. Blanketterna skrivs ut och faxas till berörda parter. Reservnummer Ärende där patient har reservnummer enligt BefReg (Befolkningsregistret) kan användas i SAMSA. Skyddad identitet Enskild som har skyddad identitet registreras inte i IT-tjänsten SAMSA. Om enskild med skyddad identitet sedan tidigare finns registrerad i SAMSA, ska folkbokföringsadress och personliga kontakter skyndsamt tas bort samt samtycken spärras. 4