ÅSTORPS KOMMUN RAPPORT FRÅN BOKSLUTSGRANSKNINGEN 2001 Bngt Sbring APRIL 2002 Sida: 1 Ordförand
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning... 3 Inldning... 4 Rsultaträkning... 4 Anläggningar... 5 Aktir och andlar... 6 Kundfordringar... 6 Kortfristiga placringar... 6 Priodisringskontroll... 6 Sammanställd rdovisning (koncrn)... 7 Ekonomihandbok... 7 Årsrdovisning... 7 Summring av avviklsr... 8 Slutsats... 9 APRIL 2002 Sida: 2
Sammanfattning Rsultatt av granskningn av årsbokslut och årsrdovisning för 2001 rdovisas i dnna rapport. D väsntligast synpunktrna sammanfattas i punktform ndan. Dt rdovisad rsultatt för kommunn uppgår till 0,2 Mkr (0,0 Mkr för koncrnn). Dtta innbär att Kommunallagns balanskrav j är uppfyllt. Enligt KL 8:5 skall därför kommunn snast inom två år åtrställa undrskottt. Bslut om sådan rglring skall fattas snast i budgtn för 2003. I likht md tidigar skr ingn rsultatavräkning btr Kunskapslyftt. Kommunn har valt att rsultatavräkna först när hla projktt är avslutat. Pr 2001-12-31 uppgår kvarstånd saldo till drygt 6 Mkr. Av dssa bord nligt vår uppfattning ca 5,5 Mkr varit rsultatavräknad. Ca 1 Mkr av dssa är hänförbart till 2001 mdan rstrand 4,5 Mkr avsr årn 1997-2000. Dt saknas n handlingsplan som talar om vad d kvarstånd mdln skall användas till och när d skall användas. D avviklsr i nämndrnas prognosr som lämnads ftr priodbokslutt 2001-09-30 är totalt stt rlativt små jämfört md utfallt. Därmot har, i likht md tidigar år, socialnämndn övrskridit sin budgt md flra Mkr. Då dtta övrskridand åtrkommr undr flra år kan man ifrågasätta om budgtn är ralistisk. Vissa bristr påträffads i samband md priodisringskontrolln. Totalt påträffads j priodisrad lvrantörsfakturor till tt blopp av 1,2 Mkr. Samtliga har dock baktats i dt slutliga bokslutt. Anläggningsrdovisningn som är intgrrad md huvudbokn fungrar nligt vår uppfattning j tillfrdsställand. T x stämmr int anläggningsrgistrt hlt mot huvudbokn. I anläggningsrgistrt rdovisas inköp i klumpsummor vilkt försvårar möjlightn att idntifira spcifika invntarir i anläggningsrgistrt. Avskrivning av aktivrad projkt påbörjas först årt ftr aktivringn. Vi ansr att avskrivning skall påbörjas fr o m då tillgångn tas i bruk. Undr 2001 har n ny vrsion av kommunns konomihandbok tagits fram. Ekonomihandbokn bör också innhålla rglr om intrn kontroll som bskrivr förvaltningarnas intrna kontrollsystm. Ekonomihandbokn har dock ännu j antagits av kommunfullmäktig. D i konomihandbokn intagna rdovisninganvisningarna är dock antagna gnom dlgation. Utvcklingn av kommunns årsrdovisning har stannat av. I princip inga förändringar har sktt jämfört md förgånd år vilkt innbär att inga av d synpunktr som rvisionn framförd ftr förra årts rvision har baktats. Rsrvring för osäkra kundfordringar skr j. APRIL 2002 Sida: 3
Inldning Dnna rapport bhandlar ur rvisionssynpunkt väsntliga iakttaglsr som gjorts i samband md granskningn av årsbokslutt 2001. Rsultaträkning Dt rdovisad rsultatt för kommunn uppgår till 0,2 Mkr för 2001. Dtta innbär att Kommunallagns balanskrav j är uppfyllt. Enligt KL 8:5 skall därför kommunn snast inom två år åtrställa undrskottt. Bslut om sådan rglring skall fattas snast i budgtn för 2003. Rsultatprognosn för 2001, som gjords ftr dlårsbokslutt 2001-09-30, visad på tt rsultat för xtraordinära postr på 14.8 Mkr. Utfallt 0,2 Mkr innbär n avvikls på 14,6 Mkr jämfört md prognos och 3,9 Mkr jämfört md budgt. Avviklsn fördlar sig nligt följand (blopp i Mkr): Avv. Utfall/ budgt. Avv. Utfall/ prognos Budgt Prognos Utfall Kommunfullmäktig -412-470 - 431-19 39 Rvision - 500-500 - 500 - - Kommunstyrls -2 177-1 830-2 517-340 - 687 Kommunldningskontor -27 011-27 187-26 743 268 444 Tkniskt kontor anslagsfin. -16 106-16 179-16 277-171 -98 Tknisktkontor affärsdriv. 1 321 1 387 1 085-236 - 302 Tkniskt kontor, xploatr -1 309-3 256-3 495-2 186-239 Byggnadsnämnd -634-630 - 516 118 114 Kultur- o fritidsnämnd -18 083-17 879-17 681 402 198 Barn- och utbildningsn. -198 477-199 168-197 706 771 1 462 Socialnämnd -112 507-116 818-117 889-5 382-1 071 Miljönämnd -1 313-1 150-1 096 217 54 Räddningstjänst -5 067-5 020-4 718 349 302 Summa -382 275-388 700-388 484-6 209 216 Finansiring 385 979 373 921 388 289 2 310 14 368 Totalt 3 704-14 779-195 -3 899 14 584 Största avviklsn mot prognosn på förvaltningsnivå visar barn- och utbildningsnämndn och socialnämndn som undrskridr rspktiv övrskridr nttokostnadrna md 1,4 Mkr rsp. 1,1 Mkr. Barn- och utbildningsnämndns förbättrad rsultat bror i huvudsak på högr intrkommunala rsättningar. Flr lvr än prognostisrat har gått i grundsärskolan. Vidar har färr lvr skickats till gymnasiskolor i andra kommunr och prishöjningarna har varit lägr än budgtrat. I likht md tidigar år har socialnämndn övrskridit sin budgt, i år md 5,4 Mkr. Dtta undrskott bror på ökad kostnadr för placringar av vuxna, barn och unga samt familjhm. Vidar har socialförvaltningn haft ökad kostnadr för hjälpmdl, brond på att kommunn övrgått till tt köp - åtrköpssystm md Mdlpunktn AB från att tidigar APRIL 2002 Sida: 4
ha hyrt hjälpmdl från Rgion Skån och då haft höga initialkostnadr för inköp av hjälpmdl, vilkt motsvarar ca 1,5 Mkr. När åtrköp sdan skr av Mdlpunktn AB kommr intäktsföring att sk. Ävn i förhålland till prognosn har nttokostnadr för socialnämndn ökat md 1,1 Mkr. Då övrskridand av budgtn åtrkommr undr flra år kan man ifrågasätta om budgtn är ralistisk. Ävn kommunstyrlsn har övrskridit sin nttokostnad. Dtta bror främst på ökad arvodskostnadr och kostnadr j budgtrad för projkt såsom attitydundrsökningar mm. Dn stora avviklsn mot budgt avsnd Tkniska kontorts xploatringsvrksamht bror på dn raförlust som uppstått vid försäljning av tr bostadsfastightr i kvartrt Astrn för 1 kr. Bokförd värd på dssa fastightr uppgick till 2 126 kkr. Finansiring (innhållr främst statsbidrag och liknand j förvaltningsspcifika intäktr och kostnadr samt finansilla postr) visar n positiv avvikls på 14,4 Mkr jämfört md prognos. Här ingår skattintäktr som blv ca 2,1 Mkr bättr än prognosn samt minskning av ndskrivning av kortfristiga placringar ca 5,8 Mkr. Prognosn för skattintäktr byggr på d prognosr som rhålls från Kommunförbundt och där dt slutliga utfallt rhålls i dcmbr. Marknadsvärdt på värdpapprsportföljn har förbättrats undr höstn mn av försiktightsskäl har man haft n försiktig bdömning i prognosn. Vidar ingår i dnna post dn cntrala rsrvring på ca 6,6 Mkr som görs för d lönökningar som funnits undr årt. Dn cntrala lönpott har i utfallt för 2001 lagts på rspktiv förvaltning ftrhand som avtal tcknats. Anläggningar Kommunns md huvudbokn intgrrad anläggningsrdovisning (Prosit) fungrar nligt vår uppfattning j hlt tillfrdsställand då anläggningsrgistrt j övrnsstämmr md huvudbokn. Diffrnsn uppgår till 78 kkr. Kommunn bör prioritra att avstämning finns mllan huvudbok och anläggningsrdovisning. I anläggningsrgistrt rdovisas inköp i klumpsummor varför dt är svårt att idntifira spcifika invntarir i anläggningsrgistrt. Dtta försvårar möjlightn att göra utrangringar samt att göra avstämningar vid invntringar. Invntring av kommunns maskinr och invntarir har påbörjats. Avstämning mot anläggningsrgistrt har dock j bdöms vara möjlig. Avskrivning av aktivrad projkt påbörjas årt ftr aktivringn. Vi ansr i likht md Rfrnsgruppn i rdovisningsfrågor, att avskrivning skall påbörjas då tillgångn tas i bruk. I anläggningsrdovisningn rdovisas ävn xploatringsprojkt md ntto 20 Mkr. Här rdovisas alla ndlagda kostnadr samt influtna försäljningslikvidr. Vid årts slut görs vinstavräkning. Kostnadn för dn sålda nhtn kan int md xaktht bstämmas p.g.a. att information i anläggningsrgistrt är bgränsat. Övrlag bdömr vi att kontrolln av bokförda värdn av xploatringsprojkt är svag då dt vid n försäljning int går att härlda xakt vad som sålts. Kommunn bör vrka för att bättr möjlight till avstämning görs gnom APRIL 2002 Sida: 5
att samordna information som finns hos tkniska förvaltningn md d uppgiftr som förts in i anläggningsrgistrt. Aktir och andlar Undr årt har kommunn bildat tt nytt bolag, Åstorps Åtr och Vinn AB som undr 2002 namnändrats till Björnkulla IT AB, md tt aktikapital om 100 kkr. Bolagt är f n viland. Aktibrv saknas. Kundfordringar Ingn rsrvring för bfarad kundförlustr har gjorts i år. Förgånd års rsrvring åtrförts. Motivringn till att ingn rsrvring sktt är att rsrvringn kommr i tt allt för snt skd av bokslutt för att kunna baktas. Fordringar på totalt 267 kkr (xkl. moms) har rsrvrats i fbruari 2002 (vilkt avsr fordringar från 1999 och 2000). Dtta blopp bord ha rsrvrats i bokslutt vilkt ävn framgår av dn undr 2001 uppdatrad konomihandbokn. Vi ansr dssutom att ävn fordringar som är mindr än tt år gamla bör prövas individullt. Kortfristiga placringar Vid gnomgång av marknadsvärdt av kortfristiga placringar finns tt yttrligar ndskrivningsbhov på 1 024 kkr. Årts värdpappr har värdrats nligt portföljprincipn dvs. som n nda post. Förgånd år värdrads portföljn post för post, dvs. d värdndgångar som förlåg i nskilda aktislag skrvs nd mdan vntulla övrvärdn skrvs j upp. Om årts värdringsprincip använts ävn förgånd år had dt bokförda värdt förgånd år varit ca 676 kkr högr. Kommunn bokför i likht md tidigar år utgiftn för courtag som n kostnad dirkt i rsultaträkningn. Enligt FAR:s rkommndation nr 12 Rdovisning av aktir och andlar bör courtag, omsättningskatt och andra avgiftr som dirkt kan hänföras till förvärvt räknas in i anskaffningsvärdt. Undr årt har courtag på totalt ca 90 kkr kostnadsförts. Priodisringskontroll Utifrån n datafil från kommunns affärssystm har vi kontrollrat samtliga lvrantörsfakturor undr dcmbr 2001 och januari 2002 övrstigand 100 kkr. Har vi vid granskningn av någon förvaltning påvisat bristr i priodisringsarbtt har vi utökat omfattningn av vår granskning gntmot dnna förvaltning. Vid vår granskning av fakturor och andra undrlag för kontroll av att kostnadr och intäktr har rdovisats på rätt räknskapsår, upptäckts att dt rådr vissa bristr i dn intrna kontrolln. Granskningn visad att man had missat att priodisra fakturor till tt värd av APRIL 2002 Sida: 6
dryga 1,2 Mkr. Utav dssa 1,2 Mkr stod Tkniska Förvaltningn för n övrvägand dl. Dt skall undrstrykas att flrtalt förvaltningar hantrar sina priodisringar kring bokslutt väl. Samtliga påträffad fakturor som j had blivit priodisrad, har av kommunn i ftrhand blivit korrigrad. Framgnt bör kommunn intrnt btona viktn av n korrkt priodisring för att därav rhålla tt så korrkt rsultat samt ställning som möjligt. Övriga notringar som har gjorts md avsnd på priodisringar: Intäktr och kostnadr inom Kunskapslyftt har sdan startn 1997 balansrats varj år så att rdovisat nttorsultatt blivit 0. Dt övrskott som uppstått förs därvid övr till nästa år. Pr 2001-12-31 uppgår dt ackumulrad övrskottt till ca 6,1 Mkr. Vi ansr i likht md tidigar att, ftrsom avräkning görs md statn varj år i ftrskott, rsultatavräkning bör sk löpand. Dtta innbär att ca 5,5 Mkr bord varit rsultatfört pr 2001-12-31 varav ca 1 Mkr är hänförbart till 2001 mdan 4,5 Mkr avsr årn 1997-2000. Kommunn har dock valt att rsultatavräkna först när hla projktt Kunskapslyftt är slutfört. Dt saknas n handlingsplan som talar om vad d kvarstånd mdln skall användas till och när d skall användas. Övriga vid granskningn påträffad postr har baktats. Sammanställd rdovisning (koncrn) I kommunkoncrnn ingår d hlägda dottrbolagn Björnkulla Fastightr AB md dss dottrbolag Kvidingbyggn AB, Björnkulla Bostads AB samt dt undr årt nybildad Björnkulla IT AB. Arbt md att ta fram yttrligar förbättrad rutinr för avstämning av mllanhavandn inom d i koncrnn ingånd kommunala bolagn pågår. Ekonomihandbok Arbtt md att ta fram n ny konomihandbok har påbörjats undr 2001. Vi vill btona viktn av att konomihandbokn fortlöpand uppdatras samt att dn görs tillgänglig och känd i kommunn för att kunna uppfylla dt syft dn har. Ekonomihandbokn bord nligt vår mning komplttras md rglr om intrn kontroll som bskrivr förvaltningarnas intrna kontrollsystm. Ekonomihandbokn har j antagits av kommunfullmäktig. D i konomihandbokn intagna rdovisninganvisningarna är dock antagna gnom dlgation. Årsrdovisning Inga störr förändringar, varkn i innhåll llr disposition, har sktt i årsrdovisningn för 2001 jämfört md 2000. Våra notringar från f å kvarstår därför i allt väsntligt. Dn förändring som notras är tt utökat avsnitt om Åstorps kommuns prsonal. Enligt vår APRIL 2002 Sida: 7
uppfattning kvarstår n dl arbt innan årsrdovisningn kan anss vara av dn kvalittn att dn kan användas t x i samband md marknadsföringn av kommunn. Våra synpunktr på årsrdovisningn är följand: I förvaltningsbrättlsn skall all väsntlig information om årts händlsr i kommunn åtrfinnas. I Åstorps kommuns årsrdovisning är förvaltningsbrättlsn uppdlad i två avsnitt, tt som handlar om finansill information och analys placrad för rsultat- och balansräkningarna och tt som handlar om nämndrnas vrksamhtr, viktiga händlsr mm placrad ftr rsultat- och balansräkningarna. Förvaltningsbrättlsn bör i sin hlht vara placrad för rsultat-, balansräkning, finansiringsanalys samt notr. Vi ftrlysr i vissa fall n tydligar bskrivning av nämndrnas mål att koppla till bskrivningn av måluppfylllsn. Vi saknar någon form av allmän information om Åstorps kommun, t x bfolkningsstruktur, näringsliv, omvärldsanalys mm. Undr avsnittt om prsonal, som 2001 utökats md tt antal diagram och tabllr, bör ävn finnas n rdogörls för hur man skall klara dn framtida prsonal- och komptnsförsörjningn i kommunn. Ett analytiskt avsnitt saknas hlt. Dn konomiska analysn bör kunna göras mindr omfattand mdan bskrivningn av kommunns vrksamht gs störr utrymm. Bl a kan omfattningn minskas gnom att undvika alltför många upprpningar, vilkt förkommr i flra fall. Summring av avviklsr Blopp i Mkr Ökning/minskning (-) av rsultatt 2001 2000 Bdömda avviklsr Avräkning Kunskapslyftt 5,5 4,5 Summa bdömda avviklsr 5,5 4,5 Konstatrad avviklsr Ej rsrvrad kundfordringar - 0,3 - Kostnadsförda invntarir - 0,8 Divrs priodisringspostr nligt ovan - 1,1 Summa konstatrad avviklsr -0,3 1,9 Summa 5,2 6,4 APRIL 2002 Sida: 8
Slutsats Förliggand bokslut och årsrdovisning för Åstorps kommun år 2001 är upprättad i nlight md gälland lag och god rdovisningssd. D avviklsr som konstatrats nligt ovan har nligt vår mning ingn väsntlig påvrkan på kommunns rsultat llr ställning. Åstorp 2002-04-09 Magnus Hlmfrid Patrik Knutsson APRIL 2002 Sida: 9