Verksamhetsutvecklingsprojekt

Verksamhetsutvecklingsprojekt Habiliteringen Göteborg och Södra Bohuslän Projektplan GUT Grupp, Utbildning och Tema i Barn- och ungdomshabiliteringen 2012-09-12 Projektledare Lina Häglund

Projekt Grupp, Utbildningspaket och Tema i Barn- och ungdomshabiliteringen. 1. Förutsättningar/Bakgrund Barn och ungdomshabiliteringen i Habiliteringen Göteborg och S Bohuslän har tidigare haft en tradition att erbjuda yrkesspecifik gruppbehandling och ibland gruppbehandling av de geografiska teamen. I sällsynta fall skapades grupper över teamgränserna. År 2004 startade ett projekt Resursverksamheten som varade 3 år. Syftet var att se om det fanns behov av enhetsövergripande koncentrerad utredning, tema och grupper, samt koordinering av grupper. Resultatet blev att Resursverksamheten (Rv) permanentades med koncentrerad utredning, tema och grupper. Koordinering av grupper fanns det inget behov av. Två huvudprinciper togs fram som fortfarande gäller; att tema alltid utförs av Rv att gruppbehandling där det inte finns underlag för att ha en grupp per enhet/arbetsplats utförs av Rv I samband med ett ökat inflöde av patienter med NP-problematik startade år Vägledarprojektet influerat från autismteamen i Stockholm. Projektet utarbetade konceptet startpaket autism som enheterna utförde. Arbetsmodellen var att varje yrkesprofession ansvarade för sin del i konceptet och fördelade sig i de olika paketen under kommande termin. Då det ibland var svårt att bemanna startpaketen och innehållet började alltmer variera togs ett beslut att konceptet och bemanningen måste säkras. Resursverksamheten fick då uppdraget att ansvara för startpaketen. Det stora inflödet av patienter gjorde att BUH måste fördela sina resurser på annat sätt för att tillgodose patienternas behov. Frågan väcktes om vilka behandlingar som skulle genomföras individuellt och vilka som skulle genomföras i grupp och av vem. Inspirerade av Uppsala-modellen började BUH kartlägga vilka grupper som fanns i verksamhetsområdet. I kartläggningen insamlades data om; namn på grupp, syfte, målgrupp, antal gånger och hur ofta gruppen genomfördes/år. Resultatet av arbetet visade att det fanns; olika gruppbehandlingar utifrån geografi olika utbud av pågående grupper på enheterna olikheter i vana att delta i grupp hos patienterna olika gruppnamn men syfte och innehåll var samma olika innehåll men samma/liknande gruppnamn och syfte 1(10)

Habiliteringschefer i BUH tog beslut om vilka grupper som skulle finnas på alla enheter, ett så kallat basutbud. Detta utbud skulle ha samma namn, syfte och innehåll. Tanken med basutbudet var att patienterna skulle erbjudas lika gruppbehandling oavsett geografisk tillhörighet. I och med kravet på att patienterna ska få lika vård inom rimlig tid har BUH i Habiliteringen Göteborg och S Bohuslän att lösa följande frågeställningar: Har verksamheten rätt utbud gällande grupp- utbildningspaket och tema (GUT) utifrån patientbehov och patientinflöde? Vilken effekt på patientnytta har GUT? Hur ska GUT organiseras så att inte patientens geografiska tillhörighet avgör vad patienten får? 2. Verksamhetsmål effekter För att uppnå och utveckla kvalitet har BUH att följa God vård 1, som är en nationell föreskrift utgiven av Socialstyrelsen. Tre av föreskriftens sex kvalitetskriterier utgör verksamhetsmålen i detta projekt och är aktuella att fokusera på; 1. Jämlik hälso- och sjukvård - Vården tillhandahålles på lika villkor för alla 2. I rimlig tid Inga patienter ska behöva vänta oskäligt länge på vårdinsatser som de har behov av 3. Effektivitet tillgängliga resurser utnyttjas på bästa sätt för att uppnå satta mål Patienten erbjuds behandling inom ramen för vårdgarantin utifrån formulerade mål i vårdplan, i de fall grupp, utbildningspaket eller tema är metoden. Gruppbehandlingen är synkroniserad med övrig individuell behandling. Verksamheten har rätt utbud utifrån patientbehov och patientinflöde. Personalen viktar sin tid mellan individuell behandling och gruppbehandling. 3. Omfattning och avgränsning All gruppbehandling i form av grupp- utbildningspaket och tema som finns på enheterna och i Resursverksamheten All personal som deltar i planering och/eller genomförande av gruppbehandling Dagens rutiner och stödfunktioner avseende logistik 1 God Vård- om ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården

Projekttid 2012-06-01 2014-05-31 Projektet kommer inte att omfatta viktning och balans mellan individuell behandling och gruppbehandling. Inte heller kommer en jämförelse av effekten mellan nämnda behandlingsmetoder att göras inom projektet. 4. Genomförande med tidsplan Etapp 1 2012-05-11-2012 -06-01 Planera projektets utformning och val av variabler för datainsamling. Etapp 2 2012-06-02 tom 2012-09-12 Samla in data baserade på 2011 års volym. Se bilaga 1. Skriva projektplan Godkänna projektplan Etapp 3 2012-09-13 tom 2012-10-17 Sammanställa insamlad data Återkoppla insamlad data och reflektera över insamlad data tillsammans med gruppkoordinatorer och personal i Rv Analysera data avseende målgrupp, personalresurser Ge förslag på GUT-utbud för 2013 utifrån patientbehov, i rimlig tid oavsett geografi Besluta om föreslagna GUT-utbud som ska gälla 2013 (Verksamhetschefen) Etapp 4 2012-10-18 tom 2012-12-31 Använda samma mallstruktur som underlag till GUT- katalog/utbud år 2013 Planera och boka lokaler Göra en gemensam katalog. Klar för tryck 2012-11-30. Förankra beslutade enhetliga logistiska rutiner avseende anmälningar, väntelistor, bevakningslistor, gruppmodulen, inbjudningar som ska gälla under år 2013 Inventera av befintliga utvärderingsinstrument Besluta om enhetliga utvärderingsinstrument Etapp 5 2013-01-01 tom 2013-12-31

Genomföra GUT utbudet Använda utarbetade utvärderingsinstrument för; Måluppfyllelse vårdplan - patientnytta Yrkesspecifik utvärdering Tvärprofessionell utvärdering Arbeta med utveckling av behandlingsprogram med syfte och innehåll, för att säkra vården, programgrupper Inköp av logistikprogram som är kompatibelt med Asynja/Visph 2013-06-01 Utifrån erfarenheter uppnådda hittills under 2013 utarbetas i oktober ett förslag till GUT utbud för 2014, oktobergruppen Etapp 6 2014-01-01-2014-05-30 Genomföra GUT utbudet utifrån erfarenheter från oktobergruppen Sammanställa och analysera resultaten från utvärderingar avseende; effekt av gruppbehandling innehållet i behandlingsprogrammen för 2013 Utvärdera mallar och utvärderingsinstrument Utvärdera logistiken för grupp- utbildningspaketen och tema. 5. Projektorganisation 5.1. Uppdragsgivare och styrgrupp Verksamhetschef Annika Sundqvist. Styrgrupp: Habiliteringschefer i BUH Göteborg och S Bohuslän Styrgruppens uppgift är: Att tillsammans med projektledaren kontinuerligt informera på enheterna, så att projektet är känt. Säkerställa att informationsutbyte sker mellan projektledare och referensgrupp. Frågor och synpunkter angående projektet lyfts till styrgruppen. 5.2. Projektledare

Projektledare Lina Häglund Uppdraget omfattar: 20 % och innebär att genomföra projektet utifrån beslut kontinuerligt dokumentera och följa upp processen, innehållet och resultatet regelbundet informera om processen till Styrgrupp och Referensgrupp regelbundet lämna skriftlig information till webbredaktören för publicering på webbplatsen ansvara för dagordning och anteckningar vid styrgrupps- och referensgruppsmöten utvärdera projektmålen redovisa projektet i en slutrapport 2014-05-31 Kort rapport lämnas varje år i slutet av november till verksamhetsberättelsen. Delrapporten ska vara klar 2013-08-31 5.3. Projektdeltagare Gruppkoordinatorer + repr. från enheterna Frölunda; Kerstin Guttormsen (5) och XX? (4) Kungälv: Lisa Bäcklund Lundbystrand: Bo Eliason (2) och XX? (3) Resursverksamheten Gunilla M Larsson, Gunilla Leinsköld, Anna Rensfeldt Flink, Marika Jonsson och Maria Holmgren. Administrativ koordinering Marika Jonsson Programgrupper; exempelvis Utbildningspaket barn- och ungdom

Representanter från professionerna Ridkoordinator Marie-Louise Nilsson? Badansvarig Anna Larsson? Under etapp 5 är all personal i BUH Göteborg och S Bohuslän projektdeltagare. 5.4. Referensgrupp Representanter från alla professioner i BUH Referensgruppen uppgift: Att ta del av och reflektera över projektets fortlöpande utveckling. Delge projektledaren synpunkter, idéer och förslag på förbättringar. 6. Projektkalkyl Projektet genomförs inom verksamhetens budget. Inköp av logistikprogram som är kompatibelt med Asynja/Visph. Personalresurser (timmar) olika etapper Uppgifter Antal timmar för olika uppdrag/roller Etapp 1 120511-120601 Koordinatorer 5 st Rv 5 st Yrkes -repr. Logistik Adm Web b/kat alog Hc styrgrupp 5 st Planera projektets utformning och val av variabler för datainsamling Etapp 2 120602-120905 Samla in data baserade på 2011 års volym. 40,0 20,0

Skriva projektplan Godkänna projektplan Etapp 3 120906-121017 Återkoppling och reflektion (24/9, 22/10 á 2,5 t) Förankra och använda samma mallstruktur i gemensam katalog Fylla i GUT-mallarna, underlag till GUT-katalog/utbud år 2013 25,0 25,0 2,5 5,0 2,5 8 2,5 15,0 Etapp 4 121018-121231 Planera och boka lokaler v.43 40,0 Göra en gemensam katalog v. 44-v.46 Förankra beslutade enhetliga logistiska rutiner avseende anmälningar, väntelistor, bevakningslistor, gruppmodulen, inbjudningar som ska gälla under år 2013 v.47-v.50 Inventera av befintliga utvärderingsinstrument Besluta om enhetliga utvärderingsinstrument Förankra enhetliga utvärderingsinstrument v.47-50 Förankra 2013 års GUT-utbud och planera personalresurser i verksamheten v.47-50 Etapp 5 130101-131231 Programgrupper Skapas uifrån behov 40,0 48,0 80,0 2,5 2,5 64,0 10,0 2,5 2,5 16,0 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 10,0 Skap as uifrån beho v Skapa s uifrån behov Oktobergruppen 40,0 40,0 40,0 2,5

Inköp av logistikprogram?? Planera och boka lokaler v.43 40,0 Göra en gemensam katalog v. 40,0 40,0 48,0 Ingår 44-v.46 Etapp 6 140101-140531 Sammanställa och analysera resultaten från utvärderingar avseende.effekt av gruppbehandling avseende patientnytta innehåll i behandlingsprogrammen Utvärdera mallar och utvärderingsinstrument Utvärdera logistik för GUT Slutrapport 7. Arbetsmetoder 7.1. Riskhantering Risken att projektet inte går att genomföra bedöms som mycket liten. 7.2. Kvalitetssäkring Styrgruppen och projektledaren träffas varannan månad med syfte att: Stämma av att processen i projektet fungerar Besluta om eventuella korrigeringar Ta upp synpunkter 7.3. Ändringshantering Projektledaren lyfter frågor om behov av förändringar i projektet till styrgruppen. Om ändringar behöver göras tar projektledaren fram underlag och ändringsförslag. Uppdragsgivaren beslutar om eventuell ändring. Ändringsbeslut läggs på webbplatsen.

7.4. Dokumentstyrning Dokumenten skall dateras, namnges och ange författare. Versionshantering görs genom att alla dokument har datum. Om samma dokument omarbetas skrivs versionsnummer. Projektledaren sparar alla versioner. De dokument och utvärderingar som produceras kommer att läggas ut på ett systematiskt sätt på Webbplatsen. 7.5. Information Uppdragsgivaren/Verksamhetschefen kommunicerar i styrgruppen (strategiska ledningsgruppen för BUH) med projektledaren om projektet. Styrgruppen kommunicerar med projektledaren (strategiska ledningsgruppen för BUH) Projektledaren kommunicerar med styrgruppen, och vid behov med Verksamhetsutvecklaren (strategiska ledningsgruppen för BUH) Information om projektet ges på VSG, APT och på Webbsidan inför start och vid behov fortlöpande. Uppföljning och utvärdering förmedlas på samma sätt. Projektledaren informerar styrgruppen (strategiska ledningsgruppen)varannan månad, Projektledaren kommunicerar med projektdeltagarna i GUT-gruppen. Projektledaren kommunicerar med yrkesutvecklare 8. Projektmål - förväntat resultat vid projektavslut Patienterna erbjuds GUT i rimlig tid utifrån styrdokumenten vårdgarantin och tillgänglighetssatsningen. BUH i Göteborg och S Bohuslän; har ökad kunskap om hur mycket tid i timmar som användes till GUT av respektive professioner i verksamheten i valt GUT-utbud under 2013. har ökad kunskap om GUT s grad av patientnytta som ett underlag för prioriteringar av GUT-utbud i verksamhetsområdet inför 2015 har ett GUT-utbud med behandlingsprogram (förteckning över innehåll, källa: SAOL) erbjuder GUT vid olika tidpunkter över året för att möta upp patientbehov - ökad tillgänglighet. har ett förslag på hur logistik runt GUT kan bli enhetlig, effektiv och patientsäker och hur det kan användas i inköpt logistikprogram. Underlag till slutrapporten ska vara klart 2014-05-31

BILAGA 1 Vilka gruppbehandlingar, tema och utbildningspaket fanns på respektive enhet, RV och enhetsövergripande i verksamhetsområdet 2011 Gruppens namn Målgrupp Antal tillfällen Antal timmar direkt med patient Vilka yrken har deltagit in respektive grupp Planeringstid inför grupp Förberedelse tid inför genomförande Efterarbete Bokad lokal Antal nya patienter Diagnosfördelning av nya remisser Antal pågående patienter Diagnosfördelning pågående patienter Totala antalet timmar per yrkeskategori i v-området