Regeringsuppdrag. Rapport E-handel och PEPPOL. Statusrapport 2017 ESV 2018:27

Regeringsuppdrag Rapport E-handel och PEPPOL Statusrapport 2017 ESV 2018:27

Publikationen kan laddas ner från ESV:s webbplats esv.se. Datum: 2018-03-07 Dnr: 2018-00004 ESV-nr: ESV 2018:27 Copyright: ESV Rapportansvarig: Clara Wadman

FÖRORD Förord Ekonomistyrningsverket (ESV) har fått i uppdrag av regeringen (Fi2017/00306/DF) att under 2017 fortsätta främja arbetet med e-handel i staten, samt följa upp och verka för användning och realisering av ekonomiska nyttor med hjälp av e-handel. ESV har därtill ett uppdrag att arbeta med PEPPOL inom e-handelsområdet. Denna rapport avser arbetet under perioden 1 januari 1 december 2017. Ekonomistyrningsverket överlämnar härmed rapporten E-handel och PEPPOL statusrapport 2017 och uppdraget för 2017 är därmed avslutat. Stockholm 2018-03-07. Clas Olsson Clara Wadman 3

INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 1 Sammanfattning... 5 Resultat... 5 ESV:s insatser och nästa steg... 5 2 Inledning... 6 2.1 Syfte 6 2.2 Avgränsningar... 6 3 Utveckling av e-handel i staten... 7 3.1 Om enkäten... 7 3.2 Resultat och analys... 7 3.3 ESV:s insatser 2017... 16 4 Slutsats och nästa steg... 21 4.1 Statliga myndigheter är mer mogna för lag om e-faktura... 21 4.2 Nästa steg... 22 Bilaga 1 Indikatorer för uppföljning av myndigheternas e-handel... 26 4

SAMMANFATTNING 1 Sammanfattning Ekonomistyrningsverket (ESV) har i uppdrag att främja arbetet med e-handel i staten samt att följa upp och verka för användningen och realiseringen av ekonomiska nyttor med hjälp av e-handel. Syftet med denna rapport är att visa på utvecklingen av e-handel i staten samt att beskriva de insatser som ESV genomfört för att främja denna utveckling. Rapportens resultat baseras på en enkätundersökning om e-handel som ESV skickar ut till myndigheter två gånger per år. Resultat Resultatet visar att andelen elektroniska fakturor (e-fakturor) är 63 procent bland statliga myndigheter. Andelen e-fakturor är höge än tidigare 1 och ökningen har skett i något snabbare takt under det andra halvåret 2017 jämfört med ESV:s tidigare mätningar. Andelen e-fakturor i staten som helhet visar att myndigheterna generellt har goda förutsättningar att leva upp till den förestående lagen om obligatorisk e- faktura till offentlig sektor 2. Vidare visar resultatet att antalet elektroniska ordrar (eordrar) är fortsatt lågt för staten som helhet, samt att utfallet skiljer sig stort mellan olika myndigheter. Anledningen kan delvis vara att vissa typer av beställningar anses vara svårare än andra. Vidare är ungefär en fjärdedel av alla fakturor i staten är matchade mot en order eller ett abonnemang. Det är en ökning jämfört med tidigare år, och indikerar att många myndigheter har kommit igång med periodisk fakturering. Dock skiljer sig resultatet stort mellan myndigheterna. Enligt resultatet är 78 procent av myndigheterna anslutna som fakturamottagare i PEPPOL medan en mindre andel, 48 procent, är anslutna som fakturautställare. ESV:s insatser och nästa steg Under 2018 prioriterar ESV arbetet med att ge stöd och information om den nya lagen om krav på e-faktura till offentlig sektor. Arbetet inkluderar informationssatsningar till både den offentliga och privata sektorn. ESV kommer även att förbereda föreskrifter avseende den kommande lagen. Inom ramen för SFTI (Single Face To Industry) och PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) kommer ESV att fortsätta driva ett standardiseringsarbete. Som PEPPOL-myndighet kommer ESV verka för att säkerställa att samtliga myndigheter är anslutna till PEPPOL den 1 november 2018. ESV kommer även att fortsätta arbeta med stöd och rådgivning till myndigheter inom e-handelsområdet. 1 ESV 2017:5, E-handel och PEPPOL statusrapport 2016, Stockholm. 2 Ds 2017:31, Elektroniska fakturor vid offentlig upphandling, Stockholm, Finansdepartementet. 5

INLEDNING 2 Inledning Regeringen har gett ESV i uppdrag att främja arbetet med e-handel i staten samt att följa upp och verka för användningen och realiseringen av ekonomiska nyttor med hjälp av e-handel 3. I uppdraget ingår också främja arbetet med gränsöverskridande lösningar och tjänster för e-handel, det vill säga arbetet knutet till PEPPOL och i olika europeiska samarbetsforum. 2.1 Syfte Syftet med denna rapport är att visa på utvecklingen av e-handel i staten samt att beskriva de insatser som ESV genomfört för att främja denna utveckling. I rapporten beskrivs även hur ESV kommer att arbeta vidare inom området kommande år. 2.2 Avgränsningar Återrapporteringen för arbetet inom E-delivery redovisas till Finansdepartementet i en separat rapport. 3 Regeringsbeslut 2, Fi2017/00306/DF, Ändring av Ekonomistymingsverkets uppdrag att främja e-handel i staten och att samordna deltagande i Electronic Simple European Networked Services (e-sens), Finansdepartementet, 2017-01-26. 6

3 Utveckling av e-handel i staten I det här kapitlet redovisas resultatet från den enkät som ESV skickar ut till statliga myndigheter två gånger per år. Syftet med enkätundersökningen är att få en aktuell bild av utvecklingen av e-handel i staten. Kapitlet avslutas med en beskrivning av de insatser som ESV genomfört på området under 2017. 3.1 Om enkäten Undersökningarna för 2017 gick ut till cirka 150 myndigheter 4 och hade en svarsfrekvens på cirka 94 procent. Resultatet som presenteras baseras på de mest aktuella siffrorna från den senaste enkäten (perioden juli december 2017), om ingenting annat anges. ESV har kompletterat vissa delar av uppföljningen med underlag från Statens servicecenter för att kunna visa användningen av e-faktura för hela statsförvaltningen. Anledningen till valet att använda enkätundersökning som metod för att följa upp myndigheters e-handel är de fördelar som metoden ger för att kunna följa upp nyckeltal över tid. Följande indikatorer 5 följs upp via enkäten (inom parentes anges hur stor andel av myndigheterna som besvarade respektive fråga): antal e-ordrar per 100 årsarbetskrafter (96 procent) andel e-fakturor (95 procent) andel matchade fakturor (95 procent) andel myndigheter som ställer krav på e-faktura och e-handel i upphandlingar (91 procent) andel myndigheter som följer upp avtalstrohet med e-handelssystemet (91 procent) andel myndigheter som är anslutna som fakturamottagare i PEPPOL (svarsfrekvens inte relevant eftersom andelen mäts på alla myndigheter i den statliga redovisningsorganisationen) andel myndigheter som kan skicka faktura i PEPPOL (97 procent). 3.2 Resultat och analys Det samlade resultatet från 2017 års undersökning visar att myndigheterna i genomsnitt har förbättrat sina resultat på några av nyckeltalen jämfört med tidigare mätningar. Det finns dock fortfarande en outnyttjad potential för e-handel i staten och utfallet skiljer sig stort mellan olika myndigheter. 4 151 myndigheter det första halvåret 2017 respektive 149 myndigheter det andra halvåret 2017. 5 Se bilaga 1, Indikatorer för uppföljning av myndigheternas e-handel. 7

3.2.1 Fortsatta utmaningar med elektroniska beställningar Myndigheter 6 ska hantera sina utgående beställningar av varor och tjänster elektroniskt. ESV frågar därför efter hur många elektroniska ordrar (e-ordrar) som myndigheterna skapar i sina e-handelssystem. En e-order är resultatet av att en beställning har godkänts i myndighetens e-handelssystem. 7 Diagram 1. Antal e-ordrar per 100 årsarbetskrafter 600 >600: Statens fastighetsverk (1,393) >600: Affärsverket svenska kraftnät (1,310,) 500 400 300 200 100 0 Diagrammet visar antal e-order per 100 årsarbetskrafter för alla myndigheter som har svarat på ESV:s enkät om e-handel. Varje stapel representerar en myndighet. Under 2017 skapade en anställd i myndigheterna i genomsnitt 2,5 e-ordrar. Det är fortsatt ett lågt resultat och visar på att många varor och tjänster i staten fortfarande beställs utanför e-handelssystemen. Utfallet för staten som helhet är förhållandevis oförändrat jämfört med mätningen ett år tillbaka i tiden 8. Resultatet visar också på oförklarligt 9 stora skillnader mellan myndigheterna. Omkring 15 procent av myndigheterna rapporterade att de inte skapat någon e-order alls. Det är framför allt små myndigheter som inte alls eller i liten utsträckning 6 Alla myndigheter med fler än 50 årsarbetskrafter. 7 Enligt ESV:s föreskrifter till 3 förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte ska statliga myndigheter kunna hantera sina beställningar av varor och tjänster elektroniskt. Beställningarna ska i normalfallet godkännas av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande innan de kommuniceras till leverantör. En beställning kan omfatta varor och tjänster från flera leverantörer men varje leverantör får en separat order. 8 Mätningen för perioden juli till december 2016. 9 Myndigheternas verksamhet och inköpsorganisation kan påverka antalet ordrar. En myndighet kan ha en central funktion som gör få men stora inköp för hela organisationens räkning, vilket skapar färre ordrar. En annan myndighet kan istället ha en decentraliserad inköpsorganisation som skapar fler ordrar. 8

kommit i gång med elektroniska beställningar. Dessa myndigheter lever inte upp till kraven i förordningen och går även miste om möjligheten att styra sina inköp. En orsak till resultatet kan vara att vissa myndigheter har e-handelslösningar som saknar funktionalitet för att godkänna beställningar innan de kommuniceras till leverantören. Ett annat skäl kan vara att myndigheterna har få leverantörer anslutna till e-handelssystemen eller att de inte tillämpar interna rutiner för elektroniska godkännanden av beställningar för sina inköp. Ytterligare en anledning till att en del myndigheter har ett lågt antal e-ordrar kan vara att man anser att vissa typer av beställningar är svårare än andra. Att beställa tjänster kan exempelvis innebära en större utmaning än att göra beställningar från ett normalsortiment, så som kontorsmaterial. Orsaken är dels att systemens funktionalitet bedöms vara lägre när det gäller tjänstebeställningar, dels att marknaden generellt sett är mindre mogen på detta område, jämfört med beställningar av varor. En myndighet som har ett avvikande inköpsmönster kan därför antas ha en högre tröskel för att kunna uppnå ett högt antal e-ordrar. Förklaringen är dock inte alltid tillämpbar. Rättsmedicinalverket och Arbetsförmedlingen är exempel på myndigheter som har ett jämförelsevis högt antal e-ordrar per 100 årsarbetskrafter, trots att de beställer varor som inte anses lätta att e-handla. Resultatet visar dock att ett antal myndigheter kommit en bra bit på väg i ett etablera en helt elektronisk inköpsprocess. Närmare 30 procent av myndigheterna har ett förhållandevis högt antal e-ordrar 10. Potentiella orsaker till skillnader diskuteras vidare i avsnitt 3.2.4. 3.2.2 Ökad andel e-fakturor i statliga myndigheter E-fakturor utgjorde 63 procent av alla fakturor som skickades till statliga myndigheter under andra halvåret 2017. Det är en något större ökning jämfört med föregående år där motsvarande siffra för andra halvåret 2016 var 54 procent e- fakturor. Ökningen har sedan början av 2016 varit 3 procentenheter per halvår för staten som helhet, men var i den senaste mätningen 6 procentenheter vilket visar att flera myndigheter har gjort viktiga strategiska insatser inom området. 10 Förhållandevis högt definieras här som över 100 e-ordrar per 100 årsarbetskrafter per halvår (detta är detsamma som 2 e-ordrar per år och årsarbetskraft). 9

Diagram 2. Andel e-fakturor per myndighet 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Diagrammet visar andelen e-fakturor för alla myndigheter som har svarat på ESV:s enkät om e-handel. Varje stapel representerar en myndighet. Resultatet visar att fler än hälften av myndigheterna tog emot över 50 procent e- fakturor och att några myndigheter tog emot över 80 procent e-fakturor. Samtidigt som många kommit långt finns det flera myndigheter som har en låg andel e- fakturor. Omkring 30 myndigheter tog exempelvis endast emot en femtedel e- fakturor eller mindre. Dessa myndigheter kommer att ha ett större arbete framför sig då den nya lagen om krav på e-faktura införs 11. Några skäl till varför en del myndigheter lyckas bättre än andra på detta område lyfts fram i avsnitt 3.2.3, 3.2.4. och 3.2.8. Trots ökningen av andelen e-faktura för staten som helhet har några myndigheter rapporterat att de har en minskad andel e-faktura jämfört med mätningen för samma period 2016. En sådan nedgång kan bero på att en myndighet gjort en eller flera nya upphandlingar, som kan förändra förhållanden för avtalen och faktureringen. 3.2.3 Stora organisationer når goda resultat I linje med tidigare års utfall visar resultatet att organisationens storlek har viss betydelse för utfallet. De största myndigheterna 12 i mätningen tenderar alla att ha en hög andel e-fakturor. En anledning till att de större organisationerna når höga resultat 11 Ds 2017:31, Elektroniska fakturor vid offentlig upphandling, Stockholm, Finansdepartementet. 12 Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Kriminalvården, Skatteverket, Migrationsverket och Lunds Universitet. 10

kan vara att de har möjlighet att allokera specifika resurser för att utveckla e- handelsarbetet. På motsatt sätt kan de mindre myndigheterna ha svårt att avsätta dedikerade resurser som arbetar för att öka myndighetens e-handel och e-fakturering (genom att exempelvis ansluta leverantörer). Resonemanget är dock inte alltid applicerbart, utan det finns ett antal mindre myndigheter som uppnår en hög andel e- faktura (se diagram 3). Diagram 3. Antal årsarbetskrafter och andel e-fakturor 14000 12000 10000 Årsarbetskrafter 8000 6000 4000 2000 0 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Andel e-fakturor Diagrammet visar antal årsarbetskrafter och andelen e-fakturor för alla myndigheter som har svarat på ESV:s enkät om e-handel. Varje punkt representerar en myndighet. 3.2.4 Svagt samband mellan hög andel e-faktura och högt antal e-ordrar I enlighet med resultat från tidigare år är det förhållandevis få myndigheter som uppvisar både en hög andel e-faktura och en hög andel e-order (se diagram 4). Högt definieras som över 50 procent e-fakturor och över 100 e-ordrar per 100 årsarbetskrafter. 13 Andelen myndigheter som uppvisar goda resultat på båda nyckeltalen har ökat från 12 till 18 procent på ett och ett halvt år, vilket är en relativt svag ökning 14. Det tycks inte finnas någon tydlig gemensam nämnare för dessa myndigheter, som exempelvis organisationsstorlek. Myndigheterna med ett högt resultat i båda kategorierna inkluderar både större organisationer som Arbetsförmedlingen och 13 Det är svårt att sätta en gräns för vad som skall anses vara en tillfredsställande andel e-faktura respektive e-ordrar för en myndighet. I detta fall har gränsen för e-faktura dragits vid medelvärdet av förra årets andel, vilket var 50 procent. Gränsen för andel e-ordrar har dragits vid 1 e-order per årsarbetskraft (alltså 100 ordrar per 100 årsarbetskrafter). Dessa gränser innebär dock inte att myndigheter som placerar sig över dessa nivåer inte behöver förbättra sin e-handel. 14 Andelen var 12 procent i mätningen för januari till juni 2016 och 18 procent i mätningen för juli till december 2017. 11

Kriminalvården och mindre myndigheter som exempelvis Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut och Strålsäkerhetsmyndigheten. Resultatet visar sammanfattningsvis att sambandet är svagt mellan en hög andel e-faktura och ett högt antal e-ordrar (se diagram 4). En orsak till att en myndighet har en hög andel e-fakturor men samtidigt gör få elektroniska beställningar, eller vice versa, kan vara för att det krävs olika strategier för att lyckas på respektive område. När en myndighet har en hög andel e-fakturor tyder det på en väl utvecklad central organisering, som exempelvis är framgångsrik när det gäller leverantörsanslutningar, uppsättningar i systemet och att ställa krav i upphandlingar. För att uppnå ett högt antal e-ordrar behöver däremot medarbetarna i organisationen förändra sina rutiner och göra beställningar på ett annat sätt än tidigare, vilket ofta kräver ett strategiskt arbete med förändringsledning. En myndighet kan således vara framgångsrik på det ena området, men inte det andra. Diagram 4. Antal e-order per 100 årsarbetskrafter och andel e-fakturor Antal e-order per 100 årsarbetskrafter 600 500 400 300 200 100 >600: Statens fastighetsverk (1,393, 31%) >600: Affärsverket svenska kraftnät (1,310, 60%) 0 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Andel e-fakturor Diagrammet visar antal e-order per 100 årsarbetskrafter och andel e-fakturor för alla myndigheter som har svarat på ESV:s enkät om e-handel. Varje punkt representerar en myndighet. 3.2.5 Statens Servicecenters kunder har en lägre andel e-faktura Statens Servicecenter (SSC) tillhandahåller tjänster för elektronisk fakturahantering och i vissa fall även för e-handel åt 119 statliga myndigheter. Det är till stor del myndigheter som har färre än 50 årsarbetskrafter och därför inte inkluderas i 12

förordningen om elektroniskt informationsutbyte (2003:770). Bland dessa myndigheter är andelen e-fakturor 46 procent. Mognaden är generellt sett lägre bland dessa organisationer, där endast en femtedel av myndigheterna har en andel på över 50 procent e-fakturor 15. Anledningen till att myndigheter som ingår i SSC:s regi har en lägre andel e-fakturor kan delvis vara att majoriteten är små myndigheter. Ytterligare en anledning kan vara att myndigheter som köper tjänster av SSC i stor utsträckning förlitar sig på att servicecentret ska hantera detta åt dem. Både SSC och kundmyndigheterna har ett ansvar i att uppnå ett högre resultat. 3.2.6 Stora skillnader i andel matchade fakturor Matchning handlar om att koppla samman en order med en faktura eller att koppla en faktura till ett abonnemang. Syftet är att automatisera fakturahanteringen (vilket ger stora tidsvinster), men också för att kunna upptäcka felaktigheter exempelvis att priserna avviker från avtalet. Diagram 5. Andel matchade fakturor per myndighet 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Diagrammet visar andelen matchade fakturor för alla myndigheter som har svarat på ESV:s enkät om e- handel. Varje stapel representerar en myndighet. De allra flesta myndigheterna anger att de har möjligheten att matcha fakturor i sitt e- handelssystem. Färre använder dock funktionen i praktiken. Andelen matchade fakturor i staten var 24 procent under andra halvåret 2017. Resultatet är högre än vid tidigare mätningar 16 och visar att fler myndigheter kommit igång med att matcha sina 15 Uppgifterna är inhämtade från Statens Servicecenter. 16 Motsvarande siffra i fjolårets rapport (baserat på perioden januari till juni 2016) var 12 procent. 13

fakturor. Arbetsförmedlingen hade högst resultat i undersökningen och matchade cirka tre fjärdedelar av sina fakturor. Ökningen av matchade fakturor kan tyda på att fler myndigheter börjat använda sig av periodisk fakturering (även kallat abonnemangsfakturering). Denna typ av fakturering innebär stora vinster för organisationen ifråga om tidsbesparing och ökad kontroll. Funktionen innebär en uppsättning i systemet som gör att återkommande fakturor för exempelvis telefoni inte kräver någon manuell hantering, såvida inte summan avviker från det avtalade beloppet. Samtidigt som många myndigheter kommit igång med att matcha sina e-fakturor är resultatet mycket varierande. Omkring en femtedel av myndigheterna angav att de inte matchat några fakturor alls. Ett antal myndigheter rapporterar även en lägre andel matchade fakturor jämfört med mätningen ett år tillbaka i tiden 17. En anledning till att vissa myndigheter har minskat sin andel matchade fakturor kan vara att de har övergått från periodisk faktura (vilket genererar ett högt antal matchade fakturor), till samlingsfaktura (endast en faktura). ESV rekommenderar att myndigheterna använder funktionalitet för periodisk fakturering eftersom det både kan effektivisera och öka den interna kontrollen. Det är dock viktigt att myndigheten gör en korrekt uppsättning av funktionaliteten, så att nödvändiga kontroller finns i systemet. ESV ger praktiska tips för hur man sätter upp en sådan funktion på vår webbplats 18. Sammanfattningsvis finns det en stor outnyttjad potential för många myndigheter att komma igång med att matcha fakturor i allmänhet och sina periodiska fakturor i synnerhet. 3.2.7 En av tre myndigheter följer upp avtalstroheten Knappt en tredjedel av myndigheterna som svarat på ESV:s enkät anger att de följer upp avtalstroheten för sina inköp. Flera myndigheter uppger att de inte följer upp avtalstrohet, eftersom de ännu inte kommit så långt i sitt e-handelsarbete. På grund av de låga volymerna är det därför inte ett prioriterat område. Andra uppger att de inte vet hur man tar fram uppgifterna i systemet, alternativt att man följer upp avtalstroheten på andra sätt (via exempelvis ekonomisystem eller Excel). 3.2.8 Krav i upphandling ger resultat över tid Ett antal faktorer antas påverka och öka inköpen via e-handelssystemen. En sådan faktor är att ställa krav på e-faktura respektive e-handel i upphandlingar av varor och tjänster. I mätningen för 2017 uppgav cirka 60 procent av myndigheterna att de ofta 17 Perioden juli till december 2016. 18 Ekonomistyrningsverket, Hur fungerar automatattest av abonnemangsfakturor och vad måste jag tänka på för att komma igång med det?, esv.se, 2016, https://www.esv.se/effektiv-statsforvaltning/e-handel/fragor-och-svar/ (Hämtad 2018-02-28). 14

eller alltid ställer krav på e-faktura, medan en mindre andel (30 procent) angav att de ställde krav på e-handel på motsvarande sätt. Då det dröjer en viss tidsperiod från det att man ställer krav i upphandlingen tills dess att man kan se resultaten i nyckeltalen är det relevant att granska resultatet över tid. De myndigheter som tidigare (första halvåret 2016) angett att de alltid eller ofta ställer krav på e-faktura har ett högre resultat på området i den senaste mätningen än de som aldrig eller sällan ställde dessa krav 19. Sambandet mellan att ställa krav på e- handel i upphandlingar och att uppnå ett högt antal e-ordrar är mindre tydligt jämfört med sambandet för e-faktura 20. Skälet till skillnaden i utfall för e-faktura respektive e-handel kan bland annat bero på att myndigheterna sannolikt ställer hårdare krav (tilldelningskrav) på e-faktura än på e-handel. Detta resonemang går i linje med de riktlinjer som SFTI (Single Face To Industry) 21 tillhandahåller. I SFTI:s handledning 22 i ämnet rekommenderas offentliga organisationer att ställa obligatoriska krav på e-fakturering i sina upphandlingar och att krav på e-handel bör ställas som tilldelningskriterier. Motivet till åtskillnaden i rekommendationen baseras till viss del på marknadens mognad, där e-fakturering bedöms vara ett mer utvecklat område för varu- och tjänsteleverantörerna jämfört med e-handel. De myndigheter som ställer krav på e-fakturering kan sammanfattningsvis förmodas få en något större genomslagskraft på detta nyckeltal jämfört med de som ställer krav på e-handel. Vidare finns det ett antal myndigheter som inte lyckas nå höga resultat, trots att de ofta eller alltid ställer krav på e-fakturering och/eller e-handel. En bidragande orsak till detta kan vara att det finns områden som inte upphandlas och som därför inte påverkas av myndighetens kravställning. Vidare har inte ESV granskat detaljerna för dessa myndigheters krav vid upphandling och vet därför inte om de ställer lämpliga krav. 19 Av de myndigheter som 2016 angav att de ofta eller alltid ställer krav på e-faktura i upphandlingar rapporterade 72 procent att de hanterade minst hälften av sina fakturor elektroniskt. Detta kan jämföras med de myndigheter som angav att de aldrig eller sällan ställde dessa krav i upphandlingar, där bara var 40 procent som hade ett fakturaflöde som var till minst hälften elektroniskt. 20 Av de myndigheter som alltid eller ofta ställde krav på e-handel i upphandlingar första halvåret 2016, har 15 procent ett högt antal e-ordrar (100 e-ordrar eller mer per 100 årsarbetskrafter). Av de myndigheter som aldrig eller sällan ställde krav på e-handel är andelen myndigheter med ett högt resultat 7 procent. 21 SFTI drivs av Sveriges Kommuner och Landsting, ESV och Upphandlingsmyndigheten. SFTI tar bland annat fram rekommendationer av öppna standarder för elektronisk affärskommunikation. 22 SFTI, Krav på e-handel i samband med upphandling av varor och tjänster, Stockholm, 2016. 15

3.2.9 Fler myndigheter är anslutna till PEPPOL I början av 2018 var 78 procent av samtliga statliga myndigheter anslutna som fakturamottagare i PEPPOL 23. I antal innebär det 178 myndigheter, vilket är en ökning med nästan 20 procentenheter jämfört med 2016. Bland de myndigheter som ännu inte är anslutna finns såväl större som mindre myndigheter, samt myndigheter inom olika verksamhetsområden. Anslutning till PEPPOL underlättar myndigheternas e-handel på flera sätt, genom att myndigheten och leverantören slipper administrativt arbete så som att komma överens om meddelandeformat och sätt för överföring. Genom att vara ansluten till PEPPOL lever också myndigheterna automatiskt upp till det nya lagkravet 24 om att kunna ta emot e-fakturor enligt de förordade standardformaten. Enligt ESV:s föreskrifter till förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte ska alla myndigheter vara anslutna till PEPPOL senast den 1 november 2018. Kravet på att vara ansluten till PEPPOL gäller även myndigheternas kundfakturering. I det hänseendet är resultaten i enkäten sämre, då bara 72 myndigheter 25 (48 procent) anger att de kan skicka e-fakturor till mottagare i PEPPOL-närverket. En bidragande orsak till de lägre resultaten på detta område är att den dominerande leverantören av ekonomisystem har dröjt med att implementera stöd för PEPPOL-fakturan. Leverantören har dock löst problemet under 2017. 3.3 ESV:s insatser 2017 ESV har under året genomfört ett antal strategiska insatser i syfte att verka för att öka myndigheternas e-handel. Insatserna har bland annat inkluderat ett nytt utbildningsprogram, informationsinsatser avseende den nya lagen och standardiseringsarbete inom ramen för PEPPOL och SFTI. 3.3.1 Nytt utvecklingsprogram för effektivare inköp Under 2017 påbörjade ESV en ny satsning för att ytterligare stötta utvecklingen av e- handel i staten. Satsningen är ett ettårigt utvecklingsprogram för effektivare inköp, som ska driva på utvecklingen av e-handeln på de deltagande myndigheterna. Under den första omgången deltar representanter från 15 statliga myndigheter. Deltagarna får utbildning och stöd av ESV och de andra programmyndigheterna för att effektivisera sina inköp. Programmet erbjuder också ett brett nätverk av myndigheter att samarbeta med under och efter programmet. Innehållet är anpassat efter de 23 PEPPOL står för Pan-European Public Procurement On-Line. Det är ett nätverk för elektroniska inköp som arbetats fram på europeisk nivå för att göra e-handel och e-upphandling enklare. Verksamheten drivs av en europeisk organisation som förvaltar och vidareutvecklar lösningen. 24 Ds 2017:31, Elektroniska fakturor vid offentlig upphandling, Stockholm, Finansdepartementet. 25 Urvalet är de 149 myndigheter som besvarar frågan i enkäten. 16

deltagande myndigheternas utmaningar och anpassas kontinuerligt under året för att möta deltagarnas behov. Den första programomgången är ännu inte avslutad, så det går inte säga något om resultaten för de myndigheter som deltar. Återkopplingen från deltagarna har dock hittills varit mycket positiv och alla myndigheter genomför ett utvecklingsarbete på sin respektive myndighet. I maj 2018 kommer ESV att kunna följa upp resultaten för första programomgången. Det positiva gensvaret har dock lett till att ESV kommer att starta en ny omgång av utvecklingsprogrammet under 2018. 3.3.2 Informationsinsatser kring obligatorisk e-faktura till offentlig sektor ESV har under 2017 påbörjat arbetet med att stötta införandet av en ny lag för krav på e-faktura till följd av offentlig upphandling 26. Efter att lagförslaget remitterades under sommaren kunde ESV börja planera för det informationsuppdrag som regeringen gett ESV ansvaret för under 2018. Under hösten 2017 har ESV bland annat genomfört en serie frukostseminarier för att informera om den nya lagen. Seminarierna har varit särskilt riktade till affärssystemleverantörer och andra it-företag i syfte att säkerställa att it-stöden på den svenska marknaden är redo att hantera den nya europeiska standarden. Även andra intressenter såsom myndigheter och kommuner har varit intresserade och deltagit på seminarietillfällena. Sedan i höstas finns en dedikerad informationssida om den nya lagen på ESV:s webbplats 27. Innehållet kommer att uppdateras löpande. I december 2017 publicerade ESV en nyhet på webbplatsen om hur man kan börja förbereda sig för den nya lagen. 3.3.3 PEPPOL I OpenPEPPOL har ESV ansvarat för att leda arbetet med att utveckla och förvalta specifikationer inom e-handelsområdet (se avsnitt 3.3.6). ESV har även ingått i OpenPEPPOL:s ledningsgrupp. OpenPEPPOL har vuxit under året, med både fler operatörer och fler PEPPOL-myndigheter. I rollen som svensk PEPPOL-myndighet stödjer ESV de operatörer som vill agera accesspunkter i PEPPOL:s nätverk. Accesspunkterna används av köpare och säljare för att utbyta e-handelsmeddelanden. För att bli godkänd som accesspunkt måste operatören följa en testprocedur. ESV har under året hanterat ett flertal ansökningar. Några testförfaranden pågår fortfarande. För att ge ännu bättre service till operatörerna har ESV påbörjat ett arbete med att se över vissa rutiner, exempelvis för 26 Ds 2017:31, Elektroniska fakturor vid offentlig upphandling, Stockholm, Finansdepartementet. 27 Ekonomistyrningsverket, Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor, esv.se, 2018, https://www.esv.se/effektivstatsforvaltning/e-handel/obligatorisk-e-faktura/ (Hämtad 2018-02-28). 17

certifikatshanteringen. ESV ingår även i en central arbetsgrupp för att se över och revidera innehållet i avtalen som sluts mellan PEPPOL-myndigheten och accesspunkterna. Vidare har ESV anordnat två informationsträffar för befintliga operatörer. Syftet med träffarna är att informera om nyheter och förändringar i PEPPOL-nätverket samt att få synpunkter från operatörerna i olika frågor. 3.3.4 Rådgivning och informationsspridning ESV har under året gett stöd och rådgivning till myndigheter genom att kontinuerligt besvara inkommande frågor via e-post samt genom telefonmöten med enskilda frågeställare. Rådgivningen inkluderar i vissa fall även stöd till andra intressenter, exempelvis till leverantörer. Under året har ESV medverkat som talare på ett antal konferenser för att sprida information, där fokus bland annat har varit på upplysning och fakta om den nya e- fakturalagen samt om PEPPOL. Konferenserna har exempelvis varit EFH2017 28 och Ekonomi och Företag. ESV har också deltagit i paneldebatt vid EU-kommissionen och CEN:s 29 konferens om den nya e-fakturastandarden i Bryssel under hösten 2017. Inom SFTI anordnade ESV E-handelsdagarna i november 2017. Vi har även informerat om e-handelsfrågor i en monter på Upphandlingsdagarna och på E- förvaltningsdagarna. 3.3.5 Samverkan med andra organisationer ESV har under 2017 samverkat med ett flertal myndigheter och organisationer. ESV och Statens Servicecenter (SSC) har under året haft regelbundna avstämningar om våra aktiviteter för att stödja myndigheternas effektivisering av sina inköp med e- handel. Målet med avstämningarna är att de myndigheter som använder sig av SSC:s tjänster ska lyckas så bra som möjligt i sitt arbete. Det gäller att dessa myndigheter ska effektivisera sina inköp och på så sätt kunna förbättra sina resultat i förhållande till övriga myndigheter i ESV:s uppföljning. ESV och Kammarkollegiet har samverkat kring kravställning om e-handel i upphandlingar och genomfört flera gemensamma diskussioner. I SFTI ingår ESV tillsammans med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Upphandlingsmyndigheten. ESV har inom ramen för organisationen bland annat medverkat i SFTI:s utbildningar om krav på e-handel i upphandlingar. ESV ingick 28 Elektronisk Fakturahantering 2017. 29 European Committee for Standardization. 18

också i arbetsgruppen som har tagit fram den uppdaterade handledningen om rättsfrågor vid e-fakturering 30, som är ett stöd till myndigheter, kommuner och landsting. ESV har även strävat efter att bjuda in de övriga huvudmännen i SFTI att delta mer aktivt i OpenPEPPOL:s arbetsgrupper kring e-upphandling (där inte ESV själva deltar). ESV deltar som en av Sveriges representanter i EU:s flerpartsforum för e-faktura som startades 2011. Forumet är ett rådgivande organ till EU-kommissionen och har under året hanterat frågor kring implementering av direktiv 2014/55 i olika medlemsländer. Under året har man diskuterat användningen av den nya standarden för e-faktura EN 16931, särskilt för att hantera vissa problem kring immaterialrättsliga regler från standardiseringsorganisationerna. Nordic E-procurement Platform är ett samarbete mellan de nordiska länderna med stöd av Nordiska Ministerrådet, för att främja samarbete för att utveckla hela inköpsprocessen. Sverige representeras i arbetet av ESV och SKL. Under året var ESV värd för ett erfarenhetsutbyte under två dagar med deltagare från de andra nordiska länderna. Efter den nordisk-baltiska ministerdeklarationen om digitalisering har även de baltiska länderna bjudits in som deltagare. Samarbetet ger mer enhetliga lösningar mellan länderna och resultatet blir starkare i större europeiska forum. Inom Nätverket för elektroniska affärer (NEA) deltar ESV både som styrelsemedlem och i det svenska e-fakturaforumet, som speglar det europeiska forumets arbete. ESV har också samarbetat med NEA:s arbetsgrupp för operatörssamverkan i arbetet med att uppdatera SFTI:s handledning om rättsfrågor för e-faktura. 3.3.6 Standardiseringsarbete ESV har i uppdrag att förvalta, utveckla och öka användningen av standarder för elektroniska inköp så att köpare och säljare har tillgång till relevanta och moderna standarder, som på ett bra sätt stödjer en effektiv process för inköp. Arbetet med standardisering bedrivs genom flera olika samarbeten. Mycket av standardiseringsarbetet hanteras inom SFTI där ESV är en av huvudmännen. SFTI rekommenderar relevanta öppna standarder för elektronisk affärskommunikation såsom e-faktura och PEPPOL. SFTI ger också teknisk support till de användare och it-företag som implementerar de standarder som man rekommenderar. Under 2017 har ESV genom SFTI och OpenPEPPOL arbetat med att ta fram en gemensam implementering av den nya europeiska standarden för e-faktura. ESV har även tagit fram ett nytt meddelande för fakturasvar, så att utställare av fakturan på ett 30 SFTI, E-fakturering i offentlig sektor rättsregler att beakta, Stockholm, 2017. 19

enkelt sätt kan meddelas om till exempel referenser saknas på fakturan. Vidare har PEPPOL:s infrastruktur ytterligare förbättrats med uppdaterade regler för validering av e-handelsmeddelanden. ESV deltar även i nationell och internationell standardisering genom SIS (Swedish Standards Institute)och CEN. Inom dessa organisationer utvecklas de grundstandarder som sedan används inom exempelvis OpenPEPPOL. I dessa forum är samarbetet inom SFTI en viktig del för att tillsammans kunna både påverka och bidra till arbetet. 3.3.7 EU-kommissionens satsning på CEF Genom programmet Connecting Europe Facility (CEF) försöker EU-kommissionen understödja övergången till e-faktura på olika sätt. ESV har deltagit i diskussioner om CEF-programmets satsningar, både som deltagare i EU-kommissionens flerpartsforum för e-faktura och genom medverkan i OpenPEPPOL. En del i CEF-programmet gäller finansiellt stöd till projekt både i offentlig sektor och hos privata aktörer. ESV har informerat om CEF-programmet i forum som SFTI Beredningsgrupp och i det svenska e-fakturaforumet inom NEA. Intresset för CEFprogrammet har varit mycket lågt bland svenska intressenter. Förklaringar till detta kan dels vara att Sverige redan har etablerade lösningar. Aktörer kan även avstå från att ansöka om EU-medel på grund av den administration som är förknippad med detta. 20

SLUTSATS OCH NÄSTA STEG 4 Slutsats och nästa steg I det här kapitlet redovisar vi ESV:s slutsatser och förslag på nästa steg för att utveckla e-handeln i staten. Slutsatserna och förslagen bygger dels på ESV:s uppföljning av myndigheternas e-handel, dels på det samlade övriga arbetet sedan den senaste avrapporteringen 31. 4.1 Statliga myndigheter är mer mogna för lag om e-faktura ESV anser sammanfattningsvis att det fortfarande finns en outnyttjad potential för de statliga myndigheternas e-handel. Det kvarstår betydande skillnader mellan hur långt myndigheterna har kommit, i synnerhet när det gäller antal e-ordrar och andelen fakturor som är matchade mot en order eller ett abonnemang. Enligt ESV behöver ungefär en tredjedel av myndigheterna förbättra sig markant på dessa områden. ESV ser samtidigt att ett flertal myndigheter uppvisat en positiv utveckling det senaste året. Ett antal myndigheter, stora som små, visar att det är möjligt att uppnå ett fakturaflöde som huvudsakligen är elektroniskt. Andelen e-fakturor i staten som helhet visar att myndigheterna generellt har goda förutsättningar att leva upp till den förestående lagen om obligatorisk e-faktura till offentlig sektor 32. ESV noterar även en viss positiv utveckling för ökningen av matchade fakturor, som tyder på att många myndigheter kommit igång med periodisk fakturering. ESV har lyft fram den här typen av fakturering som en lågt hängande frukt för myndigheternas möjlighet att effektivisera sina e-handelsprocesser. Det kan vara en av anledningarna till ökningen bland myndigheterna. Potentialen till tidsbesparing och ökad kontroll är stor för de myndigheter som ännu inte satt upp periodisk fakturering i sina system. ESV kommer att fortsätta att lyfta fram möjligheterna med periodiska fakturor vid kommande informationstillfällen och på ESV:s webbplats, i syfte att öka användningen ytterligare. ESV anser att antalet e-ordrar bör öka ytterligare bland myndigheterna. Tjänstebeställningar kan definieras som en svårare typ av beställning i ett it-stöd, och är ett av de områden där myndigheter behöver mer stöd. Under 2018 kommer SFTI att arbeta med att ta fram en handledning för tjänstebeställningar, som kan underlätta arbetet för myndigheterna. Att myndigheter kan nå ett högt resultat på andel e-fakturor, men har svårare att nå ett högt antal elektroniska beställningar, kan bero på utmaningar med förändringsledning. ESV understryker även fortsättningsvis att det är viktigt att myndigheter som utvecklar sin e-handel även arbetar med förändringsledning, för att 31 ESV 2017:5, E-handel och PEPPOL statusrapport 2017, Stockholm. 32 Ds 2017:31, Elektroniska fakturor vid offentlig upphandling, Stockholm, Finansdepartementet. 21

SLUTSATS OCH NÄSTA STEG de ska kunna förändra sina rutiner i praktiken. ESV sprider kunskap om förändringsledning, bland annat på kurser och utbildningsprogram inom e- handelsområdet. För att underlätta myndigheternas förändringsarbete ytterligare kommer ESV att ta fram en kort informationsfilm om syftet med e-handel. Intentionen är att öka förståelsen för fördelarna med e-handel bland medarbetarna samt att engagera ledningen på myndigheter. Detta för att de ska kunna komma längre i sitt e-handelsarbete, bland annat avseende ett ökat antal e-ordrar. Resultatet från ESV:s undersökning visar att endast en av tre myndigheter följer upp avtalstroheten. Uppföljningen av inköp är viktigt för att kunna dra full nytta av e- handelsinförandet. Därför är det angeläget att framöver utveckla detta område. Här kan samarbete med Upphandlingsmyndigheten vara en möjlighet framöver som ESV kommer att undersöka närmare. Arbetet med att ställa krav på e-faktura och e-handel i upphandlingar ger i viss utsträckning goda resultat på myndigheterna. ESV anser dock att arbetet bör utvecklas ytterligare. För att få fler myndigheter att ställa krav och för att säkerställa att de krav som ställs på e-handel vid upphandling är ändamålsenliga är det angeläget att fortsätta med utbildningsinsatser inom området. Detta hanterar ESV inom ramen för SFTI-arbetet under 2018. I statusrapporten för 2016 33 redogjorde ESV för att 60 procent av de statliga myndigheterna var anslutna till PEPPOL. Andelen är nu 78 procent. Ökningen kan bland annat bero på ESV:s informationssatsningar under 2017. Andelen myndigheter som kan skicka faktura i PEPPOL är dock fortsatt låg (48 procent), så detta område kommer att prioriteras under 2018. 4.2 Nästa steg Under 2018 kommer ESV att intensifiera arbetet kopplat till den nya lagen om obligatorisk e-faktura 34. ESV kommer även att starta ytterligare ett utvecklingsprogram för myndigheter samt bland annat bedriva ett arbete inom ramen för PEPPOL och SFTI. 4.2.1 Två parallella utvecklingsprogram I slutet av maj 2018 kommer ESV att slutföra det utvecklingsprogram för effektivare inköp som startade 2017. I samband med avslutningen av programmet kommer ESV att bjuda in ett stort antal myndigheter och beslutsfattare till en informativ heldag, för att öka kunskapen om effektivisering med hjälp av e-handel. 33 ESV 2017:5, E-handel och PEPPOL statusrapport 2016, Stockholm. 34 Ds 2017:31, Elektroniska fakturor vid offentlig upphandling, Stockholm, Finansdepartementet. 22

SLUTSATS OCH NÄSTA STEG Under våren 2018 kommer ESV att starta ytterligare ett utvecklingsprogram med 10 15 nya myndigheter. Syftet är att myndigheter ska förbättra sin e-handel, öka kontrollen över sina inköp och skapa givande nätverk. 4.2.2 Bred satsning på stöd inför den nya lagen Under 2018 kommer ESV göra en rad insatser för att ge stöd och information till den privata och offentliga sektorn om den förestående lagen om krav på e-faktura till följd av offentlig upphandling 35. Stödet kommer bland annat att inkludera möten, föredrag på konferenser och mässor, film och annat informationsmaterial på både ESV:s och SFTI:s webbplatser. ESV samverkar med för ämnet relevanta aktörer som Upphandlingsmyndigheten och SKL, för att sprida informationen vidare till sina respektive målgrupper. Vidare inkluderar stödet för den offentliga sektorn en riktad insats mot de kommuner och vissa myndigheter som ännu inte kommit igång med e-faktura (eller har låga resultat), för att säkerställa att de är redo inför lagen. För den privata sektorn är de små företagen/mikroföretagen ett prioriterat område då ESV tror att en betydande del av den gruppen har en låg mognadsgrad för att hantera e-faktura. För att nå ut till varu- och tjänsteföretagen, och då i synnerhet till mikroföretagen, kommer ESV bland annat att samarbeta med ett antal centrala branschorganisationer, till exempel Småföretagarna och Almega. De kommer att få korrekt information om lagen och hur företag kan förbereda sig, för att i sin tur kunna sprida informationen vidare till sina respektive medlemmar (företag). ESV för en kontinuerlig dialog med branschorganisationer för att säkerställa att information kommuniceras ut till målgruppen på bästa sätt. Som en del i arbetet har ESV inlett ett samarbete med Statistiska Centralbyrån för att göra riktade enkäter till de mindre företagen. Syftet är att följa upp deras kännedom om den nya lagen och därmed ta reda på om ESV:s informationsinsatser gett önskvärd effekt. Vidare kommer ESV att ge riktade insatser till it-företag som erbjuder e- fakturatjänster (exempelvis affärssystemsleverantörer). Om leverantörerna av it-stöd är väl förberedda inför den nya lagen bör det även underlätta övergången till e- faktura för varu- och tjänsteleverantörerna. För att nå it-företagen kommer ESV att samarbeta med NEA, som ESV bedömer vara en lämplig plattform för att nå denna målgrupp. ESV har utformat stöd- och informationssatsningarna utifrån de aktuella förutsättningarna 2018. ESV:s bedömning är att en utökad budget för åren 2019 2021 skulle möjliggöra fler och mer riktade insatser kring den nya lagen för både 35 Ds 2017:31, Elektroniska fakturor vid offentlig upphandling, Stockholm, Finansdepartementet. 23

SLUTSATS OCH NÄSTA STEG offentlig och privat sektor. Insatserna skulle bland annat kunna vara fler utbildningsinsatser och utökat informationsmaterial. 4.2.3 Fortsatt arbete i SFTI ESV kommer att ha en fortsatt aktiv roll i SFTI:s arbete och kommer bland annat att leda och medverka i olika utbildningar och seminarier. För 2018 har ESV ökat sitt ekonomiska bidrag till SFTI med anledning av den nya lagen om krav på e-faktura till offentlig sektor. Under 2018 kommer ESV att leda ett arbeta med att göra en grundlig översyn och omstrukturering av SFTI:s webbplats, utifrån målgruppernas (såväl offentlig sektor som leverantörer) behov av information. Syftet är bland annat att underlätta kontinuitet i kommunikationen om statens e-handel och den kommande lagen när ESV lämnar över uppdraget till den nya Digitaliseringsmyndigheten 36. ESV kommer även att delta i arbetet med att uppdatera handledningen Krav på e- handel i samband med upphandling av varor och tjänster, utifrån den nya lagstiftningen. Handledningen kommer också att inkludera mallar för den nya standarden för Punch Out. 4.2.4 Riktade insatser för PEPPOL ESV kommer att öka sin satsning på PEPPOL under 2018, bland annat genom att rekommendera PEPPOL:s nätverk till både offentliga organisationer och privata företag för att de ska klara av lagen om krav på e-faktura till offentlig sektor, där en gemensam stabil infrastruktur är av stor betydelse. Under första halvåret 2018 kommer ESV att göra riktade insatser till de myndigheter som ännu inte är anslutna till PEPPOL. Som svensk PEPPOL-myndighet kommer ESV att fortsätta att hantera ansökningar från företag som vill bli accesspunkter, samt hantera de befintliga operatörerna. ESV förväntar sig att ansökningarna från operatörer kommer att öka under 2018, med anledning av det successivt växande intresset för PEPPOL då den nya lagen ökar e- faktureringen i samhället. I det internationella OpenPEPPOL-arbetet kommer ESV att fortsätta att medverka i den europeiska förvaltningsorganisationen. ESV leder arbetsgruppen för e-handel, inklusive e-faktura. 4.2.5 Stöd och rådgivning till myndigheter Stöd och rådgivning är ett fortsatt prioriterat område för ESV under 2018, vilket kommer att intensifieras i samband med den kommande lagen om krav på e-faktura 36 Kommittédirektiv 2017:117, Inrättande av en myndighet för digitalisering av den offentliga sektorn, Stockholm: Finansdepartementet. 24

SLUTSATS OCH NÄSTA STEG till följd av offentlig upphandling. ESV kommer att fortsätta göra halvårsvisa uppföljningar av myndigheternas e-handel via en enkät. Många myndigheter efterfrågar stöd från ESV för att höja ledningens prioritering av e-handelsfrågor, samt för att få stöd för att arbeta med förändringsledning. ESV kommer under 2018 att ta fram en film som hjälp för myndigheterna att lyfta vinsterna med e-handel inom organisationen i syfte att öka förståelsen för att utveckla och förbättra myndigheternas inköpsbeteenden. 4.2.6 Arbete med föreskrifter ESV:s förvaltning av regler kommer under 2018 innefatta förberedelse av nya föreskrifter för den nya lagen/förordningen om krav på e-faktura till följd av offentlig upphandling. 4.2.7 Förberedelse för övergång till en ny myndighet ESV:s uppdrag inom digitalisering inklusive e-handelsarbetet ska föras över till Myndigheten för digital förvaltning per 1 september 2018 37. E-handelsarbetet är inne i en kritisk fas och den särskilde utredaren som bildar myndigheten har i uppdrag att särskilt säkerställa att verksamheten kan fortsätta utan avbrott. Enligt utredarens förslag kommer det att lösas genom att delar av den nya myndighetens verksamhet, bland annat e-handel, kommer att bedrivas från en filial i Stockholm under en övergångsperiod. Verksamhetsförändringarna inom ESV påverkar så klart årets arbete då särskilda insatser behöver genomföras för flytten. För e-handelsarbetet är dock ESV:s ambition att detta inte ska få mer än marginell inverkan, inte minst eftersom befintlig personal väntas följa med verksamheten. 37 Kommittédirektiv 2017:117, Inrättande av en myndighet för digitalisering av den offentliga sektorn, Stockholm: Finansdepartementet. 25

BILAGA 1 INDIKATORER FÖR UPPFÖLJNING AV MYNDIGHETERNAS E-HANDEL Bilaga 1 Indikatorer för uppföljning av myndigheternas e-handel Indikator Antal e-ordrar/antal e- ordrar per 100 årsarbetskrafter Andel e-faktura Andel matchade fakturor Antal myndigheter som är fakturamottagare i PEPPOL Antal myndigheter som kan skicka faktura i PEPPOL Andel myndigheter som ställer krav på e-handel och e-faktura i upphandlingar Förklaring Antal e-ordrar syftar till att få en bild av om och hur mycket myndigheterna använder e-handelssystemen. En e-order är resultatet av att en beställning har godkänts i myndighetens e- handelssystem. Måttet presenteras som antal e-ordrar per 100 årsarbetskrafter i syfte att göra måttet mer jämförbart mellan myndigheter. Andel e-faktura anger hur stor andel av alla leverantörsfakturor som inkom till myndigheterna som var elektroniska dvs. som skickas elektroniskt från leverantörerna och tas emot elektroniskt av myndigheterna. Andel matchade fakturor anger hur stor andel av alla leverantörsfakturor (e-fakturor) som automatiskt knutits till en order (e-order) eller abonnemang i e-handelsystemet. Matchningen gör således att inköpsprocessen automatiseras ytterligare. Måttet anger hur många myndigheter som är kan ta emot faktura i PEPPOL. PEPPOL underlättar e-fakturering och e- handel mellan myndigheter och företag, inom landet och mellan olika länder. Måttet anger hur många myndigheter som är fakturautställare i PEPPOL. PEPPOL underlättar e-fakturering och e-handel mellan myndigheter och företag, inom landet och mellan olika länder. Måttet visar hur stor andel av myndigheterna som ställer krav på e-handel och/eller e-faktura i upphandlingar. Krav på e- handel och e-faktura i upphandling är en av de faktorer som förväntas påverka utvecklingen av e-handel i staten. Andel myndigheter som följer upp avtalstrohet med e-handelssystemet Måttet visar hur stor andel av myndigheter som följer upp avtalstrohet med hjälp av e-handelssystemet. Ett e- handelssystem som används på rätt sätt ger möjlighet till styrning mot befintliga avtal, uppföljning och en effektivare inköpsverksamhet. 26