LERUM4000, v 2.0, 2011-10-04 1 (11) Lärande Lärande Centralt Hantera grupper i Live@edu Grupper i Live@edu är ett enkelt sätt att dela information med en klass, arbetsgrupp eller annan valfri sammanslutning. Gruppen kan användas för att Hålla kontakten Genom att skicka e-post direkt till gruppen eller chatta med samtliga gruppmedlemmar via Messenger. Dela dokument Arbeta tillsammans med ett grupparbete och dela Word, Excel, OneNote, Powerpoint eller andra filer. Gemensam kalender Med en delad kalender kan man hålla koll på gemensamma möten och andra händelser. Denna guide innehåller: Innehåll Hantera grupper i Live@edu 1 Skapa en grupp 2 Skicka e-post till alla i gruppen 5 Skapa och hantera gruppdokument 6 Kommentera och diskutera dokument 7 Behörighet till dokument 8 Lägg till personer i gruppen 8 Ändra gruppalternativ 10
2 (11) Skapa en grupp För att komma till grupper kan du logga in direkt till https://skydrive.live.com/ Om du redan är inloggad via Outlook.com så kan man i menyn Mer välja SkyDrive. Menyn Mer finns på de flesta sidor i Live@edu, nedan visas två exempel. 1 11 Tryck på Skapa grupp.
3 (11) Namnge grupp Ange ett namn på gruppen, obligatoriskt. För att det ska bli lättare att hitta gruppen är rekommendationen är att du namnger gruppen så att syftet med gruppen framgår. T.ex. Tidningslabb1 VT2011 Solskolan. Gruppnamnet behöver inte vara unikt för samtliga live användare. Ange önskad e-postadressen obligatoriskt. Som förvalt får du samma e-postadress som gruppnamn. För att kontrollera att namnet inte är upptaget kan du klicka på Kontrollera tillgänglighet. 3 Om e-postadressen är upptagen får du ett felmeddelande med ett antal alternativa förslag. Om förslagen inte är bra kan du ange en annan adress i namnfältet. Gruppnamnet och e-postadressen behöver inte vara identiska.
4 (11) Lägg till personer i samband med skapande av ny grupp (valfritt) När du känner dig nöjd med namn och e-postadress kan du ange vilka som ska få tillgång till gruppen. Detta är inte obligatoriskt och du kan även komplettera och ta bort personer i ett senare läge. För att lägga till personer kan du antingen skriva in e- postadresser. Vill du ange flera e-postadresser lägger du in ett kommatecken mellan varje e-postadress. Om du har en uppdaterad kontaktlista ( i Live) kan du använda den för att lägga till personer. Klicka då Välj från din kontaktlista. Kontaktlistan fälls då ut och du kan markera vilka personer som ska få tillgång till gruppen. Om du inte vill skapa gruppen kan du trycka på Avbryt. Observera att om du trycker på Avbryt så lämnar du sidan utan att få en varning om att spara uppgifterna. Efter det att du valt personer kan du klicka på Skapa -knappen. Då skickas inbjudningar till de som du bjudit och slutligen visas den nya gruppsidan upp. I detta fall testlerum. Gruppen är färdig att användas och du kommer till Gruppöversikten.
5 (11) Skicka e-post till alla i gruppen För att skicka en e-post till alla i gruppen klickar du på Gruppåtgärder och Skicka ett e-postmeddelande. Du skickas då över till E-postprogrammet och kan skicka ett mail med gruppens e- postadress som mottagare. När du skickar e-posten får alla personer i gruppen varsin kopia.
6 (11) Skapa och hantera gruppdokument På samma sätt som du använder SkyDrive för att skapa dokument kan du skapa eller överföra dokument som direkt delas med alla personer som har tillgång till gruppen. För att skapa dokument: Klicka på Skapa Där kan du välja att skapa ett nytt dokument genom att klicka på Mapp eller någon av dokumenttyperna Word, Excel, PowerPoint, OneNote. När du skapar mapp så kan alla kan alla medlemmar visa och redigera dokumenten i den. Om du vill att gruppmedlemmarna inte skall kunna ändra i dokumenten som ligger i mappen, se Ändra behörighet till dokument. För att överföra ett befintligt dokument: Klicka på Överför Dra och släpp filer eller Välj dem på datorn.
7 (11) Kommentera och diskutera dokument Om man har synpunkter på ett dokument på gruppens SkyDrive kan man lägga till kommentarer. Högerklicka på dokumentet och välj Egenskaper Skriv kommentar i rutan Lägg till en kommentar
8 (11) Behörighet till dokument Behörigheten till dokumenten sätts på den mapp där dokumenten ligger. Du som ägare ( skapare ) av en mapp kan bestämma om medlemmarna i gruppen bara får se dokumenten eller om de förutom att titta på dokumentet också har rätt att ändra i det. Du kan ändra behörigheten i vyn Egenskaper. Lägg till personer i gruppen För att ge fler personer tillgång till gruppen väljer du från fliken Gruppåtgärder => Bjud in personer
9 (11) Precis som när du skapade gruppen kan du antingen skriva in en eller flera e- postadresser i textfältet. Om du bjuder in flera personer lägger du in ett kommatecken mellan varje adress. För att få upp din kontaktlista klickar du på Till -knappen. Du får då upp din kontaktlista. Notera att om gruppen blir större än 40 personer kan du inte längre ha gruppkonversationer i Messenger.
10 (11) Ändra gruppalternativ För att göra din grupp mer personlig och även se över vilka som ska komma åt gruppen väljer du Gruppalternativ. Gruppalternativ allmänt Gruppnamn - Det namn som visas i olika vyer Gruppmeddelande - Ett meddelande som visas på översiktssidan Webbadress - En direktadress för att komma till gruppsidan. Går inte att ändra på i efterhand. Bild - Precis som man kan ändra bild för personliga profil kan man även göra det för gruppen. Tema - Ändrar utseendet på gruppen (så att man lättare känner igen sig). Medlemskap - Förvalt är att enbart inbjudna kan blir medlemmar. Om gruppen Här kan man skriva en kort beskrivning Filter och foton - Förvalt är att alla medlemmar (dvs de som är godkända av gruppägaren) kan lägga till mappar och album.
11 (11) Gruppalternativ e-post Gruppmeddelanden via e-post - Förvalt är att dessa är På. Länka till gruppwebbplats - Förvalt är att alla, med hjälp av en unik länk kan komma åt gruppwebbplatsen utan att logga in. Om man väljer att uppdatera länken får man en ny unik länk (som bifogas i kommande e-post). Bannlysta från gruppens e-post - Här kan du vilka som inte kan skicka e-gruppmeddelanden till gruppens e-post Tar inte emot gruppmeddelanden via e-post - Här kan du se vilka, om några, personer har inaktuella e-postadresser och om någon har valt att inte ta emot e-postmeddelanden. Gruppalternativ Lämna gruppen Du kan när du vill lämna en grupp. Du kan då inte delta i gruppen eller få mejl till grupp-e-posten. Om du är den enda medlemmen i gruppen och du väljer att lämna gruppen tas även gruppen bort. Du får en varning om det som så är fallet.