OMNIA Daglig verksamhet Handlingsplan för hälsoarbete 2012-2013 Vård- och omsorgsförvaltningen
Handlingsplan för hälsoarbete 2012-2013 1. Bakgrund Ett starkt skäl att bedriva hälsoarbete i OMNIA Daglig verksamhet är att medarbetarna är den viktigaste tillgången på vår arbetsplats. För att verksamheten ska vara konkurrenskraftig är det viktigt att ha en frisk, engagerad och positiv personal. Sjukfrånvarostatistiken för OMNIA Daglig verksamhet från 2007 till och med 2011 signalerar att det är en hög sjukfrånvaro mätt i dagar under ett år. En normal biologisk sjuklighet hos en genomsnittlig grupp människor ligger inom spannet på 0-5(-10) dagar/år 1. Verksamhetens sjukfrånvaro 0-5 dagar/år är enligt nedan: år 2007 var sjukfrånvaron 0-5 dagar/år på 51 % år 2008 var sjukfrånvaron 0-5 dagar/år på 38 % år 2009 var sjukfrånvaron 0-5 dagar/år på 41 % år 2010 var sjukfrånvaron 0-5 dagar/år på 50 % år 2011 var sjukfrånvaron 0-5 dagar/år på 55 % Verksamhetens korttidsjukfrånvarotillfällen på 5 tillfällen eller färre är: år 2007: 90 % år 2008: 89 % år 2009: 91 % år 2010: 98 % år 2011: 93 % Sjuklönekostnaden för verksamheten ser ut enligt nedan: år 2007: 195 500 kr år 2008: 280 500 kr år 2009: 241 500 kr år 2010: 239 018 kr år 2011: 238 710 kr I OMNIA Daglig verksamhets strategiska verksamhetsplan för år 2012 är ett av resultatenhetens slutmål att Att vi uppnår en så god arbetsmiljö att anställda upplever den som stimulerande till positiva och viktiga förändringar. Smart-mål 1, som är kopplat till ovanstående slutmål är Att 80 % av vår personalgrupp anser att vi arbetar målinriktat för att förbättra hälsotillståndet och välbefinnandet på arbetet 2013-01-01. Smart-mål 2, även det kopplat till ovanstående slutmål är Att samtliga nu rökande medarbetare till 2013-01-01 har infriat ställda krav på rökfri arbetstid. Smart- mål 3, också det kopplat till ovanstående slutmål är Att vår andel frisk-/arbetsnärvaro ökar på så sätt att 80 % av våra medarbetare som mest ska ha en frånvaro på mellan 0-10 dagar/år 2013-01-01. Utifrån ovanstående som utgångspunkt har intresserade medarbetare valt att ingå i en hälsogrupp för OMNIA Daglig verksamhet. Gruppen arbetar kring frågor som rör hälsa och välbefinnande på arbetet, ur ett hälsofrämjande perspektiv 2. De tillsammans med arbetsledning utgör motorn för att arbetet drivs framåt. Hälsogruppen är en viktig kugge i att medverka till att arbetet blir förankrat hos övriga kollegor inom verksamheten. 2. Mål För att uppnå prioriterade krav och mål i OMNIA Daglig verksamhets strategiska 1. http://www.orebroll.se/oll/page_wostripe 22098.aspx 2. Verksamhetens definition på hälsofrämjande perspektiv är de satsningar som görs i OMNIA Daglig verksamhet i syfte att möjliggöra för medarbetare att bibehålla eller förbättra sin hälsa.
verksamhetsplan har sex målområden valts ut. Målområdena har bland annat utsetts utifrån verksamhetens strategiska verksamhetsplan, i den årliga medarbetarenkäten 3, den psykosociala arbetsmiljöenkäten som verksamheten gjort själv i samband med skyddsronder 4 samt utifrån vad studier visat i vad som påverkar medarbetares hälsa som arbetare inom offentlig verksamhet, främst inom vård- och omsorgssektorn 5. Målområdena är: Ökat inflytande och delaktighet i personalgruppen. Klar och tydlig kommunikation med medarbetare och ledning. Tillåtande arbetsklimat (respektfullt bemötande). En arbetsmiljö som är tillfredsställande både fysiskt och psykiskt. Ökad medvetenhet kring faktorer som kost, motion, alkohol och andra droger. Hälsofrämjande insatser på övergripande nivå. 3. Tillvägagångssätt 3.1 Ökat inflytande och delaktighet i personalgruppen Under 2012 fortsätter verksamheten sitt arbete med att öka inflytandet och delaktigheten hos personalen genom att tvärgruppsarbetet, som varit lite vilande under 2011, startas upp igen. Tvärgrupperna är indelade i sex områden, vilka indirekt återfinns i den strategiska verksamhetsplanen och i förvaltningens värdegrund Rätt stöd till ett självständigt liv. Tvärgrupperna är: Hälsogruppen Värdegrund Attraktiv daglig verksamhet Marknadsföring/nya satsningsgruppen Röda tråden Säkerhetsgruppen Tvärgruppsarbetet sker vid gemensamma planeringskvällar och planeringsdagar samt vid enskilda tillfällen som grupperna själva ansvarar för och bokar in. Tvärgrupperna arbetar vidare med sina respektive områden och ansvarar för att arbetet inom respektive område drivs framåt, samt förankras hos övriga kollegor inom verksamheten. Till arbetsplatsträffarna efterfrågar arbetsledning synpunkter och åsikter från medarbetarna som de tycker är viktiga att ha med på dagordningen. På så sätt ges möjlighet att saker tas upp som känns angelägna för medarbetarna i ett forum där all personal är med och som protokollförs. Från och med 2010-01-01 har OMNIA Daglig verksamhet en samverkansgrupp där frågor som är övergripande för verksamheten tas upp. I samverkansgruppen sitter verksamhetens arbetsmiljöombud, administratör, resultatenhetschef, arbetsledare och representanter från fackförbunden Kommunal, Vision och Ledarna med. 3.2 Klar och tydlig kommunikation med medarbetare och ledning För att alla medarbetare ska få samma information vid så lika tidpunkt som möjligt används arbetsplatsträffar, gemensamma planeringskvällar, planeringsdagar och vår e-post och kommunikationssystem First Class som forum. Vid de årliga utvecklingssamtalen klargörs vilka förväntningarna är på och mellan medarbetare och ledning. I och med att det tydliggörs vilka förväntningarna är bör det leda till en klar och tydlig kommunikation. Viktigt är att var och en tar ansvar för att stå för en klar och tydlig kommunikation. Hälsogruppens arbete som beskrivs nedan angående Tillåtande arbetsklimat (respektfullt bemötande) bör leda till att även kommunikationen blir klar och tydlig. Se utförligare om tillvägagångssätt under mål 3.3 Tillåtande arbetsklimat (respektfullt bemötande). 3. VO Medarbetarenkät 2008, 2009, 2010, 2011 4. Psykosocial arbetsmiljöenkät, OMNIA Daglig verksamhet 2009, 2010, 2011 5. Lindberg P, 2006
3.3 Tillåtande arbetsklimat (respektfullt bemötande) Hälsogruppen har valt detta mål för att arbeta med vid exempelvis gemensamma planeringskvällar. De har för avsikt att lyfta begreppet tillåtande arbetsklimat och arbeta med det i smågrupper. De har gjort ett frågebatteri som använts som grund i smågruppsarbeten. Tanken är att få reda på hur arbetsklimatet upplevs idag, samt vad var och en själv kan göra för att bidra till att förbättra det. Detta arbete kommer även att fortsätta under 2012. Utöver sina frågeställningar har hälsogruppen två arbetsverktyg som tagits fram av Ugil konsult 6 som arbetar med utveckling på grupp-, individ- och ledarskapsnivå. Det ena arbetsverktyget fokuserar på vad var och en, genom aktiv handling kan bidra med till verksamheten så kallat medledarskap. Det andra arbetsverktyget handlar om att ta reda på vilka förutsättningarna är för att feedback ska kunna fungera i verksamheten. De underlag som kommer fram när arbetsverktyget används ska sedan utgöra stöd för att förbättra arbetsklimatet så att feedback fungerar. Vid uppföljningen av 2011 års medarbetarenkät kom ett förbättringsområde fram som rör det här målet, Vi-känsla. Värdegrundsgruppen har under hösten 2011 arbetet fram en strategi för hur vi ska arbeta med att förbättra vi-känslan under 2012. Vi kommer att använda vårens planeringskvällar till att presentera verksamhetens olika funktioner och ansvarsområden för varandra. När det finns möjlighet ska det ges utrymme för att gå dubbelt i andra funktioner. På så sätt ska en ökad förståelse för varandras arbete uppstå, vilket kan leda till en ökad vi-känsla. 3.4 En arbetsmiljö som är tillfredsställande både fysiskt och psykiskt Hela verksamheten träffas minst tre gånger per halvår för arbetsplatsträffar (APT). APT:n består till största del av information från arbetsledning. Vid arbetsplatsträffarna används SAM-kalendern som utgångspunkt. För att få möjlighet att diskutera saker som rör den enskilda funktionen har arbetsledare, gruppledare och aktiveringsvägledare personalmöten (p-möten) med varje funktion. Det sker i snitt var 5:e-6:e vecka. För att skapa en god och tillfredsställande arbetsmiljö, fysiskt såväl som psykiskt, har vi skyddsrond minst 1 gång per år. I samband med den ombeds all personal även att enskilt fylla i en psykosocial enkät som lämnas för sammanställning till arbetsledning. Vid behov kan skyddsrond utföras vid fler tillfällen under året. De fysiska arbetsmiljöproblemen som framkommer vid skyddsronderna sammanställs av verksamhetens arbetsmiljöombud, som sedan tillsammans med arbetsledning följer upp att problemen blir åtgärdade. När det gäller den psykosociala arbetsmiljön så utgör den psykosociala enkäten underlag för vilka förbättringsområden som verksamheten behöver arbeta vidare med. 3.5 Ökad medvetenhet kring faktorer som kost, motion, alkohol och andra droger Vid utvecklingssamtalen tas hälsa och livsstilsfrågor upp. I de fall medarbetare och/ eller resultatenhetschef/arbetsledare upplever att det kan behövas mer stöd eller en utredning kring livsstilssituationen kan förvaltningens HR-funktion och/eller företagshälsovården Previa kopplas in. 6. www.ugil.se Medledarskap i praktiken och Är din arbetsplats mogen för feedback?
Rökfri arbetstid har införts från och med 1/1-10 7. I övrigt hänvisar verksamheten till de övergripande policydokument som finns framtagna på kommun- 8, 9, 10 och förvaltningsnivå 11. 3.6 Hälsofrämjande insatser på övergripande nivå Utöver ovanstående mål har verksamhetens arbetsledning under hösten 2009 beslutat att införa förstadagsläkarintyg för de med en högre korttidsfrånvaro än 6 tillfällen under ett år. Kravet på förstadagsläkarintyg löper på sex månader. På så sätt hoppas vi att hälso- och sjukvården ska involveras tidigare i berörda medarbetares sjukdomsbild. Det bör i förlängningen leda till att sjukdom i stället kan förebyggas. Verksamheten har sedan senhösten 2009 leasat en massagestol. Efter en utvärdering beslutades att hyra en mer avancerad massagestol som vetenskapligt kan påvisa goda hälsoeffekter, såsom sänkning av blodtyck, sänkt stressnivå etc. Den nya massagestolen leasas från början av år 2010. Medarbetare i Vård- och Omsorgsförvaltningen har de senaste åren haft möjlighet att ta ut ett friskvårdsbidrag på 2000 kronor per år för hälsofrämjande och förebyggande friskvård. Förhoppningen är att möjligheten till friskvårdsbidrag kvarstår även under år 2012. 4. Mätning av tillvägagångssätt För att mäta ovanstående insatser används olika mätsätt, vilka beskrivs under varje målområde nedan. 4.1 Mätning av ökat inflytande och delaktighet i personalgruppen I förvaltningens årliga medarbetarenkät efterfrågas om personalen känner att de har inflytande och är delaktiga i sitt arbete. Enkätundersökningen görs årligen vilket medför att personalens upplevelse av inflytande och delaktighet går att följa över tid. Arbetsledning på OMNIA Daglig verksamhet gör löpande muntliga och skriftliga avstämningar efter planeringsdagar och gemensamma planeringstillfällen. På så sätt ges all personal möjlighet att ta upp vad som kan förbättras och utvecklas. Vid verksamhetens årliga skyddsrond fyller all personal i en psykosocial enkät där vissa frågeställningar berör inflytande och delaktighet. Den första psykosociala enkäten gjordes år 2009 men kommer fortsättningsvis att ske varje år. På så sätt kan detta följas och mätas under flera år. År 2009 blev verksamheten en resultatenhet med en tydligt utformad strategisk verksamhetsplan som kontinuerligt följs upp, bland annat genom två enkäter per år. Likaså i de enkäterna finns frågor om inflytande och delaktighet med. Vid utvecklingssamtalen som är minst en gång per år tas känslan av inflytande och delaktighet upp indirekt i ett flertal av frågeställningarna. Vid samtalet görs en individuell utvecklingsplan gällandes för året. Medarbetare tillsamman med resultatenhetschef eller arbetsledare gör då en handlingsplan över medarbetarens eget arbete, utifrån ett verksamhetsperspektiv. 4.2 Mätning av klar och tydlig kommunikation med medarbetare och ledning I förvaltningens årliga medarbetarenkät är det många frågeställningar som rör kommunikation. Som nämnts ovan utförs medarbetarenkäten årligen vilket medför att personalens upplevelse av klar och tydlig kommunikation går att följa över tid. 7. OMNIA Daglig verksamhet Riktlinje för rökfri arbetstid, OMNIA Daglig verksamhet, Enköpings kommun 2011. 8. Drogpolicy, Enköpings kommun 9. Arbeta i Enköpings kommun - vad gäller för dig som medarbetare? Enköpings kommun 10. Hälsosamma Enköping, Enköpings kommun 11. Arbeta inom vård och omsorg - Vad gäller för dig som medarbetare? Vård- och omsorgsförvaltningen, Enköpings kommun
I medarbetarenkäten berörs områden som kommunikation via First Class, uppskattning, kritik, information om viktiga händelser och beslut, uppföljning av beslut, tydliga och kända mål att arbeta utifrån etc. Även i verksamhetens psykosociala enkät finns frågeställningar som rör klar och tydlig kommunikation. Arbetsplatsträffarna är ett forum där kommunikation tas upp som en del av arbetsmiljöpunkten som är stående på dagordningen. Där finns möjlighet att generellt komma fram till på vilket sätt kommunikation bäst sker från såväl medarbetare som arbetsledning. Utvecklingssamtalen utgör en viktig grund för att klargöra förväntningarna mellan medarbetare och ledning. I samtalet bör det framkomma hur kommunikationen mellan medarbetare och arbetsledning fungerar. Detta ska dokumenteras i varje enskilds utvecklingssamtalsmall och följas upp vid nästkommande utvecklingssamtal. 4.3 Mätning av tillåtande arbetsklimat (respektfullt bemötande) Verksamhetens Hälsogrupp gör en sammanställning på vad som framkommit i smågruppsdiskussionerna angående tillåtande arbetsklimat. Resultatet diskuteras sedan med verksamhetens arbetsledning för att se hur arbetet ska fortskrida. I medarbetarenkäten finns ett flertal frågeställningar som rör arbetsklimat. Som nämnts ovan utförs medarbetarenkäten årligen vilket medför att personalens upplevelse av verksamhetens arbetsklimat går att följa i ett längre perspektiv. Även i verksamhetens psykosociala enkät samt de enkäter verksamheten har för att följa upp den strategiska verksamhetsplanen finns frågeställningar om arbetsklimat. 4.4 Mätning av en arbetsmiljö som är tillfredsställande både fysiskt och psykiskt Förvaltningens årliga medarbetarenkät innehåller många frågor som inriktar sig på arbetsmiljö, såväl fysisk som psykisk. Som ett komplement har verksamheten valt att utforma en psykosocial enkät just för att inte missa den psykosociala arbetsmiljön. Skyddsronderna dokumenteras noga och har avstämningsdatum för att bekräfta att åtgärderna utförts. 4.5 Mätning av en ökad medvetenhet kring faktorer som kost, motion, alkohol och andra droger Vid det årliga utvecklingssamtalet tas livsstilsfrågor upp. Det som framkommer vid samtalet dokumenteras och följs upp vid nästkommande medarbetarsamtal. Detta gäller om medarbetare och resultatenhetschef/arbetsledare inte kommer överens om annat. I de fall det blir känt att rökfri arbetstid inte efterföljs kommer arbetsledningen registrera detta och sammanställa vid varje års slut. 4.6 Mätning av hälsofrämjande insatser på övergripande nivå Verksamheten gör själv avstämningar under året vid tre tillfällen över all sjukfrånvaro. Vård- och omsorgsförvaltningen har ett särskilt stödprogram för att hantera rehabilitering och sjukfrånvaro, Adato. Med hjälp av schemaprogrammet Medvind kan verksamheten följa sjukfrånvaron. Informationen finns även att hämta i Adato men med en viss fördröjning. Löneavdelningen är resultatenhetschefen behjälplig med uppgifter i form av statistik över sjukfrånvaro. Kostnaderna för sjukfrånvaron kan verksamheten själv hämta i ekonomisystemet Economa. De övergripande hälsofrämjande insatserna är till stor del inkluderade i ovanstående
mätningsområden och kommer löpa på över tid och följas upp med förvaltningens medarbetarenkät, verksamhetens egen psykosociala arbetsmiljöenkät samt avstämning vid planeringstillfällen och vid medarbetarsamtal. 5. Tidsplan Att arbeta hälsofrämjande är en ständigt pågående process där uppföljning och utvärdering är ett viktigt avstämningsverktyg för att nå målen. Ovanstående mål ska som en del i processen stämmas av varje år och redovisas. Därefter revideras handlingsplanen utifrån vad som uppnåtts och vilka nya satsningar som bör efterfölja. 6. Förväntat resultat Utifrån att hälsofrämjande arbete bör ses ur ett långsiktigt perspektiv har verksamheten förväntningarna på att se resultat av insatserna något år framåt i tiden. Målet är dock att följa och uppnå de mål som är satta i OMNIA Daglig verksamhets strategiska verksamhetsplan vid varje års slut. Med förvaltningens årliga medarbetarenkät, uppföljningsenkäterna för den strategiska verksamhetsplanen, skyddsronder och verksamhetens egen enkät om den psykosociala arbetsmiljön, utvecklingssamtal och övriga uppföljningar/utvärderingar som görs i verksamheten under året, kommer OMNIA Daglig verksamhet kontinuerligt kunna följa vilken trendutvecklingen är inom ovanstående nämnda målområden. 7. Referenser Arbeta i Enköpings kommun - vad gäller för dig som medarbetare? Enköpings kommun 2009. Arbeta inom vård och omsorg - Vad gäller för dig som medarbetare? Vård- och omsorgsförvaltningen, Enköpings kommun 2009. OMNIA Daglig verksamhet Riktlinje för rökfri arbetstid, OMNIA Daglig verksamhet, Enköpings Kommun 2011. Drogpolicy, Enköpings kommun. Hälsosamma Enköping, Enköpings kommun 2005. Lindberg Per, 2006. The work ability continuum. Epidemiological studies of factors promoting sustainable work ability. Karolinska institutet. Stockholm. Psykosocial arbetsmiljöenkät. Daglig verksamhet 2009, Enköpings kommun 2009. Psykosocial arbetsmiljöenkät. Daglig verksamhet 2010, Enköpings kommun 2010. Psykosocial arbetsmiljöenkät. OMNIA Daglig verksamhet 2011, Enköpings kommun 2011. VO Medarbetarenkät 2008. Vård och omsorgsförvaltningen, Enköpings kommun 2008. VO Medarbetarenkät 2009. Vård och omsorgsförvaltningen, Enköpings kommun 2009. VO Medarbetarenkät 2010. Vård och omsorgsförvaltningen, Enköpings kommun 2010. VO Medarbetarenkät 2011. Vård och omsorgsförvaltningen, Enköpings kommun 2011. www.ugil.se den 19 oktober 2009. Arbetsverktyg Medledarskap i praktiken, Är din arbetsplats mogen för feedback?
Enköpings kommun vård- och omsorgsförvaltningen. Foto: Sofie Samrell. Mars 2012