Arbetsmiljöplan Skolförvaltningen

Transkript

1 Arbetsmiljöplan 2015 Skolförvaltningen

2 Foto: Jessica Lindegren, Pia Forseth Lien, Tori Johansson, Lena Sundberg, Martina Wilén, Sara Granholm Hörnkvist

3 Innehåll Inledning 2 Syfte 2 Vision 2 Ansvar 2 Mål för arbetsmiljöarbetet 3 Utvärdering och uppföljning 4 Arbetsmetod 4 Samverkan 5 Kartläggning av arbetsmiljön 5 Planeringscykel 6 Företagshälsovård 6 Diskriminering och jämställdhet 7 Planerade aktiviteter Systematiskt arbetsmiljöarbete 8 Psykisk ohälsa och kränkande särbehandling 8 Våld och hot 8 Arbetsskador 8 Arbetsbelastning 8 Handlingsplan

4 Inledning Arbetsmiljöplanen grundar sig i arbetsmiljölagstiftningen och anger förvaltningens inriktning och mål i det systematiska arbetsmiljöarbetet och för ett gott samverkansarbete, där arbetsmiljö och friskvård står i fokus. Planen anger de områden som har en särskild prioritet under 2015, vilket utmynnar i en handlingsplan där syfte, ansvar och tidsplan preciseras. Syfte Syftet är att ge alla i verksamheten förutsättningar att arbeta för att skapa en god och säker arbetsmiljö där målet är en hållbar arbetshälsa. Med hållbar arbetshälsa menas ett tillstånd då man mår bra fysiskt, psykiskt och socialt samt upplever sig kompetent och lyckas uppnå resultat i det man företar sig. Vision Skolförvaltningens vision är att skapa en bättre arbetsmiljö för medarbetarna. Ansvar Arbetsmiljöansvaret vilar primärt på Skolnämnden, men arbetsmiljöuppgifterna fördelas från nämndordförande till förvaltningschef som i sin tur fördelar arbetsmiljöuppgifter vidare till rektor och förskolechef. Rektor och förskolechef kan även fördela vissa arbetsmiljöuppgifter till underställda. Med dessa arbetsuppgifter följer ett ansvar för att arbetsmiljöarbetet undersöks, åtgärdas och följs upp. Fördelningen av arbetsmiljöuppgifter ska vara skriftlig. Delegerande chef och mottagande chef ska gå igenom muntligt vad fördelningen av arbetsmiljöuppgifter innebär för att säkerställa att mottagande chef har förstått vad delegeringen innebär i praktiken och har tillräckliga resurser såsom befogenheter, kunskaper och resurser i form av tid och ekonomi. Om ansvarig chef anser att han/hon inte längre har tillräckliga resurser ska ansvaret för arbetsmiljöuppgifterna returneras skriftligen till delegerande chef. 2

5 Mål för arbetsmiljöarbetet Förvaltningen har i samverkansgruppen formulerat delmål som ska uppnås vid angiven tidpunkt för att slutmålet om en säker och hälsosam arbetsmiljö ska uppnås. 1. Den fysiska och psykiska hälsan är viktig att bibehålla hos medarbetarna för ett gott arbetsresultat och samarbete. Målet är att andelen sjuka inte ska överstiga 5 procent. Resultat oktober 2011 september 2012 Resultat oktober 2012 september 2013 Resultat oktober 2013 september ,49 procent 6,04 procent 6,39 procent 2. All personal med arbetsmiljöarbetsuppgifter ska ha goda kunskaper inom arbetsmiljöområdet. Vid en enkätmätning till skyddsombud och personal med arbetsmiljöarbetsuppgifter skall 80 procent anse att de har bra eller mycket bra kunskaper inom arbetsmiljöområdet. Resultat 2012 Resultat 2013 Resultat procent 62 procent 71 procent 3. Antal arbetsskador ska minska medan antal anmälda risker och tillbud ska öka i förebyggande syfte. Målet är att det ska vara omvänt förhållande med dubbelt så många anmälda risker och tillbud mot anmälda arbetsskador. Resultat oktober 2011 september 2012 Resultat oktober 2012 september 2013 Resultat oktober 2013 september arbetsskador och 86 risk/tillbud 238 arbetsskador och 161 risk/tillbud 221 arbetsskador och 152 risk/tillbud 4. Arbetsbelastningen ska minska för varje år. I medarbetarenkät 2013 svarade 53 procent Jag har tillräcklig tid att utföra mina arbetsuppgifter på ett sätt som jag är nöjd med och Jag har tillräcklig tid att utföra mina arbetsuppgifter utifrån de krav som ställs på mig. Målet är att 80 procent ska uppleva att de har tillräcklig tid. 3

6 Utvärdering och uppföljning Årligen ska de uppsatta målen mätas och resultaten ska redovisas för förvaltningens samverkansgrupp. De arbetsmiljöaktiviteter som sker under året ska även de följas upp av ansvarig chef. När ett projekt avslutas ska en utvärdering göras utifrån delmålen och en sammanställning ska presenteras för förvaltningens samverkansgrupp. Arbetsmetod Arbetet med arbetsmiljöplanen är en ständigt pågående process. Den utgör grunden för förvaltningens arbetsmiljöarbete och ska revideras en gång per år med hänsyn till måluppfyllelse och de förbättringsområden som framträder. Planen ska ligga till grund för arbetsmiljöarbetet i samverkansgrupperna och på arbetsplatsträffarna. I förvaltningens samverkansgrupp formuleras mål och riktlinjer som går ut i organisationen. Det är respektive chefs uppgift att sprida innehållet i arbetsmiljöplanen. Under det aktuella året genomförs de aktiviteter som lagts in i arbetsmiljöplanen. Det är både aktiviteter som genomförs med resurser från beställargruppen och aktiviteter som finansieras av förvaltningen. Aktiviteterna syftar till att förbättra arbetsmiljön för medarbetarna. När en aktivitet har avslutats ska en utvärdering göras av ansvarig chef och resultatet återkopplas till förvaltningens samverkansgrupp. Utifrån de olika informationskällorna gör ledningen tillsammans med HR en analys av förbättringsområden. Förvaltningen arbetar parallellt med arbetsmiljöplanens aktiviteter som rör det systematiska arbetsmiljöarbetet såsom skyddsronder, riskbedömningar, medarbetarundersökningar, utvecklingssamtal och utbildning om systematiskt brandskyddsarbete (SBA) och hjärtlungräddning (HLR). Alla medarbetare ska bidra till att de informationskällor som ligger till grund för planeringen av arbetsmiljöarbetet är så kompletta och uppdaterade som möjligt. Detta innebär exempelvis att besvara medarbetarenkäter, rapportera tillbud och skador, anmäla sjukfrånvaro och signalera till chef om risker i arbetsmiljön. Chef kan ansöka om centrala medel för insatser i arbetsmiljön via beställargruppen. Chef ansvarar för att fylla i sin ansökan och lämnar den därefter till HR-konsult för vidare beredning. 4

7 Samverkan Arbetsmiljöarbetet sker i samverkan där målet är att skapa förutsättningar för ett positivt arbetsklimat, en god hälsa samt en säker arbetsmiljö. Samverkan sker i medarbetarsamtal, arbetsplatsmöten, rektorsområdets samverkansgrupp och förvaltningens samverkansgrupp till central samverkan. Arbetsmiljöfrågor som beslutats av lokal samverkansgrupp att särskilt fokusera på ska lyftas till förvaltningssamverkansgruppen för beredning. Kartläggning av arbetsmiljön För att förvaltningen ska kunna planera arbetsmiljöarbetet krävs en kartläggning av nuläget. Till sin hjälp har finns ett flertal olika informationskällor, bland annat: Uppföljning av sjukfrånvaro och rehabilitering Risk, tillbud och arbetsskaderapportering Protokoll från samverkansgrupper Information från rektorer, förskolechefer och övriga medarbetare Information från fackliga representanter Medarbetarundersökningar Skyddsronder, allmänna och riktade HR:s uppföljningsträffar med respektive enhet/chef Företagshälsovården om insatser och åtgärdsförslag Personalstödjargrupper Informationen sammanställs och analyseras av chefer i samarbete med HR-konsult och ledning. Förbättringsområden identifieras och utifrån dessa planeras för insatser och aktiviteter i nästa års arbetsmiljöplan som syftar till att skapa en god arbetsmiljö. 5

8 Planeringscykel För att underlätta det systematiska arbetsmiljöarbetet har förvaltningen i samverkan tagit fram en planeringscykel där olika aktiviteter är angivna som ska genomföras under året. Jan Sammanställning av sjukfrånvaro och arbetsskador för sep - dec Dec Feb Arbetsmiljöplanen skickas till HR-avdelningen senast 30 nov Alla lokala handlingsplaner ska skickas till samverkansinkonen 1 okt Okt Nov Arbetsmiljöplanen samverkas i förvaltningssamverkan Sammanställning av sjukfrånvaro och arbetsskador för maj aug Sep Arbete pågår löpande under året med prioriterade aktiviteter i handlingsplanen samt övriga systematiska arbetsmiljöfrågor Mar Maj Skyddsrond Apr Medarbetarenkät vartannat år Uppföljning av arbetsmiljöplan Uppföljning av Arbetsmiljöplan samt framtagande Av handlingsplan med nästa års aktiviteter Aug Företagshälsovårdens nulägesbild och förslag på aktiviteter Jul Jun Sammanställning av sjukfrånvaro och arbetsskador för jan - apr Företagshälsovård Arbetsgivaren har avtal med Enköpingshälsan i Enköping för att använda i främst förebyggande syfte vid arbetsrelaterad ohälsa. Enköpingshälsan ska återkoppla på vilket sätt de har arbetat med arbetsmiljöfrågor i förvaltningen och ge förslag på aktiviteter utifrån statistik och trender i samhället. 6

9 Diskriminering och jämställdhet Alla medarbetare ska känna trygghet i sitt arbete och inte diskrimineras på grund av sexuell läggning, nationalitet, religionstillhörighet, könstillhörighet eller liknande. En arbetsplats som är jämställd och fri från diskriminering bidrar till en bättre arbetsmiljö, möjligheter att utvecklas för alla medarbetare, god kvalitet i verksamheten och är en ständigt pågående process i arbetsmiljöarbetet där skolförvaltningen utgår från kommunens värdegrund och kommunens övriga riktlinjer och rutiner. Vart tredje år ska en jämställdhetsplan tas fram och arbetet med den påbörjas under Ansvar Vi har ansvar för att invånarna i Enköpings kommun får största möjliga nytta av vårt arbete. Det innebär att vi hjälper varandra att samverka mellan våra olika verksamheter, i stort och smått. De medel som anförtros oss ska användas där de gör mest nytta. Det är nyttan för invånarna som styr hur vi använder våra resurser. Vi ser alltid till så att vi har förutsättningar att fatta välgrundade beslut. Vi tar ansvar så att vi kan påverka vårt arbete, utan att ta andras ansvar ifrån dem. Vi respekterar och stöder andras vilja och förmåga. Trygghet Alla ska känna att de får det som de har rätt till. Vi är så öppna som möjligt med varför vi gör som vi gör och hjälper våra kunder att hitta rätt. Vi anstränger oss för att förstå vad som är viktigt för den vi möter. För att skapa trygghet behandlar vi människor med respekt och öppenhet. De som möter oss ska känna att de litar på oss. Vi gör det vi har sagt att vi ska göra. Service Alla bidrar med förutsättningar för att ge bra möten. Vilja, kunnighet och bemötande ger god service. Vi skapar servicekänsla i alla situationer, och inser att andra kan se annorlunda på en situation än vi själva. Vi ger snabba besked, och när det inte går så återkopplar vi. Det som är krångligt försöker vi göra begripligt. Vi söker hela tiden sätt att samverka som gör att vi kan ge ännu bättre service. Ambition Vi underlättar för våra invånare att skaffa sig en bra tillvaro, och gör så att alla kan känna sig stolta över sin kommun. När det är vi som driver utvecklingen, så har vi initiativet. Vi använder varje klagomål till att bli bättre. Vi stöder andra i deras ambition att utvecklas, och hjälper varandra att se när vi gör saker enbart av gammal vana. Ju högre ambition vi har, desto stoltare kan vi vara över vårt arbete. 7

10 Planerade aktiviteter 2015 Förvaltningen kommer att särskilt fokusera på och arbeta med fem arbetsmiljöfrågor under 2015 för att se över, åtgärda och förbättra arbetsmiljön för alla medarbetare. Systematiskt arbetsmiljöarbete Rutiner ska ses över och implementeras för att säkerställa att den psykiska, fysiska och sociala arbetsmiljön ingår och följs upp som en naturlig del i verksamheten. Utbildning steg 2 i systematiskt arbetsmiljöarbete ska genomföras. Psykisk ohälsa och kränkande särbehandling Den psykiska ohälsan fortsätter att öka. En utbildningsinsats internt för chefer gjordes För att inte hamna i en psykisk ohälsa är ett förebyggande arbete viktigt och rutiner och stödmaterial för detta ska tas fram. Särskilt kommer rutiner vid kränkande särbehandling med utgångspunkt i kommunens värdegrund att tas fram. Ett mindre seminarium för chefer ska hållas av HR där frågan diskuteras i grupp om hur man som chef bäst kan arbeta förebyggande med psykisk hälsa. Våld och hot Våld och hot i form av verbala kränkningar, hotfyllda situationer och fysiskt våld mellan de som vistas i skolan/förskolan samt i sociala medier är inte en acceptabel arbetsmiljö. Uppföljning utifrån medarbetarenkäten och anmälda risker, tillbud och arbetsskador kommer att göras. Arbetsskador och tillbud De medarbetare som råkar ut för en incident i arbetet ska rapportera detta i Invit så att åtgärder kan sättas in och förebygga risker och skador. Det är därför viktigt att följa upp arbetsskadestatistiken varje år. Skolförvaltningen har större andel anmälda arbetsskador än risk- och tillbudsanmälningar och för att ändra det till att färre arbetsskador sker måste riskoch tillbudsrapporteringen öka. En informationskampanj om vikten av att anmäla risker och tillbud ska göras. Arbetsbelastning I senaste medarbetarenkäten 2013 fanns fråga om medarbetaren upplevde sig ha tillräckligt med tid att utföra sitt arbete. Resultatet visade att många inte tyckte att de hade tillräckligt med tid för sitt arbete. Fortsättningsvis kommer förvaltningen att arbeta med att förtydliga vad befattningen/rollen innebär och se över om annat arbetssätt kan frigöra mer tid. 8

11 Handlingsplan Utifrån den kartlagda arbetsmiljön har dessa områden identifierats som förvaltningen har för avsikt att särskilt fokusera på under Insats Syfte Målgrupp Ansvar Systematiskt arbetsmiljöarbete Tydliggöra rutiner, utbildning SAM ska vara en naturlig del i verksamheten Chefer Förv ledn/ HR-konsult Psykisk ohälsa och kränkande särbehandling Förebyggande arbete och seminarium Ta fram och se över rutiner vid kränkande särbehandling och ge chefer möjlighet att diskutera och ta del av varandras erfarenheter att arbeta med frågan. Chefer Förv.ledn/ HR-konsult Våld och hot Utredning, åtgärd och uppföljning Utreda nuläget och följa upp resultat. Förskola/Skola Chefer Arbetsskador och tillbud Information Uppföljning av årlig statistik Minska arbetsskadorna genom att öka medvetenheten om vikten av rapportering av risker i förebyggande syfte. Förskola/Skola Chefer / HR konsult Arbetsbelastning Se över rutiner Tydliggöra roller Se över arbetssätt och förtydliga vad som ingår i anställningen och yrkesrollen. Förskola/Skola Verks chef/ Resp chef 9

12