PLATINA INSTRUKTION FÖR REGISTRERING FRAMTAGEN AV KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2008-10-01 REVIDERAD 2010-02-15

PLATINA INSTRUKTION FÖR REGISTRERING FRAMTAGEN AV KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2008-10-01 REVIDERAD 2010-02-15

2 Innehållsförteckning VAD SKALL REGISTRERAS?... 3 BEDÖMNING... 3 Begreppsförklaring... 4 NY HANDLING PÅ HANDLINGSKORT... 5 Registrera ny handling:... 5 Handling som inte skall diarieföras:... 6 Koppla handling till befintligt ärende:... 7 Duplicera... 7 NYTT ÄRENDE I DIARIET... 8 Koppla handling och registrera nytt ärende:... 8 Registrera nytt ärende (utan handling):... 8 Diariekort... 10 Diarieakt... 10 ANSÖKNINGSHANDLINGAR... 11 Registrera ärende först:... 11 Registrera ansökan på handlingskort:... 11 Koppla till befintligt ärende:... 11 Duplicera... 11 BESLUT AVSLUT - MAKULERING... 12 Registrera beslut som en handling... 12 Avsluta ärende på ärendekort... 13 Makulera ärende... 13 SÖKFUNKTION - POSTLISTA... 14 Sökfunktionen... 14 Postlista... 14

3 VAD SKALL REGISTRERAS? BEDÖMNING Bedömning av vad som skall registreras görs hos varje myndighet. Här följer några riktlinjer att utgå från. Listan kan kompletteras med myndighetsspecifika ärenden. Inkommen post/e-post Allmän handling inkommen/upprättad/utgående Allmän handling inkommen/upprättad/utgående Registreras ej: Broschyrer Cirkulär Feladresserad post Inbjudningar av allmän karaktär Kurs- och konferensbekräftelser Skriftväxling för arbetets framskridande (e-post) Reklam Tidskrifter Registreras: (på handlingskort) POSTLISTA Post som föranleder åtgärd av myndighet, förvaltning eller handläggare Ansökningar Avtal Begäran om utlämnande av allmän handling Brev/skrivelser Enkäter Förhandlingsframställan Förköpsärenden Kallelser, personliga Protokollsutdrag Rapporter Diarieförs: (på ärendekort) DIARIUM Post som föranleder åtgärd av myndighet, förvaltning eller handläggare Ansökningar (ev) Avtal (ev) Brev/skrivelser som föranleder åtgärd Förhandlingsframställan Förköpsärenden Protokollsutdrag Rapporter (ev)

4 Begreppsförklaring Startbild (Area) - vy Välj din startbild utifrån att klicka för vilka moduler du vill se när du kommer in i systemet. Från din startbild kan du registrera handling, göra sökningar på registrerad handling eller ärende. Handlingskort - vy Du registreras allmän handling (inkommen, upprättad eller utgående) på ett handlingskort. Alla rödmarkerade fält är tvingande. Ev. skall handlingen också diarieföras. Handlingstyp Registrator avgör vad för typ av handling det är i samband med registreringen (skrivelse, remiss, beslut e dyl). Om du saknar någon handlingstyp anmäler du till systemansvarig på kommunledningskontoret (kommunsekreteraren). Ärendekort - vy Här registreras ärendet (inkommet eller upprättat) och får automatiskt ett diarienummer i kronologisk ordning (t ex KS2008/1). Varje registrerad handling i ärendet får sedan ett löpnummer (KS2008/1-1 osv). Diarieplan med ärendetyper Projektgruppen har med utgångspunkt från en annan kommuns diarieplan och i samarbete med registratorerna försökt att få till så bra ärendetyper som möjligt. Postlista Dagens postlista (inkomna handlingar) kan skrivas ut för resp. myndighets diarium. Diariekort (aktomslag) Diariekortet är tänkt att skrivas ut som ett aktomslag med en sammanfattad historik där samtliga registrerade handlingar i ärendet finns med.

5 NY HANDLING PÅ HANDLINGSKORT Registrera ny handling: Välj Applikationer i övre menyraden Välj Registrering Klicka på kuvertet (= ny handling) och följ instruktionen nedan. HANDLINGSKORT Fält på övre del av kortet: Diarieför ej: Diarium/Postlista: Tillkomst: Registreringsdatum: In/Ut-datum: Verksamhetskod: Handlingstyp: Bockas i om man direkt vet att handlingen inte skall diarieföras. (Är inte rutan ibockad kommer handlingen att finnas kvar i vyn Att registrera ) Om du endast arbetar i en myndighets diarium kommer det att föreslås vid varje nytt registreringstillfälle In/Ut/Upprättad Sätts automatiskt till den dag du registrerar Dagens datum föreslås, men ärendet kan även registreras i efterhand I dagsläget är denna gemensam (Alla) Finns föreslagna handlingstyper på rullista

6 Rubrik: Innehåll: Sekretess: PUL: Publicera: Kortfattad rubrik sätts med tanke på sökbarhet Fylls automatiskt i samma som rubrik men kan även kompletteras En sekretessbedömning görs*. Som regel är de handlingar som hanteras i kommunen offentliga med vissa undantag. Om man bockar i sekretess visas inte initierare och rubrik vid utskrift av postlista (eller på externwebb) Om man väljer att bocka för PUL visas inte initierare vid utskrift av postlista (eller på externwebb). OBS! Du som registrator kan se sekretesskyddade resp. PULbelagda uppgifter på skärmen, utifrån behörighet. Låt därför aldrig media och obehöriga ha tillgång till din dator I regel skall alla handlingar publiceras * OBS! Anbud registreras inte förrän avtal slutits eller ärendet slutförts. Då är handlingen och ärendet offentlig handling och behöver inte sekretessbeläggas (se ADM 2.3) --------------------------------------------------------------------------------------- Flikar på nedre delen av kortet GRUNDDATA: Initierare: Åtgärd: Organistation: Fastighetsbet: Externt dnr: BEVAKNING: Den som initierat ärendet (kan vara en kommuninvånare, en anställd, myndigheten eller förvaltningen) Skriv in förnamn och efternamn (inga titlar). Glöm ej söka med förstoringsglaset om initieraren redan finns upplagd!! Flera initierare till en och samma handling registreras genom att trycka på plustecknet. Här fyller man i vem som fått handlingen (handläggare) och/eller ev. kopior Förvald. Fyll i ev. underliggande enhet. (sökingång) Ifylls i förekommande fall Ifylls i förekommande fall Kan läggas till någon person. (Den person som bevakningen sätts till kommer automatiskt i sin första vy (hemvyn) under påminnelser att se handlingen med bevakningsdatum. När datum passerats kommer bevakningen att rödmarkeras.) Rensas efter åtgärd. --------------------------------------------------------------------------------------- Handling som inte skall diarieföras: Om handlingen inte skall diarieföras bocka i rutan i övre delen av handlingskortet DIARIEFÖRES EJ. När du fyllt i samtliga uppgifter tryck OK - fönstret stängs och handlingen kommer att finnas med vid utskrift av dagens POSTLISTA!!!!

7 Om inget ärende finns upplagt registrera nytt ärende, genom att trycka på knappen NYTT ÄRENDE, se vidare under registrera nytt ärende. Koppla handling till befintligt ärende: Tryck på knapp SÖK ÄRENDE längst ner på handlingskortet Fyll i ärenderubrik, till vilken ärendet hör, eller annan sökingång och sök Ärendet kommer då upp som en lista i en ny vy Klicka på OK (längst till vänster) så diarieförs handlingen till ärendet. Duplicera Vid registrering av ett flertal liknande handlingar t ex ansökningshandlingar kan man använda sig av DUPLICERA-knappen längst ner. Det nya handlingskortet ser likadant ut och man behöver på så vis endast fylla i ny initierare. (Varje ny handling får nytt handlingsnummer)

8 NYTT ÄRENDE I DIARIET Koppla handling och registrera nytt ärende: När handlingen blivit registrerad på handlingskortet välj NYTT ÄRENDE genom att trycka på knappen längst ner på handlingskortet Registrera nytt ärende (utan handling): Välj Ny i övre menyraden Välj Nytt diariefört ärende och följ instruktionen nedan. ÄRENDEKORT Fält på övre del av kortet: Diarium: Tillkomst: Status: Om du endast arbetar i en myndighets diarium kommer det att föreslås vid varje nytt registreringstillfälle In/Ut/Upprättad Beredning föreslås alltid vid registrering av nytt ärende (ändras till Avslutad när ärendet färdigbehandlats)

9 Registreringsdatum: In/Ut-datum: Verksamhetskod: Ärendetyp: Ärenderubrik: Ärendemening: Sekretess: PUL: Publicera: Sätts automatiskt till den dag du registrerar Dagens datum föreslås, men ärendet kan även registreras i efterhand I dagsläget är denna gemensam (Alla) Bestäms utifrån gällande diarieplan Lämplig ärenderubrik sätts (så kortfattad som möjligt med tanke på att ärendet lätt skall kunna återsökas) Kan vara samma som rubrik men även kompletteras En sekretessbedömning görs. Som regel är de handlingar som hanteras i kommunen offentliga med vissa undantag. Om man bockar i sekretess visas inte initierare och rubrik vid utskrift av postlista (eller på externwebb) Om man väljer att bocka för PUL visas inte initierare vid utskrift av postlista (eller på externwebb). OBS! Du som registrator kan se sekretesskyddade resp. PULbelagda uppgifter på skärmen, utifrån behörighet. Låt därför aldrig media och obehöriga ha tillgång till din dator Nej. --------------------------------------------------------------------------------------- Flikar på nedre delen av kortet GRUNDDATA: Initierare: Handläggare: Fastighetsbeteckning: Externt dnr: Den som initierat ärendet (kan vara en kommuninvånare, en anställd, myndigheten eller förvaltningen) Den som skall handlägga ärendet. (Systemadministratören på kommunledningskontoret, kan hjälpa till att lägga till ny handläggare) Om ärendet rör någon viss fastighet kan detta noteras här för ytterligare en sökmöjlighet Annan myndighets diarienummer kan vara bra att notera här BEVAKNING: ANTECKNINGAR: ORGANISATION: Kan läggas till någon person. (Den person som bevakningen sätts till kommer automatiskt i sin första vy (hemvyn) under påminnelser att se handlingen med bevakningsdatum. När datum passerats kommer det att rödmarkeras.) Rensas efter åtgärd. Kan göras här Förvald. Fyll i ev. underliggande enhet. (sökingång) ---------------------------------------------------------------------------------------

10 Diariekort Efter registrering av ärendet skrivs DIARIEKORT ut i Wordformat! Diariekortet kan ses som en sammanfattning av till ärendet hörande handlingar (historik). Detta skrivs ut genom att trycka på knapp Skriv ut längst ner på ärendekortet. Diarieakt När ärendet är diariefört läggs en kopia till handläggaren och originalet läggs i en diarieakt. (grön handlingsmapp som finns i kommunbutiken). Diariekortet fäst på ärendemappen och uppdateras när något nytt har hänt i ärendet. Genom att inte skriva direkt på ärendemappen kan denna återanvändas. Närarkiv Akten förvaras i resp. myndighets närarkiv fram till slutarkivering som sker utifrån myndighetens dokumenthanteringsplan. Tänk på att begränsa antalet personer som har tillgång till diarieakterna för att minimera risken att handlingar försvinner. Slutarkiv Vid slutarkivering följer diariekortet med diarieakten som en historik över ärendet, dess handlingar och beslut.

11 ANSÖKNINGSHANDLINGAR Registrera ärende först: Följ instruktionen för Nytt ärende i diariet Tillkomst: Upprättad Ärenderubrik: Tjänstetitel och refnr. Ärendemening: Kan vara samma som rubrik men även kompletteras Registrera ansökan på handlingskort: Följ instruktionen för Ny handling på handlingskort Handlingstyp: Rubrik: Innehåll: Initierare: PUL: Publicera: Ja Ansökan Tjänstens beteckning och referensnr (syns och skrivs ut på postlista) Kan vara samma som rubrik men kan även kompletteras Sökandes namn, adress, postadress I samråd med kommunens personalstrateg har beslutats att PUL skall gälla för ansökningshandlingar. Detta innebär att intitierare (sökande till tjänsten) inte syns vid utskrift av postlista. Tänk på att du som registrator ser allt på skärmen! Koppla till befintligt ärende: Tryck på knapp SÖK ÄRENDE längst ner på handlingskortet Fyll i ärenderubrik (vilken tjänst det gäller) och sök Ärendet kommer då upp som en lista i en ny vy Klicka på OK så diarieförs handlingen till ärendet Duplicera DUPLICERA-knappen längst ner går att använda vid registrering av flera likartade handlingar, t ex vid registrering av ansökningshandlingar. Det nya handlingskortet ser likadant ut och man behöver på så vis endast skriva in ny initierare/sökande, trycka på verkställ och fortsätta registrera flera ansökningshandlingar.(varje ny handling får nytt handlingsnummer)

12 BESLUT AVSLUT - MAKULERING Registrera beslut som en handling I och med att vi i dagsläget inte har tillkomst till beslutsdelen i Platina rekommenderas att beslutet skrivs in som en handling. På så vis kommer det tydligt att framgå av diariekortet vad som har hänt i ärendet. När resp. myndighet behandlat ett ärende registreras protokollsparagrafen t ex KS 82 som Handlingstyp: Protokoll (om ärendet inte är färdigbehandlat) Beslut (när slutgiltigt beslut är fattat) Vid utskrift av diariekort blir detta en händelse i historiken (se sid 10) Registrera beslut på ärendekort I diariekortets nedersta högra del finns möjlighet till registrering av beslut. Där registreras vilken instans som tagit beslutet, paragraf och datum för beslut. Detta görs genom att man trycker Nytt. Där kan man också skriva in beslutet. Tryck sedan Spara. Besluten från de olika instanserna och tillfällena radas sedan nedanför och om man trycker på något av dessa så kan man få den information som skrevs in.

13 Avsluta ärende på ärendekort När ett ärende är färdigbehandlat avslutas ärendet genom att registrera Status: Avslutad På diariekortets huvud står ärendet som Avslutad Ett slutgiltigt diariekort skrivs ut. Detta följer ärendet som en historik vid slutarkivering. Makulera ärende I dagsläget kan ett ärende endast makuleras av systemansvarig.

14 SÖKFUNKTION - POSTLISTA Sökfunktionen Alla handlingar och ärenden är lätta att återsöka i systemet. Alla rödmarkerade fält är sökbara. Man kan t ex söka på diarium, organisation, handläggare, ankomstdatum, initierare m m. Detta görs via den övre menyraden. Postlista För att söka fram en utskriftsbar postlista med kommunens logga gäller att sökningen görs via Applikationer/Registrering. Där väljer man att söka via vänsterspaltens sökfunktion (ej övre menyrad): Sök Dagens postlista eller någon tidigare datum via Sök post. Där kan du också söka intervaller t ex. veckovis för att skriva ut och arkivera. Utskrift Utskrift av postlistan görs via ikon för skrivare.