Anbudsbegäran intranätplattform

Transkript

1 Dokumentansvarig Ronny Holmström-Wall ANBUDSBEGÄRAN 1(13) Datum Dokumentets id IT/2015/11 Mottagare Öppen anbudsbegäran Anbudsbegäran intranätplattform Anbudsbegäran... 1 Upphandlingens omfattning och förutsättningar... 2 Uppdragsbeskrivning... 2 Lämnande av anbud... 3 Utvärdering... 4 Krav på anbudsgivare... 5 Krav på anbudet... 5 B1-B3 Intranätets egenskaper... 6 Bakgrund... 6 B4-B11 Basfunktioner... 7 B12 Innehåll och sidtyper... 9 B13 För redaktörer/administratörer B14 Tjänster Anbudsbegäran Ålands gymnasium (nedan även benämnt ÅG) begär härmed anbud på en intranätplattform. Anbudsbegäran ska leda till avtal som tecknas med leverantör. Avsikten är att inom ramen för denna upphandling få en intranätplattform med potential för fortlöpande utveckling. Kontaktperson under anbudstiden Kontaktperson vid Ålands gymnasium under anbudstiden är IT-chef Ronny Holmström-Wall tfn E-post ronny.holmstrom@gymnasium.ax Adress Telefon www-adress E-post Ålands gymnasium info@gymnasium.ax PB 150 AX MARIEHAMN ÅLAND

2 2(13) Upphandlingens omfattning och förutsättningar Ålands gymnasium söker en partner med kreativa, engagerade och tekniskt skickliga medarbetare för uppdrag inom intranätutveckling. Ålands gymnasium har idag inget intranät så arbetet börjar från noll. Därmed ska heller ingen data migreras. Interna utredningar har gjorts under det senaste året omfattande målgruppsanalys, user stories, funktionsbeskrivningar och ett antal skissartade wireframes. Behovskartläggningen uppfattar vi därmed att är väl dokumenterad på ett övergripande plan. Intranätlösningen ska förverkligas i en open source plattform. Denna upphandling omfattar en basplattform som kan utvecklas och byggas vidare på. Ålands gymnasium använder Drupal som plattform för den externa webben. Vi ser direkt nytta om vissa funktioner i intranätet kan användas för att publicera information till eller integreras med externa webben. Upphandlingen omfattar Genomgång av förarbetet med ÅG utveckling av sidmallar, struktur och navigation funktionalitet enligt detta dokument leverans, implementation och driftsättning system och användardokumentation utbildning av administratörer och redaktörer Uppdragsbeskrivning Kravarbete Tillsammans med Ålands gymnasium gå igenom det förarbete som är genomfört samt vid behov stöda ÅG vad gäller specificeringar och kompletteringar. Utvecklingsarbete Utvecklingen av intranätplattformen sker i via en kontinuerlig dialog med Ålands gymnasium. Delresultat publiceras i en dev-plattform för testning och visning. Avstämningsmöten hålls regelbundet. Implementering Installation och driftsättning av lösningen samt bistå ÅG vid integrationer mot övriga system till den del det gäller intranätplattformens funktioner och krav. Systemtester bör genomföras i samband med implementeringen. Dokumentation och utbildning System- och användardokumentation bör tillhandahållas samt utbildning för administratörer och huvudredaktörer.

3 3(13) Support I anbudet bör ingå en supporttid om minst två månader efter driftsättning samt förslag på hur eventuell fortlöpande support kan avtalas om. Lämnande av anbud Anbud ska vara Ålands gymnasium tillhanda senast fredagen den 6 november 2015 kl 15:00. Anbud lämnas per e-post till adressen info@gymnasium.ax riktat till ITchef Ronny Holmström-Wall eller per post till: Ålands gymnasium IT-chef Ronny Holmström-Wall PB 150 AX Mariehamn Ange som e-postens meddelande/märk kuvertet med anbud intranät. Anbud inlämnade per e-post ska levereras i PDF-format. Anbudet ska vara giltigt åtminstone till Anbudet ska vara undertecknat av behörig firmatecknare. För anbud inlämnade per e-post kan digital signering eller inskannat anbud användas. Anbud som lämnas in per e-post ska skickas från en e-postadress inom företagets officiella e-postdomän. Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som en öppen upphandling enligt Ålands landskapsregerings beslut (ÅFS 2006:41) gällande upphandlingar. Upphandlingsformen medger inte förhandling varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. Annonsering Annonsunderlaget för denna upphandling har sänts till Tidningen Åland och Nya Åland samt publiceras på Ålands gymnasiums webbplats som fungerar som myndighetens officiella anslagstavla. Frågor under anbudstiden Frågor under anbudstiden lämnas skriftligt via e-post till kontaktpersonen senast sju dagar innan anbudstidens utgång. Endast skriftliga svar är bindande för Ålands gymnasium. Offentlig handling Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet.

4 4(13) Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts. När upphandlingskontrakt sluts blir som huvudregel alla anbud offentliga handlingar. Utvärdering Efter anbudstidens utgång öppnas samtliga anbud och först kontrolleras att kraven på anbudsgivare (se sid 5) är uppfyllda. Endast de anbudsgivare som bedöms fylla kraven går vidare till en kontroll av att samtliga ska-kraven är uppfyllda. Om de inte är uppfyllda beaktas inte anbudet vidare. Därefter görs en värdering av bör-krav, enligt nedanstående utvärderingsmetod: Det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt kravlista och viktprocent kommer att antas Pris Pris vikt 60 % Bör-krav vikt 40 % Anbudet gäller ett totalpris för leveransen enligt specifikation. Anbudet med det lägsta totalpriset erhåller tre poäng. Poängtalet för de övriga anbuden beräknas enligt följande: Poäng = lägsta pris/givet anbudspris x 3. Vid bedömningen används två decimaler med matematisk avrundning. Bör krav Ålands gymnasium gör en bedömning av inkomna lösningsförslag. Vid bedömningen av bör-kraven används information som framkommer i anbudet. Varje bör-krav tilldelas 0-3 poäng enligt följande skala Poäng Bedömning 0 Saknas eller ofullständigt beskrivet i anbudet 1 Låg 2 Medel 3 Hög Samtliga erhållna poäng summeras och divideras med antalet bör-krav. För bedömningen ansvarar Ålands gymnasiums projektgrupp för intranätet. Sammanräkning och resultat Anbudsgivarens slutpoäng för respektive kriterium multipliceras med den vikt-% som gäller för det kriteriet. Summan av dessa utgör anbudsgivarens totalpoäng. Det anbud som erhåller flest totalpoäng antas. För det fall två eller flera anbud efter utvärderingen betraktas

5 5(13) som likvärdiga (erhållit samma totalpoäng) kommer anbuden att rangordnas enligt pris. Tilldelningsbesked Samtliga anbudsgivare kommer att få meddelande om beslut. En besvärsanvisning bifogas delgivningen. Avslutad upphandling Upphandlingen avslutas i o m att Ålands gymnasium beslutar i ärendet. Anbudsgivaren förbinds därmed till leverans enligt inlämnat anbud. Ålands gymnasium förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det. Ålands gymnasium förbehåller sig också rätten att inte anta något av de inlämnade anbuden. Krav på anbudsgivare Anbudsgivaren ska kunna leverera hela intranätplattformen och tillhörande tjänster som ingår i anbudsbegäran. Om underleverantörer används tecknar Ålands gymnasium inte avtal direkt med dessa. Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att denna klarar av att fullgöra uppdraget. Anbudsgivaren ska även ha betalat skatter och lagstadgade socialskyddsavgifter. Intyg, beskrivning mm Anbudsgivaren bekräftar ovan ställda krav genom att bifoga: Anbudsgivarens kontaktuppgifter, FO-/organisationsnummer och ansvarig person. En kortfattad beskrivning av företaget t.ex. företagsform, år i branschen, verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning, supportvillkor osv. Krav på anbudet Anbudsgivaren ska tillhandahålla följande: S1 Totalpris för intranätplattform enligt anbudsbegäran S2 Specificerat pris på plattformen, utbildning av redaktörer och administratörer samt driftsättning. S3 S4 S5 S6 S7 Anbudets giltighetstid Leveransdatum och leveransvillkor Supportupplägg och villkor Köpevillkor Produktbeskrivning av plattformen

6 6(13) Anbudet bör uppfylla kriterierna enligt: B1-B3 B4-B11 Intranätets egenskaper Basfunktioner Pris Samtliga prisuppgifter ska anges i euro exklusive moms. B1-B3 Intranätets egenskaper Bakgrund Ålands gymnasium är en förvaltningsmyndighet som bedriver utbildningsverksamhet inom två skolor, Ålands lyceum och Ålands yrkesgymnasium. Därtill finns en vuxenutbildningsenhet vid Ålands yrkesgymnasium. Det totala antalet anställda uppgår till ca 240 personer. Till förvaltningsmyndigheten hör förutom administration och ekonomi även stödfunktioner som skolrestaurangerna, lokalvård, vaktmästeri och IT. Verksamheten är utspridd på fem olika adresser i Mariehamn. Ålands gymnasium har som organisation existerat i endast fyra år och organisationsbygget pågår fortfarande. Effektmålet med att arbeta fram ett ändamålsenligt intranät är att öka transparensen, underlätta och stödja informationsflödet och kommunikationen inom organisationen. Ålands gymnasium har med andra ord som mål att inte enbart förbättra och förenkla informationstillgången och tillgängligheten på information utan även att stimulera kommunikation och kollaboration inom och mellan organisationens olika enheter. B1 Open source intranätsplattform Intranätplattformen ska vara byggd i en open source plattform. Ålands gymnasium använder Drupal som plattform för den externa webben varför vi ser Drupal som det naturliga valet även för intranätet. B2 Gemensamt intranät för alla anställda Intranätet ska i basutförandet vara gemensamt för alla anställda inom Ålands gymnasium. Lösningen ska förverkligas som ett extranät, dvs. vara åtkomligt via internet via inloggning. Studerande har inte tillsvidare åtkomst till intranätet. Strukturen och flexibiliteten i plattformen bör dock vara sådan intranätet kan utvecklas till en plattform även för studerande i framtiden. Inloggningen till intranätet i Ålands gymnasiums nätverk ska fungera med Single Sign On. Är man inloggad mot nätverket är man också inloggad i intranätet med sin personliga identitet. Ålands gymnasium använder NetIQ edirectory som katalogtjänst.

7 7(13) B3 Rollstyrt intranät Intranätet bör vara rollstyrt. En roll beaktar vi som en katalogiserad relation till Ålands gymnasium som arbetsgivare. Exempel på en katalogiserad relation är tillhörighet som på en övergripande nivå kan vara Ålands gymnasium (förvaltningsmyndigheten) Ålands lyceum (skola 1) Åland yrkesgymnasium (skola 2) Vuxenutbildningen Alla anställda ska höra till en övergripande roll. Därutöver finns ett flertal roller som baserar sig på arbetsuppgifter, placering i organisationen, beslutsnivå och behörigheter osv. Exempel: Kansli Restaurang Lokalvård Fastighet Lärare, som dessutom ska kunna kategoriseras enligt utbildningsprogram, huvudämne eller motsvarande indelning av kollegierna. Med hjälp av rollerna ska såväl behörigheter som synlighet (innehållsstyrning) kunna anpassas. Rollerna bör kunna modifieras. Exempelvis finns det olika och varierande konstellationer av lärarlag och andra arbets- och projektgrupper inom och tvärs över de båda skolgränserna och myndigheten Utgångspunkten är ändå att så lite som möjligt av informationen behöver och ska låsas in. Rollstyrningen ska främst handla om att de olika personalgrupperna i första hand ser för dem relevant information. B4-B11 Basfunktioner B4 Version 1.0 Vi vill i denna upphandling kravspecificera version 1.0 av intranätet. Detta för att vi vill få en grundläggande utvecklingsbar lösning för ett väl fungerande och användarvänligt intranät få en plattform med basfunktioner som ska kunna utvecklas och utökas efter behov Följande basfunktioner behöver ingå i version 1.0 B5 Gränssnitt Designen bör vara responsiv och mycket väl anpassad för användning i smartphones, surfplattor och PC/Mac (Bootstrap) Intranätet bör stöda de vanligaste webbläsarna: Google Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer, Edge

8 8(13) Kodningen av sidorna bör klara W3C:s kodvalideringstest. Layout och design bör i första hand vara tydliga och rena. Gränssnittet bör såväl till utseende som funktioner vara modernt och intuitivt, typsnitten och färgskalorna väl avvägda. B6 Sök En väl fungerande sökfunktion som utgår från ett väl avvägt val av sökmotor. Sökfunktionen bör vara tydligt tillgänglig på alla sidor. Sökfunktionen bör söka i allt innehåll, sidor, nyheter, personer, kalenderhändelser och dokument. För dokument gäller fulltextsökning. Kalendern ska stöda prenumeration via ical. Användaren bör själv kunna bestämma vilka kategoriers möten man vill prenumerera på (t.ex. en lärare på Ålands lyceum vill i första hand prenumerera på händelser som berör den skolan). Kalenderhändelser ska även kunna visas som lista på valda sidor. B7 Förslagshantering Anställda bör kunna lämna in förbättrings/utvecklingsförslag till Ålands gymnasium via intranätet via ett fördefinierat formulär. En administratör bör kunna hantera förslagen och koppla dem till en ansvarsperson. Vi utgår från att inkomna förslag i första hand ska vara öppna för alla anställda att se. Det behöver framkomma förslagsställare, förslagets status och ansvarsperson. Förslagsställare ska kunna döljas. Det behöver också vara möjligt att dokumentera åtgärderna och kvittera ett förslag som behandlat och slutfört. Listningen bör visa tid som förlöpt sedan förslaget lämnades in så länge det är inte är slutfört. Det bör gå att sortera och filtrera samt söka i förslagen. B8 Dokumenthantering Ålands gymnasium producerar dokument i form av t.ex. agendor och protokoll, beslut, policydokument och andra styrdokument, handlingsplaner, handböcker, informationsmaterial, läroplaner osv. Intranätet bör byggas så att det går snabbt och enkelt att hitta det dokument man letar efter. Publiceringen av nya dokument bör ha en notifieringsfunktion så att senast inlagda/nya dokument puffas för på huvudsidorna enligt valda kategorier. Det bör också vara möjligt att prenumerera på valda kategorier av nya dokument (t.ex. vissa protokoll och beslut). Dokumenthanteringen i sin slutliga form kan bli föremål för överväganden mellan kund och leverantör. I anbudet bör dock beskrivas en idé för hur detta kunde förverkligas.

9 9(13) B9 Kollaboration Arbetsgrupper, lärarlag och liknande ad hoc sammanslutningar bör kunna samarbeta och kommunicera inom plattformen (spaces). Därmed behöver man t.ex. kunna hantera sin egen profil samt skapa och delta i olika grupper. Ett exempel på samarbete är diskussion kring ett utkast till dokument eller en arbetsgrupp som har ett visst uppdrag att genomföra. Diskussion, dokument, dela länkar ska åtminstone vara möjligt. Det ska även vara möjligt att statusuppdatera och arkivera/markera arbetet som slutfört. Innehållet ska därmed fortfarande vara sökbart och synligt. B10 Mediabibliotek Plattformen bör innehålla ett mediabibliotek för ljud, bild och videofiler. Befintligt media ska enkelt kunna hittas av redaktörer och användas på sidor. Även videofiler ska kunna bäddas in. B11 Huvudsidor För alla förslag på sidlösningar bör en aktiv dialog mellan kund och beställare föras. Startsidan för alla som kommer till intranätet är gemensam och visar information från hela Ålands gymnasium/ alla verksamheter. Denna startsida kan samtidigt utgöra myndigheten Ålands gymnasiums huvudsida. Detta eftersom information om och från myndigheten ofta berör samtliga andra enheter. Övriga huvudsidor är åtminstone: Skolan Ålands lyceums huvudsida, där information som är kategoriserad som Ålands lyceum i första hand visas. Skolan Ålands yrkesgymnasiums huvudsida, där information som är kategoriserad som Ålands yrkesgymnasium visas. Vuxenutbildningen behöver sin egen huvudsida där information som är kategoriserad som vuxenutbildning i första hand visas. B12 Innehåll och sidtyper Innehåll och innehållstyper bör byggas och läggas upp så att fortsatt utveckling av intranätet är möjlig. Typsnitt, rubriknivåer osv ska styras av stilmallar. Exempel på innehållsbehov: Sidor En sida ska innehålla åtminstone: rubrik, ingress, brödtext och huvudbild som option. Bilder ska även kunna infogas i brödtexten. Brödtexten ska kunna redigeras med en mångsidig texteditor. I form av metadata ska visas åtminstone vem som publicerat sidan, när den publicerats och när den är senast uppdaterad. En sida ska kunna kopplas till kontaktpersoner, relaterade dokument, eventuella interna och externa länkar, eventuell faktaruta.

10 10(13) En sida ska kunna taggas med fördefinierade eller nya taggar. Sidor ska gå att avpublicera/publicera och detta bör kunna tidsstyras. Redaktören bör kunna välja om kommenteringsmöjlighet är av eller på för varje enskild sida. Sidor ska kunna bestå av flera olika element (block) för enkel visning av samma innehåll på flera sidor. Nyhetspublicering samt arkiv. Nyheter ska kunna publiceras som lista eller som en mer synlig huvudnyhet/puff. En nyhet bör innehålla fält för sammanfattning som kan visas i nyhetslistning. Användningen av bild i nyheter är valfri. Storlek och placering fördefinierad. Nyhetspublicering och avpublicering ska kunna tidsstyras. För nyhet bör kunna visas redaktörens namn samt publiceringsdatum och tid samt samma information om eventuell uppdatering av nyheten. En huvudredaktör ska kunna arrangera ordningen på nyheterna i lista samt bestämma hur många nyheter som visas. Nyheter ska kunna listas i sidospalt eller huvudspalt på valfri sida. Nyheter ska kunna kategoriseras/ taggas vilket även ska kunna styra visningen på olika sidor. Användare ska kunna prenumerera på valfria kategorier av nyheter. Kalender Kalendervisning bör finnas både i lista och grafiskt enligt de vanligaste vyerna (dag, vecka, månad, år). Eventuellt även både komprimerad lista med enbart rubrik och vanlig lista med rubrik och mer info. De olika enheternas/kollegiernas/stödfunktionernas osv kalenderhändelser ska på ett tydligt sätt kunna skiljas åt med färg eller ikon, eller annat sätt som leverantören föreslår. Kalenderhändelsernas visning ska kunna filtreras av användaren själv till viss mån. Leverantören bör föreslå ett kalenderupplägg med eventuella globala och enhetsspecifika kalendrar. Anställda ska kunna föreslå en kalenderhändelse för redaktör som kan godkänna den. Baserat på roll och behörighet ska vissa användare kunna publicera händelser direkt. Kalendrar ska även vara sökbara Särskilt vuxenutbildningen har behov av att kunna generera en kurskalender utgående från inlagda händelser, dvs. en mera omfattande listning med mera detaljer om varje kurs. Det exakta behovet utreds via dialog mellan ÅG och leverantören. Kalendern kommer att användas bland annat för att:

11 11(13) informera om interna möten såsom styrelsemöten, ledningsgruppsmöten, arbetsgruppsmöten, kollegiemöten osv. informera om besök till och från Ålands gymnasium Händelser under året, som högtider, läsårets tider, lov, interna evenemang och händelser (personaldagar, erbjudanden från utbildningsprogrammen, mässor, utställningar osv). Dokumentarkiv/dokumentbibliotek Dokumentarkivet ska kunna hantera en de vanligaste filformaten. Ålands gymnasium har dock som främsta mål att effektivt kunna publicera dokument som genereras från.docx format till lämpligt webbformat för smidig och snabb visning av innehållet utan behov av externa program direkt visning i webbläsaren med andra ord. Den tekniska lösningen för detta är föremål för överväganden och diskussion mellan ÅG och leverantör. Dokumenten kan också utgöras av blankettformulär i PDF-format. Dokumenthanteringen behöver också en utskriftsfunktion. Alla dokument ska vara sökbara, även fulltext. Metadata i form av kategorier och nyckelord ska kunna anges och även användas som filter. En redaktör ska kunna puffa för ett dokument samt ange en tydlig beskrivning av dokumentets innehåll (såväl ange ett annant visningnamn än filnamnet och kunna ge en kort beskrivning av dokumentet vid behov) Personalhandbok Personalhandboken bör kunna förverkligas enligt wikityp med artiklar och underartiklar som visas i en tydlig navigation. Innehållet ska också kunna listas från A till Ö och som allt annat vara fullt sökbart på nyckelord och fulltext. Personliga profilsidor/kontaktuppgifter Samtliga anställdas kontaktuppgifter och annan relevant information kommer att hämtas via integration med det studieadministrativa systemet. Det ska också vara möjligt att lägga upp personliga profiler manuellt (t.ex. för styrelsemedlemmar). Anställda ska kunna lägga till viss information själva, men information som importeras ska ej gå att ändra i intranätplattformen. Formulär Formulär behöver kunna användas även för annat än för den redan nämnda förslagshanteringen. Hanteringen av formulärfälten behöver därför vara flexibel och anpassningsbar. Diarium En diarielösning som följer en fördefinierad serie där följande handling automatiskt föreslås följande lediga diarienummer. Fält som behövs för

12 12(13) Polls detta är åtminstone: diarienummer, datum, utgående/inkommande, ansvarsperson (tjänst), datum, länk eller filbilaga, beskrivning. En redaktör ska kunna lägga upp omröstningar som ska kunna puffas för/visas på huvudsidorna vid behov. B13 För redaktörer/administratörer Språket i administratörsgränssnittet för redaktörer bör vara svenska och om möjligt med dubbla språk även engelska. Användarvänlighet Administrationsgränssnittet skall vara snabbt och lättarbetat och så få och logiska handgrepp som möjligt för att uppnå önskad effekt. Administrationsnivåer Administrationsgränssnittet skall ha möjlighet till olika admin- och gruppnivåer. Redaktörer ska kunna få redaktörsbefogenheter även för avgränsade delar av intranätet. Bädda in innehåll Möjlighet bör finnas för redaktören att infoga HTML/Javascript/php, ex. gadgets från social medier som twitter eller dylikt. Påminnelsefunktion En redaktör skall kunna ställa in en påminnelse om när en sida behöver ses över och uppdateras. Söka och sortera Redaktörer skall dels på ett enkelt sätt se och sortera allt innehåll som han/hon skapat eller redigerat, dels på ett enkelt sätt söka i allt material på webbplatsen. B14 Tjänster Utbildningstjänster och dokumentation Administratörer och redaktörer behöver få utbildning i hur intranätet fungerar och hur det ska uppdateras och underhållas. Även lathundar/ digitalt material bör finnas tillgängligt för redaktörer omfattande de vanligaste redaktörsprocesserna som t.ex. uppdatera en sida, publicera en nyhet osv. IT-personalen behöver information och dokumentation om drift och kraven på integrationslösningar mot plattformen. Om installation och driftsättning i Ålands gymnasiums IT-miljö avtalas skilt. Dokumentationen ska även omfatta teknisk dokumentation av lösningen, tex listning och beskrivning av använda tekniklösningar, moduler osv.

13 13(13) Ålands gymnasium har en intern arbetsgrupp för utveckling av intranätet. Vi ser en kontinuerlig dialog och återkommande workshops mellan leverantören och Ålands gymnasium som nödvändiga för ett lyckat resultat. Ett första steg efter att upphandlingen avgjorts är att gemensamt besluta om arbetsformer, beslutsformer i processen, milstolpar, kontaktpersoner och mötesfrekvens. Ronny Holmström-Wall, IT-chef