Kommunstyrelsen gav 31 augusti, 2011 (KS 165) förvaltningen i uppdrag att utreda hantering, avtal och kostnader relaterade till projektering av kök.

Transkript

1 PM 1 (7) Datum 14 november 2011 Diarienr/Dplankod Centrala förvaltningen Staben Åsa Nylander, Controller Tel (även mobil) asa.nylander@heby.se Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar Kommunstyrelsen ser allvarligt på de brister som utredningen visar och alla berörda parter uppdras att se till att dessa inte upprepas. Kommunstyrelsen tar tillsammans med Hebyfastigheter fram ett regelverk för investeringar i samband med ny och ombyggnationer. Regelverket ska vara klart för beslut till kommunstyrelsens sammanträde 31 januari, 2012 Hebyfastigheter och förvaltningen tar tillsammans fram gemensamma och egna rutiner för ny och ombyggnationer av fastigheter/lokaler där förvaltningen är hyresgäst. Rutinerna ska vara klara för beslut till kommunstyrelsens sammanträde 31 januari, Kommunstyrelsen lämnar inte igångsättningstillstånd för investeringar innan regelverket och rutinerna enligt ovan är beslutade. HEBY100 v , C:\Documents and Settings\helhen\Lokala inställningar\temporary Internet Files\OLKD8\Utredning köksprojektering doc Sammanfattning Kommunstyrelsen gav 31 augusti, 2011 (KS 165) förvaltningen i uppdrag att utreda hantering, avtal och kostnader relaterade till projektering av kök. Utredning Sammanfattning I ett ärende som detta finns tre samverkande parter; politik, förvaltning och fastighetsbolag. När det gäller förvaltning och fastighetsbolag har en djupare analys gjorts på eventuella brister i hanteringen av köksprojekteringen. Eventuella brister i den politiska styrningen av ärendet kan enbart utredas av revisionen. För att få en fullständig bild av ärendet finns ändå den politiska delen med i utredningen men utan att vara granskad. Sammanfattningsvis kan konstateras att det finns brister hos både förvaltning och fastighetsbolag när det gäller hantering av ärendet, både inom respektive enhet och när det gäller samarbetet dem emellan. Det kan också konstateras att det saknas tydliga regler och rutiner från kommunstyrelsen för investeringar i samband med nyoch ombyggnationer. Sammantaget leder detta till att samarbetet inte sker på ett kostnadseffektivt sätt och det är viktigt att detta åtgärdas. Både för att kommunen i framtiden ska säkerställa att ett fall som detta inte kan upprepas men också för att effektivisera samarbetet generellt. Att planera för och bygga om storkök är en mycket komplicerad och kostsam process som kräver en noga planering. Det är därför viktigt att göra ekonomiska kalkyler både för själva investeringen men också på förändringar av kostnader som investeringen medför te x driftskostnader, hyreskostnader mm. Det är oftast svårt att uppskatta Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Bankgiro Org.nr Heby kommun Tingsgatan Heby information@heby.se

2 14 november (7) kostnaderna i förväg och det blir ofta dyrare än beräknat. Därför är det än mer viktigt med de ekonomiska kalkylerna. Det är också viktigt att det förutom ett gott samarbete på det personliga planet också finns en affärsmässig relation t ex när det gäller avtal och beställningar mellan förvaltning och fastighetsbolag. Följande brister har bl a konstaterats: - En av anledningarna till att förvaltningen föreslog verksamhetsnämnden att besluta om att centralisera tillagningen av mat till två kök var att en effektivisering skulle göras. Samtidigt fanns inga beräkningar med i beslutsunderlaget (kostutredningen) som visade på detta. En fullständig kostnadskalkyl med både minskade personalkostnader och ökade drifts och hyreskostnader saknas. - Beloppen på vad ombyggnationen skulle ha kostat har varierat och en fullständig investeringskalkyl i samråd med ekonomienheten har inte gjorts på Hebyfastigheter. - Två igångsättningstillstånd borde ha begärts från Hebyfastigheter. Ett inför projekteringen eftersom det var då kostnaderna för investeringen började uppstå och ett inför själva ombyggnationen. Samtidigt kan konstateras att det inte finns några tydliga regler för när igångsättningstillstånd ska begäras eller vad detta ska innehålla. - Det fanns inga kontroll eller avstämningspunkter mellan Hebyfastigheter och kommunstyrelsen under investeringsprocessen. - Det har inte skett tillräckligt med avstämningar mellan förvaltning och fastighetsbolag trots att man beställt och börjat utföra en stor och kostsam ombyggnation på minst 10 Mkr. Inte ens efter att kommunstyrelsen meddelade att Hebyfastigheter inte fick igångsättningstillstånd gjordes någon avstämning från endera parten på upparbetade kostnader. - Beställningen till Hebyfastigheter från förvaltningen innehåller inga förbehåll om t ex kostnadstak, avstämningspunkter o dyl. - Projekteringsavtalet som togs fram mellan förvaltning och bolag innehåller brister, bl a hade ingen av personerna som skrev på avtalet delegation respektive fullmakt för att skriva på denna typ av avtal. Det är till största delar formulerat till fastighetsbolagets fördel och har inte granskats av juridisk expertis. Bakgrund Hur kosten hanteras i kommunen är en viktig och ofta känslig politisk fråga. Enskilda ledamöter eller partier kan ha kosten som en av sina viktigaste profilfrågor. Verksamhetsnämnden beslutade (Ven 22) att kommunens kostenhet ska lokaliseras till två kök, ett i Heby och ett i Östervåla. Som underlag för beslutet ligger en kostutredning från samhällsbyggnadsförvaltningen (bilaga 1). I underlaget framgår att anledningen till en centralisering av köken var både att en effektivisering behövde göras, kostenheten hade under en längre period dragits med ett underskott, och på grund av de nya skärpta reglerna kring hantering och tillagning av livsmedel. Efter verksamhetsnämndens beslut att centralisera köken debatterades ämnet flitigt i kommunfullmäktige och nämnden fick ofta försvara sitt beslut. Inom förvaltningen och Hebyfastigheter påbörjas samtidigt planeringen för ombyggnationen. Lokalsamordnaren på samhällsbyggnadsförvaltningen gör den 11 september 2009 en beställning till Hebyfastigheter på ombyggnad av två kök. Som underlag till beställningen ligger en inventering som gjorts av köken av Tema Den 19 oktober 2009 tecknas ett projekteringsavtal mellan Hebyfastigheter och Heby kommun där det bland annat regleras att Heby kommun ska ersätta Hebyfastigheter för nedlagda kostnader om ombyggnationen inte blir av. Hebyfastigheter beslutar att genomföra ombyggnationen som en generalentreprenad istället för en totalentreprenad på grund av den komplexitet som finns vid ombyggnation av kök. Detta innebär att Hebyfastigheter projekterar färdiga utförandehandlingar innan man

3 14 november (7) gör en upphandling på själva ombyggnationen. På så sätt får man en bättre kontroll på vad själva ombyggnationen kan beräknas kosta. Under 2010 påbörjas projekteringsarbetet av olika konsultbolag på uppdrag av Hebyfastigheter. Först görs en programhandling där det framgår hur de olika köken ska utformas och därefter påbörjas själva projekteringsarbetet i detalj. Projekteringsarbetet för Östervåla skola intensifieras under hösten De styrande partierna var under denna period en koalition mellan socialdemokrater, vänsterpartiet, moderaterna och folkpartiet. Man var överens över partigränserna att maten helst ska lagas så nära brukaren som möjligt och därför beslutades också att respektive chef för de olika verksamheterna t ex rektorer, avdelningschef för vårdoch omsorgsboende skulle få välja själva om man ville köpa maten från kostenheten eller extern aktör eller laga maten själv. Intresset för att laga maten själv var mycket litet eftersom man inte ansåg sig ha tillräcklig kunskap om tillagning och hantering av livsmedel. Detta meddelades verksamhetsnämnden augusti Att det sedan visade sig bli för dyrt att bygga om köken så att en effektivisering inte skulle ske och man samtidigt fått kunskap om att det i dagsläget inte var nödvändigt att bygga om så mycket på grund av de nya livsmedelslagarna gjorde att förvaltningen oktober 2010 fick i uppdrag av verksamhetsnämnden att studera andra alternativ som kan ge en högre grad av närlagad matlagning. Den 4 november 2010 ansöker Hebyfastigheter om igångsättningstillstånd till kommunstyrelsen för om och tillbyggnad av köket i Östervåla skola. Detta får man inte med motivering att kostnaden blivit för hög ca 16 Mkr mot tidigare uppskattning på 10 Mkr per kök. Heby fastigheter fakturerar därefter i mars 2011 förvaltningen för nedlagda projekteringskostnader på drygt 3 Mkr. En sammanställning över de politiska beslut som är fattade i samband med ombyggnationen av köken finns i bilaga 2.

4 14 november (7) Hantering förvaltning Samhällsbyggnadsförvaltningen är den förvaltning som är ansvarig för köken i Heby kommun. Förvaltningen har på uppdrag av verksamhetsutskottet gjort en egen analys av hur man hanterat köksprojekteringen och funnit följande brister: - Avtalet tecknades utan att ha granskats av sakkunnig person. I avtalet finns ett antal formuleringar som inte är kutym och som borde ha åtgärdats. - Avtalet undertecknades trots att det var utformat på ett sätt som inte var fördelaktigt för Heby kommun. - Avtalet tecknades utan att det mellan avtalsparterna fanns samförstånd i vad avtalet innebar. - Efter tecknandet var lokalsamordnaren inte tillräckligt närvarande i projektet. - Det fanns inget avtalat system för informationsbyte och återkoppling. - Avtalet tecknades utan att politisk instans tagit ställning till kostnadsfrågan. Verksamhetsnämnden hade beslutat om att införa två tillagningskök, men inget igångsättningstillstånd för arbetet hade meddelats av kommunstyrelsen. Hela analysen till verksamhetsutskottet finns i bilaga 3 Utöver dessa brister visar även denna utredning på ytterligare brister: - Projekteringsavtalet undertecknades inte av behörig firmatecknare eller av person som hade delegation att underteckna motsvarande avtal. - Ingen fullständig ekonomisk kalkyl fanns med i kostutredningen trots att en av anledningarna till att man föreslog att köken skulle centraliseras var att en effektivisering skulle göras. I kostutredningen framgår en besparing i form av en minskning av antal personal men inte beräknad hyreshöjning och eventuellt ökade driftskostnader. Man hade i och för sig gjort en enklare kalkyl för sig själv på den nya hyreskostnaden. - Inga avstämningar gjordes med Hebyfastigheter på upparbetade kostnader. Vare sig under projekteringsarbetet eller efter att kommunstyrelsen beslutat att igångsättningstillstånd inte skulle ges och det stod klart att förvaltningen skulle stå för projekteringskostnaden. - Kunskap fanns inte på vilka summor man kan förvänta sig när det gäller en projektering av kök. Incitament till kostnadsreducerande åtgärder mellan parterna saknades. Samhällsbyggnadsförvaltningen och kostenheten är helt inställda på att det ska byggas två centralkök i enlighet med verksamhetsnämndens beslut och informerar verksamhetsnämnden att man hade inlett övertalighetsprocess i augusti 2010, men avvaktar med den i väntan på att köksrenoveringarna är avslutade. Inga verksamheter har visat ett helt klart intresse för att själva ta över kosten än. Det ses som en svår verksamhet att ansvara över, och i och med att man tycker att kosten fungerar bra i nuläget så avvaktar man. (Ven ). Hebyfastigheter fakturerar Heby kommun för projekteringskostnaden till en total kostnad av tkr i beloppet ingår också ett påslag från Heby fastigheter på 10% för deras arbete. Förvaltningen var helt ovetande om beloppets storlek och hade väntat sig en faktura på tkr. Förvaltningschefen betalade fakturan förutom påslaget på 10 %. Detta gjordes efter samråd med kommunalråd, kommunchef och ekonomichef. Kommunstyrelsen informerades 24 maj 2011 (KS 111)

5 14 november (7) Hantering Hebyfastigheter Hebyfastigheter får den 11 september 2009 en beställning från förvaltningen på ombyggnation av Östervåla kök och Heby kök till två centralkök. Hebyfastigheter tar därefter fram ett projekteringsavtal mellan bolaget och förvaltningen för att säkerställa att förvaltningen står för uppkomna kostnader om man beslutar att inte genomföra ombyggnationen. Hebyfastigheter väljer att genomföra ombyggnationen på generalentreprenad vilket innebär att man först gör en omfattande projektering för att få fram detaljerade utförandehandlingar. Därefter upphandlas själva ombyggnationen. Hebyfastigheter är helt övertygad om att ombyggnationen ska bli av. För projekteringsarbetet anlitar Hebyfastigheter, framför allt under år 2010, följande externa aktörer: (Kostnader exklusive moms) Konsult Kostnad Östervåla kök Kostnad Heby kök Arkitektkopia kr Bygglov Heby kommun kr KPH Trycksaksbolag AB kr kr Kökskonsult Lars Davidsson kr kr Totalt Ramböll Sverige AB varav kr kr - Projektledning kr kr - El kr kr - Konstruktionsprojektering kr kr - Mark kr 0 kr - VVS kr 0 kr Rangsellas kr 0 kr Stidelius Bygg & Ritkonsult AB kr 0 kr Tengbom (A5 Arkitekter & Ingenjörer AB) kr kr Summa kr kr Totala kostnader kr fakturerades kommunen och betalades Enligt Hebyfastigheter är beloppet 3 Mkr inte exceptionellt högt när det gäller denna typ av köksprojekteringar. Följande brister har konstaterats när det gäller Hebyfastigheters hantering av ärendet: - Hebyfastigheter borde ha begärt två igångsättningstillstånd. Ett för själva projekteringen eftersom det var då kostnader för investeringen började uppstå och ett för själva ombyggnationen. Samtidigt kan konstateras att det inte finns några regler för när igångsättningstillstånd ska ansökas eller vad det ska innehålla. - Projekteringsavtalet som togs fram av Hebyfastigheter innehåller brister och borde ha granskats av juridisk expertis. - Projekteringsavtalet undertecknades av en person som inte hade fullmakt att teckna denna typ av avtal. - Hebyfastigheter var inte tillräckligt tydlig i sin kommunikation till förvaltningen och kommunstyrelsen att man valt att arbeta med generalentreprenad (utförandeentreprenad) och vad detta innebär. - Ingen presentation gjordes av en kalkyl för själva projekteringen till förvaltningen. - En kalkylsammanställning har gjorts av Ramböll för ombyggnationen av Östervåla kök. Där framgår det att kostnaderna för ett kök kommer att bli 15

6 14 november (7) Mkr. Trots att detta är 50 % högre än tidigare beräkningar fanns ingen naturlig avstämningspunkt för hur detta ska meddelas kommunstyrelsen och förvaltningen. - Samråd har inte skett med ekonomienheten enligt de regler som gäller för investeringsbeslut ( ) där det framgår att beslut om investering får inte tas utan en dokumenterad investeringskalkyl som redovisar investeringens kostnader och dess finansiering under avskrivningstiden. - Enligt styrelseprotokollen har inte Hebyfastigheter meddelat bolagsstyrelsen att man inte fick igångsättningstillstånd eller varför kostnaderna för ombyggnationen har blivit högre än tidigare uppskattat. - Hebyfastigheter meddelade inte kommunstyrelsen och beställande förvaltning direkt de upparbetade kostnaderna för projekteringen när man inte fick igångsättningstillståndet. - Fakturan till förvaltningen är bristfällig och obefintligt specificerad bl a framgår inte att man har gjort ett påslag på 10% för eget arbete. - Igångsättningstillståndet innehåller bara några rader trots att det handlar om en investering på över 16 Mkr. Samtidigt kan konstateras att det inte finns några regler för vad ett igångsättningstillstånd ska innehålla. I bilaga 4 framgår hur ombyggnationen av de två köken finns rapporterade till bolagsstyrelsen för Hebyfastigheter. Avslutning Kommunstyrelsen har en viktig roll när det gäller styrning av både förvaltning och Hebyfastigheter. Kommunstyrelsen är Heby kommuns representant som ägare av Hebyfastigheter och det är också kommunstyrelsen som beslutar om de ägardirektiv som ska gälla för Hebyfastigheter. Det är kommunstyrelsen som lämnar igångsättningstillstånd innan investeringsobjekt påbörjas av Hebyfastigheter. Kommunstyrelsen beslutade under de aktuella åren om investeringsbudgeten där investeringskostnaden för kök finns med 10 Mkr för 2010 och 20 Mkr för I budgeten finns också ett förbehåll att Hebyfastigheter ska ansöka om igångsättningstillstånd innan ett investeringsobjekt påbörjats. Sammanfattningsvis kan konstateras att det saknas avstämningspunkter mellan kommunstyrelsen och Hebyfastigheter vid denna typ av stora investeringar. Det finns inga tydliga regler kring när Hebyfastigheter ska ansöka om igångsättningstillstånd och vad detta ska innehålla. Det kan också konstateras att det råder oklarheter vilken roll bolagsstyrelsen har och vilken roll kommunstyrelsen har när det gäller beslut om investeringar som Hebyfastigheter planerar att genomföra. I tjänsten Åsa Nylander Controller Heby kommun Delges:

7 14 november (7) Utredningsförfarande Utredning har gått till enligt följande: - Möte och samtal med följande personer: Kommunchef 2011 Kommunjurist och upphandlingsansvarig 2011 Ekonomichef Förvaltningschef samhällsbyggnadsförvaltningen Förvaltningschef Hebyfastigheter AB VD Hebyfastigheter AB Ordförande i KS 2011 Ordförande och vice ordförande i VEN Ordförande och vice ordförande i KS Genomgång av samtliga protokoll Ven, Ks, Ksvu, Kf - Genomgång av samtliga styrelseprotokoll Hebyfastigheter AB - Genomgång av PM/Utredningar från förvaltningen Genomgång av fakturor från de som konsulter som utförde projekteringen på uppdrag av Hebyfastigheter. - Genomgång av kalkylsammanställning av Ramböll för om och tillbyggnad skolkök Östervåla kök - Genomgång av Tema s köksutredning.

8 1 (4) Datum 23 februari 2009 Samhällsbyggnadsförvaltningen Kostenheten Anita Ekmyr, Enhetschef , Verksamhetsnämnden Kostutredning - kostenheten lokaliseras till Östervåla centralkök och Heby centralkök Förslag till beslut Verksamhetsnämnden beslutar Kostenhetens huvuduppdrag är kostproduktion. Kommunens kostenhet lokaliseras till minst två kök, förslagsvist Heby centralkök och Östervåla centralkök. Sammanfattning Kostenheten är en resultatenhet som ska finansieras av intäkter från försålda portioner. Det interna priset ska täcka alla kostenhetens kostnader, ingen anslagsfinansiering ska tillkomma. Dagens organisationsstruktur med många kök leder till ett högt portionspris och enheten måste effektiviseras. Kommunen bör, för att klara beredskapen för extraordinära händelser, behålla kostproduktion inom kommunen på två kök, ett i Östervåla och ett i Heby. Det krävs stora investeringar för att rusta upp och bygga om de två centralköken för att de ska fungera tillfredställande. Ett ombyggnadsförslag bör innehålla flexibla lösningar för att möta framtida behov och myndighetskrav. En kostenhet lokaliserad till två centralkök innebär att personalstyrkan på dessa behöver ökas något för att klara helgtjänstgöring och leveranser. Förslaget innebär att antalet årsarbetare inom kostenheten mer än halveras. Bakgrund Kostenheten består i dag av 21 geografiskt spridda kök som finns i anslutning till lokaler för skola, förskola och äldreomsorg. Nio kök fungerar som tillagningskök, fem av dessa lagar endast maten till den verksamhet de är lokaliserade vid, fyra levererar även mat till andra verksamheter. Övriga kök är mottagningskök för kyld eller varm mat med varierande HEBY100 v Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Plusgiro Org.nr Heby kommun Centralgatan 2B Heby information@heby.se

9 Kostenheten 2 (4) beredningsgrad på tillbehör. En del av dessa är inte i skick för att kunna tillaga mat på plats. Kostenheten har i dagsläget runt 55 anställda fördelade på 42 årsarbetare. De flesta arbetar deltid. Sedan september 2008 sköter kostenheten också transporterna av maten mellan produktionsköken och mottagningsköken/verksamheterna i egen regi. Nio av kostenhetens personal kombinerar köksarbetet med att köra tre leasade bilar. Kostenheten är en resultatenhet som ska finansieras av intäkter från försålda portioner. Det interna priset ska täcka alla kostenhetens kostnader, ingen anslagsfinansiering ska tillkomma. Detta leder till ett högt portionspris eftersom kostenheten dras med höga kostnader och ett vikande kundunderlag. Kostnaderna är svåra att påverka i dagens organisation med många arbetsställen eftersom personal utgör den största kostnaden. Vi bemannar i dag 21 enheter varje verksamhetsdag och de små arbetsgrupperna gör att så gott som all frånvaro måste ersättas med vikarie. De nya reglerna i A-kassan gör att det blir allt svårare att hitta inhoppare. Det är fulla grytor som ger en kostenhet möjlighet till kostnadseffektivitet. Mycket av arbetsuppgifterna i ett kök är kopplat till beställningar och förberedelser inför produktionen och till rengöring efteråt. Dessa moment kräver lika stor arbetsinsats oavsett om det är 30 eller 100 portioner som tillagas. Förslag Förslaget är att kostenheten består av två geografiskt spridda produktionskök. En koncentration av tillagningen till möjliggör en kvalitetssäkring av standard på kosten och av livsmedelshygien och ett effektivare nyttjande av persoanlresurser. Dessutom kan investeringar (inventarier, ombyggnationer etc) koncentreras till två kök. En större personalgrupp leder också till minskad sårbarhet vid sjukdom, ledigheter och kompetensutveckling. I varje produktionskök ska det finnas en ansvarig arbetsledare. Produktionsköken ska kunna leverera varm mat till de verksamheter som ligger inom samma del av kommunen. I norra delen portioner, i söder portioner. Ur beredskapsperspektiv är det önskvärt att de kommunala produktionsköken är geografiskt fördelade över kommunen. Vi behöver kunna trygga matförsörjningen vid extraordinära händelser. I och med att köken är stora finns också möjligheter att ha livsmedel i beredskap. Ur beredskapsperspektivet är en koncentration av matlagningen Östervåla och Heby centralkök acceptabel. Kostnader

10 Kostenheten 3 (4) För båda våra största kök gäller att de i nuvarande skick inte uppfyller de krav som ställs för ett godkännande av livsmedelslokal för produktion i den omfattning som skulle krävas. En del av bristerna avhjälps genom ändrade och mer tillkrånglade arbetsrutiner som gör köken tungarbetade. Hebyköket byggdes om 1983 och är alltså drygt 25 år gammalt. Sedan dess är inte några större renoveringar gjorda och köket är mycket slitet. Köket har stora logistikproblem som bör åtgärdas; där saknas tex möjlighet att i rum avskilja dietmatlagningen och varuintaget är för litet med tanke på det stora flöde av inkommande livsmedelsleveranser och utgående mattransporter. Det tillsammans med diskrummets placering mitt i köket gör att man idag har svårt att följa de krav som ställs på hygien. Östervålaköket är byggt någon gång runt Funktioner och flöden inte heller där optimala i förhållande till nuvarande produktion och köket är i behov av en upprustning och ombyggnad. För båda köken gäller att kyl- och, framför allt, frysutrymmen är för små till dagens produktion. Varor kommer två gånger i veckan från huvudgrossist till kök i c-kökens storlek och mycket behöver förvaras i kyl eller frys. Utvecklingen hos leverantörerna går mot att man, av kostnads- och miljöskäl, vill minimera antalet transporter till kunden, (till våra mindre kök kör man bara en gång per vecka). Glest mellan leveranserna gör idag att allt fler varor köps frysta. När köken byggdes levererades större andel varor färska, det behövs alltså större andel frysutrymmen i dag. I framtiden kommer det att krävas kommunerna bygger upp egen logistik för livsmedelsleveranser för att få till bra priser i upphandlingen. Många små leveransställen fördyrar livsmedelspriset. Vid en ombyggnad av centralköken bör dessa kunna fungera som ompackningscentraler för livsmedel till kommunens verksamheter vilket kräver generösa kyl-frysutrymmen. En projektering behövs för att kunna fastställa hur stor investering som krävs för att bygga om köken för att de ska fungera för kostförsörjning för hela kommunen. En utredning av kökens standard som Heby fastigeter gjort ger vid handen att man bör tänka långsiktigt när man investerar i kök, bygga in flexibilitet för att kunna möta framtida krav från kunder och myndigheter. Utredningen hävdar att en renovering av de båda köken skulle kosta minst 5500 tkr för att åtgärda det allra nödvändigaste för att få båda köken att fungera tillfredställande för nuvarande produktion. Denna kostnad kvarstår även om vi behåller nuvarande organisation. Besparingar

11 Kostenheten 4 (4) I dagsläget är cirka 15 årsarbetare kopplade till de två stora köken, avdelningscheferna inräknade. En utökad produktion och helgtjänstgöring, för att leverera till äldreboenden, kan innebära att vi skulle behöva utöka med minst en årsarbetare per kök. Om köken också ska fungera som logistiklösning för verksamheternas livsmedelsförsörjning behövs ytterligare cirka en årsarbetare per kök. Detta skulle innebära en personalstyrka på årsarbetare. Detta innebär att kostenheten minskar sin personalstyrka med drygt 20 årsarbetare genom en organisation enligt förslaget. I tjänsten Anita Ekmyr Enhetschef för kostenheten

12 PM 1 (6) Datum 14 november 2011 Diarienr/Dplankod Centrala förvaltningen Staben Åsa Nylander, Controller Tel (även mobil) asa.nylander@heby.se Bilaga 2 Följande beslut är fattade i olika politiska organ som berör ombyggnationen av köken. Den kursiva texten är en direkt kopiering av beslutet men för den som vill ha ytterligare information rekommenderas att gå tillbaka till det fullständiga protokollet och medföljande handlingar. Beslut i kommunfullmäktige Datum Beslut (Kf 167) 10 Mkr till kök 2010 Kommunfullmäktige godkänner investeringsplanen för år enligt budget 2010, plan per den 15 december (Kf 167) Igångsättningstillstånd Kommunstyrelsen ska lämna igångsättningstillstånd innan investeringsobjekt påbörjas av Hebyfastigheter AB eller vad kommunstyrelsen i annat fall beslutar. HEBY100 v , C:\Documents and Settings\helhen\Lokala inställningar\temporary Internet Files\OLKD8\Bilaga 2 politiska beslut (2).doc (Kf 165) Koncernnyttan gäller för alla beslut d.v.s. aktiviteter i enskilda verksamheter ska hanteras så att de skapar bästa möjliga värde för helheten, kommunkoncernen. Heby kommun fastställer budgetregler i enlighet med kapitlet om budgetregler enligt budget 2010, plan den 15 december (Kf 207) 20 Mkr till kök 2011 Kommunfullmäktige godkänner investeringsplanen för år (Kf 207) Igångsättningstillstånd Kommunstyrelsen skall lämna igångsättningstillstånd innan investeringsobjekt påbörjas av Hebyfastigheter AB eller vad kommunstyrelsen i annat fall beslutar. Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Bankgiro Org.nr Heby kommun Tingsgatan Heby information@heby.se

13 11 november (6) Beslut i kommunstyrelsen Datum Beslut (Ks 161) 20 Mkr till kök 2011 Kommunfullmäktige godkänner investeringsplanen för år Kommunstyrelsen skall lämna igångsättningstillstånd innan investeringsobjektet påbörjas av Hebyfastigheter AB eller vad kommunstyrelsen i annat fall beslutar (Ks 218) Kostpolitiskt program Kostpolitiskt program, 22 juni 2010, antas (Ks 287) Heby fastigheter får inte igångsättningstillstånd Förvaltningen får i uppdrag att se över alternativa lösningar för kostproduktionen i Heby kommun utifrån ett helhetsperspektiv. Sammanfattning Heby fastigheter AB har inkommit med en skrivelse daterad 4 november 2010 där man begär igångsättningstillstånd för om och tillbyggnad av köket i Östervåla skola. Åtgärderna uppskattas kosta tkr. Tidigare har grova uppskattningar gjorts i samband med budgetprocessen. Dessa har pekat på en kostnad för ombyggnad av köken på 10 mnkr. Denna siffra har använts i beräkningen av de ekonomiska konsekvenserna av kostenhetens omorganisation. I och med att kostnaden av åtgärderna ökar i det första köket att byggas om, Östervåla skolkök, förändras förutsättningarna för kostenhetens omorganisation (Ks 309) 20 Mkr till kök 2011 Kommunfullmäktige godkänner investeringsplanen för år Kommunstyrelsen skall lämna igångsättningstillstånd innan investeringsobjekt påbörjas av Hebyfastigheter AB eller vad kommunstyrelsen i annat fall beslutar.

14 11 november (6) Beslut i verksamhetsnämnden Datum Beslut (Ven 03) Förvaltningen får i uppdrag att utreda konsekvenser av en organisation enligt följande punkter: - Kommunens kostenhet lokaliseras till Östervåla skolas centralkök och Heby centralkök. - Verksamheterna/enheterna beslutar om och ansvarar över kosten. - Verksamheterna/enheterna kan välja att ha egen tillagning eller att köpa maten från kostenheten eller att köpa maten externt. - Möjlighet ska finnas för personal att ta över och driva eget kök. - Bör verksamhet som väljer tillagning i egen regi kunna sälja till andra verksamheter? - De kriterier som verksamhetsnämnden beslutade i 39/ 31 mars 2008 ska verka som vägledning. - Utredningen ska redovisas till verksamhetsnämnden i februari (Ven 22) - Kommunens kostenhet lokaliseras till två kök, förslagsvis Heby centralkök och Östervåla centralkök. - Enheterna beslutar om och ansvarar över kosten. - Enheterna kan välja att ha egen tillagning eller att köpa maten från kostenheten eller att köpa maten externt (Ven 134) Förvaltningen får i uppdrag att redovisa möjligheter och förutsättningar för verksamheterna/enheterna utifrån verksamhetsnämndens beslut, ven 22, 10 mars 2009, om man väljer att ha egen tillverkning eller köper maten externt (Ven 5) - Förvaltningschefen för samhällsbyggnadsförvaltningen avger nu en lägesrapport över kostenhetens omorganisation. Effektiviseringen av kostenheten består i att man tar bort åtta tillagningskök. Enheterna har fått välja varifrån de vill köpa in kost till verksamheten. Om de väljer att köpa från kostenhetens centrala tillagningskök blir kostnaden för dem densamma som under den tidigare organisationen. En del verksamheter, framför allt förskolor och skolor, visar intresse för att prova en annan lösning i framtiden. För tillfället vill de flesta enheter, framför allt äldreboendena, fortsätta köpa kosten från kostenheten som förut. Förvaltningen arbetar nu på hur avtalen för detta ska se ut (Ven 53) - Kostpolitiskt program, 22 juni 2010, antas.

15 11 november (6) (Ven 63) - Information från samhällsbyggnadsförvaltningen - Kostenheten hade inlett övertalighetsprocess, men avvaktar med den i väntan på att köksrenoveringarna är avslutade. Inga verksamheter har visat ett helt klart intresse för att själva ta över kosten än. Det ses som en svår verksamhet att ansvara över, och i och med att man tycker att kosten fungerar bra i nuläget så avvaktar man (Ven 185) - Innan igångsättningstillstånd medges för den planerade renoveringen av kommunens kök ska ärendet redovisas i verksamhetsnämnden. - Förvaltningen ges i uppdrag att studera andra alternativ som kan ge en högre grad av närlagad matlagning Ärendet finns inte med Ärendet finns inte med

16 11 november (6) Beslut i kommunstyrelsens verksamhetsutskott Datum Beslut (Ksvu 18) Verksamhetsutskottet tackar för informationen och ser positivt på åtgärdsplanen, 24 februari 2011, som presenteras. Sammanfattning Kostenheten har under en period av många år haft ett vikande kundunderlag. Detta har lett till neddragningar i bemanning och livsmedelsinköp och idag ligger de båda kostnadsslagen på ett minimum. Enligt beslut i verksamhetsnämnden skulle kostenheten ställa om till två tillagningskök (Heby och Östervåla). Det visade sig att kostnaden översteg tidigare prognoser, och det beslutades att en ny översyn av verksamheten skulle göras. Förvaltningschefen informerar för att komma till rätta med kostenhetens underskott behöver enheten ändra den struktur som enheten har, antalet kök behöver minska. Kostenheten planerar att under 2011 genomföra försök med att laga mat från grunden i ett eller två tillagningskök, det vill säga att använda så få halvfabrikat som möjligt. En ny dialog ska inledas med de beställande verksamheterna för att se intresset att driva matlagningen i egen regi (Ksvu 54) - Verksamhetsutskottet tackar för informationen. - Verksamhetsutskottet ser allvarligt på de uppenbart bristande rutinerna i hanteringen av ärendet projektering av kök. - Förvaltningen får i uppdrag att se över rutinerna för beställning och avtalstecknande för att säkerställa att händelsen inte upprepas. - Vidtagna åtgärder ska återrapporteras till verksamhetsutskottet på nästkommande sammanträde. Sammanfattning Kommunstyrelsens verksamhetsutskott redovisar en oförändrad prognos på tkr jämfört med tidigare prognos. Projekteringskostnaderna för ombyggnation av köket i Östervåla belastar förvaltningens prognos med tkr.

17 11 november (6) (Ksvu 71) Verksamhetsutskottet tackar för informationen och noterar att rutinerna kommer att uppdateras vad gäller arbetsrutiner för lokalsamordningen. Sammanfattning Verksamhetsutskottet beslutade 22 juni 2011, 54 att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram rutiner för lokalsamordningen. Målet är att säkerställa att fall liknande det gällande projektering av Östervåla kök inte upprepas. Förvaltningschefen informerar att förvaltningen har gjort en analys av ärendet Östervåla köksprojektering. Kommunens revisorer ska även de genomföra en granskning av fallet vilket kan ge kompletterande information och förslag. Förvaltningens granskning har endast fokuserat på den egna verksamhetens hantering av ärendet. Detta grundar sig i att det är detta som förvaltningen kan åtgärda och ta fram rutiner för. Andra verksamheters rutiner och funktion ligger bortom förvaltningens beslutsradie. Granskningen visar att ett flertal saker brustit.

18 PM 1 (2) Datum SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN Emma Burstedt, förvaltningschef Emma.burstedt@heby.se Verksamhetsutskottet Rutiner lokalsamordning Bakgrund Verksamhetsutskottet beslutade vid sitt föregående sammanträde att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram rutiner för lokalsamordningen. Målet är att säkerställa att fall liknande det gällande projektering av Östervåla kök inte upprepas. Analys Förvaltningen har gjort en analys av ärendet Östervåla köksprojektering. Kommunens revisorer ska även de genomföra en granskning av fallet vilket kan ge kompletterande information och förslag. Förvaltningens granskning har endast fokuserat på den egna verksamhetens hantering av ärendet. Detta grundar sig i att det är detta som förvaltningen kan åtgärda och ta fram rutiner för. Andra verksamheters rutiner och funktion ligger bortom förvaltningens beslutsradie. Granskningen ger vid hand att ett flertal saker brustit. Dessa beskrivs kortfattat nedan. - Avtalet tecknades utan att ha granskats av sakkunnig person. I avtalet finns ett antal formuleringar som inte är kutym och som borde ha åtgärdats. - Avtalet undertecknades trots att det var utformat på ett sätt som inte var fördelaktigt för Heby kommun. - Avtalet tecknades utan att det mellan avtalsparterna fanns samförstånd i vad avtalet innebar. - Efter tecknandet var lokalsamordnaren inte tillräckligt närvarande i projektet. - Det fanns inget avtalat system för informationsbyte och återkoppling. - Avtalet tecknades utan att politisk instans tagit ställning till kostnadsfrågan. Verksamhetsnämnden hade beslutat om att införa två tillagningskök, men inget igångsättningstillstånd för arbetet hade meddelats av kommunstyrelsen. HEBY100 v Anledningen till att de beskrivna felaktigheterna har begåtts är flera. Dels spelar den mänskliga faktorn in. Utöver det är de många bytena av Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Plusgiro Org.nr Heby kommun Tingsgatan Heby information@heby.se

19 (2) lokalsamordnare en svårighet som medfört att rutin saknats på den positionen. Det råder oklarhet i varför det inte förekommit tillräckligt med möten och utbytts väsentlig information om projektet. Förvaltningen borde ha varit mer ifrågasättande och hävdat sin rätt som kund på ett bättre sätt. Att avtalet tecknades utan att igångsättningstillstånd hade meddelats förklaras av att man från förvaltningens sida hade en uppfattning av att projekteringen skulle kosta kr, det vill säga en summa som var hanterbar inom budget. Att det inte var uttalat tydligt mellan parterna vad som avsågs med beställningen är ett mycket stort problem. Rutiner I arbetet med att ta fram rutiner har avstamp tagits i ovanstående beskrivna brister. - Förvaltningen och Hebyfastigheter/Hebygårdar ska ha regelbundna möten för att säkerställa att det finns en avsatt tid för att träffas och gå igenom aktuella frågor. - Inför större projekt ska alltid en beskrivning av projektet sammanställas. Där ska framgå tidsplan, när möten ska ske, vilka som ingår i projektgruppen, deras roller, ansvarsfördelning och hur mycket projektet förväntas kosta. - Inför tecknandet av avtal som är speciella ska kommunjuristen ombes granska avtalet. Men formuleringen speciella menas dels avtal som ser underliga ut, men även avtal i områden där det inte tecknas avtal så ofta. Andra avtal, exempelvis hyresavtal för lägenheter, avses inte behöva granskas av kommunjurist. - Alla avtal, utan rent rutinmässiga, granskas av lokalsamordnaren och ytterligare en person för att minska risken att missa någon felaktighet. I tjänsten, Emma Burstedt

20 PM 1 (1) Datum 14 november 2011 Diarienr/Dplankod Centrala förvaltningen Staben Åsa Nylander, Controller Tel (även mobil) asa.nylander@heby.se Bilaga 4 I styrelseprotokollen för Hebyfastigheter finns ombyggnationen av de två köken rapporterade enligt följanden: HEBY100 v , C:\Documents and Settings\helhen\Lokala inställningar\temporary Internet Files\OLKFD\Bilaga 4 protokoll Hebyfastigheter.doc Datum för möte Rapport ( 56) Heby Kommun har beställt renovering av skolköken i Heby samt Östervåla. Detta baseras på en utredning ang. nya miljöregler. Pengar är avsatta av kommunen totalt 10 Mkr ( 49) Köken: Möte inplanerat angående ombyggnation av centralköken ( 56) Köken: Anbudsförfrågan ska inom kort sändas ut avseende ombyggnation av centralköken i Söder respektive Norr, Heby samt Östervåla kök ( 65) Köken: VD informerade om att kostnaden för att bygga om Östervåla kök ligger på ca 16 Mkr. Bolaget har frågat hyresgästen, Heby kommun, om vi ska gå vidare i planeringen ( 12) Centralköken: Hittills har Hebyfastigheter 3 Mkr i upparbetade kostnader i form av projektering etc. Företaget ämnar fakturera detta till beställaren. Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Bankgiro Org.nr Heby kommun Tingsgatan Heby information@heby.se

21 KOMMUNSTYRELSEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (31) Sammanträdesdatum 31 augusti 2011 Ks 165 Dnr 2011/ Månadsrapport, augusti 2011 Kommunstyrelsen tackar för informationen Kommunstyrelsen konstaterar att prognosen är försämrad med tkr. Förvaltningen uppmanas till fortsatt återhållsamhet för att om möjligt klara sina resultatkrav. Genom controllerns tillträde ges kommunstyrelsen en utökad möjlighet att utöva en fullgod internkontroll. Som ett första led i detta uppdras förvaltningen att utreda hantering, avtal och kostnader relaterade till projektering av kök. Resultatet av utredningen ska presenteras på kommunstyrelsens sammanträde 26 oktober. Sammanfattning Kommunen redovisar en prognos på tkr, en försämring med tkr jämfört med tidigare prognos på tkr. Förändringarna återfinns inom kommunstyrelsens verksamhetsutskott och sociala nämnden. Verksamhetsutskottet redovisar en prognos på tkr, vilket är en försämring med tkr jämfört med tidigare prognos. Förändringen har skett inom central förvaltning där IT enheten på grund av bytet av driftsleverantör fått kostnader av engångskaraktär. Samhällsbyggnadsförvaltningens fritidsenhet försämrar sin prognos med 500 tkr. Orsaken är engångskostnader som kan hänföras till ombyggnationen av sim och sporthallen i Heby samt byte av el stolparna på elljusbanorna som inte slutfördes under 2010 men resterande del kommer att slutföras under Sociala nämnden redovisar en prognos på tkr, en försämring med tkr jämfört med tidigare prognos. Förklaringen till den försämrade prognosen är nämndens beslut tidigare under året om utökad daglig verksamhet, stödboende och utökad bemanning i en gruppbostad. Även IFO försämrar sin prognos då antalet placeringar har ökat. Beslutsunderlag Månadsrapport, augusti 2011, 25 augusti 2011 Justerandes signatur Förslag Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen konstaterar att prognosen är försämrad med tkr. Förvaltningen uppmanas till fortsatt återhållsamhet för att om möjligt klara sina resultatkrav. Genom controllerns tillträde ges kommunstyrelsen en utökad möjlighet att utöva en fullgod internkontroll. Som ett första led i detta uppdras förvaltningen att utreda hantering, avtal och Utdragsbestyrkande

22 KOMMUNSTYRELSEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (31) Sammanträdesdatum 31 augusti 2011 kostnader relaterade till projektering av kök. Resultatet av utredningen ska presenteras på kommunstyrelsens sammanträde 26 oktober. Förslagsordning Ordförande ställer det egna förslaget mot avslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget. Protokollsanteckning Carina Schön, Anders Pettersson, Jan Andersson, samtliga (S) och Bengt Löfling (V): Socialdemokraterna och Vänsterpartiet noterar att en försämring av prognosen har skett sedan tidigare prognos. Man kan konstatera att en försämring har skett med kronor. Det har också påtalats att ytterligare kostnader kan komma till. Det krympande resultatet för året, kan betyda nya besparingskrav på kommande års budget. Det går också att konstatera att samtidigt som stora besparingar görs inom äldreomsorgen, tillsätts det ytterligare resurser inom den växande byråkratin i kommunen! Delges Verksamhetsutskottet Ekonomichefen Förvaltningsekonomen Sociala nämnden Hebyfastigheter Justerandes signatur Utdragsbestyrkande