Mellan nedanstående parter, leverantör och beställare, har följande avtal träffats.

Transkript

1 1 Parter Mellan nedanstående parter, leverantör och beställare, har följande avtal träffats. Leverantör: Nordea Bank AB (publ), Smålandsgatan Stockholm Leverantörens kontaktperson Robert Tollerup, , Seställaren: Örnsköldsviks kommun, Rodret i Örnsköldsvik AB, Övik Energi AB, Miljö och Vatten i Örnsköldsvik AB, Örnsköldsviks Hamn och Logistik AB, Örnsköldsvik Airport, AB Övikshem, Seställarens kontaktperson sfrågor: Arnold Eriksson, , upphandling@ornskoldsvik.se 2 Uppdragets omfattning Leveranser av banktjänster för beställarens behov inom följande områden: Koncernkontosystem Betalningsförmedling Löneförmedling Valda koncern- och girosystem samt löneförmedling omfattar hela koncernen. Övriga tjänster avser i huvudsak Örnsköldsviks kommun, men med möjlighet för kommunens bolag att nyttja dessa tjänster till överenskomna villkor. 2.1 Koncernkontosystem Örnsköldsviks kommunkoncerns gemensamma kassaflöden är samordnade i ett koncernkontosystem för att på ett effektivt sätt hantera likviditeten. Koncernkontosystemet består av ett toppkonto som reglerar den externa skulden eller tillgängliga likviditeten mot banken samt ett 30-tal underkonton samt valutakonton i EUR. Till koncernkontot Finns det kopplat en kontokredit på 400 miljoner kr. Upplägget utnyttjar fyra nivåer i koncernkontostrukturen där nivå ett avser den externa skulden/fordran mot banken. Utöver koncernkontosystemet Finns ett antal övriga konton. Âtkomst och administration av koncernens alia konton sker via internetbank med personlig inloggning. I internetbanken ska en koncernkontostruktur läggas upp. 1 '~-i eu tl fj

2 Ba n ktjä nster I koncernkontostrukturen ska minst 50 underkonton (transaktionskonton/samlingskonton) kunna ingå och kopplas till toppkontot. Såde konton i SEK och utländsk val uta ska kunna ingå i den ordinarie koncernkontostrukturen. I koncernkontostrukturen ska underkontona kunna hanteras och grupperas i minst 4 nivåer. Inklusive där valutasaldon summeras till ett enda SEK-saldo. I koncernkontostrukturen ska finnas möjlighet att förändra, lägga till och/eller ta bort nivåer, bolag, konton eller på annat sätt göra förändringar på begäran av beställarens behöriga personer. Möjlighet ska finnas att teckna separata avtal för konton inom kommunkoncernen som ligger utanför koncernkontostrukturen. Pris och villkor ska vara desamma som för de inom koncern kontostrukturen. I koncernkontostrukturen ska möjlighet att koppla konton till gironummer erbjudas. Leverantören ska kontakta beställaren gällande öppning, ändring och avslut av bankkonton och/eller girokopplingar till av beställaren utsedd behörig person. Kommunkoncernen ska själva kunna ta fram information/rapporter om saldo, upplupna och kapitaliserade räntor som ska kunna exporteras till Excel eller motsvarande Koncernkonto - Internberäkninglintern limit I koncernkontostrukturen ska finnas möjlighet för beställaren själv att registrera individuella internlimiter för varje underkonto och löpande förändra demo I koncernkontostrukturen ska individuella räntevillkor kunna kopplas till varje konto avseende både in- och utiåningsränta vid valfri tidpunkt. I koncernkontostrukturen ska möjlighet att beräkna och belasta varje transaktionskonto med intern övertrasseringsränta finnas. Övertrasseringsräntan kan vara lika för alia underkonton alternativt individuell per underkonto. Täckningskontroll i form av spärrar för utbetalningar utöver gällande limiter ska finnas. Det ska vara möjligt för beställaren att välja vilka konton som ska förses med sådan täckningskontroll. I koncernkontostrukturen ska systemet dagligen automatiskt beräkna upplupen ränta på varje enskilt konto. I koncernkontostrukturen ska räntor kunna kapitaliseras på respektive underkonto med av beställaren vald periodicitet per den sista dagen i ränteperioden. I koncernkontostrukturen ska de kapitaliserade räntorna ingå i kontots saldo den sista dagen i rä nteperioden. I koncernkontostrukturen ska möjlighet finnas att välja dagräkningskonvention act/360 (365/360) för beräkning av ränta. Fullständig kvittning ska ske så att dagens utbetalningar först möts av dagens inbetalningar och endast därefter tas kontots saldo i anspråk Koncernkonto - Valutakonto Ett begränsat behov av valutakonton Finns för i huvudsak hantering av EU-projekt där medlen ibland administreras i EUR. Vidare har Övik Energi AS behov av valutakonto i bank med verksamhet i Norge för hantering av sina positioner på den nordiska elmarknaden Nord Pool. Övik Energi AS gör överföringar från sitt transaktionskonto i koncernkontostrukturen till sina valutakonton i SEK och EUR i bank med verksamhet i Norge. Som del i avtalet ska anbudsgivaren erbjuda konto i utländsk valuta (EUR) och som ska ingå i koncernkontostru kturen. 2 ':t ei(t if fj

3 Ba n ktjä nster Valutakonto ska vara räntebärande. För tillgodohavande i en val uta får beställaren ränta = basränta (t ex DRI =dagsränta i respektive valuta) minus marginal. Räntan relateras till dagsräntan för respektive valuta på den internationella valutamarknaden. I Nordea används da~sränta i valuta för in- och utlåning på konto i utländsk valuta. Räntesatserna, som baseras pa marknadens O/N- och T/N-ränta för respektive valuta, uppdateras dagligen. (O/N = Over Night ("idag till imorgon"), T/N = Tomorrow Next ("nästa bankdag till nästkommande") - de engelska benämningarna på de korta räntorna). Räntedagsbasen är 365/360 för de fiesta valutor. Ränta på konton i utländsk valuta beräknas enligt regeln fr 0 m - till. Pris per valutakonto = 0,00 kr. Räntan på valutakontot ska kapitaliseras enligt beställaren vald periodicitet. Beställaren ska erbjudas möjlighet att själv handla utländsk valuta via en elektronisk plattform Koncernkonto - Internetbank För åtkomst och administration av koncernens alia konton samt hantering av transaktioner och annat i koncernkontosystemet använder beställaren internetbank med personlig inloggning. Till koncernkontot ska knytas en internetbank där säker inloggning ska kunna ske via ett webbaserat gränssnitt. Tjänsten ska vara tillgänglig 24 timmar om dygnet, sju dagar i veckan. Detta frånsett eventuella planerade stopp för underhåii och support. Nödrutin för utbetalningar ska finnas om internetbanken inte är tekniskt tillgänglig. Vid utbetalningar i internetbanken ska "tvåhandsprincipen" för signering kunna väljas till, dvs. att kontrasignering krävs av ytterligare en person än den som registrerar/signerar. Aktuell kontoinformation angående interna och externa transaktioner ska tillhandahållas. Kommunkoncernen ska också kunna utföra interna och externa transaktioner. Kontoutdrag ska kunna skrivas ut och även presenteras elektroniskt med information om transaktionens belopp, bokföringsdag för alia typer av bankkonton. Kontoinformationen ska vara tillgänglig i minst 13 månader i internetbankstjänsten. Kontoutdrag ska kunna erhållas som elektronisk fil som till exempel csv, txt, xlsm eller motsvarande filformat för inläsning i system för automatisk avstämning. Möjlighet till ändringar av inrapporterade data avseende framtida betalningar som sker via internetbank ska finnas. Betalningar kan registreras 360 dagar framåt i tiden och kan ändras, två i förening, fram till transaktionens bokföringsdag. Engagemangsbesked ska erhållas elektroniskt två gånger per år, och 12-31, senast åtta bankdagar efter avstämningsdag. Filkommunikation via VPN-tunnel ska erhållas. Fast pris för obegränsat antal filer/datamängd ska erbjudas Koncernkonto - Fullmaktshantering För att säkerställa att tillfredsställande intern kontroll uppnås ska individuella behörigheter kunna läggas in per konto och användare av Örnsköldsviks kommunkoncern. Behörigheten i koncernkontosystemet/internetbanken ska kunna de/as upp i fyra fullmaktsnivåer: a) endast läsa/tittafunktion b) koncerninterna överföringar c) externa betalningar/överföringar d) full behörighet (administrativ behörighet) Administrationen av fullmakter ska ha funktionalitet för tvåhandsprincipen. 3 ':p eit"w uy(j

4 Ba n ktjä nster En koncernövergripande rapport över samtliga användare med respektive behörigheter (fullmakter) ska tillhandahållas i internetbanken eller på annat vis Koncernkonto - Kontokredit och räntevilkor Leverantören ska erbjuda en koncernkontokredit om 400 miljoner kr. Kundräntebas Nordea Sverige Stiborbas (NSS) Stibor fixingen varje tisdag, klockan 11.00, är utgångspunkten och gäller från och med onsdagen samma vecka till och med nästkommande tisdag. am tisdagen inte skulle infalla på en bankdag är det närmast föregående fixing av Stibor 1 vecka som gäller. am Stibor fixing förändras väsentligt under löpande veckoperiod har leverantören rätt att genomföra motsvarande förändring. Nordea Sverige Stiborbas, NSS, är uppdelad i två undergrupper, en för utlåning NSSu, Stibor 1 vecka och en för inlåning NSSi, Stibid 1 vecka. Skillnaden mellan dess undergrupper är den s k interbankspreaden som för närvarande är 10 punkter. Interbankspreaden är skillnaden mellan in- och utlåningspriset vid handel banker emellan. Den s k spreaden kan variera bl a beroende på löptid och marknadssituation. En orolig marknad kan leda till större spread. Depositmarknaden, Stibor och NSS beräknas enligt räntebasdagen A/360 (365/360 alternativt 366/360). Leverantören kan dock ändra beräkningsprincip för NSS om marknadssituationen skulle kräva detta. am minusränta införs på checkkredit ska den gälla för både inlåning och utlåning. För närvarande tillämpar leverantören principen att om negativ basränta + bankens marginal tillsammans blir en räntesats under noll, sätts kundräntan till noll (0%). 2.2 Betalningsförmedling - Generellt Samtliga ankommande betalningar ska valuteras och ränteberäknas snarast möjligt. Leverantören erbjuder förmånsvalutering vilket innebär att ränta erhåiis redan på bokföri ngsdagen. För att uppfylla kraven ska konto, giro- och utlandsbetalningar kunna registreras och verkställas minst 45 dagar framåt i tiden i internetbank. Inbetalnings-, utbetalnings- och återredovisningsfiler ska kunna hanteras via internetbank, BG Link (eller Iikvärdigt) och VPN-tunnel för automatisk avprickning i reskontror. Rutin för ändringar av inrapporterade utbetalningar ska erbjudas. Leverantören ska kunna erbjuda utdata rörande betalningsförmedling, exempelvis bevakningslistor, avstämningslistor etc. Inlösen av utbetalningskort ställda till verksamheter inom Örnsköldsviks kommun förekommer sporadiskt och ska då vara avgiftsfri. Detta gäller dels vid insättning till konto samt även vid kontantuttag under förutsättning att banken fortfarande har kontanthantering. Koncerninterna överföringar/in- och utbetalningar ska kunna utföras med samma valutadag, dvs. utan ränteförlust. Stopptider Corporate File Payments (CFP) CFP är leverantörens filbaserade betalningstjänst. Girering till bankgiro ska vara registrerad och signerad senast kl 09 :45 för att nå mottagaren samma bankdag. Girering till PlusGirokonto ska vara registrerad och signerad senast kl 17:00 för att nå mottagaren samma bankdag. 4 ~ ~iti vi ti

5 Kontoinsättningen ska vara registrerad och godkänd senast kl 12:00 resp kl 16:30 (Nordeakonton) och når då mottagande bank för insättning på konto samma dag. Utbetalningskort som skickas innan kl 12:30 är i mottagarens breviåda bankdagen efter Betalningsförmedling - Ankommande betalningar För att uppfylla kraven kring inbetalningar ska leverantören förmedla inbetalningar via fil för OCR-betalningar, manuella betalningar eller betalning med referensnummer för automatisk avprickning i reskontror. För att uppfylla kraven kring inbetalningar ska leverantören förmedla inbetalning via fil för autogiro för automatiskt avprickning i reskontror. Leverantören ska erbjuda beställaren girosystem. am leverantören ha fler likvärdiga girosystem kan dessa också erbjudas varvid beställaren vid avtalstecknandet väljer vilket/vilka girosystem som ska användas. Angivet pris ska vara detsamma oavsett vilket/vilka girosystem beställaren väljer. Förmånsvalutering ska ske av ankommande skattemedel, det viii säga valutering (ränta från och med) den fjärde bankdagen efter den 17:e. Leverantören ska erbjuda betalningslösning via Swish. Anslutningsavgift ska inte tas ut. Leverantören ska erbjuda tjänst som innehåller komplettering eller tolkning av ofullständig inbetalning såsom till exempel tolka inbetalningar som inkommer utan fullständigt referensnummer Betalningsförmedling - Avgâende betalningar För avgående betalningar till giro, bankkonto alternativt utbetalningskort ska betalningsuppdrag kunna skickas med fil. Âterredovisning av samtliga utbetalningar ska kunna ske på fil i standardformat för automatisk avprickning i reskontran. Äterredovisning ska även kunna erbjudas på papper eller elektroniskt så att beställaren har möjlighet att skriva ut den själv. I samband med utskrifter ska det inte tillkomma någon kostnad Betalningsförmedling - Utlandsbetalning Utlandsbetalningar ska kunna hanteras via internetbanken Betalningsförmedling - Finansiella överföringar konto til konto För effektiv hantering av de finansiella betalningarna ska nationella överföringar (överföringar till andra banker inom Sverige) ske med samma valutadag det viii säga utan ränteförlust. Stopptid för en Finansiell betalning (Same Day Value, S-D-V)) är kl 15: Betalningsförmedling - Utbetalning av ekonomiskt bistând (Sociala utbetalningar) För hantering av utbetalning av ekonomiskt bistånd ska leverantören erbjuda lösning för kontoinsättningar. Leverantören ska erbjuda lösning för utbetalning av ekonomiskt bistånd via utbetalningskort i slutna kuvert. Leverantören ska kunna ta emot filer i standardformat från det verksamhetssystem som beställaren använder för utbetalning av ekonomiskt bistånd. Underlaget ska sedan generera utbetalning till bidragstagaren. En utbetalningsfil som skickas ska resultera i tillgängliga belopp på samma dag oavsett mottagande bank. Se Stopptider CFP för tidpunkt när betalningsuppdraget senast kan skickas. 5 ~. &A AjJ

6 2.2.6 Betalningsförmedling - Utbetalning til nyanlända Utbetalningar till nyanlända ska kunna göras enkelt och kostnadseffektivt. Detta gäller i inledningsskedet innan personerna har fått id-handling och/eller bankkonto. Lösningen kan vara kontantkort eller motsvarande via anbudsgivaren själv eller via sa ma rbetspa rtner /u nderlevera ntör. "Kontantkortet" är leverantörens utbetalningstjänst för kommuner och myndigheter. Beställaren får tillgång till en säker webbapplikation för administration av användare, laddning och aktivering av kort. Korten laddas av beställaren i webbapplikationen med det belopp som ska betalas ut. Kortet laddas av behörig handläggare och därefter måste ytterligare en handläggare aktivera/signera kortet. Kortet är giltigt 30 dagar efter det har laddats med en summa men kan omedelbart hämtas ut via bankomat, dygnet runt. Kortet är ett engångskort utan PIN-kod och bankomaten behåller kortet efter utbetalning. För mottagaren är kortet att anse som kontanter, mottagaren behöver inte ha bankkonto, personnummer eller adress. Kortet är helt neutralt till utseendet och ser inte ut som något värdekort. Mottagaren kan hämta ut kontanter i närmaste bankomat dygnet runt/året runt Betalningsförmedling - Kontanthantering Upphandlingen av kontanthantering gäller kommunkoncernen med undantag av parkeringsintäkterna som Finns i ett separat avtal med värdebolag gällande mynthantering. Idag lämnar kommunen kontanter i servicebox och övervägande delen mynt lämnas över disk på husbankens kontor (tuberat själva). Det totala antalet påsar uppgår till st per år till ett värde av 11 miljoner kr. Tjänster rörande dagskassor och myntinlämning ska kunna erbjudas antingen direkt av anbudsgivaren eller via samarbetspartner/underleverantör. Leverantören erbjuder tjänsten via Loomis Sverige AB. Sedlar och mynt från olika enheter ska kunna lämnas i servicebox eller annat alternativ till inlämningsställe i centrala Örnsköldsvik, som ombesörjs av anbudsgivaren eller via samarbetspartner/underleverantör. Serviceboxar/inlämningsställe Finns tillgängliga på Fabriksgatan 23 i Örnsköldsvik och i Bjästa på Nätragatan 29 och båda är öppna dygnet runt. Det ska framgå för varje insättning av dagskassa vilken inlämnande enhet som avses. Dagskassor ska uppräknas och belopp insättas på konto Betalningsförmedling - Kortinlösen Leverantören ska tillhandahålla tjänsten kortinlösen via terminaler och parkeringsautomater samt insättning till beställarens anvisade bankkonto. Leverantören ska kunna lösa in betalningar från på marknaden vanligen förekommande bankoch betal-/kreditkort. Leverantören eller inlösande underleverantör ska debitera beställaren avgifter för kortinlösen per in lösenavta I/ko rterm i na 1/ automat. Leverantören ska specificera insättningar per inlösenavtal/kortterminal/automat och särskilja dem från andra transaktioner på kontot. Leverantören ska erbjuda elektronisk återredovisning av insättningar (transaktioner) via inlösande företags data bas, via elektroniska webb-gränssnitt eller Iiknande lösning. För detta ändamåi erbjuder leverantören tjänsten "Kortaccept Online" där återredovisningen sker dagligt och är kostnadsfri. Den nås genom att beställaren loggar in på där användaren kan söka på buntar och enskilda transaktioner, få fram statistik över omsättningen och sina avgifter på kort, se avgiftsaviseringarna och mycket mer. Beställaren kan se kortbetalningarna redan bankdagen efter försäljningsdagen. Beställaren kan välja hur 6 $l elm ta ~

7 uppgifterna ska visas, ackumulerat eller per försäljningsställe. Informationen kan lätt göras till rapporter i olika format, sparas och skickas vidare med e-post. Möjlighet till transaktionsökning ska finnas via leverantörens (inlösande företags) data bas, elektroniska webbgränssnitt eller liknande lösning Betalningsförmedling - Betalterminaler Leverantören ska erbjuda hyra eller köp av betalterminal (antingen leverantören själv eller via underleverantör) och beställaren ska vid varje enskilt avrop ha valfrihet att välja om betalkortsterminalen ska hyras eller köpas. Leverantören erbjuder tjänsten via Point Transaction Systems AB. Leverantören ska kunna tillhandahålla flera olika typer av betalkortsterminaler såsom stationär eller mobil, kassaintegrerad eller fristående. Vid hyresalternativ ska hyresavgiften för betalterminalen debiteras respektive enhets/bolags konto. Eventuell serviceavgift ska debiteras på samma sätt. Betalterminalerna ska kunna hantera EMV-standard (Europay Master Card Visa). Betalterminalerna ska kunna hantera på marknaden vanligen förekommande bank-, betal- och kreditkort E-faktura til privatpersoner Leverantören ska kunna hantera presentation av e-fakturor till privata kunder hos samtliga presentatörsba n ker (beta i rader). Förutsättningar för fakturautställaren tillka betalningsmottagaren Företaget måste använda en godkänd valfri CTD (Certifierad Teknisk Distributör). Betalningsavsändaren (fakturamottagaren) anmäler sitt intresse till företaget att de viii ta emot efakturor. Anmälan kan göras antingen via bankens Internettjänst och via annat sätt som företaget beslutar om. Priset avser presentation i internetbankerna/anmälan/avanmälan. 2.3 Löneförmedling Löneförmedlingsservice ska handläggas av leverantören för kommunkoncernens räkning. Tidpunkten för löneutbetalning ska i regel ske den 27:e i varje månad. När denna infaller på en lördag, söndag eller helgdag ska utbetalning ske bankdagen före. I december månad ska utbetalning ske sista vardagen (bankdagen) före julafton Löneförmedling - Löneregister För säker och effektiv hantering av löneregistret ska tjänsten registerhållare tillhandahållas, det viii säga ett löneregister över löntagare/förtroendevalda ska upprättas och underhållas av anbudsgivaren under avtalsperioden. Löneregistret ska innehålla information om namn, adress, personnummer, bankens namn, c1earingnummer och kontonummer. Leverantören ska ge beställaren möjlighet att överta löneregistret vid avtalets utgång utan kostnad i elektroniskt format, exempelvis txt, xlsx eller motsvarande. Leverantören ska vid varje tillfälle begära tillstånd från beställaren att nyttja informationen i registret för eget syfte Löneförmedling - Lönefil Leverantören ska kunna hantera lönefiler från de olika lönesystem som Finns hos beställaren. ~ ~lj 7 ~ 7J

8 Leverans av lönefil ska kunna ske fram till tre bankdagar före löneutbetalningsdagen. Leverantören ska kunna verkställa löneutbetalning om lönefilen erhåiis tre bankdagar före löneutbetal ningsdagen. Leverans av extra löneutbetalningsfil (förutom huvudlönefilen), ska kunna ske vid ett antal valfria tidpunkter under en månad. För löneutbetalningar, extra- likväl som ordinarie löneutbetalningar, gäller att utbetalningssfilen ska vara leverantören tillhanda senast kl 12:00 tre bankdagar före utbetalningsdagen för att lönespecifikationen ska nå den anställde dagen före utbetalningsdagen. Ska inga lönespecifikationer skickas så ska utbetalningsfilen vara leverantören tillhanda senast kl 12:00 två dagar före utbetalningsdagen. Hel lön eller enstaka poster kan stoppas fram till klockan 15:00 tre dagar före utbetalningsdagen. Lönelikvid kan bara hejdas av handläggare på Nordea Löneservice. Den person hos arbetsgivaren som begär hejdning ska vara registrerad och auktoriserad hos leverantören som kontaktperson. Beställaren erhåller en rapport från Lönerservice angående återkallande av löner Löneförmedling - Lönespecifikation Leverantören ska erbjuda lönespecifikation i pappersformat. am lönespecifikationen i pappersformat består av fler än en sida per anställd ska samkuvertering ske. Leverantören ska erbjuda elektronisk lönespecifikation. Lönespecifikation (elektronisk och pappersformat) ska vara den anställde tillhanda dagen före löneutbetalni ngsdagen. Layout på lönespecifikationerna ska vara anpassningsbara efter beställarens önskemåi per kommun och bolag Löneförmedling - Ordinarie och tilfällga löneutbetalningar Löneutbetalningar ska vara tillgängliga i den anställdes valda bank med samma utbetalningsdag som för de anställda som har leverantörens bank. För löneutbetalningar ska det vara möjligt med ett valfritt antal ordinarie månadsutbetalningar inom beställarens organisation. Extra löneutbetalningar utan avisering ska kunna ske vid flera olika tidpunkter utöver ordinarie månadsutbetalning. Vid sådana tillfällen kommer den anställde att ha sin utbetalning på sitt bankkonto. Löneutbetalningar genom direktinsättning på anställds bankkonto via internetbank ska vara möjlig. Löneutbetalningar via utbetalningskort eller motsvarande ska vara den anställde tillhanda samma dag som ordinarie löneutbetalning. Löneutbetalningar via utbetalningskort eller motsvarande ska innehålla personnummer för säker identifikation och distribueras i slutna kuvert. Löneutbetalning ska kunna ske vid för beställaren valfri tidpunkt Löneförmedling - Övrigt lön Intresseavdrag (till exempel fackföreningsavgift, försäkringsavgift) ska kunna administreras av leverantören. Eventuell kostnad debiteras intressenterna. Lönen ska oavsett utbetalningsväg alltid vara disponibel på utfäst dag. 8 ~ V;J J(jf

9 Lönespecifikationen för december eller januari ska kunna fungera som kontrolluppgift. Även de som inte får lönespecifikation i december eller januari ska få kontrolluppgift december eller januari. 2.4 Uppförandekod Demokrati och rättssäkerhet är grundläggande värden för all offentlig verksamhet. Vi som arbetar inom den offentliga verksamheten har därför ett särskilt ansvar när det gäller att bekämpa mutor och andra former av korruption. Det innebär att gåvor och förmåner av olika slag inte får lämnas till beställarens anställda. 2.5 Kvantitet De i upphandlingen angivna kvantiteterna är beställarens ungefärliga behov kan variera och således över- eller underskridas. 3 stid et gäller från och med till med möjlighet till förlängning. Förlängning 1: Första förlängningsoptionen löper till och med Förlängning 2: Andra förlängningsoptionen löper till och med et förlängs automatiskt enligt avtalade villkor om inte beställaren meddelat annat senast sex månader innan avtalstidens slut. När alia förlängningsoptioner nyttjats upphör avtalet att gälla. 4 Priser Enligt leverantörens anbud. Samtliga priser är angivna utan moms. 4.1 Fastprisperiod Priser ska vara fasta t.o.m Efter fastprisperioden kan leverantören göra prisändringar en gång per år, dock ej retroaktivt. Leverantören ska lämna in eventuella prisändringsförslag skriftligt, senast två veckor innan prisändringens ikraftträdande, till Örnsköldsviks kommun, upphandlingsenheten. Det ändrade priset är sedan fast tills nästa regleringstillfälle. Beställningsdagens pris ska gälla. Priserna regleras genom SCB:s arbetskostnadsindex för tjänstemän (preliminärt), privat sektor (AKI), näringsgren SNI 2007 K. Basmånad (B) är augusti 2015 med indextal 125,0 och avläsningsmånad (A) är x. Regleringsmånad är x aktuellt regleringsår. Exempel: ( A - B ) / B * 100 = Den procentuella höjning som leverantören har rätt göra. Vid indexförändringar mindre än 1 % ska inte prisreglering ske. am SCB:s framtagning av AKI upphör ska indexet ersättas av motsvarande Labour cost index (LCI). Prisändringar ska vara möjligt endast för poster där priser lämnats i fasta belopp SEK. Angivna räntor och räntemarginaler ska vara fasta under hela avtalsperioden inklusive eventuella optionsår. 5 Fakturor Varje avropande enhet (förvaltning eller bolag) ska bära sina egna kostnader och faktureras eller belastas separat. 9 ~ CJM UL. fj

10 5.1 Svefaktura Leverantören ska fakturera kunden elektroniskt. am leverantören inte uppfyller kraven (Svefaktura alternativt EDI-standarden) inom tre månader från avtalsstart kommer kunden att debitera leverantören 50 kronor per pappersfaktura. Information om svefaktura Finns att läsa på alternativt hos er systemleverantör, affärsbank eller ev. VAN-företag. 5.2 Fakturaadress Faktura skickas i ett exemplar till: Örnsköldsviks kommun, Leverantörsfaktura, Örnsköldsvik Rodret i Örnsköldsvik AB, Järnvägsgatan 6, Örnsköldsvik Övik Energi AB, Box 250, Örnsköldsvik Övik Energi Nät AB, Box 250, Örnsköldsvik Miljö och Vatten i Örnsköldsvik AB, Box 450, Örnsköldsvik, Fakturareferensnummer XXXX Örnsköldsviks Hamn och Logistik AB, Järvedsleden 4, Örnsköldsvik AB Övikshem, Box 912, Örnsköldsvik Örnsköldsvik Airport AB, Västanå 100, Husum 5.3 Betalningsvillkor Betalningsvillkor är 30 dagar efter erhållen faktura med specifikation och godkänd leverans. Fakturerings- och expeditionsavgifter medges inte, ej heller delfakturering. Fakturorna ska innehijlla: Förutom fält enligt EU-direktivet 2011/115/EG ska fakturan innehålla:. Fakturabelopp Texten 'Innehar F-skatt (om fakturan avser utfört arbete) Bankgironummer i första hand, alternativt Plusgironummer Leveransadress Beställarens namn Följesedellarbetsordernummer (om det finns) Timsedeln innehållande antal timmar och utförarens namn samt underskrift Fakturareferensnummer (i exakt utförande bestående av 11 tecken t.ex /00) Faktura som saknar något av ovanstående uppgifter kommer att skickas tillbaka för komplettering. Betalningsperiod räknas då efter ny ankomstregistrering. Reklamutskick och fakturakopior får ej bifogas fakturor. 5.4 Dröjsmålsränta Leverantören får inte lägga på dröjsmålsränta på fakturor som beställaren returnerat på grund av att de är ofullständiga. Vid ny eller kompletterande faktura flyttas förfallodagen till 30 dagar efter mottagandet av den kompletta fakturan. ~. 10 ua Je PJ

11 6 Allmänt 6.1 Service, support och tillgänglighet Leverantören ska minst två gånger om året arrangera möten med beställaren för uppföljning och diskussion om möjliga utvecklingsmöjligheter och processförbättringar samt kvalitetssäkring av avtalet. Kundsupport/teknisk support ska finnas tillgänglig vardagar, i regel mellan kl 08:00-18:00. Se bilaga Kundteam och support. Upphandlade tjänster inklusive kundsupport/teknisk support/manualer/utbildning ska vara på svenska Personal/byte av personal En särskild kontaktperson/kundansvarig med ersättare ska utses med övergripande ansvar för ramavtalet i förhållande till kommunkoncernen. Minst en namngiven person ska ansvara för kommunkoncernens löpande kontakter med leverantören. Tillgång till på områdesspecialister ska finnas när behov uppstår hos beställaren. Lista över kontaktpersoner Finns i bilaga Kundteam och support. Leverantör är skyldig att utan oskäligt dröjsmåi och utan tillkommande kostnad för beställaren byta ut sådan personal vilken beställaren anser sakna lämplig kompentens eller med vilken beställaren anser sig ha samarbetssvårigheter. Ny personal ska minst inneha motsvarande kompetens och inriktning som ordinarie personal och vara väl insatt i uppdraget. Leverantören ska stå för eventuella kostnader som kan uppkomma för erforderlig kompetensöverföring m.m. 6.2 U nderlevera ntörer am leverantören avser att anlita underleverantör vid utförandet av de tjänster som omfattas av avtalet ska detta skriftligen meddelas beställaren i förväg. Det skriftliga meddelandet ska också innehålla information om vilka delar av uppdraget som kommer att utföras av underlevera ntören. am leverantören anlitar underleverantör eller distributör för hela eller delar av uppdraget har leverantören det fulla ansvaret för samtliga samarbetspartners samt att i upphandlingen ställda krav uppfylls. Påslag för underleverantör accepteras ej. 6.3 Reklamation Beställaren ska reklamera fel som beror på leverantören. Leverantör ska: ~tgärda iakttagna fel och brister snarast, utan kostnad för beställaren ~terkoppla reklamation skriftligt till beställaren med specificerade ~tgärder. 6.4 Tillstånd, ansvar och försäkringar Det är leverantörens ansvar att vara väl insatt i och uppfylla gällande lagar, regler och anvisningar samt inneha de tillstånd som behövs för att utföra det som avtalats. Leverantören ska teckna och under avtalsperioden vidmakthålla en företagsförsäkring och en ansvarsförsäkring eller motsvarande försäkringar som är anpassade för uppdraget. Försäkringsbevis ska utan dröjsmåi efter beställning överlämnas till beställaren. 11 ;r.. ~'W Ur c

12 i ~ i Under avtalsperioden ska kopia på förnyad/gällande försäkring automatiskt skickas till upphandling@ornskoldsvik.se en vecka före försäkringens sista giltighetsdatum. 6.5 Statistik Anbudsgivaren ska utan kostnad upprätta statistik över exempelvis transaktionsvolymer, belopp och avgifter. Den ska tillhandahållas beställaren i excel eller i önskat format. Leverans av statistik ska ske inom sju arbetsdagar eller enligt överenskommelse. Vid utebliven statistik har kommunen rätt att ta ut en avgift på kr. 6.6 Krav på leverantören Leverantören ska vara registrerad för F-skatt eller likvärdigt. am leverantören inte tecknat svenskt kollektivavtal för branschen ska ändå minst motsvarande villkor gälla för leverantörens anställda för uppdraget. Detsamma ska gälla för eventuella underleverantörer som leverantör anlitat för att fullgöra avtalet. på begäran av beställaren ska leverantören lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan ska kunna kontrolleras. Skulle leverantören brista i fullgörandet av detta åtagande äger beställaren rätt att säga upp avtalet om bristen är väsentlig. Den grundlagsfästa yttrandefriheten, meddelarfriheten och meddelarskyddet enligt tryckfrihetsförordningen och regeringsformen ska även gälla anställda hos privata utförare som utför verksamhet på kommunen. 6.7 Implementering Leverantören ska ha en införandeplan för implementering av avtalet. Den ska innehålla: tid plan från att avtal har träffats tills samtliga system är i drift krav på projektgruppsdeltagare från Örnsköldsviks kommunkoncern. redovisning av kvalitetsuppföljning avstämningspunkter under införandet aktiviteter för implementering av avtalet. m.m. Planen ska presenteras senast i samband med avtalstecknandet. I de fall upphandlingen resulterar i byte av avtalspart ska denne aktivt, genom information och utbildning och genom att ställa personal med tekniskt kunnande till förfogande bidra till att en övergång kan ske så problemfritt som möjligt. Eventuella implementeringkostnader för den vinnande anbudsgivaren ska ingå i lämnade priser. 6.8 Uppstartsmöte Vid avtalsstart ska uppstartsmöte hos kommunen ske kostnadsfritt. 6.9 Sekretess Leverantören kan under uppdragstiden komma i kontakt med uppgifter som enligt lag är sekretesskyddade och ska åta sig att vidta nödvändiga åtgärder till följd av detta. 12,~ ti ~Jò

13 Leverantören ska se till att även leverantörens personal som kan komma i kontakt med uppgifter som omfattas av sekretess får kännedom om att dessa inte får röjas för utomstående. Med leverantörens personal avses även personal hos eventuella underleverantörer och samarbetspartners som anlitats av leverantören Bevis och intyg Bevis och intyg för att styrka ställda krav och för att följa upp avtalsvillkor kan komma att begäras in. Leverantör svarar för att egna och eventuella underleverantörers bevis och intyg skickas in inom fem arbetsdagar. I dessa fall sker det på anmodan Handlingarnas inbördes ordning Handlingarna kompletterar varandra. am det förekommer motstridande uppgifter i handlingarna gäller de i följande ordning: Skriftliga ändringar och tillägg som båda parterna är överens om. Detta avtal med bilagor. Förfrågningsunderlag Leverantörens anbud 6.12 Avslut av avtal Vid avslut av avtalet ska befintlig och tillträdande leverantör tillsammans verka för att övergången sker på ett säkert, effektivt och professionellt sätt Befrielsegrund - Force Majeure Part är inte ansvarig för fel, brist eller försening som beror av svenskt eller utländskt lag bud, svensk eller utländsk myndighetsåtgärd, krigshändelse, strejk, blockad, bojkott, lockout eller annan liknande omständighet. Förbehållet i fråga om strejk, blockad, bojkott och lockout gäller även om part själv är föremåi för eller vidtar sådan konfliktåtgärd. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får dock inte åberopas som befrielsegrund. För att Part skall ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan skall han skriftligen utan dröjsmåi underrätta motparten om att sådan omständighet har inträffat. Skada som uppkommit i andra fall skall inte ersättas av part, om den varit normalt aktsam. Part svarar inte i något fall för indirekt skada Överlåtelse av avtal Leverantören äger inte rätt att överiåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta avtal utan beställarens skriftliga godkännande Tvist Tvist på grund av avtalet ska avgöras enligt svensk rätt och av svensk domstol i den domkrets beställaren önskar, om inte parterna en as om skiljeförfarande. Vid skiljeförfarande ska part bära sina egna kostnader Förtida upphörande Part äger rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägning ska vara skriftlig för att äga giltighet. ~ OA~ 13 u. jj

14 7 sexemplar Detta avtal är upprättat i två exemplar, varav parterna fått var sitt. För Sestä/laren Datum Örnsköldsviks :~~~ kommun, Upphandlingsenheten ~~ Âke Westin Arnold Eriksson För leverantören Datum e \,-.i '1 /- ~~~1Jc?~ Underskrift a behörig + namnförtydligande Robert Tolle p ':~:'-.~- -. : Si/agor Kundteam och support. Prisbilaga Maria Wessén 14