Avtalsform Avtal/Ramavtal/Enstaka köp Namn Banktjänster

Transkript

1 Umeå kommun Utvärdering Ekonomiskt mest fördelaktigt Helt anbud Avtalsform Avtal/Ramavtal/Enstaka köp Namn Banktjänster Diarie Upphandlare Anders Hugosson Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska utvärderingssformulär. Utvärderingssformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på Att lämna anbud När du lämnar pris ska det ske för (1) enhet av angiven sort. Totalpris beräknas automatiskt som pris gånger antal. Om 0 (noll) anges som pris levereras efterfrågad vara/tjänst utan kostnad. Utvärderingsmetoden bygger på monetär utvärdering med prissatt kvalitet. Ert anbud resulterar i ett jämförelsetal. Hur mycket jämförelsetalet påverkas vid olika utvärderingar står beskrivet för varje utvärdering i detta dokument. Anbudet med lägst jämförelsetal är bäst. Introduktion Nedan finner ni samtliga utvärderingskriterier för denna upphandling. Besvara frågorna i svarsrutan, det får plats 1000 tecken. Om du av någon anledning inte kan använda textrutan när du besvarar anbudet ska texten i svarsrutan vara en exakt referens till svaret i ditt eget dokument. Allmängiltiga referenser som länkar till hemsidor, broschyrer och annat informationsmaterial av generell karaktär kommer inte att vägas in vid utvärderingen. I denna upphandling kommer tre huvudgrupper att bedömas och utvärderas. Till varje grupp följer specifika skall-krav med tillhörande prisfrågor. För att bli kvalificerad måste samtliga skall-krav uppfyllas och accepteras samt samtliga prisfrågor ifyllas. KONCERNKONTOSYSTEM Umeå Kommunkoncerns gemensamma kassaflöden är samordnade i ett koncernkontosystem för att på effektivaste sätt hantera likviditeten. Nuvarande koncernkontosystem består av ett toppkonto som reglerar den externa skulden eller tillgängliga likviditeten mot banken samt ett 40-tal underkonton. Dagens upplägg utnyttjar fyra nivåer i koncernkontostrukturen där nivå ett avser den externa skulden/fordran mot banken. Se bilaga Koncernkontostruktur. Utöver koncernkontosystemet finns ett antal övriga konton samt valutakonton i EUR. Åtkomst och administration av koncernens alla konton sker via internetbank med personlig inloggning. I dagsläget finns sammanlagt inom kommunkoncernen drygt 100 användare av internetbanken. För koncenkontosystem kommer följande områden att bedömas och utvärderas: 1.0 Internetbank 2.0 Fullmaktshantering 3.0 Koncernkontostruktur 4.0 Valutakonto 5.0 Checkkredit och räntevillkor 1/25

2 BETALFÖRMEDLING Kommunkoncernen eftersträvar att upprätthålla så effektiv betalningsförmedling som möjligt utifrån administrativ-, kostnad- och servicesynpunkt. Vi önskar förslag på upplägg av bästa möjliga rutiner för kommunens inkommande och utgående betalflöden. Inom kommunkoncernen sker betalningar på en rad olika sätt. I internetbanken görs manuella betalningar och överföringar till bankkonton och girokonton såväl inom landet som till utlandet. Betalfiler och återrapportering skickas via internetbanken, BGCom/Link och VPN tunnlar. Kommunkoncernen använder idag till 99 % bankgirot för hantering av in- och utbetalningar. För betalförmedling kommer följande områden att bedömas och utvärderas: 6.0 Betalförmedling generellt 7.0 Ankommande betalningar 8.0 Avgående betalningar 9.0 Utlandsbetalningar 10.0 Koncerninterna betalningar 11.0 Finansiella överföringar konto till konto 12.0 Utbetalningar av ekonomiskt bistånd 13.0 Hantering av förmedlande medel 14.0 Dagskassor, mynthantering och växel 15.0 E-faktura till privatpersoner LÖNEFÖRMEDLING Löneförmedlingsservicen handläggs idag av banken för kommunens räkning. Nyttjandet av tjänsterna kring löneförmedling skiljer sig åt inom kommunkoncernen. De mindre bolagen skickar löneutbetalningsfil via bankgirot medan de större bolagen och kommunen skickar en utbetalningsfil via internetbanken. Några bolag hanterar lönespecifikationer själv eller via annan leverantör. Antalet löneutbetalningar för kommunkoncernen uppgår idag årligen till eller ca per månad. Med lön avses här även arvoden och andra lönerelaterade utbetalningar. Det totala lönebeloppet uppgår till ca 200 mnkr per månad eller ca 2,4 mdkr per år. Av löneutbetalningarna går huvuddelen via kontoinsättning och ca 700 stycken per år via utbetalningskort. Inom kommunkoncernen har ett politiskt beslut fattats att alla anställda ska erhålla e-lönespecifikation. En mindre andel anställda får dock idag p g a särskilda omständigheter sin lönespecifikation i pappersformat. Exempel på detta är personer med skyddade identiteter, personer utan datorer eller internetuppkoppling, personer med habiliteringsersättning, m fl. Antalet e-lönespecifikationer uppgår till omkring per månad. Under januari månad skickas lönespecifikation i pappersformat med kontrolluppgift till dels de anställda som vanligtvis erhåller lönespecifikation i pappersformat men även till de anställda som har slutat sin anställning under året. Utskicket i januari uppgår till närmare st. Tidpunkter för löneutbetalning skiljer sig åt inom kommunkoncernen, för kommunen som står för 95 % av utbetalningarna sker utbetalningen den 27:e varje månad. När detta infaller på en lördag, söndag eller helgdag skall utbetalning ske bankdagen före. I december månad sker utbetalning sista vardagen före julafton. Med nuvarande rutin där bankkontonummer och personnummer matchas hos leverantören uppstår ingen återredovisning av löner på grund av ett felaktigt uppgivet bankkontonummer eller att bankkontot har avslutats. Matchas inte uppgifterna skickas istället ett utbetalningskort ut. Ett fåtal löneutbetalningar återredovisas på grund av att utbetalningskort inte lösts in eller att den anställdes adress är felaktig. Under en månad sker ca 5 tillfälliga utbetalningar innehållande ca 20 utbetalningar till ett sammanlagt belopp 2/25

3 om ca kr samt ca 5 direktinsättningar per månad. Om en anställd av någon anledning fått för mycket lön administrerar Umeå kommun detta idag med hjälp av en fullmaktsrutin där den anställde ger sin fullmakt att beloppet får dras från kontot. Syftet med denna rutin är att Umeå kommun ska få tillbaka beloppet inom en vecka. Ett fåtal fullmakter behöver administreras varje månad. För löneförmedling kommer följande områden att bedömas och utvärderas: 16.0 Löneregister 17.0 Lönefil 18.0 Lönespecifikation 19.0 Ordinarie och tillfälliga löneutbetalningar 1.0 INTERNETBANK För att hantera transaktioner och annat i koncernkontot använder köparen internetbank. Krav Säker inloggning ska kunna ske via ett webbaserat gränssnitt. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Tjänsten ska i princip vara tillgänglig 24 timmar om dygnet, sju dagar i veckan. Krav Nödrutin för utbetalningar ska finnas om internetbanken inte är tekniskt tillgänglig. Beskriv rutinen. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Vid utbetalningar i internetbanken ska tvåhandsprincipen för signering kunna väljas, dvs. att kontrasignering krävs av ytterligare en person än den som registrerar/signerar. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Aktuell information angående transaktioner och konto ska tillhandahållas. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Kontoutdrag ska presenteras elektroniskt med information om ingående saldo, transaktionens belopp, bokföringsdag, valutadag, fritext/beskrivning samt utgående saldo per bankdag för alla typer av bankkonton. Kontoinformationen skall vara tillgänglig i minst 13 månader i internetbankstjänsten. Krav Kontoutdrag ska kunna erhållas som elektronisk fil i csv, txt eller xlsformat för inläsning i system för automatisk avstämning. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? 3/25

4 Krav Kommunkoncernen ska kunna utforma egna rapporter i internetbanken. Rapporterna ska kunna exporteras till Excel och/eller läsbart format, kunna erhållas för både enskilda och en grupp valda konton inom koncernen och innehålla information om saldo, upplupna och kapitaliserade räntor. Beskriv möjligheterna att utforma egna rapporter. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska möjlighet finnas att namnge konton med egna benämningar som också skall återges i kontoutdrag samt rapporter. Beskriv er lösning. Full poäng reducerar jämförelsetalet med 9 000,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,00 2 Mycket bra ,00 3 Utmärkt ,00 Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska inloggad användare erhålla en övergripande sammanställning över samtliga kontons saldon, räntor, limiter, påminnelser om kontrasignering och annat. Beskriv översiktsbilden. Full poäng reducerar jämförelsetalet med 6 000,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,00 2 Mycket bra ,00 3 Utmärkt ,00 Prisfråga 1.1 Skapande/åtkomst av rapporter per konto. Ange kostnad/konto. Pris ska anges för en (1) Konto. Anbudspris beräknas för 50 Konto. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 1.2 Skapande/åtkomst av elektroniska kontoutdrag per konto. Ange kostnad/konto. Pris ska anges för en (1) Konto. Anbudspris beräknas för 60 Konto. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 1.3 Kontoutdrag på fil. Ange kostnad/fil. 4/25

5 Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 12 st. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 1.4 Filkommunikation LB via internetbank. Ange kostnad/fil. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 2700 st. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 1.5 Filkommunikation inbetalning via internetbank. Ange kostnad/fil. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 1600 st. Pris är obligatorisk information för denna post. 2.0 FULLMAKTSHANTERING Krav För att säkerställa att tillfredställande intern kontroll uppnås ska individuella behörigheter kunna läggas in per konto och användare. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Fullmaktsnivåerna ska kunna delas upp i fyra nivåer; a) tittfunktion b) koncerninterna överföringar c) externa betalningar/överföringar d) administrativ behörighet Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Administrationen av fullmakter ska ha funktionalitet för tvåhandsprincipen. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav En koncernövergripande rapport över samtliga användare med respektive fullmakter ska tillhandahållas i internetbanken eller på annat vis. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska individuella behörigheter kunna sättas per fil som skickas och mottas via internetbanken. Beskriv er lösning. Full poäng reducerar jämförelsetalet med ,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,33 5/25

6 2 Mycket bra ,67 3 Utmärkt , KONCERNKONTOSTRUKTUR I internetbanken ska en koncernkontostruktur läggas upp. Krav I koncernkontostrukturen ska minst 60 underkonton (transaktionskonton/samlingskonton) kunna ingå och minst 4 nivåer kunna hanteras. Beskriv koncernkontosystemets uppbyggnad och huvudfunktioner. Krav I koncernkontostrukturen ska möjlighet att koppla konton till girokonton erbjudas. Krav Girokonton ska endast kunna öppnas och avslutas på uppdrag av köparen utsedd behörig person. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav I koncernkontostrukturen ska finnas möjlighet att lägga till, ta bort eller på annat sätt göra förändringar på begäran av Umeå kommun behöriga personer. Beskriv processen för förändringar i koncernkontostrukturen. Krav I koncernkontostrukturen ska möjlighet finnas att registrera individuella kreditlimiter för varje underkonto. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav I koncernkontostrukturen ska interna räntevillkor kunna kopplas till varje konto avseende både in- och utlåningsränta. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav I koncernkontostrukturen ska möjlighet att beräkna och belasta varje transaktionskonto med övertrasseringsränta finnas. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav De interna räntevillkoren ska kunna läggas in/justeras i efterhand. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav I koncernkontostrukturen ska systemet dagligen automatiskt beräkna upplupen ränta på varje enskilt konto. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav I koncernkontostrukturen ska räntor kunna kapitaliseras på respektive underkonto med av kunden vald periodicitet per den sista dagen i ränteperioden. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? 6/25

7 Krav I koncernkontostrukturen ska de kapitaliserade räntorna ingå i kontots saldo den sista dagen i perioden. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav I koncernkontostrukturen ska möjlighet finnas att välja dagräkningskonvention act/360 för beräkning av ränta. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska de interna räntevillkoren för in- respektive utlåning kunna registreras på ett ställe av kommunen behörig person och automatiskt distribueras till underkonton eller veckovis genom anbudsgivarens försorg. Beskriv hur lösningen för automatisk distribution av interna räntevillkor ser ut. Kan exempelvis konton grupperas och tilldelas olika räntor? Kan räntan administreras i efterhand? Beskriv er lösning. Full poäng reducerar jämförelsetalet med ,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,00 2 Mycket bra ,00 3 Utmärkt ,00 Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska information om koncernkontons räntevillkor samt limitnivåer, såväl aktuella som historiska vara tillgängliga via Internetbanken. Beskriv er lösning. Full poäng reducerar jämförelsetalet med 5 000,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,00 2 Mycket bra ,00 Prisfråga 3.1 Ange kostnad för årsavgift gällande Koncernkontosystem. Pris ska anges för en (1) Årsavgift. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll) anges som pris levereras varan / tjänsten utan kostnad. Prisfråga 3.2 Ange kostnad för Koncernkonto - Toppkonto. Pris ska anges för en (1) Toppkonto. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll) anges som pris levereras varan / tjänsten utan kostnad. 7/25

8 Prisfråga 3.3 Ange kostnad för Koncernkonto - Underkonto. Pris ska anges för en (1) Underkonto. Anbudspris beräknas för 50 Underkonto. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 3.4 Ange kostnad för Övriga konton i SEK. Pris ska anges för en (1) Övr.Konton. Anbudspris beräknas för 5 Övr.Konton. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 3.5 Ange kostnad för Terminaldosa/användare. Pris ska anges för en (1) Term.dosor. Anbudspris beräknas för 110 Term.dosor. Pris är obligatorisk information för denna post. 4.0 VALUTAKONTO Ett begränsat behov av valutakonton finns för i huvudsak hantering av EU-projekt där medlen ibland administreras i EUR. Vidare har Umeå Energi AB behov av valutakonto i bank med verksamhet i Norge för hantering av sina positioner på den nordiska elmarknaden Nord Pool. Umeå Energi AB gör överföringar från sitt transaktionskonto i koncernkontostrukturen till sina valutakonton i SEK och EUR i bank med verksamhet i Norge. Krav Som del i avtalet ska anbudsgivaren erbjuda konto i utländsk valuta (EUR). Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska anbudsgivaren kunna erbjuda att valutakonton ingår i ordinarie koncernkontostruktur. beskriv er lösning. Full poäng reducerar jämförelsetalet med 7 000,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,00 2 Mycket bra ,00 Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska anbudsgivare erbjuda valutakonton i SEK och EUR i sin bankverksamhet i Norge eller på annat sätt erbjuda snabba och kostnadseffektiva in- och utbetalningar för täckning av positioner på Nord Pool. Beskriv er lösning. 8/25

9 Full poäng reducerar jämförelsetalet med ,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,33 2 Mycket bra ,67 3 Utmärkt ,00 Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska anbudsgivaren kunna erbjuda att valutakontona i den norska bankverksamheten ingår i ordinarie koncernkontostruktur. Beskriv er lösning. Full poäng reducerar jämförelsetalet med ,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,00 2 Mycket bra ,00 3 Utmärkt ,00 Prisfråga 4.1 Ange kostnad för Valutakonto. Pris ska anges för en (1) Konton. Anbudspris beräknas för 7 Konton. Pris är obligatorisk information för denna post. 5.0 CHECKKREDIT OCH RÄNTEVILLKOR Kommunkoncernen har en checkräkningskredit på 700 mnkr som används för att hantera svängningarna i likviditetsflödena. 300 mnkr av dessa utnyttjas i regel inte utan ses som en likviditetsreserv. Krav För huvudkontot i koncernkontostrukturen ska medges en checkräkningskredit om 700 mnkr. Krav För huvudkontot i koncernkontostrukturen ska räntevillkoren på checkkrediten redovisas i tabell i Excelformat. Ange dagsnoteringen för erbjuden räntebas/er, Stibor 3 mån och reporäntan för perioden till Om räntebasen inte funnits i ett år redovisa historik så långt det är möjligt. Krav För huvudkontot i koncernkontostrukturen ska i det fall anbudet är baserat på anbudsgivarens egen basränta till anbudet bifogas en beskrivning som utvisar att basräntan nära anknyter till en marknadsränta, exempelvis Stibor respektive Riksbankens reporänta. Redovisa i tabellformat. 9/25

10 Prisfråga 5.1 OBSERVERA! FYLL I 0 KR FÖR DENNA POST! KOMMUNKONCERNEN KOMMER ATT FYLLA I DET EVENTUELLA PÅSLAGET SOM ÄR BESKRIVET I BILAGA "CHECKKREDIT"! Pris ska anges för en (1) st. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll) anges som pris levereras varan / tjänsten utan kostnad. 6.0 BETALFÖRMEDLING GENERELLT Krav För att uppfylla kraven ska konto, giro- och utlandsbetalningar kunna registreras och verkställas minst 45 dagar framåt i tiden i internetbank. Krav Inbetalnings-, utbetalnings- och återredovisningsfiler ska kunna hanteras via internetbank, BGLink eller VPN tunnel för automatisk avprickning i reskontror. Beskriv vilka möjligheter ni erbjuder för in- och utbetalningsfiler. Krav Rutin för ändringar av inrapporterade utbetalningar ska erbjudas. Beskriv hur ändringar kan ske samt hur nära betalningsförfall ändringen kan göras. Krav Anbudsgivaren ska kunna erbjuda statistik och utdata, exempelvis bevakningslistor, avstämningslistor etc. Beskriv vilken statistik och utdata som finns och tidpunkter för tillgänglighet. Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska sändning, mottagning samt återredovisning av betalfiler kunna genomföras i internetbanken. Beskriv möjligheterna. Full poäng reducerar jämförelsetalet med ,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,00 Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska återredovisningen skickas elektroniskt och vara i läsbart format. Beskriv er lösning. Full poäng reducerar jämförelsetalet med ,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 10/25

11 1 Bra ,00 2 Mycket bra ,00 Prisfråga 6.1 Ange kostnad för årsavgift för antal girokonton. Pris ska anges för en (1) Girokonto. Anbudspris beräknas för 55 Girokonto. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 6.2 Ange kostnad för filkommunikation LB till/från giro via VPN-tunnel. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 1800 st. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 6.3 Ange kostnad för filkommunikation LB till/från motsvarande BGLink. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 900 st. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 6.4 Ange kostnad för filkommunikation inbetalning från giro via VPN-tunnel. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 800 st. Pris är obligatorisk information för denna post. 7.0 ANKOMMANDE BETALNINGAR Kommunkoncernen erhåller årligen ca inbetalningar till ett sammanlagt värde av omkring 9,6 mdkr (exkl. finansiella betalningar och utlandsbetalningar). Kommunkoncernen använder idag till 99 % bankgirot för hantering av in- och utbetalningar. Årligen erhåller kommunen nettoinbetalning av skatteavräkning från Skatteverket på ca 350 mnkr/månad eller 4,2 mdkr/år. Krav För att uppfylla kraven kring inbetalningar ska anbudsgivaren förmedla inbetalningar via fil för OCR betalningar, manuella betalningar eller betalning med referensnummer för automatisk avprickning i reskontror. Krav För att uppfylla kraven kring inbetalningar ska anbudsgivaren förmedla inbetalning via fil för autogiro för automatisk avprickning i reskontror. Krav Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla lösningar för att konvertera manuella inbetalningar till elektroniska inbetalningar. 11/25

12 Krav Anbudsgivaren ska erbjuda köparen bankgirosystem. Om anbudsgivaren har fler likvärdiga girosystem kan dessa också erbjudas varvid Umeå kommun vid avtalstecknandet väljer vilket/vilka girosystem som ska användas. Angivet pris (i prisfråga ) ska vara detsamma oavsett vilket/vilka girosystem Umeå kommun väljer. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning/lösningar? Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska detaljinformation avseende bankkontoinsättningar direkt till kommunkoncernens konton kunna lämnas. Redovisa vilken detaljinformation som kan lämnas och hur den lämnas, vad kan vi se själva/alternativt beställa. Beskriv er lösning. Full poäng reducerar jämförelsetalet med 5 000,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,67 2 Mycket bra ,33 3 Utmärkt ,00 Prisfråga 7.1 Ange kostnad för inbetalningar via giro: OCR, automatisk avprickning. Observera ovan ställt krav Pris ska anges för en (1) Giro. Anbudspris beräknas för Giro. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 7.2 Ange kostnad för inbetalningar via giro: Autogiro, automatisk avprickning. Observera ovan ställt krav Pris ska anges för en (1) Giro. Anbudspris beräknas för Giro. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 7.3 Ange kostnad för inbetalningar via giro: Manuella. Observera ovan ställt krav Pris ska anges för en (1) Giro. Anbudspris beräknas för Giro. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 7.4 Ange kostnad för konvertering av manuella betalningar till elektroniska. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för st. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga /25

13 Ange kostnad för betalningsspecifikationer papper; OCR, autogiro och manuella betalningar, antal försändelser. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 2500 st. Pris är obligatorisk information för denna post. 8.0 AVGÅENDE BETALNINGAR Årligen görs omkring leverantörsbetalningar till ett värde av 6,8 mdkr exklusive finansiella betalningar samt utlandsbetalningar. Kommunkoncernen använder idag till 99 % bankgirot för hantering av in- och utbetalningar. Betalningar via utbetalningskort är ca st. Krav För att kunna hantera utbetalningar ska anbudsgivaren utföra de betalningssätt som filerna innehåller, dvs. giroutbetalningar, kontoinsättningar och utbetalningskort. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Anbudsgivaren ska erbjuda tjänst för bevakning och verkställande av kreditfakturor 60 dagar framåt. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Återredovisning ska kunna erbjudas på papper eller elektroniskt så att Umeå kommun har möjlighet att skriva ut den själv. I samband med utskrifter skall det inte tillkomma någon som helst kostnad för Umeå kommun. Accepterar ni detta? Krav Anbudsgivaren ska erbjuda köparen bankgirosystem. Om anbudsgivaren har fler likvärdiga girosystem kan dessa också erbjudas varvid Umeå kommun vid avtalstecknandet väljer vilket/vilka girosystem som ska användas. Angivet pris (i prisfråga ) ska vara detsamma oavsett vilket/vilka girosystem Umeå kommun väljer. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning/lösningar? Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska varje enhet inom kommunkoncernen kunna skicka en fil med samtliga utbetalningssätt. Beskriv möjligheten av betalning till plus- och bankgirosystemen, samt bankkontoinsättningar och utbetalningskort. Full poäng reducerar jämförelsetalet med 5 000,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,00 2 Mycket bra ,00 Prisfråga 8.1 Ange kostnad för utbetalningar via giro; LB. Observera ovan ställt krav /25

14 Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för st. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 8.2 Ange kostnad för utbetalningar via giro; Autogiro Företag. Observera ovan ställt krav Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 100 st. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 8.3 Ange kostnad för kontantutbetalningar kort eller motsvarande inkl. porto (exkl. lön). Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 3800 st. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 8.4 Ange kostnad för betalningsspecifikationer papper; LB, antal försändelser. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 2500 st. Pris är obligatorisk information för denna post. 9.0 UTLANDSBETALNINGAR (KOMMERSIELLA) Kommunkoncernen har kommersiella utlandsbetalningar i form av EU-bidrag, betalning av utländska fakturor etc. Årligen genomförs ca 800 utbetalningar till utlandet. Huvuddelen av dessa betalningar registreras idag via internetbanken. Årligen erhålles omkring betalningar från utlandet. Prisfråga 9.1 Ange kostnad för ankommande kommersiella utlandsbetalningar. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 1100 st. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 9.2 Ange kostnad för avgående kommersiella utlandsbetalningar. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 800 st. Pris är obligatorisk information för denna post KONCERNINTERNA BETALNINGAR Krav Interna betalningar inom koncernkontosystemet ska kunna utföras med samma valutadag, dvs. utan ränteförlust. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? 14/25

15 Krav Interna betalningar inom koncernkontosystemet ska kunna valuteras bakåt i tiden. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Interna betalningar inom koncernkontosystemet ska kunna läggas in för bevakning och verkställande av betalning minst 45 dagar framåt i tiden. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Prisfråga 10.1 Ange kostnad för överföringar inom koncernkontosystemet. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 650 st. Pris är obligatorisk information för denna post FINANSIELLA ÖVERFÖRINGAR KONTO TILL KONTO Finansiella in- och utbetalningar till och från bankkonton vid förvaltning av kommunkoncernens finansiella tillgångar och skulder genererar årligen drygt 300 nationella överföringar till ett värde av 4 mdkr. Till utlandet görs omkring ett femtiotal kontoutbetalningar i SEK till ett värde av 45 mnkr. Krav För effektiv hantering av de finansiella betalningarna ska nationella överföringar (överföringar till andra banker inom Sverige) ske med samma valutadag. Beskriv tidpunkt när dessa betalningar senast kan skickas. Krav Internationella expressöverföringar (överföringar till andra banker utanför Sverige) i SEK ska kunna genomföras via internetbanken. Beskriv stopptider. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska betalningar upp till 500 miljoner kronor med betalningsbevakning i internetbanken kunna genomföras. Beskriv er lösning. Full poäng reducerar jämförelsetalet med 5 000,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,00 Prisfråga 11.1 Ange kostnad för ankommande nationella finansiella kontoinbetalningar. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 25 st. Pris är obligatorisk information för denna post. 15/25

16 Prisfråga 11.2 Ange kostnad för avgående nationella överföringar express valutering samma dag. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 300 st. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 11.3 Ange kostnad för emittentbetalningar. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 20 st. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 11.4 Ange kostnad för ankommande finansiella utlandsbetalningar. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 10 st. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 11.5 Ange kostnad för avgående utlandsbetalningar i SEK express. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 45 st. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 11.6 Ange kostnad för avgående finansiella utlandsbetalningar normal. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 15 st. Pris är obligatorisk information för denna post UTBETALNING AV EKONOMISKT BISTÅND Varje vardag genomför kommunen utbetalning av försörjningsstöd till klienter. Det är viktigt att försörjningsstödet är klienten tillhanda så snabbt som möjligt. Antalet utbetalningar uppgår till st per år till ett värde av ca 90 mnkr. I dagsläget används CGI:s verksamhetsstöd Treserva. Vi eftersträvar effektiva rutiner för utbetalning av försörjningsstöd, bl. a. hög andel bankkontoinsättningar, korta utbetalningstider och bra rutiner för snabbutbetalningar. Krav För hantering av utbetalning av ekonomiskt bistånd ska anbudsgivaren erbjuda kontoinsättningar. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Anbudsgivaren ska erbjuda utbetalningskort i slutna kuvert. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? 16/25

17 Krav Anbudsgivaren ska kunna ta emot filer i standardformat från det verksamhetssystem som används av köparen för hantering av försörjningsmedel. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Anbudsgivaren ska erbjuda möjligheten att ta emot en utbetalningsfil med kontoinsättningar till bidragstagare under en bankdag, som blir tillgänglig för mottagaren samma dag. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska anbudsgivaren erbjuda möjlighet för mottagaren att erhålla utbetalningen utan avdrag för inlösensavgift. Beskriv möjligheter för mottagaren att erhålla utbetalning utan avdrag för inlösensavgift. Full poäng reducerar jämförelsetalet med 2 500,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,00 Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska anbudsgivaren beskriva hur utbetalning till personer utan identitetskort kan göras. Full poäng reducerar jämförelsetalet med 7 500,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,00 2 Mycket bra ,00 Prisfråga 12.1 Ange kostnad för utbetalning av försörjningsstöd kontoinsättning. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för st. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 12.2 Ange kostnad för utbetalning av utbetalningskort i slutna kuvert. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 150 st. Pris är obligatorisk information för denna post HANTERING AV FÖRMEDLANDE MEDEL 17/25

18 Kommunen hanterar ekonomin för ca 20 privatpersoner som har s.k. förmedlade medel. Dessa personer har genom fullmakt bemyndigat kommunen att hantera ekonomin för deras räkning, d v s personernas in- och utbetalningar. Värdet på utbetalningarna är ca 2 mnkr per år. Enligt lagstiftning får Försäkringskassan med flera myndigheter inte betala medel avsedda för privatpersoner till ett konto som är kommunägt. I dagsläget finns därför en lösning där Försäkringskassan och andra myndigheter utbetalar medel avsedda för dessa personer till ett bankkonto i deras namn, varefter dessa medel direkt överförs till ett konto ägt av kommunen. Krav För hantering av förmedlande medel ska anbudsgivaren med fullmakt som bas automatiskt kunna tömma privatkunders konto i den egna banken till köparens klientmedelskonto i banken. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Anbudsgivaren ska vid överföring av medel till köparens konto tillhandahålla information från vilken privatperson medlen kommer. Informationen ska innehålla personnummer eller kontonummer. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska anbudsgivaren med fullmakt som bas automatiskt kunna tömma privatkunders konto till kommunens klientmedelskonto även från konton i annan bank. Beskriv er lösning. Full poäng reducerar jämförelsetalet med 8 000,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,00 Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska vid överföring av medel till kommunens klientmedelskonto tillhandahålla elektronisk information om personnummer samt personens bankkontonummer. Beskriv er lösning. Full poäng reducerar jämförelsetalet med ,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,00 2 Mycket bra , DAGSKASSOR, MYNTHANTERING OCH VÄXEL Upphandlingen av hantering av dagskassor gäller kommunkoncernen med undantag av parkeringsbolaget UPAB som har ett separat avtal med värdebolag gällande mynthantering samt Folkets hus och Nolias dagskassor. Idag lämnar kommunen kontanter i servicebox och övervägande delen mynt lämnas över disk på bankens kontor. Det totala antalet påsar uppgår till omkring st per år till ett värde av 13 mnkr, varav ca /25

19 påsar utgörs av mynt som lämnas över disk. Beställning av växelkassa sker ca 30 gånger per år till ett värde av 1,5 mnkr. Krav För hantering av kommunkoncernens dagskassor ska kontanter från olika enheter kunna lämnas i servicebox samt ytterligare mynt lämnas över disk till ett inlämningsställe i centrala Umeå. Beskriv var serviceboxar finns tillgängliga samt inlämningsställe för mynt. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Växel i form av sedlar och mynt ska kunna beställas för hämtning på utlämningsställe i centrala Umeå. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Prisfråga 14.1 Ange kostnad för uppräkning, insättning på konto per påse i servicebox. Pris ska anges för en (1) Påsar. Anbudspris beräknas för 2400 Påsar. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 14.2 Ange kostnad för uppräkning, insättning på konto av mynt per påse. Pris ska anges för en (1) Påsar. Anbudspris beräknas för 600 Påsar. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 14.3 Ange kostnad för växelköp. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 50 st. Pris är obligatorisk information för denna post E-FAKTURA TILL PRIVATPERSONER Inom Umeå Kommunkoncernen skickar idag Umeå Kommun, Umeå Energi AB och AB Bostaden i Umeå e- faktura till privatpersoner. Lösningarna gällande presentation, distribution och lagring ser olika ut inom koncernen med hjälp av CTD (Strålfors och Tieto). Antal e-fakturor som presenteras via banken är idag per år och antal e-fakturor som lagras via banken är st. Volymen kommer att öka under de kommande åren. Krav Anbudsgivaren ska kunna hantera distribution, presentation och lagring av elektroniska fakturor till privatpersoners internetbank. Beskriv hur den tekniska lösningen ser ut och vilka CTD som är godkända samt hur marknadsföring för e-faktura kommer att ske för att uppnå volymökning. Prisfråga /25

20 Ange kostnad för fakturapresentation (betalrad). Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för st. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 15.2 Ange kostnad för distribution. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för st. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 15.3 Ange kostnad för lagring. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för st. Pris är obligatorisk information för denna post LÖNEREGISTER Enligt nu gällande avtal har kommunen rättighet att överta aktuellt löneregister. Krav För säker och effektiv hantering av löneregistret ska löneregister upprättas och underhållas av anbudsgivaren under avtalsperioden. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav För säker och effektiv hantering av löneregistret ska löneregistret innehålla information om namn, adress, personnummer, bankens namn, clearingnummer och kontonummer. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav För säker och effektiv hantering av löneregistret ska anbudsgivaren ge köparen möjlighet att överta löneregistret vid avtalets utgång utan kostnad i elektronisk format, t ex.txt,.xlsx. Krav Anbudsgivaren ska vid varje tillfälle begära tillstånd från köparen för att nyttja informationen i registret för eget syfte. Accepterar ni detta? Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska anställd kunna lämna uppgifter till anbudsgivaren. Beskriv er rutin för hur en kontoanmälan går till samt hur ni säkerställer att bankkontonummer och personnummer stämmer överens. Full poäng reducerar jämförelsetalet med ,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 20/25

21 1 Bra ,00 2 Mycket bra ,00 3 Utmärkt ,00 Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska anställda kunna anmäla nytt bankkonto fram till 8 dagar innan löneutbetalningsdagen. Beskriv fram till vilket datum i månaden en kontoanmälan kan ske för att lönen ska hamna på anmält bankkonto och lönespecifikation produceras. Full poäng reducerar jämförelsetalet med ,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,33 2 Mycket bra ,67 3 Utmärkt ,00 Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska anställda som inte haft någon utbetalning på 2 år avslutas i löneregistret. Beskriv er rutin. Full poäng reducerar jämförelsetalet med ,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra , LÖNEFIL Krav Anbudsgivaren ska kunna hantera separata lönefiler från de olika lönesystem som finns hos köparen. Se bilaga Översikt av Umeå kommunkoncern för förteckning över lönesystem. Beskriv vilka format som accepteras när det gäller lönefiler. Krav Leverans av lönefil ska kunna ske tre dagar före löneutbetalningsdagen. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Leverans av lönefil ska kunna ske vid ett antal valfria tidpunkter under en månad. Beskriv generella stopptider. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Poster i lönefilen ska kunna stoppas eller ändras efter att lönefilen har levererats. Beskriv nödrutin för att stoppa eller ändra poster i lönefilen. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? 21/25

22 Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska anbudsgivaren kunna ta emot lönefiler så nära utbetalningsdagen som möjligt. Beskriv hur nära löneutbetalningsdagen som lönefilen kan levereras. Full poäng reducerar jämförelsetalet med ,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,33 2 Mycket bra ,67 3 Utmärkt ,00 Prisfråga 17.1 Ange kostnad för antal lönefiler per år. Pris ska anges för en (1) Lönefiler. Anbudspris beräknas för 120 Lönefiler. Pris är obligatorisk information för denna post LÖNESPECIFIKATION Krav Anbudsgivaren ska erbjuda lönespecifikation i pappersformat. Krav Lönespecifikation i pappersformat ska vara den anställde tillhanda senast på löneutbetalningsdagen. Krav Om lönespecifikationen i pappersformat består av fler än en sida per anställd ska samkuvertering ske. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Anbudsgivaren ska erbjuda elektronisk lönespecifikation. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Elektronisk lönespecifikation ska vara den anställde tillhanda dagen före löneutbetalningsdagen. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav På lönespecifikationen eller e-lönespecifikationen ska det vara möjligt för köparen att infoga egen information/meddelande. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Möjlighet för köparen att kunna se kopia på respektive medarbetares lönespecifikation varje månad ska finnas. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? 22/25

23 Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska lönespecifikationen innehålla de uppgifter som krävs för att anställd ska kunna kontrollera att lönen är korrekt. Beskriv layout och vilka uppgifter som presenteras. Full poäng reducerar jämförelsetalet med ,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,00 2 Mycket bra ,00 3 Utmärkt ,00 Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska lönespecifikationen vara den anställde tillhanda senast 2 dagar innan löneutbetalning. Beskriv er lösning. Full poäng reducerar jämförelsetalet med ,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,00 Prisfråga 18.1 Ange kostnad för printning och distribution av lönespecifikation på papper inkl. kontrolluppgift. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för st. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 18.2 Ange kostnad för E-lönespecifikation. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för st. Pris är obligatorisk information för denna post ORDINARIE OCH TILLFÄLLIGA LÖNEUTBETALNINGAR Krav Löneutbetalningar ska vara tillgängliga i den anställdes valda bank med samma utbetalningsdag som för de anställda som har anbudsgivarens bank. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav För löneutbetalningar ska det vara möjligt med ett valfritt antal ordinarie månadsutbetalningsdagar inom köparens organisation. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? 23/25

24 Krav Extra löneutbetalningar utan avisering ska kunna ske vid flera olika tidpunkter under samma månad. Dvs utbetalningar utöver ordinarie månadsutbetalning. Beskriv era rutiner för extra utbetalningar samt när anställd kommer att ha sin tillfälliga utbetalning på sitt bankkonto. Krav Löneutbetalningar genom direktinsättning på anställds bankkonto via internetbank ska vara möjlig. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Löneutbetalningar via utbetalningskort el. motsvarande ska vara den anställde tillhanda samma dag som ordinarie löneutbetalning. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Krav Löneutbetalningar via utbetalningskort el. motsvarande ska innehålla personnummer för säker identifikation och distribueras i slutna kuvert. Accepterar ni detta och har ni beskrivit er lösning? Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska utbetalningskort eller motsvarande vara möjliga att spärra innan giltighetsperioden har gått ut. Beskriv er lösning. Full poäng reducerar jämförelsetalet med ,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,33 2 Mycket bra ,67 3 Utmärkt ,00 Bedömning För att erhålla poäng för mervärde ska lön till avslutat konto eller konto som inte stämmer med personnummer betalas ut av banken via utbetalningskort. Beskriv er rutin samt vid vilken tidpunkt anställd har lönen tillhanda. Full poäng reducerar jämförelsetalet med ,00. Noll poäng ger ingen reduktion. 1 Bra ,00 2 Mycket bra ,00 3 Utmärkt ,00 Prisfråga 19.1 Ange kostnad för löneutbetalning kontoinsättning. 24/25

25 Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för st. Pris är obligatorisk information för denna post. Prisfråga 19.2 Ange kostnad för löneutbetalning; Utbetalningskort inkl. distribution. Pris ska anges för en (1) st. Anbudspris beräknas för 3000 st. Pris är obligatorisk information för denna post VALUTERING OCH RÄNTEBERÄKNING Prisfråga 20.1 OBSERVERA! FYLL I 0 KR FÖR DENNA POST! KOMMUNKONCERNEN KOMMER ATT FYLLA I DET EVENTUELLA PÅSLAGET SOM ÄR BESKRIVET I BILAGA "VALUTERING OCH RÄNTEBERÄKNING"! Pris ska anges för en (1) kr. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll) anges som pris levereras varan / tjänsten utan kostnad. 25/25