LotusLive inotes. LotusLive inotes Administrationshandbok

Transkript

1 LotusLive inotes LotusLive inotes Administrationshandbok

2

3 LotusLive inotes LotusLive inotes Administrationshandbok

4 Anmärkning Innan du använder den här informationen och den tillhörande produkten ska du läsa informationen i Anmärkningar på sidan 55. Anmärkning Den här utgåvan gäller IBM LotusLive inotes och alla efterföljande versioner och ändringar tills något annat anges i nya utgåvor. Copyright IBM Corporation 2010, 2011.

5 inotes Läs om kontoinställningar, hur du hanterar e-postmeddelanden och hur du arbetar med din kalender. Är det första gången du använder inotes? Titta på en video om hur man importerar kontaktinformation till inotes. Titta på en video om hur man importerar kalenderhändelser till inotes. De senaste uppdateringarna Info om vilka funktioner som lagts till sedan den senaste uppdateringen. Använda inotes Dina kontoinställningar Ditt konto har ställts in av en kontoadministratör med din e-postadress och användarroll, som du inte kan ändra. Du kan redigera ditt namn, lösenord och språk. Privata inställningar Dina kontoinställningar beskrivs nedan: Namn Användarnamnet som visas i IBM LotusLive inotes. E-postadress Den e-postadress som är kopplad till ditt konto. Du kan inte ändra den här inställningen. Roll Åtkomstnivå för kontot. Du kan inte ändra den här inställningen. Lösenord Lösenordet för ditt IBM LotusLive inotes-konto. Lokalanpassning Valet av språk för ditt konto. Det språk du väljer för Lokalinställning avgör om en 12-timmars eller 24- timmars klocka ska visas i din kalender. Till exempel, om du väljer engelska visas en 12-timmarsklocka. Om du väljer svenska visas en 24-timmarsklocka. IBM Corporation 2007, 2012 IBM 2010,

6 Ändra dina kontoinställningar Så här ändrar du dina inställningar för Namn, Lösenord, eller Språk: 1. Från det övre navigationsfältet markerar du ditt namn och väljer sedan Mina kontoinställningar. 2. Till höger om inställningen du vill ändra väljer du Ändra. 3. Skriv in eller välj korrekt värde och välj Spara ändringar. Markera Kontakta kontoadministratören om du behöver hjälp med ditt konto. Garanti för sekretess och säkerhet Se till att du skyddar ditt lösenord, din säkerhetsfråga och ditt svar. 1. Logga ut när du har läst din e-post. 2. När du har loggat ut stänger du webbläsarfönstret. Genom att stänga webbläsarfönstret eller manuellt rensa webbläsarens cacheminne ser du till att all sessionsspecifik information raderas från webbläsarens cacheminne. 3. Du får inte skriva ner eller sprida ditt lösenord. Konfigurera din mobila enhet Använd LotusLive inotes-profilen när du konfigurerar IMAP, CardDAV och CalDAV i ett steg på din iphone. Om du inte vill konfigurera alla tre funktionerna på din iphone kan du ställa in e-post, kontakter eller kalendern separat. Se hjälpinformationen i Konfigurera IMAP- och POP-åtkomst, Konfigurera ett CardDAV-konto och Konfigurera ett CalDAV-konto. 1. Klicka på länken Om du inte har loggat in tidigare måste du ange LotusLive-ID och lösenord. Detta ID och lösenord kan skilja sig från ditt LotusLive inotes-id och lösenord. 2. Trycka på Logga in. Den här sidan visas: LotusLive inotes Apple ioskonfigurering - Ställ in e-post, kontakter och kalender på din Apple ios-enhet. På denna sida kan du installera en profil på din ios-enhet som ger tillgång till: v Din e-post via IMAP v Dina kontakter via CardDAV v Din kalender via CalDAV 3. Välj Starta. Eftersom profilen inte är signerad, uppmanas du att bekräfta installationen genom att välja Installera > Installera nu. Om du har ett lösenord för din iphone, anger du lösenordet för att fortsätta. 2 LotusLive inotes: LotusLive inotes Administrationshandbok

7 4. Skriv ditt inotes-lösenord tre gånger för att bekräfta åtkomst till dina IMAP-, CardDAV- och CalDAV-konton i inotes-systemet. Välj Nästa i det övre hörnet för att fortsätta. 5. När installationen är klar markerar du Klart. Enhetsinställningssidan visas igen. Gå till ios-huvudmenyn när du vill börja använda din LotusLive inotes-e-post, kalender och kontaktfunktkioner i din iphone. Och sedan då? Profilens namn är LotusLive inotes Profile. Den finns på din iphone om du knackar på Inställningar > Allmänt > Profil. Välj Mer information för att se namnet på dina konton på din iphone. Komma igång med kontakter Du kan lägga till personliga kontakter i din kontaktlista. Administratörsbehörighet till kontot krävs för att lägga till företagskontakter. Du kan lagra upp till 2000 personliga kontakter. Följande åtgärder kan du utföra på din kontaktlista: v Söka efter kontakter per namn genom att skriva in söktexten i fältet Sök kontakt. v Visa alla kontakter genom att markera Alla kontakter. v Lägga till, ta bort eller redigera personliga kontakter. v Skicka e-postmeddelanden till en eller flera kontakter genom att markera kryssrutorna för de avsedda mottagarna och välja Skicka meddelande. Företagskontakter Företagskatalogen är en företagsadressbok som innehåller all kontaktinformation om de anställda. Företagskatalogen är görs tillgänglig och handhas av kontoadministratören. När du markerar företagskatalogen visas alla anställda om företagskatalogen används. Om du vill skicka ett meddelande till en eller flera anställda i företagskatalogen markerar du kryssrutan för var och an av dessa anställda och väljer Skicka meddelande. Hur många företagskontakter du kan lagra varierar. Kontakta kontoadministratören om du vill ha mer information om hur många företagskontakter du kan lagra. Göra kontaktinställningar Kontaktinställningarna hjälper dig att ordna dina kontaktuppgifter. inotes 3

8 1. Navigera till Inställningar. 2. Markera Visa under Kontakter. 3. I fältet Kontakter per sida väljer du hur många kontakter som du vill ska visas per sida. 4. I fältet Namnvisningsordning kan du ange hur du vill att kontaktnamninformation ska visas. 5. Markera Spara. Skapa och redigera kontaktinformation Du kan lägga till, redigera och radera personlig kontaktinformation. Du kan ha högst 2000 personliga kontakter.administratörsbehörighet krävs för att lägga till företagskontakter. Innan du börjar När du ska lägga till kontaktuppgifter navigerar du till fliken Kontakter och väljer Mina kontakter. På vissa enheter gäller att när du försöker lägga till kontaktuppgifter från ett annat program är standarddestinationen för den nya kontaktinformationen din Företagskatalog. Endast administratören får lägga till uppgifter i företagskatalogen, så i det här fallet sparas inte de nya kontaktuppgifterna. 1. Så här lägger du till en kontakt: a. Navigera till Kontakter. b. Markera Ny kontakt. c. Skriv högst 255 tecken i följande fält: Förnamn, Efternamn, Jobbtitel, Institution, Företag, Gata, Postnummer, Postort, Stat/region och Land. På vissa enheter kan du skriva in mer än 255 tecken i dessa områden. Om du skriver mer än 255 tecken i något av dessa fält visas inget felmeddelande men det du skrivit sparas inte. d. Skriv in uppgifter i fälten e-post och Telefon. Värden behövs i fälten Namn och E-post för att användare ska få tillgång till information när de använder ifyllningsfunktionen för sökning. e. Valfritt: När du skriver in information i fältet Anteckningar kan du högst använda tecken. f. Markera Spara när du vill spara den nya kontakten. Du uppmanas att skicka ett meddelande, redigera eller ta bort den kontaktinformation du just har lagt in. 2. Valfritt: Så här redigerar du kontaktinformation: a. Navigera till Kontakter. 4 LotusLive inotes: LotusLive inotes Administrationshandbok

9 b. Markera namnet eller e-postadressen för den kontakt du vill redigera. c. Markera Ändra och skriv in dina ändringar. d. Markera Spara. 3. Tillval: Så här tar du bort kontaktinformation: a. Navigera till Kontakter. b. Markera kryssrutan för kontakterna du vill ta bort. c. Välj Ta bort. d. Välj OK. Kontakterna tas bort permanent från din kontaktlista. Importera personliga kontakter Du kan importera personliga kontakter från en befintlig fil med kommaavgränsade värden (csv), vcard-fil (VCF) eller från en fil utan filtyp i filnamnet, till exempel testfil. Importprocessen accepterar filer som är högst 10 MB. Du kan inte uppdatera kontakter i företagskatalogen. Innan du börjar Innan du importerar kontakter från ett annat e-postprogram, som Outlook Express, använder du funktionen i det e-postprogrammet för att exportera kontaktinformation till filtypen kommaseparerat värde (.csv) eller vcard (.vcf). Innan du importerar kontakter kontrollerar du att teckenuppsättningen är UTF-8 eller ANSI. Den här uppgiften Du kan ha upp till 2000 kontakter. Om.csv- eller.vcf-filen som du importerar innehåller över 2000 kontakter, eller om antalet befintliga IBM LotusLive inotes kontakter plus antalet kontakter i.csv- eller.vcf-filen är över 2000 importeras inte det överstigande antalet kontakter. Se till att du kan sökvägen till alla filer som innehåller information som du vill importera. Du måste ange den här informationen innan du importerar. Om du har flera.vcf-filer kan du slå samman dem till en.vcf-fil och importera den. Felaktigt formaterade data i.csv- eller.vcf-filen ignoreras. De kontakter du importerar läggs till i Mina kontakter. Du kan också hitta kontakterna under Alla kontakter. inotes 5

10 1. Navigera till Kontakter > Mina kontakter. 2. Markera Importera kontakter. 3. Välj Bläddra om du vill navigera till den.csv- eller.vcf-fil som används för att lagra dina kontakter. 4. När du markerat filen väljer du Importera. Resultat Ett statusmeddelande anger att kontakterna importeras. Importprocessen kan ta mer än några minuter. Under importen kan du använda andra IBM Lotus- Live inotes funktioner. Närliggande uppgifter: Sammanfoga flera.vcf-filer (vcard) på sidan 7 Om du har flera vcard-filer som du vill använda för att importera kontaktinformation kan du slå ihop dessa filer till en.vcf-fil. Konfigurera ett CardDAV-konto Med ett CardDAV-serverkonto får du tillgång till och kan dela kontaktuppgifter med andra program. Du kan sedan synkronisera din kontaktinformation med andra användare och mellan flera enheter. Innan du börjar Kontrollera att du har din IBM LotusLive inotes-e-postadress, e-postadressen som tilldelats ditt konto. Om du har flera LotusLive-e-postadresser stämmer någon av följande situationer in på dig: v Om du väljer länken Använd min organisations inloggning på LotusLiveinloggningssidan för att logga in kan den e-postadress som du anger på den här sidan skilja sig från din IBM LotusLive inotes e-postadress. v Om ditt företag har flera LotusLive-abonnemang, kan du ha en e-postadress för varje abonnemang. Till exempel kan företaget använda LotusLive Engage och IBM LotusLive inotes. Din IBM LotusLive inotes e-postadress i guiden Komma igång skickas till dig första gången du loggar in. Du kan även kontrollera din IBM LotusLive inotes-postadress genom att välja Inställningar > Allmänt och markera Kontonamn under E-postserverinställningar. Om du konfigurerar ett CardDAV-konto med en iphone eller en ipad måste den ha ios4 eller senare. Om du har en tidigare version måste du uppgradera till ios4 eller senare. 6 LotusLive inotes: LotusLive inotes Administrationshandbok

11 Den här uppgiften Så här ställer du in ett CardDAV-konto: 1. Välj Inställningar > E-post, Kontakter, Kalendrar > Lägg till konto... > Annat > Lägg till CardDAV-konto. 2. Ange följande information: a. Server carddav-usw.mail.lotuslive.com b. Användarnamn Din LotusLive inotes-e-postadress till exempel c. Lösenord Ditt lösenord d. Beskrivning En beskrivning av ditt konto 3. Välj Nästa. När anslutningen med servern upprättats visas alternativet Avancerade inställningar. 4. På fliken Avancerade inställningar anger du följande information: a. Använd SSL Välj PÅ. b. Port: Markera Klart. Inget meddelande visas vid en lyckad anslutning. Och sedan då? När ditt LotusLive-lösenord går ut bestäms av kontoadministratörens inställningar. Om du har problem med att logga in till IBM LotusLive inotes kan du försöka med att logga in från webben för att se om lösenordet har gått ut. Sammanfoga flera.vcf-filer (vcard) Om du har flera vcard-filer som du vill använda för att importera kontaktinformation kan du slå ihop dessa filer till en.vcf-fil. 1. Kopiera alla.vcf-filer som du planerar att slå samman i samma katalog. 2. Gå till den katalog där du har lagrat.vcf-filerna. 3. Kör följande kommando: COPY *.vcf onefile.vcf. Importera den sammanslagna kontaktinformation i onefile.vcf. inotes 7

12 Närliggande uppgifter: Importera personliga kontakter på sidan 5 Du kan importera personliga kontakter från en befintlig fil med kommaavgränsade värden (csv), vcard-fil (VCF) eller från en fil utan filtyp i filnamnet, till exempel testfil. Importprocessen accepterar filer som är högst 10 MB. Du kan inte uppdatera kontakter i företagskatalogen. Arbeta med personliga grupper Använd personliga grupper för att skapa distributionslistor för kalenderkallelser och e-post. Det högsta antalet personliga grupper för ditt konto är 200. Det högsta antalet medlemmar i en personlig grupp är 50. Den här uppgiften Gruppens namn får inte vara mer än 255 bytetecken. För flerbytetecken måste gruppens namn vara kortare än 255 tecken. Om en nyligen tillagd gruppmedlem inte är i din personliga kontaktlista sparas den som en ny personlig kontakt. Om du har det högsta antalet kontakter och försöker lägga till en ny e-postadress visas ett felmeddelande. Den nya gruppen skapas inte. Dubblerade e-postadresser ignoreras. Om du anger en e-postadress som redan finns i gruppens medlemslista ignoreras den e-postadressen. Du kan ange flera e-postadresser i fältet Lägg till medlem här med hjälp av kommatecken för att avskilja enskilda e-postadresser. Till exempel, om du skriver a@exempel.com, b@exempel.com, c@exempel.com, läggs tre e-postadresser till i gruppmedlemslistan. När du anger e-postadresser kan du skriva de första tecknen och sedan välja objekt från den automatiska förslagslistan. 1. Navigera till Kontakter. 2. Markera Grupper > Ny grupp. 3. Ange ett gruppnamn. 4. Om du vill lägga till en gruppmedlem anger du en e-postadress i fältet Lägg till medlem här och väljer Lägg till medlem. 5. Valfritt: Om du vill ta bort en gruppmedlem klickar du på X-ikonen på samma rad som gruppmedlemmen. 6. Klicka på Spara för att spara ändringar för en grupp. Om du försöker navigera till en annan sida utan att spara dina ändringar, uppmanas du att spara dina ändringar. 8 LotusLive inotes: LotusLive inotes Administrationshandbok

13 Och sedan då? Så här redigerar du eller tar bort en personlig grupp: 1. Navigera till Kontakter. 2. Markera Grupper. 3. Markera gruppnamnet. 4. Markera Ändra. Gruppdetaljsidan visas. Du kan redigera gruppen eller ta bort gruppen så här: v Om du vill ändra personliga gruppuppgifter, skriver du in dina ändringar och väljer Spara. v Om du vill radera den personliga gruppen markerar du Ta bort grupp och väljer sedan OK för att bekräfta borttagningen. Söka kontakter Du kan söka kontaktinformation i Mina kontakter, Företagskatalogen eller Alla kontakter. Den här uppgiften v Inledande och avslutande blanksteg tas bort från sökkriterierna. v Sökningen görs mot fälten förnamn, efternamn, e-postadress och företagsnamn. v Sökningen är inte skiftberoende. v Matchningar visas så snart de påträffas, vilket kan inträffa innan du helt angett dina sökkriterier. v Sökningar med jokertecken är inte tillåtna. 1. Navigera till Kontakter. 2. Välj en uppsättning kontakter som du vill söka efter. 3. Skriv in dina sökkriterier i sökfältet. Sök kontakt visas i sökfältet innan du anger dina sökkriterier. Resultat Sökfunktionen visar en lista över alla kontakter som matchas av sökningen. Om inga kontakter matchas visas Inga kontakter matchade din sökning. Konfigurera en LDAP-anslutning Om du konfigurerar en LDAP-kataloganslutning (Lightweight Directory Access Protocol) kan du skicka förfrågningar till katalogtjänster och hitta kontaktuppgifter till andra användare på Internet eller företagets intranät. inotes 9

14 Den här uppgiften I flera e-postprogram och mobila enheter konfigureras en LDAP-anslutning på olika sätt. Om du har problem med eller behöver information om ett särskilt e-postprogram kontaktar du kundtjänsten för det e-postprogrammet. För att kunna konfigurera en LDAP-katalogsanslutning för en enhet eller ett e-postprogram behöver du följande information: v Bas-DN: ou=kontakt v Port (med SSL): 636 v Din IBM LotusLive inotes e-postadress. Om du har flera LotusLive -e-postadresser stämmer någon av följande situationer in på dig: Om du väljer länken Använd min organisations inloggning på Lotus- Live-inloggningssidan för att logga in kan den e-postadress som du anger på den här sidan skilja sig från din IBM LotusLive inotes e-postadress. Om ditt företag har flera LotusLive-abonnemang, kan du ha en e-postadress för varje abonnemang. Till exempel kan företaget använda Lotus- Live Engage och IBM LotusLive inotes. Din IBM LotusLive inotes e-postadress i guiden Komma igång skickas till dig första gången du loggar in. Du kan även kontrollera din IBM LotusLive inotes-postadress genom att välja Inställningar > Allmän och markera Kontonamn under E-postserverinställningar. v Bind-DN/Kontonamn: uid=din e-postadress angiven ovan,ou=kontakt. Till exempel, uid=användare@llin.mail.lotuslive.com,ou=kontakt v Ditt e-postlösenord. När kontoadministratören anger ett engångslösenord för dig måste du ändra lösenordet när du loggar in på ditt IBM LotusLive inotes konto från webben. v Server: ldap-usw.mail.lotuslive.com v Sökfilter: ou=kontakt 1. Beroende på ditt e-postprogram varierar vilka steg som krävs för att konfigurera en LDAP-katalogsanslutning. Kontakta kundsupport för ditt e-postprogram om du behöver hjälp. 2. När du söker kontaktinformation med en LDAP-kataloganslutning måste fälten för förnamn och efternamn fyllas i. Annars kan fel uppstå. Mata in ett blanktecken i dessa fält om det behövs. 10 LotusLive inotes: LotusLive inotes Administrationshandbok

15 Komma igång med e-post E-postmeddelanden sparas i mappar. Du kan skapa mappar för att ordna din e-post. Det finns fem standardmappar som du inte kan ta bort. Du kan också flagga din e-post och göra inställningar för hur e-posten ska visas. Du kan inte byta namn på en standard-e-postmapp, eller radera en standarde-postmapp, men du kan ta bort e-postmeddelanden från standardmappar. Standardmappar: Inkorg Alla dina inkommande e-postmeddelanden. Utkast Alla sparade e-postmeddelanden som ännu inte har skickats. Objekt i mappen Utkast kan redigeras när som helst och skickas. Skickat Alla e-postmeddelanden som du har skickat, så länge du har angett i inställningarna att e-post ska sparas när den skickas. Det här är standardinställningen. Skräppost Alla e-postmeddelanden som har identifierats som skräppost. Papperskorg Alla borttagna e-postmeddelanden. Du måste tömma mappen Papperskorg om du vill ta bort dess innehåll permanent. I fönstret Hantera mappar kan du ta bort eller byta namn på en mapp. När du tar bort en mapp tas även allt innehåll i mappen bort permanent. Indikatorn Kvotanvändning visar hur mycket lagringsutrymme som för närvarande används för dina e-postmeddelanden och bilagor i e-postkontot. Kvotanvändning omfattar e-post i mapparna Skräppost och Papperskorg. Detta värde får inte överstiga 25 GB. Om du överskrider lagringsutrymmet kan du inte ta emot fler e-postmeddelanden. All inkommande e-post returneras till avsändaren med ett meddelande om att din brevlåda är full och att e- postmeddelandet inte kan levereras. Tips: E-postmeddelanden som du tar bort flyttas automatiskt till Papperskorgen. För att inte alltför stor del av lagringsutrymmet ska tas upp av meddelanden bör du regelbundet tömma Papperskorgen. Anm: v För att skydda ditt konto mot missbruk kan endast 5000 nya e-postmeddelanden tas emot när du inte är inloggad på ditt konto. Därefter skickas nya e-postmeddelanden tillbaka till avsändaren tills du loggar in på ditt konto igen. inotes 11

16 v Information om kända problem med att visa e-post på olika språk finns i dokumentet Known Issues på wikisidan bhwiki.nsf/dx/lotuslive_known_issues#mail. v Hög prioritet visas med ett utropstecken till vänster om e-postmeddelandets ämne. v Storleken på ett inkommande e-postmeddelande får inte överstiga 40 MB. Så kan du enklare hantera dina e-postmeddelanden: v Välj E-post i det övre menyfält och uppdatera din Inkorg manuellt. v Visa en lista över e-postmeddelanden som du har vidarebefordrat eller svarat på genom att klicka på ikonen bredvid Avsändare. v Sortera dina e-postmeddelanden efter avsändare, ämne eller datum. Som standard sorteras dina e-postmeddelanden efter datum.. Göra e-postinställningar I e-postinställningarna kan du ange hur du vill ordna, filtrera och vidarebefordra e-post. Den här uppgiften Endast ett e-postkonto kan specificeras för vidarebefordran av e-post. En bekräftelse skickas till din IBM LotusLive inotes e-postadress och till den e-postadress som angetts i vidarebefordringsavsnittet. Du startar vidarebefordran av post genom att följa instruktionerna i e-postmeddelandet. Om du vill inaktivera vidarebefordran av post, väljer du Ingen vidarebefordran i fönstret Vidarebefordran. Alla följande steg är valfria. De här inställningarna kan ändras efter behov. 1. Navigera till Inställningar. 2. Välj Allmänt. a. Markera e-postvisning för att ange hur många e-postmeddelanden som ska visas på varje sida och att ange sorteringsalternativ för din e- post: Nyast längst ned eller Nyast längst upp. b. Markera Läsa om du vill ange vad som ska hända när du flyttar eller tar bort ett e-postmeddelande: Gå till nästa meddelande eller Gå tillbaka till den ursprungliga mappen. Bildblockering spärrar alla bilder i din inkommande e-post. c. Markera Skicka om du vill spara en kopia av alla skickade e-postmeddelanden. Om du inte vill spara alla skickade e-postmeddelanden, men vill spara en kopia av vissa meddelanden kan du skicka en Dold kopia 12 LotusLive inotes: LotusLive inotes Administrationshandbok

17 till dig själv. Du kan sedan ange om e-postmeddelandets historik ska inkluderas när du svarar på ett e-postmeddelande. d. Använd e-postserverinformationen som visas i avsnittet E-postserverinställningar när du konfigurar IMAP-, POP- eller SMTP-autentisering. Under Konfigurera IMAP- och POP-åtkomst finns mer information. e. Markera Spara. 3. Markera Lägg till adress för att ange en extra e-postadress att använda när du skickar e-post. 4. Markera Skräppostinställningar och ange inställningar för att hantera oönskade e-postmeddelanden och e-postadresser. 5. Markera Frånvarande om du vill ange att det ska skickas automatiska svar på inkommande meddelanden medan du är borta. I Skicka frånvarandemeddelanden finns mer information. 6. Markera Signatur och ange information som automatiskt ska läggas till i slutet av all e-post som du skickar. Det högsta antalet tecken är Markera Vidarebefordra om du vill ange automatisk vidarebefordran av inkommande e-post till ett annat e-postkonto. 8. Markera Regler om du vill ange filtreringsregler för att hantera din e-post mer effektivt. I Skapa e-postfilterregler finns mer information. 9. Klicka på Spara. Skapa en mapp Du kan ordna e-post genom att lägga till, byta namn på och ta bort mappar. Du kan dra och släppa ett enskilt e-postmeddelande till en annan mapp. Den här uppgiften Begränsningar: v Mappnamnet får inte vara längre än 40 tecken, och namnet får inte börja med en punkt (.). Följande tecken är giltiga i mappnamn: a-ö (). v Mappnamn sorteras efter ASCII-värden. Internationella komponenter för Unicode (ICU) används inte. v Det högsta antalet tillåtna mappar är 200. I fönstret Hantera mappar kan du ta bort eller byta namn på en mapp. När du tar bort en mapp tas även allt innehåll i mappen bort permanent. 1. Navigera till E-post. 2. Markera Lägg till en mapp. 3. Skriv in ett mappnamn och välj OK. inotes 13

18 Visa en bilaga När du öppnar ett e-postmeddelande med en eller flera bilagor, visas en lista över dem i e-postmeddelandet. Den här uppgiften Om du får ett e-postmeddelande med en bifogad fil, visas en ikon som liknar ett gem bredvid meddelandet i Inkorg. När du öppnar meddelandet visas en lista över bilagor i meddelandet.du kan visa den bifogade filen från dess aktuella plats, eller hämta och spara den bifogade filen på datorn innan du öppnar filen. Om den bifogade filen är en bild kan den visas tillsammans med meddelandetexten. Begränsning: v Storleken på ett inkommande e-postmeddelande får inte överstiga 40 MB. v Endast de första 1 MB av texten i varje e-postbilaga indexeras och är sökbara. v Om du överskrider lagringsutrymmet kan du inte ta emot fler e-postmeddelanden. All inkommande e-post returneras till avsändaren med ett meddelande om att din brevlåda är full och att e-postmeddelandet inte kan levereras. 1. Navigera till E-post. 2. Markera Inkorg. 3. Markera det e-postmeddelande som du vill öppna. En lista med bilagor visas i meddelandet. v Om du vill visa en bilaga i e-postmeddelandet väljer du den fil du vill visa. v Om du vill hämta en bilaga, högerklickar du på den bifogade filen och följer instruktionerna för din dator eller mobila enhet. Skicka e-post Du kan skicka e-postmeddelanden från din kontaktlista eller från din E-postmapp. Om du skickar ett e-postmeddelande till en mottagare som inte finns i kontaktlistan, får du möjlighet att lägga till mottagaren i din kontaktlista. Den här uppgiften I RTF-redigeraren kan du välja format för e-posttexten. Det snabbaste sättet är att skriva texten, markera den och sedan välja önskat format. 14 LotusLive inotes: LotusLive inotes Administrationshandbok

19 Begränsningar: v Det högsta antalet mottagare av ett e-postmeddelande är 50. v Du kan bifoga upp till 10 filer till varje e-postmeddelande. v Den högsta storleken för ett e-postmeddelande som du skickar, inklusive alla bilagor, är 28,5 MB. 1. Välj hur du skickar ett e-postmeddelande: v Använd kontakter från kontaktlistan: a. Navigera till Kontakter. b. Markera den kontaktlista som innehåller de användare som du vill skicka ett e-postmeddelande till. Markera kryssrutan bredvid alla kontakter som du vill skicka ett e-postmeddelande till. c. Om du vill skicka ett e-postmeddelande till en personlig grupp, markerar du Grupper. På sidan Grupper markerar du kryssrutorna bredvid de grupper du vill ta med. d. Markera Skicka meddelande. Sidan Nytt meddelande visas. E-postadresser för alla användare eller gruppmedlemmar som du markerat läggs till i fältet Till. v Så här skickar du ett e-postmeddelande direkt från din e-post-mapp: a. Navigera till E-post. b. Markera Nytt meddelande. Sidan Nytt meddelande visas. c. Ange e-postadresserna för alla mottagare i fältet Till. 2. Valfritt: I fältet Kopia eller Dold kopia anger du användare eller grupper som du vill skicka en kopia eller dold kopia till av e-postmeddelandet. Du kan skriva in de första tecknen i användarens eller gruppens namn och välja ett alternativ från förslagslistan som visas. Om du markerar en grupp läggs e-postadresserna för alla gruppmedlemmarna till i fältet Kopia eller Dold kopia. 3. Valfritt: Markera Sök filer om du vill bifoga en fil. Ett fönster visas där du uppmanas att leta rätt på filen och överföra den. 4. Valfritt: Markera Hög prioritet om du vill skicka e-postmeddelandet med hög prioritet. 5. Skriv texten för e-postmeddelandet. Information om kända problem med att olika webbläsare och RTF-redigeringsprogram finns i dokumentet Known Issues på wikisidan LotusLive_Known_Issues#Mail. 6. Markera Skicka. inotes 15

20 Flagga e-post Du kan aktivera en visuell indikator eller flagga som påminner dig om att du behöver följa upp ett e-postmeddelande. Flaggor är för eget bruk. Andra användare kan inte se dina flaggor. Den här uppgiften Som standard flaggas inga e-postmeddelanden. Flaggade meddelanden indikeras av den grå flaggan bredvid meddelandet. 1. Om du vill flagga ett e-postmeddelande navigerar du till mappen som innehåller meddelandena som du vill flagga. 2. Markera Flagga-ikonen bredvid varje e-postmeddelande som du vill flagga. Eller så kan du flagga eller ta bort flaggan för flera meddelanden samtidigt genom att markera meddelandekryssrutorna, och sedan välja Flagga eller Ta bort flaggan från menyn Fler åtgärder. 3. När du läser ett meddelande kan du markera ikonen Flagga bredvid ämnesraden högst upp i meddelandet. 4. Valfritt: Om du vill ta bort en flagga för ett meddelande klickar du på Flagga-ikonen igen. Återställa borttagna e-postmeddelanden När du tar bort ett e-postmeddelande flyttas meddelandet till mappen Papperskorg. Borttagna e-postmeddelanden lagras i mappen Papperskorg tills du tar bort dem permanent. 1. Navigera till Papperskorgen. 2. Markera det e-postmeddelande som du vill återställa. 3. Markera Fler åtgärder > Inkorg. 4. Navigera till Inkorg. Kontrollera att e-postmeddelandet har återställts. Avancerade e-postaktiviteter Förutom att skicka och ta emot e-post, finns det många andra aktiviteter som du kan utföra med e-post. Skicka frånvaromeddelande Med Frånvaromeddelande kan du skicka ett automatiskt svar på inkommande e-postmeddelanden medan du är borta. Meddelandetjänsten skickar svar under de frånvarodatum du anger och skickar endast ett svar till varje avsändare. 16 LotusLive inotes: LotusLive inotes Administrationshandbok

21 Den här uppgiften Ditt frånvaromeddelande aktiveras på din första frånvarodag och avaktiveras automatiskt det datum du är tillbaka, om du har angett det. Till exempel, kan du ange 1 januari 2011 som din första frånvarodag och 4 januari 2011 som ditt tillbakadatum. I det här fallet är ditt frånvaromeddelande aktivt från den 1 januari 2011 till den 4 januari 2011, vilket är totalt fyra dagar. Klockslag ställs in efter din tidszon. Frånvaromeddelandet får inte vara längre än 1000 tecken. 1. Navigera till Inställningar. 2. Markera Frånvarande. 3. I fältet Ämne skriver du rubriken till ditt automatiska svar. 4. Ange första frånvarodatum i fältet Första frånvarodag. 5. Valfritt: Ange ett datum i fältet Tillbaka. 6. Valfritt: I fältet Meddelande anger du detaljerad information om din frånvaro, som ett kontaktnummer för nödsituationer. 7. Markera På för Frånvaromeddelande. 8. Markera Spara. Och sedan då? Du kan manuellt stänga av dina frånvaromeddelanden genom att markera Av på Frånvaromeddelande. Skicka e-post med en alternativ e-postadress Förutom din IBM LotusLive inotes-e-postadress, har du en extra e-postadress som du kan skicka e-post från. Den här uppgiften När du anger en extra e-postadress för att skicka e-post, är det denna e-postadress som visas i e-posten du skickar. Din IBM LotusLive inotes-e-postadress kommer inte att användas till att skicka e-postom du inte aktiverar den igen. 1. Navigera till Inställningar. 2. Markera Lägg till adress. 3. I fönstret Skicka e-post från en annan adress väljer du Lägg till adress. 4. I fältet Namn anger du en extra e-postadress. Markera Spara. inotes 17