KRAV- och FAKTURAHANTERING i INNOPAC

Transkript

1 SELMA Millenium Circulation MANUAL FÖR SKOLORNA 8 Augusti 2000 Pedagogiska centralen KRAV- och FAKTURAHANTERING i INNOPAC Krav 1 genereras automatiskt av systemet 5 veckor efter det att utlåningen startat i Millenium Circulation (= normallån 4 veckor + 7 dagar till 1:a kravet + 7 dagar till 2:a kravet). Fakturor genereras automatiskt 7 veckor efter utlåning om boken inte återlämnas (= vid normallån 4 veckor). Krav och fakturor måste skrivas ut, helst varje vecka, så att filen töms. Om man sedan väljer att dela ut dem är upp till var och en. Krav och fakturor kan f.n. bara skrivas ut från den textbaserade modulen. För att kunna göra läsbara kravutskrifter måste man använda AnzioWin. I Anzio Win ska funktionen Print Wizard vara påkopplad (se under File: Print Wizard). Innan man börjar utskrift av krav och fakturor måste skrivaren ställas in. Se anvisningar för Skrivarinställningar för kravutskrift nedan. Tre olika krav skrivs ut: Krav 1 med texten: Krav 1 Detta material är försenat. Var vänlig återlämna det snarast Med vänlig hälsning, bibliotekspersonalen. Krav 2 med texten: Krav 2 Detta material är försenat. Var vänlig återlämna det snarast. Nästa brev består av en faktura. Med vänlig hälsning, bibliotekspersonalen. Faktura Faktura (= krav 3) Lämna snarast tillbaka utlånat material eller betala enligt faktura. Med vänlig hälsning, bibliotekspersonalen. Utseendet på kraven kan bara ställas in i en variant, dvs det som är inställt gäller för alla: - adressen är inställd för högerställt fönsterkuvert - de meddelanden från biblioteket som visas (t.ex. detta material är försenat ) kan inte anpassas individuellt från bibliotek till bibliotek - det visas 10 st exemplarposter per sida, fler går inte in. Har låntagaren fler krav skrivs det ut ytterligare sidor. Böcker som inte återlämnats efter krav 2 genererar automatiskt ett fakturabrev (= normallån 4 veckor + 7 dagar till 1:a kravet + 7 dagar till 2:a kravet + 7 dagar till faktura). För skolorna är beloppet på fakturan ställt till 0 kr så att man själv kan skriva in önskat belopp. 1

2 SKRIVARINSTÄLLNINGAR FÖR KRAVUTSKRIFT För att det ska gå att göra utskrift av krav måste skrivaren först ställas in. Gå in på START, INSTÄLLNINGAR och SKRIVARE. Markera den skrivare du använder, högerklicka på musen och välj EGENSKAPER från listan. Vilka inställningsmöjligheter som sedan finns beror på vilken skrivare du har. Har du en flik som heter Paper öppnar du den, här bör du kunna ställa in storleken på pappret via Custom Paper Size eller liknande. (se bilaga 4, från HP LaserJet2100 Series PCL6). Det viktiga är att storleken på pappret blir bredd (width): 210 x höjd (height): 279 mm Innan du skriver ut alla dina krav måste du testa att skriva ut 3 st för att se om skrivarinställningen blev rätt: 1. ** HUVUDMENY *** 2. C > CIRKULATION 3. A > ADDITIONAL circulation functions 4. N > Print circulation NOTICES 5. Lösenord krävs för att använda detta program Ange dina initialer : använd ditt personliga login 6. O > Print OVERDUE notices 7. Välj: 3 > Prepare notices for Pedagogiska centralen På alternativ 3> står namnet på den skola du är inloggad som, här ska alltså stå namnet på din skola. 8. Välj: A > ALLA nivåer 9. Systemet börjar skapa kraven: Bearbetar förseningar.b Välj: P > SKRIV UT meddelanden med 118 exemplar 11. Ska meddelandena också innehålla det totala belopp som låntagaren är skyldig biblioteket i böter och räkningar? (j/n) svara J meddelanden med 118 exemplar till skriv ut 118 exemplar får 1:a kravbrev 2

3 Poster att bearbeta Adress 1 (0-255) Telefon-nr kommer inte att skrivas ut Alla räkningar och böter inkluderade Välj: N > Ställ in NÄSTA ex. att skrivas ut 14. Börja utskrift från vilket nr? (1-86) Välj 4 nr från slutet för testutskrift! 15. B > BÖRJA utskrift kravbrev vid ex > Attached printer 17. Skriv ut klar 4 kravbrev skriv ut. Var utskriften OK? (j/n) Svara N vid testutskrift! (Svarar man J töms kravfilen och kraven försvinner för gott!) 18. Om testutskriften var bra och texten inte flyttade sig, kan du nu börja skriva ut krav och fakturor på riktigt! 3

4 UTSKRIFT AV KRAV ** HUVUDMENY *** C > CIRKULATION A > ADDITIONAL circulation functions N > Print circulation NOTICES O > Print OVERDUE notices 1. 3 > Prepare notices for Pedagogiska centralen 2. A > ALLA nivåer 3. P > SKRIV UT 4. Ska meddelandena också innehålla det totala belopp som låntagaren är skyldig biblioteket i böter och räkningar? (j/n) svara J meddelanden med 118 exemplar till skriv ut 118 exemplar får 1:a kravbrev OBS! Kontrollera att skrivaren är inställd på 210 x 279 mm innan du börjar utskriften! 6. B > BÖRJA utskrift kravbrev vid ex Skriv ut klar 86 kravbrev skriv ut. Var utskriften OK? (j/n) svara J Du måste svara J här när du är nöjd med utskriften så att kravfilen töms. 4

5 UTSKRIFT AV FAKTUROR ** HUVUDMENY *** C > CIRKULATION A > ADDITIONAL circulation functions N > Print circulation NOTICES O > Print OVERDUE notices 1. B > Print BILLS and fine notices 2. A > Alla fakturor och böter 3. 3 > Prepare notices for Pedagogiska centralen 4. Bearbetar fakturor och böter... Har det inte skapats några fakturor får man detta meddelande: There are no faktura eller böter notices to be printed at this time 5. Bearbetar fakturor och böter... Ska meddelandena också innehålla det totala belopp som låntagaren är skyldig biblioteket i böter och räkningar? (j/n) svara J Sorting... OBS! Kontrollera att skrivaren är inställd på 210 x 279 mm innan du börjar utskriften! 6. B > BÖRJA utskrift alla fakturor och böter notices vid exemplar 1 7. Skriv ut klar 8 kravbrev skriv ut. Var utskriften OK? (j/n) svara J Du måste svara JA här när du är nöjd med utskriften så att kravfilen töms. 5

6 Exempel på Custom paper size Bilaga 4 6