Framgångsfaktorer för slutanvändares engagemang för Office 365

Transkript

1 Framgångsfaktorer för slutanvändares engagemang för Office 365 Kritiska framgångsfaktorer som påverkar utrullningen av Office 365 och hur du använder dem framgångsrikt under din utrullning

2 Office 365 ändrar arbetssättet i din organisation genom att hjälpa organisationens anställda och grupper att bli mer produktiva. Vi vet att den här förändringen kan påverka både de anställda och hela organisationen. Det är därför viktigt att få en förståelse för de viktigaste faktorerna som bidrar till en framgångsrik acceptans av Office 365 bland slutanvändarna. Främjandet av acceptansen bland slutanvändarna innebär att få medlemmarna i din organisation att förstå fördelarna med att arbeta på ett nytt sätt med Office 365. Om du vill lyckas med arbetet att förverkliga dessa fördelar bör du ta hänsyn till några viktiga frågor som hjälper dig hantera utrullningen av Office 365 på rätt sätt: Vilka är de viktiga intressenter som bör involveras i utrullningen av Office 365? Hur mäter jag framgången? Vilka mål och affärsresultat bör jag överväga för min organisation och användningen av Office 365? Hur kommunicerar jag med och utbildar de anställda på ett effektivt sätt för att få dem att engagera sig i den nya tekniken? Så, hur gör du för att hantera dessa överväganden på ett effektivt sätt för att försäkra dig om att genomföra en framgångsrik utrullning och maximera avkastningen på din investering i Office 365? Läs vidare för att få veta mer. 2

3 3

4 Framgångsfaktorer Det är avgörande att förstå vikten av att investera i att öka acceptansen bland användarna i samband med utrullningen av Office 365. Undersökningar har visat att organisationer som arbetar målmedvetet med att öka acceptansen och investerar i specifika aktiviteter för att främja engagemanget uppnår en högre användning av Office 365. De organisationer som investerar i fler än två acceptansrelaterade aktiviteter vid utrullningen av Office 365 skapar större engagemang hos sina användare (figur 1). Figur 1 Organisationer som arbetar målmedvetet med att främja acceptansen vid utrullningen av Office 365 får en högre användning Genomsnittligt antal aktiviteter vid utrullningen per kund i förhållande till användningen MÅTTLIG ANVÄNDNING 2,0 HÖG ANVÄNDNING 2,6 Genomsnittligt antal aktiviteter per kund 1,8 LÅG ANVÄNDNING Undersökning: användning av Microsoft Office 365, maj 2015 Vi har identifierat de viktigaste framgångsfaktorerna för att främja acceptansen bland användarna. De är viktigt att förstå hur dessa framgångsfaktorer kan påverka acceptansen för ny teknik och hur du kan dra fördel av dessa faktorer när du rullar ut Office 365 i din organisation. 01. Intressenter 02. Scenarier 03. Medvetenhet och utbildning 4

5 01. Intressenter Säkra deltagandet från nyckelpersoner i din organisation Arbetet med att identifiera, och få ett kollektivt godkännande och deltagande från, viktiga intressenter är mycket viktigt för att skapa en framgångsrik utrullning av Office 365. Ett av de viktigaste stegen i detta arbete är att utnämna en ägare av utrullningsplanen i organisationen. Utrullningsplanens ägare blir den nyckelperson som äger och främjar de önskade affärsresultaten vid användningen av Office 365. Utrullningsplanens ägare kan komma från en valfri del av organisationen, inklusive IT-avdelningen. Det viktiga är att ägaren fokuserar på att skapa affärsvärde med hjälp av Office 365 och inte bara på att implementera tekniken. Det är viktigt att projektet utförs på ett mycket samarbetsinriktat sätt och inte bara involverar utrullningsplanens ägare, sponsorer i ledningen och experter utan även andra viktiga delar av verksamheten som avdelningarna för HR, säkerhet och juridik. 5

6 Sponsrande höga chefer Att ha en aktivt engagerad sponsrande hög chef, till exempel företagets vd eller chefen för en affärsenhet, är en av de viktigaste drivande faktorerna för att nå framgång med ditt projekt. En sponsor i företagsledningen kan skapa stöd hos höga chefer, vars deltagande är nödvändigt för att de anställda ska acceptera ny teknik. Den sponsrande höga chefen skapar en strategisk anpassning till organisationen genom att hjälpa till att ta fram en övergripande vision för Office 365 i din organisation. Sponsorn hjälper även till att knyta visionen till bredare mål i organisationen och kommunicera visionen till andra ledare i organisationen. De kan även kommunicera direkt med slutanvändarna om vikten av att acceptera ny teknik och fördelarna med Office 365, och agera som förebilder genom sin egen användning av Office 365. Forskning visar att omvandlingsprojekt blir mer framgångsrika om det finns en synlig sponsor i ledningen (figur 2). Över 85 % av de svarande uppgav att omvandlingsprojektet ansågs bli mycket framgångsrikt eller extremt framgångsrikt om vd:n var ganska synlig eller väldigt synlig. Figur 2 Hur synligt var vd:ns eller affärsenhetschefens engagemang i omvandlingen? Värdet av synlighet Omvandlingens framgång Inte framgångsrik Ganska framgångsrik Mycket framgångsrik Extremt framgångsrik Inte synlig alls 23 % 6 % 3 % 1 % Inte särskilt synlig 29 % 22 % 10 % 13 % Ganska synlig 32 % 37 % 31 % 25 % Mycket synlig 16 % 35 % 56 % 61 % Utdrag ur Creating organizational transformations, juli 2008, McKinsey Quarterly, Copyright 2008 McKinsey & Company. Med ensamrätt. Återges med tillstånd. Mer information om hur en sponsor i ledningen kan bidra till en framgångsrik utrullning av ditt Office 365-projekt finns i följande resurs: 6

7 Experter Skapa och utnyttja Office 365-experter i din organisation för att få tillgång till en annan viktig intressentgrupp i arbetet med att främja utrullningen av Office 365. En slutanvändarundersökning som utfördes av Microsoft visade att lärande via kolleger utgör ett av de mest effektiva och vanliga sätten att lära sig ny teknik (figur 3). Figur 3 Effektiva metoder för slutanvändare att lära sig ny teknik Dessa metoder är underutnyttjade (låg användning men hög effektivitet) Lärande av kolleger är bland de mest effektiva och mest använda metoderna % som svarade att metoden var till stor hjälp 45 % 40 % 35 % 30 % 25 % 20 % 15 % 10 % 5 % 0 % Min chef Communityforum Microsofts webbplats Formell utbildning (extern) IT-medarbetare Formell utbildning (intern) Användarhandbok Självstudier online Sökmotor Kollega (ej chef, ej IT-medarbetare) Självlärd, genom att prova Självstudier är ofta mycket ineffektiva, men utgör för närvarande en del av inlärningsprocessen för många 0 % 5 % 10 % 15 % 20 % 25 % 30 % 35 % 40 % 45 % 50 % 55 % % som använde metoden för inlärning Studie av SharePoint-slutanvändare, april 2013, Microsoft Corporation Det är viktigt att utnyttja den påverkan kolleger kan ha genom att skapa ett formellt program med Office 365-experter. Experter är inte bara passionerade när det gäller hur de kan använda Office 365 de vill även gärna sprida budskapet och hjälpa sina kolleger att lära sig mer om Office 365. Det är en utmaning att få kollektiv acceptans från samtliga användare i en organisation. Experter kan hjälpa till att hantera den här utmaningen och spela en viktig roll vid utrullningen av Office 365. De är kunniga, inställda på att sprida sina expertkunskaper och beredda att ge kollegerna coachning och hjälp. Du måste ta hänsyn till ett antal olika överväganden för att kunna skapa ett framgångsrikt expertprogram. Experterna behöver formell utbildning, uppmuntran och en möjlighet att få lära ut. De behöver även en tydlig plan att arbeta efter. Fler resurser och mer material som hjälper dig skapa egna Office 365-expertprogram finns i den här nedladdningsbara guiden: 7

8 02. Scenarier Definiera framgång och ange tydliga mål Alla omvandlingsprojekt kräver att tydliga mål ställs upp redan vid starten. Väldefinierade mål ger större möjligheter att nå framgång (figur 4). 80 % av dem som svarande på McKinseys globala undersökning angav att en väldefinierad uppsättning ekonomiska och operativa mål ledde till en extremt framgångsrik omvandling. Figur 4 Vilket av följande uttalanden beskriver bäst de mål ditt företag har ställt upp för att definiera framgång för omvandlingen? Målsättning för framgång Omvandlingens framgång Inte framgångsrik Ganska framgångsrik Mycket framgångsrik Extremt framgångsrik Väldefinierad avseende ekonomiska och operativa termer samt har tagit företaget till en helt ny prestandanivå Väldefinierad avseende ekonomiska och operativa termer men medförde ingen stor prestandaökning för företaget 16 % 36 % 72 % 80 % 20 % 32 % 20 % 13 % Ej väldefinierad 65 % 32 % 8 % 8 % Utdrag ur Creating organizational transformations, juli 2008, McKinsey Quarterly, Copyright 2008 McKinsey & Company. Med ensamrätt. Återges med tillstånd. Identifiera affärsscenarier för din organisation under planeringen inför en utrullning av Office 365. Det är dessa mål du vill göra det möjligt för din organisation att nå med hjälp av Office 365. Processen för att definiera och skapa konkreta affärsscenarier för din utrullning av Office 365: 01. Identifiera affärsscenarierna. Det är viktigt att identifiera och definiera dina affärsscenarier i sammanhanget av dina bredare initiativ för organisationen. Arbeta med viktiga intressenter för att identifiera de affärsresultat eller mål du vill realisera med Office 365. Mer information om att identifiera scenarier finns i följande resurs: Upptäck användningsscenarier. När du har identifierat dina affärsscenarier kan du börja upptäcka specifika Office 365-användningsscenarier som hjälper dig att realisera de mål du har ställt upp. Följande användningsscenarier kan få dig att komma igång med arbetet att hjälpa slutanvändarna förbättra sin produktivitet i Office

9 Användningsscenario Förmåner Arbeta var du vill Office 365 ger medarbetarna i din organisation tillgång till allt de behöver för att få jobbet gjort, var de än är. E-post och kalender, var du än är Office 365 är den enda lösning du behöver för e-post, kalendrar, filer, kontakter och uppgifter och allt finns tillgängligt var du än är. Samarbeta om innehåll Office 365 ger dig möjlighet att komma åt de dokument och den information du behöver, när du behöver dem. Samarbeta om dokument med teammedlemmar, dela rapporter och ha kontakt med kunderna från nästan vilken enhet som helst. Gör mötena meningsfulla Skype för företag gör det enkelt för människor att mötas online, var de än är och via flera enheter. HD-video, skärmdelning och möjligheten att göra anteckningar i realtid gör mötena meningsfulla. Svetsa samman teamet Yammer hjälper organisationen att lyssna, anpassa sig och växa på nya sätt genom att fungera som ett nätverk. Det inspirerar till samverkan och innovation genom att ge användarna möjlighet att lära, dela och bli hörda. Du kan även använda produktivitetsbiblioteket för att mappa specifika uppgifter till Office 365-funktioner: 9

10 03. Medvetenhet och utbildning Maximera påverkan och acceptansen Normalt sett är 34 % av användarna villiga att använda ny teknik som rullas ut.* Användningen av en kombination av interna kampanjer och utbildning för att höja medvetenheten och se till att användarna är beredda på den nya tekniken utgör avgörande faktorer för att övervinna den typiska likgiltighet som brukar möta utrullningar av ny teknik. *CIO Executive Board Business Productivity Database Figur 5 De tre viktigaste aktiviteterna för att främja en framgångsrik utrullning Vem implementerade aktiviteten? (%) 100 % 35 % 30 % 25 % 20 % 15 % 10 % 5 % 0 % Tillhandahåll utbildning för slutanvändare Öka medvetenheten med hjälp av en intern kampanj via flera kanaler Få proaktivt stöd från företagsledningen Aktivitet som implementerats för att främja utrullningen Kunder med hög användning Kunder med medelhög användning Kunder med låg användning Undersökning: användning av Microsoft Office 365, maj a. Medvetenhet Möjligheten att skapa medvetenhet är ett kraftfullt sätt att försäkra dig om att maximera påverkan och främja utrullningen av Office 365. En kampanj för att öka medvetenheten kan innehålla interna meddelanden, nyhetsbrev, lanseringsevenemang, informella stormöten, tävlingar och presentartiklar för att informera användarna och skapa intresse för hur Office 365 kommer att hjälpa dem. 3b. Utbildning Utbildning utgör en oumbärlig del av din utrullning av Office 365 och hjälper dina slutanvändare att förstå hur de ska använda Office 365 på ett effektivt sätt. Utbildningen kan variera från klassrumsledda sessioner till självstudieguider för att komma igång. 10

11 Förståelsen för och implementeringen av dessa framgångsfaktorer är mycket viktiga för en framgångsrik utrullning av Office 365. Nyckeln till framgång är att börja med att utse utrullningsplanens ägare som ska främja den fortsatta acceptansen av detta nya arbetssätt. Identifieringen av viktiga intressenter och ansträngningarna för att få stöd från sponsorer i ledningen för arbetet med din vision skapar en solid grund inför arbetet med att anpassa utrullningen. Identifieringen av affärsscenarier hjälper dig att anpassa dina affärsmål till Office 365 och skapar en grund för slutanvändarnas engagemang. Det är sedan viktigt att planera kampanjer för att skapa medvetenhet och utbildningsstrategier för att säkra en fortlöpande användning. Det bästa sättet att börja din resa med Office 365 är att utnyttja Microsoft FastTrack för Office 365 vår tjänst som hjälper dig att skapa en smidig och säker övergång till Office 365 och skapa affärsnytta snabbare. Som en del av vårt arbete med behöriga kunder* tillhandahåller Microsoft FastTrack för Office 365 vägledning, innehåll och beprövade metoder som hjälper dig att planera för en framgångsrik utrullning av Office 365. Lär mer på *Behöriga kunder har minst 50 Office 365 Enterprise-SKU:er, Business-SKU:er samt betalda SKU:er för myndigheter, SKU:er för delade datorer eller SKU:er för ideella föreningar.

12 2017 Microsoft Corporation. Med ensamrätt. Dokumentet tillhandahålls i befintligt skick. Information och åsikter som uttrycks i detta dokument, inklusive webbadresser och andra webbplatsreferenser, kan ändras utan föregående meddelande. Du står för risken vid användning. Det här dokumentet ger dig inga immateriella rättigheter till någon av Microsofts produkter. Du kan kopiera och använda dokumentet för dina egna, interna, referensändamål.