Microsoft 365 utrullningsguide för slutanvändare

Transkript

1 Microsoft 365 utrullningsguide för slutanvändare

2 2 Innehåll Intressenter 7. Rekrytera sponsorer i ledningen 9. Välj din framgångsägare 10. Stärk företagets experter Scenarier 15. Identifiera scenarier 20. Prioritera dina scenarier 22. Definiera framgångskriterier 26. Dela framgången Medvetenhet 29. Skapa din kommunikationsplan 35. Främja kontinuerligt engagemang Utbildning 38. Skapa en utbildningsplan 40. Åtkomst till utbildningsresurser Planera, implementera och hantera 43. Planera dina utrullningsaktiviteter 46. Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram 51. Skapa en utrullningsplan 53. Iterera för fortsatt framgång 54. Hantera och förbered förändringar

3 Inledning Det föränderliga affärslandskapet gör att personalens och kundernas förväntningar utvecklas och en ny kultur för vårt sätt att arbeta växer fram. Personalen vill ha mer meningsfulla arbeten och arbetsgivarna försöker dra nytta av personalens kreativitet. En mångskiftande arbetsstyrka håller på att växa fram i samband med att den globala arbetskraften för första gången i mänsklighetens historia utgörs av fem hela generationer. Olika typer av samarbete med kollegerna ingår i de dagliga aktiviteterna och möjligheten att kunna arbeta på olika platser och via olika enheter är nödvändig. Arbetsgivarna är inte längre bundna av fysiska och geografiska gränser utan kan söka efter expertkunskaper över hela världen. När vår arbetskultur förändras måste även våra arbetsverktyg förändras. Microsoft 365 hjälper din organisation att förverkliga den här nya kulturen genom att ge personalen möjlighet att vara kreativ och samarbeta på ett säkert sätt. Microsoft 365 är en komplett, intelligent och säker lösning som kombinerar Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility + Security. Den här utrullningsguiden för slutanvändare har skapats för organisationer som vill lära sig de 3 mest effektiva sätten att maximera sin investering i Microsoft 365. Den är avsedd att användas som en steg-för-steg-guide som hjälper dig säkerställa att din organisation först kan identifiera och sedan utföra specifika uppgifter som hjälper organisationen att ta till sig den här nya arbetskulturen. De beprövade metoderna i den här guiden är baserade på erfarenheterna från våra mest frångångsrika kunder. Dessa kunder har över åren infört de olika tekniker som nu utgör olika delar av Microsoft 365 Office 365, Windows 10 och Enterprise Mobility + Security. Vi hoppas den inspirerar dig genom att visa vad som är möjligt och att du använder och delar den med alla i din organisation. Skicka gärna feedback på den via vår community för lyckad utrullning på: Och, kom ihåg att du inte är ensam. Många organisationer lanserar just nu Microsoft 365-teknikerna och du kan komma i kontakt med dem via denna community. Vi blir alltmer anslutna i vårt arbete så låt oss ansluta vårt arbetssätt. Microsoft 365 hjälper din organisation att förverkliga den här nya kulturen genom att ge personalen möjlighet att vara kreativ och samarbeta på ett säkert sätt.

4 4 Att uppnå framgång med Microsoft 365 innebär att alla i din organisation får hjälp att uppnå mer med sitt arbete. Innan du börjar distribuera Microsoft 365 bör du ta ett steg tillbaka och fundera över varför din organisation skaffade det från början. Berodde det på tekniska krav, att det var en del av IT-uppgraderingscykeln eller upptäckte du särskilda behov inom verksamheten? Främjandet av utrullningen bygger på en förståelse för ditt företags utmaningar och hanteringen av dessa med Microsoft 365-lösningar. Det handlar om att säkerställa att människor i hela din organisation förstår fördelarna och tar till sig de lösningar du tillhandahåller. Människor har en naturlig motvilja mot förändringar, så det är viktigt att fördelarna är kända. Vi på Microsoft vill att du ska få ut maximalt av din investering i Microsoft 365, och vi vet att planering är nyckeln till att uppnå detta. Den här utrullningsguiden för slutanvändare har som syfte att bistå dig under utrullningsprocessen. Tidigare kunderfarenheter har visat att en fokusering på följande fyra framgångsfaktorer utgör grunden för en framgångsrik utrullning av Microsoft 365: Intressenter, scenarier, medvetenhet och utbildning. Framgångsfaktorer för utrullning av Microsoft 365 till slutanvändare UTBILDA OCH FÖRSTÄRK Intressenter Scenarier Medvetenhet Utbildning Rekrytera sponsorer i ledningen Prioritera dina scenarier Implementera kommunikationskampanjer Utbilda slutanvändare Stärk företagets experter Definiera framgångskriterier Genomför lanseringsevenemang Förbered supportavdelningen Läs mer om de kritiska framgångsfaktorer som påverkar utrullningen av Microsoft 365: Gå med i communityn för att främja utrullning

5 5 Intressenter Den första regeln för framgångsrik utrullning av är Microsoft 365 att skapa ett dynamiskt team bestående av viktiga intressenter och rätt personer för att driva och genomföra förändringar hos andra. Det här avsnittet går igenom de olika rollernas funktioner under utrullningen och vilka viktiga intressenter du bör fokusera på. Du får även lära dig hur du väljer rätt personer i din organisation för rollerna som sponsorer i ledningen, framgångsägare och experter samt hur du använder ett expertprogram för att stärka dina experter. EN KORT ÖVERSIKT Vad är sponsorer i ledningen, framgångsägare och experter och varför är de viktiga? Vilka är de viktigaste egenskaperna hos sponsorer i ledningen? Vad är ett expertprogram och hur använder jag det för att stärka mina experter?

6 Intressenter: Intressenternas roller 6 Intressenternas roller En framgångsrik utrullningsstrategi börjar med ett team bestående av hängivna personer som representerar ett tvärsnitt av organisationen. Använd tabellen nedan för att få en överblick över de olika intressenterna samt deras roller och ansvarsområden i en framgångsrik utrullning av Microsoft 365. De viktigaste intressentrollerna att fokusera på är sponsorer i ledningen, framgångsägare och experter. Roll Ansvarsområden Avdelning Viktiga roller Sponsrande hög chef Förmedla den övergripande visionen och fördelarna med Microsoft 365 till hela företaget Verkställande ledning Framgångsägare Säkerställ att affärsmålen har förverkligats för en Microsoft 365-utrullning Samtliga avdelningar Experter Tala positivt om Microsoft 365 och bemöt invändningar från slutanvändare Samtliga avdelningar (personal) Projektledare Övervaka hela lanseringen och utrullningsprocessen för Microsoft 365 Projektledning Utbildningschef Hantera utbildningsprogrammet och/eller resurser för din Microsoft 365-utrullning IT och/eller HR Avdelningschefer Identifiera hur specifika avdelningar kommer att använda Microsoft 365 och uppmuntra engagemang Samtliga avdelningar (ledning) IT-expert Ansvara för alla tekniska aspekter av utrullningen IT HR-chef Integrera Microsoft 365 i HR-processer och hantera HR-innehåll i Microsoft 365 HR (ledningen) Kommunikationschef Hantera företagsomfattande kommunikation om Microsoft 365 IT och/eller företagskommunikation Communitychef Hantera dagliga aktiviteter i Yammer-nätverket, ge vägledning och tillhandahålla beprövade metoder IT och/eller företagskommunikation Ansvarig för SharePoint-webbplats Hjälpa till med administrationen av företagets strategi för SharePointwebbplatser, fungera som en länk mellan verksamheten och IT-avdelningen IT-avdelningen och/eller personalen Läs mer om de viktiga rollerna, vad som krävs av ditt team och varför de behövs: Varning! Kom ihåg att de här rollerna endast är riktlinjer. Beroende på din organisations storlek och sammansättning är det möjligt att vissa av de här rollerna överlappar varandra eller inte behövs.

7 Intressenter: Rekrytera sponsorer i ledningen 7 Rekrytera sponsorer i ledningen Sponsorer i ledningen är viktiga ledare i organisationen och deras deltagande är nödvändigt för att öka personalens acceptans av ny teknik. De har den största påverkan på företagskulturen och kan aktivt kommunicera värdet och fördelarna med den nya tekniken och arbetssättet i hela organisationen. De kan även skapa avgörande förståelse för företagets viktigaste affärsmål och de gemensamma utmaningar som måste övervinnas och det är här som Microsoft 365 kommer in. Sponsorer i ledningen anger de övergripande affärsmålen. Forskning visar att omvandlingsprojekt blir mer framgångsrika om det finns en synlig sponsor i ledningen. Över 85 % av de svarande uppgav att om VD var ganska synlig eller väldigt synlig så blev omvandlingsprojektet antingen mycket framgångsrikt eller extremt framgångsrikt. Juli 2017, McKinsey Quarterly, Copyright 2017 McKinsey & Company. Med ensamrätt. Återges med tillstånd. Sponsorer i ledningen bör: Hjälpa projektteamet identifiera och prioritera de scenarier som ska användas Spela en aktiv roll och kommunicera till organisationens övriga ledare hur organisationen planerar att använda Microsoft 365 för att uppnå sina affärsmål Delta aktivt och använda Microsoft 365-funktioner för att driva på utrullningen hos slutanvändarna och förstärka önskade beteenden Mer information om hur en sponsor i ledningen kan bidra till en framgångsrik utrullning av ditt Microsoft 365-projekt finns i Tips och trick När du identifierar sponsorer bör du även överväga att ta med viktiga intressenter från de olika delar av verksamheten som påverkas av förändringen.

8 Intressenter: Förstå grunderna 8 Säkerställ att sponsorerna i ledningen förstår grunderna D elta aktivt och synligt B ilda en koalition med övriga chefskolleger K ommunicera direkt med de anställda Copyright Prosci. Med ensamrätt.

9 Intressenter: Välj din framgångsägare 9 Välj din framgångsägare Att välja en framgångsägare i din organisation är viktigt för att säkerställa att de uppställda affärsmålen för Microsoft 365 förverkligas. De ansvarar för att medarbetarna använder tjänsten och har nytta av den. En framgångsägare ska Säkerställa att medarbetare använder och har nytta av Microsoft 365 Hjälpa till att säkerställa att rätt intressenter är inblandade Översätta de affärsmål din organisation har ställt upp för Microsoft 365 till Microsoft 365-scenarier Säkerställa att kommunikation och utbildning implementeras framgångsrikt

10 Intressenter: Stärk företagets experter 10 Stärk företagets experter Microsoft 365-experter i din organisation är en annan viktig intressentgrupp att skapa och dra nytta av för att driva Microsoft 365-utrullningen. Det är en utmaning att få acceptans från samtliga användare i en organisation. Experter kan hjälpa till att hantera den här utmaningen och spelar en viktig roll. De är kunniga, inställda på att sprida sina expertkunskaper och beredda att ge kolleger coachning och hjälp. De hjälper till att översätta Microsoft 365 till verkligheten på sina avdelningar eller i sina team. Experter ska Sprida kunskap om nyttan med Microsoft 365 bland teamen Förklara fördelarna för medlemmarna i sina team Skapa medvetenhet om Microsoft 365 via informella kommunikationskanaler Hjälpa till att välkomna nya användare, ge vägledning och dela med sig av beprövade metoder Ge feedback till projektteamet gällande användarnas engagemang och acceptans Skapa ditt eget expertprogram Följande guide ger dig tillgång till fler resurser och mer material som hjälper dig skapa dina egna Microsoft 365-experter:

11 Intressenter: Skapa ett expertprogram 11 Skapa ett expertprogram Experter är passionerade, vill gärna sprida budskapet och hjälpa sina kolleger att lära sig mer effektiva lösningar. De bidrar till att minska belastningen på resurserna i projektteamet och driver på engagemanget i communityn. Varför är experter viktiga? De skapar underströmmar och entusiasm som ökar acceptansen för bättre sätt att arbeta på De bygger upp inflytande i sina team De inför nya arbetssätt i teamen De identifierar affärsutmaningar och möjliga lösningar De ger feedback till projektteam och sponsorer Jag är superanvändaren. Jag försöker hålla igång allt så att andra också gör det. Det handlar om att dela idéer. Paul Det gäller att hitta personer som är motiverade. Jag ser det som en möjlighet. En del av mitt jobb är att uppmuntra communityn och främja kunskapsdelning. Darren

12 Intressenter: Skapa en expertcommunity 12 Skapa en expertcommunity Hitta entusiastiska experter som kan avsätta tid och arbete Skapa en Yammer-grupp där experter kan dela uppdateringar och framgångar Ge enklare utbildning i de grundläggande delarna av Microsoft 365 Tillhandahåll material som kan stötta deras arbete med team och individer, till exempel informella möten Ha regelbundna diskussioner med experterna om vad som fungerar och inte fungerar. Vi har kontakt med en utrullningsexpert per affärsenhet som varje vecka skickar ut e-postmeddelanden om Office 365. Varje Office 365-verktyg har basförmåner, och genom att ta med användarna på en smidig resa genom dessa kan vi framhålla nyttan i var och en av dem. Skapa ett program för att engagera och erkänna deras arbete, till exempel genom priviligierad tillgång till relevanta evenemang eller talarengagemang Informera personalen om experternas roll och var de kan nås. Tänk på att de inte tillhör IT-supporten utan är representanter för företaget Nick Lamshed, Change Manager, Qantas Tips och trick Se till att expertprogrammet blir ett måste i din utrullningsplan. Vi har upptäckt att det vanligaste och mest effektiva sättet för människor att lära sig saker är via kollegorna. Identifiera och kontakta de naturliga ledarna eller pedagogerna i organisationen och utnyttja dem som en bas för att utveckla din community.

13 Checklista för intressenter 13 Checklista för intressenter Lär dig mer om de olika rollerna och ansvarsområdena i din organisation och hur de bidrar till en framgångsrik lansering av Microsoft 365 Få förståelse för vad som skapar en framgångsrik sponsor i ledningen Skapa ett expertprogram Starta upp ditt projektteam och få medlemmarna intresserade av att hjälpa sina kolleger bli mer produktiva med Microsoft 365

14 14 Scenarier Arbetet med att identifiera och definiera dina scenarier är ett viktigt steg för att säkerställa att din organisation får en smidig utrullning och maximal utdelning på investeringen i Microsoft 365. Scenarierna behandlar de sätt på vilka dina medarbetare använder Microsoft 365 för att hantera affärsutmaningar eller uppnå definierade mål. Användningen av tydliga scenarier och framgångskriterier ger möjlighet att effektivt mäta prestationer och uppnå konkreta resultat efter lanseringen. Scenarierna ger teamen förståelse hur Microsoft 365 kan hjälpa dem att uppå mer i sitt dagliga arbete genom att placera produkterna i ett sammanhang och visa medarbetarna när och hur de ska användas. EN KORT ÖVERSIKT Hur identifierar och prioriterar jag scenarier? Hur definierar jag mina framgångskriterier för att kunna mäta konkreta resultat? Hur övervakar jag utrullningen i min organisation?

15 Scenarier: Identifiera scenarier 15 Identifiera scenarier När du identifierar de bästa scenarierna bör du involvera de personer som ska leda och stödja förändringen i hela organisationen. Du bör anordna några workshoppar för inbjudna avdelningschefer, projektledare, IT-personal och andra intressenter som kan hjälpa till att brainstorma om hur Microsoft 365 kan användas i din organisation. Följande frågor är utmärkta startpunkter för att identifiera dina scenarier: Vilka utmaningar finns när det gäller samarbete och kommunikation inom organisationen? Inom vilka områden i organisationen behöver förbättringar göras? Vilka är organisationens strategiska initiativ eller aktuella omvandlingsprojekt som Microsoft 365 kan stödja? Vilka sätt att samarbeta och kommunicera kommer lättare att accepteras i organisationen? Hur tar ni fram, distribuerar och delar information? Office 365 levererar tekniken för att förbättra kommunikation och samarbete över nationsgränser. Vi använder videokonferenser, presentationer och skrivbordsdelning för att arbeta med våra partner. Klaus Huelsewiesche, IT-ansvarig för FoU, Laundry och Home Care på Henkel

16 Scenarier: Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket 16 Hitta relevanta scenarier i produktivitetsbiblioteket Vi har sammanställt ett flertal scenarier i vårt produktivitetsbibliotek för att hjälpa dig upptäcka sätt att använda Microsoft 365 som kan vara betydelsefulla för din organisation.

17 Scenarier: De sex grundscenarierna 17 De sex grundscenarierna Använd våra sex grundläggande scenarier för att hjälpa Microsoft 365-användarna komma igång. Scenarierna behandlar den typ av arbetsuppgifter som företagets personal behöver utföra varje dag. Här ingår uppgifter från kommunikation via e-post och kalendrar, via lagring och delning av filer till virtuella möten och samarbete i realtid. Läs mer om de sex olika grundscenarierna nedan: Arbeta i e-post, ensam eller i grupp Microsoft Exchange Online utgör din ryggrad för e-post och kalender och hjälper dig att samarbeta i den bekanta Outlook-miljön. Exchange Online hjälper dig att få mer gjort och arbeta mer effektivt med enhetliga och rika Outlook-upplevelser på alla typer av enheter. Tillhandahåll en chattbaserad arbetsyta Microsoft Teams sammanställer information som grupper behöver för att kunna arbeta effektivt och prestera maximalt. Den mobilvänliga, chattbaserade arbetsytan kombinerar chatt, dokument, människor och verktyg på en säker plats. Anslut din organisation Yammer möjliggör smidiga kopplingar till människor och information som du inte ens visste fanns i organisationen. Diskutera idéer, dela uppdateringar och samla in svar från medarbetare var ni än är. Den enkla lösningen för möten och samarbete Möjligheten att kunna ansluta i realtid hjälper dig att få saker gjorda. Skype för företag ger dig tillgång till en komplett möteslösning med en plattform för snabbmeddelanden, ljud- och videosamtal, konferenser och realtidsdelning. Använd Skype för allt från att få snabba svar till att hålla koll på projekt. Dela webbplatser och innehåll SharePoint stärker delning och samarbete på intranätet. Skapa webbplatser och portaler som engagerar människor, kopplar ihop dem med expertkunskaper, innehåll, insikter och kollektiva kunskaper. Skapa effektfullt innehåll tillsammans Office gör det möjligt att arbeta nästan var du än är, och snabbare. Dra nytta av att Office är integrerat med OneDrive och SharePoint för att komma åt, dela och samarbeta i dokument.

18 Scenarier: Vet du inte hur du ska komma igång? 18 Vet du inte hur du ska komma igång? Överväg att använda följande ramverk när du börjar utforma dina scenarier: Som någon i ett [TEAM] Jag vill [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GÖRA] Med hjälp av [SPECIFIK TILLÄMPNING AV TEKNIKEN] Jag vet att lösningen har lyckats när [FRAMGÅNGSMÅTT FÖR LÖSNINGEN] Som någon i... [Team] Vill jag... [Beskrivning av vad jag vill göra] Med hjälp av [Specifik tillämpning av tekniken] Jag vet att lösningen har lyckats när... [Framgångsmått för lösningar] Som någon i säljledningen Jag vill ha en enda version av förslaget som alla kan komma åt och redigera, i stället för att skicka runt olika versioner med e-post till teamet Använda en SharePoint-webbplats som en central plats för att lagra och dela en enda version av ett försäljningsförslag som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig redigering i Word och PowerPoint Jag vet att lösningen har lyckats när mitt säljteam kan skapa förslag enklare och därför får mer tid att slutföra affärer

19 tt Scenarier: Utnyttja varandras erfarenheter. Gå med i communityn! 19 Utnyttja varandras erfarenheter. Gå med i communityn! Som en del av communityn för att främja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra Microsoft-kunder och lära dig vilka scenarier som har fungerat för dem. Vad vinner jag på det här? Projektuppdateringar Få kontakt med teknikavdelningen Samarbeta med kollegor Bygg upp relationer Fler användarresurser Utnyttja varandras erfarenheter Meddelanden för att främja utrullning Se de senaste meddelandena Sida för communityn för att främja utrullning Stödja diskussioner och delning av beprövade metoder Delta i diskussionerna Fokuserade diskussioner om specifika ämnen för communityn Se de senaste diskussionerna Se vad communityn pratar om Börja diskutera med kolleger i dag gå med i communityn för att främja utrullning Community Se vilka som är med i communityn

20 Scenarier: Prioritera dina scenarier 20 Prioritera dina scenarier Eftersom Microsoft 365 kan ha en positiv effekt på hela ditt företag är det viktigt att du prioriterar bland alla dina scenarier för att säkerställa att du vet vad du ska börja fokusera på. Tänk på att de scenarier du identifierar och prioriterar nu hjälper dig att utforma din kommunikationsplan under lanseringen. Glöm därför inte att ta ytterligare en titt på scenarierna under arbetet med att skapa din kommunikationsplan.

21 Scenarier: Så här prioriterar du dina scenarier 21 Så här prioriterar du dina scenarier Studera diagrammet nedan och placera dina scenarier i diagrammet enligt den förväntade nivån av påverkan på organisationen och hur svår den blir att uppnå. Här kan du se vilka scenarier som snabbast ger mest effekt samt identifiera svårare projekt som kan vara viktiga men kräver mer planering. Hög Samarbeta med kolleger via en chattcentrerad arbetsyta Implementera säker enkel inloggning med Azure Active Directory Ersätt traditionella telefonsystem med Cloud PBX Distribuera klassificering och skydd av data med Azure Information Protection Stärk och engagera personalen med hjälp av ett socialt nätverk Påverkan Medel Genomför utbildningar för personal över hela världen Låg Ge nyanställda stöd för snabbare uppstart Utnyttja värdbaserad e-post för att låta personalen arbeta smartare, var den än befinner sig Låg Medel Hög Svårighet Tips och trick Det är bra att tänka på vad som kommer att ge den största nyttan till dina medarbetare först. En del av de saker du funderar på att göra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta. Det kan vara bättre att fokusera på snabbare och mer synliga förbättringar först (till exempel genom att ge alla tillgång till snabbmeddelanden).

22 Scenarier: Definiera framgångskriterier 22 Definiera framgångskriterier När du utvecklar dina idealscenarier är det viktigt att ta fram en formell uppsättning framgångskriterier för att mäta vilken påverkan utrullningen av Microsoft 365 har. Du måste bestämma vad som ska mätas och hur du ska samla in såväl kvantitativa som kvalitativa data. Använd följande steg för att definiera dina framgångskriterier: Identifiera företagets KPI:er (Key Performance Indicators) som kan förbättras om din organisation inför olika scenarier (till exempel minskade kostnader, ökad kundnöjdhet, ökat engagemang från anställda, minskad tid för att behandla en order) Utvärdera var du befinner dig innan du implementerar Microsoft 365. Definiera dina KPI-prestandamått och fastställ en startpunkt för användarnas aktuella kunskaper om Microsoft 365 Välj kriterier som hjälper dig framhäva den påverkan Microsoft 365 har på din organisation för ledningsgruppen Tips och trick Använd guiden för mätning av framgång för att utvärdera hur effektiv din lansering av Microsoft 365 har varit och samla in information om framgångarna. Mall för slutanvändarundersökning Använd undersökningsmallen för att mäta nöjdhet och framsteg jämfört med ditt prestandamått.

23 Scenarier: Använd SMART-konceptet som hjälp 23 Använd SMARTkonceptet som hjälp När du definierar framgångskriterier använder du SMARTkonceptet för att ställa upp mål som ger en hög grad av påverkan: Specifika Klara och entydiga besvarar frågorna Vad, varför, vem och var? Mätbara Konkreta visar framstegen tydligt. Acceptabla Realistiska inte extrema. Relevanta Gör skillnad för intressenterna. Tidssatta Har ett specifikt måldatum besvarar frågan När?

24 Scenarier: Exempel på framgångskriterier 24 Exempel på framgångskriterier Följande exempel kan hjälpa dig utveckla dina framgångskriterier Framgångskriterier Metod/källa Mått Exempel på mål Ökad användning En ökad användning är kopplad till användarnas acceptans av tekniken Kvantitativ Office 365-användningsrapporter Postlådeanvändning SharePoint-användning Snabbmeddelanden och konferenser i Skype för företag Antal minuter ljud som använts i Skype för företag En jämförelse av användningsrapporter före och efter utrullningen visar en ökning av acceptansen med 10 % per månad. Utbildningens effektivitet En ökad användning är kopplad till utbildningens effektivitet Kvantitativ Office 365-användningsrapporter Kvalitativ Slutanvändarundersökningar Yammer-grupper och feedback Efterlevnadsutbildning online Postlådeanvändning SharePoint-användning Snabbmeddelanden och konferenser i Skype för företag Antal minuter ljud som använts i Skype för företag Nöjdhet bland anställda Andelen slutförda utbildningar En jämförelse av användningsrapporter före och efter utbildning visar ökad utrullning per månad. Nettoresultatet för användarnöjdhet bland anställda är över 130 baserat på den avslutande utbildningsenkäten Hundraprocentig utbildningsnivå för efterlevnad avseende företagssäkerhet Minskade driftkostnader Ökad acceptans är kopplad till minskad användning av telefonkonferensprodukter från andra tillverkare, samt minskade restider och resurstilldelning Kvantitativ Office 365-användningsrapporter Ekonomi-/bokföringsrapporter Supportavdelningsrapporter Rapporter för rese-/telefonkostnader Prestationsmått Postlådeanvändning SharePoint-användning Ljudkonferenser fakturering och användning Rese-/telefonkostnader Supportsamtal Efter utrullningen bör användandet av telefonkonferensprodukter från andra tillverkare minska med 10 % per månad Förbättrad säkerhet En ökad användning är kopplad till en förbättrad säkerhet och efterlevnad Kvalitativ Slutanvändarundersökningar Åtkomlighet/ återställningsmöjligheter för slutanvändare Nöjdhet bland anställda Supportsamtal Jämförelse av användarnöjdhet före och efter Minskat antal supportsamtal och minskad tidsåtgång för dataåterställning Ökad produktivitet Ökad användning är kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid för att utföra uppgifter Kvalitativ Slutanvändarundersökningar Användning av dataklassificering Tidsåtgång för att slutföra projekt Antal etiketterade dokument Tidsåtgången för att slutföra kundorder minskar med 15 % inom 6 månader Förbättrat samarbete Utökad kommunikation mellan team och platser Kvalitativ Slutanvändarundersökningar Yammer-grupper och feedback Nöjdhet bland anställda Sparad tid Team som arbetar på flera platser rapporterar en bättre kontakt med andra teammedlemmar inom tre månader efter utrullningen av Skype för företag Ökad nöjdhet bland anställda Flexibla arbetsvillkor ger ökad nöjdhet bland anställda i form av ökat engagemang, minskad stress och bättre balans mellan arbete och fritid Kvalitativ Slutanvändarundersökningar Yammer-grupper och feedback Nöjdhet bland anställda Nöjdheten bland de anställda ökar med 15 % inom 6 månader

25 Scenarier: Övervaka utrullningen av Office 365 i din organisation 25 Övervaka utrullningen av Office 365 i din organisation Administrationsportalen för Office 365 innehåller rapporter som indikerar aktuella nivåer för användarengagemang vid olika arbetsbelastningar. Notera användningen innan lanseringen påbörjas för att kunna bedöma effektiviteten hos dina utrullningsaktiviteter. Referera till dessa rapporter för att göra jämförelser med dina framgångskriterier och identifiera områden där utrullningen kan förbättras. Rapport över aktiva användare Skype för företag-klienter som används Aktivitet för Office 365-grupper Innehållspaket för utrullning av Office 365

26 Scenarier: Dela framgången 26 Dela framgången Kundreferenser är ofta lika värdefulla som kvantitativa mätningar när du visar tidigare framgångar med Microsoft 365. Under hela utrullningen kan du låta medlemmarna och experterna i projektteamet hitta exempel som visar på samarbete och teamwork mellan olika funktioner, och dela dessa via Yammer. När du delar en berättelse om dina erfarenheter av Microsoft 365 bör du ta med följande information: Tid. Berättelsen bör inledas med en tidsangivelse så att målgruppen vet när det hände. Personer. Berättelsen bör innehålla namn så att målgruppen vet vilka som var inblandade. Händelser. Berättelsen ska återge de händelser som inträffade. Visualisering. Målgruppen ska kunna se framför sig vad som hände. Berättelser om affärsvärde kan enkelt delas internt via en Microsoft 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-nätverk. Du kan även dela kundreferenser externt med den större Microsoft 365-communityn via communityn för att främja utrullning. Tips och trick Ha kul! Det kan vara intressant och engagerande att anordna en tävling och generera positiv stämning kring Microsoft 365. Försök bygga upp en grupp med fans.

27 Checklista för scenarier 27 Checklista för scenarier Identifiera scenarier för att försäkra dig om att ditt företag inser det fulla värdet hos Microsoft 365 Använd de sex grundscenarierna som en guide för att definiera scenarier för din verksamhet Prioritera dina scenarier för att förstå vad du bör fokusera på först Definiera dina framgångskriterier för att mäta effekten av utrullningen av Microsoft 365 Lär dig använda analysfunktionerna i Office 365 för att övervaka utrullningen Uppmuntra teamet att samla in framgångshistorier under utrullningen

28 28 Medvetenhet Det är viktigt att planera för kommunikationen innan, under och efter utrullningen av Microsoft 365 för att hålla organisationen engagerad. Skapa medvetenhet via en blandning av e-post, affischer, tävlingar och evenemang som har anpassats till företagets kultur. Medvetenheten i organisationen hjälper till att skapa acceptans för Microsoft 365 på både kort och lång sikt hos användarna. EN KORT ÖVERSIKT Vad bör finnas med i min kommunikationsplan för Microsoft 365? Hur passar mina scenarier samman med min kommunikationsplan? Hur främjar jag ett kontinuerligt engagemang i och en långsiktig acceptans av Microsoft 365?

29 Medvetenhet: Skapa din kommunikationsplan 29 Skapa din kommunikationsplan Använd en kommunikationsstrategi för att skapa medvetenhet och intresse. Innan tjänsten blir tillgänglig vill du att dina medarbetare ska vara nyfikna på dess ankomst och sedan håller du intresset uppe så att de använder den efter lanseringen. Se till att inkludera din personal när du sammanställer informationen eftersom du ska hjälpa dem besvara frågan Vad vinner jag på det här? Välj en blandning av aktiviteter som e-post, affischer och fysiska evenemang (kanske bjuda på muffins!) och Vi behöver inte förnya Office 365. Det överlämnar vi åt Microsoft. Vårt jobb är att rulla ut tekniken så snabbt vi kan och fokusera på att använda den för att skapa nytta för våra kunder. Darren Russell, Digital, Transformation Director, Mott MacDonald Läs mer: placera ut dem längs projektets tidslinje Planera evenemang där användare kan känna på produkterna och ställa frågor Skräddarsy aktiviteterna för att öka medvetenheten till ditt företag och dess kultur Det finns effektiva sätt att understryka betydelsen av den nya tekniken och få alla att använda den: låt en chef skicka ut ett meddelande som tillkännager Microsoft 365, genomför ett lanseringsevenemang och berätta om fördelarna på ett möte där alla deltar

30 Medvetenhet: Utvärdera dina scenarier 30 Utvärdera dina scenarier Ägna lite tid åt att utvärdera dina scenarier och avgöra vilka som passar bäst för lanseringen i din organisation. Dina scenarier hjälper dig att utforma din kommunikationsplan. Använd de grundläggande scenarierna som en startpunkt när du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi. Översätt de grundläggande scenarierna till åtgärder som löser verkliga affärsproblem Bestäm vilka scenarier som passar bäst för ditt företag att använda i lanseringen av Microsoft 365 Utnyttja de resurser som tillhör varje scenario för att implementera dina e-postkungörelser och utbildningsaktiviteter

31 Medvetenhet: Identifiera resurser baserat på scenarier 31 Identifiera resurser baserat på scenarier Varje grundläggande scenario på FastTrackwebbplatsen innehåller mallar för e-postmeddelanden, affischer och reklamblad samt videor och utbildningsresurser. Du kan anpassa mallarna till din kommunikationsplan.

32 Medvetenhet: E-postmallar 32 E-postmallar Varje scenario innehåller anpassningsbara e-postmallar för de typiska kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen av Microsoft 365. E-postmeddelandena innehåller direktlänkar till utbildningar och resurser som hjälper användarna att lära sig mer om funktionerna i Microsoft 365. Dessa länkar är framtagna speciellt för varje scenario. De tillgängliga e-postmallarna omfattar: Typ av e-post meddelande Fas Funktion Nedräkning Innan lanseringen Använd det här meddelandet för att skapa intresse och informera personalen om vad de kommer att kunna göra i Microsoft 365. Ett e-postmeddelande per scenario. Kungörelse Lansering Använd det här meddelandet för att starta lanseringen och instruera nya användare hur de gör för att komma igång med Microsoft 365. Ett e-postmeddelande per scenario. Tips och trick Efter lanseringen Använd dessa tips och trick för att introducera fler funktioner i Microsoft 365 och hjälpa användarna bli mer produktiva. Tre e-postmeddelanden per scenario. Dessa e-postmeddelanden finns tillgängliga som Word-dokument (.docx) och Outlook-mallar (.oft). Välj vilka mallar du vill använda och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov genom att anpassa brödtexten till ditt företags stil, lägga till företagets logotyp och fylla i innehåll. Se till att skicka e-postmeddelanden från ett förbestämt avsändarkonto (exempelvis från en sponsor i ledningen) till en specifik målgrupp. Tips och trick Sprid budskapet på fler sätt än med e-post! Skapa förväntningar i dina lokaler inför lanseringen av Microsoft 365 genom att använda reklamvideorna och de färdiga affischerna som en del av kampanjen för ökad medvetenhet.

33 Medvetenhet: Ytterligare resurser för din kommunikationsplan 33 Ytterligare resurser för din kommunikationsplan Affischer, broschyrer och tryckt material Nedräkningsmeddelanden och andra e-postmeddelanden E-postserier med tips och trick Windows 10 Business Introduction Kit

34 Medvetenhet: Lanseringsevenemang 34 Lanseringsevenemang Se till att lägga till ett lanseringsevenemang i kommunikationsplanen för att skapa entusiasm för Microsoft 365. Val av lanseringsevenemang Fundera över din målsättning med Microsoft 365. Hur kan lanseringsevenemanget stödja dessa mål och just den här delen av verksamheten? Fundera över företagets kultur. Vilka typer av aktiviteter fungerar för din ledarstil och dina anställda? Fundera över tid och resurser. Kan du blanda olika evenemangsaktiviteter och planera något som passar dina behov och stämmer med ditt tidsschema? Fundera över befintliga företagsevenemang. Ligger ett kommande företagsevenemang nära utrullningen av Microsoft 365? Kan lanseringen kanske utgöra en del av detta evenemang? Resurser och taktik för en effektiv lansering Vi har sammanställt några resurser, idéer och taktiska tips som kan hjälpa dig skapa en effektiv Microsoft 365-lansering. Planeringsteamen och experterna bär Office 365-T-shirtar som kan beställas på (gäller endast kunder i USA) Banderoller, affischer och broschyrer finns i alla lokaler Demoanläggningar i till exempel matsalen/entrén gör det möjligt att visa upp de olika verktygen och funktionerna i Microsoft 365 och låta användarna testa systemet Kör engagemangsevenemang online med mötessändningar i Skype för teammedlemmar på andra kontor

35 Medvetenhet: Främja kontinuerligt engagemang 35 Främja kontinuerligt engagemang Arrangera kontinuerliga aktiviteter för medvetenhet och utbildning som ökar acceptansen av Microsoft 365 med tiden. Använd e-postmeddelanden med tips och trick för att förstärka utvecklingen av färdigheter: Skapa en Yammer-grupp för att fortsätta konversationen om beprövade metoder och nya funktioner Dela framgångshistorier om hur dina medarbetare använder Microsoft 365 på innovativa och effektfulla sätt Anordna regelbundet ytterligare engagemangsaktiviteter, till exempel informella stormöten eller lunchutbildningar, för att stimulera slutanvändarnas engagemang Skapa utmaningar för användarna och genomför tävlingar där de får visa upp de bästa sätten att använda Microsoft 365 för att arbeta på ett annat sätt Reklamvideo för Office 365 Spela upp reklamvideon för Office 365 på lanseringsevenemanget eller regelbundet i matsalen eller nära hissarna. Fler videofilmer finns på Tips och trick Ett bra sätt att främja kontinuerligt engagemang är att dela framgångshistorier som har samlats in av projektteamet under utrullningen. Mer information om vad som bör finnas i din framgångshistoria finns under Scenarier på sidan 26.

36 Checklista för medvetenhet 36 Checklista för medvetenhet Skapa en kommunikationsplan i form av en blandning av e-postmeddelanden, affischer och evenemang för att öka engagemanget inför lanseringen Ta en ytterligare titt på scenarierna när du skapar din kommunikationsplan Anpassa tillgängliga mallar och resurser efter behov för att stödja lanseringen Främja kontinuerligt engagemang genom att lägga till aktiviteter, att genomföra efter lanseringen, i kommunikationsplanen

37 37 Utbildning Utbildning är av största vikt för att ge nya användare de kunskaper som krävs för att kunna utnyttja Microsoft 365 maximalt. Utvecklingen av ett omfattande utbildningsprogram innan lanseringen är en nödvändig del av arbetet för att nå framgång. Målet för utbildningen måste vara högre ställt än att bara visa användarna hur man gör för att utföra uppgifter. Låt slutanvändarna få veta varför den här förändringen sker och vad de vinner på den. Genom att tillhandahålla den här informationen till slutanvändarna hjälper du till att skapa acceptans för Microsoft 365 på lång sikt. EN KORT ÖVERSIKT Vad behöver jag tänka på för min organisation när jag sammanställer ett utbildningsprogram? Vilka viktiga milstolpar bör finnas med i mitt utbildningsprogram? Vilka utbildningsresurser finns tillgängliga när jag lanserar Microsoft 365?

38 Utbildning: Skapa en utbildningsplan 38 Skapa en utbildningsplan Du bör fundera över följande när du sammanställer din utbildningsplan: Det produktivitetssystem du använder i dag Om du använder ett produktivitetssystem kan du behöva lägga ned extra arbete under utbildningsfasen, eftersom en beteendeförändring krävs Personalens tekniska kunskaper Du måste veta hur tekniskt orienterad din personal är när du planerar utbildningsprogrammet. Detta hjälper dig avgöra hur lätt de lär sig nya sätt att arbeta på Andra initiativ som pågår samtidigt i företaget Det är viktigt att veta vilka andra program som för närvarande genomförs i företaget för att säkerställa att din personal inte blir överväldigad och att det inte uppstår någon sammanblandning med inlärandet av nya sätt att arbeta på Det bästa sättet att genomföra utbildningen Det är viktigt att förstå vilken som är den bästa metoden för att genomföra en specifik utbildning i din organisation, vare sig det handlar om förbrukningsmikroinlärning, lärarledd undervisning eller självstudier online, övervakade eller oövervakade Ta hänsyn till organisationens kultur Alla verksamheter är olika och det sätt som din organisation interagerar på kan vara viktigt för arbetet med ditt träningsprogram

39 Utbildning: Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet 39 Viktiga milstolpar i utbildningsprogrammet Det är mycket viktigt att använda rätt utbildningsplan eftersom personalens förståelse för Microsoft 365 utvecklas olika snabbt för olika medlemmar eller team. Överväg att lägga till följande milstolpar i din utbildningsplan: Regelbunden utbildningskalender för repetitionsutbildningar Avdelningsgenomgångar för att dela var användarna kan få maximal nytta Drop-in-mottagningar för medarbetare som stöter på utmaningar Se till att supportavdelningen kan svara på frågor av typen Hur gör jag? Beredskap hos supportavdelningen Se till att supportavdelningen har tillgång till all information som behövs för att kunna stödja din utbildning. Använd den här guiden för att göra supportavdelningen redo att felsöka Office 365 och svara på frågor från användarna:

40 Utbildning: åtkomst till utbildningsresurser 40 Åtkomst till utbildningsresurser Få tillgång till kostnadsfria utbildningsresurser som hjälper dig med lanseringen av Microsoft 365. Du kan till och med lägga till utbildningsresurser för Microsoft 365 på företagets interna webbplats för utbildning. Produktutbildning Produktbaserad utbildning som gör dina medarbetare redo att använda tjänsterna och apparna effektivt. Produktivitetsutbildning Scenariobaserad utbildning som gör dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Microsoft 365. Tillgänglig online Smidig storlek Videoutbildning Enkel Artikelstil Detaljerat tillvägagångssätt Scenariobaserat Använder vardagligt språk Snabbstartsguider för Windows 10 Få tillgång till guider och självstudiekurser som hjälper dina slutanvändare att bekanta sig med de grundläggande och avancerade funktionerna och möjligheterna i Windows 10 i en affärsmiljö. Hur gör jag i Windows 10? Fem tips om produktivitet Anpassa din Windows 10-upplevelse med hjälp av appar, Startmenyn och mycket mer. Följ dessa fem tips om att få mer gjort med Windows

41 Checklista för utbildning 41 Checklista för utbildning Fundera över organisationens företagskultur, tekniska kunskaper, befintliga system och andra initiativ när du skapar ditt utbildningsprogram Lägg till viktiga milstolpar i ditt utbildningsprogram Försäkra dig om att din supportavdelning är redo att svara på slutanvändarnas frågor innan, under och efter lanseringen. Utforska de tillgängliga resurserna för att hjälpa din organisation att komma igång snabbt

42 42 Planera, implementera och hantera Det här avsnittet beskriver en mer detaljerad planering av dina utrullningsaktiviteter, din tidiga utrullningsplan, genomförandet av din utrullningsplan samt hur du itererar aktiviteter för att skapa grunden för en framgångsrik verksamhet. Här finns även tidslinjer som hjälper dig hålla tidsschemat innan, under och efter lanseringen av Microsoft 365. Kom ihåg att de mest framgångsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 % av sitt arbete på människorna och endast 20 % på tekniken. Det är alltså viktigt att fokusera särskilt på slutanvändarna och deras beteende för att göra utrullningen smidig. EN KORT ÖVERSIKT Varför måste jag lägga tid på att planera utrullningsaktiviteter? Vad är en tidig utrullningsplan och hur ser jag till att den blir framgångsrik? Hur fortsätter jag genomföra iterationer för Microsoft 365 för att skapa mer framgång?

43 Planera, implementera och hantera: Planera dina utrullningsaktiviteter 43 Planera dina utrullningsaktiviteter När du planerar din utrullning är det viktigt att du tänker bortom den inledande lanseringen. Många organisationer behandlar slutanvändarnas acceptans som en eftertanke, som om det allmänt antas att ny teknik används automatiskt om den är tillgänglig. Men i stället ska du tänka på det som en grund du kan bygga på. Människor kan göra motstånd mot förändringar, vilket gör acceptansen till ett viktigt steg att planera och initiera parallellt med planeringen av teknikutrullningen så kämpa på! Vanlig strategi Fokus på slutanvändare som en eftertanke. Exempel: epost med en länk till utbildning Optimal strategi Slutanvändarnas acceptans är ett arbetsflöde som är parallellt och integrerat med utrullningen Utrullningsresurser Utrullningsresurser Tidslinje för utrullning Tidslinje för utrullning Planering och genomförande av teknisk utrullning Planering och aktiviteter med användarfokus Bana för utrullning

44 Planera, implementera och hantera: Använda Microsoft 365 för din utrullning 44 Använda Microsoft 365 för att planera och genomföra din utrullning Om du använder Microsoft 365-appar och -tjänster under hela planeringen och utförandet av din utrullning kan det bidra till dess framgång. Du bör överväga att göra detta och låta ditt team bekanta sig med tjänsten så att de kan tala positivt om den med sina kolleger. Här är några exempel: Använd Office 365-grupper för att planera ditt projekt och samarbeta i dokument som gäller din Microsoft 365-implementering Använd Microsoft Planner för hantering av dagliga arbetsuppgifter i ditt Microsoft 365-implementeringsprojekt Använd Yammer för att bygga upp, förbereda och stödja din Microsoft 365-expertcommunity Använd Skype för företag för att hålla onlinemöten med ditt projektteam och skapa mötesanteckningar i Microsoft OneNote Det har varit ytterst glädjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans för att genomföra denna globala omvandling. Vi hade särskilda team som utförde mycket av planeringen initialt. Och Yammer visade sig vara perfekt för att genomföra förändringar på gräsrotsnivå: teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land. Samtal inleddes överallt, vilket visade sig vara en fantastisk kanal för slutanvändarsupport. När utrullningen av Office 365 var genomförd frågade jag mig hur vi skulle ha klarat oss utan det här verktyget. Andy Tidd, CIO, ABB

45 Planera, implementera och hantera: Innan lanseringen 45 Innan lanseringen Under de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Microsoft 365-utrullningen genom att utveckla en kommunikationsplan, organisera dina utbildningsförberedelser och köra en tidig utrullningsplan. Ta en titt på tidslinjen nedan som guidar dig genom de olika veckorna fram till lanseringen. Följande avsnitt guidar dig under genomförandet av en tidig utrullningsplan. Tidslinje Arbetsflöde Beskrivning Vecka 1 Kommunikation Utbildning Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi. Förbered material. Planera utbildningsprogrammet för slutanvändare. Kommunikation Skicka ett nedräkningsmeddelande via e-post för att informera mottagarna om vad som är på gång, skapa förväntningar och öka intresset genom att fokusera på frågan Vad vinner jag på det här? Vecka 2 Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare, och skapa en Yammer-grupp för tidiga användare. Läs mer i guiden för tidig utrullningsplan: Samla in data om användarnas kunskaper om Microsoft 365 genom att skicka ut en startenkät strax innan de som deltar i piloten får aktiverade konton och enheter. Support Förbered supportavdelningen på att hjälpa slutanvändarna och försäkra dig om att de känner till felsökningsguiden för supportavdelningen. Kommunikation Försäkra dig om att Microsoft 365 har en visuell närvaro i alla företagets lokaler med hjälp av affischer, reklamblad och reklamvideor. Vecka 3 Utbildning Skapa en intern gruppwebbplats för lagring av utbildningsresurser, till exempel guider för att komma igång samt tips och trick. Du kan även dirigera användare till Microsofts offentliga utbildningscenter. Se Office 365 Learning Center på Tidig utrullningsplan Kontakta deltagarna i den tidiga utrullningsplanen för att få feedback. Skicka ut en ny enkät efter halva piloten för att samla in data om deras upplevelser av Microsoft 365 och använd resultaten för att göra eventuella förändringar inför huvudutrullningen. Vecka 4 5 Kommunikation Arbeta med intern kommunikation för att skapa anpassade meddelanden på företagsportalen, ITportalen och andra interna webbplatser efter behov. Dela ut enkäter i hela organisationen strax innan de får sina konton och enheter, på samma sätt som ni gjorde med pilotgruppen. Förbered engagemangsevenemang för lanseringen. Tidig utrullningsplan Skicka ut en avslutande enkät direkt efter pilotperioden för att avgöra om du behöver göra ytterligare förändringar i ditt material för utbildning och ökad medvetenhet. INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

46 Planera, implementera och hantera: Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram 46 Rivstarta ett tidigt utrullningsprogram Du får en framgångsrik lansering om du startar utrullningen av Microsoft 365 med en tidig utrullningsplan för att få inledande feedback, och sedan utnyttjar intresset när du rullar ut programmet i hela din organisation. Medan den tekniska uppstarten av Microsoft 365 genomförs är det viktigt att överväga att köra en tidig utrullningsplan med en nyckelgrupp av företagsanvändare samt medlemmar av det IT-team som ska ge support till användarna. När du kör det här programmet kan du samla in feedback om användarnas lanseringsupplevelse och få tidiga framgångshistorier som kan användas vid lanseringen av Microsoft 365 i hela din organisation. En tidig utrullningsplan genererar också en grupp tidiga användare som blir dina experter och kan stödja den bredare lanseringen. Planen ger dig möjlighet att testa tjänsten med en betrodd grupp som är mer flexibel om något skulle gå fel. Tips och trick När du väljer deltagare i din tidiga utrullningsplan bör du generellt välja personer som vill att projektet ska lyckas. Programmets deltagare är viktiga påverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kolleger. Använd den tidiga utrullningsplanen för att lösa verkliga problem inte bara för att testa tekniken. Uppmuntra planens deltagare att använda Microsoft 365 för de affärsscenarier du har prioriterat. Sök efter eventuella ändringar som behöver göras i scenarierna för att realisera de affärsresultat du har definierat som viktiga för din organisations utrullning av Microsoft 365.

47 Planera, implementera och hantera: Ta med rätt intressenter i din tidiga utrullning 47 Ta med rätt intressenter i din tidiga utrullning Valet av rätt personer som ska delta i pilotgruppen för en tidig utrullningsplan är nyckeln till att få värdefulla insikter som kan användas under lanseringen. Använd nedanstående lista som ett stöd för att avgöra vilka du ska bjuda in till ditt programmet: Användare från företagets olika verksamheter och avdelningar, som helst arbetar tillsammans med ett projekt eller en affärsprocess Troliga experter och ledare som blir förespråkare under den breda lanseringen i hela organisationen Användare som ofta har det jobbigt med tekniken. Det är viktigt att du förstår deras behov och bemöter dem under lanseringen IT-/supportavdelningens medlemmar som ska ge support till användare under lanseringen Ta inte med företagets VD och högsta ledning. Det kan vara frestande att be ledningen att delta men om den hålls utanför den tidiga utrullningsplanen så har du möjlighet att lösa eventuella problem innan de avslöjas under utrullningen Tips och trick Gå tillbaka till Intressenter på sidan 10 och läs vilka egenskaper en expert behöver ha.

48 Planera, implementera och hantera: Viktiga åtgärder för en framgångsrik tidig utrullningsplan 48 Viktiga åtgärder för en framgångsrik tidig utrullningsplan Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affärsscenarierna, inklusive grundläggande scenarier. FastTrack innehåller tillgängliga kommunikationsresurser för scenarier och utbildningsresurser. Du hittar dem här: Starta ditt Microsoft 365-expertprogram. Informera dina tilltänkta experter om programmet och börja rekrytera och förbereda dem för att bli experter Få feedback i realtid från deltagare i den tidiga utrullningsplanen och anpassa den efterföljande utrullningsplanen till denna feedback. Prova att skapa en Yammer-grupp för programmets deltagare, där andra i programmet kan se den feedback som skickas och känner sig uppmuntrade att lägga till egna synpunkter Använd Skype för företag och Yammer för att hålla dig tillgänglig under kontorstid och kunna emot feedback, svara på frågor och dela tips Kontakta programmets deltagare proaktivt för att få feedback. Titta förbi deras skrivbord, skicka ett snabbmeddelande eller ring upp dem. Kom ihåg att programmet inte uppnår sin potential om ingen ger någon feedback Läs mer i guiden för tidig utrullningsplan Guiden för tidig utrullningsplan innehåller fler tips och trick för hur du skapar en framgångsrik tidig utrullningsplan. Glöm inte att använda e-postmallen för tack för att tacka deltagarna och samla in feedback.

49 Planera, implementera och hantera: Lansering 49 Lansering Att implementera Microsoft 365-lanseringen över hela din organisation är en viktig händelse. Det är nu dags att realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar. Tidslinje Arbetsflöde Beskrivning Vecka 6 Kommunikation Genomför ditt Microsoft 365-lanseringsevenemang för att skapa intresse bland slutanvändarna. Skicka ut ett tillkännagivande via e-post där du ger användarna information om vad som är tillgängligt, hur de kommer igång och var de kan få hjälp samt hitta resurser. Utbildning Genomför utbildning av slutanvändare. INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

50 Planera, implementera och hantera: Efter lanseringen 50 Efter lanseringen Nu när du framgångsrikt har lanserat Microsoft 365 i din organisation är det viktigt att fortsätta samverka med användare om deras Microsoft 365-upplevelse. Se till att hålla kontakt, tillhandahåll ytterligare tips och trick och erbjud fortlöpande utbildning vid behov. Det här avsnittet beskriver hur du kan fortsätta främja utrullningen i din organisation och hålla koll på uppdateringar av tjänster och funktioner. Tidslinje Arbetsflöde Beskrivning Kommunikation Dela regelbundet med dig av tips till slutanvändarna genom att använda e-postmallarna för tips och trick för att upprätthålla intresset och bredda användningen av Microsoft 365. Vecka 8 12 När utrullningen på organisationsnivå har slutförts skickar du ut en avslutande enkät för att utvärdera slutanvändarnas kunskaper om och upplevelser av Microsoft 365. Utbildning Skapa serier för kontinuerlig utbildning av slutanvändarna vid behov. INNAN LANSERINGEN LANSERING EFTER LANSERINGEN

51 Planera, implementera och hantera: Skapa en utrullningsplan 51 Skapa en utrullningsplan En utrullningsplan har avgörande betydelse för din utrullning eftersom den ger dig en översikt över hur du ska uppnå dina mål med Microsoft 365. Så här skapar du en utrullningsplan 01. Logga in på FastTrack-webbplatsen med ditt Microsoft 365-organisations-ID Klick på Starta en ny plan 03. Slutför guiden och klicka sedan på Avsluta. 04. Välj scenarierna för utrullningsplanen och klicka på Spara och fortsätt 05. Välj tidslinjeinformation för varje scenario och klicka på Spara och fortsätt 06. Ange intressenterna bland kontakterna och klicka på Spara och fortsätt

52 Planera, implementera och hantera: Vi hjälper dig via FastTrack 52 Vi hjälper dig via FastTrack FastTrack omfattar ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge ITproffs och partner över hela världen en optimal Microsoft 365-upplevelse. Kunder som är Microsoft FastTrack-behöriga kan begära att få hjälp med uppstart för att få anpassad fjärrhjälp. Våra FastTrack-tekniker hjälper dig planera ditt Microsoft-365-projekt, utvärdera din tekniska miljö, ge vägledning angående åtgärder, migrera data till Office 365* och tillhandahålla utrullningstjänster. Vi hjälper dig via FastTrack Kom igång i dag För oss var det jätteviktigt att hänga med i förändringarna och slippa avbrott i verksamheten. Vårt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt. De hjälpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten, och även med strategier för att lägga upp våra affärsprocesser och affärsförändringar. Omar Bhatti, Senior Principal, CSC *Migreringstjänster är tillgängliga för kunder med minst 500 behöriga licenser.

53 Planera, implementera och hantera: Iterera för fortsatt framgång 53 Iterera för fortsatt framgång Främjandet av utrullning är en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller när du har mätt vilken påverkan lanseringen haft. Fortsätt söka efter nya sätt där Microsoft 365 kan skapa ökat affärsvärde och tillgodose de ständigt växlande behoven hos både användarna och organisationen. Använd den information du får från utvärderingsprocessen för att starta extra utbildningar och undervisa användarna om beprövade metoder och kraftfulla Microsoft 365-lösningar Schemalägg ytterligare möten för utveckling av affärsscenarier och lösningar med fler avdelningar i organisationen. Håll sedan utbildningar på avdelningsnivå där du förklarar hur Microsoft 365 kan skapa framgångar för varje enskild verksamhetsgren Använd produktivitetsbiblioteket för att identifiera nya affärsscenarier som kan öka utnyttjandet av Microsoft Uppmuntra dina användare och experter att utveckla idéer för hur Microsoft 365 kan ge förbättrade affärsmetoder, och att dela dessa idéer med andra via engagemangsevenemang, communityaktiviteter och en Yammer-grupp. Använd de här idéerna för att skapa ytterligare lösningar och starta ytterligare utbildningar Vi vill att de ska älska det här verktyget. En viktig del av detta är att inte bara lyssna på de anställda utan att även ta emot deras feedback, vända situationen och implementera feedbacken. Jeff Schuman, Nationwide

54 Planera, implementera och hantera: Hantera och förbered förändringar 54 Hantera och förbered förändringar t Hantera förändringar i Office Ditt företag och molnet är i konstant rörelse. Människor söker alltid efter nya möjligheter att arbeta effektivare, och molnets kontinuerligt uppdaterade funktioner möjliggör detta. Det är bäst att hålla ett öga på Public Roadmap och bloggarna för att upptäcka nya tjänstfunktioner och uppdateringar som du kan ha nytta av.

55 Planera, implementera och hantera: Public Roadmap 55 Public Roadmap Håll ett öga på Windows 10 Roadmap och Office 365 Roadmap för att få information om nya tjänstuppdateringar som din organisation kan ha nytta av för att kunna fortsätta utnyttja Microsoft 365 maximalt. Windows 10 Roadmap Filtrera funktioner efter app, tjänster eller plattform för att identifiera vilka funktioner och uppdateringar du har mest nytta av. Office 365 Roadmap Funktionerna är grupperade efter utvecklingsfaser, vilket gör att du kan se kommande uppdateringar, aktuella utrullningar och vad som redan är tillgängligt för dina kunder.

56 Planera, implementera och hantera: Bloggar 56 Bloggar Följ bloggen Windows for your Business och Office-bloggarna för att hålla dig uppdaterad om hur din organisation kan arbeta mer effektivt med nya tjänstuppdateringar och funktioner. Bloggen Windows for your Business Office-bloggar Bli insider och få tillgång till fler resurser Gå med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider för att få tidig tillgång till nya versioner och kunna ge feedback om de senaste funktionerna.

57 Planera, implementera och hantera: Hantera dina Office 365-uppdateringar 57 Hantera dina uppdateringar Office 365-uppdateringar Du kan registrera dig för tidiga versioner i administrationscentret för Office 365 så att din organisation får uppdateringar direkt. Du kan också välja att endast vissa personer ska få uppdateringarna, eller välja att stanna kvar i det vanliga versionsschemat och få uppdateringarna senare. Läs mer om dina alternativ här: Windows 10-uppdateringar Windows 10 ger organisationer en helt ny modell för att rulla ut och uppgradera Windows genom att tillhandahålla uppdateringar för funktioner i form av en kontinuerlig process. Den här nya modellen kallas Windows as a Service (WaaS) och kräver ett nytt tänkande kring hur du rullar ut och uppgraderar Windows. Du kan välja mellan olika tjänstalternativ för Windows för att stödja olika behov och användarfall i din organisation: Current Branch (CB) är avsedd för tidiga användare, IT-team och andra bredare pilotgrupper. Den används för ytterligare validering av programkompatibilitet och nyligen släppta funktioner. Current Branch for Business (CBB) är avsedd för majoriteten av användarna i en organisation. Den gör det möjligt att använda mellanlagrad distribution av nya funktioner över en längre tidsperiod. Long-Term Servicing Branch (LTSB) är avsedd för kritiska eller specialiserade enheter. Den tar inte emot några nya funktioner, men stöds med avseende på säkerhet och andra uppdateringar under lång tid. Använd Windows Insider-programmet för att testa och rulla ut produktionskod och få tidig insyn i funktioner som kommer att ingå i framtida Windows-uppdateringar.

58 58 Tidslinje för utrullning av Microsoft 365 Arbetsflöde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Identifiera viktiga intressenter och sätt samman teamet Identifiera och rekrytera framgångsägare och projektledare Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen, och besätt återstående roller i teamet Identifiera och prioritera dina scenarier Identifiera och utveckla dina scenarier Prioritera dina scenarier Definiera framgångskriterier Definiera framgångskriterier/ KPI:er (Key Performance Indicators) och skapa KPI-prestandamått Skapa utrullningsplan Börja sammanställa information om projektet i en utrullningsplan på Färdigställ din utrullningsplan Skapa ett expertprogram Tidig utrullningsplan Kommunikation och medvetenhet Utbildning Identifiera och rekrytera experter Skapa en Yammergrupp för att stödja dina experter Rekrytera deltagare till programmet. Skapa en Yammer-grupp för enkel kommunikation och insamling av feedback Utveckla en kommunikationsplan och en strategi för engagemangsevenemang. Ta fram kommunikationsmaterial med hjälp av tillgängliga mallar Utveckla en utbildningsplan för slutanvändare Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter Skicka ut en startenkät till deltagarna. Tilldela deltagarna aktiverade konton för att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen Skicka ett nedräkningsmeddelande via e-post till anställda Bestäm kontinuerliga expertuppgifter Kontakta programmets deltagare för att få informell feedback Säkerställ att Microsoft 365 syns i företagets lokaler Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser Färdigställ experternas lanseringsaktiviteter Tillkännage kommande Microsoft 365-lanseringar via företagets intranät. Förbered engagemangsevenemang för lanseringen Få feedback och kundreferenser från experter som används vid lanseringen Skicka ut en avslutande enkät och använd inhämtad information för att göra förändringar i lanseringen Skapa en Yammer-grupp där slutanvändare kan dela framgångshistorier om Office 365. Skicka ut en startenkät till slutanvändarna Utbilda slutanvändare Support Beredd supportavdelning som stöder slutanvändare Stärk användarengagemanget och främja utrullning Hantera och förbered förändringar Mät, dela framgång och upprepa

59 Tidslinjen nedan hjälper dig att komma igång när du planerar utrullningen av Microsoft 365. Gör nödvändiga justeringar och skapa en passande tidslinje för din utrullning. 59 Vecka 6 (mål för lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12 Få feedback från experter och upprepa programmet vid behov Skicka ett e-postmeddelande som informerar användarna om vad som är tillgängligt. Genomför engagemangsevenemang för lanseringen Skicka e-post med tips och trick till slutanvändare Skicka e-post med tips och trick till slutanvändare. Skicka ut en enkät efter lanseringen Skicka e-post med tips och trick till slutanvändare Utbilda slutanvändare Skapa serier för kontinuerlig utbildning Fortsätt uppmuntra användarengagemang genom att förbereda och genomföra tävlingar Uppdatera och underhåll den interna utbildningswebbplatsen Dela kundreferenser Anordna då och då ytterligare engagemangsevenemang Övervaka Public Roadmap- och Office-bloggarna Kommunicera om och förbered slutanvändarna inför lanseringar av nya funktioner Samla in och rapportera framgångskriterier och KPI:er (Key Performance Indicators) för Microsoft 365 Samla in och dela framgångshistorier Rulla ut nya scenarier

60 Planera, implementera och hantera: Kundreferens 60 Kundreferens När ledarna vid Henkel utvärderade företagets IT-system visade de sig vara gamla och omoderna. Man bestämde sig för att nu ska det ske och tog ett gigantiskt steg direkt till molnet. Se videon för att få mer information om hur Henkel planerade en framgångsrik lansering av Office 365. Henkel: lyckad utrullning Läs om hur Henkel planerade för framgång med Office 365