Guide för utrullning

Transkript

1 Guide för utrullning

2 2 Inledning De senaste åren har kommunikationen mellan människor i såväl privatlivet som yrkeslivet ändrats fundamentalt världen har blivit ett gigantiskt nätverk. Numera förväntar sig människor att det ska fungera på samma sätt på jobbet. Med Office 365 kan din organisation bli mer ansluten, samarbetsorienterad och strukturerad i sitt arbetssätt. Men du kan bara lyckas om du får med dig människorna i organisationen på vägen mot dessa mål. Den här guiden är skapad för organisationer som är ute efter de effektivaste sätten att dra nytta av sin investering i Office 365. Den är avsedd att användas som en steg-för-steg-guide som hjälper dig säkerställa att din organisation först kan identifiera och därefter utföra specifika uppgifter som har den största positiva effekten på din organisation. Microsoft har utnyttjat åratals erfarenheter av att arbeta med kunders Office 365-resor för att skapa en lättanvänd guide, baserad på erfarenheter från verkligheten, från företag i verkligheten. Vi hoppas den inspirerar dig genom att visa vad som är möjligt, och att du använder och delar den med människorna i din organisation. Skicka gärna feedback på den via vår community för lyckad utrullning på: Och kom ihåg att du inte är ensam. Det finns tusentals organisationer precis som din som just nu lanserar Office 365 du kan kontakta dem i denna community. Ändra ditt arbetssätt, eftersom sättet du arbetar på påverkar det arbete du gör. Gå med i communityn för att främja utrullning

3 3

4 4 Framgång med Office 365 innebär att alla i din organisation får hjälp att uppnå mer med sitt arbete. Innan du distribuerar Office 365 bör du ta ett steg tillbaka och tänka över varför din organisation köpte produkten till att börja med. Berodde det på specifika tekniska krav, ingick det i en IT-uppgraderingscykel eller upptäckte du specifika behov inom företaget? När du främjar utrullning beror det på att du förstår ditt företags utmaningar och hanterar dessa med Office 365-lösningar. Det handlar om att säkerställa att människor i hela din organisation förstår fördelarna och tar till sig de lösningar du tillhandahåller. Människor har en naturlig motvilja mot förändringar, så det är viktigt att fördelarna är kända. Vi på Microsoft vill att du ska få ut maximalt av din investering i Office 365, och vi vet att planering är nyckeln till att uppnå detta. Den här utrullningsguiden har som syfte att bistå dig under utrullningsprocessen. Den är indelad i tre huvuddelar: 01 Fas 1: Planera Identifiera viktiga intressenter, sätt samman teamet, identifiera och prioritera affärsscenarier, och samarbeta för att skapa en plan för utrullningen av Office 365 i din organisation. 02 Fas 2: Uppstart Genomför din utrullningsplan för att hjälpa din organisation komma igång med tekniken, och hjälpa dina anställda arbeta på ett nytt sätt. Börja med en tidig utrullningsplan och expandera sedan för att täcka hela din organisation. 03 Fas 3: Skapa nytta Få ut kontinuerlig nytta av din Office 365-investering genom att fortsätta stärka engagemanget bland användarna och främja utrullningen. Hantera och förbered förändringar genom att mäta och dela framgången för Office 365, och förstå vad som behöver upprepas för kommande förbättringar. Läs mer om de kritiska framgångsfaktorer som påverkar utrullningen av Office 365:

5 5 3 1 IDENTIFIERA VIKTIGA INTRESSENTER 2 AFFÄRSSCENARIER IDENTIFIERA OCH PRIORITERA PLANERA SKAPA UTRULLNINGSPLAN FastTrack STÄRK ANVÄNDARENGAGEMANGET OCH FRÄMJA UTRULLNING SKAPA NYTTA UPPSTART FÖR ANVÄNDARE TEKNISK UPPSTART UPPSTART GENOMFÖR UTRULLNINGSPLAN 4 HANTERA OCH FÖRBERED FÖRÄNDRINGAR MÄT, DELA FRAMGÅNG OCH UPPREPA

6 6 Du får hjälp från oss via FastTrack Center FastTrack Center är ett team av hundratals engagerade tekniker som arbetar med att ge IT-proffs och partners över hela världen en optimal Office 365-upplevelse. Om du är Office 365-kund med minst 50 licenser i en behörig plan, kan du begära uppstart och få anpassad fjärrhjälp. Våra FastTrack-tekniker hjälper dig planera ditt Office 365-projekt, utvärdera din tekniska miljö, ge vägledning rörande åtgärder, migrera data till Office 365* och tillhandahålla utrullningstjänster. Videon Meet the FastTrack Center: Du får hjälp från oss via FastTrack Center Kom igång i dag För oss var det jätteviktigt att hänga med i förändringarna och slippa avbrott i verksamheten. Vårt partnerskap med FastTrack-teamet var fantastiskt. De hjälpte oss hantera massor av utmaningar vid uppstarten, och även med strategier för att lägga upp våra affärsprocesser och affärsförändringar. Omar Bhatti, Senior Principal, CSC * Migreringstjänster är tillgängliga för kunder med minst 150 behöriga licenser.

7 Fas 01: Planera 7 Fas 01. Planera Under hela planeringen av lansering och utrullning är det mycket viktigt att du samlar ihop rätt team och säkerställer att du har en lista över affärsmål som du vill uppnå med hjälp av Office 365. Det är så du gör Office 365 relevant för dina medarbetare och det säkerställer också acceptans i hela organisationen. I den här fasen får du lära dig välja rätt personer i din organisation för att uppnå framgång med Office 365, skapa en egen lista över affärsscenarier med Office 365 och skapa en utrullningsplan som är anpassad för att uppnå dina specifika affärsmål.

8 Steg 01: Identifiera viktiga intressenter och sätt samman teamet 8 Steg 01. Identifiera viktiga intressenter och sätt samman teamet Den första regeln för framgångsrik utrullning är att skapa ett dynamiskt team bestående av viktiga intressenter och rätt personer för att driva och genomföra förändringar hos andra. En framgångsrik utrullningsstrategi börjar med ett team bestående av hängivna personer som representerar ett tvärsnitt av organisationen. Använd tabellen nedan för att få en överblick över de olika intressenterna samt deras roller och ansvarsområden i en framgångsrik utrullning av Office 365. Du kan läsa om de viktiga rollerna, vad som krävs av ditt team och varför de behövs om du går till:

9 Steg 01: Identifiera viktiga intressenter och sätt samman teamet 9 Roll Ansvarsområden Avdelning Viktiga roller Sponsor i ledningen Förmedla visionen och fördelarna med Office 365 till hela företaget Verkställande ledning Utrullningsplanens ägare Säkerställ att affärsmålen har förverkligats för en Office 365-utrullning Samtliga avdelningar Experter Tala positivt om Office 365 och bemöt invändningar från slutanvändare Samtliga avdelningar (personal) Projektledare Övervaka hela lanseringen och utrullningsprocessen för Office 365 Projektledning Utbildningschef Hantera utbildningsprogrammet och/eller resurser för din Office 365-utrullning. IT- och/eller personalavdelningen Avdelningschefer Identifiera hur specifika avdelningar kommer att använda Office 365 och uppmuntra engagemang Samtliga avdelningar (ledning) IT-expert Ha ansvar för alla tekniska delar av utrullningen IT HR-chef Integrera Office 365 i HR-processer och hantera HR-innehåll i Office 365 Personalavdelningen (ledningen) Kommunikationschef Ha hand om företagsomfattande kommunikation om Office 365 IT och/eller företagskommunikation Communitychef Hantera dagliga aktiviteter i Yammer-nätverket, ge vägledning och tillhandahålla beprövade metoder IT och/eller företagskommunikation Ansvarig för SharePointwebbplats Hjälpa till med administrationen av företagets strategi för SharePointwebbplatser, fungera som en länk mellan verksamheten och IT-avdelningen IT-avdelningen och/eller personalen Varning Kom ihåg att de här rollerna endast är riktlinjer. Beroende på din organisations storlek och sammansättning är det möjligt att vissa av de här rollerna överlappar varandra eller inte behövs. Tips och trick 1. Det är OK om personer i ditt team har mer än en roll. 2. Det är viktigt att få med sponsorer i ledningen i samband med identifieringen av viktiga intressenter i organisationen. Om du får med dig ledningsteamet och de viktiga intressenterna främjas arbetet avsevärt vilket bidrar till att upprätthålla intresset och få slutanvändarnas acceptans.

10 Steg 01: Vad är sponsorer i ledningen och varför är de viktiga? 10 Vad är sponsorer i ledningen och varför är de viktiga? Sponsorer i ledningen är viktiga ledare i organisationen och deras deltagande är nödvändigt för att driva utrullning till de anställda. De har den största påverkan på företagskulturen och kan aktivt kommunicera värdet och fördelarna med den nya tekniken och arbetssättet i hela organisationen. De kan även skapa avgörande förståelse för företagets viktigaste affärsmål och de gemensamma utmaningar som måste övervinnas och det är här som Office 365 kommer in. Sponsorer i ledningen anger de övergripande affärsmålen. Forskning visar att omvandlingsprojekt blir mer framgångsrika om det finns en synlig sponsor i ledningen. Över 85 % av de svarande uppgav att om VD var ganska synlig eller väldigt synlig så blev omvandlingsprojektet antingen mycket framgångsrikt eller extremt framgångsrikt. Juli 2017, McKinsey Quarterly, Copyright 2017 McKinsey & Company. Med ensamrätt. Återges med tillstånd. Sponsorer i ledningen bör: Hjälpa projektteamet identifiera och prioritera de affärsscenarier som ska användas Spela en aktiv roll och kommunicera till organisationens övriga ledare hur organisationen planerar att använda Office 365 för att uppnå sina affärsmål. Delta aktivt och använda Office 365-funktioner för att driva på utrullningen hos slutanvändarna och förstärka önskat beteende. Mer information om hur en sponsor i ledningen kan bidra till en framgångsrik utrullning av ditt Office 365-projekt finns i Tips och trick När du identifierar sponsorer bör du även överväga att ta med viktiga intressenter från de olika delar av verksamheten som påverkas av förändringen.

11 Steg 01: Vad är sponsorer i ledningen och varför är de viktiga? 11 Säkerställ att sponsorerna i ledningen förstår grunderna Aktivt och synligt deltagande Bilda en koalition med övriga chefskollegor Kommunicera direkt med de anställda Copyright Prosci. Med ensamrätt.

12 Steg 01: Vad är planens ägare och varför är de viktiga? 12 Vad är framgångsägare och varför är de viktiga? Att fastställa framgångsägare i din organisation är viktigt för att säkerställa att de uppställda affärsmålen för Office 365 förverkligas. De ansvarar för att medarbetarna använder tjänsten och har nytta av den. Framgånsägare ska: Säkerställa att medarbetare använder och har nytta av Office 365 Hjälpa till att säkerställa att rätt intressenter är inblandade Översätta de affärsmål din organisation har angett för Office 365 till Office 365-scenarier Säkerställa att kommunikation och utbildning implementeras framgångsrikt

13 Steg 01: Vad är experter och varför är de viktiga? 13 Vad är experter och varför är de viktiga? Office 365-experter i din organisation är en annan viktig intressentgrupp att skapa och dra nytta av för att driva Office 365-utrullning. Det är en utmaning att få acceptans från samtliga användare i en organisation. Experter kan hjälpa till att hantera den här utmaningen och spelar en viktig roll vid utrullningen av Office 365. De är kunniga, inställda på att sprida sina expertkunskaper och beredda att ge kollegor coachning och hjälp. De hjälper till att översätta Office 365 till verkligheten på deras avdelning eller i deras team. Experter ska: Sprida kunskap om nyttan med Office 365 bland teamen Förklara för medlemmarna i deras team vad de har att vinna Skapa medvetenhet om Office 365 via informella kommunikationskanaler Hjälpa till att välkomna nya användare, ge vägledning och dela med sig av beprövade metoder Ge feedback till projektteamet gällande användarnas engagemang och utrullningen. Skapa ditt eget program Du får tillgång till fler resurser och mer material som hjälper dig skapa dina egna Office 365-experter om du laddar ned den här guiden:

14 Steg 01: Använda Office 365 för att samarbeta med lanseringsteamets medlemmar 14 Använda Office 365 för att samarbeta med lanseringsteamets medlemmar Om du använder Office 365-appar och -tjänster genom hela planeringen och utförandet av din utrullning kan det bidra till dess framgång. Du bör överväga att göra detta och låta ditt team bekanta sig med tjänsten så att de kan tala positivt om den med sina kollegor. Här är några exempel: Använd Office 365-grupper för att planera ditt projekt och samarbeta i dokument som gäller din Office 365-implementering Använd Microsoft Planner för hantering av dagliga arbetsuppgifter i ditt Office 365-implementeringsprojekt Använd Yammer för att bygga upp, förbereda och stödja din Office 365-expertcommunity Använd Skype för företag för att hålla onlinemöten med ditt projektteam, och skapa mötesanteckningar i Microsoft OneNote Det har varit ytterst glädjande att se hur hela organisationen arbetade tillsammans för att genomföra denna globala omvandling. Vi hade särskilda team som utförde mycket av planeringen initialt. Och Yammer visade sig vara perfekt för att genomföra förändringar på gräsrotsnivå: teamen utformades dynamiskt och arbetade sida vid sida med implementeringsgrupperna i respektive land. Samtal inleddes litet överallt, vilket visade sig vara en fantastisk kanal för slutanvändarsupport. När utrullningen av Office 365 var genomförd frågade jag mig hur vi skulle ha klarat det utan det här verktyget. Andy Tidd, CIO, ABB

15 Steg 02: Identifiera och prioritera affärsscenarier 15 Steg 02. Identifiera och prioritera affärsscenarier Identifiera och definiera affärsscenarier är ett viktigt steg för att säkerställa att din organisation både får maximal utdelning på sin investering i Office 365 och en smidig utrullning. Affärsscenarier behandlar de sätt på vilka dina medarbetare använder Office 365 för att hantera affärsutmaningar eller uppnå definierade mål. Därför är affärsscenarier viktiga: Med tydliga affärsscenarier kan du effektivt mäta framgång och uppnå konkreta resultat Hjälp teamen inse hur Office 365 kan hjälpa dem uppnå mer Affärsscenarier kan bidra med medvetenhets- och beredskapsaktiviteter genom att placera produkterna i ett sammanhang så att medarbetarna får veta när och hur de ska användas

16 Steg 02: Identifiera och prioritera affärsscenarier 16 Hitta affärsscenarier med produktivitetsbiblioteket Vi har satt ihop ett flertal affärsscenarier i vårt produktivitetsbibliotek för att hjälpa dig upptäcka sätt att använda Office 365 som kan vara betydelsefulla för din organisation.

17 Steg 02: Identifiera och prioritera affärsscenarier 17 Utnyttja varandras erfarenheter. Gå med i communityn! Som en del av communityn för att främja utrullning i Microsofts tekniska community kan du prata med tusentals andra Microsoft-kunder och lära dig vilka scenarier som har fungerat för dem. Vad vinner jag på det här? Projektuppdateringar Få kontakt med teknikavdelningen Samarbeta med kollegor Bygg upp relationer Fler användarresurser Utnyttja varandras erfarenheter Meddelanden för att främja utrullning Se de senaste meddelandena Sida för communityn för att främja utrullning Stödja diskussioner och delning av beprövade metoder Slå er ihop Fokuserade diskussioner om specifika ämnen för communityn Se de senaste diskussionerna Se vad communityn pratar om Börja prata med kollegor i dag gå med i communityn för att främja utrullning Community Se vem som ingår i communityn

18 Steg 02: Identifiera och prioritera affärsscenarier 18 Identifiera affärsscenarier När du identifierar de bästa affärsscenarierna bör du involvera de personer som ska leda och stödja förändringen genom hela organisationen. Du bör anordna några workshoppar för inbjudna avdelningschefer, projektledare, IT-personal och andra intressenter som kan hjälpa till att brainstorma om hur Office 365 kan användas i din organisation. Följande frågor är utmärkta startpunkter för att identifiera dina affärsscenarier: Vilka utmaningar finns när det gäller samarbete och kommunikation inom organisationen? Inom vilka områden i organisationen behövs det förbättringar? Vilka är organisationens strategiska initiativ eller aktuella omvandlingsprojekt som Office 365 kan stödja? Vilka sätt att samarbeta och kommunicera kommer lättare att accepteras i organisationen? Hur tar ni fram, distribuerar och delar information? Office 365 levererar tekniken för att förbättra kommunikation och samarbete över nationsgränser. Vi använder videokonferenser, presentationer och skrivbordsdelning för att arbeta med våra partners. Klaus Huelsewiesche, IT-ansvarig för FoU, Laundry and Home Care på Henkel

19 Steg 02: Identifiera och prioritera affärsscenarier 19 Inte säker på hur du ska börja? När du börjar utforma dina affärsscenarier bör du överväga att använda följande ramverk: Som någon i [TEAM] Vill jag [BESKRIVNING AV VAD JAG VILL GÖRA] Med hjälp av [SPECIFIK TILLÄMPNING AV TEKNIKEN] Jag vet att lösningen har lyckats när [FRAMGÅNGSMÅTT FÖR LÖSNINGEN] Som någon i... [Team] Vill jag [Beskrivning av vad jag vill göra] Med hjälp av [Specifik tillämpning av tekniken] Jag vet att lösningen har lyckats när... [Framgångsmått för lösningar] Som någon i säljledningen Vill jag ha en enda version av förslaget som alla kan komma åt och redigera, i stället för att skicka runt olika versioner med e-post till teamet Med hjälp av en SharePoint-webbplats för att centralt lagra och dela en enda version av ett försäljningsförslag som mitt team kan redigera tillsammans med samtidig redigering i Word och PowerPoint Jag vet att lösningen har lyckats när mitt säljteam kan skapa förslag enklare och därmed har mer tid att slutföra affärer

20 Steg 02: Identifiera och prioritera affärsscenarier 20 Prioritera affärsscenarier Eftersom Office 365 kan ha en positiv effekt på hela ditt företag är det viktigt att du prioriterar bland alla dina affärsscenarier för att säkerställa att du vet vad du ska börja fokusera på.

21 Steg 02: Identifiera och prioritera affärsscenarier 21 Så här prioriterar du dina scenarier Se grafen nedan och plotta dina affärsscenarier på diagrammet enligt den förväntade nivån på effekten för organisationen, och hur svår den blir att uppnå. Här kan du se vilka scenarier som snabbast ger högsta nivå på effekten, och även få hjälp att identifiera svårare projekt som kan vara viktiga, men kräver mer planering. Hög Snabbmeddelanden åt alla Ersätt traditionella telefonsystem med Cloud PBX Påverkan Medel Arbetsflöde för granskning av HR-policy Produktutbildning med Office-video Låg Yammer-grupp för nyanställda E-post i molnet Låg Medel Hög Svårighet Tips och trick Det är bra att tänka på vad som kommer att ge den största nyttan till dina medarbetare först. En del av de saker du funderar på att göra direkt (exempelvis e-postmigrering) kanske inte ger en omedelbart synlig nytta. Det kan vara bättre att fokusera på snabbare, synliga förbättringar först (exempelvis ge alla tillgång till snabbmeddelanden).

22 Steg 02: Definiera framgångskriterier 22 Definiera framgångskriterier När du utvecklar dina idealiska affärsscenarier är det viktigt att ta fram en formell uppsättning framgångskriterier för att mäta vilken påverkan utrullningen av Office 365 har. Så här definierar du framgångskriterier: Du måste bestämma vad som ska mätas och hur du ska samla in såväl kvantitativa som kvalitativa data. Ta följande till hjälp i arbetet med dina framgångskriterier: Identifiera företagets KPI:er (Key Performance Indicators) som kan förbättras om din organisation inför olika affärsscenarier (exempelvis minskade kostnader, ökad kundnöjdhet, ökat engagemang från anställda, minskad tid för att behandla en order) Utvärdera var du befinner dig innan du implementerar Office 365. Definiera dina KPI-prestandamått och fastställ en startpunkt för användarnas aktuella kunskaper om Office 365 Välj kriterier som hjälper dig framhäva den påverkan Office 365 har på din organisation för ledningsgruppen

23 Steg 02: Definiera framgångskriterier 23 Använd SMARTkonceptet som hjälp När du definierar framgångskriterier ska du använda SMARTkonceptet för att ställa upp mål som ger betydande effekter: Specifika: Klara och entydiga; besvarar frågorna Vad, varför, vem och var? Mätbara: Konkreta; visar tydligt framstegen Acceptabla: Realistiska; inte extrema. Relevanta: Gör skillnad för intressenterna. Tidssatta: Har ett specifikt måldatum; besvarar frågan När?

24 Steg 02: Exempel på framgångskriterier 24 Exempel på framgångskriterier Som hjälp för att utveckla framgångskriterier kan du begrunda några av exemplen nedan: Framgångskriterier Metod/källa Mått Exempel på mål Ökad användning Ökad användning hör ihop med användarnas acceptans av tekniken. Kvantitativ Office 365-rapporter Mailbox-användning SharePoint-användning Snabbmeddelanden och konferenser i Skype för företag Använt antal minuter ljud med Skype för företag En jämförelse av användningsrapporter före och efter utrullningen visar en ökning av acceptansen med 10 % per månad. Effektiv utbildning Ökad användning är kopplad till effektiv utbildning. Kvantitativ Office 365-rapporter Kvalitativ Slutanvändarundersökningar Yammer-grupper och feedback Mailbox-användning SharePoint-användning Snabbmeddelanden och konferenser i Skype för företag Använt antal minuter ljud med Skype för företag Nöjdhet bland anställda En jämförelse av användningsrapporter före och efter utbildning visar ökad acceptans per månad. Nettoresultatet för användarnöjdhet bland anställda är över 130 baserat på den avslutande utbildningsenkäten. Minskade driftskostnader Ökad acceptans är kopplad till minskad användning av telefonkonferensprodukter från andra tillverkare, samt minskade restider och resurstilldelning. Kvantitativ Office 365-rapporter Ekonomi-/bokföringsrapporter Supportavdelningsrapporter Rapporter för rese-/telefonkostnader Prestationsmått Mailbox-användning SharePoint-användning Ljudkonferenser fakturering och användning Rese-/telefonkostnader Supportsamtal En jämförelse av rapporter före och efter Office 365 visar på kostnadsbesparingar. Efter utrullningen bör användandet av telefonkonferensprodukter från andra tillverkare minska med 10 % per månad. Ökad produktivitet Ökad användning är kopplad till snabbare kommunikation och beslutsfattande samt kortare tid för att utföra uppgifter. Kvalitativ Slutanvändarundersökningar Yammer-grupper och feedback Tidsåtgång för att slutföra projekt Tidsåtgången för att slutföra kundorder bör minska med 15 % inom 6 månader. Förbättrat samarbete Utökad kommunikation mellan team och platser. Kvalitativ Slutanvändarundersökningar Yammer-grupper och feedback Nöjdhet bland de anställda Sparad tid Team som arbetar på flera platser rapporterar en känsla av bättre kontakt med andra teammedlemmar inom tre månader efter utrullningen av Skype för företag. Ökad nöjdhet bland anställda Flexibla arbetsvillkor ger ökad nöjdhet bland anställda i form av ökat engagemang, minskad stress och bättre balans mellan arbete och fritid. Kvalitativ Slutanvändarundersökningar Yammer-grupper och feedback Nöjdhet bland de anställda Nöjdheten bland anställda ökar med 15 % inom 6 månader.

25 Steg 03: Skapa en utrullningsplan 25 Steg 03. Skapa en utrullningsplan En utrullningsplan har avgörande betydelse för din utrullning eftersom den ger dig en översikt över hur du ska uppnå dina mål med Office 365. Så här skapar du en utrullningsplan 01. Logga in på FastTrack-webbplatsen med ditt organisations-id för Office Klicka på Starta en ny plan för att börja skapa en utrullningsplan. 03. Klicka på panelen Affärsstudie på utrullningsplanens startsida. 04. Välj affärsscenarier 05. Ange framgångskriterier under Fördelar 06. Lägg till projektets intressenter i planen på fliken Team.

26 Steg 03: Skapa en utrullningsplan 26 Du är nu redo att planera dina utrullningsaktiviteter När du planerar din utrullning är det viktigt att du tänker bortom den inledande lanseringen. Många organisationer behandlar slutanvändarnas acceptans som en eftertanke, som om det allmänt antas att ny teknik används automatiskt om den är tillgänglig. Men i stället ska du tänka på det som en grund du kan bygga på. Människor kan göra motstånd mot förändringar, vilket gör acceptansen till ett viktigt steg att planera och initiera parallellt med planeringen av teknikutrullningen så kämpa på! Du är på väg att skapa en stark utrullningsplan. I vanliga fall är bara 34 % av användarna villiga att använd ny teknik som rullas ut CIO Executive Board Business Productivity Database Vanlig strategi Fokus på slutanvändare är en eftertanke. Exempelvis e-post med en länk till utbildning Optimal strategi Slutanvändarnas acceptans är ett arbetsflöde som är parallellt och integrerat med utrullningen Utrullningsresurser Utrullningsresurser Tidslinje för utrullning Tidslinje för utrullning Planering och genomförande av teknisk utrullning Planering och aktiviteter med användarfokus Bana för utrullning

27 Steg 03: Skapa en utrullningsplan 27 Utrullningsaktiviteter Det finns ett antal aktiviteter, mallar samt tips om evenemang och utbildning som hjälper dig planera en framgångsrik utrullning av Office 365. Även om det allra bästa är att utnyttja samtliga dessa resurser för att uppnå effektiv utrullning, så förstår vi att det inte alltid är praktiskt med avseende på tidslinjer och resurser. Du ser både grundläggande aktiviteter och en del ytterligare aktiviteter som vi rekommenderar för optimala resultat. Kundreferens Henkel: Lyckad utrullning Läs om hur Henkel planerade sin framgång med Office 365

28 Steg 03: Kommunikation och medvetenhet 28 Kritiska framgångsaktiviteter Kommunikation och medvetenhet Använd en kommunikationsstrategi för att skapa medvetenhet och intresse. Innan tjänsten blir tillgänglig vill du att dina medarbetare ska vara nyfikna på dess ankomst, och sedan håller du intresset uppe så att de använder den efter lanseringen. Se till att inkludera din personal när du sätter ihop informationen, eftersom du ska hjälpa dem besvara frågan Vad vinner jag på det här? Välj en blandning av aktiviteter såsom e-post, affischer och fysiska evenemang (kanske bjuda på muffins!) och placera ut dem längs projektets tidslinje Planera evenemang där användare kan ta på produkterna och ställa frågor Skräddarsy aktiviteterna för att öka medvetenheten efter ditt företag och dess kultur Det finns effektiva sätt att understryka dess betydelse och få alla inställda på att använda den nya tekniken: låt en chefsperson skicka ut ett meddelande som tillkännager O365, genomför ett lanseringsevenemang, Vi behöver inte förnya Office 365. Det överlämnar vi åt Microsoft. Vårt jobb är att rulla ut tekniken så snabbt vi kan, och behålla fokus på att använda den för att skapa nytta för våra kunder. Darren Russell, Digital, Transformation Director, Mott MacDonald Läs mer: berätta om fördelarna på ett möte där alla är med Beredskap hos supportavdelningen Använd den här guiden för att göra supportavdelningen redo att felsöka Office 365 och svara på frågor från användarna.

29 With Office apps for desktop and mobile, you can keep connected easily and share your content on OneDrive for Business and SharePoint Online. Collaborate with the people you rely on to get things done, at the office or on the go. Work with your team on a project, share reports with a partner, or connect with your customers from virtually any device. Visit the Office 365 Training Center at aka.ms/o365learning. <If available, add links to your organization s internal training resources.> <Add links to your Office 365 communities or Yammer groups.> <Tell people about your upcoming Office 365 events. For example, Join our weekly lunch and learn every Monday at noon in the cafeteria. > Visit the Office 365 Training Center at aka.ms/o365learning. <If available, add links to your organization s internal training resources.> <Add links to your Office 365 communities or Yammer groups.> <Tell people about your upcoming Office 365 events. For example, Join our weekly lunch and learn every Monday at noon in the cafeteria. > Steg 03: Kommunikation och medvetenhet 29 Kritiska framgångsaktiviteter Affischer, broschyrer och utskrifter Nedräkningsmeddelanden och andra meddelanden Colaborate on content Get it done from anywhere Ready to do your best work wherever you happen to be? With Office 365 you can get work done from anywhere, without missing a beat. Access and share files from anywhere Get Office on your favorite devices Work better together Work where you are Elevate teamwork Work together seamlessly Learn what you can do with Office 365 Training Community Events Learn what you can do with Office 365 Training Community Events Mejlserie med tips och trick

30 Steg 03: Engagemangsevenemang 30 Kritiska framgångsaktiviteter Lanseringsevenemang Hur du ska välja lanseringsevenemang Tänk igenom din målsättning med Office 365. Hur kan lanseringsevenemanget stödja dessa mål och just den här delen av verksamheten? Fundera över företagets kultur. Vilka typer av aktiviteter fungerar för din ledarstil och dina anställda? Fundera över tid och resurser. Kan du blanda olika evenemangsaktiviteter och planera något som passar dina behov och stämmer med ditt tidsschema? Fundera över befintliga företagsevenemang. Ligger ett kommande företagsevenemang nära utrullningen av Office 365? Skulle det kunna bli en del av lanseringen? Resurser och taktik för en effektiv lansering Vi har samlat några resurser, idéer och taktiska tips här nedan för att hjälpa dig skapa en effektiv Office 365-lansering. Planeringsteam och experter har t-shirts med Office 365, beställ på (endast kunder i USA) Office 365-banderoller samt affischer och broschyrer visas i alla lokaler Demoanläggningar i exempelvis kafeterian/entrén för att visa upp de olika verktygen och funktionerna i Office 365, och för att möjliggöra provkörning Kör engagemangsevenemang online med mötessändningar i Skype för teammedlemmar på andra kontor

31 Steg 03: Utbildning 31 Kritiska framgångsaktiviteter Utbildning Hjälp användarna att komma igång snabbt! Utbildning är av kritisk betydelse för att nya användare ska få de kunskaper och den information som krävs för att få ut mesta möjliga av Office 365. Frågan Varför? ska vara den viktigaste aspekten av utbildningen. Om slutanvändarna aldrig har använt Office 365 ska utbildningen inte bara ge dem gör-så-här-information för att visa hur de utför uppgifter. De måste få veta varför den här förändringen sker, vad de tjänar på den och varför de ombes byta program. När du sätter ihop ett utbildningsprogram bör du fundera över följande: Det produktivitetssystem du använder för närvarande Om du för närvarande använder ett produktivitetssystem kan du behöva lägga ned extra arbete i utbildningsfasen, eftersom en beteendeförändring krävs Personalens tekniska kunskaper Du måste veta hur tekniskt orienterad din personal är när du planerar utbildningsprogrammet. Detta hjälper dig avgöra hur lätt de lär sig nya sätt att arbeta på Andra initiativ som pågår samtidigt i företaget Det är viktigt att veta vilka andra program som för närvarande genomförs i företaget för att säkerställa att din personal inte blir överväldigad och att det inte föreligger någon hopblandning med inlärandet av nya sätt att arbeta på Den bästa metoden Det är viktigt att veta vilken som är den bästa metoden för att genomföra specifik utbildning i din organisation, vare sig det handlar om förbrukningsmikroinlärning, lärarledd undervisning eller självstudier online, övervakade eller oövervakade

32 Quick Access Toolbar Keep favorite commands permanently visible. Status bar shortcuts Click any status bar indicator to navigate your document, view word count statistics, or check your spelling. Explore the ribbon See what Word can do by clicking the ribbon tabs and exploring available tools. Navigate with ease Use the optional, resizable sidebar to manage long or complex documents. Discover contextual commands Select tables, pictures, or other objects in a document to reveal additional tabs. Format with the Mini Toolbar Click or right-click text and objects to quickly format them in place. Find whatever you need Look up Word commands, get Help, or search the Web. Share your work with others Invite other people to view and edit cloud-based documents. Show or hide the ribbon Click the pin icon to keep the ribbon displayed, or hide it again by clicking the arrow. Change your view Click the status bar buttons to switch between view options, or use the zoom slider to magnify the page display to your liking. Quick Access Toolbar Keep favorite commands permanently visible. Switch or create sheets Click the sheet tabs to switch between workbook sheets or to create new ones. Explore the ribbon See what Excel can do by clicking the ribbon tabs and exploring available tools. Discover contextual commands Select tables, charts, or other objects in a workbook to reveal additional tabs. Insert and edit functions Use the formula bar to view or edit the selected cell or to insert functions into your formulas. Find whatever you need Look up Excel commands, get Help, or search the Web. Customize charts Select a chart to quickly add, change, or remove any existing chart elements and formatting. Share your work with others Invite other people to view and edit cloud-based workbooks. Show or hide the ribbon Click the pin icon to keep the ribbon displayed, or hide it again by clicking the arrow. Change your view Click the status bar buttons to switch between view options, or use the zoom slider to magnify the sheet display to your liking. Steg 03: Utbildning 32 Kritiska framgångsaktiviteter Produktutbildning Produktbaserad utbildning som gör dina medarbetare redo att använda tjänsterna och apparna effektivt. Produktivitetsutbildning Scenariobaserad utbildning som gör dina medarbetare redo att maximera sin produktivitet med Office 365. Tillgängligt online Smidig storlek Videoutbildning Enkelt Artikelstil Detaljerat tillvägagångssätt Scenariobaserat Använd vardagligt språk Snabbstartsguider Produktspecifika snabbstartsguider fungerar som kortfattade introduktioner till grunderna i de uppdaterade versionerna av Word, Excel, PowerPoint, Outlook, och OneNote för Windows-datorer. Kortbaserat Anpassningsbart Erbjuder förstadagsaktiviteter, konfiguration, inloggning, nästa steg Material för Office Training Center (BoM) Används för att precisera exakt vilka delar av det tillgängliga utbildningsinnehållet du behöver. Kort, enkelt och lättkonsumerat Gå igenom högst tre till fem uppgifter Word 2016 Quick Start Guide New to Word 2016? Use this guide to learn the basics. Excel 2016 Quick Start Guide New to Excel 2016? Use this guide to learn the basics.

33 Steg 03: Skapa ett expertprogram 33 Kritiska framgångsaktiviteter Skapa ett expertprogram Experter är passionerade, vill gärna sprida budskapet och hjälpa sina kolleger att lära sig mer effektiva lösningar. De bidrar till att minska belastningen på resurserna i projektteamet och driver på engagemanget i communityn. Varför är experter viktiga? De skapar underströmmar och entusiasm som ökar acceptansen för bättre sätt att arbeta på De bygger upp inflytande i sina team De inför nya arbetssätt i teamen De identifierar affärsutmaningar och möjliga lösningar De ger feedback till projektteam och sponsorer Jag är superanvändaren. Jag försöker hålla igång det så att andra också gör det. Det handlar om att dela idéer. Paul Det gäller att hitta personer som är motiverade. Jag ser det som en möjlighet. En del av mitt jobb är att uppmuntra communityn och främja kunskapsdelning. Darren

34 Steg 03: Så här skapar du en expertcommunity 34 Kritiska framgångsaktiviteter Så här skapar du en expertcommunity Hitta entusiastiska experter som kan avsätta tid och arbete. Skapa en Yammer-grupp där experter kan dela uppdateringar och framgångar. Ge lättare utbildning i viktiga delar av Office 365. Tillhandahåll material som kan stötta deras arbete med team och individer, till exempel informella möten. Vi har kontakt med en utrullningsexpert per affärsenhet som varje vecka skickar ut e-postmeddelanden om Office 365. Varje Office 365-verktyg har basförmåner, och genom att ta med användarna på en smidig resa genom dessa kan vi framhålla nyttan i var och en av dem. Ha regelbundna diskussioner med experterna om vad som fungerar och inte fungerar. Skapa ett program för att engagera och erkänna deras arbete, exempelvis priviligierad tillgång till relevanta evenemang eller talarengagemang. Informera personalen om experternas roll och var de kan nås. Tänk på att de inte tillhör IT-supporten utan är representanter för företaget. Nick Lamshed, Change Manager, Qantas Tips och trick Se till att expertprogrammet blir ett måste i din utrullningsplan. Vi har upptäckt att det vanligaste och mest effektiva sättet för människor att lära sig saker är via kollegorna. Identifiera och kontakta de naturliga ledarna eller pedagogerna i organisationen och utnyttja dem som en bas för att utveckla din community.

35 Steg 03: Ytterligare aktiviteter 35 Ytterligare aktiviteter Skapa en Yammer-grupp Skapa en Yammer-grupp (#O365win) för anställda där de kan dela sina kundreferenser gällande Office 365, beprövade metoder och få hjälp med nya funktioner. Utbildning Inkludera Microsofts utbildningsresurser för Office 365 på din interna utbildningswebbplats. Tävlingar Tävlingar är ett utmärkt sätt att stimulera lite sund konkurrens mellan avdelningar i din organisation, och de bidrar till att driva på utrullningen. Tänk på några av funktionerna i Office 365 och hur du kan skapa tävlingar, skattjakter, priser och presentartiklar som uppmuntrar människor att interagera med Office 365. Reklamvideo för Office 365 Spela upp reklamvideon för Office 365 på lanseringsevenemanget, eller återkommande i kafeterian eller nära hissarna. Du hittar fler videor på

36 Tidslinje för utrullning av Office Arbetsflöde Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 Identifiera viktiga intressenter och sätt samman teamet Identifiera och rekrytera planens ägare och projektledare Identifiera och rekrytera sponsor(er) i ledningen, och besätt återstående roller i teamet Identifiera och prioritera affärsscenarier Identifiera och utveckla affärsscenarier Prioritera affärsscenarier Fas 01: Planera Definiera framgångsfaktorer Skapa utrullningsplan Börja sammanställa information om projektet i en utrullningsplan på Definiera framgångskriterier/ KPI:er (Key Performance Indicators) och skapa KPIprestandamått Färdigställ din utrullningsplan Skapa ett expertprogram Identifiera och rekrytera experter Skapa en Yammergrupp för att stödja dina experter Utbilda experter och brainstorma fram aktiviteter Bestäm kontinuerliga expertuppgifter Färdigställ experternas lanseringsaktiviteter Få feedback och kundreferenser från experter som används vid lanseringen Tidig utrullningsplan Rekrytera deltagare till programmet. Skapa en Yammer-grupp för enkel kommunikation och insamling av feedback Skicka ut en startenkät till deltagarna. Tilldela deltagarna aktiverade Office 365-konton för att formellt inleda den tidiga utrullningsplanen. Kontakta programmets deltagare för att inhämta informell feedback Skicka ut en avslutande enkät och använd inhämtad information för att göra förändringar i lanseringen. Fas 02: Uppstart Kommunikation och medvetenhet Utveckla en kommunikationsplan och en strategi för engagemangsevenemang. Ta fram kommunikations material med tillgängliga mallar. Skicka ett nedräkningsmeddelande via e-post till anställda Säkerställ att Office 365 syns i företagets lokaler. Tillkännage kommande Office 365-lanseringar via företagets intranät. Förbered engagemangsevenemang för lanseringen. Skapa en Yammergrupp där slutanvändare kan dela kundreferenser gällande Office 365. Skicka ut en startenkät till slutanvändarna. Utbildning Utveckla en utbildningsplan för slutanvändare Skapa en intern utbildningswebbplats med utbildningsresurser Utbilda slutanvändare Support Beredd supportavdelning som stöder slutanvändare Fas 03: Skapa nytta Stärk användarengagemanget och främja utrullning Hantera och förbered förändringar Mät, dela framgång och upprepa

37 Som hjälp med att komma igång när du planerar utrullningen av Office 365 kan du studera tidslinjen nedan. 37 Gör nödvändiga justeringar och skapa en passande tidslinje för din utrullning. Vecka 6 (mål för lanseringsdag) Vecka 7 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12 Få feedback från experter och upprepa programmet vid behov Skicka ett e-postmeddelande som informerar användare om vad som är tillgängligt. Genomför engagemangsevenemang för lanseringen. Skicka e-post med tips och trick till slutanvändare. Skicka e-post med tips och trick till slutanvändare. Skicka ut en enkät efter lanseringen. Skicka e-post med tips och trick till slutanvändare Utbilda slutanvändare Skapa serier för kontinuerlig utbildning Fortsätt uppmuntra användarengagemang genom att förbereda och genomföra tävlingar Uppdatera och underhåll den interna utbildningswebbplatsen Dela kundreferenser Anordna då och då ytterligare engagemangsevenemang Övervaka Office 365 Public Roadmap och Office-bloggar Kommunicera om och förbered slutanvändare för lansering av nya funktioner Samla in och rapportera framgångskriterier och KPI (Key Performance Indicators) för Office 365 Samla in och dela kundreferenser Rulla ut nya affärsscenarier

38 38 Vi såg en 73-procentig ökning av acceptansen när vi gick från att göra ingenting till att genomföra en strukturerad, kundinriktad kampanj Nick Lamshed, Change Manager, Qantas

39 Fas 01: Checklista 39 Fas 01 Checklista Starta upp ditt projektteam och få dem intresserade av att hjälpa sina kollegor bli mer produktiva med Office 365 Identifiera och prioritera affärsscenarier Skapa en utrullningsplan på Ange projektets tidslinje för att rulla ut Office 365 och börja genomföra dina utrullningsaktiviteter

40 Fas 02: Uppstart 40 Fas 02. Uppstart Nu när du har skapat en gedigen utrullningsplan för acceptans av Office 365 i din organisation, är det dags att börja starta upp Office 365 och introducera dina medarbetare till det här nya sättet att arbeta. De mest framgångsrika teknikimplementeringarna fokuserar 80 % av sitt arbete på människorna, och 20 % av sitt arbete på tekniken. Det beror på att när ny teknik implementeras måste de förändrade beteenden som krävs av slutanvändarna säkerställas för att framgång ska nås. I denna fas börjar du genomföra utrullningsplanen för att hjälpa dina medarbetare genom förändringen. Ditt IT-team kan använda FastTrack Center för att genomföra den tekniska uppstarten av Office 365.

41 Fas 02: Tidig utrullningsplan 41 Tidig utrullningsplan Du får en framgångsrik lansering om du startar utrullningen av Office 365 med en tidig utrullningsplan för att få inledande feedback, och sedan utnyttjar intresset när du rullar ut programmet i hela din organisation. Medan den tekniska uppstarten av Office 365 genomförs är det viktigt att överväga att köra en tidig utrullningsplan med en nyckelgrupp av företagsanvändare, samt medlemmar av det IT-team som ska ge support till användarna. När du kör det här programmet kan du samla in feedback om användarupplevelsen och få tidiga kundreferenser som kan användas vid lanseringen av Office 365 i hela din organisation. En tidig utrullningsplan genererar också en grupp tidiga användare som blir dina Office 365-experter och kan stödja den bredare lanseringen. Planen ger dig möjlighet att testa tjänsten med en betrodd grupp som blir mer flexibel om något skulle gå fel. Kör den tidiga utrullningsplanen under vecka 2 av planen före lanseringen. Tips och trick När du väljer deltagare i din tidiga utrullningsplan bör du generellt välja personer som vill att projektet ska lyckas. Programmets deltagare är viktiga påverkare och de kommer att dela upplevelsen av utrullningen med sina kollegor. Använd den tidiga utrullningsplanen för att lösa verkliga problem, inte bara för att testa tekniken. Uppmuntra planens deltagare att använda Office 365 för de affärsscenarier du har prioriterat. Leta efter eventuella ändringar som behöver göras i scenarierna för att realisera de affärsresultat du har definierat som viktiga för din organisations utrullning av Office 365.

42 Fas 02: Tidig utrullningsplan 42 Vem ska ingå i din pilotgrupp? Användare från företagets olika verksamheter och avdelningar, som helst arbetar tillsammans på ett projekt eller en affärsprocess Troliga experter och ledare som blir förespråkare under den breda lanseringen i hela organisationen. Gå tillbaka till fas ett och titta på vilka egenskaper en expert behöver ha Användare som ofta har det jobbigt med tekniken. Det är viktigt att du förstår deras behov och bemöter dem under lanseringen IT-/supportavdelningens medlemmar som ska ge support till användare under lanseringen Ta inte med företagets VD och högsta ledning. Det kan vara frestande att be VD medverka, men om vederbörande hålls utanför den tidiga utrullningsplanen så har du möjlighet att lösa eventuella problem innan de avslöjas under utrullningen

43 Fas 02: Tidig utrullningsplan 43 Åtgärder för en framgångsrik tidig utrullningsplan: Utbilda deltagare i den tidiga utrullningsplanen i de valda affärsscenarierna, inklusive grundläggande scenarier. Du hittar tillgängliga kommunikationsresurser om scenarier och utbildningsresurser i FastTrack här: Starta ditt Office 365-expertprogram. Informera dina tilltänkta experter om programmet och börja rekrytera och förbereda dem för att bli experter Få feedback i realtid från deltagare i den tidiga utrullningsplanen och justera den följande utrullningsplanen utifrån denna feedback. Prova att skapa en Yammer-grupp för programmets deltagare, där andra i programmet kan se den feedback som skickas och känner sig uppmuntrade att lägga till egna synpunkter Använd Skype för företag och gör dig tillgänglig under kontorstid för att ta emot feedback, svara på frågor och dela tips Kontakta programmets deltagare proaktivt för feedback. Titta förbi deras skrivbord, skicka ett snabbmeddelande eller ring upp dem. Kom ihåg att om ingen ger någon feedback så uppnår inte programmet sin potential

44 Fas 02: Före lansering 44 Före lansering Under de fem veckorna fram till lanseringen kan du samla din organisation runt Office 365-utrullningen genom att utveckla en kommunikationsplan, organisera dina utbildningsförberedelser och köra en tidig utrullningsplan. Kolla in tidslinjen nedan som guidar dig genom veckorna före lanseringen. Tidslinje före lansering Tidslinje Arbetsflöde Beskrivning Vecka 1 Kommunikation Utbildning Utveckla en kommunikationsplan och en evenemangsstrategi. Förbered material. Planera utbildningsprogrammet för slutanvändare. Kommunikation Skicka ett nedräkningsmeddelande via e-post för att informera mottagarna om vad som är på gång, skapa förväntningar och öka intresset genom att fokusera på frågan Vad vinner jag på det här? Vecka 2 Tidig utrullningsplan Starta din tidiga utrullningsplan genom att rekrytera och utbilda programmets deltagare, och skapa en Yammer-grupp för tidiga användare. Samla in data gällande användarnas kunskaper om Office 365 genom att skicka ut en startenkät strax innan de som deltar i piloten får aktiverade konton och enheter. Support Förbered supportavdelningen för att hjälpa slutanvändarna och försäkra dig om att de känner till Felsökningsguiden för support för Office 365. Kommunikation Försäkra dig om att Office 365 har en visuell närvaro i företagets lokaler med hjälp av affischer, reklamblad och reklamvideor. Vecka 3 Utbildning Skapa en intern teamwebbplats för utbildningsresurser, exempelvis guider för att komma igång samt tips och trick. Du kan även dirigera användare till Microsofts offentliga utbildningscenter. Se Office 365 Learning Center på Plan för tidiga användare Kontakta deltagare i den tidiga utrullningsplanen för feedback. Skicka ut en ny enkät efter halva piloten för att samla in data om deras upplevelser av Office 365 och använd resultaten för att göra eventuella förändringar inför huvudutrullningen. Vecka 4-5 Kommunikation Arbeta med intern kommunikation för att skapa anpassade meddelanden på företagsportalen, IT-portalen och andra interna webbplatser, efter behov. Dela ut enkäter i hela organisationen strax innan de får sina konton och enheter, precis som med pilotgruppen. Förbered engagemangsevenemang för lanseringen. Plan för tidiga användare Skicka ut en avslutande enkät direkt efter pilotperioden för att avgöra om du behöver göra ytterligare förändringar i ditt material för utbildning och ökad medvetenhet. Resurser och mallar Vi tillhandahåller en serie mallar och resurser för att hjälpa dig uppnå bästa möjliga resultat av din Office 365-utrullning.

45 Fas 02: Lansering 45 Lansering Att implementera Office 365-lanseringen över hela din organisation är en viktig händelse. Det är nu dags att realisera all din tidigare planering och allt ditt arbete och se hur det fungerar. Tidslinje för lansering Tidslinje Arbetsflöde Beskrivning Vecka 6 Kommunikation Kör ditt Office 365-lanseringsevenemang för att skapa intresse bland slutanvändare. Skicka ut ett tillkännagivande via e-post där du ger användarna information om vad som är tillgängligt, hur de kommer igång och var de kan få hjälp samt hitta resurser. Utbildning Genomför utbildning av slutanvändare

46 Fas 02: Efter lansering 46 Efter lansering Nu när du framgångsrikt har lanserat Office 365 i din organisation är det viktigt att fortsätta samverka med användare om deras Office 365-upplevelse. Se till att hålla kontakt, tillhandahåll ytterligare tips och trick och erbjud fortlöpande utbildning vid behov. Tidslinje efter lansering Tidslinje Arbetsflöde Beskrivning Kommunikation Dela då och då tips med slutanvändare via e-postmallarna för tips och trick för att upprätthålla intresset och bredda användningen av Office 365. Vecka 8-12 Efter utrullningen på organisationsnivå skickar du ut en avslutande enkät för att utvärdera slutanvändarnas kunskaper om och upplevelse av Office 365. Utbildning Skapa serier för kontinuerlig utbildning av slutanvändarna vid behov

47 Fas 02: Efter lansering 47 Utrullningsresurser för att genomföra din plan För att hjälpa Office 365-användare komma igång har vi skapat fem grundläggande scenarier med ungefär den typ av arbetsuppgifter som anställda behöver utföra varje dag. Här ingår uppgifter från kommunikation via e-post och kalendrar, via lagring och delning av filer till virtuella möten och samarbete i realtid. Se de olika scenarierna nedan: Arbeta var du vill Upplev den välbekanta Office-känslan på alla dina enheter med en webbläsare eller mobilappar som är utformade för att fungera med Office 365. E-post och kalender var du än är Få tillgång till möten, kontaktinformation, att-göra-listor och e-post på valfri enhet för att kunna rensa inkorgen och hantera viktiga ärenden även när du inte är på kontoret. Samarbete om innehåll Spara dina arbetsfiler på OneDrive för företag för att kunna uppdatera och dela dem var du än är, synkronisera filer och arbeta offline, arbeta samtidigt tillsammans med andra i dokument och hantera filer med säkerhet och efterlevnad i storföretagsklass. Gör mötena meningsfulla Använd Office 365-apparna för att ansluta till andra och hålla effektiva möten samtidigt som du sparar tid och resurser. Använd Skype för företag, Outlook, PowerPoint, OneNote och SharePoint Online-webbplatser för att samarbeta bättre. Svetsa samman teamet Använd Yammer Enterprise för att få kontakt med rätt människor, dela information mellan olika team och organisera er i grupper. Ett Yammer Enterprise-nätverk hjälper dig att bygga upp en kunskapsbas som omedelbart blir tillgänglig för dina kolleger när som helst och på alla typer av enheter.

48 Fas 02: Efter lansering 48 Varje grundläggande scenario på FastTrack-webbplatsen innehåller mallar för e-postmeddelanden, affischer och reklamblad samt videor och utbildningsresurser. Du kan anpassa mallarna enligt din kommunikationsplan. Välj det scenario du vill använda och granska tillhörande resurser för kommunikation, evenemang och utbildning

49 Fas 02: Efter lansering 49 Ägna litet tid under vecka 1 före lanseringen åt att granska det här materialet och bestäm vilka som är bäst lämpade för din organisations lansering. Det här blir din kommunikationsplan. Använd de grundläggande scenarierna som en startpunkt när du skapar din kommunikations- och utbildningsstrategi. Översätt de grundläggande scenarierna till åtgärder som löser verkliga affärsproblem Bestäm vilka scenarier som passar bäst för ditt företag att använda i lanseringen av Office 365 Utnyttja de resurser som tillhör varje scenario för att implementera dina e-postkungörelser och utbildningsaktiviteter

50 Fas 02: Efter lansering 50 E-postmallar Varje scenario innehåller anpassningsbara e-postmallar för de typiska kommunikationsuppgifterna i varje fas av lanseringen och utrullningen av Office 365. E-postmeddelandena innehåller direktlänkar till utbildningar och resurser som hjälper användarna att lära sig mer om funktionerna i Office 365. Dessa länkar är framtagna speciellt för varje scenario. Bland tillgängliga e-postmallar finns: Typ av e-postmeddelande Fas Funktion Nedräkning Före lansering Använd det här meddelandet för att skapa intresse och informera de anställda om vad de kommer att kunna göra i Office 365. Ett e-postmeddelande per scenario. Kungörelse Lansering Använd det här meddelandet för att starta lanseringen och instruera nya användare hur de gör för att komma igång med Office 365. Ett e-postmeddelande per scenario. Tips och trick Efter lansering Använd dessa tips och tricks för att introducera fler funktioner i Office 365 och hjälpa användarna att bli mer produktiva. Tre e-postmeddelanden per scenario. E-postmeddelandena är tillgängliga som Word-dokument (.docx). Välj vilka mallar du vill använda och anpassa dem sedan fritt till dina kommunikationsbehov genom att ändra brödtexten så den stämmer med ditt företags stil, lägga till företagets logotyp och fylla i innehåll. Se till att skicka e-postmeddelanden från ett förbestämt avsändarkonto (exempelvis från en sponsor i ledningen) till en specifik målgrupp. Tips och trick Sprid budskapet på fler sätt än med e-post! Skapa förväntningar i dina lokaler inför lanseringen av Office 365 genom att använda reklamvideorna och de färdiga affischerna som en del av kampanjen för ökad medvetenhet.

51 Fas 02: Checklista 51 Fas 02 Checklista Genomför en tidig utrullningsplan och uppdatera den kommande utrullningsplanen baserat på insamlad feedback Anpassa tillgängliga mallar och resurser efter behov för att stödja lanseringen Genomför utrullningsaktiviteter före lanseringen, under lanseringen och efter lanseringen när du rullar ut Office 365

52 Fas 03: Skapa nytta 52 Fas 03. Skapa nytta Den inledande lanseringen av Office 365 i ditt företag innebär att människor ser den omedelbara nyttan. Men det är bara början. Office 365 kommer att få nya funktioner tillagda och användarna kommer att vilja göra mer med tjänsten när de lär sig mer om den. Din satsning på att hjälpa dina medarbetare dra nytta av det här kommer att leda till långsiktig framgång. I den här fasen får du lära dig om engagemangsaktiviteter efter lanseringen samt börja mäta, dela framgångar och sedan upprepa för att ytterligare främja utrullningen.

53 Fas 03: Stärk engagemanget och främja utrullning 53 Stärk engagemanget och främja utrullningen Det är viktigt att planera och genomföra kontinuerliga engagemangsaktiviteter för att främja utrullningen. Detta gör att användarna fortsätter vara inspirerade i hela organisationen efter att den inledande nyfikenheten över tjänsterna har lagt sig. Det säkerställer också att du får ut mesta möjliga av Office 365 i din organisation. Det är viktigt att säkerställa att du får både kvantitativa och kvalitativa data om vad som händer i organisationens utrullning av Office 365. Utnyttja användningsrapporterna om arbetsbelastning i administrationsportalen för kvantitativa data samt slutanvändarundersökningar och Yammer-grupper för kvalitativa data. Se till att dela framgångar och skicka regelbundet ut tips om Office 365. Du bör också ha som mål att skapa hjältar av de användare som får ut nytta av Office 365, som inspiration till andra att göra detsamma. Använd de data du har samlat in och ägna kommande kommunikation åt att framhålla de underutnyttjade tjänsterna, med tonvikt på frågan Vad vinner jag på det här? från dina användare.

54 Fas 03: Övervaka utrullningen av Office 365 i din organisation 54 Övervaka utrullningen av Office 365 i din organisation Administrationsportalen för Office 365 innehåller rapporter som indikerar aktuella nivåer för användarengagemang vid olika arbetsbelastningar. Använd rapporterna för att identifiera områden där utrullningen kan förbättras. Aktiva användares rapport Skype för företag-klienter som används Aktivitet för Office 365-grupper Tips och trick Mät upp och notera användningen innan du börjar. På så sätt kan du se effektiviteten hos utrullningsaktiviteterna.

55 Fas 03: Främja utrullningen 55 Främja utrullningen Du kan hjälpa till med utrullningen av Office 365 på längre sikt med kontinuerliga aktiviteter för medvetenhet och utbildning. Kampanjer för medvetenhet Använd e-postmeddelanden med tips och trick för att förstärka utvecklingen av färdigheter: Dela kundreferenser om hur dina medarbetare använder Office 365 på innovativa och effektfulla sätt Ordna ytterligare engagemangsaktiviteter då och då, exempelvis informella stormöten eller lunchutbildningar, för att stimulera slutanvändarnas engagemang Skapa utmaningar för användare och genomför tävlingar där de får visa upp de bästa sätten att använda Office 365 för att arbeta på ett annat sätt Utbildning Utbildning är mycket viktig eftersom förståelsen för Office 365 utvecklas i olika takt hos varje enskild medlem av teamet. Regelbunden utbildningskalender för uppfräschningsgenomgångar Avdelningsgenomgångar för att dela var användarna får ut nytta Drop-in-mottagningar för medarbetare som stöter på utmaningar Se till att supportavdelningen kan svara på frågor av typen Hur gör jag?

56 Fas 03: Mät, dela framgång och upprepa 56 Mät, dela framgång och upprepa Använd guiden för mätning av framgång för att fastställa hur effektiv din lansering av Office 365 har varit. Med den kan du göra jämförelser med angivna kriterier för att förbättra lösningar för dina användare och även fånga framgångar. Mall för slutanvändarundersökning Använd undersökningsmallen för att mäta nöjdhet och framsteg jämfört med ditt prestandamått. Tips och trick I planeringsfasen av den här utrullningsguiden anger vi en uppgift för att definiera dina framgångskriterier. Se till att referera till denna när du arbetar dig igenom guiden för mätning av framgång.

57 Fas 03: Mät, dela framgång och upprepa 57 Fånga och dela framgångar Kundreferenser är ofta lika värdefulla som kvantitativa mätningar när du visar på framgång med Office 365. Under hela lanseringen kan du låta medlemmarna och experterna i projektteamet hitta exempel som visar på samarbete och teamwork mellan olika funktioner, och dela dessa med hjälp av Yammer. När du delar en berättelse om din erfarenhet av Office 365 bör du ta med den här informationen: Tid. Berättelsen bör inledas med en tidsangivelse så att målgruppen vet när det hände. Personer. Berättelsen bör innehålla namn så att målgruppen vet vilka som var inblandade. Händelser. Berättelsen ska återge de händelser som inträffade. Visualisering. Målgruppen ska kunna se framför sig vad som hände. Berättelser om affärsvärde kan enkelt delas internt via en Office 365-kundreferensgrupp i ditt Yammer-nätverk. Du kan också dela kundreferenser externt med den större Office 365-communityn via communityn för att främja utrullning. Tips och trick Ha kul! Det kan vara intressant och engagerande att anordna en tävling och generera positiv stämning kring Office 365. Försök bygga upp en grupp med fans.

58 Fas 03: Mät, dela framgång och upprepa 58 Upprepa Att främja utrullning är en kontinuerlig cykel som inte slutar efter lanseringsdagen eller när du har mätt den påverkan lanseringen haft. Fortsätt leta efter nya sätt på vilka Office 365 kan skapa ökat affärsvärde och tillgodose de ständigt växlande behoven hos både användarna och organisationen. Använd den information du får från utvärderingsprocessen för att starta extra utbildningar och undervisa användarna om beprövade metoder och kraftfulla Office 365-lösningar Schemalägg ytterligare möten för utveckling av affärsscenarier och lösningar med fler avdelningar i organisationen. Håll sedan utbildningar på avdelningsnivå där du förklarar hur Office 365 kan leda till framgång för varje enskild verksamhetsgren Du kan använda produktivitetsbiblioteket som hjälp för att identifiera nya affärsscenarier som drar ännu mer nytta av Office Uppmuntra dina användare och experter att utveckla idéer för hur Office 365 kan ge förbättrade affärsmetoder, och att dela dessa idéer med andra via engagemangsevenemang, communityaktiviteter och en Yammer-grupp. Använd de här idéerna för att skapa ytterligare lösningar och starta ytterligare utbildningar Vi vill att de ska älska det här verktyget. En viktig del av detta är att inte bara lyssna på de anställda utan att även ta emot deras feedback, vända situationen och implementera feedbacken. Jeff Schuman, Nationwide

59 Fas 03: Hantera och förbered förändringar 59 Hantera och förbered förändringar Hantera förändringar i Office Ditt företag och molnet är i konstant rörelse. Människor letar alltid efter nya möjligheter att arbeta effektivare, och molnets kontinuerligt uppdaterade funktioner möjliggör detta. Det är bäst att hålla ett öga på Office 365 Public Roadmap och Office-bloggarna för att upptäcka nya tjänstfunktioner och uppdateringar som du kan ha nytta av.

60 Fas 03: Office 365 Public Roadmap 60 Office 365 Public Roadmap Filtrera funktioner efter app, tjänster eller plattform för att identifiera vilka funktioner och uppdateringar som du har mest nytta av Funktioner är grupperade efter utvecklingsfas

61 Fas 03: Office-bloggar 61 Office-bloggar Bloggartiklar är lätta att dela i flera medier.

62 Fas 03: Hantera och förbered förändringar 62 Hantera hur din organisation tar emot uppdateringar Du kan registrera dig för tidiga versioner i administrationscentret för Office 365 så att din organisation får uppdateringar direkt. Du kan också välja att endast vissa personer ska få uppdateringarna, eller välja att stanna kvar i det vanliga versionsschemat och få uppdateringarna senare. Läs mer om dina alternativ här: Låt dina Office 365-administratörer använda meddelandecentret (i administrationsportalen) för att se till att Office 365 fungerar smidigt i din organisation. Meddelandecenter