Bästa praxis för medarbetarsamtal

Transkript

1 Bästa praxis för medarbetarsamtal En digital guide 1

2 Innehåll 3 Introduktion 4 Enskilda Fastställa mål och tillvägagånssätt samtal 7Halvårsuppföljning 8Årlig avstämning 6Användning av analysverktyg 2

3 Introduktion Medarbetarsamtal är det bästa sättet för chefer att utveckla en god relation till sina medarbetare, granska deras prestation och framsteg och se till att medarbetaren känner att de arbetar mot sina mål och positivt påverkar organisationen. Den här guiden tar dig igenom hur du håller effektiva medarbetarsamtal, vad som förväntas av båda parter för att få ut det mesta av dem, liksom vad som lägger grunden för bra halvårs- och årliga avstämningar och hur ni sätter mål för era medarbetare. 3

4 Att fastställa mål och tillvägagångssätt För att kunna prestera efter bästa förmåga, måste medarbetare veta vad som förväntas av dem, när det förväntas och hur mycket som förväntas. Genom att fastställa mål görs just detta - det säkerställer att varje medarbetare har fokus på sin roll, förstår vad de ska arbeta för och ger en objektiv ram för att granska resultaten. Det är viktigt att anpassa individuella mål till den övergripande affärsstrategin så att varje medarbetare kan se hur deras roll gör en skillnad och bidrar till att uppnå övergripande affärsmål. Fastställande av mål bör vara en gemensam process mellan chef och medarbetare och utgå från SMARTmodellen: Specifikt: Målen ska vara tydliga och detaljerade, med ett specifikt resultat Mätbart: Målen ska kunna mätas och man ska kunna påvisa huruvida de har uppnåtts eller inte Accepterat: Målen ska vara accepterade av alla parter Realistiskt: Målen ska vara relevanta för rollen och kopplade till organisationens strategiska mål Tidssatt: Det ska finnas en realistisk tidsangivelse för när målet ska vara uppfyllt. Tillvägagånggsätt eller aktiviteter handlar om åtgärder, projekt eller delar av ett arbete som möjliggör att målen uppnås. Det finns ingen gräns för antalet aktiviteter som krävs för att nå ett mål Det finns ingen definierad tidsplan för aktiviteterna- det kan handla om dagar, veckor eller månader Aktiviteter bör kopplas till det mål de stödjer Så hur ser det ut i praktiken? Här är ett exempel mål och aktivitet för en säljare: Mål Nå nyförsäljning till ett värde av :- under 2017 Aktivitet Ringa 10 samtal per dag till leads och prospekts 4

5 Enskilda samtal På Thomas tror vi på personliga uppföljningssamtal mellan en chef och en medarbetare var 4-6 vecka, för att uppmuntra öppen kommunikation och se till att båda parter har möjlighet att regelbundet granska prestationer, status och utvecklingsområden samt framsteg mot mål. Medarbetare Delta i öppna och ärliga samtal tvåpartssamtal, vilket ger din chef så mycket information som möjligt Ta ägande och vara proaktiv för din egen prestation och utveckling Tala igenom dina prestationer och framgångar med hjälp av exempel Gå igenom dina uppgifter i detalj och bevisa dina framsteg mot dina mål Gå igenom alla utmaningar eller områden där du kan behöva stöd och arbeta tillsammans för att hitta lösningar Chef Se till att det är ett tvåpartssamtal inte ett tillfälle för dig att stressa igenom att lägga fler saker på medarbetarens "att göra"-lista Se till att du adresserar eventuella prestations- eller genomförandeproblem Be om specifika exempel när du diskuterar klagomål eller problem - "Hur ser det ut?", "Vad kunde du ha gjort annorlunda?" Samarbeta för att komma med lösningar på utmaningar Prata genom engagemang, välbefinnande och arbetsbelastning Skriv ner handlingsplaner Lyssna och ta anteckningar Godkänn och dokumentera handlingsplaner och fastställ vem som är ansvarig för vad Godkänn och dokumentera handlingsplaner och vem som är ansvarig för vad Ge din fulla uppmärksamhet - inga telefoner, e-post eller tittande på klockan. 5

6 Användning av analysverktyg Analysverktyg ökar självmedvetenheten och hjälper individen att få insikt om sig själva och om andra. Denna information är oerhört kraftfull vid enskilda samtal, eftersom medarbetare och chefer effektivt kan anpassa sitt beteende med sina profiler i åtanke för att få ut det mesta av varandra. På Thomas fokuserar vi huvudsakligen på tre av våra verktyg under enskilda samtal, PPA (beteende), TEIQue (emotionell intelligens) och GIA (kapacitet). PPA hjälper båda parter att förstå hur de och deras chef/ medarbetare tenderar att uppträda, hur de föredrar att kommunicera, vad motiverar dem, vilka är deras grundläggande rädslor etc. TEIQue ger chefen en inblick i hur bra deras medarbetare är på att hantera både sina egna och andras känslor, vilket är en viktigt kunskap vid diskussioner kring eventuella förändringar eller problem. Dessutom är det användbart för både chefen och medarbetaren att förstå sina känslomässiga intelligensnivåer. Till exempel om de har låga nivåer av känslohantering så bör man vara uppmärksam på detta när man diskuterar mer känslomässiga eller utmanande problem. GIA tittar på en persons inlärningsförmåga och kan vara användbar kunskap för en chef när det handlar om att leverera information i lämplig takt. Motiverare, Nytänkare Nätverkare Ordförståelse Perceptuell Snabbhet Känslouttryck Optimism Inflytande Dominans Bilden ovan representerar vår This is Me. På Thomas har varje medarbetare sin egen. This is me som beskriver deras PPA-profil, Teamrollfaktorer samt högsta och lägsta GIA- och TEIQue-aspekter Engagemangsnivåer Det är viktigt att ständigt hålla koll på medarbetarnas engagemangsnivåer, inte bara när det är dags för den årliga engagemangsundersökningen. På Thomas lägger vi till ett engagemangsavsnitt i vårt underlag för individutvecklande samtal, där vi ber medarbetaren att skatta varje Thomas Engage-faktor (Gehör, Samhörighet, Utmaning, Frihet, Tydlighet, Erkännande och Utveckling) på en skala från 1 till 10 där de även ska ange varför de skattat som de gjort och hur de anser att skattningen kan förbättras. Detta gör det möjligt för oss att kunna mäta engagemang när som helst, göra ständiga förbättringar och få våra medarbetare att göra sig hörda året om. 6

7 Halvårsuppföljningar Genom halvårsuppföljning kan framsteg granskas över en längre period i jämförelse med de kontinuerliga enskilda mötena. Halvårsuppföljningar ska genomföras för att: Granska resultatet fram till nu och diskutera framsteg mot mål för att säkerställa att målen nås inom angiven tidsram Identifiera utvecklingsområden och fastställa planer för utbildning och utveckling Utforska potential Diskutera karriärmöjligheter och utforska möjliga karriärvägar Samma regler och rekommendationer för enskilda samtal gäller för halvårsuppföljningar men då med större fokus på prestations- och karriärmöjligheter. Det rekommenderas att utveckla det skriftliga underlaget för medarbetarsamtalet för att inkludera mer detaljerade frågor om prestation, framsteg och utveckling samt ytterligare frågor om karriärmässiga ambitioner, både på kort och lång sikt. På Thomas ber vi våra medarbetare att genomföra en ny PPA (beteendeanalys) och TEIQue (emotionell intelligensanalys) som en del av sin egen halvårsuppföljning. Tillsammans med nygjorda PPA- och TEIQue-profiler genomför vi dessutom en Thomas360 (ett 360 graders feedbackverktyg) som en del av vår halvårsuppföljning. Genom att göra detta kan medarbetarna få feedback från deras chef, kollegor och kunder vilket kan användas som underlag för utvecklingsplaner. 7

8 Årliga avstämningar Årliga avstämningar hålls i slutet av året för att diskutera måluppfyllnad och se tillbaka på resultat under året. Liksom med halvåruppföljning ger årsavstämningen en möjlighet att mer i detalj analysera resultat och karriärmöjligheter. Under en årlig avstämning är det viktigt att diskutera i vilken utsträckning målen har slutförts. Om de inte har slutförts fullt ut - varför? Ska tidsramen flyttas framåt? Vilket stöd kan behövas för att slutföra dem? Nya mål bör fastställas för nästkommande år under detta möte. Vi rekommenderar ytterligare vidareutveckling av halvårsunderlaget för att inkludera frågor kring genomförandet av mål och förslag till mål för nästa år. Det borde inte finnas några överraskningar för arbetstagaren under den årliga översynen. Resultatet borde ha diskuterats regelbundet under året, i de individuella samtalen och även vid halvårsuppföljningen.. 8

9 Vill du veta mer om hur vi kan stödja er för att hålla effektiva medarbetarsamtal och ta del av vår mall för individutvecklande samtal? kontakta oss Tala med din konsult eller kontakta oss på alternativt Thomas International Sweden Copyright Thomas International Ltd Bästa Praxis-individutvecklande samtal- Digital Guide