TJÄNSTESKRIVELSE. Landstingsdirektörens stab HR-enheten. Landstingsstyrelsen. Landstinget i Kalmar län. Sida 1 (2) Datum

Transkript

1 Landstingsdirektörens stab HR-enheten TJÄNSTESKRIVELSE Datum Landstingsstyrelsen Sida 1 (2) Utredningsuppdrag 16/25 och 15/21 Handlingsplan för effektivare resursutnyttjande genom utveckling av yrkesroller och Effekterna av införandet av Rätt vårdadministration på rätt nivå Förslag till beslut Landstingsstyrelsen godkänner slutredovisningar över utredningsuppdrag 16/25, handlingsplan för effektivare resursutnyttjande genom utveckling av yrkesroller samt utredningsuppdrag 15/21, Effekterna av införandet av Rätt vårdadministration på rätt nivå. Personaldelegationen får i uppdrag att kontinuerligt följa det fortsatta arbetet. Bakgrund Landstingsfullmäktige gav i landstingsplan för samt uppdrag till landstingsdirektören att redovisa effekterna av införandet av Rätt vårdadministration på rätt nivå samt redovisa en handlingsplan för effektivare resursutnyttjande genom utveckling av yrkesroller. De båda uppdragen har arbetats samman och redovisas här gemensamt. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen startade under 2014 projektet Rätt vårdadministration på rätt nivå. Syftet var att registrera och undanröja flaskhalsar i vården, minska tidstjuvar och se till att rätt personal gör rätt saker så att medarbetarna får mer tid över för patientkontakter. Under 2016 kopplades projektet ihop med arbetet kring effektivare resursutnyttjande och utveckling av yrkesroller. Syftet är att åstadkomma en långsiktig kvalitetshöjning i hälso- och sjukvården som är nytänkande och resurseffektiv inför framtidens behov. Av rapporten framgår att ett flertal förbättringsförslag framkommit som implementerats i delar av verksamheten. Kartläggning, analys och erfarenheter har dock inte generellt kunnat överföras mellan verksamheter och här kvarstår ett arbete med att förankra process och synsätt i hela organisationen. Utveckling av yrkesroller är dessutom en viktig framgångsfaktor som lyfts fram inom ramen för det nationella projektet, Oberoende av inhyrd personal. Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Organisationsnr Postadress Landstinget i Kalmar län Box Kalmar Besöksadress Strömgatan Kalmar Telefon vx Bankgiro

2 Landstinget i Kalmar län Datum Sida 2 (2) Arbetet har högsta prioritet där landstings- och förvaltningsledningar nu utgör styrgrupp i det fortsatta arbetet. Arbetet kommer fortlöpande att redovisas i Personaldelegationen. Marita Blomberg Nilsson Projektledare Peter Rydasp HR-direktör Bilaga Slutredovisning med handlingsplan för effektivare resursutnyttjande genom utveckling av yrkesroller.

3 Slutredovisning med handlingsplan för effektivare resursutnyttjande genom utveckling av yrkesroller

4 Effektivare resursutnyttjande genom utveckling av yrkesroller Bakgrund Hälso- och sjukvårdsförvaltningen startade under 2014 projektet Rätt vårdadministration på rätt nivå. Syftet var att registrera och undanröja flaskhalsar i vården, minska tidstjuvar och se till att rätt personal gör rätt saker så att medarbetarna får mer tid över för patientkontakter Under 2016 kopplades projektet ihop med arbetet kring effektivare resursutnyttjande och utveckling av yrkesroller. Syftet här är att åstadkomma en långsiktig kvalitetshöjning i hälso- och sjukvården som är nytänkande och resurseffektiv inför framtidens behov. Projektets uppdrag innebär att patientens väg genom hälso- och sjukvården kartläggs och arbetsuppgifterna som utförs identifieras och värderas genom följande frågor: Vilken kompetens- och ansvarsnivå krävs för arbetsuppgiften? Vilken yrkeskategori utför den idag? Är det möjligt/lämpligt att arbetsuppgiften utförs av någon annan yrkeskategori och i så fall vilken? Vilken konsekvens får införandet av nya IT-lösningar? Hur realiserar vi och hämtar hem effekter av nya arbetssätt och yrkesroller? När möjlighet finns att växla kompetens och/eller yrkeskategori för en arbetsuppgift ska detta ske efter samråd och eventuell förhandling i enlighet med projektets syfte och mål. Idag deltar samtliga sjukvårdande förvaltningar i detta arbete, men förvaltningarna har kommit olika långt. Inom Västerviks sjukhus har man slagit ihop processerna rätt vårdadministration, resurs- och kapacitetsplanering, yrkesrollsutveckling och vårdnära service i en Kompetensförsörjnings-modell. Inom sjukhuset är en arbetsgrupp bildad som tillsammans med representanter från ITförvaltningen och Landstingsservice ser över resursutnyttjandet ur flera perspektiv och flertalet verksamheter är nu kartlagda och analyseras enligt den generiska modellen (se bilaga). Förslagen som framkommit för nya effektivare arbetssätt har dokumenterats i en handlingsplan för respektive verksamhet, men även en gemensam som är sjukhusövergripande. Under senhösten kommer liknande arbetsgrupper att starta upp vid Länssjukhuset och Oskarshamns sjukhus. Inom vissa verksamheter har omfördelning av arbetssätt och växlingar genomförts, men något genombrott i större skala har ännu inte uppnåtts. Arbetet tar tid men fortsätter med starkt fokus där landstings- och förvaltningsledningar nu gått in i rollen som styrgrupp. Under 2016 har en genomlysning även skett inom Psykiatriförvaltningen Söder och nu pågår kartläggning och analys vid Psykiatriförvaltningen Mitt. Planering finns för verksamheten i norr liksom en breddning till Primärvårdsförvaltningen där förberedelser genomförs vid två hälsocentraler i Västervik.

5 Erfarenheter hittills Erfarenheterna visar att den systematiska, generiska arbetsmodellen för rätt vårdadministration på rätt nivå fungerar inom samtliga hälso- och sjukvårdsförvaltningar. En framgångsfaktor har varit att följa patientens väg i sjukvården/verksamheten, men även att kartläggningarna genomförts i verksamhetsnära tvärprofessionella arbetsgrupper. Detta har bidragit till god förankring i medarbetarleden och därmed bra förutsättningar för att utveckla arbetssätt, yrkesroller och vårdprocesser, både i stort som smått. Vikten av att ha rätt person på rätt plats har blivit synlig. När det gäller de vårdadministrativa processerna ses följande områden över: Verksamhets- och schemaplanering Administrativa rutiner Patientinformation Cosmic och IT-stöd Utveckling av yrkesroller/ansvar/kompetens Mycket kartläggningar och tidsstudier har gjorts för att möjliggöra ett mer generellt införande utifrån arbetssätt och erfarenheter. Arbetet är dock komplext och mångfacetterat på många sätt där en erfarenhet är att förändringsarbete av denna dignitet tarvar ett långsiktigt och ihärdigt arbete med lokala processer. Analys och resonemang kring varför man utför en arbetsuppgift, när, hur och av vilken yrkeskategori har visat sig vara en utmaning som försvåras av traditioner, kultur etc. Parallellt med detta finns en generell uppfattning bland medarbetarna att rätt person på rätt plats ökar möjligheten för vårdpersonal att ägna sig åt mer patientnära arbete, vilket skapar förutsättningar för en attraktiv arbetsplats där den anställde får jobba med det hon/han utbildat sig för. Sammantaget bidrar det till ökad patientsäkerhet och effektivitet, goda arbetsförhållanden samt bra arbetsmiljö. Effekter och resultat Kartläggningar och analyser har resulterat i många förslag till nya arbetssätt stort som smått, vilka skrivits ner i handlingsplaner som överlämnats till ansvarig klinik- och verksamhetsledning. Här betonas chefernas roll med beslut om den fortsatta processen, genomförandet och uppföljning/utvärdering. Cheferna har också ansvaret att säkerställa förankring och beslut i respektive förvaltning och linjeorganisation. På frågan om vilka effekter som kan ses och resultat som uppnåtts beskriver cheferna att deras uppdrag innefattar många stora frågor och arbetet konkurrerar med flera andra stora och komplexa verksamhetsfrågor. Det har dock varit tydligt att cheferna tycker att det varit bra att det kommit någon utifrån och ifrågasatt arbetssätt och rutiner. En rad aktiviteter för effektivare arbetssätt, rätt vårdadministration och utveckling av yrkesroller kan dock rapporteras från verksamheter som genom projektet gjort kartläggningar och analyser: Rätt vårdadministration på rätt nivå, exempel: Förbättrad schemaläggning och -planering med PM och rutiner för att alltid ha 3 månaders framförhållning i läkarschema och tidbok i Cosmic. Detta har medfört att patienterna kan få en bokad tid-ihanden vid hemgång från mottagning respektive vårdavdelning. Patienterna kan vara delaktiga i tiden för kommande kontakt och det

6 blir då mindre antal patienter som belastar Tele-Q med tidsförfrågning respektive avbokning/ombokning av tid. Remissbekräftelse skickas numera till patienterna, vilket innebär att de får information om att remiss anlänt och när man förväntas få besök. Detta har resulterat i ett mindre antal patienter i Tele-Q för den typ av frågor. Statistiken visar att telefonsamtalen i Tele-Q vid kirurgkliniken Västervik har minskat med ca 200 samtal per år efter att ovanstående åtgärder/aktiviteter vidtagits. Det innebär en ökad tillgänglighet i Tele-Q. Elektroniska kallelser väljs numera i större utsträckning, vilket bidragit till ett effektivare arbetssätt och minskad pappersförbrukning. Förbättrade och effektivare rutiner i samband med inskrivning av patient på vårdavdelning vilket bl a inneburit att patienterna får komma för inskrivning vid en avsatt tidpunkt och slipper sitta och vänta. PM och lathundar för olika typer av administrativa arbetsuppgifter, uppdaterade kallelser och registrering i Cosmic mm för ökad patientsäkerhet, kvalitet och effektivare arbetssätt. Införande av e-ordination vid AVK-mott i Västervik har frigjort ca 20-25% av arbetstiden för en undersköterska som tidigare hanterade manuellt utskick av svar. Pappersförbrukning har dessutom minskat drastiskt med ca 150 papper/dag = 750 papper/vecka Växling av arbetsuppgifter, exempel: Kir klin Västervik Medicinska sekreterare har övertagit all bokning av remisser och återbesök inom urologin, vilket tidigare genomfördes av en heltidssjuksköterska. Nästa steg blir besöken till kirurgin. Urologsjuksköterskor har övertagit en stor del av urologläkarnas telefonuppföljningar. Undersköterskor ger patienterna en återbesökstid i handen för återbesök på mottagningen och medicinska sekreterare i samband med att patienten skrivs ut från vårdavdelning, vilket inneburit att patienten slipper sättas upp på en väntelista och hanteras i en annan förlängd process. Medicinska sekreterare har rollen som koordinator vid införandet av SVF. Medicinska sekreterare har tagit över all registrering till kvalitetsregistren, något som tidigare till viss del utfördes av läkare och sjuksköterskor. Som en följd av projektarbetet med rätt vårdadministration jobbar man numera som ett team, ffa inom urologin och har fått bättre förståelse för varandras arbetsuppgifter. Med klin Västervik En pilot har startats upp avseende tvätthantering på vårdavdelning 5, där målet är att få effektivare hantering av tvätt genom andra arbetsrutiner och överföring av vissa arbetsuppgifter från vårdpersonal till personal inom Landstingsservice. Tele-Q har startats upp för receptbegäran samt av- och ombokning. Denna arbetsuppgift ligger nu på medicinska sekreterare en

7 avlastning för sjuksköterskorna på medicinmottagningen som tidigare hade dessa arbetsuppgifter. Nästa steg - handlingsplan En pilot planeras vid kirurgkliniken i Västervik under 2017 för att växla den patientnära städningen från vårdpersonal till ordinarie städpersonal. Implementering av Västerviks kompetensförsörjningsmodell till övriga sjukhus. Beslut är taget inom HSF att alla verksamheterna under våren 2017 ska ha rutiner för en schemaplanering med bokningsbar tidbok i Cosmic med minst 3 månaders framförhållning Kartläggningar och analyser fullföljs inom Psykiatriförvaltningen och en uppstart sker vid några utvalda Hälsocentralen inom Primärvårdsförvaltningen. Införandet av anmälningsskärmar förväntas ge möjlighet till ytterligare växling av administrativa arbetsuppgifter till medicinska sekreterare. Personaldelegationen följer kontinuerligt det fortsatta arbetet. Marita Blomberg-Nilsson Projektledare HR-enheten, Landstingsdirektörens stab

8 Bilaga Generisk modell Skapa tvärprofessionella arbetsgrupper Gör flödeskartläggningar med tydligt patientfokus Identifiera styrkor, svagheter och begränsningar Kartlägg flöden Värdera enligt checklista Schemaplanering Patientinformation Administrativa rutiner Yrkesroller, ansvar, kompetens Cosmic-IT stöd Uppföljning inom linjeorganisationen Dialog och samverkan Avstämning vid verksamhetsdialoger Uppföljning Beslut enligt handlingsplan Identifiera nya arbetssätt Samverka Sammanställ handlingsplan för att uppnå beslut om nya arbetssätt Peter Rydasp HR-direktör Telefon "[Namn - kontrasignering]" "[Titel - kontrasignering]"

9 Slutredovisning med handlingsplan för effektivare resursutnyttjande genom utveckling av yrkesroller 7

10 Slutredovisning med handlingsplan för effektivare resursutnyttjande genom utveckling av yrkesroller 8

11 Slutredovisning med handlingsplan för effektivare resursutnyttjande genom utveckling av yrkesroller 1 Bilagor 1.1 Namn på bilagan Bilaga 1 "[Skriv text här]" 9