Transkript

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21 PROJEKT NETTO NETTO ÅTERSTÅR FÖRSLAG TILL UTFALL BUDGET ÅR 2011 OMBUDGET Inv fastigheten RN Investeringsram - Service Garantibesiktningar Service Handikappsanpassning Konstgräsplan Smygehamn Skolmåltider - Kök Stavstensudde Förskola Kameraövervakning Kylanläggning Rådhuset ombyggnad Byte oljepannor Åtg efter fjärrvärmeanslutning Klagstorps förskola Alstadhemmet oljekonvertering Utrymmestrappor Rådh o Soc Uppförande gruppbostäder LSS Villan Skarpskytten ombyggnad SUMMA

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34 1 (24) Datum Årsanalys MALL Nämndens uppdrag Servicenämnden är kommunens samlade organ för intern service till den kommunala verksamheten. Servicenämnden ska fullgöra kommunens uppgifter och ansvara för frågor beträffande kommunens fastigheter med lokaler för kommunal verksamhet, den totala lokalförsörjningen till de kommunala verksamheterna samt samordning och verkställighet av kommunens ny-, om- och tillbyggnadsverksamhet. Servicenämnden ska även i övrigt vara kommunens organ för fastighets- och bostadsfrågor. Servicenämnden ska fullgöra sina uppgifter beträffande fastigheter och bostäder. Från servicenämndens ansvarsområde beträffande fastigheter undantas kommunens hamnområde, specialfastigheter förvaltade av annan nämnd eller kommunstyrelsen samt de fastigheter som upplåts externt av tekniska nämnden. Vidare ska servicenämnden ansvara för kommunens måltidsverksamhet. Servicenämnden ska även ansvara för kommunens tryckeri och rådhusets kontorsvaktmästeri samt för IT-verksamheten inklusive telefoniservice och annan intern service. Från servicenämndens ansvarsområde undantas uppgifter och ansvar inom ovan nämnda områden som av kommunfullmäktige ålagts annan nämnd eller styrelse. Sammanfattning Trelleborg2000, v 1.0, Kommunstyrelsen Postadress: Trelleborg Telefon: Besöksadress: Algatan 13 Fax: E-post: trelleborgs.kommun@trelleborg.se Fakturaadress: Box 173, Trelleborg Org.nr:

35 2 (24) Verksamhetens intäkter % varav - bidrag % - taxor och avgifter % - övrigt % Verksamhetens kostnader % varav - personal % - lokaler (ej städ o fastighetsskötsel) % - kapitalkostnad % - övrigt % Summa nettokostnader % Verksamhetsåret 2011 har präglats av förberedelser till och genomförande av organisatoriska förändringar i förvaltningsorganisationen. Tidigare fastighetsnämnden fick såväl nya uppdrag som ny sammansättning från i Servicenämnden. I tillägg till tidigare uppdrag, fastighetsförvaltning och lokalvård jämte från april 2010 även måltidsservice överfördes från 1 januari 2011 även IT-enheten, vaktmästeri på Rådhuset och kommuntryckeriet. Från 1 juni 2011, då en större omstrukturering genomfördes, överfördes till nämndens ansvarsområden även upphandlingsavdelningen, förråds- och transportavdelningen på Sjöviksområdet samt anläggningar och fastigheter inom räddningstjänsten, tekniska förvaltningen, fritidsverksamheten och kulturnämnden. Hanteringen för internpost inom kommunen överfördes också till nämndens verksamhetsområde. En bilpool och konferensservice ska enligt plan etableras inom nämndens ansvarsområde. I begreppet servicenämnden ingår att nämnden och dess förvaltning skall tillhandahålla service kommunövergripande och kommuninternt till övriga förvaltningar, vilka i sin tur skall tillhandahålla service och tjänster till medborgarna i Trelleborgs kommun. Avsikten är också att en anpassning av vissa delar av verksamheter som överförts till servicenämndens ansvarsområde och ytterligare förtydliganden beträffande möjligheten att göra serviceförvaltningen till en resultatenhet utan anslagsfinansierade medel skall ske. Detta arbete har påbörjats och är föremål för en kommunövergripande bedömning. Viktiga händelser Under året har stora insatser gjorts för att tillhandahålla och tillfredsställa behov av två nya LSS boenden, dels ett gruppboende dels ett serviceboende med nio lägenheter. Uppdraget är angeläget, framför allt för att det finns medborgare med s.k. gynnande beslut och som har rätt till boenden, och även att det är en ekonomisk fråga för kommunen om boenden inte kan erbjudas inom föreskriven tid. Beroende på flera olika skäl, bl.a. överklaganden på bygglov och

36 3 (24) andra ställningstaganden till formen för att tillhandahålla boenden, har förvaltningen ännu inte kunnat fullfölja leverans enligt plan. Energibesparingsåtgärder harinitieras och upphandling har skett av en Fas1, analysfasen, av kommunens helägda fastigheter. Detta sker som ett led i att kunna fortsätta med en Fas 2, genomförandefas, där åtgärder sker med investeringar för att minska energiförbrukningen och med garanterad besparing. Förvaltningen har också i ett samarbete med Energimyndigheten startat upp ett arbete, tillsammans med kommunägda bolag med fastigheter, Trelleborgshem, Trelleborgs Hamn och Östersjöterminalen,för att ta fram en energieffektiviseringsstrategi med genomförande under en femårsperiod. Arbetet finansieras genom ekonomiskt stöd från Energimyndigheten och omfattar även åtgärder på annat än fastigheter. Under året har ett större projekt planerats beträffande en ombyggnad och öppning av Rådhuset, d.v.s. kommunens centrala administrationsbyggnad. Projektet kommer att fortsatt planeras i en större omfattning där även fastigheten Köpinge 20:60 ingår. Måltidsservice En åtgärdsplan togs fram till miljöförvaltningen för att göra köken godkända. Denna ligger till grund för framtida resursfördelning och arbetssätt men även för att föreläggandena på köken ska undvikas. Måltidsservice har byggt upp en matnyttig och informativ hemsida: Utbildningar sker kontinuerligt inom områdena miljö, ekologi, egenkontroller och specialkoster. IT-utbildningar samt utbildningar inom personalområdet behövs anordnas för att hantera medarbetar- och lönesamtal. Samtliga medarbetare inom måltidsservice och även medarbetare inom socialförvaltningen som hanterar mat har gått en livsmedelshygienutbildning under året. I avvaktan på beslut om resultatenhet och som förberedelse på beslutet har system tagits fram i form av beställningssystem inom både förskola och äldreomsorgen, av både portioner och livsmedel. Detta har testats sen i februari inom förskolan och dgitalt inom äldreomsorgen sedan september.. I augusti tecknades ett nytt mattransportavtal med Trelleborgs Taxi.. IT-systemet Mashie har införskaffats för att närings- och kostnadsberäkna matsedlarna. Till detta lanserades även i december matsedel i mobilen, en ska app, ett sätt för våra medborgare att få sin matsedel i sin smartphone. Lokalförsörjningsavdelningen Under 2011 har gruppen för LokalResursPlanering ersatts med separata möten med respektive förvaltning. Behovet av platser inom förskolan kvarstår. Bildningsförvaltningen i samarbete med Serviceförvaltningen har gjort en lokalutredning avseende behovet av utökade skolplatser på väster. Anskaffning av lokaler till ensamkommande flyktingbarn inneburit ett omfattande

37 4 (24) arbete under Ett Ungdomsboende i Trelleborgshems lokaler samt tre träningslägenheter och ett tillfälligt Ungdomsboende på Hedmansgården, i avvaktan på att gula Villan blir inflyttningsklar i mars 2012.Serviceförvaltningen har även i samarbetet med verksamheten beställt ett Ungdomsboende på Syster Jennys väg med färdigställande i maj Alla hyresavtal mellan Trelleborgshem och Serviceförvaltningen har omskrivits under Avtal med övriga externa hyresvärdar kommer att blir föremål för översyn under 2012 om behov föreligger. Förberedelser för att teckna avtal med interna hyresgäster har påbörjats. Under 2011 har förvaltningarna beställt tolv verksamhetsförändringar där skolan är den stora beställaren, som finansierats med serviceförvaltningens raminvesteringsanslag. Uthyrningen har varit 100% bortsätt för ovannämnda fastigheter fd gamla museét och Köpingeskolan. Serviceförvaltningen har inte haft ansvaret för Centralskolan under I den övergripande förvaltningsorganisationen överlämnades jordbruksarrende, tomträtter och kolonier till Tekniska förvaltningen. En ökad efterfrågan på lokalvårdstjänster från förskolor under Ett vikariesystem, vikarariebanken, som skolan använt har implementeras inom lokalvården. Fastighetstekniska avdelningen Fastighetstekniska avdelningen består av 29 medarbetare och svarar för drift och underhåll av förvaltningens fastighetsbestånd samt byggprojekt. Arbetet med att strukturera förvaltningens nya avdelning för byggprojekt, fastighetsunderhåll och fastighetsdrift som under 2010 ersatte tidigare enskilda avdelningar för byggprojekt respektive drift & underhåll har pågått under 2011 och kommer 2012 ytterligare att finslipas avseende ansvarsområden, funktioner och rutiner. Syftet med avdelningens utformning är att skapa en helhetsbild på kommunens fastighetshantering alltifrån tidigt projektskede till slutlig fastighetsdrift. Inkoppling av fjärrvärmeanläggningar i kommunens fastigheter fortsätter. Vid varje enskild installation räknar man med en sänkning av energiåtgången i storleksordningen 15 %. För att göra ytterligare energibesparingar inom förvaltningen har installationer av styr- och reglerutrustningar samt utbyten av värmekällor till exv. värmepumpar utförts. Därutöver påbörjades även 2011 ett övergripande energisparprojekt i samarbete med upphandlad entreprenör i syfte att kartlägga energibesparingspotential i de fastigheter förvaltningen ansvarar för. Denna analys ska färdigställas under början av 2012 och utgöra underlag för fortsatta beslut och åtgärder. Under 2011 har det långsiktiga arbetet med planerat underhåll fortgått. Dock har arbetet under året inte kunnat bedrivas fullt ut pga begränsade personalresurser. Rekrytering av personalresurs för dessa arbetsuppgifter pågår.

38 5 (24) Upphandling av ett nytt system för hantering av felanmälan, arbetsorder och planerat underhåll påbörjades under året för implementering under Syftet är att skapa ett mer kundvänligt och rationellt system Ett antal större underhållsprojekt har utförts under året som exempel kan nämnas, renovering av tak på lm-skolan i Anderslöv, invändig renovering av Smygehamns skola i samband med vattenskada, takbyte på Anderslövs idrottshall, takbyte på Körsbärsgården i Skegrie samt upprustning av Söderslättshallen. Ett mindre antal försäkringsärenden har under året hanterats via avdelningen. Som exempel kan återställningsåtgärder efter vattenskada av Smygehamns skola nämnas. IT-avdelningen Från och med den 1 januari 2011 överfördes IT-enhetens verksamhet från kommunledningsförvaltningen till serviceförvaltningen. IT-enheten är en intern serviceenhet till kommunens förvaltningar och kommunala bolag i frågor inom IT-området. Avdelningen ansvarar för kommunens IT-strategiska utveckling, administration, drift och underhåll av kommunens nätverk, servrar och arbetsplatsdatorer samt fast och mobil telefoni med tillhörande system. Enheten fungerar också som intern konsulter och tekniskt stöd vid alla större projekt inom IT-området. Sedan 2009 är IT-enheten en s k resultatenhet utan anslagsfinansierade medel. Under året har IT-avdelningen arbetat med ett kommunövergripande identitetshanteringsprojekt som innebär att användarhanteringen kommer att automatiseras för användare av kommunens datanätverk. Idag är detta en helt manuell hantering för anmälan och avanmälan av användare. Identitetshanteringsprojektet innebär att personalsystemet styr tillgången till kommunens nätverk, så att vid nyanställning genereras automatiskt användarkonto, e-postadress, tillgång till hemkataloger och vissa verksamhetssystem. Vid avslutande av anställning finns motsvarande regelverk för att ta bort åtkomsten till nätverket. Som kvalitetssäkring kontrolleras samtliga personuppgifter mot befolkningsregistret, vilket är en förutsättning för att vi i nästa steg skall kunna automatisera vår personals åtkomst till t.ex Region Skånes sjukvårdssystem. Systemet är sluttestat och kommer att tas i drift under Kv Ny utrustning i form av surfplattor har under året börjats användas inom kommunens verksamheter, IT-avdelningen har tillhandahållit surfplattor till verksamheterna för test och utvärdering och på skolsidan har teknisk lösning tagits fram för ett pilotprojekt om användandet av surfplattor inom förskoleoch skolverksamheten. Bildningsförvaltningen har startat ett pilotprojekt med elevdatorer för Söderslättsgymnasiets samhällsprogram och under hösten har IT-avdelningen medverkat för att ta fram den tekniska lösningen för projektet. En funktion för automatisk avstängning av datorerna på det pedagogiska nätet har införts under hösten. Vid kontroller så har det visat sig att upp emot 30% av datorerna inte stängs av efter skoltidens slut. Samtliga datorer stängs nu av på kvällen och detta kommer att innebära minskad energiförbrukning.

39 6 (24) På telefonisidan har upphandling av nytt serviceavtal för televäxeln och hänvisningssystemet påbörjats i maj månad, men har inte kunnat slutföras på grund av överklagan. Ärendet är nu i förvaltningsöverdomstolen för beslut. Administrativa avdelningen Ekonomisystemet och ärendehanteringssystemet gick i drift 1 januari 2011 vilket innebära nya utmaningar för avdelningen. På systemsidan har en vidareutveckling av medarbetarportalen skett. Medarbetare från avdelningen har deltagit i kommunövergripande projekt för verksamhetsintegration i Qlickview och i delar av investeringsprocessen samt förstudie av nytt fakturahanteringssystem. En vidareutveckling av vikarieanskaffningssystemet, Vikariebanken, har skett. Avdelningen har lagt ner en stor arbetsinsats avseende tillkommande och avgående verksamheter i förvaltningsorganisationen. Ett förberedande arbete inför eventuellt beslut om resultatenheter inom nämndens verksamhetsområde har gjorts avseende regelverk för resultatenhet. För att möta behov och efterfrågan av avdelningens tjänster, med anledning av förvaltningsorganisationen har avdelningen utökats med en controllerassistent och en halv ekonomiassistent. Del av avdelningen har projektlett arbetet med att ta fram ett strategidokument för energieffektivisering tillsammans med de kommunala bolagen. Tillsett att majoriteten av ritningsbeståndet finns digitalt och tillgängligt via medarbetarportalen. Upphandlingsavdelningen Upphandlingsavdelningen överfördes från kommunledningsförvaltningen till serviceförvaltningen genom förvaltningsorganisationen per den 1 juni Under hösten revideras delegationsordningen för servicenämnden vilket innebär att upphandlingschefen har delegation på upphandlingsprocessen. Kommunfullmäktige antog en ny upphandlingspolicy att gälla från 1 juli Detta innebära bl a att upphandlingsavdelningen ska ansvara för och genomföra samtliga upphandlingar, över direktupphandlingsbeloppet. Nya tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicyn har antagits av servicenämnden. Måluppfyllelse Fastighetsnämnden har fastställt följande effektmål för 2011: För fokusområdet livskvalitet med hälsa, trygghet och boende som delkomponenter: Samtliga kommunens offentliga fastigheter skall ha full tillgänglighet Målet är uppfyllt, samtliga kommunens offentliga fastigheter har full tillgänglighet.

40 7 (24) Tillhandahålla ett nytt LSS boende med 6-8 lägenheter Målet har inte uppfyllts under Genomföra NöjdKundIndex enkät avseende levererade måltider Målet har inte uppfyllts under För fokusområdet långsiktigt hållbar tillväxt med miljö, ekonomi och infrastruktur som delkomponenter: Minska energiförbrukningen i kwh i kommunens fastigheter med 15% på åtgärdade objekt Målet är uppfyllt, energiförbrukningen har minskats med 15% i kwh i kommunens fastigheter på åtgärdade projekt. Avyttra eller utveckla samtliga fastigheter som ej används i kärnverksamheten Målet har inte uppfyllts under Ekologiska livsmedelsinköp skall uppgå till 20% Målet har inte uppfyllts under 2011, andelen ekologiska livsmedelsinköp ökade under året och uppgick som ett genomsnitt till 17,1%. Självförsörjning av måltider inom de olika verksamheterna i Alstad, Anderslöv, Klagstorp och Smygehamn och ingen transport av tillagade måltider till dessa orter Målet har inte uppfyllts under Anbudstrohet på livsmedelsinköp skall uppgå till 90% Målet har inte uppfyllts under 2011, anbudstroheten ökade under året och uppgick som ett genomsnitt till 84%. Nyckeltal Måltidsservice Ekologiska livsmedelsinköp 12,3% 17,1% Anbudstrohet på livsmedelsinköp 75% 84%

41 8 (24) Fastighetstekniska avdelningen Lokalytor i m 2 BRA yta Totala ytor i kommunen m 2 BRA - Varav egna fastigheter m 2 BRA - Varav inhyrda fastigheter m 2 BRA TYP AV LOKAL LOKALAREA I M 2 BRA Industri- och föreningslokaler Bostadsverksamhet Affärsfastigheter Barnomsorgslokaler Äldreomsorgslokaler Skollokaler Kulturella fastigheter Förvaltningsfastigheter Omsorgslokaler Fritidslokaler Övriga *) Totala lokalytor Kostnader i kr per m 2 för olika åtgärder Avser genomsnittskostnader fördelat på hela fastighetsbeståndet. Däremot har externa hyror fördelats efter inhyrd area Typ av åtgärd 2009 Kr per m 2 Kr per m 2 Kr per m 2 Fastighetsskötsel Mediaförsörjning Planerat underhåll Kapitalkostnader Externa hyror Skadegörelse Fastighetsförvaltning - kostnader i kr per m 2 olika verksamheter Barnomsorgslokaler driftkostnad egna lokaler Barnomsorgslokaler driftkostnad förhyrda lokaler Äldreomsorgslokaler driftkostnad egna lokaler Äldreomsorgslokaler driftkostnad förhyrda lokaler

42 9 (24) Skollokaler driftkostnad egna lokaler Skollokaler driftkostnad förhyrda lokaler Omsorgslokaler driftkostnad egna lokaler Omsorgslokaler driftkostnad förhyrda lokaler Kulturella lokaler driftkostnad egna lokaler Kulturella lokaler driftkostnad förhyrda lokaler Fritidslokaler driftkostnad egna lokaler Fritidslokaler driftkostnad förhyrda lokaler IT-avdelningen Registrerade ärenden i Helpdesken Anmälning av användare Inköp av datorer, stationära Inköp av datorer, bärbara Datorer i pedagogiska nätet Datorer i administrationsnätet Ekonomi Servicenämndens redovisade resultat uppgår till ett underskott på tkr. Resultatet består i stora delar av; underskott Måltidsservice 7,7 Mkr, överskott lokalvård 0,8 Mkr, överskott lokalförsörjning 1,9 Mkr, underskott fastighetstekniska avdelningen 0,2 Mkr, överskott IT-avdelningen 1,3Mkr, underskott Förråds- och transportavdelningen 0,5 Mkr och överskott inom upphandlingsavdelningen 0,3 Mkr. I redovisningen återfinns ett antal stora ej budgeterade kostnader/intäkter som påverkar resultatet. Kostnader för Centralskolan, 742 tkr, Köpingeskolan 525 tkr och kostnader för Skarpskytten tkr har belastat resultatet utan hyresintäkt då objekten saknar hyresgäster, totalt tkr. Måltidsservice har redovisat ett underskott på tkr. För att säkerställa innehållet i underskottet har en omfattande analys gjorts av resultatet och budgeten för överförda poster i organisationsförändringen 2010: Personalkostnader -2,4 Mkr, i huvudsak ofinansierade ledningsfunktioner motsvarande 3,5 tjänster Livsmedelsinköp -1,9 Mkr med 0,8 Mkr avseende prisökningar på 3,2%, dessutom ökning i antal barn i skolan motsvarande 0,5 Mkr Kostnader avseende livsmedelskontroller i form av rengöringskontroller och matprover 0,9 Mkr finns ej budgeterade men ett behov som måste tillgodoses Förbrukningsmaterial och kemisktekniska produkter samt förbrukningsinventarier -0,9 Mkr, analysen visar att det budgeterade beloppet är för lågt

43 10 (24) Maskiner och reparationer är budgeterade till totalt 0,3 Mkr med ett utfall 0,8 Mkr. Här noteras bl.a. inköp av maskiner och inventarier, vilket inte varit budgeterat, uppgående till 0,4 Mkr. Reparation och underhåll av maskiner och inventarier 0,6 Mkr mot budget 0,3 Mkr. Datorer och telefoni fanns budgeterat 0,3 Mkr av skolan men avseende telefoner och datorer på förskolor och äldreomsorgen fanns vare sig dator eller telefoner budgeterade, underskottet 0,3 Mkr. Inom lokalvården redovisas ett överskott på 841 tkr som kan förklaras med ökat antal kunder inom främst förskolan. En översyn av lagerhållning av städmateriel och kemiska tekniska produkter har inneburit att inköp av förbrukningsmaterial har minskat, Ej genomför utbildning Yrkescertifikat Lokalvård har också bidraget till överskottet. Inom lokalförsörjningen uppvisas ett överskott på 1,9 Mkr avseende nya och tillkommande hyresavtal som är resultatet av ökade hyresintäkter, ökade driftkostnader och ökade kapitalkostnader. Fastighetstekniska avdelningen uppvisar ett mindre underskott, 182 tkr. Inom verksamheten uppvisas stora variationer i resultatet. Driftmedia och uppvärmning uppvisar tillsammans ett överskott på drygt 2, 1 Mkr, planerat underhåll uppvisar ett underskott på knappt 1,8 Mkr och övrig drift landade på ett underskott på 1,3 Mkr. IT-avdelningen inkluderat telefoniservice uppvisar ett överskott på tkr. Överskottet är hänförligt till icke utförda tjänster inom telefoniservice pga av att nytt serviceavtal ej tecknats med leverantör pga överklagad upphandling. Inom IT-verksamheten beror överskottet på fler utförda tjänster än budgeterat. Förråds- och transportavdelningen har genererat ett underskott på 523 tkr. Upphandlingsavdelningen redovisar ett överskott på 267 tkr som beror på att upphandlare ej kunnat rekryteras. Investeringar En sammanställning av pågående projekt inom servicenämndens verksamhetsområde redovisas nedan. Slutredovisade projekt redovisas separat i bilaga. Projekt Söderslättsgymnasiet byggnad H Syfte & omfattning Ombyggnad av delar av byggnad H till frisörutbildning. Ombygganden innebär förutom ny planlösning på övre plan även nybyggnation av ett fläktrum på taket för nytt ventilationsaggregat. Därutöver utförs erforderliga åtgärder för att innehålla rådande krav på denna typ av byggnad/verksamhet Projektorganisation Byggherre: Serviceförvaltningen, genom dess

44 11 (24) fastighetstekniska avdelning Arkitekt: Arkitektgruppen i Malmö AB Totalentreprenör: Erlandsson Bygg i Syd AB Tidsredovisning Startmöte för projektering hölls i februari 2011 Projektbudget Projektkostnad Investeringsmedel beviljades i februari Bygglov erhölls i maj 2011 Kontrakt med entreprenör efter avslutad upphandling tecknades i juni 2011 Entreprenaden färdigställdes i december 2012 Ekonomisk slutreglering pågår SEK SEK Kostnadsredovisning Projektkostnaden visar på större negativ avvikelse mot budget Differensen mellan tidigare gjord prisuppskattning ( SEK) och projektkostnad härleds till största delen att omfattande VVS arbeten måste utföras för att kunna genomföra ombyggnaden, bl.a. måste taket på byggnaden lyftas av och ett nytt fläktrum tillskapas på för att kunna få plats med nytt ventilationsaggregat. Dessa förutsättningar var inte kända vid det första beräkningstillfället. Därutöver rådde ett annat konjuktur/prisläge i branschen i vid tiden för upphandlingen jämfört med tiden för prisberäkningen, detta tydliggörs genom att enbart 2 anbud inkommit och att prisläget beräknad per ytenhet ligger förhållandevis högt i dessa anbud. Kostnader för besiktningar och ev. åtgärder under garantitiden regleras separat. Övrig information Garantibesiktning kommer att utföras 2014 samt Projekt Pilevallsskolan etapp 2, om och tillbyggnad av C-byggnader

45 12 (24) Syfte & omfattning Sammanbyggnad av fristående befintliga byggnader till en sammanhållen byggnad jämte ombyggnad av dessa i syfte att uppnå erforderlig lokalkapacitet samt ändamålsenliga lokaler Därutöver utförs erforderliga åtgärder för att innehålla rådande krav på denna typ av byggnad/verksamhet Pilevallsskolan har i skolutredningen som beslutades i KF 108/2008 pekats ut som en nyckelfunktion för att säkerställa kommunens grundskolebehov efter tomställningen av Central och Köpingeskolan Projektorganisation Byggherre: Serviceförvaltningen, genom dess fastighetstekniska avdelning Arkitekt: Arkitektgruppen i Malmö AB Tidsredovisning Projektering påbörjades sommaren 2009 för tänkt byggnation 2010 Projektbudget Projektkostnad Projektet har skjutits fram i investeringsplan upprepade tillfällen Investeringsmedel beviljades hösten 2011 för genomförande 2012 Bygglov har erhållits Upphandling pågår Entreprenaden beräknas kunna färdigställas under hösten 2012 under förutsättning att investeringsmedel omgående tillförs projektet Behandling av tilläggsanslag pågår SEK Projektkostnaden bedöms till totalt SEK Kostnadsredovisning Investeringsanslaget om 14 Mkr är baserat på Skolutredningens påvisade och prissatta behov utifrån då kända förutsättningar Beräknat investeringsbehov utifrån kända förutsättningar i prisläge 2009 Serviceförvaltningen har under vintern 2011 infodrat anbud avseende en totalentreprenad för entreprenadåtgärderna. Efter utvärdering av anbud jämte totalekonomisk kalkyl i prisläge 2012 för projektet avseende byggherre, projektlednings samt ÄTA -kostnader (kostnader för ändrings, tilläggs och avgående arbeten) bedöms total projektkostnad till 19 Mkr. Vilket innebär att

46 13 (24) 5 Mkr behöver anslås till aktuell projektbudget för att kunna genomföra projektet. Övrig information * Kostnader för besiktningar och ev. åtgärder under garantitiden regleras separat. Projekt Söderslättshallens ventilation och brandsäkerhetsåtgärder Syfte & omfattning Huvuddelen i projektet avser ny ventilation i hela anläggningen innebärande nya ventilationsaggregat, nybyggnation av fläktrum, nytt styrsystem etc. Därutöver har även ytterligare ett följdprojekt avseende brand och utrymningssäkerhet samt passage och inbrottslarmsfunktioner bedrivits Under projekttiden har verksamheten påtalat behov ombyggnad av personallokaler vilka har inarbetats i projektet Projektorganisation Byggherre: Serviceförvaltningen, genom dess fastighetstekniska avdelning Totalentreprenör ventilationsprojektet: VEAB Totalentreprenör brandsäkerhetsprojektet: Trebo Byggnads AB Tidsredovisning Ventilationsentreprenaden färdigställdes 2010 Projektbudget Projektkostnad Brandskyddsentreprenaden projekterades och handlades upp under slutet av 2010 för genomförande 2011 Besiktningar samt åtgärder efter besiktningar pågår SEK Upparbetade kostnader SEK, bedömd totalkostnad SEK Kostnadsredovisning Projektkostnaden visar på en negativ avvikelse om ca. 18% i förhållande till budget. Detta kan tillstörsta delen härledas till oförutsedda kostnader för ombyggnad av personalutrymmen samt oförutsägbara merkostnader för larminstallationer. Övrig information

47 14 (24) Projekt Åtgärder inom skolmåltidslokaler Status Projektnumret avser ett antal åtgärder inom skolmåltidslokaler (storkök) baserat på besiktningar och förelägganden från miljöförvaltningen Övrig information Projekten kommer att bedrivas enligt en långsiktig plan där om och tillbyggnaden av Vannhögsskolans kök är första länken för fortsatt genomförande Bygglov har erhållits Beslut om tillförande av ytterligare investeringsmedel tillgängliga i investeringsplan inväntas för vidare hantering i projektet Byggtiden beräknas till 7 månader Beslut om tillförande av ytterligare investeringsmedel tillgängliga i investeringsplan inväntas för vidare hantering i projektet Byggtiden beräknas till 7 månader Parallellt med genomförandet av åtgärderna inom Vannhögsskolan planeras ytterligare kök att projekteras för att tillgodose myndighetskrav Upparbetade kostnader SEK Projekt Rådhusets ombyggnad Status Projektering för ombyggnad av bottenplan samt översta plan jämte nödvändiga åtgärder för att tillgodose rådande krav på denna typ av verksamhet/åtgärd. Detta avser bl.a. installation av ny ventilation i rådhusets alla 3 huskroppar Åtgärdande av upplevda byggtekniska arbetsmiljöproblem Projektering har genomförts Projektet har från kommunledningen givits en ny inriktning efter avslutad projektering avseende framför allt övergripande analys av vilka funktioner som ska finnas i rådhuset samt hur man bäst nyttjar lokalerna. Dessutom ska övriga tillgängliga lokaler inom kommunens fastighetsbestånd beaktas. Övrig information Upparbetade kostnader SEK

48 15 (24) Projekt Om och tillbyggnad av Klagstorps skola Status Projektering för om och tillbyggnad av Klagstorps skola avseende tillbyggnad av 3 avdelningar förskola, kök, matsal samt ombyggnad för främst slöjdsalar (kök och matsal finns ej idag på skolan) pågår för kommande upphandling Inhyrda mindre förskolelokaler i Södra Åby och Klagstorp kommer ersättas med de nya förskoleavdelningarna Kök, matsal och slöjdsalar i Klagstorps kommunhus ersätts med nya lokaler inom skolan Omdisponering av mark/lekytor inom skolan krävs Befintlig oljepanna bytes mot värmepumpslösning Bygglov har erhållits Övrig information Upparbetade kostnader SEK Projekt Utrymningstrappor Rådhuset och Förvaltningshus Öst Status Projektering för montage av utrymningstrappor enligt räddningstjänstens krav har utförts, bygglov har erhållits Behovet av utrymningstrappa på Rådhuset (avser Rådhusets östra del) har utgått efter diskussioner med räddningstjänsten Montage av utrymningstrappor på Förvaltningshus Öst färdigställs sommaren 2012 Övrig information Upparbetade kostnader SEK Projekt Nybyggnation av LSS-boende Västervång Status Projektering för nybyggnation av LSS-gruppboende om 6 lägenheter inom fastigheten Kv. Knasten har genomförts

49 16 (24) Upphandling pågår Överprövningsprocess i kammarrätten avseende bygglovet pågår Byggtden beräknas till ca. 10 månader Övrig information Upparbetade kostnader SEK Projekt Villan Skarpskytten ombyggnad Status Ombyggnation till gruppboende pågår för färdigställande mars 2012 Åtgärderna avser renovering, anpassning och plalösningsförändringar jämte erforderliga åtgärder för att innehålla rådande krav på denna typ av byggnad/verksamhet, främst avseende brand och utrymning Byggnaden är i sämre skick än vad som tidigare kunnat förutses, projektbudget beräknas dock kunna innehållas Övrig information Upparbetade kostnader SEK Projekt Handikappanpassningar / Enkelt avhjälpta hinder Status De senaste åren har ett antal åtgärder vidtagits inom ramen för Boverkets föreskrifter om enkelt avhjälpta hinder. Utöver detta inarbetas tillgänglighetsfrågor i de byggprojekt förvaltningen ansvarar för. Nedan listas en sammanfattning av aktuella och relevanta åtgärder inom förvaltningens ansvarsområde Utförda åtgärder Huvudbiblioteket Kontrastmarkeringar Bibliotek Anderslöv Justering plattsättning Uppdatering HWC

50 17 (24) Söderslättshallen Nya HWC Justering plattsättning Kontrastmarkering Automatiska dörröppnare Anpassning utrymningsvägar Belysningskomplettering Akustikåtgärder Garvaregården Uppmärkning parkering Anpassning toalett Automatiska dörröppnare Kontrastmålning Uppdatering HWC Ebbehallen: Komplettera handledare Automatiska dörröppnare Kontrastmålning Förvaltningshus Öst /Socialförvaltningen Kontrastmarkeringar Automatiska dörröppnare Dalajärs förskola Kontrastmålning Synfältsmarkeringar, kontrastmarkeringar Ca. 15 fastigheter Rådhuset Kontrastmarkeringar Nya HWC Automatiska dörröppnare Söderslättsgymnasiet byggnad K Anpassning av hiss Anpassning av entré Söderslättsgymnasiet byggnad A Anpassning av hiss Anpassning av byggnaden i sin helhet i samband med ombyggnation/renovering Badhuset Kontrastmarkeringar Kompletteringar handledare, stödhandtag m.m. Automatiska dörröppnare Akustikåtgärder Belysningskomplettering Anderslövs skola

51 18 (24) Förstärkning belysning Plattor justeras Vattentornet Automatiska dörröppnare Kontrastmarkeringar Smygehamns skola Uppdatering HWC Akustikåtgärder Belysningsåtgärder Ljunggrenska skolan Akustikåtgärder Justering plattsättning Fågelbäcksskolan Akustikåtgärder Bäckaskolan Akustikåtgärder Lillevångsskolan Akustikåtgärder Modeshögs förskola Anpassningar i samband med ombyggnad såsom exv. HWC, ramper, akustik m.m. Kontrastmarkeringar Avser trappor, hissar, wc m.m. Utförs/uppdateras löpande i kommunens fastigheter Följande åtgärder planeras Albäckshallen Åtgärder utreds i samråd med brukare Anpassning entré Utvändiga ramper Uppdatering HWC Parken Åtgärder utreds i samråd med brukare Komplettering hörslinga Nya ramper Handledare kompletteras Uppdatering HWC Automatiska dörröppnare Rådhuset åtgärder planeras utföras i samband med ombyggnation Anpassningar utifrån krav och lagstiftning såsom nya hissar, automatiska dörröppnare nya HWC, belysnings och akustikåtgärder m.m.

52 19 (24) Klagstorps skola - åtgärder planeras utföras i samband med ombyggnation Anpassningar utifrån krav och lagstiftning såsom automatiska dörröppnare, ramper, utemiljö, nya HWC, belysnings och akustikåtgärder m.m. Pilevallsskolan - åtgärder planeras utföras i samband med ombyggnation Anpassningar utifrån krav och lagstiftning såsom automatiska dörröppnare, nya HWC, belysnings och akustikåtgärder m.m. Söderslättsgymnasiet byggnad H - åtgärder planeras utföras i samband med ombyggnation Anpassningar avser främst entré och hiss Övrig information Upparbetade kostnader SEK Projekt Investeringsram service Status Åtgärder avseende 2011: Ajgeldingerska fsk Ny diskmaskin Kastanjegården 2 Installation sprinklersystem Lunggrenska skolan Golvbeläggning till nya undervisningsytor i källare Granlunda fsk- Etablering paviljong Bäckaskolan Akustikåtgärder Ljunggrenska skolan Akutikåtgärder Fågelbäcksskolan Akustikåtgärder Lillevångsskolan Akustikåtgärder Klöverns fsk Akustikåtgärder Söderängens fsk Slärmtak till paviljong Smygehamns skola ny parkeringsplats Bcäkaskolan Etablering paviljong Övrig information Uppskattat totalt utfall SEK

53 20 (24) Personalredovisning Anställda Antal årsarbeten Tillsvidaranställd personal Visstidsanställd personal Timavlönad personal Antal årsarbeten 94,2 199,9 237,2 Antalet medarbetare har ökat under 2011 pga organisationsförändringar vid två tillfällen under året. Den i januari överfördes medarbetare från IT-avdelningen, vaktmästare på Rådhuset och medarbetare på kommuntryckeriet. Den 1 juni överfördes medarbetare från upphandlingsavdelningen, förråds- och transportavdelningen på Sjövik och medarbetare inom internposten. Personalomsättningskostnaderna inom förvaltningen ligger under kommunens genomsnitt. Detta beror på att det i princip ej skett någon återanställning inom förvaltningen under Inom förvaltningen slutade 13, 5,1%, tillsvidareanställda medarbetare under året varav 6, 2,4%, stycken gick i pension. Personalomsättningen inom förvaltningen är läger är kommungenomsnittet som uppgår till 7%. Utbildningskostnaden per årsarbetare uppgick till ca kr Kostnaden ligger under genomsnittet i kommunen som är ca kr. Tillsvidare anställd personal Ålders struktur tillsvidaranställd personal Totalt Totalt inom förvaltningen Fastighetsskötare Lokalvårdare, skolstäd Skolmåltidsbiträde Förvaltningen kommer framöver att ställas inför stora pensionsavgångar pg a hur ålderstrukturen ser ut. Det kan noteras att mer än 50% av medarbetarna är 50 år eller äldre. Vidare kan det konstateras att endast 16% av förvaltningens medarbetare är under 40 år. Pensionsavgångar Pensionsavgångar inom förvaltningen Antal personer

54 21 (24) Sjukfrånvaro Kön Kvinnor 6,1 6,0 5,0 Män 4,9 4,4 2,9 Totalt 5,7 5,7 4,5 Ålder ,4 4, ,2 4,2 4,1 50-7,1 7,1 4,8 Totalt 5,7 5,7 4,5 Det kan konstateras att sjukskrivningarna både för män och kvinnor minskat. Den största minskningen står åldersgruppen 50 år och däröver för. Andel av sjukfrånvaro som avser sammanhängande frånvaro under 60 dagar eller mer uppgår till 36,4% av sjukfrånvaron inom nämndens verksamhetsområde. Detta är en minskning i jämförelsen med 2010 då andelen uppgick till 52,1%. Sjukfrånvarodagar Totalt Antalet sjukfrånvarodagar för förvaltningen totalt inkluderar de ökade antalet medarbetare genom omorganisationer vilket förklarar ökningen av antalet dagar. Per medarbetare 2009 uppgår sjukfrånvarodagarna till 16 dagar, ,6 dagar och ,5 dagar. Nyckeltal hälsobokslut År Sjuktal Sjukfall Nya rehabfall Rehab inflöde Återgångar Rehab återgångar ,7 7,6 11 0,6 7 0, ,7 7,0 20 0,6 23 1, ,5 7,4 23 0,5 26 1,1 Första nyckeltalet (sjuktal) mäter antal sjukfrånvarotimmar relaterat till tillgänglig arbetstid.

55 22 (24) Sammantaget och med hänsyn till arbetsuppgifterna anser förvaltningen att sjukskrivningarna inte är oroväckande, men arbetet för att sänka sjukskrivningarna fortsätter. Anledningen till den marginella ökningen av sjuktalet är några icke arbetsrelaterade sjukdomar som utmynnat i långtidssjukskrivningar. Inom lokalvården fortsätter man att arbeta för att förbättra städmetoder och användningen av städredskap. Ett nära samarbete pågår mellan förvaltningen och försäkringskassan avseende rehabåtgärder. Andra nyckeltalet (sjukfall) mäter antal påbörjade sjukfall under verksamhetsperioden. Det första och det andra nyckeltalet bör vara lika och låga. Inom fastighetsförvaltningen har de tidigare varit ganska lika men under 2007 har det uppstått en markant skillnad. Sjuktalet har ökat medan sjukfallstalet minskat. Förvaltningens sjuktal ligger marginellt över kommunmedeltalet, 5,4. Detta kan delvis förklaras av många äldre medarbetare som arbetat med lokalvård innan ergonomiska och nya städmetoder fanns. Glädjande kan konstateras att nyckeltalet för sjukfall minskat 2009 i jämförelse med 2008 och nyckeltalet ligger dessutom en bit under medeltalet för kommunen. Antalet nya rehabfall har ökat under 2009 med två stycken medan flödet av rehabfall inneburit ett nollresultat för året. Inflödet var det samma som återgångar i arbete. Antalet återgångar i arbete, 7 stycken, är däremot lägre än tidigare år. Tredje nyckeltalet (rehab inflöde) redovisar inflödet när rehabiliteringsbehov uppstått och fjärde nyckeltalet (rehab återgångar) relaterar antalet återgångar. Antalet som återgår efter rehab är i paritet med antalet nya rehabfall. Positivt är att antalet nya rehabfall minskat i jämförelse med de föregående åren och i jämförelse med 2004 har det nästan halverats. Förväntad utveckling Servicenämndens fortsatta utveckling kommer att koncentreras till det nya uppdraget med fler verksamheter att leverera service kommunövergripande till, övriga förvaltningar genom servicenämndens övergripande målsättning. I nämndens uppdrag ingår också att verksamheterna över tid skall prövas att bli resultatenheter utan anslagsfinansiering, i enlighet med ett pågående utredningsuppdrag. Investeringar kommer att aktualiseras för att möta ökade kostnader avseende energiförbrukning. En strukturerad process för att genomföra planerat underhåll på fastigheter i syfte att reducera kostnadskrävande insatser för akuta och felavhjälpande åtgärder är också en prioriterad fråga.

56 23 (24) Måltidsservice Dialogen med medborgaren och kunderna ska öka genom att kostråd ska etableras på alla våra äldreboende och matråd på alla skolor under Härefter kommer matråd att startas upp på alla förskolor. Vid eventuellt beslut om resultatenhet inom verksamheten kommer framtagandet av avtalskonstruktion mellan köpare och säljare och prissättning av tjänster att arbetas fram.. Inventering av behov av inköp av maskiner för den kommande tidsperioden kommer att ske. Prioritering av upphandlingar avseende inköp av varor och tjänster avseende verksamhetens behov kommer att göras. Fortsatt arbetet med den åtgärdsplan vad gäller kökens lokaler och utformning för att undvika ofrivilliga stängningar alt. vitesföreläggande på dessa. NöjdKundIndex inom skolan kommer att genomföras under hösten 2012, för att återkomma årligen, med utvalda årskurser. Svaren kommer att ligga till grund för fortsatt arbete och utveckling. Lokalförsörjningsavdelningen Under 2012 kommer en utbildning inom lokalvård enligt PRYL, Yrkescertifikat Lokalvård, att upphandlas. Sy ftet med utbildningen är att stärka lokalvårdarnas yrkesroll samt att leverera en professionell service till våra kunder. Fastighetstekniska Beslutad investeringsplan pekar på att avdelningen kommer att hantera ett antal investeringsprojekt under 2012 främst avseende byggnation men även projekt som syftar till utbyte/renovering av installationer i befintliga byggnader. Arbetet med ett långsiktigt planerat underhåll som renodlats och intensifierats under 2011 kommer även rendera ett antal underhållsprojekt att genomföra under Analysskedet i det långsiktiga energibesparingsprojekt som påbörjades under 2011 kommer att färdigställas i början av 2012 för fortsatt hantering under Ett projekt att skapa en standard för byggande och byggdelar genom framtagande av projekteringsanvisningar kommer påbörjas IT-avdelningen En uppgradering av operativsystemet till Windows 7 kommer under 2012 att genomföras på de drygt datorer som finns på kommunens administrativa nät. Införandet av surfplattor i olika utsträckning inom de flesta av kommunens verksamheter från utbildningssidan till politikernas ärendehantering kommer att ske.. Med stor sannolikhet kommer någon form av personlig IT-utrustning inom bildningsförvaltningens verksamhetsområde, i form av elevdatorer eller

57 24 (24) surfplattor, att införas på bred front under Detta kommer att ställa ökade krav på den tekniska infrastrukturen som IT-avdelningen hanterar. Kommunens e-delegation har tillförts anslag under 2012 för att starta upp ett antal e-tjänster, uppgradera kommunens hemsida, införa e-faktura till kund m.m vilket IT-enheten medverkar till att genomföra. Sedan några år tillbaka samverkar Sjöbo, Skurup, Trelleborg och Vellinge kommun inom IT-området i form av gemensamma upphandlingar och utbildningar för IT-tekniker m.m. Under 2012 kommer möjligheterna till en djupare samverkan att utredas. Kommunens avtal för fast och mobil teletrafik samt mobil datatrafik går ut i oktober 2012 och en ny samordnad upphandling genomförs nu i regi av Kommunförbundet Skåne. För vår del omfattar avtalet drygt fasta telefoner och mobilabonnemang, en eventuell övergång till en ny operatör kommer att innebära en stor arbetsinsats för IT-avdelningens telefoniservice. Administrativa avdelningen Arbetet med att slutföra konsekvenserna av förvaltningsorganisationen Frågan om resultatenhet inom servicenämnden kommer att medföra nya moment för avdelningen. Implementering av ett nytt fakturahanteringssystem inom kommunen innebär förändrat arbetssätt. Projektet för en förändrad investeringsprocess påverkar avdelningens arbetssätt eftersom investeringsvolymen är betydande inom nämndens verksamhetsområde. SERVICENÄMNDEN Gunnar Grafström Ordförande Krister Clerselius Förvaltningschef