Lägesrapport omställning måltidsservice

Transkript

1 Handläggare Mats Åström Datum: Lägesrapport omställning måltidsservice Personal Samtliga anställda har fått söka om sina tjänster. Måltidsservice har infört nya befattningar och ett förtydligat ansvar med befattningsbeskrivningar. Ingen har sagts upp på grund av omställningen enligt utfärdat löfte. Antal årsarbetare har till 2012 minskat med 6 årsarbetare. I takt med att de nya produktionsköken och de tillhörande mottagningsköken startas upp tillträds de nya tjänsterna i området. Bemanningen av de två produktionsköken som tagits i drift har utökats med en årsarbetare i Hortlax och en årsarbetare i Norrfjärdens produktionskök utifrån ursprunglig kalkyl. Lokaler Lokaler-förutsättningar Oavsett omställningen och sparkravet som beslutades i samband med omställningen av måltidsverksamheten fanns ett stort behov av reinvesteringar i lokalerna. Dessutom krävdes ombyggnationer och renoveringar för att klara lagkrav och förbättra arbetsmiljön. Totalt antal kök idag Varav tillagningskök annan lösning Framtida produktionskök Varav omställda och i drift Antal mottagningskök idag Varav nedlläggning planeras Framtida mottagningskök Framtida mottagningskök extern förhyrning Kvar att ställa om i projektet Avser st 6 st 4 st 2 st 55 st 5 st 50 st 9 st 20 st Lokaler-produktionskök Ombyggnation av produktionsköken i Hortlax och Norrfjärden är klara. Den totala investeringen för ombyggnationerna av köken uppgick till 28 mkr vilket blev 4,4 mkr mer än beräknat. Anledningen till de ökade kostnaderna i Hortlax var byggnadens konstruktion. För att klara investeringsramen begränsades ytorna i produktionsköket. Detta innebar efter en tid kompletterande investeringar för att klara verksamhetens behov. Frysvolymen har utökats och lastbrygga har byggts in på Hortlaxköket. Inga övriga avvikelser har uppstått utifrån ursprunglig plan En annan orsak till fördyringarna var den rådande situationen inom byggbranschen som var något överhettad. Beträffande verksamhetens ytbehov blev detta en viktig erfarenhet vid projekteringen av produktionsköket i Norrfjärden. Lokaler-mottagningskök I grundkalkylen som gjordes 2006 beräknades att omställningen av mottagningsköken skulle kosta 5 mkr. Tills idag har 5,6 mkr investerats i mottagningsköken. Livsmedelsverkets förstärkta lagkrav, omställning av mottagningsköken för ett kyld- matsystem innebar mer omfattande investeringar än planerat.

2 Lokaler-andra utredningsuppdrag Förutom kostnader för projektering av ombyggda produktionskök och mottagningskök har vi utredningskostnader på 1, 4 mkr. Alternativa förslag till produktionskök har försenat omställningen med 2 år. De alternativa förslag som utreds är ett särskilt kök för äldreomsorgen på Berggården, samverkan med NLL vid PÄS köket har utreds vid två tillfällen. Verksamhet Verksamhet - Kvalitets och verksamhetssystem HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points eller på svenska faroanalys och kritiska styrpunkter) är en standardiserad arbetsmetod som beskriver hur man systematiskt kartlägger, bedömer och kontrollerar faror i livsmedelsproduktionen med syfte att livsmedel ska vara säkra för konsumenten. Det kan vara mikrobiologiska, kemiska, allergena och fysikaliska faror. Inom EU ställs krav på att de företag som hanterar livsmedel ska tillämpa HACCP, med egenkontroll som också skall baseras på god hygienpraxis (GHP). All personal har utbildats och Måltidsservice tillämpar idag egenkontrollprogrammet HACCP fullt ut. Verksamhet - Avvikelserapporteringssystemet I samband med att äldreomsorgens köksverksamhet övergick till Fastighetskontorets Måltidsservice infördes ett rapporteringssystem. Årligen har ett åtgärdsprogram fastställts tillsammans med äldreomsorgen utifrån de rapporterade avvikelserna. Syftet med åtgärdsprogrammet är att förebygga och höja kvalitén på leveranserna från de nya produktionsköken. Verksamhet - Webbaserat beställningssystem Mashie Är ett planerings- och kalkyleringsprogram för restauranger och storhushåll som ger möjligheter att på ett effektivt sätt planera näringsriktiga matsedlar vilket ökar möjligheten till kontroll på ekonomin. Mashie är ett fullt utvecklat beställningssystem som används av såväl flertalet kommuner och Landsting för beställning av portioner och livsmedel. Måltidsservice ser Mashie som ett verktyg för att komma tillrätta med de förbättringsområden avvikelserapporterna visar på. Basera Är ett webbaserat program som systematiserar såväl upphandling, uppföljning som delar av kostplaneringen. Systemet skapar förutsättningar för bättre upphandlingar med kvalitetsfaktorer. Verksamheten har kontroll över tilltillgänglig statistik, uppföljning och prisutvecklingar över sina egna upphandlingar och inköp, även med andra jämförbara kommuners upphandlingar. Kostnadsökningen av livsmedel har under de senaste 5 åren gjort att många kommuner söker nya mer effektiva sätt att göra sina livsmedels upphandlingar. Basera effektiviserar upphandlingsprocessen. Piteå kommun genomför i dagsläget 4 konkurrensutsättningar per år jämfört med tidigare vart fjärde år. Huvudansvaret för livsmedelsupphandlingen har Piteå kommuns Inköpsavdelning tillsammans med Måltidsservice. Älvsbyn, Arvidsjaur och Arjeplog följer sedan Piteå kommuns upprättade matsedlar och teckna hängavtal. Verksamhet - Produktion Produktionen i de kök där omställningen genomförts fungerar mycket bra efter en tids inkörning och justeringar.

3 Verksamhet - Kvalitetskrav Levererade måltider uppfyller de kvalitetskrav som livsmedelsverket föreskriver. Beträffande brukarnas kvalitetskrav så sker en kontinuerlig uppföljning via avvikelserapportering och åtgärder vidtas vid brister. Verksamhet - Myndighetskrav Se HACCP Verksamhet - Transporter Antalet transporter överensstämmer utifrån grundkalkylen. Det som orsakar kostnadsökningen på 35 % i förhållande till grundkalkylen motsvarande 1,6 mkr är den prisökning som skett vid nya upphandlingar vilket till stor del förklaras av bristen på konkurrens. Ekonomi Ombyggnad av produktionskök investeringsutgift Hortlax Grundkalkyl 11,7 mkr Utfall 13,6 mkr Norrfjärden Grundkalkyl 12,0 mkr Utfall 14,5 mkr Kommentar: Kalkylerna bygger på 2006 års beräkningar. Prisuppräkningar har skett avseende entreprenadindex men bara från Övriga uppräkningar av priser har inte skett. Inga nya kalkyler har upprättats som tar hänsyn till rådande markandspriser eller andra faktorer som påverkar kostnaderna. Ombyggnad av mottagningskök Grundkalkyl: uppskattat 5 mkr Utfall tom : 5,6 mkr då är 30 klara av totalt 50. Tidplan Omställningen har enligt den ursprungliga planen dragit ut på tiden. Orsaker till detta är framförallt två händelser. Den första händelsen var när anbuden på ombyggnationen av produktionsköket i Hortlax visade på en fördyring på nästan 2 mkr i förhållande till kalkylen. I detta läge startade utredningar av alternativa lösningar. En av utredningarna var att starta en samverkan med Norrbottens Läns Landsting och förhyra köket på Piteå Älvdals Sjukhus och producera alla måltider vid detta kök. Efter en tids utredning förkastades förslaget och Hortlax produktionskök byggdes om. Efter att Norrfjärdens produktionskök byggts kom nästa händelse som bidrog till att tidplanen dragits ut. Även denna gång handlade det om att hitta en samverkan med Norrbottens Läns Landsting och förhyra köket på Piteå Älvdals Sjukhus fast i en mindre omfattning. Under denna utredning utreddes även frågan om det fanns ekonomiska fördelar att köpa måltider av Landstinget till kommunens äldreomsorg. Även detta förslag förkastades då inte några ekonomiska fördelar sågs. Även om dessa händelser påverkat tidplanen för omställningen var det varit viktigt att undersöka om en samverkan med Norrbottens Läns Landsting kunde innebära ekonomiska fördelar. Dessutom har detta gett oss tid att följa upp de produktionskök som redan

4 byggts. Har strategierna kring produktionskök och mottagningskök fungerat, har vi klarat av att följa lagstiftning, har våra nyckeltal beträffande bemanning överensstämt med verkligheten mm. Besparingar Beslutat sparkrav med anledning av omställning tkr Genomförda besparingar med anledning av omställningen till och med Ramneddragning tkr tkr Summa genomförda ramneddragningar tkr Beslutat sparkrav i VEP tkr Kvar att spara efter 2012? tkr Summa kvarvarande besparing ? tkr Hur uppnås kvarvarande sparkrav Personalkostnader tkr Transporter tkr Övrigt tkr Summa tkr Kvarvarande omställning, Fastighetskontorets förslag Om och tillbyggnad av produktionskök Strömbacka byggs om till ett varmmats kök som producerar måltider till gymnasieskolan och Äldreomsorgen i centrala Piteå. Solanderköket byggs om till ett kyldmatskök och producerar resterande måltider till för- och grundskola. Köket kommer även att producera portions förpackningar till hemtjänsten. Ombyggnad av mottagningskök De resterande 20 mottagningsköken att bygga om inom omställningsprojektet så uppskattas kostnaden till 4 mkr baserat på erfarenheter av genomförda ombyggnationer. Investeringar Strömbacka Solander Mottagningskök Summa Finansiering (totalt anslag tom VEP , 3 mkr) Kvar av redan beviljade medel Indexering av redan beviljade medel Investeringsäskande VEP Summa 9,9 mkr 24,7 mkr 4,0 mkr 38,6 mkr 24,9 mkr 1,4 mkr 12,3 mkr 38,6 mkr Tidplan, Strömbacka 2012 och Solander 2013 Fastighets- och servicekontoret Jan Ställ

5