Fasticon Vi kan Fastigheter

Transkript

1

2 Fasticon Vi kan Fastigheter Vi erbjuder lösningar med helhetsperspektiv för framgångsrik fastighets- och FMverksamhet. Vi driver kontinuerligt förbättringsarbete och överför unik kompetens till kund. Fasticon Holding AB Fasticon AB Fasticon Kompetens AB Fasticon Väst AB

3 Fasticon + Tom Hansson Tom Hansson Bygg- och Fastighetsutveckling AB blir Fasticon Väst För drygt ett år sedan förvärvade Fasticon samtliga aktier i Tom Hansson Bygg- och Fastighetsutveckling AB, nu byter vi namn till Fasticon Väst. Fasticon Väst tillhandahåller konsultstöd i fastighetsrelaterade frågor till kunder inom bygg- och fastighetsbranscherna. Vi erbjuder även våra kunder stöd i kompetensfrågor, såsom rekrytering, interimslösningar och kompetensutveckling. Efter namnbytet till Fasticon Väst bedrivs verksamhet som tidigare, under ledning av regionchef Tom Hansson, från kontoren i Kungsbacka och Uddevalla.

4 Faktasammanställning Oberoende och partnerägt 7 partners med erfarenhet från fastighetsbranschen Årsomsättning (Fasticon Holding AB) : 115 MSEK : 95 MSEK : 92 MSEK : 85 MSEK : 67 MSEK Cirka 50 anställda konsulter + samarbetspartners. Över 50 underkonsulter i uppdrag Kontor i Stockholm, Uppsala, Malmö, Växjö, Kungsbacka, Uddevalla Gasellföretag 2010, 2011 och 2012

5 Vårt tjänsteerbjudande Organisations- och verksamhetsutveckling Affärsutveckling och ägarstyrning Förändringsledning Marknadsanalys Benchmarking och nyckeltalsanalys Outsourcing Lokalförsörjningsutredningar och planer Rådgivning Ekonomisk analys In-outsourcing Förvaltnings- och driftsupphandlingar FM-upphandlingar Ramavtalsupphandlingar Upphandling tjänster och varor Underhållsentreprenader Bygg- och installationsentreprenader LOU Utbildning Affärs- och förvaltningsplaner Arbetsprocesser och rutiner Servicenivåer -arbetsvolymberäkningar Befattnings- och rollbeskrivningar Kostnadsberäkningar Statusbesiktning och underhållsplaner Drifts- och kvalitetsrevisioner Beställarstöd - inköp Rekrytering Second opinion Outplacement Uthyrning - Interimslösningar HR-stöd Kompetensrådgivning Kompetenskartläggning Kompetensutveckling 5

6 Fastighetsmarknaden Affärsstöd Kompetensstöd Förvaltningsstöd Upphandling Interim Rekrytering ÖST Stockholm Uppsala VÄST Kungsbacka Uddevalla SYD Malmö Växjö

7 Chalmersfastigheter AB Växjöbostäder AB

8 Aff Avtal för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster Fasticon AB 2015

9 Aff introduktion

10 AFF - Forum för förvaltning och service AFF (tidigare Aff-kommittén) är en ideell förening, som bildades 1996 AFF:s syfte är att åstadkomma ökad effektivitet och kvalitet inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster Föreningen samlar aktörer i fastighets- och FM-sektorerna kring gemensamma regler för förvaltningsuppdrag. Merparten av branschens aktörer är medlemmar, direkt eller via branschorganisation AFF (genom ABFF-utskottet) har också till uppgift att sköta förhandlingarna mellan beställare och leverantörer när det gäller grundläggande legala bestämmelserna i ABFF och Aff-definitioner Aff-kommittén inom AFF ansvarar för utvecklingen av upphandlings- och avtalsdokumenten för entreprenader inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster (FM) Utbildningsrådet inom AFF ansvarar för främjandet av kompetensförsörjning inom branschen samt för auktorisation av fastighetsförvaltare

11 Vad är Aff? Upphandlingsreglemente för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster Accepterat och känns igen av parterna Reglerar vad som köps (innehåll och omfattning) och vem som har ansvaret Standardiserar och styr upphandlingsprocessen vilket t.ex. underlättar anbudsutvärdering Omfattar funktions- och utförarentreprenader

12 Aff:s användningsområden Stöd i upphandlingsprocessen för tjänsteentreprenader Stöd vid upprättande av förfrågningsunderlag vid upphandling av tjänsteentreprenader Underlag för kontraktshandlingar för tjänsteentreprenader Kvalitetssäkring av egenregi-organisation vid upprättande av t.ex. internentreprenad, interna processbeskrivningar - kvalitetssäkring av fastighetsförvaltning

13 Bakgrund Lanserad 1995 Stor förändring på marknaden Branchpraxis Större uppdateringar 1999, 2004, 2006 Stor mängd dokument Obalans mellan tjänster

14 Målgrupp för Aff Beställare Fastighetsförvaltning som kärnverksamhet Övriga fastighetsägare/ förvaltare, t.ex. industriföretag, energibolag, kommuner, landsting och statliga Bostadsrättsföreningar Leverantörer Fastighetsförvaltning FM, både enskilda tjänster och totalåtagande

15 Målsättning Nya Aff Helhetsperspektiv från strategi till genomförande Lätt att göra rätt: Enkelhet Tydlig och enhetlig struktur Anpassningsbart och skalbarhet: Kvalitetssäkrade grunddokument Målgruppsanpassade förfrågningsunderlag/avtal Grunddokumenten utformade för att förenkla arbetet att göra kundunika förfrågningsunderlag/avtal Samordnad förvaltningsprocess: Gemensam terminologi (förvaltning, bygg, underhåll) Mer samordnade branschregelverk (ABK, AB, ABT och ABFF) Fortsatt inriktning mot EU- och svensk standard för FM-överenskommelser Lätt att vidareutveckla och underhålla: Underlätta uppdateringar och mer utvecklad IT-plattform Öppen och flexibel struktur t.ex. i kodsystem

16 Projektmål Nya Aff Totala antalet dokument i Aff ska bli färre Det ska vara lättare att förstå innebörden av de olika delarna av Aff Aff ska bli mer enhetligt Det ska vara enklare och gå snabbare att uppdatera Aff

17 Genomförande Nya Aff Analyser och förarbeten : utvärderingar med branschens representanter 2012: förstudie 2012: konsekvensanalys Utvecklingsarbete : delprojekt - underhållsterminologi - samverkan BKK - kontraktsmall - grundstrukturen Input till definitioner

18 Delprojekten Underhållsterminologin Samverkan BKK Nya Aff Kontraktsformulär Grundstrukturen

19 Vinst med Nya Aff? Antal dokument/strukturer minskat Enhetligt system, samordnat kodsystem för alla tjänster Enklare system (t.ex. färre koder, samordnad gränsdragning) FM fullt integrerat med övriga Aff Tydliggör vissa tjänster som planering, samordning, uppföljning och utveckling (tjänsteområde verksamhetsledning) Högre krav på att beskriva felavhjälpande underhåll, borttaget ur gränsdragningslistan Ett dokument för de legala reglerna, kontraktet Leveransnära regler i samma struktur som beskrivning av tjänsterna d.v.s. S-kodsystemet

20 Antal dokument/strukturer minskat Upphandlingsföreskrifter och vägledning Tjänstebeskrivning Objektsbeskrivning Beskrivning av tjänsterna, både övergripande (SLA) och i detalj. Funktion eller utförandebeskrivningar. Kontraktsformulär Nya Aff 3 strukturer/dokument: kontrakt, tjänstebeskrivning och upphandlingsföreskrifter ABFF och Aff-definitioner kvarstår ABFF Aff-definitioner Objektbeskrivning tillkommer

21 Enhetligt system, samordnat kodsystem för alla tjänster SA - Verksamhetsledning SB Fastighetsförvaltning T1 T9 SC Fastighetsteknik SD Utemiljö SE Städning SF Verksamhetsservice * A1 A10 SG Säkerhet SH Kundtjänst SI Måltider och förfriskningar * SJ Ekonomi VS1 VS9 * Tas fram 2015

22 Enhetligt system - tjänsteområden översikt Tjänsteområde Innehåll SA Verksamhetsledning SB Fastighetsförvaltning SC Fastighetsteknik SD Utemiljö SE Städning SF Verksamhetsservice SG Säkerhet SH Kundtjänst SI Måltider och förfriskningar SJ Ekonomi SK Övrigt Avser ledningstjänster som beställaren vill köpa av leverantören som inte avser den ledning leverantören behöver för att utföra sina egna tjänster. T.ex. upphandling, samordning och utveckling Avser traditionell fastighetsförvaltning som inte är ledning eller ekonomi. T.ex. uthyrning, underhållsplanering, nyckelhantering och enklare projekthantering Tillsyn, skötsel och felavhjälpande underhåll av ytskikt, tekniska installationer och system som är en del av fastigheten. T.ex. byggnad ut- och invändigt, VVS och el Tillsyn, skötsel och felavhjälpande underhåll av vegetationsytor, markbeläggningar och utvändig utrustning. T.ex. utvändig städning, gräsklippning och snöhantering Städning av invändiga utrymmen. T.ex. utrymmen för offentlig och kommersiell verksamhet och gemensamma utrymmen i bostadsfastigheter I huvudsak arbetsuppgifter till hyresgäster. T.ex. vaktmästeri, konferensservice och förrådshantering Omfattar tillträdesskydd, bevakning och brandskydd Avser service-/felanmälan, telefoni och reception Omfattar restaurang- och kaféverksamhet samt catering och kaffemaskiner, frukt etc. Ekonomisk redovisning och hyresadministration Används för att komplettera med nya tjänsteområden som inte täcks in av de som finns ovan

23 Aff räckvidd och omfattning Egen regi Konsulter SA - Verksamhetsledning SJ Ekonomi SB Fastighetsförvaltning SH Kundtjänst SI Måltider och förfriskningar SF Verksamhetsservice Kärnområde Aff SE Städning SD Utemiljö SG Säkerhet SC Fastighetsteknik Planerat underhåll, ombyggnad Nyproduktion

24 Aff räckvidd och gränsdragning Beställaren måste hantera/kunna alla standardavtal Leverantören kan specialisera sig på ett/få standardavtal Fastighetsägare/beställare Nyproduktion Fastighetsförvaltning och FM Ombyggnad/investeringar/PU Tidsaxel Förstudie/ projektering Bygg Administration, ekonomi, teknik, utemiljö, städning etc. Förstudie/ projektering Bygg ABK AB ABT Aff och ABFF ABK AB ABT Utförare Utförare Utförare

25 Struktur Aff ( Nya AFF ) Stöd upphandlingsprocessen Upphandlingsföreskrifter och vägledning Objektsbeskrivning Beskrivning tjänst och omfattning Beskrivning av tjänsterna: krav, arbetsuppgift, material och hjälpmedel. Funktion eller utförandebeskrivningar Entreprenadspecifikt regelverk Kontraktsformulär Branschregelverk ABFF Aff-definitioner

26 Tjänsteområden SA - Verksamhetsledning SC Fastighetsteknik SE Städning SG Säkerhet SI Måltider och förfriskningar SB Fastighetsförvaltning SD Utemiljö SF Verksamhetsservice SH Kundtjänst SJ Ekonomi SK Övrigt Planering Upphandling Ledning och samordning Uppföljning rapportering Myndighetskrav Verksamhetsutveckling Möten Ut- och inhyrning Kommunikation Teknisk förvaltning Fastighetsadministration Styr- och övervakningssystem Medverkan i projekt Fastighetsrådgivning Byggnad utvändigt Byggnad invändigt Elsystem Tele- och datasystem Övriga tekniska installationer Utemiljö allmänt Lek- och idrott Utrustning utemiljö Gemensamma utrymmen Enskilda utrymmen Post, paket och godshantering Avfallshantering Inredning Arkiv och information Flyttning Lokalförsörjning Brandskydd Teknisk bevakning Personell bevakning Telefoni Restaurang och café Kaffe, frukt etc. Övriga måltider och förfriskningar Inkasso Ekonomisk styrning och uppföljning VA-, VVS-, Kyl-, och processmediesystem Vegetationsytor Markbeläggningar Driftutrymmen Förbrukningsvaror Konferensservice Kontorsutrustning Ärendehantering Ekonomiadministration Hyresadministration Transportsystem Låneadministration Personal och lönehantering Vattenanläggningar Övrig verksamhetsservice Reception

27 ABFF och kontrakt

28 ABFF 12 Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster: Branschens reglemente för tjänsteentreprenader Reglerar avtalets grundläggande villkor Är ett partsförhandlat dokument ABFF 12, innehåll - Omfattning - Utförande - Organisation - Tider - Ansvar - Ekonomi - Slutkontroll - Avbeställning och hävning - Tvist

29 ABFF 12 ABFF är den grund som samtliga övriga Aff-dokument vilar på ABFF står för Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och facility management och kan jämföras med byggbranschens AB, ABT och ABK ABFF är ett dokument som inte ändras för den specifika entreprenaden. Vill man göra avsteg från det som står i ABFF görs dessa ändringar i kontraktet Det krävs att man uttryckligen frångår ABFF och detta skall endast göras med största försiktighet

30 ABFF 12 Två olika typer av bestämmelser finns i ABFF Fasta bestämmelser: Bör inte ändras. Vid eventuell ändring ska det tydligt framgå i kontraktet vilken bestämmelse som ändras och regelns nya ordalydelse Täckbestämmelser: Om bestämmelser innehåller formuleringen om inte annat anges i övriga kontraktshandlingar så innebär detta att ABFF innehåller en huvudregel, men flaggar samtidigt för att parterna i ett enskilt avtal kan välja annan lösning

31 Kontraktsformulär Specificerar avtalets legala regler Kontraktsformuläret följer ABFF och bygger på att Nya Aff i övrigt tillämpas Vägledningstexter är komplement till råd och anvisningar i Kontraktsformuläret Vissa exempeltexter finns, dock i mindre omfattning Kontraktet det överordnande dokumentet, specifikation av handlingarna Kontraktsmallen högst rangordnad, komplement till ABFF

32 Gränssnitt kontrakt och övergripande tjänstebeskrivning Legala regler och leveransspecifika regler Övergripande tjänstebeskrivning S1 Utförande S2 Material och varor S3 Tillhandahållanden, hjälpmedel S4 Personal S5 Kommunikation och dokumentation S6 Tider Kontrakt K0 Allmänt om entreprenaden (mål) K1 Omfattning (generellt) K2 Utförande K3 Organisation (roller) K4 Tider (kontrakt) K5 Ansvar K6 Ekonomi K7 Avslutande statuskontroll K8 Avbeställning och hävning K9 Tvist K10 Övrigt

33 Aff-definitioner

34 Aff-definitioner Aff-definitioner Definitioner av termer som används i Aff-dokumenten Beslutas av ABFF-utskottet

35 Aff - definitioner Drift Underhåll Tillsyn Skötsel Felavhjälpande underhåll Planerat underhåll Reparation/utbyte

36 Aff - Övergripande tjänstebeskrivning

37 Gränssnitt kontrakt och övergripande tjänstebeskrivning Legala regler och leveransspecifika regler Övergripande tjänstebeskrivning Utförande Material och varor Tillhandahållanden, hjälpmedel Personal Kommunikation och dokumentation Tider Kontrakt Allmänt om entreprenaden - mål Omfattning - generellt Utförande avgående/tillkommande Organisation fasta roller Kontraktstider Ansvar Ekonomi Avslutande statuskontroll Avbeställning och hävning Tvist

38 Övergripande tjänstebeskrivning S-nivån är till för att beskriva olika krav på leverans som är tjänsteövergripande och därför inte låter sig beskrivas som en arbetsuppgift eller funktionskrav i ett tjänsteområde. Här återfinns de delar av SF som är kopplade direkt till leveransen såsom olika övergripande krav och rutiner. S1 Utförande S2 Material och varor S3 Tillhandahållanden S4 Personal S5 Kommunikation och dokumentation S6 Tider SF 2.12 Kvalitetskrav, SF 2.22 Miljökrav SF 1.2 Material och varor med underrubriker, SF2.51 Varor med underrubriker SF 2.4 Tillhandahållanden med underrubriker SF 3.3 Personal med underrubriker SF 2.7 Kundkontakter, SF 3.72 Driftmöten, SF 3.6 Dokumentation (entreprenadrapport) SF 4.1 Tidplan, SF 4.3 Tider för utförande av arbete,

39 Övergripande krav S1-S6 Exempel på arbetsuppgifter Aff-kod Aff-rubrik Krav på leveransen som inte är kopplat till enskilda tjänster. T.e.x krav på kvalitet, miljö, arbetsmiljö eller annat. Det kan också vara efterlevande av Bs rutiner som inte avser specifika tjänster. S1 Utförande Krav på material i entreprenaden såsom miljö, kvalitet, arbetsmiljö, funktion etc. Det kan också vara krav på hanteringen av material och varor, ex. krav på lagerhållning av vissa varor. S2 Material och varor Beskrivning av tillhandahållanden som gäller i entreprenaden. Det gäller såväl hjälpmedel, vilket enligt Aff-definitionerna täcker såväl utrustning, inredning, utrymmen som försörjningmedia. Utöver hjälpmedel så är tillhandahållande handlingar och uppgifter något som redovisas här. S3 Tillhandahållanden Krav på L:s personal, både ur aspekten vilken kompetens som ska finnas i entreprenaden och hur personalen uppträda under entreprenaden. Specifika roller som ska innehas av enskilda personer (ex. ombud) hanteras i kontraktet. S4 Personal Krav på hur kommunikation och dokumentation ska gå till i entreprenaden. Detta område behandlar både möten, kommunikation med B och kunder samt dokumentation och rapportering av hur entreprenaden går. Kontraktsmöte hanteras i kontraktet. S5 Kommunikation och dokumentation Här beskrivs de olika former av tider som styr leveransen, såsom på vilka tider entreprenaden ska utföras och hur snabbt olika saker ska utföras. Även tidplan för entreprenadens inledning beskrivs här. Kontraktstiden hanteras i kontraktet. S6 Tider

40 Aff - Tjänsteområden

41 Pyramidregeln Text under kod på hög nivå gäller för texter med koder på lägre nivåer. Exempel: SD 2 SD2.1 SD2.11 SD2.111 Etc.

42 Struktur Aff ( Nya AFF ) Stöd upphandlingsprocessen Upphandlingsföreskrifter och vägledning Objektsbeskrivning Beskrivning tjänst och omfattning Beskrivning av tjänsterna: krav, arbetsuppgift, material och hjälpmedel Funktion eller utförandebeskrivningar Entreprenadspecifikt regelverk Kontraktsformulär Branschregelverk ABFF Aff-definitioner

43 Tjänsteområden Samma struktur (S) för alla tjänsteområden. Enkelt att blanda från olika områden Täcker in de flesta FM-områden inklusive fastighetsförvaltning Tjänsteområde Verksamhetsledning t.ex. för köp av ledningsfunktioner/facility Manager Omfattar både funktionsentreprenad (funktionskrav) och utförarentreprenad (utförarbeskrivningar) Ingen överlappning; varje krav och beskrivning finns endast på ett ställe i strukturen Tjänsteområdesindelningen utgår i huvudsak från bransch Följer på övergripande nivå svensk och europeisk standard: SS-EN Facility Management

44 Beskrivningsstruktur Nya Aff S Stödverksamhet 1 S1 S2 S3 S4 S5 S6 Utförande Material och varor Tillhandahållanden Personal Kommunikation och dokumentation Tider Genrella utförandekrav 2 Ledningssystem 3 Krav på material och varor Hantering av material och varor Ersättning för material och varor Handlingar och uppgifter Utrymmen m m Maskiner, inredning och utrustning 4 Inköp m m Försörjningsmedia Kompetens och behörighet Övrigt personal Dokumentation Övrig kommunikation Arbetstider Tider för utförande av arbetsuppgifter Tjänsteområdesövergripande 5 Uppstart 6 Avlämning SA SB SC SD SE SF SG SH SI SJ SK 1 Planering Ut- och inhyrning Fastighetsteknik Utemiljö Städning Styr- och övervakningssystem Utemiljö allmänt Driftutrymmen Post, paket och godshantering 2 Upphandling Kommunikation Byggnat utvändigt Vegetationsytor 3 4 Ledning och samordning Uppföljning rapportering Teknisk förvaltning Hyresadministration Fastighetsadministration Byggnad invändigt Markbeläggningar Lek- och idrott Gemensamma utrymmen Enskilda utrymmen Konferens-service VA-, VVS-, Kyl- och processmediesystem Kontorsutrustning Ekonomisk styrning och uppföljning Låneadministration Personal och lönehantering 5 Verksamhetsutveckling utemiljö Utrustning Myndighetskrav Elsystem Avfallshantering 6 Möten Medverkan i Tele- och Vattenanläggningar projekt datasystem Inredning 7 Fastighetsrådgivning information Arkiv och Transportsystem 8 Övriga tekniska installationer Flyttning 9 Lokalförsörjning 10 Övrig verksamhetsservice Säkerhet Brandskydd Teknisk bevakning Personell bevakning Kundtjänst Ärendehantering Telefoni Reception Måltider och förfriskningar Restaurang och café Kaffe, frukt etc. Övriga måltider och förfriskningnar Ekonomi Entreprenadrapportering Underleverantörer Entreprenadmöten Verksamhetsledning Fastighetsförvaltning Verksamhetsservice Ekonomiadministration Förbrukningsvaror Inkasso Övrigt

45 Tydliggör vissa tjänster SA Verksamhetsledning SA1 Planering SA1.1 Analys SA1.2 Verksamhetsplanering SA2 Upphandling SA2.1 Upphandling av varor SA2.2 Upphandling av tjänster SA2.3 Upphandling av projekt SA2.4 Upphandling av ramavtal SA3 Ledning och samordning SA3.1 Samordning av verksamhet och sidoleverantörer SA3.2 Kommunikationsplan SA3.3 Hantering av avtal och garantier SA3.4 Projektledningstjänster SA4 Uppföljning och rapportering SA4.1 Ekonomisk uppföljning SA4.2 Leverantörsuppföljning SA4.3 Rapportering SA5 Verksamhetsutveckling SA5.1 Ständiga förbättringar SA5.2 Utvecklingsprojekt SA5.3 Förändring av verksamheten SA6 Möten SA6.1 Möten i Bs verksamhet SA6.2 Möten som Bs representant SA6.3 Möten i bostadsrättsföreningar Nya Aff Nytt tjänsteområde Verksamhetsledning Kvalificerade tjänster som inte ska sammanblandas med övriga tjänsteområden. T.ex. ska SA2 Upphandling inte förväxlas med leverantörs (kontrakterad för att leverera tjänster från ett eller flera tjänsteområden) eventuella behov av upphandling av underleverantörer Tydliggör tjänster som ibland är underförstådda eller otydligt beskrivna Exempelvis planering, samordning, uppföljning och utveckling

46 Tjänsteområden översikt Tjänsteområde SA Verksamhetsledning SB Fastighetsförvaltning SC Fastighetsteknik SD Utemiljö SE Städning SF Verksamhetsservice SG Säkerhet SH Kundtjänst SI Måltider och förfriskningar SJ Ekonomi SK Övrigt Innehåll Avser ledningstjänster som beställaren vill köpa av leverantören som inte avser den ledning leverantören behöver för att utföra sina egna tjänster. T.ex. upphandling, samordning och utveckling Avser traditionell fastighetsförvaltning som inte är ledning eller ekonomi. T.ex. uthyrning, underhållsplanering, nyckelhantering och enklare projekthantering Tillsyn, skötsel och felavhjälpande underhåll av ytskikt, tekniska installationer och system som är en del av fastigheten. T.ex. byggnad ut- och invändigt, VVS och el Tillsyn, skötsel och felavhjälpande underhåll av vegetationsytor, markbeläggningar och utvändig utrustning. T.ex. utvändig städning, gräsklippning och snöhantering Städning av invändiga utrymmen. T.ex. utrymmen för offentlig och kommersiell verksamhet och gemensamma utrymmen i bostadsfastigheter I huvudsak arbetsuppgifter till hyresgäster. T.ex. vaktmästeri, konferensservice och förrådshantering Omfattar tillträdesskydd, bevakning och brandskydd Avser service-/felanmälan, telefoni och reception Omfattar restaurang- och kaféverksamhet samt catering och kaffemaskiner, frukt etc. Ekonomisk redovisning och hyresadministration Används för att komplettera med nya tjänsteområden som inte täcks in av de som finns ovan

47 Tjänsteområden med underkoder Respektive tjänsteområde omfattar både funktions- och utförarbeskrivningar Upp till 4 hierarkiska nivåer i kodsystemet (SD1.11) SA SB SC SD SE SF SG SH SI SJ SK Fastighetsteknik Utemiljö Städning Verksamhetsledning Fastighetsförvaltning Verksamhetsservice Säkerhet Kundtjänst Måltider och förfriskningar Ekonomi Övrigt 1 Planering Ut- och inhyrning Styr- och övervakningssystem Utemiljö allmänt Driftutrymmen Post, paket och godshantering Brandskydd Ärendehantering Restaurang och café Ekonomiadministration 2 Upphandling Kommunikation Byggnat utvändigt Vegetationsytor 3 4 Ledning och samordning Uppföljning rapportering Teknisk förvaltning Hyresadministration Fastighetsadministration Byggnad invändigt Markbeläggningar Lek- och idrott Gemensamma utrymmen Enskilda utrymmen Konferens-service VA-, VVS-, Kyl- och processmediesystem Kontorsutrustning Ekonomisk styrning och uppföljning Låneadministration Personal och lönehantering 5 Verksamhetsutveckling utemiljö Utrustning Myndighetskrav Elsystem Avfallshantering 6 Möten Medverkan i Tele- och Vattenanläggningar projekt datasystem Inredning 7 Fastighetsrådgivning information Arkiv och Transportsystem 8 Övriga tekniska installationer Flyttning 9 Lokalförsörjning Teknisk bevakning Personell bevakning Telefoni Reception Kaffe, frukt etc. Övriga måltider och förfriskningnar Förbrukningsvaror Inkasso 10 Övrig verksamhetsservice

48 Entreprenadform - grundprincip Funktionsentreprenad innebär helhetsansvar för aktuella förvaltningsobjekt Utförandeentreprenad innebär ansvar begränsat till specificerade aktiviteter och frekvenser Fördelar funktion: - Fokus på funktion - Frihet för leverantör Fördelar utförande: - Tydligt - Lätt att kalkylera

49 Funktionskrav, exempel Aff-kod RUBRIK/TEXT Ansvar Ersättning SD2 Vegetationsytor L F Objekt T.ex. gräsytor, träd, buskar, häckar och rabatter samt naturmark, prydnadsgräsmattor, bruksgräsmattor, högvuxna gräsytor och ängar, träd, buskar, rabattrosor, klätterväxter, perenner och utplanteringsväxter FUNKTIONSKRAV Samtliga vegetationsytor ska ge ett välvårdat intryck så funktion och livslängd upprätthålls. ACCEPTANSKRITERIER Samtliga vegetationsytor ska skötas enligt skötsel och beskäringsplan. Planen tas fram av L och godkänns av B L F Gräsytor ska vara välvårdade. Gräsytor ska skötas så att de är välvårdade, förblir i god kondition och utvecklas normalt. Gräsets längd ska vara max 9 cm L F Gräsytorna ska vara helt bevuxna med gräs. Faktisk avbrottstid är 1 månad L F Utemiljön, ska vara fri från skräp, löv, kvistar samt kvarlämnade föremål t ex cyklar och redskap. Enstaka kvistar, löv och annat skräp kan accepteras. Faktisk avbrottstid 1 vecka. L F Vid lövfällning på hösten kan stor mängd löv accepteras. Faktisk avbrottstid 1 månad

50 Åtgärdskrav, exempel

51 Tjänsteområden SA - Verksamhetsledning SC Fastighetsteknik SE Städning SG Säkerhet SI Måltider och förfriskningar SB Fastighetsförvaltning SD Utemiljö SF Verksamhetsservice SH Kundtjänst SJ Ekonomi SK Övrigt Planering Upphandling Ledning och samordning Uppföljning rapportering Myndighetskrav Verksamhetsutveckling Möten Ut- och inhyrning Kommunikation Teknisk förvaltning Fastighetsadministration Styr- och övervakningssystem Medverkan i projekt Fastighetsrådgivning Byggnad utvändigt Byggnad invändigt Elsystem Tele- och datasystem Övriga tekniska installationer Utemiljö allmänt Lek- och idrott Utrustning utemiljö Gemensamma utrymmen Enskilda utrymmen Post, paket och godshantering Avfallshantering Inredning Arkiv och information Flyttning Lokalförsörjning Brandskydd Teknisk bevakning Personell bevakning Telefoni Restaurang och café Kaffe, frukt etc. Övriga måltider och förfriskningar Inkasso Ekonomisk styrning och uppföljning VA-, VVS-, Kyl-, och processmediesystem Vegetationsytor Markbeläggningar Driftutrymmen Förbrukningsvaror Konferensservice Kontorsutrustning Ärendehantering Ekonomiadministration Hyresadministration Transportsystem Låneadministration Personal och lönehantering Vattenanläggningar Övrig verksamhetsservice Reception

52 Fastighetsförvaltning inkl. ekonomi SA - Verksamhetsledning SC Fastighetsteknik SE Städning SG Säkerhet SI Måltider och förfriskningar SB Fastighetsförvaltning SD Utemiljö SF Verksamhetsservice SH Kundtjänst SJ Ekonomi SK Övrigt Planering Upphandling Ledning och samordning Uppföljning rapportering Myndighetskrav Verksamhetsutveckling Möten Ut- och inhyrning Kommunikation Teknisk förvaltning Fastighetsadministration Styr- och övervakningssystem Medverkan i projekt Fastighetsrådgivning Byggnad utvändigt Byggnad invändigt Elsystem Tele- och datasystem Övriga tekniska installationer Utemiljö allmänt Lek- och idrott Utrustning utemiljö Gemensamma utrymmen Enskilda utrymmen Post, paket och godshantering Avfallshantering Inredning Arkiv och information Flyttning Lokalförsörjning Brandskydd Teknisk bevakning Personell bevakning Telefoni Restaurang och café Kaffe, frukt etc. Övriga måltider och förfriskningar Inkasso Ekonomisk styrning och uppföljning VA-, VVS-, Kyl-, och processmediesystem Vegetationsytor Markbeläggningar Driftutrymmen Förbrukningsvaror Konferensservice Kontorsutrustning Ärendehantering Ekonomiadministration Hyresadministration Transportsystem Låneadministration Personal och lönehantering Vattenanläggningar Övrig verksamhetsservice Reception

53 Bostadsrättsförening SA - Verksamhetsledning SC Fastighetsteknik SE Städning SG Säkerhet SI Måltider och förfriskningar SB Fastighetsförvaltning SD Utemiljö SF Verksamhetsservice SH Kundtjänst SJ Ekonomi SK Övrigt Planering Upphandling Ledning och samordning Uppföljning rapportering Myndighetskrav Verksamhetsutveckling Möten Ut- och inhyrning Kommunikation Teknisk förvaltning Fastighetsadministration Styr- och övervakningssystem Medverkan i projekt Fastighetsrådgivning Byggnad utvändigt Byggnad invändigt Elsystem Tele- och datasystem Övriga tekniska installationer Utemiljö allmänt Lek- och idrott Utrustning utemiljö Gemensamma utrymmen Enskilda utrymmen Post, paket och godshantering Avfallshantering Inredning Arkiv och information Flyttning Lokalförsörjning Brandskydd Teknisk bevakning Personell bevakning Telefoni Restaurang och café Kaffe, frukt etc. Övriga måltider och förfriskningar Inkasso Ekonomisk styrning och uppföljning VA-, VVS-, Kyl-, och processmediesystem Vegetationsytor Markbeläggningar Driftutrymmen Förbrukningsvaror Konferensservice Kontorsutrustning Ärendehantering Ekonomiadministration Hyresadministration Transportsystem Låneadministration Personal och lönehantering Vattenanläggningar Övrig verksamhetsservice Reception

54 Traditionell fastighetsskötsel SA - Verksamhetsledning SC Fastighetsteknik SE Städning SG Säkerhet SI Måltider och förfriskningar SB Fastighetsförvaltning SD Utemiljö SF Verksamhetsservice SH Kundtjänst SJ Ekonomi SK Övrigt Planering Upphandling Ledning och samordning Uppföljning rapportering Myndighetskrav Verksamhetsutveckling Möten Ut- och inhyrning Kommunikation Teknisk förvaltning Fastighetsadministration Styr- och övervakningssystem Medverkan i projekt Fastighetsrådgivning Byggnad utvändigt Byggnad invändigt Elsystem Tele- och datasystem Övriga tekniska installationer Utemiljö allmänt Lek- och idrott Utrustning utemiljö Gemensamma utrymmen Enskilda utrymmen Post, paket och godshantering Avfallshantering Inredning Arkiv och information Flyttning Lokalförsörjning Brandskydd Teknisk bevakning Personell bevakning Telefoni Restaurang och café Kaffe, frukt etc. Övriga måltider och förfriskningar Inkasso Ekonomisk styrning och uppföljning VA-, VVS-, Kyl-, och processmediesystem Vegetationsytor Markbeläggningar Driftutrymmen Förbrukningsvaror Konferensservice Kontorsutrustning Ärendehantering Ekonomiadministration Hyresadministration Transportsystem Låneadministration Personal och lönehantering Vattenanläggningar Övrig verksamhetsservice Reception

55 Nya Aff - sammanfattning I Nya Aff har man minskat ner antalet dokument och förenklat kodstrukturer. Istället för flera olika beskrivningsdokument har det skapats en enhetlig struktur för hela systemet. Syftet är att förenkla och göra Aff mer övergripbart och tydligt Med Nya Aff måste användaren göra 80 procent av arbetet själv med Fasticon:s lösningar krävs ofta betydligt mindre arbete Aff är fortfarande omfattande, och innehåller mallar som användaren måste lägga ner mycket arbete på att anpassa efter sina egna specifika avtal Fasticon har därför tagit fram färdigpaketerade förfrågnings-underlag och avtalsunderlag som är anpassade efter Nya Aff

56 Fasticon och Nya Aff Ett steg till Sedan Aff lanserades 1995 har Fasticon AB och Tom Hansson AB varit ledande aktörerna vid upprättandet av förfrågningsunderlag och avtal med Aff som grund Vi har en utvecklad databas med texter som är anpassade utifrån erfarenheter från ett stort antal genomförda mindre och större Affupphandlingar Vi har underlag både för funktions- och utförarentreprenader, som är anpassade både för privata och offentliga organisationer

57 Fasticon och Nya Aff Ett steg till Redovisning av exempel på tjänstebeskrivning enligt Nya Aff

58 Tack för ert deltagande!