Delårsbokslut Samhällsbyggnadsnämnden

Transkript

1 Delårsbokslut 2016 Samhällsbyggnadsnämnden

2 Delårsbokslut 2016, Samhällsbyggnadskontoret Nutid Verksamhet Huvudsaklig verksamhet Den ökande tillväxten ställer stora krav på samhällsbyggnadskontoret. Vi står inför stora utmaningar med behov av kraftigt ökat bostadsbyggande, central stadsomvandling, infrastrukturutbyggnad, behov av mer verksamhetsmark och olika förändringsbehov för enskilda fastighetsägare. Bristen på handläggare är stor och det är svårt att rekrytera erfaren personal och vi har liksom övriga kommuner i regionen en omsättning på personal. Taxorna täcker inte självkostnaderna, vilket innebär att vi får jobba både smartare och snabbare. Det i sin tur har gett en ökad press på personalen, vilket vi kan se i ökade sjuktal. Exploateringens flytt till kommunledningskontoret i maj, innebar både merarbete och ökade kostnader för kontoret. Minskat kommunbidrag med en miljon med anledning av en förväntad taxehöjning, som ännu inte är beslutad, bidrar också till det negativa resultatet. En handlingsplan håller på att utarbetas för att se vad vi kan göra för att förbättra kontorets resultat. Bland annat ser vi över modellen hur vi jobbar med externt finansierade planprojekt, hur vi redovisar projektvis istället för i det kommunala budgetåret. Omvandlingsprojekt är en svår ekvation att lösa, då kommunen behöver förskottera medel, för att vi överhuvudtaget skall kunna göra dessa projekt. Intäkterna kommer när respektive fastighetsägare söker bygglov, men det är svårt att veta vilket år intäkterna kommer. Eftersom bygglov har vakanser, kan vi inte i dagsläget inte leverera våra tjänster i önskad takt. Däremot ser vi att vi med ökad digitalisering, kan ge bättre och snabbare service och på sikt kunna minska kostnaderna. Initialt har vi ökade kostnader för införandet av nya digitala tjänster, vilket vi fått medel för i år. 2

3 Delegationsbeslut Bygg Plan Exploatering/GIS Övrigt Summa Nämndbeslut Bygg Plan Exploatering/GIS Övrigt Summa Statistik samhällsbyggnad Antagna dpl Bostäder dpl antal bostäder Verksamheter antal dpl Nya bostäder bygglov

4 Åtaganden och nyckeltal Förklaring till färgmarkeringar Aktiviteter inom ramen för åtagandet är igång enligt plan Aktiviteter inom ramen för åtagandet är igång med följer inte plan Aktiviteter inom ramen för åtagandet är inte igång Alingsås kommun erbjuder goda möjligheter till arbete och företagande Kommunfullmäktig es styrindikator SBN:s åtagande och nyckeltal Förvaltningens åtagande Kommentar Stat us Prognos Ökat medarbetarengagemang Medarbetarengagemang, totalindex kommunen Samhällsbyggnadsnämnden åtar sig att som arbetsmiljömål verka för en ökning av kontorets attraktivitet som arbetsgivare Nyckeltal: Nöjdmedarbetarindex Förvaltningen åtar sig att under 2016 revidera lönekriterierna samt ha fortsatt fokus på förbättrad rehabiliteringsprocess. Förvaltningen åtar sig även att slutföra processen avseende revidering och förankring av det lokala samverkansavtalet Arbetet med revidering av lönekriterier är uppstartat och en arbetsgrupp bestående av chefer och fackliga representanter arbetar med frågan. Samverkansavtalen är påskrivna centralt och förankringsarbetet lokalt är inlett. Arbetet med rehabiliteringsprocess en är uppstartat, och kommunledningskonto ret stöttar i detta. Bättre arbetsmöjligheter Medborgarnas bedömning av arbetsmöjligheterna, Nöjd-region-index Samhällsbyggnadsnämnden åtar sig att delta i kommunens samlade arbete med utbildningsinsatser, feriearbete, praktikplatser m.m. Nyckeltal: antal praktikanter Förvaltningen åtar sig att medverka i övriga aktörers insatser, t.ex. studiebesök osv. Kontoret har tagit emot elever från Östlyckeskolan, som ett led i arbetslivsorientering och kommer att göra detta vid ytterligare tillfällen under hösten Planavdelningen medverkar i Alströmergymnasiets bygglinje och samhällslinje. 4

5 Kommunfullmäktig es styrindikator SBN:s åtagande och nyckeltal Förvaltningens åtagande Kommentar Stat us Prognos Bättre service till företagare Insikt/Nöjd-kundindex Samhällsbyggnadsnämnden åtar sig att förbättra dialogen med företagskunder Nyckeltal: förbättrade omdömen gällande service och bemötande jämfört med enkätundersökning Förvaltningen åtar sig att anordna öppet hus med inriktning mot företag. Öppet hus, Byggdag, är genomförd den 10 maj 2016 och ytterligare ett Öppet Hus är planerat till den 18 oktober. Bättre företagsklimat Företagarnas omdöme av företagsklimatet i kommunen, Svensk Näringslivs ranking Samhällsbyggnadsnämnden åtar sig att förbättra dialogen med företagskunder Nyckeltal: förbättrade omdömen gällande service och bemötande jämfört med enkätundersökning Förvaltningen åtar sig att utifrån pågående enkät (Bygglov) vidta lämpliga åtgärder. Enkäter skickas tillsammans med beslut till samtliga kunder på bygglov, analysarbete pågår. Åtaganden planeras slutfört vid utgången av Alingsås kommun bygger välfärden på god service, tillgänglighet och engagerade medarbetare Kommunfullmäktig es styrindikator SBN:s åtagande och nyckeltal Förvaltningens åtagande Kommentar Status Prognos Nöjda medarbetare Nöjd medarbetarindex Samhällsbyggnadsnämnden åtar sig att som arbetsmiljömål verka för en ökning av kontorets attraktivitet som arbetsgivare Nyckeltal: Nöjdmedarbetarindex Förvaltningen åtar sig att under 2016 revidera lönekriterierna samt ha fortsatt fokus på förbättrad rehabiliterings-process. Förvaltningen åtar sig även att slutföra processen avseende revidering och förankring av det lokala samverkansavtalet 5 Arbetet med revidering av lönekriterier är uppstartat och en arbetsgrupp bestående av chefer och fackliga representanter arbetar med frågan. Samverkansavtalen är påskrivna centralt och förankringsarbetet

6 Kommunfullmäktig es styrindikator SBN:s åtagande och nyckeltal Förvaltningens åtagande Kommentar lokalt är inlett. Arbetet med rehabiliteringsprocessen är uppstartat, och kommunledningskonto ret stöttar i detta. Status Prognos Nöjda medborgare Medborgarnas bedömning av kommunens verksamheter helheten, Nöjdmedborgar-index Samhällsbyggnadsn ämnden åtar sig att systematiskt och kontinuerligt arbeta med bemötandefrågor, information och kommunikation om verksamheten Förvaltningen åtar sig att förbättra kundmottagande samt utveckla digitalt mottagande. Digital kundmottagning är i drift, analys pågår av enkät bygglov. Bättre bemötande och tillgänglighet Medborgarnas bedömning av bemötande och tillgänglighet, Nöjd-medborgarindex Samhällsbyggnadsn ämnden åtar sig att systematiskt och kontinuerligt arbeta med bemötandefrågor, information och kommunikation om verksamheten Förvaltningen åtar sig att förbättra kundmottagandet samt utveckla digitalt mottagande genom e- tjänster. Digital kundmottagning är i drift, analys pågår av enkät bygglov. Bättre information på hemsidan Informationsindex kommunens webbplats, totalt Samhällsbyggnadsn ämnden åtar sig att systematiskt och kontinuerligt arbeta med bemötandefrågor, information och kommunikation om verksamheten Nyckeltal: antal områden/webbsidor där förbättringsinsatser gjorts Förvaltningen åtar sig att ta fram en handlingsplan för förbättrad information om förvaltningens olika verksamheter på hemsidan. Pågår Fler e-tjänster E-tjänster i kommunala verksamheter Samhällsbyggnadsn ämnden åtar sig att systematiskt och kontinuerligt arbeta Förvaltningen åtar sig att utveckla digitalt mottagande genom e- tjänster. Digital kundmottagning är i drift, flera GISprojekt är igång som kommer möjliggöra e- 6

7 Kommunfullmäktig es styrindikator SBN:s åtagande och nyckeltal Förvaltningens åtagande Kommentar Status Prognos med bemötandefrågor, information och kommunikation om verksamheten Nyckeltal: antal e- tjänster tjänster och digital information. Alingsås kommun ger möjligheter för alla barn och ungdomar att växa upp i en trygg och utvecklande miljö Kommunfullmäktiges styrindikator SBN:s åtagande och nyckeltal Förvaltningens åtagande Kommentar Status Prognos Tryggare Alingsås, Medborgarnas bedömning av tryggheten i Alingsås kommun, Nöjd-regionindex Samhällsbyggnadsnä mnden åtar sig att systematiskt och kontinuerligt arbeta med trygghetsfrågor i planeringsprocessen Förvaltningen åtar sig att arbeta med medborgardialog inom detta område. En utökad medborgardialog kommer att genomföras inom planprogrammet för A+ och E20 Alingsås kommun utvecklar samhället tillsammans med medborgaren Kommunfullmäktiges styrindikator SBN:s åtagande och nyckeltal Förvaltningens åtagande Kommentar Status Prognos Större påverkan från medborgare Medborgarnas bedömning av möjligheterna till påverkan i kommunen, Nöjd- Inflytande-Index Samhällsbyggnads nämnden åtar sig att systematiskt och kontinuerligt arbeta med bemötandefrågor, information och kommunikation om verksamheten Förvaltningen åtar sig att digitalisera arbetet med översiktsplaneringen. Förvaltningen åtar sig att arbeta med medborgardialog inom detta område En digital ÖP kommer att finnas för granskning under hösten 2016 Arbete pågår för att få med en digital medborgardialog till ÖP:s granskningskede medborgardialog 7

8 I Alingsås kommun finns attraktiva bostadsmöjligheter för alla Kommunfullmäktiges styrindikator SBN:s åtagande och nyckeltal Förvaltningens åtagande Kommentar Status Prognos Bättre bostadsutbud Medborgarnas nöjdhet med bostäder i kommunen, Nöjdregion-index Samhällsbyggnads nämnden åtar sig att prioritera detaljplaner med tänkta hyresrätter Förvaltningen åtar sig att arbeta för goda bostadsmiljöer samt enligt Byggpaktens riktlinjer. Fler hyresrätter Antal färdigställda hyresrätter under året Samhällsbyggnads nämnden åtar sig att vid markförsäljning, där så är lämpligt, ställa krav på hyresrätter. Ej framtaget på grund av beslut angående exploateringen. Nyckeltal: antal planerade hyresrätter Nyckeltal: antal markförsäljningar med krav på hyresrätter Fler hyresrätter Antal färdigställda hyresrätter under året Samhällsbyggnads nämnden åtar sig att medverka i Byggpakten Förvaltningen åtar sig att arbeta enligt de riktlinjer från Byggpakten (enligt beslut SBN ) Nyckeltal: antal planerade hyresrätter Öppet hus, Byggdag, är genomförd den 10 maj 2016 och ytterligare ett Öppet Hus är planerat till den 18 oktober. Nyckeltal: antal markförsäljningar med krav på hyresrätter 8

9 Intern kontroll Internkontrollplanen, som återfinns i bilaga till den av nämnden antagna flerårsstrategin för , består av 6 st. kontrollmoment som berör lika många processer. Enligt planering skall återkoppling och redovisning av arbetet med internkontrollplanen framställas i samband med delårsboksluten samt i årsbokslutet. Kontroller har påbörjats för samtliga identifierade kontrollmoment och kommer att genomföras löpande under året. Bedömningen är att kontrollmomenten kommer att vara helt genomförda vid årets slut enligt plan. För ett par processer har detta redan nu medfört att åtgärder har vidtagits (t.ex. ekonomisk rapportering). Kontroller senare under året kan ge en bild av vilken effekten blivit. Eventuella övriga åtgärder bedöms kunna beslutas om längre fram under innevarande år. Omedelbar åtgärd För att minimera riskområden har nämnden genomfört en risk- och väsentlighetsanalys. Inga omedelbara åtgärder identifierades i denna process. 9

10 Ekonomi Ansvar Samhällsbyggnadskontoret Drift Belopp i tkr Budget 2016 Delårsbokslut 2016 Prognos Avvikelse prognos/budget 2016 Delårsbokslut 2015 Verksamhetens intäkter Personalkostnader Lokalhyror Köp av tjänster Gemensamma kostnader Utdebitering personalkostn Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansnetto Årets resultat *Finansnetto avser de nämnder som erhåller ränta på fonder I tabellen ovan ingår: o Nämnd o Översiktsplanering o Naturvårdsplanering o Kulturvårdsplanering o Detaljplanering o Bygglov o GIS o Bebyggda fastigheter, ansvar

11 Sammanfattning Totalt förväntas ett negativt resultat på ca tkr för helåret. Sammanfattningsvis beror detta på: Exploateringens flytt till kommunstyrelsen Försenad taxehöjning För låg utdebiteringsgrad på planprojekt med extern finansiering En oförutsedd personalkostnad av engångskaraktär Utebliven försäljning av fastighet Ytterligare förklaring återfinns under rubrikerna årsprognos och eventuella åtgärder. Förklaring till resultatet Utfallet januari augusti ligger på tkr. Intäkter från detaljplaneavtal (samt planavgifter) faktureras och bokförs när detaljplanen når vissa definierade milstolpar, tex granskning och detta är huvudorsaken till att resultatet efter 8 månader inte motsvarar linjära prognosen. De nya avtalen medger månadsfakturering vilket kommer att få större effekt 2017 och framåt. Årsprognos och eventuella åtgärder Intäkterna förväntas bli ca tkr lägre än budgeterat. Bygglovsintäkterna budgeterades med en förväntad taxehöjning på 15 % från och med 1 januari. Prognosen utgår från en höjning med 15 % från 1 oktober vilket motsvarar en minskning med ca 730 tkr. Lägre kostnader som förs på detaljplaneprojekten medför motsvarande intäktsminskning med ca tkr. Utöver detta förväntas en ytterligare minskning av intäkterna med ca 400 tkr på grund av äldre avtal där inte nedlagda kostnader kan debiteras fullt ut. Planavgifterna som tas ut i samband med bygganmälan förväntas bli ca 500 tkr lägre än budgeterat. Utebliven försäljning av Hemsjö daghem under 2016 minskar intäktsprognosen med ca tkr. Personalkostnaderna ökar med ca 802 tkr jämfört med budget. I huvudsak beror detta på följande: Planavdelningen redovisar ett överskott på ca 400 tkr på grund av vakanser andra halvåret. 11

12 Bygglovsavdelningen redovisar ökade kostnader med 960 tkr på grund av en oförutsedd personalkostnad av engångskaraktär. Gis-avdelningen har ökade personalkostnader med ca 190 tkr på grund av förlängd visstidsanställning. Köp av tjänster minskar med ca 679 tkr. Detta beror i huvudsak på: Utredningar inom detaljplaneverksamheten avviker med ca 300 tkr. Underhållskostnader för de strategiska fastigheterna minskar med ca 400 tkr under året. Gemensamma kostnader innefattar nämndkostnader, ledning, stödfunktioner (bland annat HR, ekonomi, förvaltningssekreterare, informatör) och lokalkostnader på Sveagatan (inklusive kontorsutrustning). I nuläget förväntas dessa bli ca 750 tkr lägre än budgeterat. Detta beror främst på att samhällsbyggnadschefen delat sin tjänst mellan tekniska förvaltningen och samhällsbyggnadskontoret under året. Dessutom har avdelningen för verksamhetsstöd effektiviserats där vakanta tjänster inte återbesatts fullt ut. Exploateringsavdelningens organisatoriska flytt 1:a maj till kommunstyrelsen innebär att avdelningen inte bidrar till nämndens kostnader, 33% under maj-dec. Detta innebär att nämndadministrationen blir ca 362 tkr dyrare för ansvarsenheten. För samtliga nämnder på Sveagatan kommer detta att innebära kostnadsökningar alternativ effektivisering motsvarande tkr kommande år. Vid en eventuell flytt av exploateringens medarbetare till KLK kommer även hyreskostnader att belasta kvarvarande förvaltningar. Under innevarande år kommer s.k. gemensamma kostnader uppgående till ca tkr belasta andra avdelningar på Sveagatan på grund av omorganiseringen. För ytterligare detaljer av hur gemensamma kostnader är fördelade och vad de består av samt hur exploateringens flytt påverkar hänvisas till bilaga. Den prognosticerade avvikelsen av utdebitering av personalkostnader på tkr är huvudsakligen hänförbar till planavdelningen. Under de första 8 månaderna på året är debiteringsgraden på projekt lägre än budgeterat. Ett arbete har påbörjats för att synliggöra och följa upp tidsredovisning på ett mer strukturerat sätt med syfte att verksamheten skall kunna vara självfinansierad. För att debiteringsmålen ska kunna uppnås krävs även att interna uppdrag i kommunen debiteras i större utsträckning. En gemensam syn på hanteringen av interna uppdrag behöver komma till stånd. Övriga kostnader har en positiv avvikelse på ca tkr vilket till största delen beror på att mindre tid debiterats på detaljplanerna. Se även kommentar ovan (utdebitering av personalkostnader). 12

13 Jämförelse mellan årets och föregående års resultat 2015 redovisades kapitalkostnader (avskrivningar och internränta) på samhällsbyggnad. Från och med 2016 återfinns dessa under kommunstyrelsen. Främst är det bebyggda fastigheter som påverkas av detta. Under 2016 redovisas den politiska verksamheten som gemensamma kostnader vilket främst även påverkar personalkostnaderna (arvoden), det vill säga gemensamma kostnaderna är högre och personalkostnaderna är lägre Totalt sett är 2016 års delårsresultat ca 600 tkr sämre än

14 Investeringar Tkr Budget 2016 Delårsbokslut 2016 Prognos helår Avvikelse prognos/budget 2016 Delårsbokslut 2015 Expansionsinvestering 0 -varav exploatering 0 Imageinvestering 0 Reinvestering Fastigheter Limit (oförutsett) Brunnshuset (brandcentral) Gräfsnäs slottscafé (entré m.m.) Stampens kvarn (brandcentral) Hålabäcksstigen (VA) Alingsåsparken (tak entré) Alingsåsparken 300 Vandrarhemmet 420 Uppgradering IT-system (Miljö- och Byggreda), nytt ärendehanteringssystem It-utrustning Övrigt (Inventarier, plotter m.m.) Primärkarta (1 tredjedel varje år) Laserscanning Anpassningsinvestering 0 0 Totalt utgifter I nuläget prognosticeras en positiv avvikelse på 976 tkr jämfört med budget. För uppgradering IT-system förväntas en positiv budgetavvikelse med 300 tkr. Avvikelsen beror på att uppgraderingen av Byggreda skjuts på framtiden då man nu utreder möjligheterna att eventuellt gå över till ett nytt ärendehanteringssystem. Ny entré och kapprum på Gräfsnäs slottscafé förväntas genomföras under 2017 istället för under

15 Personal Arbetsmiljö Samverkan Ett av fokusområdena har varit den fortsatta utvecklingen av arbetsplatsträffarna inom förvaltningens olika avdelningar. Arbetsplatsträffarna ska fungera som ett givet och konstruktivt diskussions- och beslutsforum gällande verksamhetsplanering. Arbetsplatsträffarna ska vara effektiva och givande möten med bra struktur som ger förutsättningar för utveckling av verksamhetens och arbetsgruppens arbete. Förvaltningens samverkansgrupp har under första kvartalet av 2016 beslutat att avdelningschefer och enhetschefer kan komma att kallas till aktuella möten för att ge bredd och djup i aktuella diskussions- och beslutsfrågor som rör deras verksamhet. Syftet är att skapa bättre förutsättningar för diskussioner samt effektivare och snabbare beslutsvägar. Medarbetarenkät 2015 Förvaltningarna på Sveagatan, det vill säga Samhällsbyggnadskontoret, Tekniska förvaltningen, samt Miljöskyddskontoret, har valt att upprätta en gemensam handlingsplan utifrån resultatet av medarbetarenkäten Syftet med en samfälld handlingsplan är framförallt att identifiera gemensamma utvecklingsområden. Förvaltningarna kan med hjälp av den gemensamma handlingsplanen medvetandegöra utvecklingsområden, jobba med frågorna i det dagliga arbetet samt göra gemensamma punktinsatser i form av utbildningar och workshops. Målet är att skapa samsyn, samarbete och förutsättningar för ökad trivsel och utveckling inom och mellan förvaltningarnas verksamheter. Medarbetarsamtalet Under första kvartalet av 2016 har förvaltningens arbete med att ta fram en ny mall för medarbetarsamtalet påbörjats, där både utvecklingssamtalet och lönesamtalet ingår. Syftet är att skapa en tydlig koppling mellan utvecklingssamtal och lönesamtal samt att aktualisera och revidera förvaltningens lönekriterier. Arbetet sker genom samverkan där arbetsgruppen består av två avdelningschefer, tre fackliga representanter samt HRkonsult. Gruppen kommer att leverera ett färdigt förslag till förvaltningens samverkansgrupp under hösten I samband med implementeringen av nya lönekriterier planeras utbildning för chefer och fackliga representanter inom området Verksamhetsutvecklande lönesättning där syftet är att implementera och aktualisera lönesättningsinstrumentet som ett ledningsverktyg. Arbetsskador och tillbud Under första kvartalet av 2016 har endast en nollskada rapporterats in. Arbetsskadan var inte arbetsrelaterad och skedde på väg till jobbet. Det låga antalet arbetsskador och tillbud ser förvaltningen som positivt. 15

16 Sjukfrånvaro 1 Sjukfrånvaro dag 1-14 Sjukfrv %, ack valt år Alla åldrar 7,37% <=29 1,78% ,55% ,16% ,86% >=56 4,10% ,80% Sjukfrånvaro dag , ack valt år Alla åldrar 3,34% <=29 1,78% ,83% ,00% ,01% >=56 3,51% ,80% Sjukfrånvaro dag , ack valt år Alla åldrar 4,23% <= ,72% ,88% ,85% >=56 0,59% Total sjukfrånvaro tom augusti 2016 är 7,37 % och den har således ökat jämfört med vårbokslutets 6,32 %. Arbetssituationen och arbetsbelastning på såväl planavdelningen som bygglovavdelningen har varit bekymmersam under våren, insatser har nu gjorts för att förbättra detta. Kontoret fortsätter att aktivt arbeta med rehabiliteringsprocessen. Dialog har även påbörjats inom förvaltningen gällande arbetsbelastning i förhållande till aktuella arbetsuppgifter. Syftet är att skapa en mer jämn arbetsfördelning inom arbetsgrupperna, vilket är viktigt för att förebygga ohälsa på längre sikt. Förvaltningens sjuktal har framförallt sin grund i psykiska och psykosociala aspekter med inte sällan stress och arbetsbelastning som återkommande orsaksområden. 1 Redovisningen omfattar månadsavlönad personal. 16

17 Kön och ålder Vi kan se att det finns en tydlig skillnad mellan män och kvinnor gällande aktuell sjukfrånvaro. Frågan är en viktig del i det kommande analysarbete utifrån arbetsbelastning kopplat till arbetsmiljömålen och handlingsplanen för medarbetarenkäten Den inledande analysen är dock att kvinnor har större benägenhet att drabbas av stressrelaterade sjukdomar än män inom förvaltningen vid upplevd hög arbetsbelastning. Gällande ålder kan vi se att de som är år samt år har en högre benägenhet för sjukfrånvaro. Personal och kompetensförsörjning Genom tidigare nämnd förvaltningsövergripande handlingsplan, gjord utifrån medarbetarenkäten 2015, har följande fem områden identifierats: ledarskap, problemlösning, inflytande på verksamhetsplanering, medarbetarskap samt arbetsbelastning. Det finns behov av kompetensförstärkning och dialog gällande dessa områden. Arbetet har dock försenats något då vi saknat HR-resurs från och med juni Erfarna och kompetenta planhandläggare och bygglovhandläggare är mycket svårrekryterade, och det är viktigt att såväl Samhällsbyggnadskontoret som Alingsås kommun är en attraktiv arbetsgivare. Effekterna av att kontoret, framförallt vad gäller finansiering, uppfattas som instabil, påverkar våra möjligheter att rekrytera och då också verksamhetens möjligheter att leverera planer och bygglov med hög kvalitet. Sammanfattande analys delårsbokslut Bygglov: Verksamhet: avdelningen har varit och är fortfarande underbemannad, vilket naturligtvis påverkar produktionstakten. Ärendeinströmningen börjar möjligen avmattas något, men det är för tidigt att dra säkra slutsatser då vi erfarenhetsmässigt vet att vissa ärendetyper ökar under hösten (t.ex. installation av eldstäder). Problemet med de ärendebalanser som byggdes upp under våren kvarstår dock, men handläggarna har gjort stora insatser för att arbeta ner balanserna, och utvecklingen går i positiv riktning. Handläggningstiderna är just nu längre än önskvärt, och arbete pågår för att åtgärda detta. 17

18 Ekonomi: Underskottet hänför sig dels till den underfinansierade verksamheten samt till en oförutsedd personalkostnad av engångskaraktär. Arbete pågår med att analysera såväl vilka besparingar som effektivitetshöjande åtgärder som kan vidtas. En höjning av bygglovtaxan är dock nödvändig för att klara verksamheten och för att klara en acceptabel nivå på service och rådgivning till allmänheten. Att exploateringsverksamheten har flyttats till Kommunstyrelsen påverkar även bygglovavdelningen, som med anledning av detta då får bära högre kostnad för nämnd, ledning och gemensamma resurser. Personal: Arbetsmiljön och arbetsbelastningen har under året varit bekymmersam på avdelningen, vilket innebär att normal produktionstakt inte kunnat hållas, med höga ärendebalanser som följd. Detta har också visat sig i sjukfrånvaro på avdelningen. Rekryteringsläget vad gäller erfaren personal är svårt, nya rekryteringar har gjorts men det rör sig främst om inom området oerfaren personal vilket på kort sikt innebär en ökad belastning på den övriga gruppen vad gäller handledning osv. Förändringar gällande ledarskapet prövas just nu, med en tillförordnad bygglovchef och en tillförordnad stadsarkitekt, och detta kommer att utvärderas i slutet på året. Planavdelningen: Verksamhet: Det är stor brist på utbildade planarkitekter. Detta gör att vi både har svårt att rekrytera och behålla vår personal och verksamheten blir påverkad av detta. Byte av handläggare under pågående planprocess innebär alltid en viss förskjutning av tidplan. Svårigheten att rekrytera gör att det nu är osäkert hur mycket vi kan leverera framöver. Detta kan till viss del uppvägas av att vi nu startar med de detaljplaner som har en högre byggherresamverkan. Ekonomi: Planavdelningens ekonomi påverkas av den uteblivna taxehöjningen och för 2016 budgeterades med en förväntad höjning med 15 %. Bygglovavdelningen har haft problem med att hinna behandla bygglov och detta kan delvis ha påverkat planavgifterna som inte har kommit in i den takt vi förväntat oss. Personal: Sjuktalen har ökat, vilket till viss del beror på att verksamheten är underfinansierad vilket skapar oro och stress hos medarbetarna. Detta har också påverkat våra möjligheter att behålla duktiga medarbetare, som istället söker sig till mer ekonomiskt stabila arbetsplatser. En otydlighet i förväntningar och möjligheter från Kommunledningskontoret har påverkat arbetsmiljön på avdelningen negativt. Vi behöver rekrytera en erfaren planarkitekt som kan fungera som projektledare för de detaljplaner som vi avser att göra med utökad byggherresamverkan. 18

19 Det är viktigt att vi värnar om de medarbetare vi har. De gör ett fantastiskt arbete och är engagerade, kunniga och målmedvetna. Vi behöver arbetsro för att hinna med att kompetensutvecklas och kunna planera verksamheten långsiktigt. Vi har kompletterat planavdelningen med en genomförandeexpert, för att ha en komplett kedja för detaljplaneringen för våra uppdrag. Vid exploateringens flytt till kommunledningskontoret är det inte helt utrett vem som ansvarar för samhällsbyggnads fastigheter, som har kommunbidrag. Redovisningen för dessa fastigheter är kvar på samhällsbyggnad i år. Skolan i Hemsjö kommer inte att säljas i år som planerat, varför denna post visar ett underskott på tkr. Sammanfattande analys av Samhällsbyggnadskontorets förutsättningar Kontorets styrka är den hängivna personalen. Bygglov, planer, kartor mm levereras oförtrutet, trots personalomsättning, svårt rekryteringsläge, höga sjuktal, ändrade ekonomiska förutsättningar, högt arbetstryck etc. Eftersom en mindre del av verksamheten finansieras med kommunbidrag och taxorna är för låga, behövs en mer djuplodande genomgång av möjligheter till långsiktigt hållbar finansiering av taxeverksamheterna. Bygglov, plan och GIS fungerar mer som konsultkontor, där den som har nyttan av våra produkter, betalar självkostnaden. I nuvarande modell är en förskottering av medel som tidigare finansierades av exploateringen inte längre tillgängligt för till exempel planering av omvandlingsområden. Verksamhetsutveckling håller vi stadigt på med. Tidsredovisning är införd och analysarbete av verksamheterna pågår. Vi kan konstatera att digitaliseringen kan ge tidsvinster på sikt. Däremot krävs en del investeringar och kommungemensamma beslut för att komma vidare i olika frågor. Framtid (underlag till flerårsstrategiberedningen) Verksamhet Exploateringens flytt Osäkerheten i finansiering Omöjligt att hämta hem underskottet, taxefinansierad verksamhet vilket innebär att det måste finnas kompetenta medarbetare annars minskar intäkterna A+ E20 En handlingsplan för att ekonomin skall kunna balanseras håller på att tas fram. Vi kommer att behöva se över modellerna för plan och bygg till att börja med. Vilken 19

20 servicegrad som är lämplig, behöver också fastställas. Konsekvenserna av exploateringens flytt kommer ta tid att avveckla, eftersom frågorna är komplexa. Ekvationen svårt att rekrytera erfarna handläggare, komplexa stadsbyggnadsprojekt och osäkerhet i finansieringen är utmaningar vi står inför och behöver hjälp för att lösa. Osäkerhet kvarstår även huruvida de bebyggda fastigheterna kommer att överflyttas från kontoret Ekonomi Driftbudget Budget 2017 Belopp i tkr Beslutad ram 2017 Prognos ram 2017 Avvikelse Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansnetto 0 Årets resultat *Finansnetto avser de som erhåller ränta på fonder 20

21 Ramökningar Belopp Lägre taxehöjning bygglov 1000 Lägre taxehöjning plan 1000 Planavgiftsplaner 1670 Cityplanner (GIS) 66 Extern Webbkarta (GIS) 50 Digitalt stöd för bygglovsansökan 50 Överföring kommunekolog till miljöskyddsnämnden -760 Summa permanenta utökningar/minskningar 3076 Ökade kostnader på grund av exploateringens flytt 970 Minecraft (GIS) 20 Summa tillfälliga utökningar 990 Totalt Förklarande text till utökningar Permanenta ramökningar Bygglovavdelning Lägre taxehöjning, från 30% till 15% utgör tkr årligen. Planavdelning Remissvar till KS m.fl. saknar idag finansiering, uppskattad kostnad 200 tkr årligen. Lägre taxehöjning, från 30% till 15% utgör tkr årligen. Plan debiterar per timma och självkostnad i de avtal vi har med intressenter. De planer där vi får plantaxan betald vid bygglovgivning (BTA) är minst 30 % lägre än vad självkostnaden är. Detta är ett förhållande som inte stämmer med likabehandlingsprincipen i kommunallagen. Finansiering för omvandlingsområden (planavgiftsplaner), t.ex. Östra Färgens strand och Saxebäcken. För att kommunen ska kunna planera dessa områden, krävs att vi planerar med planavgift och kommunen behöver då förskottera detta och kommunbidrag är då det bästa. Uppskattningsvis tkr årligen. Samhällsbyggnadsnämndens presidier har under våren 2016 träffat Tekniska nämndens och Miljöskyddsnämndens presidier för samverkan. Under denna samverkan var presidierna överens om att kommunekologtjänsten bör flyttas från 21

22 Samhällsbyggnadsnämndens planavdelning till Miljöskyddsnämnden. Presidierna kan se samordningsvinster i att placera kompetensen ihop med befintliga handläggare på miljöskyddskontoret samtidigt som frågorna behandlas av kommunens facknämnd för miljö. Detta innebär i sådana fall en omfördelning av kommunbidrag motsvarande ca 760 tkr för GIS Moduler till Cityplanner, 66 tkr årligen Extern webbkartan: 50 tkr årligen Digitalt stöd inför bygglovansökan (tidigare digitaliserad bygglovshantering): 50 tkr årligen Tillfällig ramökning Minecraft för digital ÖP: 20 tkr 2017 Övergripande: I och med att exploatering flyttas till kommunstyrelsens ansvar tar de under 2017 inte kostnader för ledning och nämnd som uppgår till ungefär 700 tkr. Utöver dessa kostnader är de inte med och bidrar till gemensamma resurser i huset, såsom HR, ekonomipersonal, inköpsansvarig mm. Under 2016 budgeterades exploateringens andel till ungefär 800 tkr som under 2017 fördelas på Sveagatans tre förvaltningar. Uppskattad ökad kostnad för samhällsbyggnad är ca 1 tredjedel (av 800 tkr) eller 270 tkr. Totalt blir detta 970 tkr (700 tkr tkr). Denna kostnad kommer succesivt att minska under omställningsperiod på 3 år. 22

23 Plan 2018 Belopp i tkr Beslutad ram 2018 Prognos ram 2018 Avvikelse Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansnetto 0 Årets resultat *Finansnetto avser de som erhåller ränta på fonder Ramökningar Belopp Lägre taxehöjning bygglov 1000 Lägre taxehöjning plan 1000 Planavgiftsplaner 1670 Cityplanner (GIS) 66 Extern Webbkarta (GIS) 50 Digitalt stöd för bygglovsansökan 50 Överföring kommunekolog till miljöskyddsnämnden -760 Summa permanenta utökningar/minskningar 3076 Ökade kostnader på grund av exploateringens flytt 640 Summa tillfälliga utökningar 640 Totalt

24 Förklarande text till utökningar Permanenta ramökningar Övergripande: I och med att exploatering flyttas till kommunstyrelsens ansvar tar de under 2017 inte kostnader för ledning och nämnd som uppgår till ungefär 700 tkr. Utöver dessa kostnader är de inte med och bidrar till gemensamma resurser i huset, såsom HR, ekonomipersonal, inköpsansvarig mm. Under 2016 budgeterades exploateringens andel till ungefär 800 tkr som under 2017 fördelas på Sveagatans tre förvaltningar. Uppskattad ökad kostnad för samhällsbyggnad är ca 1 tredjedel (av 800 tkr) eller 270 tkr. Totalt blir detta 970 tkr (700 tkr tkr). Bygglovavdelning Lägre taxehöjning, från 30% till 15% utgör tkr årligen. Planavdelning GIS Remissvar till KS saknar idag finansiering, uppskattad kostnad 200 tkr årligen. Lägre taxehöjning, från 30% till 15% utgör tkr årligen. Plan debiterar per timma och självkostnad i de avtal vi har med intressenter. De planer där vi får plantaxan betald vid bygglovgivning (BTA) är minst 30 % lägre än vad självkostnaden är. Detta är ett förhållande som inte stämmer med likabehandlingsprincipen i kommunallagen. Finansiering för omvandlingsområden (planavgiftsplaner), t.ex. Östra Färgens strand och Saxebäcken. För att kommunen ska kunna planera dessa områden, krävs att vi planerar med planavgift och kommunen behöver då förskottera detta och kommunbidrag är då det bästa. Uppskattningsvis tkr årligen. Samhällsbyggnadsnämndens presidier har under våren 2016 träffat Tekniska nämndens och Miljöskyddsnämndens presidier för samverkan. Under denna samverkan var presidierna överens om att kommunekologtjänsten bör flyttas från Samhällsbyggnadsnämndens planavdelning till Miljöskyddsnämnden. Presidierna kan se samordningsvinster i att placera kompetensen ihop med befintliga handläggare på miljöskyddskontoret samtidigt som frågorna behandlas av kommunens facknämnd för miljö. Detta innebär i sådana fall en omfördelning av kommunbidrag motsvarande ca 760 tkr för Moduler till Cityplanner, 66 tkr årligen Extern webbkartan: 50 tkr årligen 24

25 Digitalt stöd inför bygglovansökan (tidigare digitaliserad bygglovshantering): 50 tkr årligen Tillfällig ramökning Övergripande: I och med att exploatering flyttas till kommunstyrelsens ansvar tar de under 2017 inte kostnader för ledning och nämnd som uppgår till ungefär 700 tkr. Utöver dessa kostnader är de inte med och bidrar till gemensamma resurser i huset, såsom HR, ekonomipersonal, inköpsansvarig mm. Under 2016 budgeterades exploateringens andel till ungefär 800 tkr som under 2017 fördelas på Sveagatans tre förvaltningar. Uppskattad ökad kostnad för samhällsbyggnad är ca 1 tredjedel (av 800 tkr) eller 270 tkr. Totalt blir detta 970 tkr (700 tkr tkr). Denna kostnad kommer succesivt att minska under omställningsperiod på 3 år. Under 2018 förväntas den bli ca 640 tkr (ca 66 %). Plan 2019 Belopp i tkr Uppräknad plan 2019 Prognos plan 2019 Avvikelse Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansnetto 0 Årets resultat *Finansnetto avser de som erhåller ränta på fonder 25

26 Ramökningar Belopp Lägre taxehöjning bygglov 1000 Lägre taxehöjning plan 1000 Planavgiftsplaner 1670 Cityplanner (GIS) 66 Extern Webbkarta (GIS) 50 Digitalt stöd för bygglovsansökan 50 Överföring kommunekolog till miljöskyddsnämnden -760 Summa permanenta utökningar/minskningar 3076 Ökade kostnader på grund av exploateringens flytt 320 Summa tillfälliga utökningar 320 Totalt Förklarande text till utökningar Permanenta ramökningar Övergripande: I och med att exploatering flyttas till kommunstyrelsens ansvar tar de under 2017 inte kostnader för ledning och nämnd som uppgår till ungefär 700 tkr. Utöver dessa kostnader är de inte med och bidrar till gemensamma resurser i huset, såsom HR, ekonomipersonal, inköpsansvarig mm. Under 2016 budgeterades exploateringens andel till ungefär 800 tkr som under 2017 fördelas på Sveagatans tre förvaltningar. Uppskattad ökad kostnad för samhällsbyggnad är ca 1 tredjedel (av 800 tkr) eller 270 tkr. Totalt blir detta 970 tkr (700 tkr tkr). Bygglovavdelning Lägre taxehöjning, från 30% till 15% utgör tkr årligen. Planavdelning Remissvar till KS saknar idag finansiering, uppskattad kostnad 200 tkr årligen. Lägre taxehöjning, från 30% till 15% utgör tkr årligen. Plan debiterar per timma och självkostnad i de avtal vi har med intressenter. De planer där vi får plantaxan betald vid bygglovgivning (BTA) är minst 30 % lägre än vad självkostnaden är. Detta är ett förhållande som inte stämmer med likabehandlingsprincipen i kommunallagen. 26

27 GIS Finansiering för omvandlingsområden (planavgiftsplaner), t.ex. Östra Färgens strand och Saxebäcken. För att kommunen ska kunna planera dessa områden, krävs att vi planerar med planavgift och kommunen behöver då förskottera detta och kommunbidrag är då det bästa. Uppskattningsvis tkr årligen. Samhällsbyggnadsnämndens presidier har under våren 2016 träffat Tekniska nämndens och Miljöskyddsnämndens presidier för samverkan. Under denna samverkan var presidierna överens om att kommunekologtjänsten bör flyttas från Samhällsbyggnadsnämndens planavdelning till Miljöskyddsnämnden. Presidierna kan se samordningsvinster i att placera kompetensen ihop med befintliga handläggare på miljöskyddskontoret samtidigt som frågorna behandlas av kommunens facknämnd för miljö. Detta innebär i sådana fall en omfördelning av kommunbidrag motsvarande ca 760 tkr för Moduler till Cityplanner, 66 tkr årligen Extern webbkartan: 50 tkr årligen Digitalt stöd inför bygglovansökan (tidigare digitaliserad bygglovshantering): 50 tkr årligen Tillfällig ramökning Övergripande: I och med att exploatering flyttas till kommunstyrelsens ansvar tar de under 2017 inte kostnader för ledning och nämnd som uppgår till ungefär 700 tkr. Utöver dessa kostnader är de inte med och bidrar till gemensamma resurser i huset, såsom HR, ekonomipersonal, inköpsansvarig mm. Under 2016 budgeterades exploateringens andel till ungefär 800 tkr som under 2017 fördelas på Sveagatans tre förvaltningar. Uppskattad ökad kostnad för samhällsbyggnad är ca 1 tredjedel (av 800 tkr) eller 270 tkr. Totalt blir detta 970 tkr (700 tkr tkr). Denna kostnad kommer succesivt att minska under omställningsperiod på 3 år. Under 2018 förväntas den bli ca 320 tkr (ca 33 %). Vidtagna åtgärder för att klara verksamheten inom ram Samhällsbyggnadsnämnden har fattat beslut om höjd taxa, för vidare beslut av Kommunfullmäktige. Vi arbetar ständigt med effektivare arbetsmetoder och en viktig komponent i detta är de pågående satsningar på digitalt stöd såväl internt som externt. Vi har infört digital mottagning och bokning för bygglovskunder, i syfte att kvaliteten och effektiviteten ska höjas. Projekt digitalt stöd inför bygglovsansökan syftar till att effektivisera och tydliggöra bygglovsprocessen. 27

28 Konsekvenser om extra medel inte tilldelas Den påbörjade digitala utvecklingen, som syftar till effektiviseringar, kommer att stoppas upp och utväxling på de satsningar som gjorts 2016 kommer inte att kunna hämtas hem och effektivitetsvinsterna uteblir. Vår grundläggande kartdatabas, primärkartan, måste uppdateras löpande annars är den oanvändbar och vi kan inte heller sälja en icke uppdaterad primärkarta, vilket leder till att våra intäkter minskar. Vår service och rådgivning till allmänheten kommer att minska, och bygglov kommer inte att kunna hålla handläggningstiderna inom lagkravet. Planavdelningen kan inte längre svara på remisser, och inte planlägga omvandlingsområden. 28

29 Investeringsbudget Tkr Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 Plan 2020 Plan 2021 Reinvestering Fastigheter (ansvar 3131) Alingsåsparken omb café Vandrarhemmet 400 Gräfsnäs slottscafé 725 Stampens kvarn (tak mm) Lygnareds badplats 150 Lygnareds badplats toalett Nolhaga slott Gräfsnäs slottruin Torgkiosken 400 Lövekulle camping 75 Brunnshuset 25 Toaletthuset Nolhaga 15 Anpassningsinvestering It-satsningar Nytt ärendehanteringsystem Bygglov 300 Extern webbkarta 200 Digitalt stöd bygglovsansökan 500 Fördjupad strategisk plan 400 Primärkarta TOTALT UTGIFTER Personal Den största utmaning är det svåra rekryteringsläget, vi behöver vara en attraktiv arbetsgivare och kunna konkurrera lönemässigt. 29