AO/enhet Syfte Aktivitet Ansvarig Klart AO-chef Okt 2008 Lära av andra grupper samverkan och studiebesök

Transkript

1 Konsult och Service, , Dnr 2009/266-KSS-003 Affärsplan , uppföljning av aktiviteter tom februari 2009 Fet stil = Genomfört och klart Kunder Kundorientering/ Presentera plan för Lära av andra grupper samverkan och studiebesök Kundorientering, Arbeta fram en metod/ett Kundansvariga Okt 2008 Klagomålshantering för att samla kundens klagomål och synpunkter från kunden och slussa kunden vidare till kundansvarig. Kundinformation/ beskrivning av våra Producera tjänste- och priskatalog för kontors tjänster och priser erbjudanden Stärka vårt varumärke Presentera varumärkesguide Samtliga AO Befästa och positioner varumärket Konsult och Service inom resp. AO Ta fram handlingsplan för varumärkesarbetet 2008/2009 AO-chefer Medarbetarcenter Kortare leveranstider för förändringsärenden och beställningar (-35%) för att öka kundnöjdheten Kundorientering Lära av andra utanför Västerås Stad Utarbeta rutiner för att bättre hantera små och medelstora förändringar Benchmarka med Solna och Köping kommun angående deras rehabprocess Införa rutin för klagomålshantering Kundsynpunkter/hantera inkommande klagomål Höja kvaliteten i tjänster Kvalitetssäkra ekonomisystemet (Pm3). Öka andelen nöjda Vara proaktiva. Hålla det vi kunder lovar Systematisera kvalitetskontroll Presentera förstudie för och uppföljning gemensamt Kundkunskap/ bättre förståelse och kunskap om våra kunders verksamheter Nöjd kund/ ärendehanterings-system Planera in och genomför besök för internutbildning av kundens verksamhet Kompetens Presentera plan för att stänga kompetensgap Proaktivitet Marknadsföra nytt verktyg Påbörja rådgivning och förbättrings förslag i rutinfrågor. Kundorientering Lära av andra utanför Västerås Stad Nöjd kund Nöjda kunder/ Kundsyn Lära mer om kunderna och deras behov Benchmarka med stort företag angående deras rekryteringsprocess Införa single sign on i självservice arbetstagardel Genomföra aktivitet kring kundsyn och kundklagomål Hålla seminarier och workshops med kunder och Changeansvarig Jan 2009 AO-chef Processledare Objektansvarig AO chef Förvaltningschef Inte aktuell AO-chef, Processansvarig, Okt 2008 statistik AO-chef Objektansvarig AO-chef

2 Medarbetare Lönecenter Lön/HR-system /Postservice HR-system /Postservice Bygga upp beredskap och en informationseffektiv verksamhet för behov på kort och lång sikt Befästa affärsområde information som Kvalificerat informationsstöd för kundernas olika behov av informationsinsatser Arbetsfördelning i gruppen Arbetsplatsträffar Kunna ge och ta kritik Kompetensutveckling/ datakunskap minska sårbarheten Tydliga mål och tydlig måluppföljning Öka samarbetet inom förvaltningen Kompetensutveckling/ bemötande Ta fram verksamhetsplan för 2008 Ta fram konsultprofiler, tydliggöra tjänsteportfölj, införa kontaktrapport Ojämn arbetsbelastning bland vissa grupper. Utbildning minskar trånga sektorer. Ta fram nytt upplägg för APT. Få fler delta i diskussionerna Lära att ge och ta kritik Planera in internutbildning för högre datakompetens Planera och genomföra internutbildning för identifierade tjänster Införa uppföljningsbara mål för arbetsgrupper och arbetslag Identifiera revirgränser som försvårar samarbete. Arbetsrotation bryter barriärer. Ta fram rutiner för telefonbemötande på AO-chef Maj 2008 AO-chef plus samtliga Juni 2008 Okt 2008 AO-chef Teamledare Maj 2009 AO-chef Feb 2009 AO-chef Maj 2009 Teamledare Maj 2009

3 Ägare och ekonomi Fakturera rätt Säkerställa att all tid utöver SLA debiteras genom att förbättra kvaliteten i Time-point. Rätt produkt, kund och tid Bättre faktureringsrutiner Behålla andelen längre avtal. Öka debiterbar tid Genomföra gemensam ekonomiträff med samtliga involverade i vår fakturering där vi kartlägger nuläget och ser över förbättringsåtgärder Ta fram rutin för månadsuppföljning införs Sälja en gång mera till varje kund per år Erbjuda abonnemang på informationsstöd Erbjuda helhetslösningar till kunder Förenkla beställningsrutinen Öka tillgängligheten till info /Internationellt Positivt resultat Sälja min 160 timmar inom området juridik Höja debiteringsgraden HR-system Minska lagringskostnader Fördela om arbetsuppgifter för att få en jämnare arbetsfördelning och därmed kunna bibehålla en etablerad nivå på debiteringsgraden (80 %) Presentera åtgärder för att sänka lagringskostnaden /Inköp Positivt resultat Bearbeta potentiella kunder med tjänsten Upphandlare att hyra Mäta verksamheten Skapa nyckeltal för att mäta verksamhetens effektivitet. Benchmarking Jämföra kostnader för systemförvaltning, kundfaktura och leverantörsfaktura. Personal Öka försäljningen av tilläggstjänster Kostnadskontroll på alla produktionskomponenter rätt prissättning på tjänst Marknadsföringsinsatser i samband med kundbesök, två kundbesök/ och år Arbeta fram ny tjänstekatalog tillsammans med Umeå och Malmö Kvalitetskontroll görs av KA/Ärendeansvarig AO-chef med stöd av ekonomicontroller AO plus samtliga Okt 2008 AO-chef AO-chef Objektansvarig Jan 2009 AO-chef Rehabkonsulter och rehabkonsulter AO-chef

4 Processer Lönecenter Medarbetarcenter Ökad kunskap om kvalitetsbristkostnad Mäta kvalitet i rekryteringsprocessen Bestämma utvecklingsobjekt Bestämma utvecklingsobjekt Genomför skattning av kvalitetsbristkostnader i anställningsprocessen Webifiera Rekryteringcenters enkät aprikosen. Prioritera en standardtjänst för utveckling till e-tjänst Prioritera en standardtjänst för förbättring Kvalitetssäkra rehabprocessen under utvecklingsdagar Kvalitetssäkra rekryteringsprocessen under utvecklingsdagar Lönecenter Förbättrad kvalitet Presentera direktiv för översyn av anställningsprocessen / Kundfakturering / stöd Förbättrad produktivitet i kravverksamheten Uppnå högre kvalitet i slutprodukt vid beställning av trycksaker Kvalitetshöjning genom minskad felfrekvens i två systemintegrationer Höja effektiviteten genom att klargöra ansvarsfrågor Etablera månadsuppföljning för två reskontraserier under perioden Kvalitetssäkra processen från beställning till färdig produkt genom införande av kontaktrapport och leveransgodkännande Skapa rutiner för felrättning i försystemen Lön och Purchase / Kundfakturering Utarbeta detaljerade arbetsinstruktioner / Processkartlägga stöd gränssnittet med Sk för att klargör ansvarsfrågor Ta fram nulägesvärden Etablera mätning av utvald tjänst Ta fram nulägesvärden Etablera mätning av utvald tjänst Ökad kvalitet och minskade felkostnader Etablera modell för digital förvaltning av processer Feleffektsanalysera åtta delprocesser inom lönecenter och en inom HR system Öka produktivitet och kvalitet Öka produktivitet och Genomföra förbättringar i kvalitet processen Mäta effektutfall Etablera mätning av nyutvecklad e-tjänst Mäta effektutfall Etablera mätning av produktivitet och kvalitet efter förbättring Aug 2008 Okt 2008 Processansvarig AO-chef plus inom info som berörs AO-chef Processansvarig Tjänsteansvarig Tjänsteansvarig Etablera ny e-tjänst Tjänsteansvarig Maj 2009 Tjänsteansvarig Maj 2009 Tjänsteansvarig Juni 2009 Tjänsteansvarig Juni 2009

5 Utveckling av tjänster Aktivt verka för en god informationsförsörjning Utveckla och erbjuda informationsstöd /Upphandling Erbjuda Upprätta riktlinjer och fordonsuthyrning rutiner för stadens bilflotta. Öka stadens service till Upprätta en plan för att medborgare och starta nya verksamheten näringsliv En-väg-in Utveckla nya Diskutera och prioritera affärskoncept nya affärskoncept Översyn Analys av enheter med negativt resultat utifrån beslutade kriterier Uppfylla kundens identifierade behov av hjälp Klargöra controllerrollen i de uppdrag vi utför Förstärka kompetens och resurser Ta fram förslag till snabbintervjuer inom ramen för rekryteringspaketet. Diskutera på chefsmöte, dokumentera och sprida informationen Analysera möjligheter och krav för oss när staden skall bli e-kommun Löner och HR-system Effektivisering Förbereda förlängning/ upphandling av personalsystem Uppfylla kundens identifierade behov av hjälp Ta fram förslag till arbetsprov för kandidater inom ramen för rekryteringspaketet. Ny beställningstjänst Ta fram ny e-tjänst för beställning av -arbetsplats Anpassa resurser till Analysera beslut och förändrade volymer pga tidplaner för proaros och kundernas TIFs konkurrensutsättningar konkurrensutsättning Öka servicegraden för ekonomikunderna. Engagera oss i stadens utveckling Skapa rutin och systemstöd för en ekonomihelpdesk Identifiera och driva två prioriterade projekt innan finansieringen är klar Effektiva kontor Utreda intresset för kompletta arbetsplatser (FM koncept) Lean Production Sourcing av arbete som klassas som enklare, standardiserat arbete för att renodla mot konsulting och kunskapsarbete som är våra framtida tjänster AO-chef Jan 2009 AO-chef Juni 2008 AO-chef och enhetschef Processledare Okt 2008 AO-chef Jan 2009 Rekryteringskonsulter Processledare AO chefer Feb 2009 AO-chef Feb 2009 Rekryteringskonsulter /BU Processledare AO-chef Processledare AO-chef Maj 2009 AO-chef och enhetschef Maj 2009