Ständiga Förbättringar - Förslag till projektplan

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Ständiga Förbättringar - Förslag till projektplan"

Vilhelm Mattsson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Sveriges PROJEKTPLAN (5) MOTALA KOMMUN Kommunsty relsen och Pe rs on aln äm nde n Ekonomi och styrn ing Demokrati och styrn ing Lars Strid, Gun nar G idenstam, Le if Eldås Diari en r Hand lingsnr Besl ut Ständiga Förbättringar - Förslag till projektplan Bakgrund Inom näringslivet har ständiga förbättringar, kreativitet och innovationer varit viktiga begrepp när det gäller att effektivisera produktion, ta fram nya produkter och hitta nya marknader. Stöd till utveckling genom innovation inom företag finns i många former. Nyföretagarstöd, kuvöser, konsulttjänster och många andra koncept erbjuds de f6retag som behöver stöd. Inom den offentliga sektorn är det inte lika vanligt att arbeta med dessa begrepp. Många gånger finns det en outtalad uppfattning att detta sker av automatik ute på arbetsplatserna. Det är ovanligt att kommuner och landsting på ett mer samlat sätt tar sig an att systematisera arbetet med att utnyttja medarbetarnas kreativitet och för förbättra service till medborgarna. och landsting står inf6r stora utmaningar med ett ökat kostnadstryck, ändrad demografi med fler äldre och förändrade krav från olika brukargrupper. Det ställer krav på nytänkande när det gäller att förbättra tjänster och öka effektiviteten för att kunna producera bra service tilllägre kostnad. Utmaningen för kommuner och landsting är att kunna f'anga upp kreativa ideer bland medarbetarna och sedan stödja och utveckla dem till förbättringar. I praktiken handlar det således om att ha en ordning och en kultur som uppmuntrar kreativitet och som tar hand om forslag och ideer från medarbetare. Har man lyckats finns ett ständigt flöde av förslag och ideer, från alla medarbetare, som bearbetas och prövas löpande. Från det lilla förbättringsförslaget som handlar om smärre justeringar i vardagsarbetet till större forslag som kräver mer omfattande insatser för att förändra och utveckla. Projektide och syfte Omkring 5-lOkommuner arbetar tillsammans i nätverksform. Målet är att respektive medverkande kommun tar fram ett system som tydliggör, forbättrar service och tjänster genom att uppmuntra, fånga upp, utveckla och förverkliga ideer från medarbetarna. Ett systematiskt arbete med ständiga förbättringar, kreativitet och innovationer kan stärka kommunen exempelvis genom att: Sveriges Komm uner oc h Landsting Post: Stockholm, Besök: Hornsgatan 20 Tfn: vä xel , Fax : Org nr: , info@skl.se,

.......... Ständiga Förbättringar - Förslag till projektplan Bakgrund Inom näringslivet har ständiga förbättringar, kreativitet och innovationer varit viktiga begrepp när det gäller att effektivisera

2 Sveriges (5) och landsting Måluppfyllelse uppnås och det politiska uppdraget genomförs. Förbättringsarbete i kommunen kan verifieras och följas genom att det skapas möjligheter att mäta genomförda förbättringsförslag. Effektiviteten kan höjas då bättre service kan erbjudas utifrån begränsade resurser. Ansvar och delaktigheten ökar bland medarbetare. Attraktiviteten som arbetsgivare stärks. Möjligheten att attrahera befintliga och nya invånare ökar. Det gemensamma anslaget i projektet är att: deltagande kommuner på ett gemensamt sätt aktivt och löpande samlar in förbättringsförslag från sina medarbetare) förslagen sedan följas upp och värderas) beslut om genomförande av förbättringar ska tas och förbättringar ska genomföras) alla medarbetare ska engageras, mål ska sättas i kommunen för hur många förbättringar som ska genomföras per år och anställd. SKL har den sammanhållande funktionen och samordnar arbetet i projektet. Deltagare Förutom deltagande kommuner och SKL, deltar även VINNOVA genom att vara en stödjande kraft. Coca Cola, Sverige, deltar som inspiratör och erfarenhetsförmedlare. Kopplingar till universitet/högskola kommer att göras för utbildning, uppföljning och utvärdering. Genomförande Den gemensamma kärnan i projektet är att skapa en kontinuerlig bred ström av förbättringsförslag från anställda som tas omhand i kommunens förvaltningar. Ur alla dessa förslag till förbättringar, i smått som i stort, har ledningarna att besluta om och omsätta dessa till verksamhetsförbättringar. I projektet utmanas kommunerna att ta fram ett visst antal genomförda förbättringsförlag per medarbetare. Antalet inlämnade och genomförda förbättringsförslag per medarbetare blir också det mått som mäter projektets framgång. Inspiration till projektets hämtas från bl.a. Coca Cola Sverige. För att ta fram och driva ett bärkraftigt system som utvecklar verksamheten utifrån en aktiv förslagsverksamhet, krävs flera olika verktyg. Dessa kan exempelvis vara kopplade till: Ledarskapsutveckling/utbildning Medarbetarutveckling/utbildning Chefskontrakt System för information, intern och extern Stöd med kunskap och arbetstid för att förädla och utveckla inkomna ideer

Effektiviteten kan höjas då bättre service kan erbjudas utifrån begränsade resurser. Ansvar och delaktigheten ökar bland medarbetare. Attraktiviteten som arbetsgivare stärks.

3 Sveriges (5) Stöd med kunskap för hantering av rättigheter mm. System (!T-baserat eller manuellt) som kan f'anga upp, dokumentera och följa upp inkomna ideer. System för uppmuntran och belöning (lön, uppmärksamhet, utmärkelser, m. m.) De deltagande partema i projektet bygger under projekttiden en gemensam verktygslåda med verktyg som de medverkande kommunerna kan använda. I projektet handlar det om att i nätverksform skapa ett forum som ger stöd till det lokala arbetet med att införa kreativitetssystem i de medverkande kommunerna. Stöd och arbetsformer som kan komma till användning i nätverket är: Kunskapsspridning från forskning och föregångsorganisationer, både nationellt och internationellt Utbildningsinsatser riktat till dels chefer, dels medarbetare studiebesök hos organisationer som är framgångsrika Kollegiegransking Erfarenhetsutbyte Samordning av krav för systemstöd Hur projektet slutligt kommer att genomföras bestäms löpande i samråd med de medverkande kommunerna. Deras aktiva påverkan av projektet är en viktig förutsättning för dess genomförande. För framgång i de medverkande kommunerna krävs ett tydligt engagemang hos kommunledningen. Viktiga funktioner där är kommunchef, HR-chef och kvalitetsansvarig. Mål Alla medverkande kommuner ska under projekttiden ta fram och starta upp system som simulerar, f'angar upp och förverkligar förslag från medarbetarna. Resultat i projektet följs upp genom att återkommande mäta inlämnade och genomförda förbättringsförslag per medarbetare i respektive kommun. En gemensam definition för dessa mätningar används. En drivande utmaning blir att kora den kommun som förverkligar flest förbättringsförslag/medarbetare under projekttiden. Tidplan 1. Planeringsfas januari- mars 2013 Möte 9 januari - Informations- och diskussionsmöte bland intresserade kommuner. 6 februari -förslag till projektplan skickas ut till de intresserade kommunerna. 8 mars - sista anmälningsdag till projektet från kommunen.

m.) De deltagande partema i projektet bygger under projekttiden en gemensam verktygslåda med verktyg som de medverkande kommunerna kan använda.

4 Sveriges (5) och landsting 2 Genomförandefas april februari 2014 Startmöte 15maj-Kommunledningar och projektansvariga i medverkande kommuner, SKL, Vinnova. Innehåll- Presentation av projektet, kunskapsförmedling, inspiration, definition av uppgifter, m.m. Projektledarmöte 11 juni - arbetsmöte. Presentation av kommunernas handlingsplaner där varje kommun ska ha satt mål för antal förbättringsförslag, en strategi för hur detta ska implementeras i kommunen, planering av eventuella gemensamma insatser kring utbildning, systemstöd, m.m. Projektledarmöte 8 oktober - uppföljande arbetsmöte. Avstämningsmöte 4 februari 2014 Kommunledningar och projektansvariga i medverkande kommuner, SKL, Vinnova. Innehåll- Presentation av resultat i projektet, diskussion och beslut om fortsättning. 3. En fortsättning under 2014 Utifrån mötet i februari diskuteras vad som ska ske under steg två i projektet och beslut tas i februari 2014 om fortsättning av projektet. Kostnader och finansiering SKL avsätter personalresurser för proj ektledning. Dessa resurser kan användas för projektledning, riktat stöd till enskilda kommuner, gemensamma nätverksträffar, utbildning, information, studiebesök, m.m. VINNOV A fö rslås skjuta till resurser för t.ex. utbildning, uppföljning, utvärdering, information, koppling till universitet/högskola. betalar för eventuella resor och övernattningar samt för de insatser som krävs i den egna kommunens arbete. Uppföljning och informationsspridning Under projekttiden Projektet och de medverkande kommunernas utveckling dokumenteras och fö ljs upp löpande under projektettiden. En gemensam proj ektplats skapas ( Projektets arbete presenteras på lämpliga semiarier (kvalitetsmässan, annat). Projektet redovisas på SKL:s och VINNOV As hemsida. slutredovisning s lutredovisning av projektet presenteras i en skrift. En informationsfilm tas fram som redovisar resultatet i projektet. Ett seminarium arrangeras för att lyfta projektet och de medverkande kommunerna.

Presentation av kommunernas handlingsplaner där varje kommun ska ha satt mål för antal förbättringsförslag, en strategi för hur detta ska implementeras i kommunen, planering av eventuella gemensamma

5 Sveriges (5) Lars Strid, LeifEld ås och Gunnar Gidenstam Sektionen för Demokrati och styrning Sveriges

Relevanta dokument

Överenskommelse om att stärka arbetet med mänskliga rättigheter

MEDDELANDE FRÅN STYRELSEN NR 12/2017 Vårt ärendenr: 17/00003 2017-06-09 Kommunstyrelserna Landstingsstyrelserna/regionstyrelserna Överenskommelse om att stärka arbetet med mänskliga rättigheter Ärendenr: