Rutin för användning av sociala medier. Beslutad av Kommundirektören Reviderad

Transkript

1 Rutin för användning av sciala medier Beslutad av Kmmundirektören Reviderad

2 Dnr 2/10 Innehållsförteckning Inledning 3 Syfte 3 Nyköpings kmmuns hållning 3 Nyköpings kmmuns mål med användande av sciala medier 4 Rller ch ansvar 4 Nyköpings kmmuns fficiella sida på Facebk 4 Att använda sciala medier 5 Bilaga 1: Lagar ch regler sm styr 8

3 Dnr 3/10 1. Inledning I vårt samhälle utvecklas hela tiden nya sätt att kmmunicera ch nya kanaler att använda. Internet har skapat en mängd möjligheter för att nå ut med infrmatin ch de sciala medierna öppnar dessutm för dialg, debatt ch diskussin. Här kan du läsa m sciala medier ch hur du kan använda dem i ditt arbete m det finns behv av det. 2. Syfte Sm medarbetare i Nyköpings kmmun ska du kunna föra dialg med medbrgare via sciala medier på ett långsiktigt, inbjudande, lagligt ch hållbart sätt. Rutinen för användande av sciala medier riktar sig till dig sm vill använda sciala medier i tjänsten för att mvärldsbevaka eller för att starta en sida där din verksamhet kan kmmunicera med medbrgaren. I rutinen beskrivs de regler ch lagar sm styr användande ch agerande på sciala medier sm frum, blggar ch fildelningssajter för ljud ch bild. Facebk, Twitter ch Yutube är några stra sciala medier sm finns just nu. I rutinen hänvisas till två styrande dkument: Plicy för IT-säkerhet i Nyköpings kmmun ch Riktlinjer för IT-resurser inm Nyköpings kmmun. Du hittar dessa dkument på IN under IT-enheten eller IT-supprt. 3. Nyköpings kmmuns hållning Sciala medier är en kanal för dialg med medbrgare, precis sm telefn eller e-pst. Det ska vara enkelt ch snabbt för medbrgaren att kmmunicera med Nyköpings kmmun sciala medier blir ytterligare ett verktyg. När du använder sciala medier privat på arbetstid gäller samma princip sm för privat utnyttjande av telefn, e-pst ch Internet. Se Riktlinjer för ITresurser inm Nyköpings kmmun punkten 7.3 m privat användning. När du använder sciala medier i tjänsten representerar du Nyköpings kmmun ch hur du agerar påverkar vårt varumärke, det vill säga vårt anseende. Se Riktlinjer för IT-resurser m etiska regler, punkt Kmmunens mål med användande av sciala medier Att stärka Nyköpings kmmuns varumärke ch bidra till att vi uppfattas sm en kmmun sm ger gd service till medbrgaren. Att stärka bilden av Nyköpings kmmun sm en attraktiv arbetsgivare Attrahera nya ch unga medarbetare ch även befintliga Att bli synad ch bli sedd Att nätverka

4 Dnr 4/10 4. Rller ch ansvar Divisins- eller verksamhetschef Det är ytterst divisins- eller verksamhetschefen sm beslutar m verksamheten ska använda sig av sciala medier i sin kmmunikatin ch på vilket sätt det ska ske. Se Plicy för IT-säkerhet, punkt 1 m rller ch ansvar. Det måste finnas ett gdkännande från ansvarig chef för att kmmunikatinen ska anses ske i tjänsten. En verksamhet sm är intresserad av att starta en plats i sciala medier börjar med att kntakta sin kmmunikatör för rådgivning. Kmmunikatinschefen är ansvarig för rutinen ch dess uppdatering. Webbkmmunikatör Webbkmmunikatören på Kmmunikatinsavdelningen centralt har det övergripande ansvaret för kmmunens fficiella sida på Facebk i samråd med huvudregistratr, kmmunikatörer ch centrala ledningslaget. Webbkmmunikatören ser över sidan dagligen ch ansvarar för att registratr får en skärmdump över de frågr sm hör till kmmunens centrala verksamhet. Han eller hn har genmgått en utbildning i ffentlighet ch sekretess, PuL ch allmän handling. Kmmunikatör Kmmunikatören är administratör av den fficiella sidan på Facebk ch ansvarar för att bevaka, lägga ut infrmatin ch svara på frågr inm sitt verksamhetsmråde. Vid behv kvalitetssäkras svaren med sakkunniga innan publicering. Kmmunikatören har behörighet till sidan utifrån en gemensam inlggning på Nyköpings kmmuns knt, men skriver under med förnamn ch titel. Kmmunikatören ansvarar för att registratr får en skärmdump över de frågr sm hör till respektive verksamhetsmråde. Han eller hn har genmgått en utbildning i ffentlighet ch sekretess, PuL ch allmän handling. Registratr Registratr är ansvarig för att skapa en samlingsakt för alla inlägg på kmmunens Facebksida sm den egna verksamheten är upphv till. 5. Nyköpings kmmuns fficiella sida på Facebk Nyköpings kmmun fficiella sida på Facebk startas för att erbjuda ytterligare ett frum för övergripande kmmunikatin med medbrgare. Sidan kmmer att hänvisa till vår fficiella webbplats ch där det är lämpligt även till ch Infrmatinen på kmmunens webbplatser är tillgänglighetsanpassad ch kvalitetssäkrad. Flera verksamheter i kmmunen har idag sidr på Facebk

5 Dnr 5/10 för att föra en prfessinell dialg med medbrgare. Dessa sidr ska vara tillgängliga från Nyköpings kmmuns fficiella sida på Facebk. 6. Guide till att använda sciala medier 6.1 Omvärldsbevaka Följ vad sm skrivs m ditt sakmråde. Kanske finns gda exempel eller lärdmar att hitta här. Du kan ckså hitta kritik ch grupper sm har starka åsikter m någt din verksamhet gör. Kmmunikatören ansvarar tillsammans med kmmunikatinsavdelningen centralt för den övergripande mvärldsbevakningen i din verksamhet ch bevakar ckså vad sm skrivs m er i sciala medier. Men m du själv vill bevaka ditt sakmråde, gör så här: Gå till webbadressen ch öppna ett eget knt. Här kan du välja de sökrd du vill bevaka ch de mråden du vill att Ggle söker på, exempelvis nyheter, blggar eller diskussinsfrum. Tjänsten är gratis. Upptäcker du felaktigheter eller kritik? Kntakta i första hand din närmaste chef ch diskutera m ni ska agera eller bemöta kritiken. Kmmunikatören kan ge ckså ge er råd. 6.2 Vad vill ni uppnå? Användandet av sciala medier ska hanteras inm ramen för verksamhetens rdinarie val av metd för infrmatin, sm exempelvis telefn, brev eller infrmatin på webbplatsen, inte sm ett separat spår. Ta kntakt med divisinens eller verksamhetens kmmunikatör inför användande av någn scial mediekanal. Kmmunikatören hjälper er med frågr kring syfte, målgrupp ch planering. Det är viktigt att analysera syftet med deltagande i sciala medier. Fundera över hur användandet kan stärka er verksamhet ch dialgen med medbrgaren. Studera hur andra gjrt. Ställ er frågrna: Hur kan medverkan i sciala medier stärka vår verksamhet? Vilka är våra mål - vad vill vi uppnå? Vilken är vår målgrupp ch hur når vi den? Har vi valt rätt kanal för det här sammanhanget, eller finns det andra ch bättre sätt att nå ut ch få effekt? Säkerställ beredskap ch resurser. Om din verksamhet bjuder in till dialg via sciala medier, se till att det ckså finns beredskap ch resurser för att hantera den. Inte bara idag utan ckså långsiktigt.

6 Dnr 6/10 Samråd med er närmsta chef (i de fall det inte är chefen själv sm tar kntakt med kmmunikatören). När ni har ett gemensamt förslag ser kmmunikatören till att det fattas beslut m det av divisins- eller verksamhetschefen. 6.3 Förhållningssätt Var trvärdig. Var nggrann, sanningsenlig ch tydlig. Var knsekvent. Uppmuntra knstruktiv kritik ch eftertanke. Var alltid uppriktig, ärlig ch prfessinell. Om möjligt uppför dig på samma sätt n-line sm när du kmmunicerar på andra sätt i din yrkesrll. Tänk på att du är en ffentliganställd persn ch ambassadör för din rganisatin. När det är möjligt, klargör din befattning sm representant för din rganisatin. Se Riktlinjer för IT-resurser m etiska regler, punkt Skilj på privat ch prfessinellt agerande. Många nyttjar sciala medier både privat ch i sitt arbete. Se Riktlinjer för IT-resurser inm Nyköpings kmmun punkten 7.3 m privat användning. Använd inte din privata prfil i tjänsteärenden. För internkmmunikatin sm rör arbetet bör rdinarie kanaler användas. Om du kmmunicerar privat har du har ett persnligt ansvar för att kmmunikatinen frmuleras så att det framgår att den är privat ch inte kmmer från Nyköpings kmmun. 6.4 Att kmma igång Kmmunikatören hjälper er igång. Välj ett namn sm tydligt beskriver er verksamhet ch sm är lgiskt för en medbrgare sm aldrig hört talas m er. Följ Nyköpings kmmuns grafiska prfil. Det innebär att Nyköpings kmmuns lgtyp ska vara väl synlig ch presenteras på ett krrekt sätt enligt den grafiska prfilen (KK07/216). Alla externa, sciala webbplatser sm kmmunen medverkar på, till exempel en fficiell blgg eller gruppsida på Facebk, ska följa Nyköpings kmmuns grafiska prfil. 6.5 Hänvisa rätt Frågr sm redan har ett svar eller en tydlig beskrivning på nykping.se hänvisas till den sidan med länk. Synpunkter, felanmälan ch medbrgarförslag hänvisas till nykping.se där det finns frmulär ch infrmatin m dessa, enligt vår nuvarande rutin. De allra flesta åsikter kan tas emt sm en Synpunkt, framhåll gärna den möjligheten. Hänvisa ckså vidare i de fall du uppfattar frågan sm ett persnärende sm kan beröra sekretesskyddad infrmatin.

7 Dnr 7/10 Exempel på hur du kan svara på någt sm du uppfattar är en Synpunkt: Hej! Tack för din åsikt. Vi tar hand m förslag, beröm ch klagmål genm en tjänst sm kallas Synpunkten. Gå in på Sök på rdet synpunkt ch skriv in din åsikt i frmuläret där. Den kmmer då att slussas till rätt ställe i kmmunen ch du får en återkppling m du vill. Exempel på hur du kan svara på någt sm du uppfattar är ett persnärende: Hej! Jag uppfattar att din fråga handlar m en specifik persn ch att det inte är lämpligt att diskutera den här. Ber dig istället att kntakta den verksamhet sm hanterar just den här frågan, till exempel Sciala divisinen tfn xxx e-pst xxx 6.6 Råd till sklan vid ftgrafering av barn När det är avslutning eller andra högtidliga tillfällen i sklrna vill många föräldrar ftgrafera sina barn för att sedan lägga ut bilden i sciala medier. Då kan barn vars föräldrar inte vill att de ska vara med på bild ändå bli expnerade. Följande infrmatin kan ges av sklan till föräldrar inför dessa tillfällen: Infrmatin till föräldrar angående ftgrafering av barn: I dagens samhälle sprids mycket ftmaterial via blggar ch sciala media, till exempel Facebk. Inm försklan ch sklan råder stark sekretess ch det finns barn sm har skyddad identitet. Bildpublicering av barn kan därför innebära kränkning enligt persnuppgiftslagen. Vid avslutningar, högtider ch uppträdanden i förskla eller skla ber vi dig sm förälder att skydda den enskilda individen genm att respektera detta ch endast använda dina ftn för persnligt bruk. 6.7 Diarieför ch gallra Uppsiktsplikt Inkmna handlingar måste hanteras snabbt. Ansvarig kmmunikatör har en uppsiktsplikt sm innebär: Håll uppsikt över inlägg ch frågr. Första veckan kntrlleras kmmunens fficiella Facebksida minst en gång per dag. Vid ökad trafik av svar ch inlägg måste kntrllerna öka. Ta brt ch diarieför sekretesskyddat eller brttsligt material sm innebär någt av följande: a)uppvigling b) hets mt flkgrupp c) barnprngrafibrtt d) laga våldsskildring e) upphvsrättsintrång. Se även Riktlinjer för IT-resurser punkt 6.3 m Infrmatinsklassning samt punkten 7.11 Riktlinje för sciala medier.

8 Dnr 8/ Diarieföring Varje nytt inlägg sm kmmenteras ch får mycket uppmärksamhet genererar ett eget ärende sm ska diarieföras. Detta sker genm att kmmunikatören eller handläggaren skickar en skärmdump till registratr i respektive verksamhet. Principen är densamma sm för övriga diarieförda handlingar. Alla handlingar rörande ett ärende får samma diarienummer. Registratr skapar en samlingsakt för alla inlägg på Facebk sm den egna verksamheten är upphv till. Vid årets slut ska alla frågr ch inlägg sm kmmunen är upphv till finnas i diariet för att det ska vara lätt att ta fram statistik. På samlingsaktens ärendekrt ska krshänvisning finnas till de ärenden sm genererat ett eget diarienummer. Antal frågr ch inlägg ska rapprteras till centrala ledningslaget Gallra inlägg Frågr sm är av typen löpande verksamhet, reklam eller av ringa betydelse behöver inte diarieföras. I dkumenthanteringsplanen framgår när handlingar kan raderas. 7. Mät ch utvärdera Kmmunens deltagande i sciala medier bör kunna mätas ch utvärderas. Fick deltagandet någn effekt, nåddes uppställda mål? Vad kan förbättras ch utvecklas? Utvärdera inm din verksamhet. Exempel på mätetal: antal besvarade frågr antal kntakter, anhängare antal anmälningar, ansökningar till lika arrangemang ch aktiviteter Webbkmmunikatören på kmmunikatinsavdelningen ansvarar för att regelbundet ta fram en översikt över de platser där kmmunens verksamheter är aktiva i sciala medier. En regelbunden återkppling till Centrala ledningslaget ska göras m vilka divisiner ch verksamheter sm använder sciala medier, m vad syftet med användandet är ch m statistik för antal frågr ch inlägg. Alla divisiners ch verksamheters resultat ska samlas här för att få en överblick över kmmunövergripande förbättringsåtgärder.

9 Dnr 9/10 Bilaga 1 Lagar ch regler sm styr innehållet i sciala medier Att sm tjänsteman agera n-line kräver att man förhåller sig till många lika lagar. Så är även fallet då tjänstemannen sm privatpersn deltar n-line men med uppgifter sm rör arbetsuppgifterna, arbetskamraterna, arbetsledningen eller arbetsplatsen. Följande lagar ska beaktas av den eller de tjänstemän sm delar med sig av innehåll n-line utifrån sin tjänsteutövning: Regler för persnal För privat användande av sciala meder på arbetstid gäller samma princip sm för privat användning av telefn, e-pst ch Internet. Krta kntakter med familj eller andra närstående kan vara nödvändigt ch är tillåtet, men får inte påverka arbetet negativt. Att vara inlggad privat på sciala medier under stra delar av sitt arbetspass är inte tillåtet. Att använda sciala medier prfessinellt i tjänsten är någt annat, då är det en del av arbetet. Lagar ch rutiner sm styr vårt agerande i arbetet är bland annat Arbetsmiljölagen (AML) ch diskrimineringslagen samt kmmunens värdegrund ch våra rutiner för handläggning av sexuella trakasserier ch kränkande särbehandling. Se även Riktlinjer för IT-resurser punkten m Etiska regler, Sekretess ch tystnadsplikt Många uppgifter sm förekmmer inm den ffentliga förvaltningen täcks av lika frmer av sekretess. Krt kan man uttrycka det sm att sekretessen inskränker yttrande- ch meddelarfriheten för den sm kmmer i kntakt med dessa uppgifter i sin yrkesutövning. Tjänstemannen får inte publicera uppgifter sm täcks av sekretess eller tystnadsplikt. Se även Riktlinjer för IT-resurser punkt 6.3 m Infrmatinsklassning samt punkten 7.11 Riktlinje för sciala medier. Har du frågr m sekretess kpplat till sciala medier? Kntakta din registratr eller kmmunikatör. Om allmän handling i sciala medier Enligt Tryckfrihetsförrdningen (TF) är en handling allmän m den förvaras hs myndigheten (2 kap 3 ) eller är att anse sm inkmmen till eller upprättad hs myndigheten (6 ch 7 ). När är då en handling upprättad eller inkmmen till förvaltningen på en extern webbplats? Enligt Sveriges kmmuner ch landsting, SKL gäller samma regler här sm för traditinella handlingar. En handling sm skapas hs en myndighet anses upprättad när den fått sin slutliga utfrmning. Ett inlägg av en tjänsteman på en extern, scial webbplats är därför upprättad direkt när den publicerats. För digitala upptagningar är huvudregeln att en sådan anses inkmmen när någn annan gjrt den tillgänglig för myndigheten så att den kan läsas,

10 Dnr 10/10 avlyssnas eller på annat sätt uppfattas (TF 2 kap 6 ). Om det finns möjlighet för utmstående att kmmentera inlägg sm förvaltningens anställda gör i tjänsten på sciala medier, så ska de anses inkmna så snart de publicerats. Myndigheternas serviceskyldighet (Förvaltningslagen 1986:223) Enligt Förvaltningslagen (FL) ska varje myndighet lämna upplysningar, vägledning ch råd till enskilda i frågr sm rör myndighetens verksamhetsmråde. Frågr från enskilda ska besvaras så snart sm möjligt. Om en enskild persn ställer en allmän fråga m myndighetens verksamhet via en extern webbplats där kmmunen är aktiv ch inbjuder till kmmunikatin, bedömer SKL att kmmunen är skyldig att besvara frågan inm samma tidsperid eller så snart sm möjligt. Persnuppgiftslagen (1998:204, PuL) Persnuppgiftslagen syftar till att skydda människr mt att deras integritet kränks när persnuppgifter behandlas. Begreppet behandlas är brett ch mfattar insamling, registrering, lagring, bearbetning, utplåning med mera. Lagen bygger i hög grad på samtycke från ch infrmatin till de registrerade. Yttrandefrihetsgrundlagen (1991:1469, YGL) Yttrandefrihetsgrundlagen ger svenska medbrgare rätt att ffentligt uttrycka sina känslr, tankar ch åsikter eller lämna infrmatin i vilket ämne sm helst via radi, tv, internet eller andra tekniska upptagningar. Mtsvarande regleringar för tryckt press finns i Tryckfrihets-förrdningen. Denna rätt tillkmmer självklart även ffentliga tjänstemän, ch innebär således att det står varje tjänsteman fritt att sm privatpersn delta i lika sciala medier sm internetfrum ch blggar. Yttrandefriheten utsträcks även genm den så kallade meddelarfriheten, sm ger varje medbrgare - även ffentliga tjänstemän - rätten att lämna uppgifter till media i avsikt att dessa ska publiceras. Lagen m elektrniska anslagstavlr (1998:112) Lagen vänder sig till den sm tillhandahåller tjänsten elektrnisk anslagstavla. Sveriges kmmuner ch landsting (SKL) bedömer att den mfattar både m en kmmun på sin fficiella webbplats har en chattfunktin eller ett diskussinsfrum där allmänheten kan lämna kmmentarer, liksm när mtsvarande funktiner erbjuds på en extern webbplats sm till exempel Facebk. Enligt lagen ska innehavaren av anslagstavlan lämna infrmatin till alla användare m sin identitet ch att insända meddelanden kmmer att göras tillgängliga för andra. Se även Riktlinjer för IT-resurser m Infrmatinsklassning, punkt