Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut Omsorgsnämnd

Transkript

1 Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut 2014 Omsorgsnämnd

2 Vision... 3 Kommunfullmäktiges mål... 3 All vård, skola och omsorg ska vara god och kvalitetssäkrad... 3 Medborgarna ska uppleva att de har goda möjligheter att påverka kommunens utveckling... 6 Medborgarna ska uppleva att Nybro kommun är en attraktiv plats att arbeta, leva och bo i... 7 Företagarna ska uppleva att Nybro kommun är en attraktiv kommun att verka i... 8 Nybro kommun ska ha en god ekonomisk styrning... 8 Kommungemensamma Nämndsspecifika... Fel! Bokmärket är inte definierat. Årets verksamhet Intern kontroll Bilagor Bilaga 1: Verkställda timmar t o m augusti Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

3 Vision Vision "med sikte på " Nybro kommun har invånare och är i centrum i Glasriket mellan Kalmar och Växjö. Hela Nybro kommun kännetecknas av hållbarhet i alla avseenden - ekologiskt, ekonomiskt, kulturellt och socialt. Kommunfullmäktiges mål All vård, skola och omsorg ska vara god och kvalitetssäkrad Nämndens mål: Vår verksamhet ska kännetecknas av ett hälsofrämjande förhållningssätt i vård och omsorg och i livets alla skeden. Det innebär att vi skall stärka människors egen möjlighet till delaktighet, tilltro till förmåga samt känsla av trygghet och värdighet Målet är delvis uppnått Det samlade resultatet av nyckeltalen visar att resultatet väger i riktning mot måluppfyllelse. Omsorgsnämnden har uppnått goda resultat vad beträffar de äldres nöjdhetsgrad med insatserna från verksamheterna, en högre grad av nöjdhet inom hemtjänst än särskilt boende. Aktiviteter kring hälsofrämjande förhållningssätt kan vara en bidragande orsak till det goda resultatet. Nyckeltal som visar lågt resultat är insatser som beviljats, men inte utförts, beroende på verksamheten. Systematisering av förvaltningens planerings- och förbättringsarbete är därför en angelägen aktivitet. En låg måluppfyllnad har även ej verkställda beslut gällande särskilt boende. Över tid kommer det att visa sig om det är av tillfällig karaktär, pga tomställande av enheter inom särskilt boende. Fortsatta utvecklingsområden är trygghetsaspekten och möjligheter till delaktighet i sin vård och omsorg för att klara målet fullt ut. Nyckeltal 2013 Måluppfyllnad 2013 Utfall Målvärde Måluppfyllnad Äldres uppfattning: Medelindex för hemtjänst (Sst) 104,44 % 94 % 104,44 % Undersökning "Äldres uppfattning" om hemtjänst genomförd av Socialstyrelsen i maj Fråga om bedömning av omsorgen som helhet. Resultat ställs mot lika eller mer än värdet för riket. Äldres uppfattning: Medelindex för äldreboende (Sst) 100 % 83 % 100 % Undersökning "Äldres uppfattning" om särskilt boende genomförd av Socialstyrelsen i maj Fråga om bedömning av omsorgen som helhet. Resultat ställs mot lika eller mer än värdet för riket. Antal beslut om särskilt boende 0 % 14 0 % Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

4 Nyckeltal 2013 som inte är verkställda Måluppfyllnad 2013 Utfall Målvärde Måluppfyllnad Antalet beslut som ej är verkställda har varit mycket högt under perioden. Det är totalt 14 perosner som är rapporterade till IVO. Det är fyra av dessa som är rapporterade som verkställda dock efter 90 dagar. De övriga tio är inte verkställda vid tiden för rapportering. Fem av dessa väntar på demensboende. Totalt fem personer vistas på korttid i väntan på särskilt boende eller har korttid intervall. Anledningen till det stora antalet är i huvudsak vakantsättningen av Solrosen och Mjölnaren. Tre av personerna har dock själva valt att tacka nej till anvisat boende. Planeringen och målsättningen är att vakantsättningen av de båda enheterna ska vara slutförd vid ingången av kvartal tre, vilket innebär att anvisning då endast kommer att ske för dem som har bifall och väntar på anvisning för att på så sätt möjliggöra minskning av antalet beslut som inte är verkställda. Antal utnyttjade korttidsplatser 124,64 % 31,2 88,57 % Det är en forstatt hög beläggning på korttidsplatser, flertalet med pågående bifall om intervall. Många omsorgstagare bor en längre tid på korttid i väntan på särskilt boende, främst i väntan på demensboende. Flertalet personer med demensproblematik vistas på korttid. Antalet dygn är under året generellt högre än föregående år. Jämfört med föregående år samma månad är det 70 dygn mera använda och ungefär samma antal personer som vistas på korttiden. 7. Hur lång är väntetiden i snitt (dagar) för att få plats på ett äldreboende från ansökan till erbjudande om plats? 168 % Uppgift om utfall för 2014 ännu ej publicerad, upplevelsen är dock att väntetiden ökat 2014 jämfört med Hur många olika vårdare besöker en äldre person med hemtjänst under en 14 dagars period? 135,71 Utfallet (9) för 2013 var mycket gott. Resultat för 2014 redovisas i Öppna Jämförelser senare under året. 23. Vilket serviceutbud finns inom särskilt boende? 69,12% De ekonomiska ramarna ger endast utrymme för helgbemanning i syfte att tillgodose basala behov. Det betyder att organiserad aktivitetsverksamhet inte sker på helgerna i de särskilda boendena. 26. Vilket omsorgs- och serviceutbud har hemtjänst finansierad av kommunen? 88,41% Idag finns inte någon dagverksamhet för dementa. Beslut om inrättande av en sådan under 2015 har beslutats av ON ( 47). Matlagning i hemmet och följa med och handla erbjuds inte för närvarande. Promenader är planerade och sker inte spontant. Tvätt erbjuds antingen genom tvättservice eller om omsorgstagaren kan delta tillsammans med personal, i hemmet. Avvikelserapporte ring insats (Organisationen) 20 högst 0 0 % Utfallet för augusti är 25 insatser som inte utförts beroende på att verksamheten meddelat att insatsen inte kan utföras. Det är en förbättring sedan förra månaden. Förvaltningens målvärde är här satt till 0, då en beviljad insats ska verkställas. För att nå resultat i detta förbättringsområde kommer ledningsgruppen arbeta med detta i utbildningen "Leda för Resultat" under hösten 2014 och våren Avvikelserapporte ring insats (kund) 167 högst ,67 % Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

5 Nyckeltal 2013 Måluppfyllnad 2013 Utfall Målvärde Måluppfyllnad Augusti månad har ett anmärkningsvärt högt utfall. Det är två områden som sticker ut. I det ena området har ett par personer med flera beviljade insatser under dag och kväll avböjt insats på grund av att anhöriga/närstående varit behjälpliga med flertalet insatser under denna period. I det andra området har många promenader avböjts på grund av dåligt väder. Flera duschar har också avböjts. En del omsorgstagare har mycket insatser beviljade och därför tackar de nej till insatser. Uppföljningar av biståndshandläggare ska göras. Nämndens mål: Vår verksamhet ska vara såväl rättssäker som patientsäker. Målet är uppnått En rättssäker verksamhet innebär att en person som inte är nöjd med sitt biståndsbeslut kan överklaga det inom tre veckor från det att man fått besked om avslag. Den delen i målet är uppnådd och är oerhörd väsentligt att upprätthålla. När det gäller patientsäkerheten är Procapita, HSL-uppdrag inköpt, ett system för att göra beställningar av HSL-uppdrag som utförs av omsorgsassistenter. Loggningsrutiner för loggning av Nationell Patientöversyn, NPÖ och Cosmic Link är införda. De tre nyckeltal som är kopplade till detta mål är inte beskrivna och ingen historik bakåt är noterad. De bör vara en del som ska arbetas in i ledningssystemet. Den nya ledningen i förvaltningen förordar att detta mål omarbetas inför Nyckeltal 2013 Risk- och händelseanalys genomförs xx per år. Sammanställning av avvikelse utifrån risk- och händelseanalys. Alla åtgärder kopplade till riskoch händelseanalysen har genomförts enligt handlingsplanen. Måluppfyllnad 2013 Utfall Målvärde Måluppfyllnad Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

6 Kommunfullmäktiges mål: Medborgarna ska uppleva att de har goda möjligheter att påverka kommunens utveckling Nämndens mål: Vi skall arbeta förebyggande genom att stödja anhöriga, frivilliga, föreningar och organisationer Målet är uppnått Under 2013 uppnåddes målvärdet (5000 timmar) för nyckeltalet med råge. Det förebyggande arbete som bygger på frivilliginsatser är idag väl fungerande. Drygt 24 föreningar medverkar i arbetet. Omsorgsnämnden antog dessutom , 82 ersättningsrutiner för frivilligarbete. I det fortsatta arbetet handlar det om att värna det goda resultatet bl a genom att säkerställa personalförsörjningen i organisationen även inom detta område. Idag är det något sårbart vid ordinarie personals frånvaro. Nyckeltal 2013 Antal frivilliginsatser Måluppfyllelse är uppnådd. Måluppfyllnad % Utfall Målvärde Måluppfyllnad Nämndens mål: Vi skall medverka till människors aktiva deltagande i samhällslivet genom mötesplatser och meningsfulla vardagsaktiviteter Målet är uppnått Vid bokslut 2013 konstaterades att målet uppnåtts bl a genom Projekt Meningsfull vardag : Utvecklat innehållet i verksamhetens mötesplatser. Utvecklat kontaktmannaskap. Utvecklat arbetet med genomförandeplaner. Skapat nya utemiljöer i anslutning till särskilda boenden. Skapat nya upplevelsemiljöer inomhus såsom nostalgi-rum, Beauty-rum, sinnes-rum mm. I ett av äldreomsorgens geografiska områden har livskvalitetsplan upprättats för de personer som bor på särskilt boende. Det här arbetet är en utveckling av genomförandeplanen som bör implementera i samtliga verksamheter. Goda ute- och innemiljöer i de särskilda boendena är angeläget att värna om. De som bor i särskilt boende vistas i princip dygnet runt, året om i den miljön. Nya aktiviteter kring utveckling av genomförandeplan ska till. Den enskildes och anhörigas deltagande vid utarbetande av genomförandeplan kan stärkas ytterligare. Arbetet med livskvalitetsplaner behöver säkerställas med ny aktivitet kring detta. Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

7 Nämndens mål: Vår målsättning är ett ökat brukarinflytande som stärker förmåga, oberoende och självständighet. Målet är inte uppnått Inget nyckeltal och ingen aktivitet är kopplad till detta mål. Sannolik orsak är att omsorgsnämndens första mål och detta går lite in i varandra. Kommunfullmäktiges mål: Medborgarna ska uppleva att Nybro kommun är en attraktiv plats att arbeta, leva och bo i Nämndens mål: Vi skall verka för en fortsatt utveckling av varierande boendeformer med tillgänglighet för alla Målet är inte uppnått Omsorgsnämnden är nyttjare av diverse olika bostäder för sin verksamhet. Av den anledningen är det viktigt att ha ett framtidsperspektiv av kommande behov. Nämnden försöker bedöma den utvecklingen och anser det därför viktigt att medverka i olika projekt med inriktning mot bostäder för framtida behov. Nämnd och förvaltning har därför medverkat aktivt i dessa projekt och gett nämndens och förvaltningens syn på behovet av framtida bostäder för äldre. Dock har inte omsorgsnämnden mandat och befogenhet att verkställa bostadsbyggande, nyckeltalet antal nyproducerade bostäder bör därför anses som något irrelevant att uppnå ett resultat i för omsorgsnämndens del. Angeläget för den närmaste framtiden är skapande av ytterligare bostäder för människor med demenssjukdom. De aktiva dialogerna kring Kvarnbackens framtida verksamhetsinnehåll är positivt för invånarna i Nybro kommun. Nyckeltal 2013 Måluppfyllnad 2013 Utfall Målvärde Måluppfyllnad Antalet nyproducerade bostäder/lägenhet er eller bostadsrätter med tillgänglighet för alla 100 % 0 0 % Finns ingen statistik att redovisa. Nämndens mål: Bostäder tillgängliga för alla Målet är inte uppnått Omsorgsnämnden har varit delaktig i bostadsförsörjningsplanen, men kan inte ta beslut om byggande av bostäder. Målet anses något irrelevant för en omsorgsnämnd att inte något upprättat nyckeltal finns kanske bekräftar det. Målet bör förändras inför Kommentarer under mål "Vi skall verka för en fortsatt utveckling av varierande boendeformer med tillgänglighet för alla" visar dock att omsorgsnämnden inte förhåller sig passiv i denna så angelägna fråga för kommunen. Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

8 Nämndens mål: Medarbetarna ska känna delaktighet och engagemang Målet är delvis uppnått Som ett led i ökad delaktighet och engagemang har en referensgrupp till förvaltningens ledningsgrupp, bestående av omsorgsassistenter bildats. Gruppen kallas in för synpunkter och förslag till lösningar i specifika frågor. Exempelvis kan nämnas urval av klädkollektion för arbetskläder, delaktighet inför införskaffande av planeringssystem till verksamheterna. Det fortsatta arbetet under hösten kommer att ha koncentrationen på enhetschefsrollen för synliggörande av funktionens krav. Detta genomförs i process med delaktiga enhetschefer. Inför 2015 års målarbete kommer aktiviteter att skapas utifrån resultatet av medarbetarenkäten Kommunfullmäktiges mål: Företagarna ska uppleva att Nybro kommun är en attraktiv kommun att verka i Nämndens mål: Vår målsättning är att skapa fler samverkanslösningar i vår verksamhet med lokala företag och organisationer. Målet är uppnått Föreningsmedverkan i nämndens verksamheter är väl fungerande. Avtal om gemensamt avvikelsesystem gällande avvikelser mellan huvudmännen används. Från och med 1 januari 2014 finns avtal om MAS-funktionen mellan Emmaboda och Nybro kommun. Utvärdering av den samverkan presenteras under oktober. Samverkan av detta slag bör uppmuntras och utvecklas ytterligare. Nätverksbyggande är en positiv variant på kommunal samverkan över kommungränserna. Samverkan med närliggande kommuner kring IT-frågor är ett intressant utvecklingsområde för framtiden. Omsorgsnämnden har i dagsläget enbart verksamhet i egen regi, vilket bidrar till att den samverkan som bedrivs har tyngdpunkt på andra kommuner och landstinget. Kommunfullmäktiges mål: Nybro kommun ska ha en god ekonomisk styrning Nämndens mål: Genom god ekonomisk hushållning ställer vi kostnader mot värde och behov Målet är inte uppnått Uppföljningarna visar fortsatt att verksamheten inte klarar att hålla sin budget under Det är i huvudsak personalkostnaderna som inte håller. Nämnden redovisar ett prognostiserat underskott vid årets slut om 8,7 mkr. Omsorgsnämnden följer månadsvis kontinuerligt kostnadsutvecklingen inom nämndens verksamheter. Samtidigt följs också kontinuerligt utvecklingen i verksamheten genom bland annat uppföljning av verkställda timmar, korttidsplatsernas användning och avvikelserapportering av insats som beror på verksamheten. Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

9 Nämnd och förvaltning har inte klarat att anpassa budget till behov. Nyckeltal 2013 Riktpunkt för utfall i relation till budget. Måluppfyllnad 2013 Utfall Målvärde Måluppfyllnad 70 % högst 66,6 % 94,89 % Utfallet per den 31/8 ligger på 70 %. Det är ett för högt utfall med tanke på de personalkostnader sommarmånaderna för med sig. Ett utfall kring knappt 1% lägre än målvärdet för augusti månad är mer rimligt för omsorgsförvaltningens del för att klara ett +/- 0 resultat vid årets slut. Omsorgsnämnden har beslutat om åtgärder för att på sikt nå en budget i balans. Prognostiserat resultat och/eller resultat i bokslut får ej överstiga 100 procent. 104 % högst 100 % 96 % Uppföljningarna visar fortsatt att verksamheten inte klarar att hålla sin budget under Det är i huvudsak personalkostnaderna som inte håller. Nämnden redovisar ett prognostiserat underskott vid årets slut om 8,7 mkr. Vidare har genomförts en genomlysning av ekonomistyrningen inom omsorgsförvaltningen vilket utmynnat i ett antal förbättringsförslag som åtgärdas. Ytterligare förbättringar för bättre analyser kommer att arbetas fram under hösten. Omsorgsnämndens beslut , 70 om besparingar verkställs under årets första halvår. Omsorgsnämndens budget är lagd utifrån att uppdragen är verkställda fr o m Verkställandet har skjutits fram, beroende på att lediga lägenheter ej finns. Det har ökat personalkostnaderna. Omsorgsnämnden tog beslut om ytterligare åtgärder , se ovan. Avtalstrohet 94,9 % minst 95 % 99,89 % Köptroheten uppnår 94,9 % % per den 31/8. Det är en ökning med 1,5 % sedan föregående månad.per område fördelat: Centralt: 99,7 %, Södra: 91,3 % Norra: 99,4 % Östra: 93 % Västra: 93,6 %. Bästa resultat nådde Norra området tillsammans med centrala. Omsorgsnämndens verksamheter har en mycket hög grad av avtalstrohet. I de inköp det fallerar har kommunen inte ingått avtal. Hälsotal - total sjukfrånvaro 7,1 % 7,5 % 105,33 % Den totala sjukfrånvaron för augusti är lägre än målvärdet. Utfallet för juli var 8,3 % och för augusti är utfallet 7,1 %, målvärdet ligger på 7,5 %. I den totala sjukfrånvaron ingår såväl lång- som korttidsfrånvaro. Uppmärksammas i denna sammanställning skall korttidsfrånvaron göras. Det låga målvärdet bidrar den minskade långtidsfrånvaron. Omsorgsnämndens anställda har en oroväckande hög korttidsfrånvaro. Vilket är en uppenbar risk för kvalitetsbrister i verksamheten, liksom en bidragande faktor till omsorgsnämndens prognostiserade ekonomiska underskott. Sjuktillfällen, upprepad korttidsfrånvaro 11,68 % 8 % 54 % Den upprepade korttidsfrånvaron är oroväckande hög för omsorgsnämndens anställda. Trots att arbetet med s.k. tidig rehab, i samarbete med personalenheten påbörjats, ser trenden ännu ej ut att vända än. Hög sjukfrånvaro påverkar kvaliteten i arbetet på sikt. Det finns en uppenbar risk för att den låga personalkontinuiteten (9 personer under en 14 dagars period, ÖJ 2013) hos kund inte kan hållas. Sjukskrivning 28 dagar eller mer 4,98 % 5,5 % 109,45 % För denna målgrupp har det kontinuerliga rehabiliteringsarbetet börjat att ge resultat. Utfallet för augusti är 4,98 %, en sänkning med 0,52 %. Målvärdet ligger på 5,5 %. Målsättning i rehabiliteringsarbetet är att den anställde ska kunna återgå i tjänst alternativt avsluta tjänst. Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

10 Kommungemensamma Kontakt För telefonservice och besök garanteras att i första hand komma fram till den sökta personen, i andra hand komma i kontakt med annan person och få sitt ärende framfört, information om när en person kan anträffas eller kunna lämna meddelande i en personlig röstbrevlåda. Omsorgsnämnden bedömer att garantin är uppnådd under perioden januari-augusti Kallelser Kallelser till kommunens nämndsammanträden ska publiceras på kommunens hemsida senast fem dagar före planerat sammanträde. Omsorgsnämnden bedömer att garantin är uppnådd under perioden januari-augusti Protokoll Alla protokoll från kommunens nämndsammanträden ska publiceras på kommunens hemsida och finnas tillgängliga på huvudbiblioteket i Nybro senast två arbetsdagar efter det att protokollet justerats. Omsorgsnämnden bedömer att garantin är uppnådd under perioden januari-augusti Nämndspecifika Omsorgsnämnden har tjänstegarantier fastställda (ON 37). Uppfyllelsen av garantierna bygger i dagsläget endast på bedömning och bedömningen är att förvaltningen i huvudsak uppfyller dem. Ambitionen är att skapa processer som leder till att rapportering om uppfyllelse grundar sig på faktamässiga data. Därtill har omsorgsnämnden antagit lokala värdighetsgarantier som under september månad är föremål för utvärdering. Det sker genom att skicka enkäter till medarbetare, omsorgstagare och anhöriga. Utvärderingen har fokus på kännedom om garantierna, ökad delaktighet på grund av garantierna, förändringar av insatser på grund av garantierna samt förbättringsåtgärder. De lokala värdighetsgarantierna antogs av omsorgsnämnden (ON 41) enligt muntligt besked inkluderas tjänstegarantierna i de antagna lokala värdighetsgarantierna. Detta framgår dock inte av omsorgsnämndens protokoll eller tjänsteutlåtande. Fortsättningsvis lutar omsorgsförvaltningen mot det muntliga beskedet och arbetar utifrån det när de lokala värdighetsgarantierna revideras. Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

11 Kommungemensamma Omsorgsnämnden har inga kommungemensamma uppdrag att redovisa för perioden januariaugusti Nämndspecifika Kommunstyrelsens arbetsutskott, KSAU, tog beslut om att en projektgrupp på omsorgsförvaltningen ska påbörja arbetet med önskad sysselsättningsgrad. Östra området är utvalt som pilotområde. Projektmålet är att alla omsorgsassistenter inom Östra området ska få önska sysselsättningsgrad under en begränsad period om minst sex månader. Projektet omfattar alla som arbetar som omsorgsassistenter på Östra området. Efter sex månader ska en utvärdering göras. Nämndens uppdrag till förvaltningen: 1. Trygghet, service och delaktighet i hemmet genom digital teknik Som ett led i arbetet att förbättra och säkra kvaliteten har regeringen och SKL gjort överenskommelser även för Satsningen på kommunal ehälsa syftar till att skapa nytta för invånare, personal och beslutsfattare genom att utveckla insatser, verktyg och processer med stöd av ny teknik. Omsorgsnämnden i Nybro har tagit beslut om utbyte av analoga larm till digitala. Den processen är påbörjad och kommer att fortgå in i Tillförsäkra personal som arbetar i den direkta vården och omsorgen personalkläder. Uppdraget är i sin slutfas. Utprovning av kläder sker i mitten av oktober. Kläder köps, till en kostnad av 1000 kr/person vart annat år. 3. Dagverksamhet specifikt anpassad för personer med demenssjukdom. Förvaltningen har utrett möjligheten att inrätta dagverksamhet för personer med demenssjukdom inom befintliga ekonomiska och lokalmässiga ramar. 4. Revidering av riktlinjer för biståndsbedömning. Beslut om nya riktlinjer togs av omsorgsnämnden Utreda vikarieanskaffningen Utredning av vikarieanskaffningen görs av Ensolution, resultat redovisas på omsorgsnämnden Analysera skillnader i kostnader mellan olika enheter avseende kostnad per brukare (KPB). Till underlag för analys genomförs en mätning av tid hos kund på den enhet som uppvisade högsta respektive lägsta kostnad i KPB samt en enhet ytterligare. 7. Ökade krav på nattbemanning enl SOSFS 2012:12 Från och med gäller ny föreskrift och allmänna råd för bemanning nattetid i särskilda boenden. Förvaltningen har i uppdrag att på november månads nämnd belysa eventuellt gap mellan rådande läge och SOSFS: ens krav. Ett uppdrag fortskrider sedan 2013: Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

12 1. Stimulera kompetensutbildning såväl grundläggande som fortbildning. Avtal är upprättat med vuxenutbildningen för att genomföra "Omvårdnadslyftet". Utbildningen påbörjades under 2012 och fortsätter under Genomförandet sker med hjälp av stimulansmedel erhållna av Socialstyrelsen. Kurs i palliativ vård för sjuksköterskor, utifrån den palliativa vårdens filosofi och förhållningssätt, 8 högskolepoäng, avancerad nivå kommer 1-2 sjuksköterskor att genomföra under november 2014 april Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

13 Årets verksamhet Viktiga händelser Hela 2014 har präglats av start av den nya ledningsorganisationen. Ny omsorgschef är på plats sedan årsskiftet och bemanning av chefstjänster och stödfunktion är helt klar från och med juli månads ingång läggs tyngdvikt vid orientering i ett nuläge, att upprätta verktyg och strukturer för ekonomisk kontroll, fokus på teamarbetet ute i områdena samt att hitta former för systematik i kvalitetsarbetet. En ledningsgrupp har bildats i förvaltningen med en referensgrupp bestående av omsorgsassistenter. Vakanssättning av 16 särskilda boendeplatser, åtta på Kvarnbacken och åtta på Solrosen har verkställts. Konsekvensen av det är för närvarande ej verkställda beslut gällande särskilt boende, främst demensboende. Det är i dagsläget för tidigt att uttala sig om det beror på vakanssättning och därmed förflyttning av personer från Kvarnbacken och Solrosen eller om det är av varaktig karaktär. Verksamheterna har genomfört tre omsorgstyngdsmätningar under 2014, vecka 9, 22 och 35. Resultat av den senaste mätningen visar en differens mellan omsorgstyngd och antal årsarbetare, motsvarande knappt 2 årsarbetare för lite i relation till omsorgstyngd. Omsorgstyngd ställd i relation till personalbudget fattas motsvarande 1,26 årsarbetare. Öppna jämförelser - Vård och omsorg om äldre 2013 publicerades i december. Resultatet visar en lägre kostnad per brukare och per invånare än snittet i riket. Även i förhållande till jämförelsekommunernas resultat (Tranås, Lysekil, Sunne, Avesta och Söderhamn) har Nybro än lägre kostnad. Det är endast en kommun som har en lägre kostnad och det är kostnad per invånare (Tranås). Kvalitetsindikatorerna pekar på förbättringsområde för fall, undernäring, trycksår och munhälsa. Inflytande och delaktighet har förbättrats liksom Synpunktshantering och Mat och måltidsmiljö. Överlag har hemtjänst ett bättre resultat än särskilt boende. Inför målarbetet 2015 lyfts trygghetsaspekten fram och kommer vara en faktor för ledningsgruppen att arbeta med i "Leda för resultat" under hösten 2014 och våren Omvårdnadslyftet har pågått även under 2014, 40 personer totalt är i/har varit i utbildning. Av dessa har 21 uppfyllt samtliga kriterier i kursen. Projekt ehälsa: Omsorgsförvaltningen deltar i ett länsprojekt benämnt ehälsa där statsbidrag utgår. Samordnare för projektet är anställd av regionförbundet. Mål 2014 är: e-tjänster: att inventera e-tjänster och utifrån resultat utveckla en ny e-tjänst. Säker roll- och behörighet: installation av tekniken för säker inloggning samt att ta fram hållbara rutiner. Läsa och skriva mobilt: att noga följa utvecklingen av mobila system för hemsjukvård och hemtjänst. Ha beredskap för att börja arbeta mera konkret om system för mobilitet finns tillgängligt på marknaden och vid ekonomiskt klartecken. NPÖ-konsument: att arbeta för att i samarbete med Hälsocentraler i Nybro säkerställa rutiner kring användningen av NPÖ och där med fortsätta att ha hög användning av NPÖ. Digitala trygghetslarm: att identifiera var i kommunen det är störst behov av övergång till digitala trygghetslarm samt utreda eventuellt alternativt till nuvarande larmmottagning via Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

14 Wilma. Utreda nyttan med samordnat avtal avseende trygghetslarm med nytt telefoniavtal. Intern kontroll Beslut om internkontroll plan för kommer att tas först under oktober månads nämnd. De områden som kommer att kontrolleras under hösten 2014, under förutsättning att det blir beslutat är: Ekonomi Debitering av avgiftsärenden: Kontrollera att debitering av avgift till kund är korrekt beräknad. Verksamhet Basala hygienrutiner: Kontrollera att de basala hygienrutinerna efterlevs Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

15 Driftsredovisning Resultat tkr Delår jan-juni Bokslut Budget Delår jan-aug Budget Prognos BRUTTOINTÄKTER Personalkostnader Övriga kostnader Kapitalkostnader BRUTTOKOSTNADE R NETTOKOSTNAD SKATTEMEDEL ÅRETS RESULTAT Investeringsredovisning Nettoinvesteringar, tkr Bokslut Budget Delår jan-aug Budget Prognos Kommentar ekonomiskt resultat och årsprognos Driftredovisning Prognos per den 31/8 är oförändrad, tkr. Orsaken till avvikelsen är högre personalkostnader en budgeterade medel. Personalkostnaderna har ett sämre utfall än tidigare prognoser under året tkr beräknas härröra till att budgeterade medel för semester motsvarar 3,5 veckas uttag per anställd, vilket diffar mot verkligt uttag. Det leder i sin tur till att det inte finns något budgeterat utrymme för s.k. tillfälliga toppar i verksamheten, ex fall av extra ordinär karaktär. Det är fortsatt hög sjukfrånvaro bland förvaltningens anställda. Korttidsfrånvaron är dryga 10 %. Därtill kommer kostnader för personalförstärkning vid överbeläggningar på korttidsplatser och personalförstärkningar på natten. I och med att Solrosen och Mjölnaren haft personalkostnader för både juli och juli ökar det underskottet med cirka 400 tkr. Totalt en prognos för den typen av personalkostnader beräknad till ca tkr. På Kvarnbacken har personalbemanningen justerats nedåt i takt med att platserna vakantsätts, liksom på Solrosen i Madesjö. Vakanssättningen av Solrosen genererar kostnader för outhyrda lägenheter, tillsammans med övrigt outhyrda motsvarar det ett underskott om 300 tkr. Detta vägs upp av vakanta tjänster på omsorgskontoret. För närvarande saknas ersättningslägenhet för två personer på Mjölnaren. Uppdraget på Solrosen är verkställt. De verkställda timmarna har sjunkit marginellt till i augusti månad. Ett första steg för åtgärd är att ha kontroll, varför förvaltningen har fått i uppdrag att ta fram en kravspecifikation för ett planeringssystem att införas 2015, Månatliga dialoger med budgetansvariga chefer och ekonom/områdeschef utförs. Riktlinjer för biståndsbedömning är beslutade i omsorgsnämnden i juni. Tidmätning planerad vecka som grund för fortsatta åtgärder. Det är förvaltningens bedömning att det kommer ta ett antal år att nå en budget i balans. Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

16 Investeringsredovisning Av nämndens totala investeringsram om 3348 tkr gör förvaltningen bedömningen att ca 1000 tkr inte kommer att tas i anspråk. Detta beroende på att digitala larm till större delen leasas istället för att köpas och går därmed på driftskostnader samt att planeringssystem ännu inte upphandlats. Vid delårsbokslut är 368 tkr förbrukade på inköp av larm och möbler. Planerade investering som bedöms verkställas under hösten är möbler till allmänna utrymmen särskilt boende samt höj- och sänkbara sängar till särskilt boende, beräknat ca 800 tkr. Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

17 Kommentera personalhändelser hade omsorgsförvaltningen 463,67 årsarbetare anställda, fördelade enligt nedanstående tabell: Omsorgsförvaltningen Adm./övr. Sö Vä No Öa Öa/Bem. Total Administratörsarbete 1 2 1, ,75 Handläggararbete 3 0,75 3,75 Hantverksarbete, vaktmästare m m Köks- och måltidsarbete 2 2 0,58 0,58 Ledningsarbete Personlig assistent 1,9 1,9 Rehabilitering och förebyggande arbete 3 5,84 4, ,45 Sjuksköterska 11,87 5,89 6,5 5,79 1,6 31,65 Socialsekreterare, biståndshandl. Vårdbiträde vårdare, omsorgsass m m ,1 81,43 88,71 58,15 43,2 375,59 Total 7 123,97 101,16 107,15 72,94 51,45 463,67 Utbildningsaktiviteter under perioden har varit: Omvårdnadslyftet Värdskapsutbildning Fördjupad värdegrundsutbildning för enhetschef Studiedagar för demensteamet ÄBIC utbildning (en utredningsmetod) Fortsatt utbildning för teamen Viktiga personalhändelser under perioden har varit: Ny omsorgschef tillträtt vid årsskiftet. Fyra områdeschefer tillsatta, två intern sökande och två externa sökande har bemannat tjänsterna. Fulltaligt sedan Utvecklingsstrateg tillsatt från och med Personalomsättningen för biståndshandläggare har varit relativt hög under perioden. Personalsituationen i övrigt har varit ansträngd då korttidsfrånvaron är hög, senaste statistiken passerar 10 % strecket. Tillsammans med personalenheten arbetar förvaltningens chefer efter konceptet benämnt "Tidig rehab" för att sänka sjuktalet. Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

18 Under ett antal år har regeringen gjort det möjligt för kommunerna att erhålla prestationsbaserade stimulansbidrag för att stimulera utveckling inom äldreområdet. Exempel på detta är Bättre liv för sjuka äldre, värdighetsgarantier, värdegrund och valfrihetssystem inom hemtjänsten. Dessa satsningar från regeringens sida har gjort att utvecklingsarbetet i kommunerna kunnat drivas utan ökade kostnader för kommuninvånarna. När de prestationsbaserade statsbidragen upphör innebär detta att kommunerna själva får finansiera fortsatt utveckling och upprätthållande av genomförd utveckling. Äldres boende har under senare år uppmärksammats mer utifrån att det behövs ett varierat utbud av bostäder som tar hänsyn till den äldres individuella behov. I den senaste forskningen har betraktelsesättet börjat ändras. Det sker en förskjutning från att betrakta den äldre personen som föremål för samhällets insatser till att se denne som en agerande individ med ökade individuella behov på att själv bestämma om tjänster och service. Denna förändring kommer att successivt ställa högre krav på flexibilitet och ett dynamiskt förhållningssätt till de äldre. Antalet kommuninvånare som är 65 år eller äldre uppgick till Nybro kommuns befolkningsprognos visar på en ökning av antalet personer över 65 år. Ökningen beräknas uppgå till cirka 141 personer och en stor del av ökningen beräknas ske i slutet av prognosperioden i åldersgruppen år. Förändring från år år År år år Totalt Jämfört med dagsläget förefaller den demografiska utvecklingen fram till och med år 2016 att ha mindre inverkan på volymen efterfrågad äldreomsorg. Vid en utblick fram till 2022 torde emellertid ökningstakten avseende äldre personer komma att ha betydande inverkan på behovet av resurser. Det finns inte anledning att tro att kostnaderna för äldreomsorgen ökar i något linjärt förhållande till ökningen av antalet personer 65-w år, men ovanstående återgivna prognos pekar ändå mot Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

19 att kommunens långsiktiga planering måste ta sikte på ett ökat behov av resurser riktade till den äldre delen av kommunens invånare. Personalförsörjning inom vård och omsorg är en angelägen framtidsfråga. Det gäller både nyrekrytering och att vara en attraktiv arbetsgivare förredan anställda. Omsorgsförvaltningen har ett antal konkreta områden att fokusera på under den närmaste framtiden: ÄBIC Regeringen har inom ramen för satsningen på att samordna vård och omsorg om de mest sjuka äldre gett Socialstyrelsen flera uppdrag de senaste åren. År 2013 introducerades arbetssättet ÄBIC som innebär strukturerad dokumentation av äldre personers behov med användning av Internationell klassificering av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa (ICF). Under 2014 ska Socialstyrelsen fortsätta att introducera och stödja införandet av ÄBIC genom att erbjuda utbildning till processledare i kommunerna. Omsorgsförvaltningen har haft tre personer i utbildning och planerar för införandet under Bemanningsekonomi Omsorgsförvaltningen behöver lägga tid och resurser på schemaläggning och planering. En god sådan är en nödvändighet för att på sikt klara de ekonomiska ramarna. Frågor att besvara är Hur används arbetstiden? Används den för värdeskapande arbete? Satsas på tid som ger förutsättningar för en bättre och effektivare verksamhet eller försvinner tiden på att söka lösningar på problem orsakade av frånvaro och personalbrist? Behåller organisationen all den kompetens som rekryterats och utvecklats på arbetsplatsen? Hur ser kompetensbemanningen ut, och finns det mätmetoder för att kartlägga den? Rehabilitering i hemmet I ett led att ytterligare förstärka fokus på teamarbete i det dagliga arbetet mellan professionerna och i syfte att öka självkänsla och oberoende hos den enskilde i kombination med att hålla kostnaderna nere i hemtjänsten behövs en satsning på rehabiliteringssidan personalmässigt. Rehabilitering i hemmet innefattar all personal som är organiserad inom en enhet eller område med uppdrag att utföra och/eller besluta om hemtjänst, hemsjukvård och hemrehabilitering. Arbetsterapeuter, sjukgymnaster och sjuksköterskor tillhör ingen egen enhet utan är organiserade inom hemtjänstens enheter och ingår i teamen tillsammans med omsorgsassistenter och enhetschefer, liksom biståndshandläggare. Rehabilitering ska utvecklas till att bli ett sätt att vara, att tänka och att förhålla sig till - inget speciellt vid vissa tillfällen. Rehabilitering utövas av all personal i olika grad i olika situationer. Rehabilitering utvecklar, återvinner, bibehåller och fördröjer försämring av kundens funktionsförmågor ända till livets slut. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9 Omsorgsförvaltningen ligger oroväckande långt efter i ett fungerande genomfört ledningssystem i enighet med föreskriftens krav. Det arbetet kommer att ha hög prioritet under En väsentlig del i det är att utveckla målstyrningen. Övrigt Vidare kommer utveckling av lokala värdighetsgarantier och dess kundnytta att arbetas vidare med utifrån enkätundersökning. Det finns möjligheter att söka ytterligare prestationsersättning för detta område. Digital teknik kommer att vara på agendan och planeringssystem är närmast att införas i syfte att, förutom planeringen, kunna visa på fakta. Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

20 Av omsorgsnämndens tio mål är fyra uppnådda: Vår verksamhet ska vara såväl rättssäker som patientsäker. Vi skall arbeta förebyggande genom att stödja anhöriga, frivilliga, föreningar och organisationer Vi skall medverka till människors aktiva deltagande i samhällslivet genom mötesplatser och meningsfulla aktiviteter Vår målsättning är att skapa fler samverkanslösningar i vår verksamhet med lokala företag och organisationer. två delvis uppnådda: Vår verksamhet ska kännetecknas av ett hälsofrämjande förhållningssätt i vård och omsorg och i livets alla skeden. Det innebär att vi skall stärka människors egen möjlighet till delaktighet, tilltro till förmåga samt känsla av trygghet och värdighet. Medarbetarna ska känna delaktighet och engagemang. och fyra mål har inte nått måluppfyllelse vid delårsbokslut: Vår målsättning är ett ökat brukarinflytande som stärker förmåga, oberoende och självständighet. Vi skall verka för en fortsatt utveckling av varierande boendeformer med tillgänglighet för alla. Bostäder tillgängliga för alla Genom god ekonomisk hushållning ställer vi kostnader mot värde och behov De fyra mål som inte nått uppfyllelse vid delårsbokslut kommer inte heller att vara uppnådda vid helårsbokslut. Det kommer att ta ett antal år för omsorgsnämnden att nå en budget inom ram. Ett målmedvetet arbete med fokus på bemanningsekonomi och verktyg för ekonomisk kontroll är avgörande för resultatet. Omsorgsförvaltningen arbetar med ett uppdrag från KSAu - önskad sysselsättningsgrad. Under året har omsorgsnämnden gett förvaltningen sju uppdrag utöver mål och resultat: 1. Trygghet, service och delaktighet i hemmet genom digital teknik (berör samtliga kommuner i länet) 2. Att tillförsäkra personal som arbetar i den direkta vården och omsorgen personalkläder 3. Dagverksamhet specifikt anpassad för personer med demenssjukdom 4. Revidering av riktlinjer för biståndsbedömning 5. Utreda vikarieanskaffningen 6. Analyser av skillnader i kostnader mellan olika enheter avseende kostnad per brukare (KPB) 7. Ökade krav på nattbemanning jml SOSFS 2012:12 Ett uppdrag har fortsatt in i 2014 från 2013: Stimulera kompetensutbildning såväl grundläggande som fortbildning Internkontrollplan för är genomarbetad och ligger för beslut. Det arbetet kommer att fungera utmärkt framöver läggs tyngdvikt vid orientering i nuläge, inkluderat relationsskapande mellan medarbetare och chef, att upprätta verktyg och strukturer för ekonomisk kontroll, fokus på teamarbetet ute i områdena samt att hitta former för systematik i kvalitetsarbetet. Systematik i kvalitetsarbetet är en högt prioriterad arbetsuppgift för samtliga chefsbefattningar och stödfunktioner i förvaltningen. Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

21 Omsorgstyngdsmätning i vecka 35 visar en mindre brist på resurser i förhållande till omsorgstyngd och personalbudget. Prognos beräknad per den 31/8: tkr, orsak högre personalkostnader än budgeterat. Snitt för verkställda timmar årets åtta månader är tim/månad, för augusti är nivån högre än snittet, timmar, vilket också gett utslag i omsorgstyngdsmätningen vecka 35. Omsorgsnämnden kommer sannolikt inte att förbruka sin investeringsram för Bedömningen är att ca 1000 tkr inte används. En utmaning ligger i de höga sjuktalen, främst då på korttidsfrånvaron, här genomförs ett kontinuerligt arbete med målsättningen att anställda ska klara av att gå till sitt arbete. De främsta utmaningarna för framtiden är anpassade bostäder för den äldre befolkningen, såväl särskilda boenden som trygghetsbostäder. Personalförsörjning, dels att rekrytera dels att behålla kompetenser, att vara en attraktiv arbetsgivare är angeläget. Förutom ett ekonomiskt resultat inom ram är systematik i kvalitetsarbetet de främsta arbetsuppgifterna framöver inom omsorgsförvaltningen. Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)

22 Jan Mars Maj Juli Sept Nov Jan Mars Maj Juli Sept Nov Jan Mars Maj Juli Sept Nov Antal verkställda timmar registrerade i verksamhetssystemet Procapita i insatskategorin Hjälp i hemmet Antal verkställda timmar insatskategorin Hjälp i hemmet Serie Grafen visar en toppnotering för juli månad, sedan minskar det något för augusti. Att timmarna har ökat gör det svårt att minska underskottet. I de verkställda timmarna ingår även 6200 timmar (jan-aug) som avser omsorgstagare under 65 år. Mätning vecka 41 42, Tid hos kund, kommer att ligga till grund för det fortsatta förändringsarbetet. Omsorgsnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut (22)