Instruktionsbok för moderatorer i NK Kommunikation (EDU)

Transkript

1 UTBILDNINGSMATERIAL 1(15) Handläggare, titel, telefon Terri Henkul, utbildningsansvarig Instruktionsbok för moderatorer i NK Kommunikation (EDU) Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun S:t Persgatan it-enheten@norrkoping.se Internet Norrköping

2 UTBILDNINGSMATERIAL 2(15) Innehåll 1. Inledning Moderatorns ansvar och uppgifter Administration av struktur och innehåll Hantering av användare och behörigheter Ansvar för innehållet, inklusive rensningsrutiner Kontaktperson mellan användare och systemförvaltning Vara ett lokalt användarstöd för konferensens användare Återställa lösenord till elever och lärare på enheten Att bygga i konferenserna Var bygger jag? Extramappen Att lägga upp en struktur Skapa innehållet Konferens eller mapp Kalendrar Kontaktdatabas FirstClass-dokument Se till att användarna inte sabbar innehållet Se till att användarna kommer åt innehållet Behörigheter för allt i konferensen Prenumeranter och behörigheter i Extramappen Snygga till det lite Ändra bakgrunden Ändra ikoners utseende Delad vy i en konferens Annan stil och storlek på ikonerna i en konferens Övrigt Bilagor...14

3 UTBILDNINGSMATERIAL 3(15) 1. Inledning I NK Kommunikation (EDU) finns möjligheten att skapa elektroniska mötesplatser (konferenser) för olika grupper av användare. Det kan vara en intressegrupp som till exempel konstklubben med medlemmar i olika funktioner på olika enheter eller skolor, eller det kan vara alla eller delar av användare inom en enhet eller skola. Gemensamt för alla dessa konferenser är att det skall finnas en moderator, en utpekad ansvarig person för konferensen. 2. Moderatorns ansvar och uppgifter Som moderator ansvarar du för konferensen: Administration av struktur och innehåll Hantering av användare och behörigheter Ansvar för innehållet, inklusive rensningsrutiner Kontaktperson mellan användare och systemförvaltning Vara ett lokalt användarstöd för konferensens användare Återställa lösenord till elever och lärare på enheten All administration av den egna konferensen hanteras i en särskild konferens som du fått tillgång till som moderator. Den ligger på ditt skrivbord i NK Kommunikation och heter Skoladministratörer. Bild 1: Ikonen Skoladministratörer

4 UTBILDNINGSMATERIAL 4(15) 2.1 Administration av struktur och innehåll Moderatorn ansvarar för att bygga konferensen och underhålla dess struktur. Detta görs i den så kallade byggarmappen (se Bild 2), som ligger i moderatorkonferensen. Bild 2: Ikonen Byggarmapp I byggarmappen hittar du din skolas spår och i den din skolas byggmapp, oftast bland andra skolors byggmappar. Inne i din byggmapp hittar du oftast tre konferenser; Personalkonferensen, Elevkonferensen och en Extramapp. Upplägget av konferensernas struktur och innehåll görs med fördel ihop med någon referensgrupp för skolans användare. Tänk efter hur ni vill använda klasskonferenser, ämneskonferenser, diskussionskonferenser mm. Använd gärna både elever och lärare i referensgruppen. Börja hellre i liten skala än att slå på stort och få ett tomt skal med massa funktioner och konferenser som ingen använder sig av. Försök att få med entusiasterna och hitta nyttan och förmedla den. Mer om hur du bygger din konferens kommer i avsnitt Hantering av användare och behörigheter Som moderator ansvarar du också för den tidigare nämnda extramappen och vilka användare som har tillgång till konferenserna däri och vad för slags behörigheter de ska ha. Behörigheter styrs på två sätt. Det ena är genom att användaren tillhör en grupp, vilket personal och elever gör och gruppen kan då tilldelas behörigheter som slår igenom för alla användarna i gruppen. Det andra sättet är att användaren personligen tilldelas en viss behörighet. Vi eftersträvar att så långt det är möjligt styra behörigheter genom att tilldela användaren medlemskap i en grupp. I extramappen finns dock möjlighet att även skapa ytterligare konferenser som enstaka användare eller klasser ska ha tillgång till, utöver den konferens som tilldelas all personal eller alla elever. Det är häri du lägger upp konferenser åt lärare som vill ha t.ex. klasskonferenser mm. 2.3 Ansvar för innehållet, inklusive rensningsrutiner Som skoladministratör har du även det övergripande ansvaret för elevkonferensen, personalkonferensen och extramappen. Men att ha hela

5 UTBILDNINGSMATERIAL 5(15) ansvaret för konferenser som du exempelvis inte har någon anknytning till är inte logiskt och du får därför gärna utse en eller flera som ansvariga för innehållet i olika konferenser. Detta kan exempelvis vara att elevrådets ordförande är ansvarig för innehållet i elevrådets konferens (som t.ex. ligger i elevernas konferens), eftersom den som äger informationen är lämpligast att sköta konferensen. Du ska även se till varje extrakonferens i extramappen har en ansvarig person. Du kontrollerar även med jämna mellanrum att de konferenserna används och om inte de gör det kontaktar du den ansvarige för att se om konferensen ska tas bort. 2.4 Kontaktperson mellan användare och systemförvaltning Användarna av din konferens skall vända sig till dig med frågor kring konferensen och innehållet, likaväl som vi kommer att vända oss till dig med systemförändringar eller andra beslut som påverkar din konferens. 2.5 Vara ett lokalt användarstöd för konferensens användare Dina användare skall också vända sig till dig i första hand avseende support kring din konferens och funktionerna kring denna. 2.6 Återställa lösenord till elever och lärare på enheten Som skoladministratör har du möjlighet att återställa lärarnas och elevernas lösenord om de glömt det. Lösenordet återställs inte till det ursprungliga som hämtas från Extens, utan till personens sex första siffror i personnumret. Detta gör du med Lösenordsbytaren som du har i ikonen Skoladministratörer. Det finns även möjlighet för lärare att få tillgång till Lösenordsbytaren för enbart eleverna på sin skola, därför är handboken för Lösenordsbytaren inte en del av detta kurshäfte utan finns separat att hitta i Handbok för Lösenordsbytaren (EDU). 3. Att bygga i konferenserna 3.1 Var bygger jag? Du öppnar din byggmapp i ditt spår som vanligt genom att dubbelklicka på den. I konferensen hittar du tre ikoner; din skolas personalkonferens, din skolas elevkonferens och extramappen. När personal läggs in som personal i din skola i Extens-systemet, kommer de inom ett dygn att uppdateras att i NK Kommunikation tillhöra personalgruppen i din skola. Det är denna grupp som har behörighet för

6 UTBILDNINGSMATERIAL 6(15) personalkonferensen i din byggmapp och de får även automatiskt konferensen på sitt skrivbord i NK Kommunikation. När elever läggs in som elever i din skola i Extens-systemet, kommer de inom ett dygn att uppdateras att i NK Kommunikation tillhöra elevgruppen i din skola. Det är denna grupp som har behörighet för elevkonferensen i din byggmapp och de får även automatiskt konferensen på sitt skrivbord i NK Kommunikation. Personalen har även tillgång till elevkonferensen på sitt skrivbord i NK Kommunikation men inte tvärtom Extramappen Extramappen är till för konferenser som inte alla eleverna eller all personal ska ha tillgång till, till exempel klass- eller ämneskonferenser som en lärare själv vill ansvara för. Dessa konferenser får deltagarna tillgång till via så kallad prenumerant-lista till skillnad mot personal- och elevkonferenserna som de får tillgång till automatiskt. Du använder även extramappen för att skapa och snygga till undermappar och underkonferenser som du vill göra tillgängliga i personal- eller elevkonferensen men som du inte vill ska synas medan du putsar på utseende, behörigheter eller liknande. När du byggt färdigt dem och snyggat till dem så kan du dra- och släppa in dem i elev- eller personalkonferensen. 3.2 Att lägga upp en struktur Vad man ska ha för struktur på sin konferens är det bara man själv i samarbete med referensgruppen som kan bestämma. Strukturen kan vara allt från en enkel konferens där ni vill dela information om studiedagar och matsedeln, till en avancerad struktur med bokningsbara rum och salar, kalendarium för personalmöten och prov, underkonferenser för avdelningar eller ämnen, gemensamma sändlistor, diskussionsforum, elevrådskonferens, boktipsmapp mm. Ett bra tips om man ska ha avancerade strukturer är att först skissa strukturen på papper innan man sätter igång med själva byggandet. Som bilaga sist i denna handbok hittar du ett exempel på en väldigt enkel skiss med några exempel på vad man kan använda en gemensam konferens till. 3.3 Skapa innehållet Enklaste sättet att skapa ett nytt objekt (konferens, mapp, kontaktdatabas eller kalender) är att högerklicka på ytan där man vill skapa objektet. Man blir då tyvärr begränsad eftersom kalender inte går att skapa på detta sätt. Går man istället in under Arkiv/Nytt så kan man därifrån skapa alla de ovan nämnda.

7 UTBILDNINGSMATERIAL 7(15) Medan man håller på att skapa innehåll och bygga upp strukturen kan det vara lämpligt att användarna inte ser innehållet. Det är därför vi bygger upp allt i Extramappen utanför den gemensamma konferensen, för att sedan antingen dela ut den konferensen till användarna via prenumerantlistan, eller flytta in den till elev- eller personalkonferensen. Det finns som tidigare nämnt, fyra olika slags objekt man kan skapa i sin konferens. Dessa är kalender, mapp, kontaktdatabas (adressbok) och konferens (jodå, man kan ha konferenser i konferenserna). Även speciella FirstClass-dokument kan med fördel användas för olika syften i er gemensamma konferens Konferens eller mapp En konferens till skillnad mot en mapp, kan man skicka e-post till medan en mapp bara är en dum behållare. En konferens kan man sätta behörigheter på, det kan man inte på mappar, utan de får behörighet utifrån det objekt de ligger i. En konferens lämpar sig att skapa andra objekt i, det gör inte alltid mappen Kalendrar I moderatorstyrda konferenser kan man ha gemensamma kalendrar. Man kan exempelvis lägga in alla prov, vårens och höstens studiedagar, planeringsdagar mm i en kalender, boka ett rum eller en sal i en annan kalender, boka en gemensam bil i en tredje kalender osv. (Vi tillhandahåller även kurser för kalenderfunktionen för vanliga användare, alltså även icke-moderatorer.) Kontaktdatabas Man kan i den gemensamma konferensen ha en kontaktdatabas i vilken man skapar sändlistor som alla behöriga kan använda. För att kunna använda sändlistorna genom att skriva en sändlistas namn som mottagare i ett mejl, måste användaren skicka ett alias av kontaktdatabasen till sitt skrivbord (högerklicka på ikonen och välj Skicka till Skrivbord ) och sedan dra in det i sin egen adressbok FirstClass-dokument FirstClass-dokument, till skillnad mot t.ex. word-dokument, behöver du inte spara på datorn mellan varje redigering, för att sedan ladda upp till den gemensamma konferensen efter varje redigering. Detta gör att FirstClassdokument lämpar sig väldigt bra då ni behöver dokument som kommer att öppnas, redigeras och stängas många gånger av många personer, t.ex. anmälnings-/deltagarlistor för personalens olika aktiviteter.

8 UTBILDNINGSMATERIAL 8(15) FirstClass-dokument skapar du enklast genom att högerklicka på tom yta där du vill ha dokumentet och välja Nytt dokument ur listan som då visar sig. Du får då upp en dialogruta med olika dokumentmallar att välja från. Dubbelklicka på den du vill ha. Mallarna i övre delen av dialogrutan har olika bakgrunder medan de i nedre delen av dialogrutan (i skrivande stund endast två sådana mallar) även har visst fördefinierat innehåll som du kan ändra. (Har ni idéer om ytterligare mallar som även andra kan få användning av, säg till så tittar vi på möjligheten.) 3.4 Se till att användarna inte sabbar innehållet Som moderator av en konferens i NK Kommunikation är det din skyldighet att se till att användarna av den konferensen inte kan råka radera den eller underliggande objekt i den, av misstag. Därför är det väldigt viktigt att du alltid låser konferenserna och allt därunder. Varje objekt som du lägger ut i konferensen ska låsas. Så länge det inte är låst finns det stor risk att det blir raderat. Det är du som moderator som ansvarar för att alla objekt i din konferens blir låsta och därmed inte kan raderas. Lägger du ut ett objekt i konferensen och inte låser det och det blir raderat, då finns det inget att göra för att få tillbaka det. Du låser ett objekt genom att högerklicka på ikonen och välja Egenskaper i listan som kommer upp. I fönstret som kommer upp bockar du i rutan Låst och klickar på OK. Nu kan inte den kalendern, kontaktdatabasen, konferensen eller mappen raderas av de som kan se den och dess innehåll. Du kan se om ett objekt är låst eller inte genom att icke-låsta objekt har understrykning under sitt namn (gäller ej mapp och dokument). I Bild 3 ser du att kalendern för Stora konferensrummet är låst medan konferensen Våra logotyper och kalendern för Lilla konferensrummet inte är låsta. Vi ska alltså INTE ha understrykningar på objekt som ligger tillgängliga för användarna. Bild 3: Exempel på låsta och icke låsta objekt

9 UTBILDNINGSMATERIAL 9(15) 3.5 Se till att användarna kommer åt innehållet Behörigheter för allt i konferensen Då din konferens skapas får din grupp automatiskt behörighet för den. Men alla objekt du lägger i konferensen får inte det per automatik. Så på varje objekt man skapar och vill att kollegorna ska kunna använda sig av, måste man sätta behörigheter. Detta gör man enklast genom att högerklicka på ikonen och där välja Behörigheter. I fönstret som kommer upp hittar man längst ner två rutor som heter Vem och Åtkomst. Överst i Vem-listan skriver man först skolans admingrupp (ej personer utan grupp) och ger fulla behörigheter till den gruppen. Tänk på att fulla behörigheter även innebär att så som fönstret ser ut när du stänger det, så kommer det att se ut för övriga användare när de öppnar det. Vill du ta bort denna behörighet för dig själv, bocka ur alternativet Spara egenskaper för fönster och visning. Därunder skriver man namnet på gruppen som ska ha tillgång till objektet, exempelvis skolans personalgrupp eller skolans elevgrupp och ger dem lämpliga behörigheter. Nedan ser du vad som kan vara lämpligt för de olika objekten. Behörigheter för konferenser På konferenser sätter man i de flesta fallen behörigheten Deltagare eller Infohämtare på gruppen. Infohämtare kan läsa allt som finns i konferensen men inte mejla in till den, medan Deltagare även kan mejla in till konferensen. I Bild 4 ser du exempel på hur detta ser ut. Bild 4: Exempel på behörigheter för en personalkonferens. Behörigheter för kalendrar Behörigheterna för kalendrar ser lite annorlunda ut än de för konferenser. Lämplig behörighet för att kunna göra bokningar i en gemensam kalender är att man utgår från den fördefinierade behörigheten Boka+detaljer och

10 UTBILDNINGSMATERIAL 10(15) lägger till Skapa objekt, Redigera objekt och Öppna objekt så att det blir enligt Bild 5 nedan. Åtkomsten kommer då automatisk att ändras till Annan. Denna behörighet innebär att man kan boka in egna händelser, ändra dem och ta bort dem. Man kan även se alla andra inbokade händelser men man kan inte ändra eller ta bort någon annans händelser. Bild 5: Behörigheter för att kunna boka i en kalender Behörigheter för kontaktdatabaser Behörighet att sätta på deltagare i en gemensam kontaktdatabas är lämpligtvis den fördefinierade behörigheten Öppna objekt eller för de som även ska kunna lägga in fler sändlistor sätter man behörigheten Skapare. De som endast har möjlighet att Öppna objekt kan bara använda sig av sändlistorna. Övriga behörigheter Du avslutar alltid alla behörighetsformulär med att längst ner skriva in gruppen All Users och ge dem behörighet Obehörig eller Ingen åtkomst Man kan även sätta behörigheter på enstaka personer, om man exempelvis vill att någon av kollegorna ska ha fler eller färre behörigheter än övriga i gruppen. Viktigt är då att man sätter den personen högre upp än personens grupp, i Vem-listan. När en användare öppnar objektet läser systemet nämligen behörighetslistan uppifrån och ner, och när den hittar en person/grupp som matchar med personen som öppnat objektet så ger den de behörigheterna till personen, oavsett om personen finns längre ner i listan, alternativt finns med i en grupp som är längre ner i listan Prenumeranter och behörigheter i Extramappen Konferenserna som inte alla eleverna eller all personal ska ha tillgång till, till exempel klass- eller ämneskonferenser som en lärare själv vill ansvara för, är lite speciella. För det första ska den ansvariga personen ha fulla behörigheter till konferensen och för det andra ser du till att personen får tillgång till konferensen genom att göra personen till prenumerant av konferensen.

11 UTBILDNINGSMATERIAL 11(15) Att vara prenumerant av något, innebär att man får ett alias (en genväg) till originalet, utdelad till sitt skrivbord i NK Kommunikation. Originalet ligger alltså i mappen Extra och den ansvarige får bara tillgång till en genväg. Prenumeration på en konferens fixar du genom att högerklicka på aktuell konferens och välja alternativet Prenumeranter i listan som visar sig. En lista visar sig med aktuella prenumeranter. Klicka på knappen Lägg till prenumerant och skriv ett sökmönster som matchar personen/personerna som ska bli prenumeranter. Markera personen/personerna och klicka på knappen Lägg till. Nu har personen/personerna fått konferensen på sitt skrivbord. Du ska även som vi nämnde i avsnitt 2.3, utse en ansvarig för varje konferens häri. Ansvarig är troligtvis den som av dig har beställt konferensen. Du skriver upp ansvarig person under kolumnen Ärende i Extramappen (se Bild 6). Bild 6: Ansvariga för konferensen i Extramappen. Om er Extramapp inte är i listform och därmed inte har någon kolumn för ärende, se avsnitt för att ändra till listform. 3.6 Snygga till det lite Man kanske inte tycker att innehållet är speciellt intressant eller lockande att titta på. Det man kan göra då är exempelvis någon av ändringarna i kommande avsnitt. Viktigt att tänka på om du gör någon av nedanstående ändringar är att du måste se till att ändringen slår igenom fullt ut även hos övriga användare av konferensen. Gör så här: Högerklicka på konferensen/ikonen du gjort ändringen i och välj behörigheter. I rutan som visar sig, strax under bocken för Publicera inte ser du rubriken Vy, Meddelandeinställningar mm (se Bild 7), klicka på den lilla trekanten till vänster om rubriktexten så expanderar dialogrutan. Klicka nu i bocken för Använd vy från server så är det helt säkert att de ändringar du gör slår igenom även hos övriga användare.

12 UTBILDNINGSMATERIAL 12(15) Bild 7: Använd vy från server Ändra bakgrunden 1. Välj/skapa/ladda ner den bild du vill ha som bakgrund och se till att den är i formatet *.png eller *.jpg. 2. Öppna konferensen du ska ha den i och gå in under menyn Samarbeta/Regler. 3. Dra och släpp bilden du vill ha in i reglerna, stäng rutan. 4. Högerklicka på den bakgrund du vill ha bilden på och välj Ändra utseendeegenskaper och fliken Bakgrund. 5. Bocka i Använd bakgrundsbild och i listan väljer du din bild, klicka på OK. Detta ändrar tyvärr inte bakgrundsbilden sedd via webb-inloggning, endast via klientinloggning. Väljer du däremot en bakgrund som ursprungligen finns i listan utan att ha gjort stegen 1-3 ovan, då syns bakgrunden även via webb-inloggning Ändra ikoners utseende 1. Högerklicka på den ikon du vill ändra utseende på och välj egenskaper. 2. Klicka på bilden längst upp till vänster, du har nu en lång lista av bilder du kan välja bland. Håller du nere Ctrl samtidigt som du klickar så har du ännu fler bilder att välja bland. Klicka på den bild du vill ska vara ikonens utseende.

13 UTBILDNINGSMATERIAL 13(15) Delad vy i en konferens Under menyn Visa när du befinner dig i en konferens, hittar du ett alternativ som heter Dela. Du kan där välja att dela fönstret horisontellt, vertikalt eller inte alls. Detta gör att du fönstret delas i två fält, så att du exempelvis kan ha stora ikoner i övre fönsterhalvan men lista i nedre. Ikonerna kan sedan dras från den ena till den andra halvan av fönstret Annan stil och storlek på ikonerna i en konferens Under menyn Visa hittar du även fyra olika alternativ för hur de olika objekten i din konferens visas. De är Visa som ikon, Visa som skalade ikoner, Visa som lista och Visa som indexkort. För att försäkra dig om att det är rätt halva av fönstret som du ändrar ikonutseende i, markera en av ikonerna i den fönsterhalvan du vill ändra i, och välj sedan ett av alternativen som omnämns ovan. Alternativet Visa som skalade ikoner innebär att du kan ändra storlek på ikonerna. Detta gör du genom att högerklicka på tom bakgrund i den fönsterhalva du vill göra ändringen i och där väljer du alternativet Ändra utseendeegenskaper. Under fliken Ikoner i dialogrutan som då visar sig, har du ett reglage som du kan dra i för att ändra storleken på ikonerna. Alternativet Visa som indexkort används nästan enbart för kontaktdatabaser (adressbok). Alternativet Visa som lista gör att du även kan anpassa vilka kolumner som ska synas, genom att högerklicka på en kolumnrubrik och där bocka i eller bocka ur de kolumner du vill ska synas eller döljas Övrigt Under Egenskaper för utseende finns även fler alternativ. Under flik Ikoner däri, kan du låsa ikonpositionerna så att användarna inte kan flytta på dem hur som helst i konferensen. I samma flik kan du även t.ex. bocka i att ikonerna ska öppnas med enkelklick, vilket ger en cool swoosh-effekt (ej fack-uttryck) då ikonen öppnas. Under fliken Uppvisa kan du ändra typsnitt och storlek på texten i konferensen/fönsterhalvan och en massa annat. Var inte rädd för att experimentera med inställningarna. Om man skulle få oönskade effekter går det alltid att återställa allt till standard igen, genom att klicka på knappen Standard.

14 UTBILDNINGSMATERIAL 14(15) 4. Bilagor I exemplet i Bild 8 ser du Tureskolan som har skissat på sina konferenser innan de byggt upp dem. I personalkonferensen ska personalen ha en adressbok med gemensamma sändlistor, en konferens där de har sina kalendrar för bokning av salar och en så kallad anslagstavla. Den är tänkt att man i den ska kan lägga in vanliga FirstClass-dokument med information om t.ex. kommande friluftsdagen mm. Anslagstavlan kommer även att finnas i elevkonferensen, som ett alias av (genväg till) originalet i personalkonferensen. Kalendern Terminstider mm kommer även den att finnas som original i personalkonferensen och alias i elevkonferensen. I den ska de lägga in terminstider, lov och andra ledigheter som gäller hela skolan. Eftersom man inte kan ha alias av FirstClass-dokument, kan de inte göra likadant med matsedeln men de har precis upptäckt att det finns en dokumentmall för veckans matsedel så de kommer att använda sig av den och lägga upp en i vardera konferensen. Rektorn Ture tycker att elever och personal måste bli mer delaktiga i utformningen av utbildning, skolmiljö, de gemensamma konferenserna mm, så på hans begäran finns det ett diskussionsforum i vardera konferensen, där Ture har tänkt slänga ut lite öppna frågor och se om det blir någon bra respons. Som ett ytterligare steg i den satsningen har han beställt en konferens för protokoll från arbetsplatsträffarna och en konferens för elevrådets protokoll och diskussioner, för att sprida informationen till även de som inte kan närvara på respektive möten. Utöver detta har Ture även upptäckt att det under Hjälp-ikonen i NK Kommunikation finns ett felanmälningsformulär som man kan ladda ner och fixa till för felanmälan till vaktmästern på skolan, vilket Tureskolan har kommit fram till att det ska de börja använda sig av. Rektor Ture har även idéer om att framöver ha olika ämnesmappar i personalens konferens men eftersom mycket av tänket med gemensamma arbetsytor är nytt för många så har han beslutat att börja i liten skala och utöka allteftersom personal och elever vänjer sig vid att i allt högre grad använda NK Kommunikation som kanal för kommunikation och informationsspridning.

15 UTBILDNINGSMATERIAL 15(15) Bild 8: Exempel på struktur