tentaplugg.nu av studenter för studenter

Transkript

1 tentaplugg.nu av studenter för studenter Kurskod Kursnamn G0008N Integrationsprojekt, företagsekonomi, logistik & kvalitet Datum Material Projektplan Kursexaminator Betygsgränser Poäng Betyg 5 Övrig kommentar

2 Personnr Efternamn Förnamn Enbom Carl carenb-0 Holmgren Filip filhol-0 Jonsson Eric ercjon-0 Nilsson Mäkikaltio Amanda amanil-0 Ronstad Lisa lisron-0 Kurskod Kursnamn G0008N Integrationsprojekt, företagsekonomi, logistik & kvalitet Gruppnamn Grupp 5 Dokumenttyp Projektplan Datum

3 Projektplan Projektnamn: Beställare: Projektledare: Varumärkesbyggnad genom arvidsjaur.se Tillväxtenheten inom arvidsjaur kommun Håkan Perzon Delprojektgrupp: 5 Delprojektmedlemmar: Carl Enbom, Filip Holmgren, Eric Jonsson, Amanda Nilsson Mäkikaltio, Lisa Ronstad Version Datum Status Initial projektplan Justerad projektplan: efter opponering Justerad projektplan: uppdaterade produktkrav Justerad projektplan: Problemformulering och effektmål Justerad projektplan: Riskanalys Justerad projektplan: uppdaterade produktkrav Justerad projektplan: uppdaterade effektmål Justerad projektplan: tillägg och uppdatering av bilagor 1.8 Slutgiltig projektplan Integrationskurs G0008N Projektplan: Luleå Tekniska Universitet

4 Sammanfattning Denna projektplan beskriver hur delprojektgrupp 5 ska gå till väga för att uppnå det mål vi satt upp med ett integrationsprojekt som utförs mot Tillväxtenheten i Arvidsjaurs kommun under perioden april-juni I projektplanen beskrivs syftet och målet med projektet, de krav som finns både på projektet och produkten samt de förutsättningar som finns. Omfattningen av projektet har kartlagts via en Work Breakdown Structure, WBS som sedan brutits ner till mer detaljerade aktiviteter och milstolpar, dessa har sedan lagt grunden för tidsplaneringen. Nuläget har analyserats genom en SWOT- och intressentanalys, en informationsplan har upprättats samtidigt som projektets risker identifierats via maxiriskmetoden; de riskerna med höga riskvärde har även åtgärdsplanerats. Vidare beskrivs budget och kommunikation. Denna projektplan är ett levande dokument som revideras kontinuerligt under projektets gång, och alla ändringar dokumenteras i en ändringslogg som finns bifogad.

5 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrundsbeskrivning Syfte Effektmål Projektmål Omfattning Avgränsningar Kravspecifikation Projektkrav Produktkrav Projektets prioritering Leverans och införande Riskhantering Riskidentifiering Riskvärdering Riskåtgärdsplanering Bilagor 19 Bilaga 1: WBS 19 Bilaga 2: Nätplan 21 Bilaga 3: Närzonsplanering 22 Bilaga 4: Gant-schema 24 Bilaga 5: Ändringslogg 25 Bilaga 6: Riskanalys Nulägesanalys SWOT-analys Intressentanalys WBS och milstolpeplan WBS Milstolpeplan Tollgates Aktiviteter Tidplan Organisation och bemanning Bemanningsplan Budget Kommunikation och kvalitetssäkring Informationsplan för extern kommunikation Informationsplan för intern kommunikation Ändringshantering 16

6 1. Inledning Detta dokument är en projektplan för ett utvecklingsprojekt som genomförs under perioden april-juni 2013 mot Tillväxtenheten vid Arvidsjaurs kommun. Syftet med projektet är att komma med lösningar för hur kommunen kan utvecklas. Projektplanen avser att redogöra för hur projektet ska organiseras, från planering till leverans av lösning. 1.1 Bakgrundsbeskrivning Tillväxtenheten vid Arvidsjaurs kommun har ett viktigt uppdrag när det kommer till att utforma morgondagens Arvidsjaur. Utmaningen idag ligger i att hitta nya effektiva sätt för Arvidsjaur att utvecklas på; bland några av ambitionerna kan nämnas minskad arbetslöshet, utveckling av företag, positiv befolkningsutveckling och ökad effektivitet i verksamheten Man har även som ambition att skapa mötesplatser. Med mötesplatser avses de platser där kommuninvånare (ungdomar, familjer, pensionärer, nyinflyttade etc.), turister och företag kan träffas och utbyta idéer. I första hand har kommunen syftat till fysiska mötesplatser. En av de mötesplatser som Tillväxtenheten (och Arvidsjaurs kommun) har åsidosatt är kommunens egen hemsida arvidsjaur.se. Istället för att använda hemsidan som en plattform för där kommuninvånare, turister och näringsidkare enkelt och tydligt kan ta del av information, är hemsidan bristfälligt utformad. En hemsida är, i många fall, den första kontakten utomstående har med en organisation Det gör arvidsjaur.se till en viktig del av kommunens varumärkesbyggande; ett starkt varumärke kan stärka kommunens bild utåt och i förlängningen bidra till ökad måluppfyllelse. Utifrån detta har projektet utgått från följande problemformulering: Hur kan Arvidsjaur kommun stärka sitt varumärke genom kvalitetssäkring av arvidsjaur.se? För att besvara problemformuleringen har vi utgått från fem undersökningsfrågor: 1. Vilken koppling kan göras mellan kommunala webbplatser och kommunens varumärke? 2. Vilka kvalitetsbrister kan identifieras på webbplatsen idag? 3. Vilka tekniska förändringar behöver genomföras på webbplatsen? 4. Kan utbudet av information på webbplatsen förbättras? 5. Hur har andra kommuner arbetat vid utvecklingen av sina webbplatser? 1.2 Syfte Syftet beskriver vad projektet förväntas skapa, och har delats upp i effektmål och projektmål Effektmål Delprojektgruppen har inte möjlighet att besluta om effektmålen blir accepterade, realiserade och tidsbestämda av Arvidsjaurs kommun; däremot är målen mätbara. Mätbara mål sätts utifrån delmålen. Effektmålen ges i tabell 1.1 nedan. 01

7 Tabell 1.1: Effektmål, delmål och mätbara mål ID Mål Delmål Mätbart mål E1 Arvidsjaurs varumärke stärks. Kvalitetssäkring av avrivdsjaur.se I jämförelse med tidigare utformning, samt SKLs undersökning information till alla. E2 Ökad måluppfyllelse i Arvidsjaur, utifrån uppsatta mål för perioden Delmål enligt kommunens eget styrkort. Mäts enligt kommunens styrkort. Större budget än SEK per år. E3 Öka anslag till webbplatsen (Arvidsjuar.se). Upphandling påbörjad. Tillräcklig budget för utveckling av webbplatsen. Bättre placering i SKL:s undersökning Information till alla. E4 Uppdaterat material på webbplatsen. Mer avsatt till för webbplatsen. Inget utdaterat material. E5 Ökad medborgardialog. Kommentarsfält på webbplatsen. Kommentarsfältet utnyttjas Projektmål Projektmålen anger de mål som projektet avser att leverera vid en given tidpunkt, och som bidrar till att effektmålen E1-E4 i tabell 1.1 uppfylls. I tabell 1.2 nedan presenteras två projektmål. Tabell 1.2: projektmål, mätbart mål och datum 02

8 ID Mål Delmål Mätbart mål P1 Leverera en trovärdig rapport med stöd från teori och aktuell forskning. Bedömning av referensgrupper. 7 juni 2013 (initial rapport 29 maj 2013). P2 Förslag till ny hemsida för Arvidsjaurs kommun som samordnar turister, näringsidkare och de som söker kommunal information. Hemsidan ska till stora delar vara navigerbar. 4 juni Omfattning Projektet omfattar en arbetsinsats om 400 arbets per person i delprojektgruppen. I avsnitt 6 finns projektets WBS och milstolpeplan. I avsnitt 7 finns en sammanställning av ingående aktiviteter, och i avsnitt 8 en tidsplanering enligt ett gantt-schema. 1.4 Avgränsningar Projektet kommer inte att mynna ut i en färdig produkt som kan användas direkt av Tillväxtenheten och kommunen. Istället läggs ett förslag fram som kommunen kan använda vid en eventuell utveckling av hemsidan. Därmed står kommunen själva för det arbete (tid och resurser) som krävs för att färdigställa hemsidan officiellt. Förslagsvis görs detta av kommunen anställd IT-personal, eller genom att anlita ett externt företag. 2. Kravspecifikation I kravspecifikationen görs en precisering av projektets uppgift och hur slutprodukten ska tillfredsställa Tillväxtenhetens behov. Krav som ställs på produkten, projektet och dess förutsättningar fungerar som vägledning fram till projektets avslut. 2.1 Projektkrav Projektkrav är satta av projektledare Håkan Perzon, som kräver regelbunden avstämning genom: Skriftlig problemformulering Projektplan Delrapport Slutrapport Projektdagbok Veckorapporter 2.2 Produktkrav 03

9 Produktkraven har tagits fram utifrån projektmålen i tabell 2.1. Allt eftersom projektmålen uppdateras kommer produktkraven att justeras. När produktkraven är genomförda markeras detta i höger kolumn. Tabell 2.1: produktkrav i projektet Från projektmål ID Produktkrav Genomfört P1 PK1 Presentera konkreta förbättringsförslag för Arvidsjaur kommuns hemsida P2 PK2 Den huvudsakliga informationen för turism, näringsliv och kommun/politik ska finnas med i utkastet till hemsidan P2 PK3 Utkastet ska utgå från hanteringssystemet Wordpress och MySQL vid datalagring P2 PK4 Menyer skall vara anpassade enligt kundens (Arvidsjaurs kommun) önskemål. Ej genomfört P2 PK5 Den engelska översättningen på arvidsjaur.se ska vara mer fullständig än idag. Ej genomfört P2 PK6 Arvidsjaur.se ska vara genomgående anpassad för PC, Mac, surfplattor och smartphone Projektets prioritering Projektet begränsas av tre faktorer: kvalitet, tid och resurser. Den mest styrande faktorn i projektet är tiden, eftersom projektledaren har satt upp tydliga deadlines. Resurser är inte en avgörande faktor i projektet varför prioriteringen har satts med avvägning på kvalitet och tid. En uppskattning av prioriteringen visas med projekttriangeln i figur

10 Kvalitet Resurser Figur 2.1: Projekttriangeln och projektets prioritering 3. Leverans och införande Tid Den 4 juni kommer projektet presenteras för Tillväxtenheten på plats i Arvidsjaur. Efter presentationen (samt rapporten; initial inlämning 29 maj och slutrapport 7 juni) är det upp till Tillväxtenheten inom Arvidsjaurs kommun att ta ställning till om lösningen ska implementeras. 4. Nulägesanalys En nulägesanalys görs med en SWOT-analys och en intressentanalys. Dessa justeras löpande under projektets gång. En viktig aspekt för att bedöma nuläget är att kommunen är huvudmannastyrd, vilket innebär att kommunens huvudsakliga ansvar är att lämna ut information, upprätthålla service och marknadsföra kommunen utåt. Kommunen har därför en samhällsuppgift som styrs utifrån politiska intressen och krav från EU, riksdag och regional nivå. Nulägesanalysen tar detta i beaktande. 4.1 SWOT-analys Projektets förutsättningar har analyserats utifrån ett internt och externt perspektiv. En SWOT-analys över projektetpresenteras i tabell 4.1 nedan, med en förklaring till respektive perspektiv i tabell 4.2. ttas i Tabell 4.1 och förtydligas efter tabellen. 05

11 Tabell 4.1: SWOT-analys Styrkor Svagheter Internt S1. Nyckelkompetens S2. Gruppens sammansättning S3. Gemensamt mål S4. Tidigare samarbete W1. Erfarenhet från tidigare projekt saknas. W2. Liknande synsätt W3. Inblick i kommunal verksamhet saknas W4. Resurskonkurrens med annan kurs W5. Begränsade ekonomiska resurser Möjligheter O1. Inga konkreta produktkrav från beställare Hot Externt O2. Beställaren öppen för förändring O3. Stöd av lärare och referensgrupp O4. Tillgång till informationssökning på biblioteket T1. Missvisande information T2. Kommunens begränsade budget O5. Relevant och konstruktiv kritik från opponentgrupper Tabell 4.2: detaljerad förklaring till SWOT Internt Styrkor S1 S2 S3 Inom gruppen finns nyckelkompetens inom webbutveckling. Gruppen har även kompetens från den hittills 3-åriga utbildningen civilingenjör industriell ekonomi vid Luleå Tekniska Universitet. Sammansättningen i gruppen består av kvinnor och män vilket ger mångfald till olika perspektiv. Gruppen har en gemensam ambition att leverera en bra lösning till Arvidsjaurs kommun vilket leder till att samtliga gruppmedlemmar tar ansvar, visar engagemang och arbetar hårt mot ett gemensamt mål. 06

12 S4 Medlemmarna i gruppen har arbetat tillsammans tidigare och känner varandra redan innan projektet startar, Gruppen behöver således inte gå igenom en lära kanna varandra process vid projektstart utan kan angripa problemet direkt. Detta leder även till att lösningar och problem kan diskuteras fritt inom gruppen framföra förslag, ändringar och kritik utan att riskera osämja inom gruppen. Svagheter W1 W2 W3 W4 Tidigare erfarenhet av skarpa projekt saknas inom gruppen, vilket identifieras som en svaghet. Majoriteten av medlemmarna har dock arbetat med projekt i mindre skala från Luleå Tekniska Universitet. Det faktum att gruppen består av studiekamrater från samma årskurs som genomgått liknande utbildning och således har samma kunskap kan ses som en svaghet, det kan leda till att man ser och angriper ett problem på liknande sätt och att man har svårt att se saker från ett annat perspektiv. En grupp där gruppmedlemmar har olika studiebakgrund kan bemöta problemlösning med ett bredare synsätt. Ingen i gruppen har inblick i kommunal verksamhet vilket ytterligare utgör en svaghet då man eventuellt missar problem som kan ses som självklara för mer insatta. Gruppmedlemmarna utövar andra aktiviteter vilket kan ses som en svaghet då individuella prioriteringar behöver göras. W5 Delprojektgruppen saknar ekonomiska möjligheter för t. Ex nya studiebesök. Externt Möjligheter O1 O2 O3 Eftersom Arvidsjaurs kommuns Tillväxtenhet inte har utnämnt några konkreta produktkrav har delprojektgruppen möjlighet att själva ta fram och presentera sin egna idé på hur kommunen ska utvecklas. Tillväxtenheten är öppen för en stor variation av förslag på förändringar, vilket ger gruppen möjlighet att ta fram ett konkret förslag som implementeras i verkligheten. Gruppen har stöd från många kompetenta lärare som bistår med handledning och föreläsningar för att öka kunskapen inom olika ämnesområden, samtidigt som gruppen har möjlighet att ta hjälp av en referensgrupp med expertkunskap något som ger, om de utnyttjas på rätt sätt, möjligheten att leverera en väl genomtänkt lösning. 07

13 O4 Det finns mycket material och möjlighet till informationssökning på biblioteket, vilket stärker denna möjlighet att ta fram en bra lösning ytterligare. O5 Gruppen har möjlighet att få relevant och konstruktiv kritik från opponentgrupper, vilket ger fler infallsvinklar till problem och dess lösning. Hot T1 Projektet är väldigt beroende av att den information som beställaren ger är korrekt. T2 Kommunens har en begränsad budget, vilket utgör ett hot för projektet. Olika faktorer i SWOT-analysen kombineras för att se om man kan stärka effekten av dessa ytterligare. Dessa typer av samspel har kombinerats enligt följande kategorier och sammanställs i tabell 4.3. Fördel = styrka + möjlighet Försvar = styrka + hot Sårbarhet = svaghet + hot Frestelse = svaghet + möjlighet Tabell 4.3: slutsatser och åtgärder i SWOT Slutsatser och åtgärder Hanteras i... Fördelar = S + O S2+O1+O2 Gruppen har möjlighet att använda sin kunskap för att ta fram en passande lösning Projektrapport Försvar = S + T S1+S2+T1 Gruppens sammansättning används för att kompensera eventuell missvisande information från beställare. Informationsinsamling 08

14 Sårbarhet = W + T W1+T1 W2+T1 Att erfarenhet saknas av tidigare projekt kan göra gruppen blind för missvisande information från beställarens sida Att gruppen har ett liknande sätt att se på saker och ting ökar risken för att man inte upptäcker missvisande information från beställaren Riskanalys Kravspecifikation Riskanalys Frestelse = W + O W3+O2 Beställaren är väldigt öppen för förändring, men bristande kunskaper i projektgruppen om komunal verksamhet kan leda till felaktigt vägval Tollgates Riskanalys Kravspecifikation 4.2 Intressentanalys Intressenterna har kategoriserats enligt följande: Kärnintressent: beslutande och/eller drivande roller i projektet. Primärintressent: de som i hög grad påverkas och därför vill påverka projektet. Sekundärintressent: de med ett relativt lågt intresse och som troligen inte aktivt kommer påverka projektet. Sammanställningen har gjorts i tabell 4.4. Tabell 4.4: Intressentanalys med kategori, intressent, bidrag och belöning Intressentkategori Intressent Bidrag Belöning Kärn Beställare (Tillväxtenheten) Genomdriva förändringar, ge informations- och faktaunderlag. Förändringsförslag. Kärn Styrgrupp Uppföljning och bedömning av projektets utveckling. Kunskapsutbyte. Kärn Delprojektmedlemmar Förändringsförslag. Återkoppling på arbetet och erfarenheter av skarpt projektarbete. Primär Arvidsjaurs kommun Information och förslag till förbättring. Utveckling av arvidsjaur.se. 09

15 Primär Referensgrupp Expertkunskap, stöd till projektledare samt delprojektledare. Kunskapsutbyte. Primär Opponentgrupp Återkoppling på projektet. Återkoppling på sitt projekt. Sekundär Intresseorganisationer Information om deras verksamhet. Förändringsförslag som gynnar näringslivet. Sekundär Allmänheten Välkomnar förändring, bidrar med skattemedel. Utveckling av Arvidsjaur. Sekundär Luleå Tekniska Universitet Tillhandahållande av resurser till projektet. Möjligheter till nya projekt i fortsättningen. Sekundär Andra delprojektgrupper Feedback, åsikter och reflektioner. Benchmarking och kunskapsutbyte. 5. WBS och milstolpeplan I det här avsnittet redogörs för projektets WBS och milstolpeplan. 5.1 WBS Vad som ingår i projektet har sammanställts med en WBS, se Bilaga 1: WBS. Aktiviteter markerade med blått är de aktiviteter som ska avrapporteras. 5.2 Milstolpeplan Planen är en utveckling av projektets WBS. Denna används internt inom projektet för att kontrollera att arbetet fortlöper som det ska, samt för att tydliggöra projektets framsteg. Följande milstolpar har fastställts för projektet: 1. Förstudie 2. Initial problemformulering 3. Slutlig problemformulering 4. Justerad projektplan 5. Nulägesanalys av arvidsjaur.se 6. Utformning av hemsida 7. Delrapport 8. Slutgiltig projektrapport 10

16 9. Leverans En nätplan har utvecklats för att illustrera milstolparna, se Bilaga 2: Nätplan. 5.3 Tollgates Inom milstolpeplanen finns tollgates, vilka fungerar som beslutspunkt. Vid varje tollgate tas beslutet om projektet ska: Fortsätta enligt plan, eller om man ska Revidera plan Besluten tas inom delprojektgruppen och med stöd av projektledare och styrgruppen. TG1: Godkänd problematisering ( förstudie ) TG2: Godkänd projektplanering (samt genomförande) TG3: Godkänd delrapportering TG4: Godkänd slutrapport (inklusive leverans) TG5: Projektavslut inklusive godkänd projektdagbok. 6. Aktiviteter Aktivitetslistan har utvecklats från Bilaga 1: WBS, nedan i tabell 6.1. Tabell 6.1: Lista med aktiviteter som är tids- och resursuppskattade från WBS ID Aktivitet Resursbehov Tid 1 Teori 1:1 Kvalitet 1:2 Marknadsföring 1:3 Organisation 1:4 Logistik 1:5 Referensram 1:5 Webbdesign Litteratur & delprojektgrupp Litteratur & delprojektgrupp Litteratur & delprojekgrupp Litteratur & delprojektgrupp Litteratur & delprojektgrupp Litteratur & delprojektgrupp Datainsamling Prioritet (1-5), 1 högst Ansvar Carl, Amanda Filip, Lisa Eric, Filip 5 Lisa 2 Samtliga 1 Carl, Filip Beroende av ID 11

17 2:1 Intervju 2:2 Marknadsundersökning 2:3 Statistik 2:4 Studiebesök 2:5 2:5:1 2:5:2 2:5:3 Analys av arvidsjaur.se Analys av informationstillgängligheten på tyska/engelska (språkanalys) Analys av hemsidans utformning för olika enheter (enhetsutformning) Analys av hemsidans användarvänlighet Transport, delprojektgrupp transport, delprojektgrupp delprojektgrupp delprojektgrupp delprojektgrupp 5 (11/4) (11/4) Analys av data 3:1 Relatera teori till empiri delprojektgrupp 3:2 Applicera teori delprojektgrupp 3:3 Måluppföljning delprojektgrupp 3:4 Diskussion och slutsatser delprojektgrupp Rapportskrivning 600 4:1 Projektrapport delprojektgrupp 5 Leverans 75 5:1 Presentation delprojektgrupp 2 Amanda 3 Lisa 1 Carl Eric 1:2 1 Carl 1:5 2 Filip 1:5 2 Lisa, Amanda 1:5 1 Amanda 2:5 1 Amanda 2:5, 3:1 1 Eric 2:5, 3:2 1 2:5 1 Amanda 2 Eric 5 12

18 5:2 Överlämning av projektrapport Carl 7/6 1 Eric 4:1 6 Avveckling 6:1 6:2 Utvärdering av projekt Upplösning av delprojektgrupp delprojektgrupp 50 5 Samtliga Samtliga Obs: Den tid angivet ovan tar inte hänsyn till schemalagda pass samt tid spenderad innan projektplanen fastställts. Därför representerar den angivna tiden inte hela projektets tid. Delprojektgruppen arbetar även med närzonsplanering där vi, på varje veckomöte, planerar in aktiviteter i detalj för nästkommande två veckor. En samlad version av dessa finns i Bilaga 3: Närzonsplanering. 7. Tidplan I Bilaga 4: Gant-schema finns ett fullständigt gantt-schema med all detaljinformation. 8. Organisation och bemanning I det här avsnittet kommer organisationens struktur och bemanning redogöras. Figur 8.1 visar organisationsstrukturen för projektet och hur information är tänkt att flöda genom enheterna. Styrgrupp Beställare projekägare Projektledare Referensgrupp Projektgrupp Delprojektledare Projektmedlemmar Figur 8.1: organisationsstruktur för projektet 13

19 En mer detaljerad förklaring på enheternas funktion ges i tabell 8.1 nedan. Roller Styrgrupp Beställare/ projektägare Projektledare Delprojektgrupp Referengrupp Tabell 8.1: enheternas olika funktion Ansvar och befogenheter Styrgruppen är det beslutande organet i projektet, i detta fall kursens lärare. Det är upp till dem att följa upp och avgöra om genomförandekraven har uppfyllts. De som har beställt projektet är Tillväxtenheten i Arvidsjaur. Tillväxtenhetens ansvar är att arbeta fram lösningar som bidrar till tillväxt i regionen. Det är upp till denna att ställa krav på projektet och kritiskt granska resultatet. Projektledaren ansvarar för att genomdriva projektet. Projektledaren har befogenheter att fördela resurser och styra projektgruppen, detta med syfte att kvalitetssäkra en output som motsvarar beställarens förväntningar. I detta projekt är projektledaren Håkan Perzon. Gruppens ansvar är att arbeta fram en lösning/produkt till beställaren. Befogenheterna gruppen har är att planera och välja vilka metoder man ska använda för att lösa problemet. Ledaren, Carl Enbom, har befogenhet att dirigera och leda arbete för de andra gruppmedlemmarna. Han ansvarar även för att alla moment i projektet utförs och motsvarar projektledarens förväntningar. De övriga gruppmedlemmarna är Filip Holmgren, Eric Jonsson, Amanda Nilsson Mäkikaltio och Lisa Ronstad. Till delprojektgruppen finns en referensgrupp, eller opponentgrupp, som ger feedback på arbetet. Detta sker efter varje seminarie. 8.1 Bemanningsplan I bemanningsplanen redovisas personers roller och ansvar i projektarbetet, i tabell 8.2 nedan presenteras de personer som verkar i projektet. Ansvarsområdet som nämns nedan står inte för vad personen enbart arbetar med. Projektmedlemmarna arbetar exempelvis tillsammans i projektets olika moment, men har olika ansvarsområden för att kontrollera att alla moment utförs. Tabell 8.2: förtydligande bemanningsplan för projektarbetet Person Roll Ansvar Anne-Kristine Beställare/ Förmedla produktkrav. Vinka projektägare Håkan Perzon Projektledare Styra gruppen och klargöra tillgängliga resurser. Carl Enbom Delprojektledare Leda delprojektgruppen och föra löpande kommunikation med projektledaren och beställaren. Yttersta ansvar att följa upp projektplan. Teori (Webbdesign), Språkanalys Lisa Ronstad Gruppmedlem Veckorapporter, Loggbok, Statistik, Användarvänlighet, 14

20 Filip Holmgren Amanda Nilsson Mäkikaltio Gruppmedlem Gruppmedlem Mötesprotokoll, Projektdagbok, Teori (Webbdesign), Enhetsutformning Projektrapport, Intervju, Användarvänlighet Eric Jonsson Gruppmedlem Presentationsansvarig, Marknadsundersökning, Måluppföljning, Presentation, Överlämning av projektrapport 9. Budget Delprojektgruppen har inte identifierat något behov av ekonomiska resurser för att genomföra projektet, därför har ingen budget för detta upprättats. 10. Kommunikation och kvalitetssäkring Här presenteras hur kommunikation ska ske inom delprojektgruppen samt med externa intressenter, vilka informationskanaler som kommer att användas samt hur förändringar i projektet kommer att hanteras. Informationsplanen är riktad mot kärn- och primärintressenter Informationsplan för extern kommunikation Informationsplanen i tabell 10.1 visar hur kommunikation och informationsutbyte ska ske med externa intressenter under projektet. Vem? Mottagare Beställare (Tillväxtenheten) Tabell 10.1: informationsplan för extern kommunikation Varför? Vad? När? Hur? Vem?Ansvarig Förmedla krav och ta ställning till lösning Krav Information Produktidéer Fortlöpande under projektet Föreläsningar Studiebesök Fakta Projektledare Rapport Styrgrupp Projekthantering Arbetssätt Fortlöpande under projektets gång Föreläsningar Carl Referensgrupp Hjälp med att hitta information Idéer Feedback Information Fortlöpande under projektet Personliga möten Lisa 15

21 Opponentgrupp Feedback Nya sätt att se problem Vid avstämning Opponering Amanda Övriga enheter under Information Krav Information Fortlöpande under projektet Carl Arvidsjaur kommun 10.2 Informationsplan för intern kommunikation Tabell 10.2 visar den plan för intern kommunikation som upprättats för att säkerställa projektets framfart. Tabell 10.2: informationsplan för intern kommunikation Vem? Mottagare Projektledare Varför? Vad? När? Hur? Säkerställa att projektplanen följs Veckorapporter Projektdagbok Fortlöpande under projektet Möten Vem? Ansvarig Delprojektledare Delprojektledare Återkoppling på skriftlig och muntlig rapportering Problemformulering Projektplan Rapport Fortlöpande under projektet Möten Opponering Feedback Opponentgrupp, Stryrgrupp Medlemmar i delprojektgrupp Säkerställa projektets framfart Information, Mötesplanering Fortlöpande under projektet SMS-grupp Delprojektledare 10.3 Ändringshantering I tabell 10.3 nedan presenteras stegen som ska genomföras vid ändringar i projektplanen, i Bilaga 5: Ändringslogg finns ändringsloggen. 16

22 Steg 11. Riskhantering Tabell 10.3: ändringsrutiner Moment 1 Identifiering av förändring 2 Diskutera varför den har uppstått 3 Eventuella åtgärder 4 Besluta åtgärd 5 Inför förändring i projektplanen 6 Uppdatera version och ändringslogg Identifikation av risker har utgått från fyra områden; riskidentifiering, riskvärdering, riskåtgärdsplanering samt riskbemötande. De tre första kategorierna behandlas i projektplan version 1.0, då dessa måste vara under kontroll innan projektgenomförandet inleds. Riskbemötandet behandlas löpande och uppdateras löpande i uppdaterade projektplaner Riskidentifiering SWOT-analysen är den centrala utgångspunkten för riskidentifiering, där merparten av de identifierade hoten och svagheterna i analysen hanteras genom åtgärder för att eliminera eller minimera konsekvenserna av dessa. Ytterligare risker har sedan identifierats genom brainstorming Riskvärdering Riskvärderingen utvärderar sannolikheten att en riskhändelse inträffar och vika konsekvenser detta skulle ge för projektet. Projektets risker har identifierats och analyserats enligt maxiriskmetoden (se Bilaga 6: Riskanalys). Riskhändelsernas konsekvenser har analyserats utifrån projekttrinageln: tid, kvalitet och resursåtgång. Både sannolikheten för att en riskhändelse inträffar och de konsekvenser den får graderas på en skala från 1 till 5. Riskvärdet erhålls genom att sannolikheten för att en risk inträffar multipliceras med konsekvensen av den. Högsta riskvärde har markerats. I detta projekt bestämmer delprojektgruppen nivå på riskvärdet som ska föranleda åtgärdsplanering. Vi har valt att planera in åtgärder för de riskhändelser som har ett riskvärde över 10 i någon av kategorierna tid, kvalitet eller resurs; om riskvärdet är 20 eller högre bör även åtgärden utföras innan projektstart. Denna nivå är satt för att vi inte ska ha utfört en alltför omfattande riskåtgärdsplanering och planerat in åtgärder för risker som inte kommer påverka delprojektet nämnvärt samtidigt som vi undviker och är väl förberedda för oförutsedda händelser. Varje åtgärd har tilldelats en ansvarig person som ska se till så att åtgärden genomförs. 17

23 11.3 Riskåtgärdsplanering Efter det att risker har identifierats har en handlingsplan upprättats för att säkerställa projektets framgång om de identifierade riskhändelserna inträffar. De riskhändelser som påverkar projektet mest, har högst riskvärde och har fått högsta prioritet. Utifrån vår riskanalys (se Bilaga 6: Riskanalys) har vi bland annat identifierat att det faktum att ingen av medlemmarna i delprojektgruppen har erfarenhet av att tidigare jobbat i skarpa projekt utgör en stor risk för projektet då riskvärdet i alla tre kategorierna; tid, resurs samt kvalitet är högt. Här gäller det för gruppen att ta hjälp och lära från någon som vet hur det ska gå till exempelvis lärare, handledare och referensgrupp. En annan stor risk för projektet är att tidplanen är alltför optimistisk, något som kommer från att erfarenhet av liknande projekt saknas. Detta ska motverkas genom att planera in slack för olika delmoment löpande genom hela projektet. 18

24 Juni 2013 LULEÅ TEKINSKA UNIVERSITET 12. Bilagor Bilaga 1: WBS 19

25 Juni 2013 LULEÅ TEKINSKA UNIVERSITET 20

26 Juni 2013 LULEÅ TEKINSKA UNIVERSITET Bilaga 2: Nätplan 21

27 Bilaga 3: Närzonsplanering Aktivitet Påbörjat Planerat avslut Vecka 14 Besök Arvidsjaur Problemformulering Projektplanering Vecka 15 Projektplanering Avstämning: Initial problemformulering Slutlig problemformulering Avstämning: Initial projektplan Justerad projektplan Vecka 16 Avstämning: Initial projektplan Justerad projektplan Informationsinsamling till projektrapporten Projektrapport Vecka 17 Nulägesanalys av hemsidan arvidsjaur.se Delrapport Telefonintervjuer med berörda intressenter Finansiell analys Analys och vidareutveckling av gap-modellen Organisationsanalys Vecka 18 Nulägesanalys av hemsidan arvidsjaur.se Inlämning av delrapport Telefonintervjuer med berörda intressenter Finansiell analys vad kostar vissa alternativ? Organisationsanalys Opponering på annan delrapport Diskutera lösningsförslag till de problem som identifierats av nulägesanalysen