ELBIT OY. Vikarieregistret. Bruksanvisning LokalAdmin. Kuntarekry 6.4

Transkript

1 ELBIT OY Vikarieregistret Bruksanvisning LokalAdmin Kuntarekry 6.4 Elbit Oy 2014 Page 1 of 59

2 Datum: juli 2014 Upphovsrätt 2014 Elbit Oy Programvara: "Elbit Skills version 6.4" Notera Elbit Oy förbehåller sig rätten till ändringar i programvaran och i detta dokument utan förhands- meddelande. Programvarulicens Elbit Skills programvara får endast användas enligt licensvillkoren. Ändringar i programvaran får ej göras utan skriftligt tillstånd av Elbit Oy. Garanti och ansvar Elbit Oy garanterar inte att kvaliteten eller funktionen i Elbit Skills programvara eller manual ska användas i något speciellt syfte. Programvarulicensen gäller för ett allmänt bruk. Elbit Oy eller av bolaget auktoriserad återförsäljare ansvarar inte för eventuell skada som användningen av programvaran kan ha förorsakat. Upphovsrätt Denna manual omfattas av lagen om upphovsrätt. Inga delar i manualen får kopieras utan Elbit Oy:s skriftliga tillstånd. Manualen är avsedd för intern utbildning i sådana organisationer som har Elbit Skills programvarulicens. Varumärken Microsoft och Windows är Microsoft Corporations registrerade varumärken eller varumärken i USA och/eller andra länder. Andra produkter och produktnamn kan vara varumärken eller registrerade varumärken som tillhör innehavaren. Page 2 of 59

3 Innehållsförteckning 1 Vikarieregistrets startsida Egna vikariebehovslistningar Färdiga vikariebehovslistningar Nytt vikariebehov Leta efter arbetssökande Behärska vikarieregister Vikariebehovslistningar Sparandet av egna listningar Filtreringen av vikariebehovslistan Val av vikariebehovlistans kolumner Sparandet av egna listningar Att söka vikariebehov Ordning av vikariebehov enligt kolumnrubriken Funktionerna i vikariebehovslistan nedtill Detaljer om vikariebehovet Kopiera vikariebehovet Behandla Sök vikarie för vikariebehovet Redigera anställda Frigör anställningen Annullera vikariebehovet Radera vikariebehovet Registering av vikariebehovet och anställning av sökanden Registering av vikariebehovet i systemet Vikariebehovets tidpunkt och arbetsskift Enheten där vikarien behövs Vikariens sökvillkor Kommunikationen om vikarieanställningen Vikariebehovets övriga uppgifter Ansvarspersonen Beskrivning, Specialbehov, Tilläggsuppgifter och DL för att hitta en vikarie Jobbkalendern Publiceringen i jobbkalendern Anmälda via jobbkalendern Funktioner som riktas till vikariebehovet på nedre raden av vikariebehovsvyn Bearbetningen av vikariebehovet Att söka en vikarie till vikariebehovet Page 3 of 59

4 3.3 Den manuella anställningen av en vikarie som är tillgänglig helt och hållet Den manuella anställningen av flera vikarier eller delvis tillgängliga vikarier Granskningen av flera vikariers tillgänglighet Anställning av flera vikarier Effekterna av anställningen av flera personer och av delvisa anställningar i systemet Val av vikarie och anställning med automatisk SMS-sökning Att starta automatisk SMS-sökning Den automatiska SMS-sökprocessen Vikarien hittades med automatisk SMS-sökning Leta efter arbetssökande Sök ansökande Sök vikarieregister Sökning av sökanden i vikarieregistret Definitionen av sökkriterier Lagringen av sökvillkoren Utförandet av sökningen Att bläddra sökanden i vyn Vikarierekryteringar Att läsa ansökningar och avtala om intervjuer Sökandelistan Sökandens CV-vy Redigering av sökandes kontakt information Kommunikationen med sökanden Utskrivning av sökandens uppgifter med basutskrivningsfunktionen Utskrivning/lagring av sökandens uppgifter med hjälp av dokumentmallen Behörighets- och granskninganmärkningar som gjorts i intervjuerna Sökandens behörighet för arbetsuppgiften Sökandens behörighet för ämnen Sökandens behörighet för enheterna Granskning och tillägg av intyg, licenser och certifikat Granskningen av arbetserfarenheten och markeringen av lärarerfarenheten som väsentlig arbetserfarenhet Granskningen av utbildningen Att ändra sökandens status Sökandens möjlighet att anställa sig själv till vikariatet Kommentering av sökanden Sökandes tillgänglighet Behärska vikarieregister Att skapa vikarierekryteringens annons Bakgrund Vikarierekryteringsvyn Att skapa vikarierekryteringens annons i systemet Helt ny rekrytering från tomt bord eller med rekryteringsmallar Ny rekrytering med gammal rekryteringsmall Page 4 of 59

5 5.1.4 Rekryteringens administrativa uppgifter Platsannonsen Platsannonsvyn Platsannonsernas funktioner Ansökningsblanketten Ansökningsblankettens vy Ansökningsblankettens funktioner Val av kompetenser, intyg, licenser och certifikat och lärarens/rektorns studier till ansökningsblanketten Funktionerna i ansökningsblankettens vy Publiceringen Skapandet av publiceringen Publicering på Kuntarekry.fi tjänsten Publicering på MOL.fi tjänsten Rekryteringsmallar Vikarieregistrets statistikrapporter Vikariebehovets statistik Sökkriterierna Rapportens slutresultat Behandlingen av vikariesökanden Sökkriterierna Rapportens slutresultat Vikariesökandens demografi Sökkriterierna Rapportens slutresultat Besökarstatistiken Sökkriterierna Rapportens slutresultat Utskrivningen av vikarieregistrets statistikrapport för fortsatt behandling Personliga inställningar Skicka e-post till mig om nya vikariebehov i min enhet Page 5 of 59

6 1 Vikarieregistrets startsida Från vikarieregistrets startsida har man direkt tillgång till de olika funktioner i modulen. Nedan hittas en skärmbild av startsidan. Vikarieregistrets startsida är indelat i fem avsnitt: 1) Egna vikariebehovslistningar, 2) Färdiga vikariebehovslistningar, 3) Nytt vikariebehov, 4) Leta efter arbetssökande och 5) Behärska vikarieregister. Page 6 of 59

7 1.1 Egna vikariebehovslistningar TIll egna listningar, kan användaren skapa direkta länkar till sådana vikariebehovslistningar som han behöver. På egna lisningar finns inga listningar innan användaren skapar dom. Sektionen har också en sökruta, där användaren kan söka efter vikariebehov. Skapandet av egna listingar beskrivs i avsnittet som behandlas vikariebehovslisningar. Egna listningar tas bort från startsidan genom att klicka på det röda krysset efter listnings namn. 1.2 Färdiga vikariebehovslistningar På färdiga vikariebehovslistningar hittas vissa defaultlistningar och länken till listan som användaren senaste har öppnat under sessionen. 1.3 Nytt vikariebehov På den här sektionen skapas nya vikariebehov. 1.4 Leta efter arbetssökande På denna sektion finns länkar till Sök ansökande och Sök vikarieregister funktioner. 1.5 Behärska vikarieregister På Behärska modulen sektion finns länkar till följande funktioner: Vikarierekryteringar Statistiska rapporter Personliga inställningar Modulens inställningar Page 7 of 59

8 2 Vikariebehovslistningar Användaren går över till vikariebehovslistavyn med Egna listningar eller Färdiga listningar På listavyn listas sådana vikariebehov som användaren har rätt att se i systemet. Användaren kan personifiera listningsvyn enligt sina preferenser. I listningsvyn kan man: Spara egna listningar o välja vilka kolumner tabellen har o filtrera vikariebehov på listan Söka vissa vikarievehov från listningen Ordna vikariebehov enligt kolumnrubriken i stigande eller sjunkande ordning Rikta funktionerna till vikariebehoven på listan 2.1 Sparandet av egna listningar På listavyn visas vikariebehov i tabellform. Användaren kan själv välja vilka vikariebehoven (dvs. vilka filtrarna används) och kolumnerna hon/han ser i vyn. Filtering och kolumnvalet görs med skiftnyckeln ovanför tabellen. Användaren kan spara de här filtering och kolumnval som egna vikariebehovslistningar som hittas på startsidan. Page 8 of 59

9 2.1.1 Filtreringen av vikariebehovslistan När man klickar på skiftnyckeln ovanför tabellen öppnas filtrar ovanför listan. När man klickar igen på knappen, gömmas dessa filter igen. Vikariebehovslistan kan filtreras enligt följande uppgifter: 1) Vikariebehovets fas/status 2) Enhet 3) Uppgiftsområde 4) Jobbkalenderpublicering 5) Tid Enligt filtrering av vikariebehovets status visas vikariebehoven som valts enligt status till filtret. Vid filtrering enligt enhet visas alla registrerade vikariebehov som tagits i bruk enligt filtret. Vid filtering enligt tid visas vikariebehoven som har börjat efter vald tid i filtret. Vid filtrering enligt uppgiftsområde visas vikariebehoven som antecknats i yrkesbenämningen och som hör till uppgiftsområdet i filtret. Vid filtrering enligt jobbkalenderpubliceringen kan man separat lista fram sådana vikariebehov som är/inte är publicerade i jobbkalendern eller som har anmälda kandidater. Statusfiltret omfattar följande alternativ: Egna vikariebehov = Vikariebehov som skapats av användaren och vikariebehov som användaren är ansvarig för Öppna vikariebehov som skapats i dag Vikariebehov som skapats i dag eller i går Nya = Vikariebehovet som inte har annan status ELLER vikariebehovets anställning har annullerats Öppna vikariebehov = Vikariebehoven där ingen anställts (Status: nytt vikariebehov, sms-sökningen har påbörjats eller sms-sökningen har avslutats, ingen vikarie eller sms-sökning, befriat eller smssökning, inget svar eller delvis avslutad eller vikarie hittades ej eller vikariebehovet processeras ). Vikariebehovet måste ha åtminstone en Skiftet börjar datum i framtiden. Anställda vikariebehov = Vikariebehoven med status Vikarie manuellt tillagd eller SMS-sökning avslutad, vikarie funnen eller Delvis avslutad Vikariebehov där anställning gjort inom 24 timmar = Som status Anställda vikariebehov, utom att anställningen måste ha gjort inom 24 timmar Page 9 of 59

10 Expired vikariebehov = Som Öppna vikariebehov utan vikariebehov med status Delvis avslutad. Skiftet börjar datum måste ha passerat Annullerade = Vikariebehoven som annullerats Visa alla vikariebehov = Inga gränskningar Val av vikariebehovlistans kolumner När man klickar på skiftnyckeln ovanför tabellen, öppnas vyn där kolumner väljs eller raderas. När man klickar igen på knappen, gömmas dessa filter igen. Vikariebehovslistan kan innehålla följande kolumner: ID = Vikariebehovets identifikation i systemet Yrkesbenämning = Den yrkesbenämning som registrerades som vikariebehovets namn, dvs yrkesbenämningen på vikarien som söks Enhet = Den enhet som registrerades som vikariebehov, dvs enheten som behöver vikarie Skiftet börjar = Datum när skiftet börjar. OBS! kolumnen visar brådskande vikariebehov med röd ikon. Vikariebehovet är brådskande när det börjar under 24 timmar. Om tidsintervallskolumnen inte är i bruk, syns inte den röda brådskande-ikonen heller Skiftet slutar = Datum när skiftet slutar. Skift = De arbetskiften som är registrerade för vikariebehovet, dvs arbetskift som vikariatet innehåller Fas = Vikariebehovets behandlingstatus Anställd vikarie = Personen som är anställd som vikarie (om anställningen redan har gjorts) Ansvarsperson = Här visas den registrerade ansvarspersonen för vikariebehovet ELLER om någon har öronmärkt vikariebehovet åt sig själv med knappen Ta till behandling nedan visas personens namn här SMS ID = Om man har sökt kandidater för vikariebehov med SMS syns SMS-sökningens SMS ID i den här kolumnen. Sökanden använder SMS ID om hon/han vill ha vikariatet Jobbkalender = Kolumnen visas om vikariebehovet är publicerat i jobbkalendern och om någon har anmält sig i jobbkalender Användaren kan välja vilka kolumner hon/han har i listningsvyn. Valen görs med den gröna skiftnyckeln i övre delen av listan på samma sätt som i systemets andra listningsvyer. Valda kolumner stannar kvar tills anvädaren loggar ut. Page 10 of 59

11 2.1.3 Sparandet av egna listningar Efter man har väljat filtrar och kolumner, kan man 1) Genomföra sökningen då listan visas vikariebehoven som träffar sökningsfiltrar, 2) Spara sökning som egen listning som visas på startsidan eller 3) Stäng filtervyn. Om man sparar sökning som egen listning, kan man välja om man ersätter en nyvarande listning eller om man sparar en ny listning. 2.2 Att söka vikariebehov Med sökfältet ovanför vikariebehovslistan kan man söka vikariebehoven på vikariebevovslistan. Sökningen riktar sig till följande kolumner: ID Yrkesbenämning Enhet Ansvarsperson SMS ID Sökningen riktar sig till detta fält trots att kolumnen inte har tagits i bruk. Page 11 of 59

12 2.3 Ordning av vikariebehov enligt kolumnrubriken Vikariebehovslistan kan ordnas enligt kolumnrubrik i stigande eller sjunkande ordning. Detta sker genom att klicka på kolumnrubriken. När listan är ordnad med aktivering av kolumnrubrik kan ordningen ändras i stigande eller sjunkande ordning med pilknapparna intill kolumnrubriken. 2.4 Funktionerna i vikariebehovslistan nedtill Funktionerna i vikariebehovslistan nedtill används så att man först väljer det önskade vikariebehovet på listan (kryssa för rutan framför vikariebehovet) och därefter väljs den önskade funktionen nere i balken Detaljer om vikariebehovet Här kan man betrakta vikariebehovets uppgifter. Sama funktion görs genom att dubbelklicka på vikariehovet på listan Kopiera vikariebehovet Med vikariebehovets kopieringsfunktion öppnas vyn Nytt vikariebehov där uppgifterna om alla valda vikariebehov finns förutom dessa: Tidpunkt, klockslag, skift Vikariebehovets orsak Andra uppgifter, såsom När måste vikarie hittas eller Ansvarsperson kopieras inte, men andra uppgifter kopieras Publicerat i jobbkalendern kopieras inte från Jobbkalendern, men beskrivningarna kopieras Behandla Med knappen Ta till behandling kan användaren markera sig själv som ansvarig för vikariebehovet. Vikariebehovets status blir Tagit till behandling. Vikariebehovet kan tas till behandling fastän det redan behandlas av någon annan Sök vikarie för vikariebehovet Med funktionen ser man vikarier som passar för vikariebehovet Redigera anställda Om vikariebehovet har status Delvis avslutad, kan man redigera anställningarna här Frigör anställningen Med funktionen kan man frigöra vikarien från vikariebehovet. Vikariebehovets status ändras till Nytt vikariebehov. Inget automatiskt meddelande går till någon efter frigörelsen, kommunikationen bör skötas på annat sätt. Page 12 of 59

13 2.4.7 Annullera vikariebehovet Med funktionen annulleras vikariebehovet. Vikariebehovets status ändras till Annullerat och om inställningarna försetts med funktionen Meddelande om vikariebehovets annullering skickas information om vikariebehovets annullering till den givna adressen Radera vikariebehovet Med funktionen raderas vikariebehovet i systemet. Page 13 of 59

14 3 Registering av vikariebehovet och anställning av sökanden 3.1 Registering av vikariebehovet i systemet Registering av vikariebehovet i systemet görs med Nytt vikariebehov -knappen i startsidan. Användarrätterna definierar vem som kan skapa nya vikariebehov och dessutom definierar användarrätterna vilka enheter användaren kan registrera vikariebehov i. När man klickar på Nytt vikariebehov öppnas vyn nedan Page 14 of 59

15 3.1.1 Vikariebehovets tidpunkt och arbetsskift Här registreras vikariebehovets tidpunkt och arbetskift. Vikariesökanden har i sin vikarieansökan bekräftat tillgängligheten vid olika tidpunkter och sina arbetsskiften. När vikarier söks för vikariebehov, begränsar uppgifterna skrivna här vilka vikariekandidater som finns. Om det gäller ett längre vikariat, t ex några dagar, kan varje dag registreras separat, men vikariatet kan också registreras som en enhetlig tidsperiod. Den som registrerar vikariebehovet bestämmer själv hur det görs. När systemet söker vikarier till behovet, hittar det delvis och helt tillgängliga vikarier, men visar först vikarier som är helt tillgängliga. Helt tillgängliga betyder vikarier som är tillgängliga under alla tidpunkter som registrerats för vikariebehovet. Delvis tillgänglig betyder att vikarien är tillgänglig under vissa tidspunkter/skiften. Vikariebehovets datum kan skrivas antigen direkt i datumfältet i format dd.mm.åååå eller genom att välja tidpunkterna i kalendern, som öppnas när man klickar på tidpunktsfältets gröna ikon. Nya vikarietidsperioder kan läggas till med knappen Tillägg tidsperiod -knappen. Tidsperioden raderas genom att välja önskad tidsperiod och genom att klicka på Ta bort tidsperiod. Vikariebehovets starttidpunkt är alltid en obligatorisk uppgift Enheten där vikarien behövs Här väljs enheten där vikarien behövs. Enheten väljs i organisationsstrukturen. När man klickar på enhetsfältets gröna ikon öppnas enhetsvalsdialogen där enhetsvalet görs. Systemet föreslår automatiskt den enhet där användaren finns. Vikariekandidaterna är markerade som behöriga för några enheter efter intervjun. När vikarie söks, söker man kandidater som är markerade som behöriga i vikariebehovets enhet. Enheten är en obligatorisk uppgift i varje vikariebehov Vikariens sökvillkor När vikariebehovet registreras är yrkesbenämningen en obligatorisk uppgift. Vikariekandidaterna är under intervjun markerade som behöriga eller lämpliga-obehöriga för vissa yrkesbenämningar. Vid registreringen av vikariebehovet väljs om man söker bara behöriga kandidater eller också lämpliga-obehöriga kandidater till vikariebehovet. Sökvillkoren kan också väljas från lagrade sökmallar som är gjorda med funktionen Sök från vikarieregistret. Dessutom kan mera sökvillkor tilläggas med Välj sökkriterier -funktionen, med vilken man kan välja flera sökkriterier samtidigt eller med Tillägg sökvillkor -knappen med vilken man kan tillägga ett sökkriterium per gång. Page 15 of 59

16 Om det är lärares vikariat i frågan, med knappen Lägg till ämne, kan man tillägga ämn en som sökvillkor. Dessutom kan man välja om man söker bara behöriga kandidater eller också lämpliga-obehöriga kandidater till vikariebehovet Kommunikationen om vikarieanställningen Om man vill att systemet informerar en viss person om vikarieanställningen ska detta registreras i vikariebehovet. Meddelandet kan sändas via e-post eller som textmeddelande eller både och. Vid registrering av vikariebehovet skall rutan kryssas för om meddelande ska sändas. Dessutom skall mottagarens e-postadress eller telefonnummer antecknas Vikariebehovets övriga uppgifter Ansvarspersonen I datafältet väljs vem är ansvarig för vikariebehovet. Organisationerna kan själva besluta/instruera vem som registrerar vikariebehovet. Den valda personen visas här som ansvarsperson t ex på vikariebehovslistan Beskrivning, Specialbehov, Tilläggsuppgifter och DL för att hitta en vikarie I de här datafälten kan man skriva tilläggsuppgifter om vikariebehoven. Organisationerna kan själva besluta/instruera om vad som skrivs i fälten. Fältet Vikarie bör finnas före sänder inga påminnelser eller meddelanden. Page 16 of 59

17 3.1.6 Jobbkalendern Publiceringen i jobbkalendern Om man vill publicera vikariebehovet i jobbkalendern, kryssa för Publicera i jobbkalendern. I jobbkalendern visas vikariebehovet för de personer som under intervjun betraktats som behöriga för det aktuella vikariebehovet. Man kan också skicka SMS eller epostmeddelande om behovets publicering i jobbkalender till alla personer som ser vikariebehovet i jobbkalendern. I fältet Beskrivningen av Vikariebehovet i jobbkalendern ser beskrivningen ut som beskrivningen av vikariebehovet i jobbkalendern, ungefär som vikariebehovets jobbannonser. Uppgiften som finns i fältet Kontaktperson syns i jobbkalendern under fältet med beskrivningen av vikariebehovet. Här skrivs kontaktuppgifterna på den person som vikariesökandena kan vända sig till för att fråga mer om vikariebehovet Anmälda via jobbkalendern Om man vill att systemet informerar en viss person när någon almälar sig till vikariebehovet i jobbkalendern ska detta registreras i vikariebehovet. Meddelandet kan sändas via e-post eller som textmeddelande eller både och. Vid registrering av vikariebehovet skall rutan kryssas för om meddelande ska sändas. Dessutom skall mottagarens e-postadress eller telefonnummer antecknas Bredvid Anmälda-rubriken finns namn- och telefonnummer till personerna som är anmälda till vikariebehov via jobbkalendern. Dessutom visas tilläggsuppgifterna på listan Anmälda som de anmälda fyllt i. Den som behandlar vikariebehovet på listan med anmälda kan se sökandens CV och här kan man också anställa någon av de anmälda vikerierna till vikariebehovet. Detta sker genom att välja önskad vikarie och klicka på Anställ -knappen till höger Funktioner som riktas till vikariebehovet på nedre raden av vikariebehovsvyn När vikariebehovet är registrerat och alla nödvändiga/önskade uppgifter är givna, kan vikariebehovet 1) lagras, 2) behandlas eller 3) raderas, och dessutom kan man söka kandidater direkt till det aktuella behovet Bearbetningen av vikariebehovet Bearbetningen av vikariebehovet sker genom att välja önskat vikariebehov på vikariebehovslistan. Därefter öppnas samma vy som vid registreringen av ett nytt vikariebehov. Page 17 of 59

18 3.2 Att söka en vikarie till vikariebehovet När vikariebehovet är registrerat i systemet kan man söka vikariekandidater med Sök vikarie till vikariebehovet -knappen. När man klickar på knappen öppnas sökandelistan med sökanden som är lämpliga för vikariatet. På sökandelistan visas med fet stil sådana sökanden som också tidigare har varit vikarie i de antecknade enheterna. Om man använt sökvillkoret Sök också kompetent obehöriga, visas sökandens behörighet till den aktuella yrkesbenämningen. Listan visar sådana vikariekandidater som är tillgängliga till vikariebehovets hela tidsperiod/arbetsturer. Ovanför listan finns länken med vilken man får fram också delvis tillgängliga kandidater, dvs sådana som är tillgängliga under vissa registrerade tidpunkter/skiften. När listningen också visar delvis tillgängliga kandidater, visas också deras tillgänglighetprocent. Tillgänglighetsprocenten beräknas enligt hur många tidpunkter/arbetsskift vikarien är tillgänglig. Sökandelistan ovan innehåller också de sökanden som uppfyller följande villkor: 1. De är behöriga (eller kvalificerade inte-behörig, beroende på sökkriterierna) till den yrkesbenämningen som registrerades i vikariebehovet 2. De är behöriga till den enhet som registrerades i vikariebehovet 3. De har status Intervjuad Passar som vikarie 4. Om sökvillkoren innehåller betyg, tillstånd, certifikat eller kompetens, så är detta granskat av sökanden och dessutom giltiga (om giltighetstiden är inmatad) 5. De uppfyller också andra sökvillkor som registrerats i vikariebehovet På Sökandelistan kan man läsa sökandens uppgifter antingen genom att dubbelklicka på sökanden eller genom att välja sökande med ett kryss i rutan framför sökandens namn och klicka på knappen Ansökans uppgifter. E-post- och brevpostmeddelanden och textmeddelanden kan sändas till sökanden här. E-post- och brevpostmeddelanden och sändning av textmeddelande är beskrivna i rekryteringsmodulens stycke om behandling av ansökningar. Dessutom kan man skriva ut uppgifterna om den valda sökanden antingen med hjälp av basutskrivning eller dokumentmall. Också detta är beskrivet i rekryteringsmodulens stycke om behandling av ansökningar. När vikarieansökningarna har lästs och man haft kontakt med vikariekandidaterna kan man besluta vem väljs för vikariebehovet. Den valda vikarien kan då anställas med Anställ vikarien -knappen. Funktionen beskrivs i följande kapitel. Page 18 of 59

19 Om man inte vill avtala separat med vikarierna kan man vid vikarieval och anställning använda automatisk SMS-sökning. Också det här är beskrivet senare. OBS! Automatisk SMS-sökning kan användas endast vid vikarier som är tillgängliga helt och hållet. 3.3 Den manuella anställningen av en vikarie som är tillgänglig helt och hållet När vikarieansökningarna har lästs och man haft kontakt med vikariekandidaterna kan man besluta vem som väljs och anställs till vikariebehovet. Anställningen görs så att den tillgängliga vikariekandidaten väljs på listan för hela vikariebehovet och anställs med knappen Anställ vikarien. Den manuella anställningen är inte tillåten om den automatiska SMS-sökning är på gång. När man klickar på Anställ vikarie -knappen öppnas dialogen nedan: I dialogen kan man ännu anteckna Tilläggsinfo för behandlare av vikariebehov. Datafältet är detsamma som fältet vid registreringen av vikariebehovet. Dessutom kan man i dialogen välja om e-post och/eller SMS skickas till någon. Detta sker med ett kryss vid den önskade meddelandeformen och skriver e-postmeddelandet och/eller telefonnumret som meddelandet sänds till. Om man vid registreringen av vikariebehovet fyllde i uppgifterna i motsvarande fält, syns dessa uppgifter också i denna dialog. Vanligen sänds meddelande om anställningen till förmannen och/eller personen som tar emot vikarien. Anställningsmeddelandet är definierat i vikarieregistrets kommunikationsinställningar. Valda meddelanden går ut efter anställningen, den anställdas namn visas på vikariebehovslistan och vikariebehovets status ändras till status Vikarien anställd. Page 19 of 59

20 3.4 Den manuella anställningen av flera vikarier eller delvis tillgängliga vikarier Granskningen av flera vikariers tillgänglighet Om man märker att det inte finns helt tillgängliga sökanden eller om man annars bara vill ha flera sökanden till vikariebehovet, kan man välja flera sökanden på listan och klicka på Anställ vikarien. När man klickar på Anställ vikarien öppnas en vy som visar tillgängligheten hos valda sökanden. Här nedan finns en bild på detta. Vyn ovanför visar valda sökanden i radform och kolumnerna visar sökandens namn, mobiltelefonnummer och vikariebehovets arbetsskift. I skiftenas kolumnrubriker finns dag och skift som är markerade för vikariebehovet. I tabellens celler visas sökandens tillgänglighet i respektive skift med olika färgkoder. Grön betyder att sökanden är tillgänglig. Gul betyder att sökanden antingen har en anteckning inte-tillgänglig i sin tillgänglighetskalender eller är anställd i systemet till ett annat vikariat i en annan organisation. Arbetsskiftsinformationen i de gula cellerna berättar vilka skiften sökanden inte är tillgänglig för Röd betyder att sökanden redan är anställd till ett annat vikariat i samma organisation än var vikariebehovet är gjort Anställning av flera vikarier I den här vyn kan man också anställa sökanden till vikariebehovet. Anställningen sker med kryss i rutorna vid önskad person och önskat skift. Här kan man inte använda den automatiska SMS-sökningen. I exemplet nedan anställs två personer till ett vikariebehov. En bild på anställningsvalen finns här nedan. Systemet förhindrar anställningen av en sökande endats om sökanden redan är anställd. Observera att som i bilden ovan, sökanden (Kökkö) är inte tillgänglig lördag 16.7 i morgonskift där vikarie behövs. I den här situationen antas att rekryteraren har talat med sökanden och sökanden har meddelat att han kan ta emot vikariatet, trots att han inte är tillgänglig enligt kalendern. Systemet tvingar inte heller att välja vikarie för varje skift. dvs man behöver inte välja vikarie för varje vikariat. Page 20 of 59

21 När anställningskryssen är på sina platser, klicka på Spara anställningar i aktivitetsbalken nedtill. Av sökanden frågar man då Är vikariebehovet avslutat? Om man valt en person till vikariatets alla skift, kan man välja Avslutad, varvid systemet tolkar att vikariatet är helt behandlat och att vikarier hittats. Vikariebehovet övergår i status Vikarien hittades och vikariebehovet visas inte på listan med öppna eller ofullbordade vikariebehov. Avslutad kan man välja också om personer inte valts för varje skift. I praktiken kan det vara så att ingen behövs för skiftet eller ett visst skift kan organiseras med arbetstidsarrangemang. Också i detta fall övergår vikariebehovet i status Vikarien hittades och vikariebehovet visas inte mer bland öppna eller ofullbordade vikariebehov. Om man i den här fasen väljer Delvis avslutad övergår vikariebehovet i gällande status. Vikariebehovet syns fortfarande på listan med ofullbordade och öppna vikariebehov och man kan fortfarande söka vikarier till det och i obemannade skiften kan man anställa vikarier och anställningar kan redigeras osv. Vikariebehovet förblir ofta i status Delvis avslutad när man inte kunnat anställa vikarier till varje skift. Vid lagring av anställningarna sänds ett meddelande om anställningarna till de telefonnummer/den e-post som är registrerade i vikariebehovets uppgifter vid Anställningsmeddelande. Meddelandet skickas inte automatiskt till sökanden. Här nedan finns en bild på vikariebehovslistan efter att vikariebehovet som hade tre skiften anställt två vikarier och vid anställningen har vikariebehovet försetts med status Delvis avslutad. Vikariebehovslistan visar att vikariebehovet har status delvis avslutad och efter statusanteckningen visas att ett skift är avslutat. Vid varje skift med vikarie berättas vem som är anställd. Också vid vikariebehovets närmare uppgifter visas vem som anställts till respektive skift Effekterna av anställningen av flera personer och av delvisa anställningar i systemet Här nedan finns en lista på andra egenskaper/funktioner som hör hit Vikariebehovets uppgifter i status Delvis avslutad kan inte redigeras: o Skiften till vilka anställning redan gjorts o Enheten och vikariens sökkriterier o Jobbkalenderspubliceringen Skiften kan tilläggas i Delvis fyllda vikariebehoven Sökanden kan inte anmäla via jobbkalendern till endast ett vikarieskift, sökanden anmäler sitt intresse för hela vikariebehovet. När mera sökanden söks för delvis avslutat vikariebehov och tillgänglighetsvyn visas, finns här alltid redan gjorda anställningar. Page 21 of 59

22 När flera personer anställs till vikariatet sänds från vikariebehovets uppgifter vid meddelande om vikariebehov information till definierade telefonnummer och e-postadresser om anställningen av flera personer. För denna funktion finns en egen meddelandemall i meddelandeinställningarna. Om vikariebehovet befinner sig i status Delvis avslutad och tidpunkten som är markerad i vikariebehovet uppnås då vikarien senast måste hittas, sänder vikariebehovet ut information vid Anställningsmeddelande till definierade telefonnummer och e-postadresser. För detta finns en egen meddelandemall i meddelandeinställningarna. I vikariebehovens statistikrapporter där flera personer anställts för vikariebehovet, tolkas vikariebehoven som fyllda när alternativet Avslutad valts i samband med anställningslagringen Sökandens CV-uppgifter om Gjorda vikariat uppdateras enligt hur hon/han har anställts för vikariatbehoven 3.5 Val av vikarie och anställning med automatisk SMS-sökning Att starta automatisk SMS-sökning När vikariebehovet har registrerats och kandidater har sökts till vikariebehovet och vyn visar en lista på lämpliga och tillgängliga kandidater, kan man välja vem som ska omfattas av SMS-sökningen. Man kan grupp kandidater till tre gruppen. SMS som sänds Tilläggsuppgifter i SMS Väntatider Här visas meddelandet som ska sändas till vikariekandidaterna. Största delen av SMS är skrivna i förväg i kommunikationsinställningarnas vikarieregister. Texten här är en del av textmeddelandet till kandidaterna. Du ser förhandsgranskning av SMS i fältet. Till höger om fältet finns en räknare som visar meddelandets längd. T.ex. om man väljer 30 minuter i väntatid för grupp 2, sänds sms till personer i grupp 2 om ingen i grupp 1 har svarat inom 30 minuter. Även om sms har sänts till grupp 2, är personer i grupp 1 också fortfarande med i sökning. Page 22 of 59

23 Ansökan gäller perioden Tilläggsuppgifter: Namn Här väljs hur länge SMS-sökningen är giltig, dvs hur länge man väntar på svar från de sökanden som meddelandet sänts till. Uppgiften som skrivits här går till valda personer efter valet Tilläggsuppgifter: Telefonnummer Uppgiften som skrivits här går till valda personer efter valet Övriga tilläggsuppgifter Sändning av sökresultat Uppgiften som skrivits här går till valda personer efter valet. Här kan man skriva t ex jobbets adress, mera information om arbetsstarten. Till dessa adresser/nummer sänds uppgift om vem som anställts för vikariebehovet. Om man redan vid registreringen av vikariebehovets uppgifter registrerade uppgifterna i fälten, visas de färdig här. Funktionen är densamma som den manuella anställningens funktion, Anställningsmeddelande. Vanligen går anställningsmeddelandet till den registrerade förmannen och/eller till de personer som tar emot vikarien på jobbet. Meddelandet som sänds är definierat i vikarieregistrets kommunikationsinställningar Den automatiska SMS-sökprocessen Om vikarie finns: Sökningen startas och meddelandet Vikariat till buds sänds till valda sökanden Den första som svarar jakande på SMS får vikariatet och systemet anställer personen till vikariatet Den andra vikariesökanden (och övriga därefter) som svarar jakande får returmeddelanden om att vikariatet har fyllts (meddelandets innehåll är definierat i vikarieregistrets kommunikationsinställningar) Den första vikariesökande som anställdes till vikariatet får ett svarsmeddelande där man gratulerar för vikariatet och med meddelandet går tilläggsuppgifter om vikariatet samt vem som vid behov ger mera information (definierat meddelande i inställningarna och som innehåller uppgifter i fältet Kontaktuppgifter till person som ger tilläggsuppgifter ) Om man i början av SMS-sökningen valde i Sändning av sökresultat att ett meddelande om anställningen sänds till en viss person (t ex till förmannen som registrerat vikariebehovet), sänder systemet ett meddelande om anställningen (meddelandets innehåll är definierat i vikarieregistrets kommunikationsinställningar) Om någon svarar jakande till vikarierbjudandet för sent, får hon/han ett svarsmeddelande om att ansökningstiden har tagit slut (meddelandets innehåll är definierat i vikarieregistrets kommunikationsinställningar) Om vikarien inte finns: Sökningen startas och meddelande Vikariat till buds sänds till valda sökanden Ingen svarar jakande till sökningen under giltighetstiden Om man i början av SMS-sökningen valde i Sändning av sökresultat att ett meddelande om anställning sänds till en viss person (t ex förmannen som registrerat vikariebehovet), sänder systemet ett meddelande om att ingen vikarie hittats (meddelandets innehåll är definierat i vikarieregistrets kommunikationsinställningar) Om någon svarar jakande till vikarieerbjudandet för sent, får hon/han ett svarsmeddelande om att ansökningstiden har tagit slut Om SMS-sökningen avbryts under giltighetstiden sänds annulleringsuppgiften som SMS till alla sökanden som fick det ursprungliga vikariemeddelandet. Page 23 of 59

24 3.5.3 Vikarien hittades med automatisk SMS-sökning När vikarien hittas med SMS-sökning sker vikariens anställning automatiskt. Efter anställningen visas på vikariebehovslistan den anställdas namn och vikariebehovets status ändras till status Vikarien anställd. Page 24 of 59

25 4 Leta efter arbetssökande 4.1 Sök ansökande Till personsökningsfunktionen kommer man via vikarieregister- och rekryteringsmodulernas Sök arbetssökande -knappen. Båda knapparna öppnar vyn här nedan. I sökningsvyn kan man separat välja om man söker sökanden från riktade rekryteringar, öppna rekryteringar eller bland vikariesökanden eller i någon kombination av dessa. När man rör sig från rekryteringsmodulen till den här vyn antas det att det gäller en riktad rekrytering och när man kommer till vyn från vikarieregistret är utgångspunkten en vald vikarieansökan. Användarrättigheterna påverkar sökningen på följande sätt: Personsökning i riktade rekryteringar -> sökanden söks i de rekryteringar som användaren har rätt till Personsökning i öppna rekryteringar -> användaren måste ha rätt att söka i öppna rekryteringar och systemet söker sökanden i de öppna rekryteringar som användaren har rätt till Personsökning i vikarieansökningar -> Användaren måste ha rätt till funktionen Sök från vikarieregistret och sökanden söks bland organisationernas sökanden som användaren har rätt att skapa vikariebehov i Sökningsresultatet visar en lista på sökanden som passar sökkriterierna. Om sökanden har flera ansökningar visas alla. Genom att klicka på sökanden kan man närmare granska hans/hennes ansökan i rekryteringen. Page 25 of 59

26 4.2 Sök vikarieregister Sökning av sökanden i vikarieregistret Med funktionen Sök i vikarieregistret kan man söka vikariesökanden i hela vikarieregistret. Användaren ser sökanden i vikarieregistret om sökanden på ansökningsblanketten visat intresse för de geografiska kommuner och de yrkesbranscher där användarens organisation fungerar ELLER om sökanden är intresserad av användarens arbetsgivarorganisation ELLER om sökanden har lämnat in sin ansökan via vikarierekryteringsannonsen i användarens organisation. Således kan man via funktionen Sök från vikarieregistret även hitta sådana sökanden som har lämnat in sin ansökan via en annons som en annan arbetsgivarorganisation (än användarens organisation) haft. När man klickar på Sök vikarieregister -knappen på startsidan, öppnas vyn nedan. I vyn kan man söka vikarier i vikariepoolen enligt önskade kriterier. Dessutom kan man lagra sökvillkoren som kan användas också vid registrering av vikariebehov Definitionen av sökkriterier I sökvillkoren för vikarierna definieras de sökvillkor med vilka man söker vikarierna i vikariepoolen. Sökvillkor kan utökas antingen genom att välja en lagrad rapportmall eller med knappen Välj sökkriterier. Med knappen kan man tillägga flera sökkriterier samtidigt eller med hjälp av knappen Tillägg sökvillkor - knappen som man använder för att lägga till ett sökkriterium per gång. När man klickar på knappen Välj sökkriterier öppnas en lista med datafält som är valda på ansökningsblanketten i rekryteringsmodulens inställningar. I den här listan kan man välja önskat datafält som man vill använda som sökvillkor, t ex Kön. Datafältet syns därefter som ett sökvillkor för vikariebehovet. Därefter kan man välja önskat sökkriterium, t ex Kvinna. Page 26 of 59

27 På det här sättet kan man bifoga önskade sökvillkor till vikariebehoven och som behövs för att söka vikariekandidater i systemet. Om inga sökvillkor ges, visar systemet alla de sökanden som användaren har rätt att se i systemet. OBS! Att göra en sådan sökning kan räcka länge eftersom systemet kan ha hundratals eller tusentals med sökanden. I fältet Granskat under sökkriterierna kan man välja vilken status sökanden befinner sig i vid sökningen. När man söker nya sökanden till intervju väljs i menyn Ny ansökan. Om man vill rikta sökningen till sökanden som har lämnat in sin ansökan till en specifik rekrytering väljer man den specifika rekryteringen längst ner i fältet med vikarierekryteringar Lagringen av sökvillkoren När du har gett sökvillkoren kan de lagras. Lagringen sker med knappen Spara sökvillkor under sökvillkoren. Lagrad sökning skall ha ett namn. Det lönar sig att namnge sökningen så informativt som möjligt, t ex Nya sökanden som är intresserade av närvårdarjobb där Valviras certifikat krävs. Lagrade sökvillkor är tillgängliga här i Sök i vikarieregistret samt vid registreringen av vikariebehovet. Den lagrade sökningen är tillgänglig för alla som tillhör samma organisation som registreraren Utförandet av sökningen När du har gett sökvillkoren kan sökningen utföras med knappen Sök som finns under kriterierna. Därefter öppnas listan med sökanden. Om det finns för mycke sökanden i sökresultatet, sökvillkor måste ändras Att bläddra sökanden i vyn Vikarierekryteringar Man kan söka sökanden i vikarieregistret och i vyn med vikarierekryteringar. Genom att dubbelklicka på önskad vikarierekrytering blir listan med sökanden synlig om sökanden har lämnat in sin ansökan till en viss vikarierekrytering. Page 27 of 59

28 4.2.3 Att läsa ansökningar och avtala om intervjuer När man läser ansökningar används systemets vyer över sökandelistan och CV:n. I dessa vyer kan man sända e-post och textmeddelanden till sökanden och ändra på sökandens status enligt ansökans behandlingsprocess. T ex när sökanden kallas till intervju ändras hans/hennes status till Kallad till intervju. Med vikarieregistrets funktion Sök i vikarieregistret får man snabbt en lista på alla sökanden som kallats till intervju. Vyerna och funktionerna är beskrivna i detta kapitel Sökandelistan När sökningen är gjord öppnas en lista på de personer som motsvarade sökvillkoren. På listan visas sökandens namn, senaste arbetserfarenhet, totala arbetserfarenhet, utbildningsnivå, mobiltelefonnummer och e-post samt ålder. Användaren kan välja vilka uppgifter som visas på sökandelistan. Val av kolumner som visas på sökandelistan görs med den gröna skiftnyckelknappen i övre hörnet till höger. Kolumnvalen lagras i användarens personliga inställningar och när användaren nästa gång kommer till den här vyn är hans/hennes val fortfarande giltiga. Sökandelistan kan filtreras med hjälp av menyn uppe till höger. Alla sökanden kan väljas till listan, varvid listan visar alla sökanden som uppfyller sökvillkoren. Man kan dessutom välja Granskade vikariesökande till listan och då visas bara sökanden som passar sökvillkoren och som har status Intervjuad Passar som vikarie. Page 28 of 59

29 Om listan här nedan har mer är 50 sökanden, indelas dessa i olika vyer och ovanför listan finns länkarna osv Sökandens CV-vy Sökandens CV-vy är tillgänglig när man klickar på sökanden i sökandelistan. I sökandens CV-vy visas sökandens uppgifter som organisationen valt i rekryteringens inställningar till ansökningsblanketten OCH som innehåller sökandens uppgifter. I vyn kan man läsa sökandens uppgifter och om kandidaten verkar vara bra som vikarie i organisationen kallas personen till intervju. Man kan också kommentera sökanden i CV-vyer. När sökande kallas till intervju, ändras sökandens status på mellanbladet Granskningsanmärkningar till status Kallad till intervju. Efter statusändringen är det viktigt att komma ihåg att lagra den med Lagra - knappen under status. Om sökanden inte kallas på basen av CV:n till intervju kan hennes/hans status ändras till Intervjuas inte. På samma sätt ändras sökandens status när ansökningarnas behandlings- och intervjuprocess framskrider Redigering av sökandes kontakt information Page 29 of 59

30 Man kan redigera sökandes mobiltelefon och e-post om han/hon har rätt till detta enligt användarrättsprofilerna. I detta fall ser man Redigera kontakt information länkar på kandidatens CV-vy Kommunikationen med sökanden När man hanterar ansökningar kan man sända e-post, brevpost eller textmeddelanden till sökanden. Kommunikationen sker i sökandelistan så att man väljer sökanden på listan (kryss i rutan framför sökandens namn) till vilka man vill sända meddelanden och trycker på Sänd meddelande eller Sänd textmeddelande på nedre delens aktivitetsfält. Från CV-vyn kan man sända meddelanden till en sökande per gång och funktionsknapparna finns i övre delen av aktivitetsfältet. Att sända meddelanden beskrivs i stycket om ansökningarnas hantering i rekryteringsmodulen Utskrivning av sökandens uppgifter med basutskrivningsfunktionen Basutskrivningsfunktionen skriver ut sökandens uppgifter i det läge de finns på skärmen. Funktionen kan användas när man snabbt ska skriva ut sökandens uppgifter Utskrivning/lagring av sökandens uppgifter med hjälp av dokumentmallen Funktionen gagnar dokumentmallarna i systemet. Man kan t ex göra inställningar och redigeringar i dokumentmallarna enligt organisationens önskemål. Utskrivningen av dokumentmallarna beskrivs i stycket om rekryteringens startsida. Page 30 of 59

31 4.2.4 Behörighets- och granskninganmärkningar som gjorts i intervjuerna I intervjun granskas sökandens uppgifter och vikariebehörigheten markeras på CV-vyns mellanblad Granskningsanmärkningar. Till vyn kommer man t ex med hjälp av sökfunktionen -> sökandelistan -> sökandens CV-vy Sökandens behörighet för arbetsuppgiften I vyn Granskningsanmärkningar ser du vilka uppgiftsområden sökanden är intesserad av på ansökningsblanketten. Dessutom ser du vilka yrkesbenämningar som finns under organisationens uppgiftsområden. I den här vyn kan du markera sökanden behörig för olika yrkesbenämningar. Behörighetsuppgiften används när sökanden söks för vikariebehov. Vid sökning av kandidater för vikariebehov söks bara sådana sökanden som är markerade som behöriga för vikariebehovet. Om sökanden inte är behörig för jobbet, men är Behörig men icke-lämplig eller Lämplig men icke-behörig, markera granskningmarkeringen i sökandens uppgifter. En sådan sökande fungerar som kandidat för vikariebehovet, när man vid registreringen av vikariebehovet har valt att också Lämpliga men icke-behöriga passar som vikarie för det aktuella behovet. På intervjun uppstår ofta en situation där sökanden är kvalificerad också för andra arbetsuppgifter än vad som anmälts som intresseområde. Det lönar sig att avtala med sökanden om att sökanden markeras som behörig också för dessa jobb. Därmed ökar antalet potentiella vikarier och sökandens möjligheter att få vikariat. Page 31 of 59

32 Under Behörighetsmarkeringen finns knappen Tillägg uppgiftsområdena. Här kan man tillägga fler uppgiftsområden i sökandens uppgifter och på detta sätt kan sökanden markeras som behörig också för andra arbetsuppgifter än bara de som antecknats på ansökningsblanketten. Kom ihåg att lagra behörighetsmarkeringarna Sökandens behörighet för ämnen I vyn Granskningsanmärkningar ser du vilka ämnen sökanden är intesserad av på ansökningsblanketten och du kan markera sökanden behörig för olika yrkesbenämningar. Med knappen Tillägg ämnen kan man tillägga i sökandens uppgifter också andra ämnen än bara de som antecknats på ansökningsblanketten. När kandidater söks för vikariebehov, söks bara sådana kandidater som är markerade som behöriga för ämnen om ämnen har använt som sökkriteria. Om sökanden inte är behörig för en ämne, men är Behörig men icke-lämplig eller Lämplig men ickebehörig, markera granskningmarkeringen i sökandens uppgifter. En sådan sökande fungerar som kandidat för vikariebehovet, när man vid registreringen av vikariebehovet har valt att också Lämpliga men ickebehöriga passar som vikarie för det aktuella behovet. Kom ihåg att lagra behörighetsmarkeringarna Sökandens behörighet för enheterna I Granskningsanmärkningarna markeras de enheter sökanden kan arbeta i som vikarie. Detta sker i delen Behörighet för enheter. Med Välj enheter-knappen öppnas enhetsvalsdialogen där enheterna sökanden kan arbeta i som vikarie väljs. När man söker vikarier för vikariebehov möjliggör enhetsvalet det att man hittar en sökande för vikariebehovet. I Vikariebehovet definieras enheten där vikarien behövs. Som kandidater för vikariebehovet är endast sådana vikariesökanden som är markerade som behöriga för vikariebehovet i den registrerade enheten Granskning och tillägg av intyg, licenser och certifikat I ansökans granskninganteckningar, i Krävda intyg, licenser, certifikat och kompetenser, finns de intyg, licenser osv, som sökanden har antecknat på ansökningsblanketten. I vyn kan man med knapparna under listan tillägga mera information om sökanden. Denna information kan tilläggas i systemet via listorna som den globala administratören upprätthåller. Här nedan finns en bild på vyn. Page 32 of 59

33 Sökandens intyg, licenser och certifikat samt kompetens kan granskas i denna vy. Granskningen sker med ett kryss i rutan Granskat. I samband med granskningen kan man anteckna t ex giltighetstiden för en licens och övriga kommentarer. När man söker vikarier och sökvillkoret är t ex ett visst certifikat eller en licens, söks bara sådana sökanden som har ett granskat, giltigt certifikat eller en granskad, giltig licens (om giltighetstiden är markerad). Om giltighetstiden inte är markerad i granskningsvyn, hittas sökanden i slutresultatet av sökningen. Detta förutsätter att sökkriteriet utgår ifrån att intyg, licens, certifikat eller kompetens är granskade. I den här vyn visas sökandens kompetenser, intyg och certifikat också för andra användare i systemet, men granskningsmarkeringarna är organisationsspecifika. Om t ex Teuvas rekryterare tillägger ett certifikat åt sökanden och gör granskningsmarkeringar för denna, syns intyget som en rad också t ex för rekryteraren i Rovaniemi. Granskningmarkeringarna som gjorts av rekryteraren i Teuva syns dock inte i Rovaniemi. I den här vyn kan inga intyg, kompentenser eller certifikat raderas i sökandens uppgifter. Raderingen kan göras endast av sökanden själv när han/hon lämnar in en ansökan. Kom ihåg att spara gjorda tillägg och granskningmarkeringar Granskningen av arbetserfarenheten och markeringen av lärarerfarenheten som väsentlig arbetserfarenhet I Granskningvyns visas arbetserfarenheterna enligt tabellen nedan. Granskningen av arbetserfarenheten görs genom att välja önskad arbetserfarenhetsrad och klicka på funktionsknappen under tabellen Markera granskat. Efter det här visar kolumnen Granskat vem som har gjort granskningen och när. Arbetserfarenheterna kan klassificeras som Lärarerfarenhet och/eller Väsentlig arbetserfarenhet. Klassificeringen görs genom att man väljer önskad arbetserfarenhetsrad och klickar på knappen under tabellen. Vid klassificeringen av en viss arbetserfarenhet som lärarerfarenhet, flyttar arbetserfarenhetsraden till Lärarerfarenhet -tabellen under den egentliga arbetserfarenhetstabellen. I den egentliga arbetserfarenhetstabellen finns Lärarerfarenhet: Ja/Nej -kolumnen är sökandens anteckning på Page 33 of 59

34 ansökningsblanketten. Således är det möjligt att sökanden och arbetsgivaren klassificerar olika erfarenheter som lärarerfarenheter. Vid klassificering av en viss arbetserfarenhet som väsentlig arbetserfarenhet ändras uppgifterna i kolumnen i arbetserfarenhetstabellen på motsvarande sätt. Klassificeringar av lärarerfarenhet och väsentlig erfarenhet kan utnyttjas vid Sök från vikarieregistret och vid sökning av vikarien enligt sökkriterierna för vikariebehovet. Man kan t ex göra en sökning där man frågar sök sökanden som har yrkesbenämningen Sjukskötare antecknad som väsentlig arbetsfarenhet Granskningen av utbildningen Också utbildningarna kan markeras som granskade i granskningsvyn. Granskningen görs med ett kryss i rutan Granskat. Kom ihåg att spara granskningsmarkeringarna. Page 34 of 59

35 Att ändra sökandens status Efter intervjun och granskningsmarkeringarna ska sökandens status motsvara intervjuns slutresultat. Om sökanden är en potentiell vikarie för ett visst jobb markeras hans/hennes status Intervjuad-lämplig vikarie. Kom ihåg att spara statusändringen. När man söker en vikarie för vikariebehovet söker man endast bland sådana sökanden vars status är Intervjuad-Lämplig som vikarie. Sökanden kan förstås efter intervjun förses med följande status: Intervjuad-lämpar sig inte som vikarie eller Intervjuad-Uppgifter skall kompletteras. Sökanden med denna status föreslås inte som kandidater för vikariebehovet fastän uppgifterna är granskade eller markerade som behöriga för ett visst jobb eller enhet Sökandens möjlighet att anställa sig själv till vikariatet Om sökanden är så bra vikariekandidat att hon/han utan vidare kan arbeta som vikarie i uppgifter som hon/han är behörig för, är det möjligt att hon/han själv kan anställa sig till vikariatet. Definitionen görs under statusändringsfältet Sökanden får anställa själv sig själv för vikarietat. Rutan syns om den har tagits i bruk i vikarieregistrets inställningar. När fönstret är valt i sökandens uppgifter, kan sökanden anställa sig själv till vikariatet i jobbkalendern Kommentering av sökanden Man kan kommentera sökanden i kommenteringskolumn både i CV-vyn och i Granskningsanmärkningarvyn. Dessutom finns det också ett separat fält för kommenteringar. Man kan se kommenteringar som har skrivit i det här fältet i ansökandelistavyer när man söker vikarier. Page 35 of 59

36 4.2.5 Sökandes tillgänglighet På CV-vyns mellanblad tillgänglighet kan man se och redigera sökandes tillgänglighet om han/hon har rätt till detta enligt användarrättsprofilerna. Redigering görs på samma sätt som sökanden gör den i sökandes vyer. Page 36 of 59

37 5 Behärska vikarieregister 5.1 Att skapa vikarierekryteringens annons Bakgrund Vikarierekryteringsannonsen är INTE samma sak som traditionell riktad rekryteringsannons. Fastän skapandet av vikarierekryteringsannonsen i rekryteringssystemet är relativt likadant som i riktad rekryteringsannons, avviker vikarierekryteringsannonsen från riktad rekryteringsannons enligt syftet. Avsikten med vikarierekryteringsannonsen är att fungera som en kanal där sökanden lämnar sina ansökningar till systemets vikariesökandepool. Med vikarierekryteringsannonsen väljs INTE direkt vikarier för vikariaten. Vikarierekryteringsannonsens innehåll behöver inte vara så exakt som den riktade rekryteringsannonsens, men den marknadsförs vikariaten i organisationen. Rekryteringsannonsen titel kan t ex vara Arbeta hos oss som vikarie och annonsen innehåller allmän beskrivning av vikariaten i organisationen, beskrivning av ansökningsprocessen och vikariernas valprocess. Det är mycket allmänt att organisationen har t ex två eller tre vikarierekryteringsannonser. Olika branscher kan ha egna annonser. Orsaken är i allmänhet den att olika yrkesbranscher vill fråga efter olika saker av sökanden på ansökningsblanketten. Om man försöker ha bara en vikarierekryteringsannons med vilken alla vikariesökanden lämnar in sin ansökan måste man göra för många kompromisser på ansökningsblanketten och det är möjligt att man glömmer bort väsentliga frågor. Observeras bör att fastän det finns flera vikarierekryteringsannonser i systemet, styrs ansökningarna som kommer till dessa annonser till samma pool där de är tillgängliga för alla vikariesökningar. Detsamma gäller också ansökningar från annonser som kommer in via kommunrekryteringssystemets andra användarorganisationer. Vikarieregistret har altså en stor sökandepool som alla sökanden går till efter att ha lämnat in en ansökan. Fastän sökanden lämnar in en ansökan t ex till Uleåborgs vikarierekrytering finns uppgifterna i denna ansökan tillgängliga också i Esbo, om sökanden t ex själv har berättat på ansökningsblanketten att hon/han är intresserad av att arbeta i Esbo Vikarierekryteringsvyn Till vikarierekryteringarna kommer man genom att klicka på länken i vikarieregistrets startsida. Med länkenöppnas en lista på dessa vikarierekryteringar som användaren har rätt att se i systemet. Behandlingen av vikarierekryteringar sker på listan på samma sätt som med de riktade rekryteringarna: Genom att välja önskad vikarierekrytering och trycka på Administration av rekrytering -knappen till höger nere på sidan, kan man betrakta och behandla vikarierekryteringens administrativa uppgifter, annonsen, ansökningsblanketten och publiceringen. Page 37 of 59

38 Genom att dubbelklicka på rekryteringen kan man se sökanden som svarat på annonsen och på sökandelistan kan man därefter behandla sökandens CV-uppgifter. Vikariesökandens CV innehåller endast CV-mellanbladet. Vikarierekryteringsvyns funktioner nedtill visas för användaren enligt användarrättigheterna. Funktionerna är: Radera rekryteringen (Raderar den valda rekryteringen i systemet) Stäng rekryteringen (Stänger den valda rekryteringen, dvs raderar rekryteringen på den aktiva listan) Kopiera rekryteringen (Kopierar den valda rekryteringen på listan. Detta kan användas vid skapandet av en ny rekrytering) Markera som rekryteringsmallar (Markera som rekryteringsmall i den valda rekryteringen och mallen kan utnyttjas när nya vikarierekryteringar görs) Ansökningarna (samma som rekryteringens dubbelklick, ett sätt att komma till sökandelistan) Administrationen av rekryteringen (man kan betrakta och behandla den valda vikarierekryteringens administrativa uppgifter, annonsen, ansökningsblanketten och publiceringen) Att skapa vikarierekryteringens annons i systemet Att skapa en ny vikarierekryteringsannons påbörjas på vikarierekryteringsvyns startsida. Den nya vikarierekryteringen kan skapas på tre sätt. 1. Helt ny rekrytering från tomt bord 2. Ny rekrytering med en rekryteringsmall som bas 3. Ny rekrytering med gammal rekrytering som bas Att skapa vikarierekryteringen är nästan likadan åtgärd i systemet som att skapa riktad rekrytering. Skillnaden i riktad rekrytering är den att vid vikarierekrytering syns endast 1) Administrativa uppgifter, 2) Rekryteringsannonsen, 3) Ansökningsblanketten och 4) Publiceringsmellanbladen. Vid vikarierekryteringar kan man alltså inte skapa en tillståndsansökningsprocess eller rekryteringsplan. Mellanbladet ovan har samma datafält i bruk som i rekryteringsmodulen. Att en del uppgifter är obligatoriska i administrationsdelen gäller inte vikarierekryteringar. Page 38 of 59

39 Om du i denna manual redan har blivit bekant med att skapa en rekrytering eller om du i rekryteringsmodulen har skapat rekryteringsannonser, behöver du inte läsa följande stycken som gäller skapandet av nya rekryteringar. De är direkt kopierade från rekryteringsmodulens manual. Den enda skillnaden är den att alla tillståndsansökningars och rekryteringsplanens hänvisningar har slopats eftersom dessa inte görs vid vikarierekryteringarna. Dessutom är några termer anpassade för vikarieregistrets terminologi Helt ny rekrytering från tomt bord eller med rekryteringsmallar När man väljer Ny vikarierekrytering i den gråa övre balken öppnas fönstret för skapandet av den nya rekryteringen. Ett namn ges åt den nya rekryteringen. Det nya namnet är rekryteringens namn i systemet, detta namn syns inte i något skede för t ex sökanden. I systemet syns rekryteringens namn t ex i listningsvyer och andra motsvarande platser där rekryteringar skall väljas bland andra rekryteringar på listan. Det är bra om rekryteringsnamnet följer en viss överenskommen logik, t ex <jobbet, enhet, tidpunkt> dvs Sjuksköterska, Kissankulma hälsocentral, 05/05. När man använder lite mer informativ namnlogik identifierar vi rekryteringen lättare till och med efter två år. Här nedan finns en bild på fönstret när rekryteringar skapas. I fönstret för skapandet av rekryteringarna väljs också organisationen där rekryteringen skapas. Med organisationen avses organisationsträdets huvudenhet. Organisationens val påverkar i vilka organisationsinställningar rekryteringen skapas. Den tredje valda saken i fönstret för rekryteringarnas skapande är rekryteringsmallen. Om man för den valda organisationen gjort rekryteringsmallar och den inloggade användaren har användarrätt till mallarna, kan mallarna väljas i fönstret för skapandet, Välj rekryteringsmall. Vid användning av rekryteringsmallar är datafälten i de administrativa uppgifterna ifyllda och därtill kan det i rekryteringen finnas färdiga arbetsplatsannonser/ansökningsbotten samt ansökningsblanketter/mallar för ansökningsblanketter Ny rekrytering med gammal rekryteringsmall Tidigare rekryteringar kan också användas som mallar när nya rekryteringar skapas. Detta sker så att man på vikarierekryteringslistan väljer den rekryteringen som man vill använda som mall och därefter trycker man på knappen Kopiera rekrytering nere i det gråa aktivitetsfältet. Därefter öppnas ett fönster där man ska ge namn på den nya rekryteringen. Vid användning av en gammal rekrytering, kopieras alla administrativa uppgifter från rekryteringen och dessutom kopieras arbetsplatsannonserna och ansökningsblanketterna från den gamla rekryteringen. Page 39 of 59

40 5.1.4 Rekryteringens administrativa uppgifter Här nedan finns en bild på vyn med administrativa uppgifter Fälten i de administrativa uppgifterna väljs i rekryteringsmodulens inställningar. I de administrativa uppgifterna matas i allmänhet in behövliga uppgifter om rekryteringen t ex ur rapporteringssynvinkel. Ofta finns det exra datafält i de administrativa uppgifterna eftersom fälten är desamma som i rekryteringsmodulen och där behövs vanligtvis flera fält. Page 40 of 59

41 5.1.5 Platsannonsen Platsannonsvyn Här nedan finns en bild på platsannonsvyn: I rekryteringsmodulens inställningar definieras vilka datafält organisationen har i användning i platsannonsen och vilka av dem är obligatoriska att fylla i. Valrutan Används inverkar inte på något sätt i rekryteringssystemet. När man skapar en ny platsannons med Ny annonstext -knappen, kopieras uppgifterna till annonsen från de administrativa uppgifternas motsvarande fält om samma fält har varit i användning och försetts med uppgifter. Platsannonsens uppgifter utgör platsannonsen på organisationens webbsidor (internet och intranät), på Kuntarekry.fi och i MOL-tjänsten. Vid skapandet av rekryteringsmodulens inställningar lönar det sig att markera sådana datafält obligatoriska som är väsentliga i platsannonsvyn t ex i MOL-tjänsten Platsannonsernas funktioner Ny annonstext Med den här knappen skapas ny annonstext. Vid skapandet av texten efterfrågas ett namn åt annonstexten. Namnet är annonsens namn i systemet och syns t ex inte för sökanden. Namnet visas också t ex vid publicering av rekryteringen, när man väljer platsannonsen på en viss publiceringplats Radera annonstext Annonstexten kan raderas genom att välja annonstextknappen i det övre fönstret och trycka på knappen Ta bort annonstext. Page 41 of 59

42 Byt namn Annonstexten kan få nytt namn med annonstextknappen i det övre fönstret och trycka på knappen Byt namn Kopiera annonstexten Annonstexten kan kopieras med annonstextknappen i det övre fönstret och trycka på knappen Kopiera annonstext. Efter att man tryckt på knappen ber systemet om nytt namn åt kopian. Källannonsens uppgifter kopieras till annonsen Förhandsgranskning Annonstexten som är aktiv i vyn kan skrivas ut på en utskrivningsmall som är sparad som Platsannons i administrationens meddelandemallar Skicka för kommentarer Annonstexten kan sändas för kommentarer med annonstextknappen i det övre fönstret och trycka på knappen Skicka för kommentar. På basen av annonstextens uppgifter skapar systemet då ett e- postmeddelande och öppnar fönstret för att sända på e-post. Här kan man välja vem annonsen ska sändas till för kommentarer. Kommentarerna och e-posttrafiken sker utanför systemet. Page 42 of 59

43 5.1.6 Ansökningsblanketten Ansökningsblankettens vy Här nedan finns en bild på ansökningsblankettens vy På ansökningsblanketten väljs vilka datafält som finns på rekryteringens ansökningsblankett, dvs vad man vill fråga av sökanden i rekryteringen. För användaren som skapar rekryteringen visas ansökningsblankettens datafält som tagits i bruk i rekryteringsmodulens inställningar. Användaren som gör rekryteringen kan ännu välja vilka fält som används i just den här rekryteringen Ansökningsblankettens funktioner Om redigerbara frågor tagits i bruk i inställningarna kan man på rekryteringens ansökningsblankett ta dessa i bruk. Här nedan finns en bild på detta. Vid val av redigerbara frågor i en viss rekrytering måste deras namn, dvs frågan som ställs till sökanden definieras. Frågan definieras genom att klicka Redigera frågan på ansökningsblankett -länken efter frågan. Page 43 of 59

44 Val av kompetenser, intyg, licenser och certifikat och lärarens/rektorns studier till ansökningsblanketten Vid val av ett visst fält till ansökningsblanketten 1) Kompetens, 2) Intyg, 3) Licenser och certifikat eller 4) Lärarens/rektorns studier måste man samtidigt välja vilka kompetenser, intyg osv ska frågas av sökanden Funktionerna i ansökningsblankettens vy Ny ansökningsblankett Med denna knapp skapas en ny annonstext. När ny annonstext skapas frågar systemet efter namn åt den. Detta namn är annonsens namn i systemet och syns inte för sökanden. Namnet visas också t ex vid publicering av rekryteringen, när man väljer platsannonsen som ska användas på vissa publiceringplatser Radera ansökningsblanketten Ansökningsblanketten kan raderas med ansökningsblankettsknappen i det övre fönstret och trycka på knappen Ta bort ansökningsblankett Byt namn Ansökningsblankettens namn kan bytas med ansökningsblankettsknappen i det övre fönstret och trycka på Byt namn -knappen. Page 44 of 59

45 5.1.7 Publiceringen Skapandet av publiceringen Här nedan finns en bild på publiceringsvyn. I rekryteringens publiceringsvy väljs publiceringsplatserna till listan ovan där den aktuella rekryteringen ska publiceras. Publiceringsplatsen väljs med knappen Ny under listan. För varje publicering definieras ett språk, publiceringens start- och sluttidpunkt (= ansökningstid) samt platsannonsen och ansökningsblanketten som ska användas på den aktuella publiceringplatsen. Detta möjliggör det att olika platsannonser och ansökningsblanketter kan publiceras på olika publiceringplatser. Fundera noga hur du gör. I den här vyn kan rekryteringens publiceringar också bearbetas och raderas. Detta sker när man väljer den önskade publiceringen på listan och trycker på funktionsknappen under listan. Page 45 of 59

46 Publicering på Kuntarekry.fi tjänsten I kommunrekrysystemet kan man (september 2010) publicera arbetsplatsen endast på Kuntarekry.fi. Hur platsannonsens uppgifter visas på Kuntarekry.fi är beskrivet senare i manualen i kapitlet Rekryteringens inställningar Platsannonsens fält. Om organisationen vill publicera arbetsplatsen också på den egna organisationens Internet eller Intranät skall man kontakta Kuntarekry Oy Publicering på MOL.fi tjänsten Annonspubliceringen på MOL.fi görs i publiceringsfasen med knappen Ny publicering på MOL.fi. När man trycker på denna knapp öppnas dialogen här nedan. Page 46 of 59

47 I övre delen av dialogen finns MOL:s specifika uppgifter som skall anges om man vill att annonsen publiceras direkt på MOL.fi. Om alla uppgifter inte är givna förblir annonsen på MOL i s k vänteläge. Annonsen blir offentlig genom att kontakta MOLs kundtjänst. De obligatoriska uppgifterna är: : Yrkesbenämning Arbetets längd Arbetstid Arbetets postnummer Arbetetet inleds Bostadsmöjlighet Sommarjobb Bred publikation Yrkesbenämning enligt MOLs uppgiftskoder. Val enligt MOLs koder Val enligt MOLs koder 5-siffrigt tal som MOL använder för arbetsplatsens ort Kan skrivas manuellt eller väljas i kalendern Om arbetsplatsen innehåller bostad, kryssa för här Om arbetsplatsen är ett sommarjobb, kryssa för här Om man vill ha brett tillkännagivande till arbetsplatsen, kryssa för här (tilläggsuppgiften om brett tillkännagivande fås på MOL) Page 47 of 59

48 När MOL-annonsens uppgifter har givits, definieras publiceringens övriga uppgifter i nedre delen av publiceringsdialogen. Här nedan finns en bild på detta: Primärt språk Främsta språk i annonsen Platsannons på annat språk Ansökningsblankett Publiceringsdatum Här väljs annonsens primära språk (finska eller svenska) I menyn väljs rekryteringssystemets annonstext som är gjort på det primära språket I menyn väljs rekryteringssystemets annonstext som är gjort på det andra språket (OBS! inte obligatoriskt) I menyn väljs vilken MOL:s ansökningsblankett som sökanden ska fylla i Här väljs datum och klockslag då publiceringen sker (= ansökningstid). Avslutningsdatumet visas i MOL-annonsen som sökningens avslutningstidpunkt. Dvs om man vill ha annonsen både på finska och på svenska, skall två annonstexter skapas i rekryteringssystemet där den ena texten skrivs på finska och den andra på svenska. Notera vid MOL-publicering att annonstexterna flyttas över med hjälp av publiceringsgränssnitt till MOL.fi. MOL.fi-sajten söker nya annonstexter från systemet må-sö varje halv timme kl. 6:03 21:33, dvs alltid tre minuter och 33 minuter över varje heltimme. MOL-sajten söker endast upp nya annonser. Om man behandlar annonstexter i kommunrekrysystemet, redigeras uppdateringarna inte på MOL.fi. Om man vill bearbeta annonstexterna på MOL.fi efteråt, görs detta via MOL:s underhållssajt. Varje organisation som avtalar om arbetsplatspublicering med MOL, får koder till MOL:s underhållssajt. Ytterligare skall man beakta vid MOL-publicering att annonsen inte försvinner från MOL precis den tid som är definierad här. Annonsen försvinner från MOL i allmänhet inom en dag. Sökande kan dock inte lämna in sin ansökan efter den tid som definierats här. Om publiceringen t ex ska avsluta 1.6. kl. 15:45 och en sökande klickar på Sök jobbet -länken på MOL:s sajt kl. 16:00, kan sökande inte öppna ansökningsblanketten. Information ges om att ansökningstiden är slut. Page 48 of 59

49 5.1.8 Rekryteringsmallar Rekryteringen kan markeras som rekryteringsmall på rekryteringens startsida om den inte är publicerad. Detta sker genom att välja önskad rekrytering på listan (kryss i rutan framför rekryteringens namn) och trycka på knappen Markera som rekryteringsmall på aktivitetsfältet i nedre delen av vyn. Markering som rekryteringsmall innebär att den aktuella rekryteringen kan väljas som mall när ny rekrytering skapas. Rekryteringen som är markerad som mall kan inte direkt publiceras. Därefter fyller man i på förhand rekryteringsuppgifterna så långt som det behövs och skapar platsannonsmallarna och ansökningsblanketterna färdigt i den aktuella rekryteringsmallen. Page 49 of 59

50 5.2 Vikarieregistrets statistikrapporter Till vikarieregistret statistikrapporter kommer man från startsidan med knappen Rapporter. Statistikrapportens startsida syns enligt nedan: Vikarieregistrets statistik delas in i fyra delar (= mellanblad): 1. Statistik för vikariebehov 2. Vikariesökandens behandling 3. Vikariesökandens demografi 4. Besökarstatistik Page 50 of 59

51 MAKES GREAT EMPLOYERS Vikariebehovets statistik Med Vikariebehovets statistikrapport betraktas vikariebehoven, ifyllnadsgraden, behörighetsgraden, vikariatens längder, orsaker och publiceringarna i jobbkalendern Sökkriterierna I Vikariebehovsrapporterna kan följande vikariebehovsuppgifter användas som sökkriterier: Tidsperiod = Vikariebehovets starttidpunkt Rekryterande enhet = Enheten där vikariebehovet är registrerat Vikariatets varaktighet = Vikariatets längd (under 1 dag, 1-3 dagar, 3-12 dagar, dagar, dagar, över 120 dagar) Uppgiftsområde eller yrkesbenämning = Uppgiftsområdet används som sökkriterium, om man väljer flera organisationer som sökkriterier (= organisationsstrukturens huvudnivå). Yrkesbenämningen används som sökkriterium när enheter inom EN organisation har valts som sökkriterium. När önskade sökvillkor är givna kan man betrakta rapportens slutresultat med Kör rapport -knappen Rapportens slutresultat På samma sätt som i rekryteringarnas statistik kan man i vikarieregistrets statistik betrakta rapportens slutresultat per enhet, per uppgiftsområde (per jobb) och per tidsintervall. 1. Slutresultatet per enhet visar rapportens slutresultat i radform de enheter som valts till sökkriterier 2. Slutresultatet enligt Sektor-uppgiftsområde visar slutresultaten i radform de branscher/ uppgiftsområden/jobb som valts till sökkriterier 3. Slutresultatet per tidsintervall visar slutresultatet i radform enligt vald tidsperiod i månader Vikariebehovets statistik omfattar fem delar: 1) Bemanning av vikariebehoven, 2) Vikariernas behörighet, 3) Vikariebehovens varaktighet, 4) Grunderna för vikariebehov och 5) Jobbkalender Page 51 of 59

52 Bemanning av vikariebehoven Rapporten om vikariebehovens bemanning berättar hur väl registrerade vikariebehoven har fyllts. Här nedan finns en bild på slutresultatsvyn. Vikariebehovskolumnen berättar hur många vikariehov som passar sökkriterierna det finns i systemet Besatta-kolumnen berättar hur många vikarier som anställts enligt sökkriterierna för vikariebehoven eller om flera vikarier har anställts valdes i samband med anställningen status Helt anställd. Kolumnen Besatta berättar hur många vikariebehov som passar sökkriterierna är i status Vikarien fanns Annullerad-kolumnen berättar hur många vikariebehov som motsvarar sökkriterierna nu är i status Annullerat Ej fyllts-kolumnen berättar hur många vikariebehov är obemannade Antal vikarier-kolumnen berättar hur många anställningar har gjorts till fyllda vikariebehov Besättningsprocenten berättar förhållandet mellan fyllda vikariat och antalet annullerade vikariebehov Genomgångstiden för besättning berättar genomsnittligt dagantal från att vikariebehovet är registrerat i systemet tills vikariatet har börjat. Genomgångstiden berättar alltså hur mycket t ex rekryteraren haft tid att hitta en vikarie för vikariebehovet Vikariernas behörighet Rapporten om vikariernas behörighet berättar hur behöriga vikarier man fått till vikariebehoven. Här nedan finns en bild på detta: Besatta-kolumnen berättar hur många vikarier som anställts enligt sökkriterierna för vikariebehoven eller om flera vikarier har anställts valdes i samband med anställningen status Helt anställd. Kolumnen Besatta berättar hur många vikariebehov som passar sökkriterierna är i status Vikarien fanns Antal vikarier-kolumnen berättar hur många anställningar som gjorts till fyllda vikariebehov Behöriga-kolumnen berättar hur många av de anställda vikarierna är behöriga Kolumnen Lämplig ej-behörig berättar hur många av de anställda är lämpliga men ej-behöriga Kolumnen Behörighet-% berättar procentuellt vilken proportionen mellan behöriga vikarier och antalet fyllda vikariebehov är Page 52 of 59