ELBIT OY. Inställningar. Bruksanvisning LokalAdmin Kuntarekry 6.4

Transkript

1 ELBIT OY Inställningar Bruksanvisning LokalAdmin Kuntarekry 6.4 Elbit Oy 2014 Page 1 of 45

2 Datum: juli 2014 Upphovsrätt 2014 Elbit Oy Programvara: "Elbit Skills version 6.4" Notera Elbit Oy förbehåller sig rätten till ändringar i programvaran och i detta dokument utan förhandsmeddelande. Programvarulicens Elbit Skills programvara får endast användas enligt licensvillkoren. Ändringar i programvaran får ej göras utan skriftligt tillstånd av Elbit Oy. Garanti och ansvar Elbit Oy garanterar inte att kvaliteten eller funktionen i Elbit Skills programvara eller manual ska användas i något speciellt syfte. Programvarulicensen gäller för ett allmänt bruk. Elbit Oy eller av bolaget auktoriserad återförsäljare ansvarar inte för eventuell skada som användningen av programvaran kan ha förorsakat. Upphovsrätt Denna manual omfattas av lagen om upphovsrätt. Inga delar i manualen får kopieras utan Elbit Oy:s skriftliga tillstånd. Manualen är avsedd för intern utbildning i sådana organisationer som har Elbit Skills programvarulicens. Varumärken Microsoft och Windows är Microsoft Corporations registrerade varumärken eller varumärken i USA och/eller andra länder. Andra produkter och produktnamn kan vara varumärken eller registrerade varumärken som tillhör innehavaren. Page 2 of 45

3 Innehållsförteckning 1 Allmänt om rekryteringsmodulens inställningar Rekryteringens administrativa uppgifter Ibruktagandet av funktionen för rekryteringstillståndet Bifoga platsannonsen till tillståndsansökan Bifoga rekryteringsplanen till tillståndsansökan Vilka datafält är i bruk i tillståndsansökan och rekryteringens administrativa uppgifter Obligatoriska datafält och låsning av dem Beskrivning av datafälten i rekryteringens administrativa uppgifter Basuppgifter Uppgifter om den rekryterande organisationen Arbetsbeskrivning Uppgiftens krav Anställningsinformation Ansökan Bilagor Beslutsuppgifter Rekryteringsplanen Platsannonsens fält Ibruktagande av fälten Bestämning av obligatoriska datafält Uppgiften syns på listan med lediga jobb Platsannonsens datafält och kopiering av uppgifterna från fälten på tillståndsansökan och administrativa uppgifterna Inställningarna i MOL publiceringen Rekryteringens Arbetsnyckel Anställningsförslag Anställning Ansökningsblankettens fält Ibruktagande av fälten Obligatoriska fält I meddelandet Ny ansökan Fälten på ansökningsblanketten Grunduppgifter Kompetenser Ansökan till jobbet Arbetserfarenhet Page 3 of 45

4 9.4.5 Examen Utbildning för lärare Utbildning för läkare Kompletterande utbildning Tilläggsuppgifter Uppbevaring av ansökan Intressen Tack för ansökan-meddelandet Parametrar Administration av parametrar som tekniskt förverkligande Ansökningsblankettens parametrar på Ansökan till jobbet -mellanbladet Administrationsuppgifternas parametrar (organisationsspecifika) Rekryteringens status Sökandens lämplighet Yrkesbranscher och arbetsuppgifter Intresseområdena i fliken Arbetsansökan Anvisningar för rekryteringens administration Anvisningar Anvisningsdialogens länkar Vikarieregistrets kommunikationsinställningar Grundinställningar Inställningar som gäller behandling av vikarier och SMS E-postmeddelande om anställning: Ämne och meddelande E-postmeddelande om anställning via SMS-sökning: Ämne och meddelande E-postmeddelande och SMS om flera personers anställning: Ämne och meddelande E-post och SMS om vikariebehovets publicering i jobbkalender E-post och SMS om någon har anmält sig i jobbkalender E-postmeddelande när ingen vikarie hittats (med SMS-sökning): Rubrik och meddelande E-postmeddelande om avbruten SMS-sökning: Ämne och meddelande SMS om vikariebehov till valda vikariekandidater SMS om inhibering av sökning till vald vikarie SMS om inhibering av sökning till alla vikariekandidater SMS till vald vikarie SMS till icke valda SMS om föråldrad sökning SMS om sökresultatet när vikarien hittats Sökresultatets SMS när vikarie ej hittats Vikariebehovens meddelanden Nytt vikariebehov Page 4 of 45

5 Annullering av vikariebehov Brådskande vikariebehov Vikarieregistrets övriga inställningar Page 5 of 45

6 1 Allmänt om rekryteringsmodulens inställningar I rekryteringsmodulens inställningar administreras de funktioner som används i rekryteringsmodulen, vilka datafält som är aktiva i rekryteringsmodulens olika vyer samt vilka valmöjligheter, d.v.s.parametrar, som finns för olika alternativa datafält i de olika vyerna. Dessutom definieras organisationsspecifika anvisningar för rekryteringens administration dvs parametrarna. En del av rekryteringsmodulens inställningar är systemspecifika och en del är organisationsspecifika. De organisationsspecifika inställningarna underhålls av organisationens administratör. De systemspecifika inställningarna underhålls av systemets globala administratör. Systemspecifika inställningar har markerats i funktionsträdet med röd stjärna. Om administratören kan hantera utöver sina egna organisationsenheter också andra organisationer/enheter, kan hon/han göra inställningar i dessa organisationer. Ovanför inställningarna kan man i menyn välja vilken organisations inställningar som definieras. Om användaren dessutom har rätt att bearbeta systemspecifika inställningar, finns alternativet Bearbetning av systemspecifika inställningar ovan. Detta måste väljas för att systemspecifika inställningar ska kunna behandlas. När en organisation är vald i menyn, finns de systemspecifika inställningarna enbart i läsbar form. Page 6 of 45

7 2 Rekryteringens administrativa uppgifter I delen om rekryteringens administrativa uppgifter definieras följande inställningar Ibruktagande av funktionen för rekryteringstillstånd Bifogar man platsannonsen till rekryteringstillståndet Bifogar man rekryteringsplanen till rekryteringstillståndet Vilka datafält är i användning på blanketten för rekryteringstillståndet i vyn med administrativa uppgifter Vilka uppgifter som används är obligatoriska Vilka uppgifter som används låser sig i samband med rekryteringstillståndet 2.1 Ibruktagandet av funktionen för rekryteringstillståndet Rekryteringstillståndet tas enkelt i bruk genom att man kryssar för i rutan för funktionen Rekryteringstillståndsansökan i bruk Ibruktagande av rekryteringstillståndet påverkar följande: I rekryteringens administration syns först rekryteringstillståndet Rekryteringen kan inte publiceras via systemet utan erhållet tillstånd eller utan att man förbigått rekryteringstillståndet 2.2 Bifoga platsannonsen till tillståndsansökan Att bifoga platsannonsen till rekryteringstillståndet sker genom att man kryssar för i motsvarande ruta. Om funktionen tas i bruk, påverkas följande: rekryteringstillståndet får en länk, där man kan skapa en platsannons. Vyn som följer är exakt densamma som när man gör arbetsplatsannonsen separat i rekryteringens administration. När platsannonsen har skapats, finns en länk på tillståndsblanketten till annonsen Rekryteringstillståndets behandlare ser densamma länken på blanketten och platsannonsen som planerats för rekryteringen Page 7 of 45

8 2.3 Bifoga rekryteringsplanen till tillståndsansökan Att bifoga rekryteringsplanen till rekryteringstillståndet sker genom att man kryssar för i motsvarande ruta. Blanketten för rekryteringstillståndet förses med Rekryteringsplanen. Detta är samma del som syns på motsvarande sätt i rekryteringens administration Rekryteringstillståndets behandlare ser också denna del av blanketten och uppgifter som skrivits på den Rekryteringsplanens vy är fortfarande en av de vyer som finns i rekryteringens administration 2.4 Vilka datafält är i bruk i tillståndsansökan och rekryteringens administrativa uppgifter Att välja datafält sker genom att märka ett kryss i rutan antingen i kolumnen Administrativa uppgifter eller i kolumnen med rekryteringstillståndet. Datafälten är grupperade under samma huvudrubriker i modulinställningarna som i motsvarande vyer i rekryteringens administration. Samma fält kan vid behov tas i bruk i båda vyerna. Vissa datafält kan väljas endast i någondera vyn. Om funktionen med rekryteringstillstånd inte används, har de utvalda datafälten i rekryteringstillståndet ingen betydelse. 2.5 Obligatoriska datafält och låsning av dem Om man markerar en del datafält i rekryteringstillståndet som obligatoriska och tillståndsfunktionen är i bruk, kan processen med rekryteringstillståndet inte börja förrän dessa obligatoriska fält är ifyllda. Man kan dock hoppa över processen utan att obligatoriska fält är ifyllda. Rekryteringen kan dock inte publiceras förrän alla obligatoriska fält är ifyllda. Om vissa fält är markerade som obligatoriska i de administrativa uppgifterna, kan rekryteringen inte publiceras förrän fälten är ifyllda. Om datafält markeras som låsta, innebär det att uppgiften inte kan modifieras efter att rekryteringstillståndet har påbörjats. Om tillståndet godkänns, förblir datafälten låsta. Om tillståndet förkastas, öppnas låsningarna och uppgifterna kan åter behandlas. Om tillståndsprocessen inte används sker ingen låsning. Ifall funktionen med tillståndsansökan inte är i bruk, sker ingen låsning. Page 8 of 45

9 2.6 Beskrivning av datafälten i rekryteringens administrativa uppgifter Kapitlet nedan beskriver vilka datafält i rekryteringstillståndet och i administrationsuppgifterna som kan vara i användning. Uppgifterna om rekryteringen i systemet är indelade på följande sätt: Basuppgifter Beskrivning av den rekryterande organisationen Arbetsbeskrivning Uppgiftens krav Anställningsinformation Ansökan Bifogad fil Beslutsuppgifter När man tar datafält i bruk i rekryteringsmodulens inställningar, lönar det sig att anteckna, om man tar i bruk alternativa fält med organisationsspecifika parametrar. Detta underlättar inställningen av parametrar som sker senare Basuppgifter Datafält Tilläggsuppgifter Tas i bruk Den som skapar Automatiskt den som skapar rekryteringen, kan inte rekryteringen bearbetas. Kan inte tas med i rekryteringstillståndet. Den som söker Den som söker tillstånd får meddelanden om processen i Ja, om tillstånd tillståndsprocessen tillståndsfunktionen är aktiv Rekryteringstillståndets Information inom organisation. giltighet Finns det budgeterade medel Svarsalternativen väljs i menyn. Svarsalternativen är organisationsspecifika, i allmänhet bara Ja/Nej Ansökningsgrunder för rekryteringstillståndet Orsak att förbigå ifyllnadstillståndet Orsak att förbigå ifyllnadstillståndet Koppling till personalplanen Är rekryteringen budgeterad/planerad Antal försenade ansökningar Textfält där motiveringen för tillståndet skrivs Ja, om tillståndsfunktionen är aktiv Svarsalternativen väljs i menyn och är organisationsspecifika Textfält för orsakerna varför man hoppar över. Används i allmänhet som alternativ till föregående. Textfält för information Svarsalternativen väljs i menyn och är organisationsspecifika.. Nummerfält där antalet försenade ansökningar skrivs. Kan inte tas med i rekryteringstillståndet Någondera motiveringen eller både och om tillståndsfunktionen är aktiv Någondera motiveringen eller både och om tillståndsfunktionen är aktiv Page 9 of 45

10 2.6.2 Uppgifter om den rekryterande organisationen Datafält Tilläggsuppgifter Tas i bruk Rekryterande enhet Enhet som väljs i organisationsstrukturen. Rekommendation Rekommenderas att tas i bruk eftersom rapporteringen görs enligt detta. Kostnadställe Textfält där kostnadställets nummer/identifikation kan skrivas Arbetsgivare Den juridiska arbetsgivaren. Svarsalternativen väljs i Rekommendation menyn och är organisationsspecifika. Alternativen är t ex affärsföretag inom kommunal organisation osv, som kan fungera som juridisk arbetsgivare till sökandena. Rekryterande förman Person som väljs i organisationsstrukturen. Ofta samma person som den som ansöker om tillstånd, när tillståndsfunktionen är i bruk Organisationsbeskrivning Textfält där beskrivning kan skrivas Rekommendation Branschbeskrivning Textfält där beskrivning kan skrivas Resultatenhetsbeskrivning Textfält där beskrivning kan skrivas Länk till arbetsplatsens Fält där länken kan skrivas webbplats Rekryterande förmannens vikarier Personer som väljs i organisationsstrukturen. Flera kan väljas Arbetsbeskrivning Datafält Tilläggsuppgifter Tas i bruk Uppgiftsbenämning Textfält Absolut Antalet arbetsplatser Nummerfält där tillståndets antal arbetsplatser skrivs (samma arbetsbeskrivning, rekryterande organisation och krav osv), eller antalet personer som anställs med denna rekrytering. Uppgiften används också vid rapportering, rekommenderas för användning Ort Svarsalternativen väljs i menyn och är organisationsspecifika. Rekommenderas inte för användning, eftersom positionsfältet följer senare. Land Svarsalternativen väljs i menyn och är organisationsspecifika. Rekommenderas inte för användning, eftersom positionfältet följer senare. Arbetsnummer Textfält Diarienummer Textfält Uppgiftens extra Textfält information rekommendation Rekommendation Arbetsbeskrivning Textfält Absolut rekommendation Arbetsplatsens beskrivning Textfält för arbetsplatsens adress eller andra motsvarande uppgifter som berättar närmare var arbetsplatsen ligger Page 10 of 45

11 2.6.4 Uppgiftens krav Datafält Tilläggsuppgifter Tas i bruk Behörighetskrav Textfält Dessutom krävs Textfält Erfarenhet vi Textfält uppskattar Betygkrav Alternativen väljs i menyn. Systemspecifika alternativ. Certifikatskrav Alternativen väljs i menyn. Systemspecifika alternativ. Kompetenskrav Alternativen väljs i menyn. Systemspecifika alternativ Anställningsinformation Datafält Tilläggsuppgifter Tas I bruk Persongrupp Textfält Löneklass Textfält Rekryteringsmetoder Alternativen väljs i menyn och är organisationsspecifika. Anställningstyp Alternativen väljs i menyn och är organisationsspecifika. Absolut (Stadigvarande, Tidsbunden). Uppgiften används vid rekommendation rapportering, rekommenderas att ta i bruk. Anställningens Datumfält för (eller väljs enligt kalender) planerat startdatum startdatum Anställningens Datumfält för (eller väljs enligt kalender) planerat slutdatum slutdatum Uppgifter om Textfält där grund för tidsbunden tjänst skrivs, används som visstidsanställningens alternativ eller för tilläggsuppgifter med menyfältet för grunder visstidsanställningens grund Prövotid Alternativen väljs i menyn och är organisationsspecifika: (enligt AKTA, övrig) Prövotidens längd Textfält för uppgifter om prövovtid Prissättningsplats Textfält, används i allmänhet tillsammans med eller med alternativa fält: Arbetsrelaterad lön, Lön, Löneklass Arbetsspecifik lön Textfält, används i allmänhet tillsammans med eller med alternativa fält: Prissättningspunkt, Lön, Löneklass Lön Textfält, används i allmänhet tillsammans med eller med alternativa fält: Prissättningspunkt, Arbetsrelaterad lön, Löneklass Naturaförmåner Textfält Vi erbjuder... Textfält Anställningsform Alternativen väljs i menyn och är organisationsspecifika. Rekommendation (Arbetsavtalsförhållande, Tjänsteavtalsförhållande). Uppgiften används vid rapportering, rekommenderas att ta i bruk. Typ av Alternativen väljs i menyn och är organisationsspecifika. Rekommendation visstidsanställning (Sommarjobb, Vikarie, Praktik osv), Fältet är avsett för beskrivning av tidsbundenheten på allmän nivå. Uppgiften används vid rapportering, rekommenderas att ta i bruk. Grund för Alternativen väljs i menyn och är organisationsspecifika. visstidsanställning Altenativen i denna meny följer mer AKTAs grunder för tidsbundenheten än tidsbundenhetens typer i föregående fält. Används ofta tillsammans eller som alternativ med fältet för textbaserad tidsbundenhet. Arbetstidsform Alternativen väljs i menyn och är organisationsspecifika.(heltid, deltid, skiftarbete) Annonsens Alternativen väljs i menyn och är organisationsspecifika. Rekommendation Page 11 of 45

12 klassificering Kommunrekry.fi Löneklass Redigerbart val Personalgrupp Uppgiftsområde Kommun på Fältets klassifikation används när arbetsplatsannonsen klassificeras för sökande på Kuntarekry.fi. Alternativen väljs i menyn och är organisationsspecifika Alternativen väljs i menyn och är organisationsspecifika Alternativen väljs i menyn och är organisationsspecifika. (t.ex. Administration, tjänsteman, arbetstagare) Val av hierarkisk yrkesbransch, som används för att markera vilket uppgiftsområde som rekryteringen gäller. Uppgiften används vid rapportering, rekommenderas att ta i bruk. Systemspecifika alternativ. Rekommendation Ansökan Datafält Tilläggsuppgifter Tas i bruk Planerat ansökningstid Tiden när platsannonsen är publicerad (OBS! Den egentliga och slutgiltiga publiceringstidpunkten definieras på annat håll, uppgiften här definierar alltså inte när platsannonsen är publicerad) Tilläggsuppgifter ges Textfält av Anvisningar för Textfält inlämning av ansökan Registrator Inlämning av ansökan Textfält Alternativen väljs i menyn och är organisationsspecifika. (t.ex. på e-post till registrator, Via systemet, Pappersansökningar godkänns också osv) Bilagor Datafält Tilläggsuppgifter Tas i bruk Bilagor 1-3 Til rekryteringuppgifterna kan max. tre bilagor bifogas. I allmänhet bifogas vanligen t ex uppgiftsbeskrivningar, om dessa administreras t ex på intranät. Då behöver rekryteringsuppgifterna eller behörighetskraven inte skrivas så exakt vid rekryteringens uppgifter Page 12 of 45

13 2.6.8 Beslutsuppgifter Datafält Tilläggsuppgifter Tas i bruk Beslutsperson Systemet antecknar automatiskt den personen, som Ja, om registrerar beslutsuppgifterna (= tillståndsprocessens sista person) tillståndsfunktionen är aktiv Beslutsdatum Systemet antecknar automatiskt dagen då uppgifterna registrerades Ja, om tillståndsfunktionen är aktiv Beslustuppgifter Textfält Ja någondera eller båda beslutsdatafälten, om tillståndsfunktionen är aktiv Välj beslutsuppgifter Alternativen väljs i menyn och är organisationsspecifika. Ja någondera eller båda beslutsdatafälten, om tillståndsfunktionen är aktiv Page 13 of 45

14 3 Rekryteringsplanen I modulinställningarnas rekryteringsplan väljs de datafält som är i bruk i rekryteringsplanen förutom Faser och tabellen med Ansvarspersoner. Om datafälten markeras som obligatoriska och rekryteringsplanen är en del av tillståndsansökan, kan tillståndsansökningsprocessen inte inledas förrän de obligatoriska fälten är ifyllda. Tillståndsansökan kan dock förbigås utan att de obligatoriska fälten är ifyllda. Rekryteringen kan dock inte publiceras förrän alla obligatoriska fält är ifyllda. Om datafält markeras som obligatoriska och rekryteringsplanen inte är en del av tillståndsansökan, kan rekryteringen inte publiceras förrän dessa fält är ifyllda, men tillståndsansökan kan utföras. Om datafält markeras som låst och rekryteringsplanen är en del av tillståndsansökan, innebär det att uppgiften inte längre kan behandlas efter att processen med tillståndsansökan inletts. Om tillståndsansökan godkänns, förblir datafälten låsta. Men om tillståndsansökan förkastas, öppnas låsningarna och uppgifter kan åter behandlas. Om tillståndsprocessen förbigås eller om rekryteringsplanen inte är en del av tillståndsansökan, har låsningen ingen betydelse. Rekryteringsplanens valda datafält finns här nedan: Datafält Tilläggsuppgifter Tas i bruk Kanal Alternativen väljs i menyn och är organisationsspecifika Rekryteringen inleds Datumfältet för rekryteringens planerade startdatum Rekryteringen slutar Datumfältet för rekryteringens planerade avslutningsdatum Rekryteringsbudget Textfält där information av rekryteringsbudgeten matas in Page 14 of 45

15 4 Platsannonsens fält 4.1 Ibruktagande av fälten I Platsannonsens fält-vyn kan man välja vilka datafält som används vid administrativa uppgifter för rekryteringen. Önskade fält väljs genom att kryssa för raden i kolumnen I bruk. 4.2 Bestämning av obligatoriska datafält Önskade datafält kan i rekryteringens inställningar antecknas som obligatoriska. I varje platsannons bör man då ta gällande fält i bruk och fylla i data när platsannonsen skapas (dvs systemet meddelar om datafältet inte förses med uppgifter vid en rekrytering). Yrkesbenämningsfältet är alltid obligatoriskt. 4.3 Uppgiften syns på listan med lediga jobb Denna kolumn är inte så betydelsefull i kommunrekrysystemet, eftersom jobbpubliceringen på organisationens egna www-sidor sköts med hjälp av gränssnitt i Kuntarekry.fi-servicen. Page 15 of 45

16 4.4 Platsannonsens datafält och kopiering av uppgifterna från fälten på tillståndsansökan och administrativa uppgifterna När man i rekryteringens administration skapar en ny rekrytering och när man gör Ny annonstext, kopieras uppgifter från tillståndsansökan och/eller administrationsuppgifterna till annonsen. Tabellen här nedan visar platsannonsens datafält samt från vilka fält i tillståndsansökan eller administrativa uppgifter uppgifter kopieras och hur uppgifterna kopieras, om det finns något speciellt med kopieringen. Annonstextens fältnamn visar om man kan se fältets innehåll på MOL eller Kuntarekry.fi, om annonstexten publiceras på dessa platser. Fältets namn Arbetsnyckel (Kommunrekry.fi, MOL) Uppgiftsbenämning (Kommunrekry.fi, MOL) Arbetsbeskrivning (Kommunrekry.fi) Kopiering från tillståndsansökan eller administrativa uppgifter Arbetsnyckel Uppgiftsbenämning Kopierar från fälten: Arbetsbeskrivning <avdelning> Behörighetskrav < avdelning > Dessutom krävs < avdelning > Erfarenhet vi uppskattar < avdelning > Betygskrav < avdelning > Certifikatskrav < avdelning > Kompetenskrav < avdelning > Vi erbjuder < avdelning > Arbetsplatsens beskrivning OBS: om ett fält är tomt i administrativa uppgifter, kopieras ingen överlopps styckeindelning här Tilläggsuppgifter ges av (namn, kontaktuppgifter, tidpunkt, övrigt) (Kommunrekry.fi, MOL) Anställningen börjar (Kommunrekry.fi, MOL) Anställningstyp (Kommunrekry.fi) Lön (Kommunrekry.fi) Kopierar från fälten: Tilläggsuppgifter ges av (namn, kontaktuppgifter, tidpunkt, övrigt) <avdelning> Anvisningar för inlämning av ansökan < avdelning > Inlämning av ansökan <radbyte> Registrator OBS1: Fälten Inlämning av ansökan och Registrator får också fältnamn och kolon. OBS2: Om ett fält i administrativa uppgifter är tomt, kopieras ingen överlopps styckeindelning här här Anställningens planerade startdatum och slutdatum Anställningstyp Lön Page 16 of 45

17 Annonsens klassificering på Kommunrekry.fi (ta inte i bruk) Annonsens klassificering på Kommunrekry.fi Uppgiftsområde (klassificering, Kommunrekry.fi) Organisation (Kommunrekry.fi) Arbetsgivare (Kommunrekry.fi) Kommun (Kommunrekry.fi) Land Beskrivning av organisationen (Kommunrekry.fi) Länk till arbetsplatsens webbplats (Kommunrekry.fi) Publiceringen börjar Publiceringen upphör OBS: Detta datafält är tillsvidare inte i bruk i Kommunrekrys annonser Kopierar från fälten Anställningstyp <radbyte> Anställningsform < radbyte > Typ av visstidsanställning < radbyte > Arbetstidsform < radbyte > Annonsens klassificering på Kommunrekry.fi OBS1: Här kopierars alltid först fältnamnet enligt språkval, sedan kolon och mellanslag och därefter fältets innehåll. T ex om man vid Anställningsformen valt Tjänsteavtalsförhållande står i fältet: Tjänsteavtalsförhållande Anställningstyp: Tjänsteavtalsförhållande OBS2: Om något fält i administrativa uppgifter är tomt, kopieras inga extra rader eller fältrubriker här. Annonsens klassificering på Kommunrekry.fi Uppgiftsområde Rekryterande enhet (hela enhetsstigen kopieras till fältet, inte endast den valda enhet nedtill) Arbetsgivare Kommun OBS: Detta datafält är tillsvidare inte i bruk i Kuntarekrsy annonser Land Kopierar från fälten: Organisationsbeskrivning <styckeindelning> Branschbeskrivning < styckeindelning > Enhetsbeskrivning OBS: om något fält i administrativa uppgifter är tomt, kopieras inga extra rader eller fältrubriker här Länk till arbetsplatsens webbplats OBS: detta val i kommunrekrys produktionsomgivning har ingen betydelse. I testomgivningen kan man välja om uppgifterna finns på testversionens lista med arbetsplatser, ingen kopiering OBS: detta val i kommunrekrys produktionsomgivning har ingen betydelse. I testomgivningen kan man välja om uppgifterna finns på testversionens lista med arbetsplatser, ingen kopiering Page 17 of 45

18 5 Inställningarna i MOL publiceringen Om organisationen vill publicera jobben på MOL.fi, skall organisationen avtala om publicering med MOL. Organisationen får från MOL en arbetsgivaridentifikation som matas in i fältet som visas här. Dessutom skall organisationen kryssa för vid publicering i bruk. Därefter visas knappen Publicera på MOL. Vid MOLpubliceringar skall separata MOL-specifika klassifikationuppgifter matas in i systemet. Beaktas bör vid MOL-publicering att annonstexter flyttas över med hjälp av publiceringsgränssnitt till MOL.fi. MOL.fi söker nya annonstexter från systemet må-sö varje varje halvtimme kl. 6:03-21:33, dvs alltid tre minuter och 33 minuter över varje heltimme. Dessutom bör beaktas att MOL söker endast nya annonser. Om man behandlar annonstexter i kommunrekrysystemet, uppdateras redigeringar inte på MOL.fi. Om man behöver bearbeta annonstexter på MOL.fi efteråt, görs det på MOLs underhållsajt. Varje organisation som avtalar om arbetsplatspublicering med MOL, får identifikationskoder till MOLs underhållsajt. Ytterligare skall man beakta vid MOL-publicering att annonsen inte försvinner från MOL precis den tid som definierats här. Annonsen försvinner från MOL i allmänhet inom en dag. Arbetssökanden kan inte lämna in sin ansökan efter klockslaget som bestämts här. Om t ex publiceringen ska sluta 1.6. kl. 15:45 och sökanden klickar på Sök jobbet -länken på MOL.fi kl. 16:00, kan sökanden inte öppna ansökningsblanketten. Information ges att ansökningstiden har avslutats. Följande fält syns från platsannonsens fält på MOL.fi. Arbetsnyckel ID Yrkesbenämning Anställningstid Tilläggsupgifter ges av (namn, kontaktuppgifter, tidpunkt, övrigt) Uppgiftsbeskrivning Lön Visas i MOL annonsen som arbetsgivarens referens Visas i MOL annonsens lista på yrkesbenämningar Visas på MOL som text i annonsen vid anställningsförhållandets tidpunkt. Kan vara datum eller fri text. Om uppgiften inte finns i systemet, visas ett streck på gällande plats i MOL annonsen Visas i MOL annonsen vid Kontaktuppgifter. Om uppgiften inte finns i systemet, visas ett streck på gällande plats i MOL annonsen Visas i MOL annonsen som arbetsgivarens Arbetsplatsbeskrivning Visas i MOL annonsen som Lön Page 18 of 45

19 6 Rekryteringens Arbetsnyckel I rekryteringsmodulens inställningar finns Rekryteringens arbetsnyckel. Se här nedan: Arbetsnyckeln tas i bruk med ett kryss rutan Rekryteringens arbetsnyckel i bruk. När arbetsnyckeln är i bruk, känns rekryteringen igen med arbetsnyckeln. Arbetsnyckeln visas för rekryteringar som är grundade i systemet efter att funktionen med arbetsnyckeln tagits i bruk. Innan rekryteringarnas arbetsnyckel tagits i bruk, utgör rekryteringarnas arbetsnyckel den nummerkod som systemet gett. Arbetsnyckeln består av fyra delar: 1. Organisationens ID ges i fältet Organisationens ID. Koden bör vara 2-3 tecken lång, systemet möjliggör en kod med 10 tecken. Om arbetsnyckeln är i bruk är organisationskoden obligatorisk. Systemet tillåter inte två identiska koder i olika organisationer. Om t ex Oulainen reserverar först koden OUL, kan Uleåborg inte använda det mer. 2. Vid branschkoderna finns ett fält för organisationsträdets varje huvudbransch. Till dessa kan man ge ett tvåsiffrigt tal. Olika branscher kan ha samma kod. Om en bransch (= huvudbranschen i organsationsträdet) inte har en kod och arbetsnyckeln är i bruk, kan rekryteringarna inte göras i denna bransch. OBS! Om man efter arbetsnyckeln gör nya huvudnivåer i organisationsträdet, ska man för att kunna göra nya rekryteringar förse nivåerna med branschkoder i rekryteringsinställningarna. 3. Löpande nummer: Arbetsnyckelns tredje del är ett löpande nummer. Numret är branschkodspecifikt och börjar alltid från början i början av året. 4. Arbetsnyckelns fjärde del utgörs av rekryteringsårets två sista nummer Om arbetsnyckeln är i bruk när rekryteringen skapas och kopieras, efterfrågas branschen där rekryteringen görs. Branschen kan vara någon av de branscher som har en branschkod. Uppgiften om Rekryteringens organisation ska väljas från denna bransch i rekryteringstillståndet eller i de administrativa uppgifterna. Page 19 of 45

20 7 Anställningsförslag I den här inställningen definieras om funktionen med anställningsförslag är i bruk. Om funktionen är i bruk finns i behandlingsdelen knappen Anställningsförslag. Med knappen kan man ge sitt anställningsförslag. I anställningsförslagets uppgifter definieras anställningsförslaget enligt anställningsförslagsordning. Bilden ovan visar ett förslag på hurdana dessa parametrar kan se ut. Fler parametrar kan skapas med knappen Ny. Dessutom kan parametrarnas namn bytas och tas bort. Om namnet på parametern byts, visas den regressivt i alla anställningsförslag där gällande parameter har använts. Om en parameter tas bort, försvinner den gällande uppgiften regressivt i alla anställningsförslag. Parametrarna kan ordnas med pilknappar i önskad ordning eller alfabetisk, stigande eller sjunkande ordning. 8 Anställning Den här funktionen är inte i bruk i Kuntarekrysystemet. Page 20 of 45

21 9 Ansökningsblankettens fält På ansökningsblankettens fält administreras datafälten på arbetsansökan. 9.1 Ibruktagande av fälten På ansökningsblankettens fält väljer man vilka datafält som används i organisationen. Glöm inte att man på ansökningsblanketten specifikt kan ta i bruk sådana fält som är aktuella för just den rekryteringen. 9.2 Obligatoriska fält Önskade datafält kan markeras som obligatoriska i rekryteringens inställningar. Det aktuella fältet ska då vid varje rekryterings ansökningsblankett tas i bruk och sökanden skall mata in sina uppgifter på blanketten. 9.3 I meddelandet Ny ansökan Systemet ger en möjlighet att ta i bruk en funktion, som sänder e-post om nya ansökningar till alla rekryteringsansvariga. Här definieras vilka sökandens uppgifter som finns på e-post. 9.4 Fälten på ansökningsblanketten Här listas ansökningsblankettens tillgängliga fält med tilläggsuppgifter. Ansökningsblankettens fält har flera fält som är namnlösa. Sådana fält kan senare tas i bruk och ge dem namn för önskat ändamål. Page 21 of 45

22 9.4.1 Grunduppgifter Grunduppgifterna innehåller sökandens person-, kontakt- och tilläggsuppgifter och är sökandespecifika i systemet, dvs om sökanden redigerar sina uppgifter var som helst i sin ansökan, uppdateras uppgifterna också i andra ansökningar. Uppgifterna uppdateras också regressivt i sådana ansökningar där ansökningstiden redan avslutats. När sökanden börjar skriva en ny ansökan och har redan tidigare inlämnat en ansökan i systemet, finns grunduppgifterna färdiga på ansökningsblanketten. Mellanblad i rekryteringens administration Mellanblad på ansökningsblanketten i sökportalen Datafältets namn Personuppgifter Grunduppgifter Efternamn Personuppgifter Grunduppgifter Förnamn Tilläggsuppgifter Personuppgifter Grunduppgifter Födelsedatum Väljs i kalendern eller matas (dd.mm.åååå) manuellt in Personuppgifter Grunduppgifter Kön Väljs i menyn Personuppgifter Grunduppgifter Personbeteckning Är inget officiellt personbeteckningfält, utan textfält där data matas in Kontaktuppgifter Grunduppgifter Inte i bruk (Ansökningsblankett, grunduppgifter extra 1) Kontaktuppgifter Grunduppgifter Inte i bruk (Ansökningsblankett, grunduppgifter extra 2) Kontaktuppgifter Grunduppgifter Mobiltelefon Uppgifter i Mobiltelefon-fältet används t ex för SMSmeddelanden i vikarieregistret Kontaktuppgifter Grunduppgifter Övrigt telefonnummer Kontaktuppgifter Grunduppgifter Adress Kontaktuppgifter Grunduppgifter Postnummer Kontaktuppgifter Grunduppgifter Postanstalt Kontaktuppgifter Grunduppgifter Län Kontaktuppgifter Grunduppgifter Land Listan på alla länder i världen Kontaktuppgifter Grunduppgifter E-postadress Fältet kräver och. Om något är inmatat. Om dessa inte har getts, kan ansökan inte sändas. Kontaktuppgifter Grunduppgifter Inte i bruk (Ansökningsblankett, grunduppgifter extra 3) Kontaktuppgifter Grunduppgifter På vilket språk vill du att systemet skickar e-post till dig Tilläggsuppgifter Grunduppgifter Inte i bruk (Ansökningsblankett, grunduppgifter extra 4) Tilläggsuppgifter Grunduppgifter Nationalitet Tilläggsuppgifter Grunduppgifter Civilstånd Tilläggsuppgifter Grunduppgifter Inte i bruk (Ansökningsblankett, grunduppgifter extra 5) Välj finska/svenska. Sökandes val påverkar på vilket språk SMS skickas från vikarieregistret. Page 22 of 45

23 Tilläggsuppgifter Grunduppgifter Inte i bruk (Ansökningsblankett, grunduppgifter extra 6) Tilläggsuppgifter Grunduppgifter Inte i bruk (Ansökningsblankett, grunduppgifter extra 7) Tilläggsuppgifter Grunduppgifter Inte i bruk (Ansökningsblankett, grunduppgifter extra 8) Tilläggsuppgifter Grunduppgifter Inte i bruk (Ansökningsblankett, grunduppgifter extra 9) Tilläggsuppgifter Grunduppgifter Inte i bruk (Ansökningsblankett, grunduppgifter extra 10) Tilläggsuppgifter Grunduppgifter Inte i bruk (Ansökningsblankett, grunduppgifter extra 11) Tilläggsuppgifter Grunduppgifter Inte i bruk (Ansökningsblankett, grunduppgifter extra 12) Tilläggsuppgifter Grunduppgifter Modersmål Väljs i menyn Tilläggsuppgifter Grunduppgifter Hemort Väljs i menyn där Finlands kommuner finns Tilläggsuppgifter Grunduppgifter Situation i arbetslivet Väljs i menyn Tilläggsuppgifter Grunduppgifter Inte i bruk (Ansökningsblankett, grunduppgifter extra 13 datumfältet) Tilläggsuppgifter Grunduppgifter Inte i bruk (Ansökningsblankett, grunduppgifter extra 14 nummerfältet) Tilläggsuppgifter Grunduppgifter Språkkunskaper (arbetsspråk) Tilläggsuppgifter Grunduppgifter Elektroniskt tillkännagivande Väljs i menyn Väljs i menyn Page 23 of 45

24 9.4.2 Kompetenser Kompetensuppgifterna innehåller information om sökandens betyg, licenser, certifikat och kompetens. När sökande börjar skriva en ny ansökan och hon/han redan tidigare inlämnat en ansökan i systemet, finns kryss färdigt vid de punkter som markerats på ansökningsblanketten. Mellanblad i rekryteringens administration Mellanblad på ansökningsblanketten i sökportalen Datafältets namn Tilläggsuppgifter Kompetenser Kompetenser Krävda intyg När ansökningsblanketten skapas, väljs det som ska frågas av sökanden. Sökanden kryssar för de intyg på ansökningsblanketten, som han/hon har Kompetenser Kompetenser Krävda tillstånd och certifikat När ansökningsblanketten skapas, väljs det som ska frågas av sökanden. Sökanden kryssar för de intyg på ansökningsblanketten, som han/hon har Kompetenser Kompetenser Kompetenskrav När ansökningsblanketten skapas, väljs det som ska frågas av sökanden. Sökanden kryssar för de intyg på ansökningsblanketten, som han/hon har Ansökan till jobbet Uppgifterna i Ansökan till jobbet är uppgiftsspecifika. När sökanden börjar skriva en ny ansökan är detta mellanblad alltid tomt, trots att han/hon inlämnat en ansökan redan tidigare i systemet. Mellanblad i rekryteringens administration Mellanblad på ansökningsblanketten i sökportalen Datafältets namn Tilläggsuppgifter Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Stort textfält Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Vad väntar du dig av Stort textfält jobbet? Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Vilka styrkor har du för Stort textfält jobbet? Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Berätta kort om sig själv Stort textfält Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Möjliga referenser med Stort textfält kontaktuppgifter Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Redigerbar fråga 1 Datafältets namn, dvs frågan som ställs till sökande redigeras separat för varje rekrytering när ansökningsblanketten definieras Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Redigerbar fråga 2 Datafältets namn, dvs frågan som ställs till sökande redigeras separat för varje rekrytering när ansökningsblanketten definieras Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Redigerbar fråga 3 Datafältets namn, dvs frågan som ställs till sökande redigeras Page 24 of 45

25 separat för varje rekrytering när ansökningsblanketten definieras Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Redigerbar fråga 4 Datafältets namn, dvs frågan som ställs till sökande redigeras separat för varje rekrytering när ansökningsblanketten defnieras Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Redigerbar fråga 5 Datafältets namn, dvs frågan som ställs till sökande redigeras separat för varje rekrytering när ansökningsblanketten defnieras Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Redigerbar parameter 1 Datafältets namn och parametrar, dvs frågan och svarsalternativen som ställs till sökande redigeras separat för varje rekrytering när ansökningsblanketten defnieras. Dessuton separat redigeras om frågorna är flerval eller inte. Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Redigerbar parameter 2 Datafältets namn och parametrar, dvs frågan och svarsalternativen som ställs till sökande redigeras separat för varje rekrytering när ansökningsblanketten defnieras. Dessuton separat redigeras om frågorna är flerval eller inte. Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Erfarenhet som motsvarar uppgiftens krav totalt (år) Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Beskrivning av erfarenhet som motsvarar uppgiftens krav Nummerfält där t ex större änmindre än-sökningar kan göras i rapporteringen Stort textfält Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet När kan du börja? Datumfält Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Till vilket datum kan du arbeta? Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Löneanspråk för jobbet? (i siffror, utan mellanslag) Datumfält Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Din uppsägningstid? Litet textfält Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Jobbspecifika tilläggsuppgifter 2 Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Jobbspecifika tilläggsuppgifter 3 Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Jobbspecifika tilläggsuppgifter 4 Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Jobbspecifika tilläggsuppgifter 5 Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Din högsta utbildningsnivå? Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Din genomsnittliga studieframgång? Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Är du för närvarande i motsvarande arbetsuppgifter? Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Din totala arbetserfarenhet för motsvarande Nummerfält där t ex större änmindre än sökningar kan göras i rapporteringen Litet textfält Litet textfält Litet textfält Litet textfält Valfält där sökanden kan välja ett alternativ Valfält där sökanden kan välja ett alternativ Valfältet där sökanden kan välja ett alternativ Valfält där sökanden kan välja ett alternativ Page 25 of 45

26 arbetsuppgifter? Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Har du varit anställd i vår organisation tidigare? Valfält där sökanden kan välja ett alternativ Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet **Flerval 1 Valfält där sökanden kan välja flera Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet **Flerval 2 Valfält där sökanden kan välja flera Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet **Flerval 3 Valfält där sökanden kan välja flera Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet **Flerval 4 Valfätl där sökanden kan välja flera Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Var hörde du om jobbet? Valfält där sökanden kan välja flera Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Kontor där jag vill arbeta Dubbelt, hierarkiskt valfält, där sökanden kan välja flera alternativ Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Arbetsuppgifter som jag är interesserad av Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Bifogad fil 1 Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Bifogad fil 2 Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Bifogad fil 3 Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Bifogad fil 4 Ansökan till jobbet Ansökan till jobbet Bifogad fil 5 Dubbelt, hierarkiskt valfält, där sökanden kan välja flera alternativ Arbetserfarenhet Mellanbladet Arbetserfarenhet innehåller uppgifter om sökandens arbetserfarenhet. Sökanden antecknar på ansökningsblanketten separat också den sista/nuvarande arbetserfarenheten. När sökanden börjar skriva en ny ansökan, finns de tidigare inskrivna uppgifterna om arbetserfarenheten på blanketten som använts ifall en ansökan lämnats in via kommunrekry. Mellanblad i rekryteringens administration Mellanblad på ansökningsblanketten i sökportalen Förmanserfarenhet Arbetserfarenhet Datafältets namn Min förmanserfarenhet totalt (år) Förmanserfarenhet Arbetserfarenhet Beskrivning av min förmanserfarenhet Arbetserfarenhet Arbetserfarenhet Arbetsgivare Arbetserfarenhet Arbetserfarenhet Tjänstebenämning Arbetserfarenhet Arbetserfarenhet Startdatum Arbetserfarenhet Arbetserfarenhet Slutdatum Tilläggsuppgifter Nummerfält där t ex större änmindre än-sökningar kan göras i rapportering Stort textfält Arbetserfarenhet Arbetserfarenhet Tiden Systemet räknar automatiskt ut tiden, trots att sökande inte gör det eller att fältet på ansökningsblanketten inte är i bruk Arbetserfarenhet Arbetserfarenhet Beskrivning av jobbet Arbetserfarenhet Arbetserfarenhet Tilläggsuppgifter Page 26 of 45

27 Arbetserfarenhet Arbetserfarenhet Yrkesbransch Valfält där sökande kan välja ett alternativ Arbetserfarenhet Arbetserfarenhet Typ Valfält där sökande kan välja ett alternativ Arbetserfarenhet Arbetserfarenhet Lärarerfarenhet Valfält där sökande kan välja ett alternativ. Svarsalternativ Ja/Nej antas. Syftet är att sökande antecknar om arbetserfarenheten är lärarerfarenhet eller inte. Arbetserfarenhet Arbetserfarenhet Referensperson Arbetserfarenhet Arbetserfarenhet Referentens kontaktuppgifter Examen Mellanbladet Examina innehåller uppgifter om sökandens utbildning/examina. Sökanden antecknar separat även sin högsta examen på ansökningsblanketten. När sökanden börjar skriva en ny ansökan finns de tidigare inskrivna examina på blanketten som använts ifall en ansökan lämnats in via kommunrekrysystemet. Mellanblad i rekryteringens administration Mellanblad på ansökningsblanketten i sökportalen Datafältets namn Examen Examen Läroanstalt Tilläggsuppgifter Examen Examen Examensområde Valfält där sökanden kan välja ett alternativ Examen Examen Examen Examen Examen Studieframgång Valfält där sökanden kan välja ett alternativ Examen Examen Läroämnen, övriga tilläggsuppgifter Examen Examen Biämnen Examen Examen Beredskapsnivå Valfält där sökanden kan välja ett alternativ Examen Examen Studieveckor Nummerfält där t ex större änmindre än-sökningar kan göras i rapporteringen Examen Examen Studiepoäng Nummerfält där t ex större änmindre än-sökningar kan göras i rapporteringen Examen Examen Utbildningsnivå Valfält där sökanden kan välja ett alternativ Examen Examen Begynnelsedatum Examen Examen Slutdatum Page 27 of 45

28 9.4.6 Utbildning för lärare Datafälten som gäller lärarutbildningen finns på mellanbladet Examen på ansökningsblanketten. Med hjälp av frågorna vill man kartlägga speciellt lärarnas utbildningsuppgifter och det lönar sig att utnyttja dessa endast på lärarrekryteringens ansökningsblanketter. När sökanden börjar fylla i en ny ansökan, finns lärarutbildningsuppgifterna som tidigare skrivits på ansökningsblanketten, ifall frågorna ställts på ansökan via kommunrekrysystemet. Mellanblad i rekryteringens administration Lärarens/rektorns studier i anslutning till behörigheten Lärarens/rektorns studier i anslutning till behörigheten Lärarens/rektorns studier i anslutning till behörigheten Lärarens/rektorns studier i anslutning till behörigheten Tilläggsuppgifter om studier som gäller behörigheten Ämneslärarnas undervisningsämnen och klasslärarens specialiseringsstudier Ämneslärarnas undervisningsämnen och klasslärarens specialiseringsstudier Ämneslärarnas undervisningsämnen och klasslärarens specialiseringsstudier Ämneslärarnas undervisningsämnen och klasslärarens specialiseringsstudier Ämneslärarnas undervisningsämnen och klasslärarens specialiseringsstudier Mellanblad på ansökningsblanketten i sökportalen Datafältets namn Tilläggsuppgifter Examen Studier Valfält: När rekryteringsspecifik ansökningblankett görs väljs vilka studier man frågar om och vad sökande svarar separat på i ansökningsblanketten. Examen **Avläggningstyp Valfält där sökanden kan välja ett alternativ. Sökanden antecknar avläggningstypen separat vid alla studier på ansökningsblanketten. Examen Avläggningsdatum Sökanden antecknar på ansökningsblanketten avläggningsdatumet för alla lärar-/rektors behörighetsstudier. Examen Tilläggsuppgifter Sökanden antecknar på ansökningsblanketten avläggningsdatumet för alla lärar-/rektors Examen Tilläggsuppgifter om studier som gäller behörigheten behörighetsstudier. Stort textfält där sökanden kan kommentera alla ovannämnda studier som gäller lärarens/ rektorns behörighetsstudier. Examen Ämne Valfält där sökanden väljer ett alternativ. Sökanden kan lägga till fler ämnen åt själv. Examen Övrigt ämne, vilket? Fältet där sökanden kan precisera undervisningsämnet, ifall man valt övrigt ämne i föregående fält Examen **Behörigheten avlagd Valfält där sökanden väljer ett alternativ. Sökanden antecknar uppgiften vid varje ämne Examen Studiernas omfattning (som sifferuppgift) Sökanden antecknar uppgiften vid varje ämne som hon/han valt. Examen Vitsord Valfält där sökanden väljer ett alternativ. Sökanden antecknar uppgiften vid varje ämne Page 28 of 45

29 Ämneslärarnas undervisningsämnen och klasslärarens specialiseringsstudier Ämneslärarnas undervisningsämnen och klasslärarens specialiseringsstudier Ämneslärarnas undervisningsämnen och klasslärarens specialiseringsstudier Examen Prestationsnivå Valfält där sökanden väljer ett alternativ. Sökanden antecknar uppgiften vid varje ämne Examen Avläggningsdatum Sökanden antecknar uppgiften vid varje ämne som hon/han valt Examen Tilläggsuppgifter Sökanden antecknar uppgiften vid varje ämne som hon/han valt Övriga Studier Examen Ämne Textfält där sökanden skriver sitt undervisningsämne. Sökanden kan lägga till flera ämnen åt sig själv. Övriga Studier Examen Läroanstalt Sökanden antecknar uppgiften vid varje ämne. Övriga Studier Examen **Avläggningstyp Valfält där sökanden väljer ett alternativ.sökanden antecknar uppgiften vid varje ämne. Övriga Studier Examen Studiernas omfattning (som sifferuppgift) Sökanden antecknar uppgiften vid varje ämne. Övriga Studier Examen Vitsord Valfält där sökanden väljer ett alternativ. Sökanden antecknar uppgiften vid varje ämne. Övriga Studier Examen Prestationsnivå Valfält där sökanden väljer ett alternativ. Sökanden antecknar uppgiften vid varje ämne. Övriga Studier Examen Avläggningsdatum Sökanden antecknar uppgiften vid varje ämne. Övriga Studier Examen Tilläggsuppgifter Sökanden antecknar uppgiften vid varje ämne. Tilläggsuppgifter Examen Tilläggsuppgifter Stort textfält där sökanden kan kommentera alla sina lärarerfarenheter Page 29 of 45

30 9.4.7 Utbildning för läkare Datafälten som gäller läkarutbildningen finns på mellanbladet Examen på ansökningsblanketten. Med hjälp av frågorna vill man kartlägga speciellt läkares utbildningsuppgifter och det lönar sig att utnyttja dessa endast på läkarrekryteringens ansökningsblanketter. När sökanden börjar fylla i en ny ansökan, finns läkarutbildningsuppgifterna som tidigare skrivits på ansökningsblanketten, ifall frågorna ställts på ansökan via kommunrekrysystemet. Mellanblad i rekryteringens administration Mellanblad på ansökningsblanketten i sökportalen Datafältets namn Tilläggsuppgifter Läkarbehörigheter Examen Utbildningsnivå Valfält: När rekryteringsspecifik ansökningblankett görs väljs vilka studier man frågar om och vad sökande svarar separat på i ansökningsblanketten Läkarbehörigheter Examen Läge Valfält där sökanden kan välja ett alternativ Läkarbehörigheter Examen År Sökanden skriver året som ett heltal Läkarbehörigheter Examen Tilläggsinformation Sökanden skriver informationen Tilläggsutbildningar Examen Utbildningsprogram Sökanden skriver informationen Tilläggsutbildningar Examen År Sökanden skriver året som ett heltal Tilläggsutbildningar Examen Universitet Sökanden skriver informationen Tilläggsutbildningar Examen Tilläggsinformation Sökanden skriver informationen Tilläggsutbildningar Examen Omfattning Sökanden skriver omfattningen som ett decimaltal Tilläggsutbildningar Examen Sp/Sv Sökanden väljer om omfattningen mäts med studieveckor (Sv) eller studiepoäng (Sp) Behövlig arbetserfarenhet för specialiserande läkare Examen Arbetsgivare Sökanden skriver informationen Behövlig arbetserfarenhet för specialiserande läkare Examen Specialområde / Sidoutbildning Sökanden skriver informationen Behövlig arbetserfarenhet Examen Begynnelsedatum Sökanden skriver datum för specialiserande läkare Behövlig arbetserfarenhet Examen Slutdatum Sökanden skriver datum för specialiserande läkare Behövlig arbetserfarenhet för specialiserande läkare Behövlig arbetserfarenhet för specialiserande läkare Behövlig arbetserfarenhet för specialiserande läkare Examen Längd Sökanden skriver informationen som ett decimaltal Examen Arbetsplats Valfält där sökanden kan Inte på ansökningblanketten, utan i sökandes CV-vy Längd av arbetserfarenheter enligt arbetsplatser välja ett alternativ På sökandes CV-vy visas arbetserfarenhetets längd enligt arbetsplatser Studierätt till Examen Universitet Sökanden skriver Page 30 of 45

31 specialläkarutbildning Studierätt till specialläkarutbildning Studierätt till specialläkarutbildning Vetenskapliga publikationer Vetenskapliga publikationer Vetenskapliga publikationer Vetenskapliga publikationer informationen Examen Specialområde Sökanden skriver informationen Examen Datum Sökanden skriver datum Examen Examen Examen Examen Inhemska publikationer, omfattning Inhemska publikationer, poäng Utländska publikationer, omfattning Utländska publikationer, poäng Sökanden skriver informationen som ett decimaltal Sökanden skriver informationen som ett decimaltal Sökanden skriver informationen som ett decimaltal Sökanden skriver informationen som ett decimaltal Kompletterande utbildning Detta mellanblad innehåller uppgifter om sökandens extra utbildningar/kurser. När sökanden börjar göra en ny ansökan och hon/han redan tidigare lämnat in en ansökan i kommunrekrysystemet, ser han/hon sina grunduppgifter färdigt på ansökningsblanketten. Mellanblad i rekryteringens administration Kompletterande utbildning Kompletterande utbildning Kompletterande utbildning Kompletterande utbildning Kompletterande utbildning Kompletterande utbildning Kompletterande utbildning Kompletterande utbildning Kompletterande utbildning Mellanblad på ansökningsblanketten i sökportalen Kompletterande utbildning Kompletterande utbildning Kompletterande utbildning Kompletterande utbildning Kompletterande utbildning Kompletterande utbildning Kompletterande utbildning Kompletterande utbildning Kompletterande utbildning Datafältets namn Utbildning/kurs Beskrivning Arrangör/Utbildare Begynnelsedatum Slutdatum Tid Tid (i dagar) Klassificering 1 Klassificering 2 Tilläggsuppgifter Textformulerat fält. Här kan man skriva t ex något om tiden Nummerfält där t ex större änmindre än-sökningar kan göras i rapporteringen Valfält där sökanden kan välja ett alternativ Valfält där sökanden kan välja ett alternativ Page 31 of 45

32 9.4.9 Tilläggsuppgifter Detta mellanblad innehåller tilläggsuppgifter om sökanden. När sökanden börjar göra en ny ansökan och hon/han redan tidigare lämnat in en ansökan i kommunrekrysystemet, ser hon/han sina grunduppgifter färdigt på ansökningsblanketten. Mellanblad i rekryteringens administration Mellanblad på ansökningsblanketten i sökportalen Datafältets namn Tilläggsuppgifter Tilläggsuppgifter Tilläggsuppgifter Tilläggsuppgifter Stort textfält Tilläggsuppgifter Tilläggsuppgifter Fritidssysselsättningar Stort textfält Tilläggsuppgifter Tilläggsuppgifter Förtroendeuppdrag Stort textfält Bifogad fil Tilläggsuppgifter Bifogad fillänk Bifogad fil Tilläggsuppgifter Bifogad fillänk 2 Bifogad fil Tilläggsuppgifter Bifogad fillänk 3 Bifogad fil Tilläggsuppgifter Bifogad fillänk 4 Bifogad fil Tilläggsuppgifter Bifogad fillänk Uppbevaring av ansökan Mellanblad i rekryteringens administration Uppbevaring av ansökan Uppbevaring av ansökan Mellanblad på ansökningsblanketten i sökportalen Datafältets namn Uppbevaring av ansökan Min ansökan kan användas även i andra arbetssökningskampanj er Uppbevaring av ansökan Hur länge min öppen ansökan kan användas? Tilläggsuppgifter Datumfält Page 32 of 45

33 Intressen Detta mellanblad innehåller uppgifter om var sökanden är intresserad av att arbeta. Uppgifterna är specifika för sökande och uppdateras i systemet alltid när sökande behandlar uppgifterna på ansökningsblanketten. Särskilt vid öppna ansökningar och vikariesökningar är det mycket viktig att dessa frågor finns med, åtminstone så att frågorna Kommun och uppgiftsområde finns tillsammans med eller så att organisationsfältet är obligatoriskt. Dessa uppgifter som sökande gett inverkar på vem som ser sökandens uppgifter i systemet. Organisationen kan se sökanden i systemet om: Sökanden har varit intresserad av organisationen Sökanden har varit intresserad av de kommuner och yrkesbranscher, där organisationen fungerar Sökanden har lämnat in sin ansökan via organisationens ansökningsblankett Mellanblad i rekryteringen s administration Mellanblad på ansökningsblanke tten i sökportalen Datafältets namn Intresse Intresse Region/kommun där jag vill arbeta Intresse Intresse Uppgiftsområden/arbetsuppgift er som intresserar mig Intresse Intresse Arbetsgivarorganisationer som intresserar mig Tilläggsuppgifter Landskap kommun, hierarkiskt valfält med Finlands alla landskap och kommuner. Rekommenderas absolut som obligatoriskt fält i öppna sökningar och vikariesökningar. Rekommenderas inte alls vid riktade rekryteringar Yrkesbransch uppgiftsområde, hierarkiskt valfält med kommunsektorns definierade klassificeringar. Rekommenderas absolut som obligatoriskt fält i öppna sökningar och vikariesökningar. Rekommenderas inte alls vid riktade rekryteringar Listan på organisationer som använder kommunrekrysystemet. Här visas namnet på högsta nivån i organisationsstrukturen. Rekommenderas absolut som obligatoriskt fält i öppna sökningar och vikariesökningar. Rekommenderas inte alls vid riktade rekryteringar Valfält där sökanden kan välja flera Intresse Intresse Årskurser som jag är intresserad att undervisa Intresse Intresse Ämnen som jag är intresserad Valfält där sökanden kan välja flera att undervisa Intresse Intresse Anställningstyper som Valfält där sökanden kan välja flera intresserar mig Intresse Intresse Anställningsformer som Valfält där sökanden kan välja flera intresserar mig Intresse Intresse Arbetstider som intresserar mig Valfält där sökanden kan välja flera Page 33 of 45

34 10 Tack för ansökan-meddelandet Här skrivs det organisationsspecifika tackmeddelande som sänds till sökanden när ansökan lämnats in i systemet. Meddelandet kan skrivas på finska och på svenska genom att välja önskat språk i språkmenyn och sedan skriva meddelandet på det språket som gäller. Meddelande till sökanden sänds enligt den organisationens inställningar där rekrytering är gjord. Fälthänvisningar, dvs taggar Xtitle och Xorganisation kan användas, men fälthänvisningarna bör finnas i textfältet (inte i rubriken). 11 Parametrar Datafälten i rekryteringsmodulens olika deler innehåller alternativa valfält. I administrationsdelen för modulinställningarnas parametrar definieras vilka datans alternativa valfält är, dvs parametrarna Administration av parametrar som tekniskt förverkligande Här nedan finns en bild på parametrarnas administrationsverktyg. Inmatning av en ny parameter sker med Ny-knappen. Om parametern ska namnges på nytt eller raderas, välj de önskade parametrarna på listan och tryck på motsvarande knapp. Parametrarna kan matas in både på finska och finska. Detta sker så att man först väljer det språk på vilket parametrar ska matas in i systemet. Därefter väljs det andra språket. Parametrarna syns fortfarande på det språk som inmatats från början, men kan nu översättas till det andra språket med Namnge på nytt - funktionen. Parametrarna visas för användaren på det språk på vilket hon/han loggats in i systemet. Om användaren har loggat in t ex på svenska, men parametrarna givits bara på finska, visas parametrarna åt användaren på finska. Parametrarna kan med alfabetiseringsknapparna till höger ordnas alfabetiskt antingen i sjunkande eller stigande ordning eller ordnas med pilknapparna till höger i en annan ordning. Önskad parameter väljs i listan och flyttas med pilknappen till önskad plats i listan. OBS! När parametern namnges på nytt, träder det nya namnet i kraft överallt i systemet. Det nya parameternamnet blir gällande i systemets tidigare inmatade uppgifter. Det lönar sig inte att byta parameternamn så att parameterns betydelse ändras. OBS! När parametern raderas, försvinner den i alla rekryteringsuppgifter. Om t ex en tidigare rekryterings ifyllnadstillstånd innehåller motiveringen Rekryteringen ingår i personalplanen och parametern raderas, visas inga argument för varför ifyllnadstillståndet förbigåtts. Radering ska alltid noggrant övervägas. Page 34 of 45

35 11.2 Ansökningsblankettens parametrar på Ansökan till jobbet -mellanbladet Dessa parametrar är organisationsspecifika och gäller ansökningsblankettens fält på mellanbladet Ansökan till jobbet Administrationsuppgifternas parametrar (organisationsspecifika) Under denna rubrik finns alla systemspecifika parametrar i rekryteringens administrativa uppgifter (= fälten i tillståndsansökan eller rekryteringens administrativa uppgifter) och rekryteringsplanens parametrar (= rekryteringskanalen och rekryteringsfaserna) OBS! Rekryteringens faser och rekryteringens interna status använder samma parametrar Rekryteringens status Under denna rubrik finns parametrarna för uppgiftsfälten Sökandens status i rekryteringen och Rekryteringens offentlig status. Det första används när sökandena behandlas för att definiera i vilket status eller vilken fas sökande är i vissa rekryteringar. Det andra fältet gäller uppgiften som visas offentligt i sökportalen på sökandens Eget arbetsbord Sökandens lämplighet Under denna rubrik finns parametrarna för datafältet Sökandens lämplighet. Detta används i klassificeringen av sökandena i hanteringsskedet. Det är inte fråga om sökandens behörighetsklassificering utan en fritt formulerad uppskattning av sökandens lämplighet/godhet/osv. Här nedan finns en exempelbild Yrkesbranscher och arbetsuppgifter Här väljs branscherna som organisationen fungerar i. Här definieras också hierarkins tredje nivå för Yrkesbransch Uppgiftsområde, Arbetsuppgifter, som är organisationsspecifika. Se bilden här nedan. Valet av Yrkesbranscher påverkar tillsammans med organisationernas systemspecifika definierade verksamhetsområden, hurdana sökanden som organisationens användare hittar t ex bland vikariesökanden. För att användaren med vikarieregisterfunktionen ska få tillgång till sökanden och sökningen göras bland öppna ansökningar, ska sökande: vara intresserad av dessa yrkesbranscher och i de geografiska kommuner, där användarens organisation fungerar Page 35 of 45

36 ELLER vara intresserad av den organisationen där användare finns ELLER ha lämnat in sin ansökan till rekryteringen som är skapad i samma organisation som användaren finns i Här definieras också tredje nivån för Yrkesbransch uppgiftsområde arbetsuppgifter som är organisationsspecifika. Arbetsuppgifterna definieras här t ex för uppskattning av vikariesökandens behörighet (vikariesökanden antecknas som behöriga eller inte-behöriga för arbetsuppgifter definierade här) eller för registrering av vikariebehov (vikarien söks för definierade arbetsuppgifter). Inmatning av arbetsuppgifterna sker så att när man valt de yrkesbranscher i fältet med yrkesbranscher där organisationen fungerar, visas efter lagring de uppgiftsområden som valts till fönstret med yrkesbranscher. Därefter väljs i fönstret det uppgiftsområde som önskats och kompletteras med uppgifterna som hör hit Intresseområdena i fliken Arbetsansökan I denna vy definieras alternativen på ansökningsblankettens flik Ansökan till jobbet med alternativa fält, Kontor där jag vill arbeta samt Uppgifter som intresserar mig och definierar samtidigt hierarkin mellan parametrarna. Här nedan finns en bild av vyn. Exempel: De två första fälten är: Region och kontoret. Parametrarna finns i bilden ovan. Därefter klickar man på knappen Uppdatera parametrar i parametrarnas administrativa vy. Önskade kontor kombineras med önskade regioner så att fältet till vänster väljs, t ex Södra Finland, och flytta kontoren till höger Tavastehus och Vanda. Här nedan finns en bild av exemplet. Page 36 of 45

37 12 Anvisningar för rekryteringens administration 12.1 Anvisningar På varje ställe i rekryteringens administration finns upptill i den gråa balken knappen Anvisning. Här nedan finns en exempelbild av en arbetsplatsannons. När man klickar på knappen Anvisning öppnas ett fönster med anvisningar. Anvisningstexter som finns i rekryteringens administration matas in i modulinställningarna. Exemplet nedan visar hur instruktionerna i ansökan om rekryteringstillstånd görs. Page 37 of 45