För att skapa frågeformulär krävs det att personen har rättigheter som AIPAL-användarens ansvariga användare.

Transkript

1 BRUKSANVISNING FÖR AIPAL ( 7 ) Till examensarrangörens ansvariga användare av AIPAL ATT SKAPA FRÅGEFORMULÄR BEGREPP I denna anvisning informeras om hur examensarrangörerna tar nationella responsfrågor i bruk, och om hur de om de vill kan lägga till egna frågor och spara enkäterna för eget bruk inom organisationen. För att skapa frågeformulär krävs det att personen har rättigheter som AIPAL-användarens ansvariga användare. De nationella frågorna är gemensamma för alla fristående examina och för alla som avlägger dem. Utbildningsstyrelsen upprätthåller de nationella frågorna, och de finns färdiga i systemet på finska och svenska. Frågorna finns även på webbplatsen ubs.fi (Utvärdering och statistik > Utvärdering > AIPAL). Anordnare av fristående examina kan inte ändra innehållet eller grupperingen av frågorna. De nationella frågorna som gäller fristående examina är indelade i fem frågegrupper: bakgrundsfrågor för ansökningsskedet (7 st.) bakgrundsfrågor för skedet gällande avläggande av examen (7 st.) frågor för ansökningsskedet (10 st.) frågor för skedet gällande avläggande av examen (9 st.) frågor för skedet gällande förvärvande av behövlig yrkesskicklighet (bl.a. förberedande utbildning, teoretiska studier i läroavtalsutbildning samt inlärning i arbetet, 8 st.). Examensarrangörens tilläggsfrågor är arrangörens egna frågor genom vilka man kan samla in noggrannare respons som stöd för utvecklandet av den egna organisationens verksamhet. Responsen som fås via tilläggsfrågorna rapporteras endast till examensarrangören, inte till andra. Det är frivilligt att använda tilläggsfrågor. Frågegrupper, enkätmallar, frågeformulär och enkätomgångar SPARFUNKTION SPARFUNKTION FRÅGEFORMULÄR ENKÄT SOM SKA BESVARAS Grupper av frågor Fråga Fråga Fråga Nationella frågeformulär smallar Egna frågeformulärj at Frågeformulär består av frågeformulär eller frågegrupper eller en kombination av dessa Frågeformulärsomgång Svarskoder Frågeformulärsomgång Svarskoder Frågeformulärsomgång Svarskoder Rapporter Bruksanvisning för AIPAL för anordnare av fristående examen: Att skapa enkätblanketter

2 2 ( 7 ) Frågegrupp Frågorna sparas i frågegrupper som kan vara en eller flera (antalet är inte begränsat i systemet). I en frågegrupp samlas frågor som till innehållet hör till samma ämnesområde. De som svarar ser namnet på frågegruppen som rubrik för frågorna på svarsblanketten. Det finns fem nationella frågegrupper. Om examensarrangören vill lägga till egna frågor bland de nationella frågorna sparas de i en egen frågegrupp som arrangören själv namnger efter eget val. Tilläggsfrågorna kan vara olika i ansökningsstadiet och i skedet när examen avläggs. Tilläggsfrågorna kan antingen sparas i egna frågegrupper. Alternativt kan alla tilläggsfrågor sparas i samma frågegrupp, och då stryks en del av frågorna när enkäten skapas. Antalet frågor i en frågegrupp är inte begränsat i systemet, men i de enkäter som ska besvaras får ingå högst 10 tilläggsfrågor. Enkätmall Enkätmallen är en hjälpfunktion med vilken man kan samla grupper av frågor till olika färdiga enkätmallar och namnge dem. De nationella frågorna bildar tillsammans nationella enkätmallar som en examensarrangör, om så önskas, kan utöka med en grupp av tilläggsfrågor. Det är frivilligt för examensarrangörerna att bilda egna enkätmallar. Frågeformulären (= enkäterna) utformas antingen utifrån enkätmallarna eller frågegrupperna eller en kombination av dem. NATIONELLA ENKÄTMALLAR 1. Frågor för ansökningsskedet Används Innehåller Efter ansökningsskedet för alla som för att få examen ska förvärva yrkesskicklighet och som får en annan enkät att besvara när studierna är avklarade (2.) Bakgrundsfrågor för ansökningsskedet Frågor för ansökningsskedet 2. Frågor för skedet gällande avläggande av examen och för skedet gällande förvärvande av behövlig yrkesskicklighet Används Innehåller När den som avlägger examen enligt sitt individuella mål har genomfört den sista examensprestationen (hela examen eller en del/delar av den) Bakgrundsfrågor för skedet med avläggande av examen Frågor för skedet gällande avläggande av examen Frågor för skedet gällande förvärvande av behövlig yrkesskicklighet 3. Frågor för ansökningsskedet och för skedet gällande avläggande av examen Används Innehåller När en examen eller en del/delar av examen avlagts, när examinanden efter ansökningsskedet har hänvisats direkt till ett examenstillfälle utan förvärvande av behövlig yrkesskicklighet Bakgrundsfrågor för ansökningsskedet Frågor för ansökningsskedet Frågor för skedet gällande avläggande av examen

3 3 ( 7 ) Enkät Enkäten är ett frågeformulär som den svarande ser och som examensarrangören har skapat och namngett. Om examensarrangören inte använder egna tilläggsfrågor utgörs enkäten enbart av de nationella enkätmallarna som namnges på det sätt som passar den egna organisationen. Om egna tilläggsfrågor används utgörs enkäten av en kombination av de nationella enkätmallarna och gruppen/grupperna av frågor som examensarrangören har sparat. Den svarande ser enkätens namn som rubrik för enkäten på frågeformuläret. Man kan ha flera enkäter, antalet är inte begränsat i systemet. Enkätomgång En enkätomgång är en åtgärd där man skapar svarskoder och ger den som avlägger examen enkäten att svara på. När det första gången ges svarskoder för en enkät blir den en enkätomgång. När samma enkät nästa gång ges till följande examinander gör man det antingen som en ny enkätomgång eller fortsätter använda den tidigare omgången. Med hjälp av enkätomgångarna kan resultat rapporteras för en mindre enhet än en examen (till exempel en utbildares grupp) eller någon annan målgrupp som examensarrangören väljer och som den gången har besvarat enkäten. Om det inte finns något behov av separat rapportering kan man skapa nya svarskoder för en tidigare enkätomgång. Enkätomgångarna är endast avsedda för internt bruk hos den som ordnar examen. Varje AIPALanvändare som skapar svarskoder kan göra enkätomgångar fritt enligt den egna organisationens behov och namnge dem som han eller hon vill. En enkätomgång innehåller följande uppgifter: ett fritt valt namn svarstid för svarskoderna information för statistikföringen om antalet svarande per finansieringsform och examen utbildningsanordnare som ansvarat för det aktuella skedet i avläggandet av examen (för vems arbete ges responsen; standardvärdet är den egna organisationen) utbildningsanordnarens läroanstalt, om det är den som är aktuell Rapporter per enkät och enkätomgång Resultat som är specifika för examensarrangören kan rapporteras såväl per enkät som per enkätomgång. Dessa rapporter används inte i den nationella rapporteringen. Examensspecifika resultat kan rapporteras genom enkäterna oberoende av hurdana enkätomgångar som gjorts. Dessutom får man via rapporteringen resultat med olika sökvillkor. Alla rapporter begränsas av datasekretess enligt vilken respons från mindre än fem svarande inte rapporteras. Först när en femte person har gett respons rapporteras resultaten. Svarskoden är en internetlänk som innehåller den kod som ges till examinanderna och som de loggar in med för att ge respons. En svarande kan inte identifieras genom svarskoden. Med hjälp av den statistikförs endast information som gäller svarsomgångar och rapportering.

4 4 ( 7 ) STEGEN VID SKAPANDE AV ENKÄTMALLAR 1. Om ni använder egna tilläggsfrågor utöver de nationella frågorna sparas de först i systemet Om ni inte använder tilläggsfrågor räcker det att ni tar i bruk de nationella färdiga enkätmallarna och namnger dem som ni vill. Gå i så fall till punkt 2 i anvisningen Välj funktionen Frågegrupper 1.2. Skriv namnet på frågegruppen på finska eller svenska eller på båda språken om organisationen är tvåspråkig. Beskrivningen gör det lättare att senare hitta frågegruppen (de svarande kan inte se den) Välj Uppgifter om frågan: Svaret är obligatoriskt Ja, programmet påminner de svarande om de inte har svarat på frågan. Nej, man kan gå förbi frågan utan att svara (till exempel öppna textsvar av typen övrig respons ). Kan inte säga är tillåtet V Ja, programmet ger som sista svarsalternativ Frågan kan tas bort från alternativet Ingen erfarenhet/vet ej. Detta svar kan användas i samband med alla andra svarssätt utom i fri text. Alternativet används i de situationer där en fråga inte gäller alla svarande. Nej frågeformuläret V Ja, enkäten kan bearbetas när det gäller denna fråga. Om frågegruppen innehåller mer än 10 frågor ska en del av dem gå att stryka, eftersom högst 10 tilläggsfrågor kan läggas till i enkäten. Nej Frågan på finska och/eller på svenska Fri text. Om er organisation är enspråkig räcker det att frågan skrivs endast i det ena fältet. Om organisationen är tvåspråkig skriv frågan på båda språken. I svarssituationen kan examinanden välja att använda svarsapplikationen på finska eller på svenska. De nationella frågorna finns på båda språken i systemet. De svarande ser tilläggsfrågorna på det språk examensarrangören har sparat dem, om de inte har sparats på båda språken.

5 5 ( 7 ) Svarsalternativ: Vitsord = svarssätt Ja/Nej Ja-svar kan utökas med en tilläggsfråga där Likert-skalan används. Nej-svar kan utökas med en tilläggsfråga som besvaras med fri text. Likert Helt av annan åsikt Delvis av annan åsikt - Tveksam Delvis av samma åsikt Helt av samma åsikt Flerval Fri text Svarsalternativens innehåll skrivs i de fria textfälten på samma språk som frågorna. Det ska finnas minst två alternativ, totalantalet är inte begränsat. Alternativ läggs till med funktionen lägg till och därefter kan de raderas med krysset som syns efter alternativet. Med det maximala antalet val anges hur många alternativ/fråga (ett eller flera) de svarande högst kan välja. Öppet svar. Svarens maximala längd kan fastställas till min. 500 max tecken När frågan är klar, välj Fortsätt skapa nya frågor tills du har lagt till alla frågor du vill ha med. Du kan ändra frågornas inbördes ordning i vyn Ändra frågegrupp genom att ta i frågan med musen och dra den till önskad plats i gruppen Med funktionen ser du alla frågor som en helhet. Du kan gå tillbaka och ändra på uppgifterna. = ändra = radera 1.6. När frågegruppen är klar, med funktionen Ångra kan du gå bort utan att spara. De sparade frågegrupperna syns längst ner på skärmen i listan Utkast. Innan publiceringen har du möjlighet att gå tillbaka och ändra frågorna. En frågegrupp i Utkastläge kan kopieras som mall för en ny frågegrupp, som kan ändras för följande frågegruppsversion. Man kan även radera en frågegrupp som är i utkastläge. = kopiera 1.7. Publicera frågegruppen Efter publiceringen kan man lägga till frågegruppen i den enkät som de svarande ser. En publicerad frågegrupp kan i vyn Frågegrupper återföras till utkastläge ända tills den har fogats till en enkät. Om en publicerad frågegrupp stängs kan den inte längre användas.

6 6 ( 7 ) 2. Ta de nationella enkätmallarna i bruk och namnge dem som ni vill 2.1. Välj Enkäter funktionen Det finns tre nationella enkätmallar och de sparas var för sig: Frågor för ansökningsstadiet Frågor för skedet gällande avläggande av examen och för förvärvande av behövlig yrkesskicklighet Frågor för ansökningsskedet och för avläggande av examen 2.2. Spara följande uppgifter för varje enkät: Enkätens namn Beskrivning av enkäten Giltighet Skriv det namn du vill på det/de språk organisationen använder. De svarande ser enkätens namn som rubrik för den. Den beskrivande texten är frivillig. De svarande ser beskrivningen som mer information under rubriken. Via den beskrivande texten kan man om man vill ge anvisningar eller informera examinanden i svarssituationen. Från och med = datum när man kan börja besvara enkäten. Sista svarsdag = datum när enkäten upphör att gälla eller tomt om den gäller tills vidare. Slutdatumet kan läggas till senare Välj Välj enkätmall i listan med alternativ och Lägg till vald. Den valda kan raderas. = radera 2.4. Hoppa över denna punkt om ni inte använder egna tilläggsfrågor: Om ni använder egna tilläggsfrågor, välj Välj i listan med alternativ den frågegrupp som ska läggas och Lägg till vald Med funktionen förhandsgranska ser du enkäten på samma sätt som de svarande Sparade enkäter syns i vyn Organisationens enkäter i listan Utkast. Välj enkät genom att klicka på namnet. Ändra enkäten. Publicera enkät Radera enkät Du kan fortfarande ändra enkäten du gjort. Efter publiceringen kan man ge svarskoder för enkäten och ge den till examinanderna att svara på. En publicerad enkät kan stängas, och då kan den inte längre användas. En publicerad enkät kan också kopieras som mall för en ny enkätversion. Raderar en enkät i utkastläge. Endast överflödiga enkäter raderas. Enkäter med vilka man redan samlat in respons stängs.

7 7 ( 7 ) Kopiera enkät En enkät kan användas som mall för en ny enkät. 3. Egna enkätmallar som hjälp för utbildningsanordnarna Utöver de nationella enkätmallarna kan utbildningsanordnarna utarbeta egna färdiga enkätmallar till vilka de kan foga nationella och egna frågor. De egna tilläggsfrågorna görs först enligt anvisningen (punkt 1, s. 4) i fliken Grupper av frågor. I fliken Enkätmallar sammanslås de nationella enkätmallarna och den egna organisationens frågegrupper till en egen enkätmall. 1. Välj 2. Ge enkätmallen ett namn och eventuellt en beskrivning (gör det lättare att hitta den senare). 3. Välj och lägg till de nationella enkätmallarna och de egna frågegrupperna en i taget genom att lägga till frågegrupper: När de nationella enkätmallarna och de egna frågegrupperna har valts Sparade enkäter syns i vyn Organisationens enkäter i listan Utkast. Enkätmallen kan fortfarande ändras vid behov. Efter publiceringen kan svarskoder ges för enkäten, och den kan ges till examinanderna att besvara.