Kommunstyrelsens sammanträde

Transkript

1 -3, KS :30 Kallelse till Kommunstyrelsens sammanträde kl i domsalen

2 -2, KS :30 LEDAMÖTER AnnSofie Andersson, s, ordförande Anders Edvinsson, s, 1:e vice ordförande Per-Olof Persson, s Mona Modin Tjulin, s Kholod Mahmood, s Emil Burman, s Karin Thomasson, mp Christina Hedin, v Pär Jönsson, m, 2:e vice ordförande Tord Jemteborn, m Lise Hjemgaard Svensson, m Bosse Svensson, c Carina Asplund, c Pär Löfstrand, fp Peter Johansson, sd Niklas Daoson, s, ersättare Bendigt Eriksson, s, ersättare Björn Sandal, s, ersättare Anton Waara, s, ersättare Ida Asp, s, ersättare Maria Nerpin, s Från/ Närv OMRÖSTNINGAR JA NEJ JA NEJ JA NEJ

3 -2, KS :30 Florian Stamm, mp, ersättare Nisse Sandqvist, v, ersättare Joel Nordkvist, m, ersättare Ragna Unger, m, ersättare Emanuel Sandberg, kd, ersättare Magnus Andersson, c, ersättare Jonas Rask Samuelsson, c, ersättare Margareta Widell, fp, ersättare Åke Durre, sd, ersättare Inte tjänstgörande:

4 1, KS :30 KS: 2/2015 KALLELSE Kommunstyrelsen Dnr Informationer Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer

5 2, KS :30 KS: 1475/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Dnr Fredric Kilander Kommunstyrelsen Införande av e-handel, inköpsstyrning och samordnad varudistribution Östersunds kommun har under genomfört utredningar kring e- handel, inköpsstyrning och samordnad varudistribution. Utredningarna har primärt utförts av upphandlingschef Fredric Kilander och Anne Sörensson vid Grön Trafik tillsammans med en projektgrupp med representanter från kommunens förvaltning samt en extern konsult. Underlag för beslut Kommunledningens tjänstemannaförslag Kommunstyrelsens protokoll , 283 Projektdirektiv för införande av e-handel, inköpsstyrning och samordnad varudistribution i Östersunds kommun Utdrag från Kommunstyrelsens protokoll Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 1. Kommundirektören får i uppdrag att införa e-handel och inköpsstyrning i enlighet med projektdirektiv för införande av e-handel, inköpsstyrning och samordnad varudistribution i Östersunds kommun Finansiering för införandet av e-handel och inköpsstyrning sker inom befintlig budgetram. 2. Kommundirektören får i uppdrag att införa samordnad varudistribution senast i samband med nästkommande livsmedelsavtal vilket träder i kraft Kommundirektören ska i samband med budgetprocessen för år 2017 återkomma med förslag till såväl finansierings- som projektplan. Bakgrund Östersunds kommun har under genomfört utredningar kring e- handel, inköpsstyrning och samordnad varudistribution. Utredningarna har resulterat i ett förslag till projektdirektiv. Projektdirektivet består av två delprojekt där e-handel och inköpsstyrning initieras först för att därefter följas av samordnad varudistribution. Delprojekt e-handel och inköpsstyrning är ej avhängt samordnad varudistribution. Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer

6 2, KS :30 KS: 1475/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Dnr Däremot framhålls ofta att en väl fungerande e-handel och inköpsprocess är en förutsättning för att samordnad varudistribution ska fungera väl. Införande av e-handel, inköpsstyrning och samordnad varudistribution i Östersunds kommun syftar bl.a. till att: 1. Öka kontroll- och uppföljningsmöjligheter över kommunens inköp av varor och tjänster. 2. Effektivisera kommunens inköpsprocess av varor och tjänster. 3. Minska miljöbelastning för leverans av varor till kommunen. 4. Öka tillväxtmöjligheter för små och medelstora företag, ökad konkurrens 5. Öka trafiksäkerheten i samband med leverans av varor till kommunen Den föreslagna lösningen för införande av e-handel och inköpsstyrning har en projektkostnad på ca 6,35 mkr. Den årliga driftkostnaden, från och med 2019, beräknas till ca 2,1 mkr. Såväl projektkostnad som den årliga driftskostnaden finansieras inom förvaltningarnas befintliga budgetramar. I projektdirektivet återfinns även en uppskattad projekt- och driftkostnad avseende införande av samordnad varudistribution. I samband med budgetprocessen för år 2017 tas såväl finansierings- som projektplan fram. Detta görs bl.a. genom omvärldsbevakning där lärdomar ska dras från myndigheter som infört samordnad varudistribution. Kunskap ska också inhämtas från leverantörer av distributionstjänster. Även en marknadsanalys av potentiella lokala/regionala leverantörer av varor till kommunen ska göras. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Anders Wennerberg Kommundirektör Unto Järvirova Bitr. Kommundirektör Utdrag till samtliga förvaltningar Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer

7 2, KS :30 KS: 1475/2015 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Dnr Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer

8 2, KS :30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Dnr Fredric Kilander Kommunstyrelsen Införande av e-handel, inköpsstyrning och samordnad varudistribution Östersunds kommun har under genomfört utredningar kring e- handel, inköpsstyrning och samordnad varudistribution. Utredningarna har primärt utförts av upphandlingschef Fredric Kilander och Anne Sörensson vid Grön Trafik tillsammans med en projektgrupp med representanter från kommunens förvaltning samt en extern konsult. Underlag för beslut Kommunledningens tjänstemannaförslag Projektdirektiv för införande av e-handel, inköpsstyrning och samordnad varudistribution i Östersunds kommun Utdrag från Kommunstyrelsens protokoll Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 1. Kommundirektören får i uppdrag att införa e-handel och inköpsstyrning i enlighet med projektdirektiv för införande av e-handel, inköpsstyrning och samordnad varudistribution i Östersunds kommun Finansiering för införandet av e-handel och inköpsstyrning sker inom befintlig budgetram. 2. Kommundirektören får i uppdrag att införa samordnad varudistribution senast i samband med nästkommande livsmedelsavtal vilket träder i kraft Kommundirektören ska i samband med budgetprocessen för år 2017 återkomma med förslag till såväl finansierings- som projektplan. Bakgrund Östersunds kommun har under genomfört utredningar kring e- handel, inköpsstyrning och samordnad varudistribution. Utredningarna har resulterat i ett förslag till projektdirektiv. Projektdirektivet består av två delprojekt där e-handel och inköpsstyrning initieras först för att därefter följas av samordnad varudistribution. Delprojekt e-handel och inköpsstyrning är ej avhängt samordnad varudistribution. Däremot framhålls ofta att en väl fungerande e-handel och inköpsprocess är en förutsättning för att samordnad varudistribution ska fungera väl. Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer

9 2, KS :30 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Dnr Införande av e-handel, inköpsstyrning och samordnad varudistribution i Östersunds kommun syftar bl.a. till att: 1. Öka kontroll- och uppföljningsmöjligheter över kommunens inköp av varor och tjänster. 2. Effektivisera kommunens inköpsprocess av varor och tjänster. 3. Minska miljöbelastning för leverans av varor till kommunen. 4. Öka tillväxtmöjligheter för små och medelstora företag, ökad konkurrens 5. Öka trafiksäkerheten i samband med leverans av varor till kommunen Den föreslagna lösningen för införande av e-handel och inköpsstyrning har en projektkostnad på ca 6,35 mkr. Den årliga driftkostnaden, från och med 2019, beräknas till ca 2,1 mkr. Såväl projektkostnad som den årliga driftskostnaden finansieras inom förvaltningarnas befintliga budgetramar. I projektdirektivet återfinns även en uppskattad projekt- och driftkostnad avseende införande av samordnad varudistribution. I samband med budgetprocessen för år 2017 tas såväl finansierings- som projektplan fram. Detta görs bl.a. genom omvärldsbevakning där lärdomar ska dras från myndigheter som infört samordnad varudistribution. Kunskap ska också inhämtas från leverantörer av distributionstjänster. Även en marknadsanalys av potentiella lokala/regionala leverantörer av varor till kommunen ska göras. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Anders Wennerberg Kommundirektör Unto Järvirova Bitr. Kommundirektör Utdrag till samtliga förvaltningar Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer

10 2, KS :30 / Bilaga: 283, KS PROTOKOLL Kommunstyrelsen Dnr Införande av e-handel, inköpsstyrning och samordnad varudistribution Östersunds kommun har under genomfört utredningar kring e- handel, inköpsstyrning och samordnad varudistribution. Utredningarna har primärt utförts av upphandlingschef Fredric Kilander och Anne Sörensson vid Grön Trafik tillsammans med en projektgrupp med representanter från kommunens förvaltning samt en extern konsult. Underlag för beslut Kommunledningens tjänstemannaförslag Projektdirektiv för införande av e-handel, inköpsstyrning och samordnad varudistribution i Östersunds kommun Utdrag från Kommunstyrelsens protokoll Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia Kommunstyrelsens beslut 1. Projektdirektiv för införande av e-handel och inköpsstyrning i Östersunds kommun godkänns. Finansiering av införandet sker inom befintliga budgetramar. 2. Kommundirektören får i uppdrag att implementera e-handel och inköpsstyrning i enlighet med godkänt projektdirektiv. 3. Kommundirektören får i uppdrag att fortsätta utreda införande av samordnad varudistribution i samband med budgetprocessen för år Yrkande AnnSofie Andersson, S: Ärendet återremitteras till nästa sammanträde för att tydliggöra tidsplanen. Propositionsordning Ordförande frågar om ärendet ska avgöras idag eller återremitteras och finner att kommunstyrelsen beslutar att återremittera ärendet. Kommunstyrelsens beslut Ärendet återremitteras till nästa sammanträde. Utdrag till samtliga förvaltningar Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer

11 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... valogistic Coordination Platform Samordnade godstransporter i Östersunds kommun Utgåva 1.0 Datum: Anders Stensiö anders.stensio@logivia.se

12 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 2 Uppdateringar och utgåvehistorik Detta dokument kan omarbetas och framställas i flera versioner. Dokumentet kommer att klassificeras för att möjliggöra identifikation av uppdateringar och versioner. A. Klassificering av dokumentstatus Dokumentet tilldelas något av statusbeteckningarna Utkast, Preliminär utgåva eller Utgåva. Det har status Utkast under initiala fasen när delar av dokumentet ännu inte skrivits. Preliminär status får dokumentet när hela dokumentet är klart och kan lämnas för granskning. Preliminära dokumentet är inte godkänt. Detta status kan existera mellan utgåvor och detta indikeras tillsammans med det nya utgåvenumret, t.ex. Preliminär utgåva 2. En Utgåva upprättas när dokumentet har granskats, korrigerats och godkänts. B. Versionsnummmer och historieprocedur Varje utgåva ges ett nummer och ett datum. En utgåvehistorik ska upprätthållas över alla utgåvor. Dokument i andra versioner ska inte tas med i utgåvehistoriken. C. Utgåvehistorik Utgåva Datum Namn Kommentar Utgåva Anders Stensiö D. Kontaktpersoner Anders Stensiö anders.stensio@logivia.se Logivia AB Gymnasievägen Huddinge Copyright Logivia AB 2014

13 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 3 Sammanfattning Denna rapport beskriver en simulering av en tänkt samordning av godstransporterna till Östersunds kommun. En samordning av transporterna underlättar möjligheterna för kommunen att kontrollera miljöpåverkan, ställa miljökrav på ett fåtal transportörer istället för det stora antal transportörer som är inblandade i dagens leveranser inom kommunen. Leverantör Enhet Leverantör Enhet Leverantör Enhet Leverantör Enhet Leverantör Enhet Dagens flöde Med samordning Kommunens terminal Samordnade transporter ger också större möjlighet till samordnade inköp t ex från mindre leverantörer, företrädesvis lokala och regionala som erbjuder ekologiska produkter. Som underlag till simuleringen samlades data av verkliga transporter under en tvåveckorsperiod genom en enkät till kommunens enheter, totalt 215 st. Totalt 1571 loggningar användes under denna period. Vid simuleringen analyserades effekter på ekonomi, miljö och arbetsmiljö. Resultatet från studien visar att det finns betydande samordningsvinster inom dessa områden. Efter att en simuleringsmodell skapats, baserad på de loggade transporterna, har ett antal olika scenarion simulerats. Resultatet visar att antalet körda kilometer kan minskas, med mellan 25 och 55% beroende på scenario och samordningsgrad. Avgörande var i spannet resultatet finns beror på hur flexibel tidssamordningen kan tillåtas vara. Därför har olika scenarion provats för att se vilka effekter olika samordningsalternativ kan vara. En förväntad effekt av samordningen är att problemen med många lossningar på kommunens enheter skulle minska. Simuleringarna visar att dessa minskar med drygt en tredjedel i det mest realistiska simuleringsscenariot fallet, vilket torde ha positiv effekt på arbetsmiljön. Miljöpåverkan från kommunens transporter minskar i de samordnade fallen, och motsvarar körsträckan. I analysen har NTM 1 s kalkylmodell för emissioner använts och resultaten på emissionssidan motsvarar 1 NTM Nätverket för Transport och Miljön Copyright Logivia AB 2014

14 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 4 besparingen i antal körda kilometer. Emissionsberäkningar har gjorts för CO 2, NO x, HC, CO och PM. Arbetsmiljön på enheterna påverkas positivt, eftersom antalet leveranser minskar. En stor del av kommunens enheter uppgav att de saknar lastbrygga, och man kan därför anta att de allra flesta enheter inte är anpassade för transporter. Därmed sker en stor del av dagens leveranser i en offentlig miljö, med negativ påverkan på arbetsmiljön för kommunens personal samt ökad risk för allmänheten. Enligt simuleringen beräknas samordnad distribution långsiktigt ge merkostnader för kommunen på ca 140 kkr per år när systemet är fullt utbyggt. Sammantaget visar analysen att det finns positiva effekter för förbättringar av kommunens logistik genom att samordna och styra logistiken bättre. Inom ramen för projektet har en simuleringsmodell byggts upp för att simulera olika transportscenarion i kommunerna. Denna modell kan även användas för andra studier och simuleringar. Copyright Logivia AB 2014

15 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 5 Innehåll 1 Bakgrund Metod Insamling av information Byggande av simuleringsmiljö Simulering i verklig miljö Analysområden Nulägesanalys Dagens transportflöden Inflöden Transportörer Enheter och Leveranspunkter Förutsättningar Utgångspunkt för transporter Geografiska förutsättningar Tidsåtgång Leveransvikt Godskategorier Tidssamordning Zonindelning Resultat Grund till resultat Scenarion Simuleringsresultat Analys Ekonomi Övriga ekonomiska effekter Arbetsmiljö Förbättrad upphandling med lokala producenter Övrigt Implementering Implementeringsprocess Frågeställningar Ytterligare möjligheter Möjlighet påverka och styra transporterna Copyright Logivia AB 2014

16 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun Samordnade inleveranser Central lagerfunktion Förbättrade interntransporter Litteraturförteckning Bilaga 1 Befintlig samordning Körschema varm mat Vaktmästeriets turer Bilaga 2 Emissionsberäkning Antaganden Bilaga 3: Verktyg Logistiksimulering Miljöberäkning Bilaga 4: Tvättning och schablonisering av data Kvalitet indata Beskrivning av schablonisering och intern samordning av varudistribution i nuläget Schabloner Känt om befintlig samdistribution Bilaga 5 - Loggningsformulär Copyright Logivia AB 2014

17 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 7 1 Bakgrund Östersunds kommun har haft intentionen att göra en översyn av kommunens varutransporter, för att se om det finns potential att inrätta ett system för samordnade varuleveranser/distributionscentral. Intresset för samordnad varudistribution är stort, och många kommuner har redan provat detta med goda resultat, t.ex. Halmstad (Svensson & Stensiö, 2006) och Växjö (Stensiö & Svensson, Samordnad kommunlogistik i Växjö kommun, 2008). För detta ändamål anlitades Logivia för att genomföra en studie för att bland annat svara på följande frågor: 1) Visa om det går att minska transporterna samt hur stor potentialen och förutsättningarna är för miljö-trafiksäkerhets-arbetsmiljö och ekonomiska vinster. (se avsnitt 5 och 6) 2) Ge rekommendationer på vilka varugrupper (godstyper) som bör ingå i samordningen. (se 7.1.4) 3) Ge rekommendationer om hur implementering ska ske och vilka knäckfrågorna är. (se avsnitt 7) 4) Ge svar på en frågan om det finns förutsättningar för att påbörja samordningen redan i den livsmedelsupphandling som ska påbörjas under En annan frågeställning är om vi tappar något i "konceptet" om vi endast kör Östersund? Vilka vinster etc. skulle vi kunna få om vi försökte titta på hela länet? (se avsnitt 7.1.2) För att kunna ge svar på frågorna gjordes en loggning av befintliga transporter på kommunens enheter. Datainsamlingen sköttes av Östersunds kommun, medan Logivia stod för simulering och analys. Projektledare för Östersunds kommun har varit Anne Sörensson, Grön Trafik. Denna rapport beskriver resultatet av projektet. Copyright Logivia AB 2014

18 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 8 2 Metod 2.1 Insamling av information För att simuleringen av kommunlogistiken skall få en verklighetsförankring utgick man i studien från verkliga transporter. Idén var att under en begränsad tidsperiod samla in data kring verkliga transporter och se hur man med en samordning kan förbättra kommunens logistiksystem. Varje kommunal enhet som ingick i undersökningen erhöll inloggning till en elektronisk loggbok som de ombads fylla i när de mottog leveranser, samt instruktioner för hur loggboken skulle fyllas i. Datainsamlingen genomfördes och administrerades av Östersunds kommun. Eftersom svarsfrekvensen var låg, gjordes loggningen i två omgångar. Loggningen pågick hösten 2013, vecka respektive De svar som inkom har justerats i tiden för att bilda underlag till två tänkta simuleringsveckor. Utöver ifyllandet av loggboken ombads enheterna att också svara på några frågor angående de fysiska förutsättningarna och rutinerna för hantering av sina leveranser. 2.2 Byggande av simuleringsmiljö För att kunna använda det insamlade datat har denna data tvättats och kompletterats. En simuleringsmodell har byggts upp, med geokodade adresser m.m. som innehåller en god bild av logistiken i det geografiska området, dess leveransenheter, transportörer och transportbehov. För att ge en rättvisande bild av nuläget kompletterades vissa enheter där loggning saknats med schabloniserande loggar. Detta förfarande redovisas i Bilaga 4. Det finns därför möjlighet att utnyttja denna modell för vidare analyser av kommunens transportupplägg och utvärdera andra scenarion. 2.3 Simulering i verklig miljö Efter att simuleringsmiljön skapats utfördes simuleringar av transportscenarion. Logivias programkomponenter för simulering och optimering av transporter användes vid simuleringen. Dessa programkomponenter kan även användas i ett skarpt driftläge, vilket innebär stor likhet mellan simuleringens sätt att beräkna rutter och det som används i en operationell driftsituation. 2.4 Analysområden Miljö En samordning av de kommunala transporterna förväntas minska miljöpåverkan. Genom att minimera antalet körda kilometer minskar Copyright Logivia AB 2014

19 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 9 utsläppen från transportfordonen. Med bättre kontroll över transporthanteringen får kommunen dessutom större möjligheter att prioritera miljövänligare bränslealternativ och transportmetoder. Genom att samordna transportapparaten för distributionen av kommunens transporter, skapas en transportapparat som är expert på kommunens enheter och dess förutsättningar för distributionen, och därmed minskar risken för felkörning. Om kommunen har kontroll över informationssystemen ges också möjlighet att följa upp miljöpåverkan från transporterna för att effektivare kunna arbeta för att förbättra logistikprocessen Arbetsmiljö Arbetsmiljön kan påverkas i positiv riktning genom transportsamordning. Antalet körda kilometer med tunga fordon i stadsmiljön kan minskas och därigenom öka framkomligheten. Antalet angöringar vid varje enhet minskar, tidpunkterna för leveranser kan planeras noggrannare och säkerheten kring angöringsplatserna ökas därigenom. Om personal på skolor, förskolor och daghem vet när leveranserna ska ske är det lättare att se till att inga barn vistas i närheten vid dessa tidpunkter Ekonomi Samordning av kommunala transporter kan ge en lägre kostnad för själva transporterna men besparingar kan troligen även göras genom centraliserade beställningsrutiner och leveranser. Kommunen blir en intressantare kund för leverantörer genom att i största möjliga mån använda sig av en gemensam leveranspunkt istället för att, som idag, ett stort antal transportörer/leverantörer levererar till ett stort antal leveranspunkter inom kommunen. Detta öppnar upp för fler leverantörer att leverera produkter till kommunen. Exempelvis lokala livsmedelsproducenter som idag inte har resurser att leverera till kommunens alla enheter, får då möjlighet att leverera till en samordningspunkt. Copyright Logivia AB 2014

20 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 10 3 Nulägesanalys 3.1 Dagens transportflöden Totala antalet loggade leveranser under mätperioden var 1571, vilket motsvarar knappt sändningar per år (45 veckor). Efarenheter från motsvarande undersökningar i andra kommuner visar att antalet sändningar är i paritet med relativt kommunens storlek 2. Kommun Antal sändningar per år (45 veckor) Antal invånare Antal per invånare Orsa ,60 Östersund ,59 Halmstad ,55 Mora ,53 Älvdalen ,50 Växjö ,39 Ängelholm , Inflöden Totalt har ca 130 leverantörer levererat varor under loggningen, varav ett knappt 20 tal var kommunala enheter, främst skolkök. Leverantörernas geografiska placering är en relativt osäker parameter i enkätsvaren. En leverantör med lokal representation kan exempelvis skicka varor från ett centrallager utanför regionen. Sändningarnas fördelning per leverantör visas i Figur 1. 2 Befolkningsmängd, källa Kommunfakta.se och Copyright Logivia AB 2014

21 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 11 Figur 1 - De största leverantörerna avseende antalet sändningar I denna studie har fokus legat på utleveranserna från en samdistributionscentral till enheterna. 3.3 Transportörer I studien identifierades 48 unika transportörer som utför transporttjänster i loggningen. En analys av transporterna visar att i de flesta fall trafikeras varje adress bara av en till tre transportörer (se Figur 2). Detta tyder på att det finns i praktiken finns viss samordning. Figur 2 - Antal transportörer per adress Befintliga samarbeten inom transportbranschen gör dock att ett och samma transportföretag kan leverera transporttjänster under flera olika Copyright Logivia AB 2014

22 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 12 varumärken. Detta är ett viktigt inslag i den samordning som existerar i praktiken, men är mer vanligt i glesbygdsområden där det inte går att få ekonomi i transporter utan samordning. Exakt hur transportföretagen samarbetar lokalt, är inte offentligt och varierar med tiden. En analys av detta innefattas inte i denna utredning. Av transportörerna utförs förhållandevis många av professionella transportföretag. En mycket stor andel av transporterna utförs av firmabilar, vilket är lägre än i motsvarande studier. Figur 3 - Transporter per transportörtyp Enligt många undersökningar, t.ex. (Wettervik & Henriksson, 1998), har firmabilarna generellt betydligt sämre effektivitet än externa transportföretag. 3.4 Enheter och Leveranspunkter Med leveranspunkt menas ett mottagningsställe som kan distribuera mottaget gods lokalt till slutmottagaren. Med andra ord kan man lokalt på en enhet distribuera det gods som tas emot till den/de som skall ha godset på det lokala stället. I flera fall, t.ex. skolor, kan det behövas flera leveranspunkter för att praktiskt hantera godset. Typiskt kan en skola ha en leveranspunkt i köket och en annan för övrigt gods. Anledningen till att arbeta med begreppet leveranspunkt istället för adress, är att särskilja sändningar för leveranser i ett samordnat scenario. Antalet leveranser per leveranspunkt visas i Figur 4. I genomsnitt hade varje leveranspunkt 7,3 leveranser under en tvåveckorsperiod. Figur 4 - Antal leveranser per leveranspunkt Totalt fanns 215 leveranspunkter med loggade transporter i kommunen. Copyright Logivia AB 2014

23 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 13 4 Förutsättningar 4.1 Utgångspunkt för transporter Vid simuleringen beräknades ett teoretiskt centrum för loggningen. Terminalplacering kan beräknas med så kallad tyngdpunktsberäkning (Lumsden, 2006), och i vårt fall gjordes den utan att ta hänsyn till transporternas vikt, eftersom vikten inte anses dimensionerande och denna uppgift osäker i datamaterialet. Resultatet är en tyngdpunkt som ligger ganska centralt i Östersund. Även ett mediancentrum har beräknats. Figur 5 - Terminalplacering Optimal placering av terminal bör vara i närheten av dessa centrum, dock då med hänsyn taget till vägnätet. En lämpligare utgångspunkt för en tänkt distributionscentral (DC) är i något av Östersunds närbelägna industriområde. Efter diskussioner internt inom projektgruppen beslutades att Odenskogs industriområde skulle användas som utgångspunkt vid simuleringarna. Copyright Logivia AB 2014

24 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun Geografiska förutsättningar Östersunds geografiska läge är bra ur logistiskt perspektiv. Närheten till motorvägen och den geografiska positionen gör att kommunen är nav i flera logistiknätverk. Detta gör att mycket av distributionen kan göras effektivt. Figur 6 visar en översiktsbild över beräknade körtider från DC. Här syns det område som distributionsfunktionen ska serva. Figur 6 Uppskattad zon för 30 minuters körtid från DC I princip nås alla enheter inom en körtid på 30 minuter från DC, vilket får anses som bra. Det gör att de geografiska förutsättningarna inte är lika kritiska som för det fall där det skiljer mycket mellan tätort och landsbygdsenheter. 4.3 Tidsåtgång Registrerad tidsåtgång för leveranserna i loggböckerna är total tidsåtgång för att lossa samt ta hand om leveransen, alltså inte enbart den tid som går åt för chauffören att stanna, lossa och köra iväg. Några registrerade leveranser avser troligen någon anställd som utfört ett ärende själv, t ex handlat livsmedel, och registrerat hela tidsåtgången för detta ärende. Copyright Logivia AB 2014

25 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 15 Tiden angavs i 2/3 av loggningarna (67%), men måste anses som en ganska osäker siffra. En snittid räknades ut för resterande stopp. Denna hamnade på drygt 14 minuter, alltså då inklusive tid för omhändertagande av det lossade godset. Detta är i nivå med studier i andra kommuner. 7 minuter för enbart lossning av godset kan då antas vara en rimlig snittid per stopp och det är denna tid som används i simuleringarna. I andra sammanhang, t.ex. (Wettervik & Henriksson, 1998), har en kortare tid 5 minuter använts. Detta är inlagt som variabel i kalkylerna och kan, tillsammans med variabeln för omväg, lätt ändras för att få fram olika scenarier (se även avsnitt 5.3.3). 4.4 Leveransvikt I loggningarna ombads enheterna ange leveransvikt för sändningar. Dock inkom vikt endast på ett fåtal (17%) av loggningarna saknar angiven vikt. Därför har vi inte dragit några slutsatser i studien utifrån dessa viktsberäkningar. I många fall är tid och tidsfönster begränsande faktor snarare än vikten, men det finns naturligtvis undantag. Leveransvikten spelar roll på antalet fordon som deltar i distributionen, men behöver inte påverka körsträckan särskilt mycket. Antalet stopp påverkas inte av leveransvikten. 4.5 Godskategorier De kategorier av gods som definierades i enkäten var: Kylda Livsmedel Frysta Livsmedel Övriga Livsmedel Övrigt (t ex kontors-material, datorer, pennor, blöjor) Dessa kategorier togs fram i samband med skapandet av loggningsformuläret (se Bilaga 5) i samarbete med representanter från kommunen. Livsmedel står naturligt för en stor del av kommunernas transporter, vilket också framkom vid loggningen. Figur 7 visar antalet transporter där de olika godskategorierna ingår. Eftersom en transport kan innehålla gods från flera olika kategorier, blir totalsumman lägre än summan av kategoriernas antal. Copyright Logivia AB 2014

26 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 16 Övrigt Övriga Livsmedel Frysta Livsmedel Kylda Livsmedel Varma livsmedel Figur 7 - Godskategorier Redan idag finns det naturligt en viss samordning mellan de olika kategorierna. I Figur 8 visas samordningsrelationerna mellan de olika kategorierna, normerat mot kategoriernas antal. Tabellen läses kolumnvis, och exempelvis visas att 60% av alla varma livsmedel samordnas med kylda livsmedel, medan 71% av de kylda livsmedelstransporterna samordnas med varma livsmedel. Detta beror på att kategoriernas normerats mot olika antal frakter (se Figur 7). Varma livsmedel Kylda Livsmedel Normerad Varma livsmedel 100% 60% 10% 33% 5% Kylda Livsmedel 71% 100% 83% 72% 7% Frysta Livsmedel 5% 35% 100% 55% 2% Övriga Livsmedel 20% 37% 64% 100% 4% Övrigt 5% 6% 5% 7% 100% Frysta Livsmedel Figur 8 - Godskategoriernas samordning (normerad) Övriga Livsmedel Övrigt Figur 8 visar att det inom livsmedelssidan sker en viss samordning, men att samordningen mot övriga varor i det närmaste är obefintlig. Det kan naturligtvis finnas praktiska förutsättningar som gör det svårt att samordna detta, men troligtvis finns det potential att samordna det övriga godset med livsmedel. Att samordningen av övrigt gods och livsmedel är lågt beror delvis på att mottagarenheterna är olika, vilket gör att det praktiskt på lastbilarna kan ske en samordning som inte syns i loggningarna. Copyright Logivia AB 2014

27 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 17 Varje godskategori ställer sina krav på transporter, terminalisering och godsmottagning Varma livsmedel Varma livsmedel, dvs färdig mat, har väldigt speciella krav avseende transporterna. Tidsfönster för leveranstiderna är extremt snäva, vilket gör att det kan vara svårt att samordna med andra transporter. Dessutom finns det krav kring livsmedelshanteringen som kan vara svåra att uppfylla vid samordning med annat gods. Dessutom måste frekvenserna av leveranser vara mycket tätare än annat gods. I de allra flesta fall sker leveranser dagligen, och i vissa fall till även på helgen. Redan idag finns en långt utvecklad samordning av leveranserna av varm mat (se Bilaga 1), som man inte bör ersätta utan snarare utveckla. En samordning med varmt livsmedel ställer extra krav på dessa transporter och de lokala förutsättningarna vid mottagningen. Dessa praktiska förutsättningar har inte utretts i samband med loggningen. Vår bedömning är att varma livsmedel inte bör samordnas i den tänkta DC, åtminstone inte i första skedet Kylda livsmedel Kylda livsmedel står för en stor del av volymerna. Liksom för varma och frysta livsmedel finns en hel del krav kring livsmedelshanteringen. Dock finns större potential att samordna transporterna. En relativt god samordning sker med övriga livsmedel, t.ex. varm mat. När det gäller kylda livsmedel finns det fog att tro att antalet leveranser av mejerivaror i de flesta fall borde kunna begränsas till två gånger per vecka. De lokala konsekvenserna av detta har inte utretts Frysta livsmedel Frysta livsmedel kräver särskild utrustning för transport och lagring för att säkra fryskedjan. Många moderna distributionsbilar klarar flera temperaturzoner, och därmed kan man samordna transporter även med fryst gods. Samordning mellan frysta och andra tempererade livsmedel var dock inte särskilt hög Övriga livsmedel Övriga livsmedel, dvs de som inte har temperaturkrav, kan mycket väl samordnas med övrigt gods. Denna typ av livsmedel räknas också kunna tidsamordnas i viss grad. Copyright Logivia AB 2014

28 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun Övrigt gods Kommunerna hanterar förutom livsmedel även en stor mängd annat gods, t.ex. kopieringspapper, datorer, möbler, städutrustning, tvätt o.s.v. Detta gods är relativt enkelt att samordna, och kan t.o.m. i vissa fall mellanlagras vid en samordning. 4.6 Tidssamordning Loggningen visar att antalet leveranser varierar något mellan veckodagarna (se Figur 9). Dock verkar det inte som om variationerna beror på behov från verksamheten, utan en mer optimal (jämnare) fördelning mellan veckodagarna skulle kunna göras. Figur 9 - Antal leveranser per veckodag Vid simuleringarna provades olika scenarion, där tidsaspekten är en viktig komponent. I de fall tidssamordning provades, dvs att varuleveranser koncentreras till vissa tillfällen, skapades fyra fasta idsperioder. Den tvåveckorsperiod under vilken loggningen genomfördes in i fyra delar, period 1-4. De olika tidsperioderna visade en naturlig variation på godsmängderna (se Figur 9). Figur 10 - Antal frakter per tidsperiod. Copyright Logivia AB 2014

29 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 19 Visst gods anses är svårare att justera tidsmässigt (ex. varm mat), medan andra godstyper kan ha en mer flexibel leveranstid. Därför har olika scenarion med olika grader av tidssamordning använts för att belysa situationen. 4.7 Zonindelning För att på ett relevant sätt efterlikna ett verkligt logistikupplägg och skapa realistiska rutter, delades distributionen för det samordnade konceptet in i fyra zoner för att täcka kommunen: 1. Centrum väst + Frösön 2. Centrum Öst 3. Nordöst 4. Sydväst Fördelningen gjordes i postnummerbaserade zoner och baseras på huvudsakligen geografin. Vid en av kommunen styrd distribution finns i praktiken möjlighet att använda ruttoptimeringssystem för att skapa en dynamisk zonindelning som anpassas efter varje dags upplägg. Detta kan skapa ytterligare effektivisering, som vi inte hänsyn till i denna simulering. Copyright Logivia AB 2014

30 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 20 5 Resultat 5.1 Grund till resultat Simuleringarna visar att det finns betydande besparingar att göra genom att samordna kommunens logistik. Grunden till detta visas i Figur 11. Istället för att varje leverantör distribuerar till varje enhet, samordnas distributionen till en samordningspunkt. Därefter distribueras godset till enheterna samordnat, vilket innebär kortare körsträckor och färre anlöp. Leverantör Enhet Leverantör Enhet Leverantör Enhet Leverantör Enhet Leverantör Enhet Dagens flöde Med samordning Kommunens terminal Figur 11 - Princip för samordning För att få en uppskattning av årsvärderna har värdena uppräknats till 45 veckor per år, istället för 52. Detta för att kompensera för lågvolymsperioder under sommar, jul- och nyårshelger m.m. 5.2 Scenarion När simuleringsmodellen är byggd kan den användas för att simulera olika scenarion. Syftet med scenarion är att visualisera olika alternativ, och att se var gränserna finns i upplägget. När scenarion väljs vill man också ha en enkelhet i upplägget, så att det tydligt går att skapa och förstå. Vi har valt tre olika scenarion: 1. Maximal tidssamordning alla frakter, oavsett godskategori, tidssamordnas till maximalt två leveranser per vecka. Detta scenarion görs för att se vilken maximal effekt som kan uppnås vid Copyright Logivia AB 2014

31 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 21 tidssamordning. Scenariot i sig är alltför optimistikt jämfört med verkligheten. 2. Ingen tidssamordning alla frakter utförs på samma veckodag som idag. Detta scenario visar den andra ytterligheten, att ingen tidssamordning kan göras. Scenariot i sig är alltför pessimistiskt jämfört med verkligheten. 3. Kombinerad tidssamordning alla frakter som innehåller varm mat (se 4.5) går i ett separat flöde. Allt övrigt gods levereras med tidssamordning på maximalt två leveranser per vecka. Detta scenario speglar en kompromiss mellan scenario 1 och 2, och kan väl anses vara ett ganska realistiskt scenario. 5.3 Simuleringsresultat Med dessa scenarion har vi försökt skapa en bild av hur konsekvenserna av samordning blir med modellen Antal leveranser Genom en samordning av transporterna minskas antalet leveranser på enheterna väsentligt: Antal stopp Totalt mätperioden Per år (45 veckor) Besparing/år Besparing % Nuläge Scenario % Scenario % Scenario % Antalet stopp i det samordnade fallet baseras på att varje stopp under en dag samordnas till ett Körsträcka I samordningsfallet har vi en ganska väl underbyggd metod för att beräkna körsträckan ut från terminal, baserat på den elektroniska karta som använts i simuleringssystemet. Osäkerheterna ligger i t.ex. val av zonindledning, distributionscentralens placering. För nuläget har vi inte fullständig information, utan måste använda oss av en modell. Den modell som använts baseras på att medelkörsträckan per stopp vid vår samordning beräknas, inklusive framkörning från DC. På så vis fås en försiktig kalkyl för körsträckan, och vi antar att förutsättningarna för leverantörens transportör liknar kommunens. I realiteten är denna körsträcka för distributionen ganska konservativ, eftersom det är troligt att en optimerad samordningsdistribution är effektivare än vad som är normalt för leverantörernas transportsystem. Eftersom denna modell för nuläget varierar något baserat på scenario, har vi anpassat nuläget efter Scenario 2:s nulägesberäkning, dvs där alla leveranser sker på dagens datum, och applicerat de procentuella Copyright Logivia AB 2014

32 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 22 besparingarna baserat på detta värde för övriga scenarion för att få jämförbara absoluta tal. Detta gäller både körsträcka och tid. Körsträckorna för de olika scenarierna blev följande: Körsträcka (km) Totalt mätperioden Per år (45 veckor) Besparing/år Besparing % Nuläge Scenario % Scenario % Scenario % Tid Körtid Körtiden har beräknats genom den simulerade körtid som ges från kartsystemet som använts vid simuleringarna. För uppskattning av körtid i nuläget, har samma medelhastighet använts för respektive tidsperiod som i det simulerade fallen. Körtid (min) Totalt mätperioden Per år (45 veckor) Besparing/år Besparing % Nuläge Scenario % Scenario % Scenario % Lossningstid Som lossningstid (stopptid) har 7 min per stopp använts i både det samordnade fallet som i nulägesberäkningen. Denna tidsåtgång är en uppskattning som något högre än i andra liknande studier för samordning (Svensson & Stensiö, 2006) (Jina, 2010), och något lågt jämfört med t.ex. (Eriksson, o.a., 2006) där motsvarande tid borde vara någon minut längre. Ju längre stopptid som används i beräkningarna, desto större blir de beräknade tidsbesparingarna. Resultatet av beräkningen av stopptiderna på enheterna blev följande: Stopptid (min) Totalt mätperioden Per år (45 veckor) Besparing/år Besparing % Nuläge Scenario % Scenario % Scenario % Lastningstid Lastningstiden vid samordningsterminalen är en naturlig del i distributionen och ingår som en del i transportavtalen. I vår modell inkluderar vi kostnaden för lastningstid i kostnaden för terminalhantering. Copyright Logivia AB 2014

33 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 23 Kvarstående lossning för leverantör Vid en samordnad distribution kvarstår en del av kostnaden för leverantören, eftersom vi i princip tillför ett stopp vid terminalen. Vad som gjorts är att sista delen av distributionen ersatts av en lokal distribution Miljö För att göra emissionsberäkningar användes NTMCalc (se bilaga 3). Beräkningar och antaganden är utförda av Logivia baserat på NTM:s metoder och data. Beräkningarna utfördes för distributionen ut från samordningscentralen, med de framräknade värden på avstånd som redovisas i avsnitt I Bilaga 2 redovisas hur emissionsberäkningarna gått till och också de antaganden som ligger till grund för emissionsberäkningarna. Totalt gav resultatet på årsbasis (45 veckor), följande värden: Emissioner/år (45 veckor) CO2 (kg) NOx (g) HC (g) CO (g) PM (g) Nuläge Scenario Scenario Scenario Besparing/år Scenario Scenario Scenario Besparingarna motsvarar i emissionsberäkningsmodellen den besparing i körsträcka som tidigare räknats fram. Eftersom emissionsberäkningen bygger på koefficienter och schablonvärden, är inte alla siffror i tabellen signifikanta Summering Figur 12-Modell för nuläge (antal sändningar/år) Copyright Logivia AB 2014

34 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 24 Nuläget för distributionen är att varje leverantör levererar ut till respektive enhet (se Figur 12). Det innebär sändningar per år som belastas varukostnaden. I ett samordnat läge (se Figur 13) reduceras antalet intransporter radikalt, vilket reducerar kostnaden för leverantörerna. Distributionen utförs sedan i slingor, vilket ger möjlighet till en betydligt effektivare distribution. Figur 13 - Modell för samordnat läge enl. Scenario 3 (antal sändningar/år) Copyright Logivia AB 2014

35 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 25 6 Analys 6.1 Ekonomi De resultat som beräknats och simulerats fram i projektet, och som redovisats i avsnitt 5, har i en kostnadskalkyl omsatts i pengar. För att kunna beräkna och hantera har kostnaderna kostnaderna för den lokala distributionen delats upp i olika delkomponenter: Körtid - lönekostnader för körning Stopptid lönekostnader då fordonet står still (lastning/lossning) Sträcka kostnader för användandet av fordonet. I beräkningarna har de kostnadsparametrar som använts i (Svensson & Stensiö, 2006) och (Stensiö & Svensson, Samordnad kommunlogistik i Växjö kommun, 2008) justerats något efter diskussioner med transportörer. Arbetsarbetskostnaden har satts till 350 kr/timme, vilket motsvarar en rimlig kostnad i branschkalkyler. Kostnaden för körsträckan (ej körtid inkluderad) har satts till 5 kr/km. Värdena motsvarar de som använts i (Stensiö A., 2013). I våra beräkningar tar vi hänsyn till den lokala distributionen som sker inom regionen (kommunerna), inte eventuell frakt av godset till regionen eftersom denna frakt i grunden inte påverkas av samordningen. Transportkostnaden beror främst på två komponenter, körsträcka och antalet stopp. En uppskattning av distributionskostnaden har gjorts för kommunens frakter. Eftersom de utförs i leverantörens regi är dessa kostnader mer osäkra än i det samordnade läget Kostnader för nuläge Antalet stopp har vi fått väl underbyggda siffror på i vår loggning, medan körsträckan måste uppskattas. Den modell som använts baseras på att medelkörsträckan per stopp beräknas, och vi antar att förutsättningarna för leverantörens transportör liknar kommunens. Resultatet av beräkningarna för den nuvarande distributionen som redovisas i 5.3 blir på årsbasis: Kostnader per år (45 veckor) - kkr Körtid (kkr) Stopptid (kkr) Sträcka (kkr) Totalt (kkr) Besparing (kkr) Besparing % Nuläge Scenario % Scenario % Scenario % Totalt blir en beräknad årskostnad (45 veckor) ca 2,8 Mkr för slutdistributionen Tillkommande kostnader samordnat läge Kostnad för terminalhållning Copyright Logivia AB 2014

36 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 26 Till detta kommer kostnader för terminalyta och terminaltjänster. Eftersom det finns flera lokala transportföretag med terminalkapacitet borde det finnas bra möjligheter att få en lösning med lämplig kapacitet. I många fall är det rimligt att göra en upphandling av transporttjänsterna inkluderande terminalhantering. Att lägga terminalhanteringen hos en annan aktör än transportföretaget är mest intressant vid mycket stora upplägg, där flera aktörer är inblandade. Kostnaden för terminalhanteringen ingår i de flesta fall i distributionskostnaden. Ett antagande kan vara en terminaliseringskostnad på ca 15%-20% 3 av den teoretiska distributionskostnaden, dvs kkr. Kvarstående kostnad för leverantören Vid en samordnad distribution kvarstår en del av kostnaden för leverantören, eftersom vi i princip tillför ett stopp vid terminalen. Vad som gjorts är att sista delen av distributionen ersatts av en lokal distribution. Om vi beräknar samma leveranskostnad som för vår distribution som kvarstående kostnad, fås en bild av denna kostnad. Beroende på scenario blir den beräknade kostnaden för själva stoppet ca 80 kr. Detta ger nedanstående resultat: Totalt mätperioden Per år (45 veckor) Ber. Kostnad/år Inleveranser (kkr) Scenario Scenario Scenario Denna kostnad kan alltså kommunen inte räkna med att kunna förhandla loss från leverantörerna Sammanfattning kostnader Samordningen resulterar i att antalet leveranser går från ca till per år beroende på scenario, vilket motsvarar en årlig minskning av antalet med 25%-57%. Detta leder till lägre kostnader hos leverantörerna. Ovanstående beräkningar innebär att kostnaden för distribution reduceras för leverantörerna. Leverantörernas kostnader för lokal distribution uppskattas idag till ca 2,8 Mkr, och vi räknar med att denna reduceras för leverantören med ca 1,1 Mkr (Scenario 3). Samordningen i sig genererar merkostnader i form av terminalhantering inkluderat lastning. 3 Detta antagande är i nivå med det som använts det som använts t.ex. i (Stensiö A., Logistiksamordning i Ängelholms kommun, 2011). I (Stensiö A., Logistiksamordning i Mora, Orsa och Älvdalens kommuner, 2011) beräknas kostnaden baserat på en verklig offert, och ligger då på ca 10% av nulägeskostnaden för distributionen. Copyright Logivia AB 2014

37 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 27 Scenario Total kostnad dagens distribution (kkr) Samordning Kostnad för samordnad distribution Kvarstående kostnad för leverans Terminalhantering S:a Total konsekvens Dessa kostnader gäller när samordningssystemet är fullt utbyggt, dvs när alla flöden som vi använt i simuleringen har införts i det samordnade distributionsupplägget. Om scenario 3 ses som det mest realistiska ger det samordnade läget en något högre kostnad för kommunen än dagsläget. I ovanstående kalkyler har inga administrativa kostnader från kommunens sida medtagits. 6.2 Övriga ekonomiska effekter Transportpriser På transportmarknaden härskar ett utbrett system med rabattsatser, vilket gör att det är svårt att bedöma marknadsvärdet av ett transportupplägg. En stor aktör kan få rabatter på upp emot 70% av bruttoprislistorna, medan en liten transportköpare har betydligt blygsammare rabatter. Kommunerna borde i kraft av sin storlek i många fall få bättre transportpriser än många av sina leverantörer, beroende på transportvolymen, särskilt på den lokala distributionen. Idag är både transport- och beställningshanteringen inom kommunerna decentraliserad. Ofta ingår det i avtal att leverantörerna sköter transporterna, antingen med egna resurser eller med inhyrda transportörer. Transportkostnaderna läggs på varukostnaderna med leverantörens påslag. Vi har inom ramen för detta projekt inte studerat inköpsprocesserna i de berörda kommunerna närmare. Stora leverantörer får stora rabatter hos transportföretagen. Kommunerna drar säkert till viss del också nytta av transportföretagens rabatter men hur mycket är svårt att avgöra. Kommunerna har idag små möjligheter att påverka fraktpriserna, speciellt med tanke på den decentraliserade hanteringen och att det är ett så stort antal transportörer inblandade i kommunernas transporter. Om kommunerna istället i största möjliga mån centraliserar beställningarna och anlitar ett begränsat antal transportörer blir de inblandade kommunerna i sig en stor aktör och kund och kan utnyttja sin ställning till att skriva egna fördelaktiga avtal med transportföretag och dra nytta deras storkundsrabatter. Kommunerna kan då direkt påverka sina fraktkostnader och har även större möjlighet att ställa miljökrav på transportörerna alternativt välja bort transportörer som inte uppfyller av kommunen ställda miljökrav. Copyright Logivia AB 2014

38 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun Minskade kostnader för mottagning En av de mer synliga fördelarna av en samordning är att antalet leveranser minskar. En ganska stor del av logistikkostnaderna vid distribution är kostnaderna för lossning. För kommunens del består kostnaderna direkt i personalkostnad för mottagning vid enheterna, passningstid m.m. Genom att minska antalet anlöp (lossningar) så minskas också tidsåtgången. I det samordnade fallet uppmättes en rejäl minskning av antalet anlöp (se 5.3.1) hos enheterna. För varje anlöp krävs personal från kommunens enheter för mottagning, avbrottsttid, passning m.m. Tidsåtgången hos personalen för varje stopp var i genomsnitt 14 minuter för loggningen (se 4.3). Hur mycket denna tid kan minskas beror på hur själva leveransprocessen ser ut på enheten. Vid större enheter sker själva inlastningen i frys i många fall av transportören, och då blir minskningen av arbetet för kommunens personal lågt. Andra enheter som har en mottagning som kräver större insats från enhetens personal, blir besparingen större. Samordningen innebär att antalet anlöp blir färre, men eftersom det är samma godsmängd så blir godsmängden vid varje leverans större. 6.3 Arbetsmiljö När det gäller arbetsmiljön för kommunens personal har transporterna en starkt negativ påverkan. Särskilt på daghem, skolor m.m. medför lastbilstrafik och lastnings- och lossningsarbeten störningar och säkerhetsrisker för personal och barn. Liknande problem torde finnas även vid andra enheter. Endast ca en tredjedel av alla leveranser sker till enheter som uppges ha lastbrygga. Detta innebär innebär att många anlöp görs på enheter som inte är anpassade för leveranser. Leveranserna sker där i offentlig miljö, med trängsel, buller som följd, samt naturligtvis säkerhetsrisker. Enligt simulering kommer antalet anlöp totalt att minska väsentligt, vilket har en positiv inverkan på arbetsmiljö och säkerhet. 6.4 Förbättrad upphandling med lokala producenter Den kanske största påverkan på ekonomin är kanske den ökade möjligheten att använda lokala leverantörer av varor, vilket ger ökad konkurrens och därmed möjlighet till lägre priser alternativt högre kvalitet. I (Wallberg, 2013) anges transporterna som ett stort hinder för mindre leverantörer för att leverera livsmedelsprodukter till kommunerna. Låga transportvolymer gör det dyrt och krångligt att distribuera till många kommunala enheter. Genom en samordningscentral fråntas leverantören hela eller delar av ansvaret för distributionen. Frågan om att öppna upp för lokala leverantörer är dock mer komplex, och kräver även att t.ex. inköpsrutiner förbättras, men transporterna är en viktig del. Copyright Logivia AB 2014

39 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun Övrigt Andra förväntade effekter som inte tagits med i värderingen är: Minskad trafik i de centrala delarna ger minskad trängsel, vilket har positiva bieffekter på stadsmiljön. Genom att kommunen styr upphandlingen av transporterna kan även krav ställas på transporterna ur miljö- och kvalitetshänseende. Idag används många transportörer, i många fall med egna firmabilar, med okänd miljöpåverkan. I analysen har inte transporterna från leverantörerna till samordningscentralen analyserats. Genom att även samordna dessa i kommunens system, finns det potential för besparingar även här. Erfarenheter från liknande samordning inom detaljhandeln visar att detta kan ge stora besparingar i form av lägre transportkostnader. Om kommunen har ett lämpligt IT-stöd kan även stora delar av transportadministationen effektiviseras. Copyright Logivia AB 2014

40 2, KS :30 / Bilaga: Samordnade godstransporter i Östersunds kommun, Logivia... Samordnade godstransporter i Östersunds kommun 30 7 Implementering Inom ramen för detta projekt har hänsyn inte tagits till implementeringen av samordningscentralen. Erfarenheter från medverkan vid samordningar i flera andra sammanhang, både i offentlig och privat verksamhet, har gett oss anledning att sammanställa några punkter att tänka på vid en fortsatt implementering. 7.1 Implementeringsprocess Att implementera en samordning av godstransporterna kräver naturligtvis ett engagemang från kommunen. Vägen dit kan se ut på olika sätt, exempelvis som i Figur 14. Figur 14 - Process för genomförande Smygstart eller Big-Bang? Man bör se implementationen som en kontinuerlig process. Istället för att snabbt lägga om sin logistik och stoppa in stora godsmängder i samordningen direkt, föreslår vi snarare att man börjar i liten skala för att komma igång. Många av de problem som uppkommer i samband med förändringen av logistiken är av praktisk natur, och kan lösas ganska enkelt i liten skala. Efter hand som organisationen lär sig att hantera de samordnade godsflödena, kan större och mer komplexa flöden läggas in. En viktig faktor som styr implementationstakten är de avtalsperioder som finns med leverantörer. Vid nya upphandlingar är det lämpligt att lägga in de nya flödena i samordningen. På så vis kan det ta flera år att nå full volym i samordningen. Därför är det viktigt att hantera detta vid upphandling av terminal- och transporttjänster. Avtalet med transportföretaget bör vara volymsbaserat och flexibelt, för att på ett smidigt sätt kunna följa volymutvecklingen. Copyright Logivia AB 2014