Svensk idrotts verksamhetssystem. kommunikation & administration mellan förbund, föreningar och medlemmar

Transkript

1 Svensk idrotts verksamhetssystem kommunikation & administration mellan förbund, föreningar och medlemmar

2 Vad är IdrottOnline Administrativ & kommunikativ IT-plattform mellan medlemmar, föreningar, förbund Webbplatser för klubbar = IdrottOnline Klubb Webbplatser för förbund = IdrottOnline Förbund Gemensam administration mellan klubb & förbund = IdrottOnline Administration Koppling mot respektive idrottstävlingsadministration Ett användarnamn och lösenord

3 Några av fördelarna med IdrottOnline All administration på ett ställe Ett användarnamn och lösenord till alla dina sidor Min sida där du redigerar dina uppgifter i hela idrotten Enkel hemsida Vanligt webbverktyg EpiServer Samma för förbund och föreningar Gemensamt nyhetsflöde Dela kalenderaktiviteter Medlemsregister med uppdatering mot SPAR Skapa och hantera avgifter Söka och hantera licenser Söka och hantera Idrottslyft Automatisk resultat- och aktivitetsinformation (koppling till TA) Nyhetsbrev Forum och blogg på Mötesplatsen Skapa och anmäla sig till utbildning Hantera och söka LOK-stöd

4 Publika webbplatser IdrottOnline Klubb IdrottOnline Förbund Webbaserad idrottsadministration Community IdrottOnline Administration Det gemensamma inom alla idrotter T.ex. Medlemsregister Personregister Idrottens tävlingssystem - serielottning - domartillsättning - söka arrangemang - resultat - statistik - licenser - live sändningar - avgiftshantering m.m. RF tjänster LOK-stöd Idrottslyft Elit Utbildningsmodul Års/föreningsrapporter Export

5 IdrottOnline växer Antal webbplatser inom IdrottOnline

6 IdrottOnline i siffror webbplatser unika föreningar föreningar som ej aktiverat IdrottOnline Antal unika personer kopplade till ett medlemsoch/eller personregister i systemet Antal personer i vårt databas IAS Samtliga 69 förbund kör IdrottOnline Administration 25 SF har mer än 90% av sina föreningar i IdrottOnline

7 LOK-stödet i IdrottOnline Ca föreningar söker LOK-stöd varje år 2014 föreningar använder sig av närvaroregistering vilket är en ökning från föregående period då 1546 föreningar sökte LOK-stöd på det sättet.

8 Föreningars kännedom om IdrottOnline * 1 Ja 2 Ja, med det skulle kunna vara bättre 3 Nej

9 Föreningar som deltagit i IdrottOnline-utbildning * Ja Nej

10 Använder ni IdrottOnline som er hemsida? * 1 Ja 2 Ja, dessutom som administrativt verktyg för medlemshantering, LOKstöd och Idrottslyft 3 Nej, men som administrativt verktyg för LOK-stöd och Idrottslyft 4 Nej

11 Föreningars nöjdhet med IdrottOnline Mycket nöjd Nöjd Inte nöjd Inte alls nöjd

12 IdrottOnline-strategi i föreningen * Ja Nej

13 Föreningar som deltagit i IdrottOnline-kurs * Ja Nej

14 2015 Alla SF och IF är anslutna och använder verksamhetssystemet IdrottOnline Fortsätta utveckla och säkerställa funktionen av IdrottOnline som gemensamt verksamhets- och kommunikationssystem för svensk idrott på alla nivåer Ledarens vardag Aktives vardag Anställdes vardag

15 Aktives vardag exempel funktioner Avgifter förenklad administration bl.a. i samband med registrering av ny medlem Utbildningsmodulen förbättrad kallelsehantering, kalender och mötesplats koppling Kommunikation skapa funktionalitet för att följa/prenumerera på aktiviteter, nyheter samt gästboksinlägg LOK förbättrad möjlighet till att prenumerera på förändringar inom sina aktiviteter. Genom att utveckla, förbättra och förenkla funktioner gällande kommunikationsverktyg som mobila tjänster, kalenderfunktioner och betallösningar. Förenklat arbetssätt gällande den aktive som idrottare i både individuellt idrott som i lagidrott i både IdrottOnline Klubb, Administration, Mötesplatsen och Min sida samt kopplat mot administrativa tjänster som LOK och utbildningsmodulen.

16 Ledarens vardag en lång önskelista Nedlagd förening, uppstartad förening, sammanslagning av förening, uppdelning av förening, alliansförening. Krav som kan komma på på LOK utifrån dessa projekt Lägga ner förening, ombilda Förstudie nedlagd förening, uppstartad förening, sammanslagning av förening, uppdelning av förening, alliansförening. Krav som kan komma på på LOK utifrån dessa projekt Nedläggning/delning av förening, krav på IL utifrån detta projekt. Kopplingar till anläggningsmodul om sådan utvecklas. Anläggningsmodul kopplingar till Användbarhet (röda tråden) Fixa toppbar i redigerarläget Förbättringar utbildningsmodulen, hjälptexter, användbarhet, små förfiningar Röda tråden IF Förenklad uppladdning av bild i nyhet. Flytta ur redigerarläget från toppbarens kod. Åtkomst via ikon eller text. Medlemsansökan till förening via formulär Skicka meddelanden till grupper/lag. Målsmän, andra ledare i klubben. Skriva nyhet med bild direkt från mobil. Ny lag/gruppmall (layout) Vill kunna välja fält att visa Behörigheter - Implementera behörighetsprojektet, kopplat mot ett gemensamt begreppsvokabulär (även utövarbegrepp) Behörigheter - förenklat och kopplat mot roller Förstudie E-handel/betallösning Slå på formulär för alla klubbar, kolla om det går prestandamässigt först. Dokument Tränare/ledare Tränare/ledare Tränare/ledare Tränare/ledare, Anställd Tränare/ledare Tränare/ledare, Anställd Tränare/ledare, Anställd Tränare/ledare, Anställd Tränare/ledare, Anställd Tränare/ledare Tränare/ledare Tränare/ledare, Anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare Tränare/ledare Tränare/ledare Tränare/ledare, Anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare Tränare/ledare, Anställd Stöd och utveckling av uttagen för kontrollprocessen (koppling till e-utbildning?) beskriv processen hur ser den ut, hur vill man jobba. Tränare/ledare Kopieringsfunktion förening Föreningsanmälansfunktion Kommunsystem integrering uppdatering av tjänst Logga in på vilken sajt som helst. (görs efter behörighet) Skapa underlag till meddelandetjänsten Tränare/ledare Tränare/ledare Tränare/ledare Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Trupplista, visa utövare (beroende av utövarbegreppet) mobilreg Koppla lag/grupp till serier i TA-system (Mats). Skapa pluginsystem i lag-/gruppvy i medlemsregistret. Förfining av mobilregistrering Förening önskar få påminnelse att ej inskickad ansökan finns Påminnelse om att oregistrerade aktiviteter finns LOK-app förutsatt att en App-strategi utvecklas Mail om LOK-fyllnadsbetalning, skapa detta som ärende också samt visa för förening Typad aktivitet (attribut) Betalfil text( tydligare för förening) Hämta in serier/resultat till kalender och resultatsida baserat på lag/grupp. Kopplingar till tävlingssystem, skriva referat, prestanda, Förbättrad lagfunktionalitet för att underlätta registrering ( t e x kunna lägga till person på en LOK-aktivitet, kunna hämta och dela aktiviteter mer effektivt,påminnelse att man nya vyer, behörighet) Uppdatera grupp på aktiviteterna Koppla lag/grupp i IAS till arbetsrum Meriter (utbildningar kan landa i meriter) Bygga ihop Min sida med Min profil. Ändra startsida vid inloggning (min sida) Bygga ihop Min sida med Min profil. Förbättra startsidan i Mötesplatsen Skapa händelser i Mötesplatsens feed från våra verksamhetssytem (utb, bokhandel, LOK, Idrottslyft) Utveckla bloggen i Mötesplatsen Utveckla forumet i Mötesplatsen Nyhetsbrev, bättre funktionalitet Tjänstelageroptimering * Förbättra metoder in/ut data * Prestandaförbättringar i metoder Edit servrar * Sätta upp servrar i Prod för att kunna testa Förbättra prestandan i Epi (underlag behövs från Apica) Prestanda MA/FED - Den synpunkt/kommentar som vi får in mest av - det går alldeles för långsamt att jobba i systemet, och då syftar de flesta till MA/Fed. Tränare/ledare Tränare/ledare, Anställd Tränare/ledare Tränare/ledare Tränare/ledare Tränare/ledare Tränare/ledare Tränare/ledare, Anställd Tränare/ledare Tränare/ledare Tränare/ledare Tränare/ledare Tränare/ledare Tränare/ledare Tränare/ledare Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, Anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Prestandamätning/Analys * Installera DynaTrace Prod/Test * Konfigurera DynaTrace för nya Appar * Skapa Business Transactions * Skapa mätningar i Apica Web-Performance * Skapa rapportvägar till utvecklare utifrån insamlad data Mirroring * Databaser för rapporter Kod optimering * Djupanalys av rapporter från Drift * Återkoppla och besluta om åtgärd Bryta ut annonsytor från startsidorna Prestanda Prestanda Prestanda Adresser - Nya medlemmar får SPAR-adresser by default vid nästkommande uppdatering, aktivt val om ej uppdateras Adresser - funktion på person för klubb/sf "uppdatera alla" till SPAR vid nästkommande körning Buggfixar Ansökningsrapporter (nya med nytt IL-år, ny inriktning, användbarhet och hjälptexter) Nya krav utifrån nytt IL SSL inlogg * Förstudie vem/hur * Införa säkrare inlogg Stöd för Godkännandeprocessen kan t ex vara utvärdering (kundnöjdhet mm) Kunna registrera alla typer av aktiviteter inte bara LOK-aktiviteter. Beslutstöd inkl, grafisk Epi del Rapporter (föreningsrapporter, idrottsspecfika rapporter) Basfakta Prestentation av IL-data SF-stöd E-utbildning LOK-stödsregler för förening Bygga om tjänst för att uppdatera grupp från IOA Samarbete med externa partners Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare Tränare/ledare Tränare/ledare, Anställd Tränare/ledare, Anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare Tränare/ledare, aktiv, anställd Tränare/ledare, aktiv, anställd

17 Anställdes vardag är också viktig LOK vidareutveckla funktioner för att förenkla ansökning/registreringsförfarandet t.ex. via mobiltelefon samt kommunsystemintegrering Idrottslyftet nya ansökningsrapporter i och med nya Idrottslyftsåret bl.a. med förändrade inriktningar Anläggningsmodul kopplingar mot kommunala system Grupp/lag funktionalitet bl.a. se över hur systemet kan underlätta olika typer av direktkommunikation mellan tränare/ledaren och olika lag/grupper. IdrottOnline Klubb Vidareutveckla funktionerna i mötesplatsen samt koppla mot övriga delar av IdrottOnline, förbättrad bild hantering Community forum inom laget/föreningen? Med övergripande målsättning att utveckla, förbättra och förenkla funktioner gällande kommunikationsverktyg som t.ex. mobila tjänster och kalenderfunktioner. Samt att förenkla arbetssättet gällande grupp/lag/ trupp i både IdrottOnline Klubb, Administration och Min sida.

18 fokusområden Paketering av IdrottOnline Skapa en tydligare paketering av IdrottOnline, vad finns idag och hur nyttjar man detta. Marknadsföringen mot de olika målgrupperna. Säkerställa kvalité på funktioner, tjänster, support, information och utbildning. Skapa en helhet utifrån central och lokal nivå för högsta nyttjandenivå både för SF, IF och RF/SISU/DF/SISU-d. Styrelsens verktyg Fortsätta att utveckla, förbättra och förenkla funktioner gällande kommunikationsverktyg som mobila tjänster, kalenderfunktioner och styrelseinformation. Skapa en samlingssida för styrelser på både förbund och föreningsnivå att kunna följa förbundet/föreningens utveckling utifrån data i IdrottOnlines moduler. Stärka marknadsföringen och tydligare visa vad som redan finns och hur man kan nyttja detta. Aktives och administratörens vardag Skapa mobila tjänster som gör administrationen och kommunikationen enklare och att detta synkroniseras med den webbaserade versionen. Lyfta upp data och skapa stödsystem, samt fortsatt utveckling av de verksamhetsinterna systemen såsom LOK-stöd-, IL-, utbildning- och Administrationsmodulerna.

19 2013 fokusområden forts. Beslutstöd/ Översiktsyv Möjliggöra för SF och IF att på en samlad yv få tillgång till SF och IF data. Göra beslutsstödsmodulen till ett självklart arbetsverktyg och ge användaren stöd för analys, fakta och rapporter. E-handel & betalningar Vidareutveckling av e-handelsplattformen och betalsätt för att ge föreningar och förbund fler möjligheter att sköta transaktioner mellan medlem, förening och förbund. Nytt rf.se & nytt extranet Ny anpassad webbplats för RF baserad på IdrottOnline Förbund Standard. Nytt extranet (ersätter idrottsinfo) för våra målgrupper Ärende och dokumenthantering Göra en full integration mellan central och distriktsnivå inom RF/SISU/DF/SISU-d gällande IT och dokumenthantering. Möjliggöra för SF att avropa dessa tjänster för tydligare koppling mot SDF. PuL Fortsätta en proaktiv dialog med Datainspektionen ang. PuL och dess hantering, samt sprida budskapet vidare till våra medlemmar.

20 Temperaturen på IdrottOnline idag! Antal föreningar per SF som aktivt använder IdrottOnline Klubb Svenska Konståkningsförbundet 95,5% Svenska Bågskytteförbundet 94,4% Svenska Skidskytteförbundet 93,5% Svenska Orienteringsförbundet 90,8% Svenska Fäktförbundet 90,0% Svenska Baseboll och Softboll förbundet 89,7% Svenska Rugbyförbundet 88,6% Svenska Mångkampsförbundet 87,1% Svenska Ridsportförbundet 84,9% Svenska Roddförbundet 80,4% men 20 förbund har fler än 50% av sina föreningar som inte använder IdrottOnline Klubb som sin webbsida

21 Temperaturen på IdrottOnline idag! Antal föreningar som har minst 5 medlemmar i sitt medlemsregister Svenska Konståkningsförbundet 98,5% Svenska Sportdykarförbundet 95,9% Svenska Ridsportförbundet 95,3% Svenska Klätterförbundet 94,3% Svenska Dartförbundet 93,6% Svenska Orienteringsförbundet 91,8% Svenska Basketbollförbundet 90,8% Svenska Bågskytteförbundet 89,4% Svenska Fäktförbundet 88,5% Svenska Bangolfförbundet 85,0% men 8 förbund har mer än 50% av sina föreningar som inte använder medlemsregistret i IdrottOnline

22 IdrottOnline kan göra mer än konkurrentererna Hemsidor IdrottOnline Laget.se Svenskalag.se Sportnik.se Proteam Online Lagsidan.se Administration IdrottOnline SportAdmin Kansliet Online TA-system FOGIS - LagTA SSF-TA - IndTA Eventor GIT Svemo TA TSM Handboll TA m.fl SF-system Arenasystem Utbildningsys Domarsystem Analyssystem Ekonomisyst Personalsyst Samarbetspl. CupAssist CupOnline Proteamity

23 Hur blir vi bättre Fokus användarna (ledarna) Bättre prestanda och användbarhet Skapa en röd tråd Medlem-förening-förbund Skapa vinster för alla - what s in IT for me Utveckla mobila tjänster Se systemet som vårt och skapa delaktighet

24 IdrottOnline Klubb hemsida från början

25 Enkelt att fixa en standardsida

26 men går att anpassa för mobil och platta

27 och mobilanpassa med Responsiv design välj version 2.0 under Design på huvudsidan

28 så att man kan läsa och hantera i mobilen IdrottOnline Klubb och förbund anpassat för olika enheter

29 och ny mobilapp för Gruppen

30 Skapa nyhetsbrev och eget domännamn Nyhetsbrev Skapa mottagarlistor där personer kan anmäla sig Skicka nyhetsbrev till alla personer med en viss roll/grupp i sin organisation (dec) Obegränsat antal nyhetsbrev Mer önskemål? Eget domännamn I dec kommer en lösning till att behålla sitt domännamn för förbund. Piloter önskas

31 lätt att redigera man ser vad som händer

32 Många olika sidtyper att välja mellan

33 Nytt annonseringssystem IdrottOnline

34 Medlemsregistret

35

36

37 Bli medlem IdrottOnline Klubb

38 sen är det lätt att söka och hantera medlemmar

39 Nytt avgiftshanteringssystem

40 Gruppadmin ett bra sätt att sprida ansvaret

41 Min sida

42 kommer under 2013 att flyttas över till Mötesplatsen Enklare inloggningsförfarande: Startsida Mötesplatsen En personlig startsida som nu samlar ditt idrottsengagemang från nyheter, blogginlägg och interna meddelanden i dina grupper till din personliga info och vilka avgifter du har att betala. Allt samlat på ett ställe.

43 Föreningen får en bra översikt i sitt Beslutsstöd om man har alla medelmar i sitt register

44 söka och hantera Idrottslyftsansökningar

45 LOK-stöd med Närvaroregistrering Manualer finns på Hur blir man en förening som närvaroregistrerar? Våren 2011 hade föreningar aktiverat närvaroregistreringen (av totalt cirka ) Hösten 2010 = föreningar Ansökan med både närvaroregistrering och manuellt tillägg