ASF Aktiv Systemförvaltning Utfärdat av: Utf datum: Dokument nr: Utgåva - Issue: Joakim Johansson Fastställd

Transkript

1 Projekt: ASF Aktiv Systemförvaltning Leverans Utfärdat av: Utf datum: Dokument nr: Utgåva - Issue: Joakim Johansson Fastställd Status: ASF AKTIV SYSTEMFÖRVALTNING PROJEKTSPECIFIKATION Ändrat: :56:00 av Joakim Johansson Revision: 2

2 ASF Aktiv Systemförvaltning 003 Fastställd 2(14) Distributionslista Namn (person/organisation/grupp) Kommentar Bilagor Dokumentnamn Dokumentnummer Förvaltning i ett helhetsperspektiv 002 Revisionshistorik Utgåva Datum Utfärdare Status Kommentar Joakim Johansson Utkast Upprättat Joakim Johansson Preliminär Joakim Johansson Leverans Joakim Johansson Fastställd Beslut av styrgrupp

3 ASF Aktiv Systemförvaltning 003 Fastställd 3(14) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 PROJEKT DIREKTION SYFTE MÅL AFFÄRSMÖJLIGHETER/MARKNADSSITUATION BAKGRUND PROJEKTBESKRIVNING FÖRVÄNTAT RESULTAT KVALITET PÅ PROJEKTRESULTAT ORGANISATIONENS KRAV PÅ PROJEKTETS GENOMFÖRANDE KVALITETSMÅL PÅ PROJEKTGENOMFÖRANDE AVGRÄNSNINGAR PROJEKTPLAN MILSTOLPAR LEVERANSER PROJEKTBUDGET KOSTNADSBERÄKNING SCHABLONBERÄKNING ENL OVAN PROJEKTORGANISATION OCH INTRESSENTER ORGANISATION, ROLLER OCH ANSVAR Styrgrupp Projektledning Projektgrupp PROJEKTORGANISATION/INTRESSENTMODELL, ÖVERSIKT KUND OCH KUNDÖVERENSKOMMELSER/-ANSVAR KOPPLINGAR TILL ANDRA PROJEKT RAPPORTERINGSRUTINER RESURSPLAN OCH KOMPETENSPROFIL KVALITET PROJEKTSTRATEGI KVALITETSRAMVERK Säkerhet Hantering av ändringsbegäran Rutiner för progresspårning Kvalitetsdokument RISKER OCH MÖJLIGHETER ÖVERLÄMNANDE/PROJEKTAVSLUTNING ÖVERLÄMNANDE TILL KUND ÖVERLÄMNANDE TILL MOTTAGARE...14

4 ASF Aktiv Systemförvaltning 003 Fastställd 4(14) 8.3 ÖVERLÄMNANDE AV ERFARENHETER ÖVRIGT REFERENSER...14

5 ASF Aktiv Systemförvaltning 003 Fastställd 5(14) SAMMANFATTNING Projektet skall skapa grund för en tydlig, nyttoorienterad, kostnadseffektiv och aktiv systemförvaltning vid LTU I arbetsinriktningen utgås från att systemförvaltning inte är en teknisk fråga. Det handlar om att på bästa sätt utifrån ekonomiska perspektiv, behov och möjligheter stödja de verksamhetsprocesser som i sitt dagliga värv nyttjar informationssystem så att verksamheterna får en optimal nytta av respektive system samt systemen i samverkan. I begreppet system ryms alla typer av system t.ex. teknisk infrastruktur såsom datanät och katalogtjänster, tjänster för studenter och anställda samt verksamhetssystem som Ladok och Agresso. En universitetsövergripande systemförvaltningsmodell skall framställas. Modellens roller skall bemannas för alla system som finns inom de universitetsgemensamma funktionerna. Den nya modellen skall vara processorienterad och förmedla ett tydligt ansvar samt verka för en stark samverkan mellan systemansvar och processansvar. Systemägarrollen kompletteras med en processägarroll vilken ser sin process som ett system med en gemensam behovsbild och trots att processen spänner över ett flertal tekniska system. Det är av största vikt att den nya modellen leder till en arbetsform där både verksamhetsdriven systemutveckling och teknikdriven verksamhetsutveckling ges utrymme och acceptans. Förvaltningsmodellen kommer att bygga på att ett projektkontor etableras vilket också äger ansvaret för samtliga utvecklingsprojekt. Systemförvaltningen och dess strategi skall återspeglas i och vara kravställare mot utvecklingsprojekten. Utgångsläget är att en strategisk gruppering bildas med ansvar för att se verksamhetens totala behov och hur de respektive systemen unikt och i samverkan kan stötta dessa.

6 ASF Aktiv Systemförvaltning 003 Fastställd 6(14) 1 Projektdirektion 1.1 Syfte 1.2 Mål Skapa en grund för en tydlig, nyttoorienterad, kostnadseffektiv och aktiv systemförvaltning vid LTU Effektmål för systemförvaltningsmodellen: o En universitetsövergripande systemförvaltningsmodell o En processorienterad modell som tar ansvar för verksamhetsnytta o En modell som fångar upp behov i verksamhetsprocesser och låter dessa styra förvaltningsinsatserna o En modell där varje system ingår som en delmängd i en definierad verksamhetsprocess o En modell som inte är beroende av att förvaltningsobjektet är ett IT-system o En modell där förvaltningsbehov, förvaltningsinsats och prislapp går hand i hand Efter projektet skall: o en systemförvaltningsmodell som beaktar såväl det tekniska systemet och dess omgivning som de verksamhetsprocesser systemet agerar i (och för) finnas dokumenterad och beslutad o modellen skall vara kommunicerad och förankrad i hela verksamheten o tjänster kopplade till förvaltning finnas beskrivna o organisation för systemförvaltning vara etablerad med ansvar och rutiner o organisationen skall vara utbildad i den nya modellen och kompetensutvecklingsplan finnas beslutad o befintliga förvaltningsobjekt skall vara identifierade o roller för respektive förvaltningsobjekt skall vara namngivna o modellen vara införd på två förvaltningsobjekt varav ett (1) ska vara universitetsövergripande o etableringsprocessen vara planerad för samtliga identifierade förvaltningsobjekt o en servicedeskfunktion som beaktar tekniska, applikationsspecifika och processrelaterade frågeställningar vara etablerad o tydliga direktiv och rutiner finnas så att nya system/projektresultat överlämnas till en väl fungerande förvaltningsorganisation o systemförvaltningsarbetet utifrån ett teknikperspektiv optimera/konsolidera och samnyttja tekniska plattformar och verksamhetssystem för att uppnå en effektiv och kostnadseffektiv förvaltning 1.3 Affärsmöjligheter/marknadssituation En trend och uttalad ambition för LTU är att inrikta utveckling av verksamheten med ett processorienterat arbetssätt. Universitetet är ingalunda den enda organisationen som är eller har varit i denna situation, därför arbetar projektet för att finna en etablerad systemförvaltningsmodell för att sedan fokusera på att implementera vald modell. I arbetsinriktningen utgås från att systemförvaltning inte är en teknisk fråga. Det handlar om att på bästa sätt utifrån ekonomiska perspektiv, behov och möjligheter stödja de verksamhetsprocesser som i sitt dagliga värv nyttjar informationssystem så att verksamheterna får en optimal nytta av respektive system samt systemen i samverkan.

7 ASF Aktiv Systemförvaltning 003 Fastställd 7(14) Projektet skall resultera i att universitetet får en aktiv och kostnadseffektiv systemförvaltning i nära samverkan med verksamheten och dess behovsbild. Modellen affärsmässig förvaltningsstyrning förutsätts kunna fungera som förebild och grund. I begreppet system ryms alla typer av system t.ex. teknisk infrastruktur såsom datanät och katalogtjänster, tjänster för studenter och anställda samt verksamhetssystem som Ladok och Agresso. En universitetsövergripande systemförvaltningsmodell skall etableras. Etablering av modellen ska planeras för alla system som finns inom de universitetsgemensamma funktionerna. 1.4 Bakgrund I Luleå tekniska universitets IT-strategi och tillhörande handlingsplan beskrivs införandet av en universitetsövergripande systeförvaltningsmodell som en av åtgärderna som ska realiseras för att uppnå en effektiv utveckling av verksamheten. En nulägesanalys som under våren 2006 genomfördes inom paraplyprojektet NITS (Ny IT-Strategisk plan) har försett projektet med aktuella mål, avgränsningar och beröringspunkter med övriga pågående IT-styrningsprojekt (Ledning och styrning, ITIL och LIS). Systemförvaltning har inget självändamål utan syftar till att kunna utveckla och underhålla informationssystem i enlighet med verksamhetens behov. Det finns i nuläget en systemförvaltningsmodell men den är inte fastställd eller kommunicerad till verksamheten. Detta får till följd att roller och ansvar är otydliga samt att den förvaltning av systemen som sker mer är resutatet av personligt engagemang än verkan av en strukturerad systemförvaltningsmodell. Det ostrukturerade arbetssättet ger konsekvenser på utvecklingsprojekt och drift där verksamhetens krav ibland identifieras för sent eller vissa fall inte alls. Det finns på LTU system som saknar aktiv förvaltning och för vissa system saknas helt systemägare. Den nuvarande förvaltningsmodellen är inte heller anpassad för att fungera i den utveckling av processer som får allt större genomslag på LTU. För att möta den ökande kravbilden på verksamhetsintegration, tillgänglighet och funktion krävs nya former för samverkan och strategisk tankesätt. 2 Projektbeskrivning 2.1 Förväntat resultat Den nya modellen skall vara processorienterad med ett stort ansvar och en stark samverkan mellan systemansvar och processansvar. Systemägarrollen kompletteras med en processägarroll som ser sin process som ett system med en gemensam behovsbild och trots att processen spänner över ett flertal tekniska system. Det är av största vikt att den nya modellen leder till en arbetsform där både verksamhetsdriven systemutveckling och teknikdriven verksamhetsutveckling ges utrymme och acceptans. Förvaltningsmodellen kommer att bygga på att ett projektkontor etableras vilket också äger ansvaret för samtliga utvecklingsprojekt. Utgångsläget är att en strategisk gruppering bildas med ansvar för att se verksamhetens totala behov och hur de respektive systemen unikt och i samverkan kan stötta dessa. Se projektmål ovan.

8 ASF Aktiv Systemförvaltning 003 Fastställd 8(14) 2.2 Kvalitet på projektresultat Systemförvaltningsmodellen skall: vara processorienterad fungera för alla former av system införas etappvis och iterativt utvecklas vara känd i hela organisationen 2.3 Organisationens krav på projektets genomförande Projektet ska genomföras: i linje med riktlinjer för projekt på LTU, dvs med PROPS som projektmodell samt genom dokumentation och projektsamverkan i Fronter med stor delaktighet av verksamheten och med förankring i hela organisationen i nära samverkan med NITS övriga projekt 2.4 Kvalitetsmål på projektgenomförande Prioritetsordning i projektgenomförandet: 1. Kvalitet 2. Kostnad 3. Tid Projektets leveranser ska specificeras med leveransvecka i milstolpeplanen. Aktiviteternas omfattning ska specificeras i antal arbetstimmar eller faktiska kostnader och ha angivna veckonummer för start och avslut. Projektets progress och resultat ska återkopplas tillbaks till styrgruppen vid regelbundna styrgruppsmöten. Tydliga arbetsuppgifter med definierade avlämningspunkter för projektdeltagare ska upprättas. Projektets dokumentation ska vara tydlig och lätt kunna spåras och återanvändas. Referensmaterial och producerat material ska fortlöpande läggas på projektets interna webbplats. 2.5 Avgränsningar Projektet skall: följa fastställda avgränsningar till övriga NITS-projekt etablera förvaltningsmodell med förvaltningsorganisation implementera förvaltningsmodellen för två förvaltningsobjekt och till objekten berörda system revidera förvaltningsmodell och förvaltningsorganisation överlämna till förvaltningsorganisationen att fortsätta implementationen i övriga processer och för övriga förvaltningsobjekt.

9 ASF Aktiv Systemförvaltning 003 Fastställd 9(14) 3 Projektplan Projektstart och planering av aktiviteter sker i samarbete med övriga NITS-projekt. Projektplanen är utformad utifrån de leveranser som projektet ska leverera. Leveransernas acceptans består dels av styrgrupps beslut men även av återkoppling till verksamheten. Aktiviteterna är planerade i kalendertid och med estimerat resursbehov. Projektplanen kan komma att revideras i enlighet med påverkande faktorer i relaterade NITSprojekt. I händelse av val av systemförvaltningsmodell som erfordrar upphandling påverkas planen genom förskjutning. 3.1 Milstolpar Milstolpar och huvudaktiviteter Maj 2006 Analys av förändringsbehov och studie av tillämpbara modeller Omvärldsanalys och val av tillämpbar systemförvaltningsmodell Förslag på systemförvaltningsmodell och utkast 1 av tillämpning på LTU Vecka 49 Utskick av anbudsinfordran Korrigering av projektspecifikation Utveckling projekthemsida samt projektrum i Fronter Styrgrupp: TG2 godkännande av projektspecifikation och val av modell Vecka 51 Utvärdering av anbud Framtagning av beslutsunderlag Styrgruppsmöte, beslut rörande upphandling Avtalstecknande för tjänster kring införande 2007 Vecka 3 Strategiworkshop/nyttovärdering med syfte att skapa samsyn och en gemensam målbild/prioriteringsgrund för systemförvaltning på LTU Upprättande av detaljplan för införandeprojekt för första förvaltningsobjekt. Identifikation och analys av befintliga förvaltningsobjekt, förslag på prioriterad införandeordning Vecka 4 TG3 Godkännande av införandeplan för förvaltningsobjekt 1. Godkännande av objektanalys och prioritering. Införande av systemförvaltningsmodellen på förvaltningsobjekt 1 (rutiner, dokumentation, ansvarsområden, systemstöd etc). Utbildning i förvaltningsmodell samt fortsatt förankringsarbete Utvärdering av test och revidering av modell. Vecka 14 TG 4 - beslut om driftsättning och överlämnande av förvaltningsmodellen för första förvaltningsobjektet. Utvärdering, revidering och fastställande av modell

10 ASF Aktiv Systemförvaltning 003 Fastställd 10(14) Vecka 15 Avslut av införande för första förvaltningsobjekt Överlämnande fortsatt införande till förvaltningsorganisation Vecka 12 Uppstart av införande av förvaltningsmodell på förvaltningsobjekt 2 Planering (tider, tesurs, aktiviteter) Workshop Utbildning i förvaltningsmodell samt fortsatt förankringsarbete Genomförande av införande Utvärdering, revidering och fastställande av modell Vecka 18 TG 4 - beslut om driftsättning och överlämnande av förvaltningsmodellen för andra förvaltningsobjektet. Vecka 18 Avslutsfas ASF Utvärdering, revidering och fastställande av modell Överlämnande av objektplan med prioriteringsordning för fortsatt införande till objektägaren för förvaltningsmodellen. Slutrapport Vecka 21 TG5 Avslut av projekt 3.2 Leveranser Dokumentation strategiworkshop med redogörelse över gemensam målbild. Beslutsdokument för TG 1-5 Rapport Befintliga förvaltningsobjekt Rapport Etableringsplan Leverans och beslut av systemförvaltningsmodell version 1 Rapport utvärdering av modell Utbildningsplan 4 Projektbudget Projektbudgeten baseras på uppskattningar utifrån erfarenhetstal och en begränsad marknadsanalys. 4.1 Kostnadsberäkning Genomförande: Projektledning: 250 timmar Utredning och dokumentation: 250 timmar Förankringsarbete: 120 timmar Utbildning och dokumentation: 250 timmar

11 ASF Aktiv Systemförvaltning 003 Fastställd 11(14) Införande: 160 timmar Utvärdering: 100 timmar Revidering: 40 timmar Mötestid, införandetid, utbildningstid etc. för verksamheten ej inräknad. 4.2 Schablonberäkning enl ovan Systemförvaltningsmodell tkr (beroende av val) Projektgruppsinsats inklusive projektledning: 1200 timmar Konsultkostnader (mentorskap + modellspecifik kompetens): 300 tkr Övriga kostnader (lokaler, resor etc): 50 tkr 5 Projektorganisation och intressenter Uppdragsgivare/sponsor för projektet är IT-chef Ola Öhlund. 5.1 Organisation, roller och ansvar Styrgrupp Ola Öhlund Lisette Edin Patrik Samin Henrik Billström Malin Styrman Projektledning Projektledare: Joakim Johansson LTU Projektledaren ansvarar för att leda, styra, samordna och administrera de olika aktiviteterna som krävs för att nå projektets mål. Projektledaren ansvarar för fördelning och uppföljning av de resurser som har tilldelats projektet. Projektledaren ansvarar för budgetering och budgetuppföljning. Projektledaren har attesträtt för projektet. Projektsponsor attesterar projektledarens kostnader. Projektledaren rapporterar till sponsor och styrgrupp. Projektledaren gör överenskommelser med resursägare för projektmedarbetarna. Mentor: Joakim Wiklund Agio Projektgrupp Sammanställs av projektledare i samråd med sponsor samt styrgrupp.

12 ASF Aktiv Systemförvaltning 003 Fastställd 12(14) 5.2 Projektorganisation/intressentmodell, översikt Systemägare Processägare (förvaltningen, utbildning, forskning/omvärld) Användare ITS systemutveckling, drift, Servicedesk IT-Enheten 5.3 Kund och kundöverenskommelser/-ansvar Agio System och Kompetens, Joakim Wiklund ingår i projektet med roll som mentor. Systemförvaltningsmodell inklusive konsultstöd för etablering upphandlas. 5.4 Kopplingar till andra projekt NITS-projekten: Ledning och Styrning, Anskaffning och införande, ITIL processinförande samt LIS. 5.5 Rapporteringsrutiner Rapportering till sponsor och styrgruppen sker muntligt vid styrgruppsmöten och genom statusrapporter. Vid ytterligare behov används e-post som hänvisar till projektplatsen. Inom projektgruppen sker rapporteringen och information genom veckovisa projektmöten som dokumenteras med minnesanteckningar. Dessa ska innehålla att göra för varje projektmedarbetare. Inför projektmötena dokumenterar varje medarbetare föregående veckas progress. Dokumentationen finns på projektplatsen. 5.6 Resursplan och kompetensprofil 6 Kvalitet Etableras vid projektstart och då tillgängliga resurser. 6.1 Projektstrategi En nulägesbeskrivning, börlägesbeskrivning samt analys är genomförd inom paraplyprojektet NITS. Där har projektet nyttjat ramverket COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) för att skapa en gemensam grund och fördelning av arbetsinsatser mellan de olika projekten. Projektet arbetar efter tankeskiss Förvaltning i ett helhetsperspektiv se bilaga 2. Projektet kommer att genomföra en behovsanalys och genom omvärldsbevakning anträffa en systemförvaltningsmodell som möter ställda krav. Beroende av legala villkor kommer en förvaltningsmodell att anskaffas genom avrop eller upphandling. Utifrån vald modell kommer ett

13 ASF Aktiv Systemförvaltning 003 Fastställd 13(14) utbildningspaket och utbildningsplan att presenteras. Testning kommer att ske genom pilotinförande av ett system i förvaltningsmodellen. Efter godkännande överlämnas förvaltningsmodellen till IT- Enheten för vidare införande och förvaltning (dvs av systemförvaltningsmodellen). För projektstyrning nyttjas PROPS enligt LTU s anpassning. Som presentationsverktyg av interna arbetsdokument kommer ett projektrum i verktyget Fronter att nyttjas. För presentation av extern information kommer intranätet att nyttjas. Korrenspondans sker via e-post, telefon eller möten. 6.2 Kvalitetsramverk Milstolperevision görs vid styrgruppsmöten vid behov Säkerhet Säkerhetsaspekter kommer att hanteras i samarbete med LIS-projektet Hantering av ändringsbegäran Projektledaren hanterar smärre nya och förändrade krav, sponsor, styrgrupp och/eller de övriga projekten inom NITS anlitas vid övriga förändringar Rutiner för progresspårning Progress/statusrapportering sker till NITS-projektet varannan vecka, styrgruppdmöten genomförs enligt plan. Projektdokumentation lagras i Fronter. Progressrapport lämnas veckovis vid projektmötet av projektmedlemmarna där resultat och aktiviteter redovisas. Minnesanteckningar från varje projektmöte förs av projektmedlem och läggs på den gemensamma projektplatsen tillgängliga för styrgrupp och projektgrupp Kvalitetsdokument Beslutsprotokoll ska skrivas vid styrgruppsmöten samt för varje beslutspunkt som sponsor tar. Protokollen ska skrivas under av sponsor och förvaras hos projektledaren. Leveransgodkännande dokumenteras och förvaras hos projektledaren. Kvalitetsdokument lagras i Fronter. 7 Risker och möjligheter En bedömning av risker och dess bemötande genomförs i samband med nyttoanalys i workshop 1. Nedanstående bedömda risker är signifikanta och kräver engagemang från ledning och styrgrupp. Risker o Organisationsförändringen på IT o Bemanning och engagemang från tilltänkta förvaltningsorganisationer o Otydlighet i roller

14 ASF Aktiv Systemförvaltning 003 Fastställd 14(14) o Resurstillgång med tanke på övriga pågående projekt inom IT o Pågående projekt som har en otydlig hamn Möjligheter o Samordningsvinster med projekten Ledning & Styrning, ITIL samt LIS 8 Överlämnande/projektavslutning Projektet avslutas efter implementation i två förvaltningsobjekt. Överlämnandet till fortsatt förvaltning av modellen innebär också överlämnande av ansvaret för den fortsatta utrullningen av modellen för samtliga förvaltningsobjekt i enlighet med upprättad prioritering (objektplan). 8.1 Överlämnande till kund Förfarande för överlämnande definieras i systemförvaltningsmodellen och dess tillämpning på LTU. Förvaltningsmodellen kommer att implementeras in i verksamheten för ett verksamhetssystem för att där trimmas in och acceptanstestas av berörda intressenter. Ramverk för fortsatt implementation ingår i överlämnandet. 8.2 Överlämnande till mottagare Mottagare definieras under projektfasen. 8.3 Överlämnande av erfarenheter Överlämnande av resultat och delleveranser sker enligt milstolpeplanen. Slutleveransen innehåller slutrapport inkl alla leveranser. Erfarenheter redovisas i slutrapport 9 Övrigt 10 Referenser IT som ett flexibelt verksamhetsstöd. Mål och strategier för Luleå tekniska universitet IT som ett flexibelt verksamhetsstöd. Handlingsplan för Luleå tekniska universitet