Utlånsmeddelanden Kursmanual. Version 3 6.0

Transkript

1 Utlånsmeddelanden Kursmanual Version Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, oktober 2012

2 Innehåll INNEHÅLL... 2 INLEDNING... 4 GRUNDLÄGGANDE INSTÄLLNINGAR FÖR E-POST OCH SMS... 4 KONFIGURERA E-POSTKONTO OCH SMS-KONTO... 5 GENERELLA INSTÄLLNINGAR FÖR UTLÅNSMEDDELANDEN... 7 KONFIGURERA MEDDELANDERUTINER... 9 KRAV OCH ERSÄTTNINGSKRAV INSTÄLLNINGAR FÖR KRAV Antal krav och kravintervall Avgifter Avgift per sänt kravbrev Avgift per krävt exemplar Avgift per försenat exemplar SÄNDA KRAV OCH ERSÄTTNINGSKRAV Skicka ett urval meddelanden Ändra meddelandesätt tillfälligt SÄNDA INDIVIDUELLT KRAV FRÅN LÅNTAGARREGISTRET Inställningar Sända individuellt krav AVISERING INSTÄLLNINGAR Avgifter Aviseringsrutinen PLOCKLISTA FÖR EXEMPLAR MED STATUS PÅ RESERVATIONSHYLLA SÄNDA AVISERING PÅMINNELSE INSTÄLLNINGAR Avgifter Ta emot påminnelse SÄNDA PÅMINNELSE LEVERANSKONTROLL SÄNDA MEDDELANDEN PÅ NYTT RUTINER REDIGERA/SKAPA NY RUTIN Särskilda inställningar för krav Särskilda inställningar för påminnelse Meddelandesätt och mallar Meddelande till låntagare Urval Urval låntagare Urval material Spara rutin TA BORT RUTIN

3 REDIGERA MALLAR SKAPA KOPIA AV MALL DATAFÄLT OCH TEXTFÄLT ÄNDRA TEXTFÄLT Steg 1: Ta reda på vilken mall som ska ändras Steg 2: Kopiera mallen Steg 3: Identifiera det textfält som ska ändras Steg 4: Ändra texten Steg 5: Förhandsgranska och spara SKAPA NYA TEXTER Steg 1: Lägg till texten och dess översättningar i databasen Steg 2: Infoga textfältet i mallen Steg 3: Formatera texten (teckenstorlek, placering etc.) ÄNDRA RUBRIK Ändra bibliotekets namn Ändra övrig text i rubriken INFOGA BILD REDIGERA SMS-MALL KOPPLA EN MALL TILL EN RUTIN GENERELLT OM SMS KRAV, AVISERINGAR OCH PÅMINNELSER SKAPA EGNA SMS

4 Inledning Utlånsmeddelanden är meddelanden som sänds till låntagaren i anslutning till lån och reservationer. I Mikromarc finns fyra olika typer av utlånsmeddelanden: krav, aviseringar, påminnelser och ersättningskrav. Krav sänds till låntagaren ett visst antal dagar efter att lånet har förfallit, som en påminnelse till låntagaren om att lånetiden är slut och det lånade exemplaret måste återlämnas. Påminnelser sänds till låntagaren ett visst antal dagar innan lånet förfaller, för att påminna om att lånetiden snart är slut. Ersättningskravet är en räkning som sänds då lånet sedan länge är förfallet, och avisering skickas till en låntagare för att tala om att det material som han eller hon har reserverat finns att hämta på biblioteket. Utlånsmeddelanden kan skrivas ut och skickas med posten, eller skickas via e-post eller SMS. För att kunna skicka meddelanden via SMS måste du dock teckna ett särskilt avtal med Bibliotekscentrum. Grundläggande inställningar för e-post och SMS Om du vill kunna skicka utlånsmeddelanden via e-post och SMS, måste du konfigurera Mikromarc för detta i tre steg. 1. Konfigurera e-postkonto och SMS-konto 2. Gör generella inställningar för utlånsmeddelanden 3. Konfigurera meddelanderutiner För att en låntagare ska kunna ta emot meddelanden via e-post och SMS, måste denne ha en e- postadress och ett mobiltelefonnummer registrerat. Dessutom måste låntagaren ha lämnat sitt godkännande till att ta emot meddelanden via e-post och SMS. För att i expeditionen med en gång se om låntagaren som är aktiv har angett e-postadress och mobiltelefonnummer, och lämnat sitt godkännande till att ta emot meddelanden via e-post och SMS, ska du se till att valen i bilden nedan är förbockade (gå till Expedition > Alternativ (verktygsikonen) > Expedition). Om låntagaren har samtyckt till att ta emot meddelanden via e-post kommer ett snabela att visas bredvid låntagarnamnet, och om låntagaren tar emot SMS, kommer en liten mobiltelefon att visas. 4

5 Om en e-postadress redan finns angiven, men låntagaren inte vill ha meddelanden via e-post i fortsättningen, behöver du bara ta bort bocken framför Tar emot e-post i låntagarbilden. Konfigurera e-postkonto och SMS-konto Om ni är flera biblioteksenheter som delar databas och vill kunna sända egna meddelanden, måste ett separat e-postkonto med en egen e-postadress registreras för respektive enhet. Samma sak gäller för SMS. Gå till Rutiner > Meddelanden. Välj den enhet vars konton du vill konfigurera i rullgardinslisten till vänster om knappen Visa alternativ (verktygsikonen) i den övre knappraden. Klicka sedan på knappen Visa alternativ. Ett nytt fönster öppnas då. Välj fliken E-post. 5

6 Typ: Det finns flera olika typer av e-postmeddelanden i Mikromarc 3 generella meddelanden, utlånsmeddelanden, fjärrlånsmeddelanden och NILL-meddelanden. Generella meddelanden är sådana som användaren själv skapar under Rutiner > Meddelanden, medan utlånsmeddelanden (Brev) är bl.a. krav och aviseringar som genereras under Cirkulation > Utl.meddelanden. Om du vill kunna sända e-post bör du göra inställningar för båda typerna Generell och Brev. Fjärrlånsmeddelanden används för att du ska kunna avisera via e-post direkt ifrån fjärrlånemodulen till enskilda låntagare. NILL-meddelanden är utvecklat för det norska fjärrlånesystemet och används för fjärrlånsförfrågningar via e-post. E-postadress: Här anger du den e-postadress som meddelanden ska skickas från. E-post visningsnamn: Detta fält fyller du i om du vill förtydliga för e-postmottagaren vem dina e- postmeddelanden kommer från. Här kan du skriva in namnet på ditt bibliotek. Det går att lägga in till exempel bibliotekets e-post och ställa om så att alla svar på dessa meddelanden kommer till e- posten ifråga. För mer information om detta kontakta supporten. Användarnamn: Här anger du namnet på e-postkontot som ska användas. Kod: Om det finns en säkerhetskod knuten till e-postkontot anger du den här. POP3-server: Här anger du adressen till POP3-servern. Använd DNS-namn eller IP-nummer. POP3-port: Porten för POP3-servern är normalt 110. SMTP-server: Här anger du adressen till SMTP-servern. Använd DNS-namn eller IP-nummer. SMTP-port: Porten för SMTP-servern är normalt 25. Oönskad (spam): Inkommande e-post vars ämnesrad innehåller den text som matas in i detta fält kommer att flyttas till mappen Oönskade meddelanden (spam), istället för till mappen Inkorg. Testmottagare: Fälten för testmottagare används när tjänsten ska testas, och man vill få alla e- postmeddelanden sända till en särskild e-postadress, oavsett vem den egentliga mottagaren är. 6

7 Om ditt bibliotek ska kunna sända SMS måste du dessutom fylla i uppgifterna under fliken SMS. Dessa uppgifter ska ha sänts till biblioteket i ett separat e-postmeddelande efter att tjänsten beställdes. Den operatör som används i Sverige är 21st. Fältet för Testmottagare fyller du endast i om tjänsten ska testas, och alla SMS oavsett mottagare ska skickas till ett nummer tillhörande den person som utför testet. Klicka på OK för att spara dina inställningar. Upprepa processen för övriga enheter i databasen som vill kunna skicka meddelanden via e-post och SMS. Generella inställningar för utlånsmeddelanden I de generella inställningarna för utlånsmeddelanden anger du bl.a. vilka typer av meddelanden som biblioteket ska ha möjlighet att sända via e-post och brev. Alla meddelandetyper kan som standard skickas via brev, men om du vill kunna skicka t.ex. aviseringar via e-post och/eller SMS, så måste du ange detta här. Det är också här som du ställer in vilka meddelandemallar som ska användas vid s.k. individuella direktkrav. Se till att du är inloggad mot den enhet vars inställningar du vill ändra. Gå sedan till Cirkulation > Visa alternativ (verktygsikonen) i den övre knappraden. I fönstret som öppnas väljer du fliken Utlånsmeddelanden. 7

8 Börja med att ställa in vilka mallar som ska användas för s.k. individuella direktkrav, d.v.s. vilka meddelandemallar som ska användas för de krav som sänds till en låntagare direkt från låntagarregistret. (För meddelanden som redigeras i modulen Utlånsmeddelanden styrs användning av mallar av rutininställningar. Läs mer om detta längre fram i denna manual). I fältet Standardmall för individuella direktkrav anger du vilken mall som ska användas för brev, medan du i fältet Standardmall för krav via e-post anger vilken meddelandemall som ska användas för de krav som sänds till en låntagare från låntagarregistret via e-post. Om en vanlig brevmall används också för e- postutskick, finns risken att meddelandet blir svårläsligt. Därför har särskilda mallar för e- postmeddelanden tagits fram. Standardmall för ersättningskrav anger vilken meddelandemall som ska användas för de krav som sänds till en låntagare från låntagarregistret via e-post. Inställningarna som följer avser alla utlånsmeddelanden, oavsett om de skickas från modulen Utlånsmeddelanden eller direkt till en låntagare från låntagarregistret. I fältet Standardspråk för cirkulationsmeddelanden anger du vilket språk som ska användas som standard i utlånsmeddelanden, om låntagaren inte har angett något annat. Om ditt bibliotek tillåter att meddelanden ska kunna skickas både via e-post och via SMS, och en låntagare har uppgett att han/hon kan tänka sig att ta emot meddelanden på båda dessa sätt, är inställningen Om både SMS och e-post kan användas viktig. Med denna inställning anger du vilket av de två meddelandesätten som i första hand ska användas. Med hjälp av inställningen Tillåtna meddelandemetoder för varje meddelandetyp kan biblioteket styra vilka typer av meddelanden som ska kunna skickas med e-post och SMS. För att kunna skicka t.ex. aviseringar via e-post, måste alternativet E-post bockas för vid denna meddelandetyp. I exemplet ovan kan aviseringar skickas med alla de tre meddelandesätten brev, e-post och SMS. 8

9 Påminnelse kan sändas via brev, men e-post och SMS är att rekommendera eftersom påminnelser generellt skickas ut nära inpå förfallodagen och därmed riskera att inte nå låntagaren i tid om den skickas via post. Krav kan sändas som SMS endast vid det första kravet, medan e-post kan användas till samtliga krav inklusive ersättningskrav. Tillåt automatisk spärrning av låntagare: Om denna inställning bockas för, kommer låntagare att spärras per automatik när ersättningskrav sänds. Spara dina inställningar genom att klicka på knappen OK. Inställningarna under fliken Utlånsmeddelanden gäller endast för den enhet där du är inloggad. Om du har fler enheter i databasen bör du logga in även mot dem och gå igenom inställningarna också för de enheterna. Konfigurera meddelanderutiner Med systemet följer en rutin per meddelandetyp (avisering, krav, påminnelse och ersättningskrav) - standardrutinerna. En rutin är en uppsättning inställningar som talar om hur ett meddelande ska skickas, hur det ska se ut och till vilka låntagare det ska sändas. Standardrutinerna kan inte redigeras, men om du har aktiverat e-postfunktionen enligt instruktionerna längre bak i denna manual, så kommer standardrutinerna automatiskt att uppdateras, vilket innebär att du inte behöver ändra i rutinerna. Om du däremot dessutom vill kunna skicka aviseringar och krav via SMS, så måste du skapa egna rutiner. Denna instruktion beskriver hur du skapar en egen aviseringsrutin: Klicka först på ikonen Utl.meddelanden i cirkulationsmodulen, och välj sedan fliken Inställningar. Därefter klickar du på pilknappen till höger om fältet Namn på rutinen, så att ett nytt fönster öppnas. Där markerar du standardrutinen för avisering och klickar på OK. 9

10 I nästa steg ändrar du namnet på rutinen i avsett fält, för att systemet inte ska försöka skriva över standardrutinen med dina ändringar, utan skapa en helt ny rutin. Om ditt bibliotek delar databas med andra bibliotek är det viktigt att du namnger rutinen så att du enkelt kan se att rutinen ska användas vid just ditt bibliotek. Klicka sedan på pilknapparna till höger om fältet Sänd som. Om du vill kunna skicka aviseringar med e-post och SMS till de låntagare som har valt detta, måste dessa alternativ bockas för. Därefter kan du ange vilken mall som ska användas för de olika meddelandetyperna med hjälp av pilknappen till höger om respektive fält. Klicka OK när du är nöjd. Spara inställningarna med knappen Spara. Upprepa proceduren för övriga rutiner som biblioteket använder, t.ex. kravrutinen. Läs mer om hur du redigerar rutiner i avsnittet Rutiner i denna manual. 10

11 Krav och ersättningskrav Denna instruktion beskriver hur du skickar kravbrev. Tillvägagångssättet är detsamma även för ersättningskrav. Inställningar för krav Med hjälp av detta avsnitt anpassar du Mikromarc efter just ditt biblioteks behov utifrån följande fyra frågeställningar: Med vilka intervall ska kravbreven kunna sändas? Hur många kravbrev ska sändas till låntagaren innan ersättningskravet (räkningen) skickas? Ska låntagaren spärras när ett ersättningskrav har sänts? Tar biblioteket ut avgifter för sända kravbrev och försenade eller förlorade exemplar? Inställningar relaterade till de tre översta frågeställningarna behandlas under rubriken Antal krav och kravintervall nedan, medan information om hur du gör inställningar för avgifter beskrivs under rubriken Avgifter. Hur kravmeddelandena som biblioteket skickar ska se ut, vilka låntagare de ska skickas till, och vilket material som ska krävas, justeras i kravrutinen. Där anger du också om du vill kräva alla förfallna lån eller endast de som är reserverade av en annan låntagare. Möjligheten finns också att kräva alla lån, oavsett förfall. Med systemet följer en standardrutin för krav. Denna genererar kravmeddelanden till alla låntagare, för allt utlånat material i databasen. Det innebär att kravbrev genereras för alla typer av lån (oberoende av vilken biblioteksenhet, katalog eller materialtyp som det lånade exemplaret tillhör), till alla låntagare i låntagarregistret (oavsett vilken låntagargrupp eller klass de tillhör). Kravrutinen kan vid behov redigeras. Om ni är flera bibliotek, med olika behov, som delar databas, kan ni också skapa er en eller flera egna rutiner. Läs mer om detta i avsnittet Rutiner längre fram i denna manual. Antal krav och kravintervall Hur många krav som biblioteket ska kunna sända till låntagaren, samt med vilka intervall, anges i respektive lånevillkor. Dubbelklicka på det lånevillkor som du vill redigera, eller markera det och klicka på knappen Redigera (Ctrl+E). I fältet Kravintervall, under rubriken Kravinställningar, anger du hur många dagar efter förfallodatum som det första kravet ska kunna genereras. I fältet Antal krav specificerar du hur många krav som ska sändas till låntagaren för ett försenat lån innan ersättningskravet skickas ut. Med inställningarna i detta exempel skickas totalt tre kravbrev, med 14 dagars intervall. Inställningen Ersättningskrav efter X dagar efter sista krav anger att ersättningskravet ska genereras 14 dagar efter att det tredje kravet har sänts. 11

12 Om du vill ställa in att de olika kraven ska sändas ut med olika tidsintervall, t.ex. att det första kravet ska gå ut redan dagen efter att lånet förfallit, med att det andra kravet ska sändas först efter 14 dagar, så klickar du på knappen Mer. Du får då möjlighet att ställa in olika intervall för det första, andra och tredje kravet, samt för alla efterföljande krav (om du vill kunna skicka ut fler än tre). Om du inte vill att krav ska genereras, ska du sätta Antal krav till 0. När du är nöjd med dina inställningar klickar du på knappen OK för att spara. Avgifter Som standard tas inga avgifter ut i Mikromarc. Om du vill ändra detta, finns det tre olika sätt att ta ut avgifter för försenade lån: Avgift per sänt kravbrev Avgift per krävt exemplar Avgift per försenat exemplar Avgift per sänt kravbrev Om du vill ta ut en avgift per sänt kravbrev, ställer du in detta genom att klicka på knappen Visa alternativ (verktygsikonen) i cirkulationsmodulen. I fönstret som öppnas väljer du fliken Avgifter. Här gör du generella inställningar som knyts till den enhet som du är inloggad mot. 12

13 Undantag till dessa generella inställningar kan göras per låntagargrupp. Om du t.ex. vill att barns lån ska vara avgiftsfria, innebär detta att du måste ha en egen låntagargrupp för barn. I inställningarna för denna låntagargrupp, under fliken Avgifter, bockar du sedan för alternativet Åsidosätt globala priser och specificerar vilka avgifter som ska gälla för just denna låntagargrupp. Avgift per krävt exemplar Om du vill ta ut en avgift per krävt exemplar, så ska du ställa in detta i lånevillkoren. Tänk på att redigera det grundläggande standardvillkoret först, och därefter eventuella övriga lånevillkor. 13

14 Dubbelklicka på standardvillkoret, eller markera det och klicka på knappen Ändra. Längst ner till vänster i fönstret som öppnas klickar du på knappen Avgifter per exemplar Ett nytt fönster öppnas. I fältet Krav anger du hur stor avgift som ska tas ut per krävt exemplar. Med inställningarna i exemplet till vänster, kommer en avgift på 10 kronor att tas ut per exemplar och kravtillfälle. När ersättningskravet skickas tas en avgift på ytterligare 10 kronor ut. Om du bara vill ta ut en avgift första gången exemplaret krävs, klickar du på knappen Mer. Förutom kravavgifter kan du här också ställa in avgifter för utlån och omlån, reservationer och aviseringar. Klicka på OK för att spara dina inställningar. Upprepa proceduren för eventuella övriga lånevillkor. Tänk på att ändringar i lånevillkor endast gäller för nya transaktioner, och inte för de lån som gjordes före ändringen. Om du vill skapa undantag t.ex. för barn eller för barnlitteratur, gör du detta i ett separat lånevillkor. Avgift per försenat exemplar Avgift per försenat exemplar styrs från lånevillkoren. Börja med att redigera standardvillkoret, och se därefter över eventuella övriga lånevillkor. 14

15 Dubbelklicka på standardvillkoret för att redigera det. I fönstret som öppnas klickar du sedan på knappen Avgifter per exemplar Ett nytt fönster öppnas då, där framförallt tre fält är av betydelse: I fältet Förfall anger du hur stor avgift som ska tas ut per försenat exemplar. Denna avgift påförs låntagarens konto, oavsett om kravbrev har sänts eller ej, vid återlämningstillfället. Inställningen verkar tillsammans med fältet Frist. Exempel: Enligt lånevillkoret ska en avgift på fem kronor tas ut per försenat exemplar. Tidsfristen är en dag. Detta innebär att om lånet förfaller en måndag och exemplaret återlämnas en onsdag, så kommer förseningen att kosta låntagaren 5 kronor. Om du hellre vill ta ut en avgift per försenat exemplar och dag, ska du använda fältet Förs.avg per dag (i stället för fältet Förfall) i kombination med fältet Frist. Klicka på knappen OK när du är nöjd med dina inställningar. Upprepa eventuellt processen för övriga lånevillkor. Tänk på att ändringar i lånevillkor endast gäller för nya transaktioner, och inte för de lån som gjordes före ändringen. Sända krav och ersättningskrav Du bestämmer själv hur ofta du vill sända ut krav. Du kan köra en kravrutin så gott som dagligen, för att se om det finns några kravmeddelanden att sända. Hur snart ett krav kan genereras styrs av inställningen Kravintervall i lånevillkoret (se avsnittet Inställningar för krav). För att starta en kravkörning går du till Cirkulation > Utl.meddelanden. Markera den kravrutin som du vill använda i listan under fliken Rutiner och klicka på Kör meddelande. Programmet arbetar en stund och presenterar sedan en lista över de exemplar som ska krävas in. Om du hellre vill se listan sorterad på låntagare, klickar du på fliken Låntagare/Meddelanden. Under denna flik går också att sortera på de olika kolumnerna; titel, streckkod, hyllsignum, låntagarnamn och klass 15

16 Längst ner i skärmbilden visas en översikt över antalet valda exemplar, samt med vilken meddelandetyp de kommer att krävas. Observera att antalet meddelanden kan vara lägre, eftersom alla de exemplar som ska krävas av en och samma låntagare sammanställs i ett och samma kravmeddelande. Detta gäller även om meddelandet sänds via SMS. Ett sådant meddelande innehåller dock ganska begränsad information, eftersom ett SMS max får innehålla 160 tecken. Bilden till vänster visar hur ett sådant meddelande kan se ut. Meddelandesätt visas också till vänster om respektive exemplar/låntagare i form av ikoner föreställande ett kuvert, en mobiltelefon och ett snabel-a. Klicka på knappen Sänd/skriv ut i skärmbildens nedre högra hörn för att skicka kravmeddelandena till berörda låntagare. Om ett eller flera meddelanden ska skickas via brev, öppnas fönstret Skriv ut, där du har möjlighet att välja skrivare. Om allt ser ut som det ska, klickar du sedan på knappen Skriv ut. Nu kommer programmet att skriva ut brev och skicka SMS eller e-post. När programmet har arbetat klart, får du frågan om du vill uppdatera databasen efter utskrift/sändning. Klicka på Ja om du vill att programmet ska komma ihåg att meddelandena har skickats. I undantagsfall klickar du på Nej. Då kommer meddelandena att ligga kvar nästa gång du kör kravrutinen, och kan då skickas ut på 16

17 nytt. Klicka på Stäng. Om du inte har uppdaterat databasen, kommer du att få en påminnelse om detta när du stänger fönstret. Du kommer då än en gång få frågan om du vill uppdatera databasen. Skicka ett urval meddelanden Om du endast vill skriva ut en delmängd av det antal meddelanden som har genererats vid körning av en rutin, klickar du på knappen Välj ingen. Nu försvinner bocken i rutan till vänster om varje titel/låntagare. Bocka för de titlar/låntagare som du vill kräva och klicka på knappen Sänd/Skriv ut. Programmet skickar nu endast krav för de titlar/låntagare som har bockats för. När du sedan uppdaterar databasen kommer programmet att komma ihåg vilka exemplar som har krävts, och vid nästa körning av kravrutinen kommer de krav som ännu inte har skickats att genereras på nytt. Ändra meddelandesätt tillfälligt När du har startat en kravkörning och fått fram en lista över de exemplar som kan krävas, kan du tillfälligt ändra meddelandesätt för enstaka eller samtliga kravmeddelanden. Gör så här: Välj fliken Låntagare. För att ändra meddelandesätt för samtliga låntagare klickar du på knappen Sänd som. Välj därefter något av alternativen Sänd alla som brev, Sänd alla som e-post eller Sänd alla som SMS. (Om du ångrar ditt val klickar du återigen på knappen Sänd som och väljer alternativet Återställ alla till standard). Om något av dessa alternativ inte är tillgängligt, behöver du förmodligen se över kravrutinens inställningar. Klicka på knappen Sänd/Skriv ut för att sända meddelandena. 17

18 Om du vill ändra meddelandesätt för ett urval låntagare, markerar du låntagaren i listan och klickar sedan på knappen Sänd som. Välj något av alternativen Sänd som brev, Sänd som e-post eller Sänd som SMS. Upprepa för de låntagare som ändringen ska gälla. Klicka sedan på knappen Sänd/Skriv ut för att sända förbockade meddelanden. Om e-post och SMS inte är valbara meddelandesätt, trots att du vet att inställningar för e-post och SMS har gjorts i modulen Rutiner, bör du kontrollera dina inställningar i Cirkulationsmodulen: Cirkulation > Visa alternativ > Utlånsmeddelanden > Tillåtna meddelandemetoder Låntagare. Kontrollera att låntagaren har rätt inställningar för e-post, d.v.s. angiven e- postadress och rutan Tar emot e-post förbockad Utl.meddelanden > Inställningar. Välj den rutin du använder med hjälp av pilknappen till höger om fältet Namn på rutinen. Klicka sedan på pilknappen till höger om fältet Sänd som, och se till att de meddelandesätt du vill använda är förbockade Sända individuellt krav från låntagarregistret I låntagarregistret kan du söka på en låntagare, och där se vilka lån låntagaren har. Ett eller flera av dessa lån kan sedan krävas direkt, utan omvägen över modulen Utlånsmeddelanden. Inställningar Innan du skickar individuella krav från låntagarregistret, måste du ha ställt in vilka mallar som ska användas vid kravutskick med brev respektive e-post från låntagarregistret. Klicka på Visa alternativ (verktygsikonen) i den övre knappraden i Cirkulationsmodulen. I fönstret som öppnas väljer du fliken Utlånsmeddelanden. 18

19 I fältet Standardmall för individuella direktkrav anger du vilken mall som ska användas för brev, medan du i fältet Standardmall för krav via e-post anger vilken meddelandemall som ska användas för de krav som sänds till en låntagare från låntagarregistret via e-post. Klicka på OK för att spara. Sända individuellt krav När du har gjort ovanstående inställningar kan du börja skicka krav direkt från låntagarregistret. Öppna låntagarregistret och sök upp låntagaren med namn eller streckkod. Välj fliken Lån. För att kräva en titel: Markera titeln och klicka på knappen Krav. För att kräva flera titlar: Markera titlarna (håll ner Ctrl-tangenten och klicka på varje titel som ska krävas) och klicka på knappen Krav. För att kräva alla titlar: Klicka direkt på knappen Kräv alla. När du klickar på någon av knapparna Kräv eller Kräv alla, genererar Mikromarc meddelanden med hjälp av den kravrutin som du i inställningarna (Visa alternativ > Utlånsmeddelanden) har angett ska användas. Meddelandena visas i en lista, där du finner all den funktionalitet som när du genererar 19

20 krav från modulen Utlånsmeddelanden. Klicka på knappen Sänd/Skriv ut för att skicka meddelandena till låntagaren. Du får då frågan om du vill skriva/sända brev/meddelanden nu. Klicka på knappen Ja. Vänta tills programmet har arbetat klart. Du får du frågan om du vill uppdatera databasen. Klicka på knappen Ja. Klicka på Stäng för att stänga modulen Utlånsmeddelanden. Ersättningskrav Ersättningskravet motsvarar en räkning på de icke återlämnade exemplaren. När ett ersättningskrav har genererats och basen har uppdaterats ändrar exemplaren status till Förlorat utlån, vilket är en gallrad status. Exemplaren är då inte längre synliga i till exempel webbsök. Varje ersättningskrav har ett unikt löpnummer som är sökbart i den avancerade låntagarsökningen i Cirkulation - Låntagare. Detta gör att det är lätt att söka fram ersättningskravet och den låntagare det är kopplat för att kunna uppdatera skulder och lån. 20

21 Avisering En avisering skickas ut till låntagare för att meddela att en reserverad bok är inkommen och kan hämtas på biblioteket. Detta avsnitt beskriver hur du skickar aviseringsmeddelanden och skriver ut plocklistor och följesedlar, samt hur du ställer in Mikromarc för att ta ut avgifter i samband med aviseringar. Inställningar Om ni är flera bibliotek som delar databas (Huvudbibliotek + Filial, eller Huvudbibliotek + Huvudbibliotek) finns två viktiga inställningar att göra i Expeditions- och cirkulationsinställningarna under Cirkulation > Visa alternativ. Välj först fliken Reservation. Bocka för rutan Skapa aviseringsmeddelande när exemplaret finns på utlämningsenheten. Om denna inställning inte aktiveras, kan en avisering genereras så snart det reserverade exemplaret har återlämnats, oavsett vid vilken enhet detta har skett. I värsta fall kan låntagaren då komma för att hämta boken på enhet A, trots att den återlämnats på enhet B och ännu inte har hunnit transporteras till enhet A. De andra inställningarna för aviseringsmeddelanden under denna flik, används för att ställa in standardmaller för avisering av fjärrlån direkt till låntagaren via fjärrlånemodulen. Under fliken Kvitteringar finns en inställning som gör att en följesedel kan skrivas ut när ett reserverat exemplar återlämnas. Om du konfigurerar Mikromarc att skriva ut följesedel automatiskt, kommer utskriften att sändas till skrivaren i samma stund som exemplarets streckkod skannas in. Om du konfigurerar för manuell utskrift (d.v.s. inte bockar för rutan Automatiskt), kommer du att kunna skriva ut följesedel med en egen knapp i återlämningsskärmbilden. Knappen försvinner när en ny exemplarstreckkod skannas in. 21

22 För att kunna skriva ut någon följesedel alls, måste du under rubriken Följesedlar välja skrivare i fältet Skriv ut på, och mall i fältet Reservationer. Valet av mall avgör hur själva följesedeln kommer att se ut. Klicka på OK för att spara. Hur aviseringsmeddelandena ska se ut och till vilka låntagare de ska kunna sändas, styrs av meddelanderutinen. Hur meddelanderutiner konfigureras behandlas längre fram i denna manual. Avgifter I Mikromarc kan du om du så önskar ta betalt för aviseringar på två olika sätt: Avgift per aviserat exemplar Avgift per sänd avisering Du bör hålla dig till ett av dessa båda alternativ. Om du vill ta ut en avgift per aviserat exemplar, ska du ange detta i lånevillkoret. Gå till Cirkulation > Lånevillkor. Dubbelklicka på det villkor som ska redigeras och välj fliken Lånevillkor. Klicka sedan på knappen Avgifter per exemplar, som ligger längst ner till vänster. 22

23 Fönstret Avgifter per exemplar öppnas då. Fyll i vilken avgift som ska tas ut per aviserat exemplar i fältet Aviseringsmeddel, och klicka på OK för att spara. Avgiften kommer att debiteras låntagarens konto när aviseringsmeddelandet har sänts och databasen uppdaterats. Om du å andra sidan vill ta ut en avgift per sänt aviseringsmeddelande, ställer du in detta under Cirkulation > Visa alternativ > Avgifter. Du kan då välja att ta ut olika avgifter beroende på meddelandesätt. I detta exempel är aviseringar som sänds via e-post kostnadsfria, men om de sänds via brev eller SMS kostar de fem kronor. Aviseringsrutinen Om du i aviseringsrutinen har bockat för inställningen Använd inloggad enhet, kommer körningen endast att generera aviseringar för de exemplar som ska hämtas av låntagaren den enhet som du är inloggad mot. Om du har gjort ett urval på enheter i fältet Biblioteksenheter, kommer aviseringar att genereras för de exemplar som låntagaren vill hämta vid valda enheter. Det har ingen betydelse vid vilken enhet reservationen är upprättad. 23

24 Plocklista för exemplar med status På reservationshylla Innan du skickar ut aviseringar kan det vara en god idé att kontrollera att alla reserverade exemplar som enligt systemet kan hämtas av låntagaren verkligen står på reservationshyllan. Gå till Rutiner > Rapporter. Klicka på pilknappen till höger om fältet Välj rapport som ska köras, markera rapporten Plocklista över exemplar med status På reservationshylla, där avisering inte är sänd, och klicka OK. Du behöver inte ange något datumintervall, men du kan eventuellt behöva se över urvalet på biblioteksenheter. Systemet kommer automatiskt att filtrera resultatet, så att du bara får upp exemplar som befinner sig på den enhet som du är inloggad mot, och dess underliggande enheter. Om du vill ändra detta, klickar du på pilknappen till höger om fältet Biblioteksenheter. När du är nöjd med dina inställningar klickar du på knappen Beräkna. Resultatet presenteras under fliken Förhandsvisning. Välj fliken Tabell och klicka på skrivarikonen för att skriva ut. 24

25 Sända avisering För att systemet ska förstå att ett reserverat exemplar är inkommet och kan aviseras, måste exemplaret ha återlämnats vid den enhet som låntagaren vill hämta exemplaret på. Om inget annat angavs när reservationen gjordes är detta låntagarens hemenhet. För att se om det finns aviseringar att sända startar du aviseringsrutinen. Denna finner du under Cirkulation > Utl. Meddelanden. Se till att du befinner dig under fliken Rutiner, och markera sedan den aviseringsrutin som du vill köra (som standard levereras systemet med endast en rutin, men personalen kan själv skapa egna rutiner med annorlunda inställningar) och klicka på knappen Kör meddelande (alternativ dubbelklicka på rutinen för att starta körningen). Programmet arbetar en stund och presenterar sedan en lista över exemplar som ska aviseras. Välj fliken Låntagare/meddelanden för att se listan sorterad på låntagare. För att se vilka exemplar som ska aviseras kan du klicka på plustecknet till vänster om låntagarnamnet, så expanderas en lista över de titlar som kommer att finnas med i aviseringsmeddelandet. Det går ut ett meddelande per låntagare. Om du vill se en lista med de krävda exemplaren väljer du fliken Exemplar/Låntagare. Det går att sortera på kolumnerna; titel, streckkod, Res.nr, hyllsignum, låntagarnamn och klass. Reservationsnummer är det unika nummer som varje reservation har och står i aviseringen. Om man har öppen hylla, så att låntagarna själva får hämta sina reservationer, kan man välja att använd Standard följesedel med reservationsnummer. De kan då använda reservationsnummret i aviseringen för att hitta sin reservation på hyllan genom att titta på följsedlarna. Om en låntagare eller ett visst exemplar inte ska aviseras tar du bort bocken framför titeln eller låntagarnamnet. 25

26 Möjligheten att skriva ut en papperskopia av alla meddelanden (oavsett om meddelandena ska skickas via brev, e-post eller SMS) som är markerade i listan, klickar du återigen på knappen Skriv ut i skärmbildens övre, vänstra hörn, och välj alternativet Skriv ut kopia av alla. En förhandsgranskning av samtliga aviseringsbrev, oavsett angivet meddelandesätt, öppnas. För att skriva ut klickar du på skrivarikonen längst upp till vänster (alternativt trycker ner tangenterna Ctrl+P). Fönstret Skriv ut öppnas. Klicka på OK. Samtliga meddelanden skickas nu till skrivaren. Klicka på krysset i det övre högra hörnet för att stänga förhandsgranskningen. När du har skrivit ut eventuella papperskopior, kan du välja att skicka de aviseringar som är valda i listan genom att klicka på knappen Sänd/skriv ut och sedan klicka på Ja när du får frågan om du vill uppdatera databasen. Om du å andra sidan vill skicka aviseringarna vid ett senare tillfälle, klickar du på Stäng, och svarar Nej när du får frågan om du vill uppdatera databasen. 26

27 Påminnelse En påminnelse skickas ut till låntagaren X antal dagar före förfallodatum, för att påminna låntagaren om att lånet snart förfaller. Påminnelsemeddelanden kan skickas med post, e-post eller SMS. Om man skickar ut påminnelsen endast några dagar innan lånen år ut kan det vara att föredra att skicka påminnelserna med e-post eller sms, så att man kan vara säker på att låntagarna får påminnelsen i tid för att låna om boken. Inställningar Som standard skickas påminnelser ut dagen innan lånet förfaller. Om du vill ändra detta eller se till att påminnelser bara skickas till vissa låntagargrupper och klasser, för ett visst material eller kanske endast för de exemplar som har kölista, anger du detta i inställningarna för påminnelserutinen. Läs mer om hur du redigerar rutiner i ett separat avsnitt längre fram i denna manual. Avgifter Om du vill ta ut en avgift för att sända påminnelser, gör du detta per sänt påminnelsemeddelande. (Om låntagaren ska påminnas om flera exemplar, så räknas dessa upp i samma meddelande). Gå till Cirkulation > Visa alternativ och välj fliken Avgifter. Observera att avgifter endast kan tas ut för påminnelser som sänds via e-post eller SMS. Ta emot påminnelse Som standard kan alla låntagare ta emot påminnelsemeddelanden. Om en låntagare inte vill få påminnelsemeddelanden, söker du upp denne i låntagarregistret och tar bort bocken framför Tar emot påminnelse. 27

28 Sända påminnelse För att påminnelser ska genereras måste du köra påminnelserutinen från modulen Utlånsmeddelanden. Gå till Cirkulation > Utl. meddelanden. Markera rutinen Påminnelse i listan och klicka sedan på knappen Kör meddelande. När programmet har arbetat klart visas resultatet av körningen i ett nytt fönster. Starta utskrift av brev och sändning av e-post och SMS genom att klicka på knappen Sänd/skriv ut. Uppdatera databasen och stäng sedan fönstret. 28

29 Leveranskontroll E-postfunktionen i Mikromarc fungerar som en vanlig e-postklient, och som alltid när du sänder meddelanden via e-post eller SMS kan du aldrig vara helt säker på att meddelandet verkligen når adressaten. Orsakerna kan variera kontaktuppgifterna (e-postadress och mobiltelefonnummer) kan vara felaktiga eller inaktuella, e-post kan fastna i spamfilter etc. Därför bör du tänka på att aldrig sända ersättningskrav via e-post, och om du skickar kravmeddelanden kan det vara en god idé att alltid sända det sista kravet före ersättningskravet via vanligt brev, för att så gott det går säkerställa att meddelandet når låntagaren. Om du skickar meddelanden via e-post och SMS bör du ta för vana att kontrollera att meddelandena verkligen skickas från Mikromarc. Detta gör du i modulen Rutiner, under Meddelanden. Välj alternativet Utkorg i den första rullgardinsmenyn till vänster. En gång i minuten (enligt standardinställningarna) kontrollerar programmet om det finns något meddelande i utkorgen att sända. I samma stund som sändningen lyckas, flyttas meddelandena över till mappen Sända meddelanden. Om Mikromarc av någon anledning inte klarar av att sända ett meddelande så kommer det att ligga kvar i utkorgen. Dubbelklicka på ett meddelande för att se vilken information meddelandet innehåller, eller markera det och klicka på knappen Visa valt meddelande i den övre knappraden. En översikt över de meddelanden som Mikromarc har lyckats sända finner du i mappen Sända meddelanden. Att ett meddelande har sänts garanterar dock inte att det når fram till låntagaren. I det ögonblick som ett meddelande sänds, vet e-postprogrammet nämligen inte om den mottagande adressen faktiskt existerar. Om e-postadressen är felstavad eller på annat sätt felaktig eller inaktuell, kommer meddelandet aldrig att nå fram. Möjligheterna att kontrollera detta är med dagens teknik få. I bästa fall kan du få det sända meddelandet returnerat, med information om att adressaten är okänd, men detta är helt beroende av den teknik som finns på mottagarens e-postserver. Exempel: Biblioteket sänder ett aviseringsmeddelande till adressen stina123@hotmail.com. Meddelandet hamnar nästan direkt i mappen Sända meddelanden, vilket indikerar att sändningen 29

30 har lyckats. Men en stund senare dyker ett meddelande upp i mappen Inkorg om att meddelandet inte har nått mottagaren. Detta meddelande har genererats av e-postservern på domänen hotmail.com. Servern har då jämfört den mottagande adressen med en tabell över registrerade användare, och konstaterat att det inte finns någon mottagare med användarnamnet stina123 på domänen hotmail.com. I detta exempel returnerar den mottagande e-postservern ett felmeddelande till avsändaren, men det är långt ifrån alla e-postservrar som har denna funktionalitet. Då får du heller ingen indikation på att meddelandet inte har nått fram. Om du misstänker att ett meddelande aldrig har nått fram till låntagaren, gör du följande: Kontrollera att e-postadress/mobiltelefonnummer är korrekt och inte ser konstigt ut Försök sända meddelandet på nytt, antingen genom att markera det och klicka på knappen Vidarebefordra i den övre knappraden, eller (om flera låntagare i t.ex. en kravkörning är berörda) göra om meddelandekörningen från fliken Arkiv i modulen Utlånsmeddelanden (se avsnittet Sända meddelanden på nytt nedan) Kontakta supporten för att få hjälp Sända meddelanden på nytt Alla meddelanden som skickas till låntagaren med hjälp av en meddelanderutin (aviseringar, krav, påminnelser och ersättningskrav) sparas under fliken Arkiv i modulen utlånsmeddelanden, under förutsättning att databasen uppdateras efter att meddelandena i en körning har skickats. Här ligger de olika meddelandena kvar i respektive körning tills de är inaktuella. Detta innebär t.ex. att en avisering ligger kvar tills alla reserverade exemplar i aviseringskörningen har lånats ut, eller tills de berörda reservationerna av någon anledning inte längre är aktiva. Om något går fel vid sändning/utskrift av meddelanden i en körning, och databasen har uppdaterats, kan du gå in under fliken Arkiv och generera samma körning en gång till. Detta gör du genom att 30

31 markera rutinen med rätt tidsangivelse i listan, markera den och klicka på knappen Kör meddelande (alternativt dubbelklicka på rutinen). I träfflistan som visas har du sedan möjlighet att t.ex. ändra meddelandesätt eller skriva ut enstaka meddelanden ur körningen. Du kommer dock bara att få upp aviseringar/krav som fortfarande är aktuella. Vartefter reserverade exemplar hämtas och krävda exemplar återlämnas, kommer dessa att försvinna från körningen i arkivet. 31

32 Rutiner Den finns fyra olika utlånsmeddelanden, nämligen krav, avisering, påminnelse och ersättningskrav. Med systemet följer fyra standardrutiner, en för varje meddelandetyp. En rutin är en uppsättning inställningar som anger hur en meddelandekörning ska gå till och hur meddelandena som genereras ska se ut. En kravrutins inställningar anger t.ex. om kraven ska kunna sändas med brev, e-post och/eller SMS, vilket material som ska kunna krävas in och vilka låntagare som kraven ska kunna sändas till. Varje rutin är knuten till en särskild mall, som anger hur kravmeddelandet ska se ut. Standardrutinerna kan inte redigeras. Däremot kan du skapa egna rutiner som bättre passar just ditt biblioteks behov och verksamhet. Om ditt bibliotek delar databas med andra bibliotek, rekommenderar vi att du skapar en ny rutin, som endast avser ditt eget bibliotek. Detta avsnitt beskriver hur du skapar en ny rutin, hur du redigerar redan befintliga rutiner och hur du tar bort rutiner. Redigera/skapa ny rutin Detta avsnitt beskriver hur du enklast skapar en ny rutin eller redigerar en befintlig. Tillvägagångssättet är precis detsamma, fram till dess att du ska spara dina inställningar. Innan du klickar på knappen Spara måste du ange om du vill skriva över standardrutinen, eller om du vill spara dina inställningar under ett annat namn, som en helt ny rutin. För att ändra en standardrutin eller skapa en egen rutin, ska du gå till Cirkulation > Utl. meddelanden och välja fliken Inställningar. Klicka på pilknappen till vänster om knappen Spara. 32

33 Ett nytt fönster öppnas. Markera den rutin som du vill ändra och klicka sedan på knappen OK. Om du har för avsikt att skapa en ny rutin, markerar du den befintliga rutin som är mest lik den du vill skapa (vill du skapa en ny kravrutin markerar du alltså standardkravrutinen), och klickar sedan på OK. I skärmbilden visas nu standardrutinens inställningar. Om du vill skapa en egen rutin, ändrar du namnet i fältet Namn på rutinen (t.ex. Veckokrav [enhetsnamn]. Om du hellre vill ändra i en befintlig rutin (dock ej standardrutiner som ej kan redigeras) lämnar du fältet Namn på rutinen orört. Klicka sedan på pilknappen till höger om fältet Meddelandetyp. Ett nytt fönster öppnas. Om det är en krav- eller påminnelserutin du skapar/ändrar, har du i detta fönster möjlighet att göra vissa inställningar (se avsnitten Särskilda inställningar för krav/påminnelse nedan). 33

34 Särskilda inställningar för krav Ange först om rutinen ska användas för att skicka individuella krav eller gruppkrav. Individuella krav sänds till den person som har lånat exemplaret, medan gruppkrav är ett samlat krav, för exemplar som har lånats av t.ex. elever i en skolklass, som sänds till en administratör, t.ex. en klassföreståndare. Därefter anger du om samma rutin ska användas för alla kravbrev (beroende på hur många krav du i lånevillkoren har angett ska kunna sändas för ett och samma lån). Om man vill kan man använda olika rutiner för det första, andra och tredje kravet, om man t.ex. vill använda olika mallar. Observera att du inte behöver skapa olika rutiner för att styra meddelandesätt för de olika kraven detta styrs i första hand på andra ställen i systemet (läs mer i separat avsnitt om inställningar för e-post och SMS i denna manual). I fältet kravmeddelande har du möjlighet att lägga till ett meddelande som visas i kravbrevet beroende av om det är det första, andra eller tredje kravet i ordningen som sänds (t.ex. Detta är det första kravet! ). Alldeles oavsett om du väljer att fylla i något här eller ej, så kommer information om hur många gånger ett exemplar har krävts ändå att visas i meddelandet. 34

35 När du är nöjd med inställningarna klickar du på OK för att spara. Därefter måste du välja något av dessa tre alternativ, som anger om alla förfallna lån ska krävas eller endast de med kölista. Du kan också kräva alla lån, oavsett förfall. Särskilda inställningar för påminnelse Påminnelserutinen kan redigeras så att du själv kan bestämma hur många dagar före förfallodatum som låntagare ska påminnas. Med hjälp av piltangenterna anger du antal Dagar före förfall. Om du bockar för valet Påminn endast de med kölista skickas påminnelser endast för de exemplar som är reserverade av en annan låntagare. Meddelandesätt och mallar I nästa steg klickar du på pilknappen till höger om fältet Sänd som. Här anger du på vilka sätt krav ska kunna skickas. Vilken metod som i slutänden används beror bl.a. på vilka meddelandemetoder som respektive låntagare tillåter. 35

36 Till höger om respektive val anger du vilka meddelandemallar som ska användas för brev, e-post och SMS. Om du har skapat egna meddelandemallar är det här du anger att de ska användas. Det är med hjälp av meddelandemallarna som du anger hur meddelandet ska se ut och vilken information som ska finnas med. Läs mer om hur du skapar nya mallar, eller redigerar de redan befintliga, i ett separat avsnitt i denna manual. Klicka på OK när du är nöjd med dina val. Meddelande till låntagare I fältet Meddelande till låntagare kan du vid behov skriva in ett generellt meddelande till dina låntagare. Det kan t.ex. vara ett meddelande om ändrade öppettider. Klicka på pilknappen till höger om fältet för att få upp ett nytt fönster, där du skriver in meddelandet. Klicka OK när du är färdig med inmatningen. Meddelandet ligger kvar tills du själv tar bort det. Meddelandet visas i alla krav som sänds med hjälp av rutinen (med undantag för de krav som sänds via SMS, av utrymmesskäl). Urval I den nedre halvan av skärmbilden är det nu dags att specificera vilket urval som ska användas för rutinen. Standardrutinerna omfattar allt material och alla låntagare (detta ser du genom att texten <Alla> visas i kolumnerna Kataloger, Materialtyper, Låntagargrupper, Biblioteksenheter och Klasser). 36

37 Urval låntagare Om du vill avgränsa rutinen till en särskild grupp låntagare, ändrar du i någon av (eller båda) kolumnerna Låntagargrupper och Klasser. Klicka på pilknappen vid respektive kolumn för att få upp en lista över de låntagargrupper respektive klasser som finns i databasen. Bocka för sedan för de låntagargrupper och klasser som rutinen ska omfatta och klicka sedan på OK. Om rutinen omfattar låntagare som är ordnade i klasser, kan du ställa in så att meddelanden som genereras med rutinen sorteras på klass vid utskrift. Detta gör du genom att bocka för valet Gruppera per klass. Bockar du för Inkludera låntagare utan klass så inkluderas låntagare som inte är registrerade med någon klasstillhörighet i rutinen. Urval material Avgränsning på material kan göras på tre olika sätt, eventuellt i kombination. Kräv/avisera/påminn om material som ligger i en viss katalog och/eller Kräv/avisera/påminn om material som har en viss materialtyp och/eller Kräv/avisera/påminn om material som är knutet till en viss biblioteksenhet. Avgränsa först på katalog genom att klicka på pilknappen och bocka för de kataloger i listan som rutinen ska omfatta. Klicka på OK och upprepa sedan processen för materialtyper. Om du vill avgränsa på biblioteksenhet har du tre valmöjligheter: Kräv de exemplar som har lånats ut vid den enhet där du är inloggad. Om du vill använda denna inställning, behöver du inte göra något urval i kolumnen Biblioteksenheter. Däremot måste du bocka för rutan Använd inloggad enhet. Kräv alla exemplar som ägs av en eller flera enheter. 37

38 För att kunna göra detta måste du specificera vilka enheter som avses, samt bocka för rutan Använd ägande enhet. Kräv alla exemplar som har lånats ut vid en eller flera enheter, oavsett vilken enhet du är inloggad mot när du kör rutinen. Vilka enheter som rutinen ska omfatta specificerar du i kolumnen Biblioteksenheter. Ingen av rutorna Använd ägande enhet eller Använd inloggad enhet får vara förbockad. Spara rutin När du är nöjd med dina inställningar spara du dem genom att klicka på knappen Spara. Rutinens gamla inställningar kommer då att skrivas över. Om du hellre vill spara dina ändringar som en helt ny rutin, måste du komma ihåg att ändra namnet i fältet Namn på rutinen innan du klickar på knappen Spara. Tänk på att ge den nya rutinen ett namn som är unikt i databasen och tydligt beskriver vad rutinen ska användas till. Den nya rutinen kommer nu att visas under fliken Rutiner. Ta bort rutin För att ta bort en rutin går du till fliken Inställningar. 38

39 Klicka sedan på knappen med de två pilarna till höger om fältet Namn på rutinen. Markera den rutin som ska raderas, och klicka på knappen Ta bort vald rutin. I dialogrutan som öppnas bekräftar du borttagningen genom att klicka Ja. Redigera mallar Hur kravbrev, aviseringar och påminnelser ser ut, bestäms av meddelandemallar. Om du vill ändra texter och design i ett meddelande, är det i meddelandemallen du ska ändra. Mikromarc 3 levereras med ett antal standardmallar, som inte kan ändras. Detta säkerställer att du alltid har en fungerande mall för dina olika meddelandetyper om något inte skulle fungera med de mallar som du själv skapar. Om rutinen använder en standardmall, måste du skapa en kopia av mallen för att kunna göra ändringar. Därefter måste du ändra i rutinen, och där ange att den ändrade kopian av mallen ska användas istället för standardmallen. Redigering av mallar görs under fliken Mallar. 39

40 Skapa kopia av mall Ta alltid en kopia av den mall som du vill ändra, även när det är en mall som du själv har skapat. Om du inte blir nöjd med dina ändringar, är det då enkelt att återgå till den mall som användes från början. För att skapa en kopia av en mall markerar du först den mall du vill kopiera. Klicka sedan på knappen Skapa en kopia i den övre knappraden. Fönstret Brevdesign öppnas. I fältet Namn på mallen, högst upp i skärmbilden, anger du vad mallen ska heta. Namnet måste vara unikt i databasen. 40

41 Klicka på ikonen Spara/fil längst till vänster i den övre knappraden och välj alternativet Spara till databasen (alternativt tryck Ctrl+S på tangentbordet). Om du klickar OK i den nedre halvan av fönstret, kommer du nu att finna den nya mallen bland de tidigare under fliken Mallar. Datafält och textfält För att informationen i t.ex. ett kravbrev per automatik ska anpassas efter berörd låntagare och dennes förfallna lån, måste mallen som används för kravmeddelanden utformas så att aktuell information (låntagarnamn, de försenade lånens titlar, förfallodatum etc.) hämtas direkt från databasen. Detta görs med hjälp av s.k. datafält. Dessa inleds ofta med texten databand. T.ex. hämtas informationen om låntagarens gatuadress från låntagarregistret i databasen med hjälp av de två olika datafälten <databand1[ Addr_Line1 ]> och <databand1[ Addr_Line2 ]>. 41

42 En annan funktion i Mikromarc är att en låntagare ska kunna ange på vilket språk han/hon vill ha meddelanden från biblioteket. Denna information sparas i låntagarregistret, och gör att krav och aviseringar per automatik sänds på det språk som låntagaren har valt. För att detta ska fungera, kan texter inte skrivas in i klartext direkt i meddelandemallen. Istället innehåller mallen s.k. textfält. Varje textfält är kopplat till en särskild text, med översättningar till bl.a. engelska och norska, som har sparats till databasen. När ett kravbrev sedan genereras, kan programmet med hjälp av textfältet avgöra vilken text som ska hämtas, och på vilket språk texten ska visas, beroende på vem adressaten är. Textfält kännetecknas av att de inleds med en fyrkant (#) och skrivs med versaler. 42

43 Textfältet #AUTHOR är t.ex. knutet till olika översättningar av ordet Författare. I förhandsgranskningen kan man välja att visa meddelandet på olika språk. När du kör en meddelanderutin genereras meddelandena automatiskt på det språk som respektive låntagaren har valt. Ändra textfält Detta avsnitt beskriver hur du ändrar texter i meddelanden. Ändring av texter i en mall sker i flera steg: 1. Ta reda på vilken mall som ska ändras 2. Kopiera mallen 3. Identifiera det textfält som ska ändras 4. Ändra texten 5. Förhandsgranska och spara Detta exempel visar hur du ändrar i ett kravbrev. Vid utskrift ser kravbrevet ut som i bilden nedan. Texten som vi i detta exempel vill ändra är Följande lån är förfallet, som är markerat i rött nedan. 43

44 Steg 1: Ta reda på vilken mall som ska ändras För att veta i vilken mall du ska ändra, måste du först ta reda på vilken mall som är kopplad till den rutin som du använder. Detta gör du under fliken Inställningar. Klicka på pilknappen till höger om fältet Namn på rutinen, markera den rutin som du använder för att skicka krav, och klicka på knappen OK. 44

45 Klicka sedan på pilknappen till höger om fältet Sänd som. I det blå fältet som visas ser du vilken mall som används för respektive meddelandesätt. I detta exempel vill vi ändra i mallen som används för brev, nämligen Krav - standardmall. Steg 2: Kopiera mallen Standardmallar kan inte ändras. Detta innebär att du först måste skapa en kopia av mallen, som du därefter kopplar till rutinen som du använder för att skicka krav. Om du vill ändra i en mall som du själv har skapat, måste du däremot inte ta en kopia för att kunna redigera, även om det ändå kan vara en god idé. Gå till fliken Mallar och markera mallen som du vill ändra i (i detta fall Krav standardmall). Klicka sedan på knappen Skapa en kopia. Om det inte är en standardmall, kan du om du vill redigera mallen direkt genom att markera den och sedan klicka på ikonen Redigera. Fönstret Brevdesign öppnas. I fältet Namn på mallen ger du mallen ett eget namn, som är unikt i databasen. 45

46 Steg 3: Identifiera det textfält som ska ändras Ta reda på vad textfältet som du vill ändra i heter. Om du är osäker kan du förhandsgranska mallen för att få en ledtråd om vilken text som motsvaras av vilket textfält. I detta exempel ska vi ändra i textfältet med namnet #RENEW, i mitten av skärmbilden. Steg 4: Ändra texten Klicka på knappen Översättningar i den övre knappraden. Fönstret Textfält och översättning öppnas. Välj fliken Fältnamn och skriv in namnet på det textfält som du vill ändra, i detta fall #RENEW, i sökfältet. Markera textfältet som du vill ändra och klicka på ikonen Redigera. 46

47 Fönstret Översättning öppnas. I fältet Text på standardspråk ändrar du texten som ska visas i meddelandet. Kom ihåg att ändra även för andra språk (markera dem i listan och klicka på Redigera). Klicka på OK för att spara, och Stäng för att återvända till malldesignsfönstret. Steg 5: Förhandsgranska och spara Du kan nu förhandsgranska din ändring, genom att klicka på knappen Förhandsvisning i den övre knappraden. Välj alternativet Svenska. Ett förhandsgranskningsfönster öppnas då, där du ser dina ändringar. Klicka på ikonen Stäng för att återvända till fönstret Brevdesign. Om du är nöjd med din ändring, klickar du på knappen Spara/fil, och väljer alternativet Spara till databasen. 47

48 Skapa nya texter Detta avsnitt beskriver hur du lägger till nya texter i ett meddelande i tre steg: 1. Lägg till texten och dess översättningar i databasen 2. Infoga textfältet i mallen 3. Formatera textens (teckenstorlek, placering etc.) Steg 1: Lägg till texten och dess översättningar i databasen Om du vill lägga till helt ny text, måste du först lägga in den och dess översättningar i databasen. När du gör detta skapar du också ett textfält (t.ex. #NYTTFALT), som texten och dess översättningar ska knytas till. Textfältet ska i ett senare skede skrivas in i mallen. Texterna som textfältet är knutet till hämtas då från databasen per automatik. Klicka på knappen Översättningar i den övre knappraden. Fönstret Textfält och översättning öppnas. Välj fliken Fältnamn och klicka på ikonen Ny. 48

49 Fönstret Översättning öppnas. I fältet Fältnamn namnger du det nya fältet. Namnet måste vara unikt för databasen, bör inledas med fyrkant (#) och skrivas med versaler. Exempel: #NYTTFALT. Skriv sedan in texten som ska synas i meddelandet i fältet Text på standardspråk. Klicka på OK. Om du vill ha översättningar till andra språk väljer du fliken Översättningar, markerar det språk du vill lägga till, dubbelklickar eller markerar och klickar på knappen Redigera. I fönstret som öppnas skriver du in den översatta texten i fältet Översättning och klickar sedan på OK för att spara. Klicka därefter på Stäng för att återvända till fönstret Brevdesign. Steg 2: Infoga textfältet i mallen Klicka på knappen Nytt element i den övre menyn. Välj alternativet Textfält. Markera med hjälp av muspekaren var du vill placera textfältet. Justera fältets storlek efter behov, men tänk på att hålla dig inom den rödmarkerade marginalen. Ett textfält är i regel inte högre än en ruta. Du ändrar fältets storlek genom att dra i de blå punkterna med hjälp av muspekaren. 49

50 Se till att fältet är markerat (så att de blå prickarna syns i hörnen) och klicka sedan på knappen Egenskaper överst i den högra menyn. Under rubriken Utseende finns ett fält med namnet Text. Klicka på det, så att den grå knappen med tre prickar visas. När du klickar på den gråa knappen öppnas ett nytt fönster. Ta bort texten text och skriv istället in namnet på det textfält du önskar lägga till. Klicka på OK. Textfältsnamnet ska nu synas i mallen. Steg 3: Formatera texten (teckenstorlek, placering etc.) Klicka på knappen Förhandsvisning i den övre knappraden för att se hur texten kommer att se ut i kravmeddelandet. Texten är för stor i förhållande till övrig text, och dessutom syns inte all den text som vi vill ska synas. Därför stänger vi förhandsgranskningen och går tillbaka för att justera lite. 50

51 Markera textfältet i mallen på nytt. Klicka sedan på ikonen Egenskaper i den högra menyn. Under rubriken Utseende visas då ett fält för Teckensnitt/Font. Markera fältet och klicka på den grå knappen som då visas. Du får nu upp ett nytt fönster, där du bl.a. kan redigera teckensnitt och teckenstorlek. Om du vill minska teckenstorleken, så väljer du en lägre siffra än den förvalda (12) i fältet Storlek. Den vanligaste teckenstorleken i mallarna är 10. Välj siffran tio och klicka på OK. Längre ner i högermenyn finns fältet Textjustering/Text align. Markera detta så att en nedåtgående pilknapp visas, och klicka på den. Genom att klicka på det mittersta fältet i vänsterspalten anger du att texten ska vänsterjusteras och placeras i mitten av textfältet. Förhandsgranska sedan igen för att se din ändring. Om all text fortfarande inte syns i förhandsgranskningen av meddelandet, behöver du utvidga textfältet. Stäng förhandsgranskningen och markera fältet på nytt. För muspekaren över den blå punkten längst till höger tills en pil visas, och dra sedan ut fältet en bit åt höger. 51

52 Förhandsgranska på nytt för att se om du har utvidgat fältet tillräckligt. Om texten ser ut som du vill, klickar du på knappen Validera mallen, i den övre knappraden. Du bör nu få meddelandet att Skriptet är OK. Klicka på OK. (Om skriptet inte är OK är något fel i mallen, och den kommer inte att kunna användas. Kontakta Bibliotekscentrums support för att få hjälp.) Spara sedan mallen till databasen. 52

53 Ändra rubrik Om man inte är nöjd med hur rubriken i ett brev visas, kan man justera detta själv. Här används rubriken i kravbrevet som exempel, men alla rubriker i samtliga mallar är uppbyggda enligt samma princip. Detta innebär att alla rubriker består av ett textfält och ett datafält. I det utskrivna kravet genererar ovanstående kod följande rubrik. Texten Krav från hämtas från databasen med textfältet #RECALL_TITLE, medan Huvudbibliotek hämtas från databasen med hjälp av datafältet GetData( LG.Library.name ). Bibliotekets namn har lagts in för respektive biblioteksenhet under Administration > Bibl.enheter. Det enhetsnamn som visas är namnet på den enhet som du är inloggad mot. Ändra bibliotekets namn Du bör inte ändra bibliotekets namn i databasadministrationen, eftersom det är en ändring som berör många olika delar av databasen. Istället gör du så här: Öppna mallen som används för de kravbrev som du skickar. 53

54 Markera fältet för rubriken och klicka på den gul-gröna ikonen Bindningar i högermenyn. Markera sedan fältet Värde, under rubriken Utseende, så att en liten grå knapp visas i fältet. Klicka på den. Ett nytt fönster öppnas nu, där du kan se och redigera koden för rubriken. Ersätt texten GetData( LG.Library.name ) med bibliotekets namn inom citationstecken. Förhandsgranska och spara sedan till databasen. Ändra övrig text i rubriken Allt text i rubriken som inte är biblioteksnamnet, omfattas av textfältet, d.v.s. den text som i mallen står inom de två första citationstecknen, och inleds med fyrkant (#). I kravbrevet motsvaras detta i mallen av #RECALL_TITLE. Om du skulle vilja ändra texten Krav från, måste du således ändra i textfältet #RECALL_TITLE. Hur du ändrar textfält finns beskrivet under rubriken Ändra textfält i denna manual. Infoga bild Denna instruktion beskriver hur du gör för att lägga in en bild (t.ex. ditt biblioteks logotyp) i en meddelandemall. Ta gärna en kopia av den mall som du vill ändra i innan du börjar. Bilden som du infogar måste ligga i en egen fil och får inte vara alltför stor, eftersom mallens totala storlek inte får överskrida 32 KB. Spara mallen på åtkomligt ställe på datorn. Om ditt bibliotek har Centraldrift, kommer du inte åt filen från Mikromarc. Kontakta då Bibliotekscentrums support för att få hjälp. 54

55 Öppna mallen som du vill ändra. I detta exempel infogas Bibliotekscentrums logotyp till vänster om brevets rubrik. För att bilden ska få plats bredvid rubriken, måste du först flytta rubriken lite till höger. Detta gör du genom att markera rubriken, så att små punkter visas i fältets hörn och kanter. Klicka sedan på en av punkterna på fältets vänstra kant, håll ner musknappen och dra åt höger. Förhandsgranska mallen för att kontrollera att hela rubriken får plats i brevet. Gå tillbaka till fönstret Brevdesign. Klicka på ikonen Nytt element i den övre menyn och välj alternativet Bild. Markera var i mallen du vill placera bilden genom att klicka i mallbilden. Platsens storlek justerar du genom att dra i de blå prickarna i hörnen och kanterna av det fält som skapas. 55

56 Vilken bildfil du vill använda anger du genom att klicka på knappen Egenskaper i högermenyn och sedan klicka i fältet Image under rubriken Utseende, så att en grå knapp med tre prickar visas. (Observera att platsen där bilden ska infogas fortfarande måste vara markerad). När du klickar på den grå knappen öppnas ett nytt fönster. Här letar du rätt på den fil du vill använda och klickar på knappen Öppna. Bilden ska nu visas i mallbilden. Vid behov kan du justera bildens storlek genom att dra i punkterna i fältets hörn och kanter. Klicka sedan på Förhandsvisning och kontrollera att mallen ser ut som du vill ha den. Validera mallen och spara den till databasen. 56

57 Redigera SMS-mall Redigeringsläget för SMS-mallar fungerar i princip på samma sätt som för övriga mallar, men det ser delvis annorlunda ut. För att lägga till ett fält klickar du på Knappen Text i menyn till vänster. När du klickar på det ställe i mallen där du vill att fältet ska ligga, så öppnas ett fönster där du kan redigera textinnehållet genom att skriva direkt i fältet. När du klickar på Förhandsvisning visas meddelandet i fältet till höger, så som det kommer att presenteras när det skickats. Du kan välja om ett meddelande som skickas med mallen ska klippas efter ett SMS, eller om det ska gå iväg flera SMS i de fall meddelandet innehåller mer text. Inställningen för detta hittar du i verktygsmenyn högst upp i fönstret. För att spara SMS-mallen ger du den ett lämpligt namn. Därefter klickar du på OK för att spara mallen. Koppla en mall till en rutin För att ändra i en mall bör du alltid ta en kopia av den mall som du redan använder, så att du när som helst kan återställa dina ändringar. Om du däremot blir nöjd med resultatet av dina ändringar och vill använda den nya mallen till dina brevutskick, så måste du först koppla den nya mallen till den rutin som du använder. Detta gör du under fliken Inställningar. Klicka på pilknappen till höger om fältet Namn på rutinen. Markera den rutin i listan som du vill koppla den nya mallen till och klicka på OK. I detta exempel kopplar vi mallen Bibliotekscentrums kravmall till en redan befintlig rutin, nämligen Krav. Klicka sedan på pilknappen till höger om fältet Sänd som. Här anger du i vilken form du vill skicka meddelandet som brev, e-post eller SMS. Bredvid varje alternativ kan du därefter med hjälp av pilknappen ange vilken mall som ska kopplas till 57

58 rutinen i detta exempel mallen med namnet Bibliotekscentrums kravmall. Klicka på OK när du är nöjd och sedan på knappen Spara. Obs! Testa alltid att mallen verkligen ser ut som du önskar i de riktiga brevutskicken, innan du skickar ut meddelanden till dina låntagare. (D.v.s. kör en rutin och förhandsgranska några av de genererade meddelandena). Det kan finnas vissa skillnader mellan resultatet av förhandsgranskningen i fönstret Brevdesign (där fiktiva uppgifter används som exempelinformation), och resultatet av förhandsgranskningen vid körning av en rutin (då autentiska uppgifter om låntagare, bibliotek och titlar används). 58

59 Generellt om SMS För att kunna skicka SMS måste ditt bibliotek teckna ett avtal med Bibliotekscentrum. (För mer information och prisuppgifter, kontakta Bibliotekscentrum). När detta har gjorts, får biblioteket kontouppgifter. Logga in mot den enhet som ska använda SMS-kontot och mata in uppgifterna under Rutiner > Meddelanden > Visa alternativ > fliken SMS. 59

60 Krav, aviseringar och påminnelser Om du vill kunna skicka krav, aviseringar och påminnelser via SMS, måste du ange detta under Cirkulation > Expedition > Visa alternativ > Utlånsmeddelanden. Därutöver måste meddelanderutinerna redigeras (se separat avsnitt om rutiner), och de låntagare som vill kunna ta emot SMS måste ha ett mobiltelefonnummer registrerat i låntagarregistret. Glöm inte bocka för rutorna Tar emot SMS och Tar emot SMS-krav. Enligt internationella rekommendationer bör mobiltelefonnummer skrivas in på något av följande vis: Ett SMS rymmer totalt 160 tecken. Om meddelandet som genereras innehåller mer än 160 tecken kan flera SMS skickas från systemet, se vidare avsnittet om redigering av SMS-mallar. Ett kravmeddelande kan se ut så här: 60

61 Krav: Lånetiden för böckerna är förfallen. 7 titlar. Nässlorna blomma, Härliga hund, Siri letar hus, Mardrömmarnas hus och andra be Huvudbiblioteket Ett aviseringsmeddelande är uppbyggt på samma sätt och innehåller information om hur många titlar som kan hämtas och vilken hämtningsfristen är. Meddelandet innehåller även uppgift om vilka titlar aviseringen gäller (titel och undertitel tas med, dock inte mer än ca 30 tecken per titel) i den mån de får plats i SMS:et. Skapa egna SMS Förutom att krav- och aviseringsmeddelanden kan skickas via SMS, kan du även skicka SMS direkt från modulen Rutiner > Meddelanden. Klicka på ikonen Skapa nytt meddelande i den övre knappraden (eller tryck Ctrl+Ins på tangentbordet). Ett nytt fönster öppnas då, där du matar in mottagarens telefonnummer. Mata därefter in meddelandet till låntagaren i skrivfältet i mobiltelefonbilden. Meddelandet får innehålla max 160 tecken. Klicka på OK för att sända meddelandet. 61

62 För att skicka t.ex. ett informationsmeddelande till ett större antal låntagare samtidigt, går du till leverantören 21st Mobile Solutions webbplats och loggar in med dina kontouppgifter. 62

63 Där kan du skapa ett generellt meddelande som du sedan skickar ut till flera låntagare från webbplatsen. För att kunna göra detta måste låntagarnas mobiltelefonnummer sparas till webbplatsen. Uppgifterna kan läggas upp en och en, eller importeras från en komma- eller semikolonseparerad textfil. 63

64 På denna webbplats kan du även få fram statistik över sända och mottagna meddelanden, och visa en sammanställning över skickade meddelanden. 64

65 65