Bogemenskapen Sjöfarten

Transkript

1 Bogemenskapen Sjöfarten Organisation, interna arbetsformer och regler Beslutad (11)

2 1. Varför finns Sjöfarten? Sjöfarten finns därför att vi som bor här vill det! Vi vill ha ett boende där vi med grund i gemensamma uppgifter, har möjlighet att dela mer av vardagen än vad som är normalt i t ex hyresrätter eller bostadsrätter. Vi vill vara med och ta ansvar. Bogemenskapen är också en ekonomisk förening, vars uppgift är att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom att upplåta bostadslägenheter med kooperativ hyresrätt. Bogemenskapen Sjöfarten bygger på individuell frihet och gemensamt ansvar. Föreningens filosofi är att främja ett hållbart boende, sett ur ett demokratiskt, ekonomiskt, socialt och ekologiskt perspektiv. Sjöfarten ska: på politisk, religiös samt etniskt neutral grund främja medlemmarnas såväl individuella som gemensamma inflytande och beslutanderätt samt genom ett öppet och aktivt föreningsarbete verka för ett demokratiskt hållbart boende på arbetsgemenskapens grund, genom medlemmarnas egna förvaltningsarbete verka för ett ekonomiskt hållbart boende genom delvis gemensam mathållning och annat gemensamt ansvarstagande främja medlemmarnas aktiva boendegemenskap, trygghet, trivsel och samvaro och därigenom verka för ett socialt hållbart boende med miljöfrämjande insatser stödja lokala kretslopp, hushålla med ändliga resurser och i övrigt verka för ett ekologiskt hållbart boende. Bogemenskapen förvaltar sin byggnad efter ett blockhyresavtal med Familjebostäder AB (FAMBO). Förvaltningsansvaret innebär särskilda uppgifter som måste lösas. För verksamheten och förvaltningen inom Sjöfarten gäller föreningens stadgar, Lag (2002:93) om kooperativ hyresrätt, Lag (1987:667) om ekonomisk förening samt Jordabalkens (1970:994) bestämmelser om upplåtelse och utövande av hyresrätt. 2(11)

3 2. Roll- och ansvarsfördelning, organisation Grunden för roll- och ansvarsfördelningen inom Sjöfarten finns i våra stadgar. Eftersom Sjöfarten är en ekonomisk förening, gäller andra regler än för en ideell förening. Kraven på en ekonomisk förening är större än på en ideell. Det är medlemmarna som har det slutliga ansvaret för verksamheten genom att de vid årsstämman tillsätter styrelsen, ger den särskilda uppdrag samt godkänner verksamhetsplan och budget. Under året kan i särskilda fall extra stämmor inkallas. Vid dessa kan endast avgöras frågor som finns på dagordningen för mötet och som framgår av den kallelse som har skickats ut. Löpande under året hålls medlemsmöten. Medlemsmötet är ett forum för information om och diskussion av frågor av gemensam karaktär. De ärenden som tas upp lyfts antingen av styrelsen eller av enskilda bomedlemmar. Medlemsmötena är rådgivande till styrelsen, och fattar inga beslut. Medlemsmöten kan kompletteras med andra mötesformer för särskilda frågor (se vidare kapitel 3). Alla vi som bor i Sjöfarten har ett ansvar för att delta i olika arbetsuppgifter. I föreningens stadgar samt det hyresavtal vi ingår när vi flyttar in, anges vilka åtaganden vi har. Åtagandena är viktiga, både eftersom de innebär att vi förvaltar den egendom vi gemensamt ansvarar för, men också då de innebär en arbetsgemenskap. Grundläggande åtaganden är att vi alla har ett ansvar för städning av gemensamma utrymmen, veckostädning samt storstädning, samt för deltagande i de olika matlagen. Städningen samt matlagningen är centrala funktioner i Sjöfartens inre liv, och alla måste delta i dessa uppgifter. Arbetsuppgifterna inom föreningen regleras i blockhyresavtalet med Familjebostäder, stadgarna samt lagstiftning, och av dessa följer att styrelsen ansvarar för föreningens organisation. Detta innebär att det är styrelsen som fastställer vilka formella arbetsgrupper som finns, samt delegerar uppdrag till dessa. När styrelsen har delegerat ett uppdrag till en arbetsgrupp, har arbetsgruppen ansvar för utförande av uppgiften, till dess att delegationen förändras. Inom Sjöfarten finns olika sorters arbetsgrupper. Dessa kan vara permanenta eller tillfälliga, men också formella eller informella. De permanenta arbetsgrupperna har hand om frågor som måste utföras för att Sjöfartens grundläggande funktioner enligt blockhyresavtalet samt stadgarna ska fungera. De tillfälliga arbetsgrupperna tillsätts för att lösa en specifik uppgift under kortare tid, men också för trivselhöjande åtgärder. En formell grupp är en arbetsgrupp som styrelsen har tillsatt och som i verksamhetsplan och budget, eller efter särskilt styrelsebeslut, har getts ett uppdrag. De permanenta grupperna är formella grupper, men även tillfälliga grupper kan vara formella. En informell grupp har satts samman av bomedlemmar med ett speciellt intresse. Dessa grupper har inte ett formellt uppdrag, men kan efter ansökan och prövning få medel från föreningen. De permanenta arbetsgrupperna är följande: 3(11)

4 Matrådet Förvaltningsgruppen T rädgårdsgruppen Städgruppen Inredningsgruppen Gästrumsgruppen Matrådets uppdrag är att sköta den övergripande planeringen av matlagens verksamhet, samt inköp av gemensam utrustning för köket. Matgruppen är sammansatt av en representant samt ersättare för varje matlag och konfirmeras av styrelsen. Vid nyinflyttning och fördelning av plats i matlag, följer denna generellt lägenheterna. Vid flyttning mellan matlagen är det matrådet som hanterar denna typ av frågor. Matrådet i ska i dessa fall alltid försäkra sig om att matlagets medlemmar har kunnat säga vad de tycker innan en flyttning godkänns. Vid flyttningar där en konflikt ligger bakom, beslutar matrådet efter att styrelsen har konsulterats. Matrådet har samma antal medlemmar som antalet matlag (f n 6) samt en särskilt utsedd ansvarig för gemensamma inköp, t ex från Servera, samt ordförande och sekreterare vilka utses av styrelsen. Förvaltningsgruppens uppdrag är att förvalta fastigheten och dess yttre miljö, exklusive trädgården, samt hantera de olika insatser som krävs för att underhållet ska vara sådant att vår goda boendemiljö består. Förvaltningsgruppen utses av styrelsen. Förvaltningsgruppen har 78 fasta medlemmar. Trädgårdsgruppens uppdrag är att förvalta trädgården. Trädgårdsgruppen utses av styrelsen och har 34 fasta medlemmar. Städgruppens uppdrag är att sköta den övergripande planeringen av städningen av de gemensamma utrymmena samt inköp för denna uppgift. Städgruppen utses av styrelsen och har 34 fasta medlemmar Inredningsgruppens uppdrag är att ansvara för att löpande hålla inredningen i form av möbler, textilier m m i gott skick. Inredningsgruppen utses av styrelsen och har 23 medlemmar. Gästrumsgruppens uppdrag är att ansvara för att uthyrningen av gästrummen sker på det sätt som rutinerna beskriver. Gästrumsgruppen har 3 fasta medlemmar. Förvaltningsgruppens och städgruppens arbetsuppgifter framgår även av arbetsbeskrivning teknisk fastighetsförvaltning. Inom varje arbetsgrupp ska utses en sammankallande samt en sekreterare. Sammankallandes uppgifter är att: kalla gruppens medlemmar till regelbundna möten löpande, inom ramen för de ekonomiska medel som finns till förfogande, genomföra vad som anges i den verksamhetsplan som har fastställts av årsstämman ta fram förslag till verksamhetsplan samt budget för kommande år för styrelsens behandling inför årsstämman löpande ha kontakt med den kontaktperson som har utsetts inom styrelsen. 4(11)

5 Varje arbetsgrupp är i övrigt fri att organisera sitt arbete på det sätt som man finner lämpligast, men ska i samband med den årliga verksamhetsplaneringen och budgetarbetet upprätta en plan för kommande år. I de permanenta arbetsgrupperna förs minnesanteckningar vilka publiceras på Sjöfartens medlemshemsida. De permanenta och tillfälliga arbetsgrupperna har en fast personuppsättning så att inte gruppernas ledamöter byts för ofta. För de permanenta grupper som styrelsen tillsätter, sker personutbytet varje år i anslutning till styrelsens konstituerande styrelsemöte och efter ett förfarande där alla bomedlemmar kan framföra förslag och anmäla intresse. I dessa grupper löper mandatet år från år. Tillfälliga arbetsgrupper utses då ett behov uppstår, och mandatet sträcker sig till dess att uppgiften har lösts. Utöver de permanenta medlemmarna i arbetsgruppen kan andra resurspersoner knytas till uppdraget, efter beslut i gruppen. Styrelsen organiserar inom sig sitt arbete så att de olika styrelsemedlemmarna har olika ansvarsuppgifter. Förutom rollerna som ordförande, kassör och sekreterare finns följande roller: kontaktansvarig gentemot Familjebostäder kontaktansvarig gentemot matrådet kontaktansvarig gentemot förvaltningsgruppen kontaktansvarig gentemot städgruppen informationsansvarig. Alla bomedlemmar måste enligt stadgarna vara beredda att delta i de permanenta eller tillfälliga arbetsgrupperna. Dessa kompletterar arbetsuppgifterna i samband med matlagning eller städning av gemensamma utrymmen. Styrelsen kan ge enskilda bomedlemmar särskilda uppgifter. Exempel på sådana uppgifter är kontaktperson för lägenhetsuthyrning, hemsidan eller gentemot kömedlemmar. Även dessa uppgifter ges efter intresseanmälan och bedömning. Exempel på tillfälliga arbetsgrupper (projektgrupper) arbetsgrupper inrättas av styrelsen, antingen efter behov som har framkommit vid styrelsens överläggningar eller på förslag från bomedlemmarna. Även i tillfälliga arbetsgrupper utses en sammankallande och minnesanteckningar förs vid sammanträdena. Exempel ett resultat av att enskilda bomedlemmar delar ett intresse, och har sin grund i dessa bomedlemmars engagemang. Vilken bomedlem som helst kan när som helst bjuda in andra till olika typer av informella grupper, så länge som aktiviteterna inte strider mot stadgarna eller våra gemensamma regler för kommunikation och samtal. De informella grupperna är viktiga för Sjöfartens inre liv och för att utveckla en bra bogemenskap! Deltagande i de informella grupperna är frivilligt och sker utöver vad som krävs för att uppfylla de gemensamma åtagandena. Deltagande i en informell grupp kan aldrig ersätta de uppgifter som vi enligt våra kontrakt har åtagit oss att utföra. 5(11)

6 De fasta arbetsgrupperna äskar årligen senast den 15 november medel för sin verksamhet från styrelsen som upprättar förslag till budget för årsstämmans beslut. De tillfälliga arbetsgrupperna tilldelas en budget av styrelsen i samband med att ett uppdrag formuleras. De frivilliga grupperna kan äska medel för särskilda uppgifter från styrelsen. 6(11)

7 3. Kommunikationskanaler inom Sjöfarten Samtalet inom Sjöfarten ska vara öppet och föras i de kanaler som finns till förfogande. Vi har många olika samtalsvägar och var och en av dessa har särskilda förutsättningar. Det dagliga mötet Det dagliga mötet mellan bomedlemmar, i korridoren, i hissen, i soffgruppen, i matlaget eller på annat sätt lägger grunden för vår internkommunikation. Det är viktigt att vi visar omsorg om varandra i vårt dagliga samtal, är uppmärksamma och lyssnande. Medlemmarnas hemsida På medlemmarnas hemsida publiceras information som berör alla medlemmar, och här finns också minnesanteckningar och protokoll från olika arbetsgrupper och styrelse. Medlemmarnas hemsida är den främsta kanalen för vår interna information. Diskussionsforum på hemsidan På medlemmarnas hemsida finns ett diskussionsforum för dem som vill föra debatter i ämnen som känns angelägna. En debatt berör de personer som vill delta i den, och därför är denna kanal ett viktigt debattforum inom Sjöfarten. På hemsidan använder vi oss av normal netikett och nedsättande eller kränkande inlägg kan avlägsnas av redaktören. Medlemsmötet Medlemsmötet är enligt stadgarna det tillfälle när diskussioner förs i frågor som berör alla medlemmar inom Sjöfarten. Medlemsmötet är rådgivande för styrelsens beslut. Om en diskussion inte är avslutad vid ett medlemsmöte, kan ett särskilt möte hållas enbart för den aktuella frågan. I kontroversiella frågor är det viktigt att en rimlig tid ges för diskussion innan ett beslut tas. Styrelsen ansvarar för att dagordning upprättas och vid varje möte väljs ordförande, sekreterare och justeringspersoner. Frågor som en enskild medlem vill diskutera på ett medlemsmöte ska anmälas till styrelsens ordförande senast fem dagar innan mötet så att en dagordning kan upprättas och de olika punkterna tidssättas. Det finns alltid möjlighet att anmäla övriga frågor på ett medlemsmöte, men dessa tas endast upp om tillräcklig tid finns för diskussion, annars bordläggs de till nästa möte. Övriga möten En viktig del i bogemenskapens interna liv är olika former av möten i frågor som medlemmarna, enskilda eller i grupp, anser vara viktiga. Mötena kan vara av olika karaktär beroende på vad som ska diskuteras. En form av möten är s k soffmöten, möten i en särskild fråga där det krävs mer diskussion och samtal under friare former. Varje bomedlem kan kalla till ett soffmöte i en fråga som hon/han bedömer som viktig. Vid de möten där en fråga ska föras vidare till ett medlemsmöte och så småningom leda till beslut, deltar alltid en styrelseledamot. De möten som berör bogemenskapen annonseras alltid på anslagstavlan, och är öppna för alla medlemmar, annars är de privata möten. Anslagstavlor På våra anslagstavlor kan information om arrangemang och liknande ges. Allt som sätts upp på en anslagstavla ska ha en avsändare samt ett datum när meddelandet sattes upp. Meddelanden tas ned efter en viss tid. 7(11)

8 E-post Sändlistan med de boendes mejladresser används för kort information och frågor. Vi ska inte använda sändlistan för debatter och diskussioner, de förs i de andra forum som finns tillgängliga. Nyhetsbrev I anslutning till varje styrelsemöte ska ett nyhetsbrev skickas via mejl till samtliga bomedlemmar. I detta sammanfattas de beslut som styrelsen har fattat samt övriga händelser sedan förra nyhetsbrevet. 8(11)

9 4. Våra förhållningssätt till varandra Våra samtal Ett gott samtal präglas av vänlighet, respekt och acceptans för att någon kan ha en annan åsikt än den man själv har. Vi är olika och har alla olika syn på t ex personlig integritet och ansvar. Nedsättande uttalanden om andra bör undvikas. Låt våra olikheter berika gemenskapen, samtidigt som vi visar respekt. Vid våra samtal talar vi i egen sak och gör ivi pratar med och inte om. Alla motsättningar går inte att lösa, men alla måste hanteras. Frågor som rör vårt boende tas mellan årsstämmorna upp på medlemsmötena och i styrelsen för beslut. När beslut är fattade på en årsstämma eller av styrelsen ska de gälla. Vid samtal i större grupper är det viktigt att alla har en möjlighet att göra sin röst hörd. Tidsbegränsade inlägg kan införas och/eller särskilda möten för att diskutera frågan. I frågor av stor betydelse ska konsekvenserna av olika beslut utredas innan beslut fattas. Medlemsmötets rådgivande roll blir här särskilt viktig. När kommunikationen inte fungerar Konflikt Vid en konflikt mellan två eller flera personer är det önskvärt att den hanteras snarast av de inblandade. Övriga i Sjöfarten ska i möjligaste mån besparas från att bli inblandade. Är det ett missförstånd som inträffat kan det rättas till. En inre, personlig konflikt, som väcks vid mötet med någon och som leder till en personkonflikt, ska snaras klargöras. En grundregel är att samtalet fortsätter tills det känns "klart" för alla inblandade. Om svårigheter finns att reda ut konflikten kan de inblandade parterna ta hjälp av någon/några som deltar som medlare. Vissa frågor måste komma till ett avgörande, t ex då en konflikt har sin utgångspunkt i att en medlem inte accepterar gemensamma regler. Sådana frågor måste hanteras av styrelsen. Stadgebrott Enligt stadgarna 18 har styrelsen ansvar att kalla till samtal när en bomedlem bryter mot stadgarna, skadar föreningen, motverkar dess intressen eller inte iakttar sina förpliktelser gentemot bogemenskapen. I dessa fall sammanträffar några av styrelsens medlemmar med bomedlemmen, och om rättelse inte sker kan det leda till en skriftlig varning eller, vid upprepade förseelser, uteslutning ur föreningen. 9(11)

10 5.1 Användning av gemensamma lokaler De gemensamma lokaler som för närvarande är aktuella är: kök, matsal och bibliotek hobbyrum (bredvid tvättstugan) träfflokal, inkl. pentry och balkong i gästlägenhet plan Regler och rutiner Dessa gemensamma lokaler kan vid behov bokas av boende i Sjöfarten för privata ändamål. De boende betalar för dessa utrymmen i sin hyra. För användning av de gemensamma lokalerna gäller följande regler och rutiner. Bokning av respektive lokal sker i förväg genom de kalenderblad som finns uppsatta utanför respektive lokal. Hyra utgår inte. Gemensamma utrymmen i huset får inte bokas för religiösa eller politiska ändamål. Den boende som bokar en lokal ska delta i arrangemanget. Detta innebär att man att inte enbart deltar i arrangemanget för att man råkar bo här, utan att man verkligen har en relation till de övriga som deltar. Den som bokar en lokal ansvarar för städning, disk och bortforsling av sopor. Städningen ska vara avslutad senast 12:00 dagen därpå. Den som bokar en lokal har även ansvar för att ha uppsikt över insläpp av gäster och att inga dörrar står öppna utan kontroll. När Framtiden eller Kollektivhus.nu använder en av våra lokaler ska en av de boende utses att ansvara för städning m m enligt föregående punkter. Samtliga varor till en aktivitet: mat, kaffe/te, ljus, servetter och liknande, tar den som bokar en lokal med sig. Hobbyrummet och träfflokalen på plan 5 får under en prövotid till användas av boende för mindre aktiviteter som innebär intäkt för arrangören, under förutsättningar att lokalerna används i befintligt skick. Den boende måste delta i och ansvara för aktiviteten. 10(11)

11 5.2 Uthyrningsrummen Bokning görs genom anteckning på almanacksbladen. Den som vill boka ett rum t ex från måndag och gästen lämnar rummet på torsdag (= 3 nätter) skriver sitt namn på måndag, tisdag och onsdag då blir det rätt! Vi får boka båda rummen samtidigt och högst 7 dagar i sträck. Bokning kan ske 3 månader i förväg. Almanacksbladen sätts upp den sista varje månad. Den som vill ställa sig i kö till ett redan bokat rum tala med den boende som bokat rummet. Inga husdjur får vistas i gästrummen eller i träfflokalen på 5 tr. Nyckeln till gästrummen lämnas ut i en särskild påse av medlem i gästrumsgruppen. Nyckeln återlämnas till gästrumsansvarig, med information om aktuell hyrestid m m samt betalning. Den boende som hyr rummen ansvarar för nycklar samt för städning av rum och badrum. Avbokning ska göras senast 3 dagar innan planerad hyrtid. Om avbokning sker senare ska hyra betalas. Hyra: 40 kronor per rum och natt Träfflokalen kan i undantagsfall användas som gästrum. Detta rum kan inte bokas. Ta kontakt med någon i gästrumsgruppen för bokning av träfflokalen. 5.3 Andrahandsuthyrning Andrahandsuthyrning av lägenheter måste alltid godkännas av styrelsen innan den tillåts och information ska ske på medlemsmöte. Ansökan om att hyra ut lägenheten i andra hand ska vara skriftlig och godkännandet ska vara skriftligt. Ansökan lämnas till styrelsens sekreterare. 11(11)